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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN – CONTABILIDAD ZONA ESPECIAL DE DESARROLLO PAITA – ZED PAITA
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I. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al documentar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de la Unidad de Contabilidad; permitiendo cumplir la meta y objetivos de la entidad. Se ha tratado de optimizar las operaciones, de tal forma que garanticen el normal desarrollo de las diversas funciones que competen a la Unidad De Contabilidad; tratando de que ante una acción planteada por los trabajadores y por la Alta Dirección de la entidad los pasos para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
II. DATOS GENERALES A. NATURALEZA Y FINALIDAD
Es un documento de gestión que de manera sencilla y sistemática describe a un conjunto de procedimientos que concatenados entre sí y enmarcados en la normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o simultánea y permiten a la Unidad de Contabilidad cumplir los objetivos de la entidad.
B. OBJETIVOS Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son: Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma
documentada permitiendo que su aplicación sea de manera eficiente y práctica. Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y
direccionar su ejecución. Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los
resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la entidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.
Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que correspondan, incluyendo los formularios y el personal que intervienen durante su ejecución.
C. BASE LEGAL
El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente: Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley 27785 Del Sistema Nacional del Control y su Reglamento Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público D.S. N° 135-99-EF Texto Único del Código Tributario Decreto Supremo N° 029-94-EF Reglamento del IGV-ISC Resolución de Contraloría N° 067-97-EF Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Resolución de Superintendencia N° 077-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de
Pago de la SUNAT Normas Internacionales de Contabilidad (NIC'S). Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución
de Contraloría N° 320-2006-CG
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Normatividad de CETICOS PAITA
D. CONTENIDO Y ALCANCE Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la Unidad de Contabilidad de ZED PAITA.
E. APROBACION DEL MANUAL Este Manual ha sido aprobado mediante Resolución de Gerencia General N° ……………………………
F. REVISION Y ACTUALIZACION Para la Revisión, Modificación y/o actualización del presente manual, se debe proceder de la siguiente manera: Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliación y/o derivación de funciones o reestructuración orgánica concerniente a la unidad de Contabilidad, la Jefatura de la Oficina General de Administración por medio de su unidad de Contabilidad, serán quienes propongan la modificación y/o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del procedimiento, la Gerencia General emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios. La edición y difusión será de responsabilidad de la Oficina General de Administración.
G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo:
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Símbolo
Significado
Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo.
Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida
Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad (datos para realizarla)
Decisión: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no.
Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos.
Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso.
Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal.
Conector de página: Representa un enlace o conexión de una página a otra
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III. LISTADO DE PROCESOS
1. Contabilización de provisiones de ingresos y gastos mensuales para el proceso de Formular el Balance General y los demás Estados Financieros
1.1. Contabilización de asiento de provisión mensual de ingresos, por transferencias recibidas de otras entidades Ej Transferencias ZOFRATACNA
1.2. Contabilización de asiento de Planilla de Haberes del Personal Permanente (Sueldos y Salarios), planilla de dietas entre otros
1.3. Contabilización de asiento de provisión de Provisiones y Beneficios Sociales de los Empleados , como Vacaciones, Gratificación y Compensación de Servicios CTS
1.4. Contabilización de asiento de provisión mensual de los descuentos al personal por prestamos y tardanzas de los trabajadores conforme a la planilla de pago
1.5. Contabilización de asiento de provisión mensual de los seguros contratados por ZED PAITA, conforme a las primas de seguros recibidas
1.6. Contabilización de asiento de provisión mensual de los ingresos diferidos y/o pagados por anticipado de parte de nuestros clientes.
1.7. Contabilización mensual en cuentas de orden de las especies valoradas, se llevara un control y actualización de las cartas fianzas en garantía de parte de nuestros clientes , de corresponderlas emitidas en dólares se actualiza con el tipo de cambio SBS , para efectos de registro de las cuentas de orden del balance General (Formato F1) para la Contaduría Publica de la Nación
1.8. Contabilización de asiento de ajuste mensual de los depósitos recibidos en garantía de parte de nuestros clientes ( Ej Garantía por módulos y otros), actualizando de acuerdo al tipo de cambio de SBS.
1.9. Contabilización de asiento de la provisión mensual de la Depreciación y Amortización del Activo Fijo e Intangibles
2. Integración Contable y Emisión del Balance de Comprobación, este proceso se
ejecutara previa coordinación con personal del área de informática y/o quienes brindan soporte técnico para la emisión del balance de Comprobación
3. Análisis de Cuentas Financieras y Notas de Ajuste.
4. Liquidación del IGV mensual, para determinar el importe que será declarado y pagado en el PDT 621 – IGV, Renta Mensual, dentro de los plazos establecidos por la SUNAT
5. Verificación de las contribuciones mensuales , e incluir la Renta de 4ta Categoría, para
determinar los importes declarados y pagados en la Planilla Electrónica – PLAME mensual dentro de los plazos establecidos por SUNAT
6. Verificación de las validaciones, conforme el reporte de información consistente de los
libros y registros electrónicos, emitido del programa de Libros Electrónicos (PLE – SUNAT) referente a los Registro de Ventas, Registro de Compras Libro Diario y Libro Mayor y otros que este obligado a presentar la entidad, este procedimiento se realizara previa solicitud y coordinación de Soporte Técnico Informático de personal de Oficina de informática o quien haga sus veces; así como la aprobación del Jefe de Oficina General de Administración.
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7. Emisión de los Estados Financieros Mensual , para la junta de directorio de ZED Paita ;
Estados Financieros Mensual , Trimestral Semestral y Mensual para la Contaduría Pública de la Nación
8. Inventario Anual Físico de Bienes de ZED PAITA , en coordinación con la oficina de
Logísticas – Control Patrimonial, Informática , comité de inventario, Comité de Saneamiento Contable y/o quienes hagan sus veces
9. Verificación y validación de la información financiera , presupuestaria
complementarias y de metas de inversión trimestral y Anual, previa remisión a la Contaduría Pública de la Nación.
10. Revisar y visar la facturación mensual emitida por ZED Paita , a sus clientes.
11. Revisar y visar los comprobantes de pago conforme con su documentación
sustentatoria , previo pago a proveedores y terceros de ZED Paita
12. Verificación de la rendición de Viáticos en Comisión de Servicios : revisar y visar las rendiciones de viáticos otorgados al personal y directores.
13. Verificación de la Rendición de Otorgamiento de Anticipos con Recibos de Egresos :
Revisar y visar las rendiciones de Anticipos otorgadas al personal y Directores.
14. Verificación de la rendición de caja Chica : Revisar y visar el sustento documentario de la rendición de Fondo Fijo – Caja Chica.
15. Arqueo periódico de Fondo Fijo de Caja Chica , los arqueos son sorpresivos en forma
mensual o trimestral , como mínimo posterior al cierre del ejercicio para verificar el saldo físico real al termino del ejercicio.
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IV. DESARROLLO DE LOS PROCESOS
PROCESO: 01 A. Nombre del Proceso
CONTABILIZACIÓN DE PROVISIONES DE INGRESOS Y GASTOS MENSUALES ,PARA EL PROCESO DE FORMULAR EL BALANCE Y LOS DEMAS ESTADOS FINANCIEROS. SUB PROCESO : 01.1 A. Nombre del Sub Proceso
CONTABILIZACION DE ASIENTO DE PROVISIÓN MENSUAL DE INGRESOS, POR TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE OTRAS ENTIDADES EJ. TRANSFERENCIA ZOFRATACNA
B. Finalidad Efectuar el registro contable proveniente de Ingresos mensual Transferencias recibida de
ZOFRATACNA, realizado de conformidad con las disposiciones Legales y Normas Contables establecidas
C. Requisitos
El encargado de Tesorería deberá remitir la información financiera del mes: Notas de Cargo Comprobantes de ingresos : Recibo y/o recibos de ingresos Copia del Estado de Cuenta , donde fuere la o las transferencias bancarias recibidas Copia de Boucher del depósitos o depósitos recibidos Diferencia de Cambio
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad la información financiera del mes:
Comprobante de Ingresos Recibos de ingresos Notas de Abono, Transferencias Bancarias, Depósitos realizados, Diferencias de Cambio y Nota de Abonos por intereses si las hubiera
(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona Informe Financiero del mes. Evalúa si la documentación está completa De no estar completa Devuelve el informe financiero al Jefe de la Unidad de Tesorería para que
sea revisada, con el asiento correspondiente. De estar completa Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación contable e
importes estén bien aplicados de: Recibo de Ingresos (en forma diaria), Notas de Cargo, Mantenimiento De Cuentas, Cartas Ordenes, Transferencias de ZOFRATACNA, Diferencia de Cambio y Notas de Abono por intereses
Evalúa si hay codificación contable que no corresponde Existe codificación contables que no corresponda Imprime Registro Auxiliar LIBRO BANCOS y analiza.
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Coordina con el responsable de Tesorería para corregir el ingreso. No Existe codificación contables que no corresponda, es decir esta conforme Registra el asiento contable y elabora las notas contables del mes : Recibo
de Ingresos, Mantenimiento De Cuenta, Intereses, Devoluciones y Diferencia de cambio
En el caso de Notas de Cargo, agrupa las Notas de Cargo, luego verifica el número de cuenta y elabora la Nota Contable por la Nota de Cargo
Imprime las Notas Contables. Adjunta documentación sustentatoria según el caso. Firma , previa verificación del registro en el sistema de contabilidad Entrega las Notas de Contabilidad de Ingresos
(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra las Notas de Contabilidad de Ingresos. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa Notas Contables Ordena el archivamiento de las Notas Contables
De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su
corrección.
(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva las notas contables.
E. Duración
5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Notas contables. Recibos de Ingresos. Notas de Cargo, de ser le caso Transferencias Bancarias Depósitos realizados. Diferencias de Cambio Nota de Abonos por intereses de ser el caso,
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Remite a la Unidad de Contabilidad la información financiera del mes: Recibos
de Ingresos, Notas de Cargo, Transferencias Bancarias, Depósitos
realizados, Diferencias de Cambio y Nota de Abonos por intereses
Remite a la Unidad de Contabilidad la información financiera del mes: Recibos
de Ingresos, Notas de Cargo, Transferencias Bancarias, Depósitos
realizados, Diferencias de Cambio y Nota de Abonos por intereses
InicioInicio
Página 1
1.1 Contabilización de asiento de Provisión mensual de ingresos, por transferencias recibidas de otras entidades
Jefe de la Unidad de Tesorería
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación contable e importes estén bien aplicados
de: Recibo de Ingresos (en forma diaria), Notas de Cargo, Mantenimiento De Cuentas, Cartas Ordenes,
Transferencias de ZofraTacana, Diferencia de Cambio y Notas de Abono por intereses
Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación contable e importes estén bien aplicados
de: Recibo de Ingresos (en forma diaria), Notas de Cargo, Mantenimiento De Cuentas, Cartas Ordenes,
Transferencias de ZofraTacana, Diferencia de Cambio y Notas de Abono por intereses
Evalúa si la documentación está
completa
Evalúa si la documentación está
completaSi
1
Recepciona y registra el Informe Financiero del mes
Recepciona y registra el Informe Financiero del mes
Devuelve el informe financiero al Jefe de la Unidad de Tesorería para que sea
revisado y corregido
Devuelve el informe financiero al Jefe de la Unidad de Tesorería para que sea
revisado y corregido
No
Evalúa si hay codificación contable que no corresponde
Evalúa si hay codificación contable que no corresponde
Imprime Registro Auxiliar y analizaImprime Registro Auxiliar y analiza
Coordina con el responsable de Tesorería para corregir el ingreso
Coordina con el responsable de Tesorería para corregir el ingreso
Si
Elabora las notas Contables del mes por: Recibo de Ingresos, Mantenimiento De
Cuenta, Intereses, Devoluciones y Diferencia de cambio
Elabora las notas Contables del mes por: Recibo de Ingresos, Mantenimiento De
Cuenta, Intereses, Devoluciones y Diferencia de cambio
En el caso de Notas de Cargo, agrupa las Notas de Cargo, luego verifica el número de cuenta y elabora la Nota Contable por
la Nota de Cargo
En el caso de Notas de Cargo, agrupa las Notas de Cargo, luego verifica el número de cuenta y elabora la Nota Contable por
la Nota de Cargo
No
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1
Adjunta documentación sustentatoria según el caso
Adjunta documentación sustentatoria según el caso
FirmaFirma
Imprime las Notas ContablesImprime las Notas Contables
Visa Notas ContablesVisa Notas Contables
¿Es correcta?¿Es correcta? Si
Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
No
2
Página 1
1.1 Contabilización de asiento de Provisión mensual de ingresos, por transferencias recibidas de otras entidades
Entrega las Notas de Contabilidad de Ingresos
Entrega las Notas de Contabilidad de Ingresos
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad de Ingresos
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad de Ingresos
Ordena el archivamiento de las Notas Contables
Ordena el archivamiento de las Notas Contables
3
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1.1 Contabilización de asiento de Provisión mensual de ingresos, por transferencias recibidas de otras entidades
3
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Archiva la informaciónArchiva la información
FinFin
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
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SUB PROCESO: 01.2 A. Nombre del Proceso
CONTABILIZACIÓN DE ASIENTO DE PLANILLA DE HABERES DEL PERSONAL PERMANENTE (SUELDOS Y SALARIOS) PLANILLA DE DIETAS ENTRE OTROS.
