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ZKTimeCloud Sistema de Tiempo & Asistencia Centralizada en la Nube Guía Rápida de Uso de Plantillas de Importación

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ZKTimeCloud

Sistema de Tiempo & Asistencia Centralizadaen la Nube

Guía Rápida de Uso de Plantillas deImportación

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ÍNDICE

1.- Plantilla Importador de Empleados................................................................ 11.1 Validación de Campos...................................................................................3

2.- Plantilla Importador de Horarios.....................................................................43.- Importador de detalle de horarios...................................................................54.- Importador de Detalle de Horarios Flexible..................................................65.- Importador de Asignación de Horarios.........................................................76.- Importador de Vacaciones................................................................................87.- Control documental de Empleados................................................................9

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1.- Plantilla Importador de EmpleadosZKTimeCloud permite importar información de empleados mediante la utilización de plantillasen formato en excel. La plantilla es como la que se muestra a continuación:

La plantilla puede ser descargada en español o en inglés, esto dependerá de la configuraciónde idioma en la cual sel encuentre el software.El archivo siempre deberá contar con una hoja de datos que se llame “Importación deempleados”, en caso contrario se generará un mensaje de error al momento de laimportación.

Esta plantilla permite la captura de los siguientes campos:

*Número de empleado: Campo obligatorio (El número de empleado en la plantilla debecoincidir con el número de empleado registrado en el biométrico).

*Nombre: Campo Obligatorio.

*Apellido Paterno: Campo obligatorio.

*Apellido Materno: Campo opcional

Fecha de Nacimiento: Opcional

Lugar Nacimiento: Campo obligatorio (En el caso de Lugar de nacimiento solo podrácontener los valores mostrados desplegables).

*Sexo: Campo obligatorio

IFE/INE: Campo opcional.

*RFC: Campo obligatorio. Si se encuentra activada la validación, es necesarios introduciruna RFC válida. (Debe de tener 10 caracteres sin homoclave o 13 incluyendo homoclave).De lo contrario se puede introducir una clave genérica.

CURP: Opcional. Si se encuentra activada la validación, es necesarios introducir unaCURP válida.(Debe contener 18 caracteres de longitud).

NSS: Campo Opcional.

Nacionalidad: Opcional

Documento Migratorio: Opcional.

Dirección: No es obligatorio, el máximo de caracteres es de 200.

CP: No es campo obligatorio, debe estar conformado por 5 caracteres numéricos.

Correo Electrónico: Debe de cumplir con el formato de cualquier correo electrónico

Estado/Municipio: Seleccionar alguna de las opciones que muestra en la lista.

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Teléfono fijo/Celular: Opcional.

Estatus del empleado: Opcional (Si no se registra un estatus al empleado será dado pordefault).

Clave/nombre (Área, Depto, Puesto,Grupo): Si no se asignan al empleado al momentode dar de alta, le será asignado el grupo por default.

* Fecha de Ingreso: La fecha de ingreso debe de ser anterior a la fecha de inicio delcálculo de la asistencia del empleado. El sistema no calculará la asistencia en diasanteriores a la fecha de ingreso.

Sueldo: Opcional.

Tipo de Autenticación: Válidas las opciones desplegables que se muestran en el menú.

Contraseña: Opcional.

Tarjeta: Campo obligatorio en caso de seleccionar el tipo de autenticación que contengatarjeta.

Comentarios: Opcional

NOTA: Todos los datos que se introduzcan en las plantillas de importación deben estar enformato de TEXTO SIMPLE (Casilla de excel debe ser tipo Texto, sin subrayados ni negritas).

Los empleados agregados al software manualmente o mediante plantillas no se sincronizanhacia los dispositivos de forma automática. Este proceso de sincronización únicamente esposible mediante el enrolado de huellas de manera directa en el software. Consulte la GuíaRápida de Operación ZKTimeCloud en www.zktecolatinoamerica.com/zktimecloud paramás información.

Para descargar la plantilla diríjase a Herramientas -> Importador de Empleados,seleccionamos “Descargar Plantilla” para obtener una plantilla en blanco ó “Descargarplantilla con Datos” para descargar la plantilla con los datos que se encuentran en elsistema.

Guardar los cambios realizados una vez que se halla capturado toda la información dentro dela plantilla. Para cargar la plantilla al software ir a Herramientas -> Importador deempleados -> Examinar, una vez que hemos seleccionado el archivo que se desea cargardamos clic en Importar ->Procesar.

Como se puede observar en la imagen “Resultado de Importación de datos” muestra lainformación referente si la importación fue exitosa o no.

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Favor de verificar en el catálogo de empleados que la información se haya almacenadocorrectamente.

