SECRETARIA PARTICULAR DELPRESIDENTE MUNICIPAL

(25)MANUAL DE ORGANIZACIN

H. Ayuntamiento Constitucional de Fortn 2011 - 2013 1El Avance de Fortn con la Fuerza de Todos

PPRREESSEENNTTAACCIINN..

Los Manuales de Organizacin del Ayuntamiento de Fortn, Veracruz, sibien se han elaborado en cumplimiento de las ordenanzas legales encompetencia, debe sealarse que se han integrado en plenoconvencimiento de que trabajar bajo un esquema regido bajo el principiodel orden, con cargas de trabajo perfectamente definidas y plenoconocimiento de las atribuciones, otorga seguridad laboral a cada uno delos trabajadores, al tiempo que eficientiza el desarrollo de las actividades,evita duplicidad de tareas, abusos de autoridad de las instancias superioresy acciones que impiden desarrollar una carrera de ascenso en la

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administracin pblica municipal: este ltimo mejor conocido como serviciocivil de carrera.

Por su parte, los Manuales de Organizacin, estoy convencido, son loscimientos de la administracin pblica municipal. A nivel mundial, en elejercicio de las funciones de gobierno, no se conoce hoy en da algunainstitucin exitosa, sea pblica o privada, que no haya contado conManuales de Organizacin y procedimientos como sustento fundamentalpara alcanzar sus objetivos y metas establecidas.

En este caso, se ha tenido como cometido establecer las bases de laadministracin municipal de Fortn, Veracruz, no solo pensado en la

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administracin que honrosamente esta a mi cargo, sino en una perspectivade compromiso institucional, en trminos de dejar organizada la casapara que gobiernos posteriores la sigan edificando y orienten sus esfuerzosno a tareas primarias, sino a retos de mayores dimensiones, en fielcumplimiento con el compromiso social que se asume al ser investidocomo alcalde.

Debe destacarse que los Manuales de Organizacin son el resultado de uncompromiso asumido por el Cabildo, la representacin sindical, el personaldirectivo y la alcalda, quienes con una gran entrega participaron en ladelimitacin y asignacin de las cargas de trabajo.

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En muchos de los casos, debe reconocerse, solamente se han oficializadotareas que ya vena realizando el personal; en otros, se han definidoresponsabilidades en la perspectiva de las actividades que se requiererealizar para impulsar un proceso de despegue de la economa,desarrollo social, humano y sustentable del municipio de Fortn.

En el desarrollo de este proceso fuimos sumamente cuidadosos en cuantoasignar tareas en el marco de las atribuciones que corresponden a cadainstancia administrativa, con el propsito de realizar acciones siempre enfiel cumplimiento a los preceptos legales; en su caso, se potencializaronresponsabilidades en la perspectiva de obtener resultados concretos y

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objetivos puntuales, as como realizar actividades susceptibles de serevaluadas.

Coordinar este esfuerzo ha sido sumamente satisfactorio por cuanto hahabido corresponsabilidad laboral; tenemos pleno conocimiento queimpulsar y concretar este proceso en los hechos no ser fcil, pues losmayores adversarios que habrn de vencerse son: la rutina, la apata, laindiferencia, la cultura de la improvisacin versus planeacin, as como elambiente del caos y el desorden, escenario donde se reproducenesquemas de corrupcin, patrimonialismo, ddivas y beneficios personales.

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En su caso, se asume el compromiso de ser firmes en el cumplimiento yrespeto de las cargas de trabajo asignadas, pues se esta en plenoconocimiento que ello asegura la permanencia laboral de los trabajadores,al tiempo que hace ms eficiente la administracin, elimina duplicidad detareas, genera un efecto multiplicador en los resultados y, sobre todo,brinda un ambiente de armona laboral, cumplimiento de objetivos, ascomo metas establecidas y comprometidas con la ciudadana fortinense.Continuamos construyendo los pilares del progreso de Veracruz: un estadoprspero con la fuerza de todos.

Ing. Csar Torrecilla RamosPresidente Municipal

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IINNDDIICCEE..

1. INTRODUCCIN.1.1. Objetivo y alcance del manual.1.2. Como usar este manual.

2. MISIN DE LA ADMINISTRACIN PBLICA MUNICIPAL DEFORTN 2011-2013.

3. VISIN DEL AYUNTAMIENTO AL 2013.

4. MARCO LEGAL.

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5. ESTRUCTURA ORGNICA DE GOBIERNO.5.1. Organigrama con fotos de los Ediles Municipales.

6. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL AYUNTAMIENTO.

7. ESTRUCTURA RGANICA DE LA SECRETARIAPARTICULAR DEL PRESIDENTE MUNICIPAL.

8. FUNCIONES GENERALES Y ESPECFICAS DE LASECRETARIA PARTICULAR DEL ALCALDE.

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11.. IINNTTRROODDUUCCCCIINN..

