1.considera que tiene usted conocimientos, con respecto a la
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE ESTRUCTURA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA TESIS
DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE ING.EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA GRUPO
MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. GMS
AUTORA:
PAULINA BEATRIZ LATORRE BUITRON
DIRECTOR DE TESIS:
ECO. CARLOS BARAHONA MENESES
QUITO - 2014
ii
DEDICATORIA
Doy gracias primero a Dios por darme la fortaleza necesaria para seguir
adelante y afrontar las dificultades con perseverancia, sin perder jamás la
dignidad ni desfallecer en el intento.
A mi esposo Richard y mi hija Yuliana, por ser mi motivación a cada momento,
por la comprensión del tiempo que no les pude dar y por el amor y el respeto a
nuestro hogar que han sido pilares fundamentales para culminar mis estudios
superiores.
A mis padres por todo el apoyo que supieron darme, por todas las palabras de
aliento, por la fortaleza y sabiduría que compartieron conmigo.
Mención especial para la Universidad Tecnológica Equinoccial UTE, por
abrirme sus puertas y darme la oportunidad de enriquecer mis conocimientos,
los mismos que me permitirán desempeñarme de mejor manera y por ende
poder dejar en alto su valioso prestigio adquirido.
Paulina
iii
Agradecimiento
Agradezco de manera especial a la Universidad Tecnológica Equinoccial por la
instrucción recibida, la misma que ha sido y será de mucha importancia para
mejorar mi desempeño en mi vida profesional.
De igual manera mi agradecimiento sincero a todos los profesores de la
Universidad y de manera especial a mi Director de Tesis Economista Carlos
Barahona Meneses, quien con sus conocimientos, orientación y experiencias
hicieron posible la realización de esta investigación.
A las autoridades y profesores de esta noble institución, al personal
administrativo y fundamentalmente a los estudiantes y compañeros.
Paulina
iv
INDICE
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL
DEPARTAMENTO DE FACTURACION DE LA EMPRESA GRUPO
MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. GMS
CAPÍTULO I………………………………………………………………………………………..…1
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN……………………………...……..2
1.1 Introducción …………………………………………………………….……2
1.2 Planteamiento del problema…………………………………………..……5
1.3 Formulación del problema……………………………………………….…7
1.4 Subpreguntas…………………………………………………………….…..7
1.5 Objetivos……………………………………………………………...…...…..8
1.5.1 General…………………………………………………………..…...8
1.5.2 Específicos………………………………………………...……........8
1.6 Justificación………………………………………………………….……….8
1.7 Limitaciones……………………………………………………………….….9
1.7.1 Limitaciones de tiempo……………………………………………...9
1.7.2 Limitaciones de recursos……………………………………………9
CAPÍTULO II …………………………………………………………………………………...…10
FUNDAMENTACION CIENTÍFICA, REFERENCIAL, LEGAL Y CONCEPTUAL
2.1 Fundamentación Científica……………………………………………….…...11
2.2 Marco Referencial………………………………………………………….…..33
2.3 Marco Legal……………………………………………………………………..38
2.4 Marco Conceptual……………………………………………………………...39
2.5 Hipótesis………………………………………………………………………...44
v
2.6 Variables…………………………………………………………………….…..44
2.6.1 Independiente………….………………………………………….…44
2.6.2 Dependientes……………………………………………………...…44
CAPÍTULO III…………………………………………………………………………………..…45
DISEÑO METODOLOGÍCO DE LA INVESTIGACIÓN…………………….46
3.1 Método de la investigación………………………………………………46
3.2 Tipo de estudio………………………………………………………...….46
3.3 Fuentes de información………………………………………………….46
3.3.1 Fuentes primarias……………………………………………..…....46
3.3.2 Fuentes secundarias……………………………………………….47
3.4 Técnicas e instrumentos………………………………………………...47
3.5 Tratamiento de la información…………………………………………..47
3.6 Población y muestra………………………………………………………48
CAPÍTULO IV……………………………………………………………………………….…….49
SITUACION DIAGNOSTICA………………………………………………….50
4.1 Naturaleza del Negocio…………………………………………………..50
4.1.1 Misión Visión y Valores de la Empresa…………………………..51
4.2 Datos del Negocio……………………………………………………...…52
4.3 Recursos………………………………………………………………...…52
4.3.1 Recursos Materiales y Tecnológicos…………………………...…52
4.3.1.1 Sistemas Contables……………………………………….53
4.3.1.2 Características del Sistema………………………………55
4.3.1.3 Funcionamiento del Sistema Contable SPC-Módulos de
Facturación y Costos……………………………………………….56
4.3.2 Recursos Humanos…………………………………………..…….78
vi
4.3.2.1 Junta de Accionistas…………………………………..….78
4.3.2.2 Presidencia………………………………………………...79
4.3.2.3 Gerencia General…………………………………………80
4.3.2.4 Gerente Administrativo……….………..…………………80
4.3.2.5 Gerente de Innovación y Desarrollo…….………….…..81
4.3.2.6 Gerente de Consultoría TI…………………………….…84
4.3.2.7 Gerente de Relaciones Empresariales………..……….84
4.3.2.8 Gerente Financiero Contable……………………...……85
4.3.2.9 Asistencia Contable……………………………………...85
4.3.3 Organigrama Estructural…………………………………………..86
4.3.3.1 Organigrama General……………………………….......87
4.3.3.2 Organigrama Gerencia De Relaciones
Empresariales…………………………………………………….88
4.3.3.3 Organigrama Gerencia Financiero
Contable…………………………………………………………..89
4.3.3.4 Organigrama Gerencia De Innovación y
Desarrollo…………………………………………………………89
4.3.3.5 Organigrama Gerencia Administrativo…………..……90
4.3.3.6 Organigrama Gerencia De Consultoría de TI………..91
4.4 Finalidad de la Empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A….92
4.4.1 Actividades Fundamentales……………………………...92
4.5 Análisis Foda de la Empresa Grupo Microsistemas
Jovichsa S.A……………………………………………………………..92
vii
4.6 Obligaciones………………………………………………………..94
4.6.1 Obligaciones Fiscales…………………………………...94
4.6.2 Obligaciones Patronales…………………………………95
4.7 Encuestas……………………………………………………………95
4.7.1 Resultado de las Encuestas…………………………….97
4.8 Entrevistas………………………………………………………….105
4.8.1 Entrevista al Gerente General de Grupo
Microsistemas Jovichsa S.A…………………………………105
4.8.2 Entrevista Contadora General de Grupo
Microsistemas Jovichsa S.A…………………………………107
CAPÍTULO V……………………………………………………………………………..…109
PROPUESTA……………………………………………………………...110
5.1 Evaluación del Control Interno ………………………………….110
5.1.1 Cuestionario del Control Interno de Aspectos
Específicos……………………………………………………110
5.1.2 Calculo del Nivel de Confianza, Riesgo de Control
Y Riesgo de Auditoria………………………………………111
5.2 Sistema de Control Interno para el Departamento de
Facturación………………………………………………………….113
5.3 Objetivos…………………………………………………….......113
5.4 Importancia…………………………………………………..….116
5.5 Alcance………………………………………………………......117
5.5.1 Matriz de Políticas Contables……….………………117
5.5.2 Flujograma del Procedimiento de facturación….....119
5.5.3 Responsables de la facturación………………........121
5.5.4 Involucrados en el Proceso de Facturación……....121
5.5.5 Beneficiarios……………………………………...…..122
viii
5.5.6 Indicadores del Desempeño de los
Procedimientos de Facturación….…………………….….123
5.5.7 Funciones del Personal Involucrado en el proceso de
facturación…………………………………………….……..124
5.5.8 Principales Procesos Contables……………………129
5.5.8.1 Proceso de Contabilización de Cuentas…………129
5.5.8.2 Asientos Contables………………………………….129
5.5.8.3 Clientes Internos………………………………….…130
5.5.8.4 Documentos de Soporte……...…………………….131
5.5.8.5 Documentos para las Compras…………………….136
5.5.8.6 Pago de Cuentas por Cobrar……………………….139
5.5.8.7 Normas Generales…………………………………..141
5.5.8.8 Proceso de Compras………………………………..143
5.5.8.9 Proceso de Pago a Proveedores…………………..144
CAPÍTULO VI………………………………………………………………………….…147
6.1 Conclusiones……………………………………………………….147
6.2 Recomendaciones………………………………………………....150
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………...152
Anexos………..………………………………………………………………………...153
1
CAPÍTULO I
2
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 INTRODUCCIÓN
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) es una empresa fundada en
1978 por Christopher Lubensky y Vinicio Jaramillo inicialmente orientada a la
venta de microcomputadoras y servicios relacionados, especializándose en
servicios complementarios como: Microelectrónica - Servicio técnico1980’s;
enfoque en venta de equipos, microcomputadoras, PC’s, servidores y enfoque en
desarrollo de aplicaciones back-office
1991: La implementación y consultoría de su ERP BPCS.
1994: Las operaciones se centralizan en Quito y se refuerza el enfoque en ERP.
1999: Entra una situación macroeconómica cada vez más difícil y una incursión
fallida en Perú, la empresa busca diversificar su portafolio. Se inicia la provisión
de servicios de comunicaciones a clientes ERP, con la ayuda de Impsat como
socio estratégico.
2001: Como parte de las iniciativas de diversificación, asumieron la distribución de
GeneXus, de la empresa uruguaya Artech.
2002: Crece el enfoque en los servicios de comunicaciones, basados en
tecnología pionera de seguridad centralizada.
2003: Se asume representación de Astaro, producto alemán de seguridades para
Internet ampliamente galardonado. A base de esta tecnología, se logra el primer
proyecto de seguridad centralizada para otro ISP (Impsat).
2005: Después de dos años de trabajo, se logra el segundo proyecto de seguridad
centralizada (Telefónica).
2006: Se refuerza el portafolio de seguridades con la representación de
Kaspersky, antivirus ruso reconocido como el mejor del mundo. Adicionalmente,
3
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) se consolida como líder en
soluciones de seguridad para ISP’s con su tercer proyecto (Porta).
2008: GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) abre oficinas en
Guayaquil. En Quito se crea el departamento de Nuevos Productos.
2010: GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) abre oficinas en
Cuenca.
2011: GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) abre oficinas a nivel
internacional en Bogotá.
Actualmente GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) es el mejor socio
de negocios para obtener un retorno sobre las inversiones informáticas. Durante
30 años de evolución continua, se ha mantenido cerca de sus clientes y sus
necesidades, respondiendo con nuevas soluciones, tecnologías e ideas. Ellos
cuentan con GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) para cumplir
operaciones de misión crítica, incluyendo la implementación de sus aplicaciones
empresariales, la automatización de procesos, sus comunicaciones en Internet y la
seguridad de su información. Su manejo y comprensión de la complejidad de
estos elementos permite contribuir al desarrollo de la habilidad empresarial de
numerosos clientes alrededor de Latinoamérica. Su cultura les permite entender a
fondo su negocio para lograr resultados.
La alternativa que GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) da a los
clientes para poder reemplazar a varios proveedores que no logran coordinarse,
por uno solo que se responsabiliza de forma completa por las comunicaciones y
seguridades, los ha colocado en una posición de fuerte liderazgo y crecimiento.
Lo mejor de proponer un sistema de control interno para el área de facturación es
desarrollar y revisar información que incorpore soluciones y procedimientos
técnicos de manera clara y estructurada, para obtener resultados oportunos y que
4
la toma de decisiones en la empresa sea la mejor para su correcto funcionamiento
y crecimiento.
La presente propuesta de un sistema de control interno para el área de
facturación, es una guía que permitirá conocer la estructura, responsabilidades,
funciones y procedimientos de los miembros de Grupo Microsistemas,
específicamente en las áreas relacionadas con la facturación.
La propuesta de un sistema de control interno para el área de facturación dentro
de la organización recogerá el contenido de cada uno de los Puestos de Trabajo
existentes en la organización, específicamente de ventas, contabilidad y del
puesto de control del CTI así supone: "El conjunto de las descripciones de los
Puestos de Trabajo, en las que se especificarán su misión, funciones, tareas,
exigencias, responsabilidades y condiciones de trabajo”.
A la vez, la propuesta del sistema de control interno para facturación, determinará
ciertas responsabilidades para cada cargo en la organización, y como parte de
estas, ciertas funciones que cumplir. Esto permitirá alcanzar flexibilidad en el
momento de realizar cambios con respecto a los cargos, puesto que en ese caso
se modifica la función, más no la responsabilidad.
Representará un apoyo técnico, un control para el desarrollo normal de las
responsabilidades y funciones del área de facturación y puestos que tienen
relación con la estructura del mismo. El hecho de disponer de material escrito
sobre cómo está concebido cada cargo de GMS Grupo Microsistemas permitirá
contar con una fuente de consulta autorizada, concreta y uniforme para la toma de
decisiones, delimitación de responsabilidades e identificación de canales de
autoridad y comunicación.
A su vez coadyuvará a la introducción y adiestramiento del personal de nuevo
ingreso a la compañía facilitándole una ubicación rápida dentro de su área de
trabajo.
5
Además explicará la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las
funciones en general y las políticas organizacionales, marcando los límites
generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades, determinando los
cargos que se involucran directamente con la facturación o tengan relación con
esta.
El valor de la propuesta de un sistema de control interno para el área de
facturación, radicará en la veracidad y actualidad de su información; por lo que se
requiere de revisiones periódicas para mantenerlo al día, registrando los cambios
que se presenten en la organización y en cada puesto de trabajo relacionados con
la facturación de esta manera se pretenderá mantener la información en
condiciones óptimas de utilización.
Para elegir esta investigación me interesé en el efecto que tiene el control interno
de los procedimientos de facturación, no solo en esta empresa sino en muchas
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A., tiene como actividad
principal potenciar la capacidad y habilidad empresarial hacia la excelencia a
través del uso de tecnología de vanguardia, servicios y sistemas de información de
alta calidad, buscando siempre los mejores resultados para sus clientes. Viene
trabajando en el Ecuador por más de 30 años brindando asesoramiento y
acompañamiento profesional.
Esta empresa tiene su administración principal en la Provincia de Pichincha,
Cantón Quito, Parroquia Eloy Alfaro, Av. Amazonas N42-88 y Tomas de Berlanga
Edif. Fybeca 2do piso.
Los directivos de la institución están conscientes que los procedimientos de
facturación actuales, están basados en funciones y responsabilidades de cada
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empleado en la organización, pero carecen de un control interno y falta de
procedimientos detallados, es por esta razón que quieren realizar un sistema de
control interno para el departamento de facturación para la empresa GRUPO
MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) con él aspiran obtener la facilidad de
toma de decisiones, y consecuentemente lograr un mejor manejo y funcionamiento
del Departamento Contabilidad en el área de facturación, con un instrumento
técnico que en la actualidad no existe en la empresa.
Por ello es que se desea realizar y difundir un sistema de control interno de
procedimientos contables y funcionales para determinar responsabilidades y
funciones a cada empleado en la parte de facturación y en los diferentes
departamentos que tengan relación con esta actividad, esto contribuirá a la
potenciación de su rendimiento sobretodo del personal y de las herramientas
tecnológicas que se encuentran a disposición y a los directivos les permitirá medir
el grado de control y responsabilidad de cada área involucrada en este proceso y
permitirá a sus directivos analizar hasta qué punto son cumplidos y
consecuentemente producidos.
Por lo expuesto, este trabajo es de gran valor para la empresa GRUPO
MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) que se considera como una de las
mejores empresas de servicios tecnológicos del medio, al mismo tiempo que
determinará el control total de sus procedimientos de facturación ya que estos
representan el manejo y mejora de resultados de control dentro de la
administración del negocio.
La propuesta de control interno para el área de facturación debe facilitar los
siguientes aspectos:
La inducción al personal nuevo, lo que reducirá el tiempo empleado en la
familiarización de los procesos y operaciones de facturación.
La estandarización de los procedimientos y los registros contables, de ventas y
costos, disminuyendo la posibilidad de error por falta de conocimiento o de
uniformidad con las políticas de la Organización.
7
Delimitación de funciones y responsabilidad al personal de los departamentos
involucrados con el proceso de facturación, de los diferentes departamentos,
como son el departamento administrativo, financiero, ventas, y operativo.
1.3 FORMULACIÓN DE PROBLEMA
¿El Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. (GMS) requiere de una propuesta de
sistema de control interno para el área de facturación que le permita obtener
información y resultados confiables y oportunos que viabilicen la toma de
decisiones adecuadas para su crecimiento institucional y tener un mejor manejo
con los clientes?
1.4 SUBPREGUNTAS
¿Cuenta la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A con un diagnostico
institucional actualizado de su sistema de facturación?
¿Se dispone en la actualidad de políticas o directrices que encaminen al
conocimiento del proceso de facturación?
¿Cuenta la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A con especificaciones
funcionales para cada puesto de trabajo, involucrados directamente al área de
facturación?
¿Existe duplicación de funciones en el Área Financiera del GRUPO
MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS)?
¿Los resultados obtenidos son confiables?
¿La información es oportuna?
¿El sistema contable es eficiente?
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1.5 OBJETIVOS
1.5.1 Objetivo General
Proponer un sistema de control interno para el área de facturación de la empresa
Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. (GMS), mediante el uso organizado de
herramientas administrativas, financieras y tecnológicas, para el mejoramiento
sistemático de la empresa; con la finalidad de controlar, analizar, registrar las
transacciones comerciales y determinar los beneficios reales de la empresa.
1.5.2 Objetivos Específicos
Desarrollar un diagnóstico actual de la situación financiera de la
empresa.
Proponer políticas y directrices que faciliten determinar las funciones
específicas de los empleados involucrados en el proceso de
facturación.
Desagregar el sistema de control interno para el área de facturación,
con la finalidad de optimizar los resultados, la oportunidad y la
confiabilidad en la generación y toma de decisiones.
1.6 JUSTIFICACIÓN:
Una propuesta de un sistema de control interno para el área de facturación, es una
herramienta de gestión para definir claramente los campos de responsabilidad de
la función y posibilitar el control de la gestión financiera y administrativa. Se trata
de un instrumento imprescindible para la función de facturación, que contribuye
fundamentalmente a los siguientes propósitos:
9
Se pretende con este trabajo de investigación realizar el fortalecimiento de las
funciones del Departamento de Facturación.
Al proponer el sistema de control interno para el departamento de facturación, de
la empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS), representará una
herramienta de guía permanente puesto que proporciona un ordenamiento
razonable, sistemático y cronológico de la documentación y de las funciones de
cada empleado, que contribuirá a la obtención de un control real y eficaz de las
operaciones realizadas a través del análisis y registro de la información.
Adicionalmente, el motivo primordial que ha llevado a ejecutar esta investigación
es la obligatoriedad que la Universidad da al estudiante para ejecutar un proceso
investigativo que permita poner sus conocimientos técnicos e intelectuales en
práctica y así poder obtener título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría.
1.7 LIMITACIONES
1.7.1 LIMITACIONES DE TIEMPO
El tiempo estimado para realizar la propuesta de un sistema de control interno
para el área de facturación de la Empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. es
de aproximadamente 6 meses o algo más dependiendo de la extensión de la
investigación, situación que se considera una limitación superada con la entrega y
actitud positiva.
1.7.2 LIMITACIONES DE RECURSOS
El costo para la realización de este proyecto es asumido por la estudiante ya que
es una investigación de beneficio personal para la entrega de la tesis estudiantil.
10
CAPÍTULO II
11
FUNDAMENTACION CIENTIFICA REFERENCIAL LEGAL Y CONCEPTUAL
2.1. FUNDAMENTACION CIENTIFICA
1 Dspase considera que: " La evaluación del control interno para el área comercial,
se realizará en base a las políticas y procedimientos ya establecidos, para
determinar y verificar su cumplimiento, así como el acatamiento de la legislación
tributaria, a la que está sensiblemente atado el área" y que "El departamento de
ventas juega un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con el fin
de lograr políticas adecuadas para la empresa”.
2 Enrique Benjamín Franklin habla sobre el Control Interno como una forma
complementaria y como línea estratégica de las aportaciones más significativas
para la buena administración, a través del tiempo, se debe sumar de manera
especial modelos de control interno, asumiendo que este promueve y fomenta el
funcionamiento efectivo en las organizaciones al regular sus actividades y
fomentar un claro rendimiento de cuentas.
Modelos de Control Interno
Control Interno Coso, surge como una iniciativa del Committee Of Sponsoring
Organizations Of Treadway Commision en Estados Unidos en 1992, ayuda a
definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una
organización o de un departamento específico, los elementos que integran el
modelo coso son los siguientes:
1 http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/1450/4/CAPITULO%204.pdf
2 Auditoria Administrativa Evaluación y Diagnóstico Empresarial, tercera edición, Enrique Benjamín
Franklin, editorial Pearson, pag, 12-15
12
Ambiente de Control
Crea el tono de la organización al influir en la conciencia de control. Puede verse
como el fundamento del resto de los componentes. Entre sus factores figuran los
siguientes:
Integridad y valores éticos, se refiere directamente a la comunicación e
imposición de la integridad y valores éticos del personal encargado de
crear, administrar y vigilar los controles. Aquí se establecen normas de
conducta, comunicados a través de políticas oficiales, códigos de conducta,
etc.
