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SENABED SECRETARÍA NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES EN EXTINCIÓN DE DOMINIO
PLAN ESTRATÉGICO 2015-2017
GUATEMALA, CENTRO AMÉRICA
ÍNDICE
Contenido Página
Presentación ................................................................................................................ i
I- Análisis Situacional ............................................................................................. 1
a) Análisis de Mandatos
b) Análisis de la Problemática ............................................................................. 2
c) Análisis de los Actores ..................................................................................... 4
d) Análisis FODA ................................................................................................ 7
II- Marco Estratégico Institucional ............................................................................. 9
a) Misión, Visión y Valores ............................................................................. 9
b) Estructura Organizacional ......................................................................... 11
c) Objetivos Institucionales ............................................................................ 11
d) Ejes Estratégicos Institucionales de Gestión y Apoyo ............................... 12
Ejes Estratégicos Institucionales de Gestión ............................................................. 13
1. Administración de los Bienes Extinguidos y en Proceso de Extinción de
Dominio .................................................................................................... 14
2. Fortalecer la Coordinación Interinstitucional ............................................ 15
Ejes Estratégicos Institucionales de Apoyo .............................................................. 16
1. Administración y Finanzas ....................................................................... 17
2. Recursos Humanos .................................................................................. 18
3. Informática y Estadística ........................................................................... 19
III- Seguimiento y Evaluación ................................................................................... 20
ANEXO ...................................................................................................................... 23
1. Estructura Organizacional ........................................................................ 24
i
PRESENTACIÓN
La Secretaría Nacional de Administración de Bienes en Extinción de Dominio
SENABED, mediante una adecuada ejecución y seguimiento de las políticas,
planes y programas diseñados para la administración de los bienes objeto de la
acción de extinción de dominio, o declarados extintos de dominio, vela a través de
una permanente supervisión, mantenimiento y preservación de los bienes, el
cumplimiento de sus objetivos.
Adicionalmente, lleva a cabo por intermedio de las políticas y procedimientos de
inversión y conjuntamente con las dependencias de apoyo respectivas, la
ejecución de todas aquellas funciones que permiten oportunamente el
aprovechamiento de los bienes y/o dinero incautado o extinto, con el fin de obtener
los beneficios económicos que contribuyan a su autofinanciamiento.
Cabe resaltar que dentro del Plan Estratégico 2015-2017 que a continuación se
describe, se incluyen las políticas institucionales, el objetivo general y los
específicos, así como los ejes estratégicos sobre los cuales recae la gestión de
esta Secretaría. Aunado a lo anterior, y con las actividades que se llevan a cabo
por cada uno de quienes conforman la institución, dará como resultado el atender
de manera óptima, eficiente y eficaz la administración de los bienes con apego a lo
establecido en ley.
Por último, agradezco el apoyo y compromiso brindado por cada uno de los
colaboradores de la Secretaría, que comprendidos de la importancia del quehacer
de ésta, participaron en el diseño del presente Plan.
Licenciado Miguel Enrique Catalán Orellana Secretario General
1
I- ANÁLISIS SITUACIONAL
a) Análisis de Mandatos
La Ley de Extinción de Dominio, Decreto No.55-2010 cobró vigencia el 29 de junio
de 2,011, y su Reglamento el 27 de diciembre del mismo año, mediante Acuerdo
Gubernativo Número 514-2011. La creación de esta Ley, es el resultado tal y
como lo indica uno de sus considerandos, del incremento de manera alarmante
del número de delitos que atentan contra el patrimonio del Estado y de los
particulares, así como los que ocasionan grave daño a la vida, la integridad, la
libertad y la salud de los habitantes de Guatemala, relacionados con la
delincuencia organizada, y otras formas de actividades ilícitas o delictivas.
El artículo 38 de la Ley, crea el Consejo Nacional de Administración de Bienes en
Extinción de Dominio CONABED, como órgano adscrito a la Vicepresidencia de la
República; y a éste, se subordina la Secretaría de Administración de Bienes en
Extinción de Dominio SENABED, como su órgano ejecutor.
La Secretaría, como el ente responsable de la administración de bienes, objeto de
la acción de extinción de dominio o declarados extintos de domino, desarrolla su
actividad con base a las atribuciones que se confiere el artículo 20 del
Reglamento, a través de las diferentes unidades administrativas que la conforman.
