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SENA

SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E

INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL

Guía de implementación del Modelo de Madurez en el

uso del Sistema PREVIOS en los Centros de

Formación del SENA

Elaborado por:

Leonardo Solarte Pazos PhD – Dirección Académica

Álvaro Pío Gómez Olaya PhD – Coordinación

Luis Felipe Sánchez Arias PhD (C) – Asesoría académica y técnica

Isabel Cristina Velasco Zamora – Apoyo técnico

SEPTIEMBRE 11 DE 2017

3

TABLA DE CONTENIDO

Índice Figuras ........................................................................................................ 4

Índice de Tablas .................................................................................................... 5

Introducción ........................................................................................................... 6

Objetivo .................................................................................................................. 7

Alcance .................................................................................................................. 7

Responsables ........................................................................................................ 7

CAPÍTULO 1. USOS DEL MODELO DE MADUREZ DEL SISTEMA PREVIOS ... 8

1.1. ¿Qué relación existe entre el Sistema PREVIOS y el Modelo de Madurez

del Sistema PREVIOS? ....................................................................................... 8

1.2. ¿Qué es el Modelo de Madurez del Sistema Previos? ............................. 8

1.3. ¿Cuál es la utilidad práctica del Modelo de Madurez del Sistema Previos?

9

1.4. ¿Cómo se implementa el Modelo de Madurez del Sistema Previos? ....... 9

1.5. ¿Cómo se mide el avance en la institucionalización del Sistema PREVIOS?

9

1.6. ¿Qué criterios definen el Nivel de Madurez en el cual se clasifica un Centro

de Formación? ..................................................................................................... 9

1.7. ¿Qué sucede si un Centro de Formación es nivel 1 pero ya ha realizado

algunas prácticas de niveles 2, 3, 4 o 5? ........................................................... 10

CAPÍTULO 2. COMPONENTES DEL MODELO DE MADUREZ ......................... 11

2.1. Dimensiones del Modelo de Madurez ..................................................... 12

2.2. Niveles de Madurez ................................................................................ 12

CAPÍTULO 3. HOJA DE RUTA DEL MODELO DE MADUREZ DEL SISTEMA

PREVIOS .............................................................................................................. 14

3.1. Descripción de la Hoja de Ruta del Modelo de Madurez ........................ 14

3.2. Componentes de la Hoja de Ruta ........................................................... 14

3.2.1. Dimensiones .................................................................................... 14

3.2.2. Prácticas .......................................................................................... 14

3.2.3. Actividades....................................................................................... 14

3.3. Tablero resumen de la evolución de la Hoja de Ruta ............................. 16

3.4. Prácticas y actividades incorporadas a la Hoja de Ruta por Nivel de

Madurez del Sistema PREVIOS ........................................................................ 16

3.4.1. El punto de partida de los Centros de Formación. ........................... 16

3.4.2. Prácticas y capacidades del nivel de Madurez II: Uso estable de

métodos. ........................................................................................................ 17

3.4.3. Prácticas del nivel de Madurez III: Procesos integrados. ................. 21

4

3.4.4. Prácticas del nivel de Madurez IV: Gestión Cuantitativa e

Institucionalizada. ........................................................................................... 25

3.4.5. Prácticas nivel de Madurez V: Mejoramiento e Innovación .............. 30

CAPÍTULO 4. METODOLOGÍA PARA EL ACOMPAÑAMIENTO EN LA

FORMULACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN ......................................................... 33

4.1. Propósito del Plan de Acción .................................................................. 33

4.2. Proceso de elaboración, implementación y evaluación del Plan de Acción

33

Duración del taller: ......................................................................................... 33

Recursos requeridos: ..................................................................................... 33

4.2.1. Realización del Taller de Plan de Acción ......................................... 33

Participantes: ................................................................................................. 33

4.2.2. Metodología del taller de Plan de Acción ......................................... 34

4.2.3. Acompañamientos virtuales ............................................................. 34

4.2.4. Taller de lecciones aprendidas ........................................................ 35

4.2.5. Evaluación de avances de Planes de Acción: ................................. 35

4.2.6. Instrumento para aplicar el Plan de Acción ...................................... 35

CAPÍTULO 5. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS PLANES

DE ACCIÓN .......................................................................................................... 36

5.1. Objetivo ................................................................................................... 36

5.2. Alcance ................................................................................................... 36

5.3. Diligenciamiento del Instructivo ............................................................... 36

5.3.1. Campos de elaboración del Plan de Acción .................................... 36

5.4. Ejecución ................................................................................................ 39

5.5. Seguimiento y control .............................................................................. 39

5.6. Cierre ...................................................................................................... 39

Glosario ................................................................................................................ 40

Índice Figuras

5

Figura 1. Esquema de herramientas para la implementación del Modelo de Madurez. .... 13

Figura 2. Campos del Formato de Plan de Acción ........................................................... 38

Índice de Tablas

Tabla 1. Interrelación entre los Niveles de Madurez y las dimensiones del Modelo de

Madurez........................................................................................................................... 11

Tabla 2. Dimensiones de análisis del Modelo de Madurez ............................................... 12

Tabla 3. Estructura general de la Hoja de Ruta del Modelo de Madurez .......................... 15

Tabla 4. Tablero resumen de la evolución de la Hoja de Ruta ......................................... 16

Tabla 5. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez II. Uso estable de métodos. ........................ 19

Tabla 6. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez III. Procesos Integrados. ............................. 22

Tabla 7. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez IV. Gestión cuantitativa e institucionalizada. 26

Tabla 8. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez V. Mejoramiento e Innovación .................... 31

6

Introducción

Todo Centro de Formación del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), en su

interés de mejorar sus capacidades de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia

Organizacional, se enfrenta al reto de coordinar en el día a día la adquisición de

nuevos aprendizajes, capitalizando sus experiencias y a la vez dando respuesta a

sus más actuales necesidades de planeación a largo plazo. Esto implica contar con

una metodología que le permita avanzar en pasos ordenados hacia la adquisición e

institucionalización de dichas capacidades.

Dicha metodología consiste en la aplicación de un Modelo de Madurez del Sistema

de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional (en adelante PREVIOS),

que busca en el largo plazo dotar a los 117 Centros de Formación de capacidades

de planeación “Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional” (PVeIO).

De este modo, el Modelo de Madurez establece un paso a paso ordenado de

mejoramiento sobre la base de la apropiación de prácticas y capacidades en dichos

Centros, por medio de un instrumento denominado Hoja de Ruta.

Este documento es una guía de implementación de dicho Modelo de Madurez, que

describe la manera mediante la cual dicha Hoja de Ruta debe ponerse en práctica

en cualquiera de los Centros de Formación.

Cabe aclarar que la aplicación de esta guía se soporta teóricamente en un

documento denominado “Documento conceptual del Modelo de Madurez en el uso

del Sistema PREVIOS”, depositado en la sección Guías e Instructivos de la

plataforma en línea de PREVIOS SENA.

La estructura de la presente guía es la siguiente. En el primer capítulo se introduce

al Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS y sus usos y aportes en la práctica del

SENA. En el capítulo 2 se presentan los componentes del mismo. Los capítulos 3,

4 y 5 se centran en su operacionalización mediante la presentación de las

herramientas que permiten implementar las prácticas; a saber, la Hoja de Ruta, la

metodología orientadora para la formulación del Plan de Acción, y el Instructivo para

el diligenciamiento de los Planes de Acción.

7

Objetivo

Establecer el Plan de Acción para el mejoramiento del nivel de madurez de los

Centros de Formación basado en la Hoja de Ruta, para facilitar la apropiación de

capacidades en PVeIO en el marco del Sistema PREVIOS del SENA.

Alcance

Esta guía permitirá orientar el proceso de mejoramiento en las capacidades de

PveIO en los Centros de Formación. El proceso de mejoramiento consiste en el

desarrollo gradual de los Niveles de Madurez a partir del cumplimiento de las

prácticas y las actividades contenidas en la Hoja de Ruta, y operacionalizadas

mediante el Plan de Acción.

Responsables

La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo será la que

coordinará/orientará este ejercicio desde la Dirección General del SENA.

8

CAPÍTULO 1. USOS DEL MODELO DE MADUREZ DEL

SISTEMA PREVIOS

El Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS y su lógica de funcionamiento puede

comprenderse a partir de las siguientes preguntas.

