€¦ · xls file · web view ·...

MATRIZ DE RIESGOS INSTITUCIONAL IDU ACTUALIZADA : 9/8/2017

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA FACTIBILIDAD DE PROYECTOS GESTIÓN CONTRACTUAL GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO EVALUACIÓN Y CONTROLDT/ CONTRACTUAL CONTROL INTERNO

DT / SELECTIVOS CONTROL DISCIPLINARIO

OFICINA ASESORA PLANEACION

GESTIÓN LEGAL MEJORAMIENTO CONTINUO

OFICINA ASESORA PLANEACION

CONTROL DISCIPLINARIO

DISEÑO DE PROYECTOS GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD Y S&SO GESTIÓN DOCUMENTAL CONTROL INTERNO

GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL GESTIÓN PREDIAL GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS GESTIÓN FINANCIERA

ST / TESORERÍA Y RECAUDO

COMUNICACIONES EJECUCIÓN DE OBRAS

GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA

DT / ADMION INFRAESTRUCTURA

DT / MANTENIMIENTO

Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión

Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción

INNOVACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMENTO

GESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN Y FINANCIACIÓN

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión

Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción

GESTIÓN SOCIAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión

Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción

Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión ST / PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD Riesgos de Gestión

Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción Riesgos de CorrupciónRiesgos de Corrupción

Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión Riesgos de Corrupción Riesgos de Corrupción

Riesgos de Gestión Riesgos de Gestión

Riesgos de Corrupción

Riesgos de Corrupcion

RIESGOS ESTRATEGICOS

PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE APOYO PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

EVALUACIÓN Y CONTROL

MEJORAMIENTO CONTINUO

Riesgos de Gestión


Riesgos de Gestión


RIESGOS ESTRATEGICOS

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 3 Vo.Bo:

FORMATO PROCESO: ESTRATÉGICOS - EN CONJUNTO FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: TODO - IDU 18-Oct-15FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0

IDENTIFICACIÓN TIPOS RIESGOS ANÁLISIS VALORACIÓN

PROCESO ACTIVIDAD CÓDIGO RIESGO TIPO CAUSA / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS Ri. Inherente CONTROL Riesgo Residual

PDD SI AMB S&SL Pc P I Ic Ri DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE Documentación Tipo Valor Efecto Pc Ic P I Rr NIVEL

OBJ EST: 1,2,3 R.E.01

Externo 1

X

3.9

3.10 3.63

3.6

11.2

Medio Ambos 2.9 2.6

2.36 2.63 6.2 MODERADO

Externo 2 3.5 3.6 Medio Ambos 2.5 2.6

Cliente 3 2.8 3.6 Medio Ambos 1.8 2.6

Financiero 4 Aumento en los costo de la obra. 3.3 3.6 Medio Ambos 2.3 2.6

legal 5 2.1 3.6 Posterior Medio Impacto 2.1 2.6

Externo 6 2.3 3.6 Posterior Medio Impacto 2.3 2.6

Estratégicos- En Conjunto

Interrumpir, cancelar o modificar el alcance y/o

desarrollo de los proyectos misionales del IDU

(disminución de metas físicas)

Decisiones de la Administración Distrital que suprima o modifique proyectos ya planificados y priorizados o que se encuentren en etapas previas a la ejecución.

Afectación de la Imagen: Pérdida de la credibilidad ante la

ciudadanía.Detrimento patrimonial al no

concluir proyectos los cuales ya han gastado recursos.

Posibles demandas hacia la entidad.

No ejecución del Plan de Desarrollo.

Desfinanciamiento de proyectos.

1. El IDU realiza Consejos Directivos y reuniones con directivos de la Alcaldía, donde se analiza el avance de los proyectos, las problemáticas actuales y se toman decisiones que quedan soportadas.2. De acuerdo con las decisiones el cuerpo Directivo se prioriza y viabiliza los proyectos de infraestructura procurando el menor impacto.

Actas de reunión: concejo directivo, comité directivo.

Pre. y Post.

Coordinación interinstitucional deficiente para el desarrollo de los proyectos de infraestructura, retardando o deteniendo trámites relevantes para la planificación, ejecución y cierre de los mismos.

1. La SGDU realiza la coordinación interinstitucional, con el acompañamiento de la SGI. Actualmente existen convenios con Empresas de Servicios Públicos y en cada proceso se determinan las acciones, actividades y controles para los trámites con las Entidades.2. Implementación de acciones definidas en la ley de infraestructura, para así dar cumplimiento con la Ley y minimizar los trámites con entidades de servicios públicos para los proyectos de infraestructura.3. Aplicación de la guía de gestión interinstitucional en cada una de las etapas de los proyectos

ConveniosManual de

Interventoría, Manual de Gestión contractual.

Procedimiento procesos misionales.

Guía de Gestión Interinstitucional

Pre. y Post.

Mecanismos de acciones constitucionales (acciones populares, tutelas, acciones de grupo, acciones de cumplimiento, entre otras)

1. De forma preventiva, se realiza una gestión social y participación ciudadana en las diferentes etapas de los proyectos misionales. 2. Una vez se haga efectiva una acción popular existe un acompañamiento jurídico (SGJ, DTGJ, DTGC) y un análisis técnico (áreas técnicas) para dar continuidad al proyectos con los cambios que se requieran.2. El presupuesto de la Entidad cuenta con una partida habilitada atender las acciones constitucionales.

Procedimiento de Atención de procesos

judiciales

Pre. y Post.

1. Para las aprobaciones de los costos adicionales, se aplica lo establecido en el manual de interventoría y de ejecución de los procedimientos misionales, de igual manera se cuentan con la guía de presupuesto de Obra.

Guía de presupuesto de obra

Procedimiento de anteproyecto de

presupuesto, Modificaciones presupuestales

Manual de Interventoría.

Procedimientos misionales

Pre. y Post.

Cambios normativos que modifiquen funciones o responsabilidades del Instituto

1. El IDU continuamente actualiza los manuales, procedimientos, normogramas y actuaciones operativas para adecuación con lo requerido por la normatividad vigente.2. La SGJ asesora a la Dirección General en los aspectos jurídicos y en los diferentes efectos de la normatividad para su aplicación en la Entidad.

Manuales y procedimientos de los

procesos.Normogramas

La aplicabilidad de la Ley de infraestructura en algunas entidades no se ha llevado a cabo, lo que ha obstaculizado la ejecución de algunos proyectos.

1. El IDU modifica sus manuales, procedimientos y actuaciones operativas para adecuación a lo requerido por la normatividad vigente.2. Implementación de acciones definidas en la ley de infraestructura, para así dar cumplimiento con la Ley y minimizar los trámites con entidades de servicios públicos para los proyectos de infraestructura.3. Aplicación de la guía de gestión interinstitucional en cada una de las etapas de los proyectos

Manuales y procedimientos de los procesos misionales


FORMATO PROCESO: ESTRATÉGICOS - EN CONJUNTO FECHA DE ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE GESTIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN ÁREA: TODO - IDU 18-Oct-15FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2.0

IDENTIFICACIÓN TIPOS RIESGOS ANÁLISIS VALORACIÓN

PROCESO ACTIVIDAD CÓDIGO RIESGO TIPO CAUSA / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS Ri. Inherente CONTROL Riesgo Residual

PDD SI AMB S&SL Pc P I Ic Ri DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE Documentación Tipo Valor Efecto Pc Ic P I Rr NIVEL

OBJ EST: 2,3 R.E.02

Cliente 1

X

2.4

2.88 2.63

2.6

7.6

Medio Ambos 1.4 1.6

1.92 1.63 3.1 INFERIOR

Cliente 2 3.3 2.6 Medio Ambos 2.3 1.6

R.E.03

Tecnológico 1

X

2.3

1.85 2.75

2.8

5.1

Medio Ambos 1.3 1.8

1.10 1.75 1.9 INFERIORExterno 2 1.6 2.8 PEC Medio Ambos 1.0 1.8

Naturales 3 1.5 2.8 Medio Ambos 1.0 1.8

Revisión y aprobación del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):

ÁREA (SIGLA) NOMBRE CARGO FIRMA

DG WILLIAM FERNANDO CAMARGO TRIANA DIRECTOR GENERAL

OAP ADRIANA BAREÑO ROJAS


Manifestaciones ciudadanas, en contra de los servicios y trámites

realizados por la Entidad

Aglomeración de ciudadanos en las oficinas de atención al ciudadano, en especial en las fechas de vencimiento de los pagos de valorización o de la expedición de las licencias

Afectación en la prestación de los servicios IDU.

No consecución de los recursos de valorización por el no pago.

Posibles daños a la integridad del personal que atiende a la

ciudadanía.

1. La DTAV realiza con acompañamiento de la OTC y la OAC divulgaciones a la comunidad sobre el cobro de la valorización.2. Se generan procesos de facturación y cobro de la valorización, de acuerdo con los tiempos definidos en los Acuerdos.3. Se realiza divulgación por diferentes medios de comunicación sobre los plazos e información de la valorización.4. Personal de Atención al contribuyente capacitado para atender al ciudadano en las instalaciones del IDU y en los CAD de la ciudad.

Actas de reunión.Presentaciones con la

comunidad

Pre. y Post.

Descontento de la ciudadanía por no entrega oportuna de los proyectos de infraestructura y/o situaciones de movilidad actual de la ciudad.

1. Definición de metas del plan de desarrollo específicas para infraestructura y movilidad, las cuales se encuentran en el SEGPLAN, plan estratégico, enfocados en metodologías innovadoras para proyectos de desarrollo urbano integral.2. Gestión con Medios de comunicación masivos (proceso a cargo de la OAC).3. Metodología basada en el ciclo de los proyectos, seguimiento permanente a la ejecución de los proyectos.4. Gestión social y participación ciudadana en las etapas de los proyectos.

Plan de DesarrolloPlan estratégico

Aplicativo SEGPLANweb del IDU

Guía de Gestión Social para el

desarrollo urbano sostenibleCartilla de

Participación Ciudadana y Control

Social

Pre. y Post.


OBJ EST: 1,2,3,4

Afectación en la continuidad de la operación del Instituto

Fallas en los servicios de TI: aplicativos, datos, seguridad, redes, canales de comunicación.

Afectación de la misionalidad del IDU.

Posibles demandas

1. Plan estratégico de Tecnología. Plan de contingencia Tecnológico. Procesos de Mantenimiento preventivo y correctivo sobre la infraestructura tecnológica.2. Implementación del Sistema de Seguridad de la Información.

Política del SGSIPlan estratégico de

TecnologíaPlan de contingencia

Tecnológico

Pre. y Post.

Afectación de los servicios vitales para la operación: energía, internet, agua.

1. Planta eléctrica, sistema de UPS para equipos de tecnología.Contratos con proveedores de comunicación e Internet con condiciones de servicio. Aplicación del PEC Plan de Emergencias y Contingencias

Pre. y Post.

Eventos catastróficos: incendio, terremoto, inundaciones

1. Existe un Panorama de Riesgos y un Plan de emergencias y contingencias. 2. Implementación del SIGERDE y PIRE.

Plan EmergenciasPIRE

Resol. SIGERDE

Pre. y Post.

JEFE DE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Participó: Luz Marina Díaz (OCI); OctavioTorres Rivera (SGDU); John Alexander Quiroga (OAP); Omar García (SGGC); Lina María Guzmán Gómez (DG); Rosa Helena Junco (SGJ); John Byron Isaza Salazar (OAP)

Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 5

FORMATOFACTIBILIDAD DE PROYECTOS

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 1-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGDU - DTPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0

IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN

EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.

RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIASTIPOS

DESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓNPDD SI P I Ri P I Rr

R.F

P.0

1

X Alta

Mod

erad

o

Am

bos

72

Pos

ible

Men

or

R.F

P.0

2

X

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

72

Baj

a

Men

or

Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA

SGDU RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE LÓPEZ SUBDIRECTOR GENERAL

DTP YOLANDA OVIEDO ROJAS DIRECTORA TÉCNICA

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

PROCESODE ANÁLISIS:

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Estructuración de proyectos

Cambios de directrices en los proyectos en la etapa de

preinversión

1

2

3

Falta de recursos económicos para la ejecución del proyecto.

Cambios en las priorizaciones de proyectos por parte de la administración

Condiciones técnicas que afectan el alcance de los estudios de preinversión.

1) No cumplimiento de los cronogramas establecidos.2. Reprocesos que implican

mayor recurso de especialistas. 3. Desgaste administrativo.

4. Los proyectos no generan el impacto esperado.

5. Pérdida de credibilidad Falta de credibilidad hacia el exterior

de la entidad.

12A

LTO

1. Elaboración del Anteproyecto de presupuesto(DTP)2. Plan anual de inversión3. Procedimiento y formato de anteproyecto de presupuesto.4. Plan de Desarrollo.

5. Aplicación del Procedimiento Elaboración y Estructuración de Planes, Programas y Proyectos.6. Guía alcance y requerimientos técnicos de los productos de los estudios en la etapa de pre inversión.

7. Reuniones internas e interinstitucionales para revisar y tratar los temas técnicos

1) Procedimiento y formato de anteproyecto de presupuesto

2) POAI3) Formato de presupuesto

4) Guía alcance y requerimientos técnicos de los productos de los

estudios en la etapa de pre inversión.

5) Actas, listas de asistencia6) Procedimiento Formulación, Evaluación y Seguimiento de

Proyectos

6M

OD

ER

AD

O

Estructuración de proyectos

Pérdida de oportunidad en la presentación de los Estudios

en etapa de preinversión

1

2

3

4

Insumos desactualizados ó falta de insumos (topografía, redes, geotecnia, transito) faltantes.

Demoras en conceptos técnicos de las empresas de servicios públicos y/o entidades involucradas en el proyecto.

Modificación del alcance e insumos por parte de otras entidades

Falta de asignación de recursos físicos, tecnológicos, humanos y presupuestales

1) Retrasos en la entregas de los productos a cargo de la

DTP.2. Incumpliminto metas plan de

desarrollo.

9M

OD

ER

AD

O

1) Recopilación y revisión de Estudios Previos. 2) Procedimiento PR-EP-088 FORMULACION, EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS3) Guía alcance y requerimientos técnicos de los productos de los estudios en la etapa de pre inversión.

4) Mesas de trabajo internas e interinstitucionales

5) Se adelantan reuniones con las entidades externas con el fin de coordinar y acordar las diferentes modificaciones que éstas realizan, teniendo presente que esto modifica el alcance del proyecto que se adelanta desde el proceso.

6) Anteproyecto de presupuesto (DTP)7) Reporte de necesidades al área correspondiente al interior de la entidad.

1) Procedimiento Formulación de proyectos

2) Estudio previos

3) Actas de reunión.

4) Matriz institucional

5) Comunicaciones ORFEO

6) Anteproyecto de presupuesto (DTP)

4IN

FER

IOR

OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearias):


FORMATOGESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN

9-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGGC - DTAV - STOP - STJEFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.V

F.01

1

X

Baj

a

May

or

Am

bos

84

Rem

ota

Men

or

2

3

4 Proyectos que no estén incluidos en el PDD o el POT Acuerdo Distrital

R.V

F.02

1 X

Rem

ota

May

or

Am

bos

76

Rem

ota

Mod

erad

o

Liquidación

R.V

F.04

1

X X

Pos

ible

May

or

1.La STOP revisa que se cumplan los estándares mínimos de aceptación.

Am

bos

76 Baj

a

Mod

erad

o

2

3

4

5

6

Cobro y Recaudo

R.V

F.05

1

X

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

2

3



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Estructuración de Acuerdos de Valorización

Que se presente deficiencia en la planificación de los acuerdos de valorización

Insuficientes estudios socio económicos para las zonas de influencia

1. Reacciones adversas de la comunidad. 2. Afecta el normal desarrollo del proceso.3. Desgaste para la gestión de cobro.4. Afecta la credibilidad de la entidad

8M

OD

ER

AD

O

La DTAV contrata estudio socio económico para estimar la capacidad de pago de los contribuyentes de la zona de influencia que será objeto de cobro por concepto de valorización.

Contrato de prestación de servicio o consultoría. Manual de Interventoría. Oficios Orfeo

2IN

FER

IOR

La DTAV solicita insumos a las áreas misionales para estructurar el Proyecto de Acuerdo.

Memorandos, actas de reunión

Que no exista coordinación entre las diferentes áreas del proceso.

La DTAV realiza reuniones de planificación para la identificación de los recursos y la forma como se va a realizar toda la contratación para el nuevo cobro de valorización.

Memorandos Orfeo , actas de reunión

Debilidad en la Coordinación interinstitucional e intersectorial.

La DTAV coordina la entrega de la información con las entidades distritales que tienen relación con la contribución de valorización, como son la UAECD, SDP, SDH. SDM

Oficios Orfeo, actas de reunión

Verificacion de obras contenidas en el PDD o POT y los insumos entregados por las áreas técnicas

Estrategia de Comunicación del Acuerdos de Valorización

Que se presenten fallas en la comunicación e insuficiente divulgación del Acuerdo de Valorización

Debilidad en la articulación de la estrategia de comunicaciones del Acuerdo de valorización

1. Reacciones adversas de la comunidad. 2. Afecta el normal desarrollo del proceso.3. Desgaste para la gestión de cobro.

4M

OD

ER

AD

O

1. Coordinación con la OAC, (Piezas de comunicaciones)2. Plan de comunicación del Acuerdo de V. (estrategia)3. Reuniones de seguimiento.

Procedimiento de Estructuración de Acuerdos de Valorización.

Actas de reunión y/o listadode asistencia

3IN

FER

IOR

Que la liquidación de la contribución de valorización presente inconsistencias.

Inconsistencia en la estructura de datos de la información suministrada por otras entidades.

1. Llamados de atención o apertura de investigaciones por parte de los entes de control sobre el accionar del Instituto de Desarrollo Urbano.

2. Desprestigio de la imagen institucional.

3. Aumento en la tasa promedio de las reclamaciones.

12A

LTO

Oficio de solicitud, en el cual se establece el protocolo .

6M

OD

ER

AD

O

Inconsistencia en el contenido de la información suministrada por entidades externas, relacionada con la veracidad del dato.

2. La revisión de la consistencia de la información se realiza sobre predios con características especiales, (grandes contribuyentes), antes del proceso de liquidación. (Estudios técnicos de casos especiales)

Manuales y procedimientos para la gestión de estudios técnicos.

Desactualización de documentos técnicos o manual de procesos y procedimientos.

3. Aplicación de la memoría técnica, del Acuerdo correspondiente.Manual de la contribución de valorización.

Manual MG-IDU-015Memoría Técnica del Acuerdo correspondiente

Implementación inadecuada del proceso de control de calidad de la información.

4. Realizar el control de calidad a la completitud de los datos que se utilizan en el proceso de liquidación y se realiza control de calidad por muestreo aleatorio simple o estratificado.

Solicitudes de control de calidad generadas en el sistema de valoricemos.

Insuficiente generación de escenarios de liquidación o pre liquidaciones, que permitan sensibilizar el valor de la contribución de valorización.

