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HERRAMIENTAS BÁSICAS

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Objetivos:

Aprender a separar datos de un celda en varias

Manejo de formatos no tradicionales

Generar datos de manera rápida

Usar nombres de rangos

Repasar la protección de rangos

Utilizar opciones de pegado especial

3Temáticas:• Texto en columnas• Formatos• Series y listas• Pegado especial• Nombres de rangos• Proteger

1. SEPARAR DATOS

Cuando una celda contiene datos compuestos, por ejemplo

un código, nit, email, se pueden separar los

componentes en varias columnas utilizando la opción:

Menú datos – texto en columnas

1.1 ELEGIR EL TIPO DE SEPARACIÓN

32964907;Vahos;Giraldo;Alberto;F;Cra.;5;Nº;104-04;;Medellín;OperarioA;26/01/1969

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2. FORMATOS PERSONALIZADOS

Son formatos creado por el usuario de acuerdo a sus necesidadesEl formato de número no afecta el valor real de la celda que usa Excel para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas El formato personalizado maneja 4 partes diferenciados con punto y coma, así:Números positivos;Números negativos;Cero;Texto

Procedimiento: Formato de celdas - Ficha número - Personalizada - En el cuadro tipo escribir el código correspondiente:

2.1 Códigos de formato

Código Descripción

# Asegura que ese espacio será ocupado por un número. No acepta ceros a la izquierda

0 Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato

. o , Despliega un punto decimal o separador de millares según sea el caso

% Despliega el símbolo de porcentaje

+ – / () : $ Se muestra este carácter

* Repite el siguiente carácter hasta llenar el ancho de la columna

“texto” Despliega el texto dentro de las dobles comillas

[color] Especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo.

[COLOR n] Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n es un número entre 0 y 56.

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Ejemplos de códigos:2.2 Fechas:

Códigos de fecha

Ej Resultado Explicación

m 3 Mes con una sola ciframm 03 Mes con dos cifrasmmm mar Nombre del mes abreviadommmm marzo Nombre del mes completod 7 Día con una sola cifradd 07 Día con dos cifrasddd mié Nombre del día abreviadodddd Miércoles Nombre del día completoy (a) 62 Año abreviadoyy (aa) 62 Año abreviadoyyy (aaa) 1962 Año completoyyyy (aaaa) 1962 Año completo

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Ejemplos de códigos:2.3 Números:

Códigos de fecha Ej Resultado Explicación

0000 0003, 0010Agregar ceros a la derecha

[Verde] 3Colocar un color a los números

$ #.##0,0 $ 1.000,0Formato de moneda con un decimal

#.##0,00;(#.##0,00);0

1.000,00, (1.000,00) ó 0

Formatos diferenciados para datos positivos, negativos o vacíos

0,0 «Tasas de cafe» 10 tasas de café

Agregar un texto personalizado al formato

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3. SERIES Y LISTAS

3.1 Series• Sirven para ingresar datos numéricos de manera

rápida. • Dichos datos pueden ser números o fechas• Los datos deben tener una tendencia

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Procedimiento:

• Escriba el dato inicial de la serie o seleccione un rango de datos que tengan la tendencia deseada y el espacio a llenar• Menú inicio – Grupo Modificar – Rellenar - Series• Elegir si los datos irán horizontales (filas) o

verticales (columnas)• Seleccionar el tipo de tendencia a manejar• Escribir el incremento o salto que manejará la

serie• Si es una fecha elegir la configuración para ésta

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133.2 Listas personalizadas

• Se escribe un dato de la lista y, al arrastrar la selección, Excel escribe los demás datos• Sirven para ingresar textos de manera rápida • Evitan la necesidad de memorizar datos y

ortografía• Ahorran tiempo de digitación• Permiten hacer ordenamientos diferentes al

alfabético

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Procedimiento:

• Menú archivo – Opciones – Avanzadas – Modificar listas personalizadas• Escribir los datos de la lista en entradas de lista –

