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© Universitat Jaume I.

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Tal como os ha comentado Emi voy a presentaros de manera práctica la aplicación que utilizamos actualmente en el gabinete del rector de la Universitat Jaume I. Además que para la gestión de actos también la utilizamos para la gestión diaria del gabinete. Como veréis la aplicación esta en valenciano, iré traduciendo las distintas palabras que vaya comentando.

En mi intervención os explicaré la gestión de eventos y los procesos diarios, los puntos más interesantes de nuestra aplicación.Empezaré primero con los procesos diarios, y concretamente con la gestión de personal externoEn este MODULO es donde se introducen las altas, bajas o modificaciones de las personas externas junto a los grupos/ “colectivos” a los que se asocia la persona. Una misma persona puede estar asociada a varios grupos. Cuando marcamos el campo llamado principal indicamos cuál es el grupo más importante.De esta forma no duplicamos nunca una invitación

Este apartado nos permite utilizar la aplicación para la gestión diaria del Gabinete del Rectorado. Por ejemplo: - Consulta de números de teléfonos, direcciones, correos electrónicos etc. - Exportar listado de texto para personalizar cartas- Etiquetas para envíos de correspondencia - Listados telefónicos. Etc. etc.

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A continuación, os mostraré las funciones de la aplicación en lo que se refiere a la gestión de eventos a través de un CASO PRÁCTICO DE UN ACTO ACADEMICO DE APERTURA DE CURSO

EN EL MODULO DE EVENTOS

En este apartado es donde daremos de alta el EVENTO y donde se hará constar todas las

características del EVENTO

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En texto Introduciremos los textos para mandar un saluda invitando a la comida o para el posterior envío de fotografías

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Una vez hemos dado de alta el acto de Apertura del Curso 2007/2008:

EN EL MODULO GESTIÓN DE EVENTOS

1.- Elegimos el evento correspondiente 2.- Procedemos a incluir los invitados al mismo.

El botón Gestió dels convidats (Gestión de los invitados) nos llevará a la pantalla lista de asistentes.

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El botón de Convidar a l’acte (Invitar al acto)

Nos abrirá la MODULO donde veremos el listado de grupos y las personas asociadas a cada grupo

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Nos abrirá la MODULO donde veremos el listado de grupos y las personas asociadas a cada grupoSi nos situamos en el grupo 02. Generalitat Valenciana

El botón Convidar a tots (Invitar a todos):.Invitamos a todos los grupos que cuelgan del 02

Si nos situamos en el grupo 02.01 Presidència de la Generalitat Valenciana

El botón Convidar (Invitar): Esta opción incluirá como invitados al acto a todas las personas de un grupo en concreto (es el que más utilizamos).

Con el botón Convidar-ne un (Invitar uno): seleccionamos una persona de un grupo.

Gracias a la aplicación no duplicamos nunca un invitado que esta dado de alta en varios grupos, siempre invita al cargo que le hemos asignado como preferente.

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Ahora vamos a invitar al personal de la UJI que esta integrado en el sistema.Si nos situamos en el grupo 23.10 (Cargos UJI) Dentro del apartado de cargos hay de muchos tipos, la inclusión en el acto no puede ser automática. Con el botón CONVIDAR (Invitar) se abrirá un MODULO, donde podremos elegir el grupo o colectivo que queremos invitar Ejemplo:. Directores Departamentos, Directores Centros.También podemos invitar a un solo cargo

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- Si nos situamos en el grupo 23.11 (PDI)

Con el botón CONVIDAR (Invitar) se abrirá un MODULO, donde podremos elegir el departamento de cada centro que queremos INVITAR O PODEMOS ELEGIR INVITAR A TODOS LOS DEPARTAMENTOS.

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- Si nos situamos en el grupo 23.12 (PAS)

Es el mismo caso que el del apartado 23.11 pero por servicios.

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YA HEMOS INCLUIDO A TODOS LOS INVITADOS AL ACTO Volvemos al MODULO de Gestión de los Invitados y marcamos las personas que queremos invitar a la comida.

Vamos a proceder a mandar las invitaciones al Acto

Volvemos al MODULO de Gestión de los Actos y SACAMOS- Saluda invitando a comer (Saluda comer)- Etiquetas invitados a la comida- Etiquetas resto de invitados- También podemos enviar la invitación a través de correo electrónico, tanto para la comida como para el acto, y

recibir la confirmación vía pagina WEB, en este caso se incluirá la confirmación en la aplicación automáticamente

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Procedemos a incluir las CONFIRMACIONES de los ASISTENTES AL ACTO

- En el MODULO de Gestión de los invitados

Se mostrará toda la relación de personas invitadas al acto y la información de cada una: - El grupo de donde proviene - Si esta invitado a la comida- Si es un cargo académico- En este caso, al tratarse del acto académico de Apertura de Curso, se invisten a los nuevos doctores, Cuando confirma su asistencia un nuevo doctor, le pedimos el nombre de su padrino y el número de familiares que asistirán al acto.