Inició sus actividades el 16 de agosto de 2011, en la sede de la Vicepresidencia de
la República de Guatemala, ubicada ésta en la 6 av. 4-19 zona 1, trasladándose a
partir de enero del 2012, a las instalaciones ubicadas en la 7av. 11-52 de la zona
1, lugar donde permaneció hasta finales de febrero del 2013, localizándose
actualmente en la 11 av. 6-57 Zona 2 Ciudad Nueva.
Las normativas que complementan el marco legal sobre el cual la SENABED
ejecuta sus actividades, y que tienen incidencia en el ámbito de su gestión son las
que se describen a continuación. Para el efecto, se indican los artículos de la Ley
de Extinción de Dominio, y aquellos que corresponden a cada una de las Leyes
vinculadas.
2
LEYES
COMPLEMENTARIAS
LEY DE EXTINCIÓN DE
DOMINIO
ARTÍCULOS
RELACIONADOS
Constitución Política de la República de Guatemala
Artículos 1 y 3 Artículos 1 y 2
Decreto No.67-2001 Ley contra el Lavado de Dinero u Otros Activos.
5, 2do párrafo,25,7 y 4 12
4 literal h 39 y 41
Decreto No.48-92 Ley Contra la Narcoactividad. 59 Adiciona 2º Bis
60 Adiciona 17 Bis
61 2º párrafo Art. 25
Decreto No.21-2006 Ley Contra la Delincuencia Organizada
64 9.c)
65 75
66 Adiciona 83 Bis.
67 Se agrega 2 párrafo al Art. 86
68 69
89 100
Decreto No.17-73 Código Penal
70 Adiciona 3 párr. Art. 60.
Decreto No.2-70 Código de Comercio
71 108
72
195
73
204
b) Análisis de la Problemática
La criminalidad es tan vieja como la historia de la humanidad, desde los
contrabandistas y el negocio ilícito de la seguridad y protección en la antigua
Roma, pasando por todo el entramado de las estructuras que florecieron con
la piratería en el siglo XVII hasta llegar a los ciber delincuentes actuales y a un
comercio global específico en el segmento de drogas de un valor aproximado
de 500,000 millones de dólares al año. El crimen global es un complejo
abanico de organizaciones que compiten o cooperan entre sí, se fragmentan,
son estables, locales y multinacionales, es un ente poderoso que crece y,
sobre todo, es transnacional.
3
Guatemala está teniendo una creciente oleada de problemas con el
narcotráfico, que ciertamente está haciendo que el gobierno actual esté
tomando medidas extra para paliar y controlar este tema tan importante. A
diario, nos enteramos por medio de las noticias sobre la confiscación de
drogas, bienes, dinero y/o cualquier otro activo mal habido, en manos de
personas que sin escrúpulos se dedican a esta actividad ilícita que repercute
en el patrimonio del Estado y de sus ciudadanos en lo particular.
Para las autoridades actuales, el tema del narcotráfico representa un grave
dolor de cabeza, razón por la cual ha impulsado una serie de leyes que van
encaminadas a contrarrestar esta actividad, y de esa manera resarcir a través
de la administración de los bienes extinguidos o en proceso de extinción, la
pérdida económica provocada por la circulación de dinero sin respaldo y por
ende el enriquecimiento ilícito de ciertas personas.
Una de las afirmaciones que se pueden hace sobre el crimen organizado es
que existe para hacer dinero, es en esencia una empresa económica, que
normalmente se ha diversificado en lo local y en lo transnacional. El crimen
organizado por lo tanto medra y se sostiene a través de la oferta de servicios
de los que existe una fuerte demanda pero que básicamente son ilegales o
escasos, como ejemplo, algunos de los bienes ilícitos son, la adopción de
bebés, las drogas, tráfico de animales y plantas exóticas, el tráfico de armas
ilegales, tráfico de órganos humanos, el tráfico de niños y los objetos robados,
y entre los servicios ilegales están el juego, el lavado de dinero y el sexo, la
pornografía infantil.
Por último, no por ello el menor de los negocios ilegales está el que hoy se
considera la mayor fuente de ingresos del crimen organizado: la
narcoactividad, el uso de sustancias psicoactivas o narcóticas es una actividad
humana de larga tradición Geopolíticamente, el hecho de que los lugares en
donde se produce la mayoría de estas sustancias no sea el lugar en el que
4
mayor es el consumo, constituye un interesante fenómeno, de manera que un
factor importante de la vinculación entre las drogas y el crimen organizado,
además del de la demanda del consumidor es la capacidad organizativa
necesaria para llevar el producto desde su lugar de origen a los consumidores.
