¿cÓmo elegir una soluciÓn tecnolÓgica para la gestiÓn de … · 2020. 11. 10. · informática...

¿CÓMO ELEGIR UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR?

www.u-planner.com

ÍNDICE

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Introducción

Tecnología para la educación: las principales prioridades en el campus

La necesidad de tecnologías de Machine Learning en las universidades

Definir los objetivos y desafíos institucionales

Definir el retorno sobre la inversión (ROI) del software

Identificar activos existentes

Revisa la capacidad de tu equipo

Pide la opinión de toda la institución

Busca características específicas

Evaluar la privacidad y seguridad del software

Considera todas las opciones y compáralas en una escala similar

Pon a prueba el software en un escenario real

Conclusiones

Referencias

1

2

7

9

10

12

14

16

18

23

26

27

29

31

Por ende, antes de buscar nuevas tecnologías para cualquier área de la universidad, tanto facultades como profesionales de tecnología de la información (TI) deben abordar varias opciones correctamente, desde las necesidades internas y los objetivos institucionales hasta su capacidad técnica.

Este eBook ofrece algunos consejos y consideraciones sobre cómo elegir el mejor software para la gestión de la Educación Superior para seleccionar la solución adecuada para las necesidades específicas de tu universidad.

Saludos cordiales,

Juan Pablo MenaCEO, u-planner

La tecnología de información mejora cada año. Sin embargo, cuando una universidad elige un conjunto de softwares para los procesos académicos y de administración, esto implica una inversión institucional a largo plazo. Los tomadores de decisiones en el campus deben ponerse de acuerdo sobre su aplicación, y muchos miembros del personal deben subirse a bordo. Más que elegir a un proveedor, las universidades necesitan unirse al socio adecuado. Sin embargo, hay muchas soluciones en el mercado, así que elegir la opción más adecuada para el área correcta es una tarea difícil.

Al mismo tiempo, en un campus universitario promedio ya funciona un conjunto de aplicaciones de sistemas en línea y fuera de línea. Así, es fácil perderle la pista de los softwares que ya están funcionando en el trasfondo del sistema de gestión académica.

www.u-planner.com 1

INTRODUCCIÓN

TECNOLOGÍA PARA LA EDUCACIÓN: LAS PRINCIPALES PRIORIDADES EN EL CAMPUS1

MÁS EFICIENCIA

Los campus universitarios crecen orgánica y geográficamente. Esto exige mayor colaboración interna en el uso de Tecnologías de la Información (TI), ya que la administración puede volverse más ineficiente.

Entre las principales estrategias examinadas para dilatar el financiamiento de TI, a los CIO les preocupan principalmente tres cosas: más eficiencia y centralización en su apoyo, el uso de soluciones en la nube (cloud solutions), así como el uso de servicios compartidos y en colaboración con otras instituciones.

En los últimos dos años, la mayoría de los CIO aumentó significativamente el uso de tecnología externa para sus instituciones, y actualmente considera las aplicaciones en comunicaciones, almacenamiento y administrativas en formato de software como servicio (SaaS por sus siglas en inglés).

www.u-planner.com 2

www.u-planner.com 3

81%

26%

Mayor eficiencia y centralización de soporte y servicios

69%Computación en la nube

54%Servicios compartidos /colaboración con otras instituciones

Mayor uso de código abierto

23%Servicios de corte

22%Otras nuevas fuentes de ingresos

3%Sin nuevas estrategias

Una encuesta a gerentes de información (CIO) en educación superior en 2016 demostró algunas interesantes inquietudes sobre la implementación de soluciones tecnológicas.

AUMENTO DE LA SUBCONTRATACIÓN

En Estados Unidos, los administradores de campus y profesionales de TI se dieron cuenta de que no pueden ejecutar la totalidad de su arquitectura de software de forma interna, ya que es ineficiente y costoso.

www.u-planner.com 4

58%

62%Correo electrónico / Redes sociales / comunicaciones

61%Centro de datos y / o almacenamiento

60%Aplicaciones administrativas (ERP)

Aplicaciones académicas(incluidos los sistemas de gestión

de cursos / ...)

