CAPTULO 3

Administracin Financiera y Control de Costos Ing. Gustavo Guerrero Macas

Situacin de la empresa

CAPTULO 2

SITUACIN DE LA EMPRESA

Todo hombre de negocios conoce bien, o por lo menos debe conocer, el potencial de su empresa con relacin al entorno y darse cuenta perfectamente de los medios para alcanzar ese potencial, antes de poder guiar a su organizacin hasta el xito final. Por otro lado, ningn administrador podr considerarse totalmente informado sobre la posicin de la firma y el resultado de sus operaciones a menos que pueda entender la informacin financiera que genera la misma. Esta informacin deviene en lo que se conoce como los Estados Financieros de la empresa.

2.1.- CONCEPTOS BSICOS EN CONTABILIDAD

De acuerdo con los principios bsicos de tenedura de libros, todo sistema de contabilidad descansa en los libros Diario y Mayor. El libro Diario recoge en orden cronolgico, en forma de asientos contables, toda la informacin que ofrecen los medios auxiliares del sistema de contabilidad, permitiendo la recopilacin de los hechos de carcter econmico que se producen valuados en unidades monetarias. El libro Mayor resume y ordena la informacin recogida en el libro Diario, ofreciendo en forma de cuentas los importes totales que sirven de base a la formulacin de los Estados Financieros.

Las cuentas agrupan en forma homognea los hechos econmicos que se producen en la empresa. Esta agrupacin se basa en un proceso racional previamente establecido, y codificado en lo que se denomina el Plan de Cuentas de la firma (ver apndice A). Los estados financieros condensan la informacin que ofrecen las cuentas en el libro Mayor y la clasifican de acuerdo con principios generales de tcnica contable a fin de mostrar:

1.-El valor real y situacin del negocio a una determinada fecha.2.-El resultado de las operaciones de la empresa durante un perodo determinado.

La primera informacin constituye el Estado de Situacin o Balance General. La segunda es el Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Prdidas.

Como se expres anteriormente, los hechos ocurridos y registrados en relacin con las transacciones del negocio, se asientan cronolgicamente en el libro Diario. Para cada cuenta utilizada los ingresos se registran como dbitos en el lado izquierdo del asiento. Los egresos se registran como crditos a la derecha del asiento.

Las rectificaciones de asientos contables realizados con anterioridad se efectan por medio de anotaciones en el libro Diario que se denominan asientos de ajuste. Al final del perodo, para determinar el resultado de las operaciones e incorporarlo a las cuentas de capital del balance, se realizan tambin otros asientos en el Diario, llamados los asientos de cierre.

Ejemplo 1:Segn la actividad de su empresa, preparar o seleccionar un plan de cuentas aplicable.El plan de cuentas presentado en el apndice A es un ejemplo de un plan o catlogo de cuentas que puede utilizarse para la empresa planeada. Es necesario eliminar cuentas no aplicables o aadir cuentas no contempladas para la empresa dependiendo de la actividad y de la complejidad de la misma. El lector debe preparar el plan de cuentas adecuado a su necesidad.

Ejemplo 2:Los seores A, B, y C registran en septiembre 1 de 20X9 sus acciones de la empresa grfica Sene Folder S.A. de valor nominal $100 c/u adquiridas de contado segn el siguiente detalle: A: 100 acciones; B: 80 acciones; C: 50 acciones.En septiembre 10 la empresa compra varios equipos de imprenta a la compaa X por $4,000 en efectivo y al contado. Asimismo, en septiembre 16 adquiere a crdito un edificio a la compaa ABC en $7,000 de los cuales $2000 es por el terreno y $5000 por la construccin.El 25 de dicho mes compra a crdito un computador Xtratech por $300. El da 30, finalmente, Sene Folder vende a la compaa Y un equipo de imprenta marca Z recibiendo de contado $200 y el saldo en 4 letras de $200 a 30, 60, 90 y 120 das.Realizar los asientos de todas las transacciones del mes utilizando las cuentas apropiadas.Solucin:Como se han realizado cinco transacciones en el mes, se tendrn 5 asientos como sigue:

IMPRENTA Sene Folder S.A.LIBRO DIARIODEBITOCREDITO

- 1 -

1/sept/20X9CAJA 23,000

ACCIONES PAGADAS 23,000

Para registrar 230 acciones de valor nominal $100 c/u, vendidas de contado as:

Sr. A , 100 acc

Sr. B, 80 acc.

Sr. C, 50 acc.

- 2 -

10/sept/20X9EQUIPO DE IMPRENTA 4,000

CAJA 4,000

Para registrar compra de equipos de imprenta,

al contado, en efectivo a la compaa X.

-3-

16/sept/20X9TERRENO 2,000

EDIFICIO 5,000

DOCUMENTOS POR PAGAR 7,000

Para registrar la compra de un edificio a la

compaa ABC, a crdito.

-4-

25/sept/20X9EQUIPO DE OFICINA 300

CUENTAS POR PAGAR 300

Para registrar la compra a crdito de

un computador Xtratech

-5-

30/sept/20X9CAJA 200

DOCUMENTOS POR COBRAR 800

EQUIPO DE IMPRENTA 1,000

Para registrar venta de un equipo marca Z

a la compaa Y pagado $200 al contado

y el saldo en 4 letras de $200 c/u

a 30, 60, 90 y 120 das.

En la prctica las empresas realizan muchas transacciones diariamente debiendo seguir procedimientos de registro similares al sealado arriba.

