2.4.2 herramientas para la planificación de proyectos (i) · 1 2.4.2 herramientas para la...
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2.4.2 Herramientas para la planificación de proyectos (I)
Project Management Process (PMP)El ciclo de vida de un proyecto
Definición de objetivosDiagrama de flujo
PrecedenciasND
Análisis de alternativasIdentificación de soluciones
Identificaciónde tareas
WBSEstimación de
tiempos
CronogramaCamino critico
Gestión de Recursos
Materiales
Recursoshumanos
Presupuesto
Control
Relación con el Entorno
Comunicación
ConclusiónDocumentación
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Gestión de riesgos
Fase de definición Fase de planificación
Plan de calidad
Fase de ejecución Fase de conclusión
Información
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Antes que nada … ¡un poco de historia!El problema de los puentes de Königsberg (s. XVIII)
Königsberg fue una populosa y rica ciudad de laPrusia Oriental. Hoy en día su nombre es Kaliningradoy pertenece a Rusia. Está situada en las orillas y enlas islas del río Pregel, que en el siglo XVIII estabaatravesado por siete puentes. Es conocida por ser lacuna del filósofo I. Kant (1724-1804), pero en lahistoria de las Matemáticas es famosa por ladisposición de sus puentes que dio lugar a un juego,precisamente en la época de Kant, que atrajo laatención de los más famosos matemáticos del
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momento
El juego consiste en lo siguiente: ¿Es posibleplanificar un paseo tal que se crucen todos lospuentes sin pasar por ninguno más de una vez?
Algunos de los habitantes de Königsberg opinabanque sí y otros que no.
Resolviendo el problemaDibujar un esquema… y las posibles soluciones
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Y la primera solución
Leonard Euler (1707-1783), genio de las Matemáticasnatural de Basilea (Suiza), dio al problema unarespuesta segura: ¡No es posible planificar un paseo
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p g p p pque recorra todos los puentes una única vez!
La investigación que realizó Euler para resolver esteproblema fue presentada en 1736 en la Academia deCiencias de San Pesterbusgo. La obra de Euler puedeconsiderarse como el comienzo de la Teoría deGrafos.
La solución de Euler: los grafos
B
A
B
C
D
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A
C
D
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Ocho años después una riada se llevó uno de los puentes …¿y ahora se puede?
X
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… saltamos al siglo XX; vuelven los grafos en 1957…
1957 Kelly & Walker construyen para DuPontde Nemours una factoría química en Louisvillede Nemours una factoría química, en LouisvilleKentucky
Inventan el CPPS: Critical Path Planning & Schedulling
Y el CPM: Critical Path Method.
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… y casi al mismo tiempo, en 1958, y en dos partes alejadas del planeta …
Proyecto Polaris: transportar misiles nucleares utilizando submarinos
11 billones de $ (¡de la época!)
11.000 proveedores liderados por la Naval Special Projects Office y la LockheadMissile Systems Division
Se desarrolló el método PERT (Program Evaluation and Review Technique)
El primer misil fue entregado en 1961. Lo aprendido se utilizó para gestionar lasmisiones Apollo en la década de los 60. Se llegó seis veces a la luna usando el PERT
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SEMA (Societé d’Economie et Matemàtiques Apliquées) &Compagnie des Machines BULL
Equilibrado de cargas para el armamento de una nave
Se desarrolló el método de los potenciales o método de Roy.
Grafos (I): El diagrama de Gantt
El diagrama de barras o de Gantt es por su simplicidad uno de los diagramas másutilizados para la representación de procesosp p p
El gráfico de Gantt nos muestra las actividades de un proyecto con sus respectivasduraciones, indicando también las fechas referidas al calendario pero no lainterdependencia de unas actividades con otras
Dividimos una hoja de papel en columnas que nos indicarán el tiempo, reservandola primera columna de la izquierda para anotar la descripción del trabajo que se vaa efectuar; luego se trazan líneas horizontales que dividirán los distintos trabajos
Las columnas nos sirven para escribir las fechas mientras que las líneashorizontales nos permitirán trazar las barras de los diferentes trabajos a realizar.