45%Desarrollo web / Aplicaciones

35%Plataforma como servicio

14%Seguridad

6%Otros

12%Redes


TECNOLOGÍA PARA LA EDUCACIÓN: LA ACTUALIZACIÓN NO ES ANUAL

A diferencia de otras industrias, la inversión en educación implica soluciones que decanos y profesores esperan que perduren por años.

El estudio dice que la mejora de los sistemas administrativos de planificación comprende la inversión de una cantidad considerable de dinero, tiempo y esfuerzo para implementar y mantener, aunque ninguna universidad puede existir sin ellos.

"Una vez que estos sistemas están en su lugar, las instituciones a menudo no tienen los recursos para sustituirlos por varios años. Si bien en algunas empresas e industrias los ciclos de sustitución son menores a diez años, en la enseñanza superior los ciclos pueden superar los veinte años".

Cuando se trata de soluciones de software específicas, las instituciones tienden a ir de a poco, por ende, sustituyen un sistema después de otro en vez de ejecutar una actualización de todo el software a lo largo de toda la institución.

www.u-planner.com 5

3%

30%Seguridad

19%Nube

17%Data Analytics / Big Data

9%Red

8%Informática móvil

5%Aprendizaje Adaptativo

4%Reemplazo de ERP

Integración

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES: ANÁLISIS DE DATOS Y BIG DATA

Además de mejorar la seguridad y trasladar aplicaciones a la nube, los CIO en educación superior esperan invertir en Análisis de Datos y Big Data.

Sin embargo, parecieran estar cómodos con sus actuales sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP por sus siglas en inglés), siendo el reemplazo una de sus prioridades menores.

www.u-planner.com 6


lo que implica la integración de datos de múltiples aplicaciones y localizaciones, incluyendo tanto en centros de datos ubicados en las instalaciones como en la nube".

Con la externalización de datos, las universidades están incorporando gran cantidad de análisis de datos, Machine Learning e inteligencia artificial.

Sin embargo, no son lo mismo.

Una de las principales inversiones TI para el éxito en la educación superior es la toma de decisiones basada en datos. Para Educause esto significa:

"Asegurar que la inteligencia de negocios, la reportería y el análisis sean pertinentes, convenientes y utilizados por los administradores, profesores y estudiantes".

"Es necesario que los datos estén disponibles y seguros, abiertos y privados. Los sistemas y aplicaciones que ejecuten operaciones de misión crítica y apoyen prioridades estratégicas, como el éxito del alumno, deben estar disponibles y ser eficaces y rentables".

"Deben proporcionar los datos sobre los cuales depende el éxito del estudiante y otras iniciativas,

www.u-planner.com 7

LA NECESIDAD DE TECNOLOGÍAS DE MACHINE LEARNING EN LAS UNIVERSIDADES2

No obstante, estos datos pueden atravesar diferentes tipos de análisis.

La minería de datos descubre patrones y conocimientos previamente desconocidos.

El Machine Learning se utiliza para reproducirlos, aplicarlos automáticamente a otros datos y luego utilizar los resultados en la toma de decisiones y acciones.

Entonces, si la institución utiliza técnicas de aprendizaje automático, ¡felicitaciones! ¡Está usando inteligencia artificial!

Ahora entonces, ¿cómo elegir la mejor opción para lograr estas características?

Las universidades acumulan grandes cantidades de información (sin conexión), tanto desde dentro como fuera de las fuentes, que requieren un proceso de extracción y transformación en una serie de datos limpias y consistentes que puede utilizarse como información de nivel de entrada en el modelado de algoritmos. Y su uso requiere de un cuidadoso desarrollo y de pruebas para gestionar predicciones precisas.

¿Qué es Big Data?

Su extracción puede ofrecer ideas interesantes, dado que la mayoría de la información no ha sido procesada ni compilada mediante software para recopilar conocimiento interno.

La minería de datos (Data mining) de educación puede ayudar a Asuntos Estudiantiles a planificar programas, servicios y actividades de divulgación con los atributos de los estudiantes en mente, por ejemplo.

www.u-planner.com 8

¿Cuán urgente es este tema?¿Qué métricas usan?

Al momento de elegir una tecnología para la educación, deberás definir el marco institucional, departamental, académico o resultados estudiantiles que puedan cambiar con su implementación.

Recuerda que estos pueden funcionar más allá de las métricas de un departamento, y en toda la universidad.

