3. responsabilidad: - direccion nacionaldgaspf.gob.ar/instructivos/patrimonial/bienes de uso.pdf ·...
TRANSCRIPT
PATRIMONIAL 007 BIENES DE USO 01 1. CONTENIDO: Normas para altas, transferencias y bajas de Bienes de Uso y su registración contable y patrimonial. 2. OBJETIVOS: Homogeniezar, uniformar los procedimientos para el alta, transferencia y baja de Bienes de Uso y su registración. 3. RESPONSABILIDAD: - DIRECCION NACIONAL: DIRECCION DE CONTADURIA - División Contabilidad Patrimonial - División Suministros - División Contrataciones – División Presupuesto - UNIDADES: División Administrativa. 4. ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS: A todos los hechos registrables relativos a los Bienes de Uso. 5. NORMAS DE PROCEDIMIENTO. 5.1. CURSOGRAMAS. 5.2. DEFINICIONES BÁSICAS. 5.3. NORMAS DE TRAMITE. 5.4. FORMULARIOS. 5.5. ANEXOS. No contiene 5.6. INDICE. 6. VERIFICACION Y ASESORAMIENTO: DIRECCION DE CONTADURIA y División Contabilidad Patrimonial, sin perjuicio de las atribuciones de Dirección de Auditoría Contable. 7. FECHA DE VIGENCIA: --/--/200- 8. CANTIDAD DE PAGINAS: -- paginas
PATRIMONIAL 007 BIENES DE USO 01
2 6
4
ANEXO E
ANEXO E
/ \
MINUTA
CONTABLE
6
DOC.
RESPALD.54 3
/ \1
ANEXO E2
FORM.
182ANEXO E
2
12
FORM.
182/ \
FORM.
182DOC.
RESPALD. 5
FORM.
182
2
FORM.
182
5.3.1. ALTAS POR ADQUISICION
DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIALUNIDAD DIV.SECRETARIA
SECC. INTERVENCION MESA DE ALTAS SIST. CONTABLE
CONFECCIONA
PARTE D.
PARTE D.
COPIA RTO
C. ACTA
DOC.
RESPALD. DOC.
RESPALD.
REGISTRA
ALTA EN EL
I.P.A.
CONTROL REGISTRA
C. RTO.
C. O.P.
CONFECCIONA
F.182 1/2
C.ACTA RECEPCION
ES SI
REGISTRA CORRECTO
3 ARCHIVA
MINUTA
CONTABLE
PARTE D.
SELLA
CORRIGE NO
SELLO Y
FECHA DE
INTERVE-
NIDO
INCORPORA
AL FICHER
GENERAL FIRMA
REGISTRA EN
EL I.P.A.
ARCHIVA
DIRECCION DE
CONTADURIA
CONFECCION
2
PARTE D.
ENTREGA
FICHERO
GRAL.POR SECCION
ENVIA A LA
DEPENDENCIA
QUE TIENE A
CARGO EL BIEN
PATRIMONIAL 007 BIENES DE USO 01
2 6
REGISTRA EN
I.P.A.4REGISTRA
ANEXO E
/ \
MINUTA
CONTABLE
6
3 PARTE
NOVEDADES
B. USO
3
/ \
1
ANEXO E
4
ANEXO E
2
5 1 2
FORM.182
E
FORM.
182 5
PARTE DE
NOVEDADES
BS. USO
REGISTRA EN
I.P.A.
5.3.1.1. INGRESOS A DIVISION SUMINISTROS PARA LA ENTREGA AL USUARIO DEL BIEN
DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIALDIVISION DIVISION
SECCION
INTERVENCIONES
MESA DE ALTAS SISTEMA
CONTABLESUMINISTROS SECRETARIA
CONFECCIONA
CONTROLAPARTE DE
NOVEDADES
RTO.PROV. DOCUM.
ACTA REC. RESPALD.
CONFECCIONA
F.182 E
C.RTO.P
C. O.P.
C.ACTA
ES SI
CORRECTO
RECEPCION ARCHIVA
MINUTA
CONTABLENO
DOC.RESP.
SELLO Y
FECHA DE
INT.
CORRIGE
SELLA
FIRMA
DIRECCION DE
CONTADURIA
ARCHIVA
DOC.RESP.
INCORPORA AL
FICHERO
GENERAL
PATRIMONIAL 007 BIENES DE USO 01
/ \ 2 8REGISTRA
ALTA
EN I.P.A.
REGISTRA
COPIA
DUPLICADO
REMITOANEXO E
F.182
C.RTO.SUM5
MINUTA
CONTABLE
1COPIA
1
DUPL.
2
REMITO
REGISTRA
COPIA
DUPLICADO
REMITO8
9 3
ANEXO E
F.182
C.RTO.SUM
6
2
2
FORM.1823
7
1
/ \
7 PARTE DE
NOVEDADES
ANEXO EANEXO E
F.182
C.RTO.SUM
REGISTRA
EN I.P.A.
/ \6 4
PARTE
DIARIO
REMITO1
FORM.182
4
2
FORM.182
ANEXO E
5
5.3.1.2. ENTREGA DE BIENES DE USO
DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIALDIVISION DIVISION UNIDAD
SECCION IN-
TERVENCIONES
MESA DE ALTAS SISTEMA
CONTABLESUMINISTROS SECRETARIA
CUANDO
RECEPCIONA
EL BIEN,
AL ENTREGAR
EL BIEN, LO
DESCUENTA DEL
FORM.182 Y EL
I.P.A.
CONFECCIONA
ARCHIVO
PARTE DE
NOVEDADES
PARTE
DIARIO
EMITE
REMITO
PARTE DE
NOVEDADES
ARCHIVA
MINUTACOPIA
DUPLICADO
REMITO
CONTABLE
DIRECCION DE
DESCARGA
EL BIEN
DEL F182
Y EL IPA
CONTADURIA
PARTE
DIARIO
INCORP.
AL
FICHERO
CONTROLA
REMITO
SI
NO CONFEC-
CIONA
PARTE
DIARIO
ARCHIVA
2
SELLA
FIRMA
LO ENVIA A
LA DEPEN-
DENCIA QUE
TIENE A
CARGO EL
BIEN9
LO ENTREGA
AL FICHERO
GRAL.POR
SECCION
PATRIMONIAL 007 BIENES DE USO 01
EXPED.
TRANSF.
2 5
PROYECTO
DISP. DE
TRANS.
/ \DISP. 1
2
3
TRANSF.
4
31 2
DISP.
3
TRANSF.
4
1 PARTE
DIARIO3
6REGISTRA EN
I.P.A.
4
REGISTRA
FOTOCOPIA
DISP. DE
TRANSF.8 FOTOCOPIA
DISP. DE
TRANSF.
2
FORM.1829 5
7
8
FORM.
182
/ \FOTOCOPIA
DISP. DE
TRANSF.
4REGISTRA EN
I.P.A.
/ \DISP. DE
TRANSF.REGISTRA
BAJA
1
2
FORM.182
/ \
REGISTRA
CAMBIO DEL
CARGO PATRI-
MONIAL
6
DISP.
TRANSF.
1
FORM.182
EXPTE.1 DOC.RESP.
DISP.TRAN
DISP.
TRANSF.7
2
FORM.182
92
5.3.2. TRANSFERENCIAS INTERNAS
UNIDAD
REMITENTE
UNIDAD
RECEPTORA
DIV.CONTABILIDAD
PATRIMONIAL
DIV.SECRETARIA DIRECCION DE
CONTADURIAD.G.A.
PRESTA CONFECCIONA
CONFORM.
CONFEC-
CIONA INICIA
EXPEDIENTE
EXPTE.
EXPTE.
DISP.TRAN.
EXPED.
PARTE
DIARIO
DOC.RESP.
DISP.TRAN.
ANEXO E
F.182
EXPTE.TRAN INTERVIENE
RESCATA
FORM.182DEL ARCHIVO
GENERAL
PARTE
DIARIOANEXO E
F.182
REMITE EXPTE.TRANARCHIVA
FORM.182
Y DISP.
EN EL
ARCHIVO
DE BAJA
REGISTRA EN
I.P.A.
RESCATA ARCHIVA
DEL
ARCHIVOCONFECCIONAINCORPORA
AL FICHERO
GENERAL
PARTE
DIARIO
RESCATA
ANEXO E
F.182
CONFECCIONA EXPTE.TRAN
2
182FORM.
DIRECTOR GRAL.
ADMINISTRACION FORM. 182 PARTE
DIARIOFIRMA Y
APRUEBA ARCHIVA EN
FICHERO
POR
ARCHIVA
DISPOSICION
Y PARTESECC.
REMITE
ENVIA A
LA DEPEN-DENCIA QUE TIENE A
CARGO EL BIEN.
ARCHIVO
DE BAJA
PATRIMONIAL 007 BIENES DE USO 01
2 1
ACTAS
DISP. 1
BAJA 2
3ACTA
PROYECTO1
DISP.
DE2
BAJA
3
3
1
DOC.RESP.
