15 de noviembre,2018 gestiona mejor tu vida · que nuestra vida y nuestro trabajo son cada vez...

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cendente, estrés y ansie-

dad, dificultad para con-

centrarse o bajo rendi-

miento, permanecerán ahí.

A diferencia de toda esta

literatura, que rara vez

ataca el problema de raíz,

Gestiona mejor tu vida nos

enseña a corregir nuestra

conducta improductiva, a

gestionarnos mejor, y nos

explica cómo vencer esos

malos hábitos que nos

atenazan partiendo de

nuestro propio yo.

.Vivimos en un mundo exi-

gente y dinámico en el que

realizamos numerosas y

variadas actividades. Tene-

mos a nuestra disposición

herramientas y medios casi

infinitos, pero, a pesar de

ello, nos damos cuenta de

que nuestra vida y nuestro

trabajo son cada vez me-

nos productivos.

Gestiona mejor tu vida, más

que una obra académica,

es un libro de experiencias

personales en el que el lec-

tor se podrá ver reflejado

en la mayoría de los casos.

Invita a la reflexión y el aná-

lisis, pero sobre todo a las

respuestas y la acción. Nos

muestra lo que está fallan-

do (el problema), nos expli-

ca las razones por las que

vale la pena cambiar (la

motivación) y nos muestra

cómo tenemos que hacerlo

(la solución).

En muchas obras dedica-

das a la productividad se

echa en falta esa base

mental productiva sobre la

que construir una metodo-

logía de trabajo. Muchos

de estos libros se lanzan a

explicar directamente en

qué consiste tal o cual mé-

todo de gestión de tareas

o proyectos, sin detenerse

a considerar y desarrollar

lo esencial: antes del mé-

todo hay que cambiar a la

persona.

Cuando una persona im-

productiva quiera poner en

práctica uno de estos mé-

todos de organización de

tareas, es muy posible que

mejore a corto plazo, pero

a la larga su potencial pro-

ductivo será limitado.

Los grandes males, como

pereza, falta de iniciativa,

preocupación por lo intras-

EL AUTOR

Alberto Pena (Gijón, 1972) estudió Ciencias Empresariales y enseguida se vinculó a

proyectos pioneros de información digital, entre ellos Las Noticias en la ReD y LaBrujula-

iBrujula. Trabajó en la división de móviles de Telecinco, creó Kunno Systems y fue director

de marketing de Movilisto para España y Global Marketing Director de iTouch-Movilisto para

todo el mundo, cargo que le brindó la posibilidad de residir en Londres, Sidney y Ciudad del

Cabo. En 2004 fundó ThinkWasabi, blog de referencia sobre la utilización de la tecnología e

Internet en la gestión personal y la organización. Imparte cursos y seminarios, y ha volcado

su carrera profesional como asesor exclusivo para empresas y particulares en el ámbito de

la productividad.

Gestiona mejor tu vida

INFORMACION

SOBRE EL LIBRO

Título original del

libro: Gestiona mejor

tu vida

Autor: Alberto Pena

Editorial:

Libros Libres

Fecha de Publicación:

06/10/2009

ISBN:

9788492654154

INTRODUCCIÓN

15 de noviembre, 2018

Volumen 11-18

Contenido:

Introducción 1

La productividad

nos cambia la vida

2

Cómo ser producti-

vo. Los giros

2

Conclusión 12

Este es un resumen del

libro indicado. Estos

resúmenes, son enviados

sin costo, a las personas

inscritas a

Intesys Consulting

http://www.intesysconsulting.com




Cada vez tenemos más

tareas que gestionar, más

proyectos que realizar,

pasamos más tiempo en la

oficina, sufrimos más es-

trés, tenemos menos tiem-

po libre, nos desgastamos

más… pero la eficacia y la

calidad de nuestra vida no

mejora y no logramos sa-

car lo mejor de nosotros

mismos. Para muchos, la

gestión personal se ha

convertido en un desafío

insuperable.

Por más que pudiéramos

culpar de ello al ritmo que

nos demandan otros o a

las imposiciones de nues-

tro trabajo, las verdaderas

causas de nuestra impro-

ductividad están dentro de

nosotros: carecemos de

gestión personal. La pro-

ductividad no es la capaci-

dad de producir más, sino

la facultad de sacar lo me-

jor de nosotros mismos. La

productividad personal no

es hacer más en menos

tiempo, sino un objetivo

que persigue la mejora de

cada aspecto de nuestras

vidas.

A la productividad pode-

mos llegar por necesidad,

por curiosidad o por cual-

quier otro motivo. Real-

mente las razones no im-

portan ni afectan en modo

alguno al resultado final.

Lo que cuenta es la volun-

tad de querer iniciar el

cambio, empezar, seguir y,

finalmente, completar el

camino. La clave de este

profundo y revolucionario

cambio reside en un con-

junto de principios y funda-

mentos muy sencillos. La

inmensa mayoría de ellos

están cimentados en el

sentido común y vienen

incluidos de serie en cada

ser humano.

El problema reside en que

nuestros malos hábitos los

han silenciado, relegándo-

los al olvido. Lo único que

tenemos que hacer es

reactivarlos. Una gestión

personal plena se constru-

ye desde abajo, poco a

poco, trabajando esos sim-

ples pero poderosos princi-

pios con firmeza y determi-

nación.

La verdadera productivi-

dad es serena, actúa de

forma pausada, no hace

alardes ni se oculta detrás

de grandes esfuerzos o

bravuconadas. La esencia

del gran giro hacia la pro-

ductividad que todos pode-

mos efectuar se basa en

pequeños giros en nuestra

conducta productiva, en

hacerlo de forma gradual,

controlada y consciente.

Cómo ser productivo.