Agregar o• Ir al cuadro importar lista desde las celdas –

Seleccionar el rango con el listado en Excel – Clic en el botón importar

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4. PEGADO ESPECIAL

Las opciones de pegado especial permiten:• El pegado tradicional• Elegir qué parte de los datos copiados se desea

pegar• Decidir cómo se desean pegar los datos: usar una

operación, transponer…

174.1 El cuadro de pegado especial

184.2 Pegar:Elija qué datos desea pegar: Las opciones de este cuadro son excluyente, es decir, si se elige la opción fórmulas se omitirán los formatos, comentarios, validaciones, etc.

4.3 OperaciónElija la operación que se realizará entre el dato que hay en la celda y el dato copiadoEjemplo si se copia el número 3 y en la celda donde se va a pegar hay un 4, si se elige la operación sumar, el 4 cambiará por 7, si se elige multiplicar el 4 cambiará por 12 y así sucesivamente.

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Elija cómo se pegarán los datos: Transponer: pegar la tabla de manera transpuesta equivale a cambiar la dirección de la tabla, es decir, si la tabla es horizontal se pegará vertical y visceversa.

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5. NOMBRES DE CELDAS O RANGOS

Un nombre de celdas o rango es un alias que se le da a un conjunto de celdas con el fin de:• Recordar fácilmente la ubicación de los datos• Evitar las selecciones en las funciones• Reemplazar la opción de fijar las celdas con el

signo $ ya que los nombres de rangos ya son fijos

215.1 Cómo colocar nombres a un rango:5.1.1 Desde el cuadro de nombres• Seleccionar el rango o celda a nombrar• Clic en el cuadro de nombres• Escribir el nombre a dar al rango (dicho nombre

no puede tener espacios en blanco ni caracteres especiales

• Enter

225.1.2 Desde el Administrador de nombres• Seleccionar el rango o celda a nombrar• Menú Fórmulas – Grupo Nombres Definidos –

Administrador de nombres (o en asignar nombre) – Nuevo…

• Escribir el nombre a dar al rango (dicho nombre no puede tener espacios en blanco ni caracteres especiales

• Aceptar

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5.1.3 Crear los nombres desde la selección• Seleccionar un rango que contenga las celdas a

nombrar y el nombre que se les quiera dar (dicho nombre no puede tener espacios en blanco ni caracteres especiales)

• Menú Fórmulas – Grupo Nombres Definidos – Crear desde la selección

• Defina la posición en el rango seleccionado de los nombres que se asignarán

245.2 Cómo eliminar o modificar los nombres de rango dados• Menú Fórmulas – Grupo Nombres Definidos –

Administrador de nombres • Clic en el nombre de rango a eliminar o editar• Para eliminar clic en el botón respectivo• Para cambiar las celdas que componen el rango

puede ir al cuadro se refiere a, cambiar el rango y clic en el botón de verificación

• Para cambiar el nombre del rango clic en el botón editar…

256 Proteger6.1 Proteger hojaImpide la modificación del contenido, formatos, etc. de las celdas de la hoja Procedimiento:• Menú Revisar – Grupo Cambios – Proteger hoja• Colocar la contraseña• Elegir las tareas que se permitirá realizar sobre la

hoja protegida

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6.2 Proteger estructura de ventanas:

Evita que se realicen cambios en la estructura del libro, esto se refiere a no permitir que se ingresen, eliminen, renombren, oculten, muestren, etc. hojas del libroMenú revisar – Grupo cambios – Proteger libro

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6.3 Proteger rangos o celdas:Evita que se realicen cambios en algunas celdas o rangos de la hoja de cálculo, mientras que otras áreas de la hoja permanecen libres y pueden ser modificadas

Procedimiento:• Seleccionar las celdas que quedarán libres• Formato de celdas – Ficha proteger – Desactivar la

casilla Bloqueada - Aceptar• Menú revisar – Grupo cambios – Proteger hoja