120840918 guia practica de excel 2010 senati

7/16/2019 120840918 Guia Practica de Excel 2010 Senati

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Calculando con...Calculando con...

MANUAL DEL PARTICIPANTE



PRESENTACIÓN DE EXCEL 2010 _______________________________________ 1

INTRODUCCION _______________________________________________________________ 2 FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010 ________________________________________________ 3

EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA __________________________________ 3

LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA ________________________________________ 4

INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE _____________________________ 5

CONCEPTOS PREVIOS __________________________________________________________ 7

RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO _________________________________________ 8

CINTA DE OPCIONES __________________________________________________________ 10

NOVEDADES DE EXCEL 2010 ____________________________________________________ 17

GRÁFICOS DE DATOS EN CELDAS _________________________________________________ 17

MICROSOFT EXCEL WEB APP ____________________________________________________ 17GRÁFICOS DINÁMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS ___________________________________ 19

MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE _________________________________________________ 20

SHAREPOINT SERVER 2010 _____________________________________________________ 22

MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010 ________________________________________________ 24

SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 _______________________________________ 25

REALIZA TAREAS DE FORMA MÁS RÁPIDA Y SENCILLA. ________________________________ 26

CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CÁLCULO MÁS GRANDES Y COMPLEJAS. __ 26

OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES. __________________________________ 26

PREGUNTAS DE REPASO _______________________________________________________ 27

ADMINISTRAR EL FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO ___ 28

MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS _____________________________________ 29

CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL _______________________________________________ 29

DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO _______________________________________ 30

COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS _______________________________________________ 31

Celda Activa _________________________________________________________________ 31

Seleccionar un rango de celdas __________________________________________________ 31

Seleccionar un rango discontinuo ________________________________________________ 31

Seleccionar fila y columna ______________________________________________________ 32

INGRESAR DATOS _____________________________________________________________ 33

TIPOS DE DATOS ______________________________________________________________ 35

Valores Constantes ___________________________________________________________ 35

Tipo de dato Texto ____________________________________________________________ 35

Tipo de dato Número _________________________________________________________ 35

Cambiar la precisión de los cálculos en un libro _____________________________________ 36

Tipos de datos Fecha/Hora _____________________________________________________ 37

Lógico ______________________________________________________________________ 38Formulas. ___________________________________________________________________ 38

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Funciones ___________________________________________________________________ 39

Estructura de una función ______________________________________________________ 39

Insertar función ______________________________________________________________ 39

Funciones Anidadas ___________________________________________________________ 40

Precauciones en la manipulación de celdas ________________________________________ 40

Seleccionar: _________________________________________________________________ 40

Cuadro de relleno: ____________________________________________________________ 40

Modo Mover. ________________________________________________________________ 41

Autorrellenar ________________________________________________________________ 41

Rellenar Series _______________________________________________________________ 42

Cómo mostrar u ocultar el controlador de relleno ___________________________________ 43

Cómo Activar / Desactivar Autocompletar _________________________________________ 44

Repetir un valor en un rango de celdas ___________________________________________ 46

ADMINISTRAR UNA HOJA DE CÁLCULO ___________________________________________ 46

EDITAR CONTENIDO DE UNA CELDA ___________________________________________________ 47Insertar Filas ________________________________________________________________ 50

Insertar Columnas ____________________________________________________________ 51

Insertar Celdas _______________________________________________________________ 53

Eliminar filas ________________________________________________________________ 54

Cómo eliminar una Fila de la hoja de cálculo _______________________________________ 54

Eliminar Columnas ____________________________________________________________ 55

Cómo eliminar una columna de la hoja de cálculo ___________________________________ 55

Eliminar Celdas ______________________________________________________________ 56

ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 57

ADMINISTRAR HOJAS ____________________________________________________________ 58Insertar hojas ________________________________________________________________ 59

Insertar hojas de cálculo basadas en plantillas ______________________________________ 59

Eliminar hojas _______________________________________________________________ 60

Cambiar Nombre _____________________________________________________________ 60

Aplicar color a las etiquetas ____________________________________________________ 61

DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO __________________________ 62

COPIAR, CORTAR Y PEGAR CONTENIDO ________________________________________________ 62

Copiar ______________________________________________________________________ 63

Copiar como Imagen __________________________________________________________ 63

Cortar ______________________________________________________________________ 64

Pegar ______________________________________________________________________ 64

Opciones de Pegado __________________________________________________________ 64

Portapapeles de Microsoft Excel 2010 ____________________________________________ 66

Transponer datos _____________________________________________________________ 68

Pegado Especial ______________________________________________________________ 68

ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 69

Ortografía __________________________________________________________________ 70

BUSCAR E INSERTAR INFORMACIÓN DE REFERENCIA________________________________________ 71

ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 73BUSCAR Y REEMPLAZAR___________________________________________________________ 73





Buscar texto y reemplazarlo ____________________________________________________ 73

BUSCAR FORMATO ______________________________________________________________ 75

CERRAR LIBRO Y EXCEL ___________________________________________________________ 76

PREGUNTAS DE REPASO___________________________________________________________ 77

CONFIGURAR PÁGINA E IMPRIMIR _________________________________________ 78

CONFIGURAR PÁGINA ___________________________________________________________ 79

MODIFICAR MÁRGENES __________________________________________________________ 79

ORIENTACIÓN DEL PAPEL __________________________________________________________ 81

AJUSTE DE ESCALA ______________________________________________________________ 81

Ajuste de Escala ______________________________________________________________ 82

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA ______________________________________________________ 82

ACTIVAR VISTA DISEÑO DE PÁGINA. ___________________________________________________ 82

ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 85FICHA HOJA DE LA VENTANA CONFIGURAR PÁGINA ________________________________________ 86

IMPRIMIR RÓTULOS DE FILA Y COLUMNA EN CADA PÁGINA ___________________________________ 87

Para tener filas o columnas como títulos realice lo siguiente: __________________________ 88

SALTOS DE PÁGINA ______________________________________________________________ 90

Identificar los saltos de página __________________________________________________ 90

Insertar Saltos de página _______________________________________________________ 90

Insertar un salto de página horizontal: ____________________________________________ 90

Insertar un salto de página vertical: ______________________________________________ 92

Eliminar los Saltos de página ____________________________________________________ 93

Vista Previa de salto de página __________________________________________________ 94

Configuración de la impresión __________________________________________________ 94

Vista Preliminar ______________________________________________________________ 94

Impresión Rápida _____________________________________________________________ 94

Configurar Impresión __________________________________________________________ 95

La Opción Impresora: _________________________________________________________ 96

Configuración: _______________________________________________________________ 96

Hojas Activas ________________________________________________________________ 96

Intervalo de páginas a imprimir _________________________________________________ 97

Intercalar páginas. ____________________________________________________________ 98Orientación _________________________________________________________________ 98

Tamaño de Papel _____________________________________________________________ 99

Márgenes Personalizados ______________________________________________________ 99

Escalado. ___________________________________________________________________ 99

PREGUNTAS DE REPASO__________________________________________________________ 100

CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS I ______________________________ 101

CONCEPTOS PREVIOS PARA LA CREACIÓN DE FÓRMULAS ___________________________ 102 INTRODUCCIÓN A LAS FÓRMULAS ______________________________________________ 102











OPERADORES _______________________________________________________________ 102

JERARQUÍA _________________________________________________________________ 103

CÁLCULOS SENCILLOS ________________________________________________________ 105

ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 106

CALCULAR PORCENTAJES _____________________________________________________ 107

REALIZAR AUDITORIAS DE FORMULAS __________________________________________ 108

RASTREAR DEPENDIENTES – Q UITAR FLECHAS___________________________________________ 110

Q UITAR FLECHAS ______________________________________________________________ 111

ERRORES TÍPICOS EN LA CREACIÓN DE FÓRMULAS ________________________________________ 112

ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 116

REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS ____________________________________________ 116

RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS __________________________________________________ 117

ABSOLUTAS__________________________________________________________________ 118

MIXTAS ____________________________________________________________________ 119

REFERENCIAS A MÚLTIPLES HOJAS Y RANGOS ___________________________________________ 121RANGOS ___________________________________________________________________ 121

ASIGNAR NOMBRES ____________________________________________________________ 121

UTILIZAR EN LA FÓRMULA ________________________________________________________ 122

UTILIZAR RÓTULOS DE FILAS PARA CREAR NOMBRES DESDE LA SELECCIÓN ________________________ 123

ADMINISTRAR RANGO DE CELDAS ___________________________________________________ 125

CÁLCULOS SIMPLES CON OPERADORES MATEMÁTICOS _____________________________________ 127

ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 128

ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 130

ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 143


CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS II _____________________________ 145

CONCEPTOS FUNDAMENTALES ________________________________________________ 146

DEFINICION DEUNA FUNCION __________________________________________________ 146

FORMATO DE FECHAS ________________________________________________________ 147

FORMATO PREDEFINIDOS _____________________________________________________ 147

APLICACIONES DE LAS FUNCIONES DE FECHA. ___________________________________________ 149

Calcular la edad _____________________________________________________________ 149FORMATO PERSONALIZADOS __________________________________________________ 150

ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 151

FUNCIONES DE FECHA Y HORA _________________________________________________ 152

Funciones de texto __________________________________________________________ 170

CONDICIONALES, LÓGICAS Y DE INFORMACIÓN ____________________________________ 173

FUNCIONES LÓGICAS _________________________________________________________ 173

ANIDAMIENTO DE FUNCIONES CONDICIONALES__________________________________________ 177

FUNCIONES DE INFORMACIÓN _____________________________________________________ 177

ADMINISTRAR VENTANAS Y VISTAS DE VENTANAS Y DATOS_________________ 185







CONCEPTOS FUNDAMENTALES ________________________________________________ 186

NUEVA VENTANA______________________________________________________________ 186

DIVISIÓN DE LA VENTANA _____________________________________________________ 188

OCULTAR __________________________________________________________________ 189

MOSTRAR __________________________________________________________________ 190

TRABAJAR CON PANELES _____________________________________________________ 191

INMOVILIZAR PANELES __________________________________________________________ 191

MOVILIZAR PANELES____________________________________________________________ 192

INMOVILIZAR FILA SUPERIOR ______________________________________________________ 193

INMOVILIZAR PRIMERA COLUMNA___________________________________________________ 193

USO DE FORMULARIO DE DATOS _______________________________________________ 194

ACCIONES PERMITIDAS PARA FORMULARIOS: INGRESO, ELIMINACIÓN Y BÚSQUEDA DE DATOS. __________ 197

ORDENAR Y FILTRAR LISTAS DE DATOS __________________________________________ 198

USANDO EL BOTÓN DE A A Z Y DE Z A A. ______________________________________________ 198

Uso del cuadro de diálogo Ordenar para crear diversos niveles de criterios de ordenamiento.__________________________________________________________________________ 199

Uso de Filtro automático ______________________________________________________ 200

USO DE FILTRO PERSONALIZADO____________________________________________________ 201


INSERTAR GRÁFICOS DE DATOS ___________________________________________ 205

CREAR GRÁFICOS ______________________________________________________________ 206

GRAFICOS DE LA FICHA INSERTAR .__________________________________________ 206

E JEMPLO DE GRAFICO ___________________________________________________________ 206

PARTES DE UN GRÁFICO__________________________________________________________ 206

SERIES: ____________________________________________________________________ 207

CATEGORÍAS: _______________________________________________________________ 207

RANGOS EMPLEADOSPARA CATEGORIAS Y SERIES _______________________ 207

SELECCIÓN CORRECTA DEL TIPO DE GRÁFICO____________________________________________ 207

GRÁFICO DE COLUMNAS ______________________________________________________ 208

GRÁFICO DE LÍNEAS. _________________________________________________________ 208

GRÁFICO CIRCULAR. _________________________________________________________ 208

CREAR GRÁFICOS ______________________________________________________________ 209Procedimiento ______________________________________________________________ 209

SELECCIONANDO LA OPCIÓN SELECCIONAR DATOS OBTENDREMOS LA SIGUIENTE VENTANA.__________________________________________________________________________ 213

Más opciones del título. ______________________________________________________ 217

Agregar los rótulos del eje. ____________________________________________________ 218

Titulo de eje horizontal primario. _______________________________________________ 218

Titulo de eje vertical primario __________________________________________________ 218

Estilos soportados para los objetos del grafico. ____________________________________ 228

ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 229







Microsoft Office Excel 2010

Programa Nacional de Informática 1

Capítulo

PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN DDEE

EEXXCCEELL 22001100 En este capítulo se trataran los siguientes temas:

Familiarizarse con Excel 2010Iniciar y reconocer los elementos de la interface

Novedades de Excel 2010

Objetivo:

El participante aprenderá a reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con

las principales funciones, configuraciones, servicios y características que tiene

el Microsoft Office Excel 2010.

1




2 Programa Nacional de Informática

INTRODUCCION

Microsoft Office Excel 2010 es una aplicación desarrollada por Microsoft y

distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Es elmás popular de los programas que manejan libros y hojas de cálculo, se estimaque está presente en la mayoría de computadoras del mundo, por tal motivo lacompañía Microsoft ha venido mejorando las características y elfuncionamiento de este programa tomando en cuenta los requerimientos de losusuarios de esta aplicación que se encuentran alrededor de todo el globoterráqueo.

En esta nueva versión se ha actualizado la interfaz del usuario e incluyenuevas funcionalidades, a la vez que mejoras de compatibilidad con nuevosformatos de archivo. Es compatible con Windows XP SP3, Windows Vista yWindows 7. Además en el mercado ya se encuentran versiones tanto de 32 bitscomo de 64 bits

Microsoft Office Excel 2010 presenta una interfaz intuitiva y amigable conarchivos de ayuda incorporados el cual nos permite trabajar con tablas dedatos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas,

siendo de gran utilidad en diversas áreas como en la educación, administración, finanzas, producción, contabilidad en la oficina, e incluso en el hogar puedeservir para ayudar a llevar las cuentas diarias.

El nuevo Microsoft Office Excel 2010 nos permite administrar, compartir yanalizar información de manera más segura y eficaz, lo que mejorara demanera notable la toma de decisiones, siendo estas fundamentales para eldesarrollo de una empresa. Las nuevas herramientas de análisis y visualizaciónayudan a realizar un rastreo minucioso de datos y resaltarlos en diversos

formatos de manera rápida y segura.

http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/

http://ads.us.e-planning.net/ei/3/29e9/cfa010f10016a577?rnd=0.5052619088778416&pb=0c204e8d86dd2180&fi=ef396535dbcbd86b&kw=mundo

http://www.monografias.com/trabajos13/quienbill/quienbill.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml


http://www.monografias.com/trabajos5/cuentas/cuentas.shtml

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http://www.monografias.com/trabajos13/quienbill/quienbill.shtml

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http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/





FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010

EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA

Microsoft Office Excel 2010 es la mejor herramienta que tiene Microsoft Office,es una hoja de cálculo que te permite organizar, sacar cuentas, estadísticas,gráficos, análisis de datos, casi todo lo que tenga que ver con datos se puedehacer además reportes, Balances, Listas, Etc.

Se puede utilizar desde funciones para controlar los gastos diarios hastadiseñar planos de casas.

Algunas funciones que también se pueden hacer con MicrosoftOffice Excel 2010.

Agenda de teléfonos Gastos diarios y mensuales Control de préstamos Tablas de alimentos Control de peso basado en una dieta Liquidación de sueldos Emisión de recibos de cobro Control de inventarios

El uso de una libro de Excel está limitado solo a la imaginación de cada uno".Es decir que se puede utilizar casi para cualquier cosa.

Tal vez pueda reducir sus gastos haciendo sus propias facturas, o tal veznecesite hacer una hoja de balance o un informe de gastos, en cualquier casiExcel llenará sus expectativas.

Si decide que obtener un préstamo, consulte primero con Excel y sucalculadora de préstamos que le pedirá algunos datos y luego le dirá cuando

tendría que pagar, cuánto con qué interés, según la amortización, etc.

Si desea un buen emprendimiento y poner sus productos en la web, condescripciones, precios, etc. Excel también le resultará satisfactorio.

Además contará siempre con las útiles herramientas de ortografía y gramática,conteo de palabras, diccionario de sinónimos, creación de sobre y etiquetas, yel envío automático por mail o fax entre muchas otras cosas.





LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA

Microsoft Office Excel 2010, es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es

además, el software más poderoso, más manejable y más utilizado del mundo.Ningún otro programa puede competir con él en cuanto a funciones oflexibilidad. Su ambiente de trabajo va de la psicología a la economía, de labiología al dibujo, de las matemáticas aplicadas a la administración de losrecursos humanos y a casi todas las áreas que existen en una empresa ytambién en el hogar.

Miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa por todo elmundo, por tanto miles de decisiones se toman en base a él. Millones deempresas de todo el mundo sencillamente no podrían operar si no tuvieranExcel en sus equipos de cómputo. La mayoría de los programas elaborados amedida que existen en el mercado utilizan a Excel como motor de cálculo. Casitodos manifiestan sus resultados en una hoja Excel.Un usuario con conocimientos avanzados de este programa tendría una granventaja en relación al usuario con conocimientos básicos para realizar tareasque normalmente tomaría varias horas en finalizar, con Excel la información sepuede formular, optimizar y en algunos casos se puede programar en lenguajeVBA (Visual Basic for Applications), de forma que se automaticen las tareas ylos resultados se muestren en pocos minutos o segundos lo que anteriormente

llevaba días enteros.

Pongámonos en este caso, se anuncia que el día de mañana "Exceldesaparecerá". Si llegara a pasar eso seguramente habría pérdidaseconómicas de gran magnitud. La primera acción que nos vendría a la mentesería migrar a otra hoja de cálculo, pero en el mercado no existen lossuficientes recursos para migrar a otra hoja de cálculo con las mismasmagnitudes que tiene el Excel en todos los sentidos, se iniciaría una nuevaguerra por establecer un nuevo estándar de hoja de cálculo, con los previsibles

problemas de compatibilidad entre los usuarios. ¿Cuánto tiempo llevaríacapacitar a los nuevos usuarios? ¿Cuánto tiempo llevaría convertir los archivosal nuevo formato? ¿Soportarían las macros Excel o los gráficos al menos,podrían interactuar con el resto de programas de oficina? probablemente no.¿Cuánto tiempo llevaría integrar todos los programas que actualmente utilizanExcel como motor de cálculo al nuevo programa?

Es por eso que este programa " Microsoft Office Excel 2010, tiene una granimportancia actualmente en el mundo, por tal motivo es de suma importanciapara su desarrollo el aprender los fundamentos y la forma de trabajar con esta

potente herramienta.





INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE

Iniciando Microsoft Office Excel 2010

PASOS A SEGUIR:

1. Darle clic en el botón Inicio de la barra de tareas y aparecerála ventana inferior.

2. Despliegue la opción Todos los programas,debe de aparecer una ventana parecida a esta.

3. Busque la opción Microsoft office y dele clic para desplegar.

4. Seleccione la opción Microsoft Excel 2010, dele clic y mostrará lapantalla de inicio de Excel.





Cuando inicia un nuevo libro de Microsoft Excel 2010, tiene una configuraciónpor defecto, como por ejemplo, el color de fondo de las celdas, el color de laslíneas de división entre estas, las fichas y su configuración que tiene la cinta deopciones, los accesos directos en la barra de acceso rápido, la cantidad dehojas que se abren por defecto, la extensión con la que se guardaran losarchivos nuevos, cada qué tiempo se guardaran de forma automática losarchivos y en que carpeta especifica se guardaran además de una cantidadconsiderable de configuraciones que iremos viendo más adelante.





CONCEPTOS PREVIOS

LIBRO DE EXCEL

Los documentos en Excel se denominan libros loscuales están compuestos por varias hojas de cálculo que son almacenados en el disco duro como unfichero de extensión “xlsx” para esta versión (Para versiones

anteriores a Excel 2007 llevan la extensión xls).

HOJA DE CÁLCULO

La hoja de cálculo nos permite efectuar

operaciones y funciones matemáticas detodo tipo donde los datos se encuentrandispuestos en forma de tablas (filas ycolumnas) mostrando los resultados en diferentesformatos.

CELDA

Una celda es un lugar único donde se puedeingresar un dato o datos en una hoja de cálculo. En

general las celdas se representan de formarectangular y se ubican por un número/letra de fila yun número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo A4(columna A, fila 4).

REGISTRO

Un registro es una fila de datos que contiene toda la información sobre unobjeto específico que se ha ingresado en una hoja de Excel.

EEssttáá sseelleecccciioonnaaddoo ttooddoo eell

rreeggiissttrroo ddeell pprroodduuccttoo ccoonn

CCóóddiiggoo 1100000022..

http://www.alegsa.com.ar/Dic/tabla.php

http://translate.googleusercontent.com/translate_c?hl=es&langpair=en%7Ces&u=http://spreadsheets.about.com/od/glossary/g/row_definition.htm&rurl=translate.google.com.pe&usg=ALkJrhhYFnpQifCN-lPepFjh-jc315VGNA

http://translate.googleusercontent.com/translate_c?hl=es&langpair=en%7Ces&u=http://spreadsheets.about.com/od/d/g/data_definition.htm&rurl=translate.google.com.pe&usg=ALkJrhjcK3RW-Nm6Y5HkYTHoqS4oYjgfLw

http://translate.googleusercontent.com/translate_c?hl=es&langpair=en%7Ces&u=http://spreadsheets.about.com/od/d/g/data_definition.htm&rurl=translate.google.com.pe&usg=ALkJrhjcK3RW-Nm6Y5HkYTHoqS4oYjgfLw

http://translate.googleusercontent.com/translate_c?hl=es&langpair=en%7Ces&u=http://spreadsheets.about.com/od/glossary/g/row_definition.htm&rurl=translate.google.com.pe&usg=ALkJrhhYFnpQifCN-lPepFjh-jc315VGNA

http://www.alegsa.com.ar/Dic/tabla.php





RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO

1. Menú Archivo

El Menú archivo nos muestra la “Vista Backstage”, es una nuevaincorporación en los programas de Microsoft Office 2010, es lainnovación más reciente en la interfaz de usuario de Microsoft OfficeFluent y es una característica complementaria de la cinta de opciones.