5. Se analizan los picos existentes en el valor de la contribución pre liquidada o liquidada, para identificar los casos atípicos o especiales.

En el sistema de información valoricemos.

Error en la identificación de los atributos y factores de liquidación, por Información incompleta en las bases de datos respecto a dirección del predio, dirección de correspondencia, factores y/o atributos gravables y nombre del propietario.

6. Verificación de la información predial y del propietario frente a la información que reporta el VUR y UEACD (Catastro).

Aplicativo VUR, oficio por parte del contribuyente, aplicativo valoricemos. Oficios Orfeo, aplicativos SIIC

Que se genere incorrectamente las cuentas de cobro mensual

Errores en la parametrización del aplicativo por proyecto de valorización, de acuerdo con decretos o normatividad que afecte los procesos de liquidación y facturación mensual.

1. Error en el cálculo de los intereses y en el valor de la cuota a pagar2. Retrasos en los procesos de generación de archivos para impresión, distribución, pagos por Internet y control de calidad3. Error en el sistema Generando datos incorrectos que incidan en el pago de la contribución

9M

OD

ER

AD

O

El coordinador del grupo, realiza revisiones aleatorias. Se realiza retroalimentación de acuerdo con las solicitudes presentadas por los contribuyentes.

Correos electrónicos y llamadas

1IN

FER

IOR

Fallas en Integridad y confiabilidad de la información, en virtud de condiciones especiales para un cobro (intereses, fallas de procesamiento en liquidaciones masivas, no reporte oportuno de pagos en bancos.)

Se realizan controles de calidad a los procesos de liquidación y facturación mensual. En caso de requerir, se realizan ajuses manuales quedando soportes en los documentos administrativos que se generan del aplicativo Valoricemos.

Base de datos control de calidad

Alteraciones en el aplicativo VALORICEMOS por el operador externo






EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDADC

ód.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Cobro y Recaudo

R.V

F.06

1 Comportamiento de no pago por parte del contribuyente

X

Baj

a

Men

or

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Men

or

2

3 Plan de contratación de Personal de Prestación de Servicios. Plan de Contratación PSP.

R.V

F.08

1

X X

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

84

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e2

3

RV

F.09

1

Baj

a

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Mod

erad

o

2

4 Proyección errada de un concepto técnico.

5

6

RV

F.11

1

X

Baj

a

Mod

erad

o

Am

bos

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

2

Bajo recaudo efectivo en el proceso de cobro coactivo

1. No se pueden decretar y efectuar medidas cautelares dentro del proceso.2. Desgaste administrativo.3.No se puede iniciar proceso de cobro coactivo si hay error en el CDA

4IN

FER

IOR

Personal destinado para realizar seguimiento y control a la gestón de los expedientes.

Memorandos Orfeo y /o correo electrónico institucional

2IN

FER

IOR

Predios con gravámenes tales como patrimonio de familia, afectación a vivienda familiar u otras.

Se realiza verificación de las anotaciones registradas en los certificados de tradicción y libertad, una vez recibidos los CDA a fin de determinar que otras medidas cautelares se pueden adelantar por parte del abogado ejecutor.

Certificado de Libertad y Tradición, boletín catastral

Personal insuficiente para la cantidad de procesos en cobro coactivo.

Asignación Notificación y

Envío de Cuentas de Cobro

Que los documentos que notifican el cobro de la contribución de valorización, actos de notificación, resoluciones o cuentas de cobro no lleguen oportunamente al contribuyente.

Teniendo en cuenta la dinámica urbana de la ciudad, la información que reposa en la base de datos de la UEACD no se encuentra actualizada con la nomenclatura física del predio.

1. Si el contribuyente reclama, y efectivamente se comprueba que no quedó debidamente notificado, debemos iniciar el proceso de notificación, reversando todas las actuaciones en el sistema y restituirle términos. 2. Los predios cuyas asignaciones no están notificadas tienen una fecha de exigibilidad incierta que impide la facturación.3. Aumento de las quejas y reclamos por parte de los contribuyentes por el no recibo de los documentos.

9M

OD

ER

AD

O

Solicitar la base catastral con el fin de actualizar los sectores. Se realiza una verificación manual al SIIC (Sistema Integrado de información Catastral) y VUR (Ventanilla Única de Registro).Actualización del registro.

Oficios Orfeo, aplicativos SIIC y VUR, Aplicativo Valoricemos

1IN

FER

IOR

No entrega de los actos administrativos o cuentas de cobro por parte de la empresa de correo, por equivocación, negligencia, no existe predio, nomenclatura errada; entre otras.

Seguimiento y auditoría continua a los reportes presentados por la empresa de correo y aplicación de las sanciones establecidas en el contrato por incumplimiento.

Contrato, oficios, informe, memorandos.

Entrega de información errada a la empresa de correo por parte del IDU, por no contar con bases de datos actualizadas, ni en terreno por parte de Catastro.

Continuamente los funcionarios de la STOP están validando y depurando la información del sistema, teniendo en cuenta que el IDU no posee la información 100% actualizada, resultando entonces que en el proceso de cobro persuasivo, se vea la necesidad de realizar visitas a terreno, depurando así la información para predios que hayan presentado devolución de la documentación enviada por la empresa de correo

Reportes e informes de auditoria al contrato de impresión y distribución

Tramitar las solicitudes y

reclamaciones

Que no se elabore la respuesta oportuna y/o pertinente a requerimientos y/o reclamaciones

Que la información requerida de otras áreas y/o entidades no sea entregada a tiempo

1. Inicio de investigaciones 2. Interposición de demandas ante la jurisdicción contencioso administrativa.3. Declaratorias de nulidad por parte de la jurisdicción contencioso administrativa 4. Alto volumen de derechos de petición 5. Mayores costos a nivel operativo.6. Silencio administrativo que genere demandas ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa, con decisiones desfavorables que implican devoluciones en el pago de la Contribución de Valorización.

6M

OD

ER

AD

O

Se realiza seguimiento oportuno en ORFEO y en valoricemos a los requerimientos de información.

Reportes por generación de actividades en Valoricemos y Orfeo

3IN

FER

IOR

No contar con el personal requerido para atender un alto volumen de reclamaciones, (por periodos específicos en el año)

Revisar el recurso humano que se requiere para atender oportunamente los requerimientos y reclamaciones incluyendo en el anteproyecto del presupuesto los requerimientos del recurso humano . (Plan de Contratación PSP)

Formato anteproyecto de presupuesto.Plan de contratación PSP

Se valida la información, verificando la planilla de terreno, la dirección del predio con la fotografía de la verificación predial y la información de UAECD, de igual manera se efectúan las visitas necesarias a los predios, notarias y entidades competentes con el fin de revisar las características prediales y se hace un filtro por el revisor y supervisor. Se aplica el procedimiento de elaboración de conceptos técnicos.

Planillas, de ser necesario visita a terreno procedimiento No.2DTFGF22.1.6_ELABORAR_CONCEPTO_TECNICO_PARA_RECLAMACIONES_POR_VALORIZACION

Deficiente disponibilidad y/o conectividad de los servicios de los aplicativos de valoricemos y orfeo para resolver los recursos.

4. Insistir a la STRT para que garantice el correcto funcionamiento de los aplicativos de ORFEO y VALORICEMOS y Solicitar a la STRT a través de la plataforma ARANDA la solución del incidente.

Correo Electrónico, actas, memorandos, Casos Aranda

Las reclamaciones allegadas no cuentan con la suficiente claridad para dar respuesta de fondo a la solicitud por parte del contribuyente.

5. Análisis minucioso por parte del abogado sustanciador de las reclamaciones efectuadas por el contribuyente, en caso de ser necesario abre periodo probatorio y solicita lo que requiere, el cual queda registrado en VALORICEMOS.

Memorandos y oficios y reportes del sistema Valoricemos.

Atención al contribuyente

Que se expidan Certificados de estado de cuenta para trámite notarial (paz y salvo) con deuda y que el contribuyente realice transferencia del inmueble.(O que se expidan paz y salvos con datos erróneos del predio.)

Desactualización de la base de datos que proporciona la UEACD.

1. Reclamaciones en contra de la Entidad.

2. Reprocesos

3. Sanciones disciplinarias a los funcionarios responsables.

6M

OD

ER

AD

O

1. Se realiza una verificación manual al SIIC (Sistema Integrado de información Catastral) y VUR (Ventanilla Única de Registro).Y se realizar la actualización del registro asignando un CHIP IDU.

Oficios Orfeo, aplicativos SIIC y VUR, Aplicativo Valoricemos

1IN

FER

IORInformación de predios que cuenten con más de un ID

(CHIP IDU, CHIP CASTASTRAL)2. Verificación en las bases de datos Valora y Valoricemos, utilizando el CHIP IDU o el CHIP CATASTRAL

Aplicativos Valora y Valoricemos.






EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

RV

F.11

3

X

Baj

a

Mod

erad

o

Am

bos

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

RV

F.12

1

Baj

a

Mod

erad

o

Memorandos y correos

Am

bos

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

2 Correo institucional

Devoluciones

RV

F.13

1

X

Baj

a

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Mod

erad

o2 Inconsistencia en los valores a devolver

3 Correo Electrónico

4 3. lista de chequeo de requisitos para recepción de los documentos.

Balance de Obra

RV

F.14

1

Pos

ible

May

or

Pro

babi

lidad

84

Rem

ota

May

or


SGGC CALOS HUMBERTO MORENO BERMUDEZ SUBDIRECTOR GENERAL DE GESTION CORPORATIVA

DTAV HERNANDO ARENAS CASTRO DIRECTOR TECNICO DE APOYO A LA VALORIZACION

STOP JOSE ANTONIO VELANDIA CLAVIJO SUBDIRECTOR TECNICO DE OPERACIONES

STJEF CARLOS FRANCISCO RAMIREZ CARDENAS SUBDIRECTOR TECNICO DE EJECUCIONES FISCALES


Que se expidan Certificados de estado de cuenta para trámite notarial (paz y salvo) con deuda y que el contribuyente realice transferencia del inmueble.(O que se expidan paz y salvos con datos erróneos del predio.)

1. Reclamaciones en contra de la Entidad.

2. Reprocesos

3. Sanciones disciplinarias a los funcionarios responsables.

6M

OD

ER

AD

O

1IN

FER

IOR

No socializar la información de actualización de procedimientos, cambios en el sistema y lineamientos.

3. Retroalimentación al equipo responsable de la expedición de Paz y Salvos sobre los procedimientos y soporte técnico para mejorar la atención al contribuyente 4. Revisión periodica por muestras aleatorias al proceso de expedición de paz y salvos realizado por STOP.

Planillas de asistencia, actas y correo institucional.


Demoras en la atención al contribuyente en los puntos de atención.

Caídas en la plataforma tecnológica que dificulta la atención oportuna al contribuyente

1. Inconformidad de la comunidad.

2. Incumpimiento normativo de requisitos establecidos por la Secretaría General de la Alcaldia

6M

OD

ER

AD

O

1. Se solicita a la STRT oportunamente el soporte tecnológico, a través de correos electrónicos, llamadas, Reporte casos Aranda y memorandos.

1IN

FER

IOR

Colapso en los puntos de atención por afluencia masiva de los contribuyentes, cuando están próximos a vencer plazos de pagos, entre otros

2. Conformación de equipos de trabajo para contingencias que apoyen la atención en los diferentes puntos.

Demora o inconsistencias en la devolución.

Errores en la Identificación a quien se le va realizar la devolución.

1. Incumplimiento del estatuto tributario al superar los 50 días estipulados en el documento

6M

OD

ER

AD

O

1. Consulta de los documentos jurídicos plataforma VUR, conformación de equipos de trabajo para el análisis, revisión aprobación y la asignación de roles para los usuarios en el sistema.

Plataforma VUR, estudio técnico, Instructivo INVF020 Trámite Devoluciones Ordenada por el Acuerdo 523 de 2013

3IN

FER

IOR

Demoras en la digitalización documental en el sistema Orfeo.

2. Solicitud al proceso de gestión documental para digitalización de la información

Entrega de la documentación incompleta por parte del contribuyente.

Correo Electrónico, Actas de Reunion y Lista asistencia

No elaborar un balance anual, que permita identificar alertas ante incumplimientos en lo establecido frente a cada Acuerdo de Valorización

1. Información incompleta de las areas misionales.

2. No presentar la Información relevante a la Dirección del IDU sobre ejecución y costos reales

1.Incumplimiento a lo establecido en cada Acuerdo de Valorización.2. Perdida de confianza para posteriores proyectos de Acuerdos de Valorización.3. Investigaciones disciplinarias.

12A

LTO

1. Inclusión en las funciones del Director de Apoyo de Valorización a partir de la resolución 010056 del 09/11/2016

2. Seguimiento por parte de la DTAV en el cumplimiento en la construcción del plan de obras

3. Informes de recaudo realizado por la DTAV

Solicitudes de Información a las áreas técnicas por memorandos.

4M

OD

ER

AD

O


Riesgo 5: Se modificó una de las causas. Además, se ajustó el control del riesgo 2.Riesgo 6: Se ajustó la redacción del riesgo. Se incluyó una causa, orientada a la falta de recurso humano para apoyar la actividad.Riesgo 7: Se unifica y se deja como causa del riesgo 4Riesgo 10: Se unifica con el riesgo 9 y se incluyeron las causas en este mismo riesgo.Riesgo 14: Se incluyó dentro de la matriz de riesgos de gestión


FORMATODISEÑO DE PROYECTOS

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTD - SGDUFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R RIESGO RESIDUALACTIVIDAD

Cód

.RIESGO CAUSAS / VULNERABILIDAD CONSECUENCIAS

TIPOSDESCRIPCIÓN DEL CONTROL EXISTENTE DOCUMENTACIÓN

PDD SI P I Ri P I RrR

.DP

.02

X Alta

Mod

erad

o

Am

bos

72

Pos

ible

Men

or

R.D

P.0

4

1

X Alta

May

or

Am

bos

64

Pos

ible

Mod

erad

o

2

3

4



RIESGO INHERENTE

6. Elaborar los pliegos de

condiciones de los proyectos

de construcción y conservación.

Superar el margen de tolerancia para la variación

del presupuesto de obra en la modalidad de contrato de

Estudios, Diseño y Construcción sin tomar las decisiones y ejecutar las

acciones para la continuidad o no del proyecto.

1

2

Al no contar con Estudios y diseños definitivos, no es posible proyectar un presupuesto de obra pues no se cuenta con cantidades de obra y alta incertidumbre en el cálculo de obras de redes de servicios públicos.

Los presupuestos de factibilidad tienen un alto nivel de incertidumbre

1. Modificaciones en el valor de la obra proyectada.

2. Demoras en la contratación de Obra

3. Afectación de las metas de la entidad y del Plan de

Desarrollo

12A

LTO

1. Utilización de los formatos de productos en estudio prefactibilidad y productos en estudio factibilidad, para el inicio de la fase de diseño.2. Seguimiento de la Interventoría y/o supervisor IDU.3. Aplicación de la Guía Elaboración de Presupuestos para contratos de obra, consultoría, interventoría y apoyo a la gestión. (Esta guía se encuentra en ajustes por parte de las DTs Estratégica, de Proyectos, y de Construcciones, de la Subdirección Técnica de Ejecución del Subsistema Vial, de la Subdirección Ténica de Mantenimiento del Subsistema Vial, y la Subdirección General de Infraestructura).4. Controles y margen definido en la matriz de riesgos del contrato

1. FOFP01_Productos_Estudio_Prefactibilidad_Lista_Chequeo2. FOFP02_Productos_Estudio_Factibilidad_Lista_Chequeo

3. Manual de Interventoría.4. GUDP017_ELABORACION_PRESUPUESTO_CONTRATOS_OBRA_CONSULTORIA_INTERVENTORIA_V1.05. Actas de seguimiento

6M

OD

ER

AD

O

3. Ejecutar o realizar los estudios y diseños.

Que se termine el plazo de ejecución de los estudios y

diseños sin recibir los productos aprobados.

Demora en la coordinación con las ESPs y demás entidades por parte del consultor.

1. Reprogramación del cronograma para la entrega de productos, lo que conlleva a ampliar el plazo de entrega final de los mismos.2. Modificaciones Contractuales

16E

XTR

EM

O

1. Aplicación del Procedimiento sancionatorio.2. Se controla con la forma de pago por productos, la cual queda establecida en el contrato.3. Realización de reuniones semanales y mensuales, por parte de la supervisión del proyecto o interventoría.

1. Memorandos enviados a la DTGC.2. Actas de pago.3. Acta de seguimiento al contrato.4. Manual de Interventoría.

9M

OD

ER

AD

O

Demora en la entrega de insumos por parte de las ESPs, y Entidades Distritales para el desarrollo de

los diseños.

1. Realizar mesas de trabajo con los consultores e interventores, de donde se generan actas con compromisos.2. Plataforma ORFEO para realizar las diferentes comunicaciones oficiales.3. Mesas de trabajo con las ESP y demás Entidades para la coordinación y viabilidad pertinente de los productos. Visitas a terreno.4. Elaborar solicitud de concepto de viabilidad a las ESPs, y demás Entidades.5. Aplicación de Convenios existentes

1. FOIDU131_ACTA_ DE_ REUNION_ V_4.0.doc2. Conceptos3. Convenios existentes con las ESP.4. Oficios, Memorandos.

Demora en la revisión y aprobación por parte de la interventoría.

1. Aplicación del Procedimiento de declaratoria de incumplimiento, imposición multa, cláusula penal caducidad y o afectación de la garantía única de cumplimiento2. Realización de reuniones de seguimiento, semanales y mensuales, con el supervisor del proyecto e interventoría.3. Reprogramación del cronograma aprobado por la interventoría, debidamente justificado y aprobado por la interventoría

1. Memorandos enviados a la DTGC.2. Actas de pago.3. Acta de seguimiento al contrato.4. Manual de Interventoría.5. Cronograma reprogramado aprobado por la interventoría.6. PRGC06 Procedimiento Declaratoria de incumplimiento, imposición multa, cláusula penal, caducidad y o afectación de la garantía única de cumplimiento

Incumplimiento del consultor en los plazos establecidos en el cronograma aprobado por la

interventoría.

1. Seguimiento y control del cronograma del contrato de consultoría, cuando la interventoría es interna.2. Reprogramación del cronograma aprobado por la interventoría, debidamente justificado.3. Aplicación del Procedimiento de declaratoria de incumplimiento, imposición multa, cláusula penal caducidad y o afectación de la garantía única de cumplimiento

1. Cronograma2. Actas de seguimiento3. Contratos suscritos4. Oficios - ORFEO5. PRGC06 Procedimiento Declaratoria de incumplimiento, imposición multa, cláusula penal, caducidad y o afectación de la garantía única de cumplimiento


FORMATODISEÑO DE PROYECTOS

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTD - SGDUFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO


Cód

.





RIESGO INHERENTE

R.D

P.0

5

X

Cas

i Seg

uro

Men

or

Pro

babi

lidad

64 Alta

Men

or

Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:

ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA

El riesgos R:DP.01(demora por parte de las ESP) se considera como causa del riesgo 4, por lo que se elimina el riesgo.SGDU Subdirector General de Desarrollo Urbano

DTP Yolanda Oviedo Rojas Directora Técnica de Proyectos

1. Planificar los estudios y diseños.

2. Elaborar los pliegos de

condiciones de los proyectos

de construcción y conservación.

