FICHA TEacuteCNICA

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX

Macroproceso Talento Humano

Nivel 1 Compensacioacuten y Beneficios

Nivel 2 Administracioacuten del Beneflex y Pactoflex

Coacutedigo PRO-22-2-02-01

Versioacuten 0

Fecha publicacioacuten 09032015

Tipo Documento Ficha teacutecnica

Tabla de contenido 1 OBJETIVO 2

2 ALCANCE 2

3 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES 2

4 CONTROL DE CAMBIOS 3

FICHA TEacuteCNICA

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX

Macroproceso Talento Humano

Nivel 1 Compensacioacuten y Beneficios

Nivel 2 Administracioacuten del Beneflex y Pactoflex

Coacutedigo PRO-22-2-02-01

Versioacuten 0

Fecha publicacioacuten 09032015

Tipo Documento Ficha teacutecnica

1 OBJETIVO

Asignar el portafolio de beneficios para cada colaborador en el marco de la Poliacutetica Beneflex para los diferentes productos disponibles

2 ALCANCE

Desde la parametrizacioacuten de las fechas y productos de Beneflex hasta la entrega de reporte y ajuste de portafolios Los productos de Beneflex que se documentaron son los siguientes

bull Ahorro y Fomento a la construccioacuten bull Auxilio educativo ndash hijos de empleados Uniandes bull Auxilio de Salud ndash Medicina Prepagada ndash Plan Complementario bull Auxilio educativo empleados y familiares bull Poacutelizas (Seguro de vida ndash Exequial ndash otras) bull Aporte voluntario a Pensioacuten voluntaria bull Auxilio Bonos de Alimentacioacuten (electroacutenico y papel) bull Tiempo libre bull Fondo de Empleados bull Preacutestamo Caja de Compensacioacuten

3 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES

Diagrama de Flujo

Descripcioacuten de Actividades

Ahorro y Fomento a la Construccioacuten (AFC)

Auxilio Educativo Hijos de Empleados Uniandes

Auxilio de Salud

Auxilio de Estudios

Poacuteliza Exequial

Auxilio Otras poacutelizas

Ficha teacutecnica Proceso Nivel 3

Documentos

Riesgos

image1png

image2png

RIESGOS

Fecha

UNIANDES

Firmante

Versioacuten No

Unidad Acadeacutemica

Riesgos asociados al proceso

Nombre

Descripcioacuten Victor Andres Caguenas Rubio Detalle y explicacioacuten del riesgo asociado al proceso

Controles

Victor Andres Caguenas Rubio Detalle y explicacioacuten del control enunciado

DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO

Fecha

UNIANDES

Firmante

Versioacuten No

Unidad Acadeacutemica

Actividad

Documento mlbacca1501 Toda informacioacuten o hecho registrado

Clasificacioacuten de consulta del documentoRIP mlbacca1501 Clasificar si el documento es de consulta Restringida Interna oacute Puacuteblica (ver definiciones)

Frecuencia de produccioacuten- Cantidad - (DSMSe) mlbacca1501 Cantidad y frecuencia de produccioacuten o recepcioacuten del documento

Tipo de documento

Ubicacioacuten de almacenamiento(Fiacutesico carpetas del archivo xxx)(Electroacutenico Sistema de informacioacuten XXX) mlbacca1501 Especificar la ubicacioacuten del documento

2

Documentacioacuten soporte

Restringida

Fiacutesico

4

Propuesta teacutecnica

Restringida

Fiacutesico

5

Presupuesto

Restringida

Fiacutesico

6

Carta de compromiso presupuestal

Interna

Fiacutesico

7

Formato a reporte SAP-PSCJ-V1 (PROPUESTA FINANCIERA)

Interna

Fiacutesico

9

Formato de identificacioacuten de la propuesta

Interna

Fiacutesico

15

Formato SIGP Colciencias

Interna

Fiacutesico

16

Formato de legalizacioacuten de la propuesta

Interna

Fiacutesico

DEFINICIONES

R= Restringida Requiere un grado intermedio de reserva ya que su conocimiento y divulgacioacuten por parte de personas no autorizadas puede causar dantildeos a la universidad y a sus miembros Se debe limitar las personas o aacutereas que pueden tener acceso a la informacioacuten

I= Interna Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes

P= Puacuteblica Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes

Restringida

Fiacutesico

Interna

Electroacutenico

Externa

FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No 3DIRECCION DE PLANEACIOacuteN Y EVALUACIOacuteN

Fecha

Ejecutor

Versioacuten No

Aprobador

Consultado

Informado

Macroproceso

Gestionar el Talento Humano

Proceso Nivel 1

Planear el Talento Humano

Proceso Nivel 2

Administracioacuten de beneficios

Verificador

Proceso Nivel 3

Solicitud del producto de Beneflex - Ahorro y Fomento a la Construccioacuten

Objetivo

Asignar en el marco de la Poliacutetica Beneflex el producto Ahorro y Fomento a la Construccioacuten

Firmante

Alcance

Desde la parametrizacioacuten de fechas y productos de Beneflex hasta la entrega de reporte y ajuste de portafolios

Coacutedigo

PRO 22-2-02-01

Proveedores mlbacca1501 Actores que suministran las entradas al proceso

Entrada Victor Andres Caguenas Rubio Insumos requeridos para la ejecucioacuten del proceso

NoActividad Victor Andres Caguenas Rubio Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades

Actividad Victor Andres Caguenas Rubio Nombre de la actividad

Descripcioacuten Victor Andres Caguenas Rubio Detalla el Coacutemo es realizada la actividad

Normatividad (Interna Externa) Victor Andres Caguenas Rubio Especifica la normatividad que establece la realizacioacuten de la actividad (Reglamentos poliacuteticas resoluciones decretos etc)

Responsable Victor Andres Caguenas Rubio Cargo que realiza o ejecuta la actividad

Moacutedulo SAP

Transaccioacuten SAP

Documentos

Salida Victor Andres Caguenas Rubio Producto o resultado de la realizacioacuten del proceso

Cliente Victor Andres Caguenas Rubio Actores o grupos de intereacutes que reciben los productos del proceso

mlbacca1501 Actores que suministran las entradas al proceso

Victor Andres Caguenas Rubio Insumos requeridos para la ejecucioacuten del proceso

Victor Andres Caguenas Rubio Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades

Profesor Empleado

Necesidad de seleccionar el producto Ahorro y Fomento a la Construccioacuten

1

Abrir cuenta AFC en entidad financiera

Previamente a la seleccioacuten del producto el empleado debe abrir una cuenta AFC en una entidad financiera

SI

Profesor Empleado

Soporte de apertura de la cuenta AFC

2

Apoyar parametrizaciones

Colaborar de forma inmediata cualquier imprevisto que surja en las parametrizaciones a realizarse previas a la apertura de campantildea

NO

Mesa de Servicios - DSIT

HCM

Portafolio beneflex asignado

Profesor EmpleadoNovedades de Noacutemina

3

Realizar parametrizaciones requeridas

Se parametriza en el sistema11 Las fechas de inicio y cierre de la campantildea 12 La creacioacuten o modificacioacuten de alguna constante para los productos de Beneflex 13 Los textos de los correos electroacutenicos

NO

Administrador E-flex

HCM

4

Definir fecha de inicio y fin de campantildea

Al inicio de cada antildeo se definiraacute la cantidad de campantildeas a realizar y por tanto las fechas de inicio y cierre de cada campantildea

NO

Administrador E-flex

HCM

Correo electroacutenico

5

Enviar correo electroacutenico masivo de apertura a beneficiarios

Se genera de forma automaacutetica una notificacioacuten a todos los empleados de planta cada vez que se abra la campantildea teniendo en cuenta los empleados del infotipo 171

NO

Administrador E-flex

HCM

Correo electroacutenico

6

Ingresar a E-flex

Se ingresa por la paacutegina de Gestioacuten Humana (ghdouniandeseduco) y en la opcioacuten Autoservicio se ingresa el usuario y contrasentildea y luego se selecciona el icono E-flex (Beneficios Flexibles)

NO

Profesor Empleado

HCM

7

Asesorar al profesorempleado en la seleccioacuten del portafolio

Si el profesor o empleado requiere asesoriacutea en la realizacioacuten del portafolio el administrador de E-flex lo orientaraacute personal telefoacutenicamente yo por correo electroacutenico guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida publicada en la paacutegina de Gestioacuten Humana o explicaacutendole el paso a paso para realizar la simulacioacuten y solicitud del portafolio de productos