Compromiso con la competencia, aquí los empleados deben dominar las
técnicas y los conocimientos necesarios para cumplir con sus obligaciones.
Consejo de Administración o comité de Auditoría, aquí se determina el
grado de independencia de la gerencia, la experiencia y prestigio de sus
miembros, interacción con auditores internos y externos, para tratar de
resolver cuestiones difíciles.
Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos, esto se ve reflejado en la forma
de administrar la organización, o de dirigir un departamento, radica en la
manera de aceptación de los riesgos del negocio.
Estructura organizacional, si está bien diseñada servirá como base para
planear, dirigir y controlar las operaciones, divide la autoridad, las
responsabilidades y las obligaciones entre los miembros.
Evaluación de Riesgos
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Sirve para describir el proceso con que los ejecutivos identifican y responden a los
riesgos de negocio que encara la organización. Aquí se debe considerar las
amenazas contra los objetivos principalmente en áreas operacionales, informes
financieros, cumplimiento de leyes y regulaciones. Consiste en identificar los
riesgos relevantes, estimar su importancia y seleccionar las medidas de
enfrentarlos. Entre algunos ejemplos tenemos los cambios en el ambiente de
operaciones de la empresa, cambios de personal, crecimiento de la organización,
sistema contable nuevo.
Actividades de Control
Son políticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se cumplan las
directrices determinadas por los ejecutivos.
Evaluación de Desempeño, consiste en revisar el desempeño de lo real con
el presupuesto, relacionar datos y hacer evaluaciones globales del
desempeño, esto permite a la gerencia identificar si el personal está
cumpliendo o no con los objetivos de la organización.
Controles del procesamiento de la información, son controles para
comprobar la veracidad, integridad y autorización de transacciones.
Controles físicos; aquí pertenecen los que dan seguridad física respecto a
registros y otros activos. Tipos de controles usados puede ser la
numeración secuencial en registros, existe personal autorizado para cada
departamento, tener controles de seguridad con documentos importantes.
División de obligaciones; consiste en que ningún departamento y ninguna
persona debe encargarse de todos los aspectos de una transacción de
principio a fin. Esto evitara que la misma persona sea la encargada de
autorizar, registrar y custodiar.
14
Información y comunicación
Se necesita información de todos los niveles para ayudar a los ejecutivos a
alcanzar los objetivos de la empresa y los resultados obtenidos necesariamente
deben ser comunicados, esto implica, procesar, resumir y presentar la
información,
Monitoreo
Este proceso permite evaluar la calidad con el tiempo. Hay que vigilar
constantemente para que su funcionamiento sea efectivo, para monitorearlo se
pueden realizar actividades permanentes o evaluaciones individuales. Por ejemplo
se pueden evaluar las quejas de clientes.
Control Cadbury, desarrollado en 1992 por el llamado Comité Cadbury en
Inglaterra como respuesta a los escándalos y fraudes cometidos en el mundo
corporativo a finales de la década de 1980, adopta una interpretación más amplia
del control al contar con mayores especificaciones en la definición de su enfoque
sobre el sistema de control de tipo financiero y otros. Este modelo cumple con los
siguientes parámetros.
Revisar la estructura y responsabilidad de la junta directiva, así como la
recomendación de un código de mejores prácticas.
Considera el papel de los auditores y sugerir una serie de recomendaciones
para la práctica de la profesión contable.
Tratar con los derechos y responsabilidades de los accionistas.
Control Interno Coco, Critica of Control Comité surge en Canadá, en noviembre
de 1995, como parte del trabajo del Instituto Canadiense de Contadores
Certificados. Este modelo busca desarrollar un análisis mas e3specifico de los
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elementos del control interno que propone el informe coso, enfocándose en los
siguientes elementos.
Propósito
Compromiso
Aptitud
Acción
Evaluación y aprendizaje
Control Cobit, se define como Contol for Objetives for Information and Related
Technology, con su traducción Objetivos de control para tecnologías de
información y tecnologías relacionadas. Surge en 1996 y es un marco de control
interno para las tecnologías de información. Su propósito fundamental se enfoca
en que estas promuevan los procesos de la organización para producir
información útil en el logro de sus objetivos.
Control Turnbull, publicado en 1999, tiene como objetivo ayudar a las compañías
públicas en la atención de requerimientos sobre control interno, fundamenta su
desempeño en los siguientes elementos.
Mantenimiento del sistema de control interno
Revisión de la efectividad del control interno
Declaración del consejo de administración sobre el control interno
Autoevaluación de Controles AEC, conocido como Autoevaluación de Control
Interno, se orienta a brindar una seguridad razonable para que se alcancen los
objetivos de control a través de la aplicación de diagnósticos del control interno.
Su proceso que documenta la administración o equipo de trabajo, se involucra
directamente en una función, De igual forma juzga la efectividad del proceso de
16
control vigente. El primer antecedente comentado de su aplicación se remonta a la
década de 1980 en Gulf Canada Resources Ltda. En la actualidad sus principios
básicos son utilizados por una amplia variedad de organizaciones, sobre todo en
Norteamérica y Europa, aunque de forma rápida se extienden en el mundo.
Control de acceso basado en la semántica SAC, fue creado en 1991 y revisado
en 1994, ofrece asistencia a los auditores internos sobre el control y auditoria de
los sistemas y tecnología informática. El informe SAC define el sistema de control
interno, describe sus componentes, provee varias clasificaciones de los controles,
plantea objetivos de control y riesgos y define el papel del auditor interno.
Asimismo proporciona una guía sobre el uso, administración y protección de los
recursos tecnológicos. Este modelo también completa la existencia de una serie
de sistemas de control de acceso y un conjunto de entidades de acreditación
confiables que actúan de manera independiente y dan servicio a los diferentes
sistemas de control de acceso.
Control King, reporte KING sobre gobierno corporativo, desarrollado en
Sudáfrica, fueron tres los reportes editados, en 1994, en el 2002 y 2009, surgieron
ante la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo.
Control Kontrag, surge en 1998 como consecuencia de la ley de control y
transparencia en los negocios, en Alemania, su objetivo es mejorar a la
organización con el fin de evitar crisis corporativas. Los principales elementos de
este modelo son.
La obligación de establecer una estructura organizacional de riesgo
(control y administración)
Análisis y evaluación sistemática del riesgo
Comunicación oportuna del reconocimiento de riesgos
17
Una auditoria administrativa es una revisión analítica total o parcial de una
organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar
oportunidades de mejora para innovar el valor y lograr una ventaja competitiva
sustentable.
Objetivos, por sus características el control interno constituye una herramienta
fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que
permite demostrar en que áreas se requiere de un estudio más profundo, que
acciones se puede emprender para subsanar deficiencias, como superar
obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las mismas y
sobre todo, un análisis causa-efecto, que concilie de forma congruente los hechos
con las ideas.
Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y poder evaluar
el comportamiento organizacional con relación a estándares preestablecidos.
3 O. Ray Whittington indica que el control interno ha cobrado muchísima
importancia en las grandes empresas de negocios. Debido a varios casos de
informes fraudulentos en la década de 1970 y 1980, las principales organizaciones
contables patrocinaron la National Comission On Fraudulent Financial Reporting,
para que estudiara los factores causales de esos informes. La comisión hizo varias
recomendaciones que se centran en el control interno. Por ejemplo subrayo la
importancia de un comité competente y comprometido de auditoría y de una
función dinámica y objetiva de auditoría interna para prevenir las prácticas
fraudulentas. También insto a las organizaciones patrocinadoras para que
integrasen los conceptos y definiciones del control interno, a fin de establecer
criterios comunes para evaluar el control interno. Debido a ello se ordeno un
estudio.
3 Principios de Auditoria, O.Ray Whittington, decimocuarta edicion, editorial McGrawHill, pag 212-239
18
Establecieron una definición común de control interno que atendiera las
necesidades de varias partes
Ofreciera un criterio que permitiera a las empresas y a otras entidades
evaluar su sistema de control y determinar la manera de mejorarlo.
El control interno varía mucho entre las organizaciones según factores como el
tamaño, la naturaleza de las operaciones y los objetivos, no obstante ciertas
características son esenciales para un buen control interno en las grandes
empresas para lo cual se cuenta con cinco componentes.
Ambiente de control
Proceso de evaluación del riesgo
Sistema de información aplicable a los informes financieros y a la
comunicación
Actividades de control
Monitoreo de los cambios
El control interno es un proceso implantado por el consejo de administración, los
directivos y otro personal para obtener una seguridad razonable de que se
condigan los objetivos tomando en cuenta las categorías.
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Confiabilidad de los informes financieros
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
El examen de control interno se efectúa para obtener la información necesaria que
permita planear y evaluar el riego de control. Las pruebas de control son
preguntas que se hacen al personal apropiado, la revisión de documentos e
informes, el cumplimiento de los controles y la repetición de estos. La situación
reportable es una deficiencia de diseño o de funcionamiento de un control interno
que pueda mermar la capacidad de registrar los datos financieros, de procesarlos,
de resumirlos y presentarlos.
19
4 Carlos Muñoz, indica que el control interno nace por la necesidad de evaluar y
satisfacer la eficiencia, eficacia, razonabilidad, oportunidad y confiabilidad en la
protección, salvaguarda y seguridad de los bienes de una empresa, así como para
ayudar a controlar el desarrollo de sus actividades, operaciones y resultados que
se espera obtener en el desempeño de las funciones y operaciones de toda la
empresa.
Dicho control interno se adopta a partir de la clara definición de los objetivos
institucionales de la empresa, con el fin de evaluar el cumplimiento adecuado de
sus funciones, actividades y operaciones, para que esto les permita tener una
administración eficiente. También se contempla todo lo relacionado con la
estructura de organización, las funciones, los niveles de autoridad y la
responsabilidad de la empresa, así como la definición de los métodos y
procedimientos necesarios para el desempeño de sus actividades y el riesgo de
las operaciones contables y la emisión de los resultados financieros de la
empresa.
Gómez Morfin cita la siguiente definición: Es el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio
tales como:
Protección de los activos
Obtención de información correcta y oportuna
Promoción de la eficiencia de operación
Adhesión a las políticas prescritas por la dirección.
Manuel Lazcano y Enrique Rivas señalan lo siguiente: Para el logro de objetivos,
el control interno descansa en los elementos de organización, procedimientos,
personal y supervisión.
4 Auditoría en Sistemas Computacionales, Carlos Muñoz Razo, editorial Pearson, pag. 96-126
20
El propósito fundamental de la aplicación del control interno es que las empresas
pueden satisfacer sus necesidades de seguridad y protección de sus activos, con
su aplicación, también pueden lograr la ejecución adecuada de sus actividades y
el cumplimiento de las normas y políticas que regulan las funciones de directivos y
empleados.
Para entender el funcionamiento del control interno lo primero es analizar los
conceptos y definiciones de control, después su ciclo de aplicación e importancia
en las empresas, finalmente la aplicación del control interno en las empresas.
El control es una de las fases del proceso administrativo y se encarga de evaluar
que los resultados obtenidos durante el ejercicio se hayan cumplido de acuerdo
con los planes y programas previamente determinados, a fin de retroalimentar
sobre el cumplimiento adecuado de las funciones y actividades que se reportan
como las desviaciones encontradas, todo ello para incrementar la eficiencia y
eficacia de una institución.
Objetivos del Control, Para comprender la importancia del control en las
empresas, lo primero es entender cuáles son los objetivos que se pretenden
satisfacer con su adopción, aun que estos sean muy variados y específicos de
acuerdo con el tipo de institución donde se establezcan y a las características
especificas de la misma, a continuación se proponen de manera general los
siguientes objetivos del control.
Se adopta para poder establecer estándares, medir su cumplimiento y
evaluar el alcance real de los planes y programas, comparado con lo
realmente alcanzado.
Con su adopción se ayuda en la protección y salvaguarda de los bienes y
activos de las empresas.
Con su adopción se contribuye a la planeación y evaluación correctas del
cumplimiento de las funciones, actividades y operaciones de las empresas.
Ayuda permanentemente a la buen a marcha de la empresa, pues
retroalimenta la trayectoria de la misma.
21
Junto a la planeación, el control es una parte indispensable en las
actividades de dirección de cualquier empresa.
Elementos del control: para empezar debemos conocer cuáles son los elementos
fundamentales del control a fin de identificar la forma de utilizar el control interno
en las empresas y así poder aplicar ese conocimiento al control interno en
sistemas y más concretamente a las aplicaciones especificas.
Los elementos básicos del control son:
Una característica medible y controlable para la que se conocen estándares
Un medio instrumento censor para medir las característica
Un medio para comparar los resultados reales con los estándares y evaluar
las diferencias
Un medio para efectuar cambios en el sistema a fin de ajustarlos a las
necesidades.
Factores fundamentales: son los siguientes.
El plan
La comparación entre los hechos reales y el plan
La acción para rectificar las divergencias
Aspectos importantes:
Establecimiento de los estándares, las normas y los mecanismos de
medición, de acuerdo con los planes y programas previamente definidos.
Recopilación de los resultados obtenidos y análisis de la información de los
mismos.
Comparación y evaluación de los resultados obtenidos contra los resultados
esperados, de acuerdo con los planes previamente definidos.
Retroalimentación a los planes y programas a fin de corregir las
desviaciones encontradas.
22
5 En la página http://www.monografias.com/trabajos12/artiun/artiun.shtml,
menciona sobre los Aspectos Generales sobre el Control Interno.
Definición de Control Interno.
Hasta la fecha, la expresión "control interno" carece de una definición apropiada o
universal, o que sea aceptada o aprobada por todos los que investigaron el tema.
No existe una completa unificación del significado de la expresión y se utilizan con
frecuencia denotando lo mismo, los vocablos internal check e internal control,
mientras que en idioma castellano se usan expresiones tales como: "control
interno" (la más amplia o utilizada), "comprobaciones interior" o "comprobación
interna y control".
Sobre el tema se dieron distintas definiciones, provenientes de destacados autores
e institucionales nacionales y extranjeras, donde detallamos a continuación una
recopilación de las mismas.
Instituto Mexicano de Contadores Públicos, "Examen del Control Interno", Boletín
5 de la Comisión de Procedimientos de Auditoría, México, 1957.
En un sentido más amplio, el Control Interno es el sistema por el cual se da efecto
a la administración de una entidad económica. En ese sentido, el término
administración se emplea para designar el conjunto de actividades necesarias
para lograr el objeto de la entidad económica. Abarca, por lo tanto, las actividades
de dirección, financiamiento, promoción, distribución y consumo de una empresa;
sus relaciones públicas y privadas y la vigilancia general sobre su patrimonio y
sobre aquellos de quien depende su conservación y crecimiento.
- William L. Chapman, Procedimientos de auditoría, Colegio de Graduados en
Ciencias Económicas de la Capital Federal, Buenos Aires, 1965.
5 http://www.monografias.com/trabajos12/artiun/artiun.shtml
23
Por Control Interno se entiende: el programa de organización y el conjunto de
métodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa para
salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de sus datos contables y el grado
de confianza que suscitan a afectos de promover la eficiencia de la administración
y lograr el cumplimiento de la política administrativa establecida por la dirección de
la empresa.
Segunda Convención Nacional de Auditores Internos. Auspiciada por el Instituto
de Auditores Internos de la República de Argentina, Buenos Aires, 1975.
Es el conjunto de reglas, principios o medidas enlazados entre sí, desarrollado
dentro de una organización, con procedimientos que garanticen su estructura, un
esquema humano adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los
planes de acción, con el objetivo de lograr:
1. Razonable protección del patrimonio.
2. Cumplimiento de políticas prescritas por la organización.
3. Información confiable y eficiente.
4. Eficiencia operativa.
- E. Fowler Newton, Tratado de auditoría, Ed. Contabilidad Moderna, Buenos
Aires, 1976.
Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como el conjunto de elementos,
normas y procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva
planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de
los fines de la organización.
Las definiciones de control interno varían de un autor a otro, en el libro Auditoría,
su autor Cook expresa: el control interno es el sistema interior de una empresa
que está integrado por el plan de organización, la asignación de deberes y
responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas las medidas y métodos
empleados.
24
En el Manual de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto mexicano de
contadores públicos se dice:
El control interno comprende de organización y todos los métodos y
procedimientos en forma coordinada se adaptan en un negocio para salvaguardar
sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera,
promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas
prescritas por la administración.
Por su parte John J. Willngham profesor de contabilidad de la Universidad de
Houston expresa:
El control interno comprende el plan de organización y la coordinación de todos los
métodos y medidas adoptadas por una empresa para proteger sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, para promover la
eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas administrativas
prescritas por la dirección de la empresa.
De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de una
empresa, ya que abarca toda la organización, sirve como un sistema de
comunicación de dos vías, y está diseñado únicamente para hacer frente a las
necesidades de una empresa específica. Incluye mucho más que sistema contable
y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento, control de
calidad, planeación de la producción, política de venta de auditoría interna. Toda
operación lleva implícito el control interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse
de que es miembro activo de su ejecución. Cuando se ejecuta un proceso el
concepto de control debe funcionar dentro de ella.
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, con
procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y
comportamiento, además debe contar con un grupo humano idóneo para las
funciones a cumplir.
25
Este existe por el interés de la propia administración. Ningún administrador desea
ver pérdidas ocasionadas por error o fraude o a través de decisiones erróneas
basadas en informaciones financieras no contables. Así, el control interno es una
herramienta útil mediante la cual la administración logra asegurar, tanto como sea
razonable, la conducción ordenada y eficiente de las actividades de la empresa. El
nivel de control debe partir de un análisis costo – beneficio.
La expresión control interno es interpretada o utilizada para enunciar las
directrices emanadas de los dueños, propietarios o ejecutivos para dirigir, controlar
y coordinar a sus subordinados dentro de la pirámide de la organización, sea esta
de tipo lineal, mixta o funcional.
Clasificación del Control Interno.
Los controles internos pueden clasificarse:
1.-Por Objetivos: salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros contables;
preparación oportuna de la información financiera contable; beneficio y
minimización de costos innecesarios, evitar expansión al riesgo no intencional,
prevención o detención de errores e irregularidades; aseguramiento de que las
responsabilidades delegadas han sido descargadas; descargo de
responsabilidades legales.
2.-Por jurisdicción: control interno contable; control interno administrativo.
Control Interno Contable: Consiste en los métodos, procedimientos y plan de
organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar
que las cuentas y los informes financieros sean contables. Son las medidas que se
relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales. Como
financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la
confiabilidad de la información contable.
Control Interno Administrativo: Son procedimientos y métodos que se relacionan
con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes
26
administrativos. Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional
y que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables.
3.- Por métodos: controles preventivos; controles de detección.
4.-Por naturaleza: controles organizativos, controles de desarrollo de sistemas;
controles de autorización e información, controles del sistema de contabilidad;
controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisión de la
administración; controles documentales.
Medidas para lograr un buen Control Interno.
El sistema de control interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las
necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección,
pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas,
entre los cuales se encuentran los siguientes:
Establecer líneas claras de responsabilidad.
Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de
transacción.
Subdivisión de funciones.
Realizar auditorías o comprobaciones internas.
Diseño adecuado de documentos y registros.
Las computadoras y el control interno.
El costo del control.
El alcance de la auditoría, las pruebas que se han de realizar y los procedimientos
a aplicar por el auditor dependen del sistema de control interno existente y de la
evaluación de su confiabilidad.
Objetivos de un Sistema de Control Interno.
Son prácticamente todas las definiciones sobre Control Interno, detalladas
anteriormente de una manera implícita o explícita, sobre lo que es la clave para
27
entender el concepto que se está desarrollando o estudiando, ya que es
sumamente importante conocer cuáles son los objetivos que persigue el sistema
de control interno, para poder vivir dentro de la organización.
Es fundamental, que el auditor comprenda los objetivos del control interno y,
dentro de ese entendimiento, pueda separar los objetivos principales que
persiguen los controles fundamentales de aquellos controles de menos
importancia o trascendencia.
El auditor debe saber cuáles son los objetivos que persigue cada control, o qué
pretende cada control, para poder evaluarlo o entenderlo, y así poder determinar
cuándo ese control es efectivo o simplemente no se cumple, lo que significa que
debe ir a la fuente del control.
Conocer los objetivos del sistema del control interno resulta importante para poder
controlar el funcionamiento de esta. De forma rutinaria citaremos cuatro:
1- Protección de los activos del patrimonio.
2- Obtención de información adecuada.
3- Promoción de la eficiencia operativa.
4- Estimular la adhesión a las políticas de la dirección.