La Narcoactividad, el lavado de dinero u otros activos, el ingreso ilegal de
personas, tránsito ilegal de personas y transporte de ilegales, financiamiento
de terrorismo y trasiego de dinero, peculado, malversación, fraude, evasión,
cooperación en la evasión, asesinato, secuestro, obstrucción de la justicia,
entre otros, son considerados por la sociedad como delitos de alto impacto
social, ya que dejan en la población una secuela de problemas que van desde
la inseguridad propiamente dicha, terror, drogadicción, formas fáciles de
enriquecimiento ilícito, corrupción, etc., lo que ha traído como consecuencia
que el Estado a través de los órganos de Seguridad Pública o de la
Administración de Justicia, desarrollen secciones o fiscalías especiales que
cuentan con más apoyo económico y técnico que el resto de las dependencias
que trabajan el crimen ordinario.
c) Análisis de Actores
El Consejo Nacional de Administración de Bienes en Extinción de Dominio,
CONABED, es el órgano de administración superior, adscrito a la
Vicepresidencia de la República, el cual por Ley está integrado por los
siguientes actores:
1- El Vicepresidente de la República, quien lo preside y representa.
2- Un Magistrado nombrado por la Corte Suprema de Justicia.
3- El Fiscal General de la República y Jefe del Ministerio Público.
4- El Procurador General de la Nación.
5- El Ministro de Gobernación.
6- El Ministro de la Defensa
7- El Ministro de Finanzas Públicas.
5
La SENABED como órgano ejecutivo del CONABED, le corresponde entre
otras: el coordinar la preparación, ejecución y seguimiento de las políticas,
planes y programas de administración de bienes objeto de la acción de
extinción de dominio o declarados extintos de dominio; así como, velar por la
correcta administración de todos los bienes que tenga bajo su responsabilidad
y los declarados en extinción de dominio.
Adicionalmente, a los actores que por Ley son participes en el proceso de la
incautación, administración, certeza jurídica y asignación de los recursos
financieros; también, la Secretaria de Planificación y Programación de la
Presidencia SEGEPLAN, y la Contraloría General de Cuentas CGC, tienen
incidencia indirecta en el quehacer de la Secretaría. La primera de éstas, por
ser la rectora en el ámbito del diseño de los planes estratégicos y operativos a
través de la Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultado;
en tanto, la segunda por tener a su cargo el velar por el debido cumplimiento
de lo previsto en dichos planes y de las normativas de control interno.
No. Actor Rol Importan
cia
Poder Recursos Acciones
Principales
Ubicación
Geográfica
1 Vicepresidente de la República
Preside y representa al CONABED
A favor Alto Humanos Establece, políticas, estrategias y líneas de acción.
Departamento de Guatemala
2 Corte Suprema de Justicia
Defensa del Orden Constitucional
A favor Alto Humanos Emitir los reglamentos, acuerdos y órdenes ejecutivas que le corresponden conforme a la ley
Toda la República
3 Ministerio Público
Promueve la persecución penal y dirige la investigación de los delitos de acción pública.
A favor Alto Humanos Investigar los delitos de acción pública y promover la persecución penal ante los tribunales
Toda la República
4 Procuraduría General de la Nación
Asesoría y consultoría de los órganos y entidades estatales.
A Favor Alto Humanos Actúa como el Abogado del Estado.
Toda la República
6
5 Ministerio de Gobernación
Cumplir y hacer cumplir el régimen jurídico relativo al mantenimiento de la paz y el orden público.
A favor Alto Humanos Elaborar y aplicar planes de seguridad pública y encargarse de todo lo relativo al mantenimiento del orden público y a la seguridad de las personas y de sus
bienes.
Toda la República
6 Ministerio de la Defensa Nacional
Rector y responsable la defensa de la soberanía nacional y la integridad del territorio.
A favor Alto Humanos Emitir las medidas necesarias para mantener la soberanía e integridad del territorio nacional y resguardar y proteger las fronteras
Toda la República
7 Ministerio de Finanzas Públicas
Cumplir y hacer cumplir todo lo relativo al régimen jurídico hacendario del Estado.
