1 taller

Flujo de Trabajo

Pgina # *LAUREATE PERUDireccin Corporativa de RecursosHumanos

Mejoras en el rea de Registro de Pedidos

% de errores 3% a 2%

Tiempo de procesamiento 38 hr a 12horasHoras extras / Semana 40 a 0 horas

Tiempo y costo en telfono: AhorroEjercicio No. 2Resultado: El 2% de clientes comenz a recibir el producto equivocado


Que hacen los Equipos


Conceptos Bsicos Qu es un Proceso ?ELEMENTOS DE ENTRADA (INSUMOS)ELEMENTOS DE SALIDA (PRODUCTO)PROCESO


Estados de un Proceso

Hoja1

Nivel 5

Nivel 4

Nivel 3

Nivel 2

Nivel 1

Nivel 0

Hoja2

Hoja3


Tipo de acciones sobre un Proceso MEJORA INNOVACIN ASEGURAMIENTOVariableVariableVariabletiempotiempotiempo


Medicin y control de las principales variablesQu esNormalizarUnProceso?Mecanismos de Auditoria del procesoCapacidad de cumplir las especificacionesCapacitacin del Personal que los operaMecanismos de actualizacinNormas y Procedimientos definidos y difundidos


MetodologaP1 P2 SELECCIONAR EL PROCESO A NORMALIZAR

ACOTAR EL PROCESO Y DEFINIR INDICADORESDESCRIBIR EL ESTADO ACTUAL DEL PROCESOPROGRAMA DE NORMALIZACIN Y CONTROLEJECUTAR EL PROGRAMACONTROL DEL PROCESO Y AUDITORIAP3P4P5P6Proyectos MejoraProyectos Innovacin


Paso 1: Seleccionar el Proceso a NormalizarObjetivo:Escoger entre los diversos procesos existentes en la (empresa / divisin), el proceso a normalizar.


Paso 1: Seleccionar el Proceso a NormalizarSub-Pasos:1A: Listar Procesos Principales.1B: Preseleccionar Procesos.1C: Seleccionar el Proceso.


Sub-Paso 1A: Listar Procesos PrincipalesDesarrollo y lanzamiento de productos y/o servicios.Admisin de alumnosVentas de programas y cursosMatrcula y convalidacionesPlaneamiento del proceso de enseanza aprendizajeEnseanza aprendizaje y evaluacinGestin acadmicaFacturacin, Cobro y PagoLos PROCESOS CLAVES. Son los responsables directos de los productos servicios de la empresa o de la unidad funcional.Ejemplos:


Sub-Paso 1A: Listar Procesos PrincipalesInvestigacin de Mercado.Publicidad.Promocin de ventas.Servicios del centro de informacinDiseo y construccin de nuevas instalaciones.Capacitacin y desarrollo de personal.Seleccin de personalEvaluacin y promocin de personal.Mantenimiento de equipos.Sistemas informticosLos PROCESOS DE SOPORTE. Apoyan a los procesos claves.Ejemplos:


EJEMPLO: Secretara Acadmica del Pregrado UPCOBJETIVO FUNCIONAL DE SECRETARIA ACADEMICAAdministrar el normal desarrollo de las actividades acadmicas, mantener el registro de las evaluaciones y emitir las constancias, certificados, grados y ttulos solicitadas por los alumnos. PROVEEDORESDirecciones acadmicasAdmisinFacturacinSistemasCongresoServicios GeneralesANRINSUMOSPROCESOSPRODUCTO/ SERVICIOATRIBUTOSCLIENTESATRIBUTOSPlanes curricularesDisp. de aulasHorarios de prof.Formatos impresosSolicitudesLeyes y normas.CuestionariosProtocolo de notasClaridadOportunidadConfiabilidadAccesibilidadOperatividadA) CLAVES: B) DE SOPORTE:MatrculaDefinicin de Nivel.Elaborac. HorariosImpresin de mat.Registro de NotasAtencin de solicitudes de alum.Administracin de recursos

PrematrculaCierre de cicloGestin de pago a proveedoresGestin de pago a profesoresAlum. Matric. Horarios Info. AcadmicaNotas registCertificados Exmenes aplicAlumnosPadres de familiaIngresanteCOMACADProfesoresOportunidadClaridadConfiabilidadCalidadAmabilidadPrecisinSub-Paso 1A: Listar Procesos (Hoja de Caracterizacin)


Tcnicas Sugeridas:Diagrama de Caracterizacin de la unidadTcnica de grupo nominal (TGN)Matriz de seleccinCaso No. 1En equipo, realice lo siguiente:

Seleccione el proceso a normalizar

Tiempo sugerido: 10 minutos


Paso 2: Acotar el Proceso y Definir IndicadoresObjetivo:Acotar el proceso definiendo sus lmites, as como seleccionar los indicadores a tomar en cuenta para la normalizacin del proceso.