DISP.BAJA2
REGISTRA
4
FORM.
182
PARTE
DIARIO
/ \
5
FORM.1824
FORM.
182
/ \
5
FORM.182
DISP. 1
BAJA 2
3
1
DISP.
5.3.3. BAJAS DEFINITIVAS
DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIAL DIVISION DIRECTOR GRAL
UNIDAD
SECC.INTERV. MESA DE ALTAS SECC.S.CONTABLE SECRETARIA ADMINISTRACION
VERIFICA
ARCHIVA
CONFECCIONAFIRMA
Y
CONFECCIONA
APRUEBA
DISP. 1
BAJA 2
3
CONFECCIONA
REGISTRA
BAJA
REMITE
PARTE
CONFEC-
CIONA
RESCATA
DEL FI-
CHERO DE
UNIDAD
F.182
REGISTRA MINUTA C.
REMITE REMITE
RESCATA
FIRMA
ARCHIVA
MINUTA C.
3
DISP.
DIRECCION DE
CONTADURIA
ARCHIVA
FORM.182
DISP.DISP. 2
ACTA
ARCHIVA
FORM.182
Y DISP.
ACTA
ARCHIVA EN
DMGES Y A
PATRIMONIAL 007 BIENES DE USO 01
1
1
ACTA
2
1
ACTA
3
4
5
FORM.1826
INFORME
DE ACEP-
TACION.
7
9
10
8
11
12INFORME
2
DE ACEP-
TACION
COPIA
INFORME
ACEPTAC.
13
14
FORM.182
15
18
16 17
19
5.1.4. BAJAS CON DESTINO A BIENES DE CONSUMO
UNIDAD SECCION PATRIMONIALDIVISION CONTAB.PATRIMONIALUNIDAD SECCION SUMINISTROSDESCRIPCION DE ACCIONES
1. CONFECCIONA ACTA.
2. RECEPCIONA ORIGINAL Y
DUPLICADO DEL ACTA.
3. VERIFICA QUE LOS BS.
SEAN DE CONSUMO.
4. REGISTRA BAJA EN EL
I.P.A.
5. RETIRA FORM.182 DEL
FICHERO DE LA UNIDAD.
6. ARCHIVA FORM.182 Y
DUPLICADO DEL ACTA.
7. EMITE INFORME RESPEC-
TO DE ACEPTACION DE BAJA
8. ENVIA A LA UNIDAD.
9. CORRIGE.
10. SUSCRIBE NUEVA ACTA.
11. REMITE A DIV. PATRI-
MONIAL CON CORRECCION.
12. ENVIA DOCUMENTACION
A LA UNIDAD.
13. REGISTRA BAJA EN EL
I.P.A.
14. RESCATA FORM.182.
15. INFORMA A CADA SEC-
CION LA/S BAJA/S.
16. RESCATA TRIPLICADO
DEL ACTA.
17. REMITE A LA SECCION
SUMINISTROS, TRIPLICADO
DEL ACTA Y COPIA DE INF.
DE ACEPTACION.
4
3
2
2
ACTA 2
ACTA 1
NO
ACEPTACION
SI
ACTA 3
ACTA 1
18. CONFECCIONA PARTE
DIARIO.
19. CONTINUA CON EL
PROCEDIMIENTO DE ACUERDO
AL PUNTO 3,SUBPUNTO 3.3.
UNIDAD
PATRIMONIAL 007 BIENES DE USO 01
5.2. DEFINICIONES BASICAS 1. DEFINICION DE BIENES DE USO: Se considera como Bienes de Uso sujetos a las normas del presente instructivo a todos aquellos elementos comprendidos en el Inc. 4 del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público Nacional: a) Bienes Preexistentes. b) Construcciones. c) Maquinaria y Equipo. d) Equipo Militar y de Seguridad. e) Libros, Revistas y Otros Elementos Coleccionables. f) Obras de Arte. g) Semovientes. h) Activos Intangibles. 2. DEFINICION CONTABLE DE BIENES DE USO: son aquellos bienes que son:
• Tangibles • Se utilizan en la actividad principal desarrollada por el Organismo • No están destinados a la venta • Poseen una vida útil prolongada, es decir no desaparecen con el primer uso
3. RECONOCIMIENTO CONTABLE DE LOS MISMOS: este procedimiento será llevado a cabo cuando se posea la propiedad de los mismos. 4. VALOR DE INGRESO AL PATRIMONIO: se computa tomando en cuenta el valor de costo; considerando al mismo como aquel valor necesario para ponerlo en condiciones de ser utilizado. Para el caso del SERVICIO PENITENCIARIO FEDERAL, este valor se computará teniéndose en cuenta el valor facturado por el proveedor del bien. 5. COSTO DE LOS BIENES ADQUIRIDOS: para cada caso y de acuerdo a la modalidad para su adquisición (debiendo estar especificadas todas las condiciones en el acto licitario correspondiente o bien en las decripciones necesarias para realizar la compra por Fondo Rotatorio), deberá tenerse en cuenta: - El importe correspondiente al bien en sí - Fletes (para su traslado, si los hubiere) - Importe correspondiente a la Instalación (si los hubiere)
- Impuestos correspondientes (si existiesen) 6. ALTAS: todo ingreso de bienes de uso que importe un incremento patrimonial 7. BAJAS: es la desafectación de bienes de uso, lo cual implica una disminución patrimonial. Todo procedimiento de baja de bienes debe estar debidamente fundada en razones normales de uso y deberá constar con la intervención del responsable patrimonial, asistida además por los servicios técnicos respectivos, a los efectos de verificar las condiciones del bien a ser dado de baja y certificar el cumplimiento de la vida útil estimada para el. 8. CLASIFICACION DE LAS ALTAS DE ACUERDO A SU ORIGEN: a) Altas por ejecución presupuestaria: involucra a todos los bienes de uso que se adquieran con cargo al presupuesto del ejercicio económico en curso. Está directamente relacionado con la afectación del crédito del presupuesto para inversiones patrimoniales del ejercicio. Se pueden dividir en: - Altas por adquisicion por Orden de Provisión. - Altas por adquisición por Fondo Rotatorio. - Altas por adquisición bajo contrato de LEASING. b) Altas por otros conceptos: donaciones, confección y/o nacimiento, etc. - Donación: Todos aquellos bienes que una persona desee donar a la Repartición, serán dados de alta por ese concepto, debiéndose tener en cuenta el cumplimiento de los recaudos expuestos en las normas de tramite. La donación hacia el Estado es cuestión de Derecho Privado y de igual naturaleza es el del Estado aceptando la misma. - Confección: Comprenden todas aquellas altas de bienes muebles elaborados, construidos, realizados, etc. Dentro de los Complejos, Unidades, Organismos o Servicios. Su valor de alta estara dado por la sumatoria del costo de los insumos, materiales y/o elementos empleados para su confección. En su defecto el mismo podra ser estimado a través del valor de mercado de un bien de similares caracteristicas. - Nacimiento: Comprende a aquellos casos en que se produzcan nacimientos de animales (semovientes) no destinados a consumos, y que al momento de haberse producido el nacimiento su alta deberá realizarse al costo, el cual estara dado en forma estimativa y con intervencion de informe tecnico elaborado por un profesional competente en la materia. c) Altas de ejercicios anteriores: involucra a los bienes de uso que deberían haber sido ingresados al inventario y que por alguna situación no se lo haya considerado en el momento correspondiente, permitiendo este procedimiento regularizar una situación anormal. d) Altas por Transferencias: - Internas: involucra aquellos bienes recibidos de otros cargos, es decir es la transferencia a titulo gratuito dentro del ambito de competencia de una misma jurisdicción administrativa
- Externas: son transferencias a titulo gratuito entre distintas jurisdicciones administrativas del orden nacional. 9. BIENES DE USO RECIBIDOS EN DONACION: se incorporaran patrimonialmente, al costo de adquisicion que figura en la factura o recibo de compra o al justiprecio determinado por personal idoneo. 10. BIENES DE USO DECLARADOS EN DESUSO: son aquellos que hayan dejado de tener utilidad en el destino para el cual fueron adquiridos. 11. BIENES DE USO DECLARANDOS EN REZAGO: esta condicion se da cuando cesa la posibilidad de su uso, es decir cuando su utilización resulta imposible y su reparacion o transformación no convenga económicamente, y se hallan depositados para la inspeccion previa a su descargo definitivo, por lo que deben ser declarados en desuso o rezago. Aquí los mismos deben ser vendidos de acuerdo a la reglamentación en vigencia o bien se podra realizar su transferencia a otras dependencias o jurisdicciones, la que debe ser efectuada sin cargo, o cederse a otros organismos publicos o entidades de beneficencia, fomento, culturales, etc. que lo soliciten. 12. BIENES DE USO DECLARADOS CHATARRA: aquellos bienes, que hallan cumplido su ciclo de vida util, se encuentren en un estado de deterioro tal que resulta antieconomica su reparacion, y tampoco se pueda utilizar para otros usos, ni como repuesto de otros bienes y se ajustan a las especificaciones de chatarra establecida en el art. 53 de la Ley de Contabilidad, circunstancias aquellas que deberan constar en el informe tecnico respectivo, solicitandose la declaratoria de “chatarra”. 13. CUENTAS UTILIZADAS PARA SU REGISTRACION: a) BIENES DE USO: Cuenta de Activo (Activo no corriente); comprende los inmuebles, muebles y utilies, equipos y maquinarias, etc., adquiridos, recibidos en donacion o construidos, que tienen vida util superior a 01 (uno) año, no se agotan en el primer uso y su incorporación se realiza con el proposito de utilizarlos en las operaciones propias de la entidad. b) BIENES DE USO – ALTAS PRESUPUESTARIAS: cuenta de caracter “Transitoria”. Registrara la compra de los bienes de uso en forma global y transitoria, con la emision de los Formularios C-41; hasta que se recepciones el Parte de Novedades Mensuales de la División Contabilidad Patrimonial, actuando como contrapartida de la activacion analitica dispuesta por la unidad usuaria del bien. c) BIENES DE USO INVENTARIADOS – U.xxx: registrara la compra o adquisición de bienes de uso a través del sistema de Fondo Rotatorio. Con la presentación del Formulario C-43, de reposicion por parte del Servicio Administrativo Financiero; se entiende que se han efectuado los gastos correspondientes del fondo rotatorio y reposiciones contandose con la documentación de respaldo y registrandose las etapas de compromiso y devengado al mismo tiempo. Con carácter transitorio y hasta tanto no se reciba el parte correspondiente de contabilidad de patrimonio, el importe global permanecera en esta cuenta por adquisición de bienes de uso ya decepcionados.