El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable seguridad (ya
que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio esté resguardado
contra posibles pérdidas o disminuciones asignadas por los usos y disposiciones
no autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén debidamente
autorizadas y adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o
asegurar:
La preparación de los estados contables de acuerdo a normas contables.
28
Reportes o informes de gestión de realidad aceptable.
El Control Interno de la empresa.
Cuando finaliza el siglo XIX, especialmente en la época en que se inicia la gran
transformación en la forma de encarar la producción, como consecuencia del
creciente desarrollo industrial, comenzó a notarse o percibirse la necesidad de
efectuar un control sobre la gestión de los negocios, ya que la evolución en la fase
de producción y comercialización se desarrolló en forma más acelerada que en las
fases administrativas u organizativas. Pero con el transcurso del tiempo, se le fue
dando mayor importancia a estos dos últimos conceptos y se reconoció la
necesidad de generar e implantar sistemas de control, como consecuencia del
importante crecimiento operado dentro de las empresas.
Debido a este desarrollo industrial y económico, los comerciantes o industriales
propietarios no pudieron continuar atendiendo en forma personal los problemas
productivos, comerciales y administrativos y se vieron obligados por la propia
necesidad a subdividir o delegar funciones dentro de la organización y la
respectiva responsabilidad de los hechos operativos o de gestión.
Pero dicha delegación de funciones y responsabilidades no estuvo sola en el
proceso, ya que en forma paralela se debieron establecer sistemas o
procedimientos que previeran o aminoraran fraudes o errores, que protegieran el
patrimonio, que dieran informaciones coherentes y que permitieran una gestión
adecuada, correcta y eficiente.
Así nace el control como una función gerencial, para asegurar y constatar que los
planes y políticas preestablecidas se cumplan tal como fueron fijadas.
Lo que se quiere realizar o efectuar es: la medición, evaluación, verificación y
corrección de las funciones operativas de los individuos dependientes o
subordinados, tendientes a determinar, en fecha fehaciente, que las actividades
29
que ejecuta contribuyen en carácter efectivo y verdadero al logro de los objetivos
prefijados por la dirección superior.
Dentro de una organización el proceso administrativo constituye un desarrollo
armónico donde están presentes las funciones de planeación, organización,
dirección y control.
El control en su concepción más general examina, censura, con anterioridad
suficiente determinada realidad que aprueba o corrige. Este puede ser externo, de
gestión e interno. Es conveniente destacar que en la práctica los dos últimos
convergen en uno de solo.
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, cumple
y alcanza los objetivos que persigue esta. Los grandes avances tecnológicos
aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente repercuten en una mejora
en los campos de la organización y la administración, pues esta debe reordenarse
para subsistir. Ya a finales del siglo XIX se demostró la importancia del control
sobre la gestión de los negocios y que este se había quedado rezagado frente a
un acelerado proceso de la producción.
El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno, pero
es el evaluador del mismo, y sobre la base de la evaluación podrá determinar: la
naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar
durante la revisión de una empresa.
Como evaluador del mismo, el auditor obtiene conclusiones que debe informar a la
dirección de la empresa y, a su vez, debe sugerir cambios para su mejor
funcionamiento. En todo cambio hay que predeterminar el costo de instalarlo y
mantenerlo, frente a los riesgos de pérdidas materiales o información que pudiera
haber sin él.
El alcance de control interno está dado por todo el ámbito de la empresa, y los
problemas que se generan al controlar las actividades que tienen origen en los
30
distintos sectores de la organización, según las tareas que estos desarrollan,
como, por ejemplo: las funciones de registración, fabricación, ventas, compras,
personal, tesorería, finanzas, etc.
El método de control existente en las empresas incluye la comparación de una
actuación real, con una acción pronosticada, tal como un objetivo, estándar de
actuación o regulación previa. En cada caso o situación, el sistema, método o
procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control o análisis de lo
que está sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvíos o errores, poder
obtener la explicación lógica de por qué esos hechos ocurrieron, y, finalmente,
tratar de adoptar las medidas correctivas correspondientes.
Control Interno y Ética Profesional.
Las normas éticas y su cumplimiento juegan un papel importante en el sistema de
control interno. El no acatarlas conduce al desvío de recursos, divulgación de
información confidencial y otros hechos delictivos. Aquí la labor del contador es un
factor determinante ya que transciende a la sociedad y por ende a su desarrollo.
La ética profesional está definida como un conjunto de normas que orientan la
conducta de los miembros de una determinada profesión.
Existen dos teorías que están siendo utilizadas para la solución de los problemas
éticos de la contabilidad: la teoría del utilitarismo y la teoría de las reglas
deontológicas. El utilitarismo se basa en el mejor criterio que beneficia a una
mayor cantidad de personas (énfasis en la consecuencia de la acción y no en las
reglas), ya en la visión deontológica prevalece el énfasis en las acciones del
profesional y no en las consecuencias propiamente dichas.
La conducta ética es el cemento que une las partes al todo. Forma parte del
código de todas las profesiones. Es fácil tomar decisiones ante un comportamiento
ético y uno no ético pero desdichadamente muchas veces existen situaciones que
31
están en la frontera de la ética, surge el conflicto si existe presión para llevar a
cabo la acción.
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, con
procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y
comportamiento; además debe contar con un grupo humano idóneo para las
funciones a cumplir, este debe estar equipado con los medios o adelantos
tecnológicos adecuados.
Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del
individuo, fijando puntos estratégicos donde practicar el control, para vigilar su
cumplimiento o rendimiento en forma esporádica y concentrarse en los desvíos o
excepciones a lo predeterminado, para evaluarlo en cuanto a su magnitud e
importancia, en última instancia, realizar una acción que tienda a corregir sus
desvíos o irregularidades.
La finalidad del control interno es comprobar si la organización encuentra, cumple
o alcanza los objetivos que persigue.
Un plan de organización que satisfaga las necesidades de un control interno debe
ser:
Simple: en su estructura básica, en su interpretación y desde el punto de vista de
su costo, es decir, del factor económico.
Ágil o flexible: que permita modificaciones debido a los cambios, provenientes del
mundo dinámico donde se desarrolla, y que pueda asimilar sin dañar lo que
perdura, expresado en otras palabras sería, adaptarse a los constantes cambios
que fluctúan en la vida diaria de la organización.
Imperativo: el plan debe permitir la implantación de líneas de actividad,
responsabilidad y control.
32
Es importante que exista en cuanto a las operaciones de ejecución, autorización y
control, una sólida y adecuada independencia entre: los empleados, las secciones,
los departamentos y las gerencias.
Llevado este concepto al nivel individual, diríamos que: ninguna persona debe
controlar todas las fases de una operación, sin la intervención de unos u otros
individuos que provean un control recíproco.
De manera contraria, quien manejara la operación y la registración al mismo
tiempo, podría generar errores y fraudes cuyo descubrimiento sería sumamente
importante o muy difícil de detectar.
Se hace evidente la necesidad de que no se realicen en forma paralela, las
funciones de operación y registración por una misma persona o sector, pero
debemos incorporar otro elemento que corre también paralelo a los mencionados,
la custodia. Quien tenga a su cargo la función de guardar o custodiar ya sea
dinero u otro tipo de valores similares, o bienes materiales, no puede ejercer las
funciones de operación y de registro.
Una vez lograda la separación de funciones dentro del ente, debemos continuar
con la asignación de la responsabilidad a individuos o sectores, con el fin de que
ambos actúen de acuerdo con lo prescrito en las políticas emanadas por la
dirección superior.
Para asumir una responsabilidad esta debe contener la necesaria autoridad
proveniente o delegada del órgano superior inmediato al que recibe la
responsabilidad.
Ambos conceptos, responsabilidad y autoridad deben estar perfectamente
definidos, y, en lo posible, expresadas por escrito en manuales, instrucciones, etc.,
perfectamente difundidas, para evitar todo tipo de conflicto o dualidad en cuanto a
su interpretación.
33
Cuándo la dirección de un ente ha llegado a determinar: los objetivos a alcanzar o
cumplir; un adecuado plan de organización; delegación de funciones,
responsabilidad y autoridad; debe tener o contar con los medios de control
necesarios para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organización tienda
al logro de los objetivos y que, a su vez, todas las novedades, variaciones o
alteraciones que sufre el patrimonio, queden debidamente reflejadas dentro del
sistema de información del ente.
2.2 MARCO REFERENCIAL
Consideraré algunos reportajes muy interesantes en los que expresan sus
autores, la importancia de mejorar el control interno. Este tema corrobora la
importancia de proponer un sistema de control interno para el área de facturación,
tomando en cuenta que se revisará información que contribuirá a soluciones y
procedimientos técnicos de manera clara y estructurada, para obtener resultados
oportunos y que la toma de decisiones en la empresa sea la mejor para su
correcto funcionamiento y crecimiento.
http://www.portafolio.co/opinion/blogs/buenas-practicas-auditoria-y-control-interno-
las-organizaciones/como-mejorar-el-cont-0
¿Cómo mejorar el control interno mediante la Segregación de
Funciones?
Javier Fernando Klus – Argentina – Colaborador de www.auditool.org
La Segregación de Funciones es uno de los temas más comprometidos al
momento de encarar una revisión de control interno; básicamente por el carácter
“pervasivo” del que reviste este concepto dentro del esquema existente en la
organización.
34
Para poder realmente ponderar este impacto, es necesario tener en consideración
que al hablar de la Segregación de Funciones muchas veces se consideran dos
conceptos, relacionados entre sí, pero no similares:
Accesos críticos: al realizar un análisis de este tipo, se consideran determinadas
actividades, que, por su importancia o impacto (operativo y/o financiero), justifican
que se encuentren restringidas y asignadas a un número reducido de usuarios con
conocimientos del proceso en el cual estas actividades impactan.
Por ejemplo, una compañía tiene una actividad en su ciclo contable relacionada
con la apertura/cierre del período contable, que tiene un gran impacto para la
empresa, dado que si un usuario inexperto abriera los períodos contables y
realizara contabilizaciones en un mes o año distinto del actual, como riesgo
asociado tendríamos la posibilidad de registrar operaciones en períodos
incorrectos. Además, también impacta en la aserción de Corte.
Por esta razón, la actividad de apertura/cierre de períodos contables debería
encontrarse restringida a un número limitado de usuarios, asociados al sector de
contabilidad o relacionados con el proceso.
Por lo tanto, los accesos críticos son un aspecto importante cuando consideramos
el esquema de segregación de funciones de una compañía, pero su impacto no
está directamente relacionado con posibles acciones de fraude, sino más bien, a
errores (intencionales o no) cuyo impacto igualmente puede ser contable u
operativo.
Segregación de Funciones: el concepto se refiere al análisis de determinadas
actividades que deben encontrarse separadas de otras, dado el riesgo que implica
que una misma persona las concentre.
El principio básico al momento de definir este esquema es que las actividades
relacionadas con un ciclo en particular deberían encontrarse asignadas a la mayor
35
cantidad de personas posibles, de tal forma que ninguna pudiera ejecutar el ciclo
completo ni la mayoría de las actividades asociadas a ese proceso.
http://www.dspace.uce.edu.ec/handle/25000/1533
Finalidad del Control Interno
En consideración a la importancia que tiene el Control Interno en la organización
sistemática del trabajo administrativo y de los procedimientos de rutina , con el
objeto de prevenir el fraude, errores y trabajos inútiles; y considerando que todo
crédito tiene riesgo, éste estudio busca con la aplicación de normas y técnicas
determinar técnicamente la optimización de la gestión en los diferentes
departamentos, de empresas de producción o servicio, mediante la
implementación de procedimientos de control interno, para esta área, fomentando
así, la eficiencia, eficacia de los procesos que involucran la concesión de créditos
y la recuperación oportuna de los mismos, y estableciendo parámetros básicos de
control mediante la identificación de la misión, visión, principios, valores, políticas,
reduciendo así el riesgo relacionado con la consecución de los objetivos de las
empresas.
Blog de Marco Bonilla: http://marcontrol.blogspot.com/
Veinte Tips sobre el Control Interno
C.P. Vladimir Martínez
28/11/2012
Por: Marco Hernando Bonilla Martínez - Especialista en Auditoría y Control
Interno - [email protected]
“El Control Interno se entiende como el proceso que ejecuta la administración con
el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres
36
principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la
información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas”. (Modelo Coso)
El control interno no es una oficina, una persona o un manual, es un
SISTEMA.
El sistema de control interno es un COMPROMISO DE TODOS de los que
hacen parte de la organización.
El AUTOCONTROL, LA AUTOGESTION Y LA AUTOREGULACION, son
principios rectores del control interno.
La estructura organizacional debe estar en función de las AREAS
MIISIONALES, por cuanto son ellas las que generan los ingresos.
Valores como la PUNTUALIDAD, COMPROMISO Y RESPETO es la
exigencia primordial del talento humano a considerar.
El TALENTO HUMANO con perfiles adecuados, comprometidos en lo ético
y moral, enaltecen y aseguran la calidad del control interno, por lo que debe
concebirse mediante procesos meritocráticos, en razón al perfil profesional,
técnico y asistencial.
LA PLANEACION Es el principal referente de la gestión y marco de
actividades de control en una organización.
El PRESUPUESTO es un instrumento de gestión financiera que permite
controlar la apropiación y ejecución de los ingresos, gastos e inversión de la
organización y blinda la financiación de lo planeado.
LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS son la guía o camino que
direccionan a la organización al cumplimiento de sus objetivos y metas.
Los MANUALES de funciones, proceso y procedimientos son herramientas
de consulta y estandarización de las operaciones; de obligatoria aplicación
y fuente de capacitación y control del quehacer de los funcionarios y
empleados.
Un control interno apropiado propicia que la INFORMACION sea confiable
y oportuna.
37
El Control interno evita el teléfono roto en las COMUNICACIONES.
El control interno demanda la permanente revisión de las QUEJAS Y
RECLAMOS de sus clientes a efecto de corregir las desviaciones que
sobre las operaciones o actividades se generan, como una manera de
corregir el rumbo.
El sistema de control interno es dinámico, por lo que requiere de continua
EVALUACION Y SEGUIMIENTO, complementado con planes de
mejoramiento.
La revisión y supresión de TRAMITES hace que el control interno sea más
eficiente y su accionar mucho más expedito.
ADMINISTRAR EN FUNCION DEL RIESGO, como una práctica de control
interno, evita que las organizaciones se lleven sorpresas en el futuro.
EL USUARIO es la razón de ser de cualquier organización, y por ello debe
ocupar el primer puesto en importancia dentro de un adecuado control
interno”.
Las oficinas de control interno o auditoría interna son OFICINAS
ASESORAS de la organización en materia de control.
En ningún caso LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO O DE
AUDITORIA INTERNA debe participar refrendando o autorizando
actuaciones administrativas propias de la organización.
Los INFORMES de las oficinas de control interno o auditoría interna son
documentos probatorios en caso de acciones penales, legales o
administrativas.
Que siempre se hayan hecho las cosas de una forma no significa que ésta sea la
mejor. - José Luis Herreros Barbadillo
Su manejo y comprensión de la complejidad de estos elementos permite
contribuir al desarrollo de la habilidad empresarial de numerosos clientes
alrededor de Latinoamérica considerando que la empresa Grupo Microsistemas
Jovichsa S.A. tiene más de 30 años de experiencia en el mercado, partiendo
desde este punto de vista, tomaré en consideración su trayectoria a nivel
38
comercial y profesional, porque hasta el momento han demostrado ser una
empresa que avanza en el mercado nacional y poco a poco se están expandiendo
a nivel internacional, esto implica que la metodología que utilizan o los principios
en los que se fundamentan están vasados en una realidad comercial un poco
actual.
2.3 MARCO LEGAL
- Ley Orgánica de Administración Financiera y Control; publicada en el
Registro Oficial Nº 337, de mayo 17 de 1983
- Constitución Política de la Republica del Ecuador codificada, publicada en
el Registro Oficial Nº, febrero 13 de 1997.
- Ley Orgánica de la Contraloría General Del Estado, Reformas y
Reglamento, Fundamentos, Componentes, Marco Normativo y Objeto del
Sistema de Control , Cap I y 2, Art. 5 - 18
- Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC)
- Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
- Ley de Seguridad Social
- Código de Trabajo
- Ley de Régimen Tributario
- Régimen de facturación autorizado por SRI
39
2.4 MARCO CONCEPTUAL
6 Factura documento de venta
Una factura es un documento que respalda la realización de una operación
económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras,
una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede
rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.
En términos simple sería una boleta pero más completa, con una serie de
requisitos e información como veremos.
Las facturas, además de probar una transacción de compra o venta debe contar
con ciertos datos de las partes, así como también, la clase de producto vendido y
su cantidad, o bien el tipo de servicio prestado, el número y la fecha de emisión.
Además, una factura, debe mostrar el precio total y unitario de la transacción, los
diferentes gastos que pueden deberse a diversos conceptos y que deben
abonarse al comprador, así como también, en caso de que suceda, los impuestos
que la compraventa implique.
7 Funciones del Departamento de Ventas
La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las
actividades en este campo. Debido a que durante el desarrollo de los planes de
venta ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe de dar
seguimiento y control continuo a las actividades de venta. Todas las compañías
comienzan con cuatro funciones sencillas:
1. Finanzas
2. Contabilidad
3. Operaciones
4. Ventas
6 http://www.misrespuestas.com/que-es-una-factura.html
7 http://es.scribd.com/doc/40079091/Cual-es-la-Funcion-del-Departamento-de-Ventas
40
La función de ventas está encabezada por un vicepresidente del departamento, el
cual tiene como responsabilidad primaria dirigir la fuerza de ventas y en algunas
casos también realizar algunas ventas de la empresa. A medida que la compañía
se expande, es mayor la necesidad de investigación de mercados, publicidad, y
servicio al cliente en un régimen más continuo y experto. El departamento de
ventas está encargado de hacer las siguientes actividades:
• Elaborar pronósticos de ventas
• Establecer precios
• Realizar publicidad y promoción de ventas
• Llevar un adecuado control y análisis de las ventas.
Dentro de las medidas de control para realizar las operaciones de venta tenemos
que:- El departamento de ventas debe mantener una relación directa con el
almacén a fin de contar con suficiente inventario para cubrir la demanda.- Los
vendedores deben tener una relación estrecha con el departamento de créditos
para evitar vender a clientes morosos, conocer las líneas de crédito, así como el
saldo de cada cliente.- No deben existir preferencias entre clientes en cuanto a
plazos, descuentos, a menos que sean autorizados por la gerencia general. Como
se puede notar el departamento de ventas juega un rol principal para el éxito de la
empresa, así que el tener muy en claro sus funciones será de mucha ayuda al
momento de hacer la planeación de las ventas de la empresa.
ORGANIZACIÓN DE VENTAS:
Cuatro principales objetivos:
Primero: Incrementar las ventas rentables.
Segundo: Optimizar las actividades de ventas.
41
Tercero: Obtener de los recursos humanos y materiales rendimientos con el
mínimo de esfuerzo.
Cuarto: Corregir la problemática surgida al ejecutar dichos planes y
organizaciones
8 Auditoría
Estudio financiero de la situación contable y patrimonial de una empresa con el fin
de comprobar la veracidad de los datos emitidos de manera propia por esa
empresa. Puede ser realizada de manera interna por la propia empresa o
encargada a un auditor externo de manera independiente.
9 Control Interno
Whittington Pany, considera en su libro de Principios de Auditoría, que "El control
interno son los pasos que toma una compañía para prevenir el fraude, tanto la
malversación de activos como los informes financieros fraudulentos y ayuda a
garantizar el control de la manufactura y de otros procesos ", también considera
como " un proceso realizado por el consejo de administración, directivos y otro
personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecución de
objetivos, considerando las siguientes categorías: Contabilidad de los informes
financieros; eficacia y eficiencia de los informes financieros; cumplimiento de las
leyes y regulaciones aplicables".
Si se tiene estas referencias sobre el manejo y la utilización de procedimientos así
como la evaluación del control interno en las empresas, considero muy importante
el proponer un sistema de control interno para el área de facturación en la
8 http://www.google.es/webhp?sourceid=navclient&hl=es&ie=UTF-
8#hl=es&rlz=1W1GGLL_es&site=webhp&q=Auditoria&tbs=dfn:1&tbo=u&sa=X&ei=OXbtTeC3OMfL0Q
GHnfWqAQ&sqi=2&ved=0CCcQkQ4&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.&fp=b15a1f344b11ebe1&biw=1179&bih=70 9 Principios de Auditoria, Decimocuarta edición, Whittington-Pany.2005:Pág.212-213
42
empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. para su mejor
desenvolvimiento económico y laboral.
Estudio financiero de la situación contable y patrimonial de una empresa con el fin
de comprobar la veracidad de los datos emitidos de manera propia por esa
empresa. Puede ser realizada de manera interna por la propia empresa o
encargada a un auditor externo de manera independiente
10 Cuestionario del Control Interno
Whittington Pany, considera que uno de varios métodos con que se describe el
control interno en los documentos de trabajo de la auditoria, generalmente se
diseña de modo que con las respuestas negativas se pongan de relieve las
debilidades del control.