Sub-Pasos:2A) Acotar el Proceso.2B) Seleccionar los indicadores claves.2C) Definir operativamente los indicadores seleccionados.2D) Evaluar la necesidad de dividir el proceso en sub-procesos. Paso 2: Acotar el Proceso y Definir Indicadores


Definir el inicio y fin del proceso.Sealar los insumos del proceso.Sealar los resultados del proceso.Identificar los clientes del procesoTcnicas Sugeridas: Diagrama de bloques del procesoSub-Paso 2A: Acotar el Proceso


Ejemplo: Diagrama de bloques del Proceso de Matrcula Regular del Pregrado UPCSub-Paso 2A: Acotar el Proceso


Tcnicas Sugeridas: Diagrama de bloques del procesoCaso No. 2En equipo, realice lo siguiente:

Diagramar el proceso seleccionado a nivel de bloquesDefina el inicio y fin del procesoIdentifique los insumos del procesoIdentifique los clientes directos del procesoEntregar el diagrama de caracterizacin, hoja resumen y diagrama de bloques del procesoTiempo sugerido: 30 minutos

Page # *

INDICADORES DE GESTIN


INDICADORES DE GESTINQue es un indicador y para que usamos?Tipo de indicadores y fuentes de informacinCmo elaborar el manual de Indicadores?Integracin y alineamiento de indicadores.Conclusin


INTEGRACIN Y ALINEAMIENTO DE INDICADORESB) Vertical Tablero de Control General


Que es un indicador de gestin?Expresin ------------ relacionada con el comportamiento de una --------, dentro de una empresa, gerencia, departamento, etc.; cuya --------, al ser comparada con algn nivel de ----------, nos podr estar sealando una desviacin sobre la cual se tomarn acciones correctivas o preventivas segn el caso.INDICADORPROMEDIOMETATIEMPODIFERENCIARESPECTO ALA META


DIFERENCIARESPECTO ALA METAEJEMPLO

Factores

5. RBOL DE FACTORES Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD PREGRADO

I.S.C.E. ESTUDIANTES

PRESTIGIO EN EL MERCADO

SERVICIOS

ASPECTOSACADEMICOS

NIVEL ALUMNADO

PRCTICAS PRE PROFESIONALES

SOPORTE Y SISTEMAS

CARRERA / CURRICULO

NIVELPROFESORES

SECRETARAS ACADEMICAS

DIRECTORES Y AUTORIDADES

- Poco inters en desarrollo personal- Preparacin inadecuada en secundaria

- Cantidad y calidad bibliogrfica deficiente del curso- Currculo desactualizado- Conocimientos adquiridos poco prcticos.

- Comunicacin muy difcil- Informacin inoportuna (proyectos)- Bibliografa no coincide con el silabo- No hay acceso directo a directores- Consejera y orientacin

- Falta de experiencia- Poca habilidad para ensear- Actitud poco amable con los alumnos (relacin)- Uso de pocas tcnicas de enseanza

SUB-FACTORES (CAUSAS)

FACTORES

ASPECTOS

CALIDAD EDUCATIVA

- Poca flexibilidad y consideracin en control de pagos- Demora en la atencin (No hay respuesta directa)- Actitud poco amable- No cumplen con fechas programadas- Difl acceso a personas que atienden ciertos servicios- Informacin inoportuna- Entrega oportuna de notas, material de clase, horarios- Calidad de material de clase

- Relacin con empresas- Cantidad de personas que atienden

- Poca variedad de talleres extra-acadmicos- Apoyo psicolgico

ADMINISTRACIN (SS GG)

- Calidad y precio de los productos de cafetera- Amabilidad y tiempo de espera del servicio

CAFETERA

- Parqueo insuficiente- Trato de vigilantes- Atencin en oficina de Credito Educativo- Estado de las instalaciones- Limpieza del local- Control de vigilancia

CENTRO DE INFORMACIN

FACTURACIN Y COBRANZA

- Amabilidad y tiempo de espera de los servicios- Sistema de reserva de cubculos- Busqueda de informacin- Bibliografa