El Manual de Organizacin es de observancia general; es uninstrumento de informacin, consulta y gua sobre las funciones quetiene encomendadas esta unidad administrativa. A travs de estemanual se definen tareas y se asignan cargas de trabajo con uncriterio de eficiencia, eficacia administrativa y pleno respeto a losderechos de los trabajadores, tanto sindicalizados como deconfianza; es asimismo, el medio para conocer la estructura orgnicay los diferentes niveles jerrquicos que la conforman.

Su consulta permite identificar de manera clara las funciones yresponsabilidades de cada una de las reas que integran dicha

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Direccin; se trata, en todo caso, de evitar la duplicidad de funciones,as como de coordinar el esfuerzo y tareas del equipo decolaboradores, con el fin de alcanzar los resultados positivos de unaadministracin competente, moderna y comprometida con laciudadana en trminos de brindarle servicios excepcionales deatencin, bajo los criterios de calidad, calidez, prontitud, precisin yesmero en el desarrollo de las tareas asignadas.

La elaboracin de los Manuales de Organizacin es unaobligatoriedad de las instancias de gobierno local, establecido en elArtculo 35, fraccin XIV de la Ley Orgnica del Municipio Libre, quecita:

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Expedir los reglamentos de las dependencias y rganos de laadministracin pblica municipal de naturaleza centralizada,manuales de organizacin y procedimientos y los de atencin yservicios al pblico, as como ordenar su publicacin en lostrminos de esta ley.

A todas y cada una de las unidades administrativas les correspondeintegrar sus manuales de organizacin y procedimientos; es unaatribucin que tiene el objetivo de cuidar los intereses del municipio,dado que el Ayuntamiento es la figura administrativa del mismo.

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11..11.. OObbjjeettiivvoo yy aallccaannccee ddeell mmaannuuaall..

La importancia de los Manuales de Organizacin es proporcionar alas dependencias municipales, en una forma detallada, la estructuraorganizacional formal expresada a travs de la sealizacin de lasfunciones, obligaciones y responsabilidades de los distintos puestosque conforman cada una de las direcciones del Ayuntamiento,coordinaciones, instancias de procedimientos administrativosinternos, as como aquellas orientadas a la atencin ciudadana.

En la medida que se establezca un orden y se delimiten actividades,responsabilidades y objetivos, se contar con una administracin

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pblica ms eficaz, capaz de lograr mejores resultados, bajo criteriosde optimizacin de recursos.

El alcance del Manual de Organizacin garantiza el pleno desarrollode los procedimientos que aseguran el cumplimento del PlanMunicipal de Desarrollo, de los objetivos, metas y estrategiasestablecidas; asimismo, su diseo permitir operar un sistema deseguimiento, evaluacin y control de las actividades, tanto de lasrutinarias como de las extraordinarias.

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11..22.. CCoommoo uussaarr eessttee mmaannuuaall..

En los siguientes apartados del presente documento, se incluyeinformacin valiosa sobre la filosofa gubernamental, la misin y lavisin del Ayuntamiento de Fortn 2011-2013; as como el marcolegal que sustenta la actuacin de los servidores pblicosmunicipales dentro de un Estado de Derecho.

Tambin se presentan los organigramas que, de una forma grfica yfcil de entender, expresan las dos estructuras existentes al interiordel Ayuntamiento: la de gobierno y la administrativa. La primera serefiere a los integrantes del Cabildo, quienes cuentan con capacidadde voz y voto en el proceso de toma de decisiones de ndole

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gubernamental. La segunda, define la estructura organizacional delos operadores de la parte administrativa; es decir, precisa laestructura de mando de los funcionarios pblicos, as como suagrupacin por direcciones, coordinaciones o reas de trabajo.

Con esta informacin se procede a describir la organizacin alinterior de cada rea o direccin: su misin, visin y objetivo; lasfunciones generales de la autoridad mxima; las funciones generalesdel personal que colabora en el rea; finalmente, se incluyenexplicaciones sobre los procedimientos generales y los formatosempleados; en su caso, complementados con su respectiva gua dellenado.

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En este sentido, las personas que apenas se integran al equipo detrabajo como todos aquellos que ya laboran en esta direccin,encontrarn en este manual un apoyo de trabajo con respuestasconcisas a los problemas y dudas ms comunes.

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22.. MMIISSIINN DDEE LLAA AADDMMIINNIISSTTRRAACCIINN PPBBLLIICCAA MMUUNNIICCIIPPAALL DDEEFFOORRTTNN 22001111--22001133..