1.1. ¿Qué relación existe entre el Sistema PREVIOS y el Modelo de

Madurez del Sistema PREVIOS?

Mientras que el Sistema PREVIOS es el conjunto de procesos (cinco metodologías)

estructurados de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, que al

aplicarse permiten al SENA mejorar sustancialmente su capacidad de toma de

decisiones estratégicas de manera acertada; el Modelo de Madurez busca su

institucionalización. Esto es, llevar a cualquier Centro de Formación más allá del

desarrollo de estudios prospectivos (llamados Ejercicios Prospectivos), a que el

Sistema PREVIOS haga parte esencial de su actividad cotidiana, buscando, arraigar

el pensamiento y la práctica prospectiva a su quehacer diario. Así, mientras el

Sistema PREVIOS aplica métodos y procesos prospectivos para la generación de

estudios de gran calidad técnica, el Modelo de Madurez busca institucionalizar esa

práctica.

Ello crea una relación bidireccional, sinérgica, importante entre el Sistema PREVIOS

y el Modelo de Madurez. Por un lado, las prácticas más básicas (nivel 2 de madurez)

del Modelo guían el paso a paso que prepara a todo Centro para utilizar el Sistema

PREVIOS. Pero adicionalmente, una vez utilizados los métodos y procesos

prospectivos del Sistema PREVIOS, el Modelo solicita la sistematización de

aprendizajes mediante lecciones aprendidas, lo cual, capitaliza experiencias para

pasar a niveles más avanzados que implican un uso sistemático y afianzado del

Sistema PREVIOS, generando una curva de aprendizaje.

1.2. ¿Qué es el Modelo de Madurez del Sistema Previos?

El Modelo de Madurez para la institucionalización del Sistema PREVIOS es una

metodología de trabajo que establece un paso a paso ordenado de mejoramiento

sobre la base de la apropiación de prácticas y capacidades en los Centros de

Formación del SENA.

9

1.3. ¿Cuál es la utilidad práctica del Modelo de Madurez del Sistema Previos?

El valor del Modelo de Madurez es define prácticas específicas de Prospectiva,

Vigilancia e Inteligencia Organizacional PVeIO, y una serie de actividades en un

orden específico que permite implementarlas, conduciendo así a avanzar en la

institucionalización del Sistema PREVIOS. Así, implementar las prácticas y

actividades del Modelo de manera sostenida implica institucionalizar el Sistema

PREVIOS.

1.4. ¿Cómo se implementa el Modelo de Madurez del Sistema Previos?

El Modelo de Madurez se opera por medio de un instrumento denominado Hoja de

Ruta. Ésta desglosa una a una las prácticas y actividades que buscan

institucionalizar el Sistema PREVIOS. Es a partir de ésta que cada Centro debe

elaborar un Plan de Acción que le permita implementar dichas prácticas. Una

estrategia operativa para asegurar su ejecución es ingresar las tareas de dicho Plan

de Acción al Plan de Acción del Centro, figurando así en su planeación general.

1.5. ¿Cómo se mide el avance en la institucionalización del Sistema

PREVIOS?

Para medir el avance en la institucionalización del Sistema PREVIOS en cualquier

Centro de Formación, las prácticas y actividades están organizadas en cinco

grupos, llamados Niveles de Madurez, los cuales, al estar enumerados de 1 a 5,

dan una idea de progresión ordenada. Así, el avance en la institucionalización del

Sistema PREVIOS se mide en Niveles de Madurez, que contienen las prácticas y

actividades a cumplir.

1.6. ¿Qué criterios definen el Nivel de Madurez en el cual se clasifica un

Centro de Formación?

Sobre la base de que un Centro de Formación puede partir de un nivel en el que, a

pesar de contar con cierta experiencia, ésta ha sido ocasional y desconociendo

herramientas del Sistema PREVIOS como los servicios de la Unidad de PVeIO (es

decir, el nivel 1); cada Centro de Formación, deberá implementar todas y cada una

de las prácticas y actividades del Nivel de Madurez 2, para validarse como un Centro

de Nivel 2. Mientras ello ocurre, y así tenga avances en ciertas prácticas de dicho

nivel (2), será considerado como de nivel 1. El mismo criterio aplica para los niveles

3, 4 y 5. Así, un Centro ya validado como Nivel 2 deberá realizar todas las prácticas

10

y actividades de Nivel 3 para ser validado en este nuevo nivel, y así sucesivamente.

Por otro lado, para el caso concreto del Nivel 2, y dado que es la primera vez que

un Centro utiliza el Sistema PREVIOS, existe un criterio adicional, cual es validar la

existencia de ciertos puntos mínimos en el informe final de su primer Ejercicio

Prospectivo.

1.7. ¿Qué sucede si un Centro de Formación es nivel 1 pero ya ha realizado

algunas prácticas de niveles 2, 3, 4 o 5?

Es muy posible que un Centro de Formación tenga avances importantes en PVeIO,

producto de su experiencia, y que dichos avances sean reconocidos en el Modelo

de Madurez como de niveles 3, 4 o 5. Sin embargo, esto no genera ruido alguno de

cara al criterio para definir el Nivel de Madurez de dicho Centro, pues se toman en

cuenta simplemente como avances en otros niveles. Los niveles 2 a 5 deben ser

realizados en la totalidad de sus prácticas y actividades para considerar un nivel

como cumplido. Nunca un Centro podrá saltarse un nivel, por ejemplo, ser nivel 2 y

pretender pasar al nivel 4, sin cumplir con la totalidad del nivel 3.

11

CAPÍTULO 2. COMPONENTES DEL MODELO DE MADUREZ

El Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS está estructurado en función de cinco

niveles de Madurez que jerarquizan veinte (20) prácticas, y cinco dimensiones que

las agrupan. Es mediante la realización de dichas prácticas y sus respectivas

actividades que se lleva a cabo la institucionalización del Sistema PREVIOS, es

decir, que se da lugar al mejoramiento.

En la Tabla 1 se describen las dimensiones y los niveles de madurez del modelo.

La primera columna presenta los cinco niveles de madurez, que van de 1 a 5, siendo

5 el más avanzado. En las columnas 2 a 6 se presentan las cinco dimensiones que

clasifican las veinte prácticas. En la última columna se totalizan las actividades por

nivel de madurez, el cual se obtiene de sumar horizontalmente el número

presentado en círculos. Puede así observarse que el nivel de madurez con mayor

cantidad de actividades es el 3 con veintidós, mientras que el nivel de madurez 2 se

compone de 12 actividades. En total, la Hoja de Ruta se compone de 73 actividades.

Tabla 1. Interrelación entre los Niveles de Madurez y las dimensiones del Modelo de Madurez

*Los círculos representan el número de prácticas contenidas en cada Nivel de Madurez, según la

dimensión a la que pertenecen. Los números en al interior de éstos, indican la cantidad de

actividades que implementan cada práctica.

Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Universidad del Valle.

12

A continuación, se describen las dimensiones y los niveles de madurez

representados en la tabla anterior.

2.1. Dimensiones del Modelo de Madurez

Las dimensiones del Modelo de Madurez constituyen categorías creadas para

clasificar y diferenciar las prácticas del Modelo de Madurez, según el tema que éstas

abordan. Cada dimensión aparece así en cada uno de los Niveles del Modelo de

Madurez. Consisten en: Talento humano, Infraestructura Prospectiva, Uso del

Sistema PREVIOS, Rol de la Unidad de PVeIO y Gestión del conocimiento. Estas

se presentan en la Tabla 2.

Tabla 2. Dimensiones de análisis del Modelo de Madurez

DIMENSIÓN DESCRIPCION

TALENTO HUMANO Describe las características y competencias especializadas en

prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional.

INFRAESTRUCTURA

PROSPECTIVA

Describe el avance en el nivel de uso de software, equipos o

sistemas de información como bases de datos especializados en

prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional.

USO DEL SISTEMA

PREVIOS. MÉTODOS Y

PROCESOS

PROSPECTIVOS

Describe el avance en el nivel de uso e institucionalización del

sistema PREVIOS del SENA en los Centros de Formación.

ROL DE LA UNIDAD DE

PVeIO

Describe el avance en el nivel de aprovechamiento de la Unidad

de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del

SENA y su rol en el Centro de Formación.