NO

Administrador E-flex

Correo electroacutenico

8

Crear simulacioacuten(es) de portafolio

El empleado tiene la posibilidad de crear varias simulaciones de portafolio de productos con el fin de solicitar aquella que le sea maacutes conveniente Para crear una simulacioacuten se da clic en el recuadro ldquoNuevardquo simulacioacuten que se encuentra debajo del tiacutetulo ldquoSimulaciones de Portafoliordquo en el recuadro que se habilita debajo del tiacutetulo Simulacioacuten se digita el nombre que se le quiere dar a la simulacioacuten (Ejm SOLICITUD 1 ANtildeO 2014) y se oprime la tecla ldquoEnterrdquo o se pulsa sobre la lupa

NO

Profesor Empleado

HCM

9

Seleccionar producto Beneflex Ahorro y Fomento a la Construccioacuten - AFC

91 En el cuadro ldquoProductos de la simulacioacutenrdquo se despliega la lista de productos haciendo clic92 Se selecciona de la lista de productos Beneflex Ahorro y Fomento a la Construccioacuten y de la lista de subproductos AFC y se da clic en el botoacuten ldquoAntildeadirrdquo

NO

Profesor Empleado

HCM

10

Desplegar lista de entidades

Al desplegar el campo Entidad se visualizan varias entidadades acreedoras

NO

Profesor Empleado

HCM

11

Administracioacuten de datos de Acreedores- Proveedores

Si la entidad con la que el empleado abrioacute la cuenta AFC no se encuentra dentro de la lista que se despliega del sistema se debe crear esta nueva entidad como un Acreedor

SI

Contabilidad

12

Crear acreedoren el moacuteduloHCM

Una vez la entidad es creada como un Acreedor se procede a actualizar la informacioacuten en HCM

NO

Coordinador SAP - GHDO

HCM

13

Seleccionarentidad

Se selecciona la entidad con la que abrioacute o tiene la cuenta AFC (EjmldquoBANCO COLMENArdquo)

NO

Profesor Empleado

HCM

14

Ingresar No Cuenta y valor mensual a pagar

141 Registrar en el campo ldquo Cuentardquo el nuacutemero de cuenta o referencia al cual se va a realizar el abono del valor descontado por Beneflex142 En el campo Valor Mensual se registra el valor que seraacute pagado mensualmente a la entidad seleccionada y dar clic en la tecla Enter143 Una vez revisada la informacioacuten registrada y si estaacute de acuerdo se da clic en el botoacuten Grabar

NO

Profesor Empleado

HCM

15

Enviar solicitudde portafolio aGHDO paravalidacioacuten

Se da clic en el botoacuten ldquoSolicitarrdquo (ubicado en la parte superior izquierda) y posteriormente clic en ldquoAceptarrdquo la simulacioacuten para terminar el proceso de solicitud

NO

Profesor Empleado

HCM

16

Enviarcomprobante decuenta AFC aGHDO

Si es la primera vez que solicita este producto debe enviar el soporte de la apertura de la cuenta AFC a Compensacioacuten y Beneficios para que GHDO pueda aceptar la solicitud del portafolio

NO

Profesor Empleado

Soporte de apertura de la cuenta AFC

17

Solicitarmodificacioacuten deportafolioBeneflex

Si la informacioacuten registrada por el empleado en la solicitud de portafolio no coincide con el soporte de la cuenta AFC el Administrador de E-flex le solicita al empleado la modificacioacuten yo correccioacuten del portafolio

NO

Administrador E-flex

HCM

Correo electroacutenico

18

Verificarvalidaciones deGHDO sobresolicitud enviada

Una vez se ha modificado el portafolio de acuerdo a la solicitud del Administrador E-flex hay que estar pendiente del correo de aceptacioacuten del portafolio

NO

Profesor Empleado

Correo electroacutenico

19

Validar portafolioBeneflex delbeneficiario

Si la solicitud de portafolio realizada por el empleado esta correcta se Acepta la solicitud

NO

Administrador E-flex

HCM

20

Enviar notificacioacuten de aceptacioacuten del portafolio

Una vez es aceptada la solicitud se le notifica al profesor o empleado

NO

Administrador E-flex

HCM

21

Consultarvalidacioacuten delportafoliovigente

Cuando la notificacioacuten de aceptacioacuten de portafolio ha llegado al correo electroacutenico el sistema da la opcioacuten de consultar descargar e imprimir el portafolio vigente o los histoacutericos

NO

Profesor Empleado

HCM

Archivo en pdf

Indicadores del proceso

Elaborado por

Jazmiacuten Jaramillo

Revisado por

Andrea Holgado

Aprobado por

Paola Rincoacuten

Constante

es un valor que no puede ser alterado durante la ejecucioacuten de un programa

Infotipo 171

donde se registra si el empleado tiene Beneflex o Pactoflex

FICHA TEacuteCNICA

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX

Macroproceso Talento Humano

Nivel 1 Compensacioacuten y Beneficios

Nivel 2 Administracioacuten del Beneflex y Pactoflex

Coacutedigo PRO-22-2-02-01

Versioacuten 0

Fecha publicacioacuten 09032015

Tipo Documento Ficha teacutecnica

1 OBJETIVO

Asignar el portafolio de beneficios para cada colaborador en el marco de la Poliacutetica Beneflex para los diferentes productos disponibles

2 ALCANCE

Desde la parametrizacioacuten de las fechas y productos de Beneflex hasta la entrega de reporte y ajuste de portafolios Los productos de Beneflex que se documentaron son los siguientes

bull Ahorro y Fomento a la construccioacuten bull Auxilio educativo ndash hijos de empleados Uniandes bull Auxilio de Salud ndash Medicina Prepagada ndash Plan Complementario bull Auxilio educativo empleados y familiares bull Poacutelizas (Seguro de vida ndash Exequial ndash otras) bull Aporte voluntario a Pensioacuten voluntaria bull Auxilio Bonos de Alimentacioacuten (electroacutenico y papel) bull Tiempo libre bull Fondo de Empleados bull Preacutestamo Caja de Compensacioacuten

3 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES

Diagrama de Flujo

Descripcioacuten de Actividades

Ahorro y Fomento a la Construccioacuten (AFC)

Auxilio Educativo Hijos de Empleados Uniandes

Auxilio de Salud

Auxilio de Estudios

Poacuteliza Exequial

Auxilio Otras poacutelizas

Ficha teacutecnica Proceso Nivel 3

Documentos

Riesgos

image1png

image2png

RIESGOS

Fecha

UNIANDES

Firmante

Versioacuten No

Unidad Acadeacutemica

Riesgos asociados al proceso

Nombre

Descripcioacuten Victor Andres Caguenas Rubio Detalle y explicacioacuten del riesgo asociado al proceso

Controles

Victor Andres Caguenas Rubio Detalle y explicacioacuten del control enunciado

DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO

Fecha

UNIANDES

Firmante

Versioacuten No

Unidad Acadeacutemica

Actividad

Documento mlbacca1501 Toda informacioacuten o hecho registrado

Clasificacioacuten de consulta del documentoRIP mlbacca1501 Clasificar si el documento es de consulta Restringida Interna oacute Puacuteblica (ver definiciones)

Frecuencia de produccioacuten- Cantidad - (DSMSe) mlbacca1501 Cantidad y frecuencia de produccioacuten o recepcioacuten del documento

Tipo de documento

Ubicacioacuten de almacenamiento(Fiacutesico carpetas del archivo xxx)(Electroacutenico Sistema de informacioacuten XXX) mlbacca1501 Especificar la ubicacioacuten del documento

2

Documentacioacuten soporte

Restringida

Fiacutesico

4

Propuesta teacutecnica

Restringida

Fiacutesico

5

Presupuesto

Restringida

Fiacutesico

6

Carta de compromiso presupuestal

Interna

Fiacutesico

7

Formato a reporte SAP-PSCJ-V1 (PROPUESTA FINANCIERA)

