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Dirección General de Auditoría Interna

San José, 21 de junio de 2012INF-DGAI-013-2012

LicenciadoGerardo Bolaños AlvaradoDirector General de Aduanas

ASUNTO: Servicios de AuditoríaInforme de control interno.

Estimado señor:

Nos permitimos remitirle adjunto el INF-DGAI-013-2012 sobre el funcionamiento de la Dirección de Gestión Técnica de la DGA, el cual en el apartado de resultados contiene algunos aspectos de control interno que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, y que deben ser incorporadas como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de diez días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de las mismas deberá elevar el informe al Ministro dentro del plazo indicado con soluciones alternas.

Por lo anterior, agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto en el plazo señalado; así como el plan de acción que en un plazo razonable se defina.

Atentamente,

Olman Saborío Alfaro Director General

c. Estudio N°004-2012SAI/AP/Informes de Auditoría.

Dirección: Avenida 2°, calle 1 y 3 San José • Tel 2284-5242 • www.hacienda.go.cr

INF-DGAI-013-2012

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN TÉCNICA DE LA DGA

JUNIO, 2012



TABLA DE CONTENIDO

Resumen Ejecutivo........................................................................................................................................... i

1. Introducción..............................................................................................................................................1

1.1 Origen...................................................................................................................................................1

1.2 Objetivo................................................................................................................................................1

1.3 Alcance.................................................................................................................................................1

1.4 Informes parciales................................................................................................................................1

1.5 Comunicación oral de resultados.........................................................................................................1

1.6 Normativa relacionada con control interno..........................................................................................1

1.7 Generalidades.......................................................................................................................................2

2. Resultados..................................................................................................................................................3

2.1 Aspectos positivos encontrados...........................................................................................................3

2.2 Sobre los Departamentos relacionados con la definición de la clasificación arancelaria....................4

2.3 Necesidad de establecer la asignación de funciones por escrito..........................................................5

2.4 Necesidad de informar a la Dirección de Gestión Riesgo sobre hallazgos determinados...................6

2.5 Aspectos a mejorar en el Departamento de Técnica Aduanera............................................................7

2.6 Aspectos a mejorar en el Departamento de Procesos Aduaneros........................................................8

2.7 Aspectos a mejorar en el Departamento de Estadística y Registro....................................................10

3. Conclusiones............................................................................................................................................12

4. Recomendaciones....................................................................................................................................14




RESUMEN EJECUTIVO

El estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual de la Auditoría Interna para el 2012 y comprende la revisión de algunos aspectos de control en el funcionamiento de la Dirección de Gestión Técnica de la Dirección General de Aduanas (DGA), específicamente en el Departamento Técnica Aduanera, Departamento de Procesos, Departamento de Estadísticas y Registros. Para el periodo comprendido de enero 2011 a marzo 2012, extendiéndose cuando se consideró necesario.

La Dirección de Gestión Técnica, ha establecido algunos controles orientados a garantizar en forma razonable su funcionamiento. Lo antes descrito, se evidencia principalmente con algunos elementos de control como lo son la emisión de procedimientos para la emisión de criterios técnicos, el manual para la clasificación arancelaria de mercancías, la disposición de un plan anual operativo, procedimientos del Departamento de Estadística y Registro, la Dirección Técnica, la realización de la autoevaluación anual de control y plan de mejoras, entre otros, no obstante, se presentan aspectos que requieren ser revisados y fortalecidos según se indica a continuación.

El Departamento Laboratorio Aduanero de la Dirección de Fiscalización, ejecuta funciones que tienen relación con la clasificación arancelaria que son muy similares a las ejecutadas en el Departamento de Técnica Aduanera de la Dirección de Gestión Técnica. Al respecto, se emitió la resolución DGA-407-20101-, con el fin de delimitar el marco de acción del Departamento de Técnica Aduanera de la Dirección de Gestión Técnica y del Departamento Laboratorio Aduanero, indicando el detalle de las funciones relacionadas con la clasificación arancelaria, no obstante, se presentan características que las hacen similares y hasta complementarias, situación que podría generar el riesgo que se den criterios con clasificaciones arancelarias diferentes para un mismo Auxiliar de la Función Pública o terceros.

La Dirección de Gestión Técnica no ha establecido la práctica de asignar funciones por escrito de manera formal, a los funcionarios de sus Departamentos de Técnica Operativa, Procesos Aduaneros y Departamento de Estadística y Registro, que permita a sus funcionarios conocer sus funciones alineadas con el Manual de Cargos correspondiente y su grado de responsabilidad. Esta situación cobra importancia, en el sentido de que al desarrollar las funciones están relacionados con el recibo, registro y actualización de la emisión de criterios, modificaciones del Arancel que se realizan de forma directa en el Sistema Tica.

El Departamento de Procesos Aduaneros y al Departamento de Estadística y Registro no tiene la práctica de informar formalmente los hallazgos ni la remisión de información relevante orientada a valor el riesgo aduanero identificados en los procesos aduaneros, dicho instrumento le puede dar un insumo a la Dirección de Gestión de Riesgo sobre aspectos relacionados con la información aduanera codificada de rutas y trayectos de tránsito, regímenes y modalidades aduaneras, tipos de ubicación de mercancías, documentos obligatorios y otros necesarios para la implantación de los procesos aduaneros, formatos y documentos asociados a los procesos aduaneros.

1 Publicada en la Gaceta del 24 de febrero de 2010

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El Departamento de Técnica Aduanera, no cuenta con un procedimiento documentado autorizado y comunicado a su personal que establezca los requerimientos básicos para mantener actualizado el arancel, Tampoco en todos los casos se emite los criterios técnicos sobre la clasificación arancelaria en el plazo de 10 días que establece los artículos 10 y 11 del documento denominado “Procedimiento para la emisión de criterios técnicos.

El Departamento de Procesos Aduaneros, no cuenta con un procedimiento documentado autorizado y divulgado, que contenga los elementos básicos para preparar los procedimientos, directrices, formatos y documentos asociados a los procesos aduaneros, que contenga sus actividades. Aunado a lo anterior, no está conforme con lo señalado en la normativa sobre uniformidad en la presentación de los expedientes del Servicio Nacional de Aduanas, donde se indica que los expedientes deben cumplir con algunos aspectos formales.