GESTIÓN DEL

CONOCIMIENTO

Describe el avance en el nivel de realización de prácticas

asociadas a la Gestión de la Innovación, el Aprendizaje

institucional y la capitalización de curvas de aprendizaje en los

Centros de Formación y la Unidad de Prospectiva desde su

práctica y uso del sistema PREVIOS.


2.2. Niveles de Madurez

Los niveles de madurez se entienden como el grado de desarrollo en la apropiación

institucional de capacidades en PVeIO del Centro de Formación a partir del

desarrollo de prácticas específicas.

Para conocer la manera en que los Niveles de Madurez permiten medir el avance

en la institucionalización del Sistema PREVIOS, y los criterios que se utilizan para

13

clasificar un Centro de Formación, se recomienda leer los puntos 1.5 a 1.7 de la

presente guía.

Por otro lado, los siguientes tres capítulos puntualizan las herramientas que

permiten la operación del Modelo de Madurez:

Capítulo 3. La Hoja de Ruta.

Capítulo 4. Metodología para el acompañamiento en la formulación de

Planes de Acción

Capítulo 5. Instructivo y formato de Plan de Acción.

Figura 1. Esquema de herramientas para la implementación del Modelo de Madurez.

PLAN DE ACCIÓN PARA LA

INSTITUCIONALIZACIÓN DEL

SISTEMA PREVIOS

Hoja de Ruta

Instructivo y

formato de Plan

de Acción

Metodología para el

acompañamiento en la

formulación de Planes de

Acción

14

CAPÍTULO 3. HOJA DE RUTA DEL MODELO DE MADUREZ DEL

SISTEMA PREVIOS

3.1. Descripción de la Hoja de Ruta del Modelo de Madurez

La Hoja de Ruta es un documento que orienta el mejoramiento de los Centros de

Formación. Recopila 20 prácticas y 73 actividades, organizadas en función de las

dimensiones del Modelo de Madurez y permite avanzar de manera gradual en los

diferentes niveles de madurez.

3.2. Componentes de la Hoja de Ruta

Los componentes de la Hoja de Ruta son las dimensiones, las prácticas y las

actividades.

3.2.1. Dimensiones

Las dimensiones de la Hoja de Ruta consisten en cada una de las cinco categorías

organizacionales que permiten clasificar y diferenciar las prácticas del Modelo de

Madurez, según el tema que éstas abordan. Cada dimensión aparece así en cada

uno de los Niveles del Modelo de Madurez. Estas consisten en:

• Talento humano.

• Infraestructura Prospectiva.

• Uso del Sistema PREVIOS.

• Rol de la Unidad de PVeIO.

• Gestión del conocimiento.

3.2.2. Prácticas

Una práctica es una serie de actividades que se deben llevar a cabo en el SENA

con el fin de adquirir conductas y capacidades en PveIO, por parte del personal de

los Centros de Formación, que garanticen la institucionalización del Sistema

PREVIOS.

3.2.3. Actividades

Las actividades consisten en acciones que se realizan con el propósito único de

implementar efectivamente las 20 Prácticas de PVeIO en un Centro de Formación.

Las actividades están organizadas en un orden lógico, algunas veces implicando la

15

utilización de formatos que, al ser realizadas a cabalidad, permiten satisfacer la

práctica a la cual se adscriben.

Recapitulando, la Hoja de Ruta se compone de cinco (5) dimensiones, veinte (20)

prácticas y setenta y tres (73) actividades. Por su parte, la relación entre los niveles

de madurez, las prácticas y actividades es la siguiente:

• Nivel de Madurez II 5 prácticas 12 actividades.

• Nivel de Madurez III 5 prácticas 19 actividades.

• Nivel de Madurez IV 5 prácticas 21 actividades.

• Nivel de Madurez V 5 prácticas 21 actividades.

En cuanto a su estructura, ésta se presenta en la Tabla 3. La primera columna

relaciona los Niveles de Madurez del Modelo, que proponen prácticas indicadas en

la columna dos. En la tercera columna se especifica la dimensión a la que

pertenecen las prácticas La última columna detalla las actividades que implementan

la práctica en la dimensión determinada.

Tabla 3. Estructura general de la Hoja de Ruta del Modelo de Madurez

Niveles

de

Madurez

Prácticas

(Qué)

Dimensión Actividades

(Cómo)

2

2.1. aaa 2.1.1

2.1.2

2.1.3

…

2.2. bbb 2.2.1

2.2.2

2.2.3

…

2.3. ccc 2.3.1

2.3.2

2.3.3

…

2.4 ddd 2.4.1

2.4.2

2.4.3

…

2.5 eee 2.5.1

2.5.2

2.5.3

…

…

… … …

…. ….

*Dado que el Nivel 1 de Madurez no propone prácticas, éste no hace parte de la Hoja de Ruta.


16

3.3. Tablero resumen de la evolución de la Hoja de Ruta

La Tabla 4 presenta un resumen de la manera en la cual evolucionan progresivamente las

capacidades a desarrollar por cada Centro de Formación en cada Nivel de Madurez. Las

prácticas y actividades de cada uno de estos niveles se describen en detalle en las tablas

subsiguientes.

Tabla 4. Tablero resumen de la evolución de la Hoja de Ruta

3.4. Prácticas y actividades incorporadas a la Hoja de Ruta por Nivel de

Madurez del Sistema PREVIOS

Antes de presentar las prácticas y actividades de la Hoja de Ruta, es preciso

describir el punto de partida que caracteriza la actividad de los Centros de

Formación.

3.4.1. El punto de partida de los Centros de Formación.

Dado que el Sistema PREVIOS establece un grupo estándar de procesos y métodos

nuevos para el SENA, el punto de partida de todo Centro de Formación,

Nivel Rol Unidad Gest. Conoc.

Años Nº Nº Person.

2 Minimo 1 Ejercicio con 1 Proceso 5 10 h/sem

Uso

estable

Minimo 2 Ejercicios con 2 Procesos 6-8 20 h/sem 1 Ejerc. Real izados

Procesos

integrados Todos 3 Ejercicios

Actualizados con

Vigilancia (Ciclos

prospectivos)

Actual izaciones

Minimo 5 Ejercicios con 5 Procesos 8-10 30 h/sem 3 Ejerc. Real izados

Gestión

cuantit. e

instit.Todos 8 Ejercicios

Actualizados con

Vigilancia (Ciclos

prospectivos)3

Actualizaciones

realizadas

5 8-10 30 + h/sem 8 Ejerc. Realizados

Mejoram

Innovac. 8Actualizaciones

realizadas

Uso de PREVIOS

Centro reporta

indicadores y

bases datos a

nivel ejercicios

Talento Humano

Centro apl ica

protocolos de

Unidad

Diseño y

pi lotaje de

software y

herramientas

propias

Centro

establece

Unidad propia

(homóloga a

la nacional )

Usa software

especia l i zado

Usa Herram.

Bás icas y bases

datos

Infraestructura

Banco

lecciones de

Plan Acción y

de Ejercicio

Experiencia

-

3

4

Conocimientos

básicos y uso de

algunos métodos

1

año

Dedicación

Banco de

mejores

prácticas

(Casos

publ icables ).

Casos

publ icables a

nivel

internacional

(Ej. Cinterford)

Propone nuevos Procesos Prospectivos y

contribuye mejorar PREVIOS

3-4

años

2

años

Banco de

mejores

prácticas

(Casos). Red

expertos y

metodólogo

Usa

funcional idades

más avanzadas

del software

Centro reporta

indicadores y

bases datos a

nivel gerencia l

17

independientemente de su experiencia, es el correspondiente al nivel 1, “uso

ocasional de métodos”.

Este nivel refleja un alto grado de aleatoriedad en el uso del Sistema PREVIOS, y

está principalmente orientado por el criterio de cada funcionario. No hay una

coordinación ni integración de los métodos de prospectiva aplicados, ni un

conocimiento del Sistema PREVIOS. Por tanto, este nivel no constituye un punto de

madurez deseable, ni prácticas específicas a desarrollar.

Las capacidades organizacionales de los Centros de Formación antes de

implementar el Sistema PREVIOS, son las siguientes en el marco de las

dimensiones descritas anteriormente (Talento humano, Infraestructura, etc.):

1. El Centro cuenta con personal que eventualmente ha utilizado algunos métodos

de PVeIO.

2. El Centro conoce alguna infraestructura dedicada a ejercicios de prospectiva.

3. El Centro no conoce el Sistema Previos.

4. El Centro desconoce la existencia de la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e

Inteligencia Organizacional.