Interna

Fiacutesico

9

Formato de identificacioacuten de la propuesta

Interna

Fiacutesico

15

Formato SIGP Colciencias

Interna

Fiacutesico

16

Formato de legalizacioacuten de la propuesta

Interna

Fiacutesico

DEFINICIONES

R= Restringida Requiere un grado intermedio de reserva ya que su conocimiento y divulgacioacuten por parte de personas no autorizadas puede causar dantildeos a la universidad y a sus miembros Se debe limitar las personas o aacutereas que pueden tener acceso a la informacioacuten

I= Interna Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes

P= Puacuteblica Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes

Restringida

Fiacutesico

Interna

Electroacutenico

Externa

FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No 3DIRECCION DE PLANEACIOacuteN Y EVALUACIOacuteN

Fecha

Ejecutor

Versioacuten No

Aprobador

Consultado

Informado

Macroproceso

Gestionar el Talento Humano

Proceso Nivel 1

Planear el Talento Humano

Proceso Nivel 2

Administracioacuten de beneficios

Verificador

Proceso Nivel 3

Solicitud del producto de Beneflex - Ahorro y Fomento a la Construccioacuten

Objetivo

Asignar en el marco de la Poliacutetica Beneflex el producto Ahorro y Fomento a la Construccioacuten

Firmante

Alcance

Desde la parametrizacioacuten de fechas y productos de Beneflex hasta la entrega de reporte y ajuste de portafolios

Coacutedigo

PRO 22-2-02-01

Proveedores mlbacca1501 Actores que suministran las entradas al proceso

Entrada Victor Andres Caguenas Rubio Insumos requeridos para la ejecucioacuten del proceso

NoActividad Victor Andres Caguenas Rubio Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades

Actividad Victor Andres Caguenas Rubio Nombre de la actividad

Descripcioacuten Victor Andres Caguenas Rubio Detalla el Coacutemo es realizada la actividad

Normatividad (Interna Externa) Victor Andres Caguenas Rubio Especifica la normatividad que establece la realizacioacuten de la actividad (Reglamentos poliacuteticas resoluciones decretos etc)

Responsable Victor Andres Caguenas Rubio Cargo que realiza o ejecuta la actividad

Moacutedulo SAP

Transaccioacuten SAP

Documentos

Salida Victor Andres Caguenas Rubio Producto o resultado de la realizacioacuten del proceso

Cliente Victor Andres Caguenas Rubio Actores o grupos de intereacutes que reciben los productos del proceso

mlbacca1501 Actores que suministran las entradas al proceso

Victor Andres Caguenas Rubio Insumos requeridos para la ejecucioacuten del proceso

Victor Andres Caguenas Rubio Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades

Profesor Empleado

Necesidad de seleccionar el producto Ahorro y Fomento a la Construccioacuten

1

Abrir cuenta AFC en entidad financiera

Previamente a la seleccioacuten del producto el empleado debe abrir una cuenta AFC en una entidad financiera

SI

Profesor Empleado

Soporte de apertura de la cuenta AFC

2

Apoyar parametrizaciones

Colaborar de forma inmediata cualquier imprevisto que surja en las parametrizaciones a realizarse previas a la apertura de campantildea

NO

Mesa de Servicios - DSIT

HCM

Portafolio beneflex asignado

Profesor EmpleadoNovedades de Noacutemina

3

Realizar parametrizaciones requeridas

Se parametriza en el sistema11 Las fechas de inicio y cierre de la campantildea 12 La creacioacuten o modificacioacuten de alguna constante para los productos de Beneflex 13 Los textos de los correos electroacutenicos

NO

Administrador E-flex

HCM

4

Definir fecha de inicio y fin de campantildea

Al inicio de cada antildeo se definiraacute la cantidad de campantildeas a realizar y por tanto las fechas de inicio y cierre de cada campantildea

NO

Administrador E-flex

HCM

Correo electroacutenico

5

Enviar correo electroacutenico masivo de apertura a beneficiarios

Se genera de forma automaacutetica una notificacioacuten a todos los empleados de planta cada vez que se abra la campantildea teniendo en cuenta los empleados del infotipo 171

NO

Administrador E-flex

HCM

Correo electroacutenico

6

Ingresar a E-flex

Se ingresa por la paacutegina de Gestioacuten Humana (ghdouniandeseduco) y en la opcioacuten Autoservicio se ingresa el usuario y contrasentildea y luego se selecciona el icono E-flex (Beneficios Flexibles)

NO

Profesor Empleado

HCM

7

Asesorar al profesorempleado en la seleccioacuten del portafolio

Si el profesor o empleado requiere asesoriacutea en la realizacioacuten del portafolio el administrador de E-flex lo orientaraacute personal telefoacutenicamente yo por correo electroacutenico guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida publicada en la paacutegina de Gestioacuten Humana o explicaacutendole el paso a paso para realizar la simulacioacuten y solicitud del portafolio de productos

NO

Administrador E-flex

Correo electroacutenico

8

Crear simulacioacuten(es) de portafolio

El empleado tiene la posibilidad de crear varias simulaciones de portafolio de productos con el fin de solicitar aquella que le sea maacutes conveniente Para crear una simulacioacuten se da clic en el recuadro ldquoNuevardquo simulacioacuten que se encuentra debajo del tiacutetulo ldquoSimulaciones de Portafoliordquo en el recuadro que se habilita debajo del tiacutetulo Simulacioacuten se digita el nombre que se le quiere dar a la simulacioacuten (Ejm SOLICITUD 1 ANtildeO 2014) y se oprime la tecla ldquoEnterrdquo o se pulsa sobre la lupa

NO

Profesor Empleado

HCM

9

Seleccionar producto Beneflex Ahorro y Fomento a la Construccioacuten - AFC

91 En el cuadro ldquoProductos de la simulacioacutenrdquo se despliega la lista de productos haciendo clic92 Se selecciona de la lista de productos Beneflex Ahorro y Fomento a la Construccioacuten y de la lista de subproductos AFC y se da clic en el botoacuten ldquoAntildeadirrdquo

NO

Profesor Empleado

HCM

10

Desplegar lista de entidades

Al desplegar el campo Entidad se visualizan varias entidadades acreedoras

NO

Profesor Empleado

HCM

11

Administracioacuten de datos de Acreedores- Proveedores

Si la entidad con la que el empleado abrioacute la cuenta AFC no se encuentra dentro de la lista que se despliega del sistema se debe crear esta nueva entidad como un Acreedor

SI

Contabilidad

12

Crear acreedoren el moacuteduloHCM

Una vez la entidad es creada como un Acreedor se procede a actualizar la informacioacuten en HCM

NO

Coordinador SAP - GHDO

HCM

13

Seleccionarentidad

Se selecciona la entidad con la que abrioacute o tiene la cuenta AFC (EjmldquoBANCO COLMENArdquo)

NO

Profesor Empleado

HCM

14

Ingresar No Cuenta y valor mensual a pagar

141 Registrar en el campo ldquo Cuentardquo el nuacutemero de cuenta o referencia al cual se va a realizar el abono del valor descontado por Beneflex142 En el campo Valor Mensual se registra el valor que seraacute pagado mensualmente a la entidad seleccionada y dar clic en la tecla Enter143 Una vez revisada la informacioacuten registrada y si estaacute de acuerdo se da clic en el botoacuten Grabar

NO

Profesor Empleado

HCM

15

Enviar solicitudde portafolio aGHDO paravalidacioacuten

Se da clic en el botoacuten ldquoSolicitarrdquo (ubicado en la parte superior izquierda) y posteriormente clic en ldquoAceptarrdquo la simulacioacuten para terminar el proceso de solicitud

NO

Profesor Empleado

HCM

16

Enviarcomprobante decuenta AFC aGHDO

Si es la primera vez que solicita este producto debe enviar el soporte de la apertura de la cuenta AFC a Compensacioacuten y Beneficios para que GHDO pueda aceptar la solicitud del portafolio

NO

Profesor Empleado

Soporte de apertura de la cuenta AFC

17

Solicitarmodificacioacuten deportafolioBeneflex

Si la informacioacuten registrada por el empleado en la solicitud de portafolio no coincide con el soporte de la cuenta AFC el Administrador de E-flex le solicita al empleado la modificacioacuten yo correccioacuten del portafolio

NO

Administrador E-flex

HCM

Correo electroacutenico

18

Verificarvalidaciones deGHDO sobresolicitud enviada

Una vez se ha modificado el portafolio de acuerdo a la solicitud del Administrador E-flex hay que estar pendiente del correo de aceptacioacuten del portafolio