B. Finalidad Efectuar el registro contable y financieros de la planilla de haberes, Pensiones y Salarios
del mes , realizado de conformidad con las disposiciones legales y Normas de Contabilidad establecidas.
C. Requisitos
El Jefe de recursos Humanos deberá remitir la siguiente información: Copia de Planillas de Haberes , Sueldos , Salarios, Dietas , Pensionistas de ser el caso
Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad la información Planillas de Haberes del
Personal Permanente (Sueldos, Salarios), planilla de dietas entre otros (2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra el asiento contable correspondiente con la información de las
planillas file de las boletas de los empleados. Evalúa si la documentación está completa De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada.
De estar completa Contabiliza las planillas de Haberes, Sueldos, Salarios y dietas. Verifica partidas presupuestales y asigna cuentas presupuestales.
Si no enlaza Coordina con el jefe de la unidad de recursos humanos para su
corrección Si se enlaza coordina con
Da el visto bueno Envía la información al jefe de la oficina de administración
(5) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información recibida. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa la documentación Entrega la información para que sea debidamente archivada.
De no ser correcta la información Devuelve la información al jefe de la Unidad de Contabilidad para su
corrección.
(6) Jefe de la Unidad de Contabilidad
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Recepciona y realiza el asiento contable con el sustento de la información recibida. Archiva la información
E. Duración 5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Planilla de Haberes ,Pensiones y Salarios , planilla de dietas
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Jefe de la Unidad de Contabilidad
Evalúa si la documentación está
completa
Evalúa si la documentación está
completa
1
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida
Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida
No
InicioInicio
Remite a la Unidad de Contabilidad la información Planillas de Haberes,
Pensiones y Salarios
Remite a la Unidad de Contabilidad la información Planillas de Haberes,
Pensiones y Salarios
Si
Contabiliza las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios
Contabiliza las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios
Página 1
01.2 Asiento de Planilla de Haberes del Personal Permanente (Sueldo y Salario), Planilla de Dietas entre otros
Jefe de Recursos Humanos
Evalúa si la partida presupuestal no enlaza con
cuenta contable
Evalúa si la partida presupuestal no enlaza con
cuenta contable
Coordina con el Jefe de Recursos humanos para su corrección
Coordina con el Jefe de Recursos humanos para su corrección
No
verifica partidas presupuestales y asigna cuentas presupuestales y cuentas del
orden
verifica partidas presupuestales y asigna cuentas presupuestales y cuentas del
orden
Si
2
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Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Visa la documentaciónVisa la documentación
¿Es correcta?¿Es correcta? Si
Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
No
2
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra la información recibida
Recepciona y registra la información recibida
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Entrega la información para que sea debidamente archivada
FinFin
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
Archiva la informaciónArchiva la información
Página 1
01.2 Asiento de Planilla de Haberes del Personal Permanente ( Sueldos y Salarios), Planilla de Dietas entre otros
1
Da el visto buenoDa el visto bueno
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SUB PROCESO: 01.3 A. Nombre del Sub Proceso
CONTABILIZACIÓN DE LA PROVISIÓN DE BENEFICIOS SOCIALES DE EMPLEADOS: como son vacaciones, Gratificaciones y Compensación por tiempo de servicios – CTS.
B. Finalidad Permitir efectuar el registro contable y financiero por la provisión de beneficios sociales
de empleados emitidos por la Unidad de Personal, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.
C. Requisitos
El Jefe de Recursos Humanos deberá remitir la siguiente información: Cuadro de Provisión de Beneficios Sociales de los Empleados
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad los Beneficios Sociales de los empleados,
adjuntando las planillas y hojas de trabajo que sirvan de sustento para el asiento contable correspondiente.
(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica los documentos fuentes, autorizaciones de gastos, firmas de responsables,
montos, fechas y cuentas contables y presupuestales. Evalúa si la documentación está completa De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y completada.
De estar completa Elabora la Nota Contable por la provisión de Beneficios Sociales de
Empleados generando el asiento contable por el compromiso de Gasto. Imprime Nota Contable. Adjunta Copia de la documentación sustentatoria Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración.
(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa las Notas Contables Entrega la información para que sea debidamente archivada.
De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables por la provisión de beneficios sociales de
empleados al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección.
(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad
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E. Duración 5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Cuadro de Provisión de Beneficios Sociales de los Empleados
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Jefe de la Unidad de Contabilidad
Evalúa si la documentación está
completa
Evalúa si la documentación está
completa
1
Verifica los documentos fuentes, autorizaciones de gastos, firmas de
responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuestales
Verifica los documentos fuentes, autorizaciones de gastos, firmas de
responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuestales
Devuelve la documentación para que sea revisada y completada
Devuelve la documentación para que sea revisada y completada
No
InicioInicio
Remite a la Unidad de Contabilidad los Beneficios Sociales de los empleados
Remite a la Unidad de Contabilidad los Beneficios Sociales de los empleados
Si
Elabora la Nota Contable por la provisión de Beneficios Sociales de Empleados generando el asiento contable por el
compromiso de Gasto
Elabora la Nota Contable por la provisión de Beneficios Sociales de Empleados generando el asiento contable por el
compromiso de Gasto
Página 1
01.3 Contabilización de la provisión de beneficios sociales de empleados
Jefe de Recursos Humanos
Adjunta Copia de la documentación sustentatoria
Adjunta Copia de la documentación sustentatoria
Imprime Nota ContableImprime Nota Contable
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
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Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Visa las Notas ContablesVisa las Notas Contables
¿Es correcta?¿Es correcta?
Si
Devuelve las Notas Contables por la provisión de beneficios sociales de empleados al Jefe de la Unidad de
Contabilidad para su corrección
Devuelve las Notas Contables por la provisión de beneficios sociales de empleados al Jefe de la Unidad de
Contabilidad para su corrección
No
2
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Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Entrega la información para que sea debidamente archivada
FinFin
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
Archiva la informaciónArchiva la información
Página 1
01.3. Contabilización de la provisión de beneficios sociales de empleados
1
Firma la documentaciónFirma la documentación
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VºBº Asesoría Legal
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SUB PROCESO: 01.4 A. Nombre del Sub Proceso
CONTABILIZACIÓN DE ASIENTO DE PROVISION MENSUAL DE LOS DESCUENTOS AL PERSONAL POR PRÉSTAMOS Y TARDANZAS DE LOS TRABAJADORES, CONFORM AQ LA PLANILLA DE PAGO.
B. Finalidad Permitir efectuar el registro contable y financiero por la provisión mensual de los
descuentos al personal por prestamos y tardanzas de los trabajadores, conforme a las planillas de pago empleados emitidos por la unidad de Personal, generando las notas Contables, así como conciliar las cuentas 14190000 OTRAS CUENTAS POR COBRAR – PERSONAL, con la cuenta 41 REMUNERACIONES DEL PERSONAL para la elaboración del balance y EEFF.
C. Requisitos
El Jefe de Recursos Humanos Las planillas de los empleados y file de boletas de pago, donde figura los descuentos
correspondientes D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad los descuentos de los empleados, adjuntando
las planillas , file de boletas de pago que sirven de sustento para el asiento contable correspondiente.
(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Revisa los documentos fuentes ,autorizaciones de gastos, firmas de responsables,
montos, fechas y cuentas contables y presupuestales De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y completada.
De estar completa Elabora la Nota Contable por el descuento por concepto de tardanza de
empleados generando asiento contable por el compromiso de gasto. Imprime Nota Contable. Adjunta Copia de la documentación sustentatoria Firma la documentación
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración.
(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona las Notas de Contabilidad y la documentación. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa las Notas Contables Entrega la información para que sea debidamente archivada.
De no ser correcta la información
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Devuelve las Notas Contables por descuentos al personal por prestamos y tardanzas al jefe de la unidad de Contabilidad para su corrección.
(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información
E. Duración
5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Rendición de caja chica.
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Aprobó
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Evalúa si la documentación está completa
Evalúa si la documentación está completa
1
Verifica los documentos fuentes, autorizaciones de gastos, firmas de
responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuestales
Verifica los documentos fuentes, autorizaciones de gastos, firmas de
responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuestales
Devuelve la documentación para que sea revisada y completada
Devuelve la documentación para que sea revisada y completada
No
InicioInicio
Remite a la Unidad de Contabilidad los descuentos de los empleados, adjuntando
planilla, file de boletas de pago del personal
Remite a la Unidad de Contabilidad los descuentos de los empleados, adjuntando
planilla, file de boletas de pago del personal
Si
Elabora la Nota Contable por el descuento por concepto de tardanza de Empleados generando el asiento
Contable por el compromiso del gasto
Elabora la Nota Contable por el descuento por concepto de tardanza de Empleados generando el asiento
Contable por el compromiso del gasto
Página 1
01.4. Contabilización de la provisión mensual de los descuentos al personal por prestamos y tardanza de los trabajadores
Jefe de Recursos Humanos
Adjunta Copia de la documentación sustentatoria
Adjunta Copia de la documentación sustentatoria
Imprime Nota ContableImprime Nota Contable
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
2
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Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Visa las Notas ContablesVisa las Notas Contables
¿Es correcta?¿Es correcta? Si
Devuelve las Notas Contables por la provisión de beneficios sociales de empleados al Jefe de la Unidad de
Contabilidad para su corrección
Devuelve las Notas Contables por la provisión de beneficios sociales de empleados al Jefe de la Unidad de
Contabilidad para su corrección
No
2
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Entrega la información para que sea debidamente archivada
FinFin
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
Archiva la informaciónArchiva la información
Página 1
01.4 Provisión mensual de los descuentos al personal por prestamos y tardanzas de los trabajadores
1
Firma la documentaciónFirma la documentación
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SUB PROCESO: 01.5 A. Nombre del Proceso
CONTABILIZACIÓN DE ASIENTO DE PROVISION MENSUAL DE LOS SEGUROS CONTRATADOS POR ZED PAITA, CONFORME A LAS PRIMAS DE SEGUROS RECIBIDAS.
B. Finalidad Efectuar la verificación y registro contable de los seguros contratados por ZED PAITA,
conforme a las primas de seguros recibidas como medida de conciliación de saldos de la cuenta 18 SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS , para la elaboración del balance general y EEFF
C. Requisitos
La documentación de las pólizas de seguros, formalmente son recibidas en ZED PAITA por la recepcionista de mesa de partes de esta entidad, quien a su vez remite la documentación a la secretaria quien haga sus veces de la Oficina General de Administración , quien deberá remitir la siguiente información : Pólizas de prima de Seguros emitidos a nombre de ZED PAITA
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Oficina General de Administración Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro correspondiente.
(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica si los documentos fuentes están completos De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y completada.
De estar completa Registra la provisión del gasto correspondiente, de ser caso registra la parte
deferida o pagada por adelantado según las cuentas contables correspondientes.
Realiza la verificación contable con los importe que figuran en las primas de seguro , comparando los montos por cuenta contables en el sistema contable SIFTCONT.
Si hay diferencias de los saldos Elabora una Nota de Ajuste
Si no hay diferencia de los saldos Elabora, el a los asientos contables correspondientes. Adjunta copia de la documentación sustitutoria Firma la documentación
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración.
(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación recibida. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa la información recibidas
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Entrega la información para que sea debidamente archivada. De no ser correcta la información Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su
corrección.
(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información
E. Duración
5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Nota contable y/o registro o asiento contable correspondiente.
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Verifica si los documentos fuentes
están completos
Verifica si los documentos fuentes
están completos
1
Devuelve la documentación para que sea revisada y completada
Devuelve la documentación para que sea revisada y completada
No
InicioInicio
Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro
correspondiente
Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro
correspondiente
Si
Registra la provisión del gasto correspondiente, de ser el caso registra la
parte diferida o pagada por adelantado según las cuentas contables
correspondientes
Registra la provisión del gasto correspondiente, de ser el caso registra la
parte diferida o pagada por adelantado según las cuentas contables
correspondientes
Página 1
01.5 Provisión mensual de los seguros contratados , conforme a las primas
Si hay diferencia : elabora una nota contable
Si no hay diferencia de los saldos : Elabora los asientos contables ,
adjunta copia de la documentacion
Si hay diferencia : elabora una nota contable
Si no hay diferencia de los saldos : Elabora los asientos contables ,
adjunta copia de la documentacion
Realiza la verificacion contable con los importes que figuran en las primas de seguro comparando los montos por
cuenta contable en el sistema contable SIFTCONT
Realiza la verificacion contable con los importes que figuran en las primas de seguro comparando los montos por
cuenta contable en el sistema contable SIFTCONT
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
2
Jefe de la Unidad Responsable
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Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Visa la información recibidaVisa la información recibida
¿Es correcta?¿Es correcta? Si
Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
No
2
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Entrega la información para que sea debidamente archivada
FinFin
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
Archiva la informaciónArchiva la información
Página 1
01.5 Provision mensual de los seguros contratados conforme a las primas
1
Firma la documentaciónFirma la documentación
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SUB PROCESO: 01.6 A. Nombre del Sub Proceso
CONTABILIZACIÓN DE ASIENTO DE PROVISION MENSUAL DE LOS INGRESOS DIFERIDOS Y/O PAGADOS POR ANTICIPADO, RECIBIDOS DE PARTE DE NUESTROS CLIENTES
B. Finalidad Efectuar la verificación y registro contable de la provisión mensual de los ingresos
diferidos y/o pagados por anticipados de parte de nuestros clientes, a efectos de conciliar y actualizar saldos de la cuenta 49 PASIVOS DIFERIDOS, para la elaboración del Balance General y EEFF .