11 Debilidad material del Control Interno
Whittington Pany, indica que es la situación reportable donde el diseño del sistema
de control o el grado de cumplimiento no aminora a un nivel relativamente bajo el
riesgo de que ocurran errores material3es o fraude sin que se detecten.
12 Relaciones escritas del Control Interno
Whittington Pany, indica que es el resumen escrito del control interno para incluirlo
en los documentos de trabajo. Son más flexibles que los cuestionarios pero son
prácticas solo para describir sistemas simples o relativamente pequeños.
10
Principios de Auditoria, Decimocuarta edición, Whittington-Pany.2005:Pág.239
11
Principios de Auditoria, Decimocuarta edición, Whittington-Pany.2005:Pág.239
12
Principios de Auditoria, Decimocuarta edición, Whittington-Pany.2005:Pág.240
43
13 Estructura Organizacional
Whittington Pany, indica que la estructura organizacional consiste en la división de
autoridad, de responsabilidad y obligaciones entre los miembros de la compañía.
14 Sistema Operativo
Whittington Pany, considera que es un programa que coordina y controla los
componentes del hardware por ejemplo los procedimientos de autorización
pueden programarse e incorporarse a él, para que permitan accesar a los archivos
y programas exclusivamente al personal autorizado.
15 Confidencialidad
Enrique Benjamín Franklin, indica que consiste en guardar el debido secreto
respecto a la información obtenida y no utilizarla en beneficio propio o de intereses
ajenos a la compañía.
16 Notas de Pedido
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de
compra a otro comerciante. Obliga al comprador si el vendedor se ajusta al pedido
en calidad y cantidad, y no obliga al vendedor si el comprador no se ajusta a lo
ofrecido por aquel en sus listas de precios, circulares u ofertas.
13
Principios de Auditoria, Decimocuarta edición, Whittington-Pany.2005:Pág.240
14
Principios de Auditoria, Decimocuarta edición, Whittington-Pany.2005:Pág.280
15
Auditoria Administrativa Evaluación y Diagnóstico Empresarial, tercera edición, Enrique Benjamín
Franklin, editorial Pearson, pag, 342
16
http://www.soloeconomia.com/empresas/pedido-nota.html
44
2.5 HIPÓTESIS
Con la propuesta de un sistema de control interno para el Departamento de
Facturación de la empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A., se
reorganizará y se estructurará de forma correcta este departamento y todos los
que están involucrados en el proceso de facturación, lo que permitirá disminuir
costos de producción y optimizar los resultados empresariales, de esta manera se
obtendrá una adecuada información económica y financiera, en forma correcta y
oportuna la misma que asegurará el cumplimiento de las disposiciones legales y la
correcta toma de decisiones.
2.6 VARIABLES
2.6.1 Independiente
Sistema de Control Interno
2.6.2 Dependientes
Disminución de Costos de Producción
Optimización de Recursos Empresariales
Resultados de procesos
Funciones del Personal
Reportes de Ventas y Facturación
45
CAPÍTULO III
46
DISEÑO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACION
3.1 Método de la Investigación
Se aplican métodos generales y técnicas de investigación.
El método que se utilizará en la investigación será el de Observación que servirá
para conocer y describir las características de las variables de la investigación lo
que permitirá palpar la existencia del problema.
El método inductivo será otro de los procedimientos que se ocupará para el
desarrollo de la investigación, la idea radica en ampliar el marco teórico que a su
vez permitirá sustentar el tema.
3.2 Tipo de Estudio
Para realizar la investigación el tipo de estudio a ocuparse será:
El diseño de investigación es explicativa, porque consiste en explicar las
razones de correlación existente entre las variables.
Observacional por que consiste en mirar las variables y no manipularlas ni
cambiar para ver resultados.
Correlacional por que las variables se correlacionan entre ellas, es decir
muestra una casualidad.
3.3 Fuentes de información
3.3.1 Fuentes Primarias
Observación directa ya que permitirá verificar los hechos que motivaron a
realizar la investigación.
Entrevistas a los funcionarios de los departamentos que se encuentran
involucrados en el circuito de ventas
47
3.3.2 Fuentes Secundarias
Textos y revistas que contengan los temas para fortalecer el Marco Teórico
3.4 Técnicas e instrumentos
El medio en el que me basaré para recolectar información será:
TÉCNICA
CONCEPTO INTRUMENTO
CAMPO
Se establece una revisión
física de los activos
Inventarios
CONSULTA
Se registran datos reales con
respecto a documentos y
archivos, los mismos que
serán expresados de manera
física y virtual
Fichas de consulta
e investigación
OBSERVACIÓN
Es mirar con un propósito y
registrar los datos y
comprobar su existencia.
Cámara fotográfica
3.5 Tratamiento de la información
Es la manera de ordenar y distribuir los datos recopilados en el proceso de
investigación con el fin de obtener una respuesta.
Tabulación: es necesario ordenar los datos en un formato de cuadro o
matriz, que se compone de título, columna, encabezado, cuerpo, fuente y
notas al pie de página.
48
Graficación: se puede graficar en histogramas, flujogramas y se ayuda del
Excel.
Análisis e interpretación: es dar un criterio sobre los datos obtenidos y
relacionarlos con el problema a investigar.
3.6 Población y Muestra
La empresa cuenta con 65 empleados, este será el total de la población, de los
cuales 5 están vinculados directamente con el área de facturación, motivo por el
cual no habrá muestra y se trabajara con toda la población.
La clasificación del personal es la siguiente:
El Gerente General
Cinco Gerentes Departamentales
Gerente Financiero Contable
Gerente Administrativo
Gerente de Relaciones Empresariales
Gerente del Consultoría TI
Gerente de Innovaciones y Desarrollo
Cinco personas en el Departamento Financiero Contable
Ocho personas en el Departamento Administrativo, que abarca Cobranzas,
Recursos Humanos y Mensajería
Diez y ocho personas en el Departamento de Relaciones Empresariales
Veinte y tres personas del Departamento de Consultoría TI
Cinco personas que conforman el Departamento de Innovaciones y
Desarrollo.
49
CAPÍTULO IV
50
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA
4.1. Naturaleza del Negocio
La empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A., tiene como actividad
principal la de potenciar la capacidad y habilidad empresarial hacia la excelencia a
través del uso de tecnología de vanguardia, servicios y sistemas de información de
alta calidad,” buscando siempre los mejores resultados para sus clientes. Viene
trabajando en el Ecuador por más de 30 años brindando asesoramiento y
acompañamiento profesional.
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) comparte una relación a largo
plazo con sus clientes, trabajando más como socio que proveedor. Su cultura les
permite entender a fondo su negocio para lograr resultados.
La alternativa que GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) da a los
clientes el poder reemplazar a varios proveedores que no logran coordinarse, por
uno solo que se responsabiliza de forma completa por las comunicaciones y
seguridades, los ha colocado en una posición de fuerte liderazgo y crecimiento.
Las redes empresariales se han convertido en uno de los pilares sobre los cuales
opera el negocio. Su debida configuración puede ser determinante de desempeño
ante clientes, proveedores y socios. Para asegurar los mejores resultados es
indispensable alinear las soluciones de Comunicaciones con las de Seguridades.
Ahora esto es posible con el apoyo de GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA
51
S.A. (GMS), el único proveedor que puede integrar ambos entornos y asumir una
responsabilidad total ante el cliente.
4.1.1 Misión Visión y Valores de la Empresa
Misión.- Potenciar la capacidad empresarial mediante equipos de trabajo
inteligentes que aplican tecnologías de información de vanguardia
Visión.- Ser un componente estratégico para el bienestar y desarrollo de los
territorios donde operan.
Valores: INTegridad, EMPatía e INGenio (INTEMPING)
Ciudades de Operación: Quito, Guayaquil, Cuenca y Bogotá
Concepto de genteinteligente: Es el equipo de trabajo conformado entre cliente,
proveedor y fabricante que es capaz de analizar retos de formas innovadoras para
lograr soluciones que verdaderamente generen productividad. Son diferentes de
la competencia porque:
• Entienden la realidad de sus cliente de una forma inusual (que los
demás no pueden); a veces incluso de una forma que el mismo
cliente no puede (aplican ingenio y empatía).
• Dan una perspectiva más práctica que optimiza recursos y
resultados (aplican ingenio).
• Encontramos alternativas donde otros solo ven problemas
(aplican ingenio).
• Conocen bien lo que pueden y no pueden hacer, y transmiten
claramente (aplican integridad y empatía).
52
• Conforman un equipo entre GMS, el fabricante y el cliente
(aplican empatía).
4.2 Datos del Negocio
Nombre de la Empresa: GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS)
Representante Legal: Jhon Christopher Lubensky Price
RUC: 1790590542001
Dirección: Av. Amazonas N42-88 y Tomas de Berlanga
Teléfono: 3993000
Página Web: www.gms.com.ec
4.3 Recursos
La empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. para cumplir con los
servicios y metas propuestas, cuenta con:
Recursos Materiales y Tecnológicos
Recursos Humanos
4.3.1 Recursos Materiales y Tecnológicos
La empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. cuenta con muchos
activos materiales y tecnológicos para el correcto funcionamiento de la misma,
sus oficinas están acorde a la necesidad de cada departamento son muy amplias
y cómodas, se respira un buen ambiente de trabajo puesto que existe
compañerismo y de esta manera el personal en general contribuye a construir una
empresa con muchas fortalezas.
53
Entre los recursos materiales se cuenta con implementos de primera categoría,
tales como:
Computadoras
Impresoras
Mobiliario en General
Copiadoras
Sumadoras
Teléfonos
4.3.1.1 Sistemas Contables
GMS es una compañía de servicios que vende soluciones de seguridad
informática e internet corporativo además de consultoría en tecnología informática,
desarrollo de sistemas y productos para automatizar el desarrollo. Actualmente
cuenta con aplicaciones que contribuyen a la automatización de los sistemas
administrativos y a la atención al cliente:
1. SPC (Sistema de Planificación y Control) es un nuevo sistema
administrativo contable con la herramienta Genexus, bajo Windows y con la
base de datos SQL Server, que se encarga de integrar todos los sistemas,
con la inclusión de los nuevos procesos contables NIIFS
2. NOMEN para la administración de nómina, la misma que fue desarrollo
localmente por la empresa COIN, con la herramienta Genexus, la base de
datos SQL y sistema operativo Windows. El servidor es un PC con
procesador Intel.
3. ARANDA para el servicio al cliente con una mesa de ayuda para atender a
los incidentes que se recibe de los clientes.
54
4. vTiger para el manejo de la relación con los prospectos y oportunidades de
negocio (CRM).
La integración de los sistemas es muy débil y la mayoría de la relación entre ellos
es manejando mediante la re digitación de la información o la bajada y subida de
información a través de archivos Excel.
Sub-módulos
Contabilidad Central
Anexos de IVA
Retención en la fuente
Niifs
Facturación:
Recurrente (ISP)
Puntual nuevo (ingresado manualmente
con información de vTiger, sin inventario)
Renovaciones
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
Compras: ingreso manual
Activos fijos: calculado en Excel
Interface con NOMEN (Nomina de pagos)
Manejo de presupuestos
Integración con vTiger
Sub-módulos
Facturación automática
Cobranza automática desde vTiger
Activos Fijos – Niffs automático
Compras automáticas
55
Inventario de productos con costo estándar (desde
vTiger)
Integración con Aranda
Sub-módulos
Facturación automática de servicios puntuales
Costo estándar de horas
4.3.1.2 Características del sistema
Web-enabled
En línea
Seguridades y control de acceso
o Usuarios con claves
o Roles
o Perfiles
o Control de privilegios
Entre los archivos que cuentan
Clientes
Contactos
Facturas
Inventario
Proveedores
Movimientos:
o Presupuestos (Ventas y Compras)
o Pedido ( Venta y Compra)
o Facturas ( Venta y Compra
o Recibos
56
o Depósitos
o Guías
o Cuentas contables
o Asientos contables
o Etc.
Características de la Contabilidad Central
o Múltiples oficinas con PyG por cada una
o Múltiples líneas de negocio con PyG por cada una
o Múltiples departamentos con PyG por cada una
o Múltiple ejecutivos de ventas
o Múltiples responsables de compra
o Múltiples líneas de negocio por factura
o Control de presupuesto
o Múltiples bancos
o Múltiples monedas (etapa II o III)
o Registro de costo real y estándar
o Control de variaciones entre costo real y costo estándar
4.3.1.3 Funcionamiento del Sistema Contable SPC Módulos de Facturación y
Costos
Con respecto al funcionamiento del sistema contable SPC se puede decir lo
siguiente:
Algo importante que se debe considerar es que la empresa por ser
tecnológica, cuenta con varios sistemas informáticos que integrados
todos, generan información contable, principalmente en las ventas a
clientes y costos, así como información de clientes y proveedores
para las respectivas declaraciones de impuestos y anexos al SRI,
también por medio de estos sistemas se controlan los inventarios.
57
El sistema vtiger es el que alimenta de información comercial al
sistema contable.
En base a datos generados por las facturas de vTiger y de un
registro de costos, por medio de órdenes de compra se factura al
cliente y se contabilizan los asientos relacionados con Ventas y
Costo de Ventas. Estos incluyen:
o Facturas diarias de una sola línea
o Facturas diarias de múltiples líneas
o Facturación masiva de negocios recurrentes
o Facturación con más de un vencimiento en la forma de pago
o Facturación de Canales
Estos sistemas ayudan a mantener disponible la información
requerida para el cálculo automático de comisiones
Realizar asientos contables automáticos de
o Ventas
o Cuentas por Cobrar
o Inventario
o Costo de Ventas
o IVA
o Retención en la fuente
58
Mantener una coordinación entre los valores de facturación y la
facturación real de SPC.
Manejar en forma coordinada la anulación de facturas
Manejar correctamente la re-facturación de una factura anulada
A continuación se detallan algunos criterios que deben ser considerados para el
buen uso, manejo y funcionamiento del sistema vtiger y del SPC.
Toda factura de vTiger debe tener su correspondiente Factura en
SPC con el mismo cliente, el mismo ejecutivo, los mismos productos
y los mismos valores.
La facturación de los Canales debe realizarse a través de vTiger
La facturación masiva en SPC debe retroalimentarse a vTiger o
tienen que ser generados en vTiger
La Factura enviada de vTiger a SPC no puede ser modificada en
SPC. Únicamente puede ser anulada en SPC (si fue emitida) y en
vTiger. La modificación tiene que darse con una anulación de la
Factura en vTiger y la creación de una nueva Factura en el mismo
sistema que es enviada inmediatamente a SPC.
Los costos deben ser registrados detalladamente en vTiger o en un
archivo anexo a vTiger en el momento que la información esté
disponible. Habrá el registro de costos anticipados cuando exista
esa información y de los costos reales, facturados por el proveedor o
calculados dentro de GMS cuando se produce esa información.
El centro de coordinación para la preparación de facturas de vTiger y
el registro de costos será Control y posteriormente Contabilidad.
59
Pasos para la generación de facturas
Generación de Facturas
La generación de facturas en vTiger siempre será a partir de una
nota de pedido. Sin embargo, la factura puede diferir del pedido
y por lo tanto requiere de una atención prolija.
o Caso 1: Facturas simples. El Pedido es de uno o más
ítems, a un cliente del sector Privado o Público, al contado
y puntual. En este caso, la factura de vTiger y la factura de
SPC deben ser exactamente iguales y se puede proceder
a facturar en vTiger sin modificaciones.
o Caso 2: Primera facturación Recurrente: El Pedido es de
productos o servicios que se entregarán y se facturarán
mensualmente por múltiples meses. El Pedido llegará con
el número de meses en el campo de unidades, el valor por
mes, y el valor total del contrato por el período total. Se
debe generar la Factura de vTiger y modificarla para
registrar el número de meses del servicio en el campo
correspondiente, cambiar el número de unidades a 1 y
dividir el valor por el número de meses, para calcular el
valor mensual.
o Caso 3: Primera facturación recurrente compleja. El Pedido
llega con más de una línea en que el período del negocio y
de facturación es distinto por cada línea. Ejemplo: Se
vende una conexión a internet por 12 meses con un costo
de instalación. La instalación se cobra al contado y en
forma puntual, mientras la conexión a internet se cobra
mensualmente por los 12 meses. En este caso, es
necesario generar una factura por línea, ambas atadas al
60
mismo Pedido. La Factura de la instalación corresponde
al Caso 1 y la Factura de internet corresponde al Caso 2.
o Caso 4: Facturación a Canales. La facturación a Canales
debe realizarse en vTiger. Para eso es necesario generar
todo el proceso en vTiger. Los Canales deben ser
registrados como Cuentas en vTiger. Al principio de cada
quincena, es necesario generar una Oportunidad por cada
línea de productos por cada Canal, con el valor estimado
de compras de ese Canal para ese mes. Al final de la
quincena se genera el Pedido y directamente la Factura de
vTiger.
o Caso 5: Facturación por valores parciales. En el caso de
los servicios mensuales, puede suceder que la facturación
por el primer mes no sea por el valor total del mes. Si el
servicio se utiliza por solo 10 días del mes, la primera
factura debería salir por la tercera parte del valor normal.
En este caso es necesario calcular el valor correspondiente
para el primer mes y facturar en vTiger ese valor en la
forma de facturación del Caso 1: Sin embargo, aún es
necesario generar la facturación recurrente del Caso 2 por
los meses del contrato (normalmente 12).
o Caso 5: Facturación Recurrente normal. Para mantener
vTiger igual a GMSPC la facturación recurrente tiene que
registrarse tanto en vTiger como en GMSPC. Se
consideran dos posibilidades, ambas que requieren
programación adicional. La primera es que se genera la
factura desde los Pedidos de vTiger, en forma masiva.
Este método requiere la posibilidad de generar facturas
masivamente desde los Pedidos con una modificación que
recalcula el valor por línea para determinar el valor
61
mensual en vez de total. La segunda opción es de generar
la facturación recurrente desde GMSPC a partir de la
primera Factura generada en vTiger. Este caso requiere
de la creación en vTiger de las Facturas correspondientes
desde GMSPC.
Con respecto a los costos el manejo es el siguiente:
o Los costos se generan a nivel de cada línea de factura y en
general en dos instancias; al momento de general la orden
de compra al proveedor y al momento de recibir la factura
del proveedor. En el caso de costos de mano de obra de
soporte de CTI o de desarrollo directo del ID, se debe
registrar una sola vez como costo estándar en el momento
que los departamentos respectivos entregan la información
correspondiente.
o Para este propósito se debe crear un archivo (Excel) con la
siguiente información:
Fecha de orden de compra
# Pedido de vTiger
# Factura de vTiger
# de línea de la Factura de vTiger
Proveedor
Tipo de producto (Licencia, Equipo, Servicio)
Código de licencia, número de reporte de soporte,
número de orden de compra
Origen: Korm, orden de compra, standard
62
Fecha de factura del Proveedor
# Factura del Proveedor
Costo de producto según factura del proveedor
Con respecto a la anulación de facturas de clientes, la empresa manifiesta que es
complicado su funcionamiento, por lo que se detalla a continuación el
funcionamiento de las anulaciones.
Existen tres razones principales por las cuales los clientes piden anulación y re-
emisión de facturas y es sumamente importante que todo el personal tenga claro
estos puntos, para saber cómo atacar a estos problemas.
Cambio de Fecha: Normalmente el cliente solicita un cambio de fecha si
recibe la factura en una fecha demasiada tarde para procesar la factura
antes de fin de mes de acuerdo con sus procedimientos. Para mitigar este
problema se procede de la siguiente manera:
Se maneja con mucho más cuidado el “Último día para
facturar”. Y es obligación de todos los ejecutivos asegurarse
de llenar este campo en toda Proforma. SPC se encuentra
programado para no permitir facturación posterior a la fecha
indicada.
Se realiza el envío de la factura en formato PDF por correo
electrónico, adicional al envío físico, solicitando que revisen
los datos de la factura en forma adelantada para asegurar que
no existan problemas y poder actuar en forma oportuna si hay
que realizar una modificación.
63
Para que el proceso b. sea útil, los asesores deben mantener
al día los correos electrónicos de los contactos que
procesarán las facturas.
Anulación de Facturas por cambio de fechas: La Anulación de Facturas y su
regeneración a causa de cambios de fechas se mantiene dentro del área
administrativa.
Facturación anula la Factura en SPC y vTiger y solicita a
Control que cambie el estado del Pedido a Aprobado para
regenerar la Factura en vTiger con la nueva fecha.
Facturación emite la nueva Factura en SPC
Datos del Cliente: El RUC, el nombre y la dirección del cliente tienen que
estar perfectos en la Cuenta de vTiger. Considerando que esta
información debe ser la correcta y debe estar lista antes de generar el
respectivo proceso de venta.