NO

Profesor Empleado

Correo electroacutenico

19

Validar portafolioBeneflex delbeneficiario

Si la solicitud de portafolio realizada por el empleado esta correcta se Acepta la solicitud

NO

Administrador E-flex

HCM

20

Enviar notificacioacuten de aceptacioacuten del portafolio

Una vez es aceptada la solicitud se le notifica al profesor o empleado

NO

Administrador E-flex

HCM

21

Consultarvalidacioacuten delportafoliovigente

Cuando la notificacioacuten de aceptacioacuten de portafolio ha llegado al correo electroacutenico el sistema da la opcioacuten de consultar descargar e imprimir el portafolio vigente o los histoacutericos

NO

Profesor Empleado

HCM

Archivo en pdf

Indicadores del proceso

Elaborado por

Jazmiacuten Jaramillo

Revisado por

Andrea Holgado

Aprobado por

Paola Rincoacuten

Constante

es un valor que no puede ser alterado durante la ejecucioacuten de un programa

Infotipo 171

donde se registra si el empleado tiene Beneflex o Pactoflex

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX ndash AHORRO Y FOMENTO A LA CONSTRUCCION (AFC)

DIR

EC

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VIC

IOS

DE

TE

CN

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GIacuteA

FINANCIERA

7- Asesorar colaborador en la

seleccioacuten del portafolio

iquestEl

colaborador requiere

asesoriacutea en la

seleccioacuten del

portafolio

NO

SI

Correo electroacutenico

5- Enviar correo electroacutenico masivo de apertura

9- Seleccionar

producto ldquo[Beneflex] Ahorro y Fomento a

la Construccioacuten - AFCrdquo

15- Enviar solicitud de portafolio a GHDO

para validacioacuten

19- Validar portafolio Beneflex

iquestInformacioacuten completa y correcta

NO

SI

17- Solicitar modificacioacuten de

portafolio Beneflex

3- Realizar parametrizaciones

requeridas

18- Verificar validaciones de

GHDO sobre solicitud enviada

Correo electroacutenico

1- Abrir cuenta AFC en entidad

financiera

14- Ingresar No Cuenta y valor

mensual a pagar

8- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

21- Consultar validacioacuten del

portafolio vigente

iquestDesea crear modificar o

seleccionar una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar seleccionar simulacioacuten anterior

NO

2- Apoyar parametrizaciones

4- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

6- Ingresar a E-Flex

iquestLa entidad financiera estaacute creada como

acreedor

SI13- Seleccionar

entidad

11- Administracioacuten

de Datos de Acreedores-Proveedores

NO

12- Crear acreedor en el moacutedulo HCM

10- Desplegar lista de

entidades

16- Enviar comprobante de

cuenta AFC

Comprobante deCuenta AFC

20- Enviar

notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de laconvocatoria

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida

publicada en la paacutegina de GHDO

2 De forma telefoacutenica correo

electroacutenico yo directamente en

Compensacioacuten y Beneficios

El valor anual se calcula

automaacuteticamente

El colaborador puede- Consultar- Guardar- ImprimirEl portafolio vigente o los histoacutericos

• Solicitud Portafolio Beneflex - AFCvsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex-Seguro de vida

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX ndash AUXILIO EDUCATIVO HIJOS DE EMPLEADOS UNIANDESD

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CC

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DE

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CN

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6-Asesorar al

colaborador en la seleccioacuten del

portafolio

iquestEl colaborador

requiere asesoriacutea en la seleccioacuten del

portafolio

NO

SI

Correo electroacutenico

4-Enviar correo electroacutenico masivo de apertura

8- Seleccionar

producto ldquoBeneflex Auxilio Educacioacuten ndash Hijos

de empleados UNIANDESrdquo

10- Enviar solicitud

de portafolio para validacioacuten

13- Validar portafolio

Beneflex del beneficiario

iquestInformacioacuten completa y correcta

NO

SI

11- Solicitar

modificacioacuten de portafolio Beneflex

2- Realizar parametrizaciones

requeridas

12- Verificar validaciones de

GHDO sobre solicitud enviada

Correo electroacutenico

9-Revisar el

nombre del beneficiario del

auxilio educativo valor mensual y anual

a pagar

7- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

15- Consultar validacioacuten del

portafolio vigente

iquestDesea crear modificar o

seleccionar una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar seleccionar simulacioacuten anterior

NO

1- Apoyar parametrizaciones

3- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

5- Ingresar a E-Flex

Tener aprobado el auxilio

educativo para hijos de

empleados

14- Enviar

notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de laconvocatoria

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida

publicada en la paacutegina web de GHDO

2 De forma telefoacutenica correo electroacutenico

yo directamente en Compensacioacuten y

Beneficios

El valor anual se calcula

automaacuteticamente

El colaborador puede- Consultar- Guardar- ImprimirEl portafolio vigente o los histoacutericos

• Solicitud Portafolio Beneflex - Auxilio Empleados Uniandesvsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex-Hijos de Empleados Uniandes

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX ndash AUXILIO SALUD (MEDICINA PREPAGADA O PLAN COMPLEMENTARIO)D

IRE

CC

IOacuteN

DE

GE

ST

IOacuteN

HU

MA

NA

Y

DE

SA

RR

OLL

O O

RG

AN

IZA

CIO

NA

LC

OLA

BO

RA

DO

RD

SIT

ndash S

ER

VIC

IOS

DE

TE

CN

OLO

GIacuteA

FINANCIERA

7- Asesorar al colaborador en la

seleccioacuten del portafolio

iquestEl colaborador

requiere asesoriacutea en la seleccioacuten del

portafolio

NO

SI

Correo electroacutenico

5- Enviar correo electroacutenico masivo de apertura

9- Seleccionar

producto ldquoBeneflex Auxilio Salud - Medicina Prepagada o Plan Complementariordquo

15- Enviar solicitud

de portafolio para validacioacuten

18- Validar portafolio

Beneflexdel beneficiario

iquestInformacioacuten completa y correcta

NO

SI

16- Solicitar

modificacioacuten de portafolio Beneflex

3- Realizar parametrizaciones

requeridas

17- Verificar validaciones de

GHDO sobre solicitud enviada

Correo electroacutenico

1- Inscribirse a salud prepaga o complementaria

14- Digitar valor mensual a pagar

y guardar

8- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

20- Consultar

validacioacuten del portafolio vigente

iquestDesea crear modificar o

seleccionar una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar seleccionar simulacioacuten anterior

NO

2- Apoyar parametrizaciones

4- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

6- Ingresar a E-Flex

iquestLa institucioacuten de salud estaacute creada como

acreedor

SI

11- Administracioacuten

de Datos de Acreedores-Proveedores

NO

12- Crear acreedor en el moacutedulo HCM

10- Desplegar lista de

entidades

13- Seleccionar acreedor y

meses en los que se va a realizar el

pago

19- Enviar

notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de laconvocatoria

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida

publicada en la paacutegina de GHDO

2 De forma telefoacutenica correo electroacutenico

yo directamente en Compensacioacuten y

Beneficios

El valor anual se calcula

automaacuteticamente

El colaborador puede- Consultar- Guardar- Imprimir

El portafolio vigente o los histoacutericos

• Solicitud Portafolio Beneflex - Auxilio Saludvsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex-Seguro de vida

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX ndash AUXILIO EDUCACION - EMPLEADOS Y FAMILIARES

DIR

EC

CIOacute

N D

E G

ES

TIOacute

N H

UM

AN

A Y

DE

SA

RR

OLL

O O

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AN

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CIO

NA

LC

OLA

BO

RA

DO

RD

SIT

ndash S

ER

VIC

IOS

DE

TE

CN

OLO

GIacuteA

FINANCIERA

7- Asesorar al colaborador en la

seleccioacuten del portafolio

iquestEl colaborador

requiere asesoriacutea en la seleccioacuten del

portafolio

NO

SI

Correo electroacutenico

5-Enviar correo electroacutenico masivo de apertura a

beneficiarios

9- Seleccionar

opcioacuten ldquoBeneflex Auxilio Educacioacuten

Empleados y Familiaresrdquo

14- Enviar solicitud de portafolio a

GHDO para validacioacuten

18- Validar portafolio

Beneflex del beneficiario

iquestInformacioacuten completa y correcta

NO

SI

16-Solicitar

modificacioacuten de portafolio Beneflex

3- Realizar parametrizaciones

requeridas

17- Verificar validaciones de

GHDO sobre solicitud enviada

Correo electroacutenico

1- Matricularse (o a familiar) a un programa en Institucioacuten educativa

13- Digitar valor mensual a pagar

y guardar

8- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

20- Consultar

validacioacuten del portafolio vigente

iquestDesea crear modificar o

seleccionar una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar seleccionar simulacioacuten anterior