Cambios continuos y no controlados en las directrices

para la elaboración de los componentes técnicos de los

pliegos de condiciones

1

2

3

4

5

Recursos limitados y falta de definición de presupuesto real en el momento de definir el alcance del contrato.

Cambios en las prioridades de la Administración. (alcance, plazos del proyecto)

Cambios de políticas de contratacióon , o la modificación de términos contractuales

Cambios en el alcance del objeto de diseño con respecto al alcance definido en la factibilidad.

Cambios en el alcance del objeto de obra con respecto al alcance definido en el diseño.

Rediseño,Modificación de cronogramas y reprocesos en la estructuracion de pliegos, variación en el alcance del proyecto

10A

LTO

1. Proyección del presupuesto anual

2.Procedimiento de estructuración de procesos selectivos Procedimiento

PRPE02 Procedimiento de Elaboración del anteproyecto de presupuesto

8M

OD

ER

AD

O


Rafael Eduardo Abuchaibe López


FORMATOGESTIÓN PREDIAL


31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.G

P.0

1

X

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

R.G

P.0

3

X

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e



DIRECCIÓN TÉCNICA DE PREDIOS

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Elaborar insumos técnicos,

jurídicos y sociales.

Realizar la adquisición

predial

Demoras en la asignación de Recursos para la Adquisición

Predial de los Proyectos

1, Falta de apropiación presupuestal para la Gestión predial (adquisición, venta y administración de predios)2. .Falta de apropiación presupuestal de la caja menor del área. 3. Falta de recursos humano de apoyo a la gestión predial, por demoras en la apropiación presupuestal y contratación en los casos que aplica.

1. Retrasos en la gestión predial

2. Demora en el inicio de las obras

3. Demandas por parte de los vendedores o afectados por las

nuevas obras.4. Demora en la aprobación del

acto administrativo de constitución de la Caja Menor

9M

OD

ER

AD

O

1.1 Solicitud de recursos desde el anteproyecto de presupuesto en donde se tiene previstas todas las necesidades de la DTDP. Mediante Formato FO-PE-09.1.2. En el transcurso de la vigencia se realiza la solicitud de recursos faltantes formalmente o de acuerdo con la demanda de los proyectos de gestión predial.2.1 Solicitud de recursos desde el anteproyecto de presupuesto en donde se tiene previstas todas las necesidades de la DTDP. Mediante Formato FO-PE-09.2.2 En el transcurso de la vigencia se realiza la solicitud de recursos faltantes formalmente o de acuerdo con la demanda de los proyectos de gestión predial.3.1 Solicitud de recursos desde el anteproyecto de presupuesto en donde se tiene previstas todas las necesidades de la DTDP. Mediante Formato FO-PE-09.3.2 En el transcurso de la vigencia se realiza la solicitud de recursos faltantes formalmente o de acuerdo con la demanda de los proyectos de gestión predial.

Comunicación OficialFormato FO-PE-09

1IN

FER

IOR




predial.Realizar el

reasenatemiento integral de la población.

Realizar viabilidad predial.

Retrasos en la Gestión Predial por Falta de Insumos

1, Dificil accesibilidad a los predios, debido a que los propietarios no permiten el acceso, para cumplir con el debido levantamiento de insumos prediales.2. Diferencias de áreas (Cabidas y Linderos) que no son certificadas a tiempo por la UAECD para el levantamiento definitivo de los Registros Topográficos, corrección de avalúos y elaboración de ofertas de compra.3. Demora en la entrega de documentos soporte para el cálculo de las Indemnizaciones (Daño Emergente y Lucro Cesante)4. Retrasos en la Negociación por oposición del propietario5. Problemas de titularidad de los predios en procesos de adquisición (poseedores, sucesiones, embargos)6, Incumplimiento de los tiempos previstos por la Ley para la emisión de los avalúos por parte de la UAECD.7. Reproceso en la corrección, validación y aprobación de avalúos8. Soportes y justificaciones suficientes de los avaluós comerciales 9. Entregas masivas de avalúos por parte de la UAECD que generan represamientos en la aprobación de los mismos.

1. Incumplimiento en los tiempos previstos para

elaboración de Registros Topográficos, solicitud de

avalúos y ofertas de compra.

2. Demoras en la adquisicón predial.

3. Retrasos en la posible entrega de los predios al proceso de Ejecución de

Obras.

4. Inconformismo por el valor comercial del inmueble

5. Demoras en la adquisicón predial.

6. Retrasos en la entrega del predio al proceso de Ejecución

de Obras

7. Incremento en los contratos de vigilancia de predios

8. Retrasos en la expedición de ofertas de compra

9M

OD

ER

AD

O

1,1. Envío de oficios previos a la visita de propietarios con el acompañamiento social y técnico. 1,2. Levantamiento fotográfico como referencia. 1,3. Levantamiento Planimerico, VUR, VUC, folio matricula.2,1. Programación de visita entre la UAECD, el IDU- DTDP y el propietario, con el fin de establecer el área real y poderla certificar para continuar con el proceso correspondiente.3,1. Precálculo de indemnizaciones con los conceptos básicosque se encuentran en el Procedimiento de Adquisición Predial 3,2. Aplicación del Procedimiento de Gestión Social (PRGP01) 3,3. Elaboración y envío de oficios a los propietarios solicitando los documentos requeridos.3,4. Programar y adelantar reuniones con los propietarios.4,1. Tramitar y redireccionar las peticiones de los propietarios a la UAECD.4,2. Seguimiento social4,3. Aplicación de los Términos de ley para adelantar la expropiación por vía administrativa5,1. Conforme a lo establecido en el Manual de Gestión Predial, se debe realizar el análisis jurídico del predio con 10 años de anterioridad para la emision del Estudio de títulos, siempre y cuando no requiera un análisis mayor, de ser así se debe realizar un análisis a 20 años sobre la tradición del predio, con el fin de establecer el propietario real de Dominio.6,1. Conforme al Capítulo 3 Parágrafo 2 del DECRETO 1420 DE 1998, el plazo de entrega de los avalúos por parte de la UAECD, son 30 días, de ser necesario el IDU reiterara la solicitud de los avalúos por medio de oficio a la UAECD.7,1. Se diligencia y alimenta el seguimiento y control de avalúos (herramienta de excel), que indica la trazabilidad del estado de las solicitudes realizadas y de los derechos de petición dirigidos a la UAECD.7,2. Reuniones quincenales de seguimiento con el interlocutor de la UAECD.8,1. Validación y confrontación de la información por el equipo de avalúos de la DTDP, esta revisión se realiza por fases: - Revisión método valuatorio empleado por UAECD.- Verificación los Datos Básicos.- Verificación la parte Indemnizatoria. 9,1 Ejecución de contingencias para aprobación masiva de avalúos en la DTDP, a través de la plataforma de ORFEO

1,1. Comunicaciones Oficiales

1,2. Actas de Visita2,1. Seguimiento del

convenio con UAECD3,1. Carpeta con

soportes y solicitud de tasación enviada a la

UAECD.3,2. Oficios.

3,3. Actas de Visita4,1. Oficios enviados a

la UAECD 4,2. Actas levantadas

por el área Social.4,3. Actas de visita

sociales5,1 Estudio de Títulos

FOGP116,1. Oficios enviados a la UAECD solicitando

los avalúos7,1. Oficios Quincenales

a la UAECD7,2. Cuadro de Alerta

Seguimiento de Avaluos7,3. Actas de seguimiento

8,1. Carpeta y documentos soportes enviados a la UAECD

9, 1. Oficios

1IN

FER

IOR






EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.






RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.G

P.0

4

X

Pos

ible

May

or

Am

bos

87

Rem

ota

Men

or

R.G

P.0

5

Pos

ible

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

84

Rem

ota

Mod

erad

o

R.G

P.0

6

Pos

ible

Mod

erad

o

Acta Comité

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Mod

erad

o




predial.Realizar el

reasenatemiento integral de la población.

Realizar viabilidad predial.

Demoras en la entrega del predio, al área ejecutora para

construcción

1, Adjudicación de los contratos de obra sin contar con el certificado de viabilidad predial.2, Estudios sociales desactualizados al momento de iniciar el proceso de Adquisición Predial.3. Titulación irregular de la tierra en Bogotá4. Reprogramación y/o ajustes a los diseños iniciales5. Cambios en los procedimientos de adquisición predial (Por vencimiento de términos en los procesos de enajenación voluntaria se pasen a expropiación administrativa)6. Demoras en los procesos de expropiación judicial

1. Retraso en la inicio de la obra

2. Sobrecostos

3. Investigaciones por parte de los Entes de Control

4. Problemas con las comunidades

5. Reproceso en la gestión predial

12A

LTO

1. Emisión del certificado de viabilidad predial conforme a lo establecido en el Manual de Gestión Predial del IDU, en el cual se establece que el 100% de los predios que integran el área del proyecto se encuentren con oferta de compra debidamente notificada, al momento de iniciar la obra. Que se cuente con la disponibilidad del 80% del área requerida para el proyecto al momento de iniciar la obra. Que el 20% restante del área requerida, no podrá estar integrada por un número plural de predios que representen más del 80% de los inmuebles que se deba adquirir, al momento de iniciar la obra.2,. Caracterización de la unidad social, conforme a lo establecido en el Procedimiento de Gestión Social Predial (PRGP01), Diligenciar el formato de caracterización de la Unidad Social y realizar el informe para incluir en carpeta por cada unidad social.3. Conforme a lo establecido en el Manual de Gestión Predial , que se debe realizar el analisis juridico del predio con 10 años de anterioridad para la emision del Estudio de títulos, siempre y cuando no requiera un análisis mayor, de ser así se debe realizar un análisis a 20 años sobre la tradición del predio, con el fin de establecer el propietario real de Dominio.4. Depende a situaciones imprevisibles Técnicas, juridicas y sociales.5.1. Seguimiento semanal de avance a las etapas jurídica y social, para determinar el avance de cada proyecto y reforzar si es necesario el acompañamiento y asesoría a las Unidades Sociales en el proceso de gestión predial.5.2. Aplicación de los Términos de ley para adelantar la expropiación por vía administrativa.6. 1. Seguimiento y actualización de los procesos judiciales en el sistema SIPROJ.

1.1 Manual de Gestión Predial

1.2 Memorandos2.1 Censo Social.

2.2 Formatos 0,1,2,33. Actas de Visita (Social- Técnico).

4. Comunicaciones Oficiales

5. Actas Social- Juridica6.1 Plan de

Contratación Anual.6.2 Sistema SIPROJ

2IN

FER

IOR




predial.Realizar el

acompañamiento social de la

población.Realizar viabilidad predial.

Dificultades en la administración o

mantenimiento de los predios adquiridos o en posesión del

IDU

1. No disponer de recursos financieros suficientes para los contratos de administración.2. No disponer de contratos para la administración de los predios (Demolición, mantenimiento y vigilancia)3. Que no se entregue el predio con el registro de titularidad.

1. Invasión a los predios en administración.

2. La no demolición de predios por falta de contrato lo cual

genera inseguridad

3. Reclamos de la comunidad por limpieza de los predios

4. Mala imagen de La Entidad

9M

OD

ER

AD

O

1. Incorporar en el Anteproyecto de Presupuesto los recursos requeridos para financiar los contratos de administración, vigilancia y mantenimiento de predios; así mismo hacer la gestión correspondiente con el fin que dichos recursos se incorporen en el presupuesto de cada anualidad. Mediante Formato FO-PE-092. Solicitud y gestión de la disponibilidad de los recursos ante la DG y las dependencias correspondientes. Mediante Formato FO-PE-09.3. Diligenciamiento del acta de Entrega por el cual se da por recibido el inmueble y entrega al Contratista.

1-2 Comunicacion Oficial

1-2 Formato FO-PE-093. Acta de Entrega

3IN

FER

IOR

Administrar y vender predios sobrantes de

obra

Falta definición de una política para la gestión y

utilización de predios sobrantes

1. En desarrollo de los procesos de adquisición predial, el trazado de las obras viales impuesto en el POT de Bogotá, afecta en algunos de los casos predios parcialmente. Sin embargo, el área en reserva vial puede determinar un area sobrante o remanente no desarrollable según los conceptos de norma emitidos por la SDP.

1.1. Invasiones a los predios.1.2. Incremento en costos por

administración, vigilancia y mantenimiento.

9M

OD

ER

AD

O 1.1 Llevar al Comité de Predios, instituido en la Resolución 001665 de 2017 el tema de remanentes para estudiar alternativas, teniendo en cuenta que algunos predios al no ser desarrollables se deben incorporar al espacion público adyacente de la obra.

3IN

FER

IOR






EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.






RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.G

P.0

7

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

R.G

P.0

8

X

Pos

ible

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Mod

erad

o


DTDP MARTHA ALVAREZ ESCOBAR DIRECTORA TÉCNICA DE PREDIOS ( E )

SGDU RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE LOPEZ

Elaborar Elaborar insumos técnicos,



predial.Realizar el



Problemas para el restablecimiento de las Unidades Sociales .

1. Problemas con la entrega de los arrendatarios de los predios en proceso de adquisición.2. Problemas con unidades económicas arrendatarias vs arrendadores debido a incumplimiento en pagos y otros. 3. Dificultades en la consecución de inmuebles de reposición con características similares a las iniciales4. Presencia de asentamientos informales.5. Nuevos asentamientos en predios entregados al IDU.

1. Retraso en los traslados y reubicación de las Unidades

Sociales

2. Vencimiento de Términos que ocasionan procesos de

Expropiación.

3. Demoras en el Reasentamiento de las

unidades sociales

4. Demora en la entrega del predio

5. Demandas para la Entidad

6. Invasión de predios IDU

9M

OD

ER

AD

O

1. Ejecución de los programas del PGS para las Unidades Sociales que ocupan o residen en inmuebles objeto de afectación por el proceso de adquisición predial, para lo cual se prestan asesorías Sociales, Técnicas, Jurídicas e inmobiliarias, como parte del acompañamiento a los propietarios, arrendatarios o tenedores durante el proceso de reasentamiento integral en iguales o mejores condiciones.2. Atención personalizada intermediación y acompañamiento de los gestores sociales y económicos.3.1 Acompañamiento social e inmobiliario con el fin de dar varias opciones de vivienda a las unidades sociales a trasladar.3.2 Entrega portafolio Inmobiliario y se coordina con la unidades visitas a diferentes inmuebles para verificar condiciones de los nuevos predios.4.1. Censo y Diagnostico Socio- Económico.4.2. Seguimiento de la atención realizada a las us identificadas en el CENSO, destacadas en el Diagnóstico y el Estudio de impactos.5.1. Censo, Diagnostico Socio- Economico, Estudio de Impactos, Plan de Gestión Social. 5.2. Seguimiento a las necesidades identificadas en el CENSO, según las caracteristicas determinadas y las necesidades de la unidad social.

1. Formato de verificación de traslado

de la unidad social.2. Actas de atención y

seguimiento. 3.1. Acta de visita 3.2. Ficha Atención

Inmobiliaria.4.1. Censo Social.Formatos 0, 1, 2, 3

4.2. Actas de Seguimiento.

4.3. Actas de Asesoría tanto Económica, Social, Jurídica e

Inmobiliaria.5.1. Censo Social.Formatos 0, 1, 2, 3

5.2. Actas de Seguimiento.

5.3. Actas de Asesoría tanto Económica, Social, Jurídica e

Inmobiliaria.

1IN

FER

IOR




predial.Realizar el



Perdida de los expedientes de los procesos de Gestión

Predial a cargo de la DTDP

1. Manipulación inadecuada del expediente2. Falta de archivadores y archivos.3. Falta de control y seguimiento a los Expedientes

1. Se pueden presentar suplantaciones

2. Pérdida de información y recuperación de expedientes

3. No poder contestar requerimientos a los Entes de Control por no contar con el

expediente original

4. Demoras en la entrega del predio por posibles pérdidas de

la documentación al estar al alcance del público

9M

OD

ER

AD

O

1.1 Implementación de la Carpeta Única Consulta DTDP1.2. Digitalización de la información y cargue de la misma en el aplicativo SIGES y OPEN2.1. Mediante el formato (FODO06) se hace entrega del archivo inactivo al archivo central.2.2. Solicitud de archivadores a recursos físicos por medio de formato ( F-ARF-030).3.1. Implementación de planillas para el control préstamos de Expedientes.3.2. Adecuación de las instalaciones para brindar una mayor seguridad al archivo y acceso restringuido al área de archivo.

1.1. Expediente.1.2. Aplicativo SIGES y

OPEN2.1. Formato de Trasferencia de

Archivos 2.2 Orden de pedido de elementos de consumo

3. Registro de entrega de expedientes

3IN

FER

IOR


1-Se elimina el riesgo R. GP.02, toda vez que es una causa del riesgo R. GP.01.2- Se incluye nuevamente el R.GP.03 que por error se repetia con el R. GP.05.3- Se crea un nuevo riesgo, generado por las continuas observaciones de los Entes de Control.4- Se modifica la redacción del R.GP.07, 5- Se modifica la redacción del R.GP.08. SUBDIRECTOR GENERAL DE DESARROLLO

URBANO


FORMATOEJECUCIÓN DE OBRA

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGI - DTC- STESV - STESTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.E

O.0

1

Dem

ora

en e

l ini

cio

de la

eta

pa d

e C

onst

rucc

ión

y/o

inic

io s

in e

l cum

plim

ient

o de

los

requ

isito

s pr

evio

s

1

X Alta

Mod

erad

o

Am

bos

84 Baj

a

Insi

gnifi

cant

e

2

3

4

5

6

7

8



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Seguimiento a la

Ejecución de

Proyectos de

Construcción

No contar con los requisitos y aprobaciones por parte de las ESP, entidades distritales y nacionales necesarios para el incio de la etapa de ejecución

1. Posibles reclamaciones del

contratista y/o interventor, por

restablecimiento del equilibrio económico.2. Demandas de la

comunidad, acciones populares.3. Inicio de

investigaciones administrativas y

disciplinarias por parte de los entes de control.

4. Retraso en plazos del contrato.

5. Mayores costos de obra. (Reajuste en

precios).

12A

LTO

1. Aplicación de la lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-155. en la que se describen los documentos que se deben entregar previo al acta de inicio.2. Aplicación de la Guia GUDP01 Guia de Alcance Entregables Etapa de Diseños.3. Aplicación de lo contemplado en el Pliego de Condiciones y Anexos relacionados con el Analisis de Niveles de Servicio (ANS) ó Cronogramas de Hitos.4. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.

1. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-155.

2. Guia de Alcance Entregables Etapa de Diseños.3. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura

Vial y de Espacio Público 4. Ley 1682 de 2013 Ley de Infraestructura

5. Actas de Comité

2IN

FER

IOR

Retraso en la apropiación de los Diseños (Técnicos, de las ESP y otros).

