2080 seleccionar el 10% · contestación de la demanda * sentencia * recurso de apelación *...

208010

2080

2080

SELECCIONAR

EL 10% DE LA DQ

CUMENTACIÓ

N PARA

TRANSFERIR AL ARCHIVÓ HISTÓ

RICO

SELECCIONAR EL 10% DE LA DOCUMENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL

ARCHIVO HISTÓRICO

PR

OC

ESO: A

PO

YO LEG

AL

Hojas 6

III ATENCIÓN A CO

NSULTAS JURÍDICAS*

Solicitud*

Respuesta*

Concepto jurídico

11 REPRESENTACIÓ

N JUDICIAL*

Demanda

*Poder

*Contestación de la dem

anda*

Sentencia*

Recurso de apelación*

Resolución de pago*

Informe de seguim

iento a procesos

•C

ON

CI C

ION

EXTRA

JUD

ICIA

LSolicitud

*Inform

e a solicitante*

Registro de conciliaciones•

Ficha técnica de solicitud*

Citación a comité

*Acta de com

ité*

Oficio envío acta de com

ité*

Poder*

Acta audiencia de conciliación

*Notificación

*Auto

*Resolución de pago

*Auto de cierre de casos

*Auto de archivo

DEFENSORíA DEL PUEBLO

TABLA DE RETENCIÓN DO

CUMENTAL

PRO

CESO

: APO

YO LEG

AL

Hojas

DE

FE

NS

OR

A-A

DE

L P

UE

BL

OC-6-11- o

Á

4941•RELATORIA JURIDICA

*Norm

ograma G

eneral*

Normograrna por área

Normogram

a por fechaNorm

ograma tipo de norm

a

III CONTRATACIÓN•

Aceptación afiliación ARP

Acta de acuerdo

Acta de conciliación

*Acta de bici°

*Acta de liquidación por m

utuo acuerdo

*Acta de reajuste y anexos

*Acta de recibo de bienes

Acta de reiniciación del contrato

Acta de suspensión y anexos

Acta de teminación anticipada y liquidación por m

utuo acuerdo

Adición y anexos

Aficiliación a SGP

afiliación a SGS

Aprobación de garantías

Avisos de prensa

*Cedula de ciudadanía

*Certificado de antecedentes disciplinarios

*Certificado de antecedentes penales DAS

*Certificado de cum

plimiento

•Certificado de disponibilidad presupuestal

*Certificado de existencia y representación

*Certificado de paz y salvo en aportes parafiscales

*Certificado de registro presupuestal

*Certificado decreto 2209 de 1998

*Certificado final de cum

plimiento

•Cesión del contrato y anexos

*Com

unicación contratista perfeccionamiento y ejecución del contrato

*Com

probante entrada da bienes a almacén

Comunicacignes,ARP

*Com

unicaciórt'acentratista

•Com

unicaciO4,e,entes de Control y partes

Comunjcapigpkte contratista

ConstanWprobación planeación

Constanciatoletín responsables fiscalei

*Contrato

*Convenio

*Estudio de conveniencia y necesidad

*Extracto Duc

•Factura

SELECCIONAR EL 10% DE LA DOCUM

ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL

ARCHIVO HISTÓRICO.

1

Formato afillacion ARP

Formato único de hoja de vida

Garantía civil extracontractual

Garantía única

Informe de supervisor

Informe de actividades del contratista

Informe final

Libreta militar

Modificación y anexos

Nit

Oficio remisión extracto DUC a im

prenta

Orden de pago

Orden de servicio

Propuesta seleccionada

Recibo pago DUCR

ecib

o Pa go im

puestos de timbre

Recurso de apelación

Recurso de reposición

Reporte Cámara de Com

ercio

•Requerim

iento / Respuesta a entidades a entidades locales y nacionales

*Resolución de adjudicación

•Resolución de caducidad

*Resolución de liquidación

*Resolución de siniestro

*Resolución de term

inación unilateral

*Resolución im

posición multa

*Resolución incum

plimiento

*Resolución que resuelve recurso de reposición

*Resolución que resuelve solicitud de aclaratoria

*Rut

•Solicitud afiliación ARP

*Solicitud de adición

*Solicitud de cesión

Solicitud de modificación

*Solicitud de suspensión

*Solicitud liquidación anticipada dei contrato

*Solicitud liquidación de contrato

s. Tarjeta profesional

642080

641

23

▪PR

OCESO

S DE SELECCIÓN

E Licitaciones

*Acta com

ité de licitaciones

*Acta conform

ación lista de oferentes

•Acta de apertura del proceso

*Acta de audiciencia de aclaración

*Acta de audiciencia de adjudicación

*Acta de cierre del proceso

*Acta visita técnica

*Adendas

*Aprobación de garantías

*Avisos en prensa

*Cédula de ciudadanía

*Certificado d. 2209 de 1998

•Certificado de antecedentes disciplinarios


*Com

unicación a oferentes no seleccionados

*Com

unicación interna anexando expediente

*Constancia aprobación de planeación

* Envío ofertas para evaluación


* Estudio de mercado y anexos

*Estudios previos y anexos

•Form

ato único de hoja de vida

• Garantía-civil extracontractual

*Garantía única

*Inform

e de evaluación

*Libreta m

ilitar

*Nit

*Observaciones al inform

e de evaluación

*Observaciones al pliego

*Observaciones al proyecto de pliego

*Pliego de Condiciones

*Propuesta

*Proyecto pliego de condiciones

*Recurso de apelación

*Recurso de reposición

*Reporte Cám

ara de Comercio

,* Resolución de adjudicación

*• Resolución de apertura

*Resolución declaratoria desierta

*R

esoloción prorrogar de término

*Solicitud aclaración propuestas

*Soictud de contratación

SELECCIONAR

EL 10% DE LA DO

CUMENTACI • N PARA TRANSFERIR Al.

ARCHIVO HISTÓRICO

DEFENSORÍA DEL P

1AI3LA DE RETENCIÓN D

TAUEBLOO

CUMEN

4:111D

EP

EN

SO

RS

AD

EL P

UE

BLO

208064

E C

ontratación

directa

*Acta com

ité licitaciones

*Acta conform

ación lista de oferentes

*Acta de apertura del proceso

*Acta de audiencia de aclaración

*Acta de audiencia de adjudicación

*Acta de cierre del proceso

*Acta de visita técnica

*M

ondas

*Adición y anexos

*Aprobación garantías

*Avisos en prensa


*certificado d. 2209 dele%



*Com

unicación e oferentes no seleccionados

*Com

unicación interna anexando expediente

*Constancia áprobadón planeacion

*Declaración juram

entada bdme

*Estudio de conveniencia y necesidad y anexos

*Estudio de m

ercado y anexos

*Estudios previos y anexos

*Form

ato único hoja de vida

* Oficio de respuesta a observaciones al pliego

*Oficio de respuesta solicitud aclaraciones propuestas

*Oficio respuesta a observaciones al proyecto de pliego

*Garantía Civil extracontractual

*Garantía única

*Inform

e de actividades del contratista,

*Inform

e de evaluación

*Libreta m

ilitar

*M

odificación y anexos

•Nit

*Observaciones al inform

e de evaluación

*Observaciones al pliego

*Observaciones ai proyecto de pliego

*Pliego de condiciones

*Propuesta

*Proyecto

. pliego de condiciones


.Recurso de reposición

*Reporte cám

ara de comercio


•SELECCIO

NAR EL 10% E LA DOCUM

ENTAC • N PARA TRANSFERIR ALARCHIVO HISTÓRICO

2

.1"

X

•R

esolución de apertura

•R

esolución de prorroga de termino

*R

esolución declaratoria desierta

•Solicitud aclaraciones propuestas

PR

OC

ESO: A

PO

YO LEG

AL

Hojas 6

Universidad Nacional de Colombia Convenio No.295 de 2008

RjEPUBLICA DE CO

LOM

BIA.