NO

2- Apoyar parametrizaciones

4- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

6- Ingresar a E-Flex

iquestLa Institucioacuten educativa estaacute creada como

acreedor

SI

12-Seleccionar acreedor y

meses en los que se va a realizar el

pago

Administracioacuten de Datos de Acreedores-Proveedores

NO

11- Crear acreedor en el moacutedulo HCM

10- Seleccionar el beneficiario y desplegar lista de entidades

15- Enviar comprobante de estudio a GHDO

Comprobante deestudios

19- Enviar

notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de laconvocatoria

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida

publicada en la paacutegina web de GHDO

2 De forma telefoacutenica correo electroacutenico

yo directamente en Compensacioacuten y

Beneficios

El valor anual se calcula

automaacuteticamente

El colaborador puede- Consultar- Guardar- ImprimirEl portafolio vigente o los histoacutericos

• Solicitud Portafolio Beneflex - Auxilio Empleados y Familiaresvsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex-Auxilio Educacioacuten Empleados y Familiares

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX ndash POacuteLIZA EXEQUIALD

IRE

CC

IOacuteN

DE

GE

ST

IOacuteN

HU

MA

NA

Y

DE

SA

RR

OLL

O O

RG

AN

IZA

CIO

NA

LC

OLA

BO

RA

DO

RA

SE

GU

RA

DO

RA

DS

IT ndash

SE

RV

ICIO

S

DE

TE

CN

OLO

GIacuteA

7- Asesorar al colaborador en la

seleccioacuten del portafolio

iquestEl colaborador

requiere asesoriacutea en la seleccioacuten del

portafolio

NO

SI

Correo electroacutenico

5-Enviar correo electroacutenico masivo de apertura

9- Seleccionar producto

ldquoBeneflex Poacuteliza Exequialrdquo

11- Enviar solicitud de portafolio a

GHDO para validacioacuten

16- Validar portafolio

Beneflex del beneficiario

iquestInformacioacuten completa y correcta

NO

SI

14- Solicitar

modificacioacuten de portafolio Beneflex

3- Realizar parametrizaciones

requeridas

15- Verificar validaciones de

GHDO sobre solicitud enviada

Correo electroacutenico

1- Adquirir poacuteliza exequial con

asesor de aseguradora

10- Digitar valor mensual a pagar

y guardar

8- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

18- Consultar

validacioacuten del portafolio vigente

iquestDesea crear modificar o

seleccionar una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar seleccionar simulacioacuten anterior

NO

12- Enviar novedades a

GHDO

2- Apoyar parametrizaciones

4- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

13- Cruzar novedades

versus sistema

6- Ingresar a E-Flex

17- Enviar

notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de laconvocatoria

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida

publicada en la paacutegina de GHDO

2 De forma telefoacutenica correo electroacutenico

yo directamente en Compensacioacuten y

Beneficios

El valor anual se calcula

automaacuteticamente

El colaborador puede- Consultar- Guardar- ImprimirEl portafolio vigente o los histoacutericos

• Solicitud Portafolio Beneflex - Poacutelizas - Poacuteliza Exequialvsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex-Seguro de vida

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX ndash OTRAS POacuteLIZAS

DIR

EC

CIOacute

N D

E G

ES

TIOacute

N H

UM

AN

A Y

DE

SA

RR

OLL

O O

RG

AN

IZA

CIO

NA

LC

OLA

BO

RA

DO

RD

SIT

ndash S

ER

VIC

IOS

DE

TE

CN

OLO

GIacuteA

FINANCIERA

7- Asesorar al colaborador en la

seleccioacuten del portafolio

iquestEl colaborador

requiere asesoriacutea en la seleccioacuten del

portafolio

NO

SI

Correo electroacutenico

5- Enviar correo electroacutenico masivo de apertura

9- Seleccionar producto

ldquoBeneflex Otras Poacutelizasrdquo

14-Enviar solicitud de portafolio a

GHDO para validacioacuten

17- Validar portafolio

Beneflex del beneficiario

iquestInformacioacuten completa y correcta

NO

SI

15- Solicitar

modificacioacuten de portafolio Beneflex

3- Realizar parametrizaciones

requeridas

16- Verificar validaciones de

GHDO sobre solicitud enviada

Correo electroacutenico

1- Adquirir poacuteliza con aseguradora

13- Digitar valor mensual a pagar

y guardar

8- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

19- Consultar

validacioacuten del portafolio vigente

iquestDesea crear modificar o

seleccionar una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar seleccionar simulacioacuten anterior

NO

2- Apoyar parametrizaciones

4- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

6- Ingresar a E-Flex

iquestLa aseguradora estaacute creada

como un acreedor

SI

12- Seleccionar

entidad y meses en los que se va a realizar el pago

Administracioacuten de Datos de Acreedores-Proveedores

NO

11- Crear acreedor en el moacutedulo HCM

10- Desplegar lista de

entidades

18- Enviar

notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de laconvocatoria

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida

publicada en la paacutegina web de GHDO

2 De forma telefoacutenica correo electroacutenico

yo directamente en Compensacioacuten y

Beneficios

El valor anual se calcula

automaacuteticamente

El colaborador puede- Consultar- Guardar- ImprimirEl portafolio vigente o los histoacutericos

• Solicitud Portafolio Beneflex - Poacutelizas - Otras poacutelizasvsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex-Otras Poacutelizas

FICHA TEacuteCNICA

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX

Macroproceso Talento Humano

Nivel 1 Compensacioacuten y Beneficios

Nivel 2 Administracioacuten del Beneflex y Pactoflex

Coacutedigo PRO-22-2-02-01

Versioacuten 0

Fecha publicacioacuten 09032015

Tipo Documento Ficha teacutecnica

Aporte voluntario a Pensioacuten Voluntaria

Auxilio Bonos de Alimentacioacuten (electroacutenico)

Auxilio Bonos de Alimentacioacuten (papel)

Diacuteas de Tiempo Libre

Fondo Uniandes

Preacutestamo Caja de Compensacioacuten

Seguro de Vida

4 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

0 Elaboracioacuten 09012015 Publicacioacuten 09032015

Ficha teacutecnica Proceso Nivel 3

Documentos

Riesgos

image1png

image2png

RIESGOS

Fecha

UNIANDES

Firmante

Versioacuten No

Unidad Acadeacutemica

Riesgos asociados al proceso

Nombre

Descripcioacuten Victor Andres Caguenas Rubio Detalle y explicacioacuten del riesgo asociado al proceso

Controles

Victor Andres Caguenas Rubio Detalle y explicacioacuten del control enunciado

DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO

Fecha

UNIANDES

Firmante

Versioacuten No

Unidad Acadeacutemica

Actividad

Documento mlbacca1501 Toda informacioacuten o hecho registrado

Clasificacioacuten de consulta del documentoRIP mlbacca1501 Clasificar si el documento es de consulta Restringida Interna oacute Puacuteblica (ver definiciones)

Frecuencia de produccioacuten- Cantidad - (DSMSe) mlbacca1501 Cantidad y frecuencia de produccioacuten o recepcioacuten del documento

Tipo de documento

Ubicacioacuten de almacenamiento(Fiacutesico carpetas del archivo xxx)(Electroacutenico Sistema de informacioacuten XXX) mlbacca1501 Especificar la ubicacioacuten del documento

2

Documentacioacuten soporte

Restringida

Fiacutesico

4

Propuesta teacutecnica

Restringida

Fiacutesico

5

Presupuesto

Restringida

Fiacutesico

6

Carta de compromiso presupuestal

Interna

Fiacutesico

7

Formato a reporte SAP-PSCJ-V1 (PROPUESTA FINANCIERA)