2.2.- VALIDEZ DE LAS CIFRAS MOSTRADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

En la formulacin de los asientos, es necesario considerar las convenciones o principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) para facilitar la tcnica contable. Por ejemplo,

Mtodos de valuacin de inventarios Mtodos de depreciacin de activos fijos Amortizaciones de cargos diferidos Revalorizaciones

Es necesario tambin observar los postulados que constituyen la base de todos los procedimientos convencionales. Por ejemplo, la aceptacin tcita de que el valor de la moneda es constante o la suposicin de que los negocios continuarn operando por tiempo indefinido.

Adicionalmente, debe considerarse que las cifras consideradas en los asientos, son el resultado del juicio personal usado en la aplicacin de las PCGA y de los postulados antes referidos.

En el Ecuador las empresas deben regirse por las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC, que han sido adaptadas de las normas internacionales de contabilidad con el objetivo de modernizar los PCGA.

A partir de 2009, las empresas sujetas al control de la Superintendencia de Compaas estn obligadas a seguir de forma obligatoria las Normas Internacionales de Informacin Financiera, NIIF, en las cuales se contemplan los PCGA y las NEC.

Todo lo anterior es necesario realizar a fin de mostrar en la forma ms fidedigna posible la posicin y operacin de la empresa ante sus accionistas, siendo ste el trabajo fundamental del Contador.

Ejemplo 3:Resumir en el mayor las transacciones del mes de septiembre para la compaa Sene Folder S.A. del ejemplo anterior agrupando las cuentas utilizadas.

Solucin:Para mayor claridad se utilizar las tradicionales T que sirven para separar los dbitos de los crditos en cada cuenta utilizada segn el asiento correspondiente. A la izquierda de cada valor se ha puesto entre parntesis el nmero correspondiente al asiento de diario original. El valor con doble subrayado es el saldo de la cuenta en su ubicacin final (dbito o crdito).

CAJA EQ. DE IMPRENTA EQ. DE OFICINA

(1) 23,000 (2) 4,000 (2) 4,000 (5) 1,000 (4) 300

(5) 200 3,000

19,200

EDIFICIO TERRENO CUENTAS POR PAGAR

(3) 5,000 (3) 2,000 (4) 300

DOCUM. POR PAGAR DOCUM. POR COBRAR ACCIONES

(3) 7,000 (5) 800 (1) 23,000

Ahora bien, una vez que se tienen los asientos respectivos debidamente mayorizados, es necesario verificar que los valores ingresados se encuentran debidamente ajustados, es decir, que los valores correspondientes a los dbitos sean iguales a los crditos. Esto se logra mediante el Balance de Comprobacin en el que se colocan en la columna de los dbitos los saldos del Mayor correspondientes a las cuentas con saldo deudor y en la columna de los crditos los saldos que corresponden a las cuentas con saldo acreedor.

Obsrvese que los saldos dbito-crdito deben coincidir, con lo que se verificara que no existe error, al menos aritmtico, en el asiento de las cifras.

Para el ejemplo que nos ocupa los saldos son:

IMPRENTA Sene Folder S.A.

Balance de Comprobacin

(Septiembre 30/20X9)

DbitosCrditos

Caja 19,200

Documentos por Cobrar 800

Terreno 2,000

Edificio 5,000

Equipo de imprenta 3,000

Equipo de oficina 300

Cuentas por Pagar 300

Documentos por pagar 7,000

Acciones 23,000

30,300 30,300

Es importante anotar que todo el proceso contable iniciado en los asientos, mayorizacin, balance de comprobacin, hasta llegar a los estados definitivos se realiza mediante programas especializados de cmputo que alivian enormemente la carga del contador de la empresa, quien solamente debe tener cuidado de utilizar las cuentas correctas del plan de cuentas adecuado para la actividad de la empresa.

En base al balance de comprobacin, y luego de realizar los asientos de ajuste que sean necesarios, se procede a la elaboracin del Balance General realizando los asientos de cierre correspondientes. No entraremos en el detalle de este proceso por no ser la contabilidad el tema principal de este libro. Sin embargo, las caractersticas y componentes principales del balance se exponen a continuacin.

2.3.- BALANCE GENERAL

En una empresa las inversiones se expresan a travs del Balance General que es uno de los Estados Financieros fundamentales de la firma. El Balance General muestra la situacin financiera de la empresa a una fecha determinada, que por lo general es a fin de ao calendario; es decir, muestra, por un lado, el valor de todas las propiedades o pertenencias de la misma (tambin llamados Activos), y por otro, el valor de las obligaciones que financian dichas propiedades. Dicho financiamiento puede ser a travs de terceros (Pasivos) o con recursos propios de los accionistas (Patrimonio). Obviamente el valor del activo debe ser igual a la suma del pasivo ms el patrimonio honrando as el nombre del Balance:

Activo = Pasivo + Patrimonio(1)

El Balance General para la empresa Sene Folder S.A. vista antes, utilizando las cuentas correspondientes ser:

IMPRENTA Sene Folder S.A.Balance Generalcortado a septiembre 30/20X9ACTIVO$PASIVO$

Caja 19.200 Cuentas por Pagar 300

Doc. por cobrar 800 Doc. por pagar 7.000

Terreno 2.000 7.300

Edificio 5.000

Equipo de Imprenta 3.000 PATRIMONIO

Equipo de Oficina 300 Acciones 23.000

30.300 30.300

En el cuadro 1 a continuacin se muestra el balance general, mas detallado, de la empresa ACME S.A., cortado al 31 de diciembre de un ao cualquiera 20XZ, expresado en US$. Los porcentajes se muestran para indicar el peso relativo de las diferentes partidas del balance sin que necesariamente deban constar en el mismo.

