CONTROL INTEGRADO DE

CAMBIOS

Ing. Marcos Amasifuen VásquezProject Management Professional -PMI

DEFINICIÓN

Es un Proceso que consiste en:

De los

Revisar todas

las solicitud

es de cambios

Aprobar las

solicitudes de

cambio

Gestionar los

cambios

Entregables

Activos de los procesos de la organización

Documentos del proyecto

Plan par la dirección del proyecto

El objeto de este entregable es documentar los tipos de cambios posibles en el proyecto y el proceso al cual son sometidos desde su solicitud hasta su implementación o no implementación

Características:

• Interviene desde el inicio del proyecto hasta su terminación, de forma paralela al avance del proyecto.

•Mantienen actualizados los planes subsidiarios del proyecto y otros entregables.

• Responde a eventos o incidências.

• Cualquier interesado puede proponer cambios.

TIPOS DE CAMBIO:1. Cambios en el Plan de Proyecto y/o su Alcance

C. en la descripción del alcance del proyecto.

C. en el cronograma o actividades del proyecto.

C. en el presupuesto del proyecto

C. en los indicadores de calidad del proyecto.

C. en los RRHH del proyecto.

Modificación de los riesgos del proyecto.

Cambios que pueden afectar al Plan de Gestión del Proyecto o a sus Planes subsidiarios y/o a su Alcance. Ej:

TIPOS DE CAMBIO:1. Corrección de errores

Pequeños errores en el formato del documento.

Omisión de alguna información de identificación del documento.

Omisión o error en la trascripción de algún dato.

• Cambios debido a omisiones o errores que no afectan al Alcance, ni al Plan de Gestión de Proyecto.• No es necesario someter al

Procedimiento de Control de Cambios (quién detecta el error reporta directamente al autor del entregable y este lo corregirá sin contar con la aprobación).

• El detector del error puede no informar al Project Manager y a los responsables del control de cambios mediante el procedimiento normal de control de cambios si considera que no se ha corregido a tiempo el error.

Comité de Control de Cambios (CCB)

•Responsables de aprobar o rechazar las solicitudes de cambio.•El CCB puede estar compuesto por:• Director del Proyecto. • Responsables de las áreas

del conocimiento (integración, alcance, tiempo, costes, calidad, comunicaciones, RRHH, Riesgos, Adquisiciones , interesados.)

Proceso Control integrado de cambios

¿Qué necesito para

comenzar?

¿Cómo hacer el control

integrado de cambios?

ENTRADAS: Plan de

dirección de proyecto

Informe desempeño

Solicitudes de cambio

HERRAMIENTAS:

Reuniones de control de cambios.

Juicio de expertos.

SALIDAS: APROBACIÓN

de solitudes de cambio.

Actualización del plan y documentación del proyectoCC

B

PASOS A SEGUIR PARA HACER UN CAMBIO AL PROYECTO

1° •Evaluación del impacto

2° •Búsqueda de alternativas

3° •Aprobación por parte del CCB

4° •Ajuste del plan de dirección y de las líneas base

5° •Notificación a los interesados del cambio e impacto

6° •Gestionar el proyecto de acuerdo al nuevo plan

Actividades de gestión de cambio

• Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rápida

• Gestionar los cambios aprobados

• Mantener la integridad de las líneas base

• Revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y correctivas recomendadas

• Coordinar los cambios a través de todo el proyecto

• Documentar el impacto total de las solicitudes de cambio

• Informar a los interesados del impacto del cambio sobre el Proyecto

• Realizar una revisión de todas las recomendaciones de cambio y acciones correctivas y preventivas

• Rechazar aquellas solicitudes de cambio que no se alineen con los objetivos del Proyecto

• Actualizar el Plan para la Dirección del Proyecto y las líneas de base

Ejemplo de aplicación en sus proyectos

El control integrado de cambios para nuestro proyecto de Diseño de Interiores y Exteriores se realizó en la etapa de planificación para la asignación de roles y responsabilidades, ya que algunos integrantes del equipo a un inicio de la etapa de planificación la asignación de responsabilidades no era lo adecuado por lo que el equipo solicito la asignación de nuevas tareas a cambio de otras por lo que el proyect manager evaluando la solicitud de cambio dio el visto bueno.

Ejemplo de aplicación en sus proyectos

El PM en un inicio recolecto los entregables asignados a cada integrante de equipo. Luego de recibir los informes el PM solicito que se tenia que hacer cambios en algunos entregables por lo que el PM tuve que controlar el cambio para que las modificaciones se integren a los otros entregables sin afectar el sentido del contenido que cada entregable tenga relación con los demás.

Importancia del Control Integrado de Cambios

• Es necesario para la aplicación de las acciones preventivas o correctivas para alinear el plan a los objetivos.

• Exige a los participantes analizar y entender el alcance, llevar a cabo las actividades para los entregables.

• Permite medir y monitorear todo los aspectos relacionados a la evolución del proyecto.

• Estimula la creatividad en la búsqueda de soluciones.

• Identifica los factores críticos de riesgo.

• Impulsa el perfeccionamiento de los procesos.

• Promueve las capacitaciones de los integrantes.

• Produce auditorias satisfactorias.

• Genera el fortalecimiento de las relaciones.

• Mejora las condiciones en las contrataciones.

Conclusiones

Cualquier interesado involucrado en el proyecto puede solicitar cambios. Estos cambios pueden iniciarse verbalmente, siempre deben registrarse por escrito e ingresarse al sistema de gestión de cambios y/o al sistema de gestión de la configuración.

Un control de cambios en el desarrollo de un trabajo sincronizado entre todos los integrantes en una constante evolución del desarrollo del proyecto que finalmente la consecuencia debe ser el alcance de la meta con una conclusión exitosa.

El control integrado de cambios permite ejecutar los cambios de manera adecuado y cuidadosa, ya que un cambio no controlado puede traer consecuencias graves para la gestión del proyecto.