05_seleccionypriorizacion

Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 1

Sesión 5: Selección de Proyectos, Portafolio y PMO

MODULO GESTIÓN ORGANIZACIONAL

Especialización en Gerencia Integral de ProyectosMsc. SILVIO RAFAEL CUELLO DE AVILA

26/07/2014


Identificar y seleccionar proyectos

Este capitulo busca identificar los elementos esenciales iniciar un proyecto dentro de la

organización y determinar el alcance del proyecto.

26/07/2014


Identificación y Selección del proyectos

• Determinar los modelos de identificación de proyectos.• Identificar criterios y métodos para la selección de proyecto.• Generar la lista de proyectos, programas y portafolios.

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Proceso de iniciacion

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PMBOK, V5


1. SOW - Enunciado del Trabajo del proyecto

SOW

Necesidad del negocio

Descripción del alcance

Alineación estratégica

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Necesidad del negocio

Necesidades de conocimiento

Avance tecnológico

Requisito legal Normativa y regulaciones

Consideraciones ambientales

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Descripción del alcance del producto

Características del producto

Relación entre productos y necesidad del negocio Alcance

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2. Caso de Negocio

Determina la viabilidad del proyecto en función de la inversión requerida.

Facilita la toma de decisiones de alto nivel.

Se compara la necesidad del negocio y la relación costo beneficio.

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Elementos del caso de negocio

Resumen Ejecutivo

Descripción del Problema u oportunidad de negocio.

Justificación

Análisis Financiero situación actual

• Objetivo• Descripción• Análisis de costos• Análisis de Sensibilidad• Identificación de Riesgos

Alternativas de solución

Comparación de alternativas.

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3. Acuerdos

Se establecen para definir las intenciones del proyecto.• Contratos• Memorandos de entendimiento - MOU• Acuerdos de nivel de servicio – SLA• Cartas de acuerdo• Declaraciones de intensiones• Acuerdos verbales• Correos electrónicos• Otros documentos

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Selección de Alternativas

• Existen dos clases de métodos para seleccionar un proyecto entre varias alternativas:– Métodos de Beneficios

• Murder Board• Revisión de pares• Modelos de puntaje (Link)• Modelos económicos

– Métodos de restricciones o aproximaciones matemáticas.

• Programación lineal• Programación entera• Programación dinámica• Programación multi-objetivo

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https://www.dropbox.com/s/skep5l7idwrl2n2/020_SeleccionProyectos.doc?dl=0


Valor Presente(VP)

• El Valor presente significa el valor que tiene hoy un flujo de efectivo . Se calcula con la siguiente formula:

• Ejemplo: ¿Cuál es el valor presente de una inversión si en termino de 3 años retorna $300 millones a una rata de 10%.

PV =

Donde: FV: Valor Futuror: Tasa de interes(tasa de crecimiento esperado)n: Numero de periodo (donde se da el ingreso)

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Valor Presente Neto

• El VP tiene el inconveniente, y es que no incluye los costos en el análisis y estos tiene un impacto significativo en la interpretación de los resultados.

• Ejemplo: Un proyecto tiene el siguiente flujo de caja, calcule el VPN.

• VPN=Ingresos – Costos = 353 – 291 = 62

Periodo IngresosValor Presente de los

ingresos CostosValor presente de los

costos0 0 0 200 2001 50 45 100 912 100 83 0 03 300 225 0 0

Total 353 291

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TIR

• Es un valor mas preciso, que estima un porcentaje que equivale a la tasa de interés que se espera recibir por cierta inversión. Es superior que las anteriores porque tiene en cuenta además de los costos el tiempo de inversión y maximiza los resultados para el inversionista.

• Ejemplo: Se estima que un proyecto presente el siguiente flujo de caja: Calcule el valor presente Neto.

Periodo Flujo de Caja

0 -4000

1 1200

2 1410

3 1875

4 1050

r= TIRAl resolver la ecuación se encuentra que la TIR=14.3%

En Excel se puede usar la función TIR con el rango del flujo de caja para calcular el valor

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Ejercicio

• Una empresa de mantenimiento de equipos presta sus servicios a diferentes instituciones. Esta empresa cuenta con 20 ingenieros de soporte con un costo promedio de 50.000 hora, los cuales destinan en alrededor e 8 horas semanales en actividades relacionadas con el papeleo de sus ordenes de trabajo pues en su mayoría se realizan por email.

• Se plantea que si implementa un software de mesa de ayuda (helpdesk) además de generar información crucial para el seguimiento de los servicios, se puede reducir entre un 20 y un 40 porciento el tiempo dedicado a labores de pápelo la productividad.

