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1. 1. 10 Preguntas y res-puestas para el mo-mento que se eligeun ERPUna guía para pequeñas y medianasem-presasLas aguas del mar ERP son amplias y vastas y navegarlas no es fácil. La grancantidad devendedores de software que apuntan al mercado medio, tratan dedeslumbrar a sus posibles clientes condemostraciones espectaculares y prome-sas tentadoras de navegación tranquila en el mar de laimplementación. División consultoría de Evaluando Software

2. 2. No hay que ser ingenuo. La oferta de software ERP puede haberse adaptado a los requerimientos parti-culares de las empresas del mercado medio, pero eso no cambia la naturaleza compleja y costosa deunemprendimiento tecnológico que debe unir procesos de negocios dispares.Para asegurarse que eligecon sabiduría y prudencia una solución ERP, busque respuesta a, al menos,estas 10 preguntas cuandobusca a los vendedores y sus productos.1 ¿Conoce y entiende los problemas de negocios que los líderesde su organización planean resolver con un ERP?El primer paso para elegir la solución correcta para suorganización es conocer exactamente qué es loque necesita que el ERP haga. Esto es fácil si la adopciónde un ERP es conducida por un único motivadorcomo por ejemplo reemplazar la administraciónfinanciera manual por una automatizada. Pero es pro-bable que su empresa se embarque en un proyectode implementación de un ERP para incrementar lafacturación, aumentar la productividad y mejorar laeficiencia. Aún así, debe estar explícito el problemaque necesita solucionarse para alcanzar la metas quese propone y para ello debe profundizarse en labúsqueda.Tenga presente que muchas implementacionesde ERP’S no cumplieron con las expectativas precisa-mente porque hubo fallas en la determinación ydefinición detallada de las metas del proyecto desde elinicio del mismo.2 Su empresa ¿Ya es usuaria dealgún producto de software?Si en su empresa ya se utiliza un producto de software provisto por una firmavendedora de paquetesreconocida y de marca, la decisión de mejorar puede ser tomada por ejecutivos dealto nivel.Sin embargo, si no está satisfecho con el desempeño del proveedor o si la funcionalidad delERP no satis-face las necesidades de la compañía, no es necesario que siga atrapado por ese proveedor.Esaltamente probable que el cambio a otro proveedor interfiera en el desarrollo del negocio, pero valelapena hacerlo si existe la certeza de que se reducirán los costos en todos los procesos de la empresa.3Como fruto de una adquisición o fusión ¿Está heredando un ERP?Hay épocas de furor en cuanto aadquisiciones y fusiones de empresas. En la nueva compañía resultantees muy probable encontrarse conaplicaciones provenientes de más de un proveedor de ERP dispersas ydistribuidas en diferentes medios.

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En ese momento se encontrará con la necesidad de consolidar y es-tandarizar. Entonces será críticoestandarizar los procesos de negocios.4 Una solución ERP vertical ¿Es la más adecuada para suorganización?En un esfuerzo por hacer el ERP más accesible y alineado con las empresas medianas,muchos vendedo-res lanzaron al mercado paquetes adaptados a industrias específicas. Como la soluciónpuede imple-mentarse rápidamente con el valor agregado de menores personalizaciones(customizaciones), su com- 2 Páginapañía necesitará menos soporte para implementar los procesos denegocios.5 ¿Cuál es la funcionalidad usará su organización?Es probable que no necesite una solución “depunta a puna “(end-to-end) que incorpore desde liquida-ción de sueldos hasta administración de serviciosde pos venta. Con frecuencia, las aplicaciones más