- Amabilidad del personal de caja- Tiempo de espera en caja

- Estado de los equipos de computo- Disponibilidad de los servicios de red- Seguridad de la inforamcin- Amabilidad y oportunidad del servicio de Help Desk

IMAGEN GENERAL

TECNOLOGIA

EXIGENCIA ACADMICA

INFRAESTRUCTURA Y EQUIPOS

- Posicin de egresados en empresas- Presencia en medios- Proyeccin a la comunidad- Publicidad

- Servicios innovadores- Tecnologa de ltima generacin

- Rigurosidad en evaluaciones- Rigurosidad en otorgamiento de ttulos cadmicos

- Obsolescencia de equipos- Operatividad de equipos

formato

INDICADOR : INDICE DE SATISFACCIN DE CLIENTES DEL PRE GRADO

AREA/UNI : VRACADSUB AREA /DEPARTAMENTO :N >= 18n

PROCESO : Evaluacin de serviciosEXPRESA :>=16 N 25% =50% : Rojo

LIQUIDACION DE IMPUESTOS POR FACTURACION DE OBSEQUIOSDCO-CON-P02-I01% de credito fiscal por obsequios del total de credito utilizable100% : Verde >100% : Rojo

PROVISION DE CUENTAS POR COBRARDCO-CON-P03-I01% de depsitos no identificados (mes) del total de depositos (mes)1% : Verde >2% =10% : Rojo

DCO-CON-P03-I02% de la provisin de cobranza dudosa (sem) del total de ventas (sem)2% : Verde >2% =5% : Rojo

DCO-CON-P03-I03% de sesiones sin sustento del total de sesiones emitidas0% : Verde >5% =10% : Rojo

DCO-CON-P03-I04% de sesiones fuera de fecha del total de sesiones0% : Verde >0% : Rojo

PROVISION DE CUENTAS POR PAGARDCO-CON-P04-I01% de documentos con una antigedad mayor a 4 meses0% : Verde >0% : Rojo

DCO-CON-P04-I02% de documentos de ejerecicios anterioresMedir

DCO-CON-P04-I03% de documentos recibidos fuera de fechaMedir

DCO-CON-P04-I04% de pedidos pedidos devueltos5% : Verde >5% =7% : Rojo

DCO-CON-P04-I05% de pedidos recibidos urgente4% : Verde >4% =6% : Rojo

DCO-CON-P01-I01

Proceso :Preparacin de los Estados Financieros

Area :ContraloriaDpto :Contabilidad

Indicador :% de dias de atraso en la presentacin de los Estados FinancierosExpresa :Eficiencia

Codigo :DCO-CON-PO1-I01Tipo :Proceso

Aprobado el :Aprobado por :

Datos del Indicador:Sep-99Oct-99Nov-99Dec-99Jan-00Feb-00Mar-00Apr-00May-00Jun-00Jul-00Aug-00

Numero de dias de atraso0.025760.00.00.00.00.00.00.0

Numero de dias programados555555555555

Porcentaje de dias de atraso0%40%100%140%120%0%0%0%0%0%0%0%

Condicion :

El presente indicador muestra variaciones al estandar en los meses de Mayo (20%) Agosto (20%) Octubre (40%) , debido al proceso de fusin

y transformacin de la Upc y Cibertec.0%MES

Los 3 meses posteriores, Noviembre (100%) Dicembre (140%) Enero (120%) tuvieron el efecto de la consolidacin de balances y saldos , asi

como el cierre del ejercicio econmico , lo cual implic un mayor anlisis y ajuste de partidas contables>0% =50%

Acciones :Pronstico :

Se pronostica que el indicador no sufrir mayor variacin en los meses subsiguientes.

0

INFORMACION DE :DIRECCION DE CONTABILIDADCONTRALORIAVICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO

JUNIO6 DE JULIO DEL 20007 DE JULIO DEL 2000N/A

JULIO6 DE AGOSTO DEL 20007 DE AGOSTO DEL 2000N/A

AGOSTO6 DE SETIEMBRE DEL 20007 DE SETIEMBRE DEL 2000N/A

SETIEMBRE5 DE OCTUBRE DEL 20006 DE OCTUBRE DEL 2000N/A

OCTUBRE7 DE NOVIEMBRE DEL 20008 DE NOVIEMBRE DEL 2000N/A

NOVIEMBRE6 DE DICIEMBRE DEL 20007 DE DICIEMBRE DEL 2000N/A

DICIEMBRE (*)7 DE ENERO DEL 20018 DE ENERO DEL 2001N/A

(*) Informacion Preliminar

PRESUPUESTOS

INFORMACION DE:CONTRALORIAVICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO

JUNIO14 DE JULIO DEL 200017 DE JULIO DEL 2000

JULIO12 DE AGOSTO DEL 200015 DE AGOSTO DEL 2000

AGOSTO12 DE SETIEMBRE DEL 200015 DE SETIEMBRE DEL 2000

SETIEMBRE13 DE OCTUBRE DEL 200016 DE OCTUBRE DEL 2000

OCTUBRE13 DE NOVIEMBRE DEL 200015 DE NOVIEMBRE DEL 2000

NOVIEMBRE13 DE DICIEMBRE DEL 200015 DE DICIEMBRE DEL 2000

DICIEMBRE (*)13 DE ENERO DEL 200015 DE ENERO DEL 2000


VACACIONES DEL AREA

INFORMACION TRIBUTARIA

DCO-CON-P01-I01

0

0.4

1

1.4

1.2

0

0

0

0

0

0

0

Porcentaje de dias de atraso

MESES

PORCENTAJE DE ATRASO

DCO-CON-P01-I02



Indicador :% de horas extras utilizadas en la elaboracion de Estados FinancierosExpresa :Eficiencia



Datos del Indicador:Nov-99Dec-99Jan-00Feb-00Mar-00Apr-00May-00Jun-00Jul-00Aug-00

Numero de horas extras1561751611091127579827575

Numero de horas utilizadas en la elaboracin de EE.FF.480576528240240240240240240240

% de horas extras utilizdas en elaboracion de EE.FF.33%33%30%30%45%47%31%33%31%31%

Condicion :

El presente indicador presenta una tendencia a bajar debido al menor nmero de dias utilizados en la elaboracin de Estados Financieros, y a un

mayor esfuerzo para lograrlo, en vista de las distorsiones presentadas en los meses de fusin y cierre (Dic-Ene), consideramos que debemos25%MES

observar las variaciones que sucedern en el 1er. Semestre del 2000.

>25% =50%


Se esta realizando un proceso de mejora en la mayoria de los procesos , los cuales implicaranSe prevee que dicho indicador no sufrir mucha variacin , debiendo tender a la baja en

una menor cantidad de horas utilizadas en la elaboracin de Estados Financieros.la medida en que se mejoren los procesos y se integren los sistemas contables.

DCO-CON-P01-I02

0.325

0.325

0.3038194444

0.3049242424

0.4541666667

0.4666666667

0.3125

0.3291666667

0.3125

0.3125

% de horas extras utilizdas en elaboracion de EE.FF.

MESES

% DE HORAS EXTRAS UTILIZADAS

DCO-CON-P02-I01

Proceso :Contabilizacin y liquidacin de impuestos por facturacin de obsequios


Indicador :% del crdito fiscal por obsequios del total de crdito utilizableExpresa :Eficiencia

Codigo :DCO-CON-PO2-IO1Tipo :Proceso


Datos del Indicador:Jun-00Jul-00Aug-00Sep-00Oct-00Nov-00

Credito Fiscal por bienes obsequiados3555730.0

#Total de crdito fiscal utilizable3555730.0

% Credito utilizado por obsequios100%100%0%

Condicion :

Se trata de medir el total del crdito fiscal utilizado, de tal manera que no se pierda el derecho al no poder identificar los bienes obsequiados.

100%MES

2% =11%


DCO-CON-P03-I01

0.1175726928

0.3762088975

0.0469958358

% de depositos no identificados

MESES

% DE DEPOSITOS NO IDENTIFICADOS

DCO-CON-P03-I02

Proceso :Provision de cuentas por cobrar


Indicador :% de la provision de cobranza dudosa (sem) del total de ventas (sem)Expresa :Eficiencia

Codigo :DCO-CON-PO3-IO2Tipo :Producto


Datos del Indicador:Jun-00Dec-00

Provision de cobranza dudosa626,4940.0

Total de ventas del periodo30,756,4860.0

% de la provision de cobranza dudosa (sem) del total de ventas (sem)2%

Condicion :

2%MES

>2% =10%


DCO-CON-P03-I02

0.0203694921

36861

% de la provision de cobranza dudosa (sem) del total de ventas (sem)