El Departamento Registro y Estadística, no cuenta con un procedimiento documentado, que contenga las practicas establecidas para la inspección física de los depósitos que resguardan la mercancía bajo control aduanero. También se determinó que la jefatura del Departamento de Estadística y Registro, no dispone de un control sistemático y constante, sobre la información y aspectos formales del expediente, en lo relacionado a los formularios que son utilizados como una guía de control en cada expediente para poder revisar y constatar que se han cumplido todos los requisitos esenciales y oportunos.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados del informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de ellas deberá elevar el informe al Ministro.

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El estudio se realiza de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2012.

1.2 Objetivo

Evaluar el funcionamiento de la Dirección de Gestión Técnica, a fin de determinar su contribución al cumplimiento de los objetivos de la Dirección General de Aduanas.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de algunos aspectos de control en el funcionamiento de la Dirección de Gestión Técnica de la DGA, específicamente en el Departamento Técnica Aduanera, Departamento de Procesos, Departamento de Estadísticas y Registros. Para el periodo comprendido de enero 2011 a marzo 2012, extendiéndose cuando se consideró necesario.

En el desarrollo del estudio se observaron las normas generales de auditoría para el Sector Público, en la medida en que las circunstancias permitieron su aplicación y las disposiciones del Decreto Nº 34573-H Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda.

1.4 Informes parciales

En este estudio se emitió el informe INF-DGAI-006-2012 del 14 de marzo de 2012, servicio de advertencia sobre instalaciones físicas de la Dirección de Gestión Técnica de la DGA, cuyo cumplimiento está en proceso por parte de esa Dirección.

1.5 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones de este estudio fueron presentados al Director General de Aduanas, Lic. Gerardo Bolaños Alvarado, el día veinte de junio del 2012, quien realizó algunas consultas que le fueron aclaradas y en términos generales indicó estar de acuerdo con los resultados y recomendaciones.

1.6 Normativa relacionada con control interno

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292, que regulan los deberes en materia de control interno, el trámite de informes y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.

“Artículo 10. -Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”



“Artículo 12. -Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno . …c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.7 Generalidades

Es competencia de la Dirección de Gestión Técnica establecer y uniformar la materia técnica aduanera que sustenta el desarrollo y quehacer del Sistema Aduanero Nacional, en las áreas de procesos, clasificación arancelaria y origen de las mercancías, la gestión de los datos que soportan el funcionamiento de los sistemas informáticos, registro de los Auxiliares de la Función Pública Aduanera y generación de estadísticas e indicadores para la toma de decisiones, según se establece en la Ley N°7557 Ley General de Aduanas, de fecha 20 de octubre de 1995.

Con Decreto 34475-H Reglamento a la Ley General de Aduanas publicado en La Gaceta No. 83 del 30 de abril del 2008, se define la competencia, atribuciones, deberes y funciones de la Dirección de Gestión Técnica. Esta Dirección como ente rector en la materia técnica aduanera del Servicio Nacional de Aduanas (SNA), tiene a su cargo diversas funciones, entre ellas, el manejo del arancel integrado de importación y exportación, el desarrollo de los procesos aduaneros, y su automatización, participación en temas de comercio internacional y el registro de los auxiliares de la función pública aduanera.

Las principales funciones de la Dirección de Gestión Técnica son las siguientes: Dirigir el desarrollo de procesos, manuales de procedimiento, proyectos reglamentarios y documentos de aplicación uniforme en el Sistema Aduanero Nacional.// Mantener actualizados los sistemas de información y registro de auxiliares, asegurando su adecuado control // Resolver las solicitudes de inscripción, desinscripción, cambios en el registro de los

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Auxiliares, así como permisos y concesiones de los Auxiliares// Certificar la documentación o información que se custodie en esta Dirección y sus Departamentos.// Evaluar permanentemente los procesos aplicados para garantizar la uniformidad en materia aduanera y la gestión en el registro de los datos y de los Auxiliares de la Función Pública Aduanera.

Está conformado por los siguientes tres departamentos:

Departamento de Técnica Aduanera. Le compete la definición de los asuntos relacionados con la emisión de los lineamientos en materia de clasificación arancelaria y origen de las mercancías, la implementación y cumplimiento de convenios internacionales, así como mantener actualizado el arancel, facilitando la transmisión de conocimiento en dichas áreas.

Departamento Procesos Aduaneros. Le corresponde preparar directrices y normas que unifiquen y estandaricen los criterios y procedimientos aduaneros requeridos por el comercio internacional, así como llevar los registros del sistema de información que se le asignen. Entre sus funciones están las siguientes: Preparar los procedimientos, directrices, formatos y documentos asociados a los procesos aduaneros, para uniformar la aplicación de las normas técnicas aduaneras vigentes, tendientes a facilitar el comercio exterior y el control fiscal.//. Coordinar e incorporar al sistema informático, la información aduanera codificada de rutas y trayectos de tránsito, regímenes y modalidades aduaneras, tipos de ubicación de mercancías, documentos obligatorios y otros necesarios para la implantación de los procesos aduaneros.// Elaborar, en conjunto con los funcionarios competentes en materia informática, los manuales de usuario del sistema informático, cuando así sea requerido.// Coordinar con el Servicio Nacional de Aduanas la implementación y aplicación uniforme de los procesos en el Sistema Aduanero Nacional.// Atender los requerimientos específicos planteados por los usuarios, a efectos de mejorar las potencialidades del sistema informático.

Departamento Estadística y Registros. Le compete la atención de las solicitudes de inscripción, des inscripción o autorización de los Auxiliares de la Función Pública Aduanera, mantener actualizada la información de éstos, así como de los demás registros que se le asignen. Deberá aprobar y emitir los certificados digitales que le correspondan y asignar, administrar y controlar las claves de acceso al sistema informático. Entre sus funciones están las siguientes: Establecer criterios, lineamientos y procedimientos para la inclusión de la información aduanera codificada, propia de su competencia, que sustenta la operativa del Servicio Nacional de Aduanas.// Planificar y coordinar el ingreso, la actualización y el mantenimiento del Registro de Auxiliares de la Función Pública Aduanera, codificación de países, tipos de cambio, parámetros y demás registros que al efecto se conformen y se le asignen.// Coadyuvar en la elaboración de los Manuales de Usuario.// Planificar y coordinar la obtención de estadísticas sobre las operaciones aduaneras y de comercio exterior, indicadores de gestión y desempeño en el Servicio Nacional de Aduanas.// Informar a la Dirección de Gestión de Riesgo, con base en la información disponible, sobre los hallazgos determinados en el desarrollo de sus labores, para su correspondiente análisis, entre otras funciones.