El menú Archivo o ficha Archivo es la ficha de color que está ubicada enla parte superior izquierda del programa, al darle clic podremos ver laVista Backstage de Microsoft Office en donde se administran losarchivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos oinformación personal ocultos y estableciendo opciones, además depoder visualizar muchas de las opciones que se veían en el botón deoffice de versiones anteriores.

(La ficha Archivo reemplaza al botón Microsoft Office y al menú Archivo usado

en versiones anteriores de Microsoft Office Excel 2010. )

Ventana principal que aparece al iniciar el Excel 2010

2 5 731

911

12

13

10

14

1516

17

18

4

8

6





Ficha Archivo.

2. Barra de Acceso Rápido

(Nueva característica desde Office 2007). Al hacer clic en este botónse podrán mostrar u ocultar los comandos que desee utilizar con

mayor frecuencia.

3. Fichas.

Son las que estructuran y organizan las diferentes opciones quepresenta Excel, por ejemplo ficha Inicio, Insertar, Diseño de página,Fórmulas, Datos, etc. A esta banda compuesta (cintas) formada por fichas que se encuentraen la parte superior de una ventana se le denomina Ribbon.

Desde Excel 2007, la cinta de opciones (todas las fichas) permite al

Vista Backstage





usuario encontrar fácilmente los comandos y características que antesestaban en menús y barras de herramientas. Aunque en Excel 2007 eraposible agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido,

el usuario no podía crear sus propias fichas y agregarlas a la cinta deopciones.

Ahora en Excel 2010 es posible crear una cinta de opcionespersonalizada de acuerdo a la necesidad del usuario, agregando lasopciones, cambiando el nombre de la cinta y el orden en que aparececada opción.

CINTA DE OPCIONES (Cinta Ribbon)

La cinta de opciones se asemeja a lo que en versiones anteriores seles llamaba menú. Cada ficha dispone de su propio conjunto defunciones, todas ellas relacionadas con la tarea que le da nombre ala ficha y además dispone de indicadores de cuadros de diálogos ampliando las opciones disponibles en la ficha respectiva.

OBSERVACION: Dependiendo del objeto seleccionado en la hoja de Excel van a aparecer y

desaparecer una serie de fichas que sirven para aplicar ciertos formatos y

funciones al objeto.

En la imagen anterior se muestra que al insertar una imagen en lahoja de cálculo y seleccionarla aparece la ficha llamada Formato

GGRRUUPPOOSS

CCaaddaa ggrruuppoo ccoonnttiieennee

ccoommaannddooss eessppeeccííf f iiccooss

qquuee ccuummpplleenn f f uunncciioonneess

pprreeddeetteerrmmiinnaaddaass..





donde se encuentran las funciones ordenadas por grupos paraaplicar cambios al grafico.

En algunos casos aparece más de una ficha según el objetoseleccionado en la hoja.

4. Cuadro de Dialogo Mas Comandos.

Indicador que existen más funciones para estegrupo.

Por ejemplo al hacer clic en el cuadro dedialogo seleccionado sale la siguiente ventana.

5. Barra de Titulo

Es la barra que aparece en la parte superior del programa en ella sevisualiza el nombre del libro actual en el que se está trabajando. Cuandose crea un libro nuevo toma el valor de Libro1 mientras no se guarde.

AAppaarreeccee ccoonn eessttee nnoommbbrree ccuuaannddoo eell lliibbrroo eess nnuueevvoo yy aauunn nnoo hhaa ssiiddoo gguuaarrddaaddoo..

CCuuaannddoo eell lliibbrroo yyaa hhaa ssiiddoo gguuaarrddaaddoo aappaarreeccee eell nnoommbbrree ddeell aarrcchhiivvoo





6. Conjunto de Herramientas

Comandos que están conformando Grupos dentro de la Cinta De

Opciones que cambiará según la ficha seleccionada.

7. Botones del manejo de la ventana principal

OBSERVACION:

Cuando se abren varios libros de Excel, cada uno

tiene sus propios botones para controlar las

ventanas.

8. Cuadro de Nombres

AAppaarreeccee MMooddoo ddee ccoommppaattiibbiilliiddaadd aall aabbrriirr uunn lliibbrroo ddeessddee EExxcceell 22001100 qquuee ssee hhaayyaa ccrreeaaddoo eenn uunnaa

vveerrssiióónn aanntteerriioorr ddee EExxcceell 22000077,, aall ttrraabbaa j jaarr ddee eessttee mmooddoo eell lliibbrroo ppooddrráá ccoonnsseerrvvaarr uunn f f oorrmmaattoo ddee

aarrcchhiivvoo qquuee ppuueeddaa aabbrriirrssee ddee nnuueevvoo f f áácciillmmeennttee eenn llaa vveerrssiióónn aanntteerriioorr..

BBOOTTOONN MMIINNIIMMIIZZAARR

RReedduuccee llaa vveennttaannaa aa llaa

bbaarrrraa ddee ttaarreeaass

BBOOTTOONN MMAAXXIIMMIIZZAARR

AAuummeennttaa llaa vveennttaannaa aall

ttaammaaññoo mmááxxiimmoo ddee llaa

ppaannttaallllaa..

BBOOTTOONN CCEERRRRAARR

CCiieerrrraa eell pprrooggrraammaa

pprreegguunnttaannddoo ssii ddeesseeaa gguuaarrddaarr

llooss ccaammbbiiooss ssii lloo eexxiissttiieerraann yy nnoo ssee hhuubbiieesseenn gguuaarrddaaddoo..

CCaaddaa vveennttaannaa ddee EExxcceell ttiieennee

llooss ccoonnttrroolleess mmiinniimmiizzaarr,,

mmaaxxiimmiizzaarr yy cceerrrraarr,, aappaarrttee ddee

llooss ccoonnttrroolleess ddee mmaannee j joo ddee llaa

vveennttaannaa pprriinncciippaall..

BBoottóónn ddee aayyuuddaa ddee MMiiccrroossoof f tt EExxcceell 22001100,, eess eell eeqquuiivvaalleennttee

aa pprreessiioonnaarr llaa tteeccllaa FF11..

EEssttee bboottóónn mmiinniimmiizzaa llaa cciinnttaa

ddee ooppcciioonneess,, eess lloo mmiissmmoo

qquuee ddaarrllee ddoobbllee cclliicc aall

nnoommbbrree ddee aallgguunnaa f f iicchhaa ddee

llaa cciinnttaa ddee oo cciioonneess..

CCoommaannddooss ddeell ggrruuppoo ppoorrttaappaappeelleess qquuee ccoorrrreessppoonnddeenn

aa llaa f f iicchhaa iinniicciioo..





Indica la celda activa.

En la Imagen 1, la celda activa es A1, en algunos casos como en laImagen 2, el cuadro de nombre puede contener un texto específico quese le haya nombrado ya sea a una celda o a un rango de celdas, por ejemplo al rango de celdas A1:B3 se le ha denominado “productos”.

Imagen 1 Imagen 2

9. Celda Activa

Indica la celda que se encuentraseleccionada, la coordenada de estacelda se mostrara en el cuadro de

nombres tal como se muestra en lasiguiente figura.

10. Asistente para funciones.

Al darle clic en la opción que estaseleccionada con el círculo rojo en laimagen superior aparecerá el cuadro dedialogo de insertar función que seencuentra en la parte derecha, ademásaparecerán dos opciones más en la barrade formulas como en la imagen inferior.

Este comando sirve para

cancelar la función que se

selecciono.

Este comando sirve para

ingresar la función

seleccionada.





11. Indicador de Columnas

Es la unión de varias celdas conjuntas

en forma vertical comenzando desde laletra A

12. Barra de FormulasEs una casilla ubicada en la parte superior pegada a la hoja de cálculo

donde aparecerá las formulas y/o funciones que contenga la celdaactiva.

13. Indicador de Filas

Conjunto de celdas contenidas de formahorizontal comenzando desde la fila 1.

CANTIDAD DE FI LAS Y COLUMNAS

La coordenada de la última celda en Microsoft Excel 2010 es la siguiente:

Las filas empiezan desde el número 1 y van de

uno en uno hasta la última fila que tiene el

número 1’048,576.

Las columnas empieza con la letras, “A”, “B”, “C”, “D”, etc., y van de una en

una hasta completar todas las letras del alfabeto llegando a la letra “Z”, una

vez que llegó a esta ultima letra continua con la letra “AA”,

Celda Activa





“AB”, “AC”, etc., siguiendo las

combinaciones respectivas hasta

llegar a la ultima combinación de

columnas que es: XFD

14. Etiquetas de las Hojas.Indica las hojas que tiene activo el libro de Excel actual.

15. Barra de Estado.

Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. Por ejemplo en el grafico que está en la parte inferior aparece listo, lo cualindica que el programa está preparado para que el usuario elija uncomando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estadode las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números y otros.

Cuando se activa una celda para modificarla aparece el siguientemensaje.

En el siguiente ejemplo se seleccionan los precios de venta y en la barrade estado aparecen datos de resumen según lo seleccionado.

Controles para navegar

por las hojas que tiene

el libro de Excel.

Indica la hoja que se

encuentra activa.

Control para insertar

una nueva hoja de

cálculo al libro activo.





16. Barra de Desplazamiento.Barra horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.

17. Controles de vista de Hoja.Controles que sirven para cambiar la forma en que se visualiza la hojaactiva.

18. Barra de Zoom.Estos controles permiten ampliar o reducir el porcentaje de visualizaciónde la hoja activa de forma rápida y precisa.

Vista Normal Diseño de PáginaVista previa de salto de

página.





La barra de zoom tiene puede ampliar hasta 400% como máximo, y puedereducir hasta un 10% según se muestra en el siguiente grafico.

NOVEDADES DE EXCEL 2010

Aunque las suites ofimáticas libres, como KOffice el cada vez mas mencionadoOpenOffice van creciendo, ahora mismo el software jefe de la oficina esMicrosoft Office, y cómo va el mercado parece que las cosas van a seguir asípor mucho tiempo.

A continuación se mencionaran algunas nuevas características y funciones queha incorporado esta nueva versión de Microsoft Office Excel 2010 en relación alas versiones anteriores a esta.

GRÁFICOS DE DATOS EN CELDAS

Esta nueva característica de mini gráficos de Excel 2010 permite crear pequeños gráficos en una sola celda para detectar fácilmente modelos

en sus datos. Es una manera rápida de resaltar tendencias importantesen los datos, como aumentos y disminuciones estacionales. Además laficha Herramientas para mini gráficos permite personalizarlos.

MICROSOFT EXCEL WEB APP





Puede publicar sus hojas de cálculo en internet (por ejemplo en elSkyDrive) y obtener acceso a ellos, verlos y editarlos en cualquier lugar

desde el explorador mediante el Microsoft Excel Web App. Si usted tieneuna hoja de cálculo en el SkyDrive puede abrirlo mediante el Excel Web App sin necesidad de usar el Excel instalado en su equipo. Sin embargoesta utilidad está muy limitada y por el momento sólo puede ser utilizadocomo un visor del documento porque es difícil trabajarlo mediante estaopción.

Podremos subir nuestros documentos a Office Web Apps y poder editarlos directamente desde ahí, desde cualquier sistema operativo ynavegador y también sobre Linux y Chromium, lo cual es un punto afavor que incluso no se queda ahí, porque si queremos podemosconsultar nuestros documentos Word y PowerPoint desde nuestrosmartphone accediendo a la misma dirección.

La edición basada en el explorador está optimizada para situaciones en las quedesea volver a redactar un texto, escribir algunos datos, agregar unadiapositiva o tomar notas. Si ya está viendo el documento, haga clic en Editar en el explorador en Office Web App, realice los cambios y listo. En la mayoríade los casos, las actualizaciones se guardan de forma automática (en WordWeb App, haga clic en Guardar).

Co-autoría en tiempo real en Excel Web App y OneNote Web App





En Excel Web App y en OneNote Web App, puede trabajar con otras personas, en

el mismo documento, al mismo tiempo.

La recolección de información es una actividad de grupo. Use Excel Web App para recopilar información de manera estructurada o de forma libre con

OneNote Web App. De cualquier forma, el archivo se almacena en una ubicación

central, en la que cualquier persona que lo necesite puede obtener acceso a él. No

hay que esperar a que una persona finalice con el archivo antes de que la

próxima persona pueda obtener acceso a él. Ya no es necesario enviar por correo

electrónico varias copas que luego tiene que recomponer.

No hay un comando especial de colaboración en tiempo real. Simplemente edite

el archivo en Office Web App, mientras sus colegas hacen lo mismo.

GRÁFICOS DINÁMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS

Puede recopilar más rápido la información de sus gráficos dinámicos. Muestrediferentes vistas de datosdirectamente en un gráficodinámico, independiente de lasvistas de gráficos dinámicos,para analizar y capturar la vistamás atractiva para sus números.

Según los datos anteriores seobtendrá el siguiente graficodinámico:





MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE

Microsoft Office Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características.

La nueva vista del menú Archivo (denominado por Microsoft como Backstage)

permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de cálculo de

manera más rápida. Las plantillas también tienen una visualización mucho más

amplia, y las plantillas en línea son de fácil acceso.

La ubicación de la Ayuda tiene tres componentes clave:

Opciones de soporte técnico en la columna izquierda, donde se

proporcionan varios métodos para obtener el máximo provecho de los

productos de Office, solucionar problemas y obtener ayuda para las

aplicaciones de Office.

Sección de administración de licencias de productos, donde se muestran

los productos de Office 2010 con licencia para su uso en el equipo y

las aplicaciones incluidas en cada producto.





Sección de información acerca de la aplicación para que el equipo del

servicio de soporte técnico de Microsoft pueda diagnosticar fácilmente

los problemas concretos de Office.

(Vista Backstage)

Un usuario típico instalará los productos de Microsoft Office 2010 de uno en uno. No

obstante, puede adquirir determinados productos y probar otros durante un período

limitado. Esta vista se ajusta de forma dinámica a la instalación concreta.





Puede crear vistas Backstage personalizadas usando archivos con formato Office Open

XML para personalizaciones específicas de documentos, o bien crear personalizaciones

de nivel de aplicaciones usando complementos COM.

SHAREPOINT SERVER 2010

SharePoint es una herramienta de productividad que le ayuda a tener toda la información relacionada con un objetivo particular en un mismolugar, sin importar el tipo o formato en el que dicha información seencuentre: bien pueden ser libros de Excel o documentos de Word asícomo cualquier clase de archivo que usualmente se almacena en otrotipo de aplicaciones como listas de contactos, calendarios compartidos,bases de datos de productos, planeación de proyectos o listas denoticias.

SharePoint también facilita la búsqueda de información, evitando alusuario conocer donde esta almacenada, además mantiene el rastro delas actualizaciones y cambios.

Un punto relevante que distingue esta herramienta es que no inventa unnuevo tipo de información o de formato de archivo: simplemente ayuda aencontrar la información necesaria en el momento justo. Aun masimportante, provee una plataforma para que esta información seacompartida fácilmente entre grupos de usuarios tales como equipos deproyecto, departamentos o inclusive organizaciones enteras.

Colaboración





Windows SharePoint Services ayuda a los equipos de trabajo a permanecer conectados y productivos facilitando el acceso a las personas, documentacióny en general a la información necesaria para poder tomar decisiones y lograr

los objetivos de su trabajo.

Para hacer realidad esta ventaja, Windows SharePoint Services provee:

Herramientas de colaboración

Acceso desde dispositivos móviles. Plantillas estándares para la construcción de sitios Wikis Blogs Listas de personas y grupos Calendarios Integración con herramientas de Email Coordinación de tareas Encuestas Colaboración documental Seguimiento de incidentes

Herramientas de notificación

Filtros de alertas, con enlaces a la información detallada de la alerta Alertas personalizadas RSS (Really Simple Syndication) Integración con Microsoft Office Integración con las suites de Microsoft Office. (El nivel de integración

varía según la versión) Integración con Microsoft Outlook Integración con Office SharePoint Designer (la nueva versión de

FrontPage)Interfaz de usuario y navegación

Experiencia de usuario consistente. No hay cambios bruscos de interfazque desorienten al usuario

Perfilación de la presentación(El usuario solo ve lo que tiene derecho a ver)

Barra de acceso rápido Barra de navegación superior Menú de opciones descriptivo Interfaz simplificada con Web Parts

Almacenamiento y seguridad





Windows SharePoint Services proporciona una gran cantidad de beneficiosrespecto al manejo del almacenamiento y la seguridad.

Repositor io y metadatos

Librerías de documentos Carpetas dentro de todas las listas Listas indexadas Listas largas indexadas y con índices cruzados Listas de elementos mejoradas (seguridad por ítem o directorio, Control

de versiones, Proteger/Desproteger) Metadatos Tipos de documentos (plantillas predefinidas) Políticas y auditoria

Aplicaciones de negocio con flujos de trabajo (Workflows) Vista en árbol

Au tent icación y autor ización

Políticas de seguridad por aplicación Web Múltiples sistemas de autenticación. (Posibilidad de personalizar según

el sistema de seguridad de la empresa) Control de acceso por carpeta o por ítem.

Contro l de versiones

Versión de ítems dentro de las listas o librerías. Historial de versiones Seguimiento y control de versiones mayores y previas

Recuperación de la inform ación

Papelera de reciclaje Soporte para copias de seguridad y restauración (Backup/Restore)

Índ ices y búsq ueda

Búsquedas basadas en la tecnología Microsoft Searchtm

MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010

Con Microsoft Office Mobile 2010, obtienes: la versión completa deWord, Excel y PowerPoint. Además, puedes editar, guardar y enviar





artículos a tu gusto, todo desde un dispositivo que cabe en tu bolsillo.También, incluye la versión móvil de Microsoft OneNote.

Algunas Imágenes de Microsoft Office Mobile 2010.

OBSERVACION:

PowerPivot para Excel requiere una descarga individual gratuita que está disponible en: http://www.powerpivot.com.

PowerPivot para SharePoint requiere SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition o una versión posterior y SharePoint 2010.

El acceso mediante Web y smartphone requiere un dispositivo adecuado y algunas funcionalidades requieren una conexión

a Internet. La funcionalidad web usa Office Web Apps, que requieren un explorador compatible (Internet Explorer, Firefox

o Safari) y SharePoint Foundation 2010 o una cuenta de Windows Live ID. Algunas funcionalidades móviles requieren

Office Mobile 2010, que no se incluye en Office Web Apps, las aplicaciones y los conjuntos de aplicaciones de Office 2010.

Existen algunas diferencias entre las características de las aplicaciones de Office Web Apps, Office Mobile 2010 yOffice 2010.

Se requiere un dispositivo adecuado. Excel Mobile 2010 viene preinstalado en los teléfonos con Windows

(Windows Mobile 6.5 o posterior). Se incorporará en teléfonos con Windows con la disponibilidad general de

Microsoft Office 2010.

SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010

La herramienta analítica de BusinessIntelligence se le ha denominado SQLServer PowerPivot (anteriormente“Gemini”) Con ello se facilita y ayuda a que elusuario final del área de negocio, puedamontar de forma fácil un Excel para toma

de decisiones.

http://office.microsoft.com/es-es/excel/redir/XT101773321.aspx?CTT=5&origin=HA101631720

http://office.microsoft.com/es-es/excel/redir/XT101773321.aspx?CTT=5&origin=HA101631720





Para controlar la dispersión de Hojas Excel que esto puede acarrear, seaumenta también la integración con SharePoint Server 2010 y Microsoft

SQL Server 2008 R2 para controlar los datos y gestión de las hojas; altiempo que se facilita la compartición. Es decir, se gana una herramientade más potencia, pero se pierde independencia de otras tecnologías y teata un poco más a Microsoft.

REALIZA TAREAS DE FORMA MÁSRÁPIDA Y SENCILLA.

Microsoft Office Excel 2010 simplificael modo de acceso a las

características. La nueva vistaMicrosoft Office Backstage™

reemplaza al menú Archivotradicional para permitirle guardar,compartir, imprimir y publicar sushojas de cálculo en tan solo unospasos.

CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CÁLCULO MÁSGRANDES Y COMPLEJAS.

Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nuevaversión de Excel 2010 de 64 bits, el análisis de grandes cantidades deinformación es más fácil que nunca. Analice grandes y complejosconjuntos de datos, más grandes que los archivos de 2 GB de lasversiones anteriores de Excel.

OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES.

Microsoft Office Excel 2010 incluye nuevasfunciones, configuraciones y demás servicios enrelación a las versiones anteriores, todas estasnuevas funcionalidades se irán mencionando a lolargo de todo el curso completo de Excel.





1. ¿Para qué sirve la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010?

2. ¿Qué es la Cinta de Opciones?

3. ¿Cuál es la descripción de la vista Backstage?

4. ¿Cómo se identifica a la celda activa?

5. ¿Cuáles son los pasos para agregar una nueva hoja de cálculo?

6. ¿De cuantas maneras se puede ver una hoja de cálculo?7. ¿Para qué sirve el SharePoint 2010?

8. ¿Cuál es el mínimo y máximo valor de zoom que se puede aplicar a una

hoja de cálculo?

9. ¿Se puede utilizar una hoja de Excel desde un dispositivo móvil?

10. ¿De qué maneras puedo compartir un libro de Excel con otros

usuarios?

PREGUNTAS DE REPASO





Capítulo

AADDMMIINNIISSTTRRAARR EELL FFOORRMMAATTOO AA

LLOOSS EELLEEMMEENNTTOOSS DDEE LLAA HHOO J JAA

DDEE CCÁÁLLCCUULLOO En este capítulo se trataran los siguientes temas:

Mantenimiento a los datos ingresadosAdministrar una hoja de calculoFormatear filas, columnas y celdas.

Objetivo:

A continuación se procederá a explicar los procedimientos para utilizar el libro

de Excel de manera correcta formateando y modificando los datos, mostrando

los procesos necesarios para que Ud. adquiera los conocimientos y administre

el libro de Excel correctamente.