MESES

% DE COBRANZA DUDOSA

DCO-CON-P03-I03



Indicador :% de Sesiones sin sustentoExpresa :Eficiencia



Datos del Indicador:Jun-00Jul-00Aug-00

Numero de sesiones sin sustento0.00.00.0

Numero total de sesiones emitidas117115144

% de sesiones sin sustento0%0%0%

Condicion :

0%MES

>5% =10%


DCO-CON-P03-I03

0

0

0

MESES

% SESIONES SIN SUSTENTO

DCO-CON-P03-I04

Proceso :Provision de las cuentas por cobrar


Indicador :Observaciones de fondo a los Estados FinancierosExpresa :Eficiencia




Numero de sesiones fuera de fecha1480.0


% de sesiones fuera de fecha sobre el total de sesiones12%7%0%

Condicion :

= 0MES

> 0


DCO-CON-P03-I04

0.1217391304

0.0683760684

0

% de sesiones fuera de fecha sobre el total de sesiones

MESES

No. DE SESIONES FUERA DE FECHA

DCO-CON-P04-I01

Proceso :Cuentas por Pagar


Indicador :% de documentos con una antigedad mayor a 4 mesesExpresa :Eficiencia

Codigo :DCO-CON-PO4-I01Tipo :Producto


Datos del Indicador:Aug-00

No. De documentos mayor a 4 meses0.0

No. Total de documentos recibidos748

% de documentos con una antigedad mayor a 4 meses0%

Condicion :

0%MES

>0%


VACACIONES DEL AREA


DCO-CON-P04-I01

0

% de documentos con una antigedad mayor a 4 meses

MESES


DCO-CON-P04-I02



Indicador :% de documentos de ejercicios anterioresExpresa :Eficiencia




No. de documentos de ejercicios anteriores0.0


% de documentos de ejercicios anteriores0%

Condicion :

0%MES

>1% =2%


DCO-CON-P04-I02

0

% de documentos de ejercicios anteriores

MESES


DCO-CON-P04-I03



Indicador :% de documentos recibidos fuera de fecha (incluye urgentes)Expresa :Eficiencia




No. de pedidos recibidos fuera de fecha (incluye urgentes)35

No. Total de pedidos recibidos748

% de documentos recibidos fuera de fecha (incluye urgentes)5%

Condicion :

2%MES

>2% =5%


DCO-CON-P04-I03

0.0467914439

% de documentos recibidos fuera de fecha (incluye urgentes)

MESES


DCO-CON-P04-I04



Indicador :% de pedidos devueltosExpresa :Eficiencia




Numero de pedidos devueltos7

Numero total de pedidos recibidos748

% de pedidos devueltos1%

Condicion :

5%MES

>5% =7%


DCO-CON-P04-I04

0.0093582888

% de pedidos devueltos

MESES


DCO-CON-P04-I05



Indicador :% de pedidos urgentesExpresa :Eficiencia




Numero de pedidos recibidos urgente5


% de pedidos recibidos urgentes1%

Condicion :

4%MES

>4% =6%


DCO-CON-P04-I05

0.006684492

% de pedidos recibidos urgentes

MESES

% de pedidos urgentes


INTEGRACIN Y ALINEAMIENTO DE INDICADORESB) Vertical Tablero de Control de la Direccin

Indicadores Contralora

INDICADORES DE LOS PRODUCTOS NORMALIZADOS AL 31 DE AGOSTO DE 2000

DIRECCION DE CONTRALORIA

AREA DE CONTABILIDAD

PROCESOINDICADORJUNIOJULIOAGOSTOACUMULADOCONSIDERACIONES DE GESTION

PREPARACION DE ESTADOS FINANCIEROS% de dias de atraso en la presentacion de EEFF0% : Verde >0% =50% : Rojo

% de horas extras utilizadas en la elaboracion de EEFF25% : Verde >25% =50% : Rojo

LIQUIDACION DE IMPUESTOS POR FACTURACION DE OBSEQUIOS% de credito fiscal por obsequios del total de credito utilizable100% : Verde >100% : Rojo

PROVISION DE CUENTAS POR COBRAR% de depsitos no identificados (mes) del total de depositos (mes)1% : Verde >2% =10% : Rojo

% de la provisin de cobranza dudosa (sem) del total de ventas (sem)2% : Verde >2% =5% : Rojo

% de sesiones fuera de fecha del total de sesiones0% : Verde >0% : Rojo

PROVISION DE CUENTAS POR PAGAR% de documentos con una antigedad mayor a 4 meses0% : Verde >0% : Rojo

