¿Cómo hacer un exitoso EDT?

CÁRDENAS MÁLAGA HalidéGOYZUETA GOYZUETA RonaldMACEDO MarleneSALVADOR Rossy

GESTIÓN DE PROYECTOS I

Mito 1

Si consideramos en la EDT mejores productos y/o actividades no consideradas en el alcance, tendremos un mejor impacto frente al cliente y le brindaremos un mejor resultado.

Falso.

Esto provocaría que se agreguen cambios que no pasaron por el control integrado de cambios y se originarían, de esta forma, trabajos no solicitados (gold plating).

Mito 2

Es más rápido diseñar una EDT partiendo de las actividades.

Falso.

Porque es como construir una casa sin planos. Se pierde de vista el enunciado del alcance y no se podrán elabora de manera adecuada los paquetes de trabajo, que requieren cuentas de control que midan  el avance del alcance, el cronograma y costos. Esta puede incluir uno o más paquetes de trabajo.

Mito 3

Para realizar un exacto EDT debemos tener en claro cuales son las expectativas de cliente.

Falso.

No es suficiente conocer las expectativas, sino que estas deben ser cuantificadas con el cliente y los demás interesados. Estas expectativas se convertirán en requisitos que nos permitirá realizar la planificación del costo, el cronograma y la calidad.

Mito 4

El costo de los recursos (trabajo y materiales) se pueden ver en camino.

Falso.

Al momento de elaborar la EDT se debe tener todos los requisitos en claro, porque con esa información se realizará la línea de base. Precisamente, los requisitos deben recopilarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente que permita incluirlos en la línea de base del alcance y medirlos una vez que se inicie el proyecto.

Una EDT (WBS) desarrollada para un proyecto puede utilizarse en varios proyectos similares y tomarse como plantilla para futuros proyectos.

Mito 5

Falso.

Recordemos que cada proyecto es único y que cada EDT (WBS) también lo es. La plantilla desarrollada podría utilizarse como insumo para el próximo proyecto, pero deberá actualizarse y ajustarse al mismo.

Mito 6

Se puede utilizar la WBS como un listado de tareas.

Falso.

El propósito de la WBS es tener una visión clara del alcance global del proyecto que nos permita detectar las áreas relacionadas a cualquier cambio a lo largo del mismo.Si nuestra WBS es un simple listado de tareas, perderemos esta visión global del alcance y encontraremos que nos hemos dejado tareas en la planificación sólo cuando las echemos de menos. Y la gestión del control de cambios será nuestra mayor pesadilla.

Mito7

Crear la WBS según la estructura organizativa

Falso.

Si organizamos nuestra WBS según la estructura de la empresa, estamos focalizando el análisis en los recursos que realizan el trabajo en vez de los entregables. Lo que puede crear “scope creep”, añadiendo tareas que no son necesarias para alcanzar los requisitos de los entregables. La estrategia correcta es realizar la WBS desde el punto de vista de las “salidas”, no de las “entradas”.

Mito 8

No se debe incluir las actividades de soporte.

Falso.

La WBS debe incluir todo el alcance de proyecto y no solamente las entregables tangibles. Por lo tanto, no debemos olvidar tareas de soporte como podrían ser: gestión del proyecto, gestión administrativa,…

Mito 9

Darla por terminada

Falso.

La WBS la creamos para que se mantenga viva durante todo lo largo del proyecto, para que mantenga su utilidad debemos ir reflejando todos los cambios que surjan durante todo el ciclo de vida del proyecto

Mito 10

Es más eficiente desglosar el EDT lo máximo que podamos de esa forma nos ayudará a controlar mejor.

Falso.

La EDT es una herramienta, y como tal debe de ser algo que nos ayude al trabajo, en este caso a dar seguimiento al proyecto y poder cuantificar el tiempo y costo de pequeños paquetes de trabajo. Si desglosamos demasiado el EDT seria tedioso darle seguimiento.

Mito 11

Detallo solo todo los entregables que competen a mi equipo de proyecto.

Falso.

Si dentro del proyecto existen sub proyectos como outsourcing y estos sub proyectos se pueden medir en entregables propios del servicio también deben de incluirse en el EDT.