2





MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS

CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL

Puede crear un nuevo libro de Excel con cualquiera de los siguientesprocedimientos.

1. Utilizando la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010.

2. Por medio de la barra deherramientas de acceso rápido(Siempre que se hayaagregado)

Botón personalizar barra

de herramientas de

acceso rápido.





3. Utilizando una plantilla existente en el equipo o desde internet.

DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO

Uso de teclas para desplazar el indicador de celda

Tecla Acción

Teclas dedirección

Desplazarse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda ohacia la derecha.

TAB Desplazarse una celda a la derecha.

También le permitirá desplazarse entre celdas desbloqueadas en unahoja de cálculo protegida.

CTRL+ tecla dedirección

Ir hasta el extremo de la región de datos (conjunto de celdas que

contiene datos y que está delimitado por Celdas vacías o por los

bordes de la hoja de cálculo actual.

INICIO Ir hasta el comienzo de una fila.

CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo.

CTRL+FIN Ir hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo, es la última

fila utilizada de la última columna utilizada.





AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo.

RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba.

ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha.ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.

COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS

Puntero del Mouse

Cuando vea este puntero del mouse en forma de una cruz blanca enun libro de Excel, está listo para seleccionar una celda o un rango de celdascomo lo indica la siguiente figura.

Celda ActivaPara seleccionar una celda especifica basta con darle clic encima de la celda outilice las flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas.

Seleccionar un rango de celdasPara seleccionar una celda especifica basta con darle clic encima de la celda outilice las flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas.

Seleccionar un rango discontinuoSe selecciona primero un rango, luego al tener presionada la tecla CONTROL se selecciona otro rango y quedara un rango discontinuo como la siguientefigura.

La celda que seleccionó en este

ejemplo es la celda B3.

Puntero del mouse en Excel.

En este ejemplo se ha seleccionado el

rango de celdas “B2:B4”, indicando que

el rango comprende desde las celdas B2

hasta las celdas B4.

(Se da un clic a la celda B2 y sin soltar

se arrastra hasta la celda B4)





Seleccionar fila y columnaPara seleccionar toda una fila o toda una columna se hace clic en elencabezado de las mismas según lo indica la siguiente figura.

Si desea seleccionar más de una columna, una vez seleccionada laprimera arrastre horizontalmente sobre ellas mientras aparece una flechanegra como cursor.

NOTA:También puede seleccionar un rango de celdasseñalando la primera y desplazándose con lasflechas direccionales mientras se tienepresionada la tecla SHIFT.

Al seleccionar el

encabezado se selecciona

toda la fila.

Encabezado de ila

Al seleccionar el encabezado de

columna se selecciona por completa.

Se arrastra desde esta sección.





INGRESAR DATOS

En cada una de las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir todo tipo

de datos como por ejemplo números, fórmulas o textos. Para ingresar cualquiera de estos tipos de datos seguiremos los siguientes pasos:

Situar el cursor sobre la celda donde se desea introducir los datos, luegodigitarlos.Mientras se hace el ingreso debe de aparecer estos datos en dos lugares.: enla celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujosiguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tresmétodos que te detallan a continuación:

PRESIONANDO LA TECLAENTRADA (ENTER)

Se valida el valor introducido en la celda y además lacelda activa pasa a ser la que se encuentran justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO Se valida el dato introducido en la celda activa y seposicionará dependiendo de la tecla direccional pulsada,por ejemplo, si pulsamos FLECHA ABAJO la celda activabajara una celda o mas dependiendo de la cantidad de

veces que se presiono esta tecla.

CUADRO DE ACEPTACIÓN

Celda Activa Barra de formulas

Botón Aceptar

Si después de digitar la información en la

celda activa decide no insertarla, deberá de

darle clic al botón cancelar que se

encuentra señalado en la figura, con esto la

celda restaurará a su valor anterior.

Botón Cancelar

Al darle clic a esta opción se valida

el dato ingresado en la celda

seleccionada y esta misma quedara

como la celda activa.





NOTA: Debe de recordar que si introduce algún dato no valido, una funciónincorrecta o una formula mal planteada, es posible que aparezca una ventanade alerta indicando el error, para esto debe de estar atento a la advertencia y

tratar de replantear el ingreso de datos de manera correcta.

Al presionar la tecla ENTER, por defecto la celda activa baja una posición(celda) en la hoja de cálculo, este comportamiento viene por defecto cuando seinstala el Microsoft Office Excel 2010, pero se puede configurar esta opciónsiguiente estos pasos.

1. Darle clic en la ficha archivo

2. Escoger el elemento Opciones.

3. En la ventana siguiente selecciona la opción Avanzadas.

4. En la parte derecha de la ventana anterior aparece una lista donde por defecto esta “Hacia abajo”, entonces de esa lista puede seleccionar la





opción que desee sea el comportamiento de Excel al presionar la teclaENTER luego de ingresar un valor en la Celda Activa.

Al presionar SHIFT + ENTER la celda activa retornara a la celda que se encontraba

seleccionada antes de realizar esta combinación de teclas.

TIPOS DE DATOS

En una hoja de cálculo se pueden ingresar distintos tipos de datos, a

continuación se explica cómo se clasifican y se mencionan algunos ejemplospara profundizar más el conocimiento y poder ingresar los datos de maneracorrecta.

Los tipos de datos que acepta Excel pueden ser:

1-Valores Constantes2- Formulas3- Funciones

Valores Constantes

Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser untexto, número o una fecha.

Tipo de dato Texto

Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres(letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica

Tipo de dato Número





Los números que se introducen en una celda son valoresconstantes.

En Microsoft Excel, un número puede contener sólo los siguientes

caracteres:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Microsoft Excel ignora los signos más (+) a la izquierda, y trata alos puntos como separadores de miles o separadores decimales(igualmente las comas). Todas las demás combinaciones denúmeros y caracteres no numéricos son consideradas texto.

El punto „.‟ del teclado numérico (bajo la tecla 3 en la esquinainferior derecha del teclado), se utiliza como separador decimal,nunca como separador de miles. No es aco nsejable teclear los

pun tos de separación de los miles al int roduc ir un número. Los caracteres reconocidos como números dependerán de las

opciones seleccionadas en Configuración regional del Panel decontrol.

Para evitar introducir una fracción como fecha, debe colocar uncero (0) delante de cada fracción; por ejemplo, escriba 0 1/2.

Delante de los números negativos, sitúe un signo menos (-), obien encierre los números entre paréntesis ( ).

Dentro de una celda, todos los números se alinean a la derechapor defecto.

En las celdas que tengan predeterminado el formato de número

General, Microsoft Excel presentará los números como enteros(789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notación científica(7,89E+08) en caso de que el número sea más largo que el anchode la celda. El formato General presenta hasta un máximo de 11dígitos, incluyendo un separador decimal y caracteres tales como"E" y "+".

Independientemente del número de dígitos presentados, MicrosoftExcel guarda números con una precisión de hasta 15 dígitos. Siun número contiene más de 15 dígitos significativos, MicrosoftExcel convertirá los dígitos adicionales en ceros (0).

C a m b i a r l a p r e c i s i ó n d e l o s c á l c u l o s e n u n l i b r o

P a r a c a m b i a r l a p r e c i s i ó n d e l o s c á l c u l o s , t e n g ae n c u e n t a l o s s i g u i e n t e s p u n t o s i m p o r t a n t e s :

D e f o r m a p r e d e t e r m i n a d a , E x c e l c a l c u l a l o sv a l o r e s a l m a c e n a d o s , n o l o s m o s t r a d o s E l v a l o r q u e s e m u e s t r a e i m p r i m e , d e p e n d e d e l f o r m a t oq u e s e e l i j a p a r a e l v a l o r a l m a c e n a d o y d e c ó m os e m u e s t r e é s t e . P o r e j e m p l o , u n a c e l d a q u e

p r e s e n t a u n a f e c h a c o m o " 6 / 2 2 / 2 0 0 8 " t a m b i é nc o n t i e n e u n n ú m e r o d e s e r i e q u e e s e l v a l o r





a l m a c e n a d o p a r a l a f e c h a e n l a c e l d a . P u e d ec a m b i a r s e l a p r e s e n t a c i ó n d e l a f e c h a p o r o t r of o r m a t o ( p o r e j e m p l o , " 2 2 - j u n - 2 0 0 8 " ) , p e r o e l

c a m b i o d e p r e s e n t a c i ó n d e u n v a l o r e n u n a h o j ad e c á l c u l o n o a l t e r a r á e l v a l o r a l m a c e n a d o .

T e n g a c u i d a d o a l c a m b i a r l a p r e c i s i ó n d e l o sc á l c u l o s C u a n d o u n a f ó r m u l a r e a l i z a c á l c u l o s ,E x c e l u t i l i z a l o s v a l o r e s a l m a c e n a d o s e n c e l d a s al a s q u e h a c e r e f e r e n c i a l a f ó r m u l a . P o r e j e m p l o ,s i h a y d o s c e l d a s q u e c o n t i e n e n c a d a u n a e l v a l o r 1 0 , 0 0 5 y l a s c e l d a s t i e n e e l f o r m a t o p a r a m o s t r a r l o s v a l o r e s c o n f o r m a t o d e m o n e d a , s e m u e s t r a e lv a l o r 1 0 , 0 1 $ e n c a d a c e l d a . S i s u m a l a s d o sc e l d a s , e l r e s u l t a d o e s $ 2 0 , 0 1 p o r q u e E x c e l

a g r e g a l o s v a l o r e s a l m a c e n a d o s 1 0 , 0 0 5 y 1 0 , 0 0 5 ,n o l o s v a l o r e s m o s t r a d o s .

C u a n d o c a m b i a l a p r e c i s i ó n d e l o s c á l c u l o s d e u nl i b r o e m p l e a n d o l o s v a l o r e s m o s t r a d o s ( c o nf o r m a t o ) , E x c e l c a m b i a p e r m a n e n t e m e n t e l o sv a l o r e s a l m a c e n a d o s e n c e l d a s d e s d e l a p r e c i s i ó nc o m p l e t a ( 1 5 d í g i t o s ) a c u a l q u i e r f o r m a t o ,i n c l u y e n d o l u g a r e s d e c i m a l e s . S i s e d e c i d e m á st a r d e c a l c u l a r c o n p r e c i s i ó n t o t a l , n o p o d r á nr e s t a u r a r s e l o s v a l o r e s o r i g i n a l e s s u b y a c e n t e s .

1 . H a g a c l i c e n l a p e s t a ñ a A r c h i v o , d e s p u é s e nO p c i o n e s y a c o n t i n u a c i ó n e n l a c a t e g o r í aA v a n z a d a s .

2 . E n l a s e c c i ó n A l c a l c u l a r e s t e l i b r o , s e l e c c i o n ee l l i b r o q u e d e s e e y l u e g o a c t i v e l a c a s i l l a d e

v e r i f i c a c i ó n E s t a b l e c e r P r e c i s i ó n d e p a n t a l l a .

Tipos de datos Fecha/Hora

Un dato tipo fecha/hora es tratado como un número,correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de díastranscurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha encuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir elnúmero de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el númerode segundos que tiene un día (86.400).

Por ejemplo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas.De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con

celdas que contengan fechas u horas.





Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy – fecha denacimiento = días vividos).

Ejemplos:

3/11/98 3-11-98 8:30 AM

15:30 3/10/97 16:30 14/07/2011

Lógico

Incluye los valores VERDADERO y FALSO.

Estos valores se escriben directamente en una celda y tienen unsignificado específico. Se utilizan en funciones lógicas ycondicionales.

Formulas.

Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otrasceldas, nombres, funciones, u operadores.Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden

realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como*,+,-, Seno, Coseno, etc.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias aotras celdas, operadores y funciones.

Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandosy, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en unacelda, se debe entrar como primer carácter el signo igual (El signo igual= le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyenuna fórmula). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios

en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique elvalor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación,se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( comose verá más adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que lasuma + ). Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a lacelda en la que se ingresó la fórmula.

Ejemplo:





NOTA. Un operando es una de las entradas (argumentos) de un operador. Por ejemplo,en:

3 + 6 = 9

"+" es el operador y "3" y "6 " son los operandos.

Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno omás valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). Elresultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esafunción. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicoscomo VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A oreferencias de celda. Un argumento puede ser una constante, unafórmula o incluso otra función.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipode operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, defecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y deinformación.

Estructura de una función

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Esto es:

1. Signo igual (=).2. Nombre de la función.3. Paréntesis de apertura.4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.5. Paréntesis de cierre.

Insertar fu nción

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogoInsertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A





medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogoInsertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de susargumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado

actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones:

1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará elresultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicará losargumentos de la misma.

2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función),este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos,además una descripción de la función y de cada argumento.

Funciones An idadas

Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra función,esto se conoce como funciones anidada. Por ejemplo:

=SI (PROMEDIO (A1:A10)>50; SUMA (B1:B10); 0)

En el ejemplo anterior la función SI compara con 50 el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada), si es mayor a 50, invoca a la funciónSUMA (función anidada).

Precauciones en la manipulación de celdas

Es común confundir las acciones de seleccionar, rellenar series y mover celdas, por eso indicamos la diferencia entre estas a través de lasiguiente comparación:

Seleccionar:

Cuando se señala al centro de la celda. El cursor es una cruz blancagruesa.

Cuadro de rel leno:

Cuando se señala a la esquina inferior izquierda.





Modo Mover.

Cuando se señale algunos de los bordes de la celda, deberá aparecer el

siguiente cursor.

Autorrel lenar Consiste en utilizar series conocidas por Microsoft Excel, y así facilitar el

ingreso de datos. Se arrastra desde el control de relleno de la celda encuestión.

Se mostrará una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones deAutorelleno.

Por ejemplo, escriba en una celda el número 1, luego, realice un arrastre delcuadro de relleno, tal como la figura:

Opción “ Rellenar días” O pción “ Rellenar meses”

Al darle clic en laopción Serie de

relleno deberá

salir como en el

grafico siguiente.

Por defecto esta activada la opción Serie de

relleno.

Al ingresar una fecha se pueden aplicar

varias opciones de autorelleno como

veremos a continuación.





Opción Rellenar años.

Rellenar Series

El control de relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia ogeneración de series, depende del contenido de la celda que se usa comoorigen. Así, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno secopiará el contenido. Si usted escribe un texto y número (por ejemplo A001 óNota1) se creará una serie.

Para generar una serie realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en la celda A2.

2. Seleccione el puntero de relleno y despuésarrastre hasta que aparezca una secuencia comoel de la imagen siguiente.





Si el contenido de una celda es un texto y arrastra el puntero

de relleno, se copiará el texto en las celdas afectadas tal como

se visualiza en la siguiente imagen.

Cómo mostrar u ocultar el controlador de relleno

1. Haga clic en la ficha Archivo.

2. Seleccione el elemento opciones.

3. En la pantalla siguiente seleccione la opciónavanzada.

Situarse en el puntero de

relleno, arrastrar hasta la

celda A5 y generar la imagen

de la derecha.





4. En el grupo Opciones de edición, active o desactive la casilla deverificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y lasceldas dependiendo si quiere o no que aparezca activada esta función.

De esta manera cuando escribo un valor en la celda activa ya no estávisible la opción para rellenar las celdas.

Autocompletar MS Excel permite agilizar el ingreso de datos repetitivos mediante la opción deautocompletar. Para ello, cuando escriba las primeras letras en una celda y, siya se ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerirá el valor existente. En el gráfico de abajo, en una lista de Centros de Costos, al pulsar laletra S en la celda A5, Excel autocompletara el ingreso con la palabra Sistemasque ya existe líneas más arriba (A2).

Cómo Activar / Desactivar Autocompletar

Controlador de relleno Activado (Antes) Controlador de relleno Desactivado (Después)





1. Haga clic en la ficha Archivo.

2. Seleccione el elemento opciones.

3. En la pantalla siguiente seleccione la opción avanzada.

Elegir de la lista desplegable

Esta opción le permitirá reutilizar datos ingresados anteriormente en la mismacolumna de una forma rápida y muy cómoda ya sea por medio del menúcontextual o por medio del teclado.

Cómo ingresar datos Eligiendo de la Lista desplegable

1. Ubique el cursor debajo del último dato ingresado en la columna.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse, y en el menú contextualque aparece, haga clic en Elegir de la lista desplegable.

3. Aparecerá una lista con los valores ya ingresados en la columnas.





También puede pulsar la combinación de teclas ALT + Flecha hacia abajo para que aparezca la lista desplegable de la imagen anterior.

Repetir un valor en un rango de celdas

Esta utilidad de MS Excel que le permitirá repetir los mismos datos de unacelda en el resto de celdas seleccionados (Rango)

Para ello debe seleccionar un rango de celdas que desea que contengan losmismos datos, escriba los datos en la celda activa y, a continuación, presionela combinación de teclas CTRL + ENTER.

Pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas donde se desea ingresar datos.

2. Ingrese un valor (por ejemplo, digite 30)

3. Ahora pulse CONTROL + ENTER y observará el siguiente resultado.

ADMINISTRAR UNA HOJA DE CÁLCULO





Editar contenido de una celda

Una de las tareas más cotidianas dentro de una hoja de cálculo será lamodificación de los datos ingresados.Existen varias maneras de modificar los datos ingresados, examinemosalgunas de esas formas:

1. Seleccione la celda que quiera editar (En el gráfico se ha seleccionadola celda B5)

2. Ahora, para modificar el contenido puede efectuar cualquiera de lossiguientes pasos.

a. Pulsar la tecla F2 para que se active el cursor y pueda editar elcontenido de la celda.

b. Hacer doble clic en la celda activa.

Para los dos procesos anteriores se activa el cursor de

edición como el del grafico siguiente.

Indicador que

puede editar el

contenido de la

celda.





c. Darle clic en la barra de fórmulas y editar directamente elcontenido.

NOTA:

Todo lo que escriba directamente en la barra de fórmulasactualizará de manera automática el contenido de la celda a lacual hace referencia.

Luego de hacer las correcciones del caso pulse nuevamente Enter o haga clicen el botón Introducir (aceptar) de la barra de fórmulas para validar lainformación e ingresar el dato a la celda.

Si desea anular el ingreso puede presionar la tecla ESCAPE o darle clic albotón cancelar de la barra de fórmulas.

Hay que recordar que al modificar el dato de una celda que forme parte de unafórmula, el resultado de la misma se actualizará automáticamente.

IntroducirCancelar





ACTIVIDAD

Objetivo

Adquirir habilidad en la apertura y edición de datos almacenados en un libro deExcel.

Procedimiento

1. Abra el archivo Editar system MR.xlsx

2. Observará los siguientes datos:

3. Realice las modificaciones respectivas hasta lograr el siguienteresultado:

5. Guarde el archivo y cierre el documento.





Insertar Filas

Puede insertar filas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos

contenidos. La inserción de filas no significa que se incrementen más filas a las1’048,576 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran debajo dela fila insertada se desplazarán una posición más de fila.

Si existieran datos en las últimas filas de la hoja de cálculo que puedan verseafectados por la inserción de una fila se mostrará el siguiente mensaje a fin deno perder información.

Para insertar f i las en un a hoja de Excel siga los s iguientes paso s:

1. Abrir el archivo RIVZAM S.A.

2. Haga clic en cualquier celda de la fila B2.

3. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupoCeldas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de lalista la opción Insertar f i las de hoja.

4. Observe que se ha insertado una fila en la parte superior de losdatos.





5. Además, se muestra una etiqueta: Opciones de Inserción.

6. Haga clic sobre la etiqueta y elija Borrar formato, esto para que noherede el formato de la fila superior.

Insertar Columnas

Puede insertar columnas en una hoja de cálculo para poder reacomodar losdatos contenidos. La inserción de columnas no significa que se incrementenmás columnas a las 16.384 existentes, sino mas bien que los datos que seencuentran a la derecha se la columna insertada se desplazarán una posiciónmás de columna.

Si existieran datos en las últimas columnas de la hoja de cálculo que puedanverse afectados por la inserción de una columna se mostrará el mismo mensajeque en el caso de filas (visto en la página anterior).

Para insertar colum nas en una hoja de Excel siga los sigu ientes pasos:





1. Abrir el archivo RIVZAM S.A.(El mismo archivo del ejemploanterior )

2. Ubicarse sobre alguna celda de la columna cargo.

3. Luego, elija de la cinta de opciones laficha Inicio, y en el grupo Celdas hagaclic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opción Insertar columnas de hoja.

4. Verifique que ha aparecido unacolumna nueva donde estaba elselector de celdas , y los datos que anteriormente habían en

dicha columna se han desplazado hacia la derecha.

5. En las opciones de insertar, elija también borrar formato.

NOTA Si usted desea insertar más de una fila o columna,debe seleccionar el numero de filas o columnas ainsertar y luego hacer clic con el botón secundariodel mouse sobre las columnas o filasseleccionadas y del menú desplegable elegir laopción Insertar.





Insertar Celdas

Las celdas insertadas desplazan las otras celdas, ya sea a la parte derecha o a

la parte inferior.

Pasos para insertar celdas.

Por ejemplo queremos insertar una celda antes del texto RIVZAM S.A. delejemplo anterior.

1. Seleccionar la celda A1.

2. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupoCeldas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista laopción Insertar celdas.

3. Aparece esta ventana donde seleccionamos la opción, Desplazar lasceldas hacia la derecha.





4. Acepta, y deberá de aparecer el siguiente resultado.

NOTA:Observe que el cuadro insertar celdas, también se pueden insertar filas y

columnas eligiendo las opciones:

Insertar toda una fila o Insertar Toda una columna.

Eliminar filas

La eliminación de filas no quitará ninguna de las 1’048,576 existentes, sino masbien existirá un desplazamiento hacia arriba de las filas ubicadas debajo de lafila eliminada.

Cómo eliminar una Fila de la hoja de cálculo

En este ejemplo se solicita eliminar el registro del empleado Bryam (Utilizar elarchivo RIVZAM S.A.)