5. El Centro no realiza prácticas de gestión del conocimiento en PVeIO

En adelante se presentan las prácticas y actividades de la Hoja de Ruta que se

deben implementar en cada Centro de Formación para implementar el Sistema

PREVIOS. Cada grupo de éstas (grupos ordenados según los niveles de madurez

al que pertenecen) estará precedido por una descripción de las capacidades

organizacionales que buscan ser desarrolladas.

3.4.2. Prácticas y capacidades del nivel de Madurez II: Uso estable de

métodos.

Las capacidades que desarrollará cada Centro de Formación al cumplir con las

prácticas de este nivel son las siguientes:

1. El Centro cuenta con un equipo de prospectiva consolidado y capacitado en

fundamentos de PVeIO, con una experiencia de mínimo un (1) Ejercicio

Prospectivo.

2. El Centro utiliza herramientas prospectivas básicas e interactúa con bases de datos que faciliten el desarrollo de los ejercicios de prospectiva.

3. El Centro conoce y usa un Proceso Prospectivo en el marco del Sistema

PREVIOS para la realización de un Ejercicio Prospectivo.

18

4. El Centro recibe la orientación metodológica de la Unidad PVeIO para el

desarrollo de un Ejercicio Prospectivo, aplicando sus protocolos.

5. El Centro documenta lecciones aprendidas sobre el desarrollo del Ejercicio

Prospectivo y del Plan de Acción que orienta la implementación del Sistema

PREVIOS.

El conjunto de las prácticas y actividades que integran este nivel se indican en la

Tabla 5.

Tabla 5. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez II. Uso estable de métodos.

# DIMENSIÓN PRÁCTICA

(Qué) DESCRIPCIÓN ID

Actividades

(Cómo)

1 Talento

humano

Estructurar y

capacitar el equipo

de trabajo en

fundamentos de

PVeIO.

Al interior de los centros se

seleccionarán aquellos funcionarios

que posean experiencia y

capacitación en temas

prospectivos. El grupo estará

conformado por 5 personas y

deberá capacitarse en fundamentos

de Prospectiva, Vigilancia e

Inteligencia Organizacional y en los

Procesos Prospectivos del Sistema

PREVIOS, registrándose en el sitio

www.senaprevios.com y estudiando

el material allí dispuesto. Su tiempo

de dedicación semanal deberá ser

de al menos 10 horas a la semana.

1.1

1.1. El Centro Identifica personas de las distintas sedes con

conocimientos en prospectiva y vigilancia, y/o con disposición

a participar activamente en actividades en el marco del

Sistema PREVIOS

1.2 1.2. El Centro selecciona cinco (5) personas del ítem anterior,

que conformen el equipo de prospectiva en el Centro.

1.3

1.3 El Centro asigna los roles y las responsabilidades al equipo

seleccionado de acuerdo a la estructura de desarrollo de un

proyecto prospectivo (líder, profesional y vigías) (ver "Guía

Principal del Sistema PREVIOS" página 13, en el sitio

www.senaprevios.com)

1.4

1.4. El equipo de prospectiva del Centro se capacita en

fundamentos y métodos de Prospectiva, Vigilancia e

Inteligencia Organizacional en el marco del Sistema

PREVIOS. Ver. www.senaprevios.com

2

Uso del

Sistema

PREVIOS

Uso inicial Sistema

PREVIOS

El Centro inicia su proceso de

aprendizaje y uso del Sistema

PREVIOS

2.1.

2.1 El equipo de prospectiva del Centro identifica y prioriza sus

necesidades de toma de decisiones estratégicas a futuro (Por

ejemplo, investigación, inversiones, Planes Tecnológicos,

programas de formación, entre otros)

2.2

2.2 El equipo de prospectiva del Centro desarrolla un Ejercicio

Prospectivo utilizando uno de los cinco (5) Procesos

Prospectivos del Sistema PREVIOS, dispuestos en la

plataforma www.senaprevios.com.

3 Infraestructura

Prospectiva

Conocer las

herramientas,

bases de datos

para PVeIO.

El centro inicia un proceso de

aprendizaje estructurado con

herramientas de Prospectiva y de

bases de datos de acuerdo a sus

necesidades de estudios

3.1

3.1. El equipo de prospectiva del centro interactúa con

herramientas básicas de prospectiva, explora sus

funcionalidades, así como las bases de datos especializadas

para realizar vigilancia e inteligencia organizacional. (Ver

Documento "Guía de métodos").


(Qué) DESCRIPCIÓN ID

Actividades

(Cómo)

3.2

3.2. El equipo de prospectiva del Centro genera insumos de

información con el uso de las herramientas prospectivas y

bases de datos especializadas que contribuyen al desarrollo

del ejercicio prospectivo

4 Rol de la

Unidad

Construir una

agenda de trabajo

con la Unidad de

prospectiva,

Vigilancia e

Inteligencia

Organizacional de

PREVIOS

El centro establece en conjunto con

la Unidad de PVeIO de PREVIOS

actividades que permitan

interactuar y actuar bajo sus

directrices en aspectos

metodológicos de manera

permanente para el desarrollo de un

ejercicio prospectivo.

4.1

4.1. El equipo de prospectiva del Centro mantiene un contacto

permanente con la Unidad de PVeIO de PREVIOS en el

desarrollo del Ejercicio Prospectivo, aplicando sus protocolos.

5 Gestión del

Conocimiento

Sistematizar las

lecciones

aprendidas del

desarrollo del

Ejercicio

Prospectivo en el

marco del Sistema

PREVIOS

El equipo de prospectiva del Centro

generará espacios de reflexión

acerca del uso del Sistema

PREVIOS y la realización del

Ejercicio Prospectivo,

documentando los aprendizajes

generados y lecciones aprendidas.

5.1

5.1 El equipo de prospectiva del Centro utiliza de manera

sistemática el formato de lecciones aprendidas Nivel 2,

diseñado en el marco del Sistema PREVIOS

5.2

5.2 El equipo de prospectiva del Centro socializa a nivel

interno las lecciones aprendidas identificadas en el desarrollo

del ejercicio prospectivo en el marco del Sistema PREVIOS

5.3

5.3 El equipo de prospectiva del Centro publica el informe de

lecciones aprendidas del desarrollo del ejercicio prospectivo

en la plataforma www.senaprevios.com para su divulgación a

la comunidad del SENA


3.4.3. Prácticas del nivel de Madurez III: Procesos integrados.

Las prácticas de este nivel de madurez generarán las siguientes capacidades en

cada Centro de Formación:

1. El Centro cuenta con un equipo de prospectiva ampliado, con mayores

conocimientos en PVeIO, y una experiencia de mínimo tres (3) Ejercicios

Prospectivos.

2. El Centro usa las herramientas, bases de datos y, en sus funcionalidades

básicas, software especializado en PVeIO.

3. El Centro realiza al menos dos Ejercicios Prospectivos simultáneamente en el

marco del Sistema PREVIOS, y realiza además un primer ciclo prospectivo.

4. El Centro cuenta con una base de datos de indicadores para su utilización en

futuros Ejercicios Prospectivos.

5. El Centro genera un Banco de Mejores prácticas (Casos), sobre la base del

análisis de sus experiencias. Cuenta además con una red expertos y

metodólogos que acompañan la realización de los Ejercicios Prospectivos.

El conjunto de las prácticas, actividades e inversión especializada que integran este

nivel se indican en la Tabla 6.

Tabla 6. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez III. Procesos Integrados.


(Qué) DESCRIPCIÓN

EJECUCIÓN

Actividades

(Cómo)

1 Talento

Humano

Equipo de prospectiva del

Centro consolidado para la

realización de Ejercicios

Prospectivos.

El equipo de prospectiva del Centro estará

conformado por seis a ocho (6-8) personas;

conservando aquellos integrantes que realizaron

el primer Ejercicio Prospectivo en el nivel

anterior; debiéndose agregar un rol de

Metodólogo. Su tiempo de dedicación semanal

deberá ser de al menos veinte (20) horas;

estableciéndose los espacios necesarios para

ejecutar el trabajo prospectivo.

1.1 El equipo de prospectiva conformado

en el Centro integra nuevos miembros

hasta un total de entre 6 y 8 personas.