• Al revisar, se tienen dos posibles sistemas con características iguales que pueden servir para la mesa de ayuda, identifique la opción mas apropiada para la empresa:

• Asuma que el costo del dinero en el tiempo es de IPC del año actual y estime un costo de 4% de incremento para todos los rublos

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Ejercicio

Nombre

Licenciamiento

Hardware

Implementación y capacitación

Mantenimiento y soporte del Software

Mantenimiento Hardware

Nube Help

$530.000/usuario

$0

$3.600.000

$0

$0

Mesa C/S

$15.000.000

$12.000.000 (Servidor)

$4.000.000 (Inst. y Conf)

20% licencia C/año

Nuevo servidor año 4.

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Clasificación de los Métodos Económicos

PV

NPV

TIR

Solo tiene en cuenta los ingresos

Tiene en cuenta los ingresos y los egresos pero no el valor del dinero en el tiempo

Tiene en cuenta los ingresos, los egresos yel valor del dinero en el tiempo

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Programación Lineal

Da respuesta a situaciones en las que se exige maximizar o minimizar funciones que se encuentran sujetas a determinadas limitaciones.• Su empleo es frecuente en aplicaciones de la industria, la

economía, la estrategia militar, etc.• Consiste en optimizar (maximizar o minimizar) una función

objetivo, que es una función lineal de varias variables:• f(x,y) = ax + by.La función objetivo está sujeta a una serie de restricciones, expresadas por inecuaciones lineales:

a1x + b1y ≤ c1

a2x + b2y ≤ c2

... ... ...anx + bny ≤ cn

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Soluciones factibles y optimas

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Función Objetivo:Consiste en optimizar una función lineal de varias variables (Maximizar o Minimizar)

Factibles:El área formada por el conjunto de intersecciones del área formadas por las restricciones.

Optimas:La solución óptima se llama solución máxima (o mínima según el caso) referente a la función objetivo buscada.

Ejemplo: Selección de Proyectos con Programación Lineal

https://www.youtube.com/watch?v=tETvKKNOZLs&noredirect=1


Ejercicio 8. Selección de Proyectos

• Elabore un listado de proyectos estratégicos.• Desarrolle un caso de negocio para cada proyecto• Empleando el método de programación lineal o el

modelo de puntajes seleccione los proyectos a ejecutar.

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Un Proyecto es un emprendimiento realizado por personas para crear un Producto o Servicio único, mediante la utilización de recursos limitados (Humanos, Físicos, Monetarios, tiempo, etc..).

• Ejecutar un Plan Estratégico• Explotar una Oportunidad de Negocio• Responder a requerimientos que no pueden ser

atendidos por las Operaciones habituales de la Organización

• El Producto o Servicio final se obtiene paso a paso, progresando continuamente a través de incrementos de valor

• El Producto o Servicio obtenido es único en cuanto a sus particularidades

• Tiene un principio y fin determinado

• Su duración es finita

• El equipo de trabajo es transitorio

• El fin se alcanza cuando se logran los objetivos propuestos o cuando se decide que los mismos no podrán ser concretados

Temporalidad Resultado Único Desarrollo Progresivo

Los Proyectos consisten en instrumentos que se utilizan para

Definición de Proyecto

Un Programa es un grupo de proyectos que permite gestionarlos de forma global. Normalmente se definen programas para conseguir economías de escala y mayor y mejor control sobre los recursos de la compañía.

Programa 1

Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3Otros

Trabajos relacionados

Definición de Programa

Programa: Aumentar Capacidad de carga de transporte terrestre.

Proyecto 1: Aumentar numero de camiones

pequeños

Proyecto 2: Compra de mas

vehículos de carga pesada

Proyecto 3:Aumento camionetas de carga ligera dentro

de las ciudades

Disminuir el consumo de combustible.

Disminuir el consumo de llantas.

Rapientrega tiene proyectos enfocados en aumentar su capacidad de transporte terrestre.

Ejemplo: Caso Empresa de trasnporte (Programa)

Un Portafolio es un grupo de programas y proyectos que permite gestionarlos con el objetivo de alcanzar metas estratégicas del negocio.

Portafolio 1

Proyecto 1 Programa 1 Programa 2Otros

Trabajos relacionados

Definición de un Portafolio

Portafolio: Maximizar las ganancias de la

compañia.

Programa: Aumentar Capacidad de carga de transporte terrestre.