2. RESULTADOS

2.1 Aspectos positivos encontrados

A fin de dar cumplimiento a las funciones de la Dirección de Gestión Técnica, según reforma al Reglamento a la Ley General de Aduanas, se ha establecido algunos controles que le permitan garantizar en forma razonable la salvaguarda de los recursos públicos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, el cumplimiento de la normativa vigente, la confiabilidad y oportunidad de información para la toma de decisiones. Lo antes descrito, se evidencia, principalmente con los siguientes elementos con que dispone esa Dirección, a saber:




Procedimiento para la emisión de criterios técnicos, el cual contiene la descripción para que el Departamento de Técnica Aduanera realice el procedimiento para la clasificación arancelaria.

Manual del profesional para la clasificación Arancelaria de Mercancías, el cual consiste desde que es recibida la solicitud de Emisión de Criterio Técnico sobre clasificación arancelaria de Mercancías.

Plan anual operativo, en el que se definieron metas relacionadas con la gestión de la Dirección de Gestión Técnica.

Manual de procedimientos del Departamento Estadística y Registro, el cual contiene entre otros aspectos los siguientes, políticas generales, generación de estadísticas, autorización de auxiliares de la función pública, habilitación en los sistemas de información, administración de certificados de firma digital.

Autoevaluación de Control Interno que le permite identificar aquellas debilidades que se encuentran en el Sistema de Control Interno (SCI) y específicamente en el que se aplica en los procesos que tiene a cargo la Dirección de Gestión Técnica; así como un Plan de mejoras de control interno en el que se establecen acciones de mejoras para corregir esas debilidades y lograr efectivamente los objetivos del SCI y los objetivos de esa Dirección.

Elaboración de manuales de procedimientos que contribuyen a guiar los procesos de la Dirección de Gestión Técnica, manuales que actualmente se encuentran en proceso de acuerdo a lo indicado en el PAO, de esa Dirección.

No obstante, se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora, de conformidad con la normativa de control y la atinente a la materia aduanera, según se detalla en los siguientes resultados.

2.2 Sobre los Departamentos relacionados con la definición de la clasificación arancelaria

Según el artículo 182 la Dirección Gestión Técnica tiene como competencia la siguiente: “Es competencia de la Dirección de Gestión Técnica establecer y uniformar la materia técnica aduanera, que sustenta el desarrollo y quehacer del Sistema Aduanero Nacional, en las áreas de procesos, clasificación arancelaria y origen de las mercancías”. Forma parte de esa Dirección el Departamento de Técnica Aduanera que de conformidad con el artículo 21 del decreto citado, le corresponde “… la definición de los asuntos relacionados con la emisión de los lineamientos en materia de clasificación arancelaria y origen de las mercancías”. Por otra parte, el artículo 26 del decreto citado, señala como competencia de la Dirección de Fiscalización lo siguiente: “Es competencia de la Dirección de Fiscalización, el supervisar, fiscalizar, verificar y evaluar el cumplimiento de las disposiciones aduaneras y de comercio exterior, en lo que corresponda, antes, durante y con posterioridad al despacho aduanero de las mercancías, según lo establecido en el Plan Anual de Fiscalización.”

Actualmente el Departamento Laboratorio Aduanero y Estudios Especiales, pertenecen orgánicamente a la Dirección de Fiscalización y tiene entre sus competencias, según el artículo 30 del decreto citado, la siguiente “…Le compete también ejecutar estudios especiales que aporten elementos probatorios para la correcta determinación de la clasificación e información que sirva de apoyo para estudios de verificación de origen de las mercancías.”

De lo anterior se evidencia que la Dirección General de Aduanas cuenta con dos Departamentos que realizan la clasificación arancelaria, como lo es el Departamento de Técnica Aduanera, que corresponde a la Dirección de Gestión Técnica, y el Departamento Laboratorio Aduanero y Estudios Especiales de la Dirección de Fiscalización.

Al respecto el Departamento Laboratorio Aduanero y Estudios Especiales por su funcionalidad está más orientado a la Dirección de Gestión Técnica, que a la Dirección de Fiscalización, ya que sus funciones están relacionadas con fiscalización y control, tal como: supervisar, verificar y evaluar el cumplimiento de las disposiciones

2 Decreto N° 34475-H Reforma al Reglamento a la Ley General de Aduanas, Publicado en la Gaceta N° 83 del 30 de abril de 2008




aduaneras, por lo tanto, en nuestra opinión no tiene mayor injerencia en lo que respecta a la clasificación arancelaria, dentro su funcionalidad.

Dada la similitud de funciones, la Dirección General de Aduanas emitió resolución DGA-407-2010, la cual fue publicada en la Gaceta del 24 de febrero de 2010, con el fin de delimitar el marco de acción del Departamento de Técnica Aduanera y del Departamento Laboratorio Aduanero, señalando claramente el detalle de las funciones relacionadas con la clasificación arancelaria, no obstante, se observa una incongruencia determinada en los artículos 18 y 19, en que el Departamento de Técnica Aduanera, debe revisar los criterios emitidos por el Laboratorio Aduanero, en caso de discrepancias como se indica a continuación.

“18._Los criterios técnicos emitidos por el DTA o el DLA únicamente podrán ser objeto de revisión ante el DTA”“19. La emisión de criterios de clasificación arancelaria de mercancías, en última instancia en caso interposiciones de solicitudes de revisión, le corresponde al DTA, quien podrá recabar información de cualquier fuente fidedigna o expertos disponibles, ello sin detrimento de las facultades del Laboratorio Aduanero para emitir criterios sobre la clasificación arancelaria de mercancías”.

De la resolución precitada se evidencia que existen funciones de los dos departamentos que tienen relación directa con la clasificación arancelaria, por lo cual ambos producen insumos similares para las aduanas y para la Dirección de Fiscalización, pero jerárquicamente pertenecen a diferentes direcciones.

También se presenta la particularidad de que al Departamento Técnico Aduanero le corresponde emitir los criterios de clasificación arancelaria para los casos en que haya incertidumbre o indecisión técnica por parte del Departamento Laboratorio Aduanero antes citado. En ese sentido, el primero revisa la clasificación arancelaria dada por el Departamento Laboratorio Aduanero, quien tiene potestad para cambiar o modificar la partida arancelaria, cuando corresponda, sin tener autoridad jerárquica, y en el caso de que haya conflictos en estos dos departamentos se tienen que elevar el caso al Organismo Mundial de Aduanas (OMA).

La situación antes expuesta, podría generar el riesgo que se den criterios con clasificaciones arancelarias diferentes para un mismo Auxiliar de la Función Pública o terceros, que a la vez podrían afectar la recaudación o a terceros. Asimismo, en caso de haya conflictos por clasificaciones arancelarias, podría generar que los tiempos de respuesta hacia esa situación se prolonguen más de lo establecido, afectando directamente a los interesados, tanto a nivel interno como externo.