3. 3. usadas son las financieras, las comerciales y, dependiendo de la industria, las que administran la manu-factura o los recursos que brindan servicios.Son muy pocas empresas medianas las que utilizanAdministración del Capital Humano, Gerenciamientode activos o Administración del ciclo de vida deproductos.Para muchas compañías, ciertas funcionalidades del ERP son demasiado específicas y nopueden apro-vecharlas. Otras firmas ya tienen soluciones implementadas, sea que se trate de un softwareo de unproceso tercerizado (Por ejemplo: la liquidación de sueldos o nómina).La recomendación es queno pague por funcionalidad que no necesita ahora o que ni siquiera utilizaráen un futuro previsible.6 Lasolución ERP ¿Está alineada con los procesos de negocios de su empresa?Para obtener la mayor amplitudposible, asegúrese que el ERP que elegirá requiera muy pocas modifica-ciones (idealmente ninguna) paraalinear las aplicaciones con sus procesos de negocios CRÍTICOS.Para que la solución encaje bien con suorganización, no debería emplear recursos del vendedor de ERPpara realizar cambios en el código fuente.No es una buena idea.Si su industria requiere un funcionamiento particular, como por ejemplo cumplircon regulaciones lega-les o ambientales, debería considerar la búsqueda de una solución vertical queentregue esa funcionali-dad como parte de la oferta central.Esto no significa que la solución debería serno personalizada. Es probable que deba realizar personali-zaciones y, seguramente, le entregarán un“toolkit” para hacerlo dentro de su compañía.7 Su organización ¿Cuenta con los recursos necesarios ysuficientes para una im- plementación?Hay que reconocer que las empresas medianas (y más aún laspequeñas) cuentan con bajos presupues-tos para tecnología con poco personal técnico y escasosadministradores de tecnología frente a las másgrandes. Los vendedores de ERP, desde hace un tiempo,comenzaron a entregar sus aplicaciones en unmodelo llamado “on demand” o como aplicaciones alojadas(hosteadas). La oferta cambió y la variedadde modelos ofrece diferentes alternativas.Sin embargo, paraalcanzar un mejor grado de optimización, las empresas deberían considerar otrasopciones diferentes almodelo tradicional de “compra” de productos, por ejemplo: • Considerar el alojamiento (hosting) de laaplicación en un Data Center: esto evita la necesidad de invertir en equipamiento, back up, software decontrol, etc. • Evaluar servicios de operación: esta opción consiste en delegar (tercerizar) en otra empresala operación de la infraestructura técnica. Permite ahorrar costos de mano de obra y de infraes- tructura. •Analizar la contratación de un servicio se software: en la jerga de los informáticos esto se cono- ce comoSaaS (Software as a Service). Se trata de pagar periódicamente por la utilización de software, hardware,infraestructura y servicios de apoyo. Para cualquier empresa es una opción que se debe considerarseriamente pues evita realizar gran inversión inicial. 3Cada una de estas opciones tiene sus puntos a favory en contra. Siempre que se elija una de ellas hay Páginaque estar dispuesto a realizar un “trade-off” entreel proyecto ideal y el óptimo.Un elemento preponderante en esta elección es la disponibilidad de recursoshumanos y tecnológicosde la compañía, tanto en calidad como en cantidad.

4. 4. 8 ¿Qué clase de servicios requerirá s organización?Su organización requerirá diferentes tipos deservicios. Desde la ayuda para seleccionar un ERP hasta lapersonalización específica de diferentesmódulos. Dado que se espera que una implementación de ERPsea exitosa, considere el uso de serviciosde otros proveedores diferentes al que le suministrará el soft-ware. Por ejemplo: Evaluación y selección.Diseño de procesos de negocios. Planeamiento de infraestructura (equipos, redes, operación, back up).Encambio el implementador de ERP le proveerá servicio de soporte, entrenamiento y otro tipo de servi-ciospara que el proyecto se cumplimente en tiempo y forma.9 ¿Cuál es el verdadero costo de una soluciónERP?Como en todo emprendimiento tecnológico, la compra de licencias de software y suimplementación esuna parte del costo final de una solución ERP. Como las empresas de tamaño mediooperan con un pre-supuesto más limitado en comparación con la más grandes, es importante conocer almenos, lo siguien-te: Costos iniciales. Costos de implementación. Cargos de soporte técnico. Cargos pormantenimiento. Costos de nuevas versiones. Sin embargo el costo total del proyecto comprende más

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ítems.10 El proveedor de ERP ¿Tiene una clara estrategia de producto a largo plazo?Este es un punto alque se le da poca importancia pero que es crucial. En especial porque el mercado deproveedores de ERPcambia constantemente. Las adquisiciones y fusiones modifican el paisaje del mer-cado. Necesitaasegurarse que la compañía que eligió podrá acompañarlo en su crecimiento, adaptarsea los cambios delnegocio y dar continuidad funcional al ERP a medida que la tecnología evoluciona.¿Invierte eninvestigación y desarrollo? ¿Cada cuanto actualiza la versión actual de producto? ¿Cadacuanto libera almercado una nueva versión? ¿Hacia donde va el producto? ¿Cuántas versiones de pro-ducto tienevigentes e instaladas? Estas son solo alguna de las preguntas a formular. 4 Página

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