Los giros

Los giros son principios,

fundamentos e ideas que

promueven cambios en

nuestro comportamiento y

reajustes en nuestra con-

ducta. Para ser producti-

vos hemos de convertirlos

en hábitos, que suponen la

repetición diaria y perma-

nente de una serie de ruti-

nas productivas. Para

desarrollar dichos cambios

y reajustes debemos em-

plear un mecanismo con la

siguiente secuencia: giro,

rutina, repetición, hábito,

espontaneidad.

Su último fin es lograr que

actuemos de forma pro-

ductiva en todo momento y

hacerlo además de forma

espontánea. Son siete los

giros o leyes de productivi-

dad con que podemos me-

jorar la gestión de nuestras

vidas: proactividad, pers-

pectiva, simplicidad, enfo-

que, método, autocontrol y

evaluación.

Primer giro: proactividad

La proactividad es la acti-

tud y predisposición para

tomar el control efectivo de

todos los aspectos de

nuestra vida y lograr, me-

diante iniciativa, anticipa-

ción y acción, unos resul-

tados positivos y beneficio-

sos, tanto en el ámbito

personal como en el profe-

sional.

El giro hacia la proactivi-

dad, como los demás seis

giros, se completa con cin-

co pasos indispensables y

complementarios entre sí

que deberíamos ir dando

uno a uno: Primer paso:

actitud mental positiva. La

actitud mental positiva se

vive desde nuestro interior

y luego se exterioriza en

forma de optimismo, vitali-

dad, entusiasmo, ilusión y

esperanza. Es un ardor

La productividad nos cambia la vida

Página 2

Volumen 11-18

“La produc-

tividad

personal no

es hacer

más en

menos

tiempo, sino

un objetivo”


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esfuerzo, el fastidio o la

molestia de tener que ha-

cerlo. Por el contrario, una

persona proactiva, sin ig-

norar el esfuerzo que con-

lleva una tarea, proyecta

imaginariamente el resulta-

do y el éxito postrero con

el fin de utilizarlos como

arma de motivación y aci-

cate. El hecho de imaginar

una tarea o un trabajo bien

hecho y concluido con éxi-

to genera una cascada de

estímulos positivos en

nuestra mente que nos

hace querer hacerlo.

Es un ejercicio mental que

aporta un ingrediente más

a la fórmula de la proactivi-

dad y nos ayuda a conven-

cernos de que nos levante-

mos, nos pongamos en

marcha y lo hagamos.

Tercer paso: nosotros

somos la solución. Una

actitud positiva y la capaci-

dad de visualizar el éxito

que aguarda detrás de la

acción nos proporcionan

argumentos para la convic-

ción de que nosotros so-

mos el remedio al proble-

ma, que contamos y pode-

mos cambiarlo con iniciati-

va. La solución, en muchí-

simos más casos de los

que creemos, está en

nuestra propia mano, la

tenemos nosotros mismos

y pasa inevitablemente por

hacer. Las personas

proactivas no permanecen

inmóviles esperando que

la solución llegue de rebo-

te, no se vuelven buscan-

do a otros que les saquen

positivo que impregna

nuestros pensamientos y

se plasma en nuestras ac-

ciones. En la proactividad

que buscamos, la actitud

mental positiva actúa en

dos niveles distintos: 1) en

nuestro camino hacia la

productividad y una mejor

gestión personal, nos em-

puja a iniciar el cambio y

desarrollar los giros; 2) en

nuestro trabajo y vida dia-

rios, imprime, por un lado,

entusiasmo, pasión y ener-

gía en todo lo que hace-

mos y, por otro, serenidad

y optimismo ante cualquier

conflicto o problema.

En cualquiera de las situa-

ciones, como una crisis de

pareja, un enfrentamiento

con un compañero de tra-

bajo, una reclamación por

un producto en mal estado,

etc., la actitud mental posi-

tiva es la que nos posibilita

el primer paso para dar el

primer paso. Pensando y

actuando guiados por ella,

sentamos las bases para

la solución. Sin ella, esta-

mos condenados al fraca-

so.

Segundo paso: visualizar

el éxito. El siguiente as-

pecto que debemos desa-

rrollar para ser proactivos

es la habilidad de visuali-

zar creativamente el bene-

ficio y adelantar el éxito

que nos espera tras nues-

tra acción. A la hora de

ponerse a caminar o resol-

ver un conflicto, una perso-

na negativo-pasiva sola-

mente concibe y valora el

las castañas del fuego, no

se esconden detrás de la

obstinada y tan extendida

aseveración “no se puede”.

Saben que ellos mismos

tienen la llave para solven-

tar el problema. Es el sí

frente al no.

Cuarto paso: desterrar el

“no se puede”. Hemos de

mirar positivamente dentro

y fuera de nosotros mis-

mos, aferrándonos a lo

que ya somos y tenemos,

y a todo lo que puede salir

de nosotros.

Debemos empezar por

considerar nuestro propio

talento y creatividad. Nues-

tra formación, experiencia,

buen hacer y actitud pue-

den ayudarnos a conse-

guirlo. También hay que

mirar positivamente hacia

fuera y valorar las circuns-

tancias, los medios que

nos rodean y las personas

que tenemos cerca, que

nos darán fuerza, consejo

y estímulo para conseguir-

lo. Alrededor de nosotros

hay muchas cosas que nos

impulsan a decir “se pue-

de”.

Quinto paso: ¿qué haría

nuestro ídolo? Muchos

de nosotros tenemos un

ídolo o un modelo que se-

guir. Es una persona que

admiramos, que nos inspi-

ra y a la que nos gustaría

parecernos. Puede ser una

figura histórica, un perso-

naje contemporáneo, una

celebridad o alguien mu-

cho más cercano y querido

Volumen 11-18

Página 3

“ Debemos

empezar por

considerar

nuestro propio

talento y

creativi-

dad.”….





vital.