Interna

Fiacutesico

9

Formato de identificacioacuten de la propuesta

Interna

Fiacutesico

15

Formato SIGP Colciencias

Interna

Fiacutesico

16

Formato de legalizacioacuten de la propuesta

Interna

Fiacutesico

DEFINICIONES

R= Restringida Requiere un grado intermedio de reserva ya que su conocimiento y divulgacioacuten por parte de personas no autorizadas puede causar dantildeos a la universidad y a sus miembros Se debe limitar las personas o aacutereas que pueden tener acceso a la informacioacuten

I= Interna Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes

P= Puacuteblica Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes

Restringida

Fiacutesico

Interna

Electroacutenico

Externa

FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No 3DIRECCION DE PLANEACIOacuteN Y EVALUACIOacuteN

Fecha

Ejecutor

Versioacuten No

Aprobador

Consultado

Informado

Macroproceso

Gestionar el Talento Humano

Proceso Nivel 1

Planear el Talento Humano

Proceso Nivel 2

Administracioacuten de beneficios

Verificador

Proceso Nivel 3

Solicitud del producto de Beneflex - Aporte Voluntario a Pensioacuten Voluntaria

Objetivo

Asignar en el marco de la Poliacutetica Beneflex el producto Aporte Voluntario a Pensioacuten Voluntaria

Firmante

Alcance

Desde la parametrizacioacuten de fechas y productos de Beneflex hasta la entrega de reporte y ajuste de portafolios

Coacutedigo

PRO 22-2-02-01

Proveedores mlbacca1501 Actores que suministran las entradas al proceso

Entrada Victor Andres Caguenas Rubio Insumos requeridos para la ejecucioacuten del proceso

NoActividad Victor Andres Caguenas Rubio Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades

Actividad Victor Andres Caguenas Rubio Nombre de la actividad

Descripcioacuten Victor Andres Caguenas Rubio Detalla el Coacutemo es realizada la actividad

Normatividad (Interna Externa) Victor Andres Caguenas Rubio Especifica la normatividad que establece la realizacioacuten de la actividad (Reglamentos poliacuteticas resoluciones decretos etc)

Responsable Victor Andres Caguenas Rubio Cargo que realiza o ejecuta la actividad

Moacutedulo SAP

Transaccioacuten SAP

Documentos

Salida Victor Andres Caguenas Rubio Producto o resultado de la realizacioacuten del proceso

Cliente Victor Andres Caguenas Rubio Actores o grupos de intereacutes que reciben los productos del proceso

mlbacca1501 Actores que suministran las entradas al proceso

Victor Andres Caguenas Rubio Insumos requeridos para la ejecucioacuten del proceso

Victor Andres Caguenas Rubio Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades

Profesor Empleado

Necesidad de seleccionar el producto Aporte Voluntario a Pensioacuten Voluntaria

1

Abrir cuenta AVPV en entidad financiera

Previamente a la seleccioacuten del producto el empleado debe abrir una cuenta de Aportes Voluntarios a Pensioacuten en un fondo de pensiones o entidad financiera

Externa

Profesor Empleado

NA

Soporte de la afiliacioacuten a Pensiones Voluntarias

Portafolio beneflex asignado

Profesor EmpleadoNovedades de noacutemina

2

Apoyar parametrizaciones

Colaborar de forma inmediata cualquier imprevisto que surja en las parametrizaciones a realizarse previas a la apertura de campantildea

NO

Mesa de Servicios - DSIT

HCM

NA

3

Realizar parametrizaciones requeridas

Se parametriza en el sistema11 Las fechas de inicio y cierre de la campantildea 12 La creacioacuten o modificacioacuten de alguna constante para los productos de Beneflex 13 Los textos de los correos electroacutenicos

SI

Administrador E-flex

HCM

NA

4

Definir fecha de inicio y fin de campantildea

Al inicio de cada antildeo se definiraacute la cantidad de campantildeas a realizar y por tanto las fechas de inicio y cierre de cada campantildea

NO

Administrador E-flex

HCM

Correo electroacutenico

5

Enviar correo electroacutenico masivo de apertura a beneficiarios

Se genera de forma automaacutetica una notificacioacuten a todos los empleados de planta cada vez que se abra la campantildea teniendo en cuenta los empleados del infotipo 171

NO

Administrador E-flex

HCM

Correo electroacutenico

6

Ingresar a E-flex

Se ingresa por la paacutegina de Gestioacuten Humana (ghdouniandeseduco) y en la opcioacuten Autoservicio se ingresa el usuario y contrasentildea y luego se selecciona el icono E-flex (Beneficios Flexibles)

NO

Profesor Empleado

HCM

7

Asesorar al profesorempleado en la seleccioacuten del portafolio

Si el profesor o empleado requiere asesoriacutea en la realizacioacuten del portafolio el administrador de E-flex lo orientaraacute personal telefoacutenicamente yo por correo electroacutenico guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida publicada en la paacutegina de Gestioacuten Humana o explicaacutendole el paso a paso para realizar la simulacioacuten y solicitud del portafolio de productos

SI

Administrador E-flex

NA

Correo electroacutenico

8

Crear simulacioacuten(es) de portafolio

El empleado tiene la posibilidad de crear varias simulaciones de portafolio de productos con el fin de solicitar aquella que le sea maacutes conveniente Para crear una simulacioacuten se da clic en el recuadro ldquoNuevardquo simulacioacuten que se encuentra debajo del tiacutetulo ldquoSimulaciones de Portafoliordquo en el recuadro que se habilita debajo del tiacutetulo Simulacioacuten se digita el nombre que se le quiere dar a la simulacioacuten (Ejm SOLICITUD 1 ANtildeO 2014) y se oprime la tecla ldquoEnterrdquo o se pulsa sobre la lupa

NO

Profesor Empleado

HCM

9

Seleccionar producto Beneflex Aporte Voluntario a Pensioacuten Voluntaria - AVPV

91 En el cuadro ldquoProductos de la simulacioacutenrdquo se despliega la lista de productos haciendo clic84 Se selecciona de la lista de productos Beneflex Aporte Voluntario a Pensioacuten Voluntaria y de la lista de subproductos AVPV y se da clic en el botoacuten ldquoAntildeadirrdquo

NO

Profesor Empleado

HCM

10

Desplegar lista de entidades

Al desplegar el campo Entidad se visualizan varias entidadades acreedoras

NO

Profesor Empleado

HCM

11

Administracioacuten de datos de Acreedores- Proveedores

Si la entidad con la que el empleado se afilioacute a Pensiones Voluntarias no se encuentra dentro de la lista que se despliega del sistema se debe crear esta nueva entidad como un Acreedor

SI

Contabilidad

12

Crear acreedoren el moacuteduloHCM

Una vez la entidad es creada como un Acreedor se procede a actualizar la informacioacuten en HCM

NO

Coordinador SAP - GHDO

HCM

13

Seleccionarentidad

Se selecciona la entidad con la que se realizoacute la afiliacioacuten AVPV (EjmldquoCOLFONDOS CLASS INVERSIONrdquo)

NO

Profesor Empleado

HCM

14

Ingresar No Cuenta y valor mensual

141 Registrar en el campo ldquo Cuentardquo el nuacutemero de cuenta o referencia al cual se va a realizar el abono del valor descontado por Beneflex142 En el campo Valor Mensual se registra el valor que seraacute pagado mensualmente a la entidad seleccionada y dar clic en Enter143 Una vez revisada la informacioacuten registrada y si estaacute de acuerdo se da clic en el botoacuten Grabar

NO

Profesor Empleado

HCM

15

Enviar solicitudde portafolio aGHDO paravalidacioacuten

Se da clic en el botoacuten ldquoSolicitarrdquo (ubicado en la parte superior izquierda) y posteriormente clic en ldquoAceptarrdquo la simulacioacuten para terminar el proceso de solicitud

NO

Profesor Empleado

HCM

16

Enviarcomprobante de lacuenta AVPV aGHDO

Si es la primera vez que solicita este producto debe enviar el soporte de la apertura de la cuenta AVPV a Compensacioacuten y Beneficios para que GHDO pueda aceptar la solicitud del portafolio

NO

Profesor Empleado

Copia de la afiliacioacuten a Pensioacuten Voluntaria

17

Solicitarmodificacioacuten deportafolioBeneflex

Si la informacioacuten registrada por el empleado en la solicitud de portafolio no coincide con el soporte de la cuenta AFC el Administrador de E-flex le solicita al empleado la modificacioacuten yo correccioacuten del portafolio

