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ACTO DE GERENCIA GENERAL NoO 5 MAR( 2014 )

Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA-GD-01

Versión: 1

"Por el cual se Adoptan las Políticas de Operación en la Empresa de Energía de Casanare SA E.S.P.

El Gerente General de la Empresa de Energía de Casanare SA E.S.P., nombrado mediante Acta deJunta Directiva No 084 del21 de Febrero de 2013, en uso de sus facultades legales y estatutarias, en

especial las conferidas en el Artículo 68 de los Estatutos y,

CONSIDERANDO:

Que la Empresa de Energía de Casanare S.A.-E.S.P. es una sociedad anónima, constituida comoEmpresa de Servicios Públicos Mixta y sometida al régimen que establecen las leyes 142 y 143 de 1994.

Que la Ley 872 de 30 de Diciembre de 2003, crea el sistema de Gestión de Calidad en rama ejecutivade Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Que el Decreto 943 del 2014 "Por el cual se actualiza el Modelo estándar de Control Interno- MECI-"

Que el Modelo estándar de Control Interno- MECI -1000:2005, comprende dos Módulos de Control dePlaneación y Gestión y Control de Evaluación y Seguimiento. En el Módulo de Control de Planeación yGestión en su componente direccionamiento estratégico, la definición Políticas de Operación, las cualesson guias de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad. A su vez, lapolítica de Operación define los lineamientos y parámetros necesarios para ejecutar los procesos yactividades en cumplimiento de la función, los planes, programas, proyectos y políticas de administraciónde los riesgos previamente definidos por la entidad.

Que las Politicas de Operación estructuran los criterios para definir los flujos de trabajo establecidos enel Modelo de operación por procesos, los parámetros de diseño de las actividades y tareas requeridaspara dar cumplimiento a los objetivos definidos para cada uno de los procesos, y los criterios deactuación que han de tenerse en cuenta para tomar decisiones cuando se presenten condicionesinesperadas en la operación de la entidad; establecen así mismo las acciones y mecanismos asociadosa los procesos que permitan prever los riesgos, que pueden inhibir el cumplimiento de las metas y susresultados; definen los parámetros de medición del desempeño de los procesos y de los trabajadoresque tienen bajo su responsabilidad la ejecución

Que las politicas de operación facilitan el control administrativo y reducen el tiempo que losadministradores ocupan en tomar decisiones sobre asuntos rutinarios.

Que para cumplir con las directrices de MECI, ENERCA S.A E,S.P., a través de los líderes de proceso,diseñó las polítIcas de operación.

¡;sMarginal de la Selva Km1 Via Aguazul PBX.- (8) 6320040 wmv,enetU!com,coEmail: gerencia@enerca.com.co-linea Gratuita Nacional: 018000910182

Yapai - Casanare

CONTINUACION ACTO DE GERENCIA GENERAL No.

Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA-GD-01

Versión: 1

DE 2014

Que de conformidad con lo expuesto se requiere adoptar las políticas de Operación de ENERCA S.A.EP.S.

Que en mérito de Joanteriormente expuesto,

RESUELVE:

ARTíCULO PRIMERO: Adoptar las políticas de la Empresa de Energía de Casanare S.A. E.S.P., comoconjunto de orientaciones que estimulan el mejoramiento continuo y la adopción de acciones preventivasy correctivas, las cuales se relacionan a continuación:

POLlTICAS DE OPERACiÓN DEL PROCESO DEDIRECCIONAMIENTO

POLlTICA PARA SISTEMA DE GESTiÓN DE CALIDAD

1. La Revisión del SIG al interior de sus procesos, deberá realizarse semestralmente o cuandola alta dirección lo considere pertinente y con aproximadamente un mes de anticipación a lafecha de realización de la revisión por la dirección teniendo en cuenta la siguienteinformación:

• Manual de Calidad• Estructura Documental• Resultados de auditorias• Retroalimentación del cliente• Desempeño de los procesos y conformidad del producto o servicio.• Estado de las acciones correctivas y preventivas• Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que

podrlan afectar al 8.I.G• Recomendaciones para la mejora• Riesgos actualizados e identificados para ENERCA

POLlTICA PARA GASTOS DE VIAJE Y REPRESENTACiÓN

La solicitud de gastos de viaje deberá ser autorizada por el superior inmediato, quien seráresponsable de la razonabilidad y objetivo del viaje, así como de la disponibilidad presupuestalpara dicho viaje en su área.

2 Igualmente es su responsabilidad velar porque los viajes solicitados correspondan con elcumplimiento de un cronograma de trabajo para su área y del cumplimiento de los objetivospropuestos para dicho viaje

3 El área de contabilidad no aceptará aquella documentación soporte de gastos de viaje, que nocumple con los requisitos establecidos por la legislación.

4 Inmediatamente se cuentan con los tiquetes y reservaciones correspondientes, se informará víacorreo electrónico al empleado o colaboradores que tengan estipulado dentro del contratoviáticos que solicitó los gastos viaje, el itinerario, aerolínea, tiquetes, hoteles y demás reservascon los cuales realizará su viaje.

S El reembolso de los gastos de viaje se realizará máximo S días hábiles después del regreso. Nose aceptarán como documentación soporte fotocopias, pues todos los soportes deben ser enoriginales.

6 El incumplimiento no justificado que le regeneré costos adicionales a la empresa le generacuenta de cobro a favor de la empresa. ~

B Mllrgín,,/ dc la Sc/m ¡';ml VíaAgua:uí e I'BX.(8) 632()()4() Te! (8) 6314991 - 6324943. ¡."¡¡.,': (8) 6324388 "'''"le ?~'1l!ll..£!! 2Emaii.gerencia@enerca.com.co - Linea Gratuita Nacional. 018000910182

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Código: FT-MAA-GD-01Versión: 1

capacitaciones especializadas depoda de ramas de porte delgado,logrando inculcar un compromiso ~

POLlTICAS DE OPERACiÓN DEL PROCESO DEPLANEACIÓN y PROYECTOS

1. El registro de proyectos OCAD se realizará de acuerdo a lo establecido en el manual deprocedimientos del Banco de programas y proyectos de inversión nacional, BPIN, publicado porel Departamento Nacional de Planeación y pagina web,

2. la formulación, evaluación y ejecución de los proyectos de ENERCA S.A E.S.P., se realizarácon base en la Metodología General Ajustada MGA del DNP. La Entidad deberá ajustarse adicha metodología y realizar 'as acciones necesarias para su implantación y utilización.

3. Para la aprobación de los proyectos se tendrá en cuenta el plan estratégico de la entidad.4. Se podrán presentar proyectos provenientes de los actores que conforman las diferentes áreas

o dependencias de ENERCA S.A E.P.S o de organismos externos, la radicación de estasiniciativas se realizará a través del proceso de gestión documental donde se recibirán lassolicitudes correspondientes de manera escrita. En todos los casos estas iniciativas seránanalizadas y aprobadas para su posible formulación por parte de Enerca S.A. E.S.P. debencumplir con los procedimientos y directrices establecidas.

S. Se mantendrá un registro de todos los proyectos presentados para análisis y aprobación dentrode ENERCA S.A E.S.P., estos servirán de base para la definición o análisis de nuevosproyectos.

6. Durante el proceso de formulación de proyectos internos el área de planeación brindará elsoporte metodológico necesario a las unidades de negocio que lo requieran, teniendo en cuentael procedimiento diseñado para tal fin.

POLlTICAS DE OPERACiÓN DEL PROCESO DE GESTiÓNAMBIENTAL

POLíTICAS COMPROMISOS AMBIENTALES

1. Desarrollar procesos administrativos ecoeficientes, utilizando estrategias que promuevan ladisminución en el consumo del papel, el uso responsable de los equipos de cómputo y tintas, laoptimización del uso del recurso hídrico y de energía eléctríca en todas las oficínas de ENERCAS.A E.S.P.

2. Hacer adecuado manejo de los residuos sólídos generados en la empresa3. Adoptar los críterios ambientales para la gestíón contractual, que promueva la eficíencia y

sostenibilidad de los recursos.4. Elaborar e impartir acciones permanentes de capacitación, sensibilización y motivación sobre

protección ambiental, al personal de la empresa.5. Informar y divulgar al personal de la empresa, proveedores y comunidad en general sobre las

acciones y resultados de la gestión ambiental.

POLíTICA PODAS DE ARBOLES

1. Mejorar los procedimientos de Gestión Ambiental permanentemente2. Sistemas de Inmunización y Sellado de Heridas en podas de árboles Urbanos y Rurales.3. Medidas de Reposición y compensación de Impactos Ambientales Ocasionados por Podas de

Árboles Urbanos y Rurales.4. Fortalecimiento en proceso de Gestión Ambiental con

Silvicultura, Paisajismo, Fisiología Vegetal, técnicas paraintermedio y de Eco eficiencia y desarrollo Sostenible,ambiental a cada uno de los trabajadores.

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POLlTICAS DE OPERACION DEL PROCESO DECONTROL DE GESTiÓN

FOMENTO DE LA CULTURA DE CONTROL

1. Socializar, en forma periódica a los Empleados y colaboradores esenciales de cada uno de losmódulos del Modelo Estándar de Control Interno (MEel), utilizando los espacios de participacióndirecta y los medios de comunicación establecidos en la Entidad, con el fin de que estos apliquenel autocontrol en su hacer diario y se contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento dela misión institucional.

ASESORIA y ACOMPANAMIENTO

1. Brindar asesoría y acompañamiento de manera asertiva, al nivel Directivo y a los líderes de losProcesos de Enerca S.A E.S.P, en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación delos planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimientode las metas u objetivos previstos, mediante solicitud directa o por iniciativa de la oficina deControl Interno, e informando periódicamente a los directivos acerca del estado del Sistema deControl Interno en [a Entidad, con el fin de orientar la toma de decisiones.

2. Cuando se identifiquen problemas reales o potenciales ya sea durante la ejecución de losdiferentes procesos o debido al análisis de los resultados de los indicadores asociados alproceso, el líder del proceso debe generar acciones correctivas o preventivas, las cuales debenejecutarse de acuerdo con lo estipulado en el instructivo de Acciones preventivas y correctivas

EVALUACiÓN Y SEGUIMIENTO

1. El Nivel Directivo y/o los líderes de los Procesos según sea el caso, deben presentar a la oficinade Control Interno, los planes de mejoramiento resultado de las auditorias internas y externas,dentro de los quince días hábiles siguientes a la entrega del informe final y para las auditoríasinternas y externas, de proceso, de seguimiento, dentro de los diez días hábiles siguientes a laentrega del informe final, con el fin de realizar el seguimiento al cumplimiento de las acciones demejora establecidas en los mismos.

2. El Nivel Directivo y/o los lideres de los Procesos según sea el caso, deben presentar a la oficinade Control Interno, informe trimestral del avance al cumplimiento de las acciones establecidasen los planes de mejoramiento vigentes, suscritos tanto con los entes de control externo comocon esta oficina, dentro de los primeros cinco dias hábiles siguientes al trimestre, con el fin degenerar las recomendaciones necesarias para dar cumplimiento a los términos establecidos porlas normas.

3. Los empleados que a partir de la fecha ingresen a la oficina de Control Interno, deben serprofesionales en diferentes disciplinas, tener perfil de auditor interno, contar con conocimientosy habilidades en auditoria interna, experiencia y capacidad profesional, que le habiliten pararealizar entre otros observaciones, verificaciones, análisis técnico y redacción de informes, en elrol de evaluador independiente de la dependencia.