En otras palabras, des-

aprovechamos nuestro yo

diario en actividades in-

transcendentes que nos

impiden desarrollar aque-

llas que sí son esenciales

y a las que sí nos debería-

mos dedicar con absoluta

pasión. Al adoptar pers-

pectiva logramos tener

presentes una serie de

principios con los que po-

dremos fotografiar desde

lejos nuestras elecciones,

actividades, gestos, el mo-

do y la forma en que gas-

tamos nuestro yo diario en

unas cosas y otras. La

perspectiva nos permite

decidir de forma inteligente

a qué dedicar y a qué no

nuestro tiempo.

Primer paso: escala de

valores. El mal hábito de

actuar de manera incontro-

lada e irreflexiva, sin pers-

pectiva, provoca que en

muchas ocasiones que-

brantemos nuestro propio

sistema de valores y priori-

dades personales.

Anteponemos algo insigni-

ficante a algo que de ver-

dad nos importa, como

puede ser el tiempo con

nuestros hijos, un fin de

semana con nuestra pare-

ja, nuestro propio descan-

so, crecimiento personal,

afán por aprender, un as-

censo en el trabajo, la vo-

luntad de evolucionar co-

mo expertos en un área,

etc. Todo ello se resiente

cuando no pensamos ni

como nuestro padre, nues-

tra madre o un amigo de la

infancia. Pensar en esa

persona que tanto admira-

mos y nos inspira, e imagi-

narla justo antes de la en-

crucijada, duda, decisión o

atolladero frente al que nos

encontramos, es algo que

actuará como activador de

nuestra motivación. Nos

llenará de determinación y

nos proporcionará el movi-

miento y la intensidad que

nos faltan para hacer las

cosas.

Segundo giro: perspecti-

va Todos, en mayor o

menor medida, tenemos la

capacidad de identificar lo

que para nosotros es

esencial, importante, nota-

ble, o bien aquello que, por

el contrario, es trivial o in-

significante. Es decir, ac-

tuamos y decidimos con

perspectiva. Sin embargo,

en la práctica diaria a me-

nudo nos traicionamos a

nosotros mismos y nos

dejamos atrapar por aque-

llo que, en el fondo, no

cuenta. Salpicamos nues-

tras horas con mini o mi-

crotareas absurdas que

poco a poco consumen

nuestro tiempo y activos

diarios; leemos con fruición

revistas y páginas web que

nunca llegarán a tener im-

pacto en nuestra vida real;

o bien participamos en dis-

cusiones acaloradas sobre

temas que no van con no-

sotros, ni en el fondo ni en

las formas, y que no van a

influir en nuestro proyecto

actuamos con perspectiva.

En ese momento nos con-

vertimos en protagonistas

de este tipo de frases: “es

que mi trabajo casi no me

deja tiempo para mí” o

“siempre llego tarde y ape-

nas veo a mi familia”. Las

personas que realizan afir-

maciones como estas de-

berían preguntarse: “¿a

qué cosas me he dedicado

de verdad durante el día?”,

“¿he elegido bien dónde

he invertido mi yo diario?”.

Segundo paso: objetivos

personales. Quien piensa

y actúa con perspectiva

tiene en su horizonte men-

tal la consecución y el

cumplimiento de sus pro-

pios objetivos personales.

Un objetivo es algo que

queremos alcanzar o con-

seguir a corto o medio pla-

zo, sea por razones perso-

nales, familiares o profe-

sionales. Es el porqué de

hacer las cosas. Un objeti-

vo o un plan se compone

de varias fases que impli-

can diversas actividades y

tareas que vamos realizan-

do a lo largo de los días.

Los objetivos bien defini-

dos nos dan razones de

peso para decir “no” a

cualquier nimiedad o dis-

tracción que se nos pre-

sente para zancadillear

nuestra productividad.

Para pensar y actuar con

perspectiva es también

imprescindible que nos

Volumen 11-18

Página 4

“...Es decir, actua-

mos y decidimos

con perspectiva”





compensa de incontable

valor.

Nuestra autoestima y

nuestra propia satisfacción

personal salen reforzadas

después de haber hecho

algo muy bien. Las perso-

nas que actúan sin pers-

pectiva suelen tener muy

poco respeto por su tiempo

y por lo que pueden llegar

a conseguir si invierten

bien su dedicación y talen-

to.

Por eso es habitual oírles

decir nada más llegar al

trabajo: “Tengo tiempo de

sobra. Voy a leer primero

los titulares de prensa y

luego me pongo con lo que

tengo que hacer para hoy.

De paso iré a por un café”,

etc. Por el contrario, quie-

nes piensan y actúan con

perspectiva valoran por

encima de todo lo que pue-

den aportar. Si, por ejem-

plo, tienen que redactar un

informe importante, com-

prueban varias veces las

cifras, se aseguran de que

todo está en su sitio y, a

última hora de la mañana,

si les queda tiempo, se

dedican a otras cosas. Es-

te es el comportamiento

que marca la diferencia.

Quinto paso: crecimiento

personal. A la hora de

pensar y actuar con criterio

definido y de elegir entre lo

importante y lo trivial, es

fundamental tener presen-

te la búsqueda del creci-

miento personal.

hagamos una serie de pre-

guntas: “¿realmente esto

que voy a hacer responde

a mis objetivos para hoy?”,

“¿ayuda a acercarme al

conjunto de mis objetivos

personales y profesiona-

les?”, “¿de verdad busco

esto?”.

Tercer paso: impacto en

nuestras metas. Todos

deberíamos tener un plan

maestro en nuestra vida.

Ese plan tendría que con-

tener los grandes objetivos

que queremos cumplir en

los próximos años, metas

que nos gustaría conseguir

o cosas que pretendemos

ser en los próximos meses

o años: por ejemplo, iniciar

la expansión internacional

de nuestra empresa; orga-

nizar la boda y casarnos

en el mes de septiembre;

presentarnos y aprobar las

oposiciones, etc.