2.3 Necesidad de establecer la asignación de funciones por escrito

La Dirección de Gestión Técnica no cuenta con la práctica de asignar funciones de manera formal, que permita a los funcionarios conocer su grado de participación y responsabilidad según funciones establecidas en el Manual de Cargos. Esta formalidad cobra relevancia si consideramos la importancia de cada uno de los departamentos y competencias, tal como se detalla a continuación:

a) El Departamento de Técnica Aduanera cuenta con al menos trece funcionarios, cuyas funciones más relevantes están relacionadas con la emisión de criterios técnicos sobre la clasificación arancelaria de mercancías, actualización del arancel, preparar directrices y políticas para el mantenimiento del arancel, labores de gran importancia y de responsabilidad, más si consideramos que estas funciones se realizan de forma directa con el Sistema TICA y que un error en la clasificación arancelaria o en la actualización AD-VALOREN (diferentes tipos de impuestos) podría afectar el cobro de los tributos que lo corresponden recaudar a la Hacienda Pública.

b) El Departamento de Procesos Aduaneros cuenta con al menos quince funcionarios, cuyas principales funciones son: preparar a los procesos aduaneros, coordinar e incorporar al sistema informático, la información




aduanera codificada de rutas y trayectos de tránsito, regímenes y modalidades aduaneras, tipos de ubicación de mercancías, documentos obligatorios y otros necesarios para la implantación de los procesos aduaneros.

En cuanto al Departamento de Estadística y Registro desde junio 2012 se presenta la misma situación, la cual fue identificada en el informe INF-DGAI-005-2012 del 7 de marzo del 2012, donde se emitió la respectiva recomendación y que está en proceso.

El Manual de Normas de control interno para el Sector Público establece en la norma 2.5.1 Delegación de funciones, que: "El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que la delegación de funciones se realice de conformidad con el bloque de legalidad, y de que conlleve la exigencia de la responsabilidad correspondiente y la asignación de la autoridad necesaria para que los funcionarios respectivos puedan tomar las decisiones y emprender las acciones pertinentes."

Al respecto, es necesario que se establezcan las funciones por escrito a cada uno de los funcionarios que participan en los procesos de la Dirección de Gestión Técnica, a fin de que cada uno pueda conocer las funciones que le corresponde realizar, así como establecer con claridad el grado de participación y responsabilidad y contar con instrumentos administrativos y legales que garanticen en forma razonable que el cumplimiento de sus funciones estén en apego a la normativa vigente, así como delimitación de competencias en el accionar de los funcionarios para la adecuada rendición de cuentas.

2.4 Necesidad de informar a la Dirección de Gestión Riesgo sobre hallazgos determinados

Al Departamento de Procesos Aduaneros y al Departamento de Estadística y Registro le corresponde, entre sus funciones la siguiente: "Informar a la Dirección de Gestión de Riesgo, con base en la información disponible, sobre los hallazgos determinados en el desarrollo de sus labores, para su correspondiente análisis."

Al respecto, se determinó que no existe la práctica de informar formalmente los hallazgos ni la remisión de información relevante orientada a valorar el riesgo aduanero, identificados en los procesos aduaneros, dicho instrumento le puede dar un insumo a la Dirección de Gestión de Riesgo sobre aspectos relacionados con la información aduanera codificada de rutas y trayectos de tránsito, regímenes y modalidades aduaneras, tipos de ubicación de mercancías, documentos obligatorios y otros necesarios para la implantación de los procesos aduaneros, formatos y documentos asociados a los procesos aduaneros. De igual forma tampoco hay informes periódicos sobre los auxiliares sancionados, suspensión de auxiliares, análisis estadísticos, registros de nuevos auxiliares, entre otros. Estos insumos podrían transformase en un valor agregado en la Dirección de Gestión de Riesgo para la toma de decisiones en el establecimiento de reglas de riesgo.

Las Normas de control interno para el Sector Público en el apartado 5.6.2 Oportunidad, establece que: "Las actividades de recopilar, procesar y generar información, deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales".

Lo antes citado, es una limitación para que la Dirección de Gestión de Riesgo cuente con insumos sobre temas que tienen que ver con el quehacer de los Departamento de Procesos Aduaneros y del Departamento de Estadística y Registro, inherentes en los nuevos procesos o el enfoque de los procesos, que son materia sujeta a fiscalizar y que contienen riesgos inherentes a las nuevas actividades, coadyuvando a establecer reglas de riesgo y así maximizar los esfuerzos necesarios para realizar un adecuado control aduanero.

Sobre este apartado, en la comunicación oral de resultados señalado en el punto 1.4 del presente informe, el señor Gerardo Bolaños, Director General de Aduanas, indicó que además de los informes, se debe mejorar a nivel informático, ya que lo conveniente es contar con un sistema automatizado donde se genere automáticamente




información relevante, tanto en el Departamento de Procesos Aduaneros, Departamento de Estadística y Registro, para uso de la Dirección de Gestión de Riesgo.

2.5 Aspectos a mejorar en el Departamento de Técnica Aduanera

El Departamento de Técnica Aduanera ha realizado esfuerzos para mejorar el control interno relacionados con la materia de clasificación arancelaria y origen de las mercancías, implementación y cumplimiento de convenios internacionales, así como en la actualización del arancel. Sin embargo, existen algunos aspectos susceptibles de mejora de conformidad con la normativa de control, aduanera y sanas prácticas, según se detalla seguidamente.

2.5.1. Necesidad de formalizar un procedimiento para mantener actualizado el arancel

El Departamento de Técnica Aduanera no cuenta con un procedimiento formalizado y comunicado a su personal que establezca los requerimientos básicos para mantener actualizado el arancel, no obstante, se encontró que en la práctica se realizan las siguientes tareas que pueden incorporarse en dicho procedimiento disponer de un mejor control y eficacia de las operaciones que se realizan, a saber:

Revisión diaria de La Gaceta para ubicar publicaciones de interés relacionadas con la actualización del arancel.