1. Aplicación del manual de Interventoría 2. Comités, recepción de informes por parte de la interventoria, supervisión realizada por parte de la Entidad a la gestión realizada por el constructor, la interventoría y las ESP.3. Aplicación de la lista de chequeo "Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra" y verificación de los entregables de la etapa de Diseño.

1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de espacio Público.

2. Guia de Alcance Entregables Etapa de Diseños.3. Procedimiento PR-C-044 "Ejecución de proyectos de construcción de

infraestructura vial y espacio público4. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de

ejecución de obra. FO-C-155.

Estudios y Diseños ( Técnicos y de las ESP y otros) incompletos y/o desactualizados y/o deficientes.

1. Aplicacion del manual de Interventoría 2. Aplicación del Procedimiento Ejecución de Proyectos de construcción de infraestrucutra vial y de espacio público.3. Aplicacion de la Guia de los entregables de la etapa de Estudios y Diseños.

1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de espacio Público.

2. Guia de Alcance Entregables Etapa de Diseños.3. Procedimiento PR-C-044 "Ejecución de proyectos de construcción de

infraestructura vial y espacio público4. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de

ejecución de obra. FO-C-155

Acciones por parte de la comunidad para evitar el inicio de la obra.

1. Aplicacion del manual de Interventoría 2. En el Apéndice E de los contratos se establecen las obligaciones del contratista, en donde se encuentra la creación de un punto CREA en el cual se deberán realizar reuniones periódicas inicial en la obra y se llevan acabo reuniones de concertación a lo largo del proyecto en los puntos CREA, con la participación de la comunidad, Contratista, Interventoría y el IDU.

1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público

2. Apéndice E de los contratos de obra.3. Actas de Reunión y/o de comité Crea con la comunidad.

Demora en la aprobación y revisión de las hojas de vida de los equipos de trabajo en el contrato de obra y en el de interventoría.

1. Apliación de la Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-155.2. Verificación en el SIAC de las dedicaciones de los profesionales y que no estén al mismo tiempo en el contrato de obra y de Interventoría.


2. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-155

3. ORFEO4. Sistema de Acompañamiento contractual SIAC.

5. Comunicaciones oficiales de aprobación de las hojas de vida de la interventoría y de los contratistas

No disponer al inicio los predios requeridos para la ejecución de la obra.

1. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-1552. Aplicación del Manual de Gestión Predial en lo concerniente a la expedición del concepto de viabilidad predial.

1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público.

2. Listas de chequeo FO-C-155.3. Manula de Gestion Predial.

Presiones administraitvas (internas y/o externas) para suscribir acta de inicio sin el cumplimiento de los requisitos establecidos.

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Elaborar comunicaciones oficiales entre áreas y/o Interventoría, reportando las situaciones, para hacer cumplir los requisitos mínimos establecidos o inicio del proceso sancionatorios a que haya lugar.

1. Contrato, pliego de condiciones y anexos.2. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura

Vial y de Espacio Público 3. Manual de Gestión Contractual

4. Procedimiento PR-GC-074 "Declaratoria de incumplimiento contractual para la imposición de multa, cláusula penal, caducidad y/o afectación de la

garantía única de cumplimiento"5. Actas de Seguimiento

Falta de coordinación entre las áreas del IDU.

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.


Vial y de Espacio Público.3. Actas de Seguimiento





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.E

O.0

3

Rec

ibo

parc

ial y

/o fi

nal d

e O

bras

sin

el c

umpl

imie

nto

de la

s co

ndic

ione

s té

cnic

as. 1

X

Pos

ible

May

or

Am

bos

72 Baj

a

Mod

erad

o

2

3

Seguimiento a la

Ejecución de

Proyectos de

Construcción

Inadecuado seguimiento por parte de la interventoría.

1. Mala imagen para el IDU.2. Afecta la durabilidad de la

obra por deficiencia en calidad de materiales y en los procesos constructivos.

3. Afecta servicio de espacio público y transporte de la

ciudad.4. Posibles Demandas de la

comunidad, acciones populares.

5. Posibles demandas por parte del contratista de obra

e Interventoría6. Posible Inicio de

investigaciones administrativas y


12A

LTO

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Recorridos de obras. Fortmato FO-EO-033. Aplicación del procedimiento PR-GC-074.4. Ensayos de laboratoríos coordinado con la DTE.5. Bitacora de Obra.


2.Manual de Gestión Contractual3.Procedimiento PR-GC-074 "Declaratoria de incumplimiento contractual

para la imposición de multa, cláusula penal, caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento".

6M

OD

ER

AD

O

Deficiencia en diseños y/o especificaciones técnicas particulares para situaciones específicas

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Informes Mensuales de Interventoría. ( plan de calidad)3. Mesas de trabajo con la DTC, DTE y la DTP4. Control por parte del interventor al contratista.


2. Procedimiento PR-DP-080 "Cambio de Estudios y Diseños aprobados, en etapa de construcción y/o conservación."

3. IDU_ET_GE_007_TOMO I, II, III y IV Especificaciones Técnicas del IDU

Personal no competente por parte del contratista e interventoría y/o dedicaciones insuficientes

1. Contrato, pliego de condiciones y anexos.2. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones..3. Elaborar comunicaciones oficiales entre áreas y/o Interventoría, reportando las situaciones, para hacer cumplir los requisitos mínimos establecidos o inicio del proceso sancionatorios a que haya lugar.4. Aprobación de Hojas vida.


2. Procedimiento PR-GC-074 "Declaratoria de incumplimiento contractual para la imposición de multa, cláusula penal, caducidad y/o afectación de la

garantía única de cumplimiento".





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.E

O.0

4

Dem

ora

en la

eje

cuci

ón d

e la

Obr

a

1

X

Cas

i Seg

uro

May

or

Am

bos

64 Alta

Mod

erad

o

2

3

4 1. Ajuste de Cronogramas por parte del contratista.

5

6

7

8 Los plazos se definen en la fase de Diseño del Proyecto.

Seguimiento a la

Ejecución de

Proyectos de

Construcción

No contar con los requisitos y aprobaciones por parte de ESP, entidades distritales y nacionales necesarios para la etapa de ejecución de Obra.

1. Posibles investigaciones administrativas y


2. Demoras en la entrega de las obras a la comunidad.

3. Perjuicios ocasionados a terceros.

4. Posibles demandas y reclamaciones.

5. Mala imagen para el IDU.6. Finalización del Contrato sin la entrega de total de la

obra.

20E

XTR

EM

O

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Elaborar comunicaciones oficiales entre áreas y/o Interventoría, reportando las situaciones, para hacer cumplir los requisitos mínimos establecidos o inicio del proceso sancionatorios a que haya lugar.3. Comités interinstitucionales.4. Aplicación de la Guía GUIN02 Cordinación IDU, ESP Y TIC en Proyectos de Infraestructura5. Aplicación de la Ley de Infraestructura 1682 de 2013.


2. Apéndice E de los contratos de obra.3. Actas de Seguimiento

4. Convenios con las E.S.P 5. Guía GUIN02 Cordinación IDU, ESP Y TIC en Proyectos de

Infraestructura.6. Ley de Infraestructura 1682 de 2013.

12A

LTO

No disponer de la totalidad de los predios requeridos para la ejecución de la obra.

1. Lista de chequeo Verificación de requisitos para inicio de la fase de ejecución de obra. FO-C-1552. Aplicación del Manual de Gestión Predial en lo concerniente a la expedición del concepto de viabilidad predial.Que el 100 % de los predios que integran el área del proyecto se encuentren con oferta de compra debidamente notificada y, Que se cuente con la disponibilidad del 80% del área requerida para el proyecto. Es entendido que el 20% restante del área requerida, no podrá estar integrada por un número plural de predios que representen más del 80% de los inmuebles que se deba adquirir, caso en el cual, no se expedirá el certificado de viabilidad predial.


2. Listas de chequeo FO-C-155.3. Manula de Gestion Predial.

Falta de coordinación entre las áreas del IDU.

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Memorandos y reuniones solicitando, explicando y anexando la infiormación requerida para que se emitan conceptos técnicos y/o juridicos.3. En el manual de Gestión Contractual, se establece en el numeral 6,1,3 los lineamientos para el manejo de los Ítems no previstos. 4. Formato 4-MIN-C-M-23 ACTA DE FIJACION DE PRECIOS NO PREVISTOS.xls ( En cada una de las Subdirecciones Técnicas, se tienen asignadas a dos personas para la revision y verificación de los precios no previstos que se generan en los contratos)5. Procedimiento PR-GAF-058 EXPEDICION CERTIFICADOS DISPONIBILIDAD Y REGISTRO PRESUPUESTAL y procedimiento PR-GAF-087 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES, para consecución recursos adicionales.6. Registro y seguimiento en aplicativo ZIPA.

1. Acuerdo 002 de 2009 " Por el cual se establece la estructura organizacional del IDU, las funciones y sus dependencias y se dictan otras disposiciones"2. Manual de Gestión Contractual3. Actas de Seguimiento4. Formato 4-MIN-C-M-23 ACTA DE FIJACION DE PRECIOS NO PREVISTOS

Condiciones climáticas desfavorables para la ejecución de las obras


Inconvenientes con la comunidad y/o sectores interesados

1. Se llevan acabo reuniones de concertación a lo largo del proyecto en los puntos CREA, con la participación de la comunidad, Contratista, Interventoría y el IDU. 2. Cierre de acciones interpuestas por la comunidad.3. Comunicaciones oficiales.

1. Procedimiento PR-AC-064 "Atención al ciudadano en Proyectos de Infraestructura Urbana"

No contar con las apropiaciones presupuestales cuando existan adiciones o Mayores cantidades

1. Convenio Interadministrativo No. 020 de 2001, se establece en la clausula 2, que " Los certificados de disponibilidad presupuestal, necesarios para la apertura de las licitaciones y concursos, para la contratación misma para respaldar los eventuales contratos adicionales con la ejecución de las obras a que se refiere el objeto del presente convenio serán otorgados por TRANSMILENIO.2. Aplicar el procedimiento de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos para solicitar los CDP´S en el tiempo establecido

1. Convenio Interadministrativo No. 020 de 2001, Celebrado entre el IDU y Transmilenio.2. Procedimiento PR GF - 01 Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos

Cantidades de obra no previstas y/o adicionales.

1. En el Manual de Gestión contractual se establecen los lineamientos en cuanto a Mayores cantidades de obra e ítems no previstos.2. La Interventoría verifica los ítems no previstos y/o las mayores cantidades de obra presentados por el contratista para que sean revisados para aprobadón o desaprobación.3. La Interventoría presenta la solicitud ante el IDU para gestionar la validación de los ítems no previstos (Utilizacion del formato 4MINCM23 Acta de Fijación de Precios No previstos) y/o las mayores cantidades de obra. Utilización del formato FOIDU57 Acta de Mayores Cantidades de obra4. El área ejecutora dará el aval a los ítmes de obra no previstos y/o adicionales y se pagarán de acuerdo con las memorias que presenta el contratista luego de ser ejecutadas. 5. Suscripción de actas de recibo parcial de obra en donde se soprotan las cantidades.

1. Manual de Gestión Contractual2. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos3. Formato Acta de Fijación de Precios No previstos

4. Formato FOIDU57 Acta de MAyores Cantidades de obra5. Formato Acta de Recibo PArcial de obra.

Plazos definidos en el contrato no acertados y menor al requerido.





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.E

O.0

5

May

or v

alor

de

obra

al p

resu

pues

tado

inic

ialm

ente

1

X

Cas

i Seg

uro

May

or

Am

bos

72 Alta

Mod

erad

o

2

R.E

O.0

8

1

X Alta

May

or

Am

bos

64

Pos

ible

Mod

erad

o

2

3

Seguimiento a la

Ejecución de

Proyectos de

Construcción

Estudios y diseños deficientes y/o desactualizados, que inciden en hacer nuevos diseños y nuevos presupuestos.

1. Perjuicios ocasionados por desequilibro economico

del contratista y/o del Interventor.

2. Desfinanciación de otros proyectos.

3. Posibles investigaciones administrativas y


4. Desgaste operativo para conseguir recursos.

5. Finalización del Contrato sin la entrega total de la

obra.

20E

XTR

EM

O

a) Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.c) Interventoría.d) Aplicación del procedimiento de Cambio de Estudios y Diseños

a) PR-DP-080 -CAMBIO DE ESTUDIOS Y DISEÑOS APROBADOS EN ETAPA DE Construcción y/o Conservación"

b) Formato 4-MIN-C-M-23 ACTA DE FIJACION DE PRECIOS NO PREVISTOS

12A

LTO

Mayores cantidades de obra, cantidades no previstas y/o adicionales

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. En el Manual de Gestión contractual se establecen los lineamientos en cuanto a Mayores cantidades de obra e ítems no previstos.3. La Interventoría verifica los ítems no previstos y/o las mayores cantidades de obra presentados por el contratista para que sean revisados para aprobadón o desaprobación.4. La Interventoría presenta la solicitud ante el IDU para gestionar la validación de los ítems no previstos (Utilizacion del formato Acta de Fijación de Precios No previstos) y/o las mayores cantidades de obra. Utilización del formato FOIDU57 Acta de Mayores Cantidades de obra5. El área ejecutora dará el aval a los ítmes de obra no previstos y/o adicionales y se pagarán de acuerdo con las memorias que presenta el contratista luego de ser ejecutadas. 6. Suscripción de actas de recibo parcial de obra en donde se soprotan las cantidades.

1. Manual de Gestión Contractual2. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos3. Formato Acta de Fijación de Precios No previstos

4. Formato FOIDU57 Acta de MAyores Cantidades de obra5. Formato Acta de Recibo PArcial de obra.

Componentes

Ambiental. SST y Social

Falta

de

segu

imie

nto

opor

tuno

e in

tegr

al d

e lo

s co

mpo

nent

es té

cnic

o, A

mbi

enta

l, S

ST

y S

ocia

l dur

ante

la

ejec

ució

n de

los

cont

rato

s a

carg

o.

Falta de coordinación interna para atender los tramites ambientales y sociales.

1. Mala calificación al contratista en SST.2. Demoras en el recibo y Liquidación.3.Demora en los pagos a interventorías y contratistas.4. Posibles demoras en la ejecución de la obra.5. Desgaste y reprocesos.

16E

XTR

EM

O

1. Comités de seguimiento realizados por la Dirección General y/o Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones.2. Procedimiento de gestión social en la etapa de construcción, definido y aplicado por la OTC.


Vial y de Espacio Público.3. Actas de Seguimiento

9M

OD

ER

AD

O

No contar en las áreas técnicas con los recursos (personal y transporte) necesarios para realizar el seguimiento al contrato.

1. Procedimiento PR-GAF-021 de Gestión de Recursos Físicos Formato y F-AFR-020- SOLICITUD SERVICIO DE TRANSPORTE EN HORARIO LABORAL, en cual se solicita con anticipación el transporte en caso de requerirse a la STRF.2. Para el caso del personal, se identifia en el anteproyecto de presupuesto la cantidad de profesionales para la vigencia.

1. PR-GAF-021 de Gestión de Recursos Físicos 2. Formato F-AFR-020- SOLICITUD SERVICIO DE TRANSPORTE EN HORARIO LABORAL

Por la entrega inoportuna y/o la falta de cumplimiento de requisitos en los informes por parte la interventoria.

1. Requerir al interventor para que cumpla con los plazos contractuales establecidos para la entrega de los informes.2. En el manual de Gestión Contractual, numeral 7 Garantías se encuentra el amparo de cumplimiento en donde el contratista deberá cubrir todos los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contráctales del contratista multas y clausula penal.

1. Oficios - Plataforma ORFEO.2. Manual de gestión contractual.





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.E

O.0

9

Que

no

se c

umpl

a el

térm

ino

esta

blec

ido

en e

l con

trato

y/o

la L

ey, p

ara

liqui

dar.

1

X Alta

May

or

Am

bos

76

Pos

ible

Mod

erad

o

2

3

4

5 1. Actas de Reuniones de seguimiento

6


SGI Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General de Infraestructura

DTC Francisco Jose Gallego Mendoza Director Técnico de Construcciones ( E )

STESV Jaime Augusto Bermúdez Díaz Subdirector Técnico de Ejecución del Subsistema Vial ( E )

Recibo y Liquidación de Proyectos de Construcción

Negligencia de parte del contratista y/o de la Interventoria para suscribir el acta de recibo final de obra y entregas documentales requeridas

1. Inicio de posibles acciones disciplinarias contra el

coordinador del contrato.2. Futuras demandas por

parte de los contratistas por la demora en el saldo que se debe cancelar contra acta de

liquidación.3. Investigaciones por parte de los organismos de control

por la demora en la liquidación de los contratos.4. Perdida de potestad para

Liquidar el contrato.5. Perdida de la trazabilidad

de los documentos del contrato dificultando su

liquidación.

16E

XTR

EM

O

1. Mesas de trabajo de seguimiento a la liquidacion.2. Comuncaciones Oficiales a la Interventoría ( informe estado del cumplimiento del contrato) 3 Instrucción Juridica de 2012, establece el Procedimiento para la toma de poseción de las obras (hace las veces de acta de recibo).4. Requerimientos formales al contratista y/o interventor , en caso que no los atienda se aplica el procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento, en caso tal del que el contratista autorice se efectuan los descuentos de los saldos a su favor si el convenio Interadminstrativo lo permite.

1. Actas de Reuniones de seguimiento.2. Instrucción Juridica del procedimiento para la toma de posecion de las obras.3. Oficios - ORFEO.4. Procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento

9M

OD

ER

AD

O

Que se presenten daños a las redes imputables al contratista y éste no las pague o no las arregle

1. Requerimientos formales al contratista, en caso que no los atienda se aplica el procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento, en caso tal del que el contratista autorice se efectuan los descuentos de los saldos a su favor si el convenio Interadminstrativo lo permite.2. Aplicación del convenio vigente.

1. Manual de Interventoria y supervisión de contratos2. Oficios - ORFEO.3. Procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento.4. Convenios Interadminstrativos con las ESP

Que las ESP, la SDM y otras entidades no reciban las obras construidas en los tiempos pactados para la liquidación.

1. Requerimientos formales al contratista, en caso que no los atienda se aplica el procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento.2. Gestion y mesas de trabajo con las ESP para suscribir el acta de recibo de las obras.3. Reuniones con las ESP, entidades e internventoría.4. Aplicación del convenio vigente

1. Manual de Intervnetoria y supervisión de contratos2. Procedimiento PRGC-06 Imposicion Multa clausula penal , caducidad y/o Afectación de garantia Unica de Cumplimiento.3. Convenios Interadminstrativos con las ESP.4. Formatos de Actas de recibo de las obras con las ESP.

Por No aplicar desde la coordinación del contrato los mecanismos contractuales para hacer exigible los productos pendientes para la liquidación del mismo

1. Grupo de seguimiento a las Liquidaciones de los contratos.2. De acuerdo al procedimiento PR-TH-120 " CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO" En donde se establece que se debe Efectuar de manera eficiente, ágil y oportuna los planes y programas de capacitación y entrenamiento para los funcionarios de la entidad, de manera que contribuyan al desarrollo de sus capacidades, destrezas y habilidades; dentro del marco del cumplimiento de las políticas del Talento Humano de la Entidad. en donde la DTC, la STEST y la STESV deberán Elaborar y enviar a la STRH las necesidades de Capacitación..