DEFENSORÍA DEL PUEBLO

,D

EF

EN

SO

RIA


CUMENTAL

E?. .,'C

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f3, I (. .,?,,

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ojas 2

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.D

. PCTSPCT

PR

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IMIE

NTO

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G401dk: ..-Atcht e

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PR

OC

ED

IMIE

NT

OS

:

206057

ll M

ONITO

RE° DE MEDIO

S*

Solicitud de información

*Respuesta a solicitud de inform

ación

*Estadística m

onitoreo de medios

,iAnálisis de noticias

2a

xSELECCIO

NAR EL 10% DE LA DO

CUMENTACIÓ

N PARAtRANSFERIR AL ARCHIVO

HISTÓRICO

---

206066

1 PUBLICACIO

NES INSTITUCIONALES

*Solicitud de publicación

*Respuesta a solicitud de inform

ación*

Texto final

28

xSELECCIO

NAR EL 10% DE LA DO

CUMENTACIÓ

N PARATRANSFERIR AL ARCHIVO

HISTÓRICO

i

206019

•CO

MUNICACIÓ

N PÚBLICA*

Solicitud de emisión de inform

ación

*Com

unicado de Prensa*

Noticias Defensorfa*

Pronunciamiento

*Invitación

*Registro fotográfico

*BocetoCitación

28

xSELECCIO

NAR EL 10% DE LA DO

CUMENTACIÓ


HISTÓRICO

•

206060

,

U O

RGANIZACIÓ

N DE EVENTOS INSTITUCIO

NALES*

Solicitud de apoyo*

Invitación*

Envío de material inform

ativo*

Plan de trabajo*

Lista de responsables*

Registro fotográfico! videos

-'.*Listado de asistencia

*Evaluación de evento

SEL

EC

CIO

NA

R E

L 10%

DE

LA

DO

CU

ME

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AC

IÓN

PA

RA

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SFER

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IVO

HIST

ÓR

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Com

unicacioones.xlsPágina 1

PR

OC

ES

O: C

OUNICACIO

NESH

ojas 2

111 AD

MIN

ISTR

AC

IÓN

DE

IMA

GÉ

N C

OR

PO

RA

TIV

A

*Solicitud de apoyo

*Envío de parám

etros y recomendaciones

*M

aterial gráfico

SELECCIONAR EL 10%

.DE LA DOCUM

ENTACION PARA TRANSFERIR

AL ARCHIVO HISTÓ

RICO2060

03

MA

NE

JO D

E IN

FO

RM

AC

IÓN

PO

R IN

TE

RN

ET

Comunicado de prensa

Texto baseInform

e de eventoNoticia diaria

Jefe de Archivo

de Dependencia

206033

11 EST

RA

TE

GIA

S PU

BL

ICIT

AR

IAS

Solicitud de necesidadPlan de com

unicacionesBocetoPropuestaLibretoSolicitud de difusiónCronogram

a de entrevistasForm

ato de entrevistaRegistro fotográficoRegistro fílm

icoSeguim

iento a la difusión

2SELECCIO

NAR EL 10% DE LA DOCUM

ENTACIÓN PARA TRANSFERIRAL ARCHIVO

HISTÓRICO

8

•

2060SELECCIO

NAR EL 10% DE LA DO

CUMENTACIÓ

N PARA TRANSFERIRAL ARCHIVO

HISTÓRICO

542

8

CONVENCIO

NES:

•= PRO

CEDIMIENTO

o = SUBPROCEDIM

IENTO

= REGISTRO

CT C

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SERVAC

IÓN

TOTAL

E = ELIMINACIÓ

NM

= MICRO

FILMACIÓ

N5 t 5

€cr

es4 ION

Firma responsable :

Universidad Nacional de Colombia Convenio No.295 de 2008 Fecha:

.4vC

omunicacioones.xls

Págtna 2

FE

NS

OR

, ÍAD

EL

rio,1

1.1

-3;

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REPUE3LICA DÉ COLOMBIAD

EFENSO

RÍA D

EL PUEBLO

TABLA DE RETENCIÓ

N DOCUM

ENTAL

SELECC

ION

AR EL 10%

DE LA D

OC

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ENTAC

IÓN

PARA

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SFERIR

AL ARC

HIVO

HISTÓ

RIC

O

SELECC

ION

AR EL 10%

DE LA D

OC

UM

ENTAC

IÓN

PARA

TRAN

SFERIR

AL ARC

HIVO

HISTÓ

RIC

O

GESTIÓN DE ANTEPROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO

* Solicitud de información

Anteproyecto de presupuesto* Anteproyecto del M

arco de Gasto

Oficio rem

isorio

205041

2e

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

ENTACIÓN PARA TRANSFERIR

AL ARCHIVO HISTÓ

RICO

01 PRO

CED

IMIEN

TO

o = SUIPRO

CEDIMIENTO

= REGISTROCT CO

NSERVACIÓN TO

TAL

E 2

ELIMINACIÓN

M = M

ICROFILM

ACIÓN

S = SELECCIÓN

2050

2050

PRO

CESO

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ECC

ION

AM

IENTO

ESTRA

TÉGIC

OH

oja 1

PRO

CEDIMIENTO

Smr.~.11~

~~

~~

Firma responsable :

Fecha:


Jefe de Archivo

121040

8SELECCIO

NAR EL 10%•

AD

TOEVA

LUA

CI • N

DE

LA G

ES

TION

Informe de A

utoevaluación de la Gestión.

*Plan de T

rabajo de Evaluación de la G

estión.

DE LA DOCUM


ARCHIVO HISTÓ

RICO

104038

•E

VA

LU

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IÓN

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GU

IMIE

NT

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PLA

NE

S DE

ME

JOR

AM

IEN

TO

*p

rograma de evaluación y seguim

iento al Plan de Mejoram

iento

*Inform

e de hallazgos

*R

espuesta de hallazgos

*R

egistro de no conformes

*M

apa de Riesgos

*Solicitud de prórroga

*Inform

e de auditorio interna

*R

emisión de Plan de M

ejoramiento

*C

onformidad de plan de M

ejoramiento

*E

videncia de cumplim

iento

*A

juste de Plan de mejoram

iento

*inform

e de avance trimestral y m

ensual

*C

ronograma de actividades

*R

emisión de hallazgos

•* Program

a de actividades

*Inform

e de Seguimiento

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

F.bITACIÓN PARA TRANSFERIR AL

ARCHIVO HISTÓ

RICO

1040SELECCIO

NAR EL 10% DE LA 00CUM

ENTACiON PARA TRANSFERIR AL

ARCHIVO HISTÓ

RICO1

11

AC

CIO

NE

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NT

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S

*Inform

e

*R

emision de inform

e

*Form

ato 1 Plan Mejoram

iento Institucional

*M

atriz Acciones de M

ejoramiento

*Form

ato 2 avance del plan de mejoram

iento institucional

2e

104037

2•

EV

AL

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SISTE

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DE

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BL

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*Plan de T

rabajo

*1.ista de chequeo de procedim

iento contable

*inform

e de recomendaciones

*inform

e de !valuación del sistema control interno contable

*Inform

e final

*R

emisión de inform

e

*Form

ato 1 Plan de mejoram

iento

*Solicitud elaboración plan de m

ejoramiento

*A

cciones de mejora

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM


ARCHIVO HISTÓ

RICO

1

PR

OC

ES

O: E

VA

LUA

CIÓ

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GU

IMIE

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jas 3

1 04074

SEGUIMIENTO A LA ADM

INISTRACIÓN DEL RIESGO2

8SE

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EL

10% D

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*Program

a de trabajoT

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HIST

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*M

atriz de Seguimiento

*M

apa de Riesgos

*E

valuacion y Seguim

iento a la Adm

inistración del Riesgo

*lnsturctivo para la elaboracion de la m

atriz del seguimiento

*M

odelo para elaborar la matriz del R

iesgo

*inform

e de seguimiento a los riesgos

«Form

ato 1 Plan de Mejoram

iento Institucional

*A

cta de Com

ité de Coordinación de C

ontrol Interno.

,R

emisión

1040C

OR

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DE

NC

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XSELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUMENTACION PARA TRANSFERIR AL

*R

ecibo de documentacion /inforrnacion general

ARCHIVO HISTÓRICO

*E

nvio de documentación finfom

iacion general

104011

• AUDITORIA INTERNA

SEL

EC

CIO

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L 10%

DE

LA

DO

CU

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IÓN

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A

*Program

a Anual de A

uditoria Interna.TR

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L A

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HIV

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ICO

*A

cta de aprobación del Prograrna Anual de A

uditoría.

*Plan de auditorio. interna

*E

ncuesta de evaluación del sistema de control interno.

*C

omunicado plan de auditoría.

Instructivo de arqueo de caja menor

*M

atriz de Acciones deSeguim

iento

*Inform

e ejecutivo de auditoria interna

*Inform

e detallado de auditoría interna

Acta de A

rqueo de caja menor

Hoja de trabajo

Formato 1 -plan de m

ejoramiento institucional

Modelo plan de m

ejoramiento Institucional

Formato 2 avance del plan de m

ejoramiento institucional

Informe de evaluadon del sistem

a de control interno de la D,R

.