1) Lleve el selector de celdas a cualquier celda de la fila correspondiente alempleado Bryam.2) Luego, elija de la cinta de opciones la f icha Inic io , y en la sección Celdas haga clic enla lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opción Eliminar f i las de hoja.





Otro método:

1) Seleccione la fila que desea eliminar.

2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas dela fila seleccionada y en el menú contextual elija laopción Eliminar .

Eliminar Columnas

La eliminación de columnas no quitará ninguna delas existentes, sino mas bien existirá undesplazamiento hacia la izquierda de las columnas

ubicadas al lado derecho de la columna eliminada.

Cómo eliminar una columna de la hoja de cálculo

Ahora veremos cómo se elimina toda una columna. Por ejemplo, la columnacorrespondiente a Área.

1) Lleve el selector de celdas sobre alguna celda de la columna a eliminar. Ennuestro ejemplo la columna D.

2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la sección Celdashaga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opción Eliminar columnas de hoja

Otro método:

1) Seleccione la columna que desea eliminar

2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdasde la columna seleccionada y en el menúcontextual elija la opción Eliminar.

3) Luego en la siguiente ventana seleccionar la

opción Toda la fila.





NOTA:También puede darle clic derecho en elencabezado de columna, y escoger la opción

eliminar.

Eliminar Celdas

Al eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya sea a la

izquierda o arriba.Cómo eliminar una celda de la hoja de cálculo

En este ejemplo eliminaremos la celda A1.

1) Lleve el selector de celdas a la celda A1.

2) Luego, elija de la cinta de opciones la fichaInicio, y en la sección Celdas haga clic en la

lista desglosable Eliminar y elija de la lista laopción Eliminar Celdas…

3) En la ventana Eliminar celdas elijaDesplazar las celdas hacia la izquierda y hagaclic en Aceptar.

Encabezado de columna





ACTIVIDAD

Objetivo Adquirir habilidad para insertar y eliminar, filas, columnas y celdas en un libro deExcel pata organizar la información de manera adecuada.

Procedimiento1. Abra el archivo Flujo de efectivo.xlsx2. Observará los siguientes datos:

3. Utilizando solamente los comandos insertar y eliminar organizar los datostal como se muestran en la siguiente imagen.

4) El resultado final se observa en el siguiente

gráfico:





Administrar hojas

Por defecto todo libro nuevo incluye 3

hojas, cada una de las cuales tiene 16,384columnas y 1‟048,576 filas, cantidad suficiente para guardar información denegocios pequeños y medianos, sin embargo, un método más organizado esutilizar varias hojas para resolver un problema, por supuesto, esto depende decada caso.

Cambiar la cantidad de hojas por defecto

1) Haga clic en la ficha inicio2) Luego dele clic en el elemento Opciones.

3) En la ventana Opciones de Excel elija del menú izquierdo laopción Más frecuentes, al lado derecho encontrará la opciónIncluir este número de general, en el cual puede especificar lacantidad de hojas por defecto que requiere para los nuevoslibros Excel que creará.

4) Cree un nuevo libro y verá que ya no aparecen las 3 hojas por defecto, si nolas que le hemos asignado, para este ejemplo se aplico el cambio de 6 hojas.





Insertar hojas

Usted puede insertar todas las hojas que necesite. El número máximo de hojas

que usted puede insertar está limitado sólo por la memoria de su equipo.

Para insertar una Hoja de cálculo puede hacer clic en la pestaña Insertar hojade cálculo ubicada al final derecho de las pestañas de las hojas existentes otambién presionar la combinación de teclas Shift+F11

Insertar hojas de cálculo basadas en plantillas

1) Haga clic derecho en una de las pestañas desus hojas

2) En el menú emergente elija Insertar.

3) En la ventana Insertar elija de la ficha

Soluciones de hoja de cálculo la plantilla quenecesite. También puede utilizar Plantilla de OfficeOnline y descargar modelos de plantillas víaInternet

4) Por último ya puede darle clic en el botón aceptar.





Eliminar hojas

Al eliminar una hoja se pierde permanentemente el contenido de la misma, así

como las referencias hacia ella.

Para eliminar una Hoja de cálculo puede hacer lo siguiente:

• En la cinta de opciones, en la fichaINICIO puede elegir de la secciónCELDAS la lista de opciones ELIMINAR,desglose dicha lista y elija la opciónELIMINAR HOJA.

También puede hacer clic con el botón

secundario del mouse sobre la pestaña dela hoja y elegir del menú emergente laopción Eliminar.

En cualquiera de los casos, si la hoja cuenta con contenido alguno, Excelsolicitará confirmación y puede optar por continuar con la Eliminación oCancelar para interrumpir el proceso de eliminación.

Cambiar Nombre

Por defecto Excel asigna a sus hojas números correlativos Hoja1, Hoja2, etc.Usted puede definir un nombre diferente. El nombre puede ser largo tener espacios en blanco, aunque es recomendable usar nombres más cortos y sinespacios.

Para cambiar de nombre a una hoja:

1) Haga doble clic sobre la pestaña de la hoja, digite el nombre y pulse Enter.

Antes:

Después:





2) También puede usar el menú Contextual haciendo clic con el botónsecundario del mouse sobre la pestaña de la hoja y eligiendo la opciónCambiar nombre.

3) Escriba un nuevo nombre a la hoja y pulse Enter

Aplicar color a las etiquetas

Los usuarios pueden mantener sus libros de trabajo organizados al asignar uncódigo de color a las pestañas de sus hojas de trabajo. Pueden elegir de unaamplia gama de colores para organizar las secciones de un libro de trabajo.

1) Haga clic con elbotón secundario delmouse sobre laetiqueta de la hoja yelija del menúemergente la opciónColor de etiqueta, elcual le mostraráinmediatamente unalista de colores deltema y coloresEstándar, elija de ellos

el color que requiera.2) Si el color quedesea utilizar no se encuentra en la lista de

colorespredeterminados,

entonces elija la opciónMás colores einmediatamente semostrará la ventanaColores mostrándoledos métodos de

selección de color:mediante el hexágono





de colores Es tándar o también de forma Personal izada en el cual podrárealizar la mezcla de colores que requiera.

3) Tras elegir el color necesario haga clic en el botón Aceptar .

ACTIVIDAD

Objetivo

Aprender a trabajar y formatear las hojas de Excel de manera eficaz.

Procedimiento

1. Modifique las opciones para que Excel inserte un nuevo libro con 5hojas.

2. Cambie de nombre a las hojas de acuerdo a:

Hoja1 COMPRASHoja2 VENTASHoja3 INGRESOSHoja4 SALIDAS

3. Cambie el color a las pestañas de sus hojas (escoja Ud. los colores)

4. Luego, haga clic en la hoja VENTAS e Inserte una hoja. El nombre paraesta hoja será PLANILLA.

4. Finalmente, elimine la hoja Mayo e inserte una hoja al final llamada“Préstamos bancarios”.

5. Todas las hojas nuevas insertadas deben tener un color distinto.

Resultado Final:

DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

Copiar, Cortar y Pegar contenido





Para copiar o cortar celdas, gráficos e imágenes, use el portapapeles de Office,hasta con 24 objetos que pueda coleccionar.

Para el manejo más eficiente de estas operaciones utilice la secciónPortapapeles de la ficha Inicio en la Cinta de Opciones de Excel.

Copiar

1) Seleccione un rango de celdas2) Use el botón Copiar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse

CTRL + C

Copiar como Imagen

Esta opción captura el contenido de la celda y la copia en formato de imagen

en la celda de destino.Cuando selecciona esta imagen aparece una ventana como la siguiente:

Cortar

Copiar





Después de copiar el contenido de la celda ya sea en cualquiera de lasapariencias y formatos, el contenido se pegara como si fuera una imagen en lacelda de destino.

Cortar

1) Seleccione un rango de celdas2) Use el botón Cortar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulseCTRL + X

Pegar

1) Haga clic en la celda donde desea pegar 2) Use el botón Pegar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulseCTRL + V.Cuando pulse sobre el botón Pegar, hágalo en la imagen del portapapeles talcomo se muestra en la siguiente imagen:

Opcio nes de Pegado

Mediante una etiqueta inteligente (Opciones de Pegado), Excel permite elegir alusuario los distintos modos de pegar algún objeto del portapapeles. Así, usted puede

vincular celdas o sólo copiar el formato de las mismas.Ejemplo:





Para probar esta opción, escriba los siguientes valores (inc luya los formatos )

Luego, realice las siguientes operaciones.

1. Seleccione las celdas y luego cópielas.2. En otra celda elija pegar.3. Se mostrara una etiqueta con opciones como las del siguiente

grafico:

Son las mismas opciones que aparecen al darleclic en la flecha que está debajo del botón pegar

Dependiendo de cómo desea quequede la copia final seleccionará entrelas opciones siguientes:

Pegar Pegar FormulasFormato de formulas y númerosMantener formato de origenSin bordesMantener ancho de columnas de origen

Transponer





Pegar Valores ValoresFormato de valores y números

Formato de valores y origen

Otras op c iones de pegado FormatoPegar vínculoImagenImagen vinculada

En la opción Pegado especial aparecerá la siguiente ventanaagregando más opciones para pegar el contenido copiado de otracelda previamente.

Portapapeles de Microsoft Excel 2010

El portapapeles de Office colecciona hasta 24 elementos de forma simultánea. Así Ud. puede ir puede ir coleccionando entre diversos libros y luego pegarlosrápidamente. Para usar el portapapeles deberá hacer lo siguiente.

1. Haga clic en el botón ampliar opciones ubicado a la derecha del título delgrupo o sección Portapapeles de la ficha Inicio.





2. Se mostrará inmediatamente el panelPortapapeles de MS office.

3. Ahora, cada vez que usted copie un elemento, este pasa al panel. Usted

puede copiar imágenes y textos de Internet, textos de Word, celdas deotras hojas, etc.

4. Si desea pegar alguno de los objetos del portapapeles, sólo haga clic enla flecha del elemento y seleccione Pegar

5. Si desea eliminar un objeto del portapapeles basta con darle clic en laopción eliminar tal como muestra la siguiente imagen.





Transponer datos

Pegado Especial

En el siguiente ejemplo veremos cómo cambiar datos dispuestos de formavertical hacia horizontal y viceversa.

Para transponer datos realicemos lo siguiente:

1. En una hoja nueva ingrese los siguientes datos yluego selecciónelos a excepción del título Meses.

2. Haga clic en el botón COPIAR de la ficha Iniciopresione (CTRL+C) y luego seleccione la celda B1

3. En la ficha Inicio de la Cinta de Opciones haga clic en la flechita queapunta hacia abajo del botón Pegar, y del menú elija la opciónTransponer





ACTIVIDAD

Objetivo

Transponer los datos de un rango.

Procedimiento

1. Abra el archivo Actividad transponer datos.xlsx 2. Seleccione el rango A3:F9 y cópielo.

3. Seleccione la celda A11 y luego desglose las opciones del botón Pegar

en la ficha Inicio y elija la opción Transponer .

Resultado Final





Ortografía

Las características de ortografía no son propias de Microsoft Word, sino que

pueden ser utilizadas en cualquier programa de Microsoft Office 2010. Nosolamente la ortografía es la operación de revisión que puede ser realizada enMS Excel, sino también la del uso de referencias, sinónimos y traducción. Paraprobar esta característica en Microsoft Excel, siga los siguientes pasos:

1) Abra el archivo Lista de presupuesto.xlsx2) Seleccione la celda A1 (Punto de partida para verificar la ortografía)3) Luego haga clic en la ficha REVISAR de la cinta de opciones.4) En la sección Revisión haz clic en el botón Or to g ra fía

5) En el cuadro de diálogo Ortografía aplique las correcciones respectivastomando como ejemplo la siguiente imagen.

6) El documento debe quedar tal como se muestra a continuación:





Buscar e insertar información de referencia

La información de referencia de Microsoft Office reúnen las características desinónimos, antónimos y traducción.

Para buscar información de apoyo siga los siguientes pasos:

1) Seleccione la ficha Revisar y en la sección Revisión haga clic en elbotón Referencia .





2) Se mostrará el panel Referencia en el cual, en el cuadro de textoBuscar escriba la palabra de la cuál desee saber su sinónimo, antónimoo realizar la traducción, luego haga clic en el botón de inicio de

búsqueda o presione ENTER .

Adicionalmente, puede escoger de donde desea que busque lainformación tal como lo muestra la siguiente imagen.

Si seleccionas sinónimos aparecerá la siguiente pantalla.

Buscar





ACTIVIDAD

Objetivo

Buscar un sinónimo para la palabra “prorratear”.

Procedimiento

1) Seleccione la ficha Revisar y en la sección Revisión, haga clic en el botónReferencia.

2) En el cuadro de texto buscar escriba: “prorratear ” y haga clic en

3) Verifique los sinónimos y antónimos encontrados, adicionalmente verifiquequé traducción se ha encontrado para la palabra.

Buscar y reemplazar

En Excel es muy común realizar este tipo de tarea, por tal motivo leindicaremos cómo realizar el proceso con un ejemplo digitado en el libroFerretería CONTRUYE S.A.xlsx

Buscar texto y reemp lazarlo

1. Abrir el archivo Ferreteria CONTRUYE S.A.xlsx.

2. Diríjase para ello al botón Buscar y seleccionar en la sección Modif icar de la ficha In ic io .Haga clic en la opción Buscar del menú emergente.





3. Se mostrará la ventana Buscar y reemplazar, en el cual, si deseasolamente ubicar el texto en la hoja de cálculo debe utilizar la fichaBuscar , digite el texto en la casilla en blanco, haga clic en el botón

Buscar Siguiente y se seleccionara la celda que contiene la palabrabuscada tal como lo muestra la siguiente imagen.

4. Si lo que desea es reemplazar el texto por otro debe utilizar la fichaReemplazar escribiendo la palabra a Buscar y la que servirá de

reemplazo. En este ejemplo escribiremos “ Agua” y lo reemplazamos





todas las veces que se repita en la hoja de cálculo por la palabra“Pintura”.

Para realizar todos los reemplazos inmediatamente haga clic en el botónReemplazar todos, si en cambio desea hacer los cambios individualmente hagaclic en el botón Reemplazar para cambiar de forma individual cada textoencontrado.

Buscar formato

En Microsoft Excel además puede buscar datos que tengan un formato especificousando las opciones que tiene la ventana Buscar y reemplazar.

Dándole clic en el botón formato podemos buscar un formato específicocon todas las características de los formatos que conocemos tal como lo

muestra la siguiente imagen.





Luego de seleccionar las opciones deformato a buscar, haga clic en el botón

Aceptar y verá cómo se inicia labúsqueda de todos aquellos datos quetienen el estilo especificado.

Cerrar Libro y Excel

Para cerrar un archivo que ha creado oabierto puede realizar cualquiera de lasSiguientes acciones:

1) Hacer clic en la opción CERRAR del menú que oficha archivo.

2) O también puede utilizar la combinación de teclasCTRL+F4.

3) También puede hacer clic en el botón Cerrar

ventana en la Cinta de Opciones.

Como medida de seguridad, Excel le preguntará si desea guardar loscambios que ha realizado, en caso no lo hayan guardado previamente.

Para cerrar todo el programa Microsoft Excel2010 puede hacer clic en el botón Cerrar ubicada a la derecha de la Barra de Titulo ,también puede pulsar la combinación de teclasALT + F4.





1. ¿Cómo elaboro un nuevo libro de Microsoft Office Excel 2010 con la

ayuda de una plantilla?

2. ¿Qué debes hacer para cerrar una hoja de Excel?

3. ¿Para qué sirve el botón opciones de la ventana Buscar y reemplazar?

4. ¿Cómo se inserta una fila?

5. ¿Cuáles son los pasos para agregar un nuevo libro de cálculo con 5

hojas?

6. ¿Qué significa transponer datos?

7. ¿Para qué sirve el Pegado especial?

8. Cambie el nombre de 3 hojas de cálculo y asigne un color distinto a

cada una.

9. ¿Puedo seleccionar un dato y pegarlo como si fuera una foto o imagen a

todos?

10. Cierra todo el libre de Excel.

Preguntas de repaso





Capítulo

CCOONNFFIIGGUURRAARR PPÁÁGGIINNAA EE

IIMMPPRRIIMMIIRR En este capítulo se trataran los siguientes temas:

Configuración de Página.Vista previa

Objetivo:

El participante aprenderá como configurar correctamente el libro de Excel para

visualizarlo de la mejor manera e imprimirlo correctamente.

3





Configurar Página

Esta ficha permite modificar: Los márgenes, La orientación, La Escala y tamaño

de papel a usar, entre otros.

Modificar Márgenes

En la opción márgenes encontrará configuraciones de márgenespredeterminados.

Pero si requiere realizar sus configuraciones adicionales utilice la opciónMárgenes personalizados y se mostrará la ventana Configurar Página en elcual podrá realizar los ajustes necesarios.





Puede digitar directamente el margen dentro del cuadro donde está elnúmero de margen actual o puede utilizar las flechas que se encuentranvinculadas al cuadro de texto tal como se muestra en la siguiente imagen.

Orientación del papel

Esta opción le permitirá elegir entre la páginahorizontal y vertical.

Aumentar

Disminuir





Orientación del papel

Esta opción permite elegir tamaños de papelentre una lista predeterminada, o tambiénaccediendo a la ventana Con fig ur ar página por medio de la opción Más tamaños de papel .

Ajuste de escala

Esta opción le permite ajustar el contenido de la hoja de cálculo de tal formaque pueda ampliarse o reducirse de acuerdo a lo que necesite.Para ajustar la escala de impresión ingrese a la ventana Con fig ur ar página yen la ficha Página encontrará las siguientes opciones:

Opción mas comandos para

abrir la ventana Configurar

Página.





Ajuste de Escala

Podrá elegir entre:

Ajustar al: aumenta o reduce su tabla de acuerdo a un porcentajeestablecido en el cuadro de %. Por defecto la escala es al 100%. Siusted desea que su tabla se imprima condensada use un porcentajemenor o uno mayor para que se imprima más grande de lo normal

Ajustar a, usted podrá reducir una tabla que ocupa 4 páginas a sólo 2 ouna tabla que ocupa 2 páginas a sólo 1.

Encabezado y pie de página

Cuando tiene activada la vista Diseño de página podrá agregar de maneradirecta un encabezado y pié de página a la hoja de impresión.

Activar Vista diseño de página.

Dele clic en la fichavista de la cinta de opciones y luego ejecutar el comandoDiseño de página del grupoVistas de libro.





También puede acceder a las opciones de Encabezado y Pié de página por medio de la ventana Configurar Página y la ficha Encabezado y pié de Página.

Los encabezados y pies de página se muestran en la parte superior e inferior de sus páginas impresas. Usted puede usar alguno de los encabezados o piesincorporados o crear uno personalizado.En esta ficha puede elegir entre los encabezados y pies propuestos por Excel:haga clic el cuadro combinado de encabezados y el de pies. O use los botonesde Personalizar para definir su propio Encabezado y Pie de página a usar.





Al igual que en Word, Excel posee botones que permiten manejar los objetosde su encabezado y Pie. En la siguiente tabla observe los botones y la utilidadde cada uno de ellos.

Botón UtilidadModifica el formato de fuente del texto seleccionadocomo por ejemplo fuente, tamaño, estilo y efectos.

Inserta el número de página de la hoja a imprimir.

Inserta el número total de páginas a imprimir.

Inserta la fecha del sistema.

Inserta la hora del sistema.

Inserta la ubicación y el nombre del libro a imprimir.

Inserta el nombre del libro a imprimir.

Inserta el nombre de la hoja.

Use este botón para seleccionar la imagen que sedebe mostrar en el encabezado de página.

Para modificar el tamaño de la imagen, recortarla omodificar los formatos establecidos de la misma.





ACTIVIDAD

Márgenes y en cabezados

Objetivo

Adquirir habilidad para Crear encabezados y pies Personalizados.

Procedimiento

1. Abra el archivo BODEGA MI BARRIO S.A.C.xlsx

Observará los siguientes datos:

2. Modifique el encabezado y pie para que se muestren los siguientesdatos en el orden respectivo.

Encabezado: <<MI BARRIO S.A.C. >> <<Fecha>> <<imagen logo>>

Pie: <<Página>> <<su nombre>> <<Nombre del Libro>>

3. El texto debe ser Verdana de 10 puntos y cursiva. La imagen debe en laparte superior, utilizar el botón formato de imagen para ajustar la ala hoja de Excel.

4. Guarde el archivo y cierre el documento.

El archivo debe quedar de la siguiente manera.





Esta vista previa se muestra en la nueva vista Backstage del Microso f t Off ice Exc el 2010.

Ficha Hoja de la ventana Configurar Página

Esta ficha permite controlar ciertas opciones al momento de imprimir como: elárea de impresión, la impresión o no de las líneas de división de la hoja, que seimpriman o no los títulos de las filas y las columnas en su hoja (A, B, C etc. y1,2, 3 etc.)

Excel muestra una caja de dialogo con las siguientes opciones:





1. Active la casilla Líneas de División para imprimir las líneas de su hoja decálculo.2. La casilla Encabezados de filas y columnas imprime las columnas y filas

de su hoja3. Use el cuadro Comentarios para indicar la ubicación de los comentarios ensu hoja.

En la siguiente imagen se muestran las Líneas de Div is ión y los encabezados de Fi la y Colum na activos.

Imprimir rótulos de fila y columna en cada página





Si su tabla es muy grande y ocupa más de una página, usted puede imprimir unrango de Filas como encabezados de cada una de ellas. Incluso podrá tener

columnas como títulos de encabezados de filas.

Por ejemplo, abra el archivo Alumnos y use el botón Vista Preliminar .

Observe que los títulos sólo se muestran en la primera página.

Para tener filas o columnas como títulos realice lo siguiente:

1. Ingrese a la ventana Con fig ur ar Página y elija la ficha Hoja .

2. En el cuadro Imprimir Títulos, haga clic en la opción Repetir filas en elextremo Superior.

Página 1

Página 2





3. Use el botón vista preliminar para ver el resultado.

Seleccionar la

primera fi la.