1. Actas de Reuniones de seguimiento2. Procedimiento PR-TH-120 " CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO"

Falta de coordinación interna (Legal, Financiera)

1. Seguimientos por parte del grupo de Liquidacion .2. Comités de seguimiento con Subdirección General de Infraestructura y/o Dirección Técnica de Construcciones y Dirección Técnica de Gestión Contractual.

Que queden pasivos ambiental y/o pendientes con la comunidad requeridos para el cierre social.

1. Dar aplicacion del manual de Interventoría.2. Dar cumplimiento a las normas y leyes que rigen la parte ambiental en cuanto a los términos y plazos máximos.3. Procedimiento de gestión social en la etapa de construcción, definido y aplicado por la OTC.

1. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos de Infraestructura Vial y de Espacio Público.2. Código de recursos Naturales.3. Ley 99 de 19934. Código contencioso Administrativo.5. Decreto 2041 de 2014.


R.EO.2 - Iniciar un contrato sin el debido cumplimiento de los requisitos previos:Este Riesgo se fusiona con el riesgo R.EO.1 y se modifica la descripción, teniendo en cuenta que los dos hacían referencia a los inconvenientes presentados para dar inicio a la etapa de construcción de los contratos, las causas registradas en el anterior riesgo R.EO.2, se adicionan al Riesgo R.EO.1.R.EO.6 – Que se termine el contrato sin la ejecución completa de la obra: Se identifica que este es una consecuencia de los riesgos R.EO.4. y R.EO.5, por lo tanto se ajustan sus consecuencias de y se elimina el R.EO.6R.EO.7 – Que queden pasivos ambientales: Se identifica que este es una causa del riesgo R.EO.9., por lo tanto se ajusta el R.EO.9 y se elimina el R.EO.7.





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

STEST Hugo Alejandro Morales Montaña Subdirector Técnico de Ejecución del Subsistema de Transporte

R.EO.2 - Iniciar un contrato sin el debido cumplimiento de los requisitos previos:Este Riesgo se fusiona con el riesgo R.EO.1 y se modifica la descripción, teniendo en cuenta que los dos hacían referencia a los inconvenientes presentados para dar inicio a la etapa de construcción de los contratos, las causas registradas en el anterior riesgo R.EO.2, se adicionan al Riesgo R.EO.1.R.EO.6 – Que se termine el contrato sin la ejecución completa de la obra: Se identifica que este es una consecuencia de los riesgos R.EO.4. y R.EO.5, por lo tanto se ajustan sus consecuencias de y se elimina el R.EO.6R.EO.7 – Que queden pasivos ambientales: Se identifica que este es una causa del riesgo R.EO.9., por lo tanto se ajusta el R.EO.9 y se elimina el R.EO.7.


FORMATOCONSERVACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA


8-Aug-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTM - DTAIFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.C

I.01

1

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

67

Baj

a

Men

or

R.C

I.02

1

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

70

Baj

a

Men

or

R.C

I.03

1 X Alta

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

72

Pos

ible

Mod

erad

o

R.C

I.04

1

Rem

ota

Men

or

Impa

cto

71

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

R.C

I.05

1 X

Rem

ota

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

84

Rem

ota

Mod

erad

o



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Seguimiento a la estabilidad y calidad de las

obras con póliza vigente

No recibir oportunamente el

informe final para el seguimiento a las

obras con pólizas de estabilidad y/o calidad

vigente

Una vez recibidas las obras por parte de las áreas ejecutoras, éstas no remitan el "informe final para seguimiento" a la Dirección Técnica de Administración de Infraestructura.

1. Vencimiento o disminución de la vigencia de las garantías, sin que se efectúe el seguimiento.2. Deterioro de la infraestructura vial y espacio público por falta de recuperaciones oportunas.3. Agravación del riesgo por parte de la entidad, argumentado por las aseguradoras.4. Mayor inversión de la entidad en la recuperación de los daños no tratados en la vigencia de las pólizas.

6M

OD

ER

AD

O

1. Periódicamente se realiza el cruce de información de SIAC Vs. SIP a fin de verificar si los contratos terminados han sido entregados.2. Mediante memorando se requiere a las áreas ejecutoras la entrega del informe final de seguimiento de los contratos que se encuentran terminados y no se ha sido remitidos. 3. En el "Manual de interventoría y/o supervisión de contratos" quedo establecido el plazo limite para la entrega del Informe final para seguimiento, como insumo principal para el inicio del seguimiento.

1. Reporte de verificación de contratos terminados2. Memorandos3. Manual de interventoría y o supervisión de contratos del IDU

4IN

FER

IOR

Administración del espacio

público a cargo de la entidad

Falta de control de los titulares autorizados

para el uso del espacio público.

Ocupación indebida del espacio público y falta de supervisión por parte del autorizado

1. No restitución del espacio público dentro de los tiempos estipulados.2. Generación de acciones policivas para la recuperación del espacio público.3. Deterioro del espacio público.4. Quejas por parte de la comunidad.

6M

OD

ER

AD

O 1. Se elabora el acta de entrega y el acta de recibo por parte del IDU y del autorizado2. Se realizan visitas aleatorias de inspección al espacio público objeto del permiso de acuerdo con los plazos autorizados.3. Requerimientos por parte del IDU hacia el autorizado de usar el espacio público.

1. Contrato u oficio que autoriza el uso del espacio público2. Formato FO-CI-15 Acta de entrega y recibo de espacio público

4IN

FER

IOR

Expedición y recibo de

Licencias de Excavación

Intervención del espacio público por parte de las ESP o particulares para

intervención de redes de servicios públicos,

sin contar con la licencia de excavación o el incumplimiento de

la misma.

Documentos con información errada y/o no correspondientes a la solicitud efectuada.

1. Reclamaciones por parte de la comunidad.2. Pérdida de control de las intervenciones.3. Falta de recuperación o mala recuperación del espacio público.4. Deterioro del espacio público y consecuente afectación de la movilidad.

12A

LTO

1. Revisión calificada de la solicitud en la Oficina de Atención al Ciudadano. 2. Revisión técnica de los documentos aportados por el solicitante (Solicitud de Licencia de Excavación, validez de documentos y firmas autorizadas)3. Reporte a la Alcaldía Local correspondiente, como autoridad competente para la sanción por infracción urbanística.

1. Formato de recepción de documentos en la OTC.2. Formato FO-CI-02 V_5.0 Solicitud de Licencia de Excavación3. Formato FO-CI-28 Acta de verificación de las obras autorizadas y contratadas por las ESP.4. Oficio a Alcaldías Locales.

9M

OD

ER

AD

O

Monitoreo de los pasos elevados

vehiculares y peatonales

Que no se envíe el informe de inspección a la Dirección Técnica

de Proyectos y Dirección Técnica Estratégica con las

patologías encontradas en las visitas

realizadas a los puentes peatonales y/o

vehiculares de la ciudad.

Que no se pueda realizar la visita de inspección por cambios en la programación y/o imprevistos en los recorridos.

1. Que no se pueda priorizar oportunamente el mantenimiento de los puentes.2. Afectación en la movilidad por posibles accidentes de transito.

2IN

FER

IOR

1. Reprogramar la visita de inspección en caso de no haberse efectuado de acuerdo con la programación inicial y consolidar el informe de inspección.2. Enviar el informe a la DTP recomendando realizar inspecciones más detallados y estudios de vulnerabilidad para verificar el estado real de la estructura 3. Enviar el informe a la DTE para que se revise la información y realicen la actualización del inventario de cada estructura.

1. Informe de visita de inspección 2. Memorandos a la DTP y DTE3. Procedimiento PR-CI-06 V_1.0 Monitoreo de pasos elevados y a nivel tanto vehiculares como peatonales.

1IN

FER

IOR

Administración de

Parqueaderos a cargo de la

entidad

No recibir el valor del recaudo real de los

ingresos por parqueaderos por parte

del concesionario

Que el concesionario reporte cifras menores o mayores, que las arrojadas por el ingresos diario de vehículos.

1. Incumplimiento de obligaciones contractuales.2. Afectación de los ingresos esperados para el presupuesto de la vigencia.

3IN

FER

IOR

1. Se realizan visitas periódicas donde se validan la información de ingreso de la base de datos del concesionario versus las cifras reportadas por el este.2. Verificación de la información reportada por el concesionario.3. Revisión y validación del informe presentado por el concesionario.4. Solicitudes formales al concesionario para aclaraciones de posibles desviaciones de las validaciones.

1. Informe del concesionario 2. Información de la base de datos del concesionario

3IN

FER

IOR



MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 8-Aug-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTM - DTAIFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.C

I.06

1

Cas

i Seg

uro

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

70 Alta

Mod

erad

o

2

3

R.G

.CI.0

7

1

X

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

64

Baj

a

Men

or

2

Interventoría a Urbanizadores

No expedición de la constancia de entrega

y recibo de vías locales e intermedias a cargo del urbanizador, por

desatención a lo establecido en el

Instructivo de Urbanizadores vigente.

Que el urbanizador no cumpla con los requisitos para la aceptación de los estudios y diseños.

1- Ejecución de estudios y diseños sin aceptación IDU.2- Vías locales y/o intermedias mal georreferenciadas.3- No incorporación de las especificaciones técnicas del Instituto y la normatividad vigente en los estudios y diseños.4- Ejecución de obras sin seguimiento.5- No cumplimiento de las especificaciones técnicas del Instituto y la normatividad vigente en la ejecución de las obras.6- Reclamaciones por parte de la comunidad y/o terceros.7- Mala imagen para el Distrito.8- Informes Finales incompletos que demoran la aprobación del mismo.9- Presupuestos mal elaborados que demoran la aprobación del mismo.10- Errores en la presentación estandarizada de planos record que demoran la aprobación correspondiente.

15A

LTO

1- Para la aceptación de los diseños, se aplica el formato FO-Cl-20 "Lista de chequeo para aprobación de estudios y diseños".2- Elaboración de oficio de respuesta con la aceptación de los estudios y diseños para el inicio de obra o las observaciones a que haya lugar.3- Para la autorización del inicio de obras, se aplica el formato FO-Cl-21 "Lista de chequeo para inicio de obra".4- Elaboración de oficio de respuesta con la autorización para el inicio de obras o las observaciones a que haya lugar.5- Aplicación del formato FO-CI-22 Lista de chequeo para recibo e informe final de las áreas de cesión, el cual contiene el Informe final y presupuesto.6- Aprobación de la estandarización de los planos record, mediante memorando por parte de la Dirección Técnica Estratégica.7- Aceptación de la póliza de cumplimiento de disposiciones legales en su amparo de estabilidad de las obras ejecutadas. 8- Reporte al Dadep y a las Alcaldías Locales de los urbanizadores que presentan incumplimientos dentro del proceso.

1- Instructivo IN-CI-01 Intervención de urbanizadores V_2.02- FO-Cl-20 Lista de chequeo para aprobación de estudios y diseños3- Oficio de aceptación y/o requerimiento al Urbanizador.4- FO-Cl-21 Lista de chequeo para inicio de obra.5- FO-CI-22 Lista de chequeo para recibo e informe final de las áreas de cesión.6- Memorando de la DTE con aprobación de estandarización de planos record. 7- Oficio de reporte al Dadep y a las Alcaldías Locales.

12A

LTO

Que el urbanizador no cumpla con los requisitos para la aceptación de las obras.

Que el urbanizador no cumpla con los requisitos para la aceptación documental del proyecto.

Ejecución y seguimiento

Mayores tiempos y/o mayores costos en la

ejecución de obra objeto de los contratos

de conservación y/o mantenimiento

Diagnósticos, Estudios y diseños con falencias o incompletos.

* Sobrecostos para el IDU* Eventual desequilibrio

económico para cualquiera de las partes

* Afectación en la planeación de nuevos proyectos que

pueden sufrir interferencias

* Pérdida de credibilidad con la comunidad y afectación de la

imagen institucional* Desgaste administrativo en aplicación de medidas como

sanciones, multas, caducidad, entre otras, lo que conlleva a

que el personal técnico asignado al seguimiento a los contratos se dedique a otras

tareas de índole administrativoQue no se intervengan todos

los frentes contemplados en el objeto del contrato

Reclamaciones y controversias presentadas por el contratista

9M

OD

ER

AD

O1. En la mayoría de los contratos de conservación se están realizando los diseños como parte del objeto del contrato, los cuales cuentan con aprobación de la interventoría de conservación.

Diseños elaborado y/o actualizados a través de los

contratos e conservaciónOficios - Memorandos ORFEO

4IN

FER

IOR

Gestión deficiente de la interventoría frente a la toma de decisiones relacionadas con el seguimiento al cronograma de obra y sus reprogramaciones

1. En los pliegos de condiciones y el contrato de interventoría se establecen las obligaciones de la interventoría respecto al seguimiento y control al cronograma de obra2. Comités de seguimiento a las obras en los cuales participa el supervisor IDU, espacio en el cual se revisa el cronograma de obra3. En los informes mensuales de interventoría se exige la presentación del avance de la programación de obra por frente de obra, así como la gestión de la interventoría orientada al cumplimiento del cronograma4. En el IDU se designa a un supervisor IDU y un equipo de apoyo a la supervisión, quienes hacen seguimiento a las obligaciones del interventor 5. Se contemplan los apremios y multas en los pliegos de condiciones de la interventoría por deficiencias en el seguimiento y control de la misma al cumplimiento del contratista de obra6. Aplicación del manual de interventoría y/o supervisión de contratos.7. Aplicativo para seguimiento de los proyectos.

Memorando / oficio Contratos de obra e

interventoría, y pliegos de condiciones

Informes mensuales de interventoría

Manual de interventoría y/o supervisión de contratos

Actas de comité de seguimiento al contratoInformación cargada en

Aplicativo de seguimiento a proyectos





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.G

.CI.0

7

3

X

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

64

Baj

a

Men

or

4

5

6

7
















9M

OD

ER

AD

O

4IN

FER

IOR

Inadecuada e inoportuna respuesta por parte de las ESP y otras entidades distritales frente a la gestión realizada ante éstas por el IDU.

1. Durante la ejecución del contrato de obra se realizan comités interinstitucionales con las ESP2. Aplicación de los convenios con ESP 3. Aplicación Guía Coordinación IDU, ESP, TIC en proyectos de infraestructura 3. Comités de seguimiento entre IDU, interventor, contratista y con cada delegado designado por las ESP, lo cual se documenta mediante actas y oficios


Actas de comité de seguimiento al contrato

Actas de reunión y/o comités interinstitucionales

OficiosConvenios con las ESP Ley

de Infraestructura

Oposición o condicionamiento de la comunidad a la ejecución del proyecto

Controles a cargo de la OTC: Procedimiento Gestión Social en etapa de Mantenimiento PRSC10. Guía de gestión social. Supervisión al cumplimiento del componente social de los contratos a cargo de la DTM.

Procedimiento PRSC10Guía Social

Doc. Contractuales

Gestión deficiente del contratista y/o interventor ante las ESP y demás entidades distritales












1. En los pliegos de condiciones y el contrato de obra e interventoría se establecen las obligaciones que debe cumplir el contratista y el interventor para un adecuado desarrollo de los contratos2. Los controles los realiza la interventoría y consisten en hacer seguimiento a las acciones del contratista y a las radicaciones ante estas empresas, como PMT, inventarios forestales, etc. incluido la ejecución de los ajustes requeridos por las mismas si es del caso, coordinación de visitas a las obras y en la adecuada implementación en la obra. Lo anterior se documenta mediante actas y oficios que se cursen para tal efecto3. Comités de seguimiento a las obras en los cuales participa el supervisor IDU y se revisa el estado de tales trámites ante otras entidades4. En los informes mensuales de interventoría se exige la presentación del avance en los trámites ante las ESP y demás empresas distritales, así como la gestión de la interventoría al respecto

Pliegos de condiciones y contrato

Manual de interventoría y/o supervisión de contratos Actas de reunión y oficiosInformes mensuales de

interventoríaActas de reunión con las

diferentes empresas referidas

Falta de recursos del contratista ( de personal, materiales, maquinaria y equipo y financieros) para dar cumplimiento al contrato

1. Los pliegos de condiciones y el contrato contemplan las obligaciones del contratista en materia de los recursos que debe disponer para la ejecución del contrato 2..Contractualmente se contemplan apremios y multas al contratista ante incumplimiento a cualquiera de las obligaciones contraídas3. El control directo lo ejerce la interventoría quien en cumplimiento de sus obligaciones continuamente verifica el cumplimiento de las obligaciones del contratista4.Contractualmente se tienen establecidos los comités de seguimiento a las obras en los cuales participa el supervisor IDU, a través de los cuales se aborda el aspecto del cumplimiento 5. En los informes semanales y mensuales de interventoría se exige la presentación de la verificación por parte de la interventoría con respecto al cumplimiento del contrato de obra.6. Aplicativo para seguimiento de los proyectos.

Pliegos de condiciones Contratos de obra e

interventoríaManual de interventoría y/o

supervisión de contratosActas de comité de

seguimiento al contratoInformes mensuales de

interventoría

Información inconsistente y desactualizada sobre las redes existentes

1. El control se inicia con la obligación del contratista prevista contractualmente, en cuanto a la identificación e inspección de redes existentes en las vías objeto del contrato, que debe realizar según la necesidad, actividad que cuenta con la aprobación del interventor. El contratista adquiere los planos de las redes existentes.

Pliegos de condiciones Contrato

Planos de redes existentes de cada una de las ESP




8-Aug-17 ÁREAS - (SIGLAS): DTM - DTAIFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.G

.CI.0

7

8

X

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

64 Baj

a

Men

or

9

10

R.G

.CI.0

8

1 X

Baj

a

Mod

erad

o

Am

bos

84

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

R.G

.CI.0

9

1 Que las ESP no expidan los paz y salvos

Alta

Men

or

Pro

babi

lidad

76

Pos

ible

Men

or

2
















9M

OD

ER

AD

O

4IN

FER

IOR

Calidad deficiente de las obras de conservación

1. Los pliegos de condiciones y el contrato contemplan las obligaciones del contratista en lo relacionado con la calidad de las obras; de igual manera, el pliego de condiciones y el contrato de interventoría establecen las obligaciones de ésta, relacionadas con la verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas y de calidad, así como la adopción de procesos constructivos adecuados por parte del contratista de obra2. Contractualmente se contemplan apremios y multas al contratista ante incumplimiento a cualquiera de las obligaciones contraidas, incluidas las de calidad de las obras.3. Comités de seguimiento al contrato en los que participa el supervisor IDU, a través de los cuales se aborda el aspecto del cumplimiento en lo relacionado con calidad de las obras.4. El Informe mensual de interventoría contiene lo referente a los ensayos de laboratorio realizados con objeto de verificación de la calidad de las obras.5. Planes de calidad de interventoría y contratista.

