28abril gestión del tiempo 5.8 el comercial 5.7

2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DEL TIEMPO

La auto-organización del trabajo


Características del Tiempo

Incomparable : El tiempo es diferente de cualquier otro recurso que el hombre conoce y está habituado a manejar

Individual: Cada persona reparte sus 24 horas diarias de forma personal. Ha de ser hábil para manejar inteligentemente su tiempo en función de sus metas personales

Inelástico: El tiempo no puede acumularse, ni ahorrarse, ni tomarse prestado

Indispensable: Nuestra vida será lo que consigamos fabricar con el tiempo que se nos concede

Insustituible: No cabe sustituir el tiempo por ningún otro

Inexorable: El tiempo fluye inexorablemente en un solo sentido. Todo lo que podemos hacer es utilizarlo a medida que nos va llegando


¿Cuánto vale tu tiempo?

1 mes tiene 160 horas laborales. Piensa en lo que ganas, y mañana cuando te pregunte si me regalas un minuto de tu tiempo

sabrás cuánto vale. Tú eres el programador de tu vida


Imagínate de aquí a 10 años, 20 años…¿cómo te quieres visualizar?

Define cuáles son las metas concretas en cada una de esas fases de la vida. Estas metas marcarán hacia dónde te diriges.

La gestión de tiempo es orientar nuestras actividades diarias hacia nuestras metas


Prejuicios sobre el uso del tiempo

Prejuicio de la actividad. El trabajador más cargado de trabajo es el más eficiente. Se confunden los resultados con la actividad….actividad que no conduce a nada

Prejuicio del hombre orquestra. Si uno sabe hacer bien las cosas, no las delega ni pide ayuda. La sobrecarga de actividades, propias o ajenas, es un peligroso error

Prejuicio de la decisión aplazada. Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. En este caso NO se decide a tiempo o NO SE DECIDE.

Prejuicio del indispensable. Si no lo hago yo, no lo va a hacer nadie. Bajo esta premisa se esconde el miedo a reconocer que no somos indispensables

Prejuicio de ahorrar tiempo. Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles. Se regatea el tiempo a emplear en asuntos difíciles, dándoles un trato superficial. De esta manera nos condenamos a repetir lo que salió mal.

Prejuicio de trabajar contra el tiempo. El tiempo nos presiona, se nos echa encima. Esta en la disculpa de las personas que pierden las riendas de su propio tiempo.


Ley de PARETO o del 80/20

“Lo esencial lleva poco tiempo, lo accesorio mucho”

El 80% de la eficacia de una persona proviene del 20% de lo que hace

Deducimos:

Es necesario distinguir lo esencial de lo accesorio. Las actividades estratégicas de las menos importantes

Se ha de guardar tiempo para lo esencial. Economizar tiempo de lo accesorio

Programar las actividades incluidas en el 20%

Reservar largos períodos de tiempo sin interrupciones para las tareas realmente importantes. Es complicado, difícil trabajar con interrupciones continuas

Hemos de procurar resistirnos a dedicar mucho tiempo al 80% restante, que no contribuye a nuestros objetivos


Ley de CARLSON

LEY DE LAS SECUENCIAS HOMOGENEAS DE TRABAJO

“Todo trabajo interrumpido será menos eficaz y llevará más tiempo que si se efectúa de forma continua”

Concluimos:

No autointerrumpirse. Siempre que podamos debemos terminar el trabajo empezado

Limitar las interrupciones externas al menos en ciertos momentos

Educar a los colaboradores, a los colegas, a los clientes, al jefe…


Ley de PARKINSON

LEY DE LA TENDENCIA A LA AUTOINFLACIÓN DEL TIEMPO DESPERDICIADO

“El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”

De lo anterior se puede concluir:

Razonar en función del tiempo necesario para una actividad y no en función del tiempo disponible, para atribuir una duración aproximada a esta actividad

Nos hemos de fijar plazos, fechas límite, topes.