C. Requisitos
La encargada de Tesorería, mediante reporte de los depósitos efectuados por clientes en cuentas corrientes a nombre de ZED PAITA, correspondientes a pagos a cuentas o por pagos adelantados que será facturado por ZED PAITA , quien deberá remitir la siguiente información: Reporte de la Caja y Bancos , correspondientes a abonos en cuenta o en efectivo
ingresados a Tesorería , por concepto de pagos recibidos por adelantado de parte de clientes .
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Oficina General de Administración Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro correspondiente
(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica si los documentos fuentes están completos De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y completada.
De estar completa Registra el asiento para aplicar el ingreso en el mes correspondiente
utilizando la cuenta 49600000 con abono a cta 75 con sub partida correspondiente.
Realiza la verificación contable con los importes que corresponde aplicar al ingreso al mes correspondiente , comparando los montos por cuentas contables en el sistema contable SIFTCONT
Si hay diferencia de los saldos Elabora una Nota Contable de Ajuste
Si no hay diferencia de los saldos Elabora , el a los asientos contables correspondientes Adjunta copia de la documentación sustentatoria
Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración.
(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación recibida. Evalúa si la información es correcta
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De ser correcta la información Visa la información recibida Entrega la información para que sea debidamente archivada.
De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su
corrección.
(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información
E. Duración 5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Nota contable y/o registro o asiento contable correspondiente.
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Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Verifica si los documentos fuentes
están completos
Verifica si los documentos fuentes
están completos
1
Devuelve la documentación para que sea revisada y completada
Devuelve la documentación para que sea revisada y completada
No
InicioInicio
Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro
correspondiente
Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro
correspondiente
Si
Registra el asientopara aplicar el ingreso en el mes correspondiente utilizando la
cuenta 49600000 con el abono a la cuenta 75 con sub partida
Registra el asientopara aplicar el ingreso en el mes correspondiente utilizando la
cuenta 49600000 con el abono a la cuenta 75 con sub partida
Página 1
01.6 Provisión mensual de ingresos deferidos y/o pagados por anticipado
Si hay diferencia : elabora una nota contable
Si no hay diferencia de los saldos : Elabora los asientos contables ,
adjunta copia de la documentacion
Si hay diferencia : elabora una nota contable
Si no hay diferencia de los saldos : Elabora los asientos contables ,
adjunta copia de la documentacion
Realiza la verificación contable con los importes que corresponde aplicar los ingresos comparando los montos por
cuenta contable en el sistema contable SIFTCONT
Realiza la verificación contable con los importes que corresponde aplicar los ingresos comparando los montos por
cuenta contable en el sistema contable SIFTCONT
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
2
Jefe de la Unidad Responsable
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Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
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Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Visa la información recibidaVisa la información recibida
¿Es correcta?¿Es correcta? Si
Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
No
2
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Entrega la información para que sea debidamente archivada
FinFin
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
Archiva la informaciónArchiva la información
Página 1
01.6 Provisión mensual de ingresos diferidos y/o pagados por anticipado
1
Firma la documentaciónFirma la documentación
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SUB PROCESO: 01.7 A. Nombre del Sub Proceso
CONTABILIZACION MENSUAL EN CUENTAS DE ORDEN DE LAS ESPECIES VALORADAS, SE LLEVARA UN CONTROL Y ACTUALIZACION DE LAS CARTAS FIANZAS RECIBIDAS EN GARANTIA DE PARTE DE NUESTROS CLIENTES, DE CORRESPONDER LAS EMITIDAS EN DOLARES SE ACTUALIZA CON EL TIPO DE CAMBIO DE SBS,PARA EFECTOS DE REGISTRO DE LAS CUENTAS DE ORDEN DEL BALANCE GENERAL (FORMATO F1) PARA LA CONTADURIA PUBLICA DE LA NACION.
B. Finalidad Efectuar el registro contable y financiero en cuentas de orden de las especies valoradas
específicamente de las CARTAS FINZAS recibidas , realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad Establecidas
C. Requisitos La persona encargada del control de ingresos , renovaciones , devoluciones de CARTAS FIANZAS deberá remitir la siguiente información: Copia de los documentos que tenga en custodia , devolución de CARTAS FIANZAS,
control respectivo Conciliaciones Bancarias , de ser el caso para corroborar la información Cartas Fianzas Depósitos Administrativos Bienes muebles embargados Contrato con clientes
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad la información mensual: Documentación
Financiera (Reporte de Cartas Fianzas). (2) Jefe de la Unidad de Logística – Control Patrimonial, quien lleva el control de las cartas fianzas Remite a la Unidad de Contabilidad la información mensual : Documentación Financiera (Reporte de Carta Fianzas ).
(3) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Evalúa si la documentación esta completa.
o De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida.
o De estar completa Elabora las Notas Contables por cada una de las operaciones Imprime las Notas Contables Adjunta documentación sustentatoria. Firma
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VºBº Asesoría Legal
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Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
(4) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y a Documentación recibida. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa las Notas Contables. Entrega la información para que sea debidamente archivada.
De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su
corrección.
(5) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información.
E. Duración 5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Reporte de Bancos Cartas Fianzas Depósitos Notas Contables Reporte de control de Carta Fianzas.
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Elaborado por Contabilidad 34
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
Página 1
01.7 Contabilización de Cuentas de Orden de las Especies Valoradas, control y actualización de Cartas Fianzas
Jefe de la Unidad de Tesorería
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Evalúa si la documentación está
completa
Evalúa si la documentación está
completaSi
1
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida
Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida
No
Imprime las Notas ContablesImprime las Notas Contables
Adjunta documentación sustentatoriaAdjunta documentación sustentatoria
2
InicioInicio
Remite a la unidad de Logistica la información mensual documentación financiera- Reporte de Carta Fianzas
Remite a la unidad de Logistica la información mensual documentación financiera- Reporte de Carta Fianzas
Encargado de Control Patrimonial
Remite a la Unidad de Contabilidad la información mensual: Documentación
Financiera Cartas Fianzas
Remite a la Unidad de Contabilidad la información mensual: Documentación
Financiera Cartas Fianzas
1 2
Elabora las Notas Contables por cada una de las operaciones
Elabora las Notas Contables por cada una de las operaciones
FimraFimra
3
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CONTABILIDAD
Código MP – CONTA - 01 Página
Elaborado por Contabilidad 35
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
1
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Visa Notas ContablesVisa Notas Contables
¿Es correcta?¿Es correcta? Si
Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
No
3
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Página 1
01.7 Contabilización Cuentas de Orden de las Especies Valoradas, Control y actualización de Cartas Fianzas
FinFin
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
Archiva las informaciónArchiva las información
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SUB PROCESO: 01.8 A. Nombre del Sub Proceso
CONTABILIZACION DE ASIENTO DE AJUSTE MENSUAL DE LOS DEPOSITOS RECIBIDOS EN GARANTIA DE PARTE DE NUESTRO CLIENTES EJM GARANTIA POR MODULOS Y OTROS, ACTUALIZANDO DE ACUERDO AL TIPO DE CAMBIO DE SBS.
B. Finalidad Efectuar la verificación y registro contable de ajuste mensual de los depósitos recibidos
en garantía de parte de nuestros clientes Ej Garantía por módulos y otros, actualizando de acuerdo al tipo de cambio de SBS, a efectos de conciliar y actualizar de saldos de la cuenta 46,sub Cuenta 46700000 DEPOSITOS EN GARANTIA, para la elaboración del Balance General y EEFF.
C.Requisitos El encargado de Tesorería deberá remitir la información financiera del mes:
Nota o Notas de Abono y/o reporte de los depósitos por conceptos de garantías recibidas.
Comprobantes de Ingreso: Recibo y/o recibos de ingresos Copia del Estado de Cuentas, donde figure el o los Depósitos en Garantía recibidas Copia de Boucher del Deposito o Depósitos recibidos Diferencia de Cambios
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad la información del mes: Reporte de Notas de
Abono, Transferencias Bancarias, por concepto de Depósitos Garantías recibidas. (2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona Informe Financiero del mes. Evalúa si la documentación esta completa De no estar completa Devuelve el informe financiero al Jefe de la Unidad de Tesorería para que
sea revisada, con el asiento correspondiente. De estar completa Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación contables e
importes estén bien aplicados de :Reporte de Notas de Abono, Transferencias Bancarias, por concepto de depósitos Garantías recibidas
Evalúa si hay codificación y registro contable que no corresponde Existe codificación contable que no corresponda
• Imprime Registro Auxiliar – LIBRO BANCOS y analiza • Coordina con el responsable de tesorería para corregir el ingreso
No Existe codificación contable que no corresponda, es decir ESTA CONFORME
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Código MP – CONTA - 01 Página
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VºBº Oficina General de
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VºBº Asesoría Legal
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• Registra el asiento contable y elabora las notas contables del mes po: Recibo de Ingresos, Reporte de Depósitos de Garantía y Diferencia de Cambios
• Imprime las Notas Contables • Adjunta documentación sustentatoria según el caso • Firma, previa verificación del registro en el sistema de contabilidad • Entrega las NOTAS DE Contabilidad y/o registro contable
(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona las Notas de Contabilidad y la documentación. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa las Notas Contables Ordena el registro contable en la correspondiente cuenta en el sistema
contable. De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su
corrección.
(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva las Notas Contables
E. Duración
5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Reporte del Sistema Contable de Complementario Bancos, para verificar los depósitos
recibidos en cuentas de ZED PAITA. Depósitos realizados. Diferencia de cambio.
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CONTABILIDAD
Código MP – CONTA - 01 Página
Elaborado por Contabilidad 38
Versión 1 de
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
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Jefe de la Unidad de Contabilidad
Verifica si los documentos fuentes
están completos
Verifica si los documentos fuentes
están completos
1
Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida
Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida
No
InicioInicio
Remite la información financiera del mes : reporte de notas de abono, transferencias
bancarias, por concepto de deposito en garantias
Remite la información financiera del mes : reporte de notas de abono, transferencias
bancarias, por concepto de deposito en garantias
Si
Página 1
01.8contabilizacion Depósitos recibidos en garantía de parte de los clientes
Genera el asiento contable por la operación realizada
Genera el asiento contable por la operación realizada
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
2
Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación
contable importes que estén bien aplicados Reposte de notas de
abono, transferencias
Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación
contable importes que estén bien aplicados Reposte de notas de
abono, transferencias
Si existe igualdad de saldoEsta conforme Esta conforme
Imprime Registro Auxiliar LIBRO BANCOS y analiza, coordina con el responsable de
tesorería para corregir el ingreso
Imprime Registro Auxiliar LIBRO BANCOS y analiza, coordina con el responsable de
tesorería para corregir el ingreso
Si existe codificacion que no corresponda No existe codificación contable que no corresponde
Imprime Nota ContableImprime Nota Contable
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Elaborado por Contabilidad 39
Versión 1 de
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VºBº Asesoría Legal
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Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Visa la información recibidaVisa la información recibida
¿Es correcta?¿Es correcta? Si
Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
No
2
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Entrega la información para que sea debidamente archivada
FinFin
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
Archiva la informaciónArchiva la información
Página 1
01.8Contabilizacion Depósitos recibidos en garantía de parte de los clientes
1
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SUB PROCESO: 01.9 A. Nombre del Proceso
CONTABILIZACION DE ASIENTO DE LA PROVISION MENSUAL DE LA DEPRECIACION Y AMORTIZACION DEL ACTIVO FIJO E INTANGIBLE RESPECTIVAMENTE
B. Finalidad Permitir establecer el procedimiento para una adecuada depreciación de Bienes de la
entidad. C. Requisitos Que el Bien Mueble pertenezca a la entidad Tarjetas de Control de Activos Tasas de Depreciación vigente sustentado en el marco legal correspondiente
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Responsable de patrimonio Determina la Pérdida gradual del bien (Depreciación) mensual para Bienes de
acuerdo a tabla de porcentajes de depreciación. Elabora el cuadro de depreciaciones del mes. Entrega al Jefe de la Unidad de Contabilidad el cuadro de depreciaciones del mes.
(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Evalúa la documentación. Si no es conforme. Devuelve la información para que sea corregida.
Si es conforme. Da el visto bueno a la información. Elabora las Notas Contables de depreciación en base al cuadro de
depreciaciones del mes generando el asiento contable respectivo. Imprime Nota Contable. Visa la nota contable Remite la información elaborada.
(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona la documentación. Evalúa la documentación. Si no es conforme. Devuelve la información para que sea corregida.
Si es conforme. Da el visto bueno a la información. Entrega la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad
(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Archiva la información.