Podemos tener objetivos

muy importantes a corto y

medio plazo, tanto perso-

nal como profesionalmen-

te, pero las metas son, por

su naturaleza, mucho más

determinantes e influyen-

tes en nuestra vida. Persi-

guen realizarnos como

personas y profesionales,

y nos ayudan a elegir y

actuar solamente sobre

aquello que en verdad es

importante.

Cuarto paso: dejar hue-

lla. Hacer algo y hacerlo

bien, de forma excepcio-

nal, exquisita y buscando

la excelencia, es una re-

Cuando llega el momento

de discernir si lo que tene-

mos delante de nosotros

merece la pena o no, de-

bemos preguntarnos: “Esto

que voy a hacer ahora,

¿me va a enriquecer como

profesional y como perso-

na? ¿Realmente me va a

aportar algo con lo que

construir un yo más robus-

to y duradero? ¿De ver-

dad, viendo, leyendo o ha-

ciendo esto me voy a con-

vertir en mejor persona?”.

Tercer giro: simplicidad

Tendemos por naturaleza

a complicarnos en casi

todo, incluso en la gestión

personal. Intentamos mu-

chos cambios a la vez; nos

rodeamos de múltiples y

complejas herramientas

que, en lugar de ayudar-

nos, complican nuestro

flujo de trabajo; ejercita-

mos la multitarea para

completar trabajos que

requieren concentración y

no dispersión; creemos

erróneamente que lo gran-

de supera en brillantez a lo

pequeño; y no aprovecha-

mos las sencillas cosas

que ya tenemos y nos ro-

dean.

Simplificar, buscar y fo-

mentar lo sencillo elimina

muchas de las complica-

ciones de las que nosotros

mismos somos responsa-

bles sin darnos cuenta.

Muchos de los obstáculos

que tenemos que sortear

se deben a nuestra incapa-

cidad para ver la esencia

de las cosas.

Volumen 11-18

Página 5

Primer paso: pequeños objeti-

vos. La clave para tener éxito

en nuestros proyectos y retos

pasa por despedazarlos, tro-

cearlos, dividirlos en pequeños

objetivos diarios que podamos y

debamos completar con éxito.

Si, por ejemplo, queremos escri-

bir un libro, no importa si vamos

a tardar cinco u ocho meses en

completarlo si el capitulo que

hemos escrito hoy ha sido todo

un éxito y nos acerca a nuestra

meta final.

Segundo paso: valorar lo pe-

queño. Rara vez nos paramos

a valorar y recrearnos en lo pe-

queño. Los rasgos hacen que

nuestro rostro tenga carácter; la

revisión final de un guión al que

se agregan pequeños matices

hace que una película tenga

una historia sólida; los sencillos

retoques en un diseño web ha-

cen que nos impresione su

equilibrio; los suaves golpes de

un pincel consiguen que un cua-

dro alcance una extraordinaria

armonía…

Sin embargo, muy poca gente

repara en lo pequeño ni se em-

peña en hacerlo bien. Y es aquí

donde se marca la diferencia en

muchos ámbitos, también en la

productividad. Sabiéndolo, con-

viene concentrarse en lo peque-

ño, valorarlo y utilizarlo. Una

persona productiva sabe utilizar

pequeñas frases de un correo

electrónico, pequeñas conver-

saciones, pequeñas aplicacio-

nes informáticas, pequeños

gestos, pequeños detalles… en





tre. No nos resultaría

complicado analizar, revi-

sar y enumerar muchas de

las cosas que nos rodean

–objetos, actividades y

compromisos– y que nos

aportan poco o casi nada:

sustituir nuestra suscrip-

ción al gimnasio, al que no

vamos desde hace meses,

por cuarenta minutos de

carrera por el parque; dar-

nos de baja en varias re-

des sociales a las que ha-

ce meses que no entramos

pero de las que seguimos

recibiendo notificaciones

cada dos por tres; anular la

suscripción de varios catá-

logos de ropa, videojuegos

y material de oficina que

recibimos en casa por co-

rreo ordinario; revisar to-

das las aplicaciones insta-

ladas en nuestro ordena-

dor, etc.

Todas estas cosas son

ruido o lastre. Si queremos

avanzar con firmeza en el

camino de la productivi-

dad, es necesario detectar-

las y desprenderse de

ellas.

La simplicidad consiste en

desechar absolutamente

todo lo que no nos ayude a

sumar.

Cuarto giro: enfoque

El enfoque consiste en

estar presentes y tomar

conciencia del momento,

saber qué estamos hacien-

do, por qué y cómo lo esta-

mos haciendo. Eso nos

permite tomar el control y

su provecho.

Tercer paso: hacer sola-

mente una tarea. Salvo

para tareas absolutamente

mecánicas que exigen un

nivel muy bajo o nulo de

atención, poca energía y

ninguna creatividad, practi-

car la multitarea no es re-

comendable; es una de las

grandes enemigas de

nuestra productividad, por-

que hace que nuestro tra-

bajo adolezca de mediocri-

dad, retraso, ansiedad y

precipitación. Lo que, por

el contrario, promueve la

simplicidad es ejecutar las

tareas una a una. Convie-

ne poner frente a nosotros

todas las tareas y objetivos

para el día e ir completán-

dolos con toda nuestra

atención e inspiración, pe-

ro siempre uno a uno. Esto

redundará en una serie de

beneficios, como tranquili-

dad, calidad, eficacia y

naturalidad.

Cuarto paso: definir y

fijar límites. El hábito de

fijar límites nos proporcio-

na los beneficios de con-

trol, priorización, concen-

tración y sencillez. Fijar

límites, por tanto, supone

tomar el control y los man-

dos de aquellas tareas que

se repiten diariamente y

que, irremediablemente,

consumen ciertos minutos

de nuestro tiempo. No hay

que dejar que nos domi-

nen, sino ponerlas a nues-

tro servicio.