Ley de ILLICH

LEY DE LA CONTRAPRODUCTIVIDAD DEL TIEMPO INVERTIDO MÁS ALLÁ DE CIERTO UMBRAL

“Más allá de cierto umbral horario, la productividad del tiempo invertido decrece y después es negativo”

De lo anterior deducimos:

Más allá de cierto umbral horario (que cada uno debe fijarse) hemos de saber cuándo para para hacer una cosa

Perseverar sin obstinarse. Rechazar el activismo y el perfeccionismo

Ser consciente de nuestros propios límites


Ley de SWOBODA-FLIESS-TELTSCHER

LEY DE LOS RITMOS BIOLÓGICOS

“Cada hombre está atravesado de múltiples ritmos biológicos”

De lo anterior deducimos:

Hemos de descubrir nuestros ritmos personales y escuchar nuestro reloj interno

Se han de programar actividades estratégicas o de reflexión en momentos de alta forma y actividades de rutina en momentos de recarga o respiración


Ley de FRAISSE

LEY DE LA DIMENSIÓN SUBJETIVA DEL TIEMPO“El tiempo tiene una dimensión objetiva y una dimensión subjetiva o

psicológica que está en función del interés aportado a la actividad ejercida”

“Cuanto más dividida está una actividad, más tiempo parece durar”

“Cuánto más interesante es una actividad, más breve parece”

“El tiempo de espera es siempre demasiado largo”

De lo anterior se puede concluir:

Desconfía de la tendencia espontánea a hacer primero o durante más tiempo lo que te gusta más y no lo más importante

Desconfía de los sesgos personales en la estimación del tiempo pasado y confronta tu evaluación subjetiva del tiempo con evaluaciones objetivas

Hemos de gestionar nuestro tiempo como queramos pero siendo lúcidos en nuestras elecciones personales.


Hagamos un TEST……

CUESTIONARIO SI NO

1. ¿Tiene desordenada la mesa?

2. ¿Prolonga a veces el rato para tomar café o para comer?

3. ¿Da largas a las cosas?

4. ¿Se detiene frecuentemente durante la jornada a charlar con los colegas?

5. ¿Lee artículos que le han tentado cuando debería estar trabajando en otras cosas?

6.¿Realiza llamadas particulares durante las horas de trabajo?

7. Internet: navega sin rumbo, chatea, cadenas de e-mails…

¿Nos interrumpimos a nosotros mismos?


Organización de Largo Plazo a Corto Plazo

Organización a Largo Plazo.

Visión Global

Organización a Medio Plazo

Organización Semanal. Corto Plazo.

Roles Metas PlanesMetas

Horarios

Delegar


Priorización de Tareas

Importante y UrgenteImportante pero NO

Urgente

Urgente pero NO Importante

No Urgente y No Importante

First Things First


Curva de Rendimiento

PAUSA

Pausa de reposo de media jornada (1/2)


Lista diaria de cosas a hacer

Ser realistas. Ser consciente de las limitaciones de tiempo. No programar máscosas de las que realmente se pueden hacer. Lo que realizamos nos estimula,lo que dejamos sin hacer puede cansarnos

Dejar un margen de tiempo. Prever lo inesperado: clientes que llegan tarde,reuniones que se alargan, visitas que se alarga, temas que consumen mástiempo del previsto

Revisar la lista cada mañana antes de empezar a trabajar. Tener la lista a lavista. Consultarla periódicamente durante el día para recordar los objetivos

Si hacemos algo que no estaba en la lista lo añadiremos. Con esto veremos quehemos conseguido más de lo pretendido inicialmente

Antes de realizar cada tarea, ver si puede delegarla o pasarla a otra persona

Nos centraremos más en el rendimiento que en la urgencia. Cada día haremoscosas que nos acercarán a nuestra meta


Planificación y Programación

PLANIFICACIÓN: Consiste en establecer previsiones, para alcanzar los objetivosdeseados, SIN limitarse simplemente a reaccionar ante las circunstancias que sevayan presentando

Compromiso con la decisión tomada

PLANIFICAR es decidir QUÉ se ha de hacer.

PROGRAMAR es decidir CUÁNDO se ha de hacer

Es preferible programar nuestras actividades con FLEXIBILIDAD suficiente parapoder atender temas imprevistos, que sean interesantes para nosotros.

En función del tipo de trabajo, el tiempo que ocupan los imprevistos puede variarde modo importante, y esto debe tenerse en cuenta.