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horizontales nos permitirán trazar las barras de los diferentes trabajos a realizar.
ActividadesIr a la lavanderíaHacer el pedido al supermercadoIr a LaviniaIr al SupermercadoPreparación del pedidoVolver a casaPreparar la cena
21.0017.00 18.00 19.00 20.00
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Grafos (II)
La creciente complejidad de los proyectos y la necesidad de poderlos seguir ycontrolar con asiduidad hizo necesario el desarrollo de herramientas alternativas alcontrolar con asiduidad hizo necesario el desarrollo de herramientas alternativas aldiagrama de Gantt. La realización de grafos y su posterior análisis permite estudiar losproyectos con mayor precisión
Los grafos que se utilizan en la planificación de los proyectos se basan en tres etapas:
1. Construir un modelo del proyecto, descomponiendo sus actividades o tareasen subactividades más pequeñas y menos complejas que puedan serparametrizadas con mayor facilidad, estableciendo la conexión existente entreellas según sus precedencias y simultaneidades
2. Estudiar la duración de cada tarea desde un punto de vista probabilístico odeterminista, determinando la duración del proyecto e investigando qué
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Los grafos o redes, ligando unas actividades con otras, forman diagramas de flujo que, con mayor o menor acierto, representan el proceso de ejecución de un proyecto
determinista, determinando la duración del proyecto e investigando quéactividades son críticas en la realización del mismo
3. Asignar los recursos disponibles, estableciendo el programa, analizando larelación entre el coste total del proceso y su plan de ejecución.
Grafos (III)
Las ventajas de estas técnicas son:
Obli i t l f t i i t d l t iti dObligan previamente al perfecto conocimiento del proyecto, permitiendo que nosanticipemos a los problemas, también permiten aumentar la coordinación entre tareasen proyectos complejos
Permiten conocer los tiempos de inicio y final de las actividades, indicando cuálespodrán plantear mayores dificultades
Permiten una programación detallada, ampliable cuando deseemos un mayordetalle.
Facilitan la comunicación a los distintos niveles jerárquicos
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Permiten un fácil control de lo realizado y, en consecuencia, rectificar las desviacionesque se puedan producir.
No debemos esperar jamás que el análisis de grafos tome las decisiones; estas herramientas son de una gran utilidad pero simplemente nos ayudarán a tomar a
nosotros las decisiones
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Grafos (IV)
Un grafo trata de ser un modelo lo más preciso posible de un proyecto o trabajoque queremos planificar, programar y controlar. Los elementos fundamentales deque queremos planificar, programar y controlar. Los elementos fundamentales deun grafo son dos las actividades y los hitos:
Actividad: Tarea o trabajo que debemos realizar y que consume tiempo yrecursos
Hito: acontecimiento, suceso o etapa que no consume tiempo ni recursos yque es el fin o el principio de una actividad.
DDBB BDLos grafos que se utilizan en la planificación de
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AA EE
DD
CC
BBAB DE
CEAC
en la planificación de proyectos están formados fundamentalmente por dos tipos de símbolos: figuras geométricas
(nodos) y flechas
El método PERT (I)
BD
En los grafos tipo PERT las letrasencerradas en los círculos representan los
Nunca se producirá el hito E hasta que se hayan ejecutado las actividades DE y CE.
Un acontecimiento se ha verificado cuando han terminado todas las actividades queconducen a él
AA EE
DD
CC
BBAB
BD
DE
CEAC
encerradas en los círculos representan lossucesos o hitos del proyecto, mientras quelas flechas representan las actividadesnecesarias para desarrollar el proyecto
Así, las actividades AB y AC no podrániniciarse hasta que haya sucedido el hito A
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conducen a él
Para que una actividad se haya terminado es necesario que todas las actividades quela preceden estén terminadas. Las actividades preceden o siguen a losacontecimientos.