d) BIENES DE USO OTROS ORIGENES: La utilización de esta cuenta encuentra su origen en la registración de las altas no presupuestarias (convenios) de Bienes de Uso y sus documentos respaldatorios estan representados con la recpcion del Anexo “F” y del parte de novedades mensuales de la División Contabilidad Patrimonial. e) AMORTIZACION BIENES DE USO: Muestra la disminución del valor de un Activo Fijo, como consecuencia de determinadas causas como ser su agotamiento, desgaste, envejecimiento, etc. f) AMORTIZACION ACUMULADA BIENES DE USO: estara integrada por los montos determinados en los sucesivos ejercicios fiscales, en concepto de amortización de bienes de uso. 14. ADQUISICION DE AUTOMOTORES CON DESTINO A ORGANISMOS Y DEPENDENCIAS DE D.N.: Las cláusulas particulares de las licitaciones que incluyan Bienes de Uso – Automotores, con destino a Organismos y Dependencias de D.N. preveerán la entrega de dichos de bienes en la División Suministros, con excepción de aquellas dependencias que cuenten con División Administrativa. 15. REMITOS: Los remitos que se emitan por la Division o las Secciones Suministros deberán ser prenumerados, preimpresos y encuadernados; en el caso particular de Bienes de Uso contendrán, de acuerdo al Instructivo: Tema CONTABILIDAD 002 – Subtema 06 LIBROS Y FORMULARIOS a - Fecha: día, mes y año de entrega del bien b - Denominación del emitente c - Denominación del receptor: Se individualizará el subresponsable patrimonial. d - Nº de Orden de Provisión. e - Cantidad f - Descripción del bien: De acuerdo con la O.P. g - Precio Unitario h - Precio Total: Estará dado por el producto del precio unitario por la cantidad. i - Total General: Será la resultante de la sumatoria de la columna del total. j - Firma y Aclaración del Emitente y Receptor: Grado, Apellido, Nombre y Credencial del funcionario interviniente. 16. DIVISION SECRETARIA - D.G.A : Será la encargada de entregar los talonarios de remitos y llevará la administración de los mismos volcando en el libro correspondiente, la fecha, cantidad, numeración y autoridad habilitante, de aquéllos que provea a las distintas unidades en un todo de acuerdo al Instructivo: Tema CONTABILIDAD 002 – Subtema 06 LIBROS Y FORMULARIOS. 17. COMISIÓN DE AVALUO: De acuerdo con la Resolución N° 2275/2000 D.N., se conformaran Comisiones de Avaluo, a los fines de poder dar registración patrimonial a aquellos bienes que no esten inventariados a fin de regularizar la situación de los mismos, debiendose dar cumplimiento a lo establecido en la mencionada Resolución. Aquellos Complejos, Unidades, Organismos y Servicios que necesiten dar el alta a aquellos bienes recibido con el carácter de donacion, solicitaran por ante la División Contabilidad Patrimonial, la pertinente autorización para la conformación de la Comisión de Avaluo pertinente.
La DIVISIÓN CONTABILIDAD PATRIMONIAL solicitara por ante la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACION, la autorización necesaria a los fines de impartir el procedimiento, de acuerdo a las directivas impartida por esta. 18. LEASING. (“Alquiler con Opción a Compra”):
Es un contrato mediante el cual un dador entrega a un tomador un bien por el que percibe un canon durante un lapso determinado, pudiendo el tomador optar por la compra del bien por un precio al finalizar el mismo.
5.3. NORMAS DE TRAMITE 5.3.1. ALTAS POR ADQUISICION POR ORDEN DE PROVISION - INGRESO EN UNIDADES: 1. UNIDAD: a) Recibe bien de uso, remito (original, duplicado y triplicado) y factura (original, duplicado y triplicado). b) Controla la entrega recibida y procede a confeccionar acta de recepcion. c) De no existir objeciones, confecciona F. 182 (original y duplicado). d) Registra, en forma transitoria, en el Libro Diario y Libro Mayor el alta del bien de uso. e) Si existen objeciones, procede a realizar el reclamo correspondiente ante el proveedor del bien. f) Informa el ingreso y el alta del bien respectivo mediante la confección del Anexo “E”, que sera incorporado al Parte Diario de Novedades Administrativas, adjuntando a dicho anexo la siguiente documentación: copia de factura, copia de remito, copia de acta de recepcion y F. 182 (original y duplicado), de acuerdo a lo establecido en el Instructivo TEMA 002 - CONTABILIDAD –– Subtema 01 PARTE DIARIO DE NOVEDADES ADMINISTRATIVAS. g) Envia Parte Diario de Novedades Administrativas a División Contabilidad – D.C. 2. DIVISIÓN CONTABILIDAD: a) Recibe Parte diario de la Unidad. b) Desglosa Anexo “E” y la documentación que lo acompaña. c) Envia Anexo “E” a División Contabilidad Patrimonial. 3. DIVISIÓN CONTRATACIONES (D.G.A.): a) Cada vez que se emita una Orden de Provision, por la adquisición de algun Bien de Uso, envia copia de la misma a la División Contabilidad Patrimonial.
4. DIVISIÓN CONTABILIDAD PATRIMONIAL: 4.1. Sección Intervenciones: a) Recibe Anexo “E” junto a la documentación de respaldo. b) Recepciona copia/as de Orden/es de Provision. c) Controla la documentación de los Anexos “E” con las ordenes de provision recibidas. d) Efectúa consulta al sistema SLU, a fin de verificar que la adquisición se encuentre en la etapa de “Devengado” o “Pagado”, generando listado para consulta. e) Coteja listado antes mencionado con los Anexos “E” recibidos. f) De verificar a través del listado generado por el sistema SLU, adquisiciones de bienes de uso, que no han sido declaradas a través de los Anexos “E” en los P.D.N.A., solicitara por nota el envio del mismo junto con la documentación respaldatoria, en el próximo P.D.N.A. que deban confeccionar. g) De no verificarse inconsistencia alguna, procede a intervenir los F. 182 recibidos. h) Envia toda la documentación a la Mesa de Altas. 4.1.1. Mesa de Altas: a) Recibe docuementacion intervenida por la Sección. b) Registra el alta del bien en el “Programa Parte”, consignando fecha de alta (fecha de intervención) y detalla: numero de cuenta, N° de expediente, fecha de intervención, N° de orden de Provision, tipo de movimiento (en este caso alta), imputacion, cantidad de elementos, importe unitario e importe total. c) Actualiza el Inventario Permanente Abierto – Formulario 139 (IPA). d) Archiva Form. 182 (original), intervenido, en el fichero general, en el cual se agrupan los mismos por unidad y/o dependencia y por cuenta. f) Envia a la División Contabilidad – DC, Parte de Novedades adjuntando al mismo Planilla de Movimientos Patrimoniales generada por el “Programa Parte”, el que contiene el saldo del cargo. g) Archiva la documentación respaldatoria del Alta ( copia de remito, copia de factura, acta de recepcion y copia de orden de provision). h) Remite mediante Nota duplicado de Form. 182 intervenido, a la Unidad receptora del bien de uso. 5. UNIDAD: 5.1. Seccion Patrimonial:
a) Recibe nota de la Division Contabilidad Patrimonial, a fin de confeccionar el Anexo “E” omitido, por alta de un bien de uso. b) Confecciona Anexo “E” y adjunta documentación detallada en el punto 5.3.1., subpunto 1., apartado f). c) Envia el Anexo del apartado b) anterior, a División Contabilidad Patrimonial, para su intervención. d) Recibe duplicado de Form. 182 intervenido. e) Confecciona Ficha de F.182, por duplicado, incorporando al Fichero General por Sección y por Cuenta el duplicado del F. 182 remitido por la Division Contabilidad Patrimonial y envia duplicado de la ficha con copia del F.182 a la dependencia o seccion que detenta el cargo del bien (receptora del bien de uso). En caso de tratarse de mas de un elemento (bien de uso) confeccionará tantas fichas Form. 182, como secciones receptoras de los bienes de que se trate. f) Actualiza el Inventario Permanente Abierto – F. 139 (IPA). g) Remite copia de F. 182 a la Seccion Contabilidad, a fin de registrar el alta definitiva del/de los bien/es. 5.2. Seccion Contabilidad: a) Recibe copia del F. 182 intervenido por parte de la Seccion Patrimonial. b) Registra el alta de bienes de uso en forma definitiva en el libro Diario y Mayor. 6. DIVISIÓN CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe el Anexo “E” omitido junto a la documentación correspondiente. b) Prosigue con el tramite de acuerdo al punto 5.3.1., subpunto 4.