Llenado de la plantilla de ajuste, donde se indica las partidas a cambiar. Realización de los ajustes en el Arancel (impuestos o modificaciones de la información), en el Sistema

TICA. Llenado del documento denominado Control de Cambios, que contienen la partida arancelaria anterior

y actual. Revisión de la información incluida en el sistema y que las mismas queden documentadas. Enmiendas a la nomenclatura del arancel. Revisión periódica de las bitácoras con el fin de verificar y revisar el comportamiento de la

actualización del arancel de parte de la jefatura. Informes periódicos donde se indique todos los movimientos realizados en las partidas en el mes de la

información registrada en la hoja de Control de Cambios. Manejo de errores en la actualización del arancel. Sistema Arancelario Centroamericano (SAC), Quinta Enmienda.

La norma 4.1 Actividades de Control de las Normas de Control Interno para el Sector Público, establece que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SIC, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI, y el logro de los objetivos institucionales…”

De no corregirse esta condición se genera el riesgo de que los funcionarios no conozcan con claridad su grado de participación y responsabilidad en las actividades que deben ejecutar para desarrollar en forma eficiente y eficaz las funciones, errores en la actualización y registro del arancel, tal como se evidenció en la revisión de 288 actualizaciones, donde se identificaron 6 errores de ese tipo. Asimismo, minimizar el riesgo de omisiones de aspectos importantes en la actualización del arancel, máxime considerando que este se actualiza en línea, y que un error voluntario e involuntario estaría afectando los intereses tributarios, fiscales y hacendarios del Estado.

2.5.2. Sobre la emisión de criterios técnicos sobre la clasificación arancelaria de mercancías.

El Departamento de Técnica Aduanera le corresponde entre otros aspectos, la emisión de criterios técnicos sobre la clasificación arancelaria de mercancías, solicitados por los auxiliares de la función pública y en algunos por las




Aduanas, para dicha labor tienen un plazo de 10 días hábiles, según se indica en los artículos 10 y 11 del documento denominado “Procedimiento para la emisión de criterios técnicos3, que textualmente indica lo siguiente ” El plazo para la entrega del Criterio Técnico es de 10 días hábiles, y este corre a partir del día hábil siguiente de la asignación de numero de solicitud. No obstante, según el tipo de análisis, pruebas o volumen de trabajo, el plazo puede ampliarse hasta 20 días hábiles. // Tratándose de casos complejos, el plazo de entrega del criterio se define según el proceso requerido a seguir, lo cual debe justificar el Jefe de Departamento de forma técnica y razonable al usuario con copia al Director del Área.”

Al respecto, se determinó que no en todos los casos donde se han emitido criterios técnicos se cumple con el plazo de 10 días hábiles establecidos en el documento antes citado, tal como se observó en la revisión de una muestra de 20 criterios técnicos emitidos de un total de 92, correspondiente al período setiembre del 2011 a marzo 2012.

Como resultado de esa revisión se determinó que de 11 casos que representa el 11.95%, presentan un plazo mayor de los 10 días establecidos. De esos 11 hay 6 que tardaron más de 20 días, cuyo detalle se presenta a continuación. Para los casos mayores a 20 días no se localiza justificación extendida por la jefatura.

Emisión de criterios técnicos que superaron los 10 díasPeríodo setiembre 2011 al marzo 2012

Formulario N° Tipo Mercancía Fecha Asignado Fecha de Salida Días de más.

001 Mezcla Balanceada de almidón modificado 05-01-2012 14-02-2012 27

002 Aceites lubricantes 05-01-2012 30-01-2012 18

003 Auto Bus Bird 05-01-2012 15-02-2012 29

004 Vehículo Pick-Up 05-01-2012 06-03-2012 43

005 Partes de muebles madera 10-01-2012 03-02-2012 18

007 Reloj GPS 10-01-2012 09-03-2012 44

029 Cera liquida 23-01-2012 28-02-2012 27

030 Porta Tarjetas 23-01-2012 15-02-2012 18

043 Semillas en colores para siembra 03-02-2012 27-02-2012 17

050 Delantal, salveques, billeteras 02-02-2012 01-03-2012 21

67 Cosméticos y de tocador 23-02-2012 15-03-2012 16

Fuente de información: Departamento de Técnica Aduanera.

La norma 5.7.3 Oportunidad de Control Interno, establece que "La información debe comunicarse al destinatario con la prontitud adecuada y en el momento en que se requiere, para el cumplimiento de sus responsabilidades.”

Esta condición, aparte de representar un mal servicio al usuario podría generar el riesgo de que se afecte el proceso oportuno de recaudación de impuestos, porque mientras más se tarde en emitir los criterios técnicos más tardan los auxiliares de la función pública en cumplir con la obligación tributaria.

2.6 Aspectos a mejorar en el Departamento de Procesos Aduaneros

Al Departamento de Procesos Aduaneros le corresponde preparar directrices y normas que unifiquen y estandaricen los criterios y procedimientos aduaneros requeridos por el comercio internacional, así como llevar los registros del sistema de información que se le asignen. Este departamento ha realizado esfuerzos para mejorar el control interno de sus funciones, sin embargo, se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora de conformidad con la normativa vigente, según se detalla seguidamente.

3 Publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 39 del 24 de febrero 2011




2.6.1. Necesidad de formalizar y divulgar un procedimiento para los procesos aduaneros

El Departamento de Procesos Aduaneros, no cuenta con un procedimiento formal y comunicado al personal, que contenga los elementos básicos para preparar procedimientos, directrices, formatos y documentos asociados a los procesos aduaneros, no obstante, en la práctica se realizan las siguientes tareas que pueden incorporarse en dicho procedimiento para un mejor control y eficacia de las operaciones, a saber:

La uniformidad de las normas técnicas aduaneras vigentes, tendientes a facilitar el comercio exterior y el control fiscal.

La coordinación e incorporación del sistema informático. La información aduanera codificada de rutas y trayectos de tránsito, regímenes y modalidades

aduaneras, tipos de ubicación de mercancías, documentos obligatorios y otros necesarios para la implantación de los procesos aduaneros.

Elaborar, en conjunto con los funcionarios competentes en materia informática, los manuales de usuario del sistema informático, cuando así sea requerido.

Coordinar con el Servicio Nacional de Aduanas la implementación y aplicación uniforme de los procesos en el Sistema Aduanero Nacional.

Atender los requerimientos específicos planteados por los usuarios, a efectos de mejorar las potencialidades del sistema informático.

Este tema está contemplado en las Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE, emitidas por la Contraloría General de la República, mencionadas en el punto 2.3.2 de este informe.

Lo antes citado, podría generar que los procedimientos, directrices, formatos y documentos asociados a los procesos aduaneros, no estén estandarizados ni contengan los elementos necesarios para orientar con claridad las tareas que deben ejecutarse para desarrollar en forma eficiente y eficaz las funciones. También la falta de un procedimiento formal y divulgado podría generar el riesgo de errores, omisión de aspectos importantes que la normativa regula, lo cual podría impactar en la recaudación de impuestos aduaneros.