A favor Alto Humano y financiero
Recaudación y administración de los ingresos fiscales, la gestión de financiamiento interno y externo, la ejecución presupuestaria
Departamento de Guatemala
8 Organismo Judicial
Imparte justicia conforme a los valores y normas del ordenamiento jurídico del país.
A favor Alto Humanos De índole jurisdiccionales y administrativas las que deben desempeñarse con total independencia de cualquier otra autoridad
Toda la República
9 SEGEPLAN Facilitador A favor Bajo Humanos Asesora en el ámbito de su competencia
Departamento de Guatemala
10 CGC Fiscalizador A favor Bajo Humanos Evalúa operaciones de índole administrativo financiero
Departamento de Guatemala
7
d) Análisis FODA
El principal objetivo de un análisis FODA es ayudar a una institución a encontrar
sus factores estratégicos críticos, para una vez identificados, usarlos y apoyar en
ellos los cambios organizacionales: consolidando las fortalezas, minimizando las
debilidades, aprovechando las ventajas de las oportunidades, y eliminando o
reduciendo las amenazas.
En tal sentido, el FODA lo podemos definir como una herramienta de análisis
estratégico, que permite analizar elementos internos a la empresa y por tanto
controlables, tales como fortaleza y debilidades; así como los factores externos a
la misma, que se caracterizan por estar fuera del control de la institución, tales
como las oportunidad y amenazas.
8
A continuación se presente la matriz que muestra los factores que identifican las
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la SENABED.
FACTORES POSITIVOS FACTORES NEGATIVOS
Fortalezas Debilidades
Exclusividad en la Administración de los bienes extinguidos y en extinción de dominio.
Credibilidad y transparencia institucional.
Personal idóneo para cada uno de los puestos de trabajo.
Adecuada estructura organizacional.
Estabilidad y crecimiento laboral.
Sistema de red, cableado, equipo, y servidores de última tecnología.
Software exclusivo para la administración de los bienes extinguidos y en extinción de dominio.
Falta de una aplicación que permita administrar los bienes a nivel internacional.
Carencia de convenios interinstitucionales con los diferentes actores, que propicien una mejora en los tiempos de gestión.
Ausencia de un protocolo interinstitucional para enfrentar eventualidades de entregas de bienes extinguidos e incautados.
No se cuenta con un programa de capacitación en el ámbito de competencia.
No poseer oficinas y bodegas propias.
No contar con una asignación presupuestaria dentro del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.
Oportunidades Amenazas
Gestionar la certificación de las normas ISO para los procesos de administración de bienes.
Obtener ayuda técnica de entidades internacionales.
Capacitación del personal dentro y fuera del país.
Socializar la transparente administración de los bienes en extinción de dominio, a través del uso de la tecnología moderna a la ciudadanía.
Optar al apoyo financiero por parte de la cooperación internacional, para fortalecer la institución.
Fortalecer a las instituciones públicas que conforman El CONABED a través de la administración de bienes.
Atraso en el proceso de la aplicación de la Ley de Extinción de Dominio por parte de los actores, conlleva la falta de recursos para su administración.
Interposición de recursos de inconstitucionalidad en contra de la Ley de Extinción de Dominio, pone en riesgo el actuar de la Secretaría Nacional de Administración de Bienes en Extinción de Dominio.
No alcanzar la autonomía financiera y depender de la asignación de un aporte extraordinario por parte del Estado.
Desinterés de las personas en la intención de compra y/o arrendamiento de los bienes extinguidos por el origen de los mismos.
9
II- MARCO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
a) Misión, Visión y Valores
Misión
Administrar los bienes de interés económico para el Estado, sujetos a la
acción de extinción de dominio y los declarados en extinción de dominio por
los órganos jurisdiccionales competentes.
Visión
Coadyuvar al fortalecimiento y desarrollo del sistema de justicia del país,
administrando de manera transparente, eficiente, oportuna, profesional y
dinámica, los bienes sujetos a la acción de extinción de dominio y los
declarados en extinción de dominio a favor del Estado, por los órganos
jurisdiccionales competentes.
Valores
Son los principios que se deben guardar y cumplir en la actuación dentro de
la organización para el logro de la misión. La identidad de quienes laboran en
la Secretaría, está formada claramente por una serie de valores que
corresponde al aporte que se desea trasladar a la sociedad.
Responsabilidad Compromiso de tipo moral que surge de la posible equivocación cometida
por un individuo en un asunto específico. La responsabilidad es, también, la
obligación de reparar un error y compensar los males ocasionados cuando la
situación lo amerita.