Puede verse en el mencionado cuadro que para ACME, como empresa en marcha, los diversos componentes del activo estn distribuidos en varios grupos: el activo corriente (AC), tambin llamado activo circulante, que constituye el capital de trabajo de la firma; y, los activos fijos (AF), los activos diferidos (AD) y otros activos (OA), que constituyen las inversiones permanentes de la misma. Los pasivos, por otro lado, se subdividen en pasivo corriente (PC) o circulante y en pasivo de largo plazo (PL). El patrimonio (P) tiene varios componentes que se muestran en el cuadro. La ecuacin del balance (1) puede entonces expresarse en forma ms completa como:

AC + AF + AD + OA = PC + PL + P (2)

ACME S.A.

BALANCE GENERAL

Expresado en US Dlares

31-Dic-20XZ%31-Dic-20XZ%

ACTIVO CORRIENTEPASIVO CORRIENTE

Caja y bancos20,000Obligaciones bancarias50,000

Inversiones temporales30,200porcin corriente deuda L.P.18,000

Cuentas y documentos x cobrar:Cuentas y documentos x pagar

Comerciales (neto)26,570 Proveedores18,400

Otras26,030 Otras10,700

Inventarios14,600Gastos acumulados por pagar11,800

Gastos pagados por adelantado1,850 108,90029.9%

119,25032.8%PASIVO DE LARGO PLAZO

ACTIVO FIJO NETOBancos y Financieras0

Terreno20,000Prstamos de Accionistas88,160

Edificios85,00088,16024.2%

Maquinaria y Equipos119,900197,06054.2%

Muebles y Enseres3,000PATRIMONIO

Vehculos10,500Capital social pagado110,000

Otros1,760Futuras capitalizaciones9,450

240,16066.0%Reserva legal9,650

ACTIVO DIFERIDO NETOOtras reservas7,020

Gastos de constitucin480Supervit por revalorizacin12,410

Intereses durante la Const.y otros0Utilidades (prdidas) retenidas4,563

4800.1%Utilidad (prdida) del ejercicio13,537

OTROS ACTIVOS3,8001.0% 166,63045.8%

TOTAL ACTIVO363,690100.0%TOTAL PASIVO y PATRIM.363,690100.0%

Cuadro 1.- Balance General de ACME S.A.

Es muy importante dejar establecido que los valores que muestra el Estado de Situacin se refieren siempre a una fecha determinada, la cual se selecciona de acuerdo con las actividades que desenvuelve cada empresa en particular. Generalmente se usa como fecha de cierre la del ltimo da del ao. Otras empresas cierran en diversas pocas, segn su actividad. La fecha recomendable para cerrar los libros y precisar la situacin financiera es la del primer mes posterior al ciclo de mayor actividad. Las diferentes cuentas que aparecen en cada grupo dependen del plan o catlogo general de cuentas que utilice la empresa segn su actividad y tamao. En el anexo A se presenta un plan de cuentas tpico para una empresa industrial.

A continuacin se detallan los principales rubros que componen el Balance General.

2.3.1.- ACTIVO

El activo se refiere a todas aquellas cosas, fsicas o intangibles, que tienen valor y que, como se dijo antes, son de propiedad de la empresa. Los edificios, las mquinas, los materiales, el dinero en caja y en el banco, las patentes, etc. son considerados activos de la empresa si son de su propiedad y representan adems algn valor para la firma. Para el estudio del activo es conveniente dividirlo en cuatro grandes grupos:

2.3.1.1.- ACTIVO CORRIENTE

El activo corriente o circulante comprende aquellas partidas que representan valores que se utilizan en las operaciones cotidianas de la empresa durante el ciclo normal de operacin, generalmente un ao. Por esta razn nos referimos al activo corriente como el Capital de Trabajo o Capital de Operacin de la empresa.

El Capital de Trabajo o de Operacin es la inversin que se requiere para atender a los rubros que intervienen en la produccin, distribucin y venta de los bienes o servicios generados por una empresa.

El Capital de Trabajo (CT) representa uno de los aspectos ms importantes de una empresa, pero lamentablemente la mayor parte de las veces se lo descuida y se destina un valor muy pequeo a este rubro.

De acuerdo al tipo de industria las necesidades de CT son diferentes pero siempre existe un perodo, mayor o menor, entre la compra de materia prima y la venta del producto terminado. Es decir que para comprar la materia prima, almacenarla, procesarla, obtener el producto terminado, almacenarlo, distribuirlo, venderlo y cobrar los valores de la venta, existe un perodo durante el cual es necesario realizar gastos. Los fondos que cubren estos gastos es lo que se conoce como capital de trabajo.

Las necesidades de CT son muy diferentes dependiendo del tipo de industria de que se trate. Por ejemplo, en el caso de la leche pasteurizada no hay almacenamiento de materia prima ni de producto terminado pues el procesamiento y venta se realizan en el mismo da y generalmente no es necesario otorgar crdito. En cambio en el caso de la cerveza se requiere un "aejamiento" del producto durante varios das, adems se requiere de un inventario de productos terminados y con frecuencia se debe otorgar importantes crditos a los distribuidores. En otros casos como la pesca y enlatado de atn, las actividades estn circunscritas a la temporada en que aparece el pescado y por lo mismo se debe procesar el atn y guardar el producto terminado para todo el ao. En el caso de alimentos balanceados para animales (aves, animales domsticos) se debe adquirir todo el maz necesario en poca de cosecha y almacenarlo para su procesamiento a lo largo de todo el ao.