4. Los empleados de ENERCA S.A E.S.P., deben entregar dentro de los términos establecidos enla solicitud formal (comunicación oficial, acta y correo electrónico) que realice el Asesor ControlInterno, la información requerida y permitir el acceso a los sistemas de información, ya seanmanuales o automatizados, con el fin de obtener resultados que le permitan a esta oficina sereficaz y eficiente en su rol de evaluador.

5. El Asesor Control Interno Enerca S.A E.S.P., debe presentar los informes resultado de laevaluación y seguimiento de conformidad a los términos establecidos para el desarrollo de lamisma, con oportunidad, claridad, objetividad, exactitud, confiabilidad, integralidad yconstructivamente redactados, a la alta dirección y/o a los lideres de los Procesos según sea e~

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Yopal- Ca~ar1Grl'

efNfRf~ Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA"GG-01

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caso, así como también los que soliciten los órganos de control externo, toda vez que éstostienen valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y riscales.

6. El Nivel Directivo y/o líderes de los Procesos según sea el caso, deben solicitar cuando seanecesario a la oficina de Control Interno las auditorías inlernas a procesos, actividades,operaciones, productos y/o Servicios, no contempladas en el Programa anual de auditoríainlerna y que representen un riesgo potencial para ENERCA S.A E.S.P., en cuanto a lainformación financiera, contable y operativa, la eficiencia en la operación y alcance de resultadoseficaces, la protección de los activos y el cumplimiento de la constitución, leyes, regulaciones yrequerimientos contractuales.

7. Desarrollar una evaluación independiente con base al marco de gestión de riesgos de la entidad,validando el cumplimiento de las políticas, procedimientos y controles establecidos, para lagestión de los riesgos identificados.

RELACiÓN CON ENTES EXTERNOS

1. Gestión documental deben remitir permanentemente a la oficina de Control Interno, copia delos requerimientos efectuados por los entes de control, con el fin de facilitar el flujo de informaciónentre los entes externos y la entidad.

2. La oficina de Control Interno facilita oportunamente la atención de los requerimientos efectuadospor los Entes de Control Externo a las diferentes dependencias de ENERCA S.A E.S.P.,coordinando permanentemente con los empleados (canales de comunicación designados en lasdiferentes dependencias) la distribución y entrega de la información, con el fin identificarpreviamente la información relevante y pertinente que ellos requieran, asi como los empleadosidóneos para atender sus requerimientos.

3. Los empleados de ENERCA S.A E.S.P., deben atender y dar repuesta veraz, oportuna y concalidad a los requerimientos efectuados por los Entes de Control Externo, de conformidad conlos criterios establecidos por los mismos y por la oficina de Control Interno.

POLlTICAS DE OPERACION DEL MACROPROCESO DEDISTRIBUCiÓN DE ENERGíA

POLlTICAS DE MANTENIMIENTO

1. Diseñar e Implementar los planes de mantenimiento sera el punto de partida, seguido decontroles, registros y evaluaciones con el fin de crear acciones de mejora, medianteherramientas que permitan en tiempo real efectuar ajustes para el mejoramiento continúo delproceso de Mantenimiento de la organización.

2. Implementar practicas de mantenimiento basadas en el conocimiento.3. Trabajar con el recurso humano para mejorar (Capacitación y competencia).4. Se debe creer (Sentido de pertenencia y cambio de mentalidad) que el cambio hacia el

mantenimiento proactivo representa un valor agregado para la organización y sus integrantes,lo que se traducirá en el comportamiento necesario para poder realizar este cambio.

5. Trabajar integralmente con los diferentes procesos de la Empresa, que afectan el desempeñodel proceso de Mantenimiento y que comparten la responsabilidad por el mejoramiento de laconfiabilidad y la optimización del proceso,

6. Optimizar la inversión de recursos económicos, buscando lo mas importante concientizar a todonivel de la organización el cambio de enfoque desde el mantenimiento correctivo-reactivo a unsistema de mantenimiento preventivo-proactivo.

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POLlTICAS DE OPERACiÓN

Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA-GD-01

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1 Implementar procedimientos que contemplen plazos definidos para todas las actividadesprogramadas. para realizar la debida consignación de los equipos teniendo en cuanta eldepartamento de calidad del sistema.

2. Adoptar planes de operación que se rijan por normas actualizadas y regulación vigente,implementando las nuevas políticas emanadas por los entes reguladores del sector.

3. Fomentar la inducción, reinducción, capacitación y entrenamiento para el personal operativobuscando homogeneidad de conceptos que nos permitan hablar un mismo idioma en laejecución de maniobras.

4, Adquirir y mantener nuevas tecnologías que nos permitan acoplarnos al mundo cambiante queestamos viviendo, evitando quedar rezagados en la implementación de nuevos esquemas.

POLlTICAS DE OPERACION DEL PROCESO DE GESTiÓN

DE PÉRDIDAS

pOlíTICA EN CUANTO A MEDIDA

Todos los medidores que reciba el área de gestión control Pérdidas deben tener:

1. Protocolo de calibración no mayor a dos años de expedición y factura de compra original.2. Todo medidor y sello debe ser asociado a una única cuenta en el sistema de información de la

entidad.3. A partir del año 2012 solo el personal de Enerca, especialmente Pérdidas, realizará la instalación

de los medidores a los usuarios regulados.4. Para carga inferiores a 3.5 KVA, medidor monofásico, se reciben equipos electromecánicos

clase 2 y electrónicos clase 1, con protocolo de laboratorio acreditado ante la Superintendenciade 1ndustria y comercio.

5. Para usuarios con carga desde 3.5KVA, a 30KVA el medidor puede ser bifásico, o trifásico,según la disponibilidad de servicio; se reciben medidores electromecánicos clase 2 yelectrónicos clase 1, certificados por laboratorio acreditado ante la Superintendencia deIndustria y comercio; La instalación eléctrica, La red y la subestación deben contar concertificación RETIE.

6. Para usuarios con cargas entre 30KVA y 75KVA la medición se debe hacer de manerasemidirecta con el empleo de TC's clase 0.5 y se reciben como mínimo medidores clase 1electrónicos, certificados por laboratorio acreditado ante la Superintendencia de Industria ycomercio y certificado de conformidad de producto de TC's, TP's, medidor y cable; La instalacióneléctrica, La red y La subestación deben contar con certificación RETIE.

7. Para usuarios con cargas desde 75 KVA a 225KVA pueden tener medida indirecta o semidirectacon el empleo de TC's clase 0.5 y se reciben como mínimo medidores clase 1 electrónicos,certificados por laboratorio acreditado ante la Superintendencia de Industria y comercio ycertificado de conformidad de producto de TC's, TP's, medidor y cable; la instalación eléctrica,La red y La subestación deben contar con certificación RETIE.

8. Usuarios con potencia superiores a 225 KVA deben implementar e instalar equipos de medidaindirecta con medidores electrónicos Clase 0.5 S Yel empleo de Te's y TP's clase 0.5 certificadospor laboratorio acreditado ante la Superintendencia de Industria y comercio y certificado deconformidad de producto de TC's, TP's, medidor y cable. La instalación eléctrica, la red y lasubesladón deben eonlac con eert.Ieadón RETIE ~

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Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA-GD-01

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9. Los medidores, TC's y ?T's de las fronteras comerciales deben estar instalados siguiendo lasrecomendaciones del código de medida.

10.Los equipos de medidas de los clientes destacados se revisaran al menos una vez al año.

pOliTICA EN CUANTO A PROVISIONALES

1, El horario de atención al usuario para solicitud de Provisionales para construcción, eventos, sitiosde comidas rápidas, etc., será de 8:00 am a 10:00 am y de 2:00 pm a 3:00 pm.

2. Requisitos exigidos para una Provisional para cargas superiores a 10 KVA:• Disponibilidad del servicio (el usuario debe hacer la solicitud en el Área Planeamienlo del

Sistema PS), autorización de conexión (el usuario debe hacer la solicitud a la Dirección dered) Cedula de Ciudadanía, Nit cuando es una empresa, copia de protocolo del contador, todoesto debe generar una revisión en terreno.

3. Para Construcción: El usuario debe contar con equipos de medida con su debido tablero deprotección y hacer pago por anticipado mediante factura expedida por la oficina de gestiónpérdidas.

4. Para Eventos: Dependiendo la capacidad del evento se debe medir por, equipo de medida, porcarga instalada empleada (Aplica el factor de utilidad de acuerdo al número de horas deutilización diaria del servicio)

5. Usuarios residenciales que no poseen la documentación completa yl o recursos necesarios parahacer la debida instalación de la medida (El tiempo maximo de esta provisional es de 6 meses)según lo establecido en el CCU.

6. Puntos de Comida Nocturna para estos usuarios deben instalar a partir de 2 KW; y hacia atráspor carga instalada, estos usuarios deben contar con el permiso de funcionamiento expedido porel Ente competente o alcaldía de cada municipio,

POLíTICA EN CUANTO A PROCEDIMIENTOS

1. Cuando un funcionario del área Comercial pierde sellos (1 a 5) por primera vez, lendrá unllamado de atención verbal además debera presentar la respectiva denuncia en el área dePérdidas para su seguimiento; En caso de reiterarse la falla se hará un llamado de alenciónpor escrito y se pondrá una mulla dependiendo de la cantidad de sellos que se hayan perdido,presentando la respectiva denuncia en el area de Pérdidas,

2. Todos los funcionarios que manejen la relación de sellos deben entregarla debidamenlediligenciada para la asignación de un nuevo cartón de sellos.

3. En caso de pérdida de esta última por única vez se ies hará su debido llamado de atención porescrito con copia a la hoja de vida y deben presentar la respectiva denuncia en el área dePérdidas.

4. Las actas levanladas en terreno se deben entregar al dia siguiente.5. Si las actas allegadas contienen información que debe ser actualizada en el sistema comercial,

esta actividad tendrá un plazo maximo de tres (3) días para el sector Urbano y 5 días para elsector Rural, teniendo en cuenta el cronograma de facturación.

6. Las fotografías tomadas como soportes de aclas levantadas en terreno deben ser debidamentecargadas en el silio destinado para lal fin.

7. Los sellos retirados y usados se lienen que devolver a la empresa y cada dos meses se debehacer la destrucción de los mismos.

8. Las copias de las actas se separan y se dejan para seguimiento y se archivan por consecutivo;las actas originales se archivan directamente en cada expediente en la oficina gestión dePérdidas.

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Aclo de GerenciaCódigo: FT-MAA-GD-01

Versión: 1

9. Usuario al que se le detecte y notifique irregularidad en el sistema eléctrico y que en visitaposterior al inmueble, se le compruebe que reincide, se le suspenderá el servicio y se continuacon el procedimiento establecido para estos casos.

10.Para el diligenciamiento del acta en el cuadro correspondiente a la determinación de consumo,se utilizaran las tablas de aforo de carga establecido para cada electrodoméstico (NTC 2050)que encuentren en la visita.

11.ProcesQ de Notificación: Usuario que sea notificado y no se presente dentro de los 5 días hábilessiguientes a esta, se notificará por EDICTO en la cartelera de la Empresa por los 10 díassiguientes y vencidos los anteriores términos se iniciará el correspondiente proceso Jurídico quecorresponda.

12.Cuando se realiza una visita técnica el usuario tiene legalmente el derecho de estar asistido oacompañado de un técnico electricista para este proceso el usuario cuenta con 20 minutos.

