DIRECCIN DE PROYECTOS

DIPLOMADO

PROJECT MANAGEMENT

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PROJECT MANAGEMENT

DIRECCIN DE PROYECTOS

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PROJECT MANAGEMENT

La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del

proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Para que esta aplicacin de conocimientos sea efectiva se requiere

de la direccin eficaz de los procesos apropiados. Es as como dirigir un proyecto implica:

Identificar requerimientos

necesarios.

Analizar las necesidades,

y expectativas de los

interesados

(stakeholders) de

acuerdo a las

condiciones dadas.

Reconocer los aspectos

relacionados con el

alcance, la calidad, el

cronograma, el

presupuesto, los recursos

y el riesgo del proyecto.

PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Un proceso es un conjunto de acciones y/o actividades interrelacionadas desarrolladas para alcanzar un resultado,

producto o servicio. Los procesos se caracterizan por que tienen en cuenta:

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Entradas

Cualquier elemento, interno o externo, del proyecto que sea

requerido por un proceso antes de que dicho proceso contine.

Puede ser resultado o salida de un proceso anterior

Herramientas y tcnicas que se pueden aplicar

Salidas

Que se obtienen de un producto, resultado o servicio generado

por un proceso. Puede ser un dato inicial o entrada para un

proceso sucesor.

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Los cinco

grupos de

procesos:

inicio

planificacin

ejecucin

seguimiento

control

cierre

Generan informacin para mejorar la direccin de futuros

proyectos

INTERACCIONES ENTRE PROCESOS DE LA DIRECCIN DE

PROYECTOS

Los procesos interactan entre s ya que la salidade uno de estos procesos puede ser la entradade otro proceso, generalmente la aplicacin delos procesos de direccin de proyectos se da deforma iterativa, pues algunos procesos se repitendurante el proyecto.

La siguiente grfica tomada del PMBOK cmose relacionan los procesos de la direccin deproyectos. Aqu podemos observar que la salidadel proceso de inicio es la entrada del proceso deplanificacin, a su vez, podemos ver que elproceso de planificacin puede ser iterativo yaque durante el desarrollo o ejecucin deproyecto es posible que se generen situacionesque nos lleven a ajustar o planear partes delproyecto.

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CARACTERISTICAS GRUPO DE PROCESOS

Para asegurar que el proyecto se ejecute dentro de los tiempos y

costos estimados, es necesario que los grupos de procesos se activen

en el momento necesario, con el fin de conducir eficazmente el

proyecto hacia su cierre de forma controlada.

Es importante mencionar que un grupo de procesos contiene los

procesos de la direccin de proyectos vinculados por sus entradas y

salidas. De esta manera, el resultado de un proceso constituye la

entrada de otro.

Los grupos de procesos son diferentes a las fases del proyecto. Si los

proyectos son grandes o complejos se dividen en subproyectos o fases.

El grupo de procesos en donde se concentra la mayor parte de la

actividad es en la planificacin del proyecto. En el caso de que un

proceso que ocurra en el Grupo del Proceso de Planificacin y se

actualice en el Grupo del Proceso de Ejecucin, este no supone un

nuevo proceso.

. Los grupos de procesos son independientes de las reas de aplicacin

o el sector industrial en el que se desarrolle el proyecto. Adems son

individuales y generalmente se repiten antes de finalizar el proyecto.

Los procesos que constituyen un grupo de procesos suelen presentar

interacciones tanto al interior del grupo como entre los dems grupos

de procesos. Tales interacciones pueden o no desarrollarse en un orden

determinado.

Los grupos de procesos no son las fases del ciclo de vida del proyecto.

De hecho, es posible que todos los grupos de procesos se repitan en

cada una de las fases en las que se divida el proyecto.

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GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

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Inicio:

Aquellos procesosrealizados para definir

un nuevo proyecto o

una nueva fase de un

proyecto ya existente,

mediante la obtencin

de la autorizacin

para comenzar dicho

proyecto o fase.

Planificacin:

Aquellos procesosrequeridos para

establecer el alcance

del proyecto, refinar

los objetivos y definir

el curso de accin

necesario para

alcanzar los objetivos

para cuyo logro se

emprendi el

proyecto.

Ejecucin:

Aquellos procesosrealizados para

completar el trabajo

definido en el plan

para la direccin del

proyecto a fin de

cumplir con las

especificaciones del

mismo.

Seguimiento y

Control:

Aquellos procesosrequeridos para dar

seguimiento, analizar

y regular el progreso y

el desempeo del

proyecto, para

identificar reas en las

que el plan requiera

cambios y para iniciar

los cambios

correspondientes.

Cierre:

Aquellos procesosrealizados para

finalizar todas las

actividades a travs de

todos los grupos de

procesos, a fin de

cerrar formalmente el

proyecto o una fase

del mismo.

REAS DE CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIN DE

PROYECTOS

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La direccin de proyectos es una tarea integradora donde cada proceso, tanto del

producto como del proyecto, debe estar alineado y conectado de manera apropiada con

los dems procesos, con el fin de facilitar la coordinacin. Las reas de conocimiento que

veremos a continuacin, describen los conocimientos y prcticas necesarias en la direccin

de proyectos, las cuales analizaremos individualmente en posteriores clases.