1.2 El equipo de prospectiva del Centro

realiza actividades en el desarrollo de

ejercicios prospectivos con una

dedicación semanal de 20 horas.


participa en actividades de formación

continua, como Diplomados, Seminarios

y Cursos cortos Nacionales e

internacionales en temas de prospectiva

y vigilancia.

2 Infraestructura

Prospectiva

Uso de software

especializado en PVeIO.

El equipo de prospectiva del Centro usa software

especializado para el desarrollo de los ejercicios

prospectivos con el fin de realizar búsqueda,

procesamiento y análisis de información de los

proyectos que se ejecuten en el Centro de

Formación


utiliza software especializado para el

procesamiento de base de datos (minería

de texto).

2.2. El equipo de Prospectiva del Centro

utiliza software especializado para la

búsqueda, procesamiento y análisis de

patentes.


usa software especializado para el

diseño, elaboración, procesamiento y

análisis de consultas.


usa software especializado para la

construcción de escenarios (Ej.


(Qué) DESCRIPCIÓN

EJECUCIÓN

Actividades

(Cómo)

MORPHOL, MACTOR, ÁBACO DE

REGNIER)

3

Uso del

Sistema

PREVIOS

Uso simultaneo y

complementario de al

menos tres (3) procesos

prospectivos para el

desarrollo de ejercicios en

el marco del Sistema

PREVIOS.

El equipo de prospectiva del Centro desarrolla

mínimo dos (2) Ejercicios Prospectivos

utilizando al menos dos procesos prospectivos

diferentes. Adicionalmente, actualiza mediante

el "Instructivo de Vigilancia e Inteligencia

Organizacional", el informe del Ejercicio

realizado en el nivel de madurez 2, y los de los

Ejercicios realizados durante este nivel. Deberá

actualizar así 3 Ejercicios como mínimo. Las

actualizaciones se hacen anualmente,

generando una especie de Ciclo Prospectivo por

cada Ejercicio realizado.

Por otro lado, se realiza control a los indicadores

y bases de datos generados para los Ejercicios

Prospectivos realizados.

3.1. Desarrollo de al menos dos Ejercicios

Prospectivos utilizando la metodología de

dos Procesos Prospectivos en el marco

del Sistema PREVIOS.

3.2. Realización de control de Factores

Críticos de Vigilancia a nivel de los

Ejercicios Prospectivos.

3.3. Construcción y control de repositorios

de información de los Ejercicios

Prospectivos realizados.

3.4. Actualización de los informes del

Ejercicio Prospectivo realizado en el nivel

de madurez 2, y de los Ejercicios (2

mínimo) realizados para el nivel de

madurez 3. La actualización se realiza

anualmente.

4

Rol de la

Unidad de

PVeIO

Mantener una

comunicación permanente

entre el Centro y la Unidad

que permita la utilización

efectiva del Sistema

PREVIOS y la construcción

de un banco de mejores

prácticas.

El Centro continuará aplicando todo protocolo y

canal de comunicación dispuesto por la Unidad

de PVeIO, detallando muy especialmente los

expertos y redes de conocimiento que utilizará

y/o construirá. Detallará la configuración y roles

del nuevo equipo de trabajo y actividades a

desarrollar durante las horas programadas

(20h). Finalmente, entregará a la Unidad los

4.1. El equipo de prospectiva del Centro

aplica todo nuevo protocolo de

acompañamiento por parte de la Unidad

de PVeIO.


comunica sus nuevos integrantes y su

estructura para realizar los Ejercicios

Prospectivos y sus actualizaciones.


(Qué) DESCRIPCIÓN

EJECUCIÓN

Actividades

(Cómo)

informes de seguimiento a indicadores y bases

de datos de los Ejercicios realizados, así como

de mejores prácticas. Todo informe de Ejercicio

realizado y/o actualizado contendrá anexos y

evidencias.


comunica todo requerimiento para la

identificación de expertos y redes de

conocimiento.


entrega informes de seguimiento a

indicadores y bases de datos de los

Ejercicios realizados.


entrega informes (casos) para banco de

mejores prácticas.

5 Gestión del

Conocimiento

Establecer mecanismos de

articulación de los

resultados de los ejercicios

prospectivos desarrollados

y las lecciones aprendidas

identificadas con el Sistema

de Gestión de Calidad del

SENA

El equipo de prospectiva del Centro adiciona a

sus espacios de lecciones aprendidas, las

reflexiones propias a las actividades de

actualización de Ejercicios previamente

realizados (de Ciclos Prospectivos). Así mismo,

dinamiza una red de apoyo y conocimiento.


utiliza de forma sistemática el formato de

lecciones aprendidas nivel 3, diseñado en

el marco del Sistema PREVIOS en todos

los Ejercicios Prospectivos desarrollados

y/o actualizados.


organiza y dinamiza una red de apoyo a

partir de los expertos y metodólogos a

consultar.


publica el informe de lecciones

aprendidas de nivel 3 en la plataforma

www.senaprevios.com para su

divulgación a la comunidad del SENA


3.4.4. Prácticas del nivel de Madurez IV: Gestión Cuantitativa e

Institucionalizada.



1. El Centro cuenta con un equipo de prospectiva ampliado y con mayor

dedicación semanal y una experiencia de ocho (8) Ejercicios Prospectivos, e

interactúa con un Especialista en PVeIO.

2. El Centro usa las funcionalidades avanzadas que ofrecen los softwares de

PVeIO, incluyendo de minería de datos y de análisis de tendencias.

3. El Centro está en la capacidad de implementar los cinco Procesos Prospectivos

del Sistema PREVIOS, generando simultáneamente ciclos prospectivos por

medio de actividades de Vigilancia.

4. El Centro incorpora sistemáticamente a su proceso de toma de decisiones

gerenciales, los resultados articulados del seguimiento a indicadores y bases

de datos.

5. El Centro sistematiza y difunde por toda la organización indicadores y lecciones

aprendidas de PVeIO, organizando su Banco de Mejores prácticas y

desarrollando casos publicables al interior del SENA.

El conjunto de las prácticas y actividades que integran este nivel se indican en la

Tabla 7.

Tabla 7. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez IV. Gestión cuantitativa e institucionalizada.


(Qué) DESCRIPCIÓN

EJECUCIÓN

Actividades

(Cómo)

1 Talento

Humano

Fortalecer la especialización

el equipo prospectivo del

Centro en PVeIO

El equipo de prospectiva del Centro estará

conformado por ocho a diez (8-10)

personas; conservando aquellos

integrantes que realizaron los tres

Ejercicios Prospectivos de los niveles

anteriores, así como las 3 actualizaciones

respectivas. Se conserva el rol adicional de

Metodólogo. El tiempo de dedicación

semanal individual deberá ser de al menos

treinta (30) horas; estableciéndose los

espacios necesarios para ejecutar el

trabajo prospectivo. Adicionalmente, el

Centro seleccionará algunos perfiles que

formen parte de una especialización en

PVeIO.

1.1 Conformación de un equipo permanente de

entre 8 y 10 personas.

1.2 Dedicación semanal del equipo de 30 horas.

1.3 Selección de perfiles entre el equipo de

trabajo que se integrarán al estudio de una

especialización en Prospectiva y Vigilancia

1.4. Articulación de trabajo con un especialista en

prospectiva y vigilancia.

2 Infraestructura

Prospectiva

Dominar el uso de

herramientas, bases de datos

y software especializado en

PVeIO.


domina y hace un uso avanzado de

software especializado, usado o no en el

nivel de madurez 3, para el desarrollo de

los ejercicios prospectivos, con el fin de

realizar búsqueda, procesamiento y

análisis de información de los Ejercicios

Prospectivos.

2.1 El equipo de prospectiva del Centro hace un

uso de las funciones más avanzadas de software

especializado para el procesamiento de base de

datos (minería de texto).

2.2. El equipo de Prospectiva del Centro hace un


para la búsqueda, procesamiento y análisis de

patentes.



especializado para el diseño, elaboración,

procesamiento y análisis de consultas.