En los dos ltimos casos mencionados aparece lo que se denomina "capital de trabajo variable", es decir que los requerimientos para la operacin normal de la empresa no permanecen constantes a lo largo del ao, sino que en ciertas pocas existen requerimientos adicionales para almacenar materias primas y/o productos terminados (como en el caso del maz, del atn o del azcar). Estos recursos adicionales de capital de trabajo pueden financiarse, generalmente, a travs de crditos especiales que deben ser considerados por la empresa.

Los activos corrientes, como componentes del capital de trabajo, se caracterizan por la capacidad que tienen sus valores de convertirse finalmente en efectivo. Esta caracterstica se conoce como liquidez y es lo que diferencia al activo corriente de las dems cuentas del activo.

En orden de liquidez, partidas clsicas del activo corriente son:

Efectivo en caja y BancosInversiones temporalesCuentas y documentos por cobrarInventariosGastos pagados por adelantadoAnticipos

2.3.1.1.1.- Efectivo en Caja y Bancos

Es el monto de dinero necesario para hacer frente a los desembolsos de la empresa mientras se reciben los ingresos de las ventas realizadas. Este rubro viene a representar el margen de imprevistos en el capital de trabajo, pues permite hacer frente a los gastos corrientes de la empresa en los perodos de bajas ventas. Puede decirse que es el monto de efectivo utilizado en la actividad normal del negocio.

2.3.1.1.2.- Inversiones temporales

Se refiere a documentos que representan valores o inversiones a plazos menores a un ao, por ejemplo, plizas de acumulacin.

2.3.1.1.3.- Cuentas y Documentos por cobrar

Las empresas que venden aunque solo sea una parte de su produccin a crdito tienen necesariamente, como parte de su capital de trabajo, los recursos adicionales que le permitan otorgar dicho crdito a sus clientes. Estos valores por ventas a crdito se reflejan en el rubro cuentas y documentos por cobrar.

2.3.1.1.4.- Inventarios

Las empresas industriales requieren mantener inventarios o existencias de diferentes productos, especialmente de los siguientes:Materias Primas en Existencia y en Trnsito

El valor de este rubro depende bsicamente del abastecimiento que pueda esperarse y de la poltica de compras de la empresa o, si se trata de materias primas importadas, del tiempo que demora entre el pedido y la recepcin de las materias primas por parte de la empresa (generalmente existe un lapso entre la recepcin del pedido por parte del exportador y su despacho; luego est el transporte externo, los trmites de aduana y el transporte hasta la fbrica). Para materias primas importadas se requiere disponer de un mayor volumen de inventario debido al tiempo que demoran los pedidos y a las eventualidades que son mayores; por otro lado se debe considerar que ciertas materias primas no se pueden comprar sino en lotes mnimos ya sea porque no se despachan cantidades menores o porque bajo cierto volumen los precios son antieconmicos. Por ltimo no slo se incluye aqu las existencias en bodega, sino tambin los pedidos en trnsito y los anticipos que, en algunos casos, pueden ser muy importantes.

Productos en Proceso o Semielaborados

Los valores que se presentan en este rubro variarn de acuerdo al tipo de industria de que se trate, pero en general el inventario de productos en proceso consta solamente de aquellos bienes que en un momento cualquiera se encuentran en el proceso de produccin. As por ejemplo en el caso de la leche pasteurizada el procesamiento y venta se lo realiza prcticamente de inmediato por lo que el rubro productos en proceso es inferior a un da. En otros casos, como por ejemplo la produccin de cerveza es necesario mantener el producto en "incubacin" por espacio de algunas semanas y por lo mismo el rubro productos en proceso es alto.

Productos Terminados

En general todas las empresas deben almacenar sus productos terminados durante cierto tiempo, dependiendo del tipo de producto y de la poltica de venta de la empresa. En el caso de productos perecederos (leche y pan, por ejemplo) prcticamente no se puede mantener inventarios pues se los debe vender el mismo da. En otros casos, como el azcar, por ejemplo, es necesario almacenar la produccin del tiempo de zafra, para la venta de todo el ao; en otros como el de especialidades farmacuticas es necesario un amplio inventario por tipos de producto, tamao y forma de presentacin. Algunas empresas trabajan bajo contrato y entregan toda su produccin, mientras otras deben inclusive mantener su propio almacn de ventas.

En el caso de los productos terminados es posible que tambin se presenten necesidades de capital de trabajo variable (azcar, por ejemplo) y cuando esto sucede se deben tener las disponibilidades apropiadas.

Materiales, Suministros y Repuestos

En la mayor parte de los casos es necesario mantener inventarios de materiales de limpieza, combustible, lubricantes y repuestos de uso ms comn, por tanto, las empresas tienen como inventario en materiales, suministros y repuestos un valor que permita a la firma operar sin problemas en este rubro.

En el captulo 10 se ver un estudio ms detallado de los inventarios desde el punto de vista de su optimizacin para efectos de control de costos.

2.3.1.1.5.- Gastos pagados por adelantado. Anticipos

Este rubro comprende, en algunos casos, anticipos que hay que realizar a los proveedores para asegurar el abastecimiento de materias primas y que por lo mismo se incluyen en el capital de trabajo. Puede ser necesario incluir aqu ciertos gastos, como seguros, arriendos y otros servicios contratados que tambin se pagan por adelantado.

2.3.1.2.- ACTIVOS FIJOS

Los Activos Fijos de la empresa se pueden definir como las pertenencias que se adquieren con la intencin de explotarlas, y no para revenderlas, en el curso de sus operaciones normales. Estas inversiones fijas se realizan durante la etapa de instalacin del negocio y se utilizan a travs de su vida til. Comprenden bienes tangibles que estn sujetos a depreciacin, tales como edificios, construcciones e instalaciones en proceso, maquinaria y equipos, vehculos y muebles entre otros; as como tambin construcciones e instalaciones en proceso y bienes, como terrenos, generalmente no sujetos a depreciacin. Por depreciacin se entiende la prdida de valor, ya sea por el uso o por obsolescencia, que sufre un activo fijo durante su vida til, concepto que veremos como parte del costo en el captulo 4.