0111440

DE

FE

NS

OR

ÍAD

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REPUBLICA DE COLO

MBIA


TAB

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jas 3

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CIO

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CEDIMIENTO

O = SUBPROCEDIM

IENTO

= REGISTRO

CT = CONSERVACIÓ

N TOTAL

E = ELIMIN

ACIÓ

N

M = M

ICR

OFILM

ACIÓ

N

S r. SELECC

IÓN

Universidad Nacional de Colombia Convenio No295 de 2006

Firma responsable :

104013

AU

TOE

VA

LUA

CIÓ

N D

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ON

TRO

L2

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CIO

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L 10% D

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DO

CU

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RIR

AL

AR

CH

IVO

HIS

TÓR

ICO

Plan de trabajo de autoevaluación

Encuesta

Informe de autoevaluación

Rem

isión de recomendaciones

Informe de autoevaluación del control

Solicitud de ajustes

Formato 1 P

lan de mejoram

iento

Mejora continua

•SELECCIO

NAR EL 10% D

E LA DOCUM

ENTACION P

AR

A TR

AN

SFE

RIR

AL

104035

EVALUAC

IÓN

DE LA

AU

STE

RID

AD

DE

L GA

STO

2A

RC

HIV

O H

ISTÓ

RIC

O•

Cronograma de evaluación de austerídaddel gasto

Informe de austeridad de dependencia

Solicitud de informe

Informe de austeridad para Contraloría

Remisión de inform

e

Requerimiento

Respuesta a requerimiento

Plan de mejora

Acciones de mejora

A

REPUBLICA DE COLO

MBIA

DEFEN

SOR

ÍA DEL PU

EBLO

TABLA DE RETENCIÓ

N DOCUM

ENTALDErtN SO MA

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pniacIdimigkTos . . -

..:

203045

INCLUSION DE BIENES

A LA PÓLIZA D

E SEGUROS

GENERALES DE LA ENTIDAD

Solicitud de inclusiónFactura

*Com

probante de ingresoSolicitud de cotizaciónSolicitud de .m

odificación de CDP

Solicitud de CDPSolicitud certificado de m

odificación

*Autorización

*Cuenta de cobroSolicitud de ajustes

*R

emisión cuenta de cobro

2e

itSELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUMENTACIÓN PARA

TRANSFERIR .AL ARCHIVO HISTÓRICO

.

20300139

11 EXCLUSI. N DE BIENES DE LA POLIZA DE SEGUROS

Solicitud de exclusión*

Comprobante de egreso

*O

ficio de exclusión*

Certificado de modificación

Solicitud de ajustes

28

xSELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUMENTAC1ON PARA

TRANSFERIR AL ARCH1v0 HISTÓRICO

203046

gi IN

CLU

SIÓN

DE FU

NC

ION

AR

IOS EN

LA PÓLIZA DE

SEGURO

S DE VIDA,

*Form

ulario asignación de beneficiarios

*Rem

isión de formulario

Solicitud de ajustes.

28

xSELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUMENTACIÓN PARA

TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO

2030 .82

"

iii TRAMITE DE SINIESTROS GENERALES

*Inform

e de pérdida dañoo hurto

*DenunciaCom

probante de responsabilidades en proceso

*C

ertificado de inventarlos*

Informe de siniestro a Com

pañía de seguros

*Decisión de Com

pañía*

Apelación de decisión•

Respuesta a veeduría*

Liquidación de siniestro

*Inform

e a beneficiario•

Remisión de denuncia

2e

x—

SELECCIONAR EL 10% DE LA DOCUMENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL

ARCHIVO HISTÓRICO

Página 1

Hojas 10

,T1T

. REPUBLICA DE COLO

MBIA

DEFEN

SOR

ÍA DEL PU

EBLO

TABLA DE RETENCIÓ

N DOCUM

ENTALt> ert:1•45C

>rtíAO E. tN

•-•.`n:41

PR

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O: G

ES

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AD

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ISTR

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A

CODiG

O

20300778

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM


ARCHIVO HISTÓ

RICOSINIESTRO

DE VEH CULOS

Informe de siniestro

Rem

isión de informe de siniestro

Solicitud de ajuste de informe

Rem

isión de informe a corredor de seguro

Formato de siniestro

Informe de corredor de seguro

Formulario de aceptación del servicio

Constancia de ingreso del vehículo

Oficio de rechazo de servicio

Formulario aceptación de servicio

Liquidación de siniestro

Rem

isión de liquidaciónInform

e final

20300518

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM


ARCHIVO HISTÓ

RICO•

COM

ISIONES

*Plan anual de viáticos

*Solicitud CDP

*CDP

*Form

ato Solicitud de comisión

*Aprobación de solicitud de com

isión

*Solicitud de tiquetes

*Resolución de com

isión

*Solicitud de registro presupuestal

*Registro presupuestal

*Relación de tiquetes aéreos

*Form

ato legalización de viáticos

*Resolución revocatoria de com

isión

*Resolución aclaratoriaInform

e de evaluación del plan anual de compras

2

20300148

28

▪ING

RESO DE BIENES AL ALM

ACÉN PARA DEVOLUCIÓ

N AL

COM

ODANTE

*Orden de com

praContrato de donación

*Contrato de Com

odato

*Solicitud concepto técnico

*Concepto técnico

*Factura

*Rem

isión de producto

*Com

probante de ingreso

*Com

probante de egreso*

Remisión de factura

*O

ficio remisorio

*Solicitud de inclusión a póliza de bienes devolutivos

SELECCIONAR EL 10% DE LA DO

CUMENTAC • N PARA TRANSFERIR AL

ARCHIVO HISTÓ

RICO

Página 2

PR

OC

ESO

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-203001

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1.0

GESTIÓ

N

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314

: 1X.•,-

AJMERCANCÍAS

Solicitud*

Resolución

*Cuadro análisis

r*

Solicitud

*Reporte de

*eporte en

elan anual

*lan anual

1

eRem

isión

AD

MIN

ISTRA

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REPUBLICAD

EFENSO

RIA

TABLA DE RETENCIÓ

N

"PROCEDIM

IENTOS Y SUBPRO

CE01~0..

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11

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-- •

*I

•

DEL ALM

ACÉN

GENERAL

de distribución de presupuesto

de necesidades

reporte de ejecución presupuestal

ejecución presupuuestai

el SIAF IIde necesidades

de reposición de mercancías

de plan anual de necesidades

DE

••

DEL.1

8

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..„ :4151/1 7=

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CO

LOM

BIA

PUEBLO

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"11

Hojas10 •

PROCED1

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NT

AC

I • N P

AR

A T

RA

NS

FE

RIR

AL

AR

CH

IVO

HIS

TÓ

RIC

O

20300147

Il INGRESO

DE BIENES AL ALMACÉN

*O

rden de compra

eContrato de donación

Contrato de Comodato

*Solicitud concepto técnico

*Concepto técnico

Factura*

Remisión de producto

*Com

probante de ingreso

eCom

probante de egresoe

Remisión de factura

*O

ficio remisorio

eSolicitud de inclusión a póliza de bienes devolutivos

8

'

XS

ELE

CC

ION

AR

EL

10% D

E L

A D

OC

UM

EN

TA

C • N

PARA TRANSFERIR AL

AR

CH

IVO

HIS

TÓ

RIC

O

20300149

•

sia

INe

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•B8

lelel

.1 CO

MO

DA

TO

*DevoluciónRem

isión de información

eSolicitud concepto técnico

*Concepto técnico

*Rem

isión del bien

*Form

ato de traslado•

*Com

probante de ingreso

28

xS

ELE

CC

ION

AR

EL

10% D

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A D

OC

UM

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TA

CI

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AR

A T

RA

NS

FE

RIR

AL

AR

CH

IVO

HIS

TÓ

RIC

O

20300614

111 BA

JA D

E BIENES

*Solicitud de baja de bienes

*Lis

ta de bienes a dar de baja

*Convocatoria a com

ité de bajas

*Traslado del bien

*Solicitud de concepto técnico

*Concepto técnico

*Reintegro del bien al Alm

acén

. *Acta de Com

ité*

Remisión de form

ato de reintegro

28

xSELECCIONAR E

L 10%

DE

LA

DO

CU

ME

NT

AC

I • N PARA T

RA

NS

FE

RIR

AL

AR

CH

IVO

HISTÓ

RIC

O

Página 3

PR

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ES

O: L'›E

L PU

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DIGO u1:rI"v1,-o

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GESTIÓ

N

REPUBLICADEFENSO

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TABLA DE RETENCIÓ

NE, F31. O

"x .4x

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AD

MIN

ISTRA

TIVA

Ro

ctoim

iEN

T01. Y $(1900 ~

1~

0-

,-z '. ,

.., ....:-.'',1',,

1 BAJA DE BIENES DEVO

LUTIVOS PO

R PÉRDIDA, DAÑO O

HURTO

*Inform

e de hurto daño pérdida

*Denuncia

*Com

probante de responsalidades

*Acta de baja

*Rem

isión de acta

*Repone de valor en libros

*Depreciación del bien

*Rem

isión de reporte y depreciación

*O

ficio remisorio

DE

2

DE

L

e

CO

LOM

BIA

PUEBLO

DO

CU

MEN

TAL-x

Hojas 10

1,

,•

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

ENT*N PARA TRANSFERIR Al.