Quinto paso: soltar las-

los mandos de cada una

de nuestras acciones y

orientarlas hacia donde

nosotros queremos.

El enfoque nos permite

decidir y elegir dónde,

cuándo y cómo aplicamos

nuestra proactividad, pers-

pectiva y simplicidad. Es el

giro que facilita a los giros

anteriores tocar tierra y

actuar.

El enfoque nos hace pre-

sentes en el instante ac-

tual, nos da lucidez para

interpretar el ahora, evita

que nos escapemos men-

talmente y convoca a

nuestros sentidos producti-

vos para invertir nuestros

recursos internos en la

actividad que tenemos

frente a nosotros.

Primer paso: enfoque de

mañana. Una buena for-

ma de empezar a desarro-

llar el enfoque es hacer,

todas las mañanas, un re-

paso mental muy rápido de

lo que nos espera en el

día: una entrevista de em-

pleo, una reunión con el

departamento de ventas,

un examen en la universi-

dad, etc. Este ejercicio

mental tiene que ser muy

rápido y ágil, de dos minu-

tos como máximo.

Consiste de tres pregun-

tas sencillas:

1) ¿Qué dos o tres ta-

reas clave he de

afrontar hoy?

2) ¿Por qué esas ta-

Volumen 11-18

Página 6

“...El enfoque

consiste en

estar presentes

y tomar

conciencia del

momento.”





las siguientes: si estamos

con un cliente o en una

reunión cara a cara, cen-

trarnos en cada frase que

dice anotando y remarcan-

do en un bloc las más im-

portantes; acordarnos con

frecuencia del propósito y

el fin de lo que estamos

haciendo; antes de entrar

en una reunión, escribir en

nuestro bloc de notas una

palabra que la defina y

recoja la importancia de

permanecer atento: por

ejemplo, “gran cliente”, “mi

producto” o similares.

Quinto paso: enfoque de

elección. Nuestro éxito

diario depende en su totali-

dad de las elecciones que

hacemos.

Nos vemos perjudicados o

beneficiados por aquello

que elegimos en cada mo-

mento del día. Saber ges-

tionarse y ser productivo

es solo una cuestión de

elegir bien. Ante imprevis-

tos y decisiones repenti-

nas, es el enfoque de elec-

ción el que nos aporta in-

tuición, agudeza y presen-

cia en el momento para

elegir de manera producti-

va.

De ese modo, no perjudi-

camos nuestro plan de

trabajo y las prioridades

que nos fijamos con nues-

tras acciones. Quinto giro:

método El quinto giro es

uno de los más prácticos.

Expone el procedimiento y

las pautas de actuación

precisas para lograr reali-

reas son tan impor-

tantes para mí?

3) ¿Estoy dispuesto a

poner todo de mi

parte en ellas? Se-

gundo paso: enfo-

que de objetivo.

El enfoque de objetivo nos

permite tomar conciencia

real del alcance de lo que

estamos a punto de hacer.

Elimina el resto de cosas y

centra todos nuestros sen-

tidos en una tarea concreta

para que podamos ejecu-

tarla con sencillos y peque-

ños pasos.

Tercer paso: enfoque de

entorno. Lo que logra-

mos con este enfoque es

centrarnos en modificar

nuestro entorno en lugar

de nuestro comportamien-

to. Controlando y reducien-

do los estímulos externos

–las distracciones– esta-

mos fomentando la con-

centración y salvaguardan-

do los niveles de atención

que requerirá la tarea que

nos espera.

Cuarto paso: enfoque de

concentración. Este en-

foque nos permite que si-

gamos presentes y con-

centrados mientras realiza-

mos una tarea. Facilita que


vos no decaigan ni desfa-

llezcan en tanto en cuanto

no se haya terminado.

Algunas de las claves para

conseguir el enfoque de

concentración pueden ser

zar las cosas cotidianas.

Se trata de un método pa-

ra gestionar y completar

nuestras tareas diarias

llamado de las Dos Listas.

El nombre indica que he-

mos de crear y mantener

dos listas de tareas inde-

pendientes pero relaciona-

das entre sí.

La primera es la Lista de

Entrada, donde añadimos

y almacenamos las nuevas

tareas que van surgiendo a

lo largo del día.

La segunda es la Lista de

Salida, donde previamente

hemos anotado aquellas

tareas que tenemos que

hacer hoy mismo.

Lista de Entrada. En esta

lista van las cosas que de-

bemos hacer algún día.

Aquí guardaremos toda

aquella tarea, necesidad

de hacer algo, encargo,

petición, obligación o acti-

vidad que surge durante el

día y que exige que la

realicemos o terminemos

en un espacio corto o me-

dio de tiempo: dos días,

una semana o diez días.

Es esencial que, una vez

aparezca la tarea o la ne-

cesidad de hacer algo, la

añadamos de forma inme-

diata a nuestra Lista de

Entrada.

Solo tenemos que añadir

la tarea a la lista y seguir

trabajando con normalidad.

Por ejemplo: convocar una

comida de trabajo; iniciar

Volumen 11-18

Página 7

“...es centrarnos

en modificar

nuestro entorno

en lugar de

nuestro

comportamien-

to...”





porque vienen de los días

anteriores, y les asigna-

mos una fecha de ejecu-

ción, es decir, decidimos si

las dejamos en esa misma

lista o bien las movemos a

la Lista de Salida para lle-

varlas a cabo mañana. La

revisión de la Lista de Sali-

da la hacemos al día si-

guiente.

Este ejercicio sirve para

familiarizarnos con las ta-

reas que nos esperan. Ac-

túa como el tráiler de una

película antes de su es-

treno: nos prepara, nos

abre la mente, estimula

nuestros sentidos y genera

el interés y la atención ne-

cesarios dentro de noso-

tros. Esta doble revisión

diaria garantizará que no

se nos escape nada y que


vos estén siempre alerta y

orientados hacia la ejecu-

ción de las tareas.

