1. Componente Informativo

La Ley 1712 de 2014 regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información. Esta Ley dice que, en el derecho de acceso a la información, se debe adoptar un criterio de racionabilidad y proporcionalidad, así como aplicar entre otros principios el de transparencia, para el cual toda la información se presume pública y se está en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley. También está el principio de calidad de la información el cual dice que toda información de interés público debe ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en el ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad. Por último, está el principio de divulgación proactiva de la información el cual promueve y genera una cultura de transparencia, publicando y divulgando documentos y archivos que plasmen la actividad estatal y de interés público de forma proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo los recursos físicos y financieros.

Cumpliendo lo anterior, el departamento Administrativo de Contratación Pública ha publicado en este primer semestre del año 2018 lo siguiente:

- 20 avisos de convocatoria difundidos a través de las redes sociales del DACP y del portal web, en la instancia del Depto. - Los reportes trimestrales de contratación de cada uno de los Organismos con corte al 31 de marzo, estos reportes han contado con 2402 visitas. Los reportes están relacionados en el siguiente enlace: http://www.cali.gov.co/contratacion/publicaciones/132450/reportes-de-contratacion-publica/ - 12 lineamientos en materia de contratación pública y a los mismos se puede acceder a través del enlace http://www.cali.gov.co/contratacion/publicaciones/132535/lineamientos-en-materia-de-contratacion-publica/

2. Componente de dialogo

Contratemos Dialogando versión 1, Más Cerca de la Contratación.

El Departamento Administrativo de Contratación Pública –DACP- como organismo encargado de “formular y/o ejecutar políticas, planes y programas relacionados con la contratación pública del Municipio de Santiago de Cali” según Decreto 411.0.20.0516 de 2016 y en específico la Subdirección de Gestión del Conocimiento y la Innovación, tiene entre sus funciones en el artículo 94, los numerales 6 y 7, “Determinar estrategias de corresponsabilidad ciudadana en la gestión contractual en función de la normatividad vigente en materia de transparencia y atención al ciudadano y lucha contra la corrupción” y “Proponer e implementar estrategias pedagógicas para la difusión y promoción de la política pública de contratación en la Administración Central municipal”.

En cumplimiento a las funciones arriba mencionadas, el Departamento Administrativo de Contratación Pública, en lo que va del año 2018, ha realizado con los equipos de contratación de los diferentes Organismos, jornadas de socialización en diferentes temas de la contratación pública como: análisis del sector, indicadores financieros y supervisión de contratos de prestación de servicios. Adicional a esto también se han hecho con los proveedores socializaciones sobre el SECOP II: generalidades de la plataforma, registro, configuración del usuario administrador y montaje de procesos de PS.

Paralelo a estas jornadas de socialización, frecuentemente el DACP y más concretamente la Subdirección del Conocimiento y la innovación recibe llamadas y/o correos de proveedores interesados en saber más sobre contratación pública y sobre los procesos contractuales que el Depto. lleva a cabo.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Subdirección del Conocimiento y la innovación, proyectó una actividad con los proveedores que han manifestado interés en saber más acerca del Departamento Administrativo de Contratación Pública y sobre los logros obtenidos por el mismo desde su creación, la actividad proyectada debía permitirles a los asistentes conocer más sobre el DACP, saber cómo acceder a información clave para participar en los procesos de contratación pública, conocer las compras a realizar en esta vigencia a través del plan anual de adquisiciones por parte de los diferentes Organismos y saber cómo participar en un proceso de contratación desde la plataforma SECOP II.

Fue así como en abril del año en curso se proyectó la actividad CONTRATEMOS DIALOGANDO VERSIÓN 1, MÁS CERCA DE LA CONTRATACIÓN, un espacio que como su nombre lo indica le va a permitir tanto a los proveedores, los colaboradores de la Administración Central Municipal y a la ciudadanía en general acercarse a la contratación pública, conozca sobre ella y participe de los procesos contractuales.

Contratemos Dialogando se proyectó en el mes de abril del año en curso, en el mes de mayo ya se definió fecha y horario de la misma y se definieron los temas que se iban a tratar ese día y quienes serían las personas que por el DACP iban a hacer las exposiciones. Durante ese mismo mes de mayo, las personas encargadas tuvieron tiempo para estructurar sus respectivas exposiciones, además también se gestionó el lugar donde se iba a llevar a cabo el evento y se reservó en Comfenalco piso 5 salón 1, pues se consideró que este era el mejor espacio por capacidad y porque cuenta con los implementos técnicos necesarios: pantalla, video beam y sonido.