ARCHIVO HISTÓRICO203006

.n.r

15

sPeT

20300669

REINTEGRO

DE BIENES DEVOLUTIVO

S

*Inform

e devolución del bien*

Solicitud concepto técnicoConcepto técnico

*Form

ato de traslado*

Remisión form

ato de traslado*

Comprobante de ingreso

28

XSELECCIO

NAR EL 10% DE LA DO

CUMENTACIÓ

N PARA TRANSFERIR AL

ARCHIVO HISTÓ

RICO

20300681

1'A

•:1

D• LU

10•

Alo

I

NECESIDADES DE MANTENIM

IENTO

Cronograma de verificación

*Rem

isión de cronogramas

*Form

ato de toma física

*Inventario

*Reporte de inventario

*Solicitud ubicación del bien

*Rem

isión de inventario para firma

*Relación de bienes para m

antenimiento

*Solicitud de bienes para m

antenimiento

*Rem

isión de relación d bienes para mantenim

iento

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

ENTAC • N PARA TRANSFERIR ALARCHIVO

HISTÓRICO

20300330

'

II ELABO

RACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CO

MPRAS

Solicitud de necesidades

*Recepción de necedades

*Diagnóstico de necesidades

*Plan anual de necesidades

*Plan anual de com

pras

*Acta Com

ité*

Remisión de Pian Anual de Com

pras

*Resolución adopta PAC

aRegistro Cise

*Inform

e de seguimiento*

Solicitud de justificacióna

Solicitud de ajuste de PAC

2a

,XSELECCIO

NAR EL 10% DE LA DO

CUMENTACIÓ

N PARA TRANSFERIR AL

ARCHIVO HISTÓ

RICO

Página 4

203p03

REPUBLICA DE COCÓ

MBIA

DEFEN

SOR

ÍA DEL PU

EBLO

TABLA DE RETENCIÓ

N DOCUM

ENTALD

EF

EN

SO

RS

AD

L P

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O

PR

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ES

O: G

ES

TIÓN

AD

MIN

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ATIV

A

PR

OC

ED

IMIE

NTO

S Y

SU

RIM

OC

g SINIESTROS GENERALES

Informe de pérdida daño o hurto

Denuncia*

Comprobante de responsabilidades en proceso

*Certificado de inventarios

*Cotización

*Rem

isión de informe de pérdida daño o hurto

*O

bjeción*

Liquidación de siniestro*

Factura1n

1n•~

1n

111.~..1n

1••n•

111 O

RD

EN

DE

CO

MP

RA


•Acta de acuerdo

*Acta de conciliación

*Acta de inicio

*Acta de liquidación por m

utuo acuerdo

Acta de reajuste y anexos


Acta de reiniciación del contrato

Acta de suspensión y anexos

•Acta de term

inación anticipada y liquidación por mutuo acuerdo

eAdición y anexos

Aficiliación a SGP

*afiliación a SG

S

•Aprobación de garantías

*Avisos de prensa



*Certificado de antecedentes penales DAS

*Certificado de cum

plimiento

*Certificado de disponibilidad presupuestal


Certificado de paz y salvo en apodes parafiscales

eCertificado de registro presupuestal

Certificado decreto 2209 de 1998


plimiento

*Cesión del contrato y anexos

•Com


eCom

probante entrada de bienes a almacén

eCom

unicaciones ARP

*Com

unicación a contratista

•Com

unicación a entes de control y partes

*Com

unicación de contratista

eConstancia aprobación planeación

eConstancia boletín responsables fiscales

*Contrato

Convenio

Designación de supervisor

Estudio de conveniencia y necesidad

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

ENTARCHIVO HISTÓRICO

TRANSFERIR AL.