Página 1

Página 2





Saltos de página

Los saltos de página marcan la hoja de cálculo indicando cada una de laspáginas a imprimir. Estos saltos se insertan de acuerdo a las especificacionesde la configuración de página: tamaño de papel, escala, márgenes, etc.

Identificar los saltos de página

Los saltos de página pueden ser horizontales y verticales y se muestran en suhoja de cálculo como líneas punteadas.

En la hoja de cálculo anterior, los saltos se ven como líneas punteadas. Aquí se muestra un salto horizontal entre las filas 6

y 7.

Insertar Saltos de página

Por defecto los saltos de página se insertan en hojas que ocupan más de unapágina.Usted puede insertar saltos de páginas horizontales o verticales para indicar hasta que fila o columna desea imprimir.

En nuestro ejemplo queremos que la segunda página a imprimir se muestre apartir de la fila 39 y no de 43 que fue determinada por Excel.

NOTA: Saque una copia del archivo original y efectúe todos los

cambios que se mencionaran sobre la copia.

Insertar un salto de página horizontal:

1. Lleve el selector de celdas a la fila donde desea que se realice el salto,

en este caso lo colocaremos en la fila 11 para que a partir de esta fila se





visualice en una nueva página la información que continua según la hojade Excel.

2. Haga clic en el botón Saltos y luego en Inser tar s alto de página .

3. Se mostrara una línea punteada de división a partir de la línea 11 comose muestra en la siguiente figura.

4. Utilizando la vista preliminar verifique que solo aparece hasta la fila 10en la primera página, el resto aparece en la página siguiente, esto sepudo realizar gracias al salto de página.

Salto de

página.





Ahora con el mismo archivo vamos a insertar un saldo de página, pero esta vezpara columnas, ya que se desea que la columna Nombre Completo se muestreen otra página.

Insertar un salto de página vertical:

1. Lleve el indicador a la columna donde se desea que se realice elsalto, en nuestro ejemplo en la columna B1 tal como se muestra en lafigura.

2. Haga clic en el botón Saltos y luego en Inser tar salto de págin a yaparecerán las líneas punteadas en vertical.

3. Utilice la vista preliminar y verificara que ahora aparecen en páginasdiferentes las columnas, ya que están separadas por un salto de páginaen vertical.

Solo se muestra

hasta la fila 10.

En la segunda página

se muestra desde la fila

11.





Eliminar los Saltos de página

Excel aplica los saltos que fueron detectados y los elimina. En el caso de hojasque no ocupen más de una página simplemente los saltos ya no se verían.

Para hacer este ejercicio vamos a quitar el último salto de página vertical quehemos insertado, el que se encuentra entre las columnas A y B.

Procedimiento:

1. Llevar el indicador de celdas en la misma celda que indico para insertar el salto de página (En nuestro caso en la columna B).

2. Haga clic en el botón Saltos y luego en Qu itar salto de página.

Solo se muestra la primera

columna en la página 1

La segunda

columna se muestra

en la página

siguiente

dependiendo de la

cantidad de

registros.

NOTA: La opción Restablecer todos los saltos de

página elimina todos los saltos encontrados en la

hoja.





Vista Previa de salto de página

Esta vista lepermitereconocer fácilmentelos saltosde páginainsertadosen su hoja.

Configuración de la impresión

Vista Preliminar

Esta vista muestra su tabla antes de imprimirla. Aquí usted podrá controlar lasopciones y características de la impresión.

Impr

esiónRápida

Si deseaimprimir rápidamente su tabla (Hoja de Excel), haga clic en el botón personalizar barrade herramientas de acceso rápido para agregar el comando Impresión rápida yluego ejecute este comando.





Al usar esta opción, Excel imprime su tabla con las opciones por defecto, tantode la configuración de página como la configuración de la impresora. Si ustedconfiguro su página se imprimirá con las opciones elegidas.

Configurar Impresión

Si desea configurar las opciones para imprimir, diríjase ficha Arch ivo y elija laopción Impr imir .

Excel muestra lasiguiente caja de

dialogo Imprim ir en la nueva vista Backstage quepresenta una nueva forma de mostrar las opciones de impresión.

El proceso de Impresión

Para imprimir no es necesario indicar el rango de celdas a imprimir, ya queExcel las detecta automáticamente. Además, usted podrá modificar lascaracterísticas de su hoja (tamaño, orientación, márgenes, etc.) antes de enviar

el trabajo a la impresora.





La Opción Impresora:

Especifique la impresora a usar. Incluso puede modificar las propiedades de laimpresora seleccionada como: tamaño de hoja, si la impresión será a color oblanco y negro, la calidad de impresión, etc.

Configuración:

Hojas Activas

Seleccione la opción Hojas Activas para imprimir su área de impresión o lashojas seleccionadas. Si desea imprimir todas las hojas de su libro elija laopción Todo el Libro. Si elija la opción Selección, Excel ignora el área deimpresión e imprime el rango de celdas seleccionados.





Definir el Área de Impresión. No es necesario que usted indique el rango o tabla a imprimir, MicrosoftExcel detecta automáticamente el contenido de la hoja y define el rango deimpresión.Usted puede personalizar el área de impresión, indicando que se va aimprimir sólo la parte superior de su hoja o una tabla que se encuentra ensu hoja.

Para in di car el área de im pr esión .

1) Se selecciona el rango de celdas que desea imprimir.2) Haga clic en la ficha Diseño de página.3) Luego clic en el comando Área de impresión.4) Escoger la opción Establecer área de impresión.

Intervalo de páginas a imprimir

Indique si desea imprimir todas las páginas de su tabla o sólo alguna página enparticular.





Número de CopiasEsta opción nos permite obtener una cantidaddeterminado de copias por cada página de Excel.

Intercalar páginas.

Intercaladas.Puede configurar la forma en que el Excel va a imprimir sus hojas, por ejemplosi va a sacar 3 copias(juegos) por cada página se imprimirá primero las 3páginas consecutivas, luego se imprimen otras 3 desde la primera hasta laúltima y al final las ultimas 3 de la misma manera.

Sin Intercalar Siguiendo el ejemplo anterior, si quiero

imprimir 3 juegos y esta activada laopción Sin intercalar, primero imprimirála página 1 3 veces, luego la página 2 3veces y lo mismo con la pagina 3,hasta obtener los 3 juegos de copias.

OrientaciónDependiendo si desea que su hoja de Excelsalga impresa de manera horizontal overtical en relación a la hoja seleccionara laopción respectiva tal como se muestra en la

siguiente imagen.

Pági na in ic ial Pági na Fin al

Interval o de págin as.





Tamaño de Papel

Podemos configurar cual es el tamaño de papel que vamos a utilizar para

imprimir nuestra hoja de Excel.

Márgenes Personalizados

El margen de la hoja es la distancia que hay desde el borde de la hoja hastadonde inicia el texto, con esta opción podemos configurar esta distanciadependiendo del resultado que queremos obtener, Podemos escoger entre lasopciones Normal, ancho o estrecho que ya viene por defecto o asignar nuestros propios márgenes dándole clic en la opción Márgenes personalizados.

Escalado.

Con esta opción ajustar el contenido de la hoja de cálculo a una página, yasean filas, columnas o todo en general.





1. ¿Qué significa establecer el área de impresión?

2. ¿De cuantas maneras puedo cambiar la orientación de la pagina en

Excel?

3. ¿Para qué sirve la opción intercalar?4. ¿En qué casos me sirve la opción imprimir todo el libro?

5. ¿Qué es un salto de sección?

6. Si tengo una tabla con información que ocupa varias hojas, ¿Que opción

debo activar para que los títulos de las columnas aparezcan en todas

las hojas?

7. ¿Cómo visualizo todos los saltos de página que tiene mi hoja de Excel?

8. ¿Qué pasos debo de hacer para imprimir los encabezados de columnas

y filas de mi hoja de cálculo.

Preguntas de repaso





Capítulo

CCRREEAACCIIÓÓNN YY MMOODDIIFFIICCAACCIIÓÓNN

DDEE FFÓÓRRMMUULLAASS II

En este capítulo se trataran los siguientes temas:Introducción a las fórmulasRealizar auditorías a las fórmulasReferencia de celdas y rangosUtilizar funciones aritméticas

Introducción:

Reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con las principales funciones,

configuraciones, servicios y características que tiene el Microsoft Office Excel 2010.

4





CONCEPTOS PREVIOS PARA LA CREACIÓN DE FÓRMULAS

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su

comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sinouna base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que re calcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad esfundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamosa profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 paraagilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas asícomo el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando noconocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

INTRODUCCIÓN A LAS FÓRMULAS

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2010 (o por el usuario) queopera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerádirectamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que lacontiene.


nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN).

Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No

dejes espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) según

corresponda.

OPERADORES

Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar losdatos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operacionesaritméticas y es el enlace entre 2 argumentos.





En la tabla podemos ver los operadores más utilizados.

SIMBOLO DELOPERADOR

OPERACIÓN QUEREALIZA

+ Suma

- Resta

* Multiplicación

/ División

^ Exponenciación

& Unión/Concatenar

= Igual que

> Mayor que

< Menor que

>= Igual o Mayor que

<= Igual o Menor que

<> Distinto

En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como seanecesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siemprereferencia a dos argumentos. Pueden crearse fórmulas verdaderamentecomplejas. Veamos un ejemplo.

= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

JERARQUÍA

Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud deoperadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertasreglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultadoobtenido sea el correcto. En la siguiente tabla mostramos las precedenciasestablecidas por Excel 2010.





SIMBOLO DEL

OPERADOR

OPERACIÓN QUE

REALIZA

PRECEDENCIA

^ EXPONENCIACIÓN 1

* MULTIPLICACIÓN 2

/ DIVISIÓN 2

+ SUMA 3

- RESTA 3

& UNION/CONCATENAR 4

= IGUAL QUE 5

> MAYOR QUE 5

< MENOR QUE 5

>= MAYOR O IGUAL QUE 5

<= MENOR O IGUAL QUE 5

<> DISTINTO 5

Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la

operación que antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis. Veamospues como resolvería la formula que hemos visto anteriormente como ejemplo:Podemos ver que hay 10 operaciones:

5 SUMAS 3 MULTIPLICACIONES 1 DIVISION 1 COMPARACION





CÁLCULOS SENCILLOS

Para ingresar una fórmula en una celda, se debe introducir como primer carácter el signo igual (El signo igual = comenzando desde una celda indicaque constituye una fórmula).

Una fórmula sencilla puede ser de constantes y operadores, por ejemplo:

=250+320

=1000-369

=8*5

=3^3

También puede contener referencias de celdas, rangos o nombres, por ejemplo:

=A3+C6

=Hoja1! B2-E5

=SUBTOTAL*IGV

=BASICO-DESCUENTO

Como también hay fórmulas complejas que contienen funciones, por ejemplo:

=SUMA (A2:A10)=PRODUCTO (A11:A12)

=MAX (B5:B10)

=CONTAR.SI (A2:A10;”APROBADO”)

Como por ejemplo para escribir fórmulas, tenemos el siguiente caso de la HojaBonificación del Libro Formula I.xlsx.





ACTIVIDAD

Cálculos Sencillos

Se tienen los datos en la hoja Bonificación en el libro Formulas I -Resuelto.xlsx

Hallaremos el Total de Bonificación, que sería la multiplicación del SueldoBásico por los meses y dividido entre 12 (1 año en meses). Realice el siguienteprocedimiento.

1. Haga clic en la celda donde se desea mostrar el resultado, en nuestroejemplo en la celda B5

2. Escriba la siguiente fórmula: =B3*B4/12

Observe que el resultado se muestra el resultado de la fórmula.

Ahora, se nos pide calcular el Descuento, que corresponde a una diferenciaentre el Sueldo Básico y Total Bonificación. Para ello realice lo siguiente:

3. Haga clic en la celda B7

4. Escriba la fórmula: =B3-B5

5. El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:





CALCULAR PORCENTAJES

Es muy fácil calcular porcentajes en Excel, recuerde que basta con escribir la

fórmula considerando los datos que intervienen. En este caso, se pide calcular el Descuento Essalud (9%) del Básico:

Se tiene la hoja de Datos Descuento:

Recuerde que cuando usted desea calcular un porcentaje, sólo se debemultiplicar el valor por el porcentaje.

1. Lleve el indicador de celdas a la celda E5

2. Escriba la fórmula para calcular el Básico (Pago Día por Día Trabajado).=C5*D5

3. Ahora llevamos el indicador a la celda F5 para obtener el DescuentoEssalud

4. Escriba la fórmula para calcular Essalud 9%. =E5*9%

5. Por último para finalizar nos desplazamos a la celda G5 para obtener elNeto a Pagar

6. Escriba la fórmula para calcular Neto a Pagar. =E5-F5

7. El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:





REALIZAR AUDITORIAS DE FORMULAS

A veces, la comprobación de las fórmulas (fórmula:secuencia de valores, referencias de celda,nombres, funciones u operadores de una celda queproducen juntos un valor nuevo. Una formulacomienza siempre con el signo igual (=).)para ver sison precisas o para encontrar el origen de un error

puede resultar difícil cuando la fórmula usa celdas precedentes o dependientes:

Rastrear precedentes

Son celdas a las que hace referencia una fórmula de otra celda. Como por ejemplo lo veremos a continuación:

1. Para realizar esta acción active la hoja Rastrear precedentes del LibroAuditoria de Fórmulas.xlsx.

http://appendpopup%28this%2C%27436837168_1%27%29/














2. Seleccione la celda E18.

3. Diríjase a la Ficha FórmulasAuditoría de FórmulasRastrear precedentes.

4. Observará el siguiente resultado:





Podemos ver que el Neto se obtuvo a través del Subtotal e IGV.

Rastrear dependientes –Quitar flechas

Dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, siesque pertenece a alguna fórmula.

1. Para realizar esta acción active la hoja Rastrear dependientes del LibroAuditoria de Fórmulas.xlsx.

2. Seleccione la celda E15.

3. Diríjase a la Ficha FórmulasAuditoría de FórmulasRastrear precedentes.





4. Observará el siguiente resultado:

Podemos ver que el Neto depende del IGV (celda E15), para su resultado.

Quitar flechas

Elimina todas las dependencias y rastreos.

1. Quitar un nivel de precedentes.

Quita un nivel de procedencia del rastreo de losvalores.

2. Quitar un nivel de dependientes.

Quita la flecha de la dependencia de alguna fórmula

Veremos en el siguiente ejemplo

1. Para realizar esta acción active la hoja Quitar flechas del LibroAuditoria de Fórmulas.xlsx.





Seleccione la celda E11.

2. Diríjase a la Ficha FórmulasAuditoría de FórmulasQuitar flechas Quitar un nivel de precedentes.

3. Veremos el siguientes resultado:

Errores típicos en la creación de fórmulas

Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores.

1. Comprobación de errores.





Busca errores comunes en las fórmulas.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Comprobación de errores delLibro Auditoria de Fórmulas.xlsx.

b. Diríjase a la Ficha FórmulasAuditoría de FórmulasComprobaciónde errores.

c. El sistema nos mostrara el primer error dentro de la hoja de la siguientemanera:

d. Aquí tenemos varias opciones dentro de dicha ventana, a continuaciónse describe cada una de ellas:

Ayuda sobre este error: El sistema muestra su ventana ayuda.





Mostrar pasos de cálculo: Muestra los valores que se estánoperando.

Omitir error: Pasar al siguiente error sin corregirlo. Modificar en la barra de fórmulas: Nos desplaza mediante el cursor

para poder modificar en la barra de fórmulas.

Anterior: Regresar al error anterior.

Siguiente: Pasar al siguiente error.

e. Accederemos por escoger el botón Modificar en la barra de fórmulas.

f. Accederemos por escoger el botón Reanudar y regresaremos a laventana anterior para seguir corrigiendo los siguientes errores.

g. Y cuando terminemos de corregir se mostrar la siguiente ventana definalización.

Rastrear error.

Muestra las celdas vinculadas al error.

Ejemplo.





a. Para realizar esta acción active la hoja Comprobación de errores delLibro Auditoria de Fórmulas.xlsx.

b. Seleccione el primer error (celda E9)

c. Diríjase a la Ficha FórmulasAuditoría de FórmulasComprobaciónde erroresRastrear error.

d. El sistema nos mostrara las celdas que conforman el error, de estamanera:





Referencias circulares.

Cuando una fórmula hace referencia a su propia celda, directa o

indirectamente, se denomina referencia circular. Microsoft Office Excel nopuede calcular automáticamente todos los libros abiertos cuando uno deellos contiene una referencia circular. Puede quitar la referencia circular, obien hacer que Excel calcule cada celda de dicha referencia utilizando losresultados de la iteración anterior. Si no se cambia el valor predeterminadode la iteración, Excel detendrá los cálculos tras 100 iteraciones o despuésde que todos los valores en la referencia circular cambien menos de 0,001entre iteraciones, lo que se cumpla en primer lugar.

ACTIVIDAD

1. Para realizar esta acción active la hoja Comprobación de errores delLibro Auditoria de Fórmulas.xlsx.

2. Diríjase a la Ficha FórmulasAuditoría de fórmulasComprobaciónde erroresReferencias circulares.

3. El sistema nos mostrará las celdas que conforman las referenciascirculares.

REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS

Cuando trabajamos en Ms Excel y más concretamente cuando hacemos usos

de fórmulas y funciones casies seguro que pongamos referencias a celdas oconjunto de celdas que no son propiamente la mismacelda donde tenemos laformula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando enunaformula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume elcontenido de A1 y elcontenido de B1.

Existen 3 tipos de referencias.





Relativas, Absolutas y Mixtas

1. Relativas

Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otracelda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hacecon respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman partede la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Referencias relativas del

Libro Auditoria de Fórmulas.xlsx.

b. Desarrollaremos el Importe = Monto de Compra x % indicado

c. Vemos que las celdas hacen referencias relativas ya que se escribende manera directa para que esta cambian de referencia cuandocambiemos de posicion para los siguientes resultados.





Absolutas

Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula aotracelda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Referencias absolutas delLibro Auditoria de Fórmulas.xlsx.

b. Desarrollaremos el Precio en Dolares según el tipo de cambio de latabla inferior.





c. Vemos que las celdas hacen referencias relativas ya que se escribenanteponiendo el símbolo de $ tanto a la columna como a la fila para

que ésta no cambie de referencia a pesar del cambio de ubicación.

Mixtas

Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que lasfilas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Referencias mixtas del Libro

Auditoria de Fórmulas.xlsx.

b. Desarrollaremos la tabla de multiplicar mediante las columnas y filas.Lo cual para poder desarrollar el ejemplo tendremos que trabajar conreferencias mixtas de esta manera.

c. Al termino de la referencia podemos hacer el arrastre vertical yhorizontal para obtener todos los resultados como podemos apreciar

a continuación.





Comportamiento al Copiar o mover celdas con una o mas tipos de

referencias (Pegado especial de Excel 2010)

Es importante que sea consciente de lo que ocurre a las referencias de celdas,independientemente si son absolutas o relativas, cuando se mueve una fórmulamediante el método de cortar y pegar, o cuando se copia una fórmula medianteel método copiar y pegar.

Cuando se mueve una fórmula, las referencias de celdas existentes en

ella no cambian, independientemente del tipo de referencia que utilice. Cuando se copia una fórmula, las referencias pueden cambiar en

función del tipo de referencia de celda que utilice.

En la tabla siguiente se indica cómo se actualiza un tipo de referencia si lafórmula que la contiene se copia de dos celdas hacia abajo y dos hacia laderecha.

Para una fórmula que se va acopiar:

Si la referencia es: Cambia a:

Columna absoluta y fila

absoluta

$A$1

Columna relativa y fila

absoluta

C$1

Columna absoluta y fila

relativa

$A3

Columna relativa y fila relativa C3





En el caso de cortar o mover la referencia no cambia independientemente deltipo de referencia que utilice.

Referencias a múltiples Hojas y rangos

Una referencia a la misma celda o al mismo rango en varias hojas se denominareferencia 3D. Una referencia 3D es un método útil y cómodo de hacer referencia a varias hojas de cálculo que siguen el mismo patrón y a las celdasde cada hoja de cálculo que contienen el mismo tipo de datos para, por ejemplo, consolidar los datos presupuestarios de diferentes departamentos dela organización.

Puede utilizar la siguiente referencia 3D para sumar las asignacionespresupuestarias de tres departamentos (Ventas, Recursos Humanos yMarketing), cada uno en una hoja de cálculo diferente:

=SUMA(Sales:Marketing!B3)

Puede incluso agregar otra hoja decálculo y después moverla al rangoal que hace referencia la fórmula.Por ejemplo, para agregar una

referencia a la celda B3 de la hojade cálculo Instalaciones, mueva lahoja Instalaciones entre las hojasVentas y RH como se muestra en elsiguiente ejemplo.

Debido a que la fórmula contiene una referencia 3D a un rango de nombres dehojas de cálculo, Ventas:Marketing!B3, todas las hojas de cálculo del rangose incluyen en el nuevo cálculo.

RANGOS

Asignar nombres

Se le considera rango a un conjunto de celdas conformadas por una o másceldas.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Nombres del Libro Rangos.xlsx.

b. Seleccione el rango de celdas B4:B8





c. Nos desplazamos al cuadro de nombre y hacemos clic.

d. Escribimos el nombre que le vamos asignar al rango y presionar Enter .

Utilizar en la fórmula

Puede usar los nombres de los rangos en fórmulas o funciones.

Ejemplo.






b. Seleccione el rango de celdas B9

c. Sumar a traves del nombre del rango que lecorresponde.

d. Y presionar enter.

Utilizar rótulos de filas para crear nombres desde la selección

Puede usar los títulos de sus filas y columna para crear nombres de rangos.

Ejemplo.


b. Seleccione el rango de celdas B3:G8





c. Ubíquese en la Ficha FórmulasSección Nombres Crear desde laselección.

d. El Sistema nos mostrará la siguiente ventana.

e. Lo cual se elegirá la fila superior para agregar dichos nombres.





f. Ahora podemos verificar a través del cuadro de nombres.

