10 buenas prácticas para la

Gestión de Proyectos

Curso de Dirección de Proyectos

María Jesús Salido Rojomaria.salido@gmail.com

1.Empezamos!!….La reunión de

Kickoff

La reunión de Kickoff

La reunión de kickoff no es un trámite que indica el inicio de un proyecto:

» Es donde nos presentamos al cliente con una propuesta concreta y un equipo consolidado

» Es nuestra última oportunidad, antes de empezar la vorágine de la ejecución, de replantear aspectos del proyecto

» Es dónde el Director de Proyecto se confirma como líder y conocedor de los objetivos, estrategia y plan del proyecto

» Es dónde se comparte con el cliente los riesgos inherentes al proyecto y se pactan acciones conjuntas de contingencia

» Es dónde por primera vez equipo de cliente y el nuestro se ponen a trabajar y deciden los primeros pasos

La reunión de kickoff no es un trámite que indica el inicio de un proyecto:

» Es donde nos presentamos al cliente con una propuesta concreta y un equipo consolidado

» Es nuestra última oportunidad, antes de empezar la vorágine de la ejecución, de replantear aspectos del proyecto

» Es dónde el Director de Proyecto se confirma como líder y conocedor de los objetivos, estrategia y plan del proyecto

» Es dónde se comparte con el cliente los riesgos inherentes al proyecto y se pactan acciones conjuntas de contingencia

» Es dónde por primera vez equipo de cliente y el nuestro se ponen a trabajar y deciden los primeros pasos

2. Tenemos Un Plan!

Tenemos un PlanUn Plan tiene una fuerza psicológica tanto como racional:

FANÁTICOS de los PLAZOS+ HITOS ESENCIALES

» Está claro que es mejor que “lo hagamos bien” a que sigamos necios un plan

» Pero debemos ser rigurosos con el plan. Y si no nos vamos capaces de seguirlo, hagamos otro

» No hay nada que mine tanto nuestra imagen ante un cliente que no ser capaces de cumplir un hito que nosotros mismos hemos marcado

» Debemos ser flexibles y replanificar cuando las condiciones cambien, pero una vez fijamos el plan, RIGOR, RIGOR, RIGOR

Un Plan tiene una fuerza psicológica tanto como racional: FANÁTICOS de los PLAZOS+ HITOS ESENCIALES

» Está claro que es mejor que “lo hagamos bien” a que sigamos necios un plan

» Pero debemos ser rigurosos con el plan. Y si no nos vamos capaces de seguirlo, hagamos otro

» No hay nada que mine tanto nuestra imagen ante un cliente que no ser capaces de cumplir un hito que nosotros mismos hemos marcado

» Debemos ser flexibles y replanificar cuando las condiciones cambien, pero una vez fijamos el plan, RIGOR, RIGOR, RIGOR

3. Resultados enseguidaPrototiposQuick wins!

Prototipos , Quick wins

» La Ley de Pareto dice que “ el 20% de sus actividades va a producir el 80% de sus resultados”

» Identifica lo antes posible, cuales son esas actividades

» Prototipos como herramienta de diseño. Ningún documento será nunca tan gráfico!

» Divide, haz trozos, rompe el puzzle, atomiza

» Evolución por beta continua: Pensar, diseñar, ejecutar, Re-pensar, diseñar, ejecutar, Re-pensar, diseñar, ejecutar…

» Realimenta constantemente. No pierdas de vista el mundo real

» Sé capaz de volver a empezar

» No pierdas de vista aquello que es esencial

» No pierdas de vista a los usuarios

» La Ley de Pareto dice que “ el 20% de sus actividades va a producir el 80% de sus resultados”

» Identifica lo antes posible, cuales son esas actividades

» Prototipos como herramienta de diseño. Ningún documento será nunca tan gráfico!