Confidencialidad Es la cualidad de mantener bajo reserva toda aquella información que
pretende garantizar el acceso sólo a las personas autorizadas.
10
Integridad Esta se reconoce como una cualidad humana que le da a quien la posee la
autoridad para decidir y resolver por sí misma cuestiones vinculadas a su
propio accionar. La integridad es aquello que no nos deja quedarnos en un
mismo lugar sino que nos motiva a seguir adelante haciendo las cosas lo
mejor que podamos a no darnos por vencidos.
Compromiso El compromiso es la capacidad del individuo para tomar conciencia de la
importancia que tiene el cumplir con el desarrollo de su trabajo dentro del
plazo que se le ha estipulado. Supone un esfuerzo permanente hacia la
consecución de un objetivo, lo cual implica un alto grado de integración de la
disposición física, emocional e intelectual de un sujeto sobre lo que desea
conseguir, sea a beneficio propio o común.
Honestidad La palabra hace referencia a aquel que es decente, decoroso, recatado,
pudoroso, razonable, justo, probo, recto u honrado;
en otras palabras, la honestidad constituye una cualidad humana que
consiste en comportarse y expresarse con sinceridad y coherencia,
respetando los valores de la justicia y la verdad.
Servicio
Servir implica ayudar a alguien de una forma espontánea, es decir, adoptar
una actitud permanente de colaboración hacia los demás sin esperar nada a
cambio.
11
b) Estructura Organizacional
De conformidad con el artículo 24 del Reglamento de la Ley de Extinción de
Dominio, Acuerdo Gubernativo No.514-2011, la integración de la SENABED
para el ejercicio de sus funciones es la siguiente:
a) Dirección Administrativa Financiera;
b) Dirección de Control y Registro de Bienes;
c) Dirección de Administración de Bienes;
d) Dirección de Asuntos Jurídicos;
e) Dirección de Informática y Estadística;
f) Unidad de Auditoria Interna;
g) Unidad de Control Interno;
h) Unidad de Registro de Contratistas;
i) Unidad de Inversiones.
c) Objetivos Institucionales
General
Velar por la correcta administración de todos los bienes que tenga bajo su
responsabilidad y los declarados en extinción de dominio.
Específicos
a. Dar seguimiento a los bienes sometidos a extinción de dominio y que
representen un interés económico para el Estado, a través de las
instancias responsables.
b. Mejorar los tiempos en el diligenciamiento de los procesos
administrativos inherentes a la administración de los bienes en
extinción de dominio por parte de cada uno de los actores.
c. Obtener el mejor rendimiento sobre el dinero incautado, así como el
beneficio económico por la administración de los bienes dados en
arrendamiento, comodato y fideicomisos de administración.
12
d. Llevar a cabo la venta, subasta pública o donación de bienes
fungibles o perecederos, cuando exista eminente peligro de pérdida
o deterioro de éstos.
e. Lograr la autonomía financiera, mediante el uso racional de los
recursos que por Ley le corresponden a la SENABED.
d) Ejes Estratégicos de Gestión y Apoyo
Los ejes estratégicos son una herramienta que proporciona información
sobre el quehacer de una organización y se obtienen a partir del
proceso de planificación estratégica. Los ejes estratégicos de gestión,
describen la razón de ser de una institución; mientras, que los ejes
estratégicos de apoyo muestran las diferentes áreas que contribuyen
con su aporte a la ejecución de las primeras.
El presente Plan Estratégico, contempla dos ejes estratégicos de
gestión denominados: Administración de los Bienes Extinguidos y en
Proceso de Extinción de Dominio y el Fortalecimiento de la Coordinación
Interinstitucional; en tanto, los ejes estratégicos de apoyo están
conformados por las áreas siguientes: Administración y Finanzas,
Recursos Humanos e Informática y Estadística.
13
EJES ESTRATÉGICOS DE GESTIÓN
14
1. ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES EXTINGUIDOS Y EN PROCESO DE EXTINCIÓN DE DOMINIO
Agilizar los procesos administrativos y legales inherentes a cada caso, así como la oportuna gestión para obtener los beneficios financieros y económicos derivados de cada producto.
Un servicio que conlleve una óptima administración de los bienes extinguidos y en proceso de extinción de dominio.