13. Es obligación de cada proceso que realice verificación en terreno a los equipos de medida delos clientes de ENERCA S.A. E.S.P. actualizar y/o ajustar (según sea el caso) en el sistema deinformación comercial los datos que se registren en revisión de terreno para normalizar medicióny generar proceso exitoso de facturación.

POLlTICAS DE OPERACiÓN DEL PROCESO DETRANSACCIONES COMERCIALES

1. Dar cumplimiento al cronograma de actividades del proceso de transacciones comerciales.2. Se solicitaran matrices de consumo a otros comercializadores dentro de los primeros tres días

de cada mes y se reciben las mismas a más lardar el día (8) ocho de cada mes.3, En caso de encontrar diferencias superiores al Cinco por ciento (5%) entre los consumos

reportados por otros comercializadores con las lecturas tomadas por el proceso de transaccionescomerciales se reportará al comercializador quien tendrá dos (2) días para revisar y reportar aENERCA S.A. E.S,P. las causas de las diferencias, si cumplido este plazo el comercializador noda respuesta, se utilizaran para facturación [os consumos más favorables para ENERCA S.A.E.S.P,

4. En caso de encontrar diferencias superiores al dos por ciento (2%) entre los consumosreportados por otros comercializadores a XM con las lecturas tomadas por el proceso detransacciones comerciales, en el medidor principal, se reportara a XM las diferencias para queellos tomen las medidas del caso. Si las diferencias persisten por un periodo superior a un (1)mes se solicitará al comercializador revisión conjunta del equipo de medida y se corroboraranlo datos de configuración del sistema y solo se cerrara el caso hasta tanto se encuentre la causade las diferencias.

5. Cuando el proceso de transacciones comerciales utilice cuadrillas de otros procesos estosreportaran un acta, o copia de la misma, con los hallazgos, a más tardar un (1) día después derealizados los trabajos o revisiones.

6. Se da respuesta a PQR's dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción de las mismas.7. Se mantendrá actualizada la información de los medidores telemedida en el sistema de

información de la entidad, pero será responsabilidad de cada proceso el análisis de lainformación que de allí se descargue, en caso de tener problemas de comunicación informaraoportunamente a cada uno de los procesos que en su momento operen este sistema.

8. Se deben elaborar y radicar, en la oficina de gestión financiera, los actos administrativos dentrode los tres (3) di as hábiles siguientes a la recepción de facturas en físico o magnético. Para estetrámite es válida la factura enviada por correo electrónico, en el caso que sea energía se debeesperar a la factura en físico.

9. Cuando se realicen ofertas comerciales, la vigencia de las mismas es de quince (15) díascalendario, por tanto no se recibirán aceptaciones posteriores a este plazo.

10.EI proceso de Transacciones comerciales elaborará un cronograma anual de facturación de su~7clientes (Energra, Gas) con vigencia de un año y lo presenta al proceso de gestión financiera, ~dentro de los 10 primeros días hábiles del año.

tE: Marginal de/a Se/m Kml Vía Aglla~1I1 ir PBX: (8) 63}()(¡.fO Te! (8) 6324991 - 6324943, Fax: (8) 6324388 ¡"l"l!'~e.!1eLC!.!.£Q!!!.ill 8Emaii: gerencia@enerr;a.com.co-Linea Gratuita Nacional: 018000910182

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'""Acto de Gerencia

Código: FT-MAA-GO-01Versión: 1

11 Los procesos que deban presentar y cargar información al sistema de información de la entidad,para la facturación de los clientes de transacciones comerciales, deben realizarlo por lo menoscinco (5) dJas antes a la liquidación y emisión de facturas, si esta información para la fecha deliquidación no se encuentra debidamente cargada en el sistema, se asumirá que la empresa ocomercializador no realizó el pago y se procederá a realizar la correspondiente facturación.

12.EI soporte de aplicaciones SIEG, MITHRA, PRIMEREAD, SICESP PLUS y ACTSIS debe seroportuno y no interferir con los cronogramas de facturación y cálculo de tarifas del proceso,cuando este interfiera con el mismo el proceso de transacciones comerciales no asumirá ningunaresponsabilidad por retrasos o problemas generados a otros procesos.

13.Se realizaran visitas trimestrales a cada una de las fronteras comerciales y usuarios no reguladospropios, para los servicios de energia eléctrica y gas natural, a fin de tomar acciones preventivaso correctivas, según sea el caso.

14.Toda la información que salga del proceso de transacciones comerciales debe ser revisada porel director del proceso, en caso de omisión de esta política por algún integrante del proceso serealizara llamado de atención oral, si reincide en esta conducta por segunda vez, se realizarallamado de atención escrito. si la omisión es por tercera vez se realizará llamado de atencióncon copia a la hoja de vida y se suspenderá por dos días descontados del salario, si lareincidencia se da por cuarta vez se prescindirá de los servicios de este colaborador.

POLlTICAS DE OPERACION DEL PROCESO DEFACTURACiÓN

POLlTICAS GENERALES

1. Hace parte de las políticas de operación del proceso de Facturación toda la normatividad queaplica para el sector de servicios públicos domiciliarios generados por los diferentes entes devigilancia y control, así como también el CCU y los Actos Administrativos que se emitan porparte de ENERCA S.A. E.S.P" para lo cual el proceso de Facturación debe conocer y aplicar enel desarrollo de sus actividades,

2. La ejecución de actividades se debe realizar dando cumplimiento al Manual de Ética y Valoresde ENERCA S.A E,S.P. y bajo las directrices de la Gerencia General para lo cual no se aceptaraconductas que no se ajusten al logro de los objetivos de la entidad y del proceso.

3. Al inicio de cada vigencia la Dirección del Proceso debe presentar a la Gerencia de Comercialmediante documento el Plan de Acción a seguir en el tiempo que se establezca en el mismosiendo consecuente con los objetivos del proceso y los de la Entidad.

4. La proyección de presupuesto debe realizarse de acuerdo a la metodología establecidapreviendo el alcance del proceso para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

5. Es base para el logro del objetivo del proceso cumplir el Cronograma de facturación en las fechasestipuladas para cada actividad. Por tanto, es deber de los integrantes del grupo de facturacióntrabajar bajo el cronograma de actividades e informar si se presenta alguna novedad que impidael cumplimiento del mismo para poder tomar los correctivos pertinentes de manera oportuna.

6. La dirección del proceso evaluara periódicamente los indicadores de gestión para definirestrategias que conlleven a incrementar el volumen de ventas.

7. Toda modificación al cronograma de facturación debe ser socializado a los directores del áreacomercial y clientes internos del proceso. Si las modificaciones presentan afectación directa alos usuarios de ENERCA S.A. E.S.P., se debe participar a Prensa para lo de su competencia,

8, Es necesario realizar Auditoria al Sistema de Información Comercial por parte del director deproceso para determinar posibles requerimientos a Informática con el propósito de optimizaractividades.

9. Es obligación de cada proceso que realice verificación en terreno a los equipos de medida delos clientes de ENERCA S.A. E.S.P. actualizar y/o ajustar (según sea el caso) en el sistema deinformación comercial los datos que se registren en revisión de terreno para normalizar medicióny generar proceso exitoso de facturación.

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Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA-GO-01

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1OTransmitir conocimiento al personal del área es tarea primordial de la Dirección de Proceso parafortalecer su equipo de trabajo y generar valor agregado a las actividades en pro delcumplimiento del objetivo del proceso.

POllTICA DE ANÁLISIS DE CONSUMOS

El proceso de facturación como Gestión de Clientes debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Se debe revisar y analizar el historial de consumo para determinar la acción correctiva sobre lanovedad que género la crítica y/o reclamación.

2. la crrtica de consumo puede aplicarse por clase de servicio, ubicación, ciclo, tipo deobservación, rangos de consumo o fórmula estadística (Campana de Gauss).

3. No solo las cuentas que presenten novedades dentro del proceso están sujetas a crítica yveríficación.

4. Si al autorizar consumos con observación 18 (Consumo Excesivo) y dentro del historial de cuentase evidencia consumo acumulado, debe ajustarse inmediatamente la lectura realizando larefacturación conforme a lo que dicta la ley sobre cobro de energía dejada de facturar.

5. Si la corrección de la critica requiere verificación de lecturas en terreno, se debe reliquidar lacuenta cobrando promedio de consumo según su histérico en tanto llegue la revisión de terreno.(CCU)

6. Si se encuentra medidores con giro en vacio en el periodo vigente de facturación, se refaGturarála cuenta cobrando promedio de consumo de acuerdo a su histórico en tanto se realiza elprocedimiento establecido por Gestión Control de Pérdidas.

POllTICAS DE ESTADISTICAS

1. Todos los datos que se derivan del proceso de facturación como son consumos (kwh, m3, Mb),ventas ($), usuarios, serán actualizados periódicamente con fines estadísticos y de estudio porparte de quien requiera la información, y para ello debe estar publicado en el sitio de estadísticasde Comercial en Intranet y/o servidor destinado para almacenamiento de la información.

POllTICA INFORMES ENTES DE VIGilANCIA Y CONTROL

Se debe dar cumplimiento a cada resolución para reporte de información al SU!, MME, FSSRI,CREG, CRC.

POLlTICAS DE OPERACiÓN DEL PROCESO DERECAUDO Y CARTERA

POllTICAS ANÁLISIS DE RECAUDO

1. Es tarea fundamental de la Dirección junto con el grupo de recaudo realizar análisis a lainformación de cada periodo para determinar estrategias que logren mejorar el índice derecaudo.

2. Se debe alimentar mensualmente los estadísticos desarrollados para control tanto de reportecomo de evolución del recaudo.

3. El reporte de terceros debe tener la consignación de los dineros recaudados a los clientes deENERCA S.A. E.S.P. para registrar la información en [os sistemas comerciales.

4. Diariamente se grabará recaudo en los sistemas de información comercial.

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Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA-GD-01

Versión: 1

S. Los cupones de recaudo serán almacenados en el archivo que se destine para tal fin hasta porseis meses; cumplido este tiempo serán objeto de eliminación conforme lo estipule el procesode Recursos Físicos y Gestión Documental.

6. Es tácito el cumplimiento del cronograma de actividades para dar inicio a las actividades desuspensión y reconexión de los servicios prestados por Enerca, para lo cual el recaudo debeestar grabado en su totalidad.

7. Seguimiento a recaudadores terceros y Contratista de Suspensión debe realizarseperiódicamente por parte de la interventoría.

POLlTICA CARTERA

Se realizará Comité de Cartera una vez a la semana en la Gerencia Comercial estando presentesla mitad más uno de sus integrantes.

2 la recepción de ajustes a valores facturados en periodos anteriores y depuración de cartera deacuerdo a los formatos establecidos en el SIG será los días jueves, viernes, lunes y martes paraque puedan ser objeto de análisis en el Comité de Cartera. Deben estar debidamentediligenciados y con los respectivos soportes que sustenten la solicitud.

3 Solo se aplicaran en el sistema de información comercial los descuentos e inactivaciones decuenta que se aprueben en el comité de cartera de cada semana.

4 El archivo de dichos soportes estarán en poder de la Dirección de Facturación, Recaudo yCartera.

5 las solicitudes que no se aprueben en comité serán devueltos a quienes las presentaron parasu corrección y/o archivo según sea el caso.