Segundo paso: tareas

clave. Son aquellas ta-

reas que, por la creativi-

dad, el talento, el nivel de

concentración o el tiempo

que nos llevará completar-

las o por su relevancia en

nuestros planes, deman-

dan más de nuestro yo

productivo.

Debemos considerarlas,

por su importancia, como

peldaños hacia la culmina-

ción de nuestros objetivos

más personales. Si bien

todas las tareas de la lista

han de ser completadas

durante el día, las clave

la selección de candidatos;

analizar la estrategia de

lanzamiento del producto

X, etc.

Lista de Salida. En esta

lista van las cosas que te-

nemos que hacer hoy.

Aquí tendremos aquellas

tareas que hemos de com-

pletar hoy mismo y que,

por tanto, requieren toda

nuestra atención.

Esta lista y sus tareas son

las que importan. Frente a

ellas, lo demás no debe

existir durante el día de

hoy.

Al final del día, tenemos

que haber borrado de ella

todas las tareas que nos

habíamos propuesto.

Ejemplos de Lista de Sali-

da: completar la presenta-

ción y demo para el cliente

Z; reservar billetes y hotel

para el viaje a Sudáfrica;

hacer una lista de ideas

para la reunión creativa de

mañana, etc.

Revisiones diarias. El

método de las Dos Listas

se fundamenta en una do-

ble revisión diaria, una por

la mañana y otra a última

hora de la jornada o bien

por la noche. Así, unos

minutos antes de terminar

nuestro día de trabajo te-

nemos que revisar la Lista

de Entrada.

Repasamos una a una las

tareas que tenemos en la

lista, bien porque las he-

mos añadido hoy o bien

han de ejecutarse en mo-

mentos álgidos de nuestra

productividad, cuando es-

tamos más frescos, despe-

jados, llenos de vitalidad y

sin distracciones aparentes

a la vista.

Tercer paso: el Minuto de

Oro. El Minuto de Oro es

una regla del método se-

gún la cual todo aquello

que podamos completar

más o menos en un minuto

debemos hacerlo en ese

momento y quitárnoslo de

en medio, siempre y cuan-

do no se nos interponga la

ejecución de una tarea

clave.

Responder rápidamente a

un mensaje de correo con

una sola línea, devolver

una llamada para confir-

mar algo, imprimir un do-

cumento, archivar una fac-

tura y decenas de casos

similares que se nos pre-

sentan a diario son algu-

nos de los candidatos per-

fectos para el Minuto de

Oro.

Cuarto paso: tareas pe-

riódicas. Todos tenemos

una serie de tareas que

hemos de ejecutar de for-

ma periódica y repetitiva

todos los días o todas las

semanas, tales como des-

pachar y contestar el co-

rreo electrónico, clasificar

documentos de marketing

y ventas, hacer seguimien-

to telefónico de nuestros

tres clientes principales,

etc. A la hora de ejecutar

estas tareas periódicas,

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“...como pelda-

ños hacia la

culminación de

nuestros

objetivos más

personales. .”





nuestro correo electrónico

desde nuestro ordenador

portátil; en el taller nos han

entregado el coche media

hora antes y utilizamos ese

tiempo para hacer la com-

pra; en lugar de ir a visitar-

le, hemos solucionado un

problema con un cliente y

aprovechamos ese tiempo

para ejecutar nuevas ta-

reas de nuestra Lista de

Salida, etc.

Nuestra jornada está pla-

gada de momentos en los

que podemos y debemos

robar minutos al día. Sexto

giro: autocontrol Tenemos

una innata disposición a la

dispersión, a la distracción

y a la indisciplina. Esa ten-

dencia natural, además de

otros factores externos,

hace que tendamos a olvi-

dar y a no practicar los

giros. Es aquí donde he-

mos de recurrir al autocon-

trol, que es el que nos lla-

ma al orden y nos propor-

ciona los mecanismos

mentales para volver a ser

productivos. El autocontrol

nos protege contra aquello

que amenaza nuestra pro-

ductividad. Nos da la vi-

sión, la serenidad y la for-

taleza necesarias para en-

frentarnos a ello y, en últi-

ma instancia, interconecta

todos y cada uno de los

giros.

Nos proporciona la capaci-

dad y el hábito de reclamar

y activar nuestros férreos

principios productivos

cuando estemos desarro-

llando cualquier actividad y

diarias o repetitivas, debe-

mos acostumbrarnos a

trabajar por parcelas. Esto

significa que, una vez que

nos pongamos con una

actividad, tenemos que

hacer todo lo relacionado

con ella y no empezar otra

hasta haber terminado la

primera de un tirón.

Es decir, la actividad no se

debe partir por la mitad ni

decidir terminarla más ade-

lante. Así, por ejemplo, es

muy recomendable desti-

nar momentos determina-

dos del día para gestionar

nuestro correo electrónico

(tarea periódica) y, ade-

más, hacerlo por completo

y de una vez. Si tenemos

quince correos, debemos

leerlos, despacharlos y

contestarlos todos en ese

momento.

Quinto paso: rincones

del día. Uno de los pe-

queños grandes secretos

de la productividad perso-

nal son los rincones del

día, pequeños lapsos o

espacios de tiempo que

quedan libres entre una

actividad y otra, y que po-

demos y debemos aprove-

char para adelantar trabajo

y completar otras tareas.

Podemos imaginar cual-

quiera de las siguientes

situaciones y sacar partido

de los rincones de tiempo

que quedan sueltos: la

reunión a la que asistimos

ha concluido diez minutos

antes de lo previsto y lo

aprovechamos para revisar

algo intente frustrarla. La

mejor forma de explicar el

autocontrol es conociendo

y diseccionando sus

enemigos: Primer enemi-

go: procrastinación.