Proyecto 1: Aumentar numero de camiones

pequeños

Proyecto 2: Compra de mas

vehículos de carga pesada

Proyecto 3:Aumento camionetas de carga ligera dentro

de las ciudades

Disminuir el consumo de combustible.

Disminuir el consumo de llantas.

Programa: Aumentar la capacidad de carga

aerea.

Construcción de mas centros de acopio en la ciudades medianas

Ejemplo: Caso Empresa de Trasnporte (Portafolio)

Proyectos Programas y Portafolios


Ejercicio 9. Portafolio de proyectos

• Organice el portafolio de gestión en un diagrama de árbol donde ubique los proyectos y programas por estrategia.

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Implica la aplicación de metodologías y herramientas para:- Administrar eficaz y eficientemente diferentes

proyectos- Controlar adecuadamente los riesgos - Cumplir con los resultados esperados en términos

de tiempo, costos, calidad y beneficios.

Administración de Proyectos

Equipo y Organizaciones

Proyectos múltiples

Tecnologías y aplicaciones

PMO

Oficina de Administración de Programas/Proyectos (Program/Project

Management Office )

El objetivo es coordinar e integrar óptimamente programas y proyectos, múltiples tecnologías, aplicaciones, equipos y organizaciones.

¿Qué es una PMO?

http://www.pmi.org/info/default.asp

Principales actividades de la PMO

Relacionar los Objetivos del proyecto con la estrategia de la organización, objetivos y

programas estratégicos

Relacionar los Objetivos del proyecto con la estrategia de la organización, objetivos y

programas estratégicos

Coordinar los proyectos para aprovechar sinergias, evitando duplicación de

esfuerzos

Coordinar los proyectos para aprovechar sinergias, evitando duplicación de

esfuerzos

Proveer los procedimientos, estándares, formatos y mecanismos requeridos para

gestionar eficiente el Proyecto de manera que sea un potenciador en el logro de los

objetivos

Proveer los procedimientos, estándares, formatos y mecanismos requeridos para

gestionar eficiente el Proyecto de manera que sea un potenciador en el logro de los

objetivos

Asegurar la alineación de los equipos de trabajo en la ejecución del proyecto y

coordinar las actividades relacionadas con la Administración del Cambio del proyecto

Asegurar la alineación de los equipos de trabajo en la ejecución del proyecto y

coordinar las actividades relacionadas con la Administración del Cambio del proyecto

Identificar imprevistos / riesgos y hacer seguimiento a la solución. Prever y

controlar riesgos

Identificar imprevistos / riesgos y hacer seguimiento a la solución. Prever y

controlar riesgos

Asegurar la elaboración y consistencia de los reportes de avance, plan de trabajo y

entregables.

Asegurar la elaboración y consistencia de los reportes de avance, plan de trabajo y

entregables.

¿Cuáles son las principales actividades de una PMO?

Típicamente una organización que necesita una Oficina de Gerenciamiento de Proyectos (PMO) tiene:

Costos consistentemente más altos de los previstos en sus proyectos.

Conflictos en el cumplimiento de los planes y cronogramas relacionados a los recursos compartidos y las habilidades más utilizadas de los mismos.

Procesos débiles de manejo de proyectos, ausencia de reportes formales en los proyectos.

Problemas recurrentes en los proyectos, los cuales son tratados de manera individual situación que impide tener una visión global de la situación del proyecto.

Falta de homogeneidad en la calidad de los proyectos y, dificultad para operar de forma eficiente entre las áreas involucradas.

Por qué implementar una PMO?

Esca

la

Esca

la

Múltiples iniciativas sin un esquema de integración común

Hoy

1. Operativa

3. Estratégica

2. Táctica

(Primer Nivel)

Administración del Portafolio

Administración de Programas

Administración del Proyecto

Dependiendo de las necesidades especificas de cada organización, se pueden establecer desde una PMO Operativa hasta una estratégica:

(Nivel medio)

(Nivel Superior)

Por qué implementar una PMO?


Ejercicio 10. Discusión PMO

• Realice la lectura del documento: Impacto de la PMO en la implementación de estratégias.

• Discuta en su equipo si considera importante implementar una PMO en su organización y en caso tal de que tipo seria y cuales serían sus funciones.

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https://www.dropbox.com/s/03evpu9ekkj18uf/06_PMO.pdf?dl=0

10%

• Documento en Word: Capitulo V

30%

• Selección de proyectos y priorización

30%

• Portafolio de proyectos

30%

• Necesidad de una Oficina PMO.

Rubrica

05_seleccionypriorizacion

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