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INFORME DE TRABAJO DEL DIA 20 Y 21 DE OCTUBRE 2016

Estimada Lic. Susuna Loján

Informo que el día de 20 octubre tuvieron un reunión el área de sistemas y los departamentos financieros de la Empresa Eléctrica Centro Sur en la cual asistí, el problema que se tiene se debe a que en el sistema de recaudación está configurado solo hasta 5 dígitos con las cuentas del Macedel, el cuadro que presentaron de Operaciones Principales y parciales que se puede ver que en el sistema Cisnergia si está todos rubros como se puede ver en el siguiente cuadro.

Operación Principal Descripción operación principal Operación

Parcial Descripción operación parcial

9100 Migración facturación periódica 0020 Consumo9100 Migración facturación periódica 0021 Energía9100 Migración facturación periódica 0022 Demanda9100 Migración facturación periódica 0023 Comercialización9100 Migración facturación periódica 0024 Consumo interno transformador Energía9100 Migración facturación periódica 0025 Consumo interno transformador Demanda9100 Migración facturación periódica 0026 Penalización por bajo factor potencia9100 Migración facturación periódica 0027 Subsidio cruzado Solidario9100 Migración facturación periódica 0028 Peaje de Distribución Energía9100 Migración facturación periódica 0029 Peaje de Distribución Potencia9100 Migración facturación periódica 0041 Cargo en mercado ocasional9100 Migración facturación periódica 0040 Multa por fraude9100 Migración facturación periódica 0221 Contribución bomberos9100 Migración facturación periódica 0222 Tasa de recolección basura9100 Migración facturación periódica 0223 Servicio alumbrado público general

Entonces las operaciones parciales están totalizadas y se transfieren al sistema contable como un solo valor, en la empresa eléctrica de Mercosur han adaptado para que la información de Cisnergia se configure a las cuentas que ellos manejan debido a que no tienen en cuentas Macedel.

Para dar una solución a la empresa eléctrica de Mercosur quedaron que el personal de Sistemas van ayudar con un reporte con la información que necesitan la área financiera.

Está es la configuración de las cuentas contables en el programa Cisnergia, solo hasta al cuato nivel está configurado al Macedel, el quinto y sexto nivel son propios del programa Cisnergia.

1 2 3 4 5 6 DESCRIPCION CISNERGIA

Longitud FICA4 INGRESOS 4 1 X4 1 Ingresos de Actividades Ordinarias 41 2 X4 1 1 Prestación de servicios 411 3 X4 1 1 01 Venta de energía a consumidores 41101 5 X

4 1 1 01 00 001 Residencial4110100001 10 X

4 1 1 01 00 002 Comercial4110100002 10 X

4 1 1 01 00 003 Industrial4110100003 10 X

4 1 1 01 00 004 Bombas de agua4110100004 10 X

4 1 1 01 00 005 Entidades oficiales4110100005 10 X

4 1 1 01 00 006 Beneficio Público4110100006 10 X

4 1 1 01 00 007 Asistencia social4110100007 10 X

4 1 1 01 00 008 Servicio Ocasional4110100008 10 X

4 1 1 01 00 009 Alumbrado público y servicio comunitario4110100009 10 X

4 1 1 01 00 010 Culto Religioso4110100010 10 X

4 1 1 01 00 011 Escenarios Deportivos4110100011 10 X

4 1 1 01 00 012 Autoconsumo4110100012 10 X

PDD de Caja Menor

- Se analizó el PDD de Caja Menor el cual se revisaron el ingreso de facturas de compras, pero no se pudo concluir por que también se revisaron otros PDD como el de pagos, que debían ser aprobados y firmados.

SAF - FASE DE DISEÑO (BBP)

Documento de Definición de Proceso (PDD)

FITR02: Tesorería y Bancos – Administración de datos maestros de Caja Menor

Control de Documento

3.1. Cuentas de Caja Menor sin retenciones y Fondo Rotativo

Se define para el proyecto SIGDE el proceso de Cuentas de Caja Menor sin retenciones y Fondo Rotativo:

Previamente se deben crear las respectivas cuentas de caja menor en el plan de cuentas. Las cuentas deben tener en especial los siguientes parámetros:

Datos de Control : Activado el flag de visualización de partidas individualesDatos Bancarios: Activados los flags de: Solo contabilizar automáticamente y relevante movimiento de caja.

