ymcaade09101612.pdf

7/26/2019 YMCAADE09101612.pdf

1/7

ALTA DIRECCIN EMPRESARIAL

Hctor Marn Ruiz Pgina 1

LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN

La estructura organizativa es una red de relaciones existentes

entre los compon entes de la empr esa, que permite coo rdinar e integrar

las diversas tareas que se ejecutan para hacer posible el logro de los

objet ivos. Mintzberg.

Debemos tener siempre presente en toda organizacin coexisten:

Una estructura formal y

Otra informal.

La Estructura Formal es aquella que es planificada por la propiaorganizacin, que formulara de relaciones entre componentesactividades para alcanzar los objetivos. En tanto que la estructurainformal es aquella que no est por escrito, la que no est planificada yaqulla que surge en forma espontnea.

Entre las caractersticas de la estructura organizativa cabedestacar:

Especializacin: Es la Divisin del Trabajo en tareas ms simplesagrupando las en unidades organizativas.

Coordinacin: La misma tiene por objeto hacer que las unidades

organizativas se conecten entre s para conseguir un sistemaeficiente que persiga los objetivos de la empresa.

Formalizacin: Es el grado de normalizacin o estandarizacin delas actividades. Manuales, normas, reglas y procedimientos.

Al momento de disear la estructura de la empresa, los factoresms importantes a considerar son:

El tamao de la empresa.

La tecnologa utilizada, y

El entorno.

La estructura organizativa de una empresa est constituida porunos puestos de trabajo y un sistema formal de relaciones de trabajo,a travs de las cuales se separan, pero tambin se integran lasdiferentes tareas y actividades desarrolladas.

7/26/2019 YMCAADE09101612.pdf

2/7



La estructura organizativa permite:

a) Asignar personas y recursos a las tareas utilizando lascapacidades en forma ptima.

b) Clarificar responsabilidades y hacer saber a cada persona loque se espera de ella.

c) Disear procedimientos para recoger y acord informacionesque pueden servir de ayuda a la direccin para resolverproblemas y tomar decisiones.

Algunos de los problemas ms comunes en el anlisis de lasestructuras organizativas son:

Falta de claridad en las expectativas.

Ausencia de definicin de las tareas del puesto.

Sin definicin de lneas de responsabilidad.

Falta de comunicacin.

Carencia de coordinacin funcional.

Exceso de normas burocrticas.

Ignorar a la creatividad de los empleados.Rigidez, falta de flexibilidad.

Algunos principios prcticos de la organizacin.1. Cada trabajador debe saber quin es su jefe.2. Todos los componentes de la empresa deben saber de quin

depende y quienes dependen de l.3. Deben existir lneas claras de autoridad desde el nivel ms alto al

ms bajo de la organizacin.4. Cuando se deleguen la tarea, esta debe llevar inherentemente la

autoridad correspondiente.

5. La autoridad debe delegarse lo mximo posible.6. La responsabilidad nunca debe ser delegada.7. El nmero de niveles jerrquicos debe ser el mnimo. Debe

aceptarse el organigrama. En otras palabras deben ser estructurasplanas y lo ms sencillas posibles.

8. Los puestos de trabajo deben estar saturados.9. Las funciones, responsabilidades y autoridad de cada puesto

deben establecerse por escrito mediante un manual de funciones.10. Las funciones de lnea de ventas separadas de las funciones de

estas.11. La estructura organizativa debe ser flexible para adaptarse a las

circunstancias.

7/26/2019 YMCAADE09101612.pdf

3/7



En este sentido, el puesto de trabajo debe configurarse con unenfoque estratgico, es decir, se ubica en estructura como consecuenciade la Estrategia General definida por la direccin para alcanzar las metasy objetivos fundamentales que permitan la supervivencia y desarrollo dela organizacin en su entorno.