La procrastinación no es

otra cosa que la habilidad

de retrasar y posponer una

tarea o actividad inevitable

que de forma reiterada nos

negamos a hacer. “Ahora

me viene mal hacerlo pero

mañana me levanto una

hora antes y lo hago segu-

ro”, “ahora no estoy sufi-

cientemente concentrado,

mañana creo que estaré

más fresco”, “es que ahora

no me veo yo a tope: voy a

dar una vuelta con los ami-

gos y tal vez me despeje”,

etc. Todas estas son fra-

ses bajo las que habitual-

mente se esconden tareas

que nos resistimos a hacer

y que aplazamos de forma

reiterada.

La procrastinación se pre-

senta habitualmente cuan-

do nos resistimos a hacer

algo o bien lo evitamos de

forma consciente o incons-

ciente. Esa omisión repeti-

da está causada por algu-

na o varias de estas razo-

nes: pereza, temor, indeci-

sión, mala organización y

planificación, incapacidad

para calibrar el esfuerzo

necesario, etc.

El único modo eficaz de

derrotar la procrastinación

es apelar a nuestros princi-

pios productivos, tales co-

mo valorar y darle sentido

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razones más comunes por

las que en la práctica se

resiente nuestra productivi-

dad diaria es porque no

somos capaces de decir

“no” a una persona que

nos está pidiendo algo.

En ese sentido, hay una

serie de claves que nos

pueden ayudar a hacerlo:

antes de acceder, calibrar

el impacto que la tarea que

nos piden va a tener en

nuestra Lista de Salida;

intentar comprender en

toda su extensión lo que

nos están pidiendo para

ver si entra en conflicto o

nos impide desarrollar

nuestros objetivos perso-

nales; si nuestra respuesta

tiene que ser “no”, al me-

nos de momento, no dudar

ni un instante en pronun-

ciar esa frase; y si nuestro

jefe o supervisor es quien

nos ordena hacer una ta-

rea, no acceder a la prime-

ra, sino intentar hacerle ver

la transcendencia de lo

que estamos haciendo en

el momento y lo contrapro-

ducente que sería inte-

rrumpirlo.

Cuarto enemigo: estrés.

La dificultad para concen-

trarse adecuadamente, la

mala planificación con fe-

chas límite mal ajustadas,

la multitarea y la incapaci-

dad para distinguir lo ur-

gente de lo importante

suelen ser algunos de los

principales motivos del

estrés que a veces nos

domina en el trabajo. No

a la tarea, descomponerla

en pequeñas partes, apro-

vechar las horas en las

que más rendimos, pensar

en los que pagan nuestra

procrastinación (familiares,

amigos, compañeros), apli-

car la regla del Momento

de Oro, conectar la tarea

con nuestros objetivos,

enfrentarnos a la procrasti-

nación que proviene del

temor y dar el primer paso

para que todo fluya mejor.

Segundo enemigo: im-

previstos.

Además de la procrastina-

ción, las tareas imprevistas

y los encargos inespera-

dos son uno de los mayo-

res retos a los que cada

día se enfrenta nuestra

productividad. Es nuestra

base mental productiva la

que puede ayudarnos a

enfrentarnos con éxito a

cualquier tarea o encargo

imprevisto que se nos pre-

sente.

Así, en tal caso, debería-

mos actuar con calma y

serenidad, analizar durante

unos instantes la dimen-

sión real y los requisitos de

la tarea o encargo que

inesperadamente nos han

asignado, evitar la multita-

rea, no dejarnos llevar por

el pánico del momento y

por el impacto que ese

imprevisto pueda tener en

el resto de nuestras tareas

pendientes.

Tercer enemigo: decir

“sí” a todo. Una de las

debemos nunca subesti-

mar el estrés y la ansiedad

que genera la presión por

terminar las tareas.

Es algo muy serio que

coarta nuestra imaginación

y nuestra inventiva, obsta-

culiza nuestra iniciativa y

claridad de ideas, e inmo-

viliza nuestro juicio y prin-

cipios productivos. Es un

enemigo que debemos y

podemos combatir con

varias medidas, tales como

descansar y dormir ade-

cuadamente, planificar y

visualizar por adelantado

las tareas o momentos de

mayor exigencia del día,

identificar aquello que nos

estresa y hacerle frente,

pararnos unos minutos sin

hacer nada para relajar-

nos, y divertirnos y reírnos,

ya que el ocio y el esparci-

miento resultan determi-

nantes para espantar el

estrés.

Quinto enemigo: desmo-

tivación. Nuestra motiva-

ción y las ganas de mejo-

rar nunca permanecerán

inquebrantables: habrá

días o momentos difíciles

en los que desaparezcan o

se desmoronen por com-

pleto.

En esa situación nos pue-

den ser de ayuda algunas

claves prácticas: cuidar

con mimo el arranque de

nuestro día buscando

aquellos hábitos matutinos

que revitalicen y reactiven

nuestros biorritmos pro-

ductivos desde primera

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ción semanal podemos

preguntarnos esto: “¿cómo

están actuando los giros

en mi actual trabajo?”,

“¿me han convertido en

mejor profesional y mejor

persona?”, “¿qué está fa-

llando y dónde puedo me-

jorar?”. Segundo paso:

conclusión, acción, mejora.

El propósito de las conclu-

siones en el ejercicio de la

evaluación siempre es ob-

tener una acción y, a la

postre, una mejora. Si he-

mos hecho bien el proceso

de evaluación, al final ten-

dremos ante nosotros una

serie de acciones, medidas

a adoptar o cosas que

cambiar. A la hora de reali-

zarlas no hay que precipi-

tarse: la importancia de

fijarnos pequeños y sim-

ples retos que podamos

cumplir para alcanzar y

afianzar nuestro cambio es

decisiva. Por ello, hemos

de fijarnos un solo cambio

a la vez, muy pequeño,

muy concreto, que nos

apetezca hacer, que poda-

mos palpar y medir, y que

no nos suponga un esfuer-

zo desmedido.