% de documentos recibidos fuera de fechaMedir

% de pedidos recibidos urgente4% : Verde >4% =6% : Rojo

PROCESOS DE CONTABILIDAD

INDICADORES DE LOS PRODUCTOS NORMALIZADOS AL 31 DE AGOSTO DE 2000

DIRECCION DE CONTRALORIA

AREA DE CONTABILIDAD

PROCESOINDICADORSETIEMBREOCTUBRENOVIEMBREDICIEMBREENEROFEBREROMARZOABRILMAYOJUNIOJULIOAGOSTOACUMULADOCONSIDERACIONES DE GESTION

PREPARACION DE ESTADOS FINANCIEROSDCO-CON-P01-I01% de dias de atraso en la presentacion de EEFF0% : Verde >0% =50% : Rojo

DCO-CON-P01-I02% de horas extras utilizadas en la elaboracion de EEFF25% : Verde >25% =50% : Rojo

LIQUIDACION DE IMPUESTOS POR FACTURACION DE OBSEQUIOSDCO-CON-P02-I01% de credito fiscal por obsequios del total de credito utilizable100% : Verde >100% : Rojo

DCO-CON-P03-I01% de depsitos no identificados (mes) del total de depositos (mes)1% : Verde >2% =10% : Rojo

PROVISION DE CUENTAS POR COBRARDCO-CON-P03-I02% de la provisin de cobranza dudosa (sem) del total de ventas (sem)2% : Verde >2% =5% : Rojo

DCO-CON-P03-I03% de sesiones sin sustento del total de sesiones emitidas0% : Verde >5% =10% : Rojo

DCO-CON-P03-I04% de sesiones fuera de fecha del total de sesiones0% : Verde >0% : Rojo

DCO-CON-P04-I01% de documentos con una antigedad mayor a 4 meses0% : Verde >0% : Rojo

DCO-CON-P04-I02% de documentos de ejerecicios anterioresMedir

PROVISION DE CUENTAS POR PAGARDCO-CON-P04-I03% de documentos recibidos fuera de fechaMedir

DCO-CON-P04-I04% de pedidos pedidos devueltos5% : Verde >5% =7% : Rojo

DCO-CON-P04-I05% de pedidos recibidos urgente4% : Verde >4% =6% : Rojo

DCO-CON-P01-I01



Indicador :% de dias de atraso en la presentacin de los Estados FinancierosExpresa :Eficiencia



Datos del Indicador:Sep-99Oct-99Nov-99Dec-99Jan-00Feb-00Mar-00Apr-00May-00Jun-00Jul-00Aug-00

Numero de dias de atraso0.025760.00.00.00.00.00.00.0

Numero de dias programados555555555555

Porcentaje de dias de atraso0%40%100%140%120%0%0%0%0%0%0%0%

Condicion :

El presente indicador muestra variaciones al estandar en los meses de Mayo (20%) Agosto (20%) Octubre (40%) , debido al proceso de fusin

y transformacin de la Upc y Cibertec.0%MES

Los 3 meses posteriores, Noviembre (100%) Dicembre (140%) Enero (120%) tuvieron el efecto de la consolidacin de balances y saldos , asi

como el cierre del ejercicio econmico , lo cual implic un mayor anlisis y ajuste de partidas contables>0% =50%


Se pronostica que el indicador no sufrir mayor variacin en los meses subsiguientes.

0

INFORMACION DE :DIRECCION DE CONTABILIDADCONTRALORIAVICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO

JUNIO6 DE JULIO DEL 20007 DE JULIO DEL 2000N/A

JULIO6 DE AGOSTO DEL 20007 DE AGOSTO DEL 2000N/A

AGOSTO6 DE SETIEMBRE DEL 20007 DE SETIEMBRE DEL 2000N/A

SETIEMBRE5 DE OCTUBRE DEL 20006 DE OCTUBRE DEL 2000N/A

OCTUBRE7 DE NOVIEMBRE DEL 20008 DE NOVIEMBRE DEL 2000N/A

NOVIEMBRE6 DE DICIEMBRE DEL 20007 DE DICIEMBRE DEL 2000N/A

DICIEMBRE (*)7 DE ENERO DEL 20018 DE ENERO DEL 2001N/A


PRESUPUESTOS

INFORMACION DE:CONTRALORIAVICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO

JUNIO14 DE JULIO DEL 200017 DE JULIO DEL 2000

JULIO12 DE AGOSTO DEL 200015 DE AGOSTO DEL 2000

AGOSTO12 DE SETIEMBRE DEL 200015 DE SETIEMBRE DEL 2000

SETIEMBRE13 DE OCTUBRE DEL 200016 DE OCTUBRE DEL 2000

OCTUBRE13 DE NOVIEMBRE DEL 200015 DE NOVIEMBRE DEL 2000

NOVIEMBRE13 DE DICIEMBRE DEL 200015 DE DICIEMBRE DEL 2000

DICIEMBRE (*)13 DE ENERO DEL 200015 DE ENERO DEL 2000


VACACIONES DEL AREA


DCO-CON-P01-I01

0

0.4

1

1.4

1.2

0

0

0

0

0

0

0

Porcentaje de dias de atraso

MESES

PORCENTAJE DE ATRASO

DCO-CON-P01-I02



Indicador :% de horas extras utilizadas en la elaboracion de Estados FinancierosExpresa :Eficiencia



Datos del Indicador:Nov-99Dec-99Jan-00Feb-00Mar-00Apr-00May-00Jun-00Jul-00Aug-00

Numero de horas extras1561751611091127579827575

Numero de horas utilizadas en la elaboracin de EE.FF.480576528240240240240240240240

% de horas extras utilizdas en elaboracion de EE.FF.33%33%30%30%45%47%31%33%31%31%

Condicion :

El presente indicador presenta una tendencia a bajar debido al menor nmero de dias utilizados en la elaboracin de Estados Financieros, y a un

mayor esfuerzo para lograrlo, en vista de las distorsiones presentadas en los meses de fusin y cierre (Dic-Ene), consideramos que debemos25%MES

observar las variaciones que sucedern en el 1er. Semestre del 2000.

>25% =50%


Se esta realizando un proceso de mejora en la mayoria de los procesos , los cuales implicaranSe prevee que dicho indicador no sufrir mucha variacin , debiendo tender a la baja en

una menor cantidad de horas utilizadas en la elaboracin de Estados Financieros.la medida en que se mejoren los procesos y se integren los sistemas contables.

DCO-CON-P01-I02

0.325

0.325

0.3038194444

0.3049242424

0.4541666667

0.4666666667

0.3125

0.3291666667

0.3125

0.3125

% de horas extras utilizdas en elaboracion de EE.FF.

MESES

% DE HORAS EXTRAS UTILIZADAS

DCO-CON-P02-I01

Proceso :Contabilizacin y liquidacin de impuestos por facturacin de obsequios


Indicador :% del crdito fiscal por obsequios del total de crdito utilizableExpresa :Eficiencia



Datos del Indicador:Jun-00Jul-00Aug-00Sep-00Oct-00Nov-00

Credito Fiscal por bienes obsequiados3555730.0

#Total de crdito fiscal utilizable3555730.0

% Credito utilizado por obsequios100%100%0%

Condicion :

Se trata de medir el total del crdito fiscal utilizado, de tal manera que no se pierda el derecho al no poder identificar los bienes obsequiados.

100%MES

2% =11%


DCO-CON-P03-I01

0.1175726928

0.3762088975

0.0469958358

% de depositos no identificados

MESES

% DE DEPOSITOS NO IDENTIFICADOS

DCO-CON-P03-I02



Indicador :% de la provision de cobranza dudosa (sem) del total de ventas (sem)Expresa :Eficiencia



Datos del Indicador:Jun-00Dec-00

Provision de cobranza dudosa626,4940.0

Total de ventas del periodo30,756,4860.0

% de la provision de cobranza dudosa (sem) del total de ventas (sem)2%

Condicion :

2%MES

>2% =10%


DCO-CON-P03-I02

0.0203694921

36861

% de la provision de cobranza dudosa (sem) del total de ventas (sem)

MESES

% DE COBRANZA DUDOSA

DCO-CON-P03-I03



Indicador :% de Sesiones sin sustentoExpresa :Eficiencia




Numero de sesiones sin sustento0.00.00.0


% de sesiones sin sustento0%0%0%

Condicion :

0%MES

>5% =10%


DCO-CON-P03-I03

0

0

0

MESES

% SESIONES SIN SUSTENTO

DCO-CON-P03-I04

Proceso :Provision de las cuentas por cobrar


Indicador :Observaciones de fondo a los Estados FinancierosExpresa :Eficiencia




Numero de sesiones fuera de fecha1480.0


% de sesiones fuera de fecha sobre el total de sesiones12%7%0%

Condicion :