El Anlisis de Puestosde trabajo es una exploracin sistemtica delas actividades existentes en un puesto oposicin. Dentro de esteanlisis puede distinguirse tres aspectos, para los que se utilizantcnicas diferentes:

Descripcin de puestos de trabajo (DPT). Define el contenido delpuesto, es decir, son aquellas actividades que su ocupantedesempeo. Incluye funciones bsicas, tareas especficas que talesfunciones incluyen, relaciones del puesto con otros puestos odepartamentos, situacin oposicin dentro del organigrama.

Valoracin del puesto de trabajo (VPT). Establece la importanciarelativa del puesto de trabajo en el mbito de la organizacin.Permite comparar internamente diversos puestos y puede servir debase en el tabulador de sueldos de la empresa. Tambin es til enla percepcin del desarrollo de carreras profesionales y en lapoltica de motivacin.

Especificacin del puesto de trabajo (EPT).Establece los requisitos

que deben poseer se para desempear las funciones del puesto.

Puede servir de base para otras actividades de gestin en el rea derecursos humanos como son seleccin, asignacin de puestos,formacin o promocin.

La informacin que se obtiene al realizar un anlisis de puestos detrabajo posee entre otras aplicaciones las de formular implementar laspolticas de:

Reclutamiento y seleccin de personal.Incorporacin del nuevo personal.

Promocin.

Evaluacin de desempeo.

Motivacin.

Retribucin.

7/26/2019 YMCAADE09101612.pdf

4/7

7/26/2019 YMCAADE09101612.pdf

5/7



Crear la misin de la organizacin en equipo

Muchas organizaciones jams se preguntan: Para questamos aqu? o Por qu trabajamos juntos?

Toda la gente da por supuesto que es algo obvio.

Otras empresas si se preguntan en forma sistemtica estas cosas,pero desafortunadamente carecen de procedimientos metodolgicos paratrabajar sobre este tema.

El personal que integra una organizacin es de procedenciaprofesional muy variada, y por supuesto, tiene puntos de vista muydistintos que pueden llegar a originar serios desacuerdos.

Un ejemplo clsico es aquel que es responsable de personal ytodos los problemas los ve como un problema humano y el responsablede finanzas todos los problemas son problema de nmeros; sin embargoambos puntos de vista son importantes para construir una poltica desueldos y salarios y una planificacin del trabajo.

Sin una comprensin compartida de la tarea bsica o de la misinempresarial, se gasta una considerable cantidad de energa, y algunosproblemas de la organizacin, como por ejemplo, una discusin entre elresponsable de recursos humanos y el de finanzas. Consideran que no

pueden hacer ningn trabajo juntos por el conflicto de personalidades.Sin embargo frecuentemente no se trata en absoluto de cuestionespersonales, sino que son la consecuencia de conflictos no resueltos en lamisma empresa debera haberlos solucionados, como lo es la definicinde la misin empresarial.

Para que no se gaste energa intilmente sobre qu cosas haceraqu y all, es necesario llegar a un consenso sobre la misin de laorganizacin. Es entonces cuando la organizacin est en condiciones deinvertir adecuadamente su energa desarrollando las habilidades y el

conocimiento necesario para realizar mejor su tarea.

Definicin de la misin de la organizacin.

Esta tarea primaria consiste en hacer una descripcin general de loque la organizacin tiene que ser. Puede tratarse de lo que le gustara sero bien de un enunciado que describa lo que realmente se hace.

La misin se asemeja ms a los objetivos deseados que ladescripcin de los rendimientos a detalle. As, la misin de la

organizacin es la razn de ser de la empresa, cuya satisfaccin requierelogro de varios objetivos especficos de rendimiento.

7/26/2019 YMCAADE09101612.pdf

6/7



Toda misin por lo general tiene dos clases de componentes:

El Mandato de la organizacin. Existen algunas tareas ogrupos de tareas cuya realizacin requiere esfuerzoscoordinados o te trabajo en equipo de todos los integrantes

del equipo. Por lo general esta tarea o tareas, son las queconstituyen la base de la misin: el mandato de laorganizacin. En la misin de la organizacin por lo generalse incluye el concepto de rentabilidad.