1.1 Validación de Campos

ZKTimeCloud permite la activación o desactivación del campo “Clave de Nómina,así como lavalidación de los campos RFC y CURP, de forma que es necesario intoducir estos datos conun formato válido.

Para habilitar estos campos ir a Configuración -> Configuraciones Generales -> RecursosHumanos

Al utilizar una Plantilla Importador de Empleados es necesario llenarla con los datosrequeridos, de otro manera, al momento de subir la plantilla le marcará un error como el quese muestra a continuación:

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2.- Plantilla Importador de Horarios.Normalmente se recoemienda crear todos los diferentes horarios directamente en la interfazde ZKTimeCloud para posteriormente asignarlos a los empleados mediante la plantilla deasignación de horarios, sin embargo tambien es posible crear horarios con plantillas.

La plantilla importadora de horarios nos permite crear y modificar las reglas de los horarios através de un archivo XMLS, la plantilla es como la que se muestra a continuación:

Esta plantilla nos permite la configuración de los tiempos de tolerancia, comida y tiempoextra que conforman a un horario. Los campos con los que cuenta son los siguientes:

Clave de horarioNombre de HorarioTolerancia antes entradaTolerancia 1er. GradoAplicar Tolerancia 2do. GradoTolerancia 2do. GradoTolerancia antes salidaConsiderar tiempo extra antes turnoMinutos antesConsiderar tiempo extra después de turnoMinutos después

Considerar tiempo extra en día no laboralMinutos día no laboral.Considerar tiempo extra en día festivoMinutos día festivoUsar limites de comida.Tolerancia antes, despuésJornada laboralComidaJornada laboralConsiderar estanciaMinutos de estanciaEliminar

Consulte la guía rápida de ZKTimeCloud para más detalles de configuración. La interfaz delsoftware tambien provee explicaciones de cada campo.

Para descargar la plantilla ir a Herramientas -> Importador de Horarios, seleccionamos“Descargar Plantilla” para obtener una plantilla en blanco ó “Descargar plantilla conDatos” para descargar la plantilla con los datos que se encuentran en el sistema.Una vez que la plantilla se ha llenado con los datos anteriormente mencionados damos clicken Examinar seleccionamos el archivo a importar Importar -> Procesar.

Si el archivo cuenta con errores al momento de subirlo al software ZKTimeCloud se mostrarála pantalla como se muestra a continuación:

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Como se puede observar, el recuadro de importación de datos muestra la información acercade los errores encontrados en el archivo así como también le permite la descarga de unarchivo de errores como se muestra a continuación:

3.- Importador de detalle de horariosLa plantilla importadora de detalle de horarios permite realizar la configuración del horario porcada día de la semana. Los campos que conforman esta plantilla son los siguientes:

:

Clave de horario: Clave asignada al horario.

Día de la semana: Día de la semana a la cual corresponde el horario.

Hora de entrada/Salida: Hora de entrada y salida en la cual se debe de checar el horario.

Aplica comida: Si en las checadas se aplicarán los horarios de comida asignados para unempleado. Si la opción es falso, no se asignaran horas de comida.

Hora de Salida/entrada:Aplicando los horarios de comida programados.

Eliminar: Eliminar horario creado

A diferencia de la plantilla importadora de horarios en la cual se realiza la configuración deparámetros como tiempos de tolerancia, comida y tiempo extra, en esta se configurará eltipo de jornada deseada (hora de entrada/salida, número de horas totales trabajadas, hora desalida de comer y hora de entrada de comer).

La plantilla es como la que se muestra a continuación.

Esta plantilla muestra la configuración de cada uno de los días de la semana que conforma alhorario creado, la cual permite la modificación de un horario creado con anterioridad.

Para descargar la plantilla ir a Herramientas -> Importador de Detalle de horarios,seleccionamos la plantilla que se desee descargar. Una vez que se tengan las plantillascorrectamente llenas, damos click en Examinar, seleccionamos el archivo a importarImportar -> Procesar.

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Si la importación del archivo se realizó de manera correcta se mostrará la imagen como lasiguiente:

4.- Importador de Detalle de Horarios FlexibleLa plantilla Importador de detalle de horarios flexible permite la creación de un horario flexibleen el cual cada día de la semana tiene la posibilidad de tener una hora de entrada diferente.

Muestra los detalle que conforman a un horario flexible como son:

Clave del horario: Clave asignada cuando se creo el horario. (Asegurarse de que la clave dehorario no se repita).

Nombre del Horario: Nombre asignado al horario (Asegurarse que el nombre de horario nose repita).

Días de la semana: Muestra la información de los días de la semana y la hora asignada a unhorario.

