0904 sigob tre esp
TRANSCRIPT
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
E N F O Q U E E Q U I P O D E T R A B A J O
Registro1. PROPUESTAS 2. TRAMITES 3. ACTIVIDADES
INFORMACION DE LOS TRAMITES4. ARCHIVO
InformaciónFluxogramaDocumentos
Tramites en gestión normalControl de TrámitesTrámites con solicitud de RechazoBúsqueda de Trámites em gestión
Ejecución de ActividadesEncaminamiento de Actividades
Recepción de ActividadesBúsqueda de Actividades em ejecución
Últimos Trámites finalizadosControl Histórico Trámites
A P L I C A C I O N
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
Elaboración de Propuestas de Trámites – Registro de Propuesta
Elaboración de Propuestas de Trámites – Registro de Propuesta
Un proceso se inicia con el
registro de una propuesta o
solicitud que deberá ser
aprobada por la autoridad
competente para poder dar
inicio al proceso dentro del
flujo definido para el
producto final (p.ej.:
nombramiento de un
funcionario)
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
Cada propuesta podrá
disponer de un formulario
con información de soporte.
Este formulario es diseñado
de acuerdo con las
necesidades de información
de la institución y puede
ser modificado por los
Administradores del
sistema de la Institución
Elaboración de Propuestas de Trámites– Formulário Informação Suporte
Elaboración de Propuestas de Trámites– Formulário Informação Suporte
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
El sistema presenta a los
funcionarios participantes,
el flujo del proceso que
seguirá la solicitud que está
siendo hecha. De esta
manera todos los
participantes conocen la
secuencia del proceso y
podrán monitorizar
gráficamente la marcha del
proceso
Elaboración de Propuestas de Trámites– FluxogramaElaboración de Propuestas de Trámites– Fluxograma
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
Además del formulario de
información, el sistema
permite anexar todo tipo
de documentación en
archivos que sean
necesarios para la mejor
comprensión de la
solicitud.
Elaboración de Propuestas de Trámites– Carpeta de Documentos
Elaboración de Propuestas de Trámites– Carpeta de Documentos
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
E N F O Q U E E Q U I P O D E T R A B A J O
Registro1. PROPUESTAS 2. TRAMITES 3. ACTIVIDADES
INFORMACION DE LOS TRAMITES4. ARCHIVO
InformaciónFluxogramaDocumentos
Tramites en gestión normalControl de TrámitesTrámites con solicitud de RechazoBúsqueda de Trámites em gestión
Ejecución de ActividadesEncaminamiento de Actividades
Recepción de ActividadesBúsqueda de Actividades em ejecución
Últimos Trámites finalizadosControl Histórico Trámites
A P L I C A C I O N
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
Una vez aprobada es
iniciado el paso a paso
definido por el flujo del
proceso. Los funcionarios
participantes pueden, en
todo momento,
monitorear la marcha del
proceso y ver con quien
está el proceso parado.
Gestión de Trámites– Trámites en Gestión normalGestión de Trámites– Trámites en Gestión normal
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
El sistema posibilita un
Control periódico de la
marcha de los procesos,
informando a los
funcionarios de aquellos
trámites que tengan
algún atraso y el
funcionario responsable
por la actividad atrasada.
Gestión de Trámites– Control de TrámitesGestión de Trámites– Control de Trámites
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
Todo funcionario
participante del proceso y
con responsabilidad de
ejecutar actividades dentro
del flujo, podrá solicitar el
rechazo de un proceso que
no dispone de todos los
documentos o
informaciones necesarias.
En este caso, el trámite es
derivado al Coordinador
para evaluación y decisión.
Gestión de Trámites –Trámites con solicitud de rechazo
Gestión de Trámites –Trámites con solicitud de rechazo
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
El sistema permite hacer
investigaciones basadas
en múltiples campos de
información disponibles.
Las investigaciones son
realizadas en todos los
trámites en gestión y
posibilita la localización
rápida y efectiva de los
procesos siendo buscados
por los funcionarios o
autoridades
Gestión de Trámites –Búsqueda de Trámites en Gestión
Gestión de Trámites –Búsqueda de Trámites en Gestión
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
E N F O Q U E E Q U I P O D E T R A B A J O
Registro1. PROPUESTAS 2. TRAMITES 3. ACTIVIDADES
INFORMACION DE LOS TRAMITES4. ARCHIVO
InformaciónFluxogramaDocumentos
Tramites en gestión normalControl de TrámitesTrámites con solicitud de RechazoBúsqueda de Trámites em gestión
Ejecución de ActividadesEncaminamiento de Actividades
Recepción de ActividadesBúsqueda de Actividades em ejecución
Últimos Trámites finalizadosControl Histórico Trámites
A P L I C A C I O N
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
Gestión de Actividades – Ejecución de Actividades del funcionario
Gestión de Actividades – Ejecución de Actividades del funcionario
El núcleo de trabajo del
Sistema TRE se basa en la
ejecución en tiempo y forma
de las actividades definidas
por el flujo del proceso. El
sistema dispone de una tela
exclusiva para cada
funcionario responsable de
actividades para poder
mantener el foco de trabajo
de su día a día y
permitiendo una mejor
organización del
tiempo/hombre.
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
Gestión de Actividades – Encaminadas al siguiente paso y aguardando aprobación
Gestión de Actividades – Encaminadas al siguiente paso y aguardando aprobación
Cada funcionario
responsable, una vez
ejecutada su actividad,
encamina el proceso a la
siguiente fase. Este paso a
paso es realizado con un
control cruzado entre los
funcionarios para evitar
cualquier posibilidad de
error en los procedimientos
y normativas del proceso.
