Instituto Pacífico

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I-12 N° 210 Primera Quincena - Julio 2010

Actualidad y Aplicación Práctica

Nuevos Formatos de Libros y Registros Contables vinculados a Asuntos Tributarios (R.S. N° 234-2006/SUNAT)

1. IntroducciónSiendo que el 01.07.10 entró en vigen-cia la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT, en la que se esta-blecen los nuevos formatos de los Libros y Registros Contables vinculados a asuntos tributarios para aquellos contribuyentes obligados a llevar Contabilidad Com-pleta, resulta necesario la recapitulación de la normativa vigente desde el 2007 y prorrogada año tras año.

El artículo 65° del TUO de la Ley del Im-puesto a la Renta precisa la Contabilidad que los perceptores de Rentas de tercera categoría del Régimen General1 debe-rán llevar; esta se determina en base a los Ingresos Brutos Anuales2 obtenidos y a la UIT3, debiendo llevar como mínimo los siguientes registros:

Hasta el 30.09.08

Desde 01.10.08 hasta la actualidad

Ingresos Brutos Anuales hasta 100 UIT:- Registro de Ventas e

Ingresos- Registro de Compras- Libro de Inventario y

Balances- Libro Caja y Bancos

Contabilidad Simplificada

Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT:- Registro de Ventas- Registro de Compras- Libro Diario de For-

mato Simplificado

Ingresos Brutos Anuales mayores a 100 UIT: Con-tabilidad Completa(Libro Caja y Bancos; Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor, Registro de Compras, re-gistro de Ventas).

Contabilidad Completa

Ingresos Brutos Anuales mayores a 150 UIT: Con-tabilidad Completa(Libro Caja y Bancos; Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor, Registro de Compras, registro de Ventas).

A la vez la norma hace precisión que en el caso de encontrarse obligados, deberán llevar otros libros o registros, por parte de los contribuyentes cuyos ingresos brutos anuales no superen las 100 UIT y las 150 1 En el Art. 2º del Anexo del Decreto Supremo N° 007-2008-TR,

publicado el 30.09.2008, Se hace la precisión de la Contabilidad del Régimen General del Impuesto a la Renta a lo indicado en el Art. 65 de la Ley del TUO del Impuesto a la Renta.

2 Ingresos Brutos Anuales; se refiere a aquellos obtenidos en el ejercicio gravable anterior; en el caso de aquellos contribuyentes que recién inicien actividades económicas; deberán presumir los ingresos que obtendrán en el transcurso de dicho ejercicio. (Art. 38 Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta).

3 La UIT, para determinar este límite, corresponde a la del ejercicio en curso.

Autor : C.P. Luz Hirache Flores

Título : Nuevos Formatos de Libros y Registros Contables vinculados a Asuntos Tributarios (R.S. N° 234-2006/SUNAT)

Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 210 - Primera Quincena de Julio 2010

Ficha Técnica UIT, respectivamente; tal es el caso de Registro de Retenciones, Percepciones, Registro de Costos, Registro de Activos Fijos, etc.

Asimismo, resulta necesario precisar que para los contribuyentes que deban llevar Contabilidad Simplificada, los nuevos for-matos entraron en vigencia el 01.01.09.

Se hace hincapié que la normativa a desarrollar sólo amerita respecto de la in-formación mínima que deban contemplar los libros y registros contables, así como de los formatos a utilizarse, más no de la dinámica respecto del llenado de los libros y registros contables, los mismos que se encuentran precisados en el art. 33° del Código de Comercio.

Esta normativa contempla las siguientes disposiciones para el tratamiento tribu-tario de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios:

- El procedimiento para la autorización de los libros y registros contables.

- La forma en la cual deberán ser lleva-dos (mensual o anual)

- Los plazos máximos de atraso.- La pérdida o destrucción de los Libros

y Registros Contables. - Libros y Registros considerados en la

Contabilidad Completa.- Información mínima y formato del

Libro Diario de Formato Simplificado (vigente a partir del 2009).