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM


ARCHIVO HISTÓ

RICO

Ho'as 10

N PARA

2Página

•• Factura

*Form

ato afiliación ARP

Formato único de hoja de vida

*G

arantía civil extracontractual

Garantía única

*. Inform

e de supervisor

*Inform

e de actividades del con/alista

*Inform

e final

*Libreta m

ilitar

*M

odificación y anexos

*Nit

*O

ficio remisión extracto DUC a im

prenta

*O

rden de pago

* Orden de servicio

*Propuesta seleccionada

*Recibo pago DUC

*Recibo pago im

puestos de timbre


*Recurso de reposición

*Repone Cám

ara de Comercio

*Requerim


*Resolución Com

isión de servicios


*Resolución de caducidad

*Resolución de liquidación


*R

esolución determinación unilateral

*Resolución im

posición multa

Resolución incumplim

iento



*Rut

*Solicitud afiliación ARP


*!Solicitud de cesión

*Solicitud de m

odificación


*Solicitud de viáticos

Solicitud liquidación anticipada del contrato

Solicitud liquidación de contrato

*Tarjeta profesional

•Térm

inos de referencia definitivos

Página 6

Página

PR

OC

ES

O: G

ES

TIÓN

AD

MIN

ISTR

ATIV

AH

o'as 10

ORDEN DE SERVICIO


*Acta de acuerdo

*Acta de conciliación

*Acta de inicio

Acta de liquidación por mutuo acuerdo

,Acta de reajuste y anexos


*Acta de reiniciación del contrato

•Acta de suspensión y anexos

*Acta de term

inación anticipada y liquidación por mutuo acuerdo

*Adición y anexos

*Aficiliación a SG

P

*afiliación a SG

S

*Aprobación de garantías

*Avisos de prensaCedula de ciudadanía

•Certificado de antecedentes disciplinarios

•Certificado de antecedentes penales DAS

eCertificado de cum

plimiento

•Certificado de disponibilidad presupuestal

•Certificado de existencia y representación

•Certificado de paz y salvo en aportes parafiscales

Certificado de registro presupuestal

*Certificado decreto 2209 de 1998


plimiento

Cesión del contrato y anexos

*. Com


*Com

probante entrada de bienes a almacén

*Com

unicaciones ARP

*Com


*Com

unicación a entes de control y partes

*Com


*Constancia aprobación planeación

*Constancia boletín responsables fiscales

eContrato

*Convenio

*Designación de supervisor


*Extracto Duc

*Factura

*Form

ato afiliación ARP

*Form

ato único da hoja de vida

Garantía civil exlrecontractual

*G

arantía única

*Inform

e de supervisor

*Inform

e de actividades de! contratista

Informe final

*Libreta m

ilitar

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

ENTAC • N PARA T,RANSFERIR AL

ARCHIVO HISTÓ

RICO

•R

EPUBLICA DE COLO

MBIA

DEFEN

SOR

ÍA DEL PU

EBLO


CUMENTAL

Ho

jas 10

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o 1.9 E

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ES

O: G

ES

TIÓN

AD

MIN

ISTR

ATIV

A

Oficio rem

isión extracto DUC á imprenta

*O

rden de pago

*O

rden de servicio

*Prepuesta seleccionada

*Recibo pago DUC

*Recibo pago im

puestos de timbre


Recurso de reposición

Reporte Cámara de Com

ercio

•Requerim


•Resolución Com

isión de servicios


*Resolución de caducidad

•Resolución de liquidación


*Resolución de term

inación unilateral

*Resolución im

posición multa

*Resolución incum

plimiento



*Rut



•Solicitud de cesión

*Solicitud de m

odificación


*Solicitud de viáticos

Solicitud liquidación anticipada del contrato

Solicitud liquidación de contrato

Tarjeta profesional

Términos de referencia definitivos

20300158

•M

OVIM

IENTO

S DE A

LMA

CÉ

N

•Com

probante de entrada de elementos devolutivos

*Com

probante de salida de elementos devolutivos/

•Com

probante de entrada de elementos de consum

o

•Com

probante de salida de elementos controlables

*Com

probante de reintegro de elementos devolutivos

*C

omprobante de reintegro relem

entos de consumo

▪Com

probante de bajas

*Balance general de em

presas de servicios públicos

*Com

probante de traslado de bienes

•Resolución de baja de bienes

•Conciliación

•Relación de com

probantes

•Reporte de saldo m

ensual

SE

LE

CC

ION

AR

EL

10% D

E LA DO

CUMENTAC • N PARA TRANSFERIR AL

X A

RC

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ICO

8

Página 8

2e

2e

2e

2Página

• DE

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IN:S

C:).11ÍA

014, ry

loto

REPUBLICA DE CO

LOM

BIAD

EFE

NSO

Rk D

EL PU

EB

LO

TABLA DE RETENCIÓ

N DOCUM

ENTAL

PR

OC

ES

O: G

ES

TIÓN

AD

MIN

ISTR

ATIV

A

203007

203001

203006

203003

05

76 51

Inventario general semestral por Area y por cuentadante

*Com

probante anulación entradas

*Com

probante anulación salidas

*Balance consolidado de alm

acén e inventarias

*Balance de alm

acén

Balance de inventarlos

*inventario físico de bienes

Inventarlo físico de bienes en bodega

*Com

probante de salida de elementos de consum

o

Autorización de cambio de toner

▪INVENTARIO

INDIVIDUAL DE BIENESInventario Individual

' Comprobante de salida de elem

entos controlables

*Com

probante de reintegro de elementos devolutivos

*Com

probante de traslado de bienes

*Com

probante de bala desde el servicio

Comunicaciones de inventarlos

▪ADM

INISTRACIÓN DE BIENES M

UEBLESCertificados de tradición y libertad

Escrituras

*Requerim

iento ¡respuesta entidades locales y nacionales

Resolución de transferencia

Registro del inmueble

•SEG

URO DE BIENES

•Rem

isión de información

Solicitud de información

Cotización

*Certificado de disponibilidad presupuestal

Novedad de inclusión póliza de seguros

*Solicitud de cdp

*Anexo a m

odificación póliza

Informe de siniestro de funcionario y anexos

*Inform

e de siniestro a compañía de seguros

Comunicación de decisión de com

pañía de seguros

Comunicación de sspd a proveedor

*Recibo a satisfacción por reposición de bienes

•Resolución por deducible

*Seguro obligatorio soat

*Pago final de siniestro

III 'ADMINISTRACIÓ

N DE VEHÍCULOS

Factura

Cotización

Impuestos

*M

anifiesto de aduana

*Form

ulario de traspaso

Recibo oficial de ingreso

*Inventario de vehiculo

-fSELECCIONAR El. 10%

DE LA DOCUM


ARCHIVO HISTÓRICO

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM


ARCHIVO HISTÓ

RICO

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM


ARCHIVO HISTÓ

RICO

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM


ARCHIVO HISTÓ

RICO

PR

OC

ES

O: G

ES

TIÓN

AD

MIN

ISTR

ATIV

A

pnoc Itongraps

Página 10

REPUBLICA DE CO

LOM

BIAD

EFENSO

RíA D

EL PUEBLO

TABLA DE RETENCIÓ

N DOCUM

ENTAL

PR

OC

ES

O: G

ES

TIÓN

AD

MIN

ISTR

ATIV

A

1111 A

DM

INIS

TR

AC

IÓN

DE

SE

RV

ICIO

S P

ÚB

LIC

OS

Factura

*Cotización

Certificado de disponibilidad presupuestal

*Registro presupuestal

*O

rden de pago

Reporte

*Autorización de publicación

*Com


*Com


*Suscripción

*Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal

Solicitud registro presupuestal

CONVENCIO

NES:

• r. PROCEDIM

IENTO

O = SUBPFtOCEDIM

IENTO

= REGISTRO

CT C

ON

SERVAC

IÓN

TOTAL

E = ELIMIN

ACIÓ

N

M M

ICR

OFILM

AC

IÓN

= SELECCIÓN

203003

Firma responsable :

Fecha:

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM


ARCHIVO HISTÓ

RICO


DE

PE

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tlE

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31.-P

.

Página 11

Or.F

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CESO

: GESTIÓ

N D

EL TALEN

TO H

UM

AN

O

REPUBLICA DE COLO

MBIA

DEFEN

SOR

ÍA DEL PU

EBLOTABLA DE RETENCIÓ

N DOCUM

ENTAL

Hojas

PRCEDØM

ENTQS

201017

28

201053

1090

3

•CAPACITACIÓ

N INSTITUCIONAL- CAPACITACIO

N*

Estudio técnico de necesidades de capacitaciónEstudio de oportunidad

*Estudio de m

ercado•

Matriz de Necesidades de Capacitación.

*Acta aprobación del Plan Institucional de Capacitación.

*Rem

isión de Plan institucional•

Plan institucional de capacitación*

Solicitud de capacitación•

Respuesta a solicitud*

Acta Consejo Académ

ico*

Solicitud renovación crédito educativo*

Lista de participantes*

Acta de comprom

iso* Solicitud elaboración de contrato*

Informe de inasistencia

*Certificado de cum

plimiento

Acción de mejora

NOM

INA Y PRESTACIONES SO

CIALES - LIQUIDACIO

N•

DE NÓM

INA*

Solicitud informe ejecución presupuestal

*Inform

e ejecución presupuestal*

Solicitud ajuste presupuestal*

Solicitud de trámite presupuestal

*Novedad de personal

*Nóm

ina*

Resumen de Nóm

ina*

Solicitud de CDP*

CDP para pago de nómina.

•Archivo plano para pago de nóm

ina.*

Reporte de liquidación de cesantías*

Remisión liquidación de cesantías

Informe de nóm

inaRem

isión de informe

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

ENTACIÓN PARA

,TRANSFERIR AL ARCHIVO

HISTÓRICO

SELECCIONAR UNA M

UESTRA DEL. 10% INVO

LUCRANDO DIFERENTES

NIVELES DE CARGO

S EXISTENTES EN LA ENTIDAD PARA TRANSFERIRAL ARCHIVO

HISTÓRICO

201001

EF

EN

SC

)11.1

A.

1:3!1"1

.41131.0

REPUBLICA DE COLO

MBIA

DEFEN

SOR

ÍA DEL PU

EBLO


CUMENTAL

PRO

CESO

: GESTIÓ

N D

EL TALEN

TO H

UM

AN

OH

ojasr

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM


ARCHIVO HISTÓRICO

ig CARRERA ADMINISTRATIVA CO

NCURSO- CO

NVOCATO

RIA YSELECCIÓ

N DE PERSONAL

*Plan de Vacantes.

*Inform

ativo de Vacantes.

*Solicitud de nom

bramiento.

*solicitud de proceso de selección

•Cronogram

a del Proceso de Selección

*Acuerdo de convocatoria de Concurso para llenar vacante.

•Aviso de acuerdo

*Cuestionario de evaluación

*Lista de elegibles

*Resolución de lista de elegibles

*Lista de Inscripción de Aspirantes

*Resolución con Lista de Adm

itidos / Rechazados a Concurso

•Resolución de resultados prueba de conocim

ientos*

Recurso de Reposición

Oficio Confirm

ando Puntaje de Evaluación

*Resolución m

odificatoria de lista de admitidos / Rechazados

*O

ficio. de Novedad de Personal

*Contrato de Selección de Personal

*Resolución de nom

bramiento

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM


ARCHIVO HISTÓRICO

NS

OM

AgL P

Li5

11-R

.•

TIÓN

DEL TALEN

TO H

UM

ANO

Hojas 6

GES

PROCE

SELECCUNA M

UESTRA DEL 10% INVOLUCRANDO DIFERENTES

NIVELES DE CARGOS EXISTENTES EN LA ENTIDAD PARATRANSFERIR Al. ARCHIVO

HISTÓRICO

9010

REO

ISTRO

Y CO

NTR

OL-H

ISTOR

IAS LABOR

ALES201001

83

OM

BIAU

EBLO

OCUM

EN

REPUBLICA DE CO

LD

EFENSO

REA D

EL P

TABLA DE RETENCIÓ

N DTA

*Acta de posesión

*Acta de gradoAceptación del cargo

*Aceptación afiliación ARP

*Actualización de carrera adm

inistrativa*

Afiliación administradora de riesgos profesionales

*Afiliación em

presa de pensiones y cesantias•

Afiliación empresa prom

otora de salud*

Cedula de ciudadanía*

Certificado de antecedentes disciplinarios*

Certificado de antecedentes penales -das*

Certificado de estudio*

Certificado laboral*

Certificado medico de aptitud física

*Com

unicación administradora de fondo de pensiones

*Com

unicación ARP*

Comunicación com

isión libre nombram

iento*

Comunicación de com

isión de estudios*

Comunicación de com

isión de servicios*

Comunicación de encargo o asignación de funciones

*Com

unicación de horas extras o compensatorios

•Com

unicación de incentivos*

Comunicación de nom

bramiento

*Com

unicación de permisos

*Com

unicación de traslado*

Comunicación de vacaciones

Comunicación evaluación del desem

peño o calificación del servicioCom

unicación incorporación*

Comunicación indagación o investigación disciplinaria

*Com

unicación licencias*

Comunicación prorroga nom

bramiento

.* Comunicación providencias judiciales

*Com

unicación reintegro*

Com

unicación resolución de retiro del servicio

*Com

unicación eps•

Declaración juramentada de bienes

Declaración juramentada sobre existencia o no de inhabilidades para

cargos públicos*

Derecho:de petición de interés particular y/o interés general*

Diploma

'13

Hojas 6

PR

OC

ESO: G

ESTIÓN

DEL TA

LENTO

HU

MA

NO

-C D

it4.

7.-

•-

PCT., SPC

T.