NO

Administrador E-flex

Correo electroacutenico

18

Verificarvalidaciones deGHDO sobresolicitud enviada

Una vez se ha modificado el portafolio de acuerdo a la solicitud del Administrador E-flex hay que estar pendiente del correo de aceptacioacuten del portafolio

NO

Profesor Empleado

NA

Correo electroacutenico

19

Validar portafolioBeneflex delbeneficiario

Si la solicitud de portafolio realizada por el empleado esta correcta se Acepta la solicitud

NO

Administrador E-flex

HCM

20

Enviar notificacioacuten de aceptacioacuten del portafolio

Una vez es aceptada la solicitud se le notifica al profesor o empleado

NO

Administrador E-flex

HCM

21

Consultarvalidacioacuten delportafoliovigente

Cuando la notificacioacuten de aceptacioacuten de portafolio ha llegado al correo electroacutenico el sistema da la opcioacuten de consultar descargar e imprimir el portafolio vigente o los histoacutericos

NO

Profesor Empleado

HCM

Archivo en pdf

Indicadores del proceso

Elaborado por

Jazmiacuten Jaramillo

Revisado por

Andrea Holgado

Aprobado por

Paola Rincoacuten

Constante

es un valor que no puede ser alterado durante la ejecucioacuten de un programa

Infotipo 171

donde se registra si el empleado tiene Beneflex o Pactoflex

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX ndash APORTE VOLUNTARIO A PENSIONES VOLUNTARIASD

IRE

CC

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DE

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RG

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NA

LC

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RA

DO

RD

SIT

ndash S

ER

VIC

IOS

DE

TE

CN

OLO

GIacuteA

FINANCIERA

7- Asesorar al colaborador en la

seleccioacuten del portafolio

iquestEl colaborador

requiere asesoriacutea en la seleccioacuten del

portafolio

NO

SI

Correo electroacutenico

5- Enviar correo electroacutenico masivo de apertura

9- Seleccionar producto ldquo[Beneflex] Aporte Voluntario a Pensioacuten Voluntariardquo

14- Enviar solicitud de portafolio a

GHDO para validacioacuten

18- Validar portafolio

Beneflex del beneficiario

iquestInformacioacuten completa y correcta

NO

SI

16- Solicitar

modificacioacuten de portafolio Beneflex

3- Realizar parametrizaciones

requeridas

17- Verificar validaciones de

GHDO sobre solicitud enviada

Correo electroacutenico

1- Abrir cuenta AVPV en entidad

financiera

13- Ingresar No Cuenta y valor

mensual

8- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

20- Consultar

validacioacuten del portafolio vigente

iquestDesea crear modificar o

seleccionar una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar seleccionar simulacioacuten anterior

NO

2- Apoyar parametrizaciones

4- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

6- Ingresar a E-Flex

iquestLa entidad financiera estaacute creada como

acreedor

SI12- Seleccionar

entidad

Administracioacuten de Datos de Acreedores-Proveedores

NO

11- Crear acreedor en el moacutedulo HCM

10- Desplegar lista de

entidades

15- Enviar comprobante de cuenta AVPV a

GHDO

Comprobante deCuenta APV

19- Enviar

notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de laconvocatoria

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida

publica en la paacutegina web de GHDO

2 De forma telefoacutenica correo

electroacutenico yo directamente en

Compensacioacuten y Beneficios

El valor anual se calcula

automaacuteticamente

El colaborador puede- Consultar- Guardar- ImprimirEl portafolio vigente o los histoacutericos

• Solicitud Portafolio Beneflex - AVPVvsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex-AVPV

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX ndash BONOS DE ALIMENTACIOacuteN (ELECTROacuteNICO)D

IRE

CC

IOacuteN

DE

GE

ST

IOacuteN

HU

MA

NA

Y

DE

SA

RR

OLL

O O

RG

AN

IZA

CIO

NA

LC

OLA

BO

RA

DO

RE

SD

SIT

ndash S

ER

VIC

IOS

DE

TE

CN

OLO

GIacuteA

7- Asesorar al colaborador en la

seleccioacuten del portafolio

iquestEl colaborador

requiere asesoriacutea en la seleccioacuten del

portafolio

NO

SI

Correo electroacutenico

5-Enviar correo electroacutenico masivo de apertura

9-Seleccionar

opcioacuten ldquo[Beneflex] Bonos de

Alimentacioacuten (electroacutenico)rdquo

11- Enviar solicitud de portafolio a

GHDO para validacioacuten

14- Validar portafolio

Beneflex del beneficiario

iquestInformacioacuten completa y correcta

NO

SI

12- Solicitar

modificacioacuten de portafolio Beneflex

3- Realizar parametrizaciones

requeridas

13- Verificar validaciones de

GHDO sobre solicitud enviada

Correo electroacutenico

1- Solicitar bonos de

alimentacioacuten electroacutenico

10- Digitar valor mensual a pagar

y guardar

8- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

16- Consultar

validacioacuten del portafolio vigente

iquestDesea crear modificar o

seleccionar una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar seleccionar simulacioacuten anterior

NO

2- Apoyar parametrizaciones

4- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

6- Ingresar a E-Flex

15- Enviar

notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de laconvocatoria

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida

publicada en la paacutegina web de GHDO

2 De forma telefoacutenica correo

electroacutenico yo directamente en

Compensacioacuten y Beneficios

El valor anual se calcula

automaacuteticamente

El colaborador puede- Consultar- Guardar- ImprimirEl portafolio vigente o los histoacutericos

• Solicitud Portafolio Beneflex - Bonos sodexo elecvsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex-Bonos de Alimentacioacuten Electroacutenico

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX ndash BONOS DE ALIMENTACIOacuteN (PAPEL)D

IRE

CC

IOacuteN

DE

GE

ST

IOacuteN

HU

MA

NA

Y

DE

SA

RR

OLL

O O

RG

AN

IZA

CIO

NA

LC

OLA

BO

RA

DO

RD

SIT

ndash S

ER

VIC

IOS

DE

TE

CN

OLO

GIacuteA

6- Asesorar al colaborador en la

seleccioacuten del portafolio

iquestEl colaborador

requiere asesoriacutea en la seleccioacuten del

portafolio

NO

SI

Correo electroacutenico

4- Enviar correo electroacutenico masivo de apertura

8- Seleccionar

opcioacuten ldquo[Beneflex] Bonos de

Alimentacioacuten (Papel)rdquo

14- Enviar solicitud

de portafolio para validacioacuten

17- Validar portafolio

Beneflex del beneficiario

iquestInformacioacuten completa y correcta

NO

SI

15- Solicitar

modificacioacuten de portafolio Beneflex

2- Realizar parametrizaciones

requeridas

16- Verificar validaciones de

GHDO sobre solicitud enviada

Correo electroacutenico

9- Digitar valor mensual y

distribucioacuten de los bonos

7- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

19- Consultar

validacioacuten del portafolio vigente

iquestDesea crear modificar o

seleccionar una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar seleccionar simulacioacuten anterior

NO

1- Apoyar parametrizaciones

3- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

5- Ingresar a E-Flex

10- Digitar informacioacuten de

persona autorizada para recibir bonos

11- Revisar datos de ubicacioacuten

para la entrega los bonos

iquestDatos incorrectos

12- Solicitar cambio de ubicacioacuten a

GHDO

13- Actualizar ubicacioacuten del colaborador

NO

SI

18- Enviar

notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de laconvocatoria

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida publicada en la paacutegina de GHDO2 De forma telefoacutenica correo electroacutenico yo directamente en Compensacioacuten y Beneficios

El valor anual se calcula

automaacuteticamente

El colaborador puede- Consultar- Guardar- ImprimirEl portafolio vigente o los histoacutericos

• Solicitud Portafolio Beneflex - Bonos de Alimentacioacuten (papel)vsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex-Seguro de vida