E. Duración
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5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Cuadro de depreciaciones mensual Notas contables
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InicioInicio
Página 1
01.9 Provisión de Depreciación y amortización del activo fijo e intangible
Determina la Pérdida gradual del bien (Depreciación) mensual para Bienes de
acuerdo a tabla de porcentajes de depreciación
Determina la Pérdida gradual del bien (Depreciación) mensual para Bienes de
acuerdo a tabla de porcentajes de depreciación
1
Elabora el cuadro de depreciaciones del mes
Elabora el cuadro de depreciaciones del mes
Responsable de Patrimonio
Entrega al Jefe de la Unidad de Contabilidad el cuadro de depreciaciones
del mes
Entrega al Jefe de la Unidad de Contabilidad el cuadro de depreciaciones
del mes
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Evalúa la documentación
Evalúa la documentación
Da el visto bueno a la informaciónDa el visto bueno a la informaciónDevuelve la información para que sea corregida
Devuelve la información para que sea corregida
Si no esconforme
Si esconforme
Elabora las Notas Contables de depreciación en base al cuadro de depreciaciones del mes generando el asiento contable respectivo
Elabora las Notas Contables de depreciación en base al cuadro de depreciaciones del mes generando el asiento contable respectivo
Imprime Nota ContableImprime Nota Contable
Visa la nota contableVisa la nota contable
2
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1
Página 1
01.9 Provisión de la Depreciación y amortización del activo fijo e intangible
Evalúa la documentación
Evalúa la documentación
Da el visto bueno a la informaciónDa el visto bueno a la informaciónDevuelve la información para que sea corregida
Devuelve la información para que sea corregida
Si no esconforme
Si esconforme
2
Entrega la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad
Entrega la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad
Remite la información elaboradaRemite la información elaborada
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona la documentaciónRecepciona la documentación
FinFin
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Archiva la informaciónArchiva la información
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SUB PROCESO: 02 A. Nombre del Proceso
INTEGRACIÓN CONTABLE Y EMISIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN
B. Finalidad Permitir efectuar el cierre contable del mes, generando el asiento resumen de las Unidad
de Tesorería, Logística, Recursos Humanos, Gestión Presupuestal, pasando el movimiento a las cuentas del Libro Mayor, para luego generar el Balance de Comprobación, el cual contendrá los movimientos acumulados del Libro Mayor y los respectivos saldos actuales, además distribuye las cuentas para su análisis. Para ejecutar este proceso Contabilidad requiere el apoyo del soporte informático de los sistemas contables del área de informática y/o quien haga sus veces
Se recomienda que el Jefe de la Oficina General de Administración, disponga que en el área de Tesorería se efectué el cierre de los registros de compra y ventas , y el área de Recursos Humanos , se efectué el cierre contable, estableciendo como fecha máxima cuatro (04) días hábiles posteriores al mes de cierre de operaciones contables
C. Requisitos
Las Unidades Generadoras de Ingresos deberán remitir la información financiera del mes, contable – financiero como fecha máximo cuatro (04) días hábiles posteriores al mes de cierre de operaciones contables.
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Unidades Generadoras de ingresos Registra y procesa los Comprobantes emitidas en el mes.
(2) Jefe de la unidad de contabilidad Coordina con los Responsables sobre el cierre de información emitida en el mes
para que realicen la transferencia Genera el asiento resumen. Se procesa los movimientos del mes Realiza la operación de integración contable del mes Procesa los Reportes del Balance de comprobación Evalúa si es correcto. Sí es correcto Imprime el Balance de Comprobación. Visa la información. Entrega el Balance de Comprobación al Jefe de la Oficina General de
Administración. No es correcto. Se revierte el procesamiento de los movimientos del mes.
(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación. Evalúa si la información está correcta
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No está correcta Devuelve la documentación para que sea corregida.
Sí está correcta Visa la documentación Entrega la información para que sea debidamente archivada.
(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información.
E. Duración
5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Balance de Comprobación.
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InicioInicio
Registra y procesa los Comprobantes emitidas en el mes
Registra y procesa los Comprobantes emitidas en el mes
Página 1
2. Integración contable y emisión del balance de comprobación
Se procesa los movimientos del mesSe procesa los movimientos del mes
Genera el asiento resumenGenera el asiento resumen
Coordina con los Responsables sobre el cierre de información emitida en el mes
para que realicen la transferencia
Coordina con los Responsables sobre el cierre de información emitida en el mes
para que realicen la transferencia
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Evalúa si es correcto
Evalúa si es correcto
Se revierte el procesamiento de los movimientos del mes
Se revierte el procesamiento de los movimientos del mes Imprime el Balance de ComprobaciónImprime el Balance de Comprobación
No Si
Visa la informaciónVisa la información
2
Unidades Generadorasde ingreso
Realiza la operación de integración contable del mes
Realiza la operación de integración contable del mes
Procesa los Reportes del Balance de comprobación
Procesa los Reportes del Balance de comprobación
Coordina la correcciónCoordina la corrección
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Entrega el Balance de Comprobación al Jefe de la Oficina General de
Administración
Entrega el Balance de Comprobación al Jefe de la Oficina General de
Administración
Página 1
2. Integración contable y emisión del balance de comprobación
1
FinFin
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Evalúa si la información está
correcta
Evalúa si la información está
correcta
Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
Devuelve la documentación para que sea corregida
Devuelve la documentación para que sea corregida Visa la documentaciónVisa la documentación
Si No
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Entrega la información para que sea debidamente archivada
2
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
Archiva la informaciónArchiva la información
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SUB PROCESO: 03 A. Nombre del Proceso
ANÁLISIS DE CUENTAS FINANCIERAS Y NOTAS DE AJUSTE
B. Finalidad Permitir establecer los componentes del saldo de cada cuenta a nivel del último dígito del
Plan de Cuentas que tenga implementado la entidad y generar la nota de ajuste correspondiente.
C. Requisitos
Registros Auxiliares por Cuentas Contables. D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la unidad de contabilidad Emite el Registro Auxiliar Cuentas Contables Realiza la conciliación de saldos por cuentas y sub cuentas contables Determinan los nuevos saldos de las cuentas analizadas Evalúa si existen diferencias. Sí existen diferencias Emite Nota Contable de Ajuste. Imprime el Análisis de Cuentas correspondientes al mes.
No existen diferencias. Imprime el Análisis de Cuentas correspondientes al mes. Visa la información. Entrega el análisis de cuentas financieras y de ser el caso notas de ajuste al
Jefe de la Oficina General de Administración.
(2) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación. Evalúa si la información está correcta No está correcta Devuelve la documentación para que sea corregida.
Sí está correcta Visa la documentación Entrega la información para que sea debidamente archivada.
(3) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información.
E. Duración 5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Registros auxiliares. Nota contable.
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InicioInicio
Emite el Registro Auxiliar Cuentas Contables
Emite el Registro Auxiliar Cuentas Contables
Página 1
03. Análisis de cuentas financieras y notas de ajuste
Determinan los nuevos saldos de las cuentas analizadas
Determinan los nuevos saldos de las cuentas analizadas
Realiza la conciliación de saldos por cuentas y sub cuentas contables
Realiza la conciliación de saldos por cuentas y sub cuentas contables
Evalúa si existen diferencias
Evalúa si existen diferencias
Emite Nota Contable de AjusteEmite Nota Contable de Ajuste Imprime el Análisis de Cuentas correspondientes al mes
Imprime el Análisis de Cuentas correspondientes al mes
Si No
Visa la informaciónVisa la información
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Entrega el análisis de cuentas financieras y de ser el caso notas de ajuste al Jefe de la Oficina
General de Administración
Entrega el análisis de cuentas financieras y de ser el caso notas de ajuste al Jefe de la Oficina
General de Administración
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
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Página 2
03. Análisis de cuentas financieras y notas de ajuste
1
FinFin
Evalúa si la información está
correcta
Evalúa si la información está
correcta
Devuelve la documentación para que sea corregida
Devuelve la documentación para que sea corregida Visa la documentaciónVisa la documentación
Si No
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Entrega la información para que sea debidamente archivada
2
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
Archiva la informaciónArchiva la información
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SUB PROCESO: 04 A. Nombre del Proceso
LIQUIDACIÓN DEL IGV MENSUAL
B. Finalidad Permitir establecer mensualmente el monto a pagar al estado por el Impuesto General a
las Ventas o determinar el crédito a favor de la entidad, para cual se tomará el monto del impuesto cobrado en las ventas del mes, se deduce el impuesto pagado en compras del mes y el crédito del mes anterior. Se tendrá en cuenta si son operaciones gravadas, exoneradas y si las operaciones gravadas son plenamente identificables.
C. Requisitos
El responsable de Tesorería presenta a la Unidad de Contabilidad estableciendo un plazo de cuatro (04) días hábiles , posteriores al mes anterior que se está cerrando, teniendo en cuenta el cronograma de pago de impuestos mensual establecido por SUNAT, debiendo presentar siguiente: Reporte del Registro de Compras mensual , impreso y visado por el jefe del área de
tesorería o quien haga sus veces , adjuntando el file de los documentos que sustente las compras y servicios del mes
Reporte del Registro de Ventas mensual , impreso y visado por el jefe del área de Tesorería o quien haga sus veces, adjuntando el file de los documentos que sustente las ventas del mes
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) El responsable de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad el Registro de Compras. Remite a la Unidad de Contabilidad el Registro de Ventas.
(2) Jefe de la unidad de contabilidad Imprime el Registro Auxiliar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas Verifica el importe de las Facturas y otros comprobantes de pago y exoneradas al
IGV, emitidos por ZED PAITA , comparando el Registro de Ventas vs importe contabilizado de la cuenta 40 Impuesto General a las Ventas – IGV por Cobrar
Verifica el importe de las Facturas y otros comprobantes de pago y exoneradas al IGV, recibidos de los proveedores de bienes y servicios , a fin de comparar los registros de compras vs importe contabilizado de la cuenta 40 Impuesto General a las Ventas – IGV por Pagar
Analiza las cuentas contables, que tienen relación e incidencia con las ventas y compars.
Evalúa si existen diferencias. Sí existen diferencias realiza rectificación de los impuestos. Elabora la Liquidación Mensual del IGV determinando saldos a favor de IGV
y la percepción. No existen diferencias. Elabora la Liquidación Mensual del IGV determinación del coeficiente a
aplicar que determina el Crédito Fiscal Tributario de IGV mensual, el mismo
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que se obtiene del prorrateo de las ventas afectas y exoneradas del periodo de 12 meses incluyendo el mes presente, de conformidad con lo indicado en el PDT 621 IGV VENTAS de SUNAT
Elabora la Nota Contable por la percepción del IGV del mes, ingresando Tipo Doc., N° Doc., Fecha, Doc. Ref., Fuente de Financiamiento, Partida Presupuestal, Glosa, asiento contable por la operación.
Imprime la Nota Contable por la percepción del IGV, si lo hubiera. Visa la información. Entrega la Nota Contable por la percepción del IGV al Jefe de la Oficina General de
Administración.
(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación recibida. Evalúa si la información está correcta No está correcta Devuelve la documentación para que sea corregida.
Sí está correcta Visa la documentación Remite Liquidación IGV a la Unidad de Tesorería para que inicie el trámite
correspondiente Archiva la liquidación del IGV.