POLlTICA DE GESTiÓN DE CARTERA

Para el proceso de Suspensión, Corte y Reconexión de los servicios prestados por Enerca se tendráen cuenta lo siguiente:

1. Se debe dar cumplimiento al cronograma establecido para gestión de cartera morosa en cadaperiodo de facturación.

2. los listados de suspensión, corte y reconexión deben ser objeto de verificación por parte delpersonal encargado antes de ser enviados a contratista para inicio de gestión,

3. TODOS los clientes que salgan en listados de cortes deben ser gestionados, y solo se eximen[as cuentas que presenten error en facturación o estén en trámite en la oficina de PQR.

4. las cuentas que salgan en listados de suspensión con periodos en mora superiores a 2, seprocederá a realizar la suspensión en poste siempre y cuando sea posible y no se trate deacometidas compartidas.

5. la recepción de información de gestión de suspensión, cortes y reconexión se realizará losprimeros cinco días del mes siguiente a la ejecución de actividades, y debe estar debidamentefoliada y archivada en carpetas cuatro solapas según lo establecido por Gestión Documental ysu archivo estará en la oficina de Gestión Documental de ENERCA S.A. E.S.P. como soporte acada contrato.

6. Toda reclamación que se derive del proceso de suspensión, corte y reconexión se tramitaráconforme al procedimiento establecido por el proceso de Gestión Clientes.

7. Personal de cartera NO atenderá usuarios para reclamaciones relacionadas con suspensión,corte y reconexión, salvo sea autorizado por el Director de proceso; debe darse cumplimiento alo establecido por Gestión Clientes.

8. los valores de reconexión deben ser actualizados conforme a la metodología establecida paratal fin quedando soportada mediante Acto de Gerencia.

9. Financiaciones por montos superiores a $1.000.000 solo se puede establecer con el profesionaljurídico del área de cartera o quien haga sus veces a través del establecimiento de un acuerdode pago, por tanto, queda expresamente prohibido al personal de Gestión de Clientes aplicardichas financiaciones en el sistema de información comercial.

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Acto de GerenciaCódigo: FT -MAA..-GD-Ol

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10.Debe ser objeto de análisis y revisión en terreno aquellas cuentas que no registren consumodentro de seis periodos consecutivos de facturación para determinar si se depuran las cuentaso realizar procedimiento establecido en Gestión de Pérdidas.

11.Para el proceso de cobro coactivo se tendrá en cuenta lo siguiente:

• Se enviara oficio pre jurídico a las cuentas que registren montos superiores a $1.000.000 .• Los acuerdos de pago que se realicen deben ser avalados por el profesional jurídico del área oquien haga sus veces cumpliendo con las políticas de cartera vigentes .• Solo pasaran a proceso jurídico las cuentas que ya se haya agotado el cobro coactivo y que notengan prestación de servicio .• Las cuentas que sean objeto de cobro por vla judicial serán entregadas a la Oficina Jurídicamediante oficio por parte de la Gerencia Comercial y una vez sean asignadas a un abogadoexterno se parametrizaran en el sistema de información comercial y se entregará histórico decuenta, oficio cobro pre jurídico, acta suspensión del servicio. Es obligación de la oficina jurldicarealizar seguimiento a las cuentas que sean entregadas para cobro juridico,

12,Para provisión de cartera se tendrá en cuenta lo establecido en la normatividad aplicable, locontemplado en las Politicas de Cartera Vigentes y lo siguiente:

• No es objeto de provisión la cartera registrada y clasificada en edad de 30 - 60 Y 90 dlas.• Se provisiona cartera en edad mayor a los 91 dias según porcentaje de impago calculado de

acuerdo a la información estadística registrada en cada periodo.• Se establece que No se provisionará cartera registrada en el sector oficial, industrial. acueducto,

alumbrado público y No Regulados por considerarse cartera de recuperación en el corto ymediano plazo.

POLlTICA DE ANALlSIS ESTADISTICO

1. Se presentará mensualmente análisis de cartera a la Gerencia Comercial para estudio deestrategias para reducir nivel de cartera morosa.

2. Del estadístico de cartera por edad, ubicación, sector y municipio se fijará cronograma deactividades para visita de usuarios.

POLlTICAS DE OPERACION DEL PROCESO DEATENCiÓN CLIENTES

1. El horario de atención al cliente en nuestras oficinas y vía telefónica, (línea de atención alcliente 018000910182) es de lunes a viernes de 7:30 AM a 11:30 AM y de 2:00 PM a 5:00 PM.

2, Todas las peticiones quejas y reclamos escritos recibidos en las oficinas de atención al cliente,se deben direccionar a gestión documental el mismo día o a más tardar al dia siguiente antesde las 12 m.

3. Todas las peticiones quejas y reclamos que se reciben de gestión documental deben tener sellode información básica, y sello de radicado diligenciados en su totalidad.

4. Todas las peticiones quejas y reclamos que se reciben de gestión documental se re direccionana los diferentes procesos de la entidad, a más tardar al dia siguiente antes de las 12 m. Paraque se les dé respuesta en las diferentes dependencias.

5. A todas las PQR recibidas se les abre solicitud en los sistemas de información; las querequieran orden de revisión en terreno; se imprime de los sistemas de información y sedirecciona a los técnicos que realizan la revisión.

6. Todas las respuestas a las peticiones quejas y reclamos que se reciben de los diferentesprocesos de la entidad, tienen máximo siete dias para enviarlas a gestión clientes (abogadoPOR) para revisión y envio.

7. Solo se recibirá las órdenes de trabajo en terreno a los técnicos cuando estas se encuentrendebidamente diligenciadas con todos los datos solicitados en la misma, registro fotográfico, conQun límite máximo de 5 dias hébiles luego de haber sido entregada. ~

fEj Marginal de la Selva Km! Vía Agll"~1I1 Ir P13X: (8) 6320()41J Tel (8) 6324991 - 6324943. Fax. (8) 6324388 WH1f.eller<;::q,fO...!IISº 12Email: gerer1cia@enerca.com.Co - Línea Gratuita Nacional: 018000910182

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Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA.GD-01

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8, Las respuestas a las POR escritas se envían todos los di as antes de las 11 AM por Correocertíficado 472.

9, Para el caso de la línea de atención al usuarío 018000910182, el registro de llamadas recibidasse realiza en el libro de actas y se comunica de inmediato a las diferentes dependencias, con elfin de ser resuelta la PQR atendida telefónicamente, este proceso se realizara según lo antesdescrito, hasta tanto se cuente con los medios tecnológicos que permitan llevar este registrodigitalmente.

10.Todas las peticiones quejas y reclamos que entran para trámite por el proceso de gestión declientes, son enviadas a los usuarios por el proceso gestión de clientes,

11.En las ventanillas de atención al cliente sede Yopal siempre se contara con mínimo 2 auxiliaresatendiendo a los usuarios dentro del horario establecido; para el caso de las oficinas sucursalesdebe haber como mínimo un auxiliar.

12.Si al direccionar una POR para su respectiva respuesta a los diferentes procesos de la entidad,no pertenezca al área enviada. Es deber de cada proceso devolver la POR inmediatamentepara re direccionarla.

13.La evaluación de solicitudes vencidas en el sistema de información, se realiza por parte de ladirección del proceso de gestión clientes cada 15 días.

14.Es obligación de cada proceso que realice verificación en terreno a los equipos de medida delos clientes de ENERCA S.A. E,S.P. actualizar y/o ajustar (según sea el caso) en el sistema deinformación comercial los datos que se registren en revisión de terreno para normalizar medicióny generar proceso exitoso de facturación

POLlTICAS DE OPERACION DEL PROCESOCONTRATACiÓN

1. Los procesos contractuales se cumplirán en el marco de los principios de la contratación y dandoaplicación a los procedimientos establecidos en el Reglamento de Contratación de ENERCAS.A E.S.P.

2. Las diferentes revisiones y verificación de documentos debe acompañarse de los soportesrespectivos. No se tramitará ningún contrato sin la totalidad de la documentación y soportesrequeridos y la solicitud de elaboración de minuta debe ir firmada por la Gerencia respectiva.

3. Los documentos que se entreguen para revisión a la Oficina de contratación se revisaran enestricto orden de llegada por lo cual en los diferentes trámites adelantados se deberá respetarel derecho de turno y se establecerá un horario de recepción y entrega de documentos

4. Todos los trabajadores de la entidad, desarrollaran las actividades requeridas, dentro de losparámetros establecidos en el Código de Conducta (Ver Código)

5. Sera responsabilidad de asesor de Jurídica divulgar a todos los proveedores, antes, durante yal cierre de los contratos, la existencia de la linea ética, así como de cada uno de los canalesde denuncia con que cuenta la entidad.

6. Todo trabajador que incurra en una falta dentro del proceso de contratación, bien sea poromisión o por aprobación indebida de los contratos, debera seguír los lineamientos definidospor Gestión Humana de tal forma que se garantice el debido proceso e investigación.

7. Los procesos pos-contractuales se cumplirán en el marco de los principios de la contratación ydando aplicación Reglamento de Contratación y el manual de supervisión e interventoria deENERCA S.A E.S,P.

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Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA-GD-01

Versión: 1

POLlTICAS DE OPERACiÓN DEL PROCESO GESTiÓNHUMANA

POLlTlCAS DE SELECCiÓN Y VINCULACiÓN

1. La Dirección de Talento Humano es la única encargada de realizar el proceso de selección yvinculación. según los lineamientos dados por el área que hace el requerimiento de personal ylos definidos en la presente política.

2. El proceso de selección, parte del análisis de las competencias, los resultados de las pruebas yentrevistas realizadas, así como de la verificación de la documentación que avala su experienciay conocimientos.

3. La aprobación de nuevos cargos está a cargo de la Junta Directiva, se deberá incluir el nombredel cargo, la asignación salarial, el proceso y el cargo del superior inmediato,

4. El requerimiento de nuevos cargos debe ser presentado y proyectado en la preparación delpresupuesto correspondiente a la siguiente vigencia fiscal. En caso que la solicitud no se registredentro de la etapa de preparación y aprobación de presupuesto, la autorización de la creaciónse hará por parte de la Junta Directiva.

5, La Dirección de Talento Humano debe tener un concepto de los participantes en el proceso deselección, indicando las razones por las cuales no fue seleccionado.

6, La comunicación de aprobación de un candidato únicamente será realizada por la Dirección deTalento Humano.

7, Todo candidato seleccionado deberá contar con la siguiente documentación para formalizar suvinculación:

• Hoja de Vida• Certificados de Estudio• Certificados Laborales en original y/o copias• Tres copias de Cédula de Ciudadanía al 150%• Copia de Tarjeta Profesional (para las profesiones que aplique)• Copia Rut - actualizado• Hoja de Vida Función Pública Persona Natural (escudo)• Declaración Juramentada de Bienes y Rentas Persona Natural• Antecedentes Fiscales• Antecedentes Judiciales• Antecedentes Disciplinarios• Examen Médico de Ingreso• Una Fotografía 3 x 4• Nombre de Entidad de Pensión• Nombre de Entidad Promotora de Salud8. Se deberá realizar confirmación telefónica de los estudios realizados, la experiencia laboral y las

referencias personales, sin los resultados de los mismos la vinculación no podrá formalizarse.9. Todo candidato seleccionado tendrá un periodo de prueba dependiendo del término del contrato.10.AI finalizar el período de prueba se deberá realizar una evaluación de desempeño por el Jefe

que solicitó su vinculación, y quien comunicará dichos resultados a la oficina de Talento Humano.