Definida la fecha de realización del evento y la hora, se diseñó la invitación para la actividad y la agenda que el mismo iba a tener. La convocatoria quedo para el mes de junio y la misma se hizo con la base de datos de los proveedores que durante el primer semestre del 2018 llamaron o mandaron un correo electrónico solicitando información relevante del DACP. La convocatoria inicial se llevó a cabo el 14 de junio y la misma se hizo a través de un mailing a la base de datos que se organizó, esta invitación le permitía a la persona interesada inscribirse en la actividad haciendo clic, además la invitación también llevaba adjunta una agenda de los temas que se iban a tratar en Contratemos Dialogando, posteriormente la invitación se socializó a través de las redes sociales (Facebook y twitter del DACP) y los dos post que se publicaron tenían adjuntos unos links para que las personas interesadas se inscribieran y en la instancia del Organismos se publicó un boletín de prensa el cual no solo informó sobre la actividad, sino que también invitaba a quien estuviera interesado en participar para que se inscribiera.

2.1. Registro de actividades de comunicación

Invitación

Agenda:

Twitter

Facebook

Instancia

Boletín de prensa antes del evento

Boletín de prensa después del evento

A la actividad asistieron un total de 33 personas entre las que había personas naturales y representantes de diversas empresas como fundaciones, institutos, universidades, empresas de publicidad, de tecnología, constructoras y de recreación entre otras.

Contratemos Dialogando versión 1, Más Cerca de la Contratación, fue un espacio que le permitió a los proveedores interesados conocer el DACP y algunos de sus logros más representativos en lo que va corrido del año 2018. La actividad logró además que los asistentes conocieran detalles interesantes y necesarios para el momento en que uno de ellos quiera participar en un proceso contractura de los que el Depto. constantemente publica; también conocieron lo que es un plan anual de adquisiciones y los códigos UNSPSC y cómo usar tanto el PAA como los códigos al momento de buscar nuevas oportunidades de negocios. Por último, la actividad acerco más a los proveedores al SECOP II teniendo estos la oportunidad no sólo de saber cómo registrarse al mismo, sino también cómo acceder y participar en un proceso contractual alojado en esta plataforma del Estado Colombiano.

La actividad Contratemos Dialogando permitió atenderles las inquietudes que algunos asistentes manifestaron, algunas preguntas estaban orientadas a saber si existe algún tipo de legislación que regule la contratación de MIPYMES y organizaciones sin ánimo de lucro, toda vez que se crean entidades sin ánimo de lucro – ESAL, sólo para acceder a contratos. Un asistente en particular manifestó su interés de saber si en Colombia los procesos contractuales ya se estaban manejando a través de alguna plataforma digital, a esta inquietud, se le contesto que sí, que existía el SECOP II, una plataforma transaccional con cuentas de usuario tanto para las entidades estatales como para los proveedores y que desde estas cuentas las entidades estatales crean, evalúan y adjudican procesos de contratación y los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos, presentar ofertas y seguir los procesos en línea.

Los asistentes también manifestaron el interés por saber a cerca de la carga tributaria en los procesos de contratación, para lo cual se contestó que esta información sí se publica, dependiendo el proceso, que hay quienes publican la carga tributaria en los estudios previos, otros en los estudios del sector y algunos en los pliegos habilitantes. Otra persona pregunto por qué en los procesos de contratación se tenían más en cuenta y eran más importantes los indicadores financieros que la misma oferta económica; ante esta pregunta la respuesta fue que los indicadores financieros se revisan para verificar que el proponente cumpla con los requisitos habilitantes, ya que para evaluar la propuesta no se revisa la oferta económica. También se vio el interés de los asistentes con relación al RUP y cuando se debía renovar, a esta pregunte se contestó que el RUP obligatoriamente se debe

renovar cada año, actualizarlo sí se puede hacer en el momento en la que persona natural o jurídica lo necesite.

Cuando se presentó el PAA, los asistentes preguntaron si era necesario tener los códigos UNSPSC para poder abrir el usuario en el SECOP II, a esta pregunta la respuesta es que sí es necesario tener el o los códigos UNSPSC ya que éstos permiten distinguir la actividad económica de quién se está inscribiendo en el SECOP, además también para encontrar nuevas oportunidades de negocio.

Por último, los asistentes manifestaron el interés de saber si por el SECOP II ellos como participantes de un proceso, podían saber o revisar qué proveedor más estaba participando del mismo proceso y cuanto estaban ofertando, la respuesta a pregunta fue que la información no es visible para los proveedores, sólo para la entidad que monta el proceso. También le preguntaron a José el por qué se debía actualizar regularmente las referencias comerciales y esto se debe a que generalmente las personas que las dan a veces dejan de trabajar en las empresas y por eso se hace necesario al menos cada año actualizar las referencias comerciales.