Como activo fijo se incluyen tambin las revalorizaciones, debidamente autorizadas, que puede tener el activo, las cuales tambin estn sujetas a depreciacin.

Terrenos y Recursos Naturales

Comprende el costo de adquisicin de los terrenos donde funciona el negocio y de las tierras que contienen minerales o plantaciones en el caso de explotaciones mineras o agrcolas.

El costo del terreno incluye todos los valores pagados por gastos de escrituras, impuestos, tasas, registros y otros gastos originados en la compra. Deben tomarse en cuenta, tambin, los gastos de "mejora" del terreno o sea limpieza, relleno y nivelacin, conexiones de agua, luz y otros servicios y, en general, todos los gastos adicionales que representan un cambio de valor del terreno y por lo mismo una "mejora" permanente.

En el caso de actividades agrcolas o agro-industriales debe diferenciarse entre las mejoras; que, como ya mencionamos, entraan un cambio permanente en el valor de la tierra; y, la preparacin del terreno para un cultivo, que es parte del costo de explotacin y no del Activo Fijo.

No deben incluirse en el rubro terreno de la empresa aquellos que no se requieren para cubrir sus necesidades actuales y futuras, es decir aquellos terrenos que han sido adquiridos como inversin con fines especulativos. Estos valores deben ser clasificados como Otros Activos y no como Activos Fijos.

Edificios y Construcciones

Este rubro comprende el costo del edificio de la planta industrial, oficinas de administracin y ventas, y otras construcciones directamente relacionadas con la empresa. En algunos casos ser necesario considerar salas de exposicin y ventas de los productos fabricados por la firma, as como bodegas que estn fuera de la planta e inclusive fuera de la ciudad en que est situada.

En el caso de edificios que no son utilizados en su totalidad para la actividad de la empresa, se debe tomar en cuenta solamente la parte necesaria, igual que en el caso de los terrenos.

Dentro de este rubro se incluyen tambin obras complementarias como vas internas, parqueaderos y otras similares.

Maquinaria y Equipos

El valor de la inversin que debe utilizarse para maquinaria y equipo es el valor instalado de la misma. En algunos casos, los Gastos de Instalacin y Montaje se expresan por separado, especialmente cuando son significativos.

En el caso de la maquinaria y equipo importados el valor final incluye desde el valor FOB al que se aaden los fletes y seguros hasta obtener el valor CIF y en base a ste, los impuestos, tasas, muellaje, despacho de aduana y otros gastos adicionales hasta obtener el Valor Ex-Aduana; a este ltimo se le aade los gastos de transporte interno hasta llegar al Valor en planta. El Valor instalado se obtiene si se suman los gastos de Instalacin y montaje al valor en planta obtenido. Al calcular los impuestos a la importacin es necesario tomar en cuenta las liberaciones o rebajas que se obtienen como beneficios de las leyes de proteccin industrial en caso de haberlas.

En el caso de la maquinaria y equipo local habr que tomar en cuenta su costo de adquisicin o construccin, ms los gastos de transporte y otros gastos adicionales hasta ponerlos en la planta de la empresa listos para operar.

Los Gastos de Instalacin y montaje deben incluir todo lo relacionado con la colocacin de maquinaria y equipo en condiciones de trabajo, es decir, las bases y estructuras de la maquinaria, las conexiones directas de agua, electricidad y vapor, as como la mano de obra y otros gastos de montaje.

Dentro del rubro "Maquinaria y Equipo" es importante incluir los accesorios y equipos complementarios que por su naturaleza forman parte integrante de los equipos principales y por lo mismo estn sujetos a depreciacin. En cambio, los repuestos y accesorios de reposicin muy frecuentemente no se incluyen en este rubro pues se los considera parte del capital de trabajo.

Otros Equipos

Incluye los equipos no utilizados directamente en el proceso de produccin, tales como equipos auxiliares de fuerza, bombas de agua, transformadores, herramientas, laboratorios y otros similares. Se incluye generalmente el detalle completo con sus valores individuales y el clculo del costo, en la misma forma que para la maquinaria y equipo.

Muebles y Equipos de Oficina

En la planta misma y en las oficinas de administracin y ventas se requiere de muebles (escritorios, mesas, sillas, butacas, armarios, archivadores, etc.) y mquinas de oficina (calculadoras, computadoras, impresoras, copiadoras, telfonos, etc.). Su valor depende de la dotacin de muebles y equipos de oficina, por persona.

Vehculos

Este rubro contempla el valor en planta tanto de los vehculos de transporte interno de la fbrica como de los de transporte fuera de ella.

En el primer caso y de acuerdo a las necesidades se incluyen gras, montacargas, remolques, vagones, etc. En el segundo caso, camiones, camionetas, automviles y otros vehculos que se requieran para el normal funcionamiento de la empresa.

Slo deben constar en esta cuenta vehculos de propiedad de la empresa, ya que sta puede tambin disponer de vehculos de terceros arrendados a firmas independientes especializadas en este campo.

Envases

Se deben incluir los envases dentro de las inversiones fijas cuando se trata de pertenencias que se utilizan en la explotacin del negocio, sin nimo de revenderlos. Adems, deben ser recuperables automticamente e identificables por la marca (ej. botellas de bebidas gaseosas). Estos envases por ser parte del Activo Fijo estn sujetos a depreciacin.