POLíTICAS DE VACACIONES

1. Todos los colaboradores tendrán derecho a sus vacaciones, siempre que hayan cumplido almenos 12 meses de antigüedad.

2. Las vacaciones de cada trabajador, deben tener el visto bueno del superior inmediato yaprobación del Gerente General.

3. Las vacaciones deben ser aprobadas, mínimo con 1 mes de anticipación antes de iniciar la fechade disfrute de las mismas.

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efNfRf:~ Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA-GD-01

Versión: 1

4. Cada vez que se aprueban las vacaciones, el aplicativo de Gestión Humana descontará a cadatrabajador los días disfrutados de vacaciones.

5. Si durante la licencia de vacaciones, el trabajador tuvo una incapacidad médica, dichos dias nose cuentan como vacaciones y por tanto su período de vacaciones automáticamente se corre elmismo número de días en que se tuvo la incapacidad. Sin embargo, si el superior dellrabajadorrequiere la vinculación para la fecha ya programada, dichos días deberán ser coordinadosposteriormente entre el trabajador y el superior. Lo anterior aplica, siempre que el colaboradorpresente la certificación medica requerida.

6. Para aquellos casos en que un trabajador cambia de área o es promovido de posición, siempredeberá coordinar con su nuevo superior inmediato los días de vacaciones que ya tengapreviamente programados para disfrutar.

POLlTICAS DE OPERACION DEL PROCESO DE GESTiÓNDOCUMENTAL

1. Toda la información de la organización debe ser utilizada únicamente para los fines de laorganización.

2. Cada trabajador es responsable de la custodia y adecuado manejo de la información a la quetiene acceso para el cumplimiento de sus funciones.

3. Que el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 establece como una de las obligaciones de lostrabajadores a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas, velar por la integridad,autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y que seránresponsables de su organización y conservación,

4. La custodia, niveles de acceso y entrega controlada de la información clasificada con categoríade confidencialidad alta y acceso restringido será responsabilidad de todos los trabajadores.

5. La divulgación de la información clasificada como altamente confidencial y con accesorestringido, será compartida por los Directivos de la organización únicamente a los trabajadoresque por el desempeño de sus funciones deben conocerlos, y para lo cual dichos documentosdeberán contar con claves de acceso y tener la marca "confidencialn o "privado".

6. La divulgación de la información privilegiada deberá contar con la autorización del líder de cadauno de los procesos.

7. Todo documento clasificado como altamente confidencial, deberá contar con copias controladas,de tal forma que se tengan registros de los trabajadores que cuentan con dicha información, asícomo la fecha de entrega y el fin para el cual se realizó su entrega.

8. Todos los trabajadores deberán suscribir un acuerdo de confidencialidad o no divulgación. Seconsidera información privilegiada lo siguiente:

• Información financiera que no es pública.• Planes de Asociación, expansión y fusión• Estrategias de crecimiento y cambios de estructura en la organízación.• Planes comerciales y de operación.• Información de investigación y desarrollo de nuevos proyectos• Información personal de los trabajadores de la entidad incluyendo los niveles salariales.• Información de Litigios• Información de Cltentes9. Se considera una falta grave la divulgación o manejo inadecuado de la información de la entidad,

generando procesos disciplinarios internos o judiciales, por los daños o perjuicios causados.10.Todo trabajador de la organización tiene el deber de informar cualquier situación que afecte la

confidencialidad de la información.11.Los trabajadores de Auditoría tendrán acceso a la información que requieran para el desarrollo

de sus labores.12.Se deberán contar con copias de seguridad de la información.13.Todo trabajador deberá cumplir con los siguientes protocolos en su puesto de trabajo:• Antes de retirarse de su equipo de cómputo, el mismo deberá quedar bloqueado• Los documentos de trabajo deberán ser guardados bajo llave después de terminada s~

utilización. l:f--..-.eMarginal de la S"h'a Km! Fla Aglla~,,1 ti PBX: (8) 632{)(140 Te! (8) 632499/ - 6324943. Fax: (8) 6324388 www.enerca,C()m.CO 15

Email: gerencia@enerca.com.co-Línea Gratuita Nacional: 018000910182ropal- easana""

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Versión: 1

• Al terminar su trabajo en un aplicativo se debe cerrar la sesión.• No podrá prestar su usuario y clave a sus compañeros.• Todo equipo portátil deberá ser asegurado con los elementos entregados por la entidad.• Se deben realizar las correspondientes copias de respaldo semanalmente.• Todo trabajador debe propender por ser cuidadoso en realizar comentarios inadecuados o de

información privilegiada de la organización en reuniones sociales y/o familiares.14.EI archivo central deberá contar con al menos los siguientes elementos• Puertas de seguridad• Cámaras• Alarmas

POLlTICAS DE OPERACION DEL PROCESO DE GESTiÓNDE BIENES Y SERVICIOS

ACTIVOS FIJOS

1. El proceso responsable de hacer cumplir las palrtieas y procedimientos de adquisición yadministración de activos fijos es Gestión de Bienes y Servicios,

2. Toda adquisición de activos fijos debe ser incluida en el presupuesto anual de la entidad, asicomo todos aquellos gastos de mantenimiento en los cuales se deba incurrir.

3. La aprobación de adquisición de nuevos activos fijos es realizada por el Comité de Contratación,el cual evalúa la viabilidad financiera y técnica entre comprar, alquilar o tercerizar. Dichos analisisy la aprobación final de los mismos, deberan quedar registradas en las respectivas actas de cadaComité.

4. El Comité de contratación, podrá revisar compras de activos fijos hasta por un valor de cinco mil(5.000) SMLV.

5. Toda compra de activos fijos superior a cinco mil (5.000) SMLV, debe ser sometida a laaprobación de la Junta Directiva.

6. Todo activo que ingresa a la entidad debe contar con el correspondiente registro en el sistemaACTSIS, asignación de hoja de vida, así como de su correspondiente código de identificación.

7, Los activos devolutivos en el momento que se soliciten al proceso de Gestión de Bienes yServicios, se asignaran solo a empleados de planta quienes serán los directos responsables deestos bienes.

8, Toda adición al presupuesto de mantenimiento debe ser autorizada por la GerenciaAdministrativa y Financiera. debiendo realizarse la presentación de la justificación técnica yfinanciera de la necesidad de dicha adición.

9. Los activos fijos se contabilizan al costo, que en lo pertinente incluye cargos por gastos definanciación y diferencia en cambios sobre pasivos incurridos para su adquisición hasta que seencuentren en condiciones de utilización.

10.La depreciación se calcula usando el método señalado por las NIIF.11.Periódicamente se debe realizar la valoración de los activos por un experto independiente a la

organización y el cual debe estar debidamente vinculado a una organización especializada en eltema.

12.Toda mejora en los activos fijos debe ser aprobada por el comité de contratación y se entiendepor mejora lo siguiente: Proceso que intenta optimizar y aumentar la calidad de un producto oservicio.

13.Toda transferencia de activos a nivel interno de la organización es autorizada por el proceso deGestión de Bienes y Servicios.

14.La baja o venta de tos activos fijos es autorizada únicamente por El comité Técnico de Inventariosy baja de Bienes, según el procedimiento establecido en el acto de Gerencia Genera1151 del 21de marzo de 2014.

15.Anualmente se hará llegar a cada proceso de Enerca S.A E.S.P el reporte de los activosasignados, de tal forma que en caso de presentar diferencias, se realice la correspondienteactualización.

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Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA.GD-01

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16.Cada año se realizarán inventarios de los activos fijos de la organización y lo cual estará lideradopor el proceso de Gestión de Bienes y Servicios.

ADMINISTRAcrON DE INVENTARIOS

1. Se realizarán por lo menos dos tomas físicas de Inventario en ellranscurso del año.2. Si se encuentran diferencias en la primera toma se debe realizar nuevamente un conteo.3, Se debe diligenciar el acla de toma de Inventario según el formato FT-MAA-B$-02.4. Todas las bajas de inventario deben ser aprobadas por el Comité Técnico de Inventarios y Bajas.5. Cada vez que se realice el inventario físico Gestión de Bienes hacer el respectivo análisis

identificando el inventario obsoleto y de lenta rotación, para así proceder a gestionar la provisiónde dicho inventario, previa documentación soporte de las causas que llevaron al estado deobsolescencia y/o lenta rotación e iniciar la baja respectiva.

6. El inventario debe estar actualizado permanentemente en el sistema de información de laentidad

7. Cada tres meses se presentará al Comité Técnico de inventarios y Bajas de Bienes la totalidadde las bajas y ajustes del inventario junto con los planes de acción correctivos para reducir dichosindicadores,

ALMA CE N

1. El personal o contratistas adscritos al área de almacén deberán utilizar los uniformes einstrumentos de trabajo y de seguridad necesarios, ya que de lo contrario Enerca S,A E.S.P seeximirá de toda responsabilidad en caso de accidentes derivadas de la negligencia o descuidode parte del trabajador.

2. Por seguridad personal y limpieza del almacén, se deberá situar el material en las áreas yanaqueles que les correspondan.

3. Queda estrictamente prohibida la entrada a toda persona ajena al almacén, salvo previaautorización del líder de Recursos Físicos y Almacén.

4. No se permitirá la entrada con mochilas, bolsas, alimentos, refrescos, cigarros, o cualquier otrotipo de objetos que perjudique la seguridad e higiene del almacén.

5. Las solicitudes de material se recibirán de lunes a viernes en el horario de 7:00 am a 10:30 amy de 2:00 pm a 4:00 pm.

6. Las entradas de almacén se deben radicar en Gestión de Bienes y servicios hasta el dia 20 decada mes para que se pueda dar ingreso al sistema en el mismo periodo de la fecha deradicación.

POLlTICAS DE OPERACION DEL PROCESO SALUDOCUPACIONAL

1. Mantener y mejorar el bienestar de todos sus trabajadores y de los Contratistas que realizanactividades a favor de la Empresa, buscando proporcionar en todos los sitios de trabajo unambiente sano y seguro a través de actividades de vigilancia y control de agentes de Riesgo quepuedan causar alteraciones en la salud ocasionadas por accidente de trabajo o enfermedadprofesional, mediante el mejoramiento continuo en la identificación, evaluación y control de susriesgos, a través de una adecuada planeación e implementación del Sistema de Gestión de laSeguridad y Salud en el Trabajo

2, ENERCA S.A. E,S.P., se compromete a mantener firmemente un ambiente de trabajo seguro ysano, prohibiendo el uso y venta de alcohol y drogas en las áreas de la Empresa y en especialen campo en donde se realizan actividades propias de su labor, igualmente está prohibidopresentarse en el sitio de trabajo bajo el efecto de alcohol, drogas y/o sustancias alucinógenas. ~

BUargillalde la Se/l'O K",I Vio Agua~¡¡1 fii' PBX, (8) 631(IM(J TeI (8) 632-199/ • 632~94J. Fax.. (8) 6324388 H'WH' enercp.coIII.CO 17Email: gerencia@enerca.com.co-Llnea Gratuita Nacional: 018000910182

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Versión: 1

3. Enerca S.A E.S.P propende que toda área, infraestructura o equipo informático, debe cumplircon todas las políticas funcionales y procedimientos de seguridad física, con el fin de evitar elacceso por personas no autorizadas, o insurgentes, que pretendan ocasionar daño einterierencia a los recursos e infraestructura de la empresa

POLlTICAS DE OPERACION DEL PROCESO DE GESTiÓNFINANCIERA

POLiTICA DE CAJA MENOR

1. Toda Caja Menor debe ser constituida por medio de acto de Gerencia para aprobación suscritapor la Gerencia General.Los montos de Caja Menor no podrán ser superiores a $ 20.000.000 Yel manejo del dinero de la Caja Menor se hará a través de una Cuenta Corriente, a nombre dela EMPRESA y manejo en efectivo hasta cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

2. La administración de la Caja Menor será entregada en todos los casos por medio de acta altrabajador responsable.

3, Todo trabajador responsable de administrar la Caja Menor deberá tener una póliza de segurode manejo póliza global sector oficial de la compañía de seguros

4, Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder al monto previstoen el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de unsetenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubrospresupuestales afectados.