Garantizar la observancia de los derechos y garantasconstitucionales dentro del territorio municipal, impulsando eldesarrollo individual, familiar y comunitario que asegure el progresode la sociedad Fortnense, a travs de una labor gubernamentalordenada, comprometida, eficiente y honesta; una administracintransparente, altamente productiva, moderna, competitiva y conclaros procedimientos de administracin interna y de atencin a laciudadana, siempre bajo los principios de calidad y calidez en elservicio, as como fomentar la participacin ciudadana y la

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autogestin como sustento de una cultura del progreso: el avance deFortn con la fuerza de todos.

H. Ayuntamiento Constitucional de Fortn 2011 - 2013 19El Avance de Fortn con la Fuerza de Todos

33.. VVIISSIINN DDEELL AAYYUUNNTTAAMMIIEENNTTOO AALL 22001133..

Integrar una estructura administrativa altamente eficiente y de grancapacidad de respuesta que sea un referente estatal de excelencia,compromiso social, transparencia, rendicin de cuentas y resultados,frente a los compromisos definidos en el Plan Municipal deDesarrollo; con procedimientos establecidos que garanticen altosmrgenes de productividad en cada una de las reas administrativas,as como adecuados niveles de comunicacin, seguimiento,evaluacin y control de las tareas asignadas; al mismo tiempo quepermita la optimizacin de los recursos disponibles.

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Una administracin con una efectiva cultura de la recaudacin yprocedimientos eficaces de gestin, atencin ciudadana e inversinsocial.

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Constitucin Plitica de losEstados UnidosMexicanos. (18/06/2008)Constitucin Poltica delEstado de Veracruz deIgnacio de la Llave.(Gaceta 21/03/2007)Ley Orgnica delMunicipio Libre. (Gaceta4/08/2011)

Bando de Gobierno yReglamentos municipales

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4.1. Pirmide jurdica1.

Las atribuciones que confieren las leyes sealadas en la pirmidejurdica, a las actividades de la administracin pblica municipal, seamparan en los siguientes Artculos:

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, Artculo115, que seala las atribuciones del municipio y suAyuntamiento.

1 El marco legal o pirmide jurdica considera de forma proyectiva para su aplicacin,todas aquellas reformas que en lo sucesivo se realicen en competencia.

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Ley Federal de Fomento a las Actividades Realizadas porOrganizaciones de la Sociedad Civil (OSC).

Ley General de Desarrollo Social. Constitucin Poltica del Estado de Veracruz de Ignacio de la

Llave, Artculos 68 a 71, referente al municipio y sus funciones. Ley Orgnica del Municipio Libre, en especial los que sealan

las atribuciones del Ayuntamiento, Artculos 34 y 35; de lasfunciones y servicios pblicos municipales, Artculos 92 a 95;as como los Artculos 114 a 123 que trata sobre los derechos yobligaciones de los servidores pblicos municipales.

Adems del Bando de Gobierno; Reglamentos internos y Leyesvigentes en el mbito de competencia Municipal.

55.. EESSTTRRUUCCTTUURRAA OORRGGNNIICCAA DDEE GGOOBBIIEERRNNOO..

PresidenteMunicipal

SecretariaParticular

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7.1. Misin de la Secretaria Particular del Presidente Municipal.Garantizar una eficiente asistencia tcnica al alcalde en su mbito decompetencia y responsabilidad poltica administrativa, as como jefede un gobierno local; as como mantener un enlace eficaz con cadauno de los integrantes del Cabildo y transmitir indicaciones delpresidente municipal a los integrantes de la administracin; prevercon oportunidad situaciones de riesgo mediante el monitoreo demedios de comunicacin pblica y derivada de la atencinciudadana; asimismo, mantener un servicio de calidad y calidez en laatencin a visitantes distinguidos y una actitud diligente y amable enel trato a personas que acudan a las oficinas para realizar algntrmite o requerir informacin propia de la administracin municipal.

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7.2. Visin de la Secretaria Particular del Presidente Municipal.Una secretaria particular eficiente y eficaz en la asistencia al jefe delgobierno local, con gran capacidad de respuesta y sentido deoportunidad en la atencin de los quehaceres pblicos propios de lapresidencia.

7.3. Objetivo de la Secretaria Particular del Presidente Municipal.Apoyar las labores que se realizan en la oficina de presidencia,coordinando las acciones que se delegan a las dependencias de laAdministracin municipal. Atendiendo a la ciudadana en audiencias,controlando la agenda y coordinando el apoyo logstico necesario enla verificacin de eventos de la presidencia municipal.

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8. FUNCIONES GENERALES Y ESPECFICAS DE LASECRETARIA PARTICULAR DEL PRESIDENTE MUNICIPAL.