Diremos que tenemos dos actividades en serie (B y D) cuando no puede comenzaruna hasta haber terminado la anterior
Diremos que tenemos dos actividades en paralelo (B y C) cuando ambas puedenrealizarse de forma simultánea.
El método PERT (II)
A un mismo suceso pueden llegar múltiples actividades y de un mismo suceso puedenti últi l ti id d N l t t d l f i hit i i i lpartir múltiples actividades. Normalmente todos los grafos comienzan en un hito inicial
(A) y terminan en un hito final (E)
Los grafos no tienen escala y por lo tanto ni la longitud de las flechas ni el tamaño de loshitos tienen un significado especial, su aspecto estético sólo responde a que tengan lamayor claridad posible
Deberá vigilarse que en el grafo no se produzcan bucles. Estos se producen cuando desdeuna actividad posterior a otra nace un enlace hacia esa otra actividad (por ejemplo, delhito D no puede (debe) salir una flecha hacia el hito A).
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A E
D
C
BAB
BD
DE
CEAC
x
Marco es un ejecutivo de una importante empresa multinacional que,b d b j l ió d h ll d
Ejercicio 10: Marco y Heidi (I)
acostumbrado en su trabajo a la programación de proyectos, ha llevadoa su vida privada algunas prácticas profesionales. Esta tarde tiene quehacer diferentes gestiones y debe organizarse bien o no tendrá tiempopara todo:
No puede salir de casa antes de les 17:30h para ir a buscar la ropa a lalavandería (35 minutos)
Ha de pasar por Lavinia pera comprar un buen vino (45 minutos)
Tiene que ir al supermercado (15 minutos) y hacer la compra (60 minutos)
La vuelta a casa (20 minutos) es previa a la preparación de la cena (90
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La vuelta a casa (20 minutos) es previa a la preparación de la cena (90minutos) que tiene que estar lista antes de la hora prevista de llegada de Heidi(21:30h)
Como Marco cree que no tendrá tiempo para todo, decide encargar lacompra en el supermercado por teléfono (10 minutos) mientras conducecamino de la lavandería
Aunque él no lo sabe, hoy en el supermercado hay problemas depersonal, así que tardarán dos horas en preparar su pedido.
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Ejercicio 10: Marco y Heidi (II)
¿Tendrá que esperar Heidi para cenar?
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Ejercicio 10: Marco y Heidi (III)
¿Tendrá que esperar Heidi para cenar?
Casa17.30
Supermercado
19.40-19.05
Lavinia18.50
Pedido
Lavandería18.05
Casa20.00
Heidi21.30
35 minutos
45 min
15 min
20 min 90 min
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Pedido17.40Pedido Telefónico
10 minutosPreparación pedido
120 minutos
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El método de Roy (I)
Otro tipo muy extendido de grafos (conocidos como el Método de Roy o de lost i l ) l l d t hit ti id d l fl hpotenciales) emplea los nodos para representar hitos y actividades y las flechas para
representar las relaciones entre ellas
Ir a la lavandería35 minutos
Hacer pedido telefónico10 minutos
Preparación pedido120 minutos
Ir a LAVINIA45 minutos
Ir al supermercado45 minutos
Volver a casa20 minutos
Preparar cena90 minutosInicio FIN
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Las dos primeras actividades tienen una relación en su inicio y empiezan a la vez. Marcose desplaza hacia la lavandería a la vez que hace el pedido por teléfono. Marco no podráir a Lavinia hasta que no haya ido a la lavandería. Tampoco podrá volver a casa si no va alsupermercado y si no tienen preparado el pedido, así que tendrá que esperarse.
El método de Roy (II)
Aunque ambos métodos llegan (lógicamente) al mismo resultado, la metodología deaplicación de uno y de otro es diferente:
El método PERT permite, por ejemplo, la aplicación de criterios estadísticosestableciendo para las actividades una duración optimista y una duraciónpesimista … pero es más complejo en su metodología
El método ROY es más sencillo y permite una relación prácticamente directa conel diagrama de Gantt o el diagrama de barras lo que le hace mucho más intuitivo.