5, Todo vale de Caja Menor deberá ser legalizado máximo en 5 días y para lo cual se deberáadjuntar la factura original.

6, Todos los gastos de transporte, deberán describir las rutas de desplazamiento y deberán contarcon la autorización del Jefe inmediato.

7. En la legalización de los gastos, para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de lossiguientes requisitos:

• Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestaies, bien sea en el comprobante de pagoo en la realización anexa, y que correspondan a los autorizados en el presente acto deconstitución.

• Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por losacreedores con identificación de nombre o razón social, y el número de documento de identidado NIT, objeto y cuantía.

• Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.• Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor

según el caso8. No se realizará el reembolso de gastos que no cuenten con un soporte original acorde a la

legislación local y los cuáles sean pertinentes con la labor adelantada por el trabajador.9, Se deberá solicitar el reembolso de los recursos de Caja Menor, siempre que se tenga solo la

disponibilidad en efectivo del 30% de dichos recursos, lo que ocurra primero, de algunos o todoslos valores de los rubros presupuestales afectados.

10. El rembolso de los gastos de Caja Menor, se realizará siempre que se tenga el registro contablede los mismos.

11. Control Interno deberá realizar arqueo de caja menor una vez al mes.

POLlTICA DE PRESUPUESTO

1. Cada Gerencia y unidad de negocio en coordinación con sus directores y líderes de proceso esresponsable de realizar el presupuesto de gasto de cada vigencia y el presupuesto de ingresos r::::¡,es responsabilidad de la Gerencia Comercial. ~

t0 Marginul J~la Sdvl1 Kml VinAg,¡a~Ji! 11 f'BX' (8) 63201!40 1"d (8) 632-199/ - 6324943, Fax: (8) 6324388 "'H1t"."nerCa.COm.<'O J 8Emai!: gerencia@enerca.com.co-Linea Gratuita Nacional: 018000910182

Yopal- CasallGre

Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA-GD-01

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2. Recursos físicos que manejan inventarios deberan incluirlos dentro de su presupuesto, el plande compras de bienes y servicios.

3. La creación de cargos nuevos, debera ser aprobada por Gerente General y Gestión Humana,para lo cual su inclusión en el presupuesto deberá contar con sus aprobaciones, previasustentación técnica y financiera de las razones por las cuales son necesarios dichos cargos ycertificación de apropiación presupuestal para cubrir la nueva obligación.

4. Toda modificación presupuestal (adiciones, reducciones y traslados) debera ser autorizada porel ordenador del gasto, de acuerdo a lo establecido por la Junta Directiva y CODFIS en laaprobación del presupuesto de la vigencia en curso.

5. El líder de Presupuesto es el responsable de crear las cuentas utilizadas presupuestalmente ysus correspondientes clasificaciones.

6. Cada Gerencia o unidad de negocio en coordinación con sus directores y lideres de proceso esresponsable de hacer el seguimiento periódico a la ejecución del presupuesto de gastos yseguimiento de la ejecución del presupuesto de ingresos es responsabilidad de la GerenciaComercial para presentar dichos resultados ante la Gerencia General para los ajustesnecesarios.

7. Ellfder de Presupuesto es el responsable de entregar los reportes necesarios que requiera cadaGerencia para la proyección, seguimiento y control del presupuesto.

8. El Presupuesto realizado por cada gerencia y unidad de negocio, debe corresponder a unejercicio de planeación alineado con los objetivos estratégicos y metas del PECo

9. La elaboración del presupuesto, debera ser diseñado de tal forma que se propenda por mantenerel equilibrio económico de la organización y fomentar su desarrollo, para lo cual se partira delos recursos disponibles sin poner en riesgo la sostenibilidad de la organización.

10.La formulación de fos proyectos de inversión de la compañía deberán ser presentados por cadaGerencia y unidad de negocio, y puesto a revisión y aprobación del Comité Directivo.

11.EI presupuesto debe ser un reflejo de los requerimientos reales y recursos disponibles de cadagerencia y unidad de negocio, para lo cual se realizarán reuniones de validación de cifras ysoportes de proyectos durante la etapa de evaluación del presupuesto presentado, ajustandodichas cifras de ser necesario.

12.Todo proyecto que no haya terminado su ejecución y que requiera continuar en el siguiente año,deberá presentar adicional a los recursos que requiere, un informe de ejecución a la gerenciageneral quien evaluará si los recursos presupuestados corresponden a nuevas partidas a lasinicialmente proyectadas, y para lo cual se deberá soportar el incremento en el valor del proyectoy la gestión administrativa realizada en la administración de los recursos inicialmente entregados

13.Las Gerencias y Unidad de Negocio a Noviembre de cada vigencia deberán presentar a laGerencia Administrativa y Financiera un informe debidamente sustentado incluyendo liquidaciónparcial de cada contrato que su ejecución supere la vigencia en curso y que de igual formacuentan con los recursos disponibles para financiar las actividades faltantes, con el fin de solicitarautorización de vigencias futuras ante la Junta Directiva y el CODFIS

14.La Oficina de Presupuesto llevará indicadores de cumplimiento y seguimiento presupuestal deforma periódica,

15.Periódicamente la Gerencia Administrativa y Financiera presentara a la Gerencia General losresultados de la ejecución presupuesta!.

POLíTICA CONTABILIDAD

1. El año fiscal inicia el 1 de enero y se termina el 31 de diciembre,2. El cierre contable mensual deberá realizarse a más tardar el dla 15 de cada mes y el cierre anual

debera realizarse el día 31 del mes enero, de cada año.3. El sistema contable ERP de ACTSIS y el cual tendrá habilitado los siguientes módulos:

• SAN• SAR• SAF

4, Cada año a finales del mes enero el director de contabilidad realizará la divulgación delcronograma contable al área financiera por medio correo, de tal forma que se dé cumplimiento ~

IPJ Ma,ginal de fu Se/m Km] Via .4glla~,,1 fi' PBX' (8) 632()D4() TeI (8) 632-1991 - 632-1943. Fax: (8) 6324388 'H'wwenerca.cam,ca 19Email: gerencia@enerca,comco-LlneaGratuitaNacional:018000910182

Yopal- Cusanaoe

2£N£Rf~ Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA-GD-01

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al cierre de operaciones y a la entrega de la documentación soporte para realizar elcorrespondiente cierre.

5. la moneda bajo la cual se deben reportar los estados financieros de pesos colombianos.6. Todas las operaciones en moneda extranjera deben ser registradas en pesos, una vez la

operación cumpla con lodos los requisitos legales para su reconocimiento.7. los bienes y servicios facturados después de 31 de diciembre deberán quedar registrados para

el año fiscal siguiente.8. El método de depreciación para los activos es Iínea recta.9. la provisión de la cartera debe ser realizada considerando las siguientes variables:a. Método estadístico.b. Impagosc. Porcentajes1O,La conciliación entre el resultado contable y fiscal debe ser realizada cada año.11 Las conciliaciones bancarias deben quedar listas los dias 15 de cada mes.12.Los ajustes contables deben ser autorizados por normatividad legal.13.Antes de cada cierre se deberá generar el balance de comprobación.14.Los resultados del ejercicio contable deben ser presentados a la asamblea general de

accionistas cada año.

POLiTICA PARA EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

1. El Tesorero será el represéntate ante las instituciones financieras con excepción de losconvenios de recaudo.

2. Se deberá llevar un archivo para cada una de las cuentas bancarias aperturadas para el manejode contratos o convenios interadministrativos, de tal forma que incluya la correspondencia tantorecibida como enviada, así como todos Josdocumentos que soporten la apertura, cierre y firmasregistradas.

3. La responsabilidad de la custodia de la documentación de las cuentas bancarias es deTesorería.

4. Los Bancos con los cuales se vincula la entidad deberán cumplir con las siguientescaracterísticas: calificación, cobertura en Departamento, así como deberán tener la aprobacióndel Gerente General previamente.

5. Para la apertura de una nueva cuenta, se debe hacer una solicitud formal que Incluya supropósito, los funcionarios con firmas autorizadas.

6. Toda apertura de cuentas debe ser aprobada por el Gerente GeneraL7. Una vez la cuenta es aprobada, el Tesorero debe incluir dentro de las condiciones de manejo la

siguiente información, así como proceder a reportarla:• Funcionarios con firma autorizada• Medios de pago (cheque, portal, carta de instrucción)• Dirección para el envío de extractos bancarios• Toda cuenta bancaria debe tener registrado mínimo dos funcionarios con firma autorizada, de

acuerdo a Jos niveles de autorización definidos.8. Inmediatamente se aprueba la apertura de la cuenta por el banco, dichos soportes deben ser

remitidos a la Dirección Contable para su correspondiente creación en la contabilidad.9, El cierre de una cuenta bancaria, debe solicitarse de manera formal al Tesorero, incluyendo la

siguiente información:• Nombre del Banco, dirección, teléfono y contacto• Saldo de la cuenta a la fecha del cierre• Motivos del cierre• Niveles de autorización según correspondan10. Todo saldo de las cuentas bancaria de recursos propios a ser canceladas, debe ser trasladado

a la cuenta bancaria de recursos propios de fa misma entidad slla hayo a otro banco.11. Una vez la cuenta bancaria ha sido cerrada, Tesorería debe informar inmediatamente a la

Dirección Contable, de tal forma que se procedan a realizar los correspondientes registrosC/}contables. ~

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12. Todo préstamo bancario debe tener la aprobación del Gerente General.

Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA-GD"01

Versión: 1

pOlíTICAS PARA CUENTAS POR PAGAR

1. las Cuentas por pagar se recepcionan a través de la ventanilla dispuesta para ello, y posterioral chequeo del cumplimiento de requisitos, se radican para dar inicio a su gestión a nivel interno,pasando por contabilidad, presupuesto y tesorería para su desembolso final.

2. El horario de recepción de cuentas por pagar será los lunes y miércoles en ventanilla dispuestapara ello.

3. Por cierre de mes de cuentas por pagar se recepcionará 5 dfas antes de finalizar mes.4. Para radicación y revisión de los documentos para el pago de obligaciones en general es

necesario que se anexen los siguientes documentos:• Factura pre-impresa y/o Cuenta de cobro, en Original y Copia. {Si Aplica).Las facturas que se

presenten deben cumplir con todos los requisitos exigidos por la DIAN según lo dispuesto en(E.T, art, 615 y D.R 1165/96, art" 2).

• Certificación del Supervisor y/o Interventor del contrato, en donde conste que el objetocontractual, así como las obligaciones específicas, se cumplieron durante el lapso del tiempoque se está certificando, en Original y Copia. (Si Aplica)

• Comprobante de ingreso de elementos a Almacén (si se trata del suministro de bienes deconsumo y devolutivos).

5. Para el trámite de pago de Anticipos se deben adjuntar:• Acta de Inicio firmada por el contratista y Supervisor y/o Interventor, según el caso.• Plan de Inversión del Anticipo suscrito entre el contratista o proveedor y la Empresa,

debidamente firmado por el contratista y Supervisor y/o Interventor.• Certificación expedida por el banco donde conste la apertura de la cuenta del contrato u orden.