Administrar rango de celdas

Se pueden asignar nombres a rangos de celdas previamente seleccionados ypueden ser utilizados en fórmulas o funciones desde cualquier hoja de nuestrolibro en uso o incluso desde otro libro (en este caso debe indicar el libro). Comoya mencionamos anteriormente un rango puedes ser representado de estamanera A2:A20 ó B4:D5. Una celda puede ser considerada como rango con lasiguiente referencia A2:A2

Podemos administrar los nombres de los rangos a través de la FichaFórmulas.

Donde veremos en la siguiente figura el listado de todos los nombres utilizadosen su libro con sus respectivos valores y referencias, incluso si éstas estánutilizadas en una función.





Desde esta ventana podemos editar las referencias así como eliminar unnombre determinado. Como por ejemplo eliminaremos el nombre Septiembre.

Para ello seleccionaremos el nombre a eliminar.

Presionaremos el botón eliminar y nos mostrará la siguiente ventana.





Aquí tendremos que aceptar para eliminar dicho nombre.

Cálculos simples con operadores matemáticos

ENTERO(número)

Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

La sintaxis de la función ENTERO tiene los siguientes argumentos:

Número Obligatorio.es el número real que desea redondear alentero inferior más próximo.

Ejemplo.g. Para realizar esta acción active la hoja Entero del Libro Rangos.xlsx.

Para poder obtener los valores enteros de los números con decimales

realizaremos lo siguiente.

h. En donde obtendremos lo siguiente





REDONDEAR(número;num_decimales)

La función REDONDEAR redondea un número a un número de decimales

especificado.

La sintaxis de la función REDONDEAR tiene los siguientes argumentos:

Número Obligatorio.Número que se desea redondear. Num_decimales Obligatorio.Número de decimales al que se desea

redondear el argumento de número.

ACTIVIDAD

a. Para realizar esta acción active la hoja Redondear del LibroRangos.xlsx.

b. Para poder redondear los valores (P.N.) a 0 decimales, realizaremos losiguiente:





c. En donde obtendremos lo siguiente

SUMA(número1;número2;…)

Suma todos los argumentos de un rango.

La sintaxis de la función SUMA tiene los siguientes argumentos:

Número1;número2 Son de 1 a 30 argumentos que desea sumar.





ACTIVIDAD

a. Para realizar esta acción active la hoja Suma del Libro Rangos.xlsx

b. Para poder obtener el Total debemos sumar las regiones por mes, deesta manera:






PROMEDIO (número1;número2;…)

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:

Número1 Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rangopara el que desea el promedio.

Número2 Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales

para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Promedio del Libro Rangos.xlsx.





b. Para poder obtener el Promedio por Región debemos promediar lasregiones, de esta manera:






MAX(número1;número2;…)

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

La sintaxis de la función MAX tiene los siguientes argumentos:

Número1;número2 Número1 es obligatorio, los númerossiguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que desea

encontrar el valor máximo.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Max del Libro Rangos.xlsx.





b. Para poder obtener el Mayor presupuesto debemos obtener el máximopresupuesto por región, de esta manera:






MIN(número1;número2;…)

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

La sintaxis de la función MAX tiene los siguientes argumentos:

Número1;número2 Número1 es obligatorio, los númerossiguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que deseaencontrar el valor máximo.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Min del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder obtener el Menor presupuesto debemos obtener el mínimo

presupuesto por región, de esta manera:






CONTAR([valor1],[valor2];..)





La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números ycuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la

función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo denúmero de un rango o matriz de números.

La sintaxis de la función CONTAR tiene los siguientes argumentos:

Valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rangoen el que desea contar números.

Valor2 Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o

rangos adicionales en los que desea contar números.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Contar del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder la cantidad de alumnos evaluados en la 2 Unidad lorealizaremos de esta manera:





CONTARA(valor1],[valor2];..)

La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en

un rango.

La sintaxis de la función CONTARA tiene los siguientes argumentos:

Valor1 Obligatorio.Primer argumento que representa los valoresque desea contar.

Valor2 Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia orangos adicionales en los que desea contar números.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Contara del Libro Rangos.xlsx.

a. Para poder obtener la cantidad de letras lo realizaremos de esta manera:









b. En donde obtendremos lo siguiente





CONTAR.SI(rango;criterio)

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con

el criterio especificado.

La sintaxis de la función CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos:

Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia acelda o texto, que determina las celdas que se van a contar.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Contar.si del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder obtener la Cant. Trab. por Sección lo podemos realizar deesta manera:






SUMAR.SI(rango;criterios)

La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango quecumplen un solo criterio especificado por el usuario.

La sintaxis de la función VALHORA tiene los siguientes argumentos:

Rango Obligatorio.Una o más celdas que se van a contar,incluidos números o nombres, matrices o referencias que contengannúmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

Criterios Obligatorio.Número, expresión, referencia de celda ocadena de texto que determina las celdas que se van a contar.





ACTIVIDAD

a. Para realizar esta acción active la hoja Sumar.si del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder obtener el Total Aportes por Sección lo podemos realizar deesta manera:






1. ¿Para qué sirven los operadores en una Fórmula?

2. ¿Por qué es importante la jerarquía de los operadores?

3. ¿Cuál es el objetivo de la auditoria de fórmulas?

4. ¿Qué es la Referencia de celdas Relativas?

5. ¿Cómo se rastrean precedentes?

6. ¿De cuantas maneras se puede copiar celdas?

7. ¿Para qué sirve las referencias a múltiples hojas?

8. ¿Cómo se le asigna nombre a un rango de celdas?

9. ¿Cómo edito la referencia de un nombre de rango de celdas?

10. ¿Para qué sirve la Función Redondear?

Preguntas de repaso





Capítulo

CCRREEAACCIIÓÓNN YY MMOODDIIFFIICCAACCIIÓÓNN

DDEE FFÓÓRRMMUULLAASS IIII En este capítulo se trataran los siguientes temas:

Definición de una funciónCondiciones lógicas y de información

Objetivo:

Trabajar de manera ordenada con las formulas y usar las funciones dadas por

Excel para realizar cálculos de información y lógicos de manera correcta.

5





CONCEPTOS FUNDAMENTALES

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su

comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sinouna base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que re calcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad esfundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamosa profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 paraagilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas asícomo el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando noconocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

DEFINICION DEUNA FUNCION

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o másvalores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado semostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así,los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos comoVERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias decelda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra

función.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo deoperación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas ytrigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, debase de datos, de búsqueda y referencia y de información.


nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN).

Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No

dejes espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) según

corresponda.

El ingreso de fecha debe ser preciso. En una hoja de cálculo escriba así:





24-Ago12-0812/08

12/08/10

Observe que ahora, Excel muestra éstos datos como fecha.

Si usted no escribe el año, las fecha son consideradas con el año actual.

- Si usted escribe: 1-8 Excel lo considera como 1 de Agosto de 2010- Si usted escribe: 20-10 Excel lo considera como 20 de Octubre de 2010

Escribe las fecha propuestas y luego vea el contenido a través de la tecla F2:

FORMATO DE FECHAS

Excel aplica un formato automático a las celdas que contienen fechas. Elformato aplicado es dd-mm-yyyy según lo ingresado como por ejemplo:

FORMATO PREDEFINIDOS

Para cambiar el formato de fechas a una determinada celda o rango de celdas,se tiene que realizar lo siguiente:

1. Seleccione las celdas que contienen las fechas para cambiar el formato.





2. Seleccionar la ficha Inicio y realizar clic en formato de celdas como semuestra en la figura.

En la pestaña Número, escoja la categoría Fecha

3. Seleccione uno de los formatos preestablecidos.





4. Para finalizar haga clic en el botón Aceptar

En la siguiente figura se muestran algunos formatos de fecha ya aplicados.

Aplicaciones de las funciones de fecha.

Calcular la edad

Una de las aplicaciones de las funciones podría ser la de calcular la edad de unapersona. En la Hoja6 se pide calcular la edad de los pacientes.

Lo primero que debemos hacer es calcular el número de días de la fecha actuala la fecha de nacimiento. La formula es la siguiente.

Convertimos los días en años.





Finalmente nos quedamos con la parte entera del resultado y obtendremos aledad.

FORMATO PERSONALIZADOSLo mismo que con los números, Ms Excel nos permite crear formatopersonalizados para mostrar las fechas de acuerdo a los criterios que ustednecesite. Por ejemplo, mostrar sólo el día de la fecha, quizás incluir el nombredel mes a una fecha o incluso mostrar un texto que acompañe a la fecha:

La fecha 23-8 Se puede mostrar cómo: LunesSe puede mostrar cómo: AgostoSe puede mostrar cómo: 23 de Agosto mi Aniversario

Para realizar estas acciones es necesario conocer los códigos que tiene MsExcel para mostrar las fechas de acuerdo a nuestro criterio.

Códigos a usar:

CÓDIGO UTILIDAD

d Muestra dígitos para el día

dd Muestra la abreviatura del día

dddd Muestra el nombre del día

m Muestra dígitos para el mes

mm Muestra la abreviatura del mes

mmmm Muestra el nombre del mes

yy Muestra dígitos para el año

yyyy Muestra 4 dígitos para el año





En la siguiente figura veremos la demostración utilizando los códigosmencionados anteriormente.

Tabla: ejemplo de formatos personalizados para fechas.

ACTIVIDAD

Objetivo

Usar la aritmética para obtener habilidades al trabajar con fechas.

Procedimiento

Abrir el archivo cálculos fechas y trabajar con la hoja1.

1) Sumarle a la fecha del préstamo la cantidad de días indicada obteniendola fecha de vencimiento.

2) Encontrar la fecha de cobranza sabiendo que es 10 días antes de lafecha de vencimiento, tal como se muestra en el grafico siguiente.





FUNCIONES DE FECHA Y HORA

De entre todo el conjunto de funciones, en este capítulo estudiaremos las

funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor quenos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serieal número de días transcurridos desde el 1 de enero de 1900 hasta la fechaintroducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 1/1/1900 y apartir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_seriecomo argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celdaque contenga una fecha.

Estas son algunas funciones ofrecidas por Ms Excel 2010.

AHORA()

Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Los dos datosse muestran dentro de una misma celda. Cambiando el formato de la mismaindicaremos la que deseemos mostrar.

Aquí se muestra el formato personalizado que se aplica para dicha función.

En la siguiente figura se muestra el formato personalizado para que se muestre

sólo la fecha.





AÑO(num_de_serie)

Esta función nos devuelve el año de una fecha. A continuación se mostrará elaño extraído de una fecha.

DIA(num_de_serie)

Esta función nos devuelve el día de una fecha. A continuación se mostrará eldía extraído de una fecha.

DIA.LAB(fecha_inicial;días_lab;[festivos])

Devuelve un número que representa una fecha que es el número de días

laborables antes o después de una fecha (la fecha inicial). Los días laborablesexcluyen los días de fin de semana y cualquier fecha identificada en el





argumento festivo. Use DIA.LAB para excluir fines de semana o días festivoscuando calcule fechas de vencimiento de facturas, las fechas de entregaesperadas o el número de días de trabajo realizado.

La sintaxis de la función DIA.LAB tiene los siguientes argumentos:

Fecha_inicial Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial.

Dias_Lab Obligatorio. El número de días laborables (días que nosean fines de semana ni días festivos) anteriores o posteriores al argumentofecha_inicial. Un valor positivo para el argumento días_lab produce una fechafutura; un número negativo produce una fecha pasada..

Festivos Opcional. Una lista opcional de una o varias fechas que

deben excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales ylocales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas ouna constante matricial de los números de serie que representen las fechas..

Ejemplo:

DIA.LAB.INTL(fecha_inicial;días_lab;[fin de semana];[festivos])

Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de unnúmero determinado de días laborables con parámetros de fin de semanapersonalizados. Los parámetros de fin de semana indican cuáles y cuántos

días son días de fin de semana. Los días de fin de semana y cualquier díaespecificado como festivo no se consideran días laborables.

matriz utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios

resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se

organizan en filas y columnas. Un rango dematriz comparte una

fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes

utilizadas como un argumento..









La sintaxis de la función DIA.LAB.INTL tiene los siguientes argumentos:

Fecha_inicial Obligatorio. La fecha inicial, truncada a entero.

Dias_Lab Obligatorio. El número de días laborables antes odespués de la fecha_inicial. Un valor positivo da como resultado una fechafutura; un valor negativo proporciona una fecha pasada; un valor de ceroproporciona la fecha_inicial. El desplazamiento de días se trunca a entero.

Fin_de_semana Opcional. Indica los días de la semana quecorresponden a días de la semana y no se consideran días laborables.

Fin_de_semana es un número de fin de semana o cadena que especificacuándo ocurren los fines de semana.

Los valores numéricos de fin de semana indican los siguientes días de fin desemana:

# DE FIN DE SEMANA DÍAS DE FIN DE SEMANA 1 u omitido Sábado, Domingo2 Domingo, Lunes3 Lunes, Martes4 Martes, Miércoles5 Miércoles, Jueves6 Jueves, Viernes7 Viernes, Sábado11 Solo domingo12 Solo sábado13 Solo martes14 Solo miércoles15 Solo jueves16 Solo viernes17 Solo sábado

Los valores de las cadenas de fin de semana tienen siete caracteres delongitud y cada carácter de la cadena representa un día de la semana,comenzando por el lunes. 1 representa un día no laborabley 0 representa un día laborable. Sólo se permiten los caracteres 1 y 0 enla cadena. 1111111 no es una cadena válida.

Por ejemplo, 0000011 daría como resultado un fin de semana que essábado y domingo.

Festivos Opcional. Un conjunto opcional de una o más fechas que sedeben excluir del calendario de días laborables. Los días festivos deben estar





en el rango de celdas que contienen las fechas o una constante de matriz delos valores seriales que representan esas fechas. El orden de las fechas o losvalores seriales de los días festivos puede ser arbitrario.

Ejemplo:

DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;[festivos])

Devuelve el número de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Losdías laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que seidentifiquen en el argumento festivos. Utilice DIAS.LAB para calcular el

incremento de los beneficios acumulados de los empleados basándose en elnúmero de días trabajados durante un período específico.

La sintaxis de la función DIAS.LAB tiene los siguientes argumentos:


Fecha_final Obligatorio. Una fecha que representa la fecha final.

Festivos Opcional. Un rango opcional de una o varias fechas que

deben excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales ylocales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas ouna constante matricial de los números de serie que representen las fechas.

Ejemplo:

matriz utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios

resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se

organizan en filas y columnas. Un rango dematriz comparte una

fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes

utilizadas como un argumento.





DIAS.LAB.INTL(fecha_inicial;fecha_final;[fin de semana];[festivos])

Devuelve el número de todos los días laborables entre dos fechas medianteparámetros para indicar cuáles y cuántos son días de fin de semana. Los díasde fin de semana y los días que se especifiquen como días festivos no seconsideran días laborables.

La sintaxis de la función DIAS.LAB.INTL tiene los siguientes argumentos:

Fecha_inicial y Fecha_final Obligatorio. Las fechas para las que sedesea calcular la diferencia. La fecha_inicial puede ser anterior, la misma oposterior a la fecha_final.

Fin_de_semana Opcional. Indica los días de la semanaque son días de fin de semana y no están incluidos en el número de todos losdías laborables entre la fecha_inicial y la fecha_final. Fin_de_semana es unnúmero o una cadena de fin de semana que especifica cuándo ocurren losfines de semana..

Los valores numéricos de fin de semana indican los siguientes días de fin desemana:

# DE FIN DE SEMANA DÍAS DE FIN DE SEMANA 1 u omitido Sábado, Domingo2 Domingo, Lunes3 Lunes, Martes4 Martes, Miércoles5 Miércoles, Jueves6 Jueves, Viernes7 Viernes, Sábado11 Solo domingo12 Solo sábado





13 Solo martes14 Solo miércoles15 Solo jueves

16 Solo viernes17 Solo sábado

Los valores de cadena de fin de semana tienen siete caracteres de largo ycada carácter de la cadena representa un día de la semana, comenzando por el lunes.1 representa un día no laborable y 0 representa un día laborable. Sololos caracteres 1 y 0 están permitidos en la cadena. Si se usa 1111111 siempredevolverá 0.

Por ejemplo, 0000011 resultará en un día de fin de semana que es sábado odomingo.

Festivos Opcional. Un conjunto opcional de una o más fechas quese deben excluir del calendario de días laborables. Los días festivos debenestar en un rango de celdas que contienen las fechas o una constante dematriz de los valores seriales que representan esas fechas. El orden de lasfechas o los valores seriales de los días festivos puede ser arbitrario.

Ejemplo:

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;[método])La función DIAS360 devuelve la cantidad de días entre dos fechas basándoseen un año de 360 días (12 meses de 30 días) que se usa en algunos cálculoscontables. Use esta función para facilitar el cálculo de pagos si su sistema decontabilidad se basa en 12 meses de 30 días.

La sintaxis de la función DIAS360 tiene los siguientes argumentos:

Fecha_inicial, Fecha_final Obligatorio. Fechas entre las que deseacalcular la cantidad de días. Si fecha_inicia l se produce después

defecha_final , la función DIAS360 devuelve un número negativo. Las fechasse deben especificar con la función FECHA o se deben derivar de los





resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo,useFECHA(2008;5;23) para devolver el 23 de mayo de 2008. Si las fechas seespecifican como texto, pueden surgir problemas.

Método Opcional. Valor lógico que especifica si se usará el método decálculo europeo o americano.

MÉTODO MODO DE CÁLCULO FALSO u omitido Método de EE.UU. (NASD). Si la fecha inicial es el último

día del mes, se convierte en el día 30 del mismo mes. Sila fecha final es el último día del mes y la fecha inicial esanterior al día 30, la fecha final se convierte en el día 1del mes siguiente; de lo contrario la fecha final seconvierte en el día 30 del mismo mes.

VERDADERO Método europeo. Las fechas iniciales o finales quecorresponden al día 31 del mes se convierten en el día30 del mismo mes.

Ejemplo:

DIASEM(num_de_serie;[tipo])

Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento núm_de_serie. Eldía se devuelve como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado).

La sintaxis de la función DIASEM tiene los siguientes argumentos:

Num_de_serie Obligatorio. Un número secuencial que representa lafecha del día que intenta buscar. Las fechas deben especificarse mediante la





función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo,use FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008. Pueden producirseproblemas si las fechas se escriben como texto.

Tipo Opcional. Un número que determina el tipo de valor que debedevolverse.

TIPO N MERO DEVUELTO 1 u omitido Números del 1 (domingo) al 7 (sábado). Igual a

en versiones anteriores de Microsoft Excel.2 Números del 1 (lunes) al 7 (domingo).3 Números del 0 (lunes) al 6 (domingo).11 Números del 1 (lunes) al 7 (domingo).12 Números 1 (martes) a 7 (lunes).

13 Números 1 (miércoles) a 7 (martes).14 Números 1 (jueves) a 7 (miércoles).15 Números 1 (viernes) a 7 (jueves).16 Números 1 (sábado) a 7 (viernes).17 Números del 1 (domingo) al 7 (sábado).

Ejemplo:

FECHA(año;mes;dia)

Devuelve el número de serie secuencial que representa una fechadeterminada. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, elresultado tendrá formato de fecha.

La sintaxis de la función FECHA tiene los siguientes argumentos:

Año Obligatorio. El valor del argumento año puede incluir de uno a cuatrodígitos. Excel interpreta el argumento año según el sistema de fechas que usael equipo. De manera predeterminada, Microsoft Excel para Windows usa el

sistema de fechas 1900 y Microsoft Excel para Macintosh usa el sistema defechas 1904.





Si el año es un número entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel sumaese valor a 1900 para calcular el año. Por

ejemplo, FECHA(108;1;2)devuelve 2 de enero de 2008 (1900+108). Si el año es un número entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel usa ese

valor como el año. Por ejemplo, FECHA(2008;1;2) devuelve 2 de enerode 2008.

Si el año es menor que 0, o es igual o mayor que 10.000, Exceldevuelve el valor de error #¡NUM!

Mes Obligatorio. Número entero positivo o negativo que representa el mesdel año, de 1 a 12 (de enero a diciembre).

Si el mes es mayor que 12, mes suma esa cantidad de meses al primer mes del año especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;14;2)devuelve elnúmero de serie que representa el 2 de febrero de 2009.

Si el mes es menor que 1, mes resta la magnitud de esa cantidad demeses, más 1, del primer mes del año especificado. Por ejemplo,FECHA(2008;-3;2) devuelve el número de serie que representael 2 de septiembre de 2007.

Día Obligatorio. Número entero positivo o negativo que representa el díadel mes, de 1 a 31.

Si el día es mayor que la cantidad de días del mesespecificado, día suma esa cantidad a los días del primer día del mes.Por ejemplo,FECHA(2008;1;35) devuelve el número de serie querepresenta el 4 de febrero de 2008.

Si el día es menor que 1, día resta la magnitud de la cantidad de días,más uno, del primer día del mes especificado. Por ejemplo,FECHA(2008;1;-15) devuelve el número de serie que representa el 16de diciembre de 2007.

Ejemplo:





FECHA.MES(fecha_inicial;meses)

Devuelve el número de serie que representa la fecha que indica el número demeses anteriores o posteriores a la fecha especificada (argumentofecha_inicial). Use FECHA.MES para calcular las fechas de vencimiento quecaen en el mismo día del mes que el día de emisión.

La sintaxis de la función FECHA.MES tiene los siguientes argumentos:

Fecha_inicial Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial.Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como resultadode otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para eldía 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas seescriben como texto.

Mes Obligatorio. El número de meses anteriores o posteriores al argumentofecha_inicial. Cuando meses es un valor positivo, el resultado es una fechafutura; cuando es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada.

Ejemplo:

FIN.MES(fecha_inicial;meses)

Devuelve el número de serie del último día del mes, anterior o posterior a lafecha_inicial del número de mes indicado. Use FIN.MES para calcular lasfechas de vencimiento que caen en el último día del mes.