Tasas de graduación.Tasas de matrícula.Tiempo para graduarse.Costo por grado.Ratio de alumno:facultad.Y mucho más...

Finalmente, los proveedores pueden ofrecer a tu universidad una gama de herramientas para la planificación académica, gestión de cursos o análisis de datos.Toma nota de ellos.

Sin embargo, si los objetivos y retos de tu universidad que el uso de tecnología ayudaría a cumplir no están definidos correctamente, la solución no te llevará a ninguna parte.

Por lo tanto, antes de saltar a las características del producto, asegúrate de revisar primero el proyecto institucional y ver cuáles objetivos la tecnología te ayudará a alcanzar.

¿Hay temas institucionales?¿Existe una facultad o departamento que pueda necesitar la ayuda de una nueva aplicación?

www.u-planner.com 9

DEFINIR LOS OBJETIVOS Y DESAFÍOS INSTITUCIONALES3

Por ejemplo, la universidad podría estar buscando mejorar estos indicadores:

Aumentar los rendimientos de reclutamiento o matrículas. Disminución de costos de reclutamiento y marketing por estudiante.Disminución de costos de personal administrativo.Mejorar los niveles de satisfacción de servicio entre estudiantes, profesores, alumnos y personal administrativo.Aumentar los flujos de ingresos rentables.Disminuir la caída de inscripciones. Aumentar las tasas de retención de los estudiantes.Reducir tiempo y costos en la planificación académica o en procesos de acreditación.Reducir el número de recursos internos en el sistema TI.

Calcular el ROI de un software institucional requiere de algunas consideraciones como:

El presupuesto normalmente no está asignado a un departamento. Sus aplicaciones pueden beneficiar a una amplia gama de áreas de la institución.

Sin embargo, necesitas poner el valor del nuevo software en números e indicarle a tu departamento de finanzas cuánto tiempo demoraría el retorno sobre la inversión.

Educause considera el valor de la tecnología de enseñanza y aprendizaje más allá del ROI. Esto incluye definir el número de beneficios del software e identificar indicadores o resultados de rendimiento claros.

www.u-planner.com 10

DEFINIR EL RETORNO SOBRE LA INVERSIÓN (ROI) DEL SOFTWARE4

1)

2)

Cheryl Lemke, CEO y presidente de la firma de investigación de tecnologías para la educación Metiri Group, recomienda en Samsung Insights observar resultados directos, intermedios y a largo plazo.

Los resultados directos son los cambios inmediatos que puedes hacer en tu institución. Por ejemplo, nuevas oportunidades para estudiantes y profesores.

Los resultados intermedios demoran un poco más de tiempo en desarrollarse. Éstos pueden incluir cambios en la cultura o roles dentro de la institución.

Los resultados a largo plazo podrían demorar un año o más en aparecer. Podrían incluir un aumento en ciertos niveles de logros en la institución.

No todos son ROI directos. Más bien, Educause recomienda a las instituciones enfocarse en medir el valor de la inversión (VOI).

“Básicamente, el VOI incluye el retorno financiero pero también toma en consideración un valor más abstracto obtenido por la inversión. Obviamente, el VOI no es tan tangible o fácil de medir como es el ROI”.

Asimismo, asegúrate de considerar el valor ya sea en un corto, mediano o largo plazo.


relaciona directamente o indirectamente con la nueva solución que estás buscando, tales como:

Software de planificación de recursos empresariales (ERP).Software de información estudiantil (SIS).Software de Gestión de Contenidos.Plataformas de aprendizaje.Sistemas de Administración de Aplicaciones (AMS).Software de gestión de relaciones con clientes (CRM).Servidores basados en la nube.Software de automatización de la biblioteca.Suites de gestión.Aplicaciones de redes internas.Otros.

Las instituciones de educación superior pueden a veces estar fragmentadas y desconocer el número de aplicaciones y recursos tecnológicos que están a su disposición.

Aquellos que se ejecutan sin problemas.Los que no operan correctamente.Aquellos que requieren actualización.Los en desuso pero que la institución sigue pagando.

Una facultad específica o campus puede estar buscando una solución de software, pero muchas veces no se da cuenta de que la institución en general tiene un acuerdo de nivel de servicio del cual puede beneficiarse.