Pliegos de condiciones y contrato de obra e

interventoríaActas de comités de

seguimiento al contratoManual de interventoría y/o

supervisión de contratos Especificaciones técnicas

Informe mensual de interventoría

Actividades no previstas que generen precios no previstos

1. El pliego de condiciones y el contrato de interventoría establecen la obligación del interventor de efectuar la verificación sobre la necesidad de ejecución de las actividades no previstas planteadas por el contratista, así como de las demás condiciones que deben cumplir los ítems no previstos según los manuales de Gestión Contractual y de Interventoría, debiendo la interventoría impartir la aprobación al respectivo precio2. El interventor y el contratista suscriben el acta de fijación de precios no previstos (junto con el oficio de no objeción por parte del IDU).

Pliegos de condiciones y contrato de interventoríaOficio de la Interventoría

Lista de precios contractuales del contrato

con la remisión de los ítems no previstos


Manual de Gestión ContractualActa de fijación de precios no

previstosCuadro de reversión

Inclusión de metas físicas no contempladas inicialmente en el contrato

1. Durante el desarrollo del contrato se informa a la DTP, área que prioriza las vías a intervenir en los contratos de conservación, sobre el estado del contrato en cuanto a ejecución de metas físicas y recursos financieros invertidos

Memorandos con destino a la DTP


Frentes de obra abandonados por el

contratista de manera temporal o definitiva

Una vez iniciado el contrato no se refleja la capacidad financiera real del contratista demostrada en la propuesta

* Atrasos en el recibo y la liquidación de la obra

* Perdida de la competencia de la entidad para liquidar

Afectación de la imagen de la Entidad

* Procesos sancionatorios o aplicación de pólizas * Reclamaciones de la

comunidad

6M

OD

ER

AD

O 1. Contractualmente el contratista tiene la obligación de dar cumplimiento al cronograma que apruebe la interventoría, así mismo esta establecido los apremios y sanciones por eventuales incumplimientos al respecto2. Seguimiento al cronograma de obra que hace la interventoría 3. El supervisor IDU hace seguimiento al cronograma de obra a través de los comités y con base en los informes de interventoría.

Pliegos, contrato y demás documentos contractuales-

obligaciones de obra e interventoría

Informes mensuales de interventoría-seguimiento al

cronograma

1IN

FER

IOR

Recibo de obra y liquidación

Que no se realice la liquidación en el plazo

establecido en el contrato

* Perdida de la competencia temporal de la entidad para

liquidar* Pasivos exigibles que pueden

conllevar al castigo presupuestal de la siguiente

vigencia*Desgaste administrativo por

eventuales demandasInvestigaciones

8M

OD

ER

AD

O

1. Obligación del contratista de responder por los daños que con objeto del contrato se causen a la infraestructura de las ESP2. Requerir al contratista e interventor para dirimir la situación con las ESP3. Comité interistitucional de infraestructuira de ESP

Pliego de condiciones y contrato de obraOficios - ORFEO

6M

OD

ER

AD

O

Que la SDM, JBB, SDA y demás entidades distritales que aplique no reciban las obras ejecutadas para las mismas

4. Los pliegos de condiciones y los contratos de obra e interventoría contienen las obligaciones del contratista e interventor que deben cumplir frente a las obras que se ejecuten para tales empresas.5. Se tienen establecidas mesas de trabajo periódicas y cuando se requiera, entre IDU y SDA, orientadas a coordinar y agilizar los tramites relacionados con el tema ambiental para los contratos a cargo del área.

*Pliego de condiciones *Contratos de obra e

interventoría*Manual de interventoría y/o

supervisión de contratos*Correos electrónicos, oficios y

actas





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.G

.CI.0

9

3

Alta

Men

or

Pro

babi

lidad

76

Pos

ible

Men

or

4 Actas de reunión

5

R.G

.CI.1

0

1

X Alta

Men

or

Pro

babi

lidad

64

Pos

ible

Men

or

2

R.G

.CI.1

1

1

Pos

ible

Men

or

Actas de coordinación Oficios

Pro

babi

lidad

84

Rem

ota

Men

or2


Que no se realice la liquidación en el plazo

establecido en el contrato

* Perdida de la competencia temporal de la entidad para

liquidar* Pasivos exigibles que pueden

conllevar al castigo presupuestal de la siguiente

vigencia*Desgaste administrativo por

eventuales demandasInvestigaciones

8M

OD

ER

AD

O

6M

OD

ER

AD

O

Que exista discrepancia entre las partes del contrato y se generen reclamaciones o controversias por eventos que durante la ejecución no se solucionaron o no fueron expuestos por el contratista en dicha etapa de ejecución

6. Contractualmente está establecido el procedimiento para atender controversias y reclamaciones.7. Existen comités técnicos para tratar de resolver las controversias que se generen, esto en forma previa a la aplicación del procedimiento; de no solucionarse en esas instancias el IDU aplica dicho procedimiento.8. Reunión periodica de seguimiento a liquidaciones lideradas por la DTM y participacion de STMSV-STMST.

Contratos de obra e interventoría

Diferencia en la interpretación jurídica de las clausulas de liquidación de los contratos.

9. Reunión periodica de seguimiento a liquidaciones liderada por la DTM y participacion de STMSV-STMST.10. Reunión periodica de seguimiento a liquidaciones liderada por la SGI y participacion de DTM, DTGC.

Que no se cierren los requerimientos de la comunidad

Controles a cargo de la OTC: Procedimiento Gestión Social en etapa de Mantenimiento PRSC10. Guía de gestión social. Supervisión al cumplimiento del componente social de los contratos a cargo de la DTM.

Procedimiento PRSC10Guía Social

Doc. Contractuales


Que se pierda la documentación e información del

contrato (gestión documental del

contrato)

1. Gestión documental inadecuada por parte del equipo de la supervisión.

2. Cambios de supervisión sin la adecuada entrega de la documentación del contrato. * Atrasos en la liquidación del

contrato* Investigaciones por parte de

los entes de control* Falta de soportes para

responder requerimientos relacionados con el contrato

8M

OD

ER

AD

O

1. A cada contrato se asigna un supervisor, sin embargo no siempre éste permanece hasta la liquidación del mismo, caso en el cual se suscribe el Acta de Cambio de Supervisor y se debe acompañar de un informe del supervisor saliente con destino al supervisor entrante, en el que se describa el estado del contrato. (Contratos en ejecución y contratos en liquidación).

Memorando de asignación de supervisor

Formato de Acta para cambio de supervisor

6M

OD

ER

AD

O

3.Que las información de los contratos no sea incluida en las herramientas tecnológicas

2. La STRT realiza anualmente un plan, orientado a brindar un adecuado soporte de los sistemas y herramientas tecnológicas a ser utilizadas.3. La documentación de los actuales contratos se digitaliza e incorpora en el respectivo expediente4. Con base en la información procedente de las interventorías, que suministran las áreas operativas involucradas , la DTM actualiza la información de los contratos en el aplicativo SIAC.

Políticas y acciones implementadas por la STRT

Informes de Interventoría

Componentes Ambiental,

S&ST, Forestal y Mecánico

Que queden pasivos ambientales

(forestales) y SST ( maquinaria, vehículos

y equipos)

Que no se realice una adecuada coordinación interinstitucional con la autoridad ambiental

* Atrasos en la liquidación del contrato

* Que la entidad deba asumir los costos de los pasivos

ambientales* Que el contratista y/o el

interventor no respondan al momento que la autoridad

ambiental genera alguna multa* Que ocurran posibles

accidentes por causa de individuos arbóreos que estén

en peligro de volcamiento

6M

OD

ER

AD

O

1. Se tienen establecidas mesas de trabajo periódicas y cuando se requiere entre el IDU y la SDA, orientadas a coordinar y agilizar los trámites relacionados con el tema ambiental para los contratos a cargo del área.2. Mediante oficios se requiere a la SDA agilizar la emisión de los actos administrativos requeridos

2IN

FER

IOR

Deficiencias en el cumplimiento de las obligaciones de seguimiento y control frente a los temas de naturaleza ambiental, forestal, SST y de maquinaria, vehículos y equipos por parte de la interventoría

3. Contractualmente se encuentran establecidas las obligaciones en materia ambiental tanto de contratista como de la interventoría, así mismo apremios y sanciones ante eventuales incumplimientos 4. Cada contrato de obra cuenta con interventoría quien ejerce el control y seguimiento en todos los aspectos incluido el ambiental, así mismo, cada contrato de interventoría cuenta con un supervisor del tema ambiental y SST por parte de la Entidad 5. En los comités de seguimiento al contrato que usualmente se realizan en forma semanal, se hace control y seguimiento a los temas ambientales6. Mensualmente se cuenta con informe de la interventoría sobre el cumplimiento del contratista en la gestión ambiental,sst, forestal7. Se realizan recorridos entre contratista, interventoría y supervisor IDU8. A través de un informe de cierre ambiental se consolida la información y se determina el grado de cumplimiento9. Se adelantan mesas de trabajo con interventoría y/o contratista de obra, con el fin de retroalimentar su gestión y elaboración de sus entregables.

Pliegos de condiciones y contratos de obra e

interventoríaInforme mensual de

interventoría.Actas de comités de

seguimiento al contratoInforme de cierre ambientalManual de interventoría y/o

supervisión de contratosFormatos IDU vigentes

Actas de reuniónCorreos electrónicos





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.G

.CI.1

1

3

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

84

Rem

ota

Men

or

R.G

.CI.1

2

1

X Alta

Mod

erad

o

Am

bos

84

Baj

a

Insi

gnifi

cant

e

2

3

4

Componentes Ambiental,

S&ST, Forestal y Mecánico

Que queden pasivos ambientales

(forestales) y SST ( maquinaria, vehículos

y equipos)

* Atrasos en la liquidación del contrato

* Que la entidad deba asumir los costos de los pasivos

ambientales* Que el contratista y/o el

interventor no respondan al momento que la autoridad

ambiental genera alguna multa* Que ocurran posibles

accidentes por causa de individuos arbóreos que estén

en peligro de volcamiento

6M

OD

ER

AD

O

2IN

FER

IOR

Que se presenten demoras en la emisión de actos administrativos por parte de las autoridades ambientales (SDA y CAR) y la EAB cuando aplique.

1. Mediante el seguimiento del contratista, la interventoría y el IDU a través del supervisor , a las solicitudes efectuadas a estas empresas, se detecta la necesidad de reiterar las mismas o adelantar alguna gestión adicional para obtener los productos requeridos2. Se tienen establecidas mesas de trabajo periódicas y cuando se requiere entre el IDU y la SDA, orientadas a coordinar y agilizar los trámites relacionados con el tema ambiental para los contratos a cargo del área

OficiosActas de reunión

Correos electrónicos

Componentes social,

ambiental, forestal, SST y de maquinaria,

vehiculos y equipos

Que se genere incumplimientos de los

requerimientos técnicos, ambiental,

forestal, SST, social y de maquinaria,

vehiculos y equipos en el desarrollo de los

contratos de conservación

Que el contratista y la interventoría incumplan la obligación de llevar a cabo la gestión de alguno de los componentes durante el desarrollo de los contratos

*Alta probabilidad de reclamaciones a la Entidad por

parte de contratistas e interventores derivadas de las inconsistencias, ambigüedades

y demás problemas que contengan los pliegos.

*Inconvenientes durante el desarrollo del contrato a causa

de inconsistencias entre el componente técnico de los pliegos y los documentos

internos aplicables, lo que a su vez puede generar retrasos en

la facturación o avance de obra.

*Reclamaciones permanentes por parte de la comunidad durante la ejecución del

contrato y posterior a su culminación.

*Desgaste administrativo por el incremento de quejas y

reclamos provenientes de la comunidad.

*Ejecución de actividades inicompletas o no atendidas al

finalizar el contrato.

*Procesos administrativos contra el IDU por parte de las

autoridades competentes.

*Deterioro de la imagen institucional.

12A

LTO

1. Componente social - Controles a cargo de la OTC: Procedimiento Gestión Social en etapa de Mantenimiento PRSC10. Guía de gestión social. Supervisión al cumplimiento del componente social de los contratos a cargo de la DTM.2. Contractualmente se realizan comités de seguimiento al contrato de obra, el cual incluye recorridos a las obras objeto del mismo, con la participación del contratista, la interventoría y el IDU lo que permite detectar las debilidades o fallas que se puedan presentar y adoptar correctivos oportunamente.3. La DTM asigna a cada proyecto de conservación un equipo de apoyo conformado por profesional por cada componente, quienes deben cumplir con lo establecido en el Manual de Interventoría y Supervisión del IDU y demás documentos que le apliquen.4. El supervisor está facultado para apremiar e iniciar procesos sancionatorios a los contratista (Obra e Interventoría) cuando se detectan inclumplimientos

*Pliegos de condiciones y contratos de obra y de

interventoría

*Manual de interventoría y Supervisión del IDU y demas

documentos que apliquen durante la ejecución del

contrato.

*Actas de Comités de seguimiento y demás comités,

mesas de trabajo y/o reuniones que se realizan

*Memorandos y/o correos electrónicos de

retroalimentación entre áreas y/o profesionales de apoyo

* Guía de Gestión Social, Guía de Manejo Ambiental y Manual de Seguimiento Ambiental del

IDU

* Normograma IDU, especificamente el

correspondiente al proceso de infraestructura

2IN

FER

IOR

Pliegos de condiciones con falencias o deficiencias, particularmente relacionadas con contradicciones e inconsistencias entre los pliegos y demás documentos contractuales que se aplican en desarrollo de los contratos (guías, manuales, otros)

1, La DTM retroalimenta en todos los componentes la versión preliminar de anexo técnico separable de los pliegos de condiciones y remite por correo electrónico los aportes a la DTD.

1. Entre los coordinadores o profesionales de apoyo (DTM, STMSV, STMST) se retroalimentan conocimientos, experiencias y lecciones aprendidas.

El profesional de opoyo que ingresa a la DTM a coordinar contratos desconoce el rol que ejerce, los procedimientos del IDU o la normativa que aplique al momento de la ejecución del contrato debido a la falta de inducción en el puesto de trabajo.

1. Entre los coordinadores o profesionales de apoyo (DTM, STMSV, STMST) se retroalimentan conocimientos, experiencias y lecciones aprendidas, entre otros temas el normativo.

2. La SGJ lidera en el IDU la actualización del normograma institucional, por procesos, minimo dos (2) veces al año, con el fin de que todas la áreas revisen, actualicen y depuren lo propio en los casos que aplique. La DTM convoca los profesionales de cada Subdirección y por componente para este proceso.

Falta de coordinación al interior del equipo de apoyo y supervisor en el IDU y/o desestimación por parte de alguno de los integrantes del equipo de apoyo o del supervisor respecto a algunos de los componentes que conforman la supervisión.

Se realizan reuniones o mesas de trabajo por parte de la DTM, STMSV y STMST, donde se fortalecen los mecanismo de comunicación entre todos los coordinadores, lo que permite a unos y otros conocer y estar al tanto de la información relacionada con las obras.

La DTM emite comuncicaciones dando lineamientos respecto a la supervisión que ejerce sobre los contratos a su cargo.





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Fresado

R.G

.CI.1

3

1

Baj

a

Mod

erad

o

Am

bos

84

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

2 No hay control -

3

4 5. Se atienden los requerimientos que presenta la ciudadanía.

Emergencias

R.G

.CI.1

4

1

X

Baj

a

Mod

erad

o

Am

bos

72

Rem

ota

Men

or

2 Que la DTM no tenga contratos en ejecución


SGI EDGAR FRANCISCO URIBE RAMOS SUBDIRECTOR GENERAL DE INFRAESTRUCTURA

DTAI GUSTAVO MONTAÑO RODRÍGUEZ DIRECTOR TÉCNICO DE ADMINISTRACIÓN DE INFRAESTRUCTURA

DTM LUIS ERNESTO BERNAL RIVERA DIRECTOR TÉCNICO DE MATENIMIENTO

El cierre definitivo del patio de fresado

No cumplir con los requerimientos exigidos por entidades como la Secretaría Distrital de Ambiente- SDA y la Secretaría Distrital de Planeación- SDP

*Incumplimiento de normas ambientales*Multas pecuniarias al IDU por parte de la SDA* Los contratistas pueden optar por implementar prácticas ilícitas.* Desaprovechamiento del material de fresado.

6M

OD

ER

AD

O

1. La DTM está ejecutado un Contrato de interventoría IDU 549 de 2017 para administrar el ingreso y egreso de material del SATPAF.2. La SDA ha realizado 15 requerimientos, de los cuales 13 se tienen controlados y se esta trabajando en la mitigación de los 2 restantes, mediante control en el sitio pr la interventoría y manejo a través de la Subdirección Técnica de Recursos Físicos del IDU. 3. Entre julio de 2015 y mayo de 2016, la DTM ha solicitado a la Subdirección Técnica de Recursos Físicos - STRF del IDU las adecuaciones requeridas en el SATPAF mediante memorandos STMSV 20153560075613, 20153560270673, 20153560344953, 201635600652063 y 20163560076503. Entre octubre de 2016 a la fecha se han realizado reuniones con la STRF del DU reiterando la necesidad de las adecuaciones planteadas en los memorandos antes mencionados.

*Contrato de interventoría para administración del patio de

fresado*Proceso de selección en

curso

*Comunicaciones dirigidas a la

SDA*Memorandos de la DTM a

STRF

1IN

FER

IOR

Proyecto de construir la Avenida ALO de Occidente, teniendo en cuenta que el patio está localizado en la zona de reserva vial prevista para esa vía

El acopio temporal de material fresado es una actividad restringida para adelantarse en la zona en que está ubicado

4. Cada año, la DTM presenta solicitud de permiso para funcionar en horario restringido ante la Alcaldía Local de Engativá. En enero de 2016, se presentó la solicitud con radicado STMSV 20173560014761 del 16 de enero de 2017.

Oficio de solicitud ante la alcaldía local, suscrito por la

DTM

Quejas y reclamos que presente la ciudadanía porque el patio continúa en mismo sitio contrariando el deseo de la comunidad que vive alrededor

Respuesta a PQRS

Incapacidad en la atención de una

emergencia a nivel distrital por parte del

IDU

Insuficiencia en la disponibilidad de recursos en los contratos de conservación o mantenimiento para atender adecuadamente una eventual emergencia

*Incumplimiento de las obligaciones establecidas para

el l IDU en el Plan de Emergencias de Bogotá

*Impacto negativo y deterioro de la imagen de la Entidad por

la no atención de la infraestructura a cargo del

Instituto*Pérdidas económicas

6M

OD

ER

AD

O

1. Los contratos de mantenimiento contemplan obligaciones para atención de emergencias, sin embargo, los recursos con que cuentan son mínimos y muy limitado el campo de acción de la atención de la emergencia

Contratos de mantenimiento y/o conservación

2IN

FER

IOR

2. Comunicaciones de la DTM a las áreas a cargo para la gestión de recursos y priorización de programas de conservación.3. Anteproyecto de presupuesto.4. Plan de adquisiciones.5. Priorización de proyectos de conservación por DTP6. Procesos de selección de contratistas.