ActividadesIr a la lavanderíaHacer el pedido al supermercadoIr a LaviniaI l S d
21.0017.00 18.00 19.00 20.00
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Ir al SupermercadoPreparación del pedidoVolver a casaPreparar la cena
Los programas de mayor difusión, no especializados, y por tanto aplicables a cualquier tipo de proyecto (Por ejemplo el MS Project) están basados en el método de ROY
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El método de Roy (III)
Repasemos cosas que ya conocemos (al menos una parte):
Actividad T abajo o ta ea q e cons me tiempo ec sosActividad: Trabajo o tarea que consume tiempo y recursos
Para programar un proyecto deberemos descomponerlo en subactividades
Esa descomposición debe ser un reflejo lo más fiel posible del proceso real que seseguirá cuando se ejecute el proyecto
El grado de detalle de la descomposición dependerá del horizonte para el queestemos programando, el futuro próximo podrá detallarse más, no así el futuromás lejano
Hito: Suceso o acontecimiento que no consume tiempo ni recursos
Al menos deberemos establecer dos hitos en el proyecto: inicio y fin
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p y y
Normalmente los hitos se emplean para establecer un plan de etapas o cuandoqueremos destacar la consecución de una determinada meta parcial del proyecto.
El método de Roy (IV)
Más sobre actividades:
Acti idades precedentes (de ot a acti idad) aq ellas acti idades q e de alg naActividades precedentes (de otra actividad): aquellas actividades que de algunamanera influyen o afectan de forma directa al inicio o al final de la actividadcorrespondiente
En el ejemplo, no se podrá preparar el pedido en el supermercado si Marco no lorealiza telefónicamente; Marco no podrá preparar la cena sin previamente novuelve a casa
Actividades consecuentes (de otra actividad): aquellas actividades que de algunamanera están influidas o afectadas de forma directa en su inicio o en su final por laactividad correspondiente
á á
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En el ejemplo, si el pedido del supermercado no está listo Marco no podrá volvera casa
Ligadura: Son las relaciones que se establecen entre las actividades y estánrepresentadas en los diagramas de Roy por medio de las flechas
Las ligaduras entre actividades también pueden tener un valor temporal
Puede suceder que, al terminar una actividad, haya que esperar un cierto tiempopara empezar su actividad consecuente.
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El método de Roy (V)
Tipos de ligaduras:
Final Comienzo (FC) La acti idad consec ente no p ede inicia se hasta q e sFinal-Comienzo (FC): La actividad consecuente no puede iniciarse hasta que suactividad precedente esté totalmente terminada o casi terminada (posposición). Esuna de las ligaduras más comunes
No puedo ponerme los zapatos hasta que nome haya puesto los calcetines
En una carrera de relevos el que coge eltestigo debe empezar a correr antes de que elcorredor que se lo entrega pare
A B
A
B
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Comienzo-Comienzo (CC): La actividad consecuente se inicia a la vez que laprecedente o al cabo de un cierto tiempo del inicio de la precedente
Empiezo el proceso de digestión de losalimentos al poco rato de empezar a comer.
B
A
Este tiempo puede ir desde 0 hasta algo menos que la duración del precedente
El método de Roy (VI)
Tipos de ligaduras:
Final Final (FF) El final de la acti idad consec ente no p ede p od ci se antes deFinal-Final (FF): El final de la actividad consecuente no puede producirse antes deque finalice la actividad precedente
Comienzo-Final (CF): La actividad precedente deberá estar comenzada antes deque finalice la consecuente. Es una ligadura que se aplica en muy pocas ocasiones.Es como si durante la ejecución de una actividad necesitáramos que se ejecute una
En una vivienda se puede empezar a pintarantes de acabar de enyesar, pero nunca seacabará de pintar hasta que no se acabe deenyesar
A
B
El final de B nunca podrá producirse antes que el final de A
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Es como si durante la ejecución de una actividad necesitáramos que se ejecute unaparte de otra. La solución más sencilla es descomponer las actividades
Si tenemos un periodo decarencia en un seguro médico,deberemos programar unembarazo (final B) teniendo encuenta nuestro ingreso en elseguro (comienzo A).