•Entrega de cargo

*Evaluación

*Form

ato para consignación sueldo•

Formato único hoja de vida

*G

rupo sanguíneo*

Incapacidad*

Inscripción carrera administrativa

*Invitación a capacitación

*Libreta m

ilitar*

Recurso de reposición*

Referencias•

Requerimiento / respuesta solicitud capacitación

*Resolución abandono de cargo

*Resolución acepta renuncia

•Resolución aplazam

iento de vacaciones*

Resolución ascenso•

Resolución asignación de funciones*

Resolución autorizando vacaciones•

Resolución beneficiario de capacitación*

Resolución comisión de estudios

*Resolución com

isión de serviciosResolución com

isiones para desempeño de cargos libres de

nombram

iento*

Resolución coordinación•

Resolución cumplim

iento sentencias judiciales*

Resolución encargo*

Resolución horas extras o compensatorios

•Resolución inscripción escalafón carrera adm

inistrativa.* R

esolución Insubsistencia*

Resolución interrupción de vacaciones*

Resolución li cencia de paternidad

REPUBLID

EFENS

TABLA DE RED

EFF..N

SO

RÍA

t>1.1. PU

LBLO

'4t A

CA

DE C

OLO

MB

IAO

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EL PUEBLO

TENC1ÓN DO

CUMENTAL

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CESO

: GESTIÓ

N D

EL TALEN

TO H

UM

AN

OCO

DIGO

20100136

a•

y201002 •

162

a

Resolución liquidación y pago de vacaciones en dinero*

Resolución nombram

iento*

Resolución plan de emergencias

*Resolución prorroga de com

isión*

Resolución prorroga licencia ordinaria*

Resolución que otorga incentivos*

Resolución que resuelve recurso de reposición*

Resolución reconocimiento de prestaciones

*Resolución reintegro al servido

*Resolución retiro

*Resolución retiro de cesantías Fondo privado

*Resolución suspensión de vacaciones

*Resolución traslado

*Resoluciones de incorporación

*Respuesta derecho de petición


*Solicitud de adjudicación de incentivos

*Solicitud de inform

ación*

Solicitud de vacaciones*

Solicitud de viáticos*

Solicitud prorroga para posesión*

Tarjeta profesional*

Solicitud de vacaciones*

Solicitud de viáticos*

Solicitud prorroga para posesión*

Tarjeta profesional

UCARRERA ADM

INISTRATIVA-EVALUACIÓN DEL DESEM

PEÑO•

Formato de Concertación y Evaluación del Desem

peño*

Solicitud de concertación de objetivos*

Remisión de concertación de objetivos

*Solicitud de evaluación

*Declaración de im

pedimento

*Resolución resuelve im

pedimento y recusación

*Designación de evaluador

*Evaluación Parcial o Sem

estral.*

Remisión de Calificación

•Recurso de Reposición en subsidio de apelación

*Notificación

*Citación

•BIENESTAR SO

CIAL- BIENESTARSOCIAL LABO

RAL

*Diagnóstico de necesidades

*Plan y cronogram

a de actividades*

Aprobación de programa anual

*Solicitud de CDP

*Solicitud d contratación

*Convocatoria

•Recibido a satisfacción

*Acciones de m

ejora

SELECCIONAW

EL 10% DE LA DOCUM

ENTACIÓN PARA TRANSFERIR ALARCHIVO

HISTÓRICO

SE

LEC

CIO

NA

R E

L 10%.DE LA DO

CUMENTACIÓ

N PARA TRANSFERIR ALARCHIVO

HIS

TÓR

ICO

POCEQ

I•

*Resolución licenda ordinarias

PRO

CESO

: GESTIÓ

N D

EL TALEN

TO H

UM

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OHojas

201002 CO

DIG

O;,

•,POT.

pRortum

iEttros irtorpR

oceamiltirr

73BIENESTAR SO

CIAL-SALUD OCUPACIO

NAL

*S

olicitud de información

Respuesta a solicitud

*Inform

e de gestión

*A

cta de reunión

Formato afiliación ARP

*Program

a de salud ocupacionalAprobación program

aAjustes a program

a de Salud Ocupacional

*Evaluación de cum

plimiento

*Plan de em

ergencia*

Panorama de factores de riesgos

*Reglam

ento de higiene y seguridad industrial*

Formato de inscripción copaso

*Análisis de puesto de trabajoResolución com

ité de salud ocupacional

•BIENESTAR SO

CIAL-INCENTIVOS

*Resolución plan de estím

ulos e incentivos*

Convocatoria de participaciónInscripción de funcionarios por nivelForm

ato de preselección*

Acta Comité de preselección

*Resolución de m

ejores servidores*

NotificaciónEvaluación de cum

plimiento de plan de estím

ulos

OrP rEZ

TO

NE

S :

•= PRO

CEDIMIENTO

O= SU

BPRO

CED

IMIEN

TO

REGISTRO

CT = CONSERVACIÓ

N TOTAL

= ELIMINACIÓ

NM

= MICRO

FILMACIÓ

N

S =SELECC

IÓN

20102

8SELECCIO

NAR EL 10% DE LA DO

CUMENTACIÓ

N PARA TRANSFERIR ALA

RC

HIV

O H

ISTÓR

ICO

Firma responsable :

Jefe de Archivo

-a-, ter P

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Fecha:


,PikócEotmlektos

SELECCIONAR EL 10% DE LA DO

CUMENTAC • N

PAR

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AL2

ARCHIVO HISTÓ

RICO

_..

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1

04I

DEFEN

SOR

ÍA 4EL PUEBLO

TABLA DE RETENCIÓ

N DOCUM

ENTAL.

DM

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DÉL PUEBLO

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O:

GE

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IÓN

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20300467

1 REC

EPCIÓ

N Y D

IREC

CIO

NAM

IENTO

DO

CU

MEN

TALE

LEC

ON

AR

EL 10%

DE

LA D

OC

TRANSFERIR AL ARCHIVO

HISTÓRICO

MENTAC

PARA

*Planilla de transferencia de docum

entos recibidos*

Estadística mensual

20300412

•ENVIO

DOCUM

ENTAL2

aX

XS

ELE

CC

ION

AR

EL 10%

DE

LA D

OC

UM

EN

TAC

IÓN

PA

RA

I

.*Planilla de envío

TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓ

RICO

*Estadística de envío

20300261

...O

RGANIZACIÓ

N Y CONSERVACIÓ

N DOCUM

ENTAL DEE M

ATERIAL BIBLIO

GR

ÁFICO

28

XX

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LEC

CIO

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R E

L 10% D

E LA

DO

CU

ME

NTA

CIÓ

N. P

AR

ATRANSFERIR AL ARCHIVO

HISTÓRICO

6101

3 'Tablas de retención documental

*Encuesta estudio unidad docum

ental*

Cuadro de clasificación*

Flujos documentales

*Inventario de docum

entos en su estado natural

*Solicitud actualización TRD

*Tabla de Retención Docum

ental*

indicea

Acta de Comité de archivo

20300261

021:1 Transferencias docum

entales2

ax

SE

LEC

CIO

NA

R E

L 10% D

E LA

DO

CU

ME

NTA

CIÓ

N P

AR


HISTÓRICO

*Cronogram

a de transferencias*

Instructivo*

Acta de entrega*

Solicitud de prórroga

*Inventario docum

ental*

Solicitud de orientación técnica*

Constancia de asesoría

20300261

03O

Elim

inación docu mental

2e

'x

CULMINADO

LOS TIEM

POS DE RETENCIÓ

N, SE CONSERVAN

EN

FOR

MA

PE

RM

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SU

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.

*Acta de elim

inaciónC

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ES

TIGA

CIÓ

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FINE

S D

ERESPALDO

Y CONSULTA, UTILIZANDO

EL MICRO

FILM.

-

20300223

z CO

NSULTA Y PRÉSTAMO

DOCUM

ENTAL2

8X

XS

ELE

CC

ION

AR

EL 10%

DE

LA D

OC

UM

EN

TAC

IÓN

TRANSFERIR AL ARCHIVO

HISTÓRICO

PARA

*Planilla control de préstam

o*

Estadística*

Solicitud de préstamo

*Devolución de préstam

o

•203002

22ill C

ON

SULTA Y PR

ÉSTAMO

DE AR

CH

IVO H

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ICO

28

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L 10% D

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CU

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CIÓ

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AR

A

N*

Planilla control de préstamo


RICO

*Estadistica

*Solicitud de préstam

o*

Devolución de préstamo

CONVENCIONES:

1 = PROCEDIMIENTOFirm

a responsable :r"

.

0• SLIBPROCEDIMIENTO

e

Jefe ..