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX - TIEMPO LIBRED

IRE

CC

IOacuteN

DE

GE

ST

IOacuteN

HU

MA

NA

Y D

ES

AR

RO

LLO

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GA

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AC

ION

AL

CO

LA

BO

RA

DO

RD

SIT

ndash S

ER

VIC

IOS

DE

TE

CN

OLO

GIacuteA

6- Asesorar al colaborador en la

seleccioacuten del portafolio

iquestEl colaborador requiere asesoriacutea en la seleccioacuten del

portafolio

NO

SI

Correo electroacutenico

4- Enviar correo electroacutenico masivo de apertura

8- Seleccionar producto

ldquoBeneflex Tiempo Librerdquo

11- Enviar solicitud

de portafolio para validacioacuten

14- Validar portafolio Beneflex del beneficiario

iquestInformacioacuten completa y correcta

NO

SI

12- Solicitar modificacioacuten de

portafolio Beneflex

2- Realizar parametrizaciones

requeridas

13- Verificar validaciones de

GHDO sobre solicitud enviada

Correo electroacutenico

10- Digitar el nuacutemero de diacuteas a solicitar y grabar

7- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

16- Consultar validacioacuten del

portafolio vigente

iquestDesea crear modificar o

seleccionar una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar seleccionar simulacioacuten anterior

NO

3- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

5- Ingresar a E-Flex

1- Apoyar parametrizaciones

9- Digitar el nombre del superior que autoriza los diacuteas

libres

15- Enviar notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de laconvocatoria

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida

publicada en la paacutegina de GHDO

2 De forma telefoacutenica correo electroacutenico

yo directamente en Compensacioacuten y

Beneficios

El valor anual se calcula

automaacuteticamente

El colaborador puede- Consultar- Guardar- ImprimirEl portafolio vigente o los histoacutericos

• Solicitud Portafolio Beneflex - Tiempo Librevsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex-Tiempo Libre

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX ndash FONDO UNIANDESD

IRE

CC

IOacuteN

DE

GE

ST

IOacuteN

HU

MA

NA

Y

DE

SA

RR

OLL

O O

RG

AN

IZA

CIO

NA

LC

OLA

BO

RA

DO

RF

ON

DO

UN

IAN

DE

SD

SIT

ndash S

ER

VIC

IOS

DE

TE

CN

OLO

GIacuteA

7- Asesorar al colaborador en la

seleccioacuten del portafolio

iquestEl colaborador

requiere asesoriacutea en la seleccioacuten del

portafolio

NO

SICorreo electroacutenico

4- Enviar correo electroacutenico masivo de apertura

8- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

13- Enviar solicitud

de portafolio para validacioacuten

18-Validar portafolio

Beneflex del beneficiario

iquestRequiere realizar ajuste de portafolio

SI

NO

16-Solicitar

modificacioacuten de portafolio Beneflex

2- Realizar parametrizaciones

requeridas

NO

11- Ingresar a portal Fondo Uniandes y

copiar No de obligacioacuten

FormatosInscripcioacuten

Fondo Uniandes

17-Verificar

validaciones de GHDO sobre

solicitud enviada

iquestEl colaborador estaacute afiliado al

Fondo

5- Asesorar al colaborador sobre

servicios del Fondo Uniandes e

inscripcioacuten

SI

Correo electroacutenico

iquestDesea modificar o seleccionar

una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar Seleccionarsimulacioacuten anterior

9-Seleccionar

producto ldquo[Beneflex] Fondo

Empleadosrdquo y subproducto

NO

12- Ingresar valor mensual y

grabar 20-

Consultar validacioacuten del

portafolio vigente

1- Apoyar parametrizaciones

14- Generar y enviar reporte al

Fondo

15- Reportar novedades a

GHDO

6- Ingresar a E-Flex

3- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

SI10- Ingresar No de obligacioacuten

NO

19-Enviar

notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de lacampantildea

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida

publicada en la paacutegina web de GHDO

2 De forma telefoacutenica correo electroacutenico

yo directamente en Compensacioacuten y

Beneficios

El colaborador puede- Consultar- Guardar- ImprimirEl portafolio vigente o los histoacutericos

iquestConoce el No de

obligacioacuten del creacutedito

• Solicitud Portafolio Beneflex - Fondo Uniandesvsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex-Fondo Uniandes

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX ndash PREacuteSTAMO CAJA DE COMPENSACIOacuteND

IRE

CC

IOacuteN

DE

GE

ST

IOacuteN

HU

MA

NA

Y

DE

SA

RR

OLL

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IZA

CIO

NA

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DE

CO

MP

EN

SA

CIOacute

N

DS

IT ndash

SE

RV

ICIO

S

DE

TE

CN

OLO

GIacuteA

7- Asesorar al colaborador en la

seleccioacuten del portafolio

iquestEl colaborador

requiere asesoriacutea en la seleccioacuten del

portafolio

NO

SI

Correo electroacutenico

5- Enviar correo electroacutenico masivo de apertura

9- Seleccionar el

producto ldquoBeneflex

Preacutestamo Caja de Compensacioacutenrdquo

11- Enviar solicitud de portafolio a

GHDO para validacioacuten

16- Validar

portafolio Beneflex del beneficiario

iquestInformacioacuten completa y correcta

NO

SI

14- Solicitar

modificacioacuten de portafolio Beneflex

3- Realizar parametrizaciones

requeridas

15- Verificar validaciones de

GHDO sobre solicitud enviada

Correo electroacutenico

1- Adquirir preacutestamo con

Caja de compensacioacuten

10- Digitar valor mensual a pagar

y guardar

8- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

18- Consultar validacioacuten del

portafolio vigente

iquestDesea crear modificar o

seleccionar una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar seleccionar simulacioacuten anterior

NO

12- Enviar novedades a

GHDO

2- Apoyar parametrizaciones

4- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

13- Cruzar novedades

versus sistema

6- Ingresar a E-Flex

17- Enviar notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de laconvocatoria

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida

publicada en la paacutegina de GHDO

2 De forma telefoacutenica correo electroacutenico

yo directamente en Compensacioacuten y

Beneficios

El valor anual se calcula

automaacuteticamente

El colaborador puede- Consultar- Guardar- ImprimirEl portafolio vigente o los histoacutericos

• Solicitud Portafolio Beneflex - Preacutestamos caja de compensacioacutenvsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex - Preacutestamo Caja de Compensacioacuten

PRO-22-2-02-01

SOLICITUD PORTAFOLIO BENEFLEX ndash SEGURO DE VIDAD

IRE

CC

IOacuteN

DE

GE

ST

IOacuteN

HU

MA

NA

Y

DE

SA

RR

OLL

O O

RG

AN

IZA

CIO

NA

LC

OLA

BO

RA

DO

RA

SE

GU

RA

DO

RA

DS

IT ndash

SE

RV

ICIO

S

DE

TE

CN

OLO

GIacuteA

7- Asesorar al colaborador en la

seleccioacuten del portafolio

iquestEl colaborador

requiere asesoriacutea en la seleccioacuten del

portafolio

NO

SI

Correo electroacutenico

5- Enviar correo electroacutenico masivo de apertura

9- Seleccionar

producto ldquoBeneflex

Seguro de vida (ampliacioacuten)rdquo

11- Enviar solicitud de portafolio a

GHDO para validacioacuten

16- Validar portafolio

Beneflex del beneficiario

iquestInformacioacuten completa y correcta

NO

SI

14- Solicitar

modificacioacuten de portafolio Beneflex

3- Realizar parametrizaciones

requeridas

15- Verificar validaciones de

GHDO sobre solicitud enviada

Correo electroacutenico

1- Adquirir Seguro de Vida

con aseguradora

10- Digitar valor mensual a pagar

y guardar

8- Crear simulacioacuten(es) de portafolio

18- Consultar

validacioacuten del portafolio vigente

iquestDesea crear modificar o

seleccionar una simulacioacuten anterior

Crear

Modificar seleccionar simulacioacuten anterior

NO

12- Enviar novedades a

GHDO

2- Apoyar parametrizaciones

4- Definir fecha de inicio y fin de

campantildea

13- Cruzar novedades

versus sistema

6- Ingresar a E-Flex

17- Enviar

notificacioacuten de aceptacioacuten del

portafolio

1

1

Cierre de laconvocatoria

1

Automaacutetico a todos los empleados de planta

1 Guiaacutendolo a consultar la guiacutea raacutepida

publicada en la paacutegina de GHDO

2 De forma telefoacutenica correo electroacutenico

yo directamente en Compensacioacuten y

Beneficios

El valor anual se calcula

automaacuteticamente

El colaborador puede- Consultar- Guardar- ImprimirEl portafolio vigente o los histoacutericos

• Solicitud Portafolio Beneflex - Poacutelizas - Seguro de vidavsd
• • Solicitud de portafolio Beneflex-Seguro de vida