Se define para el proyecto SIGDE las siguientes cajas menores sin retención, fondo rotativo, sus respectivas cuentas contables, monto y custodio:

Sociedad Caja Menor Cta. Contable Custodio Monto

1001 Emp.Eléctrica Quito E.E.Q 1110200000

1004 Emelnorte

1005 EERSSA - Loja

1006 Elec. Riobamba

1007 Elec. Cotopaxi

1008 Elec. Azogues

1009 Elec. Galápagos

1010 Corp. Nac. Ele. EP - CNEL

Sociedad Fondo Rotativo Cta. Contable Custodio Monto

1001 FR Emp.Eléctrica Quito E.E.Q 1110400000

Para más información de creación de cuentas contables y todo lo relacionado al plan único de cuentas contables (PUCC) consultar: “PDD FIGL02 Creación y Actualización de Cuentas Contables”.

3.2. Rangos de números para documento Caja menor sin retención y Fondo Rotativo

Se define para el proyecto SIGDE los rangos de números para documento Caja menor sin retención y Fondo Rotativo:

Sociedad Caja Menor Desde Hasta Nro.

1001 Emp.Eléctrica Quito E.E.Q 0100000000 0199999999 01

1004 Emelnorte 0400000000 0499999999 04

1005 EERSSA - Loja 0500000000 0599999999 05

1006 Elec. Riobamba 0600000000 0699999999 06

1007 Elec. Cotopaxi 0700000000 0799999999 07

1008 Elec. Azogues 0800000000 0899999999 08

1009 Elec. Galápagos 0900000000 0999999999 09

1010 Corp. Nac. Ele. EP - CNEL 1000000000 1099999999 10

Sociedad Fondo Rotativo Desde Hasta Nro.

1001 Emp.Eléctrica Quito E.E.Q 1100000000 1199999999 11

Para este procedimiento vamos ingresar mediante la ruta:

Menú SAP: SPRO / IMG referencia SAP / Gestión Financiera / Contabilidad Bancaria / Operaciones Contables / Libro de Caja / Definir intervalo rango documento libro de caja

Transacción: FBCJC1

3.3. Instalar Caja menor sin retención y Fondo Rotativo

Se define para el proyecto SIGDE el proceso de instalación de Caja menor sin retenciones y Fondo Rotativo:

En esta actividad se crea cada caja menor y fondo rotativo de cada sociedad, se debe indicar la cuenta a la cual se le van a direccionar los diferentes movimientos que se van a generar en ella, la moneda en la cual se manejará y los diferente documentos que se utilizarán para registrar las diferentes operaciones. El sistema de forma estándar propone las clases de documento.

De igual forma se puede asignar a cada caja menor y fondo rotativo el responsable que corresponde al funcionario de la empresa que la manejará y controlará (custodio) y este responsable se asignará a un grupo de autorización.


Menú SAP: SPRO / IMG referencia SAP / Gestión Financiera / Contabilidad Bancaria / Operaciones Contables / Libro de Caja / Instalar Libro de Caja


Status Campo:

Entrada Obligatoria: El campo requiere una entrada cuando se crea una cuenta Entrada Opcional: En este campo se puede hacer una entrada cuando se crea una cuenta Visualización: Se visualiza un campo, pero no se puede efectuar una entrada Suprimido: No se visualiza el campo, es decir, no se ve el campo cuando se crea una cuenta

Definición de campos de transacción.

Nombre del Campo Significado Valores

Propuestos

Entrada

Sociedad Clave que identifica a la sociedad. Obligatoria

Numero Libro Caja Es el número que identifica el Libro Caja dentro de la sociedad, se define número secuencial ej.: 0001, 0002, etc.

Obligatoria

Número de Cuenta Mayor

Es el código de la cuenta contable. Obligatoria

Clave de Moneda Se asigna el tipo de moneda a utilizar USD Obligatoria

Clase documento Libro Caja: Contabiliz.cta.mayor

Se define CJ como caja menor.Se define FR como fondo rotativo.

Obligatoria

Clase documento Libro Caja: clase documento pago acreedor

Se define KZ como PAGO A ACREEDOR

KZ Obligatoria

Nombre Es la denominación del Libro Caja. Obligatoria

Persona 1 Este campo contiene el nombre del cajero responsable (custodio).

Obligatoria

Texto Contiene información adicional para Caja Menor o Fondo Rotativo

Opcional

Indicador: ¿Libro de caja cerrado

NO MARCAR ESTE INDICADOR. Si se activa, ya no se podrá contabilizar en este libro de caja, es decir, no se podrán registrar los gastos e ingresos de esta caja.