5.3.2. ALTAS POR ADQUISICION POR FONDO ROTATORIO - INGRESO EN UNIDADES: 1. UNIDAD: a) Recibe bien de uso, remito (original, duplicado y triplicado) y factura (original, duplicado y triplicado). b) Controla la entrega recibida y procede a confeccionar acta de recepción. c) De no existir objeciones, confecciona F. 182 (original y duplicado). d) Registra, en forma transitoria, en el Libro Diario y Libro Mayor el alta del bien de uso. e) Si existen objeciones, procede a realizar el reclamo correspondiente ante el proveedor del bien. f) Confecciona Anexo “E”, incorporando el mismo al Parte Diario de Novedades Administrativas, adjuntando a dicho anexo la siguiente documentación: copia de factura, copia de remito, copia de acta de recepcion y F. 182 (original y duplicado), de acuerdo a lo establecido en el Instructivo TEMA 002 - CONTABILIDAD –– Subtema 01 PARTE DIARIO DE NOVEDADES ADMINISTRATIVAS. g) Envia Parte Diario de Novedades Administrativas a División Contabilidad – D.C. h) Efectúa rendición del fondo rotatorio, mediante nota, adjuntado la/las factura/s por adquisición de bienes de uso. i) Remite rendición de acuerdo al apartado h), a la División Tesorería. 2. DIVISIÓN CONTABILIDAD: a) Recibe Parte Diario de novedades de la Unidad. b) Desglosa Anexo “E” y la documentación que lo acompaña. c) Envia Anexo “E” a División Contabilidad Patrimonial. 3. DIVISIÓN TESORERIA (D.G.A.):
a) Recibe nota de rendición de fondo rotatorio por la adquisición de algún Bien de Uso, junto a la/las factura/s correspondientes. b) Extrae fotocopia de facturas y envía las mismas a División Contabilidad Patrimonial. 4. DIVISIÓN CONTABILIDAD PATRIMONIAL: 4.1. Sección Intervenciones: a) Recibe Anexo “E” junto a la documentación de respaldo. b) Recepciona copia/as de facturas de parte de la Divsion Tesorería (D.G.A.) c) Controla la documentación de los Anexos “E” recibidos y copias de facturas por compras efectuadas por el sistema de fondo rotatorio. d) Efectúa consulta al sistema SLU, a fin de verificar la emision de F. “C 43” por adquisiciones de bienes de uso. e) Coteja listado antes mencionado con los Anexos “E” recibidos y copias de la/las facturas recibidas. f) De verificar a través del listado generado por el sistema SLU, adquisiciones de bienes de uso, que no han sido declaradas a través de los Anexos “E” en los P.D.N.A. o bien que aún no se hayan remitido la/las factura/s para la rendición del fondo rotatorio, solicitará por nota el envío del mismo junto con la documentación respaldatoria, en el próximo P.D.N.A. que deban confeccionar, como así también que se efectué la rendición correspondiente. g) De no verificarse inconsistencia alguna, procede a intervenir los F. 182 recibidos. h) Envía toda la documentación a la Mesa de Altas. 4.1.1. Mesa de Altas: a) Recibe docuementación intervenida por la Sección. b) Continúa con el trámite de acuerdo al punto 5.3.1., subpuntos 1. a 6. 5. UNIDAD: 5.1. Sección Patrimonial: a) Recibe nota de la División Contabilidad Patrimonial, a fin de confeccionar el Anexo “E” omitido, por alta de un bien de uso, o bien que proceda a realizar la correspondiente rendición de la/las compras por fondo rotatorio.
b) Confecciona Anexo “E” y adjunta documentación detallada en el punto 5.3.1., subpunto 1., apartado f) y/o efectúa rendición del fondo rotatorio. c) Envía el Anexo del apartado b) anterior, a División Contabilidad Patrimonial, para su intervención y rendición del fondo a la División Tesorería (D.G.A.). d) Recibe duplicado de F. 182 intervenido. e) Confecciona Ficha de Form. 182, por duplicado, incorporando al Fichero General por Sección y por Cuenta, el duplicado del F. 182 remitido por la División Contabilidad Patrimonial y envía duplicado de la ficha con copia del F.182 a la dependencia o sección que detenta el cargo del bien (receptora del bien de uso). En caso de tratarse de más de un elemento (bien de uso) confeccionará tantas fichas Form. 182, como secciones receptoras de los bienes de que se trate. f) Actualiza el Inventario Permanente Abierto – F. 139 (IPA). g) Remite copia de F. 182 a la Sección Contabilidad, a fin de registrar el alta definitiva del/de los bien/es. 5.2. Seccion Contabilidad: a) Recibe copia del F. 182 intervenido por parte de la Sección Patrimonial. b) Registra el alta de bienes de uso en forma definitiva en el Libro Diario y Mayor. 6. DIVISIÓN CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe el Anexo “E” omitido junto a la documentación correspondiente. b) Prosigue con el trámite de acuerdo al punto 5.3.2., subpunto 4. 7. DIVISIÓN TESORERÍA (D.G.A.): a) Recibe rendición de fondo rotatorio por la adquisición de bien/es de uso. b) Continúa con el trámite de acuerdo al punto 5.3.2., subpuntos 3. a 6.
5.3.3. ALTAS POR NACIMIENTO: - Cuando se produzcan nacimientos de semovientes que deban tener cargo patrimonial y su
consecuente registración de acuerdo a lo que se establece en el Boletín Publico N° 1.779, el que modifica a lo establecido en el Capitulo I – Sección IV, apartado 22 del Manual de Procedimientos Contables atrimoniales, se procederá a dar el “Alta Patrimonial” , de acuerdo al punto 5.3.2.. Su costo estará dado por un valor estimativo y con intervención del Organismo Técnico que correspondiente. La documentación de respaldo de la operación será el certificado de nacimiento del semoviente que se trate.
5.3.4. ALTAS POR CONFECCION: - Aquellos bienes de uso confeccionados (elaborados o construidos) en Talleres deberán ser dados de altas siguiendo las siguientes pautas. 1. COMPLEJOS, UNIDADES, ORGANISMOS Y SERVICIOS: 1.1. Talleres y otros: ( al momento de finalizar la confección de bienes de uso, utilizando materiales y/o elementos ). a) Elabora nota dirigida a la Sección Patrimonial de la División Administrativa, en la cual se informara indicando :
_ Tipo de bien de uso. _ Cantidad y precio unitario.
_ Presupuesto o detalle de la suma de todos los elementos y/o materiales empleados para la confección del mismo.
- Indicacion del destino para el cual sera utilizado el bien. b) Remite Nota junto con la información antes indicada. 1.2. Seccion Patrimonial: a) Recibe nota con información del bien confeccionado. b) Procede a verificar la información recepcionada, así como también verificar “in situ” el bien de uso, a fin de poder determinar que que dicho bien reúne los requisitos para ser considerado como tal y dado de alta. c) De advertirse falencia alguna para efectuar el alta como bien de uso, comunica a la dependencia encargada de su elaboración a fin de subsanar las observaciones. d) De no efectuar observaciones procede a dar el alta al bien confeccionado (elaborado) siguiendo la modalidad establecida en el punto 5.3.2., (debiendo tener en cuenta los apartados que hacen referencia exclusivamente al alta del bien y sin considerar todo lo relacionado a la rendición de la compra por fondo rotatorio. A su vez el valor del bien estará dado por el que fuera informado en el presupuesto o bien de acuerdo al justiprecio informado por personal idóneo.