La sintaxis de la función FIN.MES tiene los siguientes argumentos:

Fecha_inicial Obligatorio Una fecha que representa la fecha inicial.Las fechas deben especificarse utilizando la función FECHA o como resultadode otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escribencomo texto.





Meses Obligatorio. El número de meses anteriores o posteriores al

argumento fecha_inicial. Cuando meses es un valor positivo, el resultado esuna fecha futura; cuando es un valor negativo, el resultado es una fechapasada.

Ejemplo:

FRAC_AÑO(fecha_inicial;fecha_final;[base])

Calcula la fracción de año que representa el número de días enteros entre la

fecha_inicial y fecha_final. Utilice FRAC.AÑO para determinar la proporción delos beneficios u obligaciones de todo un año que corresponde a un períodoespecífico.

La sintaxis de la función FRAC_AÑO tiene los siguientes argumentos:


Fecha_final Obligatorio. Una fecha que representa la fecha final.

Base Opcional. Determina en qué tipo de base deben contarse los días.

BASE BASE PARA CONTAR D AS 0 u omitido EE.UU. (NASD) 30/3601 Real/real2 Real/3603 Real/3654 Europea 30/360

Ejemplo:





HORA(num_de_serie)

Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como número entero,comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.).

La sintaxis de la función HORA tiene los siguientes argumentos:

Num_de_serie Obligatorio El valor de hora que contiene la hora que sedesea obtener. Los valores de horas pueden escribirse como cadenas de textoentre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m.", como números decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado deotras fórmulas o funciones, por ejemplo VALHORA("6:45 p.m.")).

Ejemplo:

HOY()

Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el códigode fecha-hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de

celda era General antes de especificar la función, Excel cambiará el formato de





celda a Fecha. Si desea ver el número de serie, debe cambiar el formato decelda a General o Número.

La función HOY es útil cuando necesita que se muestre la fecha actual en unahoja de cálculo, independientemente de cuándo se abre el libro. Además es útilpara calcular los intervalos. Por ejemplo, si sabe que alguien nació en 1963,puede usar la siguiente fórmula para buscar la edad de esa persona a partir deeste año de nacimiento:

=AÑO(HOY())-1963

Esta fórmula usa la función HOY como argumento para la función AÑO paraobtener la fecha actual y, a continuación, resta 1963 y devuelve la edad de lapersona.

La sintaxis de la función HOY no tiene argumentos.

Ejemplo:





MES(num_de_serie)

Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se

expresa como número entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).

La sintaxis de la función MES tiene los siguientes argumentos:

Num_de_serie Obligatorio. La fecha del mes que intenta buscar.Las fechas deben insertarse mediante la función FECHA o comoresultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, useFECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008. Pueden producirseproblemas si las fechas se escriben como texto.

Ejemplo:

MINUTO(num_de_serie)

Devuelve los minutos de un valor de hora. Los minutos se expresan comonúmeros enteros comprendidos entre 0 y 59.

La sintaxis de la función MINUTO tiene los siguientes argumentos:

Num_de_serie Obligatorio. La hora que contiene el valor de minutosque se desea buscar. Las horas pueden escribirse como cadenas de textoentre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m."), como números decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado deotras fórmulas o funciones, por ejemplo VALHORA("6:45 p.m.").

Ejemplo:

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/redir/HP010054141.aspx?CTT=5&origin=HP010342701








NUM.DE.SEMANA(num_de_serie;[tipo_de_devolución*])

Devuelve el número de la semana correspondiente a una fecha determinada.Por ejemplo, la semana que contiene el 1 de enero es la primera semana delaño y se numera como semana 1.

Existen dos sistemas que se usan para esta función.

Sistema 1 La semana que contiene el 1 de enero es la primera semanadel año y se numera como semana 1.

Sistema 2 La semana que contiene el primer jueves del año es laprimera semana del año y se numera como semana 1.

La sintaxis de la función NUM.DE.SEMANA tiene los siguientes argumentos:

Num_de_serie Obligatorio. Una fecha contenida en la semana. Lasfechas deben especificarse usando la función FECHA o como resultado deotras fórmulas o funciones. Por ejemplo, use FECHA(2008;5;23) para el 23 demayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben comotexto.

Tipo Opcional. Un número que determina en qué día comienza la semana.El valor predeterminado es 1.

TIPO LA SEMANA EMPIEZA EL SISTEMA 1 u omitido Domingo 12 Lunes 111 Lunes 112 Martes 113 Miércoles 114 Jueves 115 Viernes 116 Sábado 117 Domingo 1

21 Lunes 2

Ejemplo:





SEGUNDO(num_de_serie)

Devuelve los segundos de un valor de hora. El segundo se expresa como número

entero comprendido entre 0 (cero) y 59.La sintaxis de la función MINUTO tiene los siguientes argumentos:

Num_de_serie Obligatorio. La hora que contiene los segundos que sedesea buscar. Las horas pueden escribirse como cadenas de texto entrecomillas (por ejemplo, "6:45 p.m."), como números decimales (por ejemplo,0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado de otrasfórmulas o funciones, por ejemplo VALHORA("6:45 p.m.").

Ejemplo:

TIEMPO (hora;minuto;segundo)

Devuelve el número decimal de una hora determinada. Si el formato de celdaeraGeneral antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha.

El número decimal que TIEMPO devuelve es un valor comprendido entre 0 (cero) y 0,99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (00:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59p.m.).

La sintaxis de la función TIEMPO tiene los siguientes argumentos:

Hora Obligatorio. Un número entre 0 (cero) y 32767 que representa las

horas. Todo valor mayor de 23 se dividirá por 24 y el resto se considerarácomo el valor horario. Por ejemplo, TIEMPO(27;0;0) = TIEMPO(3;0;0) = 0,125ó 3:00 a.m.

Minuto Obligatorio. Un número entre 0 y 32767 que representa losminutos. Todo valor mayor de 59 se convertirá a horas y minutos. Por ejemplo,TIEMPO(0;750;0) = TIEMPO(12;30;0) = 0,520833 ó 12:30 p.m.

Segundo Obligatorio. Un número entre 0 y 32767 que representa lossegundos. Todo valor mayor de 59 se convertirá en horas, minutos y segundos.Por ejemplo, TIEMPO(0;0;2000) = TIEMPO(0;33;22) = 0,023148 ó 12:33:20a.m.

Ejemplo:





VALFECHA(texto_de_fecha)

La función VALFECHA convierte una fecha almacenada como texto en unnúmero de serie que Excel reconoce como fecha. Por ejemplo, lafórmula=VALFECHA("1/1/2008") devuelve 39448, el número de serie de lafecha 1/1/2008.

La sintaxis de la función VALFECHA tiene los siguientes argumentos:

Texto_de_fecha Obligatorio. Texto que representa una fecha en elformato de fechas de Excel o una referencia a una celda que contiene textoque representa una fecha en un formato de fechas de Excel. Por ejemplo,"30/1/2008" o "30-Ene-2008" son cadenas de texto entre comillas querepresentan fechas.

Con el sistema de fechas predeterminado de Microsoft Excel para Windows, elargumento texto_de_fecha debe representar una fecha entre 1 de enero de1900 y 31 de diciembre de 9999. Con el sistema de fechas predeterminado de

Excel para Macintosh, el argumento texto_de_fecha debe representar unafecha entre el 1 de enero de 1904 y el 31 de diciembre de 9999. Lafunción VALFECHAdevuelve el valor de error #¡VALOR! si el valor delargumento texto_de_fecha se encuentra fuera de este rango.

Si se omite la parte del año del argumento texto_de_fecha , lafunción VALFECHAusa el año actual del reloj integrado del equipo. Se omite lainformación de hora en el argumento texto_de_fecha .









Ejemplo:

VALHORA(texto_de_hora)

Devuelve el número decimal de la hora representada por una cadena de texto.El número decimal es un valor comprendido entre 0 (cero) y 0, 99999999 querepresenta las horas entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.).

La sintaxis de la función VALHORA tiene los siguientes argumentos:

Texto_de_hora Obligatorio. Una cadena de texto que representa unahora en uno de los formatos de hora de Microsoft Excel, por ejemplo, lascadenas de texto entre comillas "6:45 p.m." y "18:45" representan la hora.

Ejemplo:

Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de losnúmeros, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicaspara la manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.





Función DescripciónCAR(número) Devuelve el

carácter especificado

por el númeroCODIGO(texto) Devuelve el

código ASCIIdel primer

carácter deltexto

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve unacadena de

caracteres conla unión

DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el

número decaracteres

especificadosHALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Encuentra una

cadena dentrode un texto

IGUAL(texto1;texto2) Devuelve unvalor lógico

(verdadero/falso)

IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve elnúmero decaracteres

especificadosLARGO(texto) Devuelve la

longitud deltexto

LIMPIAR(texto) Limpia el textode caracteresno imprimibles

MAYUSC(texto) Convierte amayúsculas

MINUSC(texto) Convierte aminúsculas

MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte amoneda

NOMPROPIO(texto) Convierte amayúscula laprimera letra

del textoREEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo)

Reemplazaparte de una

cadena de textopor otra

REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el textoSUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia) Reemplaza el

texto con textonuevo

T(valor) Comprueba queel valor es texto

TEXTO(valor;formato) Convierte un





valor a textoTEXTOBAHT(número) Convierte un

número a textotailandés (Baht)

VALOR(texto) Convierte untexto a número

A continuación de detallaran algunas de las funciones más usadas.

Función CAR(número)

Devuelve el carácter especificado por el número de código correspondiente alcódigo de caracteres ASCII.

Ejemplo: =CAR(77) devuelve M

Función CODIGO(texto)

Esta función devuelve el código ASCII del primer carácter del texto pasadocomo parámetro.

Ejemplo: =CODIGO("M") devuelve 77

Función CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como

parámetros. Esta función es de utilidad cuando tenemos texto como puedan ser el nombre completo de una persona pero está dividido en distintas celdas y enalguna ocasión queremos fundir el nombre completo en una sola celda.

Ejemplo: =CONCATENAR("Maicolm ";"Rivera ";"Zamudio") devuelve MaicolmRivera Zamudio

Función DERECHA(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados

comenzando a contar desde el final del texto.Ejemplo: =DERECHA("Programa Nacional de Informática";11)devuelve"Informática"

Función ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando abuscar desde la posición núm_inicial. A diferencia de la función HALLAR,ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y no admite caracterescomodín.





Ejemplo: =ENCONTRAR("Nac";"Programa Nacional de Informática";1)devuelve10, que es la posición donde empieza la palabra Nac de Nacional.

Las funciones HALLAR y HALLARB buscan una cadena de texto dentro de una

segunda cadena de texto y devuelven el número de la posición inicial de la

primera cadena de texto desde el primer carácter de la segunda cadena de

texto. Por ejemplo, para buscar la ubicación de la letra "p" en la palabra

"impresora", puede usar la siguiente función:

=HALLAR("a","senati")

Esta función devuelve 4 porque "a" es el tercer carácter en la palabra "senati"

Además, puede buscar por palabras dentro de otras palabras.

NOTA:

=HALLAR("medio";"promedio") devuelve 4, porque la palabra "medio" comienza en el cuarto

carácter de la palabra "promedio". Puede usar las funciones HALLAR y HALLARB para

determinar la ubicación de un carácter o cadena de texto dentro de otra cadena de texto y, a

continuación, usar las funciones MED y EXTRAEB para volver al texto o usar las funciones

REEMPLAZAR y REEMPLAZARB para cambiar el texto.

CONDICIONALES, LÓGICAS Y DE INFORMACIÓN

FUNCIONES LÓGICAS

SI

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor sidicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse comoVERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si elvalor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como





VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Esteargumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógicaes VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto"Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa comoVERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si elargumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdaderoestá en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabraVERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento.Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es

FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuestoexcedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SImuestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica esFALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero nohay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica esFALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después devalor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), sedevuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Observaciones

Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentosvalor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas.Vea el último de los ejemplos siguientes.

Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, lafunción SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.

Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz (matriz: utilizada paracrear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un

grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matrizcomparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo deconstantes utilizadas como un argumento.), cada elemento de la matriz seevaluará cuando se ejecute la instrucción SI.

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse paraanalizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar elnúmero de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de unrango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango,

utilice la función SUMAR.SI.





Ejemplos:

Fórmula Descripción (Resultado)

=SI(A2<=100;"Dentro depresupuesto";"Presupuestoexcedido")

Si el número anterior es menor o igual que 100, lafórmula muestra "Dentro de presupuesto". De locontrario, la función mostrará "Presupuestoexcedido" (Dentro de presupuesto)

=SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"") Si el número anterior es 100, se calcula el rangoB5:B15. En caso contrario, se devuelve texto vacío ("")()

Gastos reales Gastos previstos

1500 900

500 900

500 925

Fórmula Descripción (Resultado)=SI(A2>B2;"Presupuestoexcedido";"Aceptar")

Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto(Presupuesto excedido)

=SI(A3>B3;"Presupuestoexcedido";"Aceptar")

Comprueba si la segunda fila sobrepasa elpresupuesto (Aceptar)

Puntuación

45

90

78


=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F")))) Asigna una puntuaciónde una letra al primerresultado (F)

=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F")))) Asigna una puntuaciónde una letra al segundoresultado (A)

=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F")))) Asigna una puntuaciónde una letra al tercerresultado (C)

En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también elargumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, latercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucciónSI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) esVERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógicaes FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente.

Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave.

Si la puntuación es La función devuelve

Mayor que 89 ADe 80 a 89 B





De 70 a 79 C

De 60 a 69 D

Menor que 60 F

Y

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelveFALSO si uno o más argumentos son FALSO.

Sintaxis

Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Observaciones

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, comoVERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices oreferencias que contengan valores lógicos.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías,dichos valores se pasarán por alto.

Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y

devuelve el valor de error #¡VALOR!

Ejemplos:


=Y(VERDADERO;VERDADERO) Todos los argumentos son VERDADERO (VERDADERO)

=Y(VERDADERO;FALSO) Un argumento es FALSO (FALSO)

=Y(2+2=4;2+3=5) Todos los argumentos se evalúan como VERDADERO(VERDADERO)

Datos

50104


=Y(1<A2;A2<100) Porque 50 es un número entre 1 y 100 (VERDADERO)

=SI(Y(1<A3; A3<100); A3; "Elvalor queda fuera del rango.")

Muestra el segundo número de la expresión anterior si setrata de un número entre 1 y 100; en caso contrario, muestraun mensaje (El valor queda fuera del rango.)

=SI(Y(1<A2; A2<100); A2; "Elvalor queda fuera del rango.")

Muestra el primer número de la expresión anterior, si estácomprendido entre 1 y 100; en caso contrario, muestra unmensaje (50)

O





Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO;devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO.

Sintaxis

O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que deseacomprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Observaciones

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, comoVERDADERO O FALSO, o en matrices o referencias que contengan

valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías,

dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor

de error #¡VALOR! Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece

en una matriz. Para introducir una fórmula matricial, presioneCTRL+MAYÚS+ENTRAR.


=O(VERDADERO) Un argumento es VERDADERO (VERDADERO)

=O(1+1=1;2+2=5) Todos los argumentos se evalúan como FALSO (FALSO).

=O(VERDADERO;FALSO;VERDADERO) Al menos un argumento es VERDADERO (VERDADERO).

Anidamiento de funciones condicionales

En algunos casos, puede que tenga que utilizar una función como uno de losargumentos de otra función.

Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada comoargumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el

argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO oFALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste noes el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener comomáximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza comoargumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones desegundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidadadentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

Funciones de información





Estas son algunas de las funciones de información más usadas.

Función Descripción

CELDA Devuelve información acerca del formato, la ubicación o elcontenido de una celda

TIPO.DE.ERROR Devuelve un número que corresponde a un tipo de error INFO Devuelve información acerca del entorno operativo en usoESBLANCO Devuelve VERDADERO si el valor está en blancoESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de

error excepto #N/AESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de

error ES.PAR Devuelve VERDADERO si el número es par

ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógicoESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/AESNOTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor no es textoESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un númeroES.IMPAR Devuelve VERDADERO si el número es impar ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referenciaESTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor es textoN Devuelve un valor convertido en un númeroND Devuelve el valor de error #N/ATIPO Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor

CELDA(tipo_de_info;ref)Devuelve información acerca del formato, ubicación o contenido de la celda delextremo superior izquierdo de una referencia.

La sintaxis de la función CELDA tiene los siguientes argumentos: Tipo_de_info es un valor de texto que especifica el tipo de

información que se desea obtener acerca de la celda. La siguiente listamuestra los posibles valores de tipo_de_info y los correspondientesresultados:

SI TIPO_DE_INFOES

DEVUELVE

"DIRECCION" la referencia, en forma de texto, de la primera celda del argumento ref.

"COLUMNA" El número de columna de la celda del argumento ref.

"COLOR"1 si la celda tiene formato de color para los valores negativos; en casocontrario devuelve 0.

"CONTENIDO" Valor de la celda superior izquierda de la referencia, no una fórmula.

"ARCHIVO"El nombre del archivo (incluyendo el de la ruta de acceso) que contienereferencia, con formato de texto. Devuelve texto vacío ("") si la hoja decálculo que contiene el argumento ref aún se ha guardado.

http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/redir/HP010062392.aspx?CTT=5&origin=HP010079185






















































"FORMATO"

Un valor de texto correspondiente al formato numérico de la celda. Losvalores de texto para los distintos formatos se muestran en la tabla acontinuación. Si la celda tiene formato de color para los númerosnegativos, devuelve "-" al final del valor de texto. Si la celda estádefinida para mostrar todos los valores o los valores positivos entreparéntesis, devuelve "()" al final del valor de texto.

"PARENTESIS"1 si la celda tiene formato con paréntesis para los valores positivos opara todos los valores, de lo contrario, devuelve 0.

"PREFIJO"

Un valor de texto que corresponde al "prefijo de rótulo" de la celda.Devolverá un apóstrofo (') si la celda contiene texto alineado a laizquierda, comillas (") si la celda contiene texto alineado a la derecha,acento circunflejo (^) si la celda tiene texto centrado, una barra inversa(\) si la celda contiene texto con alineación de relleno y devolverá textovacío ("") si la celda contiene otro valor.

"PROTEGER" 0 si la celda no está bloqueada y 1 si la celda está bloqueada.

"FILA" El número de fila de la celda del argumento ref.

"TIPO"

Un valor de texto que corresponde al tipo de datos de la celda.Devolverá "b" (para blanco) si la celda está vacía, "r" (para rótulo) si lacelda contiene una constante de texto y "v" (para valor) si la celdacontiene otro valor.

"ANCHO"El ancho de columna redondeado a un entero. Cada unidad del anchode columna es igual al ancho de un carácter en el tamaño actual defuente seleccionado.

Ref es la celda acerca de la cual desea obtener información. Si seomite, la información especificada en tipo_de_info se devuelve para laúltima celda cambiada. La siguiente lista describe los valores de textoque devuelve la función CELDA cuando el argumento tipo_de_info es"formato" y el argumento ref es una celda con formato para númerosintegrados.

Ejemplo.

ES.IMPAR(número)

Devuelve VERDADERO si número es impar o FALSO si número es par.

Si esta función no está disponible y devuelve el error #¿NOMBRE?, instale ycargue el programa de complementos Herramientas para análisis.

La sintaxis de la función ES.IMPAR tiene los siguientes argumentos:

Número es el valor que desea probar. Si el argumento número noes un entero, se trunca.





Ejemplo.

ES.PAR(número)

Devuelve VERDADERO si el número es par y FALSO si el número es impar.

Si esta función no está disponible y devuelve el error #¿NOMBRE?, instale y

cargue el programa de complementos Herramientas para análisis.

La sintaxis de la función ES.PAR tiene los siguientes argumentos:

Número es el valor que desea probar. Si el argumento número noes un entero, se trunca.

Ejemplo.

FUNCIONES ES(valor)

En esta sección se describen 9 funciones para hojas de cálculo que se utilizanpara comprobar el tipo de un valor o referencia.

Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES,comprueba el tipo del argumento valor y devuelve VERDADERO o FALSOdependiendo del resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor lógicoVERDADERO si valor es una referencia a una celda vacía, de lo contrariodevuelve FALSO.

La sintaxis de las funciones ES tienen los siguientes argumentos:

Número es el valor que desea probar. Puede ser el valor de unacelda vacía, de error, lógico, de texto, numérico, de referencia o unnombre que se refiera a alguno de los anteriores.

FUNCIÓN DEVUELVE VERDADERO SIESBLANCO Valor se refiere a una celda vacía.





ESERRValor se refiere a cualquier valor de error conexcepción de #N/A.

ESERROR

Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A,

#¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o#¡NULO!).

ESLOGICO Valor se refiere a un valor lógico.

ESNODValor se refiere al valor de error #N/A (el valor no estádisponible).

ESNOTEXTO

Valor se refiere a cualquier elemento que no seatexto. (Tenga presente que esta función devuelveVERDADERO incluso si valor se refiere a una celdaen blanco.)

ESNUMERO Valor se refiere a un número.

ESREF Valor se refiere a una referencia.ESTEXTO Valor se refiere a texto.

Ejemplo.

INFO(tipo)

Es texto que especifica el tipo de información que desea obtener.

La sintaxis de las función INFO tienen el siguiente argumento:

Número es el valor que desea probar. Puede ser el valor de unacelda vacía, de error, lógico, de texto, numérico, de referencia o unnombre que se refiera a alguno de los anteriores.

SI TIPO ES DEVUELVE

"directorio" La ruta de acceso del directorio o carpeta en uso

"memdisp" La cantidad de memoria disponible, en bytes

"memusada" La cantidad de memoria utilizada para los datos

"archivos"El número de hojas de cálculo activas en los librosabiertos

"origen"

La referencia absoluta al estilo A1, como texto, precedidade "$A:" para asegurar la compatibilidad con Lotus 1-2-3versión 3.x. Devuelve la referencia de celda de la primera

celda visible en la ventana desde la parte superior izquierda, basada en la posición de desplazamiento actual.