Y repetirlo hasta mejorar

de verdad y pasar al si-

guiente reto.

Tercer paso: ser honesto

pero benévolo. Con la

evaluación seremos toda-

vía más conscientes de

que los errores y los tropie-

zos son parte inherente de

la gestión personal y abso-

lutamente necesarios para

nuestro aprendizaje y me-

hora; no pensar o decir “no

me apetece”, sino poner-

nos en marcha; no olvidar

que el éxito de los grandes

proyectos se sustenta en

las pequeñas cosas bien

hechas que pueden activar

nuestra motivación; ser

consciente del momento y

no dejar que nuestra men-

te esté en otra parte.

Séptimo giro: evaluación

Este giro consiste en desa-

rrollar el saludable hábito

de revisar y analizar perió-

dicamente el comporta-

miento de nuestro yo pro-

ductivo. El eje de este giro

es el ejercicio de volver

sobre nuestro día o nues-

tra semana y evaluar con

espíritu analítico y cons-

tructivo el estado de nues-

tra gestión personal. He-

mos de ser conscientes de

que no puede haber cam-

bio real, duradero y efecti-

vo sin una evaluación rigu-

rosa.

Primer paso: doble eva-

luación. Es recomenda-

ble llevar a cabo dos tipos

de evaluación de nuestro

comportamiento producti-

vo: una diaria y una sema-

nal (o quincenal).

Las preguntas que nos

podemos hacer para la

evaluación diaria son las

siguientes: “¿he sido pro-

ductivo hoy?”, “¿he aplica-

do los giros a mi trabajo y

cada una de mis tareas?”,

“¿me ha ayudado todo ello

a cumplir mis objetivos

para hoy?”. Para la evalua-

jora. Lo peor que podemos

hacer con nosotros mis-

mos es fustigarnos, repro-

charnos o maltratarnos por

haberlos cometido.

La evaluación es un ejerci-

cio para ayudarnos a mejo-

rar, no para castigarnos

por los errores cometidos.

Hemos de utilizar la fran-

queza y la honestidad para

analizar en frío nuestras

acciones, y la benevolen-

cia y el optimismo para

aprender de nuestros tro-

piezos.

Cuarto paso: celebrar

nuestros éxitos. Nuestra

actitud mental positiva no

solo debe alimentarse de

nuestra denodada determi-

nación y de nuestra fuerza

interior, sino también de

momentos de alegría y

júbilo interior –o exterior, si

vemos la necesidad de

manifestarlo–.

Nos merecemos esos mo-

mentos de celebración, de

saborear durante algunos

instantes que realmente

hemos sido capaces de

recorrer el camino con éxi-

to a pesar de todas las

dificultades.

Quinto paso: el ejercicio

de evaluación. El mejor

momento para realizar la

evaluación es hacia el final

de día, cuando ha termina-

do nuestra actividad labo-

ral, estamos de vuelta en

casa y hemos completado

nuestras tareas diarias.

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Conclusión

La sociedad que nos ha

tocado vivir nos impone un

ritmo frenético y demanda

de nosotros posiblemente

más de lo que física y

mentalmente podemos

dar. Cada día millones de

personas experimentan la

desagradable sensación

de estar a merced de su

agenda, sin tiempo apenas

para sí mismas, su familia

y su ocio. Para ellas se

deberían haber inventado

los días de 25 horas.

En el día a día hemos de

conciliar nuestro trabajo

con nuestra propia vida

personal y familiar. Es algo

que debemos hacer y en lo

que la mayoría hemos fra-

casado. Tareas de casa,

proyectos personales, pla-

nes familiares, organiza-

ción de nuestro tiempo

libre, entre otras activida-

des, se ven beneficiados o

perjudicados directamente

por nuestra capacidad o

incapacidad para saber

qué, cómo y cuándo hacer

las cosas.

Por todo ello, mantener

una óptima gestión perso-

nal, ser productivo, organi-

zado y eficaz en nuestra

vida es un desafío de pro-

porciones titánicas.

Reprogramar nuestro cere-

bro productivo, corregir

gestos improductivos y

eliminar los malos hábitos

arraigados en nuestro inte-

rior es un proceso que lle-

En cualquier caso, elija-

mos el momento que elija-

mos, hemos de asegurar-

nos de que, por lo menos,

vamos a disponer de cua-

tro o cinco minutos dedica-

dos solo a la evaluación

sin interrupciones ni dis-

tracciones. Uno de los se-

cretos de la evaluación es

conseguir que dure poco.

Tiene que ser algo liviano

y sin rodeos. Haciéndola

corta, breve y concisa,

conseguiremos que sea

menos monótona y nos

resultará más fácil formar

ese hábito.

El momento de la evalua-

ción es algo que no debe-

mos saltarnos si realmente

queremos que surta efecto

y nos ayude a mejorar.

Hemos de recordar que al

hábito se llega con la repe-

tición constante, por lo que

debemos realizar la eva-

luación con regularidad.

Por último, debemos saber

que el momento de la eva-

luación no está reñido en

absoluto con nuestro des-

canso.

Cuando nuestra jornada ya

ha terminado, lo único que

tenemos que hacer es mi-

rar hacia atrás y observarla

con ojo crítico pero con

espíritu flexible y distendi-

do. Esos cinco minutos

son algo nuestro, parte de

nuestro yo diario y parte de

nuestro yo del día siguien-

te.

Debemos tomarlos y tratar-

los como un regalo único.

va tiempo, requiere pacien-

cia, el seguimiento de un

método y, sobre todo,

práctica continua.

Esta práctica se puede

construir o cimentar sobre

los siete giros presentados

en este libro, que nos ayu-

dan a modificar nuestra

actual conducta improduc-

tiva. Gracias a ellos pode-

mos interpretar, elegir y

actuar ante cualquier situa-

ción de nuestra vida y tra-

bajo.

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