Por lo tanto, antes de buscar un nuevo software, haz un listado de lo que tu institución ya tiene y evalúa si se


IDENTIFICAR ACTIVOS EXISTENTES5

Revísalas y conversa con las personas encargadas de ejecutarlas.

¿El nuevo software sustituye cualquiera de estos?¿Ejecutan trabajos similares? ¿Podrían trabajar juntos?¿Podrían no estar de acuerdo entre sí?¿Sería utilizado por las mismas personas o requeriría que aumente o disminuya el personal a cargo?


Tu primer activo es tu personal. Por lo tanto, primero debes evaluar qué aplicaciones de software son administradas por cuáles departamentos, lo que tu equipo puede usar y - si estás integrando una nueva aplicación - quién supervisará su ejecución.

Más importante aún, si un nuevo software requiere de personal específico para utilizarlo pero tu equipo no está actualmente en condiciones de hacerlo, es necesario evaluar qué es lo que necesitan tus colaboradores para aprender a ejecutarlo, y si tu proveedor de software puede entrenarlos y apoyarlos.

Como en cualquier gran organización, los profesores universitarios y los administradores podrían tener diferentes enfoques hacia las nuevas tecnologías.

Una vez que definiste el área que necesita de una actualización tecnológica, es posible que necesites analizar quiénes estarían involucrados en el proceso, directa e indirectamente:

¿Qué facultades y departamentos estarían involucrados y necesitan de consulta?¿Cuáles campus cubre?¿Qué personal necesita información?¿Cuáles profesores y académicos deben ser consultados?¿Quién está a cargo de la coordinación?

Cuando hablamos de la capacidad del software, no sólo se trata de la capacidad del servidor para almacenar la información o del presupuesto disponible para tener una herramienta de análisis de datos a su disposición.


REVISA LA CAPACIDAD DE TU EQUIPO6

Imagina una universidad con varios campus, y el equipo que trabaja con el decano de admisiones es el único capacitado para utilizar el nuevo software. ¿Es esto eficaz?

Un buen SaaS es escalable si puede extender su uso en toda la organización, siempre y cuando las personas adecuadas a través de la institución tengan la capacidad para operarlo.

Descubre cómo tu proveedor podría entrenar a su equipo y cómo esa capacidad se extendría a toda la institución.

Una técnica eficaz utilizada por algunas empresas de SaaS es "Capacitar a los capacitadores", mediante la cual la compañía califica a un grupo específico de usuarios expertos quienes también se encargarán de entrenar internamente a sus contrapartes en el uso de las nuevas aplicaciones.

La curva de adopción de esta solución puede ser diferente dependiendo de la facultad, departamento o nivel de cada universidad o institución.

Por lo tanto, comprueba el nivel actual de uso y familiaridad con los sistemas existentes para revisar cómo implementar una nueva tecnología gradualmente dentro de la organización, aprovechando esas habilidades como un activo.

De esa manera podrás planificar una buena capacitación interna y tu proveedor se asegurará de que sea eficiente.


Cuando se trata de la aplicación de un software, necesitarás contar con un grupo asesor que incluya a los tomadores de decisiones y a los usuarios finales.Aún más importante, un nivel de aceptación y convicción mínimo de parte de ellos es obligatorio.

Por otro lado, de haber barreras para el uso de un software específico, tales como capacitación o experiencia, deberías tratarlo con tu proveedor, tomar nota e incluirlo en un período de calificación.

¿Qué pasaría si eliges una aplicación, pero la persona encargada de coordinar a los encargados del ingreso de datos en el software no está consciente de ello?

Cuando se trata de la estrategia de una universidad, un consenso debatido y nutrido ayuda a integrar las perspectivas de todos los departamentos y grupos de interés de la institución.

Si buscas implementar un software para mejorar un aspecto de esa misma estrategia, necesitas la cooperación de todas las partes desde el principio para garantizar el éxito y la aceptación transversal.

Las partes involucradas directa o indirectamente en el uso de tecnología para la educación puede ser personal TI, académicos, tomadores de decisiones, funcionarios, estudiantes, investigadores y asesores externos.


PIDE LA OPINIÓN DE TODA LA INSTITUCIÓN 7

¿Qué pasa si una facultad o departamento tiene sus propios medios de ejecución del proceso y simplemente no utiliza tu opción?