2.6.2. Necesidad de mejorar algunos aspectos de la conformación de los expedientes.

El Departamento de Procesos Aduaneros, cuenta con una directriz del 2 de setiembre de 2006 denominada Uniformidad en la presentación de los expedientes del Servicio Nacional de Aduanas , emitida por el Lic. Luis Alberto Juárez Ruiz, entonces Jefe Procedimientos Administrativos, Dirección Normativa y Xinia Trigueros González Jefe Asesoría Legal Dirección Normativa en ese momento, donde se indica entre otros aspectos los siguientes.

"Todos los expedientes y copias certificadas de los mismos, sin excepción, deben estar debidamente foliados, ordenados y conformados.// Cada funcionario es responsable de la foliatura de los expedientes que se le asignen, así como de las copias certificadas que se requiera; foliatura que deberá efectuar inmediatamente después de su asignación.//Los documentos que conforman cada expediente, deben presentarse correctamente prensados y en orden cronológico según fecha de recibido".

No obstante, se determinó en una muestra de 9 expedientes que ninguno tiene su respectiva foliación, tal como lo solicita la directriz antes citada. Por otra parte, se observó que 8 no contienen portada externa o interna, número de expediente, ni están dividas en secciones, además, ninguno de los 9 presenta tabla de contenido; el detalle se muestra a continuación:

Expedientes de diferentes tipos de regímenes




Nombre Proyecto Portada externa e interna

N° de expediente Tabla de contenido

N° de foliatura Dividido por secciones

TIM No No No No No

FAUCA No No No No No

P.A SI SI No No SI

Exoneraciones No No No No No

Anticipado No No No No No

Lev. garantía No No No No No

Peq. Envíos sin carácter comercial

No No No No No

Muestras sin valor comercial

No No No No No

Notas Técnicas No No No No No

Fuente de información: Departamento. Procesos Aduaneros

Esta condición, podría generar extravío de documentación, dificultad para localizarla, lo cual es importante por cuanto este tipo de documentación constituye el respaldo de lo actuado, es la documentación donde consta el historial que originó el proceso aduanero y su reglamento, diagrama de flujo, cronograma, fase de desarrollo informático, pruebas a realizar a nivel de sistema, coordinación con las diferentes Direcciones para su implementación, resolución final de entrada en operación del nuevo proceso aduanero, entre otros.

2.7 Aspectos a mejorar en el Departamento de Estadística y Registro

El Departamento de Estadística y Registro, le corresponde la atención de las solicitudes de inscripción, desinscripción o autorización de los Auxiliares de la Función Pública Aduanera, mantener actualizada la información de éstos, así como de los demás registros que se le asignen. También le corresponde aprobar y emitir los certificados digitales que le correspondan asignar, administrar y controlar. Aunque ese departamento ha realizado esfuerzos para mejorar el control interno de sus funciones, existen algunos aspectos susceptibles de mejora de conformidad con la normativa vigente, según se detalla enseguida:

2.7.1. Necesidad de un procedimiento para realizar la inspección física de los depósitos aduaneros.

El articulo 804 indica lo siguiente:"Inspección de instalaciones. Tratándose de depositarios aduaneros, terminales de carga, empresas de despacho domiciliario industrial, consignatarios de la calidad de despacho domiciliario comercial, perfeccionamiento activo, zona franca y estacionamientos transitorios, previo a emitir la autorización respectiva, la aduana de control deberá inspeccionar las instalaciones y emitir el dictamen correspondiente a la Dirección General”. Asimismo, al Departamento de Registro y Estadística le corresponde coordinar con la Gerencia de las aduanas la inspección a edificios e instalaciones que constituyen los recintos bajo control aduanero.

Dicha labor se inicia mediante solicitud formal a la aduana para que esta proceda a realizar la inspección física, está se origina para autorizar nuevas empresas tales como: zona franca, perfeccionamiento activo, depósitos aduaneros, estacionamientos transitorios, empresas de despacho, terminal de exportadores habituales. La inspección física es a los edificios que resguardan mercancía bajo control aduanero, las inspecciones se pueden realizar por creación, cambios de aumento o disminución de las aéreas ya establecidas. Además, las empresas de régimen perfeccionamiento activo y zona franca solicitan a PROCOMER que le extienda y apruebe los respectivos permisos.

4Reforma al Reglamento a la Ley General de Aduanas, Decreto N° 34475 Publicado en la Gaceta N° 83 del 30 de abril de 2008

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En este sentido, se determinó que no se cuenta con un procedimiento formal, que contenga las practicas establecidas de en qué forma se debe realizar la inspección física a las citadas instalaciones, que contenga al menos, la forma de determinar la infraestructura en buenas condiciones, iluminación adecuada, ventilación adecuada, accesos y salidas funcionales, medidas de seguridad, rotulación, cantidad de metros de construcción, tapias de concreto, mallas de seguridad, ubicación de extintores, entre otros aspectos. El Lic. Rafael Ángel Rubí, Jefe Departamento de Registro y Estadística, señalo lo siguiente: “no hay un procedimiento documentado que indique y señale y permita verificar las instalaciones físicas para autorizar a los depósitos, en cuanto a: metros de construcción, metros del terreno, alumbrado, tapias, mayas de seguridad, ventilación, instalación de extintores. Asimismo, hace un mes aproximadamente se indicó verbalmente al Departamento de Procesos, para que realice el citado procedimiento5”.

Lo anterior, podría generar el riesgo de que al no contar con un procedimiento formal, se utilicen diferentes criterios por parte de los funcionarios de las aduanas que realizan las inspecciones a los inmuebles de los depósitos, que se autoricen depósitos con algunas debilidades en cuanto a la calidad de la infraestructura, iluminación, ventilación, medidas de seguridad, que se afecte los intereses del auxiliar de la función pública o la administración.

Sobre esta condición, en la comunicación oral de resultados el señor Gerardo Bolaños, indicó que las funciones propias del Departamento de Estadística y Registro, relacionados con la autorización de Auxiliares de la Función Pública para operar y su registro, por su naturaleza deberían ser trasladas a la Dirección de Normativa, por tratarse de un asunto más relacionado con materia legal.