5.3.5. ALTAS – DONACIONES: Para el supuesto caso en que una persona física o jurídica desee efectuar una donación a la Institución (SERVICIO PENITENCIARIO FEDERAL) el trámite se seguirá conforme las siguiente pautas: 1. DONANTE: a) Presenta nota ante el Complejo, Unidad, Organismo o Servicio, por duplicado, mediante la cual manifiesta la voluntad de donar un bien de uso a la Institución, y en la que consten los siguientes datos: - Nombre y apellido - Domicilio - N° de documento - Motivo de la Donación - Descripción del bien a donar - Precio según comprobante de adquisición o justiprecio de personal idóneo - Constancia de que la donación es para “ser incorporada al Patrimonio del Estado Nacional y que la misma no configura erogación ni obligación alguna para el Estado” 2. COMPLEJOS, UNIDADES, ORGANISMOS O SERVICIOS: a) Recibe nota del donante. b) Confecciona nota por la cual se solicita la aceptación de la donación describiendo el bien de que se trata y el uso que le será asignado al mismo. c) Remite a la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACION nota de solicitud, adjuntando original de la nota presentada por el donante. d) Archiva duplicado de nota presentada por el donante. 3. DIVISIÓN SECRETARIA (D.G.A.): a) Recibe nota. b) Procede a dar registro a las actuaciones. c) Envia expediente a la División Contabilidad Patrimonial. 4. DIVISIÓN CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe expediente de donación. b) Procede a verificar el contenido del expediente y las caracteristicas de la donación. c) Controla el monto de la donación a fin de determinar si corresponde la aceptación de la misma por parte del Director Nacional (titular del Organismo de Administración) de acuerdo a
las facultades que le fueran delegadas para aceptar donaciones sin cargo, de bienes muebles. d) De no corresponder la aceptación por el Director Nacional, seguirá el trámite mediante elevación de proyecto de Resolución por ante el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. e) De corresponder la aceptación por parte del Director Nacional, elabora anteproyecto de Resolución. f) Eleva anteproyecto de Resolución a DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACION. 5. DIVISIÓN SECRETARIA (D.G.A.): a) Recibe expediente con anteproyecto de Resolución para aceptación de donación. b) Remite a consideración del Director General de Administración. 6. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACION: a) Recepciona actuaciones . b) Visa el proyecto prestando conformidad al mismo. c) Eleva el expediente a la DIRECCIÓN NACIONAL DEL SERVICIO PENITENCIARIO FEDERAL. 7. DIRECCIÓN DE SECRETARIA GENERAL: a) Recepciona actuaciones por donación. b) Controla anteproyecto en sus aspectos formales. c) De no existir inconsistencias, eleva el mismo para consideración y rúbrica del señor Director Nacional. d) De existir inconsistencias, devuelve el mismo a la División Contabilidad Patrimonial, para subsanar las mismas. 8. DIRECTOR NACIONAL: a) Recibe Proyecto de Resolución. b) Procede a la rúbrica del mismo. c) Remite a Dirección de Secretaria General. 9. DIRECCIÓN DE SECRETARIA GENERAL: a) Recepciona expediente. b) Extrae copias y procede a certificar las mismas. c) Desglosa original de Resolución y la archiva como antecedente. e) Envía expediente a División Contabilidad Patrimonial y Nota con copia certificada de la Resolución de Aceptación de Donación al Complejo, Unidad, Organismo o Servicio. 10. DIVISIÓN CONTABILIDAD PATRIMONIAL:
a) Recibe expediente. b) Extrae copia certificada de la Resolución Administrativa mediante la cual se aprueba la aceptación de la donación y la envía mediante nota al Complejo, Unidad, Organismo o Servicio que corresponda. c) Archiva el expediente en forma transitoria. 11. COMPLEJO, UNIDAD, ORGANIMSO O SERVICIO: a) Recepciona nota con copia de certificada de Resolución. b) Procede a dar el alta al bien donado siguiendo la modalidad establecida en el punto 5.3.2., (debiéndose tener en cuenta los apartados que hacen referencia exclusivamente al alta del bien y obviarse todo aquello que se relaciona a la rendición de la compra por fondo rotatorio. A su vez el valor del bien estará dado por el que fuera informado por el donante o bien de acuerdo al justiprecio presentado, extrayendo los datos de la nota presentada por el donante, la cual obra en el archivo). c) Archiva nota con copia de resolución en forma definitiva, como antecedente. 12. DIVISIÓN CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe Anexo “E” por el cual se informa el alta del bien recibido en donación. b) Procede de acuerdo al punto 5.3.2., en sus apartados correspondientes. 5.3.5.1. ACEPTACION DE DONACION POR RESOLUCIÓN MINISTERIAL: - Para aquellas donaciones que por su monto deban ser aceptadas por Resolución Ministerial deberá estarse a lo establecido en los apartados 1. a 3. precedentes, continuando su trámite como sigue: 1. DIRECCIÓN DE SECRETARIA GENERAL: a) Recibe expediente de donación de la División Contabilidad Patrimonial en el cual dicha dependencia informará, de acuerdo al monto del bien de uso a recibir en carácter de donación, si se exceden las facultades de aceptación por parte del Director Nacional. b) Elabora anteproyecto de Resolución Ministerial para la aceptación de la donación. c) Eleva el expediente con anteproyecto de resolución a la DIRECCIÓN DE AUDITORIA GENERAL, a los fines de emitir dictamen al respecto. 2. DIRECCIÓN DE AUDITORIA GENERAL: a) Recibe expediente. b) Procede a emitir dictamen a fines de brindar asesoramiento jurídico con relación a la aceptación de la donación. c) De no existir objeciones que formular al respecto, envía expediente con Proyecto de Resolución a DIRECCIÓN NACIONAL. d) De existir objeciones, devuelve a Dirección de Secretaría General.
3. DIRECCIÓN NACIONAL: a) Controla el monto de la donación a fin de cotejar si corresponde la aceptación de la misma por parte del Director Nacional (titular del Organismo de Administración) de acuerdo a las facultades que le fueran delegadas para aceptar donaciones sin cargo, de bienes muebles. b) De no corresponder la aceptación por el Director Nacional, seguirá el trámite mediante elevación de proyecto de Resolución por ante el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. c) De corresponder la aceptación por parte del Director Nacional, la DIRECCION SECRETARIA GENERAL elabora anteproyecto de Resolución, por lo que deberá estarse a los apartados 7 a 12 del subpunto 5.3.5. d) Suscribe Nota dirigida al Subsecretario de Asuntos Penitenciarios elevando a través de la misma el anteproyecto de Resolución Ministerial para la aceptación de donación, a la firma y consideración del Señor Ministro. 4. MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS: a) Recibe Nota con Proyecto de Resolución Ministerial. 5. DIRECCION SECRETARIA GENERAL: a) Recibe expediente con Resolución Administrativa suscripta por el Señor Ministro mediante la cual se aprueba la aceptación de la donación recibida por el Complejo, Unidad, Organismo o Servicio, debiendo proseguir conforme los establecido en los apartados 9 a 12 del subpunto 5.3.5.
5.3.4. TRANSFERENCIAS INTERNAS 1. UNIDAD O DEPENDENCIA REMITENTE: a) Confecciona nota solicitando transferencia del bien de uso. b) Envía nota de solicitud a la División Contabilidad Patrimonial. 2. DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe nota de Unidad remitente. b) Verifica el cargo del bien de uso a transferir. c) Confecciona F. 174 (original, duplicado, triplicado y cuadruplicado). d) Confecciona Proyecto de Disposición de Transferencia. e) Envía la nota de solicitud, acompañada de los F. 174 y de Proyecto de Disposición de Transferencia a la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACION. 3. DIVISION SECRETARIA (D.G.A.): a) Recibe nota y solicita registro de la misma. b) Previo control de formalidades, remite expediente con Proyecto de Disposición, a la aprobación y firma del Director General de Administración. 4. DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACION: a) Suscribe Disposición de Transferencia de bienes de uso y F.174 (por cuadruplicado). b) Devuelve expediente a la División Secretaria (D.G.A.) 5. DIVISION SECRETARIA (D.G.A.): a) Recibe expediente y envía el mismo a División Contabilidad Patrimonial.