(Qué) DESCRIPCIÓN

EJECUCIÓN

Actividades

(Cómo)



especializado para la construcción de escenarios

(Ej. MORPHOL, MACTOR, ÁBACO DE

REGNIER)

3 Uso del

sistema

Uso permanente del sistema

PREVIOS en el marco de las

prácticas definidas de gestión

cuantitativa.


desarrolla mínimo cinco (5) Ejercicios

Prospectivos utilizando los cinco (5)

procesos prospectivos. Adicionalmente,

actualiza mediante el "Instructivo de

Vigilancia e Inteligencia Organizacional",

todos los informes de Ejercicios realizados

hasta ese momento en los niveles de

madurez 2 y 3 y los de los Ejercicios

realizados durante el nivel 4. Deberá

actualizar así 8 informes de Ejercicios,

como mínimo. Las actualizaciones se

hacen anualmente, generando una

especie de Ciclo Prospectivo por cada

Ejercicio realizado. Por otro lado, la

"gestión cuantitativa" que da nombre al

nivel de madurez 4, tiene lugar a partir de

la toma de decisiones a nivel del Centro de

Formación de manera sistemática a partir

de los informes de control a los indicadores

y bases de datos generados durante los

Ejercicios Prospectivos. Así tal incidencia

haya tenido lugar anteriormente, en éste

nivel es la sistematicidad lo que cuenta,

3.1. Desarrollo de cinco (5) Ejercicios

Prospectivos, uno por cada uno de los Procesos

Prospectivos definidos en el Sistema PREVIOS.

3.2. Incorporación sistemática al proceso de toma

de decisiones del Centro de Formación, de los

resultados articulados entre sí, producto del

seguimiento a los Factores Críticos de los

Ejercicios Prospectivos.

3.3. Construcción y control de repositorios de

información de los Ejercicios Prospectivos

realizados.

3.4. Actualización de los informes de todos los

Ejercicios Prospectivos realizados en los niveles

de madurez 2 y 3, y de los cinco Ejercicios

realizados para el nivel de madurez 4; para un

total de 8 actualizaciones. La actualización se

realiza anualmente.


(Qué) DESCRIPCIÓN

EJECUCIÓN

Actividades

(Cómo)

dando así cuenta de la institucionalización

del Sistema PREVIOS.

4 Rol de la

Unidad

Fortalecer la

institucionalización del

Sistema PREVIOS y la

cooperación con la Unidad, y

construir un banco de mejores

prácticas publicables.

Además de continuar el relacionamiento

con la Unidad en otros niveles, aplicando

todo protocolo y canal de comunicación

dispuesto por la Unidad de PVeIO,

detallando expertos y redes de

conocimiento, la configuración y roles del

nuevo equipo de trabajo y actividades a

desarrollar durante las horas programadas

(30h), así como los informes y anexos de

los Ejercicios realizado y/o actualizado; en

éste nivel , el Centro entrega a la Unidad

informes de seguimiento a indicadores y

bases de datos de los Ejercicios realizados

y utilizados para la toma de decisiones

gerenciales, e insumos para la

construcción de un banco de mejores

prácticas publicables.

4.1. El equipo de prospectiva del Centro aplica

todo nuevo protocolo de acompañamiento por

parte de la Unidad de PVeIO.

4.2 El equipo de prospectiva del Centro comunica

sus nuevos integrantes y su estructura para

realizar los Ejercicios Prospectivos y sus

actualizaciones.

4.3 El equipo de prospectiva del Centro comunica

todo requerimiento para la identificación de

expertos y redes de conocimiento.

4.4. El equipo de prospectiva del Centro entrega

informes de seguimiento a indicadores y bases de

datos de los Ejercicios realizados, utilizados para

la toma de decisiones.

4.5. El equipo de prospectiva del Centro entrega

a la Unidad los casos de mejores prácticas

publicables a nivel institucional.

5 Gestión del

Conocimiento

Estructurar base de datos de

indicadores y lecciones

aprendidas de PVeIO, y

definir mecanismos de

transferencia de resultados.


adiciona a sus espacios de lecciones

aprendidas, las reflexiones propias a las

actividades de actualización de Ejercicios

previamente realizados (de Ciclos

5.1 El equipo de prospectiva del Centro utiliza de

forma sistemática el formato de lecciones

aprendidas nivel 4, diseñado en el marco del

Sistema PREVIOS en todos los Ejercicios

Prospectivos desarrollados y/o actualizados.


(Qué) DESCRIPCIÓN

EJECUCIÓN

Actividades

(Cómo)

Prospectivos). Así mismo, define

mecanismos formales de transferencia de

resultados a los actores de interés. Si estas

trasnferencias ya han tenido lugar, en este

nivel se institucionaliza esta actividad

mediante un mecanismo.

5.2 El equipo de prospectiva del Centro publica el

informe de lecciones aprendidas de nivel 3 en la

plataforma www.senaprevios.com para su

divulgación a la comunidad del SENA

5.3 El equipo de prospectiva del Centro estructura

una base de datos de estimaciones e indicadores,

producto de sus Ejercicios Prospectivos para su

uso en futuros proyectos prospectivos. Su

seguimiento se realiza en la actividad 4.4.

5.4. Establecimiento de mecanismos formales de

transferencia de resultados de los Ejercicios

Prospectivos a los actores de interés.


3.4.5. Prácticas nivel de Madurez V: Mejoramiento e Innovación



1. El Centro cuenta con un equipo de prospectiva con una experiencia de mínimo

ocho (8) Ejercicios Prospectivos, e interactúa con un Magister en PVeIO.

2. El Centro tiene la capacidad de crear nuevos procesos y diseñar métodos

propios para mejorar el Sistema PREVIOS.

3. El Centro ha dispuesto la constitución de un grupo permanente de PVeIO,

homólogo de la Unidad de PVeIO PREVIOS.

4. El Centro diseña e implementa nuevo software y herramientas propias que

mejoran o complementan los existentes en el Sistema PREVIOS.

5. El Centro intercambia conocimiento con redes de prospectiva externas al

SENA, y organiza sus aprendizajes y banco de mejores prácticas, por medio

de la generación casos publicables a nivel internacional.

El conjunto de las prácticas, actividades que integran este nivel se indican en la

Tabla 8.

Tabla 8. Hoja de Ruta del Nivel de Madurez V. Mejoramiento e Innovación


(Qué) DESCRIPCIÓN

EJECUCIÓN

Actividades

(Cómo)

1 Talento

humano

Fortalecer la experticia

del equipo prospectivo

del Centro en PVeIO


continuará estando conformado por ocho a

diez (8-10) personas; conservando

aquellos integrantes que realizaron los,

mínimo, ocho Ejercicios Prospectivos de

los niveles anteriores, así como las 8

actualizaciones respectivas. Su tiempo de

dedicación semanal deberá ser entre 30 y

40 horas; estableciéndose los espacios

necesarios para ejecutar el trabajo

prospectivo. Adicionalmente, el Centro

seleccionará algunos perfiles que formen

parte de una maestría en PVeIO.

1.1 El equipo de prospectiva del Centro conformado

por entre 8 y 10 personas consolida su dedicación,

organización y estructura.

1.2 Garantizar una dedicación semanal del equipo

entre 30 y 40 horas en temas de PVeIO.

1.3 Selección de perfiles entre el equipo de trabajo que

se integrarán al estudio de una maestría en

Prospectiva y Vigilancia

1.4. Articulación de trabajo con un Master en

Prospectiva y Vigilancia.

2 Infraestructura

prospectiva

Generar nuevos tipos de

herramientas y software

adaptados a los

requerimientos del

SENA.

El centro evalúa la necesidad de

desarrollar sus propios software o realizar

modificaciones a las herramientas

prospectivas descritas en los instructivos

metodológicos, según las necesidades

cambiantes del SENA.

2.1. Creación de una plataforma para simulaciones de

ejercicios prospectivos

2.2 Conceptualización de nuevos software

2.3 Elaboración de prototipos

2.4 Prueba piloto con los nuevos software

2.5 Propuesta con las variantes de herramientas

prospectivas

2.6 Pruebas pilotos con las nuevas herramientas

2.7 Uso de nuevas herramientas

2.8 Uso de nuevos softwares


(Qué) DESCRIPCIÓN

EJECUCIÓN

Actividades

(Cómo)

3

Uso del

Sistema

PREVIOS

Identificar posibles

actualizaciones al

sistema PREVIOS.

El Centro sugerirá adaptaciones al sistema

PREVIOS con base en su experticia,

creando nuevos procesos y/o métodos

propios que complementen la práctica

prospectiva de cualquier Centro de

Formación.

3.1 Establecer un espacio de discusión y análisis de

requerimientos de mejoramiento metodológico del

Sistema PREVIOS.