» Divide, haz trozos, rompe el puzzle, atomiza

» Evolución por beta continua: Pensar, diseñar, ejecutar, Re-pensar, diseñar, ejecutar, Re-pensar, diseñar, ejecutar…

» Realimenta constantemente. No pierdas de vista el mundo real

» Sé capaz de volver a empezar

» No pierdas de vista aquello que es esencial

» No pierdas de vista a los usuarios

4. El Equipo del Proyecto y los

“amigos”del Proyecto

El Equipo del Proyecto

» Trabajamos con recursos limitados

» Los proyectos se dimensionan rozando mínimos

» Pero somos muchos, estamos en una gran compañía, y/o estamos en un mundo conectado y accesible

» Gestionemos óptimamente el equipo del proyecto, pero administremos también la red de contactos que nos pueden ayudar, enseñar, dar soporte puntual

» Montemos Redes alrededor del proyecto.

» Estamos en tiempos de guerra: Busquemos aliados hasta en el infierno

» Trabajamos con recursos limitados

» Los proyectos se dimensionan rozando mínimos

» Pero somos muchos, estamos en una gran compañía, y/o estamos en un mundo conectado y accesible

» Gestionemos óptimamente el equipo del proyecto, pero administremos también la red de contactos que nos pueden ayudar, enseñar, dar soporte puntual

» Montemos Redes alrededor del proyecto.

» Estamos en tiempos de guerra: Busquemos aliados hasta en el infierno

5. Celebrad cadaÉxito!

Celebrad también los Fracasos

Celebrad cada Éxito…y también los Fracasos

» Celebrad cada éxito, por pequeño que sea

» La satisfacción colectiva tiene una fuerza increíble

» Iros a tomar un café, una cerveza...y con el cliente si puede ser.

» Invitad al gerente de cuenta, al comercial, llamad a los de calidad ;-(!!

» Publicadlo en un portal, sonreír por los pasillos

» Celebrad también los fracasos…si son brillantes, si son excelentes si nos han ayudado

» “Los INTENTOS rápidos ,engendran FRACASOS rápidos, que a su vez producen CORRECCIONES rápidas, que por supuesto dan lugar a EXITOS rápidos”

» Celebrad esos fracasos rápidos. Lo único que hay que penalizar es la inactividad

» Celebrad cada éxito, por pequeño que sea

» La satisfacción colectiva tiene una fuerza increíble

» Iros a tomar un café, una cerveza...y con el cliente si puede ser.

» Invitad al gerente de cuenta, al comercial, llamad a los de calidad ;-(!!

» Publicadlo en un portal, sonreír por los pasillos

» Celebrad también los fracasos…si son brillantes, si son excelentes si nos han ayudado

» “Los INTENTOS rápidos ,engendran FRACASOS rápidos, que a su vez producen CORRECCIONES rápidas, que por supuesto dan lugar a EXITOS rápidos”

» Celebrad esos fracasos rápidos. Lo único que hay que penalizar es la inactividad

6. Gestión de Riesgos

Gestión de Riesgos

» Un fuego no aparece de un día para otro

» Anticiparse al problema : Generalmente ya lo sabíamos

» Solo hay tres tipos de riesgos que valga la pena controlar : Financieros, Técnicos y de Calendario

» …Y aunque no lo encontréis en ningún manual…los emocionales. Los Proyectos son Personas (Personales)

» Un fuego no aparece de un día para otro

» Anticiparse al problema : Generalmente ya lo sabíamos

» Solo hay tres tipos de riesgos que valga la pena controlar : Financieros, Técnicos y de Calendario

» …Y aunque no lo encontréis en ningún manual…los emocionales. Los Proyectos son Personas (Personales)

7. Enamorarse de los

Usuarios

Enamorarse de los Usuarios

» Un proyecto se concibe para satisfacer una necesidad, un problema, un sueño !!