Contratemos Dialogando, fue un espacio para que se hicieran algunas propuestas tales como el deseo de algunos de los proveedores de participar en las mesas de trabajo que se están realizando y así desde su conocimiento y experticia validar requerimientos técnicos que algunos procesos requieran. Por parte del DACP quedo la observación con relación a la carga tributaria de establecer que esta sea publicada en un solo documento para todos los procesos contractuales.

2.2. Resultados de la encuesta

Finalizada la actividad, se le solicito a los asistentes que realizarán una evaluación del evento. Para la evaluación se usó un formato de encuesta normal de respuestas cortas y dos preguntas de selección múltiple, de las 33 personas asistentes sólo 28 respondieron la evaluación y de esas 28 evaluaciones, al momento de realizar la tabulación se anuló 1 porque la misma no la habían contestado totalmente.

Consolidando las respuestas de las 27 encuestas, se obtuvieron los siguientes resultados:

• 1era Pregunta: ¿Cómo se enteró de la realización de la actividad Contratemos Dialogando Versión 1. Más Cerca de la Contratación? De las 27 personas encuestadas, el 48 % se enteró de la actividad por invitación directa, invitaciones que se enviaron a la base de datos que se tenía, el 15 % se enteró de la actividad por publicación en la página web de la Alcaldía, en la instancia del DACP, mientras que el 37 % por otro medio (twitter, correo electrónico, facebook)

• 2da pregunta: De 1 a 5 ¿Qué tan satisfecho se encuentra con la actividad Contratemos Dialogando Versión 1. Más Cerca de la Contratación?, siendo 5 muy satisfecho y 1 muy insatisfecho. De las 27 personas encuestadas, el 52% manifestó estar muy satisfecho con la actividad, el 30% satisfecho, mientras que al 18% la actividad le pareció aceptable.

• 3era pregunta: ¿El evento Contratemos Dialogando Versión 1. Más Cerca de la Contratación, le permitió conocer la gestión adelantada por el Departamento Administrativo de Contratación Pública? El 96% de las personas encuestadas manifestó haber conocido en el evento la gestión que ha llevado a cabo el Departamento Administrativo de Contratación Pública, mientras que a un 4% el evento no le permitió conocer la gestión llevada a cabo.

• 4ta pregunta: ¿El evento Contratemos Dialogando Versión 1. Más Cerca de la Contratación despejó las inquietudes que tenía con relación a la contratación pública.? De las 27 personas que llevaron a cabo la encuesta, el 93% despejo las inquietudes que tenía con relación a la contratación pública, mientras que a un 7% el evento no le permitió despejas inquietudes que tenían con relación a la contratación pública.

• 5ta pregunta: De acuerdo con la información recibida en el evento Contratemos Dialogando versión 1, Más Cerca de la Contratación, ¿Cómo califica la gestión del Departamento Administrativo de Contratación Pública? De las 27 personas encuestadas, el 56% calificó como excelente la gestión del Depto. mientras que un 44% calificó la gestión como buena.

• 6ta pregunta: La oportunidad para que los asistentes inscritos opinaran durante la actividad Contratemos Dialogando Versión 1. El ABC de la Contratación, fue: Para el 96% de las personas encuestadas calificó como adecuada la oportunidad para que los asistentes opinaran durante la actividad, mientras que solo un 4% califico como insuficiente la oportunidad para dar sus opiniones.

• 7ma Pregunta: El tiempo de exposición de las presentaciones durante el evento Contratemos Dialogando Versión 1. El ABC de la Contratación fue: El 89% de los encuestados manifestaron que el tiempo de exposición de las presentaciones fue adecuado, mientras que el 7% califico el tiempo como corto y un 4% calificó el tiempo como muy largo.

• 8va Pregunta: La información recibida durante el evento Contratemos Dialogando Versión 1. Más Cerca de la Contratación, le aportó nuevos conocimientos en su proceso como posible proveedor de la Administración Central Municipal? De las 27 personas que contestaron la encuesta, para el 100% la información brindada en el evento sí le aporto nuevos conocimientos en su proceso como posibles proveedores de la Administración Central Municipal.