Abriendo el boton Altres dades (Otros datos) podremos incluir y consultar más datos del invitado

CONFIRMAREMOS su asistencia e indicaremos el lugar donde debe dirigirse (Vestidor) el día del acto, por disponer de distintos espacios para formar la comitiva

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Voy a comentaros el sistema que tenemos para RESERVAR TOGAS del PDI de nuestra universidad

El profesorado hace la reserva de su vestido académico a través de la página Web de la UJI.ABRIMOS EL FORMULARIO Seleccionamos el acto al que hemos sido invitados y cumplimentamos los datos - Talla – - Color Si es nuevo doctor especialidad-Una vez introducidos los datos en el formulario de reserva, automáticamente, se incluye esta

reserva en el Acto y llega un correo electrónico :1.- Al profesor confirmando su reserva2.- A la conserjería del centro donde esta depositada la toga3.- Al Gabinete de Rectorado

Esta reserva también la podemos hacer MANUALMENTE

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Una vez recibidas las confirmaciones procederemos a su ubicación en el Salón de Actos (nuestro salón tiene un aforo de 300 asientos)Podemos hacerlo asignando fila y asiento o a través de la herramienta WEBABRIMOS EL PLANOLa parte izquierda del salón la reservamos para la comitiva académica y la parte derecha para las autoridades civilesA la derecha del plano veremos el listado de asistentes de los diferentes grupos. Abrimos un grupo y aparecen los diferentes invitados que nos han confirmado su asistencia y los vamos ubicando en el plano desapareciendo, automáticamente de la lista de asistentes

- Podemos hacer reservas en el salón, para prensa, familiares de nuevos doctores, y otros colectivos,

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PODEMOS HACER DESPLAZAMIENTOS AUTOMATICOS EN EL PLANO (REORGANIZAR SALON)

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Un listado muy importante en la organización del acto es la Comitiva Académica

BOTON FORMACIO COMITIVA (FORMACION COMITIVA)Abrimos una pantalla en la que indicaremos los parámetros para su formación

BOTON VORE COMITIVA (VER COMITIVA) Aparece un formato que nos permite hacer cambios en la comitiva y generar el documento, con todo el profesorado que forma la comitiva por el orden que previamente les hemos dado al confirmar la asistencia.

De esta forma cuando hay algún cambio de última hora se actualiza automáticamente desde la aplicación

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DISTRIBUCION DE LOS INVITADOS EN LAS MESAS DE LA COMIDAPodemos sacar listado de los invitados que han confirmado la asistencia a la comida, y que

previamente les hemos asignado una mesa BOTON Llista dinar (listado) Podemos sacar los listados : Por orden alfabético (Con cargo y sin

cargo). Ordenados Por mesa Se esta trabajando en el Servicio de Informática en la distribución de mesas de manera

automática. Se hará con el mismo sistema que se utiliza para el Salón de Actos

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TENEMOS UNA SERIE DE LISTADOS

Seleccionando un acto podemos sacar:- Etiquetas de: Asistentes para los asientos (Etiquetes assistents)- Distintos listados de asistentes al acto (Llista assistents, Lista assit (Hotel), Llista protocol (todos las autoridades que tiene orden de precedencia)- Listado con teléfonos de personas invitadas (Lista de invitados)- Ubicación de los asistentes en el salón (Ubicación Asistentes)

CON POSTERIORIDAD AL ACTO

Enviaremos las fotos a los premiados, nuevos doctores etc. - Saluda (Saluda Foto)- Etiquetas para el envío de las Fotos

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ACTUALIZACION DE LOS DATOS DEL ACTO

En el MODULO de eventos podemos mantener la información más importante de cada acto-Coste del Acto- Profesor que imparte la Lección inaugural-Mesa Presidencial Etc.En esta Base de Datos tenemos información de todos los Actos Académicos celebrados en la Universitat Jaume I desde su creación en el año 1991Con el programa DISCOVE-RE podemos explotar todos los datos contenidos en nuestra aplicación , hacer estadísticas del coste de cada acto. Estudios comparativos de asistencia a los actos.etc.

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TAMBIEN PUEDEN UTILIZAR ESTA APLICACIÓN INFORMÁTICA OTROS SERVICIOS

1.-Autorización para crear un acto,Cada acto llevará asociado la información de los usuarios administradores del acto, es decir aquellos que lo dan de alta y lo gestionan.

2.- Autorización para consultar información y sacar listados (sin mantenimiento de los grupos de la aplicación).

3.- Autorización para consultar información, sacar listados y mantener ellos sus grupos. Ejemplo: Consejo Social.

Muchas gracias por vuestra atención. Si queréis abrimos ahora un turno de preguntas, dudas o sugerencias.