POLlTICAS DE OPERACION DEL PROCESO GESTiÓN DETECNOLOGíA E INFORMATICA

POLlTICAS DE SOFTWARE

1. Enerca SAE.S.P., deberá mantener en todos sus equipos (servidores, computadores deescritorio, portátiles, tabletas) aplicaciones de software legal, dando cumplimiento a laprotección de los derechos de autor.

2. No es permitido bajo ninguna circunstancia el uso de software no legal.3. Todos los usuarios de ENERCA SAE.S.P., tienen prohibida la copia o la utilización no

autorizada de aplicaciones de software de la Empresa, sin haber sido autorizados por el áreade Sistemas

4. Es deber de todo el personal de Enerca, utilizar el software de acuerdo a las condiciones yparámetros de la licencia otorgada por el dueño del mismo.

5. La utilización de software no legal en los equipos de Enerca o la reproducción no autorizada delsoftware legal, puede ser considerada como justa causa para el despido, previa investigaciónrealizada por el área de Gestión Humana, así como puede dar inicio a las investigacioneslegales por parte de las autoridades competentes.

6. Es responsabilidad del área de Sistemas realizar la gestión para mantener actualizadas yvigentes las licencias de software con las cuales trabaja la Empresa.

8. Todo proceso relacionado con la adquisición, implementación e instalación de software,independiente del área que lo requiere, debe coordinarse a través de la Oficina de sistemas deEnerca.

9, Todo aplicativo de propósito específico licenciado y utilizado por la Empresa, debe contar conuna partida presupuestal anual que garantice la actualización y correcta operación del sOftware~

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Acto de GerenciaCódigo: FT -MM-GD-01

Versión: 1

10.La adquisición o retiro de software, debe ser autorizada por el Gerente del area que lo requiereo utiliza bajo la coordinación del Área de Sistemas y aprobación de la Gerencia General.

11.EI cambio de versión de una aplicación de software, deberá estar sustentada técnicamente porel asesor de Sistemas de Información junto con el líder o director del proceso que lo utiliza,considerando los riesgos de la actualización, la continuidad de la operación y el soporte delproveedor.

12.La compra o alquiler de software es responsabilidad del área que lo requiere, debe contar conla asesoría y el acompañamiento del área de sistemas y únicamente se podrá realizar concompañías reconocidas y registradas legalmente.

13.Ningún área diferente a Sistemas podrá realizar la compra o alquiler de software. En caso queun área requiera un software especializado o su actualización, deberá solicitarlo al área deSistemas y coordinar lo referente a la justificación y alcance del sistema requerido,

14.EI área de Gestión Humana en coordinación con sistemas es la responsable de liderar lasjornadas de capacitación tanto para los funcionarios nuevos como para todos aquellos que lorequieran al momento de realizar actualizaciones o adquirir nuevas herramientas.

15.EI personal del área de Sistemas según las actividades asignadas dentro de su labor, son losúnicos autorizados para instalar o retirar el software adquirido por la Empresa

16.No es permitido que el personal de Enerca realice descargas de herramientas que no tienen lacorrespondiente autorización de Sistemas.

17,Es responsabilidad del área de Sistemas, garantizar que la Empresa cuente con un softwareantivirus, así como el que el mismo se actualice en cada uno de los equipos de la organización.

18.EI área de Sistemas deberá realizar auditorías aleatorias a los equipos de la organización.verificando que todo el software de los equipos revisados cumple con las licencias y permisosadquiridos por la organización.

19.Es deber del personal al servicio de Enerca informar o denunciar el uso de software no legal, asícomo la copia no autorizada de los programas en los equipos de la Empresa.

20.Las nuevas aplicaciones que adquiera Enerca deberán ímplementar el registro de auditoría y sucorrespondiente módulo de administración,

POLlTICA ANTIVIRUS

1. Es responsabilidad de la Oficina de Sistemas de Información garantizar que la empresa cuentecon un software antivirus, así como su administración y actualización en cada uno de los equiposde la Empresa.

2. Aunque se cuente con software antivirus, los usuarios de los equipos deben prevenir el contagiomediante el uso cuidadoso del computador y los servicios brindados a través de la red.

3. Los usuarios de los equipos no deben instalar en los computadores software "pirata" ni de"juegos" o buscadores tales como KA2.AA, EMULE, EDONKEY etc.

4. Los usuarios de los equipos no deben instalar "vacunas" sin la autorización de la oficina deSistemas, pues estas pueden estar infectadas o interferir en el normal funcionamiento delsoftware antivirus utilizado por la empresa.

5. Los funcionarios y persona! al servicio de Enerca no debe participar en el reenvió de Cadenasde correo electrónico ni archivos de remitentes desconocidos.

6. Cualquier usuario quien sospeche de una infección por un virus debe apagar inmediatamente elcomputador involucrado, desconectarlo de la red. llamar a Sistemas a reportar la novedad y nohacer ningún intento de eliminar el virus

7. Solamente el personal de la oficina de sistemas debe atender una infección por virus decomputador

POLlTICAS DE USUARIO

1. Todo trabajador vinculado a la Empresa, se le deberá asignar un usuario único que le permitaacceder a cada uno de los sistemas y/o herramientas tecnológicas en apoyo al desarrollo de susfunciones.

2. La creación de usuariOS y la asignación del perfil que corresponda, es realizada por el área desistemas. ~

fBJ Marg;na! de la Se/l'(. Kml Vio Ag'Ja~''¡ ti' PBX, (8) 632()()4() Tel (8) 632-199/ - 6324943. Fax: (8) 63243<1'8 wW"'.enerro.com.CQ 22Email: gerencja@enerca.com.co-Llnea Gra/lJita Nacional: 018000910182

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Acto de GerenciaCódigo: FT"MAA-GD-01

Versión: 1

3. La autorización para la creación de usuarios y la asignación de su perfil en cada aplicativo, serápor medio un requerimiento formal del Director de Área. Para todos los funcionarios que sonvinculados por primera vez a la compañía, se deberá contar con el aval de la Dirección deRecursos Humanos.

4. En ningún caso se permite que la clave sea compartida con otro usuario, siendo responsabilidadúnica del titular las operaciones y transacciones que se registren a nombre del usuarioentregado.

S. Los usuarios que tengan por su cargo la responsabilidad de administrar una clave, deberánasignarlo considerando que el mismo sea de fácil recordación pero que a la vez no sea de fácilidentificación, por lo cual no podrán ser nombres de familiares, hijos, mascotas, fechasespeciales o palabras comunes.

6. Las claves deberán cumplir con las siguientes características:• Caracteres en mayúsculas• Caracteres en minúsculas• Números• Signos de puntación• Caracteres tales como@, $, &, 0, +,~,$• Deben estar compuesto como mínimo 8 caracteres.7. Las claves no pueden estar compuestos por palabras o números tales como 1234 ° aaaa o

bbbbb.8. Las claves deben ser cambiados al menos cada dos meses.9. Nunca se podrá habilitar la opción "recordar contraseña".10.EI área de Sistemas es la encargada de administrar los casos de pérdida o divulgación

inadecuada de las claves.11.Los permisos para dispositivos móviles al interior de la Empresa serán asignados y controlados

por el área de Sistemas.12.Para aquellos sistemas que requieren el uso de Token para su acceso, los mismos deben ser

custodiados en las cajillas de seguridad de cada oficina.13.Para todo colaborador que se retire a vacaciones o por incapacidad de la organización, el área

de Gestión Humana informará a sistemas a fin de bloquear su usuario, hasta tanlo su reintegro14.EI uso inadecuado de las claves puede llegar a representar una causal de despido con justa

causa para los colaboradores15.EI área de Sistemas es responsable de verificar la disponibilidad de licencias con que cuenta

cada aplicativo para la correspondiente creación de usuarios.16.EI Director de Area es responsable de validar que el perfil asignado al colaborador vinculado,

corresponde a las funciones que realizará y en los aplicativos que requiere para su desempeño.17.No se autorizará la creación de usuarios genéricos.18,El líder de proceso es responsable de informar el retiro de los colaboradores al Área de

Tecnología e Informática, garantizando así la oportuna actualización de usuarios.

POLlTICAS DE EQUIPO

1, Los equipos de cómputo y estaciones de trabajo son de uso única y exclusivamente para laproducción y almacenamiento de información relacionada con las funciones o labores asignadasal cargo Oactividades asignadas.

2. Se debe mantener la información electrónica y digital en carpetas organizadas y estructurada deacuerdo a los procesos que maneje en cumplimiento de sus labores.

3. Se debe Informar de los errores o defectos de funcionamiento al área de Sistemas y abstenersede realizar cambios a la configuración inicial del equipo.

4. Antes de apagar los equipos se debe cerrar cualquier aplicación o sesión en aplicativos.5. Cumplir siempre correctamente con el apagado y encendido del computador.6. Todo dispositivo USB externo que requiera ser utilizado por el personal de la Empresa debe ser

llevado al área de Sistemas para la asignación propiedades de seguridad que minimicen faentrada de virus, gusanos, troyanos y demás software malicioso a la red corporativa.

7. Toda persona al servicio de Enerca que recibe equipos de cómputo, debe suscribir la declaració~de aceptación y entendimiento de la presente política. ~

(FjJMarginal de la Se/m Kml Via .4g"a~,,1 f1 P8K. (8j 6320040 Td (8) 632499/ - 6324943. Fa.\,' (8) 6324388 \\~,~,',ellerca.Com,cO 23Email: gerencia@enerca.com.co-Llnea Gratuita Nacional: 018000910182

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POLlTICAS PARA El INGRESO DE EQUIPOS EXTERNOS A LA RED

Acto de GerenciaCódigo: FT -MM-GD-01

Versión: 1

1. El ingreso de equipos de cómputo externos que no son propiedad de Enerca, debe serautorizado por el área de Sistemas a solicitud del líder o director de área que lo requiere.

2. Para el ingreso a la red de equipos externos, estos deben contar con antjvirus licenciado yactualizado.

3. No es permitido el uso de licencias antivirus dema, trial, libres o crackeadas en los equiposexternos que se conecten a la Red.

4. El área de Sistemas debe realizar revisión físico de los equipos externos a fin de verificar quecumplan con los requerimientos.

5. El área de sistemas no es responsable del mantenimiento ni soporte para los equipos externosque ingresen a la red.

POLlTICA DE USO DE SERVICIOS WEB.

1. El correo corporativo es un servicio para garantizar la comunicación en función de las actividadesque desempeña la persona y como tal se le debe dar un uso responsable y eficiente

2. la dirección se compondrá de: nombre del cargo@dominio.extensiones ->nombre@enerca.com.coy dependerá de la cuenta de usuario que se le haya creado en el dominiode ENERCA S.A.E.S.P.

3. El password que se establece como valor inicial debe ser cambiado una vez inicie por primeravez a utilizar los servicios de ENERCA SAE.S.P.

4. los Usuarios son responsables de todas las actividades realizadas con sus cuentas de accesoy su buzón asociado a la Enerca, cualquier uso indebido provocara la suspensión de la cuenta.

5. los buzones de correo tendrán un tamaño de almacenamiento específico, es responsabilidaddel usuario dar buen uso al espacio asignado, realizar mantenimiento a su cuentaperiódicamente y descargar los contenidos de los correos cuando estos contengan archivosadjuntos.