* Actas de comité, reunión, mesas de trabajo.

* Comunicaciones escritas.


* Se eliminó como riesgo el R.G.CI.13 "Que no se cierren los requerimientos de la comunidad", convirtiendose en una causa del riesgo R.G.CI.09 "Que no se realice la liquidación en el plazo establecido en el contrato", por cuanto la ocurrencia del primero generaba la materialización del segundo.* Se eliminó el riesgo R.G.CI.15, debido que actualmente no se cuenta con personal del IDU en el PAtio de Fresado, ya que la administración del mismo está a cargo del contrato de interventoría IDU 549 de 2017,


FORMATOPLANEACIÓN ESTRATÉGICA

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.P

E.0

1

Alta

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

75

Pos

ible

Mod

erad

o

R.P

E.0

2

X Alta

May

or

Pro

babi

lidad

87

Baj

a

May

or

R.P

E.0

3

Rem

ota

Men

or

Am

bos

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

R.P

E.0

5

X

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Programación y Seguimiento de Inversión

Deficiencia en la programación presupuestal

1. Inadecuada planeación del gasto para la siguiente vigencia, por parte de los ordenadores del gasto.2. Falencias en la definición de lineamientos o ausencia de los mismos para orientar el gasto dentro de la programación presupuestal..3. Proyecciones no ajustadas al ciclo de vida del proyecto con estimaciones inexactas (plazo, alcance y/o de presupuesto), pretendiendo su programación y ejecución dentro de la misma vigencia fiscal.4. .Inexactitud en la proyección de los costos y gastos de los proyectos.

1. Incumplimiento del Plan de Desarrollo

2. Continuas modificaciones presupuestales

3. Observaciones de Auditorías Internas

4. Investigaciones Disciplinarias y/o

Administrativas

12A

LTO

1. Socialización y Aplicabilidad del procedimiento Anteproyecto de Presupuesto y del procedimiento de PRPE01 Modificaciones Presupuestales y el formato FOPE02 Modificaciones Presupuestales. 2. Aplicabilidad del Manual Operativo de Presupuesto Distrital.3. Mesas de trabajo4. Existen políticas de control y su planificación documentadas en el Procedimiento PRPE02. "Elaboración del anteproyecto de presupuesto".5. Socialización y aplicación de la circular conjunta SDP - SHD sobre programación y cierre presupuestal6. Aplicabilidad del procedimiento de elaboración del anteproyecto de presupuesto.7. Se realizan mesas para análisis y definición del presupuesto por las áreas.8. La definición de los costos y gastos para los proyectos son definidos por las áreas. 9. Aplicabilidad del procedimiento de Gestión Integral de Proyectos

*PRPE01_MODIFICACIONES_ PRESUPUESTALES_ V_1.0*FOPE02_MODIFICACIONES_ PRESUPUESTALES_ V_2 0ORFEO*PRPE02_ ELABORACION_ DEL_ ANTEPROYECTO_ DE_ PRESUPUESTO_ V_3.0 * Listados de asistencia* ORFEO

9M

OD

ER

AD

O


Priorizar proyectos que no cuenten con la culminación

de etapas predecesoras dentro del ciclo de vida del

proyecto

1. Que el proyecto no se ajuste a un modelo de priorización técnico (Estudios y Diseños terminados, predios adquiridos, etc., No aplicación del ciclo de vida del proyecto).2. Requerimientos del Concejo Distrital o Alcaldía.

1. Posterior incumplimiento de las metas proyectadas.

2. Retraso en la ejecución del presupuesto.

3. Investigaciones administrativas.

16E

XTR

EM

O

1. La priorización se realiza periódicamente, cuando sea necesario, en mesas de trabajo con las áreas involucradas en el proyecto. 2. Validación de la información del Anteproyecto de Presupuesto que cumple con la información requerida y es solicitada en el formato de Anteproyecto de Presupuesto. 3. Se envían correos electrónicos y/o memorandos a los responsables de entrega de la información.4. Cruce de información del seguimiento a los proyectos con la información enviada por las áreas para la programación presupuestal5. Los requerimientos son revisados en las reuniones de priorización, se analiza su adecuación y priorización

*PRPE02_ ELABORACION_ DEL_ ANTEPROYECTO_ DE_ PRESUPUESTO_ V_3.0 * Plataforma Correo electrónico* ORFEO Gestión Documental* Reportes del Visor de Obras* Sistema de Información ZIPA

8M

OD

ER

AD

O


Que se entregue el anteproyecto sin el ajuste a la

cuota global de gasto.

1. Cambio imprevisto y la no consulta de los topes por fuente de financiación comunicados2. Error o daño en base de datos.3. Modificación unilateral por parte de la SDH de los montos de los conceptos de gasto o fuentes de financiación de acuerdo con el costo global informado

1. Atrasos en el cumplimiento de las fechas de entrega por la

SHD al Concejo Distrital.2. Represamiento de labores y picos exagerados de trabajo.

2IN

FER

IOR

1. Aplicación de topes de fuentes que la Secretaría Distrital de Hacienda habilita. Efectuar seguimiento y cambios que se presenten por fuentes de financiación.2. Copia en varios equipos de la misma área. (OAP).3. Versionamiento de las Back_up.4. Generar reporte de seguimiento de SEGPLAN y PREDIS

* PRPE02_ ELABORACION_ DEL_ ANTEPROYECTO_ DE_ PRESUPUESTO_ V_3.0

1IN

FER

IOR


Que haya diligenciamiento incompleto o incorrecto del módulo Validación POAI-

SIAC

1. Inconsistencias en el registro de la información por parte del ordenador del gasto.

1.1. Mayor tiempo para ejecución del presupuesto, lo que genera aumento en las

reservas presupuestales y baja ejecución por mes en los indicadores de las áreas.

1.2. No cumplimiento de la resolución aprobada para tal fin, conllevando a posibles

observaciones por parte de la Contraloría

3IN

FER

IOR 1. Aplicabilidad del procedimiento Aprobación de validación POAI, en donde

se revisa por parte de la OAP la validación POAI, la información registrada en dicha validación debe se consistente tanto financiera como físicamente (metas).

* Reporte Aplicativo POAI* Procedimiento Aprobación y validación POAI

1IN

FER

IOR




31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.P

E.0

6

X

Baj

a

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

71

Rem

ota

Mod

erad

o

R.P

E.0

7

Alta

Insi

gnifi

cant

e

Pro

babi

lidad

87

Baj

a

Insi

gnifi

cant

e

R.P

.08

Baj

a

Men

or

Pro

babi

lidad

84

Rem

ota

Men

or


No contar con la información necesaria para la

programación y/o seguimiento del módulo de seguimiento de

territorialización y/o del módulo de Plan de Acción de

SEGPLAN

1. Desconocimiento de la metodología de seguimiento por parte de las personas involucradas (SEGPLAN).2. Incumplimiento de plazos establecidos para el reporte por parte de las áreas.3. Diferencias metodológicas de los software de información geográfica del IDU vs. SDP.

1. La SDP cierra el sistema, generando incumplimiento de

la circular de seguimiento.2. Retrasos en el proceso de

programación y seguimiento de la territorialización.

3. No contar con informes de territorialización para brindar a

la comunidadObservaciones .

6M

OD

ER

AD

O

1. Capacitación en el tema y uso de la aplicación a las personas encargadas de cada área, como mínimo una vez al año.2. Asignación de un par que funciona como back up para garantizar a ejecución de la actividad.3. Envío trimestral de memorando a las áreas responsables de reportar 4. Verificación por parte del grupo de información geográfica de la base a la que acceden las áreas para construir el Shape, con el fin de ajustarlo desde su raíz a los requerimientos de la SDP.

* Listas de asistencia* ORFEO Gestión Documental* Reportes del sistema

3IN

FER

IOR


Que se Incumplan los parámetros establecidos para

modificaciones presupuestales internas.

1. Por registro indebido de información por parte del personal encargado.2. Efectuar traslados sin la debida formalización y/o aprobación de la OAP

1. Retraso o no ejecución del presupuesto, generando

incumplimiento de la ley 819-2003

2. No cumplimiento de los compromisos pactados por la

Entidad.3. Incumplimiento de los

indicadores presupuestales de las áreas.

4M

OD

ER

AD

O

1. Aplicabilidad del procedimiento de Modificaciones Presupuestales y aplicación del diligenciamiento del formato FO-PE-02 Modificaciones Presupuestales por parte de las áreas y la OAP revisa y aprueba según validez de la justificación y de la información. Este formato es enviado a través de correo electrónico a la OAP..2. Aplicabilidad del procedimiento de Modificaciones Presupuestales y aplicación del diligenciamiento del formato FO-PE-02 Modificaciones Presupuestales por parte de las áreas y la OAP revisa y aprueba según validez de la justificación y de la información.

* FO-PE-02 MODIFICCIONES PRESUPUESTALES V_2.0* Aplicativo SIAC (Módulo de Aprobación de Validación POAI).

2IN

FER

IOR

Administración del Riesgo

Que no se de cumplimiento al "Plan de Administración del

Riesgo" del Instituto de Desarrollo Urbano -IDU, para

la vigencia.

1. Deconocimiento de la metodología de gestión del riesgo por parte de las dependencias involucradas en los procesos de la entidad.2. La no utilización de la documentación vigente para la gestión del riesgo (procedimiento y formatos).3. Demora en la revisión y/o aprobación de los documentos que hace parte de la gestión del riesgo, por parte de los líderes de los procesos.

1. Pérdida de oportunidad en la identificación de posibilidades

de mejora en la individualización oportuna de riesgos que afectan al IDU.

2. Limitación en la oportunidad para detectar eventos que

impactan negativamente los procesos y productos que

presta el IDU.3. Reporte de información

incorrecta.4. Incumplimiento de

normatividad, que puede ocasionar sanciones administrativas y/o

disciplinarias.

4IN

FER

IOR

1. La metodología de riesgos se documenta teniendo como línea base la guía publicada por la Función Pública y la competencia del personal de la OAP designado. La metodología se documenta en el manual de Administración del Riesgo el cual fue aprobado por las Directivas respectivas de acuerdo con la norma de documentación. 2. La metodología incluye lo requerido por la normatividad vigente, para cada tipo de riesgo. 3. Documentación y aplicación del procedimiento de Administración de Riesgos 4. Sensibilización de la metodología de administración del riesgo.5. Se planifican actividades de sensibilización al personal en el tema de riesgos, específicamente a los facilitadores de las áreas y Equipo Operativo. 6. Definición y socialización del plan de acción de la vigencia en Administración del riesgo.7. Aplicación del procedimiento de Gestión del Riesgo, en donde se establece como política, que las matrices de riesgos, los contextos y los planes de tratamiento, deben ser revisados y firmados por los lideres de los procesos y los líderes operativos. Se efectúa presentación de la gestión del riesgos en el comité SIG.8. Seguimiento plan de acción indicadores.

2IN

FER

IOR



MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.P

E.0

9

X

Baj

a

Mod

erad

o

Am

bos

84

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e


OAP ISAURO CABRERA VEGA JEFE DE OFICINA ASESORA ORIGINAL FIRMADO

Seguimiento a la gestión

Lo no medición de la gestión del IDU.

1. Cambio de la metodología para establecer la plataforma estratégica del IDU.2. Desconjocimiento de la metoología de "Alineación Total" (roles para la implementación, definiciones y conceptos de la misma). 3. Inadecuada definición de los indicadores.4. No reportar a tiempo los indicadiores de gestión por parte de los líderes de las dependencias del IDU.5. Que la información que se reporta por parte de las áreas no sea verídica, o sea incongruente.6. Falencias en la parametrización de la herramienta tecnológica utilizada para la consolidación y verificación de los indicadores.

1. Limitanción en la identificación de oportunidades de mejora y el alcance de los

objetivos.2. Informes de gestión

inoportunos o con información inexacta

3. Incumplimiento de normatividad, que puede

ocasionar sanciones administrativas o disciplinarias.

6M

OD

ER

AD

O

1. Acompañamiento por parte de los profesionales de la OAP asignados a los procesos, en la formulación de los indicadores y el procedimiento para el reporte periódico. 2. Se realizan sensibilizaciones sobre la definición de indicadores.3. Cuando se requiera el ajuste de la información de indicadores, se solicita aprobación del gerente y su superior jerárquico.4. Los jefes de cada área revisan y firman el registro de indicadores.5. La OAP realiza un análisis del dato y se informa a los involucrados de las inconsistencias y/o incumplimientos.6. Se realizan los ajustes una vez se identifican las falencias, de igual manera se amplia el nivel de herramientas.7. Evaluaciones por la OCI.

* Formato de Caracterización de Indicadores firmado

* Listados de Asistencia* Registro de Indicadores.

* Herramienta vba - Excel

1IN

FER

IOR



FORMATOINNOVACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGDU - DTEFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO


Cód

.



R.IC

.01

1

X X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Men

or2

3

4


Se ajustó la descripción del riesgo R.IC.01, para dejarlo en términos de la desactualización de la información

SGDU

DTE Joanny Camelo Yepez Directora Técnica Estratégica



RIESGO INHERENTE

Información Geográfica, Precios de Referencia, Directorio de Proveedores,

Especificaciones Técnicas y

Documentos Técnicos de

Infraestructura Vial y Espacio Publico.

Información desactualizada de los sistemas asociados al

proceso

Insuficiencia de recursos (económicos, humanos, tecnológicos, y físicos)

1. No cumplimiento de las metas asociadas al proceso.

2. Afectación en la adecuada y oportuna toma de decisiones a

nivel institucional.

3. Retraso en la ejecución de contratos.

4. Retraso tecnológico en el desarrollo de obras de

infraestructura vial y espacio público

5. Incumplimiento en las publicaciones realizadas por la

dependencia.

6M

OD

ER

AD

O

1. Se realiza una identificación de las necesidades de personal y se remite la solicitud a la Subdirección General de Gestión Corporativa, cuando la situación lo amerite.2. Se informa a la Subdirección Técnica de Recursos Tecnológicos las necesidades del proceso para la vigencia correspondiente. 3. Se diligencia el formato de Anteproyecto de Presupuesto el cual es enviado a la Oficina Asesora de Planeación.

1. Plan de contratación PSP remitido (Correo electrónico y/o Orfeo)2. Solicitud a la STRT con las necesidades de esta Dirección (Correo electrónico y/o Orfeo)3. Elaboración del anteproyecto de presupuesto (Correo electrónico y/o Orfeo)

2IN

FER

IOR

No entrega oportuna de la información relacionada con los contratos de la malla vial de la ciudad, antes, durante y al finalizar los mismos, por parte de las áreas ejecutoras y otras Entidades.

1. Inclusión en la lista de chequeo del proceso licitatorio en obras IDU, del reporte de elementos viales objeto de la contratación FC-IC-01. 2. Recepción de los reportes mediante el formato FC-IC-02 , en forma periódica, para realizar el seguimiento a los proyectos viales y de espacio publico que realiza tanto el IDU y como las Entidades Externas.

1. FOIC01 Reporte de elementos viales objeto de la contratación2. FOIC02 Reporte para la actualización de los estudios diagnósticos diseños e intervenciones 3. PRIC02 Actualización del Sistema de Información Geográfica4. PRIC01 Actualización de la base de datos de precios de referencia

Resistencia al cambio por parte de los usuarios del proceso

1. Socializaciones de documentos Técnicos y visores publicados en la pagina WEB asociados al proceso de Innovación y Gestión del Conocimiento.

1. Listados de Asistencia2. Publicaciones en pagina WEB3. Flash IDU.

Inconvenientes en la etapa precontractual y contractual (Demoras en trámites, cambios documentales, cambios de directrices, incumplimientos contractuales)

1. Alistamiento de la documentación precontractual y contractual 2. Aplicación de Manual de interventoría para los contratos asociados al proceso de Innovación y Gestión del Conocimiento. 3. Aplicación de Manual de gestión contractual

1. Documentación precontractual, lista de chequeo para iniciar los procesos de selección.2. Plataforma ORFEO3. Manual de Interventoría4. Manual de gestión contractual

OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necesarias):

Rafael Eduardo Abuchaibe López

Subdirector General de Desarrollo Urbano


FORMATOGESTION SOCIAL Y PARTICIPACION CIUDADANA


7-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): OTCFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.S

C.0

1

1

X

Pos

ible

Mod

erad

o

1. Capacitación permanente del personal de atención al ciudadano.

Pro

babi

lidad

72

Baj

a

Mod

erad

o

2

3

4

RS

C.0

2

1

X

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e2 Solicitud de respuesta a las áreas competentes por diferentes medios

3

4

R.S

C.0

3

1

X Alta

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

84

Baj

a

Mod

erad

o

2

3 Directorios sociales

4


OTC RICHARD MAURICIO PINZON GIL JEFE DE OFICINA (E )



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

ADMINISTRACIÓN Y

POLÍTICAS DE CANALES

Que se de una respuesta y/o atención deficiente,

incompleta o no pertinente de acuerdo a la solicitud

Que el personal que atiende la queja por los canales de atención dispuestos por la OTC no sea competente para este fin

Insatisfacción de la ciudadanía.Investigación disciplinaria.

Pérdida de imagen del IDU.Reprocesos.

9M

OD

ER

AD

O

Soportes de Capactiación, listados de asistencia, actas de reunión

6M

OD

ER

AD

O

Que no exista un adecuado análisis del requerimiento del ciudadano por parte del funcionario que recibe la queja inicialmente (Tipología de las solicitudes)

Capacitación al personal de correspondencia y del área de canales, en clasificación de los requerimientos ciudadanos

Soportes de Capacitación, listados de asistencia, actas de reunión

Que el personal de atención al ciudadano no reciba actualización en los temas de interés de los ciudadanos referentes a los servicios que presta el IDU.

Revisiones periodicas del área de canales para actualizar la información sobre tramites, servicios y avances de obra

Soportes de Capacitación, listados de asistencia, actas de reunión

Que el personal que atiende la solicitud no cuente con la competencia, habilidad o actitud requerida

1. Realización de encuestas de satisfacción a los ciudadanos frente al servicio recibido por los encargados de responder a los requerimientos de la ciudadanía.2. Entrenamiento a las personas que atienden a la ciudadanía.

1. FOSC23_ENCUESTA_SATISFACCION_FRENTE_A_LA_ATENCION_AL_CIUDADANO_Y_SERVCIOS_A_PQRS_EN_PUNTO CREA_V 2 0.xlsx2. Informe de satisfacción3.Capacitaciones

ADMINISTRACIÓN Y

POLÍTICAS DE CANALES

No responder en el tiempo oportuno una queja o reclamo

Que en el punto CREA no de trámite a un requerimiento del ciudadano.

Insatisfacción de la ciudadanía.Investigación disciplinaria.

Pérdida de imagen del IDU.

9M

OD

ER

AD

O

El sistema de gestión de PQR controla el termino de respuesta y permite su seguimiento por parte de la interventoría y del supervisor social del IDU para cada contrato.

Aplicativo para el seguimiento de requerimiento ciudadanos

1IN

FER

IOR

Fallas en el proceso de comunicación interna entre las áreas del IDU.