...„•

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.REGISTRO

CT = CONSERVACIÓN TOTAL

E . ELIMINACIÓN

frJefe

• Depen

da

*A = m

iCROFILmACIÓN

S ., SELECCIÓN

Fecha:

204001

02,42

203

42

SELECCIONAR

EL 10% DE LA DO

CUMENTACI N PARA


2

DE

MN

SO

RtA

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PR

OC

ESO: G

ESTIÓN

FINA

NC

IERA

REPUBLICA DE CO4O

MBIA



CUMENTAL

4242

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

ENTACION PARA


RICOG

ESTIÓN PR

ESUPUESTAL

11 Cuota de auditaje.Resolución ordenatoria de pagoCertificación de disponibilidad presupuestalResolución ord.enatoria de pago

204001Ejecución presupuestal

Informe trim

estral para la Contraloría General de la República

Informe anual para la Contraloría G

eneral de la República

Informe m

ensual para el Ministerio de Hacienda

Informe trim

estral para el Ministerio de Hacienda

Informe presupuestal

Oficio rem

isorio

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

ENTACION PARA


RICO

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

ENTACIÓN PARA


RICO204001

20400142

04z Program

ación presupuestal

*O

ficio remisorio

*Reporte de ejecución presupuestal

*Resolución desagregación presupuestal

:I M

odificaciones presupuestales

Solicitud de modificación presupuestal

Resolución de modificación

Sblicitud de aprobaciónAprobaciónOficio rem

isoriQ

20400142

05Reservas presupuestales

Listado de reserva presupuestalO

ficio remisorio

Acta de anulación de reservasAprobación de cancelación de reserva

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

ENTACIÓN PARA


RICO

REPUBLICA DE COLOMBIA1°4

DEFEN

SOR

ÍA DEL PU

EBLO


CUMENTAL

DEFEN

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IAr )11 PU

EBLO

•

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CESO

: GESTIÓ

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20400142

06•

Vigencias expiradas2

8X

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CIO

NA

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L 10%

DE

LA

DO

CU

ME

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IÓN

PA

RA

*Solicitud de vigencias expiradas.

TR

AN

SFER

IR A

L A

RC

HIV

O H

ISTÓ

RIC

O

*Soportes enviados por la dependencia solicitante,

*Certificación Presupuestal

*Aprobación de vigencias Expiradas

20400142

07'0

Vigencias futuras2

8'

XX

CU

LM

INA

DO

LO

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NC

IÓN

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ficio de solicitud de aprobación de vigencias futuras*

Justificación

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DE

*Certificado disponibilidad presupuestal

RE

SPAL

DO

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TA

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ILIZ

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DO

EL

MIC

RO

FILM

.

*Cuadro explicativo

*Oficio de Aprobación de vigencias futuras

.

*O

ficio remisorio

20400224

•C

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TA

BIL

IDA

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CIO

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2401

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RA

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AR

CH

IVO

HIST

ÓR

ICO

*O

ficio de Circularización*

Formato de conciliación por-áreas.

1*

Comprobante 30 de ajustes

20400224

02•

Conciliaciones bancarias2

8X

•X

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LE

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ION

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EL

10

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OC

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CIO

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*Extractos Bancarios

TR

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SFER

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L A

RC

HIV

O H

ISTÓ

RIC

O

*Conciliación bancaria

,*

Oficio de C

onciliación

*Respuesta de Conciliación

'204002

2403

[] Co

nv

enio

s de cooperación internacional

218

XX

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LE

CC

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EL

10% D

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OC

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A

*Convenio

IMA

NSFE

RIR

AL

AR

CH

IVO

HIST

ÓR

ICO

*Inform

e de ejecución*

Comprobante 13 de convenios de cooperación internacional

-- i.

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DEPEN

SOR

IAD

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PRO

CESO

: GESTIÓ

N FIN

AN

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A

REPUBLICA DE COLO

MBIA

DEFEN

SOR

ÍA DEL PU

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CUMENTAL

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-PRoCEDiMIENTO

IriiiníRigDOEePt .

• .•..;:1." 1' •

.

20400224

34111 Estados Financieros

X

*Balance de prueba

*Balance General

*Estados Financieros

*Rem

isión de balance

20400224

05fl M

ovimientos contables

2a

Acta apertura libros oficiales*

Libro Diario*

Libro Mayor

Libro Auxiliar

20400224

07O

bligaciones presupuestales2

18X

*Obligación de las cuentas

*Com

probante contables 1 de Nómina

*3 Nóm

ina de defensores públicosCom

probante 1 de prestaciones sociales*

Comprobante 13 de convenios de cooperación internacional

• * Comprobante 14 de depreciación, bases de propiedad de planta y

equipos.Com

probante 30 de ajustes*

Comprobante 5 de provisión de prestaciones sociales

*Com

probante 98 de cierre anual*

Comprobante 6 de m

ovimientos presupuestales m

ensuales*

Comprobante 9 de m


ensuales*

Comprobante 10 de m


ensuales

*Com

probante 22 de movim

ientos presupuestales mensuales

*Com

probante 23 de movim

ientos presupuestales mensuales

Comprobante 26 de m


ensuales

SELECC

ION

AR

EL 10%

DE

LA D

OC

UM

ENTA

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N PA

RA


SELECC

ION

AR

EL 10%

DE

LA DO

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MEN

TACIO

N PAR


HISTÓRICO

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MEN

TACIO

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HISTÓRICO

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PRO

CESO

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20400224

060 M

ovimientos presupuestales

eX

XSELEC

CIO

NA

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L 1

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DE

LA

DO

CU

MEN

TAC

IÓN

PAR

A

*Balance de prueba

TRANSFERIR AL A

RC

HIV

O H

ISTÓ

RIC

O

*Inform

e de ejecución de presupuesto

*O

ficio remisorio

*C

omprobante 6 de m


ensuales

*C

omprobante 9 de m


ensuales

*C

omprobante 10 de m


erwales

*C

omprobante 22 de m


ensuales

*C

omprobante 23 de m


ensuales

*C

omprobante 26 de m


ensuales

204002,24

os•1-1 R

eportes a entidades

*Inform

e Exógenas

8X

x.SELECCIO

NAR : E

L 1

0%

DE

LA

DO

CU

MEN

TAC

IÓN

PAR

A

TRANSFERIR y ARCHIVO HISTÓ

RICO

*Inform

e*

Recíprocas

*C

atálogo de cuentas y anexos

*O

ficio rernisorio

*Estados Financieros m

ensuales comparativos

PROCEDIM

IENTOS

X S

EL

EC

CIO

NA

R E

L 10% D

E LA D

OC

UM

ENTAC

ION

PARA

TRA

NS

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IR AL ARCHIVO HISTÓRICO

PRO

CESO

: GESTIÓ

N FIN

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•

20400362

.pROIEDimiáttos Y SuBP

. TidÉDIm

ierrOS -

▪PAG

ADURÍA*

Certificados de Ingresos y Retenciones*

Certificados de retención en la fuente*

Comprobante de Ingreso

*Com

probante de pago*

Formato pago de im

puestos*

Formato de Distribución de PAC anual

*Form

ato de programación de giros establecido por la D.T.N.

*Form

atos de Conciliación Mensual

*Form

atos de impuesto del ICA

*Form

atos de justificaciones establecidos por la DTN)*

Formatos de presentación y recibo oficial dépago.

*Giro y oficio de autorización

*Inform

ativo de la DTN*

Informe de Austeridad del Gasto

*Libro auxiliar de bancos

*Libro auxiliar de retenciones y resum

en de retenciones*

Listado de Transacciones enviadas*

Mem

orando de necesidades mensuales de PAC

*Requerim

iento de dependencias*

Nota débito*

Obligación*

Oficio de Autorización*

Oficio de solicitud de liberación de giros.*

Oficio remisorio

*PAC actualizado

*PAC m

ensual asignado.*

Programación de giros

*Recibo de Ingreso de Caja y Bancos

*Reporte de beneficiarios

*Reporte de ingresos del banco

*Reporte Sistem

a de Información vigente

*Situado de fondos

cómo'

PC

T sPd-r

REPUBLICA DE COLO

MBIA

DEFEN

SOR

íA DEL PU

EBLOTABLA DE RETENCIÓ

N DOCUM

ENTALD

EFENSO

RIA

DEL PU

EBLO

PRO

CESO

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N FIN

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*01-

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.

i•

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IEtfrOS Y

204003•

APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS

Acta de Aprobación del Com

ité8

SELECCIONAR EL 10%

DE LA D

OC

UM

ENTAC

ION

PARA


*Acta de destrucción de cheques

*Certificado de cierre de cuenta.Estudio de conveniencia

*Form

ulario de solicitud de exenciones de la DTN•

Formulario de solicitud para apertura/ term

inación/ sustitución decuentas corrientes

*Oficio de aprobación de exencionesOficio de aprobación de term

inación definitiva de cuenta corriente.

Oficio remisorio

Prospectos o condiciones financieras

•o•

PRO

CESO

: GESTIÓ

N FIN

AN

CIER

AH

ojas 8

chd.