Las reas de conocimiento de la direccin de proyecto poseen una estrecha relacin con el

ciclo de vida del proyecto y sus fases. Cada proceso ha sido organizado en diez reas de

conocimiento que se describen a continuacin:

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Normalmente, las acciones

tomadas en los procesos de

un rea de conocimiento

pueden afectar las otras reas

relacionadas.

Por ejemplo, un cambio de

alcance afecta generalmente al

costo del proyecto, pero no

necesariamente afecta el plan

de comunicacin o a la calidad

del producto.

8PROJECT MANAGEMENT

Integracin

Contempla la definicin del proyecto, as como la definicin de las reas involucradas, desde la propia gestin hasta la ejecucin y cierre de proyecto.

Integra el trabajo realizado en las otras reas de conocimiento.

Alcance

Define lo que forma y no forma parte del proyecto, de los entregables y resultados finales del mismo, as como todo el trabajo necesario para conseguirlos.

Contempla la gestin de cambios del alcance, motivados por variaciones en las necesidades del cliente o por una mala formulacin inicial.

Tiempo

Asegura que el proyecto se lleve a cabo dentro del calendario temporal previsto.

Define la secuencia de actividades a realizar, as como su duracin y coordinacin.

Costes

Contempla la gestin econmica, elaboracin de presupuestos y control presupuestario.

Calidad

Conlleva procesos de planificacin, aseguramiento y control de calidad.

9Recursos Humanos

Planificacin de los recursos humanos, incluyendo los roles necesarios, organizacin jerrquica, etc.

Desarrollo del equipo, motivacin y liderazgo, habilidades humanas.

Comunicacin

Descripcin de los flujos de informacin entre las personas y los departamentos involucrados.

Definicin del sistema de informacin.

Riesgos

Determinacin de los riesgos principales, elaborando planes alternativos para los de mayor impacto.

Adquisiciones

Planificacin de las subcontrataciones y relaciones con los proveedores.

Stakeholders

Identificacin y plan de gestin de los stakeholders.

Gestin y control del compromiso con los stakeholders.

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REAS DE LA GESTIN DE PROYECTOS

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De acuerdo al grupo de procesos y las reas de conocimiento, se explica a continuacin detalladamente los procesos

especficos que componen cada gestin de proyecto:

rea de

conocimiento

Iniciacin Planificacin Ejecucin Control Cierre

Integracin 1. Desarrollar el acta de constitucin del

proyecto.

2. Desarrollas el plan

para la direccin de

proyectos.

3. Dirigir y gestionar

el trabajo del

proyecto.

4. Monitorear y

controlar el trabajo

del proyecto.

5. Realizar el control

integrado de

cambios.

6. Cerrar el proyecto

o fase.

Alcance 1. Planificar la gestin de

alcance.

2. Recopilar

requisitos.

3. Definir el alcance.

4. Crear la EDT.

5. Validar el alcance.

6. Controlar el

alcance.

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Tiempo

Tiempo 1. Planificar la gestin del

cronograma.

2. Definir las

actividades.

3. Secuenciar las

actividades.

4. Estimar los

recursos.

5. Estimar la

duracin

6. Desarrollar el

cronograma.

7. Controlar el

cronograma.

Costo 1. Planificar la gestin de

costos.

2. Estimar los

costos.

3. Determinar el

presupuesto.

4. Controlar los

costos.

rea de

conocimiento

Iniciacin Planificacin Ejecucin Control Cierre

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rea de

conocimiento

Iniciacin Planificacin Ejecucin Control Cierre

Calidad 1. Planificar la gestin de calidad.

2. Realizar el

aseguramiento de

calidad.

3. Controlar la calidad.

Recursos

humanos.

1. Planificar la gestin

de RR.HH.

2. Adquirir el equipo del

proyecto.

3. Desarrollar el equipo.

4. Dirigir el equipo.

Comunicaciones 1. Planificar la gestin de las

comunicaciones.

2. Gestionar las

comunicaciones.

3. Controlar las

comunicaciones.

Riesgos 1. Planificar la gestin de riesgos.

2. Identificar los

riesgos.

3. Realizar el anlisis

cuantitativo de los

riesgos.

4. Realizar el anlisis

cualitativo de los

riesgos.

5. Planificar la

respuesta a los

riesgos.

6. Controlar los riesgos.

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rea de

conocimiento

Iniciacin Planificacin Ejecucin Control Cierre

Adquisiciones 1. Planificar la gestin de

adquisiciones del

proyecto.

2. Efectuar las

adquisiciones.

3. Controlar las

adquisiciones.

4. Cerrar las

adquisiciones.

Interesados 1. Identificar a los interesados.

2. Planificar la gestin

de interesados.

3. Gestionar la

participacin de los

interesados.

4. Controlar la

participacin de los

interesados.

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EL EQUIPO DE UN PROYECTO EXITOSO DEBE:

Seleccionar los procesos adecuados requeridos para

alcanzar los objetivos del

proyecto.

Utilizar un enfoque definido que pueda

adoptarse para cumplir con

los requisitos.

Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las

necesidades y expectativas

de los interesados.

Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al

alcance, tiempo, costo,

calidad, recursos y riesgo

para producir el producto,

servicio o resultado

especificado.

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