3.2 Desarrollo de nuevos procesos o mejoras

metodológicas

3.3. Desarrollo de nuevos métodos de PVeIO.

4 Rol de la

Unidad

Conformar un equipo de

alto desempeño en

PVeIO de carácter

permanente homólogo

de la Unidad de PVeIO.

El centro constituye un grupo permanente

en PVeIO homólogo de la Unidad del

Sistema Previos.

4.1. Definición de la nueva estructura de esta Unidad

en el Centro, conforme a lineamientos de la Unidad de

PVeIO.

4.2. Selección de los funcionarios que formarán parte

de la nueva unidad

4.3. Gestión de los recursos necesarios para la

operación de la nueva unidad.

5 Gestión del

conocimiento

Implementar

mecanismos de

intercambio con redes

de prospectiva externas

al SENA.

Implementar mecanismos de intercambio

de conocimiento (conferencias y

publicaciones) y buenas prácticas con

redes externas al SENA que también

emplean metodologías de PVeIO.

5.1. Realización de conferencias donde se den a

conocer los avances que en materia prospectiva ha

desarrollado el SENA

5.2. Elaboración y publicación externa de casos en

revistas especializadas (Ej. Cinterfor) y/o indexadas

5.3 Intercambio con redes que utilizan sistemas

similares a PREVIOS.


CAPÍTULO 4. METODOLOGÍA PARA EL ACOMPAÑAMIENTO EN

LA FORMULACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN

4.1. Propósito del Plan de Acción

El Plan de Acción en el marco del Sistema PREVIOS es el documento que, en

función de la Hoja de Ruta institucional, permite a cada Centro de Formación

planificar y controlar el proceso de avance en los niveles de madurez del Sistema.

Este permitirá definir:

• Tareas que implementen paso a paso las actividades y sus prácticas.

• Entregables.

• Los tiempos de ejecución.

• Responsables de las tareas.

• Insumos para cada tarea.

4.2. Proceso de elaboración, implementación y evaluación del Plan de Acción

Duración del taller:

5 a 6 horas

Recursos requeridos:

• Video beam y equipo de cómputo para capacitador.

• Equipo de cómputo para cada participante.

• Internet para cada equipo.

• Sala de reuniones.

4.2.1. Realización del Taller de Plan de Acción

La Unidad de PVeIO asigna un equipo de acompañamiento a Centros de

Formación, para llevar a cabo un Taller de Plan de Acción a partir de la Hoja de

Ruta, Nivel de Madurez 2, en conjunto con el equipo de trabajo de un Centro de

Formación y la guía del Formato de Plan de Acción pre-diligenciado para dicho nivel.

Participantes:

Se requiere la participación de entre 5 y 10 participantes, los cuales deben tener

conocimiento sobre el Sistema PREVIOS.

4.2.2. Metodología del taller de Plan de Acción

1. Presentación del taller de trabajo. Un integrante de la Unidad de PVeIO

inaugura el taller, presentándose y presentando el propósito del taller, la

duración y los resultados esperados.

2. Presentación de equipos de trabajo. Se presentan los integrantes del

equipo de trabajo del Centro de Formación y de la Unidad de PVeIO.

3. Presentación del Sistema PREVIOS. El equipo de la Unidad de PVeIO

presenta el Sistema, su estructura, los Procesos Prospectivos, y la

plataforma virtual: www.senaprevios.com.

4. Reflexión sobre oportunidades de aplicación del Sistema PREVIOS. El

equipo del Centro de Formación hace una corta reflexión de las necesidades

más importantes del Centro en materia de toma de decisiones desde su

situación y orientación estratégica. El propósito es poner en contexto el resto

del taller desde la realidad del Centro.

5. Presentación del Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS. El equipo de

la Unidad de PVeIO presenta el Modelo, sus componentes y estructura, sus

propósitos y herramientas metodológicas, detallando el Nivel 2 de Madurez

y reafirmando el resultado esperado del taller, cual es el Plan de Acción de

implementación del Modelo de Madurez.

6. Diligenciamiento del Formato de Plan de Acción. Se proyecta a todos los

integrantes el formato, y se avanza una a una las actividades del Plan de

Acción, buscando identificar las tareas que desde la realidad del Centro

permitirán implementarlas. Dicho formato contiene entregables,

responsables y tiempos de ejecución, entre otros.

7. Presentación de formatos complementarios. Se presentan dos formatos

adicionales: el de “Lecciones Aprendidas Nivel 2 de Madurez” y el de

“Verificación de las fases de un Ejercicio Prospectivo”, ambos requisito para

satisfacer las prácticas del Nivel de Madurez 2.

8. Remisión del Plan de Acción. Tras aprobar el Plan de Acción, éste se

comunicará a la Unidad de PVeIO.

Durante el taller se resuelven las dudas que surjan tanto en términos del Sistema

PREVIOS como de la implementación y seguimiento del Plan de Acción.

4.2.3. Acompañamientos virtuales

Varias reuniones virtuales pueden realizarse entre el equipo de prospectiva del

Centro de Formación y la Unidad de PVeIO donde, tras un reporte de avances del

primero, se brindará acompañamiento para la resolución de inquietudes por parte

http://www.senaprevios.com/

del equipo de la Unidad de PVeIO. Estas reuniones pueden realizarse con una

frecuencia de 3 a 4 semanas, durante unos 4 a 6 meses, siempre dependiendo de

la complejidad y alcance del Ejercicio.

4.2.4. Taller de lecciones aprendidas

Un taller de lecciones aprendidas puede realizarse con el propósito de discutir

colectivamente el trabajo de los equipos de prospectiva de los Centros. Este

permitirá hacer una revisión detallada del estado de avance en la formulación y

ejecución de los Planes de Acción, así como de las lecciones aprendidas por parte

de los Centros.

4.2.5. Evaluación de avances de Planes de Acción:

Una etapa final de evaluación del avance en la implementación del Plan de Acción

formulado consiste en la aplicación de una encuesta en línea a los equipos de

prospectiva de los Centros.

4.2.6. Instrumento para aplicar el Plan de Acción

Entre los instrumentos donde es posible aplicar el Plan de Acción es posible utilizar

Microsoft Excel o el software de administración de proyectos Microsoft Project. Este

deberá escogerse desde las capacidades tecnológicas y habilidades del personal

del Centro de Formación y en acuerdo con la Unidad de PVeIO.

CAPÍTULO 5. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS

PLANES DE ACCIÓN

5.1. Objetivo

Describir las instrucciones necesarias para el diligenciamiento del formato de Planes

de Acción para la implementación del Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS.

5.2. Alcance

Este instructivo incluye las etapas que deberían ser consideradas dentro de la

elaboración, ejecución, seguimiento, control y cierre del Plan de Acción. Se

describen los campos del formato Plan de Acción diseñado para la implementación

del Sistema PREVIOS mediante el modelo de madurez en PVeIO.

5.3. Diligenciamiento del Instructivo

Con el propósito de realizar las prácticas del nivel de madurez 2, se definen las

tareas que permitirán realizar las actividades que las implementan, así como las

fechas en que se ejecutarán, los responsables de ejecutarlas y los resultados o

entregables esperados de dicha ejecución. Para la definición de tareas se toma

como referencia la Hoja de Ruta del Modelo de Madurez. Las herramientas de

soporte de la fase de planeación son:

▪ Hoja de Ruta de madurez PREVIOS

▪ Formato de Plan de Acción.

5.3.1. Campos de elaboración del Plan de Acción

Los campos a diligenciar son en total 15. La Figura 2 presenta dichos campos:

1. Nombre del Centro: diligenciar con el nombre del Centro de Formación para

el cual se está construyendo el Plan de Acción.

2. Versión: Cada vez que una versión Aprobada del Plan de Acción se ajuste

con cambios previamente aprobados por los respectivos responsables, se

deberá actualizar el número de la versión del formato, con el fin de contar

con la trazabilidad de los cambios. La versión señala el número de ajustes

realizados sobre la línea base de lo planeado.

3. Fecha actualización: cada vez que se modifique el Plan de Acción, se debe

generar una nueva versión del documento. En la fecha de actualización se

escribe la fecha en la que se realizó dicha modificación.

Para tener en cuenta: es posible que un documento bajo un mismo número

de versión, tenga diferentes fechas de actualización, las cuales se

generarán en la medida que se hagan seguimientos al Plan de Acción.