6. DIVISIÓN CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe expediente de transferencia. b) Previo control, remite expediente a la Unidad remitente del bien de uso a fin de que la misma suscriba el F. 174 por cuadruplicado. 7. UNIDAD O DEPENDENCIA REMITENTE: a) Recibe expediente con Disposición de Transferencia. b) Rubrica F. 174 por cuadruplicado y extrae copia de la Disposición de Transferencia. c) Envía el expediente y bien de uso transferido a la Unidad o Dependencia receptora. 8. UNIDAD O DEPENDENCIA RECEPTORA: a) Recibe bien de uso juntamente con el expediente y presta conformidad a la transferencia del bien. b) Rubrica los F. 174 por cuadruplicado y extrae copia de la Disposición de Transferencia. c) Confecciona F. 182 (original y duplicado) y lo adjunta al expediente de transferencia. d) Registra en el Libro Diario y Libro Mayor en forma “transitoria” ALTA del bien de uso transferido. e) Envía el bien de uso a la Unidad y/o Dependencia Receptora. f) Remite expediente de transferencia a la División Contabilidad Patrimonial. 9. DIVISIÓN CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe Expediente de Transferencia. b) Registra la transferencia del bien de uso mediante la utilización del Programa Parte. c) Interviene los F. 174 por cuadruplicado y F. 182 por duplicado con sello que contiene leyenda de “INTERVENIDO”. d) Actualiza el Inventario Permanente Abierto (IPA) – F.139 e) Desglosa y archiva F. 174 duplicado y original del F. 182 (que en su oportunidad confecciono la Unidad Remitente al momento de dar de alta el bien de uso) extraído del Fichero General. f) Desglosa F. 182 original (confeccionado por la Unidad o Dependencia Receptora con motivo de la transferencia) y lo ingresa al Fichero General.
g) Desglosa triplicado de F. 174 y lo remite mediante nota a la Unidad o Dependencia Remitente. h) Desglosa cuadruplicado de F. 174 y duplicado de F. 182 (confeccionado por la Unidad Receptora de bien transferido) y envía los mismos mediante Nota dirigida a la Unidad Receptora del bien. i) Archiva Expediente de Transferencia. En dichas actuaciones obrara solamente, como constancia, el F. 174 original. 10. UNIDAD O DEPENDENCIA REMITENTE: 10.1. Sección Patrimonial: a) Recibe nota de División Contabilidad Patrimonial, con Triplicado de F. 174. b) Desglosa Triplicado de F. 174. y archiva junto con la copia de la Disposición de Transferencia como constancia del trámite de transferencia. c) Actualiza Inventario Permanente Abierto – F. 139 (IPA), con motivo de la BAJA del bien de uso. d) Extrae fotocopia del F.174 y envía la misma a la Sección Contabilidad. e) Devuelve Nota a la División Contabilidad Patrimonial, a fin de de notificar que fue desglosado F. 174 con motivo de la baja del bien de uso con cargo en esa unidad o dependencia. 10.2. Sección Contabilidad: a) Recibe copia del F. 174. b) Registra la “BAJA definitiva” del bien de uso transferido en el Libro Diario y Libro Mayor. 11. UNIDAD O DEPENDENCIA RECEPTORA: 11.1. Sección Patrimonial: a) Recibe Nota de la División Contabilidad Patrimonial, con cuadruplicado de F. 174 y duplicado F. 182 con sello de intervenido. b) Desglosa los formularios mencionados en el inciso anterior y procede conforme lo establecido en el punto 5.3.1., subpunto 5., inciso 5.1. (Sección Patrimonial), apartado e). c) Actualiza el Inventario Permanente Abierto F. 139 (IPA), con motivo del ALTA del bien de uso recibido por transferencia.
d) Remite en devolución nota a la División Contabilidad Patrimonial, cominica por la misma que se procedió al desglose de los formularios remitidos a fin de continuar con el trámite de alta del bien de uso. e) Extrae fotocopia de F. 174 y F. 182 y envía las mismas a la Sección Contabilidad. 11.2. Sección Contabilidad: a) Recibe copia de formularios 174 y 182. b) Procede a registrar el ALTA definitiva del bien de uso trasferido en el Libro Diario y Libro Mayor.
5.3.5. TRANSFERENCIAS EXTERNAS (a Complejos, Unidades, Organismos o Servicios) 5.3.5.1. SERVICIO PENITENCIARIO FEDERAL BENEFICIARIO 1. SERVICIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO - CEDENTE: a) Remite mediante Nota a la DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION, copia de Resolución Administrativa por la cual se materializa la transferencia sin cargo de los bienes al Servicio Penitenciario Federal, adjuntando a la misma la siguiente documentación: _ Formulario A – 27 (por triplicado) _ Formulario A – 26 (por triplicado) _ Formulario E – Resumen (por triplicado) _ Copia de Acta de entrega de bienes (por triplicado), para el caso de que ya se hubiesen entregado los bienes de uso transferidos. 2. DIVISION SECRETARIA – DGA: a) Recibe Nota y procede a diligenciar el registro de las actuaciones de transferencia externa. b) Envía expediente a la División Contabilidad Patrimonial. 3. DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe Expediente de Transferencia externa. b) Suscribe los Formularios de Transferencia Externa y toda otra documentación que así lo requiera. c) Solicita al Director General de Administración, la rubrica de los Formularios de Transferencia y autorización del desglose de original y duplicado a ser remitido a SAF cedente. d) Remite Expediente a la DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 4. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACION: a) Recibe Expediente.
b) De no emitir objeciones intervine los Formularios de Transferencia Externa y cualquier otro documento que así lo requiera. c) De emitir objeción devuelve expediente a División Contabilidad Patrimonial a los fines de subsanar dichas observaciones. d) Autoriza al desglose de los Formularios de Transferencia y documentación descripta en el subpunto 1. apartado a) del presente punto. e) Devuelve expediente a la División Contabilidad Patrimonial. 5. DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe Expediente con firma y autorización del Director General de Administración. b) Desglosa original y duplicado de F. A-26, F. A-27 y F. E de Resumen. c) Envía los formularios (original y duplicado) mencionados anteriormente al organismo cedente mediante Nota de Estilo. d) Confecciona F 182 (original y duplicado) e incorpora original al Fichero General. e) Registra el ALTA por transferencia externa en el programa parte. f) Actualiza el Inventario Permanente Abierto (IPA) F-139. g) Archiva expediente de transferencia. h) Recibe expediente con objeciones y procede a subsanarlas enviando nuevamente los obrados a intervención de la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACION. 5.3.5.2. SERVICIO PENITENCIARIO FEDERAL CEDENTE 1. COMPLEJOS, UNIDADES, ORGANISMOS Y/O SERVICIOS: a) Impulsa transferencia externa bajo fundamentos que respalden la misma, confeccionando Nota de solicitud dirigida a la División Contabilidad Patrimonial. b) Remite Nota a la División Contabilidad Patrimonial. 2. DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Verifica el cargo del bien de uso. b) Confecciona Nota dirigida al Director de la DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION a fin de autorizar la transferencia.
c) Remite Nota junto a la DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION. 3. DIVISION SECRETARIA (D.G.A.): a) Recibe Nota con solicitud de Transferencia Externa. b) Procede a dar registro a las actuaciones. c) Confecciona Anteproyecto de Disposición de Trasferencia y eleva obrados a consideración y aprobación del Director General de Administración. 4. DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION: a) Previo análisis procede a la autorización y rubrica de la Disposición de Trasferencia Externa. b) De no prestar conformidad devuelve actuaciones a la División Contabilidad Patrimonial. c) Remite expediente a la División Secretaria (D.G.A.). 5. DIVISION SECRETARIA (D.G.A.): a) Recibe Expediente con Disposición que autoriza el tramite de trasferencia Externa de bienes de uso, rubricada por el Director General de Administración. b) Extrae copias certificadas de la Disposición, adjuntándolas al expediente, a fin de su posterior desglose por parte de los sectores intervinientes. c) Gira expediente de Transferencia Externa a la División Contabilidad Patrimonial. 6. DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recepciona Expediente de Transferencia Externa. b) De contar con observaciones las mismas serán subsanadas, remitiendo nuevamente expediente con solicitud de transferencia a la DGA, continuando con Punto 5.3.4. Subpunto 5.3.4.2. apartado 4. c) De no contar con observaciones y aprobada la Disposición de Transferencia Externa por parte de la DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION procede extraer copia certificada de la misma. d) Envía Nota a la Unidad o dependencia responsable del cargo del bien, junto con copia certificada de la Disposición de Transferencia. e) Archiva en forma transitoria el expediente.
7. COMPLEJOS, UNIDADES, ORGANISMOS Y/O DEPENDENCIAS: a) Recibe Nota con copia certificada de Disposición de Transferencia externa de bienes de uso. b) Confecciona Acta de Entrega por triplicado (original, duplicado y triplicado), debiéndose aclarar en la misma, la documentación respaldatoria que se acompañe en el acto. c) Procede a la entrega del bien de uso bajo rubrica del Acta de Entrega por parte del Organismo beneficiario o receptor del bien, junto con copia de la Disposición de Transferencia. 8. ORGANISMO (SAF) RECEPTOR: a) Recibe, previa verificación de las condiciones, el bien de uso junto a la copia de la Disposición de Transferencia (y de corresponder, documentación respaldatoria correspondiente al mismo). b) Suscribe acta de entrega conservando el triplicado de la misma. c) Desglose de copia certificada de Disposición de Transferencia. d) Devuelve original y duplicado debidamente rubricados. 9. COMPLEJOS, UNIDADES, ORGANISMOS Y/O DEPENDENCIAS: a) Recepciona original y duplicado del Acta de Entrega, procediendo al archivo transitorio del original de la misma junto con copia certificada de la Disposición. b) Procede a registrar la baja transitoria del bien de uso de acuerdo al punto xxxxx c) Comunica la baja del bien de uso a través Anexo E incorporado al Parte Diario de Novedades Administrativas, en el que deberá acompañar duplicado del Acta de Entrega y fotocopia de la Disposición de Transferencia. 10. DIVISIÓN CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe Anexo E por el cual se comunica la baja del bien de uso transferido. b) Desglosa del anexo E duplicado de acta de entrega. c) Extrae del archivo transitorio expediente de transferencia y adjunta al mismo duplicado de acta de entrega; devuelve al archivo. d) Confecciona por triplicado (original, duplicado y triplicado):
_ Formulario A-26. _ Formulario A-27. _ Formulario E – Resumen.