E. Duración
5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Nota contable Liquidación del IGV mensual PDT 621- IGV VENTAS mensual
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1
InicioInicio
Remite a la Unidad de Contabilidad el Registro de Compras
Remite a la Unidad de Contabilidad el Registro de Compras
Página 1
04. Liquidación del IGV mensual
Analiza las cuentas contablesAnaliza las cuentas contables
Verifica el importe de las Facturas afectas al IGV, comparando el Registro de Compras vs. el Registro
Auxiliar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas y la percepción por pagar
Verifica el importe de las Facturas afectas al IGV, comparando el Registro de Compras vs. el Registro
Auxiliar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas y la percepción por pagar
Imprime el Registro Auxiliar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas
Imprime el Registro Auxiliar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Jefe de la Unidadde Logística
Remite a la Unidad de Contabilidad el Registro de Ventas
Remite a la Unidad de Contabilidad el Registro de Ventas
Evalúa si existen diferencias
Evalúa si existen diferencias
realiza rectificación de los impuestosrealiza rectificación de los impuestosElabora la Liquidación Mensual del IGV determinando saldos a favor de IGV y la
percepción
Elabora la Liquidación Mensual del IGV determinando saldos a favor de IGV y la
percepción
Si No
Elabora la Nota Contable por la percepción del IGV del mes, ingresando Tipo Doc., N° Doc., Fecha, Doc. Ref., Fuente de
Financiamiento, Partida Presupuestal, Glosa, asiento contable por la operación
Elabora la Nota Contable por la percepción del IGV del mes, ingresando Tipo Doc., N° Doc., Fecha, Doc. Ref., Fuente de
Financiamiento, Partida Presupuestal, Glosa, asiento contable por la operación
2
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Imprime la Nota Contable por la percepción del IGV
Imprime la Nota Contable por la percepción del IGV
Entrega la Nota Contable por la percepción del IGV al Jefe de la Oficina
General de Administración
Entrega la Nota Contable por la percepción del IGV al Jefe de la Oficina
General de Administración
Página 1
04 Liquidación del IGV mensual
1
Visa la informaciónVisa la información
FinFin
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Evalúa si la información está
correcta
Evalúa si la información está
correcta
Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
Devuelve la documentación para que sea corregida
Devuelve la documentación para que sea corregida Visa la documentaciónVisa la documentación
Si No
Remite Liquidación IGV a la Unidad de Tesorería para que inicie el trámite
correspondiente
Remite Liquidación IGV a la Unidad de Tesorería para que inicie el trámite
correspondiente
2
Archiva la liquidación del IGVArchiva la liquidación del IGV
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SUB PROCESO: 05 A. Nombre del Proceso
VERIFICACION DE LAS CONTRIBUCIONES MENSUALES , E INCLUIR RENTA DE 4TA CATEGORIA, PARA DETERMINAR LOS IMPORTES DECLARADOS Y PAGADOS EN LA PLANILLA ELECTRONICA
B. Finalidad Permitir establecer mensualmente las contribuciones mensuales, e incluir el importe de
Renta de 4ta categoría, declaradas y pagadas en la Planilla Electrónica – PLAME mensual. C. Requisitos
El responsable de Recursos Humanos alcanza a la Unidad de Contabilidad, el BACKUP previo de la Planilla Electrónica – PLAME mensual que incluye las contribuciones generadas en el mes al que corresponde la declaración, estableciendo un plazo de cuatro (04) días hábiles, posteriores al mes anterior que se está cerrando, teniendo en cuenta el cronograma de pago de impuestos mensual establecido por SUNAT , debiendo presentar lo siguiente: BACKUP previo de la planilla Electrónica – PLAME mensual Planillas de Personal del mes, impreso y visado por el jefe del área de Recursos Humanos
o quien haga sus veces adjuntando el file de las boletas de pago del personal. El responsable de Tesorería alcanza a la Unidad de Contabilidad, la información de renta de 4ta categoría, estableciendo un plazo de cuatro (04) días hábiles, posteriores al mes anterior que se está cerrando, teniendo en cuenta el cronograma de pago de impuestos mensual establecido por SUNAT , debiendo presentar lo siguiente: Reporte, impreso y visado por el jefe de Tesorería, adjuntando el file de los recibos de
Honorarios cancelados en el mes que se esta declarando en el PLAME
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) El responsable de la Oficina de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad el BACKUP previo de la Planilla Electrónica –
PLAME mensual. Remite a la Unidad de Contabilidad, planillas y boletas del Personal del mes que se
esta declarando
(2) El responsable de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad el Reporte y file de los recibos de honorarios,
pagados en el mes que se va declarar en el PLAME.
(3) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona la documentación, enviada por recursos humanos y tesorería, y lo
compara con lo registrado en la cuenta 40 TRIBUTOS POR PAGAR, específicamente las Sub Cuentas de Contribuciones, Renta de 4ta categoría del sistema contable SOFTCONT.
Verifica el importe de las planillas , boletas de pagos del personal, pago de dietas y los Recibos de Honorarios del mes que se esta declarando, a fin de comparar el Reporte de Honorarios con la documentación física vs los importes contabilizado en
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la Cuenta 40 TRIBUTOS POR PAGAR , específicamente con concepto que se están declarando en el PLAME.
Analiza las cuentas contables, que tiene relación e incidencia con las ventas y compras.
Evalúa si existen diferencias Si existen diferencias Realiza rectificación de los impuestos. Elabora la Liquidación de los importes que van a declarar y pagar PLAME
No existen diferencias Adiciona la información recibida de TESORERIA referente a Renta de 4ta
categoría a la planilla electrónica – PLAME , según el BACKUP que fue recibido de parte de la oficina de Recursos Humanos
Labora la Nota Contable por conceptos declarados en el PLAME mensual, verificando que coincida con lo registrado contablemente en el sistema
Imprime la Nota Contable Visa la Información Entrega la Nota Contable al Jefe de la Oficina General de Administración
(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la documentación recibida. Evalúa si la información esta correcta No está correcta Devuelve la documentación para que sea corregida.
Si esta correcta Visa la documentación Remite a TESORERIA el reporte de que determina el importe total a pagar
en la planilla Electrónica – PLAME mensual para efectos de pago, indicando que sea dentro del plazo establecido por SUNAT
E. Duración
5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Balance de comprobación. Nota contable.
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InicioInicio
Página 1
05.Verificacion de las contribuciones mensuales pagados en planilla electrónica
Recibe la documentación de recursos humanos y lo compara con lo registrado
en el sistema softcont , verifica de las planillas , boletas de pagodel personal,
dietas , recibos de honorarios con lo registrado en el sistema
Recibe la documentación de recursos humanos y lo compara con lo registrado
en el sistema softcont , verifica de las planillas , boletas de pagodel personal,
dietas , recibos de honorarios con lo registrado en el sistema
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Analiza y evalua las diferencias
Analiza y evalua las diferencias
Realiza rectificación de los impuestos, elabora la liquidación los importes que
van a declarar y pagar el PLAME
Realiza rectificación de los impuestos, elabora la liquidación los importes que
van a declarar y pagar el PLAME
Si No
Labora la Nota Contable por concepto declrardo en el PLAME mensual
verificando que coincida con lo registrado
Labora la Nota Contable por concepto declrardo en el PLAME mensual
verificando que coincida con lo registrado
Remite a la Unidad de contabilidad el Backup previo de la Planilla Electrónica –
PLAME mensual
Remite a la Unidad de contabilidad el Backup previo de la Planilla Electrónica –
PLAME mensual
Imprime la Nota ContableImprime la Nota Contable
Responsable de Recursos Humanos Responsable de Tesoreria
Remite a la Unidad de Contabilidad el reporte y file de los recibos de honorarios , pagados en el mes que se va a declarar
en el PLAME
Remite a la Unidad de Contabilidad el reporte y file de los recibos de honorarios , pagados en el mes que se va a declarar
en el PLAME
Adiciona la informacion de tesoreria refernte a la renta de cuarta a la planilla electronica – PLAME según backup que
fue recibido de recursos Humanos
Adiciona la informacion de tesoreria refernte a la renta de cuarta a la planilla electronica – PLAME según backup que
fue recibido de recursos Humanos
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05 Verificacion de las contribuciones mensuales en la planilla electronica
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Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
Visa la InformacionVisa la Informacion
Entrega la Nota Contable al Jefe de la Oficina General de Administracion
Evalúa si La información es
correcta
Evalúa si La información es
correcta
Visa la documentacionRemite a TESORERIA ,el reporte de que
determina el importe total a pagaren la planilla electronica – PLAME según
pazo establecido por SUNAT
Visa la documentacionRemite a TESORERIA ,el reporte de que
determina el importe total a pagaren la planilla electronica – PLAME según
pazo establecido por SUNAT
Devuelve la documentacion para que sea corregida
Devuelve la documentacion para que sea corregida
Noi Si
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
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Aprobó
PROCESO:06 A. Nombre del Proceso VERIFICACIÓN DE LAS VALIDACIONES, CONFORME AL REPORTE DE INFORMACIÓN CONSISTENTE DE LOS LIBROS Y REGISTRO ELECTRÓNICOS, EMITIDO DEL PROGRAMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS DE SUNAT (PLE-SÜNAT). B. Finalidad Permitir verificar los reportes de Información consistente, previo a su envió de los
Registros y Libros Electrónicos, dentro de los plazos establecidos por SUNAT. C.Requisitos El responsable brindar soporte técnico informático del Sistema Contable o quien haga sus veces, alcanza a CONTABILIDAD lo siguiente: Reporte de información Consistente de los Libros y Registro Electrónicos, emitido del
Programa de Libros Electrónicos de SUNAT (PLE-SUNAT). D. Etapas del Proceso 1. Oficina General de Administración (1) El responsable brindar soporte técnico informático del Sistema Contable o quien haga sus veces Remite a la Unidad de Contabilidad el reporte de información Consistente de los Libros
y Registro Electrónicos.
(2) Jefe de la unidad de Contabilidad Verifica el importe el reporte de información Consistente de los Libros y Registro
Electrónicos, comparando dicho reporte vs. Lo registrado en los registros auxiliares de compras y Ventas y la información proporcionada de! Sistema Contable SOFTCONT.
Analiza las cuentas contables, que tienes relación e incidencia con las ventas y Compras, Consolidados de los Libros Contables DIARIO y MAYOR de la información registrada en el Sistema Contable SOFTCONT de CETECOS PAITA.
Sí existen diferencias • Realiza las coordinaciones con el encargado del soporte informático, para efectuar la rectificación de los Registros y Libros Electrónicos en el caso de que sea necesario.
No existen diferencias. • Coordina con el encargado de soporte informático, y previa autorización del Jefe de la Oficina General de Administración, gestiona el envió de los registro y Libros electrónicos que ha sido revisados y aprobados. • Archiva los reportes de los Libros electrónicos aprobados por el jefe de OGA. Imprime los reporte de envió de los registros y Libros Electrónicos enviados a SUNAT.
(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación recibida, Evalúa si la información está correcta No está correcta
•Devuelve la documentación para que sea corregida. Sí está correcta
• Visa la documentación
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• Remite los reportes previos verificados y aprobados, con su visto, autorizando su Envíos a SUNAT E. Duración 5 días útiles. F. Formatos y Formularios Reporte de información consiste de los Registro y Libros Electrónicos.
Reporte de Envió de los Registro y Libros Electrónicos
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Remite a la unidad de Contabilidad el reporte de información consistente de los
libros y registros electronicos
Remite a la unidad de Contabilidad el reporte de información consistente de los
libros y registros electronicos
InicioInicio
Página 1
6. Validación conforme al reporte de los libros y registros electrónicos emitidos por la SUNAT (PLE-SUNAT)
Soporte Técnico Informático
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Coordina con el encargado del soporte informático previa autorización del jefe de la oficina General
Administración, gestiona el envío de los registros y libros electrónicos que han sido revisados y aprobados ,
archiva los reportes de los libros electrónicos aprobados por el jefe OGA
Coordina con el encargado del soporte informático previa autorización del jefe de la oficina General
Administración, gestiona el envío de los registros y libros electrónicos que han sido revisados y aprobados ,
archiva los reportes de los libros electrónicos aprobados por el jefe OGA
Evalúa si la documentación está
completa
Evalúa si la documentación está
completaNo
1
Verifica el importe el reporte de información consistente de los libros y Registros comparando dicho reporte
compras y ventas, Analiza las cuentas que tienen incidencia con el sistema contable
SOFTCONT
Verifica el importe el reporte de información consistente de los libros y Registros comparando dicho reporte
compras y ventas, Analiza las cuentas que tienen incidencia con el sistema contable
SOFTCONT
Realiza las coordinaciones con el encargado del soporte informático, para efectuar la rectificación de los registros y
libros en caso que sea necesario
Realiza las coordinaciones con el encargado del soporte informático, para efectuar la rectificación de los registros y
libros en caso que sea necesario
Si
Imprime los reportes de los registros
electrónicos enviados a SUNAT
Imprime los reportes de los registros
electrónicos enviados a SUNAT
2
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1
Visa DocumentaciónVisa Documentación
¿Es correcta?¿Es correcta?
Si
Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
No
2
Página 1
6 Validación conforme al reporte de los libros y registros electrónicos emitidos por la SUNAT (PLE – SUNAT)
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad de Ingresos
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad de Ingresos
Remite los reportes previos verificados y aprobados con su visto autorizados su
envío a SUNAT
Remite los reportes previos verificados y aprobados con su visto autorizados su
envío a SUNAT
FinFin
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PROCESO: 07 A. Nombre del Proceso
EMISIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS MENSUAL
B. Finalidad Permitir establecer el procedimiento para emitir en el plazo establecido los Estados
Financieros de la entidad en forma mensual. C. Requisitos Balance de Comprobación de 5 dígitos. Análisis de Cuentas Financiero y Presupuestal. Conciliaciones varias. Registros Auxiliares cerrados. Libros Principales Cerrados.
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Contabilidad Procesa la acumulación de las diversas operaciones contables efectuadas en el
mes. Emite el Balance General y los Estados Financieros del mes. Elabora las notas explicativas a los estados financieros con apoyo del balance
comprobación y análisis de cuentas financieras. Elabora el informe de los estados financieros del mes. Entrega el informe de los estados financieros del mes al jefe de la oficina general
de administración.
(2) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la documentación recibida. Evalúa si está correcta la información La información es incorrecta Devuelve la información para que sea corregida.
La información es correcta Visa la información recibida Archiva la información realizada. Procede a la distribución de los estados financieros a los órganos
autorizados.
E. Duración 5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Balance General. Estados financieros.
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InicioInicio
Página 1
07. Emisión de los estados financieros mensual
Elabora el informe de los estados financieros del mes
Elabora el informe de los estados financieros del mes
Procesa la acumulación de las diversas operaciones contables efectuadas en el
mes
Procesa la acumulación de las diversas operaciones contables efectuadas en el
mes
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Emite el Balance General y los Estados Financieros del mes
Emite el Balance General y los Estados Financieros del mes
Elabora las notas explicativas a los estados financieros con apoyo del balance
comprobación y análisis de cuentas financieras
Elabora las notas explicativas a los estados financieros con apoyo del balance
comprobación y análisis de cuentas financieras
Entrega el informe de los estados financieros del mes al jefe de la oficina
general de administración
Entrega el informe de los estados financieros del mes al jefe de la oficina
general de administración
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
FinFin
Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
Evalúa si está correcta la
información
Evalúa si está correcta la
información
Visa la información recibidaVisa la información recibidaDevuelve la información para que sea corregida
Devuelve la información para que sea corregida
Si No
Archiva la información realizadaArchiva la información realizada
Procede a la distribución de los estados financieros a los órganos autorizados
Procede a la distribución de los estados financieros a los órganos autorizados
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PROCESO: 08 A. Nombre del Proceso
INVENTARIO ANUAL FÍSICO DE BIENES DE ZED PAITA
B. Finalidad Permitir efectuar la constatación física de los bienes de la entidad, etiquetado, registro y
actualización de los mismos por cada dependencia en forma anual para sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General, determinando los faltantes y sobrantes así como el patrimonio de la entidad.