2. Marco legal- Resolución de Superintendencia

N° 234-2006/SUNAT “Nuevos Formatos de Libros y Registro Contables vinculados a asuntos tributarios”.

- Resolución de Superintendencia N° 230-2007/SUNAT “Prorroga de los Art. 12° y 13° de la R. S. Nº 234-2006/SUNAT”.

- Resolución de Superintendencia N° 239-2008/SUNAT “Modifican Re-solución que establece nuevos formatos de libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios”.

- Resolución de Superintendencia N° 017-2009/SUNAT “Suspenden temporalmente el art. 13° de la R.S. N° 234-2006/SUNAT y modificatorias”.

- Decreto Legislativo N° 1086 – Art. 27° Sustituye primer y segundo pá-rrafo del Art. 65° Ley del IR).

- Art. 65° de la Ley del TUO del Im-puesto a la Renta.

- Art. 38° del Reglamento del TUO del Impuesto a la Renta.

- Art. 33° del Código de Comercio.

3. Adecuación de los Nuevos Formatos de Libros y Regis-tros Contables vinculados a asuntos tributarios

La normativa en mención fue publicada el 15.12.06, vigente a partir del 16.12.06, y ha sufrido postergaciones año a año respecto de los Art. 12° y 13° referidos a la Contabilidad Completa (información mínima), fue prorrogada inicialmente has-ta el ejercicio 2008 (R.S. N° 230-2007/SUNAT), nuevamente prorrogada para el ejercicio 2009 (R.S. N° 239-2008/SUNAT); se amplía la prórroga hasta el 31.12.09 (R.S. N° 017-2009/SUNAT), cuando ya se creía la entrada en vigencia para el ejercicio 2010 de estos formatos y libros contables, Sunat emite una nueva prórroga hasta el 30.06.10 (R.S. N° 286-2009/SUNAT).

Siendo que la adecuación se realiza a me-diados de un ejercicio gravable, los contri-buyentes tienen una gran incertidumbre respecto de cómo realizar la adecuación respectiva; pues bien, vamos a plantear algunos procedimientos a considerar.

3.1. Para los contribuyentes que lleven Sistema Contable Manual

Se sugiere realizar el cierre de sus libros y registros contables que contengan formatos distintos a los establecidos en la R.S. N° 234-2006/SUNAT, y aperturar los nuevos libros con los formatos esta-blecidos debidamente legalizados antes de uso.

Para la legalización de los nuevos libros, los contribuyentes deberán tener en cuen-ta el mayor tiempo de atraso permitido para el llevado de los libros y registros con-tables, anexados a la R.S. N° 234-2006/SUNAT; siendo que es requisito mostrar el último libro utilizado para efectos de la legalización del libro subsiguiente.

La adquisición de estos libros con el for-mato preimpreso, sugiere la adquisición de tantos libros como formatos contenga el mencionado libro o registro contable.

Ejemplo:

El Libro Caja y Bancos contiene 2 forma-tos, deberá adquirir 2 libros:

Formato 1.1 => Libro Caja y Bancos – Detalle de los Movimientos del efectivo

Formato 1.2 => Libro Caja y Bancos –

Actualidad Empresarial

IÁrea Tributaria

I-13N° 210 Primera Quincena - Julio 2010

Detalle de los Movimientos de la cuenta corriente

3.2. Para los contribuyentes que lleven Sistema Contable Computarizado/ Mecanizado:

Los contribuyentes que impriman sus Li-bros y Registros Contables en Hojas sueltas o continuas, deberán adecuar mediante el uso de soporte informático propio o contratado, los parámetros respecto de los reportes que su Software contable generan para la impresión de los Libros y Registros contables, considerando además si con-templa la información mínima solicitada en la R.S. N° 234-2006/SUNAT. Por ende, en caso de tener folios aún sin imprimir, podrá utilizarlos sin ningún inconveniente hasta agotarlos.