2.7.2. Necesidad de mejorar el control en el manejo de los expedientes

En los puntos 1 y 2 del Manual de Procedimientos del Departamento de Estadística y Registro para la revisión y recepción de requisitos, señala lo siguiente:

"El funcionario destacado en ventanilla de recepción, verificará que los documentos que se presenten en ventanilla cumplen con los requisitos legalmente establecidos, para lo cual utilizará el FORMULARIO PARA LA REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE REQUISITOS, en donde para cada requisito marcará con la letra “X” en la casilla “CERTIFICADO (Si / No)”...//... Consignará su firma al final del formulario y entregará el original de dicho formulario al interesado y dejará copia para la conformación del expediente para la revisión y recepción de documentos en el momento en que el interesado los presenta"

En ese sentido, la jefatura del Departamento de Estadística y Registro6, no dispone de un control adecuado y constante, sobre la información y aspectos formales de los expedientes, en lo relacionado con los formularios denominados: Control de Cumplimiento de Requisitos para Transportistas Terrestre, Nacional Internacional y el Control de Cumplimiento de Requisitos Representante de Transportista Terrestre. Control de Cumplimiento de Requisitos Empresa de Entrega Rápida. Requisitos del Régimen Devolutivo de Derechos.

Dichos formularios son utilizados como una guía de control en cada expediente para poder revisar y constatar que se han cumplido todos los requisitos esenciales y oportunos.

En una muestra selectiva de 13 expedientes se encontró que no estaban foliados ni tenían tabla de contenido, además les faltaba lo siguiente:

8 expedientes no contienen el formulario de control requisitos. 9 expedientes no tienen llenado completo de formulario de control de requisitos.

5 Minuta N°13 de fecha del 22 de mayo del 20126 Minuta N° 11 del 27 de marzo del 2012.

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10 expedientes no señala folio de documento aplicado en el formulario de control de requisitos. 11 expedientes no tienen el formulario de control de requisitos firmado por los funcionarios.

También, se conoció que del resultado de una revisión de expedientes por parte de la Dirección de Fiscalización, se indica las siguientes observaciones a la jefatura del Departamento de Estadística y Registro:

Corrección de artículos de la normativa anotada en los documentos Ajustes numéricos de identificación de los solicitantes Observaciones por no coincidir lo indicado en las resoluciones con el expediente. Observaciones relacionadas con el orden, hojas sueltas, foliatura del expediente. Ajustes en números de códigos de los Auxiliares. Ajustes de fondo en lo que refiere a los temas propios que se están atendiendo Tiempos de atención de las gestiones extensos. Ausencia de documentos en el expediente que respalden las resoluciones.

El Manual de Normas de control interno para el Sector Público en el apartado 4.5.1 Supervisión constante, establece que: "El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos.”

3. CONCLUSIONES

3.1 La Dirección de Gestión Técnica, ha establecido algunos controles que le permitan disponer de algunos controles, orientados a garantizar en forma razonable la salvaguarda de los recursos públicos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, el cumplimiento de la normativa vigente, la confiabilidad y oportunidad de información para la toma de decisiones. Lo antes descrito, se evidencia principalmente con los siguientes elementos con que dispone esa Dirección, a saber:

Procedimiento para la emisión de criterios técnicos, el cual contiene la descripción para que el Departamento de Técnica Aduanera realice el procedimiento para la clasificación arancelaria.

Manual del profesional para la clasificación Arancelaria de Mercancías, el cual consiste desde que es recibida la solicitud de Emisión de Criterio Técnico sobre clasificación arancelaria de Mercancías.

Plan anual operativo, en el que se definieron metas relacionadas con la gestión de la Dirección de Gestión Técnica.

Manual de procedimientos del Departamento Estadística y Registro, el cual contiene entre otros aspectos los siguientes, políticas generales, generación de estadísticas, autorización de auxiliares de la función pública, habilitación en los sistemas de información, administración de certificados de firma digital.

Autoevaluación de Control Interno que le permite identificar aquellas debilidades que se encuentran en el Sistema de Control Interno (SCI) y específicamente en el que se aplica en los procesos que tiene a cargo la Dirección de Gestión Técnica; así como un Plan de mejoras de control interno en el que se establecen acciones de mejoras para corregir esas debilidades y lograr efectivamente los objetivos del SCI y los objetivos de esa Dirección.

Elaboración de manuales de procedimientos que contribuyen a guiar los procesos de la Dirección de Gestión Técnica, manuales que actualmente se encuentran en proceso de acuerdo a lo indicado en el PAO, de esa Dirección.

3.2 De conformidad con la reforma al Reglamento a la Ley General de Aduanas el Departamento Laboratorio Aduanero de la Dirección de Fiscalización, ejecuta funciones que tienen relación con la clasificación arancelaria que son muy similares a las ejecutadas en el Departamento de Técnica Aduanera de la Dirección de Gestión

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Técnica. Dada la similitud de funciones se emitió la resolución DGA-407-20107-, con el fin de delimitar el marco de acción del Departamento de Técnica Aduanera de la Dirección de Gestión Técnica y del Departamento Laboratorio Aduanero, señalando claramente el detalle de las funciones relacionadas con la clasificación arancelaria.

De esta resolución se evidencia que muchas de las funciones de los departamentos de Gestión Técnica y Laboratorio Aduanero, presentan características que las hacen similares o complementarias, situación que podría generar el riesgo que se den criterios con clasificaciones arancelarias diferentes para un mismo asunto a Auxiliar de la Función Pública o terceros. Además, en algunos casos el Departamento Técnico revisa la clasificación arancelaria dada por el Departamento Laboratorio Aduanero, quien tiene potestad para cambiar o modificar la partida arancelaria, cuando corresponda, pero jerárquicamente ambos departamentos pertenecen a diferentes Direcciones, por lo que se hace necesario revisar esta condición.

Ver punto 2.2 del presente informe.

3.3 La Dirección de Gestión Técnica no ha establecido la práctica de asignar funciones de manera formal, a los funcionarios de sus Departamentos de Técnica Operativa, Procesos Aduaneros y Departamento de Estadística y Registro, que permita conocer sus funciones alineadas con el Manual de Cargos correspondiente y su grado de participación y responsabilidad en los procesos aduaneros de su competencia. Esta situación cobra importancia, en el sentido de que al desarrollar las funciones están relacionados con el recibo, registro y actualización de la emisión de criterios, modificaciones del arancel que se realizan de forma directa en el Sistema TICA, entre otras de alto riesgo. Ver punto 2.3 del presente informe.