La interpretacin personal. Adems del mandato formal de laorganizacin, la misin puede tener otros componentes querepresenten la interpretacin individual de cada uno de losmiembros de la empresa con respecto a lo que laorganizacin debe tratar de conseguir.

Se puede decir, por ejemplo producir mercancas de calidad oservicios de calidad, con un mnimo de contaminacin, etc. o tambinpuede consistir en nuevos objetivos o ideas que enriquezcan la Misincomo por ejemplo crear un clima agradable de trabajo, mantener la moralalta, etc. Todas estas interpretaciones individuales a la Misin sirven parapersonalizar los objetivos de la organizacin y para conseguir que susmiembros se comprometan ms a la realizacin de dicha misin. Ademspueden hacer que la tarea en equipo resulte ms comprometida y

estimulante.Debido a que las interpretaciones personales de la Misin

proporcionan efectos positivos traducidos en un mayor potencial demotivacin, deben ser incluidos en el enunciado de la misin y tratadascomo partes importantes de los objetivos generales de la organizacin.

Pasos para la definicin de la misin:

1. Preparacin individual. Antes de elaborar un enunciado de lamisin compartido por todos, cada una de las personas que

integran la organizacin o el equipo necesitan definir cul es supunto de vista personal al respecto. Esta preparacin se puedehacer en forma individual.

2. Compartir los enunciados individuales de la misin. En este paso,cada miembro del equipo present expone su propio punto de vistasobre la misin. Los otros miembros pueden hacer preguntas ypedir aclaraciones. No obstante durante esta fase inicial decomunicacin, nadie debe evaluar, criticar o mostrar desacuerdocon respecto a ninguno de los enunciados individuales.

7/26/2019 YMCAADE09101612.pdf

7/7



3. Crear el enunciado de equipo sobre la misin. En este punto sellega a un acuerdo colectivo sobre el enunciado o lista deenunciados que definen a la misin de la organizacin. El objetivogeneral consiste en crear un enunciado en forma colectiva. Se tratade que todos estn de acuerdo y se toman las decisiones enconsenso. Este paso puede implicar una cierta inversin de tiempopero se compensa con creces, ya que la discusin hace que setengan en cuenta todos los puntos de vista, reflejando losdesacuerdos reales y desacuerdos potenciales. Todo esto llevamayor involucramiento de los miembros del equipo en la misin.

4. Identificar los conflictos potenciales en los enunciados de laMisin. Este paso sirve para identificar los conflictos existentes enel enunciado de la misin para despus empezar a pensar cmo

manejar conscientemente estos conflictos. Al ser conscientes decules son las races de los conflictos, resulta ms sencilloafrontarlos y resolver los cuando aparezcan realmente.

5. Redaccin definitiva de la misin y acciones para su publicacin ydifusin. Una vez concretada la misin, es aconsejable que serevise con un corrector de estilo, con el fin de que se perfile conexactitud el sentido de cada frase establecida. Despus de esto sepodr promover la misin en toda la organizacin a travs de variossistemas:

Por comunicado.

Por sesin de trabajo, en donde se permite la opinin del personal.

Reunin con todo el personal en la que se les expliqudetalladamente la misin.

Utilizando la tcnica de cascada de los directivos a los mandos y destos a los empleados.

Combinando los mtodos anteriores.

Conclusiones.

Llevando a cabo todo lo establecido anteriormente, el equipo habrconseguido algo muy importante que es tener la seguridad de que todos seencuentran en el mismo. Antes de seguir avanzando y despus de habergenerado el enunciado de la misin y de haber colaborado en ello, toda laorganizacin tendr un sentido muy definido de su propia identidad. Obviamenteesto es slo el principio. Ahora vendr la difcil tarea de revisar la definicin delos objetivos especficos y operacionales sobre los rendimientos que se

necesitan para poder cumplir con la misin .

ymcaade09101612.pdf

Documents