C. Requisitos Resolución que designa la comisión de Toma de Inventarios Aprobación del Programa de Inventario Anual de Bines de la entidad mediante
Resolución. Reporte bienes de Contabilidad
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Contabilidad Elabora y propone el Programa de Inventario Anual de Bienes de la entidad. Propone la comisión de trabajo para la toma de inventario de existencias físicas de
la entidad, siendo el jefe de la unidad de contabilidad el presidente de dicha comisión.
Entrega la documentación para la toma de inventario anual de bienes de la entidad.
(2) Jefe de la Oficina General de Administración Evalúa la documentación de toma de Inventario Anual Físico de Bienes de la
entidad Si no es correcto Devuelve el programa para su corrección.
Si es correcto Visa la documentación para la toma de inventario anual físico de bienes de
la entidad Entrega a Gerencia General el programa y la propuesta de la comisión de
trabajo
2. Gerencia General (1) Secretaría General Recepciona y registra la documentación Traslada la documentación al Gerente General
(2) Gerencia General Evalúa la documentación. Si la rechaza. Devuelve la documentación para que sea corregida
Si la aprueba. Emite la resolución para el proceso de toma de inventario
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(3) Secretaría General Entrega la resolución al Jefe de la Oficina General de Administración
3. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Oficina General de Administración Notifica al personal la toma de inventario de existencias físicas de la entidad. Notifica a la comisión de trabajo la toma de inventario de existencias físicas de la
entidad. Solicita al Jefe de la Unidad de Contabilidad el reporte de bienes por dependencia
para que sea alcanzado a la comisión de trabajo
(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Imprime el reporte de bienes por dependencia. Entrega a la comisión de trabajo el reporte de bienes por dependencia.
4. Comisión de trabajo (1) Comisión de trabajo Realiza y verifica el levantamiento y la constatación física de bienes por cada
dependencia. Realiza el etiquetado de los bienes Elabora la relación de Bienes sobrantes y/o Faltantes Elabora el listado de Bienes Propuestos para baja Realiza la actualización de los Bienes Patrimoniales Solicita a quien corresponda se elabore las notas contables de los bienes faltantes
y/o sobrantes Imprime Inventario de Bienes Patrimoniales de entidad Redacta el Acta de toma de inventarios de bienes patrimoniales de la entidad,
consignando la conformidad o disconformidad, fecha y hora de inicio y de término y se detalla las ítems que la comisión crea necesaria.
Elabora el informe de resultados de inventario Entrega el informe de resultados de inventario a la Gerencia General
5. Gerencia General
(1) Secretaria General Recepciona y registra el documento Traslada la documentación a Gerencia General
(2) Gerencia General Revisa el informe de la toma de inventario Evalúa si en el informe de la toma de Inventario se registra faltantes, sobrantes o
hay bienes para dar de baja Si existen Adopta medidas para ejecución. Aprueba y Visa el informe de inventario anual físico de bienes de la
entidad. No existen
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Aprueba y Visa el informe de inventario anual físico de bienes de la entidad.
E. Duración
5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Etiquetas Acta de inventario de existencias físicas del almacén de la entidad.
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InicioInicio
Página 1
08. Inventario anual físico de ZED Paita
Recepciona y registra la documentaciónRecepciona y registra la documentación
Traslada la documentación al Gerente General
Traslada la documentación al Gerente General
1
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Secretaria General
Gerente General
Evalúa La propuestaEvalúa La propuesta
Devuelve la propuesta para que sea corregida
Devuelve la propuesta para que sea corregida
Emite la resolución para el proceso de toma de inventario
Emite la resolución para el proceso de toma de inventario
Si la aprueba
Si larechaza
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Elabora y propone el Programa de Inventario Anual de Bienes de la entidad
Elabora y propone el Programa de Inventario Anual de Bienes de la entidad
Entrega la documentación para la toma de inventario anual de bienes de la
entidad
Entrega la documentación para la toma de inventario anual de bienes de la
entidad
Propone la comisión de trabajo para la toma de inventario de existencias físicas de la entidad, siendo el jefe de la unidad de contabilidad el presidente de dicha
comisión
Propone la comisión de trabajo para la toma de inventario de existencias físicas de la entidad, siendo el jefe de la unidad de contabilidad el presidente de dicha
comisión
Evalúa la documentación
Evalúa la documentación
Devuelve el programa para su correcciónDevuelve el programa para su corrección
No escorrecta
Visa la documentación para la toma de inventario anual físico de bienes de la
entidad
Visa la documentación para la toma de inventario anual físico de bienes de la
entidad
Si escorrecta
Entrega a Gerencia General la documentación para la toma de inventario anual físico de
bienes de la entidad
Entrega a Gerencia General la documentación para la toma de inventario anual físico de
bienes de la entidad
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1
Página 1
08. Inventario anual físico de bienes de ZED Paita
Entrega la resolución al Jefe de la Oficina General de Administración
Entrega la resolución al Jefe de la Oficina General de Administración
3
Secretaria General
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Notifica a la comisión de trabajo la toma de inventario de existencias físicas de la
entidad
Notifica a la comisión de trabajo la toma de inventario de existencias físicas de la
entidad
Comisión de Trabajo
Realiza y verifica el levantamiento y la constatación física de bienes por cada
dependencia
Realiza y verifica el levantamiento y la constatación física de bienes por cada
dependencia
Elabora la relación de Bienes sobrantes y/o Faltantes
Elabora la relación de Bienes sobrantes y/o Faltantes
Realiza el etiquetado de los bienesRealiza el etiquetado de los bienes
Elabora el listado de Bienes Propuestos para baja
Elabora el listado de Bienes Propuestos para baja
Personal
Solicita al Jefe de la Unidad de Contabilidad el reporte de bienes por
dependencia para que sea alcanzado a la comisión de trabajo
Solicita al Jefe de la Unidad de Contabilidad el reporte de bienes por
dependencia para que sea alcanzado a la comisión de trabajo
Notifica al personal la toma de inventario de existencias físicas de la entidad.
Notifica al personal la toma de inventario de existencias físicas de la entidad.
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Imprime el reporte de bienes por dependencia
Imprime el reporte de bienes por dependencia
Entrega a la comisión de trabajo el reporte de bienes por dependencia
Entrega a la comisión de trabajo el reporte de bienes por dependencia
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3
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08. Inventario anual físico de bienes de Zed Paita
Solicita a quien corresponda se elabore las notas contables de los bienes faltantes y/o
sobrantes
Solicita a quien corresponda se elabore las notas contables de los bienes faltantes y/o
sobrantes
Realiza la actualización de los Bienes Patrimoniales
Realiza la actualización de los Bienes Patrimoniales
Imprime Inventario de Bienes Patrimoniales de entidad
Imprime Inventario de Bienes Patrimoniales de entidad
Redacta el Acta de toma de inventarios de bienes patrimoniales de la entidad, consignando la conformidad o disconformidad, fecha y hora de inicio y de término y se detalla las ítems que la comisión
crea necesaria
Redacta el Acta de toma de inventarios de bienes patrimoniales de la entidad, consignando la conformidad o disconformidad, fecha y hora de inicio y de término y se detalla las ítems que la comisión
crea necesaria
Elabora el informe de resultados de inventario
Elabora el informe de resultados de inventario
Entrega el informe de resultados de inventario a la Gerencia General
Entrega el informe de resultados de inventario a la Gerencia General
Secretaria General
Recepciona y registra la documentaciónRecepciona y registra la documentación
Traslada la documentación al Gerente General
Traslada la documentación al Gerente General
Gerente General
Revisa el informe de la toma de inventarioRevisa el informe de la toma de inventario
4
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Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
Evalúa si en el informe de la toma de Inventario se registra faltantes, sobrantes o hay
bienes para dar de baja
Evalúa si en el informe de la toma de Inventario se registra faltantes, sobrantes o hay
bienes para dar de baja
Aprueba y Visa el informe de inventario anual físico de bienes de la entidad
Aprueba y Visa el informe de inventario anual físico de bienes de la entidad
Adopta medidas para ejecuciónAdopta medidas para ejecución
Si
No
FinFin
Página 1
08. Inventario anual físico de bienes de Zed Paita
4
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VºBº Asesoría Legal
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PROCESO: 09 A. Nombre del Proceso
VERIFICACION Y VALIDACION DE LA INFORMACION FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, COMPLEMENTARIA Y DE METAS DE INVERSIÓN TRIMESTRAL Y ANUAL
B. Finalidad Permitir establecer el procedimiento para emitir la información financiera, presupuestaria,
complementaria y de metas de inversión de la entidad de manera mensual, trimestral , semestral y anual, información que se ingresa a la pagina del Ministerio de Economía y Finanzas, siguiente: http://apps2.mef.gob.pe/siafmef/index.jsp
C. Requisitos Balance de Comprobación de 08 columnas. Análisis de Cuentas Financiero y Presupuestal. Conciliaciones varias. Registros Auxiliares cerrados. Libros Principales Cerrados.
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Contabilidad
Elabora la información Financiera Mensual, verifica la Información Presupuestal
Mensual, según Resolución Directoral N° 002-2013-EF/51.01 del 01 de Febrero 2013. Elabora la información Financiera Trimestral y Semestral, verifica la Información Presupuestal Trimestral y Semestral, según Resolución Directoral N° 006-2013-EF/51.01 del 24 de Abril 2013. Elabora los anexos a los Estados Financieros solicitados en la Directiva N° 006-
2013- EF/51.01 del 24 de Abril 2013. Anexa las informaciones presupuestarias y anexas solicitadas en la Directiva N°
006-2013- EF/51.01 de! 24 de Abril 2013. Realiza el proceso de conciliar la operaciones reciprocas entre la entidad con
otras entidades, en la página web siguienthttp://apps2.mef.Qob.De/appconciHacion/index.isp
Realiza el proceso de conciliar las transferencia recibidas de otras entidades, en la página web siguiente, http://apps2.mef.gob.pe/empresa/index.jsp
Envía la información Financiera y Presupuestal vía pagina web de la contaduría Pública de la Nación: http://apps2.mef.gob.pe/siafmef/index.jsp
Anexa la información de proyectos de inversión y metas físicas solicitados según directiva vigente.
Anexa las informaciones complementarias solicitadas en la Directoral N° 006-2013- EF/51.01 del 24 de Abril 2013.
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Elaborado por Contabilidad 73
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VºBº Oficina General de
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VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
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Revisa la información Financiera, Presupuestaria, complementaria y de metas de inversión de la entidad.
Visa la información Financiera, Presupuestaria, complementaria y de metas de inversión de la entidad
Elabora informe de la información financiera, presupuestaria, complementaria y de metas de inversión de la entidad.
Entrega el forme elaborado al Jefe de la Oficina General de Administración
(2) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la documentación, los EEFF Y presupuestarios en la página
web de la Contaduría, http://apps2.mef.gob.pe/siafmef/index.jsp. Evalúa si está correcta la información La información es incorrecta Devuelve la información para que sea corregida.
La información es correcta Visa la información recibida Entrega el informe elaborado al Gerente General
2. Gerencia General (1) Secretaria General Recepciona, registra y entrega la documentación recibida.
(2) Gerencia General Evalúa si está correcta la información La información es incorrecta Devuelve la información para que sea corregida.
La información es correcta Visa la información recibida Entrega y expone la información financiera en la junta de administración
3. Junta de administración
(1) Junta de administración Recepciona y registra la documentación. Evalúa si está conforme con la información No hay conformidad Devuelve la información para que sea corregida.
Si hay conformidad Aprueba la información Financiera Entrega la información a Gerencia General para que se le dé el trámite
correspondiente.
4. Gerencia General (1) Gerencia General Redacta el Oficio para remitir la información a la Dirección Nacional de
Contabilidad Pública. Suscribe Oficio con la información financiera, presupuestaria, complementaria y de
metas de inversión de la entidad
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Código MP – CONTA - 01 Página
Elaborado por Contabilidad 74
Versión 1 de
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VºBº Oficina General de
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VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
De requerir que la información sea sustentada se designa a los representantes de la entidad para que sustente la información ante Contaduría General de la República.
(2) Secretaria General Comunica al personal que ha sido designado para que sustente la información ante
Contaduría General de la República en la ciudad de Lima. Remite documentación a la Contaduría General de la República.
E. Duración 5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Balance General. Información financiera, con Notas y Anexos. Información presupuestaria. Información de proyectos de inversión y metas físicas. Información complementaria.