Los Planes a Corto Plazo se establecerán tras los de Medio y Largo Plazo. El procesose inicia a partir de los objetivos establecidos a Largo Plazo. A partir de estos seestablecen objetivos intermedios y para alcanzar éstos se establecen actividadesa corto plazo.


Objetivos

Concretos y específicos

Pocos y muy importantes

Compatibles entre sí

Alcanzables si bien que con dificultad

Medibles, cuantificables en lo posible

Tener plazos y marcas intermedias que faciliten su seguimiento

Estar escritos y ser fácilmente consultables

Según vaya evolucionando nuestra situación evolucionarán los objetivos.Nuestra evolución y desarrollo personal hace variar nuestra evaluación delas cosas

ESTABLECER PRIORIDADES. Ante cada disyuntiva, la prioridad es el factoresencial de decisión


Planificación de la jornada de trabajo

5 Medidas para aumentar la productividad

1. Anotar en un cuaderno cualquier idea, tarea asignada, llamada, proyecto, recado otarea que surja, sin atender a su importancia. Elaborar una Lista Maestra. Un registrocontinuo de “Tareas a realizar”

2. Repasar a diario la Lista maestra. Suprimir y Delegar las tareas que podamos. Anotar lastareas que puedan aplazarse en nuestra agenda. Las tareas inmediatas las anotamos enla lista diaria y las eliminamos de la Lista maestra

3. Confeccionar una lista diaria de mañana con 10 tareas de nuestra agenda o de la listamaestra. Las clasificamos con un número según la prioridad y el esfuerzo que requieren.No programaremos más de 3 ó 4 tareas por día. Las otras tareas las repartiremos entrelas prioridades 2 y 3

4. Evaluar las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad: Alta, Negativa, Media,Baja. Anotaremos al menos una tarea de Alta Rentabilidad y reduciremos las derentabilidad baja

5. Determinar el período de mayor actividad. Le asignaremos tareas de prioridad 1 de lalista diaria. Las tareas no prioritarias las haremos en las horas de baja actividad.

6. Agruparemos las llamadas y las citas en bloques para su realización


¿Quién no quiere mejorar?

Personas con volumen de trabajo inferior al que deberían tener

Falta de voluntad. Planificar nuestro tiempo de forma rigurosa y práctica exige constancia, perseverancia y una buena dosis de disciplina

Inseguridad en el puesto que se ocupa. Asusta delegar, no sea que los subordinados lo hagan mejor. Pretenden hacerlo todo, haciéndose de esta manera imprescindibles. Siempre están escasos de tiempo

“Workholics”. Nunca realizan actividades que no tengan relación con el trabajo

No saber decir NO. Estas personas tienen una necesidad de estar en todas partes y ser “populares” o sentirse imprescindibles.


Enemigos… y cómo hacerles frente

LAS VISITAS que no han sido previamente anunciadas y concertadas

De fuera de la empresa: En estos casos la secretaria actúa como filtro, en su caso, recepción también puede hacer de filtro

Internas: en los casos en que el directivo quiere tener todo bajo control

• Recibir las visitas de pie (no invitarlas a sentarse)

• Saber cortara tiempo una conversación (es todo un mérito y una cualidad)

Fuera de la empresa. Estaremos dónde seamos necesarios, pero si se puede delegaremos


Enemigos….y cómo hacerles frente

EL TELÉFONO

Activa: Atenderlo de forma muy selectiva. Poner filtro

Pasiva: Haces una rigurosa planificación de las llamadas a realizar/recibir y hacerlas en el mismo bloque horario

Cortar amablemente la llamada

Saber decir NO de forma correcta

Reducir el número de llamadas. Evaluar si es necesaria la llamada antes de llamar

Establecer períodos de incomunicación y hacer que se respeten

Averiguar las horas más oportunas para llamar a clientes y otros interlocutores

Llevar un registros de llamadas

Organizar un sistema de devolución de llamadas


EL TECNICO COMERCIAL

El Vendedor Eficaz


Puntos clave para la Eficacia Comercial

DEPENDENCIA

Tener un fin en mente

Ser proactivo Luchar por conseguir sus

“First things First” Retos Personales

INDEPENDENCIA

Negociar en GANAR-GANAR

Comprender y después ser comprendido

Generar Sinergia

INDEPENDENCIA

Mejora continua


Proactividad

Ha de establecer condiciones. Ha de proponer, no ser reactivo. Tener la iniciativa