El Pedido se genera del Presupuesto.
Antes de solicitar que se genere el Pedido desde el
Presupuesto, el Asesor tiene que reconfirmar la información
del Cliente para la facturación.
Si existe una modificación, el Asesor tiene que realizarla en el
registro del Cliente primero y esa información debe ser
64
confirmada por Conversión. Eso significa que la Cuenta tiene
que ser asignada a Conversión.
Si el Presupuesto ha sido preparado, es necesario reasignar
el Cliente en la Proforma antes de generar le Pedido. El
proceso es:
Abrir el Presupuesto
Editar
Seleccionar el Nombre de la Cuenta con el signo + a la
derecha del nombre.
Sale una ventana con los nombres de las Cuentas
Busca el mismo Cliente
Doble clic sobre el nombre del Cliente
De esta forma las modificaciones realizadas en el Cliente se
registran en la Proforma.
Solicitar la generación del Pedido.
El resto del proceso debe continuar en forma normal pero
emergente. Todo el proceso de re-facturación no debe tomar
más de un día.
Anulación de Factura a causa de datos equivocados del Cliente: cuando
una factura definitiva es emitida en SPC y rechazada por el cliente, exige la
anulación de la factura lo cual es un proceso largo, y requiere de la
participación del Asesor y Conversión.
65
Facturación anula la factura en SPC y en vTiger y cancela el
Pedido.
Notifica al Asesor sobre la anulación de la Factura y la
cancelación del Pedido y solicita la Generación de un nuevo
Pedido.
El Asesor debe rectificar los datos del Cliente y proceder a
realizar todos los pasos del punto 2)
Datos de Productos: La Proforma y el Pedido tienen que usar
necesariamente los Productos o Servicios registrados en vTiger, los
mismos que deben ser los correctos. El Producto que el asesor selecciona
determina las Cuentas Contables y la forma de contabilizar todos los
procesos posteriores de compras, inventario, facturación, cumplimiento de
presupuesto, cobranzas, comisiones y estadísticas.
Si el Cliente requiere una factura con una descripción diferente a lo que
existe en vTiger, como excepción, el Asesor debe preparar en Word las
descripciones y valores a usarse en la factura final y marcar el Presupuesto
como Factura Especial.
El documento en Word debe atarse a la Proforma y es necesario avisar a
Control para que prepare la factura de vTiger en forma especial. El Pedido
tiene que tener la información exacta de los Productos y Servicios de vTiger
para que la contabilidad pueda funcionar correctamente. No se puede
generar una factura especial parcial desde un Pedido. Todo el Pedido
tiene que facturarse en una sola ocasión.
66
Anulación de Factura a causa de datos equivocados de Productos o
Servicios: Si la factura es rechazada por el cliente por los datos de los
Productos o Servicios el proceso es similar a la anulación por datos
equivocados del Cliente:
Facturación anula la factura en SPC y vTiger y cancela el
Pedido.
Notifica al Asesor de la anulación de la Factura y la
cancelación del Pedido y solicita la Generación de un nuevo
Pedido.
El Asesor debe rectificar los datos de Producto y/o Servicio en
la Proforma y solicitar la generación de un nuevo Pedido.
El resto del proceso debe continuar en forma normal pero
emergente. Todo el proceso de re-facturación no debe tomar
más de un día.
Sustituto de Pedido: Al final del cada mes, el sistema de liquidación de
comisiones determina el porcentaje de comisiones a recibir sobre las
cobranzas futuras de los Pedidos del mes. Escoge los Pedidos Aprobados
en el mes para este efecto. Si un Pedido es Cancelado y regenerado en el
mismo mes el nuevo Pedido servirá para este propósito. Sin embargo, si la
anulación es generado en un mes subsiguiente, el Pedido inicial abra sido
utilizado anteriormente para el cálculo de % de comisión y el nuevo Pedido
sería utilizada por segunda vez en el cálculo de comisiones duplicando así
el uso del Pedido para establecer el nivel de comisión. Por lo tanto, en
este caso es necesario identificar el segundo Pedido para evitar esta
situación.
67
Control debe marcar el segundo Pedido con un SI en el
campo sustitutivo.
Recuperación de Facturas Anuladas: Cuando se anula una factura es
necesario recuperar la factura original del Cliente. Es importante la
participación del Asesor en esta gestión con una llamada al Cliente que le
compromete en la devolución correspondiente.
Procedimientos para ventas de GMS – SPC - Ingresos
Venta con Facturación Simple:
El proceso inicia con la Generación de una nota de Pedido en Vtiger. De la
Nota de Pedido se genera una Factura, también en vTiger y luego la Facturas
de vTiger son trasladas a GMSPC para la facturación definitiva.
Debe existir una factura de vTiger por cada factura de GMSPC. Las
facturas de vTiger y GMSPC debe en ser exactamente iguales: el mismo
cliente con el mismo nombre, el mismo RUC, la misma dirección, los
mismos ítems con las mismas descripciones, códigos, cantidades,
valores unitarios, valores totales e impuestos.
Si se necesita modificar la factura en relación al pedido se hará con las
siguientes reglas:
Se realizará la modificación sobre el Pedido de vTiger antes
de facturar en vTiger.
68
Debe haber una solicitud escrita de parte de las jefaturas de
Venta o de la Gerencia para realizar el cambio.
Si se factura a una entidad distinta a la Proforma, esa entidad
debe haber sido registrada en vTiger y, por ende, en GMSPC.
El caso de facturas a entidades distintas obliga abrir una
Cuenta, Oportunidad, Proforma, Pedido y Factura por entidad
Control genera las facturas en el momento en que las condiciones para
facturar hayan sido cumplidas:
El Bien o Servicio entregado al cliente (o despachado al
cliente en el caso de Kaspersky)
Aceptación por parte del cliente de haber recibido el
producto (Acta de Entrega/Recepción)
Excepciones:
Facturación anticipada
Facturación parcial
Venta a Plazos:
Es la venta de un Bien o un Servicio en que habrá más de una factura en distintas
fechas y/o por valores diferentes. Cada factura tiene que ser preparada por
Control según las indicaciones generales en el Pedido.
69
Control debe generar en vtiger facturas parciales en las fechas establecidas de
acuerdo a la respectiva negociación.
Venta a Canales:
Todos los canales deben ser registrados en vtiger como Cuentas
Se prepara una Oportunidad por cada Canal, por quincena y por línea
de negocio con el valor promedio o esperado de venta (compra a GMS)
para ese período.
Se genera una Proforma (Presupuesto) en blanco por el período de la
quincena por cada línea de negocio.
Por cada compra del canal se añade una línea en el Presupuesto
correspondiente
Al finalizar la quincena, Control genera el Pedido correspondiente en
vtiger
Control genera la Factura desde el Pedido.
Contabilidad revisa la facturación de vTiger y la pasa a GMSPC
Ventas Recurrentes:
Las Ventas recurrentes son aquellas que se facturan mensualmente por el
mismo valor y por un período predeterminado, respaldado por un contrato.
70
Al igual a toda la facturación, se prepara una factura de vTiger que es
generada por Control desde el Pedido.
El Presupuesto:
En este caso es necesario observar el proceso desde el Presupuesto
que se envía al Cliente por parte del Asesor y que eventualmente
regresa aprobado por el Cliente. El Presupuesto puede tener más de
una línea de Bienes o Servicios que se venden. Algunas de las líneas
pueden corresponder a Facturación simple y otras de facturación
recurrente. Existen tres limitaciones.
El número de meses de facturación recurrente tiene que
ser igual a la cantidad en la línea de los productos
vendidos. Si se vende un Canal de Datos por 12 meses y
se arrienda un Astaro, el número de meses de arrendo
también debe ser 12. Si no son iguales, se debe crear otra
Oportunidad y otro Presupuesto y la facturación es
manejada por separado.
En un Pedido que tiene tanto elementos recurrentes como
simples, no se puede vender un elemento simple que
tiene el mismo número de unidades que el número de
meses de venta de los elementos recurrentes. El sistema
lo tomará como un producto de venta recurrente.
Por último, no se puede vender, con el mismo Pedido
elementos que son recurrentes con elementos que se
venden a plazos.
71
En cada línea del detalle del Presupuesto el Asesor debe tener mucho
cuidado al llenar el campo de Unidad. En las líneas recurrentes, el
número de unidades debe ser igual al número de períodos y el valor
debe ser igual al valor mensual. En los No Recurrentes el valor total de
la línea es igual a valor unitario por el número de unidades.
El Asesor debe llenar el campo de Descripción del Presupuesto:
Recurrente – líneas de negocio – número de meses de recurrencia
El Pedido:
El Presupuesto es asignada a la jefatura de Ventas o a la Gerencia de
Ventas quienes lo revisa, Generan el Pedido y lo asignan a Control.
El registro del Pedido tiene un sector de información adicional a
Presupuestos que es utilizado específicamente para llenar lo necesario
para la facturación recurrente. Este sector contiene los siguientes campos
que deben ser llenados por Control:
o Habilitar facturación recurrente: Se marca el casillero para indicar
que es una venta recurrente.
Frecuencia: Seleccionar Monthly
Inicio Período: Se deja en blanco hasta que la instalación este
completa. En ese momento se le llena con la fecha del 1er del
siguiente mes.
Fecha final: Se deja en blanco has que la instalación esté
completa. Se llena con la fecha correspondiente al final del
contrato según el número de meses.
72
Duración: Se llena con Net 30 días. Esta información se refiere al
plazo de pago que no utiliza la empresa.
Estado de factura: se genera el estado de AutoCreated
automáticamente
Número de períodos: Si corresponde a un año se registra 12.
Preparación de la Factura
Al igual a los demás tipos de facturación, Control factura en vTiger desde el
Pedido recurrente, cuando los Bienes y Servicios hayan sido entregados.
Existen tres instancias en la facturación de Pedidos recurrentes:
La facturación de los elementos simples, especialmente
Instalación.
La primera factura de los elementos recurrentes que,
normalmente, es una facturación por valores parciales de
la mensualidad normal.
La facturación a partir de la primera factura de un mes
total.
Los procesos son distintos en cada caso:
Facturación de Elementos Simples:
En lo posible, todos los elementos simples se facturan en
una sola factura, con un máximo de 5 items por factura.
73
Facturación del Parcial:
El primer mes de facturación de lo que constituye
recurrente, normalmente no corresponde al mes completo
y, por lo tanto, genera un factura parcial para ese mes. Se
calcula el número de días restantes del mes que
corresponden al número de días que el cliente gozó del
servicio. Se divide ese número de días para 30 y se saca
el factor de días utilizados. Ese valor se multiplico por el
valor unitario de cada elemento recurrente de la factura.
Se pone como fecha de Inicio Período en el sector de
Información Facturación Recurrente el primer día del mes
siguiente y en Final Período el último día de mes, n
períodos después. El resto de la información del sector ya
debe estar lleno. Se modifica el estado del Pedido a
Factura Recurrente
Facturas Recurrentes:
Se selecciona las Facturas Recurrentes que están vigentes
(Factura Recurrente) y cuales fechas de Inicio y Final de
Período incluyen la fecha de hoy y se factura en forma masiva
en vTiger.
Facturación Real y Contabilización:
Una o más veces al día se corre el proceso de facturación de
GMSPC que toma todas las facturas seleccionadas de VTiger
desde la última corrida y se realiza los siguientes pasos:
Se imprime las facturas
74
Se registra los valores facturados en el estado de cuenta del
cliente en GMSPC
Se reduce el valor facturado de inventario en el caso de
bienes en vTiger, con la generación automática de los
asientos de costos.
Modificación o Cancelación de Pedidos Recurrentes:
Si se modifica el valor de un Pedido Recurrente implica que se a
considerado una renegociación. Es necesario Cancelar el Pedido
vigente y la orden de Compra respectiva. Se prepara una nueva
Oportunidad, Proforma y Pedido y , a su vez una nueva Orden de
Compra al proveedor para este nuevo negocio.
Si se cancela un negocio recurrente, es necesario cancelar la Nota
de Pedido respectiva.
Sistema SPC – Egresos o Costos
Existen dos tipos de costos que maneja la empresa: Costos directos y Costos
Indirectos.
Los costos directos son aquellos costos que se asocian directamente con una
línea de la factura. Los costos indirectos son aquellos que no pueden asociarse
directamente a una línea de factura si no a un nivel más alto de la estructura
contable, por lo tanto, se requiere de una distribución para aplicarse a una línea de
la factura al cliente.
Costos Directos:
De Bienes
Valor FOB de Equipos
Licencias
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Servicios:
Última milla de internet
Canales de Datos Dedicados
Horas Hombre de Servicio y Soporte
Contratación de Servicios Externos
Amortización de valores de construcción de desarrollos
Costos Indirectos
Transporte de Importaciones
Desaduanización
Viáticos de Técnicos
Entre otros.
Calculo de Costos directos de Bienes y Servicios por medio de la Orden de
Compra al proveedor
Todos los siguientes Bienes y Servicios deben ser adquiridos mediante una Orden
de Compra al proveedor preparada en Vtiger y ser atado a un Pedido del Cliente
para poder así establecer el costo que se asocia con cada línea de una factura.
Licencias de Software
Astaro – Sophos
Aranda
Allot
Kaspersky
SafeEnd
Equipos servidores o cualquier otro
Dell
Appliances específicos de nuestro proveedores de Servicio
76
Allot
Astaro - Sophos
Toda compra de Bienes y Servicio debe Generar una Orden de Compra en vtiger
aunque el medio real de la Orden sea diferente por cada proveedor.
Costo de Servicios devengados
Por los NIIFS, es necesario costear los servicios que brindaremos dentro de la
venta de un Bien o un Servicio (como Internet). Para lo cual se maneja una tabla
de horas de servicio consultor (equivalente a Soporte pero sin cobro fuera de la
venta original y embebida en el producto vendido originalmente). Esta tabla es por
línea y sub-línea de negocio y tipo de producto, por rango y contemplará el
número de horas que se dará durante los siguientes 12 meses o por el período de
licenciamiento.
Costos Indirectos:
Todos los costos indirectos serán contabilizados manualmente contra la factura
del proveedor. Estos incluyen:
Ancho de banda de internet
Transporte de importación
Trámites de importación
Aranceles
Viáticos de Técnicos
Entre otros
Entrega del Producto al Cliente:
Control registra la fecha de entrega en la Orden de Compra
77
Fecha entregada al cliente
Control genera la Factura de vTiger desde el Pedido
Emisión de Factura al cliente y contabilización:
Factura del Proveedor:
Conciliación:
La Factura del Proveedor debe llegar en original y con un archivo digital
con toda la información requerida
Contabilidad pasa el archivo digital a un formato estándar para la
conciliación: probablemente tendría: Proveedor, Número de factura,
Fecha y por cada línea; Identificador, Producto, Cantidad, Valor
Por cada línea Contabilidad busca en Órdenes de Compra de vTiger por
el Identificador:
Contabilidad registrar la fecha de contabilización de la factura en la
orden de Compra en vTiger
Fecha contabilizada factura Proveedor
Número de asiento de factura Proveedor
Terminado el servicio:
Control cambia el estado de la Orden de Compra de Servicio por
Realizar a Entregado
Se registra la fecha de entrega en la Orden de Compra
Fecha entrega OC
Control genera la Factura desde el Pedido y contabilización
78
4.3.2 Recursos Humanos
Este es el recurso más importante que posee la empresa ya que de él ha
dependido y continúa haciéndolo, depende el correcto funcionamiento, manejo y
operación del negocio ya que cuenta con 65 empleados a nivel general.
Es importante considerar que desde la gerencia, se imparte responsabilidad,
compañerismo, respeto y ante todo las ganas de sacar a flote la empresa y crecer
conforme pasan los años.
Las funciones desempeñadas por algunos puestos de trabajo son las siguientes:
4.3.2.1 Junta de Accionistas
La junta de accionistas es el máximo organismo institucional y está encargado de
realizar todos los acuerdos y asuntos relacionados a la empresa la misma que
debe cumplir con las siguientes funciones:
Conocer y aprobar el balance general, que irá acompañado del estado de
pérdidas y ganancias y de los informes sobre los negocios que sean
presentados por el Gerente General, el Contador y los auditores externos.
Determinar la forma de reparto de los beneficios sociales, tomando a
consideración la propuesta realizada por la Administración.
Determinar la amortización de acciones, siempre y cuando se cuente con
utilidades líquidas disponibles para el pago de dividendos.
Toma de decisiones en cuanto a prórroga del contrato social, de la
disolución anticipada, del aumento o disminución de capital suscrito o
autorizado, y de cualquier reforma de los estatutos sociales.
Selección de auditores externos.
Ejercer las demás funciones que estén establecidas en la ley y en los
estatutos de la empresa.
79
4.3.2.2 Presidencia
El presidente está encargado del manejo en general de la empresa y su
responsabilidad es la toma de decisiones para el mejor desenvolvimiento dentro
de la misma entre sus funciones tenemos las siguientes:
Presidir todas las reuniones del Comité de Empresa, siendo su ordenador.
Concederá la palabra a quienes lo soliciten y la retirará cuando la
intervención no se refiera al Orden del Día, al asunto que viniera
discutiendo o falte al respeto a cualquiera de los restantes miembros del
Comité. Cerrar la discusión y someter a votación las propuestas debatidas.
Realizará en este sentido cuantas gestiones le sean encomendadas por los
socios.
Coordinar las relaciones entre la Empresa y los socios, así como entre
aquél y cualquier otro organismo público o privado con el que se haya de
tratar.
Presentar informes, propuestas e ideas a los Socios.
Formalizar con su firma cuantos documentos se emitan de los Socios.
Promover la convocatoria de las reuniones extraordinarias.
Dar el visto bueno a las actas de las sesiones de la Empresa.
Participar en las discusiones de la Empresa en la misma calidad que el
resto de los miembros, procurando ecuanimidad en sus intervenciones
Ejercer su derecho al voto. En caso de empate se realizará una nueva
votación.
80
Designar el/la Vicepresidente/a, que habrá de sustituirle en caso de
ausencia, enfermedad, vacante o delegación.
Cumplir y hacer cumplir los acuerdos tomados en las reuniones de los
Socios.
Cualquier otra función que, en relación a su cargo, le atribuyan los Socios.
4.3.2.3 Gerencia General
Para responder a sus responsabilidades, el cargo conlleva el cumplimiento de las
siguientes funciones:
Planificar, coordinar y controlar las gestiones de cada área
Participar y mantener una comunicación continua con todo el personal
Asegurar una buena relación y servicio al cliente
Propiciar la comunicación con proveedores para mantener el desarrollo del
producto
Realizar revisiones periódicas del movimiento financiero de la empresa
Preparar presentaciones periódicas de ventas
Desarrollar estudios periódicos para ventas
Generar apoyo a negocios críticos.
4.3.2.4 Gerente Administrativo
Para responder a sus responsabilidades, el cargo cumple con las siguientes
funciones:
Controlar, actualizar y mejorar los procesos de la empresa, a través del
manual de procesos y la coordinación con responsables de procesos.
Manejar las actualizaciones de las Descripciones de Cargos de la empresa
y el entendimiento de los empleados acerca del mismo.
81
Coordinar el establecimiento de la Visión, Misión y Objetivos
departamentales y organizacionales.
Realizar sondeos internos periódicos para medir satisfacción y compromiso
del cliente interno
Identificar las necesidades de capacitación y programación de seminarios,
cursos y talleres para los empleados
Establecer presupuestos para su área
Realizar la inducción a personal nuevo y refuerzo periódico del personal
antiguo
Controlar el archivo y documentación de bienes, programas y documentos
Controlar el mantenimiento preventivo del recurso físico de la empresa
4.3.2.5 Gerente de Innovación y Desarrollo
Para responder a sus responsabilidades, el cargo conlleva el cumplimiento de las
siguientes funciones:
Efectuar seguimiento de avance de proyectos
Asignar recursos para la ejecución de proyectos
Planificar recursos, asignar trabajo a consultores
Supervisar la correcta ejecución de proyectos y cumplimiento económico
82
Dirigir y conseguir las herramientas necesarias para ejecutar proyectos
Coordinar con departamento técnico la obtención de herramientas o
cooperación en proyectos
Establecer presupuestos para su área
Aprobar la facturación hacia clientes de proyectos asignados
Autorizar cambio de prioridades o su establecimiento en consultoría
Velar por el cumplimiento de metodología de trabajo
Co-participar con directores de proyectos en diseño de soluciones
Contratar servicio de externos en ejecución de proyectos velando por la
rentabilidad de la empresa.
Velar por la elaboración de la documentación originada en la metodología
de implantación
Solicitar logística de viajes a secretaría, para sus subordinados. Aprobar
solicitud de gastos de viaje y liquidación de los mismos.
Desarrollar e implementar una metodología de trabajo
Definir estándares y políticas de programación
Establecer presupuestos para su área
Definir herramientas de trabajo: lenguajes, plataformas y facilidades.