4. Líder del Plan de Acción: el Plan de Acción debe contar con un líder, el cual

estará encargado de la planeación, seguimiento y control de la ejecución y

cierre del plan. Así mismo el líder del Plan de Acción será encargado de

validar la planeación con los responsables de ejecutar las tareas, así como

de acudir a quien corresponda para solicitar autorización cuando sea

necesario realizar un ajuste a la planeación inicial del Plan de Acción. En

este campo se diligencia el nombre del líder.

5. ID Actividad relacionada: Considerando que las tareas del Plan de Acción se

encuentran enmarcadas en las prácticas de cada uno de los niveles del

modelo de madurez en PVeIO, en este campo se debe anotar el número

asignado en la Hoja de Ruta.

Para tener en cuenta: En la hoja ID Actividades del libro de Excel, se

encuentran los ID y las actividades por práctica. Esta hoja se consultará al

momento de diligenciar el campo ID Actividad relacionada.

6. Nº: en este campo se le asigna un número de identificación a la tarea dentro

del Plan de Acción.

7. Tarea: en este campo se describe la tarea a ejecutar. Este campo debe ser

suficientemente claro para que cualquiera que lea el Plan de Acción conozca

qué va a realizar. Se sugiere iniciar la redacción de la tarea con un verbo en

infinitivo.

8. Entregable: se registra cuál será el resultado obtenido después de ejecutar

la tarea.

Para tener en cuenta: una actividad puede tener varios entregables

asociados, o no tener entregables asociados.

9. Fecha de inicio: indica la fecha en la que debe iniciar la ejecución de la tarea.

10. Fecha de fin: indica la fecha en la que debe finalizar la ejecución de la tarea.

11. Responsable: Corresponde al nombre de la persona responsable de la ejecución de la tarea.

Para tener en cuenta: aunque es común que algunas tareas se ejecuten entre varias personas, es necesario asignar un único responsable.

12. Fecha: Cada vez que se genere una nueva versión de la planeación del Plan de Acción, se debe diligenciar la fecha en la cual cada versión queda aprobada.

13. Versión: Cada vez que una versión Aprobada del Plan de Acción se ajuste con cambios previamente aprobados por los respectivos responsables, se deberá actualizar el número de la versión del formato, con el fin de contar con la trazabilidad de los cambios. La versión señala el número de ajustes realizados sobre la línea base de la planeación.

14. Justificación del cambio: En este campo se describen los motivadores del cambio a la línea base del Plan de Acción.

15. Aprobadores: Corresponde al nombre de las personas encargadas de aprobar el Plan de Acción propuesto o sus modificaciones.

Figura 2. Campos del Formato de Plan de Acción


5.4. Ejecución

Durante la ejecución, como su nombre lo indica, los responsables de las tareas se encargarán de realizar las actividades planeadas y generar los entregables comprometidos dentro de las fechas establecidas. Debe tenerse en cuenta que la ejecución del Plan implica recurrir a una serie de formatos e instructivos metodológicos que permiten como tal llevar a cabo el Ejercicio Prospectivo, los cuales se encuentran en el portal senaprevios.com.

5.5. Seguimiento y control

El líder del Plan de Acción compara periódicamente el avance planeado versus el avance real del mismo a partir de la retroalimentación recibida y verificación de soportes de ejecución generados por los responsables de las tareas.

Durante el seguimiento y control se pueden identificar desviaciones, frente a las cuales el líder del Plan de Acción debe definir los correctivos que le permitan minimizar dichas desviaciones. La evolución del Plan de Acción será reportada a la Unidad de PVeIO en las reuniones fijadas para dicho fin.

5.6. Cierre

Una vez completadas el 100% de las tareas, se da por cerrado el Plan de Acción. En esta etapa se consolida el documento final del Ejercicio Prospectivo y se remite a la Unidad de PVeIO. De validarse los requisitos, el Centro de Formación se clasificará en el nivel al cual se adscriben las prácticas realizadas (nivel 2). Las lecciones aprendidas, por su parte, le permiten capitalizar sus aprendizajes para los próximos ejercicios.

Glosario Sistema PREVIOS

Es un conjunto de procesos estructurados de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia

Organizacional que le permiten al SENA mejorar sustancialmente su capacidad de acertar

en la toma de decisiones estratégicas.

Proceso Prospectivo

Un proceso Prospectivo es una metodología, cuya combinación específica de métodos

permite realizar un tipo particular de Ejercicios Prospectivos. Existen cinco Procesos

Prospectivos: Territorial, Sectorial, Tecnológico, Ocupacional y de Vigilancia e Inteligencia

Organizacional, los cuales cuentan cada uno con un instructivo metodológico específico.

Ejercicio Prospectivo

Un Ejercicio Prospectivo es el esfuerzo realizado por un Centro de Formación en un

momento dado, con el propósito de producir un estudio alrededor de un problema de tipo

territorial, ocupacional, tecnológico o sectorial. Para ello se utiliza una metodología llamada

Proceso Prospectivo. Los Ejercicios Prospectivos generan productos tangibles

(megatendencias y hechos portadores de futuro) e intangibles (escenarios, imágenes de

futuro y visiones), directos (escenario apuesta y visión de futuro) e indirectos (plan

estratégico o portafolio de proyectos), manejan una gran cantidad y variedad de información

y conocimiento, requieren equipos y redes de apoyo, y necesitan flujos de recursos de

diversa índole (Medina y Ortegón 2006).

Instructivo Metodológico

Es un documento que contiene las fases de un Ejercicio Prospectivo (pre-prospectiva,

prospectiva, post-prospectiva), las etapas (paso a paso en cada fase) y la combinación

específica de métodos (cualitativos, cuantitativos, semi-cuantitativos) contemplados para

realizar un Ejercicio Prospectivo.

Formatos

Documento plantilla que guía la aplicación de un método o la realización de una práctica en

el marco de un “Instructivo Metodológico” específico.

Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS

El Modelo de Madurez para la implementación del Sistema PREVIOS es una metodología de trabajo que establece un paso a paso ordenado de mejoramiento sobre la base de la apropiación de prácticas y capacidades en los Centros de Formación del SENA. Este se compone de cinco niveles de madurez (1 a 5) organizados en cinco dimensiones, y se opera por medio de un instrumento denominado Hoja de Ruta.

Nivel de Madurez

Es el grado de desarrollo en la apropiación institucional de prácticas y capacidades en PveIO de un Centro de Formación a partir del desarrollo de prácticas específicas. El Modelo

de Madurez del Sistema PREVIOS contempla cinco niveles de madurez, partiendo desde un uso ocasional de métodos, hasta el mejoramiento y la innovación del sistema mismo, sobre la base de una lógica de aprendizaje permanente.

Dimensiones del Modelo de Madurez del Sistema PREVIOS

Consisten en cada una de las cinco categorías organizacionales que permiten clasificar y

diferenciar las prácticas del Modelo de Madurez, según el tema que éstas abordan. Cada

dimensión aparece así en cada uno de los Niveles del Modelo de Madurez. Estas consisten

en: Talento humano, Infraestructura Prospectiva, Uso del Sistema PREVIOS, Rol de la

Unidad de PVeIO y Gestión del conocimiento.

Práctica

Serie de actividades que se deben llevar a cabo en el SENA con el fin de adquirir conductas

y capacidades en PveIO, por el personal de los Centros de Formación, que garanticen la

institucionalización del Sistema PREVIOS.

Actividad

Las actividades consisten en acciones que se realizan con el propósito único de

implementar efectivamente las 20 Prácticas de PVeIO en un Centro de Formación. Las

actividades están organizadas en un orden lógico, algunas veces implicando la utilización

de formatos que, al ser realizadas a cabalidad, permiten satisfacer la práctica a la cual se

adscriben.

Tarea

Es el conjunto de pasos que, en el contexto de un Centro de Formación, deben realizarse

para dar cumplimiento a una actividad específica.

Hoja de Ruta

Es un documento que orienta el mejoramiento de los Centros de Formación. Recopila 20

prácticas y 73 actividades, organizadas en función de las dimensiones del Modelo de

Madurez y permite avanzar de manera gradual en los diferentes niveles de madurez.

Plan de Acción

Es la herramienta de implementación de la Hoja de Ruta construido por cada Centro de

Formación, para planificar y controlar las tareas en el marco del sistema PREVIOS.

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