Opcional

Para el proyecto SIGDE se define los siguientes tipos de documentos que intervienen en el proceso de Administración de datos maestros de caja menor (con y sin retenciones) y fondo rotativo:

Clase Denominación RN Módulo que lo usa

CJ Caja Menor 80 Tesorería

FR Fondo Rotativo 81 Cuentas por Pagar/Acreedores

KZ Pago Acreedor 14 Cuentas por Pagar/Acreedores

Nota: Clases de documentos CJ y FR creados por requerimientos del cliente por escenarios Caja menor (con y sin retención) y fondos rotativos.

3.4. Creación de operaciones de Libro Caja

Se define para el proyecto SIGDE el proceso de creación de operaciones para Caja menor sin retenciones y Fondo Rotativo:

En esta parametrización se definen las diferente operaciones a utilizarse por la diferentes cajas menores sin retención y fondos rotativos de las empresas, para cada una de las operaciones se puede establecer:

Si son relevantes de un indicador de impuestos. La cuenta de mayor que afectará la operación.

Desde esta parametrización cuando una operación ya no debe utilizarse deberá bloquearse.


Menú SAP: SPRO / IMG referencia SAP / Gestión Financiera / Contabilidad Bancaria / Operaciones Contables / Libro de Caja / Crear – Modificar – Borrar Operaciones Contables


Definición de campos de transacción.


Propuestos

Entrada

Sociedad Clave que identifica a la sociedad. Obligatoria

Numero Operación Indica de forma unívoca cada una de las operaciones contables de libro de caja.

Ver valores aparte

Obligatoria

Tipo de Operación Contable Tipos de operaciones contables. Ver valores aparte

Obligatoria

Clasificación de la operación comercial

Existen las clasificaciones de operación contable siguientes:No clasificada ( )Gastos en efectivo (1)Ingresos en efectivo (2)Ingresos en cheques (3)Ingresos en efectivo o cheque (4)

Opcional

Cuenta Mayor Es el código de la cuenta contable. Obligatoria

Indicador de IVA Para operaciones exentas de impuestos Opcional

Operación Contable Denominación de Operación Contable Obligatoria

Bloqueo OC Bloquea operación contable para otras contabilizaciones

Opcional

CtaModific Indica que la cuenta de mayor puede modificarse durante la entrada de documentos

Opcional

ImptoModif Indica que el ID de impuestos puede modificarse durante la entrada de documentos.

Opcional

Oper.cont.txt.expl. Texto Explicativo Opcional

Se definen las siguientes operaciones contables para el proyecto SIGDE respecto a caja menores sin retención:

Sociedad Nro. Operación Tipo Operación Cta. Mayor Denominación de operación contable

1001 01 Ingresos (R) 1110200000 Carga Inicial

1001 02 Ingresos (R) 1110200000 Reintegro Caja

1001 03 Gastos (E) 5210301000 Suministro y enceres menores de oficina

1001 04 Gastos (E) 5210301001 Suministro y enceres menores de limpieza y aseo

1001 05 Gastos (E) 5220204003 Peajes

1002 01 Ingresos (R) 1110200001 Carga Inicial

1002 02 Ingresos (R) 1110200001 Reintegro Caja

1002 03 Gastos (E) 5210301000 Suministro y enceres menores de oficina


1002 04 Gastos (E) 5210301001 Suministro y enceres menores de limpieza y aseo

1002 05 Gastos (E) 5220204003 Peajes

1002 06 Gastos (E) 111020xxxx Vueltos

Se definen las siguientes operaciones contables para el proyecto SIGDE respecto a fondo rotativo:


1001 01 Ingresos (R) 1110400000 Carga Inicial Fondo Rotativo

1001 02 Ingresos (R) 1110400000 Reintegro Fondo Rotativo

1001 03 Gastos (E)

En cuanto al campo Indicador de IVA y todo la parte impositiva se lo definió en PDD FIGL04 Administración de Obligaciones Tributarias.

3.5. Instalar parámetros de impresión de caja menor sin retenciones y fondo rotativo

Se define para el proyecto SIGDE el proceso instalación de impresión de Caja menor sin retenciones y Fondo Rotativo:

En esta parametrización por cada sociedad se define la variante de impresión así como el formulario de correspondencia para ser utilizado en los movimientos diarios de la caja menor sin retención y fondo rotativo

Acceso a la transacción por:

Menú SAP: SPRO / IMG referencia SAP / Gestión Financiera / Contabilidad Bancaria / Operaciones Contables / Libro de Caja / Instalar parámetros de impresión caja


3.6. Administración Datos Maestros Caja Menor con Retenciones

Se define para el proyecto SIGDE el proceso administración de datos maestros de Caja Menor con retenciones:

- Definición de Grupo de Cuenta, tipo de numeración en el sistema y rango de números

Grupo de Cuentas Descripción Numeración Desde Hasta

KCAJ Acreedor Cajas Menores Interna 8000000000 8999999999

El grupo de cuentas KCAJ se creó con característica de cuenta pro diverso o espontaneo

- Creación de Caja Menor con retenciones

Para la creación de cajas menores con retenciones se lo realizara mediante proceso de creación de datos maestros de acreedor con las siguientes características:


Propuestos

Entrada

Sociedad Clave que identifica a la sociedad que pertenecerá la caja menor.