Funciones generales. Conocer las funciones y atribuciones que le competen al

Presidente Municipal. Canalizar a la ciudadana con el encargado de atencin

ciudadana, para que este los canalice a las direccionesadministrativas correspondiente para la realizacin de sustrmites.

Atender y dar seguimiento a todas las peticiones ciudadanasque se presenten ante la Presidencia Municipal, cuando elAlcalde se encuentre ausente.

H. Ayuntamiento Constitucional de Fortn 2011 - 2013 31El Avance de Fortn con la Fuerza de Todos

Recibir y atender la correspondencia. Presentar en los primeros tres meses de la administracin

entrante sus aportaciones para el Plan Municipal de Desarrollo. Integrar el Programa Operativo Anual (POA) del departamento,

en los ltimos das de diciembre y/o los primeros quince dasde enero.

Llevar a cabo todas las acciones que se requieran parasatisfacer objetivos que demande el alcalde, en el mbito de sucompetencia laboral.

H. Ayuntamiento Constitucional de Fortn 2011 - 2013 32El Avance de Fortn con la Fuerza de Todos

FFuunncciioonneess eessppeeccffiiccaass.. Garantizar un enlace eficiente con los integrantes del Cabildo. Asegurar un flujo de informacin eficiente y eficaz para la

transmisin de instrucciones del alcalde a cada uno de losintegrantes de la administracin municipal.

Canalizar los oficios que llegan a Presidencia Municipal, ascomo llevar un registro de los mismos.

Desempear, en atencin a instrucciones superiores, lasactividades y funciones de la Presidencia.

Organizar la agenda laboral del Presidente Municipal. Asistir al Presidente Municipal sobre su itinerario de trabajo. Recabar informacin previa y oportuna a cada evento o gira

que realice el Presidente Municipal.

H. Ayuntamiento Constitucional de Fortn 2011 - 2013 33El Avance de Fortn con la Fuerza de Todos

Realizar recorridos de evaluacin, en aquellos lugares dondese realizar algn evento con presencia del alcalde, einformarle al Presidente Municipal de los objetivos yprogramacin del evento.

Elaborar fichas tcnicas e informativas antes de cada eventopara el Presidente Municipal.

Apoyar al Presidente Municipal en la elaboracin de su Informede Gobierno.

Permanecer informado de todo lo que se comente o divulguedel Presidente Municipal, o del Ayuntamiento en general, entodos los medios informativos, tales como radio, televisin,prensa y medios electrnicos.

H. Ayuntamiento Constitucional de Fortn 2011 - 2013 34El Avance de Fortn con la Fuerza de Todos

Coordinar y colaborar con las reas de comunicacin y accinsocial para el desempeo de actividades y eventos propios,donde el Presidente tenga participacin.

Apoyar al Presidente Municipal en la asistencia que brinde acualquier dependencia de gobierno federal, estatal ociudadana en general como comits, sociedades,organizaciones, sindicatos; as como dar cumplimiento a loscompromisos que se haya contrado con ellos, en razn deinstrucciones superiores.

Coordinar actividades con quien corresponda para elaborar elitinerario del Alcalde y clasificar la correspondencia.

Recordar diariamente y de manera oportuna al presidente,sobre sus citas y actividades programadas.

H. Ayuntamiento Constitucional de Fortn 2011 - 2013 35El Avance de Fortn con la Fuerza de Todos

Atender a la ciudadana e informar al Presidente sobre losaspectos ms relevantes de la audiencia.

Supervisar cada uno de los eventos en que participar elPresidente, as como coordinarse con otras reasadministrativas, para la implementacin de operativos quegaranticen orden para realizar las actividades.

Estar en comunicacin directa con dependencias estatales enrepresentacin del Presidente Municipal, segn instruccionessuperiores.

Atender las consultas internas que le formulen lasdependencias administrativas del Ayuntamiento, en ausenciadel ejecutivo municipal; posteriormente reportar la informacinal Presidente.

H. Ayuntamiento Constitucional de Fortn 2011 - 2013 36El Avance de Fortn con la Fuerza de Todos

Atender las relaciones pblicas del Presidente Municipal enatencin a indicaciones precisas.

Llevar un registro de los acuerdos y resoluciones que dicte elPresidente Municipal.

Tramitar los asuntos que en forma particular le encomiende elPresidente Municipal.

Mantener actualizado el directorio poltico del Municipio. Desarrollar los proyectos de trabajo instruidos por el Presidente

Municipal. Fungir como enlace de comunicacin entre el Presidente

Municipal y las diferentes reas de la administracin. Realizar todas las dems actividades que le designe el

Presidente Municipal.

H. Ayuntamiento Constitucional de Fortn 2011 - 2013 37El Avance de Fortn con la Fuerza de Todos

Realizar reporte mensual de actividades dirigido al PresidenteMunicipal.