3.4 El Departamento de Procesos Aduaneros y el Departamento de Estadística y Registro no tiene la práctica de remitir información formal sobre los hallazgos o información relevante orientada a valorar riesgos aduaneros identificados en los procesos aduaneros que ejecutan, dicho instrumento le puede dar un insumo a la Dirección de Gestión de Riesgo sobre aspectos relacionados con la información aduanera codificada de rutas y trayectos de tránsito, regímenes y modalidades aduaneras, tipos de ubicación de mercancías, documentos obligatorios y otros necesarios para la implantación de los procesos aduaneros, formatos y documentos asociados a los procesos aduaneros. Ver punto 2.4 del presente informe.

3.5 El Departamento de Técnica Aduanera presenta algunos aspectos susceptibles de mejora de conformidad con la normativa de control, aduanera y sanas prácticas, según se detalla seguidamente.

a) No se cuenta con un procedimiento formal y comunicado a su personal que establezca los requerimientos básicos para mantener actualizado el arancel.

b) No en todos los casos se emite los criterios técnicos sobre la clasificación arancelaria en el plazo de 10 días que establece los artículos 10 y 11 del documento denominado “Procedimiento para la emisión de criterios técnicos8, ni se cumple con la autorización de la Jefatura en los casos que exceden el plazo establecido,


3.6 El Departamento de Procesos Aduaneros, no cuenta con un procedimiento formal y divulgado, que contenga los elementos básicos para preparar los procedimientos, directrices, formatos y documentos asociados a los procesos aduaneros, que contenga sus actividades. Además, no está conforme con lo señalado en la normativa sobre uniformidad en la presentación de los expedientes del Servicio Nacional de Aduanas, donde se indica que los expedientes deben cumplir con algunos aspectos de forma tales como foliado, portada interna y externa, número de expediente, tabla de contenido, entre otros aspectos. Ver punto 2.6. del presente.

7 Publicada en la Gaceta del 24 de febrero de 20108 Publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 39 del 24 de febrero 2011

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3.7 El Departamento Registro y Estadística, no cuenta con un procedimiento formal, que contenga las prácticas establecidas para la inspección física de los depósitos que resguardan la mercancía bajo control aduanero, al menos en lo que respecta a determinar cantidad de metros de construcción, las condiciones de infraestructura, iluminación y ventilación adecuada, accesos y salidas funcionales, rotulación, medidas de seguridad como tapias, mallas, ubicación de extintores, entre otros aspectos.

Además, la jefatura del Departamento de Estadística y Registro, no dispone de un control sistemático y constante, sobre la información y aspectos formales del expediente, en lo relacionado a los formularios que son utilizados como una guía de control en cada expediente para poder revisar y constatar que se han cumplido todos los requisitos esenciales y oportunos.

Ver punto 2.7. del presente informe.

4. RECOMENDACIONES

Al Director General de Aduanas

4.1 Ordenar a quien corresponda realizar una valoración de la estructura organizacional y administrativa de la Dirección General de Aduanas, en lo relacionado a las funciones similares o complementarias que cumplen el Departamento de Laboratorio Aduanero y Estudios Especiales y el Departamento de Técnica Aduanera, a fin de determinar si la ubicación que tiene el Laboratorio Aduanero como parte de la Dirección de Fiscalización es apropiada, y establecer una mejor funcionalidad en los procesos que llevan a cabo ambos departamentos sobre clasificación arancelaria. Ver punto 3.2 del presente informe

4.2 Ordenar a la Dirección de Gestión Técnica realizar de manera formal la asignación de funciones a los funcionarios de los Departamentos de Técnica Operativa, Procesos Aduaneros y Departamento de Estadística y Registro, para que se conozca con claridad en el grado de participación y responsabilidad en los procesos a cargo. Ver punto 3.3 del presente informe.

4.3 Ordenar a la Dirección de Gestión Técnica establecer en los Departamento de Procesos Aduaneros y al Departamento de Estadística y Registro un mecanismo para informar formalmente a la Dirección de Gestión de Riesgo sobre aspectos derivados de sus funciones, tales como información aduanera codificada de rutas y trayectos de tránsito, regímenes y modalidades aduaneras, tipos de ubicación de mercancías, documentos obligatorios y otros necesarios para la implantación de los procesos aduaneros, entre otros aspectos. Ver punto 3.4 del presente informe.

4.4 Ordenar a la Dirección de Gestión Técnica para que el Departamento de Técnica Aduanera, realice lo siguiente:

a) Elabore y comunique un procedimiento donde se establezca los requisitos básicos para mantener actualizado el arancel.

b) Establezca la implementación de un instrumento de control sobre los plazos establecidos para valorar la emisión de criterios técnicos de la clasificación arancelaria de mercancías, y dar cumplimiento a la normativa establecida el respecto.


4.5 Ordenar a la Dirección de Gestión Técnica para que el Departamento de Procesos, elabore y comunique un procedimiento formal que contenga los elementos básicos para:

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a) Preparar los procedimientos, directrices, formatos y documentos asociados a los procesos aduaneros. b) Cumpla con la normativa sobre uniformidad en la presentación de los expedientes del Servicio Nacional

de Aduanas, en lo referente a aspectos tales como foliado de los expedientes, portada interna y externa, número de expediente, tabla de contenido, entre otros.


4.6 Ordenar a la Dirección de Gestión Técnica para que el Departamento de Registro y Estadística en coordinación con el Departamento de Procesos, realice un procedimiento formal con las practicas establecidas para la inspección física de los depósitos que resguardan la mercancía bajo control aduanero, que contenga al menos, como determinar lo referente a cantidad de metros de construcción, infraestructura en buenas condiciones, iluminación y ventilación adecuada, accesos y salidas funcionales, rotulación, medidas de seguridad, tapias, mayas, ubicación de extintores, entre otros aspectos. Ver punto 3.7. del presente informe.

4.7 Ordenar a la Dirección de Gestión Técnica para que la jefatura del Departamento de Registro y Estadística realice un control sobre la información y aspectos formales de los expedientes, en lo relacionado a los formularios que son utilizados como una guía de control en cada expediente para poder revisar y constatar que se han cumplido todos los requisitos esenciales y oportunos. Ver punto 3.7. del presente informe.

Estas recomendaciones están sujetas a lo que establece el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control, en cuanto al plazo improrrogable de diez días posterior a recibido el informe para ordenar la implantación de las mismas, o si discrepa dentro del citado plazo deberá elevar el informe al señor Ministro; por lo que debe comunicarse la decisión que se tome al respecto, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implantación de las mismas.

Walter Lobo RamírezProfesional de Auditoría Interna 3

Oldemar Murillo ArceCoordinador de Auditoria Área de Ingresos

c. Estudio N° 004-2012

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· web viewlas recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las...

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