¿El departamento TI teme que quedaría relegado por un software externo?


A menudo, académicos y administradores trabajan el doble porque colocan y comprueban los datos de forma manual entre una aplicación y otra, en vez de contar con un complemento o una integración que mejore las comunicaciones entre más de un sistema. Por ejemplo, migran información de un software heredado, una base de datos intermedia, o un planificador de recursos empresariales hacia un software de registro de estudiantes, o viceversa.

La integración y la migración no deben ser tomados a la ligera. Puede ser perfecto para la modernización de un sistema ERP, aunque podría demandar una fuerza operativa manual completa para ingresar un año completo de datos entre un sistema y otro.

INTEGRACIÓN

Hemos visto que los CIO buscan más eficiencia, colaboración y centralización en su apoyo y servicios. Así, una vez que hayas revisado las aplicaciones existentes y los productos que estás considerando utilizar en el futuro, es importante evaluar los resultados e impacto esperados del software.

La pregunta crucial aquí es: ¿Aumentará la eficacia en lugar de añadir más carga de trabajo a la lista de tareas?

Una de las claves del éxito es la integración.


BUSCA CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS8

USABILIDAD

No hace mucho, gerentes y administradores pasaban semanas en clases vespertinas aprendiendo sobre los aciertos y desaciertos de los sistemas operativos para crear plantillas de forma manual.

Sin embargo, estos nuevos expertos en protocolos de administración de los 80s y 90s se volvían rápidamente obsoletos ante la más mínima actualización de los sistemas operativos de la compañía.

De regreso en la sala de reuniones, los CEO súbitamente se quedaban solos. Las únicas personas capaces de interpretar estos protocolos para ayudar en la toma de decisiones eran estos expertos internos entrenados, pero obsoletos.

A la velocidad que la tecnología avanza hoy, ninguna institución puede permitir esto. Más bien, el proveedor del software debe crear una interfaz fácil de comprender,

AUTOMATIZACIÓN

Muchas personas temen que la administración automatizada reemplace a los seres humanos.

Más bien, hará que los colaboradores sean más eficientes.

Mira a tu equipo de trabajo. Ellos también podrían advertir que falta gente y están trabajando horas extraordinarias para tener la lista de estudiantes antes del comienzo del año académico. ¿Qué te gustaría que estuvieran haciendo para mejorar la relación alumno/profesor, en lugar de llenar papeles o personalizar un documento?


Son más fáciles de adaptar y replicar dentro de la institución.Son más fáciles de integrar con otras aplicaciones.

Sin embargo, no porque sea “fuera de la caja” significa que la solución no pueda ser adaptada a las demandas específicas de una institución.

¿Cuál es el tamaño de tu institución?¿Es una universidad de varios campus?¿Cuán largos son los períodos académicos?¿Cómo se comunica internamente su administración?¿Cuál es su capacidad de infraestructura existente?¿Hacia dónde fluye la información?¿Ante quiénes son responsables?¿Cuáles otras aplicaciones utilizan?¿Quiénes son los usuarios?

Algunas compañías ofrecen sólo soluciones en la nube. Otros proveedores tendrían que alojar sus servicios en la arquitectura de tecnología de la

de manera que el tiempo que necesita el personal para administrar y dominar el nuevo software no demore, y así puedan instruir a sus compañeros después.

El software debe ser tan fácil de usar que un asesor académico, decano de admisiones o miembro del cuerpo docente pueda, al menos, operar con los conceptos básicos, tanto para cargar información como para examinar tendencias clave que orienten la toma de decisiones.

ADAPTABILIDAD Y ESCALABILIDAD

En lugar de una aplicación personalizada, los CIO están buscando software barato y “fuera del cuadrado” porque:

Son más baratos.Tienden a ofrecer una gama más amplia de aplicaciones en vez de una solución personalizada determinada.


SERVICIO AL CLIENTE Y SOPORTE TÉCNICO EXCELENTES

La clave del éxito está en la fase de ejecución y en el equipo involucrado que ayuda a la institución en la instalación, personalización, configuración y capacitación en el uso de la tecnología.