No se debe incluir dentro del Activo Fijo los envases no recuperables y aquellos que se recuperan mediante concursos (ej. botellas de salsa de tomate) pues la empresa al venderlos los da por perdidos incluyendo su valor en el costo.

2.3.1.3.- ACTIVOS INTANGIBLES y CARGOS DIFERIDOS

Adems de los Activos Fijos, que son bienes tangibles, se encuentran muchas veces en los balances de una empresa en operacin, ciertos activos que aparecen clasificados fuera del activo fijo y del activo circulante, tales como patentes, marcas registradas y otros, de naturaleza intangible, pero que representan valor para la empresa. Estos activos se registran como Intangibles por su naturaleza inmaterial.

Los egresos incurridos en la adquisicin de los Intangibles as como los gastos de constitucin y organizacin de la empresa, estudios, puesta en marcha y otros similares, deben ser amortizados durante un tiempo, que depende de la naturaleza del activo. A estos rubros se los conoce como gastos o cargos diferidos. La amortizacin es un concepto similar al de depreciacin aplicable a este tipo de activos. Los principales se mencionan a continuacin:

Estudios, Proyectos y Gastos de Organizacin

En este rubro se incluyen el costo de todos los gastos derivados de la constitucin de la sociedad, de la obtencin de los beneficios de las leyes de fomento industrial que puedan existir y de otros similares. Tambin se incluye aqu el costo de estudios que la empresa haya realizado o contratado para acometer algn proyecto y el de otros estudios que hayan sido necesarios para su ejecucin. En el caso de proyectos agrcolas se incluyen, tambin, las siembras experimentales y en el caso de proyectos mineros, el anlisis de suelos.

Patentes

En algunos casos es necesaria la compra o el desarrollo de patentes para un producto o proceso. Este gasto debe incluirse entre las inversiones intangibles y est sujeto a amortizacin.

Entrenamiento de Personal

Para algunos proyectos es indispensable contratar personal y enviarlo a prepararse en fbricas o instituciones especializadas del pas o del exterior. Este gasto es, tambin, una inversin intangible, sujeta a amortizacin.

Gastos de Construccin y Puesta en Marcha

Este rubro puede estar presente si la empresa ha ejecutado o est ejecutando algn proyecto de inversin. En el proceso de implementacin de proyectos existe un perodo (que va desde la construccin de los edificios necesarios y compra de la maquinaria hasta la produccin efectiva normal) en que la empresa incurre en gastos adicionales pues es necesario realizar instalaciones, pruebas y ajustes en la produccin, la cual es mientras tanto, irregular o defectuosa. Estos egresos no se los llevan directamente a costos sino que se los difiere y amortiza en un perodo razonable, generalmente cinco aos.

Intereses durante la Construccin

Muchas veces ocurre que la empresa tiene que pagar intereses por crditos recibidos cuando todava el proyecto para el que se contrat el crdito est en la fase de construccin o instalacin. En esos casos los gastos por concepto de intereses se consideran como un Cargo Diferido, es decir, un gasto que no se lo carga sino desde el momento en que la empresa entre en operacin normal, momento en que pasan a constituir gastos financieros, que afectan al estado de resultados.

Algunos incluyen en este rubro no slo los intereses de los prstamos sino, tambin, el posible rendimiento del capital propio pues argumentan que durante este tiempo el inversionista no puede dejar de percibir un rendimiento; sin embargo, esto no se acepta para efectos fiscales.

2.3.1.4.- OTROS ACTIVOS

Se incluyen en este rubro aquellos tems que, siendo parte del activo, no se utilizan en la operacin normal del negocio. Estos bienes no encajan como activos fijos ni como activos diferidos ni tampoco corresponden al capital de operacin, clasificndoselos en la contabilidad como Otros Activos. Ejemplo de esto son, terrenos que no se requieren para cubrir sus necesidades actuales y futuras, o equipos que no son ms de produccin sino para otra actividad fuera de la lnea de negocio de la empresa, inversiones permanentes en valores, efectivo que se utilizar en otras actividades ajenas al negocio, cuentas por cobrar despus de un ao de la fecha del balance, entre otros.

2.3.2.- PASIVO

Los pasivos constituyen las fuentes de financiamiento de los activos de la empresa, que fueron adquiridos con prstamos de terceros y con fondos propios de los accionistas de la firma. Los prstamos de terceros pueden a su vez ser de corto plazo y/o de mediano o largo plazo. Los fondos propios de los accionistas, conformados por el capital social ms los beneficios no distribuidos que arroja la operacin del negocio, constituyen el patrimonio de la firma.

2.3.2.1.- PASIVOS CORRIENTES

Por otro lado, la empresa puede recibir crdito de sus proveedores o adquirir otro tipo de obligaciones corrientes con las que financia parcialmente su CT. El pasivo corriente comprende las deudas vencidas y por vencer de la empresa dentro del siguiente perodo normal de operacin del negocio, que se cancelarn con el efectivo proveniente de la realizacin del activo corriente y/o los ingresos ordinarios de la empresa.

Entre los pasivos corrientes, adems de los anteriores, pueden tambin darse, dividendos declarados por pagar, gastos acumulados por pagar (sueldos, intereses por pagar), prstamos de bancos de corto plazo, vencimientos corrientes de prstamos de largo plazo y otros (impuestos, servicios, etc. por pagar).

2.3.2.2.- PASIVOS DE MEDIANO Y LARGO PLAZO

Se refieren a obligaciones con vencimientos a partir de un ao de la fecha del balance general, como pueden ser prstamos de bancos de mediano o de largo plazo, reservas para indemnizaciones, jubilaciones, etc. Si el vencimiento es hasta 4 aos, el pasivo es de mediano plazo. Si es de ms de 4 aos, se considera un pasivo de largo plazo.