Asimismo, si el contribuyente requiere-mostrar mayor información adicional a aquella mínima solicitada por la Sunat, podrá consignarla sin perjuicio a lo esta-blecido por la norma.

4. Plan Contable General vi-gente y su implicancia en los nuevos formatos de los Libros y Registros Contables

vinculados a asuntos tributa-rios

A partir del ejercicio gravable 2009, en el Perú se encuentran vigentes DOS planes contables:

- Plan Contable General Revisado (PCGR)

- Plan Contable General Empresarial (PCGE)

Respecto del PCGE (Plan contable gene-ral empresarial), éste fue aprobado el 23.10.08 mediante Resolución CNC N° 041-2008-EF/94, y fija su uso optativo a partir del ejercicio 2009, y su uso obliga-torio a partir del 2011 (fecha prorrogada por Resolución CNC N° 042-2009-EF/94), este catálogo de cuentas responde a las exigencias establecidas por las Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF’s, y contempla su aplicación para todos los tipos de actividades económicas que se desarrollen.

Resulta necesario remarcar la diferencia en la estructura de los códigos de estos catálogos de cuentas, ya que resultan de mucha importancia para un adecuado llevado de los Libros y Registros Conta-bles vinculados a asuntos tributarios y se detalla a continuación:

II. Contenido del registro de las opera-ciones:

1. Orden cronológico o correlativo 2. Legibilidad y Fiabilidad (No debe contener

espacios ni líneas en blanco, interpolacio-nes, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas).

3. Utilización del Plan Contable General vigen-te 5, o Manual Contable que se encuentre obligado a llevar.

4. Totalización de importes:a) Libros Manuales, deberán totalizar por

cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del pe-ríodo o ejercicio gravable.

b) Hojas sueltas o continuas, la totaliza-ción se realizará al finalizar el período ejercicio.

5. Registro en Moneda Nacional y en Caste-llano. (Salvo excepciones previstas por el Código Tributario – Art. 87º, Num. 4).

Notas:En caso no se realizara operación alguna en de-terminado período o ejercicio gravable, se deberá consignar la leyenda: “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente.

Adicionalmente los Libros y Registros Contables deberán contener:

- Los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que se realicen.

- Folios originales, no se admite adhe-sión de hojas o folios, salvo disposi-ción legal en contrario.

- El Libro de Inventarios y Balances, deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda, por el deudor tributario o su representante legal, así como por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil responsable de su elaboración.

6. Otros Aspectos a considerar:

Lega

lizac

ión

La oportunidad de la legalización es antes de su USO, y se realizará por notarios o jueces de paz letrados o jueces de paz, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario.En el caso de las provincias de Lima y Callao, la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.La Constancia de Legalización deberá contener:a. Número de legalización b. Apellidos y Nombres, Denominación o Razón

Social (Deudor tributario)c. Número de RUC;d. Denominación del libro o registro;e. Fecha de la incautación o registro anterior de

la misma denominación y la autoridad que ordenó la diligencia.

f. Número de foliosg. Fecha y lugar en que se otorgah. Sello y firma del notario o juez

Con la aprobación y vigencia del Nuevo PCGE, la Administración Tributaria se vio en necesidad de realizar una modificatoria a la R. S. Nº 234-2006/SUNAT, en la que se precisa que los nuevos formatos de li-bros y registros contables vinculados a asuntos tributarios, identifican las cuentas contables según el Plan Contable General vigente, los que se mostrarán de manera desagregada a su mínimo nivel; en caso de ser necesario por requerimientos normativos se desagregará a su máximo nivel. (R. S. Nº 239-2009/SUNAT).

5. Forma en que deben ser lle-vados los Libros y Registro Contables vinculados a asun-tos tributarios

El artículo 6º de la R.S. Nº 234-2006/SUNAT y sus modificatorias precisan que los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que los deudores tributarios

se encuentran obligados a llevar, debe-rán contar con la siguiente información4 mínima necesaria:

I. Datos de cabecera:

- Denominación del libro o registro.- Período y/o ejercicio al que corresponde la

información registrada.- Número de RUC del deudor tributario,

Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.