• 9na Pregunta: ¿Había participado anteriormente en alguna actividad realizada por el Departamento Administrativo de Contratación Pública DACP?. El 89% de los asistentes nunca había participado en alguna actividad realizada por el DACP, mientas que el 11% si había participado en otras actividades como la Jornada por la Transparencia y SECOP II

• 10ma Pregunta: Volvería a participar en otra actividad del Departamento Administrativo de Contratación Pública. El 100% de los 27 encuestados contestaron que sí volverían a participar en otra actividad programada por el Departamento Administrativo de Contratación Pública., para adquirir nuevos conocimientos y seguir actualizando su información sobre la contratación.

• 11ava Pregunta: ¿A través de qué medios o espacios preferiría enterarse de los eventos y/o procesos de selección que adelanta el Departamento Administrativo de Contratación Pública? Al 72% de las personas encuestadas les gustaría darse cuenta a través de redes sociales de los eventos y procesos de selección que adelanta el DACP, mientas que el 28% le gustaría que la información le llegara a través de correo electrónicos

• 12ava Pregunta: ¿Estaría interesado en asistir a alguno de los siguientes talleres de profundización en los temas desarrollados en el evento de Contratemos Dialogando Versión 1, Más Cerca de la Contratación? El 100% de los que contestaron la encuesta estarían dispuestos a asistir a los talleres de profundización en los temas Con relación a los temas propuestos el 47% asistiría a talleres sobre la búsqueda de oportunidades y presentación de ofertas en el SECOP II, el 29% asistiría a talleres sobre procedimientos y requisitos esenciales de la contratación pública, mientras que un 24% asistiría a talleres sobre el PAA y otras herramientas del municipio.

• 13ava pregunta: ¿Considera que la información presentada en el evento Contratemos Dialogando Versión 1, Más Cerca de la Contratación le facilita hacer seguimiento a la gestión del Departamento Administrativo de Contratación Pública? A esta pregunta, el 100% de los encuestados considero que la información presentada en el evento sí facilita hacer seguimiento a la gestión del Departamento Administrativo de Contratación Pública.

2.3. Conclusiones

Haciendo un análisis sobre el desarrollo del evento, es posible concluir que el objetivo de dar a conocer el DACP y abrir la puerta para que nuevos proveedores participen en los procesos de selección del Municipio se cumplió. La convocatoria tuvo una efectividad alta, teniendo presente que se desarrolló a través de medios propios y de manera orgánica.

No obstante, se resaltan dos aspectos a manera de recomendaciones para tener en cuenta en futuras actividades del DACP. En primera instancia, el manejo para la recepción de preguntas debe contar con una metodología establecida desde la planeación del evento, como designar un espacio determinado al cierre de cada presentación para que el público formule sus inquietudes. Lo anterior se presenta debido a que, durante el desarrollo de Contratemos Dialogando Versión 1, Más Cerca de la Contratación las preguntas proyectadas por el auditorio fueron recepcionadas y contestadas en el transcurso de cada presentación, lo que interrumpió el hilo conductor de las socializaciones.

Por otra parte, resulta pertinente que de cara a futuras actividades se contemple la posibilidad de ofrecer refrigerio durante el evento. De esta manera sería posible contar con un lapso de receso, que no hubo en la agenda de Contratemos Dialogando, para que el auditorio retome las presentaciones con mejor disposición.

Los aspectos relacionados aquí se consideran recomendaciones y no situaciones a tener en cuenta en el plan de mejora, ya que ninguno de los dos aspectos interfirió en el objetivo de la actividad ni en la realización de la misma, puesto que Contratemos Dialogando se llevó a cabo de manera exitosa, cumpliendo con las expectativas que tuvieron quienes aceptaron la invitación y asistieron a la actividad.

2.4. Registro fotográfico del evento

3. Componente de sensibilización

Sensibilización a los colaboradores del DACP en la estrategia de Rendición de Cuentas.

El 19 de abril, se llevó a cabo con los colaboradores del DACP una sensibilización en la estrategia de Rendición de Cuentas, actividad que permitió explicar qué es una rendición de cuentas y como a esta se articulan los modelos de transparencia, participación y servicio al ciudadano. La sensibilización también permitió dar a conocer el objetivo de la estrategia y lo que la Administración Central Municipal espera al implementar con la misma.

Esta sensibilización, permitió que los asistentes tomaran conciencia de lo importante que son las acciones para promover el dialogo y que las mismas deben ser de doble vía donde la Administración Central Municipal brinda información al ciudadano y el ciudadano con esa información hace preguntas.

continuando con la sensibilización a comienzos del mes de julio se le envío a todos los colaboradores del DACP una infografía para reforzarles la importancia del proceso de rendición de cuentas, logrando con esta pieza fomentar la cultura de rendición de cuentas como un proceso permanente que debe de llevar a cabo el Organismo.

Infografía