6. El Servidor Correo será depurado dos veces por año, en la primera quincena de Enero y en laprimera quincena de agosto de cada año, por lo que los usuarios deben respaldar toda lainformación que considere importante, antes de estas fechas.

7. Todos los correos pueden ser monitoreadas desde el área de Sistemas.8. El correo electrónico no debe utilizarse para propósito comercial o financiero de caracter

personal.9. No se debe usar el correo para participar en "cadenas", ni en esquemas piramidales de índole

político, religioso o temas similares.10.Se pueden enviar a través de una cuenta todo tipo de datos adjuntos (attachmenls), siempre y

cuando el tamaño total no exceda de 10 MB.11.las cuentas permiten el acceso via web, a través del sitio: http:/correo.enerca.com.co/owa,

localmente a través de programas de administración de correo electrónico Outlook.12.la solicitud de una clave de acceso (password) olvidada o extraviada debe realizarse al área de

Sistemas, donde le será restaurada.

POLlTICAS INTRANET

1. la intranet como un servicio corporativo Tic's de Enerca SA es una herramienta de intercambiode información para, apoyar las actividades que se realizan en cada una de las dependenciasde la Empresa y como tal, el uso que se dé a este servicio web debe ser responsable y eficiente.

2. El portal de la Intranet se encuentra estructurado por dependencias, los usuarios deberanrespetar la privacidad de otras personas. Por ejemplo, los usuarios no buscaránintencionalmente información ajena, ni obtendrán, ni modificarán archivos, claves u otros datosque pertenezcan a otros individuos. Tampoco se personificarán o se mostrarán con otra ~identidad. 7"'-

fijJMarginal de la Se/m KIIIl Vía Aglla~1I1 Ji I'fJX: (8) 63]0040 Te! (8) 6324991 - 6314943. Fa .•: (8) 632438b' Wll1~.Cnerca,com.co 24Email: gerencia@enerca.com.co-Llnea Gratuita Nacional: 018000910182

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A3£N£R~~ Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA.GD-01

Versión: 1

3. Los usuarios deben respetar y mantenerse informados sobre las protecciones legales previstaspor el copyright (derecho de copia), y al momento de publicar información tener en cuenta losderechos de autoría de la información.

4. No está permitido a los usuarios borrar información publicada por otros usuarios, esta actividadserá realizada por el área de Sistemas en coordinación con los usuarios.

5. La información que publiquen los usuarios de la Intranet, deberá estar dentro de la ética y elrespeto por las demás personas, quien publique información que ofenda, divulgue o calumnie aotras personas, o falte al respeto a los principios de la empresa le será suspendida la cuenta deusuario y Control interno definirá la sanción.

6, La intranet, no podrá ser utilizada para publicar información de tipo comercial, religioso o políticoo algún otro tipo de información que atente contra los derechos constitucionales de quienesconforman el equipo de trabajo de Enerca SA

7, En la publicación de información el usuario deberá tener en cuenta el tamaño de los archivos,es recomendable que para archivos que sean imágenes estos no superen los 500 Kb, estopermitirá ahorrar espacio en los servidores y mantendrá el rendimiento de la Intranet.

8. La directiva grupal para acceso a la intranet está definida desde el servidor y la pagina de inicioconfigurada en el servidor se podrá acceder digitando la siguiente dirección:http://i ntranetldefa ult.aspx.

9. Cualquier equipo particular que requiera conectarse a la intranet deberá ser revisado yautorizado por el personal de Sistemas.

COPIAS DE SEGURIDAD

1. Las copias de seguridad completas deben ser realizados a diario, semanal y mensual según lainformación respaldada.

2. Es responsabilidad del área de sistemas realizar las copias de seguridad de la informacióncontenida en los servidores.

3. Las copias de seguridad serán realizadas de acuerdo a las especificaciones técnicasestablecidas por el área de sistemas a través del profesional encargado de la administración dela plataforma

4. Las copias de seguridad deberán ser realizadas para los siguientes datos: Bases de Datos,información de usuarios,

5. Las copias de seguridad en cinta deberán estar debidamente etiquetadas, teniendo en cuenta elcontenido, fecha.

6. Las copias en cinta se almacenaran en la caja fuerte de la Tesorería, diligenciando los formatosdefinidos para tal fin.

7. Las copias de seguridad deben ser realizadas en las noches, sin afectar la operación de laorganización. En caso de requerir realizarlo en el día, dicha actividad debe ser autorizada por elárea de Sistemas

8. Las rutinas de las copias de seguridad debe ser disei'iadas de tal forma que no requieran laintervención manual.

9. Para los equipos portátiles y de escritorio, es responsabilidad de cada usuario realizar losrespaldos de la información de trabajo almacenada en dichos equipos

10.Es responsabilidad del area de sistemas verificar la correcta ejecución de las copias deseguridad.

11.Cada cuatro meses, se deberán ejecutar y documentar las pruebas de restauración de las copiasde seguridad por parte del área de Sistemas

12.La restauración de una copia de seguridad debe ser autorizada por el área de sistemas ysolicitada por el gerente del área que genera la información.

13.La presente política sobre copias de seguridad debe estar alineada con el plan de contingenciaque defina la empresa, siendo un complemento del mismo, igualmente debe ser revisada yactualizada periódicamente, considerando la inclusión de nuevas tecnologías.

(gJ Margi,w! de la Selm Km! Via Aglw~ul 1i1 PBX: (8) 63200.¡V Te! (8) 632-199/ - 6324943. f"ax: (8) 6324388 l\'wwener(G.fQIlL£Q 2SEma!!: gerenc!a@enerca.com.co-Línea Gratuita Nacional: 018000910182

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REDES SOCIALES

Acto de GerenciaCódigo: FT-MAA-GD-01

Versión: 1

1 Ningún trabajador y/o colaborador de la entidad, podrá realizar publicaciones de la Enerca S,AE.P.S en sus cuentas personales de información confidencial o privada, asi como decompañeros de trabajo (ofertas, lanzamientos, estrategias, resultados financieros, clientes,proveedores y demás temas),

2 Cumplir con el Código de Ética. Todas las publicaciones realizadas deben ser verificadasantes de su divulgación, validando que se ajusten al Código de Ética y a la presente Política.

3 Privacidad. Toda la información que se comparta en las redes debe estar expresamenteautorizada para dicha divulgación, por lo cual nunca se podrá compartir informaciónconfidencial de nuestra Entidad.

4 Transparencia. Para las cuentas de la entidad, los clientes deben conocer expresamente elnombre del trabajador con el cual mantienen contacto, as! como la información entregadadebe ser la aprobada por PRENSA, En ningún caso se permite la manipulación de lainformación.

5 Todos los trabajadores y/o colaboradores de la Entidad, deben propender por mantener elbueno nombre y la imagen tanto personal como de la Entidad, por lo cual sus publicacionesdeben ser respetuosas, proyectando los principios y valores de la Entidad.

6 Informar. Todos los trabajadores y/o colaboradores debemos informar a Gerencia Generalde cualquier situación que no corresponda con la de la entidad o que atente con nuestro buennombre.

POLlTICAS DE OPERACiÓN DE RIESGOS

1. La gestión de riesgos si bien es liderada por la administración, es responsabilidad de todos loslíderes de la entidad identificar y gestionar los riesgos asociados al desemperío de sus labores.

2, La gestión de riesgos de la entidad debe orientarse a la creación y protección de valor, así comoen todos los casos los riesgos que se asumen, parten de información suficiente y veraz.

3, Los riesgos considerados con mayor nivel de exposición, deben ser prioridad en la gestión delos mismos, propendiendo por el crecimiento, la competitividad y continuidad de la entidad.

4, La gestión de riesgos de la entidad debe estar integrada con todas las politicas y procesos de laentidad, razón por la cual en ningún momento se podrán estructurar los procesos sin considerarla presente política y por tanto los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivosde la entidad.

5. Los riesgos de la entidad deben ser clasificados de acuerdo a su impacto y probabilidad sobrelas utilidades de la organización. La calificación establecida es alta, media y baja.

6. El proceso de gestión de riesgos de Enerca S.A E.S.P" deberá contener las siguientes etapas,de las cuales se deberán desarrollar todos los procedimientos y manuales requeridos para sucumplimiento:

• Comunicación: Las politica y procedimientos de gestión de riesgos deben ser divulgadas atodos los niveles de la Entidad, así como se deberá contar un link en la intranet de la Entidad.

• Evaluación: La gestión de riesgos debe considerar una vez se han identificado los riesgos, laevaluación del impacto y probabilidad de dichos riesgos, la priorización en la respuesta a losriesgos, la construcción y actualización de la matriz de riesgos y el desarrollo del plan de acciónpara el tratamiento del riesgo.

• Tratamiento de los riesgos: Establecimiento de acciones (controles) para mitigar los riesgos,de acuerdo a su calificación (alta media y baja).

• Seguimiento y reporte a [a gestión de riesgos: Registrar y actualizar los riesgos y sucalificación, cada vez que se presenta un nuevo evento, así como informar periódicamente losresultados sobre la gestión de riesgo que realiza cada proceso a los líderes.

7. Al menos una vez al año se deberá realizar una evaluación de los riesgos de la entidad.partiendo de los objetivos estratégicos de ENERCA S.A E,S.P., asi como se deberán establec~las acciones para mitigar el impacto de dichos riesgos. ~

(g) Margillal d~ 1" Se/m Km] Vi" Ag""~¡'¡ lií' l'fJX: (8) 632()()~(JTe! (8) 632491)1 • 6324943. Fax: (8) 6324388 '!:'.w.!".e.ne.r.(iM&1!U1! 26Emaj/: gerencia@enerca,com,co-LineaGratuitaNacionaI:018000910182

Yopal- Caswmr~

eENER~~ Acto de GerendaCódigo: FT-MAA-GD-01

Versión: 1

8. Periódicamente los trabajadores de la entidad deben ser capacitados en la gestión de riesgos.9. Todos los nuevos trabajadores deben recibir en la inducción capacitación sobre gestión de

riesgos de la entidad.

ARTíCULO SEGUNDO: La oficina de control interno es la dependencia responsable de orientar en eltema a todos los procesos de la Empresa de Energia de Casanare S.A. E.S.P, al igual que de realizar elseguimiento para la respectiva aplicación.

ARTíCULO TERCERO: Las directrices dadas en la presente Acto de Gerencia de política de operaciónpor proceso deben ser revisadas, actualizadas y aprobadas por el comité coordinador de control internode ENERCA S.A E.S,P., y el cual está conformado por los siguientes cargos (Gerente General, GerenteAdministrativo y Financiero, Gerente Comercial, Gerente de Energía, Asesor control Interno, Asesor dePlaneación, Asesor Jurídico, Director Unidad de Gas, Director de Telecomunicaciones y otros servicios,Asesor de Sistemas de Información.

ARTíCULO CUARTO: Vigencia. El presente Acto rige a partir de la fecha de su expedición,

Dado en Yopal, Casanare a los o c: Mi.p ?014

COMUNIQUESE y CÚMPLASE,

•"l..>-iI,

JORGE ELBERTO TORRES MENDOZArente General ENERCA S.A E.S.P.

VO.Bo.

AS

SJMargma! de ia5dm Kml Vía Agua:,,! fi PBX: (8) 632{)04{) re! (8) 63N99/- 6324943, Fax. (8) 6324388 Wl\'W,enerca.com.co 27Email: gerencia@enerca.com.co-L1nea Gratuita Nacional: 018000910182

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