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Código MP – CONTA - 01 Página
Elaborado por Contabilidad 75
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VºBº Oficina General de
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VºBº Asesoría Legal
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InicioInicio
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09 Verificación y validación de la información financiera, presupuestaria, complementaria y de metas de inversión trimestral y anual
Anexa la información presupuestaria y anexos solicitados en la directiva Nº 001 -
2008 – EF/93.01
Anexa la información presupuestaria y anexos solicitados en la directiva Nº 001 -
2008 – EF/93.01
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Genera la información FinancieraGenera la información Financiera
Elabora los anexos a los estados financieros solicitados en la directiva Nº
001 -2008 – EF/93.01
Elabora los anexos a los estados financieros solicitados en la directiva Nº
001 -2008 – EF/93.01
Anexa la información de proyectos de inversión y metas físicas solicitados en la
directiva Nº 001 -2008 – EF/93.01
Anexa la información de proyectos de inversión y metas físicas solicitados en la
directiva Nº 001 -2008 – EF/93.01
Anexa la información complementaria solicitados en la directiva Nº 001 -2008 –
EF/93.01
Anexa la información complementaria solicitados en la directiva Nº 001 -2008 –
EF/93.01
Revisa la información financiera, presupuestaria, complementaria y de
metas de inversión de la entidad
Revisa la información financiera, presupuestaria, complementaria y de
metas de inversión de la entidad
Visa la información financiera, presupuestaria, complementaria y de
metas de inversión de la entidad
Visa la información financiera, presupuestaria, complementaria y de
metas de inversión de la entidad
Elabora informe de la información financiera, presupuestaria,
complementaria y de metas de inversión de la entidad
Elabora informe de la información financiera, presupuestaria,
complementaria y de metas de inversión de la entidad
Entrega el informe elaborado al Jefe de la Oficina General de Administración
Entrega el informe elaborado al Jefe de la Oficina General de Administración
1
2
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Código MP – CONTA - 01 Página
Elaborado por Contabilidad 76
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VºBº Oficina General de
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VºBº Asesoría Legal
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09.Verificacion y validacion de la información financiera, presupuestaria, complementaria y de metas de inversión trimestral y anual
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
Evalúa si está correcta la
información
Evalúa si está correcta la
información
Visa la información recibidaVisa la información recibidaDevuelve la información para que sea corregida
Devuelve la información para que sea corregida
No Si
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Entrega el informe elaborado al Gerente General
Entrega el informe elaborado al Gerente General
Gerente General
Evalúa si está correcta la
información
Evalúa si está correcta la
información
Visa la información recibidaVisa la información recibidaDevuelve la información para que sea corregida
Devuelve la información para que sea corregida
No Si
Entrega y expone la información financiera en la junta de administración
Entrega y expone la información financiera en la junta de administración
3
4
Secretaria General
Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
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09. Verificación y validación de la información financiera, presupuestaria, complementaria y de metas de inversión trimestral y anual
Junta de Administración
Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
Evalúa si está correcta la
información
Evalúa si está correcta la
información
Aprueba la información FinancieraAprueba la información FinancieraDevuelve la información para que sea corregida
Devuelve la información para que sea corregida
No Si
Entrega la información a Gerencia General para que se le de el trámite
correspondiente
Entrega la información a Gerencia General para que se le de el trámite
correspondiente
4
Gerente General
Redacta el Oficio para remitir la información a la Contaduría General de la
República
Redacta el Oficio para remitir la información a la Contaduría General de la
República
Suscribe Oficio con la información financiera, presupuestaria,
complementaria y de metas de inversión de la entidad
Suscribe Oficio con la información financiera, presupuestaria,
complementaria y de metas de inversión de la entidad
De requerir que la información sea sustentada se designa a los representantes de la entidad para que
sustente la información ante Contaduría General de la República
De requerir que la información sea sustentada se designa a los representantes de la entidad para que
sustente la información ante Contaduría General de la República
Secretaria General
Comunica al personal que ha sido designado para que sustente la información ante Contaduría General de la
República en la ciudad de Lima
Comunica al personal que ha sido designado para que sustente la información ante Contaduría General de la
República en la ciudad de Lima
Remite documentación a la Contaduría General de la República
Remite documentación a la Contaduría General de la República FinFin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION
CONTABILIDAD
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
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Aprobó
PROCESO: 10 A. Nombre del Proceso
REVISAR Y VISAR LA FACTURACION MENSUAL EMITIDA POR ZED PAITA A SUS CLIENTES. B. Finalidad
Revisión y verificación de las Facturación mensual, emitida por ZED PAITA a sus clientes, control previo al registro Contable.
C. Requisitos La TESORERA, presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente:
Reporte de facturación mensual a los Clientes y Usuario de la entidad. Facturas emitida a los dientes de la entidad.
D. Etapas del Proceso 1. TESORERIA (1) La Jefa de Tesorería de la entidad. Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de Facturación mensual emitida por ZED PAITA a sus clientes 2. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información, Verifica si los documentos de facturación esta completa
De no estar completa • Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida.
De estar completa y Conforme Pasa las facturas al Jefe de la oficina General de Administración para que siga
el trámite correspondiente. Luego la TESORERA entregara las facturas a los respectivo Clientes.
(2) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación. Evalúa si la información es correcta
De ser correcta la información • Visa la información recibida y entrega a la TESORERA para que esta a su vez haga llegar las facturas a los dientes correspondientes. • Entrega !a información para que sea debidamente archivada.
De no ser correcta la información • Devuelve la información a! Jefe de TESORERIA para su corrección. E. Duración 5 días útiles. F. Formatos y Formularios Reporte previo de facturación. Facturas emitidas a los Clientes.
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Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
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Aprobó
Remite a la Unidad de Contabilidad la Documentación de facturación mensual
emitidas por ZED Paita
Remite a la Unidad de Contabilidad la Documentación de facturación mensual
emitidas por ZED Paita
InicioInicio
Página 1
10. Revisar y visar la facturacion mensual emitida por ZED Paita
Jefe de la Unidad de Tesorería
Jefe de la Unidad de Contabilidad
De esta completa y conformeDe esta completa y conforme
Evalúa si la documentación está
completa
Evalúa si la documentación está
completaSi
11
1
Recepciona y registra la informacionRecepciona y registra la informacion
Devuelve el informe financiero al Jefe de la Unidad de Tesorería para que sea
revisado y corregido
Devuelve el informe financiero al Jefe de la Unidad de Tesorería para que sea
revisado y corregido
No
Pasa las facturas al jefe de OGA para que
siga el tramite
Pasa las facturas al jefe de OGA para que
siga el tramite
2
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Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
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Aprobó
1
Visa la información recibida y entrega a Tesorería para que ha su vez haga llegar
llegar la factura a los clientes
Visa la información recibida y entrega a Tesorería para que ha su vez haga llegar
llegar la factura a los clientes
¿Es correcta?¿Es correcta?Si
Devuelve la informacion al Jefe de TESORERIA para su correccion
Devuelve la informacion al Jefe de TESORERIA para su correccion
No
2
Página 1
10.Revisar y visar la facturación mensual emitida por ZED Paita
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad de Ingresos
Recepciona y registra las Notas de Contabilidad de Ingresos
Ordena el archivamiento de las Facturas por Tesoreria
Ordena el archivamiento de las Facturas por Tesoreria
FinFin
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Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
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PROCESO: 11 A. Nombre del Proceso REVISAR Y VISAR LOS COMPROBANTES DE PAGO QUE ESTE CONFORME CON SU DOCUMENTACION SUSTENTADORA PREVIO AL PAGO A LOS PROVEEDORES Y TERCERROS. B. Finalidad Revisar y luego visar, teniendo en cuenta que los Comprobantes de pago cuenten con la documentación sustentatoria, para el caso de los servicios se debe adjuntar la conformidad del área usuaria, para las compra de bienes y servicios por mayor cuantía se debe verificar que cumpla con los requisitos establecidos en la ley de Contracciones y Adquisiciones del Estado. C. Requisitos La TESORERA, presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente: Los Comprobantes de pago adjuntando la documentación sustentatoria. Imprime los Cheques para el pago adjuntando a los comprobantes de pago.
D. Etapas del Proceso 1. TESORERIA (1) La Jefa de Tesorería de la entidad. Remite a la Unidad de Contabilidad los comprobantes de pago para ser cancelados a Proveedores y Terceros. 2. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la información. Verifica sí los comprobantes de pago cuenten con la documentación
sustentatoria y conforme a los requisitos exigidos por la ley de Contracciones y adquisiciones de! estado de ser el caso.
De no estar completa • Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida.
De estar completa y Conforme Visa los comprobantes de pago y deriva el expediente al Jefe de la Oficina
General de Admistración para su autorización y tramite correspondiente. (2) Jefe de la Oficina General de Administración
Recepciona y registra la información y la documentación. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información
• Visa la información recibida y entrega a la TESORERA para que esta a su vez proceda a ejecutar la cancelación o pago a los Proveedores y Terceros.
• Entrega la información para que sea debidamente archivada. De no ser correcta la información
• Devuelve la información al Jefe de TESORERIA para su corrección. E. Duración
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VºBº Asesoría Legal
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5 días útiles. F. Formatos y Formularios Reporte previo de Presupuesto de pagos a Proveedores y Terceros. Reporte de cheques girados a Proveedores y Terceros.
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VºBº Asesoría Legal
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Aprobó
Remite a la Unidad de Contabilidad Los comprobantes de pago para ser
cancelados a proveedores y terceros
Remite a la Unidad de Contabilidad Los comprobantes de pago para ser
cancelados a proveedores y terceros
InicioInicio
Página 1
11. Revisar y visar los comprobantes de pago que este conforme con su documentación sustentatoria
Jefe de la Unidad de Tesorería
Jefe de la Unidad de Contabilidad
De esta completa y conformeDe esta completa y conforme
Evalúa si la documentación está
completa
Evalúa si la documentación está
completaSi
11
1
Recepciona y registra la información verifica si los comprobantes de pago
cuenten con la documentación sustentatoria y conforme a los requisitos
exigidos
Recepciona y registra la información verifica si los comprobantes de pago
cuenten con la documentación sustentatoria y conforme a los requisitos
exigidos
Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida
Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida
No
Visa los comprobantes y
deriva jefe de OGA para que siga el
tramite
Visa los comprobantes y
deriva jefe de OGA para que siga el
tramite
2
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Código MP – CONTA - 01 Página
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
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Aprobó
1
Visa la información recibida y entrega a Tesorería para que ha su vez haga llegar
llegar la factura a los clientes
Visa la información recibida y entrega a Tesorería para que ha su vez haga llegar
llegar la factura a los clientes
¿Es correcta?¿Es correcta?Si
Devuelve la informacion al Jefe de TESORERIA para su correccion
Devuelve la informacion al Jefe de TESORERIA para su correccion
No
2
Página 1
11. Revisar y visar los comprobantes de pago que este conforme con su documentación sustentatoria
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra La información y la documentación
Recepciona y registra La información y la documentación
Ordena el archivamiento de las Facturas por Tesoreria
Ordena el archivamiento de las Facturas por Tesoreria
FinFin
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Código MP – CONTA - 01 Página
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VºBº Asesoría Legal
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PROCESO: 12 A. Nombre del Proceso
VERIFICACION DE LA RENDICION DE VIÁTICOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS.
B. Finalidad Efectuar las rendiciones de viáticos asignados por concepto de comisiones de servicio,
generando la Rendición Planilla de viáticos, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.
C. Requisitos
El Comisionado presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente: Copia de la Planilla de Anticipo de viáticos Declaración Jurada de Pagos Original de Factura, Boleta de Venta, Tickets Informe de Viaje del a Comisión efectuada con el V° B° Jefe que autorizó el viaje
D. Etapas del Proceso
1. Comisionado (1) Comisionado Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de la rendición de viáticos:
Copia de la Planilla de anticipo de viáticos, Declaración Jurada de Pagos, Original de Factura, Boletas de Venta, Tickets, Informe de viaje de la Comisión efectuada con el V°B° Jefe que autorizó el viaje.
2. Oficina General de Administración
(1) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica si los documentos fuentes están completos De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida.
De estar completa Analizará lo que se le otorgó como anticipo y lo que rinde el Comisionado
detallando igualdad o diferencia de saldo a favor o en contra de la entidad. Si existe igualdad de saldo
o Genera el asiento contable por la Rendición de la Planilla de Viáticos. o Imprime Nota Contable.
Si existe devolución
o El Comisionado adjunta el Boucher de depósito por la diferencia, previamente efectuado en la entidad.
o Genera el asiento contable por la Rendición de la Planilla de Viáticos. o Imprime Nota Contable.
Si existe Reembolso
o El Responsable revisa la autorización del Reembolso por el Jefe inmediato consignado en el informe de Rendición de la Planilla de Viáticos.
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VºBº Asesoría Legal
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Aprobó
o Genera el asiento contable por la Rendición de la Planilla de Viáticos. o Imprime Nota Contable.
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración.
(2) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa la información recibida Entrega la información para que sea debidamente archivada.
De no ser correcta la información Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su
corrección.
(3) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información.
E. Duración
5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Formato de declaración jurada. Planilla de Anticipo de viáticos. Nota contable.