Cualquier software como servicio (SaaS) institucional necesita un adecuado servicio al cliente que:

Evalúe las necesidades del cliente y adaptarse a ellas.Ofrezca capacidades de monitoreo en tiempo real. Cuide la ejecución técnica de la aplicación.Proporcione orientación apropiada a sus características.Entregue soporte 24/7 siempre que haya un problema de hardware o software. Esté disponible en caso de alguna duda en el camino.

información propia de la institución. Asegúrate de que la empresa sea lo suficientemente flexible para tus necesidades y que ofrezca un servicio lo más eficiente posible para alojar los datos.

Lo mismo ocurre con la escalabilidad.

Las universidades almacenan terabytes de información que aumentan cada día. ¿El software es capaz de almacenar tantos datos?

Si una aplicación funciona correctamente para un período de prueba en una determinada facultad o campus, pero no es eficiente cuando se extendió a toda la institución, ¿vale la pena?


Si el proveedor del software que estás considerando sobresale en la ejecución de un ERP, pero no entiende la complejidad de la educación superior y su cultura de trabajo, tal vez debas reconsiderar tu decisión.

Asegúrate de que las personas que trabajan en soporte tienen experiencia en educación, conocen los retos que afrontan y comprenden los plazos, horarios, restricciones académicas, la demanda estudiantil y el proceso de toma de decisiones.

Será la única manera de que puedan plenamente todo el poder del software a los desafíos de tu institución.


68%Ahorrar dinero mediante el uso de la computación en la nube

67%Preocupaciones sobre la seguridad

67%Acceso a datos /información en la nube

66%Protección de información / datos confidenciales

52%Preocupaciones sobrela privacidad

52%Propiedad de datos

31%Posibilidad de traer nuevas actividades en línea rápidamente

Otros

Limitaciones de personal

5%

2%

Priyank Jain, Manasi Gyanchandani and Nilay Khare, The Journal Journal of Big Data.

Este es el punto que más duele y apremia a los TI, dado que busca prevenir la exposición de datos, pérdida de productividad y riesgos financieros. Según la encuesta de los CIO:

"Los costos aumentan debido al ritmo de creciente sofisticación y frecuencia de amenazas".

Al usar la nube (cloud), por ejemplo, los directores de TI tienen muchas preocupaciones. Dos de ellas son los siguientes ámbitos: Privacidad y Seguridad.


EVALUAR LA PRIVACIDAD Y SEGURIDAD DEL SOFTWARE9

SIN EMBARGO, ¿CUÁLES SON LAS DIFERENCIAS?

Como Priyank Jain, Manasi Gyanchandani y Nilay Khare explican en la revista Journal of Big Data.

"La privacidad de los datos está en el uso y gestión de los datos individuales; cosas como configurar directivas para garantizar que la información personal de los consumidores sea recopilada, compartida y utilizada de forma apropiada. La seguridad se enfoca más en la protección de datos contra ataques maliciosos y el uso indebido de datos robados con fines de lucro".

¿QUÉ PASA SI APLICAMOS ESTO EN EL CASO DE UNA UNIVERSIDAD?

Desde el momento en que los futuros estudiantes envían su información y después firman para matricularse en una universidad, quedan unidos por una línea muy fina entre la liberación de información específica para fines administrativos y el derecho a que su información personal no sea revelada a terceros.

Lo mismo ocurre con los administradores, profesores y maestros con el uso de su información y de lo que recolectan de los estudiantes, incluso de antiguos alumnos.


El uso apropiado de la información del usuario.

La capacidad de decidir qué información de un individuo va

dónde.

A menudo se aplica al derecho del consumidor a proteger su información frente a terceras

partes.

Es posible tener malas prácticas de seguridad y buenas acciones

en privacidad.

Es "la confidencialidad,integridad y disponibilidad”

de datos.

Ofrece la posibilidad de confiar en que las decisiones serán

respetadas.

Puede entregar confidencialidad. El objetivo general de la mayoría de

los sistemas de seguridad es proteger a una empresa o agencia.

Es difícil tener buenas prácticas de privacidad sin un buen

programa de seguridad de datos.

SEGURIDAD DE DATOSPRIVACIDAD DE DATOS

Priyank Jain, Manasi Gyanchandani and Nilay Khare, The Journal Journal of Big Data.

equivocadas accedan a esa información debido a una infracción de seguridad.