Eliminar: Verdadero/Falso (En caso de seleccionar verdadero la información correspondientea la fila será eliminada)

Para descargar la plantilla ir a Herramientas -> Importador de Detalle de Horarios FlexibleDamos clik en Descargar Plantilla, una vez que se encuentren correctamente los datosingresados y guardados en la plantilla, damos click en Examinar seleccinamos el archivo aimportar Importar -> Procesar.

Si la carga del horario fue exitosa se muestra una pantalla como la siguiente:

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5.- Importador de Asignación de Horarios.Por medio de esta plantilla se realiza la asignación de horarios a los empleados, la plantillaestá conformada por los siguientes campos:

Número de empleado: Número asignado al empleado al darse de alta.

Fecha de Inicio/Término: Tiempo durante el cual tendrá asignado el horario

Fecha fin Indeterminada: Verdadero/Falso (Sólo se selecciona cuando el horario lotendrá asignado durante un tiempo indeterminado).

Clave de Horario: Clave correspondiente al horario que se le desea asignar.

Evaluar Pago/Hora: Verdadero/Falso (Si se desea un pago por el número de horas atrabajar)

Eliminar: Verdadero/Falso (Si se desea dar de baja el horario seleccionar TRUE paraeliminar la información del software ZKTimeCloud).

Clave de actualización: La clave de actualización es una clave que se genera automáticamente almomento de descargar una plantilla con datos, esa clave es la referencia para identificar cuando yahay algo registrado en la nube y va a ser modificado.No es necesario ingresar una nueva clave de usuario, ya que es un nuevo registro dehorario que se va a asignar al empleado.

Para descargar la plantilla ir a Herramientas -> Importador de Asignación de horarios,damos click en “Descargar Plantilla” para descargar una plantilla sin información ó“Descargar Plantilla con Datos” la cual contendrá en registro de la asignación de horarioscorrespondiente a cada empleado.

Una vez que se encuentran los datos correctamente guardados en la plantilla, damos click enexaminar, seleccionamos la plantilla, damos click en Importar -> Procesar.

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6.- Importador de VacacionesEsta plantilla nos permite crear vacaciones para cada uno de los empleados creados, la cualcuenta con los siguientes campos:

Clave del empleado: Clave del empleado al cual se le desean asignar las vacaciones.

Fecha inicio: Fecha de inicio de vacaciones, el formato debe de ser DD/MM/AAAA.

Fecha Fin: Fecha en la cual se terminan las vacaciones. El formato debe de serDD/MM/AAAA.

Comentarios: Comentarios acerca de la asignación de vacaciones a ese empleado.

Eliminar: True/False. Si se selecciona True y se carga la plantilla se eliminarán lasvacaciones asignadas a eses empleado. Si no se selecciona ningún valor se le asigna pordefecto False.

Para descargar la plantilla “Importador de Vacaciones” vamos a la ruta Herramientas ->Importador de Vacaciones, seleccionamos la plantilla para descargar. Una vez que laplantilla se encuentre con la información requerida, damos click en examinar seleccionamosla plantilla, damos click en Importar -> Procesar.

Nota: Al descargar la plantilla de importador de vacaciones con datos sólo mostrará lainformación de las vacaciones correspondientes a la fecha actual.

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7.- Control documental de EmpleadosEl control documental de empleados permite llevar un registro de documentos proporcionadospor el empleado al momento de ser contratado, como pueden ser acta de nacimiento, CURP,IFE, permiso de conducir, etc.

Este apartado nos permite cargar documentos del empleado con un peso no mayor a 10MB.

Para cargar un documento realizamos lo siguiente:

Vamos al aparado Herramientas -> Control Documental de Empleados -> Nuevo semuestra la siguiente pantalla:

Seleccionamos el empleado al cual se quiere adjuntar la información dando click en el ícono, se mostrará una pantalla como la siguiente:

Seleccionamos el empleado de la lista, una vez seleccionado el empleado de maneraautomática se agrega al campo empleado. Para agregar el tipo de documento que se deseaadjuntar damos click en tipo de documentoseleccionamos de la lista desplegable el tipo de documento que se desea agregar (RFC,licencia, título, etc). Para agregar el documento damos click en examinar ,seleccionamos el documento el cual debe de contener cualquiera de las siguientes

extensiones (txt, pdf, doc, docx. xls. xlsx. jpg, gif, png, bmp), Damos clikc en Alta

Para realizar la consulta de los documentos de un empleado damos click en la clave delempleado.

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A continuación se desplegará una ventana como la que se muestra a continuación, damosclick en descargar y guardamos el documento.

Nota: Si se desea subir mas de un documento al mismo empleado, es necesario realizar unnuevo registro.