Obligatoria


Propuestos

Entrada

Grupo de Cuentas

El grupo de cuentas es una característica de clasificación dentro de los registros maestros de Acreedor. A través del grupo de cuentas se determina: Los campos que se visualizan y si la

entrada de éstos es opcional u obligatoria (status del campo) al registrar o modificar los datos maestros de proveedor.

La clase de asignación de números es interna.

El o los rangos de números para la asignación de números de cuentas.

Si se trata de una cuenta de proveedores CPD.

KCAJ Obligatoria

Acreedor Clave a través de la cual se identificara la caja menor dentro del sistema SAP en forma unívoca.

Numeración automática del sistema N/A

Acreedor Modelo Introduzca aquí la cuenta de caja menor que desea usar como modelo para la creación.

Opcional

Nombre Nombre de Caja Menor. Obligatorio

Nombre 2 Nombre de Custodio de Caja Menor. Obligatorio

Concepto de Búsqueda 1 Clave mediante la cual se pueden realizar búsqueda de la caja menor. Se definió que será el Nombre de la Caja Menor.

VER “Cuadro II”

Obligatorio

Concepto de Búsqueda 2 Clave mediante la cual se pueden realizar búsqueda de la caja menor. Se definió que será el Nombre del Custodio.

VER “Cuadro II”

Obligatorio

Dirección Completa Incluye calle, numeración, piso, departamento de donde se encuentra localizada caja menor.

Obligatorio

Población Cantón de donde se encuentra caja menor - Localidad.

Obligatorio

País País de localización de caja menor, según codificación SAP.

EC Obligatorio

Región Provincia de localización de caja menor - Región del País, según codificación SAP.

Obligatorio

Teléfono Teléfono de custodio Opcional

Teléfono Móvil Teléfono móvil de custodio Opcional

Email Email de custodio Opcional

Número de Identificación Fiscal

Número de Cedula o RUC de custodio. Opcional

Tipo de NIF Codificación que indica qué tipo de dato es el ingresado en el campo “Número de

Ver valores Opcional


Propuestos

Entrada

Identificación Fiscal (CI o RUC)”. aparte

Clase de Impuesto Codificación que indica la condición impositiva del custodio (01 Compra/Ruc; 02 Compra/Cedula).

01 ó 02 Opcional

Persona Física Indicador que debe marcarse. Opcional

Soc. GL asociada Número de empresa dentro del grupo al cual se relacionara caja menor.

No Aplica N/A

Referencia Grupo Cuentas Grupo de cuentas a través del cual se controlarán en la cuenta CPD los campos de la imagen CPD durante la contabilización KCAJ Obligatorio

País Identifica el país en el cual tiene su sede el banco

F4 Obligatorio

Clave Banco En este campo se indica la clave bajo la cual se almacenan los datos bancarios en el país correspondiente

F4 Obligatorio

Cuenta Bancaria Número de cuenta bajo la cual la caja menor lleva la cuenta en el banco

Obligatorio

Titular de la Cuenta Nombre de custodio de la caja Obligatorio

Cuenta Asociada Cuenta Contable que reconcilia la contabilidad de caja menor y la contabilidad general

Ver valores aparte

Obligatoria

Grupo de Tesorería Agrupación única por Acreedor que permite extraer informes de Tesorería

A1 Obligatoria

Nro. de Cuenta Anterior Se almacena en este campo el número del registro maestro antiguo (del sistema anterior).

Opcional

Nro. personal Número de empleado que formara parte del grupo KCAJ Acreedor - Caja Menor

Obligatoria

Cond.pago Clave mediante la que se definen las condiciones de pago en forma de tipos de descuento y plazos de pago. La clave se utiliza en órdenes, pedidos y facturas. Las condiciones de pago suministran información para la gestión de tesorería, reclamaciones y gestión de pagos.