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
Gestión de Actividades – Encaminadas y aguardando reciboGestión de Actividades – Encaminadas y aguardando recibo
El funcionario responsable,
cuando recibe una nueva
actividad encaminada por
un compañero, deberá
verifcar las informaciones
de acuerdo con la
normativa del flujo del
proceso, pudiendo en caso
de no disponer de todas
las informaciones, solicitar
el Rechazodel proceso.
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
Gestión de Actividades – Búsqueda de Actividades en Ejecución
Gestión de Actividades – Búsqueda de Actividades en Ejecución
El sistema permite al
funcionario
responsable de las
actividades realizar
investigaciones por
múltiples criterios y
campos de
información para un
mejor control de la
marcha de los
procesos.
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
E N F O Q U E E Q U I P O D E T R A B A J O
Registro1. PROPUESTAS 2. TRAMITES 3. ACTIVIDADES
INFORMACION DE LOS TRAMITES4. ARCHIVO
InformaciónFluxogramaDocumentos
Tramites en gestión normalControl de TrámitesTrámites con solicitud de RechazoBúsqueda de Trámites em gestión
Ejecución de ActividadesEncaminamiento de Actividades
Recepción de ActividadesBúsqueda de Actividades em ejecución
Últimos Trámites finalizadosControl Histórico Trámites
A P L I C A C I O N
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
Archivo – Archivo de los Últimos Trámites FinalizadosArchivo – Archivo de los Últimos Trámites Finalizados
El Archivo de Trámites
finalizados permite
rápidamente consultar
y verificar los últimos
procesos que
concluyeron sus flujos
de trabajo, pudiendo
finalizar en forma
positiva o rechazados
por falta de
información.
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
Archivo – Controle Histórico de Trámites finalizadosArchivo – Controle Histórico de Trámites finalizados
En la búsqueda histórica del
Archivo de Trámites los
funcionarios y las
autoridades podrán
consultar y recuperar
aquellos procesos ya
finalizados, para su
verificación y control. El
sistema disponibiliza toda la
información de la marcha
del proceso.
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
E N F O Q U E E Q U I P O D E T R A B A J O
Registro1. PROPUESTAS 2. TRAMITES 3. ACTIVIDADES
INFORMACION DE LOS TRAMITES4. ARCHIVO
InformaciónFluxogramaDocumentos
Tramites en gestión normalControl de TrámitesTrámites con solicitud de RechazoBúsqueda de Trámites em gestión
Ejecución de ActividadesEncaminamiento de Actividades
Recepción de ActividadesBúsqueda de Actividades em ejecución
Últimos Trámites finalizadosControl Histórico Trámites
A P L I C A C I O N
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
Elaboración de una propuesta
o solicitud
Revisión y aprobación
por la autoridad
Evaluación de solicitud
Aplicación del Flujo de Trabajo
Revisión y aprobación
por la autoridad
El Enfoque• Sistema de trabajo que
organiza las actividades
de las personas que
están vinculadas a la
procesos que generan
productos de alta
demanda por los
ciudadanos u otras
instituciones.
Que es?• Análisis y levantamiento de los trámites y flujos existentes;
•Definición y estructuración completa de trámites de acuerdo al
levantamiento;
•Definición de equipo de trabajo y atribución de responsables de
actividades identificadas;
•Definición de interacción con unidades externas de trabajo
Metodologia•Definición de estructura de trámites de forma gráfica (flujograma);
•Soporte íntegro a la gestión de los trámites definidos;
•Control completo de fases y actividades de cada trámite;
•Interoperabilidad con Módulos del SIGOB: Correspondencia, e-mail y
Módulos de Información y Analice (MIA?s).
Sistema de Información
•MUCHA DEMANDA DEL TRAMIRTE
•ALTA SEBNSIBILIDAD POLITOC-
INSTITUCIONAL;
•SUCEPTIBLE DE SER REGULAR
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
E N F O Q U E E Q U I P O D E T R A B A J O
Registro1. PROPUESTAS 2. TRAMITES 3. ACTIVIDADES
INFORMACION DE LOS TRAMITES4. ARCHIVO
InformaciónFluxogramaDocumentos
Tramites en gestión normalControl de TrámitesTrámites con solicitud de RechazoBúsqueda de Trámites em gestión
Ejecución de ActividadesEncaminamiento de Actividades
Recepción de ActividadesBúsqueda de Actividades em ejecución
Últimos Trámites finalizadosControl Histórico Trámites
A P L I C A C I O N
SIGOBMétodos e
Instrumentos
TRAMITE REGULAR ESTRUCTURADO TRE
ELABORADORFuncionarios/Ciudanos
que colocan una solicitud en el tramiteRegistro inicial de la
propuesta o solicitud, Anexo de documentos y carga del Formulario de
Información para evaluación de la
Autoridad
FUNCIONARIO QUE ADMITE LA SOLICITUD
Revisión y aprobación de la propuesta (da inicio al Trámite), seguimiento de la marcha del
proceso
FUNCIONARIOS PARTICIPANTES Y AUTORIDADES
Diariamente ejecución y proseguimiento las actividades de su responsabilidad, confiere las informaciones y ejecuta
COORDINADORMonitoriza marcha y Aprueba o
Rechaza los procesos de acuerdo con normativa vigente
SOLICITANTECiudadanos,
Autoridades, otras Instituciones reciben Atención oportuna
Quando necessário
Equipo de Trabajo