e) Tramita, con carácter de “tramite en mano”, la rubrica de los formularios anteriormente aludidos por parte del Director General de Administración, adjuntando al efecto copia de la Disposición que autoriza la Transferencia Externa de bienes de uso. f) Confecciona Nota dirigida al Organismo (SAF) beneficiario o receptor del bien de uso, adjuntando a la misma los tres (03) ejemplares de los F. A-26, F. A-27, F. E-Resumen (Rubricados oportunamente por DGA), a fin de que dicho organismo intervenga los formularios mencionados. g) Envía nota al Organismo beneficiario. 11. ORGANISMO (SAF) BENEFICIARIO: a) Recepciona Nota con formularios de transferencia. b) Suscribe los Formularios A-26, A-27, E- Resumen. c) Desglosa el triplicado de cada uno de los formularios. d) Remite original y duplicado de F. A-26, F. A-27 y F. E-Resumen junto con la nota decepcionada, al SERVICIO PENITENCIARIO FEDERAL- División Contabilidad Patrimonial. 12. DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recepciona Formularios originales y duplicados intervenidos por el organismo beneficiario del/los bien/es de uso. b) Extrae expediente del archivo transitorio y adjunta duplicado de los formularios debidamente suscriptos. c) Archiva en forma transitoria original de los formularios hasta el cierre del ejercicio, fecha en la cual se informara a la Contaduría General de la Nación, los saldos al cierre y sus modificaciones. d) Procede a dar la baja definitiva del bien de uso transferido, de acuerdo al punto xxxxx.
5.3.6. BAJAS DEFINITIVAS 1. COMPLEJO, UNIDAD, ORGANISMOS o SERVICIOS:
Las Secciones “Patrimonial” a nivel de Responsables y Subresponsables deberán, en el mes de XXXXXX de cada año, identificar bienes de uso que reúnan las condiciones para ser desafectados en forma definitiva. a) Procede a: _ Verificar la existencia “in situ” del bien de uso. _ Individualiza el F 182 correspondiente al bien de uso a dar de baja el que se encuentra incorporado al Fichero General y en el fichero de la Seccion responsable del cargo. _ Controla el cumplimiento de los requisitos a considerar para desafectar el bien de uso. b) Confecciona Nota de Solicitud de Baja de bien de uso, a excepción de aquellos casos en que la solicitud ya hubiese sido elevada por el Subresponsable del cargo del bien, es decir la sección en la que se encuentre el cargo del mismo. c) Acompaña informe técnico en original y tres (3) copias, producido por personal especializado. d) Confecciona Acta, en la que conste:
- Cuenta - Nº de Orden - Descripción - Precio Unitario - Precio Total - Fecha de intervención - Causales de baja - Carácter de la baja (definitiva, rezago, chatarra) - Informe técnico - Firma del subresponsable patrimonial, del jefe de la sección patrimonial, del técnico que efectuó el informe y del Director de la Unidad.
e) Remite Nota de pedido de baja a la División Contabilidad Patrimonial adjuntando a la misma informe técnico por triplicado y Acta de Baja de Bienes de Uso por triplicado. 2. DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recepciona Nota de solicitud de baja de bienes de uso. b) Verifica la correspondencia del cargo patrimonial del/de los bien/es de uso en el Inventario Permanente Abierto.
c) Confecciona Proyecto de Disposición de Baja de bienes de uso. d) Eleva al Director General de Administración Nota con solicitud de Baja acompañando de Proyecto de Disposición. 3. DIVISION SECRETARIA (DGA): a) Recepciona Nota con Proyecto de Disposición de Baja de bien de uso. b) Envía expediente al Director General de Administración a fin que el mismo se sirva a rubricar la Disposición. 4. DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACION: a) Recepciona Expediente con Proyecto de Disposición de Baja b) Previo Análisis, procede a la aprobación y rubrica de la Disposición de Baja de bienes de uso. c) Remite expediente a División Secretaria (D.G.A.). 5. DIVISION SECRETARIA (D.G.A): a) Recibe expediente con Disposición de Baja de Bienes de Uso. b) Procede a adjuntar al expediente copias certificadas de la Disposición de Baja. c) Extrae una de las copias para su archivo como antecedente. d) Remite expediente a la División Contabilidad Patrimonial. 6. DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe expediente con documentación de baja y Disposición debidamente rubricada por el Director General de Administración. b) Toma conocimiento del trámite y envía a la Sección Patrimonial del Complejo, Unidad, Organismo o Servicio al cual pertenece el bien. 7. COMPLEJO, UNIDAD, ORGANISMO O SERVICIO: a) Recibe expediente con documentación de baja de bien de uso. b) Extrae copia certificada de la Disposición de baja de bien de uso. c) Registra baja en el I.P.A. y recupera del fichero general y del fichero por sección el formulario 182 correspondiente al bien a ser dado de baja.
d) Archiva F. 182 y copia de Disposición de baja. c) Comunica a la sección (subresponsable del cargo) la Baja correspondiente. d) Registra en libro diario y mayor la baja definitiva del bien de uso. e) Confecciona Anexo “E”, incorporando el mismo al Parte Diario de Novedades Administrativas, adjuntando al mismo copia de disposición de baja, de acuerdo a lo establecido en el Instructivo TEMA: CONTABILIDAD 002 –– Subtema: PARTE DIARIO DE NOVEDADES ADMINISTRATIVAS 01. e) Remite a División Contabilidad P.D.N.A. 8. DIVISION CONTABILIDAD (D.C.) a) Recibe P.D.N.A. b) Desglosa y remite Anexo “E” a la División Contabilidad Patrimonial. 9. DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe Anexo “E” y procede a dar la baja definitiva del bien de uso. b) Registra la Baja del bien en el “Programa Parte”, consignando fecha de baja y detallando: número de cuenta, N° de Disposición, tipo de movimiento (para el caso se trata de una baja), cantidad de elementos, importe unitario e importe total. c) Actualiza el inventario Permanente Abierto (I.P.A.) F. 139. d) Retira el F. 182 del fichero general. e) Archiva F. 182 junto a la copia de la Disposición de baja, en forma definitiva.
5.3.7. BAJAS CON DESTINO DESUSO O REZAGO. 1. Con los bienes declarados como chatarra y rezago se sigue el procedimiento descripto para dar de baja y alta bienes de uso, en sus partes pertinentes, con excepción de la intervención de Dirección de Contaduría (División Contabilidad). Son registrados únicamente por DIVISIÓN CONTABILIDAD PATRIMONIAL, dado que se trata de una modificacion cualitativa del patrimonio y su desvalorización ha sido oportunamente registrada por División Contabilidad dependiente de la DIRECCIÓN DE CONTADUTRIA, mediante la registración de las correspondientes amortizaciones. 2. DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIAL: Deberá mantener sus registros de chatarra y rezago clasificados según 5.2. apartado 1. 1. UNIDAD, COMPLEJO, ORGANISMO O SERVICIO: 1.1. Seccion Patrimonial: a) Anualmente la Seccion Patrimonial dependientes de la Division Administrativa efectuara relevamiento de bienes de uso que por sus condiciones y caracteristicas deberan ser declarados como bienes en desuso, rezago o chatarra. b) Confeccionar por triplicado (original, duplicado y triplicado) inofrme tecnico por parte de personal idoneo en la materia, en el cual seran documentadas fehacientemente las siguiente información: _ Ciclo de vida util cumplido. _ Estado de deterioro. _ Reparacion antieconomica. _ Factibilidad de recuperabilidad de parte del material. _ Posibilidad de enajenación en virtud de que conserva sus elementos tecnicos mas importantes. _ Constancia de que NO cumple con especificaciones para ser considerado chatarra de acuerdo a la Reglamentación del art. 53 de la Ley de Contabilidad Publico. c) Procedera a registrar, en forma “transitoria” el alta del bien en desuso o rezago, en el Libro Diario y Mayor. d) Verificar en el fichero General y en el fichero de la seccion en la que se encuentra el cargo del bien, la existencia del F 182 correspondiente al bien, archivando el mismo junto con copia del informe tecnico.