» Mas allá del cliente como ente abstracto y más allá del que compra y negocia con nosotros, están aquellos para los que está pensado el producto, servicio…

» Pensad obsesivamente en ellos durante todo el proyecto

» Conocedlos, iros a tomar café con ellos, preguntadles. Ningún catalogo de requerimientos, ningún documento de especificaciones, ningún pliego nos lo explicará mejor.

» Un proyecto se concibe para satisfacer una necesidad, un problema, un sueño !!

» Mas allá del cliente como ente abstracto y más allá del que compra y negocia con nosotros, están aquellos para los que está pensado el producto, servicio…

» Pensad obsesivamente en ellos durante todo el proyecto

» Conocedlos, iros a tomar café con ellos, preguntadles. Ningún catalogo de requerimientos, ningún documento de especificaciones, ningún pliego nos lo explicará mejor.

8. ComunicarComunicar Comunicar

Comunicar, Comunicar,… » Al cliente, al equipo, a la organización

» Comunicar no es hacer un Status Report, ni preparar la reunión de Seguimiento de siempre, ni perder horas sentados con el equipo

» Con el Cliente:

» Pensemos qué necesita saber en cada momento

» Pensemos qué queremos que sepa para que nos puedan ayudar

» Pensemos qué necesitan transmitir ellos dentro de su propia organizacio

» Con el Equipo:

» Toda la información del proyecto al alcance de todo el equipo, siempre y fácil

» Reuniones rápidas diarias, de 15 minutos: Qué ha pasado en las últimas 24 horas. Qué va a pasar hoy

» Al cliente, al equipo, a la organización

» Comunicar no es hacer un Status Report, ni preparar la reunión de Seguimiento de siempre, ni perder horas sentados con el equipo

» Con el Cliente:

» Pensemos qué necesita saber en cada momento

» Pensemos qué queremos que sepa para que nos puedan ayudar

» Pensemos qué necesitan transmitir ellos dentro de su propia organizacio

» Con el Equipo:

» Toda la información del proyecto al alcance de todo el equipo, siempre y fácil

» Reuniones rápidas diarias, de 15 minutos: Qué ha pasado en las últimas 24 horas. Qué va a pasar hoy

9. El último 2%

El último 2%

» Cita de Richard Templar : “EL PRIMER 90% DE UN PROYECTO SE TOMA EL 90% DEL TIEMPO….

» …..EL ULTIMO 10% SE TOMA EL OTRO 90% DEL TIEMPO”

» Cita de Richard Templar : “EL PRIMER 90% DE UN PROYECTO SE TOMA EL 90% DEL TIEMPO….

» …..EL ULTIMO 10% SE TOMA EL OTRO 90% DEL TIEMPO”

10. Y algo más …

Y algo más..

» Convertir el Objetivo en una Misión

» Convertir el Equipo en una Familia

» Convertir el Proyecto en una Historia

» Convertir el Objetivo en una Misión

» Convertir el Equipo en una Familia

» Convertir el Proyecto en una Historia

Bibliografía

» 50 Ideas clave para la Dirección de Proyectos - Tom

Peters

» Gestionar Proyectos. Una guía práctica para gestionar

tareas y personas. Gestión 2000

» Gestión de Proyectos con MicrhosoftProject - Antonio

Colmenar Santos - Ra-ma

» Cadena Crítica - Eliyahu Goldratt

» La Tercera ola - Alvin Toffler

» Necessary but not sufficient - Eliyahu Goldratt

» The Deadline - Tom de Marco

» 50 Ideas clave para la Dirección de Proyectos - Tom

Peters

» Gestionar Proyectos. Una guía práctica para gestionar

tareas y personas. Gestión 2000

» Gestión de Proyectos con MicrhosoftProject - Antonio

Colmenar Santos - Ra-ma

» Cadena Crítica - Eliyahu Goldratt

» La Tercera ola - Alvin Toffler

» Necessary but not sufficient - Eliyahu Goldratt

» The Deadline - Tom de Marco

Gracias…y buena Suerte

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