83
Co-participar con analistas en el diseño y análisis de requerimientos.
Desarrollar programación
Aprobar el análisis y diseño de requerimientos
Supervisar de personal asignado
Supervisar la correcta documentación de todo tipo de trabajo
Coordinar con los clientes la entrega de trabajos, documentación, pruebas y
actas de entrega-recepción
Coordinar con consultores las pruebas y la aceptación de requerimientos
funcionales
Autorizar cambios de prioridades
Revisar Órdenes de Requerimiento antes de que el programador realice el
trabajo: tiempos, valores para cotizar al cliente, prioridades y asignación de
recursos.
Aprobar Ordenes de Requerimiento y Hojas de Atención luego de
terminado el trabajo de desarrollo.
Definir los nombres o códigos de programas a despachar.
84
4.3.2.6 Gerente de Consultoría TI
Para responder a sus responsabilidades, el cargo cumple con las siguientes
funciones:
Rediseñar las estrategias tecnológicas
Diseñar productos y servicios de tecnología
Investigar tecnologías informativas
Planificar y controlar la productividad del área tecnológica
Definir y apoyar directivas de la empresa
Establecer presupuestos para su área
Organizar y dirigir el departamento
Dar soporte a usuarios y clientes
Desarrollar y mantener los recursos informáticos de la empresa
Solicitar logística de viajes a secretaría, para sus subordinados.
Aprobar solicitud de gastos de viaje y liquidación de los mismos.
4.3.2.7 Gerente de Relaciones Empresariales
Para responder a sus responsabilidades, el cargo cumple con las siguientes
funciones:
Identificar los proyectos de venta
Realizar seguimiento y apoyo a proyectos de venta
Identificar los proyectos de mercadeo
Realizar seguimiento y apoyo a proyectos de mercadeo
Preparar y manejar el Plan de Mercadeo
Preparar, ejecutar y controlar el presupuesto económico departamental.
Establecer prioridades semanales de los negocios a cargo de Líderes de
Proyecto y Gerentes de Producto
Revisar la cartera
Analizar los requerimientos del Departamento.
85
4.3.2.8 Gerente Financiero Contable
Para responder a sus responsabilidades, el cargo cumple con las siguientes
funciones:
Realizar flujo diario de caja
Gestionar la cobranza a clientes
Presupuestar y programar cobros y pagos
Pagar impuestos / IESS.
Supervisar el pago de decimos, utilidades y sueldos a los empleados
Realizar cierres contables por mes
Revisar los costos
Controlar la facturación
Analizar balances generales y de pérdidas y ganancias
Analizar costos y gastos
Planificar y Controlar las inversiones.
Realizar cualquier otra labor contable, administrativa, financiera
solicitada por superiores.
4.3.2.9 Asistencia Contable
Para responder a sus requerimientos, el cargo cumple con las siguientes
funciones:
Realizar la facturación diaria
Registro de anulaciones de facturas
Contabilizar facturas de clientes y proveedores
Emisión de Cheques
Manejo, registro y control de depósitos no identificados
Emisión de comprobantes de egreso e ingreso
Contabilizar comprobantes de ingreso : pagos de clientes
Contabilizar anticipos y gastos de viaje de empleados
86
Organizar el archivo físico
Realizar el aseguramiento de los equipos
Registro de retenciones
Realizar avisos de entrada y salida IESS
Realizar el cuadro de comisiones
Realizar el formato porcentual de comisiones
Emitir cartas al IESS por débitos bancarios
Realizar notas de débito
Realizar notas de crédito
Realizar asientos contables en general para el registro diario de
transacciones.
Realizar reposiciones de caja chica
Cálculo y pago de impuestos
Análisis de cuentas de balances
Realizar conciliaciones bancarias
Reposiciones de gastos y de viáticos
Realizar cualquier labor contable que se le solicite.
4.3.3 Organigrama Estructural
El Organigrama Estructural de Grupo Microsistemas pretende ser un útil
instrumento de organización, que proporcione una imagen formal de la misma,
dotando de una correcta distribución y orden de las partes importantes de la
empresa, que constituyen a la vez un todo monolíticamente solidario, facilitando su
conocimiento y constituyendo una fuente de consulta oficial.
Este Organigrama Estructural no pretende exacerbar en las personas el
sentimiento de ser superiores o inferiores, o destruir el espíritu de trabajo en
equipo y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensación
demasiado grande de "propiedad". Lo que pretende es demostrar en forma
ordenada los diferentes niveles de responsabilidad con que cuenta la empresa.
87
4.3.3.1 Organigrama General
JUNTA DE ACCIONISTAS
PRESIDENCIA EJECUTIVA
Vinicio Jaramillo
GERENCIA GENERAL
Christopher Lubensky
GERENCIA DE RELACIONES
EMPRESARIALES
Xavier Almeida
GERENCIA FINANCIERO CONTABLE
Alvaro Lopez
GERENCIA DE INNOVACION Y DESARROLLO
Fernando Flores
GERENCIA ADMINISTRATIVO
Pablo Rivera
GERENCIA DE CONSULTORIA TI
Azucena Navas
88
4.3.3.2 Organigrama Gerencia de Relaciones Empresariales
GERENTE DE RELACIONES EMPRESARIALES
Xavier Almeida
DEPARTAMENTO DE VENTAS
JEFES DE LINEA
SANTIAGO CORTEZ
ANDREA LARCO
KATHERINE MURILLO
ASESORES COMERCIALES
Q U I T O
ALEJANDRO ACOSTA
MARIA JOSE BARON
GABRIEL HINOJOSA
LORENA SALAZAR
LEONARDO VALENCIA
G U A Y A Q U I L
BRUNO SANCHEZ
GONZALO ROSSERO
MARIO VALDIVIESO
DEPARTAMENTO DE RENOVACIONES
JEFE DE RENOVACIONES
LISSETH SANTAMARIA
ASESORES DE RENOVACIONES
CRISTINA ALCAZAR
KATTY MALDONADO
NOHEMI AMAYA
DEPARTAMENTO DE MERCADEO
JEFE DE MERCADEO
DIANA MENDOZA
ASESORES DE MERCADEO
ELIANA VILLAREAL
DEPARTAMENTO DE
TELEMERCADEO
JEFE DE TELEMERCADEO
EDELIN BRAVO
89
4.3.3.3 Organigrama Gerencia Financiera Contable
4.3.3.4 Organigrama Gerencia de Innovación y Desarrollo
GERENTE FINANCIERO CONTABLE
Alvaro López
CONTADORA GENERAL
Verónica Vallejo
JEFE DE FACTURACIÓN
Paulina Latorre
ASISTENTE CONTABLE
Andrea Velasquez
JEFE DE TESORERÍA
Andrea Velastegui
ASISTENTE CONTABLE
Cynthia Piedra
GERENTE DE INNOVACION Y DESARROLLO
Fernando Flores
ANALISTAS
Galo Soliz
Fernanda Reyes
PROGRAMADORAS
Alexander Mahecha
Gabriela Velasquez
Byron Saltos
90
4.3.3.5 Organigrama Gerencia Administrativa
GERENTE ADMINISTRATIVA
Pablo Rivera
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
Maria de los Angeles Andrade
ASISTENTES DE RECURSOS HUMANOS
Nathaly Fiallos
JEFE DE COBRANZAS
Gabriela Proaño
ASISTENTES DE COBRANZAS
Mayra Sabando
Katherine Ortiz
JEFE DE SERVICIOS GENERALES Y RECEPCIÓN
Betty Valladares
ASISTENTES DE SERVICIOS GENRALES Y RECEPCION
Carmen Farinango
German Guanotasig
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4.3.3.6 Organigrama Gerencia de Consultoría TI
GERENTE DE CONSULTORIA TI
Azucena Navas
JEFE DE CONSULTORÍA
JAIME GUAÑUNA
CONSULTORES CTI
Q U I T O
JAIME TITUAÑA
DANIEL MORA
ADRIAN CALVOPIÑA
JUAN CARLOS ROBAYO
PAUL NACIMBA
EDISON GUANOLUISA
EDUARDO FREIRE
G U A Y A Q U I L
BRAULIO RUIZ
VICTOR PARRAGA
FREDDY ORTIZ
RICARDO VILLA
C U E N C A
FELIPE MEJIA
ANDRES AMBROSI
JEFE DE ASESORAMIENTO DE SERVICIO
DANNIEL RACINES
COORDINADORES DE MESA DE SERVICIO
CAROLINA CADENA
PAOLA MENDEZ
CARLA PAREDES
MISHEL CORRALES
ANDRES PASMIÑO
STALIN LUGMAÑA
JEFE DE INFRAESTRUCTURA GMS
RICARDO ROSERO
92
4.4 Finalidad de la Empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A.
La finalidad de la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. es potenciar la
capacidad y habilidad empresarial hacia la excelencia a través de tecnología de
vanguardia, servicios y sistemas de información de alta calidad, son quienes
buscan siempre los mejores resultados para sus clientes.
4.4.1 Actividades Fundamentales
La Empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. se dedica a tres actividades
básicamente
SEGURIDAD INFORMÁTICA.- La información empresarial está sujeta a
más riesgos de lo que pueda haberse considerado. Con esta herramienta la
empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. pretende proteger a todas las
empresas de posibles saboteadores o ladrones que buscan en la web la
manera de hacer daño.
SERVICIO DE INTERNET.- El servicio de Internet incorpora la tecnología
más desarrollada del país para el control de amenazas en el Internet.
Además de proteger a los clientes, esto asegura que los circuitos
mantengan un rendimiento superior al de otras alternativas disponibles.
APLICACIONES EMPRESARIALES.- Para optimizar la programación
interna de sistemas la empresa, Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. es
distribuidora de varios programas para el desarrollo funcional de los mismos
y con él obtener el mejor desarrollo y desenvolvimiento contando con una
herramienta completa y muy útil para cada departamento.
4.5 Análisis Foda de la Empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A.
El análisis foda por su importancia y en razón a que trata de explorar el entorno y
los aspectos internos de la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. se lo
93
desarrolló conjuntamente con el Gerente General, con la finalidad de determinar
los siguientes resultados.
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. GMS
F O D A I N S T I T U C I O N A L
FORTALEZAS:
Actualización tecnológica continua
Gerentes responsables y confiables
Servicio personalizado al cliente
Capacitación constante al personal que tiene relación directa con el cliente
Prestigio bien ganado por más de 30 años de vida institucional
Personal actualizado y preparado con un desarrollo empresarial constante
Trabajos de calidad y oportunidad
Organización Administrativa eficiente
Estabilidad de su cuerpo de trabajadores
Sueldos acordes a cada actividad
Experiencia en el mercado en la venta de seguridades para el computador
OPORTUNIDADES:
Incremento de la población
Alzas de sueldos y salarios
Incremento en negociaciones con empresas publicas
Incremento de empresas o sociedades
Implementación de tecnología extranjera
Crecimiento tecnológico permanente
Mercado potencialmente grande
Estabilidad laboral
DEBILIDADES
Fraudes tecnológicos
Fraudes por empleados de confianza
Competencia por mercados internacionales
Falta de conocimiento de nuestros servicios por parte de la ciudadanía
Alta competencia en el mercado nacional
Falta de políticas escritas sobre los servicios
Falta de control interno en diferentes departamentos de la empresa
No cuenta con edificación propia
Por demasiada automatización en sus sistemas contable y comercial, resulta complicado detectar con facilidad los errores en el
94
departamento de facturación y con mayor razón al no contar con una persona especifica que se encargue del control interno de este departamento.
No existen procedimientos ni políticas de control interno para los procesos de compras, ventas y control de los mismos.
AMENAZAS
La corrupción
Conceptos erróneos por parte de la comunidad por falta de conocimiento
Fraudes de piratería
Mala publicidad y negligencia por parte de la competencia
La competencia desleal
Las políticas de Estado que pudieren afectar al sector principalmente en impuestos por aranceles en importaciones para productos tecnológicos.
Comentario Los funcionarios de la empresa aprovechan las capacitaciones continuas para enriquecer conocimientos y poder enfrentar a la competencia y por ende poder aumentar sus ventas. La idea que manejan es evitar perder clientes por lo que los manejan con cautela, seriedad y lealtad. Tratan continuamente de impulsar programas de capacitación constante a la ciudadanía para llegar al entendimiento de la gente. Enfrentan con bases solidas a las amenazas que pueden presentarse, se defienden con el conocimiento y desenvolvimiento en lo que saben hacer.
4.6 Obligaciones
Las obligaciones de la Empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. son las
siguientes:
4.6.1 Obligaciones Fiscales
- Declaración mensual de IVA
- Declaración mensual de Retención en la Fuente
- Declaración anual de Impuesto a la Renta
- Declaración mensual de anexos transaccionales
- Declaración anual de anexo de Relación de Dependencia
95
4.6.2 Obligaciones Patronales
- Tener registros patronales en el IESS
- Afiliación de todos los empleados al IESS
- Registro de contratos en el Ministerio de Relaciones Laborales
- Pago de aportes, préstamos y Fondos de Reserva al IESS
4.7 Encuestas
96
1. Considera que tiene usted conocimientos, con respecto a la situacion contable
de la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A?
SI
NO
2.
SI
NO
3.
puesto de trabajo?
SI
NO
4.
conocimiento del proceso de facturacion?
SI
NO
5.
y oportuno?
SI
NO
6.
SI
NO
7.
SI
NO
8.
proceso de facturacion?
SI
NO
GRACIAS POR SU COLABORACION
Estimados colaboradores, esta encuesta es de carácter academica, favor contestar de forma
fidedigna, la información sera manejada de forma extremadamente confidencial
Cuenta usted con conocimientos y habilidades para dearrollarse en su puesto de trabajo?
Considera que tiene conocimiento de las funciones y responsabiliades con respecto a su
Considera que actualmente la empresa dispone de politicas o directrices que contribuyan al
Considera que el sistema contable SPC usado por la empresa Grupo Microsistemas es eficiente
Considera usted que los resultados obtenidos en el area de facturacion son confiables?
Considera usted que existe duplicacion de funciones en el area financiera de la empresa?
Considera usted que la empresa dispone de un diagnostico institucional actualizado del
97
4.7.1 Resultado de la encuesta
RESPUSTA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 35 54%
NO 30 46%
TOTAL 65 100%
Análisis:
De acuerdo a los resultados de la primera pregunta, se observa que el 54% de los
trabajadores de la empresa, si conocen sobre la situación contable de la empresa,
sin embargo, el 46% no tienen mucho conocimiento al respecto.
Se determina que los directivos de la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A.
deberían preocuparse por difundir a todos los empleados la información básica
sobre la situación contable para mejorar los resultados empresariales.
54%
46%
1.Considera que tiene usted conocimientos, con respecto a
la situacion contable de la empresa Grupo …
SI
NO
98
Análisis:
En esta pregunta, se determina que el 77% de los trabajadores dicen poseer los
conocimientos y habilidades necesarios para el puesto, más el 23% dice que no
poseen conocimientos ni habilidades para sus puestos de trabajo.
Por lo tanto se debe tomar en cuenta que estas personas necesitan una guía,
capacitación y apoyo técnico para desenvolverse mejor en su puesto de trabajo.
77%
23%
2. Cuenta usted con conocimientos y habilidades para
desarrollarse en su puesto de trabajo?
SI
NO
RESPUSTA CANTIDAD %
SI 50 77%
NO 15 23%
TOTAL 65 1.00
99
Análisis:
El 38% de los trabajadores conocen correctamente sobre sus funciones y
responsabilidades, pero el 62% no tienen bien claro las funciones que deben
cumplir.
Es por el resultado de esta respuesta que se considera necesario el proponer la
implementación de un sistema de control interno para un correcto manejo del
compromiso que se asume en cada puesto de trabajo.
38%
62%
3. Considera que tiene conocimiento de las funciones y responsabiliades con respecto a su puesto de trabajo?
SI
NO
RESPUSTA CANTIDAD %
SI 25 38%
NO 40 62%
TOTAL 65 1.00
100
Análisis:
El 46% de los trabajadores dice que la empresa si cuenta con directrices y
políticas que contribuyen al conocimiento del proceso de facturación, y el 54% que
conforman la mayoría, consideran que no tienen conocimiento de políticas o
directrices referentes a este proceso.
Con este resultado se logra determinar que para gran parte del personal de la
empresa es desconocido el tema de las políticas o directrices del proceso de
facturación, por lo que se debería considerar una inducción sobre el tema dirigido
a todo el personal.
46% 54%
4. Considera que actualmente la empresa dispone de politicas o directrices que contribuyan al conocimiento del proceso de
facturacion?
SI
NO
RESPUSTA CANTIDAD %
SI 30 46%
NO 35 54%
TOTAL 65 1.00
101
Análisis:
El 38% de los trabajadores dice que el sistema SPC es eficiente y oportuno, pero
el 62% que implica una gran mayoría del personal, indican que SPC no es
eficiente ni oportuno.
Con esta respuesta se detecta que hay poco control y supervisión al departamento
encargado de crear el sistema contable, por lo que genera deficiencia y se torna
inoportuno al momento de presentación de información.
38%
62%
5. Considera que el sistema contable SPC usado por la empresa Grupo
Microsistemas es eficiente y oportuno?
SI
NO
RESPUSTA CANTIDAD %
SI 25 38%
NO 40 62%
TOTAL 65 1.00
102
RESPUSTA CANTIDAD %
SI 40 62%
NO 25 38%
TOTAL 65 1.00
Análisis:
El 62% de los empleados consideran que la información obtenida en la facturación
si es confiable y el 38% consideran tener desconfianza en la información obtenida.
Esta situación de desconfianza se crea por desconocimiento del proceso de
facturación, esto será superado una vez que se cuente con un sistema de control
interno que permita detallar de forma pormenorizada las funciones y
responsabilidades que debe cumplir cada uno de los trabajadores.
62%
38%
6. Considera usted que los resultados obtenidos en el area de
facturacion son confiables?
SI
NO
103
Análisis:
El 62% de los trabajadores dice que existe duplicación de funciones y el 38% dice
que no existe duplicación.
Se debe tomar en cuenta que al no existir un sistema de control interno resulta
confuso para el personal, identificar cuáles son sus funciones a desempeñar para
el puesto de trabajo, afectando de esta manera a la productividad de la empresa.
62%
38%
7. Considera usted que existe duplicacion de funciones en el area
financiera de la empresa?
SI
NO
RESPUSTA CANTIDAD %
SI 40 62%
NO 25 38%
TOTAL 65 1.00
104
RESPUSTA CANTIDAD %
SI 15 23%
NO 50 77%
TOTAL 65 1.00
Análisis:
El 23% del personal manifiesta que si tienen conocimientos sobre el diagnostico
institucional actualizado del sistema de facturación, pero el 77% que conforman la
mayoría, no tienen ningún conocimiento.
Para el mejor desarrollo empresarial, se debe sugerir a los directivos que
impartan una inducción general a todos los empleados, para que tengan
conocimiento sobre el diagnóstico de la empresa en la actualidad, principalmente
deben conocer en que consiste el sistema de facturación, esto ayudará a
maximizar esfuerzos y por ende la productividad.
23%
77%
8. Considera usted que la empresa dispone de un diagnostico institucional
actualizado del sistema de facturacion?
SI
NO
105
4.8 Entrevistas
4.8.1 ENTREVISTA AL GERENTE GENERAL DE GRUPO MICROSISTEMAS
JOVICHSA S.A.
Todas las preguntas van enfocadas al área contable – financiera,
principalmente al área de facturación.
1. Cuenta la empresa con una área encargada del Control
Interno, principalmente en el área de facturación?
Gms siempre ha tratado de realizar las funciones de la mejor manera posible y de
controlar todas las actividades, sin embargo no se cuenta con un área específica
que se encargue del control interno.
La empresa cuenta con una persona de control pero su enfoque va más orientado
a la parte técnica, a la parte operacional es decir no tiene mayor conocimiento de
los registros contables, más bien supervisa el correcto funcionamiento del sistema
comercial.
2. Se ha realizado el Control Interno en el proceso de
facturación que lleva de implementado un año?
Como es de conocimiento de todos, la empresa cuenta con la alimentación de dos
sistemas, el uno es de tipo comercial llamado vtiger y el otro es de tipo contable
llamado SPC, la integración de los sistemas actualmente es muy débil y la
mayoría de la relación entre ellos es manejando mediante la re digitación de la
información o la bajada y subida de información a través de archivos Excel. No se
ha efectuado actividades de control interno ya que no existe una área encargada
de realizar estas funciones, sin embargo el personal encargado del área contable
financiera lleva un control de las actividades.
106
3. Cuenta la empresa con un manual actualizado y por escrito
de funciones?
El Departamento Financiero Contable, desarrolla sus funciones acorde a lo que se
ha venido aplicando desde hace años atrás, pero no cuenta con ningún manual
escrito de funciones que guie las actividades.
4. Se difunde la información de la situación financiera a los
socios de Grupo Microsistemas Jovichsa s.a.?