Esto es muy importante al momento de elegir una solución basada en la nube. El proveedor no sólo buscará la confidencialidad e integridad de sus datos -y en el comportamiento de su equipo-, sino también generar una disponibilidad adecuada, en la cual sólo personas autorizadas puedan acceder a la información cuando sea necesario.

Asegúrate de que el centro de datos del proveedor cuente con seguridad 24/7 e implemente diferentes medidas para proteger las operaciones ante situaciones tales como un potencial corte de energía o hackeo. Idealmente, su centro de datos estará certificado en estándares tales como las normas ISO en gestión de la seguridad de la información, como la ISO/IEC 27000.

Asimismo, asegúrate de que sus recursos SaaS estén codificados y su rendimiento no consuma el resto del sistema de seguridad de la información. Asimismo, que puedan detectar cualquier intrusión no autorizada.

¿QUÉ ES PRIVACIDAD?

Si un estudiante proporciona información personal al matricularse en un programa de pregrado, la universidad no puede vender o entregar información del alumno a un tercero sin su consentimiento previo por escrito. Esto dependerá del acuerdo privado entre el estudiante y la institución, además de las regulaciones locales, regionales o nacionales de privacidad correspondientes.

En este sentido, asegúrate de que tu proveedor SaaS tenga una estricta política de confidencialidad y no divulgación y se comprometa a no utilizar los datos para otros fines distintos a los establecidos en el contrato o acuerdo.

¿QUÉ ES SEGURIDAD?

Toda arquitectura de software interna o externa de la universidad utiliza diversas técnicas como encripción y cortafuegos para evitar que datos personales corran peligro de vulnerabilidades en la web; desde un hackeo, un error de software, o simplemente que las personas


Al buscar alternativas de planificación o programación académica, por ejemplo, encontrarás muchos proveedores de todos los bits y tamaños.

Sin embargo, estos pueden ofrecer una combinación diferente de características y destacar algunas áreas específicas en las cuales obtendrán mayor puntaje.

Pero ¿cómo comparar diferentes compañías, que venden alternativas similares pero que presentan de maneras diferentes?

Te sugerimos hacer un gráfico que incluya el nombre del proveedor en un extremo y las características del software en el otro, y marques con una x si tiene o no ciertas funcionalidades.

Si una característica requiere algunas observaciones (como los precios), anótalo en el campo apropiado.

Tu tabla comparativa podría verse así:


CONSIDERA TODAS LAS OPCIONES Y COMPÁRALAS EN UNA ESCALA SIMILAR10

Supplier 1

Proveedor 2

Proveedor 1

Proveedor 3

Función 1 Función 2 Función 3 Función 4 Función 5 Función 6 Función 7 Función 8 Función 9

Si está actualizando un software específico, añadiendo uno nuevo, o sustituyendo trabajo manual con la automatización, desempolva algunos archivos históricos y comprueba si la nueva alternativa da mejores resultados que el proceso antiguo.

Si el software promete velocidad y luego se ejecuta en un escenario en tiempo real, ¿es más rápido que la competencia o soluciones anteriores?

Haz que la misma gente que usaría el software en el futuro lo pruebe como si la solución ya estuviese en uso.

Luego, organiza una reunión con todos los departamentos involucrados para evaluar los resultados como equipo.

No firmes nada a menos que tu institución haya probado el software en serio. Las empresas ofrecen diferentes períodos de prueba o ejecutar un programa piloto antes de la compra.

No hablamos sólo de mirar un conjunto completo de herramientas que el software ponga a disposición, sino del hecho de exponer el software a una situación de la vida real a pequeña escala. Por ejemplo, si estás considerando una herramienta de planificación de alumnos para toda la institución de educación superior, podrías probarla en una facultad o departamento, con datos reales y evaluar los resultados.


PON A PRUEBA EL SOFTWARE EN UN ESCENARIO REAL11

Podrías pasar por este proceso si decides comprar un software nuevo, ya que probablemente necesitarías demostrar el valor del dinero invertido ante el directorio.

¿Logra sus metas? ¿Es satisfactorio?

Asegúrate de tomar nota de las preguntas que el equipo de prueba realice para que el servicio de atención al cliente de la compañía pueda responderlas.