= 0MES

> 0


DCO-CON-P03-I04

0.1217391304

0.0683760684

0

% de sesiones fuera de fecha sobre el total de sesiones

MESES

No. DE SESIONES FUERA DE FECHA

DCO-CON-P04-I01



Indicador :% de documentos con una antigedad mayor a 4 mesesExpresa :Eficiencia




No. De documentos mayor a 4 meses0.0


% de documentos con una antigedad mayor a 4 meses0%

Condicion :

0%MES

>0%


VACACIONES DEL AREA


DCO-CON-P04-I01

0


MESES


DCO-CON-P04-I02



Indicador :% de documentos de ejercicios anterioresExpresa :Eficiencia




No. de documentos de ejercicios anteriores0.0


% de documentos de ejercicios anteriores0%

Condicion :

0%MES

>1% =2%


DCO-CON-P04-I02

0


MESES


DCO-CON-P04-I03



Indicador :% de documentos recibidos fuera de fecha (incluye urgentes)Expresa :Eficiencia




No. de pedidos recibidos fuera de fecha (incluye urgentes)35

No. Total de pedidos recibidos748

% de documentos recibidos fuera de fecha (incluye urgentes)5%

Condicion :

2%MES

>2% =5%


DCO-CON-P04-I03

0.0467914439


MESES


DCO-CON-P04-I04



Indicador :% de pedidos devueltosExpresa :Eficiencia




Numero de pedidos devueltos7


% de pedidos devueltos1%

Condicion :

5%MES

>5% =7%


DCO-CON-P04-I04

0.0093582888


MESES


DCO-CON-P04-I05



Indicador :% de pedidos urgentesExpresa :Eficiencia




Numero de pedidos recibidos urgente5


% de pedidos recibidos urgentes1%

Condicion :

4%MES

>4% =6%


DCO-CON-P04-I05

0.006684492

% de pedidos recibidos urgentes

MESES

% de pedidos urgentes


INTEGRACIN Y ALINEAMIENTO DE INDICADORESB) Vertical Tablero de Control del Rectorado


INTEGRACIN Y ALINEAMIENTO DE INDICADORESB) Vertical Tablero de Control del Rectorado


PASOS A SEGUIRSeleccione indicadores que sean importantes para el equipo de trabajo.Defina el manual de indicadores para cada uno.Comience a registrar los datos inmediatamente.Prepare el reporte de gestin y difndalo.Mantenga actualizado su tablero de control.Sea sistemtico: aplique el ciclo PDCA peridicamente.


CONCLUSIONESMotivarAnalizar el desempeoCrear un fin comn y un esfuerzo comnTener reuniones efectivas, enfocadas y cortasOrientar las acciones a proyectos de mejora, innovacin o normalizacinControlar procesos por excepcinLlevar indicadores contribuye a:

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Entregables para la siguiente sesin


CLIENTES1. Diagrama de caracterizacinPROVEEDORESInicio

INSUMOSInicio

ATRIBUTOSInicio

PROCESOSA) CLAVES

b) DE SOPORTE

PROD. / SERVICIOInicio

ATRIBUTOSInicio

MISIN


2. Hoja resumen


3. Diagrama de bloques del proceso seleccionado


Definicin:

Expresin matemtica:Objetivos:

Niveles de Referencia:4. MANUAL DE INDICADORES

Proceso :Indicador : CdigoDireccin : Departamento:

NIVEL DE REFERENCIACul es o debe serHistricoMeta


4. Reporte y consideraciones de gestin:Consideraciones de gestin:

Periodicidad e intensidad: Quin / Quines:

5. Informacin y datos:Fuentes de informacin

VerdeAmarilloRojo

Datos requeridosDnde y cundo se observan?Quin?

11122211133355566677788891099161515141313151414161515171616161515232121VER CMO ESTAMOSCHEQUEARCOMPORTAMIENTO:- HISTRICO- FUTURO (PRONSTICO)ANLIZAR SITUACIN- IDENTIFICAR Y ANLIZAR FACTORES / CAUSAS- DETECTAR OPORTUNIDADES DE MEJORA.DEFINIR QU HACERACCIONES:ESTRATGICAS:Proyectos de MejoramientoInnovacinControl- PREVENTIVAS- CORRECTIVAS

1917171917171917171917171917172422222321212321212321212321212321212321212321212321211099171616

1 taller

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