Notas:En caso de libros o registros llevados en forma ma-nual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.Respecto del Libro de Ingresos y Gastos, bastará con incluir como datos de cabecera: Denominación del libro o registro y Período o ejercicio al que corres-ponde la información registrada.

4 Estos requerimientos no serán de aplicación para:- Libro de Actas de una EIRL (Regulado por la Ley de la EIRL.)- Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, Libro de Actas

del Directorio, Libro de Matrícula de Acciones (Regulados por la Ley General de Sociedades)

- El Libro de Planillas (Regulado por D.S. N° 001-98-TR y normas modificatorias)

5 Hasta diciembre de 2008, sólo estaba vigente el PCGR, se determi-naba que aquellos deudores tributarios que hubieran obtenido en el ejercicio anterior ingresos brutos hasta 100 UIT, deberán desagregar a un máximo de 3 dígitos, y en el caso que superasen las 100 UIT, deberán desagregar hasta 4 dígitos. Esta indicación fue modificada por al vigencia del Plan Contable General Empresarial. El artículo 6º, numeral b. iii) fue modificado mediante R.S. Nº 239-2008/SUNAT.

Plan Contable General Revisado (PCGR) Plan Contable General Empresarial (PCGE)

Nivel mínimo: 2 DígitosEjemplo:Cuenta: 60 Compras

Nivel mínimo: 2 DígitosEjemplo:Cuenta: 60 Compras

Nivel máximo: 3 DígitosEjemplo:Cuenta : 60 ComprasSubcuenta: 604 Compra de Materias Primas

Nivel máximo: 5 DígitosEjemplo:Cuenta: 60 ComprasSubcuenta : 609 Costos vinculados a las com-

prasDivisionaria : 6092 Costos vincul. a las compras

de materias primas Subdivisionaria : 60921 Transporte

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Actualidad y Aplicación PrácticaLe

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a. Tratándose de hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.

b. Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior, mediante la presentación del libro o registro concluido o fotocopia legalizada del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.

De tratarse de libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autori-dad competente, bastará la presentación del docu-mento en el que conste la referida diligencia.

Empa

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De tratarse de hojas sueltas o continuas deberán em-pastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.En el caso que el número de hojas sueltas o conti-nuas a empastar sea menor a 20, el empaste podrá comprender 2 o más ejercicios gravables.El empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguien-te al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros. Asimismo, el empaste incluye las hojas que hayan sido anuladasLas hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas en el ejercicio, podrán emplearse para el ejercicio inmediato siguiente.El empaste en varios tomos, incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la le-galización del libro o registro al que corresponde.

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Socia

l Se deberá comunicar a la Sunat conforme lo esta-blece la R.S. Nº 210-2004/SUNAT y modificatorias, y podrá optar por:a. Continuar utilizando los libros y registros vincu-

lados a asuntos tributarios con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen, se deberá consignar adicionalmente mediante algún medio mecanizado, computarizado o un sello legible, la nueva denominación o razón social, sin superponerse a la anterior.

b. Aperturar nuevos libros y registros debidamen-te legalizados, consignando la nueva denomi-nación o razón social, (deberá haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas o continuas no utilizados que fueron legalizados con la anterior denominación o razón social).

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- De ser el caso que las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos, deberá comunicarse a la Sunat dentro del plazo de 15 días hábiles.La comunicación deberá contener:- Detalle de los libros, registros, documentos y

otros antecedentes- Período tributario y/o ejercicio al que corres-

ponden- Fecha de legalización, número de legalización,

Apellidos y Nombres del Notario o el número del Juzgado.

- Adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia.