Hay una relación entre la Proactividad y tener un fin en mente

MotivaciónTener un Fin en Mente

Autoestima

Proyectos Metas

Logros

Salud

RelacionesEconomía

Circulo de laPREOCUPACIÓN

Circulo de laINFLUENCIA

El círculo de

INFLUENCIAha de ser más fuerte

que el círculo de PREOCUPACIÓN


Definir los Factores Críticos de Éxito

Las cosas se hacen 2 veces: a nivel mental y a nivel físico

La VISIÓN precede a la acción

Hemos de definir nuestra MISIÓN personal

VISUALIZAR

Conocernos:

¿Qué tengo?

¿Qué hago?

¿Quién soy?

Identificar nuestras relaciones importantes

Identificar nuestras áreas criticas de éxito

Identificar nuestros factores críticos de éxito para cada área de éxito

Identificar el estatus de nuestros factores críticos de éxito

Registros nuestros Factores Críticos de Éxito


Organización

Establecer prioridades. Clasificar las actividades en:

Normales

Importantes

Urgentes

Organizar nuestra vida, el trabajo, el tiempo

Planificar y prevenir

DISFRUTAR del tiempo

“La vida empieza cada mañana cuando te levantas” (George Burns)

Aprender a VIVIR:

“The things I did yesterday I was in love with yesterday. But that romance is over”

(George Burns)


Sistema de Organización

Priorización de Objetivos

1. Escribir los objetivos a corto y largo plazo

2. Darles una prioridad. Enumerarlos

3. Establecer una relación de tareas para cada objetivo

4. Clasificar las tareas y los objetivos en 3 categorias

A. Tareas importantes y urgentes

B. Tareas importantes o urgentes (no ambas)

C. Tareas rutinarias

5. Revisar la lista de prioridades teniendo en cuenta la clasificación anterior

6. Ver las tareas que requieren ayuda

7. Delegar las tareas que puedan ser delegadas. Eliminarlas

8. Anotar el tiempo estimado de realización del resto de tareas

9. Volver a revisar las prioridades. Solicitar opinión si es necesario

10. Planificar la jornada


Pirámide de la Productividad

Enfoque

LISTA DE TAREAS DIARIAS

METAS INTERMEDIAS

METAS A LARGO PLAZO

VALORES

Cuando el comportamiento está alineado con los VALORES tenemos un control óptimo de los eventos

Tareas A: al menos 1 al díaTareas B ocupan la mayor parte de la jornadaTareas C: Cuando el tiempo lo permita


Conocimiento para Negociar

Buscar y comprender. Saber del cliente antes de ponerse en contacto con él

Saber perdonar (Ho’oponopono). Pensar en positivo

Es preferible actuar y fracasar que no actuar. Del fracaso se aprende

“No es un fracaso es INFORMACIÓN”

Utilizar la Inteligencia Emocional y la Inteligencia Social.

Aprender a controlar las emociones y pensamientos

Desarrollar la AUTOESTIMA propia. Potenciar al YO interior, nuestro POTENCIAL

Negociar bajo la premisa de GANAR-GANAR

Trabajo en equipo:

Si tú pierdes yo pierdo

Si tú ganas TODOS ganamos

Organización. Fijarse una meta cada día

Tener un sistema de seguimiento, control y conocimiento para llegar a los objetivos marcados


Esquema de Negociación

CLIENTE

NEGOCIADOR

Inicio Nivel Mínimo de resistencia

Nivel Ideal de Negociación

Final. Nivel Máximo de resistencia

Nivel inicial deNegociación

Nivel ideal deNegociación

Tramo de detección

Final. Nivel Mínimo

de negociación

Para averiguar los niveles máximos de resistencia del clienteDetectar las necesidades del cliente en los beneficios del producto/servicioPresentar los costes y beneficios. Presentar una propuesta inicial sobre evaluadaSer paciente y propiciar la reflexión del cliente

28abril gestión del tiempo 5.8 el comercial 5.7

Education

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