2.3.2.3.- OTROS PASIVOS

Se consideran aqu todas aquellas cuentas no incluidas en los dos numerales anteriores. Ejemplo, adelantos recibidos por productos a entregar.

2.3.3.- PATRIMONIO

Corresponde a la porcin del activo financiada por los accionistas (dueos) de la empresa. Comprende las cuentas del capital social, reservas, aportes para futuras capitalizaciones, utilidades o prdidas acumuladas de ejercicios anteriores, as como los resultados del ejercicio corriente hasta la fecha de corte del balance. Todos los valores registrados en el patrimonio pertenecen a los accionistas.

2.4.- VALUACIN DE PARTIDAS DEL BALANCE GENERAL

Es necesario indicar que las cifras que se muestran en el balance presentan en cada caso el valor del rubro correspondiente a la fecha de cierre del dicho estado.

La cuenta Efectivo en Caja y Bancos, por ejemplo, mostrar los saldos respectivos luego de los arqueos de caja correspondientes y de las conciliaciones bancarias hechas para cada institucin a esa fecha.

La cuenta de Inversiones debe mostrar su valor al costo o al precio de mercado, el que sea ms bajo, siguiendo el principio de conservacin. Igual criterio se tendr al valorar los Inventarios.

Las cuentas y documentos por cobrar deben considerar en su valor final aquella porcin que se considera incobrable. Si la empresa ha realizado ventas a crdito de las cuales un 2 % considera de muy difcil recuperacin, el valor neto que aparecer por cobrar en el balance ser del 98% de dichas ventas.

Los gastos pagados por adelantado mostrarn el valor del servicio pendiente por recibir. As por ejemplo, si la empresa tiene un seguro por tres aos del cual ya transcurri uno a la fecha de corte, el balance deber mostrar el valor del seguro por los dos aos restantes.

Igual criterio conservador se sigue en el caso de los activos fijos. Para el caso de terrenos se considera el costo de adquisicin ms las posibles mejoras. Para los edificios, maquinaria y otros activos tangibles, se considera el costo de adquisicin o de construccin, al cual deben igualmente aadirse las mejoras realizadas al activo y del cual debe restarse la depreciacin acumulada respectiva por el uso u obsolescencia. As por ejemplo, un equipo cuyo valor instalado hace tres aos era de $100,000 y cuya vida til estimada es de unos diez aos reflejar un valor en el balance de $70,000 a la fecha de cierre. Se considera aqu que la depreciacin del equipo es lineal. La depreciacin no se aplica usualmente a los terrenos.

Un criterio similar se sigue para valorar los activos intangibles. El valor a utilizarse corresponde al costo del activo menos la amortizacin acumulada que se refiere a la prdida de valor del mismo con el tiempo. Se aplicar el saldo pendiente de amortizacin.

Para una mayor explicacin sobre depreciaciones y amortizaciones, se recomienda revisar el captulo 4.

Las convenciones utilizadas al determinar los diferentes valores en el balance general se expresan usualmente por medio de notas explicativas que se anexan a los estados financieros y que sirven para aclarar los valores mostrados en los mismos.

2.5.- EJERCICIOS

2.5.1.- Al terminar Carlos Medina sus estudios en la ESPOL decidi iniciar un negocio de ensamblaje, venta y mantenimiento de computadoras, para lo cual realiz las siguientes actividades:1.- El 2 de noviembre de 20X9, deposit $50,000 en una cuenta para su nuevo negocio Tecnospol e inicia su actividad en el mismo.2.- El 5 de noviembre, compr un conjunto de equipos de oficina en $15,000, pagando en efectivo.3.- El 8 de noviembre, compr un local para su oficina por $20,000, pagando el 30% en efectivo y por saldo firm documentos como compromiso de pago.4.- El 15 de noviembre realiz un prstamo al Banco de Guayaquil por $65,000, firmando algunos pagars.5.- El 22 de noviembre, compr mobiliario de oficina por $25,000, pagando el 70% en efectivo y el saldo a cuenta. 6.- El 25 de noviembre, devuelve unos muebles por estar defectuosos y pide que se disminuya de la cuenta pendiente, el costo de la misma $4,500. 7.- El 30 de noviembre, vende parte de su equipo de oficina a su costo de $5,000, a crdito.

Elabore el registro de las transacciones. Prepare el Balance General.

2.5.2.- Se pide reclasificar las cuentas del balance de la compaa ACME S.A. a continuacin que muestra fallas en su presentacin. Las notas explicativas se detallan como sigue:

(1) Efectivo en Banco de Guayaquil.- Cuenta corriente utilizada en las operaciones ordinarias del negocio.(2) Efectivo en Banco Pichincha.- Fondo en efectivo destinado a la adquisicin futura de una planta elctrica auxiliar para la fbrica.(3) Cuentas por cobrar a clientes.- Se espera cobrar todas estas cuentas durante los tres meses siguientes a la fecha del balance general.(4) Efectos por cobrar a funcionarios.- Prstamo al Vicepresidente de la compaa que deber ser liquidado por l en tres pagos, como sigue: uno de US$40,000 el 25 de mayo de 20X9 y dos de $30,000 cada uno con vencimientos al 30 de Junio y 31 de Julio respectivamente.(5) Inventarios.- Existencias de Productos terminados, materias primas y materiales y suministros para tres meses de operacin aproximadamente.(6) Aportes para futura capitalizacin.- Valores que los accionistas de la compaa han entregado para un futuro aumento de capital.(7) Inversiones en Bonos.- Valor de mercado, en la fecha del balance general, de bonos adquiridos con carcter temporal para ganar algn inters a un sobrante de efectivo que se experimentar durante dos meses. Los bonos se vendern a finales del mes de febrero de 20X8.(8) Seguros pagados por adelantado.- Prima del seguro de incendio pagada por adelantado hasta junio 30/20X8(9) Cuentas por pagar a proveedores y Gastos acumulados por pagar.- A liquidar durante los dos meses siguientes a la fecha del balance general.(10) Gastos de puesta en marcha.- Gastos incurridos en la instalacin y puesta a punto de la maquinaria adquirida al inicio del negocio.(11) Prstamo al Banco de Fomento.- A pagarse en 119 cuotas iguales, mensuales y consecutivas de $3333 cada una , ms una cuota final de $3373 la primera de las cuales vence en enero 31 de 20X8.(12) Acciones emitidas y en circulacin.- Valor pagado por los accionistas, equivalente al valor nominal de las acciones emitidas y en circulacin al cierre del balance general.(13) Supervit libre.- Utilidades netas pendientes de distribucin, entre los accionistas sobre las que no se ha declarado an dividendo alguno.

ACME S.A.BALANCE GENERALDiciembre 31 de 20X7

ACTIVOUS$

Activo corriente

Efectivo en Banco de Guayaquil(1)525,000

Efectivo en Banco Pichincha(2)700,000

Cuentas por cobrar a clientes(3)300,000

Efectos por cobrar a funcionarios(4)100,000

Inventarios(5)250,000

Aportes para futura capitalizacin(6)155,000

2,030,000

Inversiones en Bonos(7)100,000

Seguros pagados por adelantado(8)20,000

Activo Fijo

Terrenos500,000

Edificios400,000

Maquinaria y Equipo700,000

1,100,000

(-)Depreciacin Acumulada-180,000920,000 1,420,000

3,570,000

PASIVO Y CAPITAL

Pasivo Corriente

Cuentas por pagar a proveedores(9)250,000

Gastos Acumulados por pagar(9)50,000

Gastos de puesta en marcha(10)100,000

400,000

Pasivo a largo plazo

Prstamo al Banco de Fomento(11)400,000

Patrimonio

Acciones emitidas y en circulacin(12)2,000,000

Superavit libre(13)770,000 2,770,000

3,570,000

2.5.3.- Se pide reclasificar y valorar correctamente las cuentas del balance de la empresa OMEGA S.A. mostrado, en atencin a las notas adjuntas. Preparar balance corregido. Mostrar valores grupales. Mostrar resultado real del ejercicio.

(1) Corresponde a valores utilizados en el giro ordinario del negocio, excepto por $12,000 que se tienen separados en una cuenta de Produbanco para la adquisicin de un terreno.(2) A la fecha de cierre la cotizacin de los bonos en poder de la empresa representaba el 90% del valor par de $ 1'000 a que dichos valores fueron adquiridos.(3) Se refiere a valores invertidos en acciones de la compaa filial Alfa C.A.(4) El inventario de productos terminados inclua un lote de productos registrados en libros a su costo de produccin de $ 500 cuyo valor contabilizable de mercado al cierre era de $ 450.(5) Arriendos pagados hasta Junio 30 de 20X2.(6) Un tercio de las cuentas por cobrar vence luego de 18 meses. El resto vence antes del ao. Se supone que el 2 % de las cuentas por cobrar a clientes a la fecha de cierre corresponde a saldos completamente incobrables.(7) La empresa nunca ha cargado en libros la depreciacin de activos fijos, aunque la administracin dispuso utilizar para ello el mtodo de lnea recta. Los activos fijos fueron adquiridos hace cuatro aos, estimndoseles una vida til de 20 aos a los edificios y de 10 aos a la maquinaria con un 10% de valor residual.(8) Nunca se ha contabilizado amortizacin sobre los gastos de organizacin, incurridos hace cuatro aos en la fecha de constitucin de la compaa. Se considera que dicha amortizacin debe ser efectuada durante un perodo de 10 aos a partir de la mencionada fecha de constitucin.(9) Crdito a cinco aos con dividendos semestrales iguales de capital cuyo primer vencimiento ser en Junio 30 de 20X2.(10) Valor de mercado de Marca Registrada propiedad de la compaa.(11) Prstamo pagadero a 90 das.

OMEGA S.A.

BALANCE GENERAL

Diciembre 31 de 20X1

ACTIVOUS$

Activo Corriente

Efectivo en Caja y Bancos (1)18,000.0

Inversiones temporales(2)1,000.0

Otras cuentas por cobrar(3)10,000.0

Inventarios:

Productos terminados2,500.0

Materias primas(4)2,000.0

Materiales y Suministros1,750.06,250.0

Gastos pagados por adelantado(5)280.0

35,530.0

Cuentas por Pagar a proveedores15,000.0

Cuentas por cobrar a clientes(6)27,600.0

Activo Fijo(7)

Terrenos10,000.0

Edificios60,000.0

Maquinaria y Equipo20,000.090,000.0

168,130.0

PASIVO Y PATRIMONIO

Pasivo Corriente

Anticipos a empleados1,200.0

Gastos de Constitucin y Puesta en marcha(8)10,000.0

Gastos Acumulados por pagar499.3

11,699.3

Pasivo de Largo Plazo(9)50,000.0

Otros Pasivos(10)16,000.0

Patrimonio

Capital social pagado72,000.0

Supervit libre16,930.0

Prstamo Banco Pichincha(11)1,500.790,430.7

168,130.0

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