-: Archivi1

PROCEDIACZNYO

S

204026

SELECCIONAR • E

L 10% D

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DO

CU

ME

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CIO

N P

AR


HISTÓRICO

CONTRO

L A LOS CO

NVENIOS DE CO

OPERACIO

NINTERNACIO

NAL*

Convenio*

Informe

*LiquidaciónOficio rem

isorio*

Otro si

*Reportes del Sistem


Enmienda

*Adición presupuestal

*Solicitud de delaegación

*Inform

e Financiero*

Informes de ejecución presupuestal

*Reporte del Sistem


18


CÓDIG

O'

D P

CT

SP

CT

PROCED04IENUOS:

20400352

•INVERSIO

NES FORZO

SAS*

Análisis del PortafolioCom

probante de Ingreso*

Confirmación de inscripción y apertura de subcuenta.

*Extracto del Depósito Central ValoresForm

ato de Solicitud de Transacciones a través de DCVForm

ato No. 1 Promedio M

ensual de Depósitos e Inversiones ySaldos

*Form

ato No. 2 Reporte Trimestral Saldos de Inversiones

*Form

ato para Cálculo de Inversión Forzosa.*

Nota débito*

Oficio de Confirmación Venta TES

*Oficio de Oferta Venta TESOficio de solicitud de inscripción en el DVC y apertura de subcuenta.

Oficio remisorio

*Reporte Inform

ativo de TES*

Valoración de portafolio

X S

ELE

CC

ION

AR

EL 10%

DE

LA D

OC

UM

EN

TAC

IÓN

FAR

ÁTRANSFERIR AL ARCHIVO

HISTÓRICO

PR

OC

ES

O:

2070 --,zw,50 ,174-171.7. y

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GE

STIÓ

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LÓG

ICA

--.

28

x

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.

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

ENTACIÓN PARA


RICOg

i INSTALACIÓN DE EQ

UIPOS DE CO

MPUTO

HARDWARE

Y SOFTWARE

*Solicitud de instalación

*Solicitud de elem

entos

*Inform

e técnico de soporte de equipos de cómputo

*Inform

e de atención a solicitudes4

' 2070

A

01II ADM

INISTRACION DE Al<T1VIRUS

*Reporte de incidencias

*Inform

e de incidencias.

28

Á

x

.

.SELECCIO

NAR EL 10% DE LA DO

CUMENTACIÓ


HISTÓRICO

..

2070

.

80m

g SO

POR1E

YM

ANTENIMIENTO

CORRECTIVO

DELA

gl INFR

AESTRU

CTU

RA TEC

NO

LÓG

ICA

*Solicitud de soporte yfo m

antenimiento correctivo

*Inform

e de soporte*

Solicitud de equipo*

Crortograma de m

antenimiento.

*Planilla de Brigada de M

antenimiento preventivo

2

.

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM

ENTACIÓN PARA

•TRANSFERIR AL ARCHIVO

HISTÓRICO

'

PUBLICACIÓN EN SITIO

WEB

*Solicitud de publicación en sitio W

eb*

Respuesta a solicitud

*Citación

*Acta de Com

ité*

Cronograma de actividades

*Solicitud de ajustes

28

-n

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DO

CU

MEN

TAC

IÓN

PAR

A TR

AN

SFERIR

AL ARCHIVO HISTÓ

RICO

'

207021

CONECTIVIDAD EN REG

IONALES VIO

SECCIONALES

*Plan de trabajo

*Inform

e de actividades*

Formato de requerim

iento de bienes

28

,X

,T4

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM


AL ARCHIVO HISTÓ

RICO

• 207007

ANALISISDISENO Y DESARRO

LLO DE SISTEM

AS DE

*Docum

entos de Requerimientos

*Solicitud de ajustes

*Respuesta a solicitud de ajustes

e

,

XSELECCIO

NAR EL 10% DE LA DO

CUMENTACIÓ

N PARA TRANSFERIRAL ARCHIVO

HISTÓRICO

2070'34

'-

E511JU

IUS

TE

LN

ICU

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AR

A E

L D

ES

AR

RO

LL

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/U

MO

DIFIC

AC

IÓN

DE SISTEM

AS DE INFO

RMACIÓ

N*

Solicitud de servicio*

•Estudio de viabilidad técnico•económica

Acta de reunión aprobación / rechazo

*Acta de aprobaciónActa de rechazo

28

XSELECCIO

NAR EL 10% DE LA D

OC

UM

ENTA

CIÓ

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RA

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NSFER

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AL AR

CH

IVO H

ISTÓR

ICO

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494

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1.1

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REPUBLICA DE COLO

MBIA



CUMENTAL

.. 1

.

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,

,•%

'ir

'

207043

•IM

PLEMENTACIÓN DE APLICACIONES PROPIAS

21

xSELECCIO

NAR EL 10% DE LA DOCUM


*M

anualAL ARCHIVO

HISTÓRICO

*Instructivo de instalación

*Invitación a capacitación

*Registro de asistencia a capacitación

*Solicitud de creación de cuentas de usuario

*Envío de m

edios de instalación e instructivo

*Confirm

ación de recibo de medio de instalación

*Recibo a satisfacción

MANTENIM

IENTO PREVENTIVO DE INFRAESTRUCTURA2070

56•

TECNOLÓ

GICA

2SELECCIO

NAR EL lo% DE LA DOCUM


*Cronogram

a de brigadas de mantenim

ientoAL ARCHIVO

HISTÓRICO

*Relación de personal de brigadas

*Autorización de ingreso de personal

*Solicitud de publicación de Banner

*Planilla de m

antenimiento preventivo

,M

ANTENIMIENTO hVO

LUTIVO DE LO

S SISTEMAS DE

207055

1 INFO

RM

AC

IÓN

ax

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUMENTACIÓN PARA TRANSFERIR

AL ARCHIVO HISTÓRICO

*Nuevo Requerim

ientos*

Informe de aplicaciones atendidas

,

207068

1 RECUPERACIÓN O RESTAURACIÓN DE INFORM

ACION2

8X

SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUM


*Solicitud de recuperación o restauración


*Respuesta de recuperación

*Inform

e de recuperación,

SELECCIONAR EL 10% DE LA DOCUMENTACIÓN PARA TRANSFERIR2070

63PLANEACIÓ

N INFORM

ÁTICA INSTITUCIONAL

2e

xAL ARCHIVO HISTÓRICO

*Solicitud Plan inform

ático*

Plan informático

*Diagnóstico

*Plan de Trabajo

*M

atriz DOFA

*Cronogram

a de actividades

*Plan da inversión

*Acta de aprobación plan de inversiones

*Inform

e de ejecución*

Remisión de inform

e de ejelcución

CONVENCIO

NES:

ill . PROCEDIMIENTO

-Firm

a responsable :

• . SUBPROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo

* =REG

ISTROCT =

CONSERVACIÓ

N TOTAL

Jefe de Dependencia_

E . ELIMINACIÓ

NM

= M

ICROFILMACIÓN

Fecha:

Universidad Necio al de Colombia Convenio No.295 de 2008

—

SELECC

ION

AR

EL 10% D

E LA D

OC

UM

ENTA

CIÓ

N PA

RA

TRA

NSFER

IR A

L ARCH

IVO

HISTÓ

RICO

2050 09

ASESORÍA Y ACO

MPAÑAM

IENTO TÉCNICO

•Solicitud de asesoría

•Instructivo

•Planilla de control

•Rem

isión de solicitud

2

GENERACIÓ

N CONSO

LIDACIÓN Y ANÁLISIS DE

•INFO

RMACIÓ

N ESTADÍSTICAS*

Cronograrna de recopilación de Información

*Inform

e estadístico

*Oficio rem

isorio•

Registro de publicación en WEB

28

XSELEC

CIO

NA

R EL 10%

DE LA

DO

CU

MEN

TAC

IÓN

PAR

A TR

AN

SFERIR

AL AR

CHIVO HISTÓ

RICO

205040

Jefe de Dependencia

Fecha:

Jefe de Archivo

CONVENCIO

NES:

• PR

OC

ED

IMIE

NTO

SUBPFIOCEDIMIENTO

=REGISTRO

CT = CONSERVACIÓN TOTAL

E = ELIMINACIÓ

NM

= MICRO

FILMACIÓ

N

S SELE

CC

IÓN

Firma responsable:


205075

SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN DE LA ENTIDAD

eSELECCIONAR E

L 0% DE LA DOCUM


Cronograma de actividades


Informes de ejecución

Plan operativo

Informe

Formato de ejecución de planes de acción u operativos

Informe sobre seguim

iento

Informe de gestión

Plan de acción

Justificación

Informe de ejecución final

205027

gi CONTROL DE DOCUM

ENTOS Y REGISTROS*

Citación a reunión

2SELECCIONAR EL 10%

DE LA DOCUMENTACIÓN PARA TRANSFERIR


Acta de reunión

Lista de asistencia

*Justificación

*Solicitud de m

ejora

*Docum

ento ajustado

205028

CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME

2

*Com

unicación no conformidad

SELECCIONAR EL 10% DE LA DOCUM

ENTACIÓN PARA TRANSFERIRAL ARCHIVO

HISTÓRICO

Registro control de no conformidades

Plan de mejoram

iento

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