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Verifica si los documentos fuentes
están completos
Verifica si los documentos fuentes
están completos
1
Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida
Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida
No
InicioInicio
Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de la rendición de viáticos: Copia de la Planilla de anticipo de viáticos,
Declaración Jurada de Pagos, Original de Factura, Boletas de Venta, Tickets, Informe de viaje de la Comisión efectuada con el V°B° Jefe
que autorizó el viaje
Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de la rendición de viáticos: Copia de la Planilla de anticipo de viáticos,
Declaración Jurada de Pagos, Original de Factura, Boletas de Venta, Tickets, Informe de viaje de la Comisión efectuada con el V°B° Jefe
que autorizó el viaje
Si
Página 1
12. Verificación de la rendición de viáticos en comisión de servicios
Genera el asiento contable por la Rendición de la Planilla de Viáticos
Genera el asiento contable por la Rendición de la Planilla de Viáticos
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
2
Comisionado
Analizará lo que se le otorgó como anticipo
y lo que rinde el Comisionado detallando igualdad o diferencia de
saldo a favor o en contra de la entidad
Analizará lo que se le otorgó como anticipo
y lo que rinde el Comisionado detallando igualdad o diferencia de
saldo a favor o en contra de la entidad
Si existe igualdad de saldo
El Comisionado adjunta el voucher de depósito por la diferencia, previamente
efectuado en la entidad
El Comisionado adjunta el voucher de depósito por la diferencia, previamente
efectuado en la entidad
Si existe devolución
Si existe Reembolso
Imprime Nota ContableImprime Nota Contable
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CONTABILIDAD
Código MP – CONTA - 01 Página
Elaborado por Contabilidad 88
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VºBº Oficina General de
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VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Visa la información recibidaVisa la información recibida
¿Es correcta?¿Es correcta? Si
Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
No
2
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Entrega la información para que sea debidamente archivada
FinFin
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
Archiva la informaciónArchiva la información
Página 1
12. Verificación de la rendición de viáticos en comisión de servicios
1
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Código MP – CONTA - 01 Página
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
PROCESO: 13 A. Nombre del Proceso
VERIFICACION DE RENDICIÓN DE OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS CON RECIBO DE EGRESOS.
B. Finalidad Verificar que las rendiciones de anticipos asignados, cuente con la documentación
sustentatoria. C. Requisitos
El Gerente General, Funcionario o Servidor presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente: Informe de la Rendición del anticipo visado por el Jefe Inmediato Original de Factura, Boleta, Recibos Copia del Recibo de Egresos Declaración Jurada de gastos sólo en el caso de movilidad
D. Etapas del Proceso
1. Gerente General, Funcionario o Servidor (1) Funcionario o Servidor Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de rendición del anticipo.
2. Oficina General de Administración
(1) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica si la documentación es conforme De no ser conforme Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida.
De estar conforme Analizará lo que se le otorgó como anticipo y lo que se rinde detallando
igualdad o diferencia de saldo a favor o en contra de la entidad. Si existe igualdad de saldo
o Genera el asiento contable por la operación realizada. o Imprime Nota Contable.
Si existe devolución o El Funcionario o servidor adjunta el Boucher de depósito por la
diferencia, previamente efectuado en la entidad. o Genera el asiento contable por la operación realizada. o Imprime Nota Contable.
Si existe Reembolso o El Responsable revisa la autorización del Reembolso por el Jefe
inmediato consignado en el informe de Rendición de anticipo. o Genera el asiento contable por la operación realizada. o Imprime Nota Contable.
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración.
(2) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación recibida. Evalúa si la información es correcta
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Código MP – CONTA - 01 Página
Elaborado por Contabilidad 90
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VºBº Oficina General de
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VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
De ser correcta la información Visa la información recibida Entrega la información para que sea debidamente archivada.
De no ser correcta la información Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su
corrección.
(3) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información.
E. Duración
5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Formato de declaración jurada. Planilla de Anticipo de viáticos. Nota contable.
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CONTABILIDAD
Código MP – CONTA - 01 Página
Elaborado por Contabilidad 91
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OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Revisado Jorge Aponte M 100
VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Verifica si los documentos fuentes
están completos
Verifica si los documentos fuentes
están completos
1
Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida
Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida
No
InicioInicio
Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de rendición del anticipo
Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de rendición del anticipo
Si
Página 1
13. Rendición de otorgamiento de anticipos con recibo de egresos
Genera el asiento contable por la operación realizada
Genera el asiento contable por la operación realizada
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
2
Funcionario o Servidor
Analizará lo que se le otorgó como anticipo y lo que se
rinde detallando igualdad o diferencia de saldo a favor o en
contra de la entidad
Analizará lo que se le otorgó como anticipo y lo que se
rinde detallando igualdad o diferencia de saldo a favor o en
contra de la entidad
Si existe igualdad de saldo
El Funcionario o servidor adjunta el voucher de depósito por la diferencia, previamente efectuado en la entidad
El Funcionario o servidor adjunta el voucher de depósito por la diferencia, previamente efectuado en la entidad
Si existe devolución
Si existe Reembolso
Imprime Nota ContableImprime Nota Contable
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Código MP – CONTA - 01 Página
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Visa la información recibidaVisa la información recibida
¿Es correcta?¿Es correcta? Si
Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección
No
2
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Entrega la información para que sea debidamente archivada
FinFin
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la información
Recepciona y registra la información
Archiva la informaciónArchiva la información
Página 1
13. Rendición de otorgamiento de anticipos con recibo de egresos
1
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Código MP – CONTA - 01 Página
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
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PROCESO: 14 A. Nombre del Proceso VERIFICACION DE LA RENDICIÓN DE CAJA CHICA B. Finalidad Permitir efectuar el adecuado registro contable y financiero de la rendición de Caja
Chica, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.
C. Requisitos El Jefe de la unidad de Tesorería deberá remitir la siguiente información: Facturas o Boletas de Ventas debidamente autorizadas
D. Etapas del Proceso 1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la unidad de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad la rendición de caja chica.
(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica si los documentos fuentes cuentan con autorizaciones de gastos, firmas de
responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuéstales De no estar completa
• Devuelve la documentación para que sea revisada y completada. De estar completa
• Elabora la Nota Contable por caja chica generando el asiento contable. • Imprime Nota Contable. • Adjunta Copia de la documentación sustentatoria • Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración.
(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona las Notas de Contabilidad y la documentación. Evalúa si la información es correcta
De ser correcta la información • Visa las Notas Contables • Entrega la información para que sea debidamente archivada.
De no ser correcta la información • Devuelve las Notas Contables por caja chica al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección. (4) Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la información. Archiva la información
E. Duración 5 días útiles.
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Código MP – CONTA - 01 Página
Elaborado por Contabilidad 94
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F. Formatos y Formularios
Rendición de Caja Chica.
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Código MP – CONTA - 01 Página
Elaborado por Contabilidad 95
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Verifica si los documentos fuentes
cuentan con autorizaciones de gastos, firmas de
responsables, montos, fechas y cuentas
contables y presupuestales
Verifica si los documentos fuentes
cuentan con autorizaciones de gastos, firmas de
responsables, montos, fechas y cuentas
contables y presupuestales
1
Devuelve la documentación para que sea revisada y completada
Devuelve la documentación para que sea revisada y completada
No
InicioInicio
Remite a la Unidad de Contabilidad la rendición de caja chica
Remite a la Unidad de Contabilidad la rendición de caja chica
Si
Elabora la Nota Contable por caja chica generando el asiento contable
Elabora la Nota Contable por caja chica generando el asiento contable
Página 1
14. Verificacion de la rendición de caja chica
Adjunta Copia de la documentación sustentatoria
Adjunta Copia de la documentación sustentatoria
Imprime Nota ContableImprime Nota Contable
Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información
2
Jefe de la Unidad de Tesorería
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION
CONTABILIDAD
Código MP – CONTA - 01 Página
Elaborado por Contabilidad 96
Versión 1 de
OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Revisado Jorge Aponte M 100
VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración
Visa las Notas ContablesVisa las Notas Contables
¿Es correcta?¿Es correcta? Si
Devuelve las Notas Contables por caja chica al Jefe de la Unidad de Contabilidad
para su corrección
Devuelve las Notas Contables por caja chica al Jefe de la Unidad de Contabilidad
para su corrección
No
2
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Recepciona las Notas de Contabilidad y la documentación
Recepciona las Notas de Contabilidad y la documentación
Entrega la información para que sea debidamente archivada
Entrega la información para que sea debidamente archivada
FinFin
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Recepciona y registra la información
Recepciona y registra la información
Archiva la informaciónArchiva la información
Página 1
14. Verificacion de la rendición de caja chica
1
Firma la documentaciónFirma la documentación
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Código MP – CONTA - 01 Página
Elaborado por Contabilidad 97
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
PROCESO: 15 A. Nombre del Proceso
ARQUEO PERIÓDICO DE FONDOS DE CAJA: CAJA Y CAJA CHICA
B. Finalidad Permitir efectuar el Arqueo sorpresivo y periódico de fondos de Caja: Caja y Caja Chica,
como medida de control interno C. Requisitos El responsable de caja presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente: Resolución con la cuál se designa a los responsables del fondo de Caja: Caja y Caja
Chica. Comprobante de Pago y Cheque con el cuál se ha aperturado el fondo. Documentos de Ingresos Planillas de Recaudación Documentación de gastos realizados con el fondo Vales de anticipo otorgado
D. Etapas del Proceso
1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Contabilidad Notifica al responsable de caja el arqueo sorpresivo de Caja.
(2) Responsable de caja Entrega los reportes de saldos.
(3) Jefe de la Unidad de Contabilidad Arquea el efectivo contando monedas, billetes y cheques Verifica los reportes de saldos estén de acuerdo a la existencia de fondos y
valores. Verifica la documentación sustentatoria. Evalúa la existencia de sobrantes o faltantes. Sí existen sobrantes o faltantes. Anota las observaciones. Visa la documentación sustentatoria.
No existen sobrantes o faltantes. Visa la documentación sustentatoria.
Redacta el Acta de Arqueo, consignando la conformidad o disconformidad, fecha, hora de inicio y término y detallando el efectivo y documentación encontrada en caja y otras que considere necesarios
El jefe de la unidad de contabilidad y el responsable de caja proceden a firmar el acta de arqueo.
Envía al acta del arqueo al Jefe de la Oficina General de Administración.
(4) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación. Evalúa la existencia de sobrantes o faltantes Sí existen sobrantes o faltantes
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CONTABILIDAD
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Versión 1 de
OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Revisado Jorge Aponte M 100
VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
Solicita sustento del sobrante o faltante De ser el caso inicia proceso de sanción. Archiva los datos del arqueo realizado.
No existen sobrantes o faltantes Archiva los datos del arqueo realizado.
E. Duración
5 días útiles.
F. Formatos y Formularios Acta de arqueo de caja.
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OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Revisado Jorge Aponte M 100
VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
1
InicioInicio
Notifica al responsable de caja el arqueo sorpresivo de Caja
Notifica al responsable de caja el arqueo sorpresivo de Caja
Página 1
15. Arqueo periódico de fondos de caja: caja y caja chica
Verifica la documentación sustentatoriaVerifica la documentación sustentatoria
Entrega los reportes de saldosEntrega los reportes de saldos
Verifica los reportes de saldos estén de acuerdo a la existencia de fondos y valores
Verifica los reportes de saldos estén de acuerdo a la existencia de fondos y valores
Arquea el efectivo contando monedas, billetes y cheques
Arquea el efectivo contando monedas, billetes y cheques
Jefe de la Unidad de Contabilidad
Responsablede Caja
Jefe de la Unidad de Contabilidad
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VºBº Oficina General de
Administración Revisó
VºBº Asesoría Legal
Reviso VºBº Gerente General
Aprobó
Visa la documentación sustentatoriaVisa la documentación sustentatoria
Evalúa la existencia de
sobrantes o faltantes
Evalúa la existencia de
sobrantes o faltantesNo
Anota las observacionesAnota las observaciones
Si
El jefe de la unidad de contabilidad y el responsable de caja proceden a firmar el
acta de arqueo
El jefe de la unidad de contabilidad y el responsable de caja proceden a firmar el
acta de arqueo
Envía al acta del arqueo al Jefe de la Oficina General de Administración
Envía al acta del arqueo al Jefe de la Oficina General de Administración
Página 1
15. Arqueo periódico de fondos de caja: caja y caja chica
1
Redacta el Acta de Arqueo, consignando la conformidad o disconformidad, fecha, hora de
inicio y término y detallando el efectivo y documentación encontrada en caja y otras que
considere necesarios
Redacta el Acta de Arqueo, consignando la conformidad o disconformidad, fecha, hora de
inicio y término y detallando el efectivo y documentación encontrada en caja y otras que
considere necesarios
FinFin
Jefe de la OficinaGeneral de Administración
Evalúa la existencia de
sobrantes o faltantes
Evalúa la existencia de
sobrantes o faltantes
Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
Solicita sustento del sobrante o faltanteSolicita sustento del sobrante o faltante Recepciona y registra la información y la documentación
Recepciona y registra la información y la documentación
Si No
De ser el caso inicia proceso de sanciónDe ser el caso inicia proceso de sanción Archiva los datos del arqueo realizadoArchiva los datos del arqueo realizado