Si se informa la situación financiera, pero únicamente cuando se realiza la
Asamblea General de Socios, lo cual ocurre una o dos veces máximo por año.
5. Cuenta la empresa con un Manual para el Departamento
Financiero Contable que realice un Control Interno?
La empresa no cuenta con un manual por departamentos, se puede decir que
cada departamento desarrolla sus funciones bajo políticas internas verbales, de
acuerdo a las necesidades que la empresa ha ido generando.
6. Considera importante la propuesta de un sistema de Control
Interno, principalmente para el área de facturación de Grupo
Microsistemas Jovichsa S.A.?
Claro es muy importante el proponer un sistema de control interno, lo bueno sería
para toda la empresa, pero me parece muy bien empezar por el Departamento
Financiero Contable, principalmente el área de facturación, considerando que es
una parte importante de GMS, de aquí se derivan todos los valores de nuestras
ventas y nos ayuda a determinar que tal van a estar nuestros ingresos mensuales,
de esos resultados dependerá en gran parte para la toma de decisiones.
107
4.8.2 ENTREVISTA A LA CONTADORA GENERAL DE GRUPO
MICROSSITEMAS JOVICHSA S.A.
Todas las preguntas van enfocadas al área contable – financiera,
principalmente al área de facturación.
1. Realiza sus actividades diarias en base a un Manual de
Funciones?
Actualmente la empresa no cuenta con un manual de funciones, por lo que las
actividades que se desarrollan se las realiza en base a la experiencia del
personal.
2. Existe en la empresa una área encargada del Control
Interno?
La empresa no cuenta con un área encargada del Control Interno a pesar de esto
se trata de llevar un control de las actividades y se espera en un tiempo se
delegue a una persona que pueda realizar Control Interno.
3. Cuál es el procedimiento para realizar el control del
manejo financiero dentro del departamento?
Luego de haber realizado el registro de las transacciones y los asientos de
ajustes, las asistentes son las encargadas de verificar que no existan errores en el
sistema contable, para lo cual se procede a la revisión de los documentos con la
información del sistema contable financiero de manera que se pueda comprobar la
exactitud y transparencia de los estados financieros.
La institución debido a que su dirección está basada en la experiencia del personal
no realiza el control interno del manejo financiero, a pesar de esto no ha existido
inconvenientes dentro del área.
108
4. Cuáles son las principales deficiencias que a
observado en el Departamento Financiero Contable?
Existen áreas que no están interconectadas con los sistemas lo que ocasiona
fallas en el control interno afectando el desempeño del Departamento Financiero
Contable.
5. Considera importante la propuesta de un sistema de
Control Interno, principalmente para el área de
facturación de Grupo Microsistemas Jovichsa S.A.?
El proponer un sistema de Control Interno, es de suma importancia para la
institución ya que el personal tendrá una guía de funciones y se podrá mejorar el
manejo financiero.
Considerando también que contar con una área de control interno ayudaría
bastante a determinar fallas a causa de la integración de los sistemas tanto
comercial como contable.
109
CAPíTULO V
110
PROPUESTA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL
DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA GRUPO
MICROSISTEMAS JOVICHSA SA.
5.1 Evaluación del Control Interno
5.1.1 Cuestionario de Control Interno de Aspectos Específicos
OBJETIVO Determinar la efectividad de los procesos aplicados en el Departamento de Facturación para la correcta emisión de facturas a los clientes
TABULACION DE
ENCUESTA A TRABAJADORES
PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE OPTIMO
COMENTARIO HALLAZGOS
1 ¿Existe una correcta
comunicación entre el equipo de trabajo que conforman el departamento?
7 10
Si existe una correcta comunicación entre el equipo de trabajo, pero no con todos los demás departamentos.
2 ¿El personal involucrado en el proceso de facturar, cuenta con la debida capacitación del proceso?
5 10
La capacitación no es considerada obligatoria
3 ¿Existe alguna
persona especifica que se encargue del control
0 10 No existe HH-PE-1
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE ASPECTOS
ESPECIFICOS
EMPRESA: GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A
111
interno que asegure el correcto funcionamiento del proceso de facturación?
4 ¿Cada colaborador
tiene bien claras las funciones y los procedimientos que debe hacer para lograr facturar?
4 9
No existe nada por escrito pero si se les comenta sobre lo que tienen que hacer específicamente
5 ¿El departamento cuenta con un manual escrito de procedimientos y funciones para el personal nuevo?
0 8
No existe HH-PE-2
6 ¿Existe la política de
retroalimentación de los conocimientos adquiridos?
2 7
No existe HH-PE-3
7 ¿El departamento de facturación tiene problemas con los clientes al momento de solucionar inconvenientes facturados?
3 6
No tiene problemas porque son rebotados a ventas para que los asesores den una solución al cliente
TOTAL 21 60
Elaborado por: P.L Fecha: 23 de mayo de 2014
5.1.2 Cálculo de Nivel de Confianza, Riesgo de Control y Riesgo de Auditoría
Para la medición del Nivel de Confianza y Riesgo de La Empresa Grupo
Microsistemas Jovichsa S.A., se utiliza la siguiente matriz de medición.
RANGO RIESGO CONFIANZA
15% - 50% ALTO BAJA
51% - 75% MEDIO MODERADA
76% - 100% BAJO ALTA
112
NIVEL DE CONFIANZA
Donde: Nc= Nivel de confianza Pop= Puntaje óptimo Pobt= Puntaje obtenido
Nc= 21 x 100
60
Nc= 35 %
RIESGO DE CONTROL
Rcontrol= 100% - Nc
Rcontrol= 100 - 35
Rcontrol= 65 %
RIESGO DE AUDITORIA
RI= RIESGO INHERENTE (para el ejemplo, se considerará el valor del Nivel de Confianza ) RC= RIESGO DE CONTROL
RD= RIESGO DE DETECCION (determinado por el auditor, en base al análisis de los riesgos anteriores )
R.Auditoria= 0.35 X 0.65 X 0.15
R.Auditoria= 1.15
Nc= Pobt x 100
Pop
Rauditoria= RI x RC X RD
113
5.2 Sistema de Control Interno para el departamento de facturación
Este documento contiene de manera definida los procedimientos de las acciones
en el proceso financiero contable, principalmente enfocados en el Departamento
de Facturación, considerando que la empresa es tecnológica y aplica demasiada
automatización en sus procesos, se debe considerar la propuesta del sistema de
control interno que permita delimitar las funciones del personal encargado del
buen funcionamiento del sistema contable de tal manera que se mejore el
desenvolvimiento y funcionamiento del sistema contable de la empresa con la
finalidad de evitar la duplicidad de actividades para obtener mejores resultados,
en este departamento
El sistema de control interno deberá ser empleado como un instrumento que
contribuya a la viabilidad del accionar individual y colectivo de los empleados,
además para la evaluación del rendimiento del personal involucrado en el proceso
de facturación, así como para medir el grado en que los procedimientos y políticas
de la Organización se están cumpliendo.
Por otro lado se debe considerar a la facturación es una de las partes más
importantes de la empresa por lo que se sugiere aplicar un sistema de control
interno principalmente en esta área de manejo delicado.
5.3 Objetivos
Los objetivos trazados al realizar la propuesta de este sistema de Control Interno
para el área de facturación de la Empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A.
Son los siguientes:
114
Proporcionar el correcto instrumento técnico que permita el adecuado
manejo de las labores diarias permitiendo que no exista duplicidad de
funciones en el área de facturación.
Establecer el grado de accionar, responsabilidad y autoridad sobre cada
puesto involucrado en el proceso de facturación y sobre lo que cada
persona debe realizar.
Servir como un documento de consulta para que cualquier persona que se
integre a la oficina, tenga bien establecidos los procedimientos que debe
seguir para el adecuado cumplimiento de su función, ayuda al personal
actual a determinar sus funciones y a seguir los procedimientos
implementados en la empresa.
Designar a una persona o grupo de personas para que se dediquen
específicamente a validar la información automatizada que el sistema
contable genera el momento de facturar a sus clientes.
Potenciar el control y supervisión de la adecuada producción de los estados
financieros por parte de funcionarios de la Organización.
Delimitar las funciones y responsabilidades del personal de los diferentes
departamentos, como son: el Departamento Financiero Contable,
Departamento de Relaciones Empresariales y Departamento de Consultoría
TI.
Presentar una visión en conjunto de los procedimientos realizados dentro
del Departamento Financiero Contable.
115
Determinar las funciones correspondientes a cada miembro del
Departamento Financiero Contable, para de esta manera garantizar la
eficiencia y eficacia del personal en el cumplimiento de sus funciones.
Capacitar frecuentemente al personal involucrado con el proceso de
facturación, de esta manera se garantiza que el trabajo realizado es en
base a conocimientos adquiridos y no por puro instinto.
Fortalecer el desarrollo y crecimiento intelectual del personal que labora en
el Departamento Financiero Contable a través de la capacitación,
especialización y entrenamiento, a fin de conseguir el bienestar de los
empleados el mismo que redundará en beneficio de los clientes internos y
externos de la empresa.
Concientizar a las autoridades de la empresa a que deben hacer partícipe
la información financiera a todos los empleados y socios, considerando que
ellos deben estar al tanto de la situación contable de la misma.
Desarrollar un Manual de políticas o directrices internas del proceso de
facturación, por escrito, que sea de conocimiento de todo el personal.
Fortalecer la confianza en el sistema comercial y contable para garantizar
que los resultados obtenidos sean eficientes, verídicos y oportunos.
Realizar evaluaciones periódicas al proceso y a las funciones que involucra
la facturación, con la finalidad de disminuir los tiempos de ejecución.
Sugerir al personal encargado del funcionamiento del sistema contable, que
pueda implementar seguridades que permitan detectar errores en tiempos
116
menores y asignar perfiles para el personal contable, con la finalidad de
asegurar que la información contable generada automáticamente sea la
correcta.
Cada empleado involucrado deberá registrar sus actividades ya que este
sistema de control interno permitirá utilizar de manera óptima la
planificación del uso de recursos.
5.4 Importancia
La importancia de proponer un sistema de control interno para el Departamento de
Facturación radica en asegurar que la información generada por facturación sea
la correcta y a su vez este sistema sirve como guía para el manejo, planificación y
ejecución de los recursos organizacionales, sean éstos recursos humanos,
financieros, tecnológicos o materiales; a su vez, constituye un medio para agilizar
los procesos contables y lograr el cumplimiento de objetivos y metas de la
compañía.
Por otra parte, este sistema de control interno sirve al personal involucrado en el
proceso de facturación, constituye una guía para la ejecución de sus labores, que
resultará particularmente valiosa para consolidar el conocimiento del personal de
planta e instruir al personal nuevo y es de gran utilidad para evitar errores o pasar
por alto aspectos elementales.
Este sistema de control le permitirá a la empresa contar con un medio de consulta
sobre la realización de las operaciones que en él se contemplan, contribuye a
mejorar la calidad y oportunidad de la información así como también minimizar los
errores humanos que pudieran existir por la falta de material de información de
este tipo.
Los resultados que se obtengan del sistema de control interno en el Departamento
de Facturación, contribuirá al resto de la empresa a mejorar sus funcionamientos
departamentales.
117
El control interno es importante dentro de una organización, se le puede
considerar un instrumento de acción para el control global de la organización para
eliminar a los empleados imprescindibles. Además, son medios viables para
comunicar políticas, acelerar el entrenamiento de los nuevos empleados y
recopilar decisiones pasadas, generando nuevos cambios a implementar y
eliminando los empleados imprescindibles.
Por ello es importante para la empresa contar con un sistema de control interno
para el Departamento Financiero Contable, principalmente para el Departamento
de Facturación, que controle los procedimientos contables, administrativos o
financieros para lograr con mayor eficacia los objetivos o metas propuestas en un
marco de confianza mutua.
5.5 Alcance
La propuesta de un sistema de control interno para el área de facturación en su
sección técnica deberá incluir, entre otros, los siguientes aspectos:
Matriz de Políticas Contables.
Procedimientos de facturación
Responsables de la facturación
Involucrados en el proceso de facturación.
Beneficiarios.
Indicadores.
Funciones del Personal involucrado
Principales Procesos Contables
5.5.1 Matríz de Políticas Contables
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
118
MATRIZ DE POLITICAS CONTABLES
OBJETIVO Regular el cumplimiento de actividades contables con el afán de contribuir al logro de los objetivos de la empresa.
RESPONSABLES Gerente General POLITICAS
Tanto el Balance General, como el Estado de Resultados deben ser presentados mensualmente a gerencia dentro de los cinco primeros días de cada mes, posterior a este tiempo no se podrán hacer modificaciones sin previa autorización de gerencia.
El Balance de Cambios en el Patrimonio será presentado una vez por año
a excepción de que existan movimientos en el patrimonio que ameriten su revisión antes del tiempo establecido.
El Estado de Flujo de Efectivo debe ser presentado semanalmente a gerencia para su respectiva revisión y debe ser manejado únicamente por el Gerente financiero, el mismo que debe tener un control diario sobre el flujo de efectivo.
Las depreciaciones se calculan por mes completo
El inventario físico se lo realiza una vez por año para determinar el deterioro de los activos que poseen y el cuadre de existencias con los registros contables.
Se trabajara con el presupuesto del año anterior.
Todos los documentos se deben mantener en un archivo debida y
cronológicamente ordenado con sus respectivos soportes al cual solamente el Departamento de Contabilidad tiene acceso a esta información y es considerada confidencial.
Los empleados harán uso de las herramientas, bienes y recursos que la empresa debe otorgarles, solo con fines de interés para la misma.
Los empleados deben cuidar su presentación personal y guardar la debida cultura tanto en lenguaje como en comportamiento, reflejando su buena educación y costumbres.
119
La empresa exige compañerismo y buenas relaciones personales,
descartando malas referencias, sobrenombres, chismes y comentarios infundados.
El personal debe respetar los estándares internos establecidos en cuanto a software, estando prohibido instalar paquetes no autorizados.
Los empleados deben mantener la confidencialidad de las actividades e información de propiedad de la empresa y de terceros (clientes, socios estratégicos y proveedores), a no ser por algún evento específico en el que deba tenerse acceso a dicha información.
Todos los empleados que originen documentación tanto interna como externa, tienen la obligación de garantizar el adecuado archivo de la misma.
Los documentos (cotizaciones, propuestas, notas de pedidos, contratos, etc.) deberán ser entregados al cliente personalmente por el individuo encargado del proceso de venta.
El tiempo es un activo, por lo tanto, todos los funcionarios utilizaran su tiempo en la forma más eficiente y productiva posible mediante una buena planificación y ejecución de sus actividades.
5.5.2 Flujograma del Procedimiento de facturación
Los asientos se generan por cada factura y por cada ítem, es decir hay una gran
cantidad de asientos automáticos contables generados al día.
La información contable registrada es sacada automáticamente del sistema
comercial por tal razón hay que asegurar que la información generada en vtiger
sea la correcta.
La información de los costos es extraída de las órdenes de compra generadas en
vtiger y la aplicación de un sistema de control interno contribuirá para que la
información sea confiable y oportuna.
120
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE FACTURACION
PROCEDIMIENTO CLIENTE
DEP. RELACIONES EMPRESARIA
LES
DEP. CONSULTORIA TI
JEFE DE FACTURACION
1 Los ejecutivos de ventas contactan con los posibles clientes y crean una cuenta
2 Los ejecutivos crean una oportunidad en vtiger que es el sistema comercial
NO SI
3 Luego de la negociación respectiva si es aprobada pasa a una proforma, caso contrario se devuelve toda la información al cliente, en esta etapa se detallan productos, valores y formas de pago
4 El gerente de ventas es el único encargado de revisar que el proceso y la documentación este completa y aprueba el presupuesto a lo pasa a nota de pedido
NO SI
5 La NP permite solicitar al proveedor los productos con órdenes de compra y coordinar las instalación
6 La NP pasa a factura en el sistema comercial vtiger y es direccionada a la Jefe de Facturación allí se procede a integrar el sistema comercial con el sistema contable SPC, de aquí se generan los asientos de ventas y de costos automáticamente.
7 Se procede con la impresión de la factura y posteriormente se la envía al cliente
121
En este sistema existirá un enfoque orientado a establecer líneas claras de
responsabilidad, establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de
transacción, deberá existir una subdivisión de funciones.
Se sugiere realizar auditorías o comprobaciones internas de manera periódicas,
orientada a procesos, documentos y registros contables.
Cabe aclarar que el control interno no es una oficina, una persona o un manual, es
un SISTEMA y si los gerentes están de acuerdo con su aplicación, deberá ser
regido por todos los empleados principalmente los relacionados en el proceso de
facturación, constituyendo así un compromiso de todos por tratar de ayudar a la
empresa a cumplir sus objetivos.
5.5.3 Responsables de la facturación
Las personas responsables de la facturación son principalmente el Departamento
Financiero Contable, la asistente que se encarga de la facturación en este
departamento, con el debido respaldo de la Contadora General, que se encarga
de abalizar el trabajo de la asistente.
Es imprescindible que los directivos y dueños de la compañía se involucren en el
conocimiento de la parte técnica, de la parte operativa y de la parte contable de tal
manera que autoricen la aprobación y puesta en práctica del sistema de control
interno en el Departamento de Facturación.
5.5.4 Involucrados en el proceso de facturación
Todo el proceso de facturación involucra a varios departamentos, entre estos
están el Departamento de Relaciones Empresariales y el Departamento de
Consultoría TI, con la persona de control. Cada departamento es el encargado de
122
un diferente proceso que al final se ve transformado en información que alimenta
los asientos contables.
Es importante que al momento de la aplicación del sistema de control interno,
cada funcionario involucrado en el proceso de facturación, deberá ser consciente,
responsable y tener la disponibilidad y el compromiso de hacer las cosas bien con
la finalidad de ayudar a la empresa en el cumplimiento de sus objetivos.
5.5.5 Beneficiarios:
Los beneficiados directos del uso del sistema de control interno para el
Departamento de Facturación son:
GERENTE GENERAL,
GERENTE FINANCIERO CONTABLE,
CONTADOR GENERAL,
AUXILIARES Y ASISTENTES DE CONTABILIDAD.
VENDEDORES
Los beneficiados indirectos del uso del sistema de control interno para el
Departamento de Facturación son:
CLIENTES
PROVEEDORES
123
5.5.6 Indicadores del desempeño de los procedimientos de facturación
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
MATRIZ DE INDICADORES
OBJETIVO Proporcionar indicadores básicos que sirvan como instrumento de evaluación del desempeño de la compañía, que permitan medir resultados y faciliten la toma de decisiones.
RESPONSABLES Gerente Financiero Contable INDICADOR DE RENTABILIDAD Costo de Ventas = 4.709.214,57 = 0.67 * 100% = 67% Ventas Netas 7.051.133,39 Este indicador permite medir el margen de utilidad en las ventas con relación a su costo
INDICADOR DE LIQUIDEZ
Activos Corrientes = 2.497.847,47 = 1.37 Pasivos Corrientes 1.819.847,61 Este indicador permite determinar si la empresa tiene liquidez, cuando sobrepasa de uno indica que si tiene liquidez PRUEBA ACIDA Activos Corrientes – Inventarios = 2.203.500,71 = 1.21 Pasivos Corrientes 1.819.847,61 Este indicador permite determinar cuántos dólares tiene la empresa disponible para cubrir los pasivos corrientes.
124
5.5.7 Funciones del Personal Involucrado en el Proceso de Facturación
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
DOCUMENTO DESCRIPCIONES DE FUNCIONES
NOMBRRE DEL CARGO GERENTE FINANCIERO CONTABLE
AREA CONTABLE
OBJETIVOS DEL CARGO
Guiar a la empresa para obtener muy buenos resultados empresariales y económicos.
FUNCIONES
Programar, organizar, dirigir y controlar las operaciones administrativas contables y financieras que se desarrollan en la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A.
Analizar, proponer y proporcionar a los niveles directivos de la empresa, los mecanismos, alternativas e instrumentos de información administrativa y financiera necesarios para la toma oportuna de decisiones.
Planificar, programar y negociar adecuadamente la captación de recursos internos como externos en función de los objetivos y políticas institucionales
Administrar y evaluar los procesos cumplidos por la dirección administrativa contable financiera
Controlar el correcto cumplimiento de los procesos internos y procedimientos contables de la empresa
Planificar, organizar, dirigir y controlar el cumplimiento de las actividades relacionadas con las etapas contables de conformidad con las disposiciones legales reglamentarias vigentes en la empresa.
Coordinar con los responsables de los procesos
Manejar y actualizar las descripciones de los cargos de la empresa y el entendimiento de los empleados acerca del mismo
Realizar sondeos internos periódicos para medir satisfacción y compromiso del cliente interno, utilizar índices, márgenes que permitan detectar diferentes niveles de riesgos.