"versionso" (nolleva acento)

La versión del sistema operativo en uso en forma de texto

"actual"El modo activo de actualización devuelve "Automático" o"Manual"

"version" Versión de Microsoft Excel, como texto.

"sistema"El nombre del entorno operativo:Macintosh = "mac"Windows = "pcdos"

"memtot" La cantidad de memoria utilizada para los datos

Ejemplo.

N(valor)

Devuelve un valor convertido en un número.

La sintaxis de la función N tienen el siguiente argumento: Valor es el valor que desea convertir. N convierte los valores del

siguiente modo:

SI VALOR SE REFIERE A O ES N DEVUELVE

Un número Ese número

Una fecha, en uno de los formatos predeterminados deMicrosoft Excel

El número de seriede esa fecha

VERDADERO 1

FALSO 0

Un valor de error, como #¡DIV/0! El valor de error

Otro valor 0

Ejemplo.





ND()

Devuelve el valor de error #N/A, que significa "no hay ningún valor disponible".Utilice #N/A para marcar las celdas vacías. Si escribe #N/A en las celdas donde

le falta información, puede evitar el problema de la inclusión no intencionada deceldas vacías en los cálculos. (Cuando una fórmula hace referencia a unacelda que contiene #N/A, la fórmula devuelve el valor de error #N/A.).

TIPO(valor)

Devuelve el tipo de valor. Utilice TIPO cuando el comportamiento de otrafunción dependa del tipo de valor de una celda especificada.

La sintaxis de la función TIPO tienen el siguiente argumento:

Valor puede ser cualquier valor de Microsoft Excel, por ejemplo, unnúmero, texto, un valor lógico, etc.:

SI VALOR ES N DEVUELVE

Número 1

Texto 2

Un valor lógico 4

Un valor de error 16

Matriz 64

Ejemplo.








TIPO.DE.ERROR(valor_de_error)

Devuelve un número que corresponde a uno de los valores de error deMicrosoft Excel o devuelve el error #N/A si no existe ningún error. UseTIPO.DE.ERROR en una función SI para determinar el tipo de error y devolver una cadena de texto, como un mensaje, en vez de un valor de error.

La sintaxis de la función TIPO tienen el siguiente argumento:

Valor_de_error es el valor de error cuyo número identificador deseabuscar. Aunque valor_de_error puede ser el valor de error actual, por logeneral es una referencia a una celda que contiene la fórmula que sedesea probar.

SIVALOR_DE_ERRORRES

TIPO_DE_ERRORDEVUELVE

#¡NULO! 1

#¡DIV/0! 2

#¡VALOR! 3

#¡REF! 4

#¿NOMBRE? 5

#¡NÚM! 6

#N/A 7

Otro valor #N/A





Capítulo

AADDMMIINNIISSTTRRAARR VVEENNTTAANNAASS YY

VVIISSTTAASS DDEE VVEENNTTAANNAASS YY DDAATTOOSS En este capítulo se trataran los siguientes temas:

Dividir las ventanas en panelesEmplear los formularios de datosOrdenar listaCrear filtros

Introducción:

Reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con las principales funciones,configuraciones, servicios y características que tiene el Microsoft Office Excel

2010.

6





CONCEPTOS FUNDAMENTALESYa habrá notado que con Ms Excel se puede manipular un considerablevolumen de información. Llamaremos lista o base de datos a este conjunto de

información que está asociada de alguna manera, unas a otras.

Toda base de datos agrupa información referente a un tema o propósitoespecífico.

Para uso de las opciones de análisis de datos accederemos a la SecciónVentana de la Ficha Vista.

Como también veremos la Sección Ordenar y filtrar de la Ficha Datos.

Nueva Ventana

Abrir varias ventanas en un libro proporciona una manera fácil para ver otrabajar simultáneamente con distintas áreas de su libro. Los cambiosrealizados en cualquier de las ventanas se realizan en el libro.

Puede guardar varias ventanas en un libro guardándolo mientras están abiertasvarias ventanas. Para quitar windows que se han guardado con el libro, cierretodas las varias ventanas y, a continuación, guarde el documento.





Ejemplo.

d. Para realizar esta acción active la hoja Nueva ventana del Libro

Conceptos fundamentales.xlsx.

e. Para abrir varias ventanas en un libro Diríjase a la FichaVistaVentanaNueva Ventana.

f. Comprobamos a través de la barra de título.

g. Desde ese momento podemos realizar los cambios necesarios y despuéscerrar la ventana, lo cual afecta al libro en uso.

Organizar Todo

Podemos tener varios libros abiertos y verlos simultáneamente en mosaico, envista horizontal o vertical, en cascada. Si deseamos podemos grabar estaforma personalizada de verlos para la próxima vez.





Ejemplo.

a. Para realizar esta acción tienes que tener en uso varios libros abiertos.

b. Para organizar las ventanas de los libros Diríjase a la FichaVistaVentanaOrganizar todo

c. Se muestra la siguiente ventana la cual se indicará como desea ver suslibros en uso.

d. En este caso se escogerá la opción Mosaico.

e. Vemos que acomoda los libros activos de tal manera que se vea en unasola vista.

DIVISIÓN DE LA VENTANA

Excel divide las ventanas en varios paneles ajustables que contengan las vistasde su libro.





Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Nueva ventana del Libro

Conceptos fundamentales.xlsx.b. Seleccione la celda ó filas ó columnas para dividir.

c. En este caso seleccione la celda E11.

d. Para dividir las ventanas del su libro Diríjase a la Ficha

VistaVentanaDividir.

e. Se dividió en 4 paneles para poder ver varias partes distintas de su libro.

OCULTAROculta la ventana actual para que no se vea.





MOSTRAR

Muestra las ventanas ocultas.

Ejemplo.

a. Para mostrar las ventanas ocultas Diríjase a la FichaVistaVentanaMostrar.

b. Seleccione la ventana oculta de la lista.

c. Presione aceptar.





TRABAJAR CON PANELES

El uso de paneles nos permite “congelar” una sección de nuestra pantalla (en laparte superior y/o a la izquierda) para que al desplazarnos por la lista , lostítulos y encabezados de filas siempre estén visibles.

Inmovilizar Paneles

Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y asídesplazarnos únicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vistade las cabeceras, podemos utilizar la opción deinmovilizar los paneles.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Paneles del Libro Conceptosfundamentales.xlsx.

b. Seleccionaremos la fila 2





c. Para inmovilizar paneles Diríjase a la FichaVistaVentanaInmovilizar paneles.

d. Veremos que los encabezados se mantienen fijos.

Movilizar Paneles

Desbloquea todas las filas y columnas para poder desplazarse por toda la hoja

de cálculo.





Inmovilizar fila superior

Mantener visible sólo la primera fila superior a medida que se desplaza por

toda la hoja de cálculo.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Paneles del Libro Conceptosfundamentales.xlsx.

a. Para inmovilizar paneles Diríjase a la FichaVistaVentanaInmovilizar fila superior.

b. Veremos que los encabezados se mantienen fijos.

Inmovilizar primera columna

Mantener visible sólo la primera columna a medida que se desplaza por toda lahoja de cálculo.





USO DE FORMULARIO DE DATOS

Excel puede generar un formulario de datos integrado para el rango. El

formulario de datos muestra todos los rótulos de columna en un único cuadrode diálogo, con un espacio en blanco junto a cada rótulo para que puedarellenar los datos de la columna. Puede escribir datos nuevos, buscar filas por el contenido de las celdas, actualizar los datos existentes y eliminar filas delrango.

Utilice un formulario de datos cuando un informe simple que liste las columnassea suficiente y no necesite funciones más complejas o personalizadas. Conlos formularios de datos, escribir datos es más fácil que escribir en lascolumnas, especialmente si tiene un rango amplio con más columnas de las

que cabrían en la pantalla.

Esta herramienta se encuentra desactivada de forma predeterminada en Excel2010. Para poder utilizarlo primero debe agregarlo a la barra de opciones deacceso rápido de la siguiente forma:

5. Haga clic en la ficha Personalizar de la barra de herramienta de accesorápido y elija del menú la opción Mas comandos.





6. En la ventana Opciones de Excel elija la opción Personalizar y en la listaComandos disponibles en: elija la opción Comando que no están en lacinta de opciones.

7. Elija el comando Formulario y luego haga clic en el botón Agregar y ésteformará a ser parte de la barra de herramienta de acceso rápido.

8. Haga clic en Aceptar. Ahora ya lo tenemos listo para utilizarlo.





Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Formulario de datos del LibroConceptos fundamentales.xlsx.

c. Ubique el cursor dentro de la base de datos.

d. Para mostrar el formulario Diríjase a la barra de herramientas deacceso rápido y hacer clic en Formulario.

e. Se mostrará una ventana con información de los datos contenido en lahoja de cálculo.





Acciones permitidas para formularios: ingreso, eliminación y búsqueda dedatos.

1. Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

2. Eliminar: Eliminar el registro que está activo.

3. Restaurar: Deshace los cambios efectuados.

4. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.

5. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.

6. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.

7. Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre elregistro, luego rectificamoslos datos que queramos (para desplazarnos por loscampos podemos utilizar las teclas de tabulación), sinos hemos equivocado yno queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar,siqueremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel seposicionará en un registrovacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro oRestaurar para aceptar o cancelar respectivamente.

Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por siqueremos insertar variosregistros, una vez agregados los registros, hacer clicen Cerrar.Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar losbotones Buscar anterior y Buscarsiguiente o ir directamente a un registroconcreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos enel botón Criterioscon lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, essimilaral formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la

palabra Criterios.Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Novela en el campoGENERO, escribimos Novela enGENERO y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona enel registro denombre Novela.





ORDENAR Y FILTRAR LISTAS DE DATOS

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que

desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista deniveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por coloreso por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, asícomo a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones máseficaces.

Usando el botón de A a Z y de Z a A.

Sirve para ordenar en orden ascendente y descendente un listado.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Ordenar con A-Z y Z-A del LibroConceptos fundamentales.xlsx.

b. Ubique el cursor en el campo Descripción para ordenar en orden Ascendente.

c. Diríjase a la Ficha datos Sección Ordenar y Filtrar Botón A-Z

d. Veremos el ordenamiento en orden ascendente.





e. Ahora llevaremos el indicador de la celda al campo N° y ordénelo enforma descendente.

f. El listado ahora aparece en orden descendente por N°, de mayor amenor.

Uso del cuadro de diálogo Ordenar para crear diversos niveles de criteriosde ordenamiento.Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por elprimer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos,pulsamos sobre Ordenar... nosaparece el cuadro de diálogo Ordenar dondepodemos seleccionar los campos por los que queremosordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda,o porsu color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, dondeelegimos si el orden esalfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Listapersonalizada.





Mediante esta secuencia se puede ordenar por más de un criterio de acuerdo ala necesidad del usuario.

Uso de Filtro automáticoFiltrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenadosen la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijadopor nosotros.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Ordenar del Libro Conceptosfundamentales.xlsx.

b. Para filtrar Diríjase a la Ficha datos Sección Ordenar y filtrar

Botón filtro.





c. Notará que al costado de cada campo se muestra una flecha, el cualservirá para filtrar.

d. Las flechas servirán para abrir menús flotantes en el encabezado de sulista.

e. En esta lista, deberá elegir el criterio para una o más columnas de sulista. Por ejemplo, si usa la categoría AUTOR se muestran lascategorías disponibles.

f. Seleccionaremos sólo el AUTOR AA.VV

g. El campo usado como criterio AUTOR se muestra con el símbolo de unpequeño embudo y los números de las filas se muestran de color azul.

Uso de Filtro personalizado

Filtrar una base de datos no es ni más ni menos que de todos los registrosalmacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún

criterio personalizado por nosotros.





Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Filtrar del Libro Conceptos

fundamentales.xlsx.

b. Para el filtro personalizado Diríjase al campo de la columna EluegoFiltros de texto y Filtro personalizado.

c. Visualizará una nueva ventana el cual en este caso deseamos obtener el

listado del intervalo de fecha desde el 01/08/2010 hasta la actualidad.





d. Lo cual optaremos por escoger las opción Mayor igual que 01/08/2010

e. Veremos el siguiente resultado:





11. ¿Para qué sirven la división de ventanas?

12. ¿Para qué sirve el Botón Nueva ventana?

13. ¿Por qué es importante movilizar e inmovilizar los paneles?

14. ¿Cómo se ordena una lista en orden ascendente?

15. ¿Cómo se ordena una lista en orden descendente?

16. ¿Se puede ordenar por más de un criterio, Cómo?

17. ¿Para qué sirve el formulario de datos?

18. ¿Cómo activo el botón del formulario de datos?

19. ¿Cómo ingreso datos mediante el formulario de datos?

20. ¿Cómo realizo un filtro personalizado?

Preguntas de repaso





Capítulo

IINNSSEERRTTAARR GGRRÁÁFFIICCOOSS DDEE DDAATTOOSS En este capítulo se trataran los siguientes temas:

Crear gráficos usando el asistente de gráficos

Insertar gráficosDar formato a un graficoAgregar gráficos personalizadosCrear graficas circularesGráficos en 3D

Objetivo:

El participante aprenderá como elaborar gráficos de un gran impacto visual

tomando como origen las tablas de datos elaboradas en la hoja de cálculo.

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Crear gráficos

Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. Los gráficos

facilitan a los usuarios el análisis que puedan lograr sobre los valores de sutabla. Un gráfico facilita la lectura de los datos, permite representar en formaclara y más interesante los valores de una tabla, permite evaluar, comparar yobservar el comportamiento de los mismos.

Para poder acceder a las opciones de gráficos en MS Excel utilice la sección

GRAFICOS de la ficha INSERTAR .

Ejemplo de grafico

Partes de un gráfico





Para representar un gráfico, Excel considera dos conceptos: Series yCategorías.

SERIES: es un conjunto de valores que deseamos representar gráficamente.Estos pueden estar ubicados en columnas o filas de nuestra base de datos. Elgráfico lo representará en columnas 2D o 3D, puntos de una línea o sectoresde un círculo. En el ejemplo, corresponde a los Trimestres o a las Sucursales(incluye el encabezado y los datos).

CATEGORÍAS: son los encabezados de filas o columnas que se utilizan paraordenar u organizar los valores de las series. En el ejemplo, corresponden a losencabezados de sucursales (Lima, Trujillo y Arequipa) o los Trimestres (Trim1,Trim2,Trim3, Trim4)

RANGOS EMPLEADOSPARA CATEGORIAS Y SERIES

Selección correcta del tipo de gráfico

Rangos utilizados para CATEGORIAS Rangos utilizados para SERIES





Como muestra el ejemplo, un gráfico permite representar claramente susvalores de su tabla, pero debe considerar que los tipos de gráficos y subtipos,

se eligen de acuerdo a lo que se quiere representar o comunicar.

Considere los siguientes criterios para elegir el tipo de gráfico:

GRÁFICO DE COLUMNAS. Útil para representar valores o comparar series dedatos. Las variantes de este tipo de gráficos son Barras, Cilíndrico, Cónico yPiramidal. En este tipo de gráficos, los valores se pueden distribuir en filas ocolumnas, usando varias series de datos.

GRÁFICO DE LÍNEAS. Útil para mostrar comportamientos, conductas ytendencias de una serie de datos en un mismo periodo. Una variante es el tipo Área. Aquí, los datos también se pueden distribuir en filas o columnas.

GRÁFICO CIRCULAR. Es útil para mostrar distribuciones o proporciones de unvalor en un conjunto de Valores. Use también el de Anillos. Los gráficos

circulares simples sólo usan una única serie de valores.





Crear gráficos Ms Excel proporciona una gran cantidad de herramientas para poder crear ungráfico estadístico de forma rápida y elegante.Para entender mejor estos pasos, trabajaremos sobre la hoja Despachos dellibro Presupuesto mensual.xlsxSe desea representar en forma gráfica el presupuesto por cada región.

Procedimiento

1) Debe seleccionar el rango de celdas a representar. Para nuestroejemplo, seleccione el rango A4: D9.

2) En la ficha Insertar , ubíquese en la sección Gráfic os y desglose la listade opciones del tipo de gráfico Columna , elija de la lista el modeloColumna.





3) Agrup ada 3D.

3) Inmediatamente se insertará en la hoja de cálculo un recuadro con un gráficoestadístico que representa a los datos seleccionados.4) Adicionalmente en la c inta de opc iones se habilita la ficha Herramientas de Gráficos con una gran cantidad de secciones con sus respectivas opcionespara adecuar la presentación del gráfico estadístico.





5) Si desea cambiar el Tipo de gráfico utilice el botón Cambiar tip o d e gráfico de la sección TIPO , inmediatamente se activará la ventana de diálogo Cambiar tip o d e gráfic o .

Siguiendo los pasos anteriores obtendremos el siguiente grafico.





6) En la sección DATOS, puede modificar la dirección de distribución de losdatos en el gráfico. Utilizando el botón Cambiar entre f i las y columnas logrará lo siguiente:

Utilizando el grafico Columna agrupada 3D tendremos el siguiente grafico.

Dándole clic en la ficha diseño de la ficha principal Herramientas de gráficos, yejecutamos la opción Cambiar entre filas y columnas señalada en el graficoanterior obtendremos un grafico como el siguiente.





Utilizando el botón Seleccionar datos , podrámodificar los rangos seleccionados para la muestrade las leyendas y los títulos del gráfico o tambiénvolver a cambiar entre filas y columnas.

Seleccionando la opción Seleccionar datos

obtendremos la siguiente ventana.





7) En la sección DISEÑOS DE GRAFICO podrá seleccionar la modalidad deorganización y distribución de títulos en el gráfico.

8) En este ejemplo hemos elegido el Diseño3 que se muestra de la siguienteforma:

9) En la sección ESTILOS DE DISEÑO encontrará una basta variedad decombinaciones de color para el gráfico. Elija y aplique el que más guste para sutrabajo.

Microsoft Office Excel 2010 nos presenta una variada de estilos tal como se

muestran el siguiente grafico dándonos una gran cantidad de posibilidadespara presentar gráficos estadísticos de alto impacto.





10) En la sección UB ICACIÓN encontrará el botón Mover Graf ico . Que lepermitirá enviar el gráfico estadístico a una nueva hoja de cálculo o a una hojade gráfico único. Le mostrará la siguiente ventana.

11) En este ejemplo utilizaremos la opción Hoja nueva y el resultado será elsiguiente:





12) Ahora utilizaremos las opciones de la sub ficha Presentación.

13) En la sección ETIQUETAS encontraremos opciones para adecuar la

presentación y ubicación del título del gráfico, de los rótulos de los ejes, de laleyenda y tablas de datos.





14) En este ejemplo pondremos el título Enc ima del g ráfic o y adicionalmenteutilizaremos Más opciones del título… y en la ventana Formato del títu lo del g ráfi co seleccione las combinaciones de formato que requiera para el título.

Más opc io nes del títu lo .

Después de aplicado los cambios obtendremos un grafico como el siguiente.





Agregar los rótulos del eje.

Titulo de eje ho rizontal pr imario.

Adicionalmenteformatearemos eltitulo bajo el ejedándole clic en Másopciones del titulo deleje horizontal primariotal como estaseñalado en el graficoanterior.

Titulo de eje vert ical pr imario





Lo formateamos de la misma manera que el titulo del eje horizontal primario yobtendremos al final una imagen como la siguiente.

17) Ahora utilizaremos las opciones Leyenda, Etiquetas de datos y Tabla dedatos para completar la información en el gráfico.

TITULO DEL GRAFICO

TITULO DEL EJE

HORIZONTAL

TITULO DEL EJE

VERTICAL





18) Aplique los pasos indicados en los siguientes gráficos.

Después de aplicar los pasos anteriores debemos de obtener un grafico comoel siguiente.





19) En la sección EJES encontraremos opciones para mostrar, ocultar ocambiar el formato de los ejes del gráfico estadístico.

20) En el gráfico actual, modificaremos la presentación del eje vertical primario(utilice la opción Más opc ion es del eje vert ical p rim ario ) de tal forma con locual se mostrará la ventana Dar formato a eje, en el cual realizaremos lossiguientes cambios:

Leyenda en la parte

derecha

Mostrar etiquetas de

datos

Mostrar tablas de

datos





El límite máximo del eje será el valor 40

Asignaremos el formato número de 1 dígito decimal 21) El eje se mostrará de la siguiente forma:





22) Ahora le agregaremos líneas verticales de división principales ysecundarias al gráfico.

23) Ahora con ayuda de la sección FONDO agregaremos colores y efectosespeciales de relleno al gráfico.





24) Utilizando Cuadro g ráfic o Más opc iones de planos poster iores

asignaremos un color especial deRelleno Degradado .

25) UtilizandoPlano infer ior del g ráfi co Más o pc ion es d e p lano s





infer iores asignaremos un color oscuro de Relleno Sólido

26) Utilizando la opción Giro 3D asignaremos 200° para el eje X y 10° para eleje Y. El gráfico debe mostrarse de forma similar al mostrado a continuación:





Debe quedar un grafico como el siguiente.

27) Ahora con ayuda de la ficha FORMATO aplicaremos un formato especial alas series seleccionadas, también aplicaremos estilos, etc.





En el grupo selección actual puede aplicar una serie de formatos tal como lomuestra la siguientes imagen donde esta dividido por categorías.

Adicionalmente también podrá utilizar herramientas para la organización delcontenido del gráfico con la sección ORGANIZAR . Con la sección TAMAÑO

podrá modificar las dimensiones de todo el gráfico o de los objetos que sehayan agregado al gráfico.





Estilos soportados para los objetos del grafico.

Esta ficha formato en general contiene opciones muy parecidas a las que tieneel Word, solamente hay que señalar el objeto y aplicar el color de fondo,relleno, borde o sino aplicar los estilos que vienen predeterminados para

obtener un grafico ya formateado.





ACTIVIDAD.

Objetivo:

Reconocer el entorno de trabajo e identificarse con los distintos comandos paraaplicar cambios de formato a un grafico estadístico.

Propuesta:

Del grafico anterior que se ha trabajado formatear el contenido para obtener elsiguiente grafico.

120840918 guia practica de excel 2010 senati

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