e) Confecciona nuevo F. 182 (original y duplicado). e) Actualizar el Inventario Permanente Abierto (IPA) F. 139. f) Informa la modificacion patrimonial cualitativa ( declaracion desuso o rezago) del bien mediante la confección del Anexo “E”, que sera incorporado al Parte Diario de Novedades Administrativas, adjuntando a dicho anexo la siguiente documentación: F. 182 (original y duplicado) e informe tecnico, de acuerdo a lo establecido en el Instructivo TEMA 002 - CONTABILIDAD –– Subtema 01 PARTE DIARIO DE NOVEDADES ADMINISTRATIVAS. g) Envia Parte Diario de Novedades Administrativas a División Contabilidad – D.C. 2. DIVISION CONTABILIDAD (DC) : a) Recibe Parte Diario de Novedades Administrativas. b) Desglosa Anexo “E” y remite a la Division Contabilidad Patrimonial. 3. DIVISION CONTABILIDAD PATRIMONIAL: a) Recibe Anexo “E” con información relacionada a la declaracion de bienes de uso en desuso o rezago. b) Procede a verificar la información a fin de determinar el grado de correspondencia de la misma respecto del bien en cuestion. c) De efectuar objeción alguna remite mediante nota las observaciones efectuadas a fin de que las mismas sean subsanadas por el responsable patrimonial correspondiente. d) De no existir objeción alguna procede a actualizar el Inventario Permanente Abierto (IPA) F. 139. e) Interviene los F. 182 (original y duplicado). f) Registra modificacion patrimonial (alta como bien en desuso o rezago y baja como bien de uso normal) en el Programa Parte consignando fecha… y detalla: número de cuenta, N° de expediente, fecha de intervención, tipo de movimiento (en este caso… ), imputación, cantidad de elementos, importe unitario e importe total. g) Confecciona y envia nota dirigida a la Unidad, Complejo, organismo y servicio, adjuntando F. 182 (original y duplicado) intervenido. 4. UNIDAD, COMPLEJO, ORGANISMO Y SERVICIO: 4.1. Seccion Patrimonial: continua con el tramite conforme lo establecido en el punto 5.3.1., subpunto 5. apartado 5.1. (seccion patrimonial) a partir de su inciso d) incluido el apartado 5.2.
5.3.7.1. VENTA DE BIENES DE USO DECLARADOS EN DESUSO O REZAGO: De acuerdo al tratamiento para bienes en desuso y rezago, indicado por la normativa y reglamentación vigente, toda Unidad, Complejo, Organismo y/o Servicio que detente el cargo de un bien de dichas caracteristicas, debera proceder de la siguiente manera: 1. UNIDAD, COMPLEJO, ORGANISMO Y SERVICIO: 1.1. Seccion Patrimonial: a) Aplicar lo establecido en el Decreto N° 1900/83 que reglamenta la aplicación del tercer parrafo del art. 53 de la Ley de Contabilida Publica, respecto del tratamiento a otorgar a los bienes muebles, materiales y elementos declarados en desuso o en condicion de rezago. El procedimiento a seguir consiste disponer la venta del los bienes, materiales o elementos en el plazo de 180 dias de la declaracion en desuso o rezago, de no llevarse a cabo la venta en el plazo estipulado deberan, tales bienes y dentro del termino de 30 dias a partir del vencimiento del plazo antes aludido, ser puestos a disposicion de la Secretaria de Promoción Social dependiente del Ministerio de Salud y Accion Social. El organismo antes mencionado tendra la facultad de solicitar la transferencia sin cargo de dichos bienes puestos a su disposición, a favor de organismos publicos o instituciones privadas de interes general, a tales fefectos debera expedirse dentro del plazo de 60 dias. Transcurrido el plazo son que la Secretaria de Promocion Social se expida, el organismo que tenga a su cargo los bienes de uso podra proceder de la manera que estime mas conveniente. 5.3.8. TRAMITE DE BAJAS ESPECIALES: 5.3.8.1. BAJAS DE ARMAMETNO: 5.3.8.2. BAJAS DE VEHICULOS INSTITUCIONALES: 5.3.8.3. BAJAS DE EMBLEMAS PATRIOS:
Desde aca en adelante sera incluido pero falta ordenar 5.3.12. CONCILIACIONES: Mensualmente la División Contabilidad Patrimonial conciliará sus registros con los de DIRECCION DE CONTADURIA, según el siguiente esquema:
Mandado a pagar ejerc. 1995 1.000 + Ordenes de Provisión pendientes de devengar 500 O.P. 125 100 O.P. 132 200 O.P. 210 200 + Altas no presupuestarias (nacim, donac., etc) 150 - Altas pendientes 700 O.P. 50 250 O.P. 98 350 O.P. 125 100 Altas del ejerc. 950
5.4. FORMULARIOS: 5.4.1. PARTE DE NOVEDADES DE DIVISION SUMINISTROS: Fecha: Fecha de emisión del parte. Anexos: "Anexo E", listado de novedades patrimoniales. No se produjeron novedades los días: detallar los días en los cuales no se registraron novedades, razón por la cual no se emitió parte. COMPROBANTES REMITIDOS A D.G.A: - Nro. de Operación: Se consignará el número de la operación correspondiente. - Detalle de la Operación: Se detallará la operación que diera origen a la emisión del parte. - Destino: Se completará unicamente cuando se proceda a entregar bienes, indicando en ese caso la unidad u organismo receptor. Si la operación se limitara al ingreso del bien, se dejará en blanco. - Acta de Recepción: Se completará unicamente cuando se trate de recepción de bienes, y se consigna el número del acta correspondiente.
- Remito Proveedor: Número de remito entregado por el proveedor (unicamente en caso de recepción de bienes). - Remito Suministros: Número de remito entregado por División Suministros (unicamente en caso de entrega de bienes). -Importe: El importe que se consigne en el remito. 5.4.2. ANEXO "E": LISTADO DE NOVEDADES PATRIMONIALES: - Unidad - Organismo - Servicio : Se consignará la denominación del emitente. - Fecha: Se consignará la fecha de emisión del parte respectivo. - Remito Nro : Indicará el número del remito correspondiente. - Orden de Provisión: Se consignará el Número de O.P. que corresponda. - Acta Número: Indicará el número del acta de recepción. - Concepto: Se detallará la operación. - Nro. Operación: Se consignará el número de operación que se indique. - Importe: Se consignará el importe que corresponda. 5.4.3. FORMULARIO NRO. 182. "E": - Cuenta: Código de cuenta. - Subcuenta: Código de Subcuenta. - Nro. de Orden: Número correspondiente. - Elemento: Detalle del elemento del cual se trate. - Expte. Nro.: Número del expediente correspondiente a la adquisición del elemento. - Orden de Provisión Nro.: Número de orden de provisión del elemento. - Remito Nro.: Número del remito. - Cantidad, Precio Unitario, Precio Total: Se consignarán los datos correspondientes de acuerdo al remito. - REGISTRO DE BAJAS Y/O ENTREGAS: Se consignará cada vez que tenga lugar la baja o bien la entrega del elemento. - Fecha: Se consigna la fecha de la operación. - Remito: Se consigna el número del remito. - Fecha Rto.: Se consigna la fecha que figure en el remito respectivo. - Unidad u Organismo: Denominación del organismo receptor.
- Expte: Número del expediente por el cual se da de baja. - Nro de Disposición: Se consignará el número de la disposición que determina la baja. - Cantidad, Precio Total: Se consignarán los datos correspondientes de acuerdo al remito.
PATRIMONIAL 007 BIENES DE USO 01
5.5. MODELOS DE FORMULARIOS
5.5.1. PARTE DE NOVEDADES DE DIVISION SUMINISTROS
PARTE DE NOVEDADES DE DIVISION SUMINISTROS
DIVISION SUMINISTROS
FECHA: / /
ANEXOS:
NO SE PRODUJERON NOVEDADES LOS DIAS:
COMPROBANTES REMITIDOS A D.G.A.
ACTA REMITO REMITO
NRO.OPER. DETALLE DE LA OPERACION DESTINO IMPORTE
RECEP. PROVEEDOR SUMINISTROS
-------------------------------
FIRMA JEFE DIVISION SUMINISTROS
5.5.2. ANEXO "E" LISTADO DE NOVEDADES PATRIMONIALES
ANEXO "E" LISTADO DE NOVEDADES PATRIMONIALES
UNIDAD - ORGANISMO - SERVICIO :
FECHA:
REMITO NRO. ORDEN DE PROV. ACTA NRO. CONCEPTO NRO.OPERAC. IMPORTE
5.5.3. FORMULARIO Nro. 182 "E" ANVERSO
D.G.A. FORM. Nro. 182 "E"
CUENTA .......... SUBCUENTA ......... Nro.ORDEN .......
DEPENDENCIA: DIVISION SUMINISTROS
ELEMENTO:
ADQUISICION:
CANTIDAD PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL
EXPTE. Nro.:
ORDEN PROVIS. Nro.:
REMITO Nro.:
FECHA:..../..../.... JEFE DIVISION SUMINISTROS
5.5.4. FORMULARIO Nro. 182 "E" REVERSO
REGISTRO DE ENTREGA Y/O BAJAS.
FECHA ENTREGA DE ELEMENTOS BAJAS SALDOCANTID.
D M A REMITO FECHA RTO. UNIDAD U ORGANISMO EXPTE. Nro.DISPOSIC. CANTID. PRECIO TOTAL