Coordinar el cumplimiento de las actividades que conlleven al logro de la visión, misión y objetivos organizacionales de departamentales
Identificar las necesidades de capacitación y programación de seminarios, cursos y talleres para los empleados
Establecer el presupuesto de su área
Realizar la inducción al personal nuevo y refuerzo periódico al personal antiguo
Controlar el archivo y documentación de bienes, programas y documentos
Controlar el mantenimiento preventivo del recurso físico de la empresa
PERFIL DEL CARGO
Edad 25 años en adelante
Sexo Hombre o mujer Características y/o habilidades personales:
Manejo de personal, relaciones humanas, liderazgo motivacional, mentalidad investigativa, pro-activo, responsabilidad.
125
Conocimientos: Administrativos, administración de personal, planificación estratégica, mejoramiento de procesos, tendencias administrativas actuales
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
DOCUMENTO DESCRIPCIONES DE FUNCIONES
NOMBRRE DEL CARGO CONTADOR GENERAL AREA CONTABLE
OBJETIVOS DEL CARGO
Establecer los procedimientos de información confiable y veraz, presentar saldos reales y actuales de todas las actividades que efectúe la empresa, reflejados en los estados financieros, permitiendo de esta manera poder evaluar índices económicos y financieros para tomar a tiempo las decisiones más acertadas.
FUNCIONES
Verificar y depurar cuentas contables.
Analiza las transacciones y dictamina la forma correcta de registrarlas y contabilizarlas.
Aprobar o rechazar asientos registrados
Cumplir con las obligaciones tanto tributarias con el SRI, como laborales con el Ministerio de Relaciones Laborales o el Iess, con la Superintendencia de Compañías y con todo organismo de control.
Establecer métodos de registro contable relacionado con amortizaciones, depreciaciones, provisiones, etc.
Llevar un control y seguimiento periódico de los diferentes registros contables.
Aplicar juicios y análisis contables con respecto al manejo de diferentes cuentas contables, apegados a reglamentos y leyes reguladoras aceptadas en nuestro país.
Elaborar, revisar y corregir reportes e informes solicitados por los gerentes de la empresa
Elaborar flujos de efectivo y presupuestos
Realizar cierres contables mensuales
Controlar los ingreso, costos y gastos de la empresa
Asignar y supervisar las tareas y actividades del personal de contabilidad.
Participar en reuniones gerenciales para el respectivo análisis de información
Firmar documentos de alta responsabilidad
Realizar cualquier otra labor contable, administrativa o financiera solicitada por los superiores.
PERFIL DEL CARGO
Edad 30 años en adelante
Sexo Hombre o mujer Características y/o habilidades personales:
Manejo de personal, disponibilidad de tiempo y trabajo a presión, responsabilidad alta, organización, principios éticos.
Conocimientos: Contador Público Autorizado, manejo avanzado de sistemas operativos y herramientas
126
computacionales, labores de Auditoria, legislación relacionada, sistema bancario y gestión contable en general
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
DOCUMENTO DESCRIPCIONES DE FUNCIONES
NOMBRRE DEL CARGO ANALISTA CONTABLE AREA CONTABLE
OBJETIVOS DEL CARGO
Ingresar información correctamente, con conocimiento de causa efecto, para presentar resultados actuales y reales, referentes al manejo de facturación. Servir de apoyo al Contador para la elaboración y preparación de los Estados Financieros
FUNCIONES
Revisar los documentos de respaldo para ingreso de transacciones contables al sistema
Revisar, analizar y sanear cuentas contables
Revisar auxiliares, mayores y balances periódicamente
Asegurar que todo el proceso de facturación se esté llevando correctamente
Manejo de comisiones vendedores
Asientos contables en general
Manejo de canjes
Realización de informes
Registros contables
Entrega oportuna y eficaz de la información que requiera la cualquier autoridad
Conciliaciones bancarias
Aplicación de las normativas vigentes.
Atención al público interno y externo
Manejo de sistemas contables y comerciales
Realizar cualquier labor contable que se le solicite
PERFIL DEL CARGO
Edad 25 años en adelante Sexo Hombre o mujer
Características y/o habilidades personales:
Responsable, organizado, analítico, principios éticos.
Conocimientos: Manejo avanzado de sistemas operativos y herramientas computacionales, legislación tributaria y laboral relacionada, sistema bancario y gestión contable en general
127
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
DOCUMENTO DESCRIPCIONES DE FUNCIONES
NOMBRRE DEL CARGO CONTROL CONSULTORIA TI AREA CONTABLE
OBJETIVOS DEL CARGO
Asegurar que la información procesada sea la correcta y que se encuentre bien registrada en el sistema comercial, servir de apoyo a facturación en Contabilidad.
FUNCIONES
Revisar los documentos de respaldo para generar facturas comerciales.
Seguimiento a los vendedores para obligarlos a registrar correctamente la información
Supervisar que el proceso de facturación se cumpla por parte de los vendedores
Asegurar que todo el proceso de facturación se esté llevando correctamente en el sistema comercial
Solicitar al proveedor las licencias o equipos.
Generación de facturas comerciales
Generación de órdenes de compra para todas las ventas.
Realización de informes
Generar incidentes en el sistema para delegar al personal indicado para las instalaciones.
Entrega oportuna y eficaz de la información que requiera cualquier autoridad
Aplicación de las normativas vigentes.
Atención al público interno y externo
Manejo de sistema comercial
Realizar cualquier labor que soliciten los superiores
PERFIL DEL CARGO
Edad 20 años en adelante
Sexo Hombre o mujer Características y/o habilidades personales:
Responsable, organizado, analítico, principios éticos, trabajo a presión.
Conocimientos: Manejo avanzado de sistemas operativos y herramientas computacionales.
128
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
DOCUMENTO DESCRIPCIONES DE FUNCIONES
NOMBRRE DEL CARGO GERENTE DE RELACIONES EMPRESARIALES
AREA CONTABLE
OBJETIVOS DEL CARGO
Dirigir, organizar, controlar, revisar y aprobar cada una de las ventas realizadas por los ejecutivos, asegurar que la información aprobada sea la correcta, servir de apoyo a facturación en Contabilidad.
FUNCIONES
Aprobar todas las ventas de los ejecutivos.
Asegurar el correcto cumplimiento de los vendedores para obligarlos a registrar correctamente la información
Supervisar que el proceso de facturación se cumpla por parte de los vendedores
Asegurar que todo el proceso de facturación se esté llevando correctamente en el sistema comercial
Realizar aprobaciones comerciales
Negociación con los proveedores
Preparare planes y presupuestos de ventas, planificar sus acciones y las del departamento, considerando los recursos necesarios y disponibles.
Realización de informes
Establecer metas y objetivos para todos sus ejecutivos, calcular la demanda y pronosticar las ventas junto con los incentivos.
Entrega oportuna y eficaz de la información que requiera cualquier autoridad
Aplicación de las normativas vigentes.
Atención al público interno y externo
Manejo de sistema comercial
Realizar cualquier labor que soliciten los superiores
PERFIL DEL CARGO
Edad 35 años en adelante
Sexo Hombre o mujer
Características y/o habilidades personales:
Facilidad de palabra, adaptabilidad. Proactivo, tolerancia a la presión, honesto, actitud de servicio, tolerancia a la frustración, alta responsabilidad, principios éticos.
Conocimientos: Experiencia comercial, conocimiento de Ingles, manejo avanzado de sistemas operativos y herramientas computacionales, carreras afines a la Ingeniería comercial.
129
5.5.8 Principales Procesos Contables
5.5.8.1 Proceso de contabilización de cuentas:
OBJETIVO:
Registrar automáticamente las operaciones de ingresos y egresos originalmente
producidos, utilizando para ello la integración de dos sistemas, vtiger comercial y
SPC contable. Los asientos van relacionados con los inventarios, ventas, costos,
proveedores, etc. De tal manera que se mantenga actualizada la contabilidad, a fin
de procesar información actualizada y confiable para la toma adecuada de
decisiones.
ALCANCE:
Está dirigido al personal del Departamento Financiero Contable, principalmente al
Departamento de Facturación.
RESPONSABILIDAD
La aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en la presente norma
de acción está bajo la responsabilidad del Departamento Financiero Contable,
principalmente en el Departamento de Facturación.
5.5.8.2 Asientos Contables:
D E T A L L E DEBITO CREDITO
1
INVENTARIO 2,772.00
IVA EN COMPRAS 332.64
a) CUENTAS POR PAGAR 2,977.13
a) RETENCION EN LA FUENTE 1% 27.72
a) RETENCION IVA BIENES 30% 99.79
v/r PARA REGISTRAR EL INGRESO AL IVENTARIO
DE UNA COMPRA REALIZADA
130
2
CUENTAS POR COBRAR 6,860.00
a) VENTA DE BIENES 4,623.00
a) VENTA DE SERVICIOS 1,502.00
a) IVA EN VENTAS 735.00
v/r PARA REGISTRAR LA VENTA DE BIENES Y
SERVICVIOS REALIZADA A UN CLIENTE
3
COSTO DE VENTAS 2,772.00
a) INVENTARIO 2,772.00
v/r PARA REGISTRAR EL COSTO DE VENTA
4
BANCOS 6,783.73
CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA I.R 1% 46.23
CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA I.R 2% 30.04
a) CUENTAS POR COBRAR 6,860.00
v/r PARA REGISTRAR LA RETENCION Y PAGO QUE HACE
UN CLIENTE A UNA FACTURA
5
CUENTAS POR PAGAR 2977.13
a) BANCOS 2977.13
v/r PARA REGISTRAR EL PAGO DE UNA FACTURA A UN
PROVEEDOR
5.5.8.3 Clientes Internos:
Gerente General
Contador General
Asistentes Contables
131
5.5.8.4 Documentos de Soporte:
DOCUMENTOS PARA LA VENTA
CREACION DE CUENTA EN VTIGER SISTEMA COMERCIAL
132
CREACION DE LA PROFORMA EN VTIGER SISTEMA COMERCIAL
133
CREACION DE NOTA DE PEDIDO EN VTIGER SISTEMA COMERCIAL
134
CREACION DE ORDEN DE COMPRA EN VITIGER SISTEMA
COMERCIAL
135
CREACION DE FACTURA EN SPC SISTEMA CONTABLE
136
5.5.8.5 Documentos Para Las Compras
FACTURA DEL PROVEEDOR
137
RETENCION EMITIDA POR GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
POR UNA COMPRA REALIZADA
138
COMPROBANTE DE EGRESO Y CHEQUE
139
5.5.8.6 Pago de Cuentas Por Cobrar
RETENCION DEL CLIENTE
140
RECIBO DE CAJA DE GMS, PARA CONSTANCIA DE PAGO
141
COMPROBANTES DE INGRESO
142
REPORTE DE CARTERA
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Cuenta: DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
Código Contable: 1.01.20.90.50
% CALIFICACION
0% A
1 90 3% B
91 180 20% C
181 360 50% D
361 en adelante 100% E
CORRIENTE
0% 3% 20% 50% 100%
30 días 31-dic-13
Fecha
vencimiento
Dias
vencidos
Código
Cliente
Nombre /
Razón social
Cliente
Tipo de
documento
(Factura,
Nota de
Número
Factura o
documento
N°
Centro de
costos
(opcional)
Provisión sugerida
DIAS VENCIDOS
Cartera Corriente
VENCIDOS
Observación
de 361 a
en
adelante
Califica
ción
Porcentaj
e
incobrabl
e
Fecha de
emisión
documento
Valor
Cartera
Total
Cartera
Corriente de 1 a 90 de 91 a 180
de 181 a
360
5.5.8.7 Normas Generales:
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
NIFF´S para Pymes
143
5.5.8.8 Proceso De Compras
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
MATRIZ DEL PROCESO DE COMPRAS
OBJETIVO
Comprar mercadería a proveedores, con la finalidad de proporcionar a los
clientes productos de alta calidad, competidores a nivel nacional e
internacional, con precios competitivos en el mercado de seguridad
informática.
ALCANCE
Inicia con el requerimiento de ventas y finaliza con la entrega de la mercadería al consumidor final.
RESPONSABLES
Gerente General
Gerente Financiero Contable
Departamento Solicitante
POLITICAS
Los pagos a proveedores tienen el plazo de 30 días y su único
respaldo para pago es la factura.
Si la compra es superior a 500 usd, se necesita obligatoriamente la
autorización y aprobación del gerente general.
Se deben realizar como mínimo dos cotizaciones antes de adquirir
algún bien o servicio.
144
PROCEDIMIENTO PROVEE
DOR
GERENTE FINANCIERO CONTABLE
DEPARTAMENTO SOLICITANTE
GERENTE GENERAL
1 El departamento solicitante, pasa el requerimiento de compra al Gerente Financiero Contable
2 El Gerente Financiero Contable de acuerdo a la solicitud de los departamentos, realiza la búsqueda del proveedor, revisando en su archivo de base de datos, en caso de no tener un proveedor específico, considerará necesario buscar uno nuevo mediante: guía telefónica, referencia de otros distribuidores, referencia en cámaras de comercio, industria, vía internet, página del SRI y otros.
3 El Gerente Financiero Contable solicitará un mínimo de dos proformas, en la que constará la información sobre el producto, como: certificados de calidad, garantía, precios, descuentos, promociones, crédito y tiempos de entrega.
NO SI
4 Una vez documentada la información, presentará al Gerente General para que conjuntamente seleccionen la mejor cotización. Las cotizaciones no seleccionadas, pasarán al archivo Base de Datos de Proveedores.
NO SI
5 Luego de la aprobación del Gerente se procede a la emisión de orden de compra por parte del Gerente Financiero Contable autorizando la compra al proveedor
6 Se solicita al Proveedor la adquisición de la mercadería, confirmando que se respeten los acuerdos de la proforma, si la compra es de contado se gerera el pago respectivo, caso contrario si es a crédito el Proveedor se encarga de autorizar la entrega de la mercadería.
7 El Departamento Financiero Contable entregará la orden de compra y sus respectivos respaldos, informando la fecha de llegada de la mercadería, a la persona delegada para la compra.
145
5.5.8.9 Proceso de Pago a Proveedores:
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
MATRIZ DEL PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES
OBJETIVO
Realizar los pagos oportunamente con los proveedores, para mantener una
buena relación comercial.
ALCANCE
La persona que realizará la compra, entrega la factura comercial, adjuntando los documentos de soporte como son, proformas, orden de compra y el Ingreso a Inventario, estos soportes son requeridos obligatoriamente por el Asistente Contable para dar trámite al pago.
RESPONSABLES
Gerente General
Gerente Financiero Contable
Departamento de Tesorería
POLITICAS
Los pagos a proveedores tienen el plazo de 30 días y su único
respaldo para pago es la factura.
Las retenciones se emitirán dentro de los cinco días posteriores a la
fecha de emisión de la factura y deberán ser enviadas por mail o fax.
Los pagos a proveedores son los días viernes en el horario de 16:00 a
18:00 pm
La única persona encargada de realizar los pagos es la Jefe de
Tesorería y todos son realizados con cheques de la empresa con dos
firmas de autorización.
146
PROCEDIMIENTO PROVEEDO
R
GERENTE
FINANCIERO
CONTABLE
DEPARTAMENTO DE TESORERIA
GERENTE
GENERAL
1 Tesorería revisa los documentos entregados, verificando se encuentren las proformas, la orden de Compra aprobada por el Gerente Financiero Contable
2 Se ingresa la factura al Sistema, procediendo con la emisión de retenciones y pago a proveedor
3 Una vez ingresada la Factura, entregará el comprobante de retención en la fuente al proveedor por fax o mail, la retención debe ingresarla al sistema contable y adjuntarla a la Factura para luego archivar en la carpeta de pagos a proveedores.
4 El tesorero realizará un reporte de pagos conforme a los vencimientos de cada proveedor, verificará su liquidez y entregará este reporte a Gerencia para aprobar los respectivos pagos.
5 Gerencia entregará al Gerente Financiero Contable la aprobación de los pagos y este debe proceder a realizar la cancelación de las facturas, emitiendo un cheque y comprobante de Egreso.
6 En tesorería se entregará la documentación para que sean revisados y registrados los pagos, firmará el Egreso y luego enviará al Gerente Financiero para que proceda con la firma de autorización en el Comprobante de Egreso y el cheque
7 En tesorería, se encargará de entregar al Proveedor los respectivos pagos, verificando que estén las firmas y sellos correspondientes del Proveedor, más los números de cédulas de las personas autorizadas a retirar el pago
8 Una vez entregados los pagos, tesorería se encargará de archivar en su respectiva carpeta de Egresos por Banco.
147
CAPíTULO VI
148
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones
De acuerdo con las observaciones, entrevistas y encuestas realizadas en la
empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. se llegó a las siguientes
conclusiones:
Se determina que el personal que labora en el Departamento Financiero
Contable se ha preparado en la carrera de Contabilidad y Auditoría, es decir
es un personal capacitado. Pese a ello la mayoría no tiene claro la misión,
visión y objetivos generales de la institución así como la planificación
estratégica de la institución.
La empresa no cuenta con un Manual de Funciones, por lo tanto carecen
de una herramienta fundamental ya que no tienen una guía de funciones
para el personal que labora en el Departamento Financiero Contable, por lo
que las actividades son realizadas en base a la experiencia, conocimientos
y disposiciones que realizan los directivos, lo cual no permite medir con
exactitud su desempeño y si cumplen con los procedimientos de la
organización.
La responsabilidad en cuanto a la toma de decisiones del correcto manejo
de la empresa está centrada en un pequeño grupo de personas que
conforman la parte directiva y gerencial de la misma.
No hay delimitación de funciones en el personal del Departamento
Financiero Contable.
149
En cuanto a normas de control interno son en su mayoría aplicadas por
fuerza de la costumbre.
Se determina que la empresa no realiza un adecuado Control Interno del
manejo financiero ya que no existe un área encargada para dicho efecto.
150
6.2 Recomendaciones
Considerando que en todas las organizaciones es una necesidad fundamental
contar con sistemas de control internos, los mismos que permitan controlar el
cumplimiento de políticas, reducir errores operativos, facilitar la inducción de los
nuevos empleados o cambios a nuevos puestos de trabajo, por estas y otras
necesidades se recomienda:
Se recomienda la aplicación del sistema de control interno para el
Departamento de Facturación de la Empresa Grupo Microsistemas
Jovichsa S.A.
Se implemente un manual de procedimientos a fin de que se convierta en
una guía útil para poder realizar las actividades adecuadamente,
observando los procedimientos a seguir, llevando controles efectivos,
acoplamiento y evaluación de las actividades operativas de manera
eficiente y oportuna.
Es indispensable que se reorganicen las funciones del Departamento
Financiero Contable para obtener mejores resultados tanto en lo laboral
como en lo personal, actualmente las funciones están mal estructuradas.
Los empleados de la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. debe
exigirle a los directivos que ejecuten las funciones concernientes a cada
departamento.
La empresa debe aplicar la presente propuesta de control interno, debido a
que el mismo constituye una herramienta de trabajo en cuanto al
adiestramiento del nuevo personal y mejorar la ejecución del personal
existente para obtener un mejor desempeño del personal que labora en
ella.
151
Capacitar al talento humano en sus áreas para el mejor acoplamiento a
diferentes avances tecnológicos logrando asi efectividad en sus
operaciones y reduciendo los gastos innecesarios.
Es necesario que la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A.
establezca un sistema de control, el mismo que será de responsabilidad
directa de todo lo relacionado al control de las funciones y procedimientos.
Se recomienda que las funciones de los empleados sean monitoreadas y
evaluadas periódicamente por la administración a fin de verificar el
cumplimiento de controles internos y vigilar el desempeño de sus
subordinados, como para realizar cambios de acuerdo a las necesidades de
la institución que permita el cumplimiento de las metas y objetivos.
A los directivos considerar las conclusiones y recomendaciones de los
encargados del control interno del área de facturación, a fin de realizar
actualizaciones de políticas y procedimientos que consideren necesarias
para el mejoramiento institucional.
Se recomienda a los directivos realizar inducciones sobre la situación
contable de la empresa, así como la planificación estratégica, puesto que la
mayoría del personal, no tiene claro esta información de acuerdo a las
respuestas de las encuestas y entrevistas realizadas a todos los
trabajadores de la institución.
152
BIBLIOGRAFIA
O. Ray Whittington – Kurt Pany (2000), Principios de Auditoria, Mc Graw Hill
Interamericana S.A. México
Enrique Benjamín Franklin (2013) Auditoría Administrativa, Evaluación y
diagnostico empresarial, tercera edición, Pearson
Carlos Muñoz Razo – Auditoria en Sistemas Computacionales, Pearson
Educación, México (2002),
Méndez A. Carlos E (2001) Mc Graw Hill Interamericana S.A. Bogotá D.C.
Colombia
Asamblea Nacional, Ley de Régimen Tributario.2008 Quito-Ecuador
Asamblea Nacional. Norma ecuatoriana de Auditoria No.10 párrafo 8. Quito
– Ecuador.
153
anexos