La venta, subasta pública o donación de
bienes fungibles o perecederos
Fortalecimiento financiero de los diferentes actores
Autonomía financiera de la
SENABED
Gestión del procedimiento
administrativo y legal de los expedientes
Inversión de los dineros incautados y extinguidos en moneda nacional y/o
extranjera
Arrendamiento, comodato o
constitución de fideicomisos de
administración para los bienes muebles e
inmuebles
15% de incremento con relación al cierre
de cada año calendario
Calificación y selección de las personas individuales o
jurídicas, nacionales, extranjeras y entidades de cualquier naturaleza que pudieran ser contratistas
Baja incidencia en el rechazo de los expedientes
conformados por la administración de los bienes para su trámite
administrativo y/o legal, dentro y fuera de la
SENABED
Traslado dinerario a cada uno de los actores, en los porcentajes que establece
la Ley, derivado de los rendimientos generados de los fondos de dineros
incautados, y del fondo de dineros extinguidos
Resultado económico favorable,
entendiéndose como mínimo el equilibrio entre los ingresos y
egresos
Aumento en el registro del listado
de contratistas
Estrategia
Resultados
Productos
Magnitud
Indicadores
No exceder del 1% de rechazo
de los expedientes
conformados por la administración
de los bienes
El 100% de los porcentajes
previstos en la Ley para cada una de las instituciones
Saldo entre ingresos y
egresos = 0
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2. FORTALECIMIENTO DE LA COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL
Coordinar con las diferentes instituciones del Estado, el apoyo para la logística de la
administración de bienes, y lo relativo a
la capacitación en temas de extinción de
dominio
Acuerdos y/o convenios orientados a favorecer la gestión de la administración
de los bienes extinguidos y en
proceso de extinción de dominio.
Capacitaciones en temas inherentes al rol
de la SENABED
Acuerdos y/o convenios refrendados por los actores
participantes
Personal con una mayor capacidad en el tema de
extinción de dominio en el ámbito de sus funciones
Cuatro convenios y/o
acuerdos gestionados
Personal capacitado
involucrado en la gestión de la administración de los bienes
Estrategia
Resultados
Productos
Magnitud
Indicadores
100% de Acuerdos y/o Convenios
elaborados y refrendados
100% del personal
capacitado involucrado en la gestión de la administración de los bienes
16
EJES ESTRATÉGICOS DE APOYO
17
1. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Administrar eficiente y eficazmente los múltiples procesos debidamente
previstos
Ejecución eficiente del presupuesto
Recursos administrativos y
financieros requeridos por parte de los
usuarios
Dotar oportunamente de
los recursos administrativos
financieros requeridos
Estrategia
Resultado Producto
Magnitud
Indicador
Como mínimo 90% de los procesos atendidos
satisfactoriamente
18
2. RECURSOS HUMANOS
.
Dotar del personal idóneo con las competencias
cognitivas, procedimentales y actitudinales que
demande cada uno de los puestos de trabajo
Personal calificado para cada uno de los puestos de trabajo
Normativas inherentes a
Recursos Humanos
Tareas atendidas de manera eficaz
y eficiente
Estrategia
Resultado Producto
Magnitud
Indicador
Evaluaciones del
desempeño satisfactorias
19
3. INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
Mantener y desarrollar los sistemas de
informática y estadística en respuesta a la
demanda de las diferentes unidades
administrativas y técnicas
Sistemas de informática diseñados de acuerdo a
los requerimientos específicos de cada usuario; así como, la
generación de estadísticas que permitan
la toma de decisión oportuna por parte de los
gestores
Hardware y software en cantidades y
versiones adecuadas
Creación de nuevas
aplicaciones
Estrategia
Resultado Producto
Magnitud
Indicador
Agilización de los procesos
administrativos y financieros
20
III- SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Para una correcta evaluación de la ejecución del Plan Estratégico, es necesario
disponer de una metodología de seguimiento y control que permita obtener
información fiable del estado de avance y que facilite la readaptación de la
planificación estratégica ante nuevos escenarios.
El sistema de seguimiento y control que se presenta a continuación, contará para
su efecto con los planes de acción anuales que presenten los responsables de los
ejes estratégicos sobre el desarrollo de las distintas acciones, sus informes de
seguimiento y la memoria anual de ejecución del Plan Estratégico.