Realizar un proceso reflexivo antes de elegir una tecnología de gestión de la educación superior es tan importante (si no más) como el propio software. Universidades buscan soluciones externas eficientes que perduren muchos años. Por lo tanto, debe cumplir con tus objetivos y ayudar a agregar valor a los resultados institucionales.

Buscar y seleccionar la solución adecuada para tu facultad o universidad requiere de participación previa, evaluación, análisis y pruebas comparativas por los actores involucrados. Al final, la elección de cualquier aplicación de gestión implica no sólo conformidad técnica sino también de un cambio cultural.

El poder del Big Data, Machine Learning y de la Inteligencia Artificial para ejecutar el análisis y los


CONCLUSIONES

resultados del proyecto se nutre de algunos de sus activos institucionales más importantes: la gran cantidad de datos y documentación que emergen en toda organización.

Sin embargo, para aprovechar esto, necesitas asegurarte de que tu elección de servicio de software hará lo mejor con esa información y que trabajará sin descanso para mantenerlo seguro.

El proveedor de software y tu institución necesitan tener un entendimiento común sobre la seguridad de los datos y la privacidad, especialmente en relación con la información sensible de sus funcionarios, académicos y alumnado.

Por estas razones, no mires a us proveedores de tecnología como el proveedor promedio de software como servicio. Ten en cuenta de que tendrán una repercusión directa en la gestión estratégica; tu institución estará eligiendo un socio, una extensión de su administración.

Por lo tanto, trata el proceso de deliberación con la misma consideración que tendrías para elegir a cualquier miembro de tu equipo.


Educause. Top 10 IT Issues, 2017: Foundations for Student Success.

Graves, W. H. New Educational Wealth as a Return on Investment in Technology.

Harvard Business Review. How Artificial Intelligence Will Redefine Management.

Harvard Business Review. How to Implement a New Strategy Without Disrupting Your Organization.

Jain, P., Gyanchandani, M., & Khare, N. (2016). Big data privacy: a technological perspective and review. Journal of Big Data, 3(1), 25.

Chapman, D. W., & Mahlck, L. O. (2004). Adapting Technology for School Improvement: A Global Perspective. International Institute for Educational Planning (IIEP) UNESCO. 7-9 rue Eugene-Delacroix, 75116 Paris, France.

CIO Review. Higher Education Challenges: Big Data; Cloud Computing; Information Security.

Cresswell, K. M., Bates, D. W., & Sheikh, A. (2013). Ten key considerations for the successful implementation and adoption of large-scale health information technology. Journal of the American Medical Informatics Association, 20(e1), e9-e13.

Deloitte. Digital education 2.0: From content to connections.


REFERENCIAS

Times Higher Education. Four ways that artificial intelligence can benefit universities.

U- Planner. Student Retention Improved by Big Data Analytics.

U- Planner. Usos del Big Data en la Educación Superior.

Zurkus, K. How higher education deals with security threats. CIO.com.

Jonathan D. Mott and Garin Granata. The Value of Teaching and Learning Technology: Beyond ROI. Educause.edu.

Knight, W. (2017, January 04). 5 Big Predictions for Artificial Intelligence in 2017. Technology Review.

Kurshan, B. The Future of Artificial Intelligence in Education. Forbes.com

Leadership Board for CIOs. 2016 Survey of Chief Information Officers.

Lemke, C. (2016, December 27). Tips for Measuring ROI on School Technology. Samsung Insights.

National Academies Press. Improving Measurement of Productivity in Higher Education.

Satariano, A. (2017, January 19). Google co-founder 'surprised' by speed of AI advancements. Chicago Tribune.


ARGENTINA - AUSTRALIA - CHILE - COLOMBIA

COSTA RICA - EEUU - HONDURAS - MÉXICO

NICARAGUA - PANAMÁ - PERÚ - REPÚBLICA DOMINICANA

www.u-planner.com

www.u-planner.com

https://twitter.com/u_planner

https://www.facebook.com/U-Planner-225750520837228/?fref=ts

https://www.linkedin.com/company/u-planner/?originalSubdomain=cl

https://plus.google.com/107378614934371427584

¿cÓmo elegir una soluciÓn tecnolÓgica para la gestiÓn de … · 2020. 11. 10. · informática...

Documents