Plaz

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El plazo es de 60 días calendarios para rehacer los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes, contados a partir del día siguiente de ocurrido los hechos.El deudor tributario podrá solicitar de resultar necesario un plazo mayor, la SUNAT otorgará la prórroga correspondiente, previa evaluación 6.

7. Plazo máximo de atraso:Mediante la R.S. Nº 234-2006/SUNAT se establece el ANEXO 2, que especifica

el tiempo de atraso permitido para la legalización e impresión o llevado de los libros y registros contables vinculados a

asuntos tributarios, así como la forma de determinarlos.

Ejemplo:

6 De verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el deudor tributario, la SUNAT podrá utilizar directamente los procedimientos de determinación sobre base presunta, en aplicación del numeral 9 del artículo 64º del Código Tributario.

Asimismo este Anexo ha sido modificado, mediante la R.S. N° 196-2010/Sunat, publicada el 26.06.10; específicamente referido al plazo máximo de atraso del Libro de Inventarios y Balances y resta-

blece la obligación del llevado Registro de Inventario Permanente en unidades Físicas y Registro de Inventario Perma-nente Valorizado.

(*) Si el contribuyente elabora un ba-lance para modificar el coeficiente o porcentaje aplicable al cálculo de los pagos a cuenta del Régimen Ge-neral del IR, deberá tener registradas las operaciones que lo sustenten con un atraso no mayor a dos (2) meses contados desde el primer día hábil del mes siguiente a enero o junio, según corresponda.

(**) En los casos previstos en el numeral 3.2 del artículo 13°(Fusión, escisión y demás formas de reorganización de sociedades o empresas, cierre o cese definitivo), el plazo máximo de atraso será de tres (3) meses compu-tado a partir del día siguiente: a) A la fecha del Balance de Liqui-

dación.b) Al otorgamiento de la Escritura

Pública de cancelación de sucur-sales de empresas unipersonales, sociedades o entidades de cual-quier naturaleza, constituidas en el exterior o de producido el cese de las actividades de las agencias u otros establecimientos perma-nentes de las mismas empresas, sociedades y entidades.

c) A la entrada en vigencia de la fusión o escisión o demás formas

de reorganización de sociedades o empresas.

d) Al cierre o cese definitivo de la empresa

Asimismo, respecto del Registro de Inventario Permanente en unidades Físicas y Registro de Inventario Per-manente Valorizado; hasta el 2008, y en aplicación al artículo 62º del TUO de la Ley del IR y el artículo 35º del Reglamento de la Ley del IR, aquellos contribuyentes cuyos ingresos brutos anuales del ejercicio anterior supe-rasen las 1500 UIT, están obligados a llevar un sistema de contabilidad de costos, compuesto por: Registro de Costos, Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas y Registro de Inventario Permanente Valorizado.

Mediante R.S. Nº 239-2008/SUNAT, en su artículo 5º, establece la ex-cepción del llevado del Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas, para aquellos contribuyentes obligados a llevar el Registro de In-ventario Permanente Valorizado.

Esta excepción ha sido eliminada mediante R.S. N° 196-2010/Sunat, publicada el 26.06.10 y vigente a partir del 27.06.10.

Registro de Compras 10 días hábiles

Contados desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que se recepcione el comprobante de pago respectivo.

Libro Caja y Bancos 3 meses

Contados desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que se realizaron las operaciones relaciona-das con el ingreso o salida del efectivo o equivalente del efectivo.

CódigoLibro o registro

vinculado a asuntos tributarios

Máximo atraso permitido

Acto o circunstancia que determina el inicio del plazo para el máximo atraso

permitido

3 Libro de inventarios y balances

Tratándose de deudores tributarios pertenecientes al Régimen General del IR:

Tres (3) meses (*) (**)

Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable.

Tratándose de deudores tributarios pertenecientes al Régimen Especial del IR:

Diez (10) días hábiles

Desde el día hábil siguiente al del cierre del mes o del ejercicio gravable, según el Anexo del que se trate.