A
B BB1 B2
BA1 A2
El principio de A debe producirse antes que el final de BSiempre podremos descomponer las actividades
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El método de Roy … pero también el PERT (I)
Camino crítico
En un mismo proyecto pueden coexistir diferentes procesos de forma paralela yEn un mismo proyecto pueden coexistir diferentes procesos de forma paralela ycasi independiente confluyendo al final
De todos los posibles procesos sólo algunos, normalmente uno, es el quedetermina la duración del proyecto
Al proceso que determina la duración de un proyecto se le denomina caminocrítico
Cuando en un proyecto cualquiera de las actividades que están formando elcamino crítico se desvía aumentando su duración, la duración del proyecto sedesvía en la misma medida.
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El método de Roy … pero también el PERT (II)
Holgura
La holgura de una actividad es la máxima desviación que puede tener la duraciónLa holgura de una actividad es la máxima desviación que puede tener la duraciónde esta actividad sin que afecte a la duración del proyecto
En consecuencia, las actividades que forman el camino crítico no tienen holgura
Existen en general dos tipos de holguras:
o Holguras externas: La actividad podrá iniciarse más tarde o podráterminarse más tarde sin que se vea afectado el proyecto, son las quenormalmente facilitan los programas informáticos
o Holguras internas: Son más difíciles de establecer y son consecuencia de ladefinición de la propia actividad. Es como si diéramos a la actividad unaduración superior a la real
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duración superior a la real.
Actividad P: 30 días
Actividad C: 10 díasCC: 5 días
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Número: Fecha:
Actividad:
La ficha de una actividad tarea (I)
Actividad:Definición pormenorizada de los trabajos que se deben realizar
Medición:(si procede)
Tiempo:(deducido del proceso)
Holgura:
Proceso:
• Aquí se deberán incluir todas aquellas hipótesis o suposiciones en las que hayamos basado nuestros cálculospara estimar el tiempo de la actividad así como los recursos a consumir en la citada actividad. Esto nospermitirá en el futuro revisar y actualizar la duración de la actividad en caso de que se produzcan cambios enel proyecto
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Diagrama de precedentes y consecuentes:
• Se trata de determinar las actividades que afectan a la actividad analizada (precedentes) y las actividadesque se verán afectadas por la actividad analizada (consecuentes).
Preparación pedido120 minutos
Ir al supermercado45 minutos
Volver a casa20 minutos
Preparar cena90 minutos
Número: 005 Fecha: 6 de agosto de 2012
Actividad:
La ficha de una actividad tarea (II)
Actividad:Ir al supermercado a recoger el pedido
Medición:(si procede) 3,5 Km Tiempo:
(deducido del proceso) 45 min
Holgura: 35 min
Proceso:
• Saliendo de LAVINIA cogeré la Ronda del Mig (15 minutos) saldré por el túnel de General Mitre (15 minutos) ypreveo una espera por la densidad del tráfico de 15 minutos más. Total 45 minutos
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Diagrama de precedentes y consecuentes:
Ir a LAVINIA45 minutos
Ir al supermercado45 minutos
Volver a casa20 minutos
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EL CASO ÁLVARO
Identificación de tareas. Fichas
01.Obtener la información de base
02 A i l i bilid d d l 02.Averiguar la viabilidad de la promoción
03.Buscar la financiación necesaria
04.Redactar el proyecto de demolición
05.Redactar el anteproyecto
06.Solicitar el permiso y demoler la casa antigua
07.Solicitar las licencias
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08.Solicitar ofertas para construir
09.Obras de construcción
10.Estrategia de venta
11.Final de obra
12.Células de habitabilidad
13.Postventa.