K030 Opcional

Vías de pago Lista de las vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con esta empresa colaboradora si no se ha indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar. Si en la partida a pagar se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los convenios en el registro maestro. En las partidas también pueden prefijarse aquellas vías de pago que no estén relacionadas en el registro maestro.

Ver valores aparte

Opcional

Verif.fra.dob Indicador que permite verificar el registro doble cuando se efectúa el registro de facturas de entrada o abonos.

Siempre marcar

Obligatorio


Propuestos

Entrada

Bloqueo de Pago Clave de bloqueo con la que se bloquea una partida abierta o una cuenta para los pagos de caja menor.

Ver valores aparte

Opcional

Tipo de Retención Sirve para la clasificación de distintas retenciones (colocar los tipos de retención usadas en caja menor).

Opcional

Indicador de Retención A un tipo de retención de impuestos están asignados uno o varios "Indicadores de retención" que, entre otros, establecen diferentes porcentajes para los tipos de retención (colocar los indicadores de retención usadas en caja menor).

Opcional

¿Sujeto a retención? Permite que la caja menor esté sujeto al pago de impuestos para este tipo de retención.

Opcional

Nro. Exención Número adjudicado por las autoridades para la exención de la retención de impuestos.

Opcional

Exento % Porcentaje de exención de la retención de impuestos.

Opcional

Exento de Fecha a partir de la cual la exención de la retención de impuestos es efectiva.

Opcional

Exento hasta Fecha en que finaliza la exención de la retención de impuestos.

Opcional

Nota: En cuanto al campo Clase de Impuesto, tipos e indicadores de retención y todo la parte impositiva se lo definió en PDD FIGL04 Administración de Obligaciones Tributarias.

Para el proyecto SIGDE para proceso caja menor con retenciones se define:

- Tipos de NIF (PDD FIAP01 Administración de datos maestros de Acreedor):

- Cuenta Asociada para datos maestros de caja menor con retenciones:

Nota: Todo lo relacionado al Plan único de cuentas contables (PUCC) se lo definió en PDD FIGL02 Creación y Actualización de Cuentas Contables.

- Grupo de tesorería para Caja Menor con retención (BPP FITR07 Generación de Reportes):

Tipo de NIF Descripción

C Cedula

F Consumidor Final

P Pasaporte (Identificación tributaria del exterior)

R RUC

Nro. Cuenta Asociada Descripción

211010000X Cuentas por pagar Caja Menor

- Condiciones de pago (PDD FIAP02 Registro de Cuentas por Pagar Automáticas y Manuales):

- Vías de pago (BPP FITR05 Pagos Automáticos y Manuales):

- Bloqueo de pago de caja menor (PDD FIAP02 Registro de Cuentas por Pagar Automáticas y Manuales):

Nota: Para más información de escenario creación de caja menor con retenciones consultar PDD FIAP01 Administración de Datos Maestros de Acreedor donde se define proceso a seguir.

Se define para el proyecto SIGDE las siguientes cajas menores con retención, custodio y monto (PDF vinculado):

3.6.1. Creación de Custodio de Caja Menor con Retenciones

Se define para el proyecto SIGDE el proceso Creación de Custodio de Caja Menor con Retenciones:

Grupo de Tesorería Denominación

A1 K-Interior

A2 K-Exterior (no aplica en este caso N/A)

A3 K-Empresas asociadas (no aplica en este caso N/A)

A4 K-Proveedores mayores(no aplica en este caso N/A)

Condición de pago Descripción

K030 dentro de los 30 días sin DPP

K060 dentro de los 60 días sin DPP (no aplica en este caso N/A)



Vía de pago Descripción

T Transferencia Bancaria

C Cheque

A Tarjeta de Crédito

E Efectivo

D Dinero Electrónico

Bloqueo de pago Descripción

A Bloqueado el pago

El Custodio de la caja menor como trabajador de alguna de las empresas del proyecto SIGDE, se creara bajo el mismo proceso de creación de datos maestros de acreedor ya que formaría parte del grupo de acreedores KEMP - Acreedor Empleado (PDD FIAP01 Administración de Datos Maestros de Acreedor).

4. Resultados Del Proceso (Salidas)

El componente TR requiere de la creación de Caja Menor:

Definir clases documentos para libro de caja Definición cuentas contables para libro caja Definir intervalo rango números para documentos libro caja Configurar el libro de caja Crear, modificar, borrar operaciones contables Instalar parámetros impresión libro caja Definición de datos maestros de escenario caja menor con retenciones Definición de datos maestros de escenario fondo rotativo Creación de Custodio

5. Diagrama De Proceso

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