El seguimiento del Plan se realizará a partir de las actuaciones y compromisos
adquiridos por los diferentes responsables descritos éstas en los planes de acción
que presenten anualmente. Del seguimiento anual, dependerá el grado de avance
de las acciones y en consecuencia el cumplimiento de las metas previstas; es por
ello, que la participación de cada uno de los involucrados es un pilar fundamental
en la consecución del plan. Adicionalmente, se llevarán a cabo reuniones
periódicas de trabajo con los Directores y/o Jefes de Departamento o Unidades,
para evaluar y dar acompañamiento al avance del Plan, a fin de tomar las
decisiones que sean necesarias para reorientar las acciones que permitan el logro
de las metas.
Los responsables asignados a cada uno de los ejes estratégicos, elaborarán
dentro del primer mes de cada año, un Plan de Acción que expresará los
compromisos que adquieren en el ámbito de su competencia; para ello
incorporarán, en el documento las actuaciones concretas mediante las que
desarrollará cada acción asignada. De esa cuenta, podrán proponer cambios que
complementen a las acciones existentes, con el fin de que ayuden a materializar el
objetivo en el que se insertan; en cuyo caso, los responsables deben comunicarlo
para que sean incorporadas a las existentes en la base de datos del Plan.
21
Los responsables informarán cuatrimestralmente y dentro de los primeros 3 días
calendario del mes siguiente a su finalización, sobre las actuaciones realizadas en
cada una de sus acciones incluyendo las evidencias de los logros obtenidos, así
como los inconvenientes observados en su gestión. Por último, la ejecución del
Plan Estratégico será socializado a todo el personal de la Secretaria, a finales de
julio 2014, así como a los diferentes grupos de interés que correspondan.
Con objeto de medir de forma objetiva el desarrollo del Plan se utilizarán tres
indicadores: el grado de avance, de ejecución y de eficacia.
Grado de Avance
Es un indicador de medida del desarrollo y cumplimiento del Plan Estratégico, a
través de la evaluación continua de los Planes de Acción inherente a cada
responsable, fundamentado en la información y evidencia presentada según
corresponda.
El grado de avance representa el nivel de ejecución de la acción y se medirá en
una escala de 1 a 5, la puntuación será asignada de acuerdo a las evidencias
documentadas y recopiladas para cada caso, teniendo en cuenta la siguiente
escala:
CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN
0 Acción NO iniciada
1 Acción en fase de análisis
2 Acción iniciada
3 Acción ejecutada parcialmente < al
75%
4 Acción ejecutada parcialmente > al
75%
5 Acción implementada al 100%
22
Grado de Ejecución
El grado de ejecución se calcula con la suma de las acciones que están en
proceso y las que están ejecutadas sobre el total de acciones, considerándose en
proceso las que han alcanzado el grado de avance 2 y 3; mientras, que como
ejecutadas las ponderadas con 4 y 5.
Grado de Eficacia
Para efectos de una evaluación final del Plan Estratégico, al concluir cada año de
vigencia, se calculará el grado de eficacia mediante los resultados alcanzados
para cada acción de los ejes estratégicos de gestión y apoyo; en el entendido de
que si éstos, ha obtenido una calificación entre 4 y 5 se considerará que han
alcanzado un valor óptimo en el período de implantación. De esta forma, el grado
de eficacia se calcula para el Plan Estratégico en su conjunto, teniendo en cuenta
la suma de las acciones con grado de avance 4 y 5 sobre el número total de
acciones a ejecutar.
23
ANEXO
24
Unidad de Control Interno
Unidad Registro
Contratistas
Unidad De
Inversiones
Depto. Acredita-ción de
Contratistas
Depto. de
Inversiones
Sección de Acceso a la
información
Dirección de Administración
de
Bienes
Depto. Admón.
de Bienes
Dirección Informática
y
Estadística
Sección de
Planificación Sección de
O & M
Depto. de Planificación y
Estadística
Depto. De
Informática
Sección de Desarrollo
de Sistemas
Sección de Admón. de
Sistemas
Sección de Soporte Técnico
Dirección Administrativa
Financiera
Depto.
R.R. H.H.
Sección de
Presupuesto
Sección de
Tesorería Sección de
Compras
Depto.
Financiero Depto.
Administrativo
Sección de
Contabilidad
Sección de Servicios
Generales
Dirección de Control y
Registro de
Bienes
Secretaría General
Secretaría General Adjunta
CONABED
Unidad de Auditoría Interna
Depto. de Control y
Registro
Dirección de
Asuntos
Jurídicos
Depto.
Legal