Correo electrónico, memorando, actas de reunión

Que existan fallas en la plataforma Orfeo, afectando la radicación y seguimiento de quejas.

Informar al personal de Correspondencia y Recursos Tecnológicos cada vez que hay una falla, con el procedimiento de soporte Técnico


Que existan fallas o deficiencias en las plataformas tecnológicas del IDU, que demore o imposibilite la consulta de información para el ciudadano.

Informar a Recursos Tecnológicos cada vez que hay una falla, con el procedimiento de soporte Técnico


GESTIÓN SOCIAL Y

PARTICIPACION

CIUDADANA

Que no se creen, mantengan o fortalezcan espacios o

mecanismos de gestion social y participación ciudadana en los proyectos de Desarrollo

Urbano.

Desconocimiento de los espacios y derechos de la ciudadania por parte de quienes representan a la entidad en los proyectos. (contratistas y áreas ejecutoras)

1. Falta de legitimidad del IDU frente a las comunidades

2. Bajos niveles de participación de la comunidad

en el desarrollo de los proyectos, lo que repercute en

el bajo control social a contratistas e interventores.

3. Aumento de PQRS por falta de información o mala calidad de la misma a la comunidad,

sobre los proyectos IDU.

12A

LTO

Espacios de formación, información y divulgación a los servidores de las áreas técnicas, contratistas e interventores sobre participación y servicio a la ciudadanía .

Actas de Reunión Listados de asistencia

6M

OD

ER

AD

O

Que en los pliegos no esten definidos los requisitos de la gestión social de acuerdo con la etapa y magnitud del proyecto.

La Guia de gestión social y la asesoria en la elaboración de pliegos, dan parametros para la construcción de los pliegos acordes con cada proyecto.

GUSC01_GESTION_SOCIAL_PARA_EL_DESARROLLO_URBANO_SUSTENTABLE_V_1.0.pdf

Que las organizaciones sociales de cada territorio no estén identificadas

Permanentemente se actualizan los directorios locales de organizaciones, lidereres y ciudadania en general.

No establecer canales efectivos de diálogo continuo con los ciudadanos del área de influencia de los proyectos

La OTC participa, acompaña y promueve espacios de participación ciudadana en cada una de las localidades, de acuerdo a los requerimiento o necesidades, mesas de dialogo, capacitaciones, seguimientos comites CREA

1. Ayudas de Memoria2. Actas de Reunión3. FOSC228_FORMATO_ DE_ ASISTENCIA_ A REUNIONES CON POBLACIONES Y O ORGANIZACIONES V_2.0.xlsx


R.SC04 Que no se consolide de manera suficiente y adecuada la información relacionada con la gestión social y la participación ciudadana en proyectos de desarrollo Urbano. Este riesgo se debe eliminar, pues en este momento la gestión social se encuentra centralizada en la OTC y se cuenta con el módulo de Gestión Social en el aplicativo BACHUE, para consolidar la información, con ocasión del plan de mejoramiento de este riesgo se realizaron las respectivas capacitaciones a las residentes sociales y ya se encuentran diligenciando el mismo, con el fin de contar con la consolidación de la información. R.SC.05 Implementación inoportuna de los instrumentos de seguimiento, medición, análisis y evaluación, de la gestión del IDU para medir el grado de satisfacción de la ciudadanía. La aplicación ya no es inoportuna pues con la consolidación de la gestión social se tiene en la OTC de primera mano el estado de avance de los proyectos, además de acuerdo con las instrucciones de la Dirección General el aplicativo ZIPA contiene el avance físico de los mismos, esto permite planear el momento de aplicación de las encuestas en terreno (ex ante, durante, ex post). Adicionalmente ya fueron adquiridas las “tablets” que permitirán mejorar el análisis y procesamiento de la recolección de información. Por tanto se elimina este riesgo.


FORMATOGESTIÓN INTERINSTITUCIONAL

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGDU - SGIFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDADC

ód.



R.G

I.01

1

X

Pos

ible

Mod

erad

o

1. Normas, reglamentos técnicos y Estatutos de las Entidades.

Am

bos

64

Baj

a

Men

or

2

3

R.G

I.02

1

X

Pos

ible

Men

or

Am

bos

55

Baj

a

Insi

gnifi

cant

e

2

3 6. Mesas de trabajo y socialización con la SDP-IDU

R.G

I.03

1

X Alta

Men

or

Am

bos

47

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

2

3


SGDU Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General de Desarrollo Urbano

SGI Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General de Infraestructura



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Estructuración Propuestas de Convenios o Acuerdos

Que el IDU suscriba convenios marco, acuerdos o actas de compromiso con las

Empresas de Servicios Públicos, Entidades Públicas

del Orden Nacional, Departamental, Municipal,

Distrital y/o Privados, asumiendo responsabilidades más allá del marco misional

institucional.

Desconocimiento de las competencias de las Entidades participantes en los Convenios o Acuerdos.

1. Retrasos en la ejecución y entrega de las obras.

2. Posibles costos adicionales de los proyectos.

3. Afectación de meta física.

4. Reclamaciones de contratistas o terceros

5. Requerimientos Entes de Control.

9M

OD

ER

AD

O

1. GU-IN-02 Guía "Coordinación IDU, ESP y TIC en proyectos de Infraestructura de Transporte".

2. GU-IN-01 Guía"intervención de infraestructura vial y espacio publico a cargo deTerceros"

3. IN-IN-2014 Instructivo "Elaboración, suscripción, ejecución y terminación de convenios y contratos interadministrativos"

4. PR-GC-036 Procedimiento "Elaboración y suscripción de convenios y-o contratos interadministrativos"

4IN

FER

IOR

Desconocimiento al interior del IDU de los documentos y procedimientos para la gestión interinstitucional con las ESP, Entidades Publicas del Orden Nacional, Departamental, Municipal, Distrital y/o privados.

2. Divulgación de la aplicación de los instructivos, guías o procedimientos vigentes en el IDU

Participación de funcionarios del IDU a las mesas de negociación, mesas de trabajo internas y externas, sin la experticia requerida o sin el poder de decisión para la definición de los convenios o acuerdos.

3. Aplicación de los convenios marco, acuerdos o actas de compromiso.4. Designación de funcionarios con conocimiento en el tema relacionado con la coordinación interinstitucional.

Estructuración de Estudios Previos de

Cargas Urbanísticas a

Cargo de Terceros

Incumplimiento de convenios suscritos con promotores para cargas urbanisticas emitidas por la SDM, SDP y demás

entidades distritales.

Que no se armonicen los actos administrativos de obligaciones urbanísticas emitidos por la SDM, SDP y demás entidades distritales con los proyectos del PDD vigente.

1. Asumir ejecución de obras que corresponden a terceros.

2. Retrasos o no entrega de las obras programadas según actos administrativos de la SDP, SDM y demás entidades distritales.


4. Impacto en la movilidad de la ciudad.

6M

OD

ER

AD

O

1. Aplicación de los convenios marco, acuerdos o actas de compromiso.2. Resolución o acto administrativo emitido por la SDP, SDM y demás entidades distritales.3. Elaboración de los estudios previos para la estructuración de los convenios.4. Revisión del convenio elaborado antes de la firma por parte del tercero y el IDU.

1. GU-IN-01 Guía"intervención de infraestructura vial y espacio publico a cargo deTerceros"

2. Convenios suscritos con terceros.

3. Memorandos

4. Estudios previos revisados y aprobados.

5. Informes de seguimiento convenios.

6. Actas (inicio, terminación, suspensión, etc.)

2IN

FER

IOR

Falta de socialización interna de los actos administrativos para su armonización y efecto por los proyectos del PDD.

5. El seguimiento y reporte trimestral de la información relacionada con las intervenciones a cargo de terceros y su seguimiento hasta la entrega final.

Fallas de comunicación interna, con las entidades distritales involucradas y/o terceros.

Seguimiento a los proyectos cobijados con los convenios y/o acuerdos

interadministrativos.

Incumplimiento de los acuerdos ó convenios por parte de las Empresas de

Servicios Públicos, Entidades Públicas del Orden Nacional,

Departamental, Municipal, Distrital y/o Privados.

Modificación y solicitud extemporánea de requerimientos por parte las entidades y/o empresas involucradas en los proyectos.

1. Entrega no oportuna de las obras para mejorar la movilidad de la ciudad.


3. Mala imagen de la entidad

4. Sobrecostos por demora en trámites

8M

OD

ER

AD

O 1. Aplicación de los convenios marco, acuerdos o actas de compromiso.2. Mesas de decisión técnica y/o mesas de trabajo.3. Seguimiento a los convenios por parte de la SGDU y la SGI.4. Seguimiento a los contratos IDU (proyectos de infraestructura) asociados a los convenios.

1. GU-IN-02 Guía "Coordinación IDU, ESP y TIC en proyectos de Infraestructura de Transporte".2. GU-IN-01 Guía"intervención de infraestructura vial y espacio publico a cargo deTerceros"3. Convenios suscritos4. Formato de seguimiento a los convenios.- ESP5. Seguimietno a convenios con terceros (actas)6. Actas de competencia ESP

3IN

FER

IORFalta de apropiación presupuestal por parte de las

entidades y/o empresas para la ejecución de los proyectos acorde a su competencia.

Cambio de políticas o directrices de la Administración Distrital.



FORMATOCOMUNICACIONES

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.C

O.0

1

1

X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

79

Baj

a

Men

or2

3

4

R.C

O.0

2 1

X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

71

Baj

a

Men

or

2

R.C

O.0

3

1 X Alta

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

84

Baj

a

Mod

erad

o


OAC CARLOS ANDRES ESPEJO OSORIO JEFE OFICINA ASESORA



OAC

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

COMUNICACIÓN EXTERNA

NO INFORMAR LA GESTION Y/O PROYECTOS

DE LA ENTIDAD A LA COMUNIDAD

QUE LAS AREAS DEL IDU NO ENTREGUEN DE MANERA CLARA Y OPORTUNA LA INFORMACION A DIVULGAR

DESACREDITACION DE LA ENTIDAD ANTE

LACIUDADANIA, POSIBLES SANCIONES

DISCIPLINARIAS

6M

OD

ER

AD

O

1. Solicitudes realizadas a las áreas a trav´s de correo electrónico.2. Actualización de la pagina web de la entidad cumpliendo con los requerimientos exigidos en el manual de GEL vigente del MInTIC3. Diariamente se actualiza la pagina web de la entidad cumpliendo con los requerimientos exigidos en el manual de GEL vigente del MInTIC.

*Correo electrónico.* Procedimiento PR-CO-026 Medios de Comunicación V1.0

* FOCO02_ SOLICITUD_ DE_ MATERIAL_ DE_

DIVULGACION_ Y_ BOLETINES_ DE_ PRENSA_ PARA_

PROYECTOS_ IDU* Manual GEL vigente

4IN

FER

IORASPECTOS DE CARACTER

POLITICO/ADMINISTRATIVO, QUE INFLUYAN EN EL MOMENTO DE LA COMUNICACIÓN

1. Se aplican los criterios definidos en el manual de comunicaciones. 2. Se sigue el estilo y coordinación de la Dirección del IDU.

Manual de Comunicaciones MG-

IDU-004 _V2.0

NO CONTAR CON LOS RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO DE COMUNICACIONES.

1. Se aplica el procedimiento y formato de anteproyecto de presupuesto en donde se identifican las diferentes necesidades para el proceso de comunicaciones.

Procedimiento y formato de anteproyecto de

presupuesto

QUE LAS AREAS DEL IDU NO UTILICEN LOS CANALES Y/O PROCESOS DE COMUNICACION INTERNOS ESTABLECIDOS

1. Socialización al interior del IDU de los diferentes canales de comunicacióin interna.2. Medición del conocimiento de lso canales de comunicación al interior del IDU:3. Aplicación del procedimiento PR-CO-026 Medios de Comunicación V1.0. y PR-CO-027 Canales de Información V1.0.4. Se realizan encuestas sobre el conocimiento en el uso de los medios de comunicación.


IDU-004 _V2.0Formato SOLICITUDES DE INFORMACIÓN Y

ENTREVISTAS EXTERNAS

COMUNICACIÓN EXTERNA

DAR INFORMACION INEXACTA ACERCA DE LA GESTION Y/O PROYECTOS

DE LA ENTIDAD

QUE VOCEROS NO AUTORIZADOS POR PARTE DE LA ENTIDAD, SUMINISTREN INFORMACIÓN YA SEAN SERVIDORES PUBLICOS O PERSONAL DE LOS CONTRATISTAS

DESACREDITACION DE LA ENTIDAD ANTE

LACIUDADANIA, POSIBLES SANCIONES

DISCIPLINARIAS

6M

OD

ER

AD

O

1. En el manual de comunicaciones se encuentra definido quienes son los voceros para cada de las situaciones que se presenten. 2. La oficina asesora de comunicaciones realiza seguimiento a cada una de las publicaciones o entrevistas que se dan a los medios de comunicación.


IDU-004 _V2.0Formato SOLICITUDES DE INFORMACIÓN Y

ENTREVISTAS EXTERNAS

4IN

FER

IOR

QUE NO SE APLIQUE UN PROTOCOLO PARA DAR INFORMACIÓN A LAS PARTES INTERESADAS

1. Aplicación de la politica definida en el Manual de Comunicaciones del IDU.


IDU-004 _V2.0

COMUNICACIÓN INTERNA

FALTA DE OPORTUNIDAD EN LA COMUNICACION

INTERNA

DEFICIENCIA EN LA PLANIFICACIÓN POR PARTE DE LAS ÁREAS AL MOMENTO DE REALIZAR LAS SOLCIITUDES.

ACTIVIDADES DEL IDU QUE REQUIEREN DE

DIVULGACION NO LOGREN LOS RESULTADOS

ESPERADOS

12A

LTO

1. Existe el procedimiento PR-CO-026 Canales de información y el formato FOCO01_ ELABORACION_ DE_ ELEMENTOS_ DE_DIVULGACION_ V_1.0.xls2. Utilización del correo electrónico [email protected]

PR-CO-026 Canales de información y el formato

FOCO01_ ELABORACION_ DE_

ELEMENTOS_ DE_DIVULGACION_

V_1.0.xls

6M

OD

ER

AD

O



FORMATOGESTION INTEGRAL DE PROYECTOS

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 31-May-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGDU - SGI - SGGC - SGJ - OTC - OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.S

P.0

1

1

X Alta

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

67

Pos

ible

Mod

erad

o

2

3

R.S

P.0

2

1 Cambio de la plataforma estratégica de la entidad

X Alta

Men

or

Pro

babi

lidad

64

Pos

ible

Men

or

2

3


SGI Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General

OAP Isauro Cabrera Vega Jefe Oficina

SGGC Carlos Humberto Moreno Bermúdez Subdirector General

SGDU Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General

SGJ Sandra Liliana Roya Blanco Subdirector General (E)

OTC Lucy Molano Rodríguez Jefe Oficina



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Construir y/o actualizar los

activos de documentación del proceso y el

registro de proyectos

No registrar información de manera oportuna y/o registrar

información inexacta o incompleta del desempeño de los proyectos en el Sistema

de Gestión Integral de Proyectos ZIPA

No recibir y/o recibir información errónea por parte de la Interventoría, lo cual no permite reportar información de avance

1. No conocer el estado real de los proyectos

2. No generar en forma oportuna acciones de mejora

para promover el cumplimiento de los proyectos

3. No identificar en forma oportuna lecciones aprendidas4. Remitir información inexacta como parte de las respuestas a grupos de interés y/o entes de

control que solicitan información de los proyectos5. No contar con información

actualizada para la toma oportuna de decisiones

12A

LTO

1. Establecimiento de obligaciones contractuales claras para las Interventorías

2. Implementación de un mecanismo de alertas electrónicas del Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA, que informa al responsable de reportar el avance del proyecto y al jefe inmediato cuando no se ha producido el reporte oportuno

3. Solicitud de ajuste de los reportes de desempeño a través del correo electrónico institucional

1. Contrato y anexos

2. Correos electrónicos del Sistema de Gestión Integral de Proyectos

ZIPA

3. Plataforma Google correo institucional

9M

OD

ER

AD

O

Error humano del personal de las áreas ejecutoras durante el ingreso de la información reportada por la Interventoría al Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA

1. Segundas verificaciones de la información que se ingresa al sistema por parte del personal asignado para el filtro a nivel de Subdirecciones y/o Direcciones Técnicas

2. Realización de visitas periódicas a terreno en las etapas de construcción con el fin de corroborar la consistencia de la información reportada

1. Logs y registros del Sistema de Gestión

Integral de Proyectos ZIPA

2. Actas de visita o registro en la bitácora

3. Registro fotográfico cuando haya lugar

Conocimiento insuficiente de la metodología de gestión de proyectos corporativa por parte del personal asignado en las áreas para consolidar los reportes

1. Aplicación de la Guía para Seguimiento de los Proyectos de Infraestructura Vial y Espacio Público

2. Acompañamiento de la OAP a las áreas involucradas en las diferentes etapas del ciclo de vida de los proyectos

3. Reforzamiento de conocimientos al personal sobre los diferentes aspectos de la metodología de gestión de proyectos a través de iniciativas de capacitación

1. GUSP01 Guía para Seguimiento de los

Proyectos de Infraestructura Vial y

Espacio Público

2. Actas de reunión

3. Listas de asistencia

Tener documentación del proceso no alineada con la

realidad operativa del mismo

1. Demoras y/o reprocesos al interior de la entidad

2. Incumplimiento de los objetivos del proceso

8M

OD

ER

AD

O

1. Formalización de Plan de Acción para implementación gradual de la metodología de gestión de proyectos al interior de la entidad

2. Acompañamiento de la OAP a las áreas involucradas en las diferentes etapas del ciclo de vida de los proyectos

3. Reforzamiento de conocimientos al personal sobre los diferentes aspectos de la metodología de gestión de proyectos a través de iniciativas de

capacitación

1. Plan de Acción

2. Actas de reunión

3. Listas de asistencia

6M

OD

ER

AD

O

Reciente lanzamiento del Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA a nivel corporativo

Necesidad de implementación gradual de la metodología de gestión de proyectos al interior de la entidad


Se eliminó el riesgo R.SP.03 No contar con la información necesaria para generar los indicadores requeridos para cada fase del proyecto, por cuanto la reorganización del manejo del tema social para los proyectos y específicamente la centralización de dicha responsabilidad en la OTC, hace que ya no exista la fuente del riesgo.


FORMATOGESTIÓN CONTRACTUAL


13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGJ - DTPS - DTGCFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



1

x

Pos

ible

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

64

Baj

a

Mod

erad

o

2

3



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

ELABORAR, SUSCRIBIR Y

LEGALIZAR LOS CONTRATOS Y

CONVENIOS CON SUS

MODIFICACIONES

R.GC.01

Mayor tiempo en la elaboración, suscripción,

legalización de los contratos y sus modificaciones

contractuales.

Descentralización de la información producto de la alta rotación del personal que elabora los contratos.

1. Demora en el inicio y/o ejecución de los contratos.2. Demora en los plazos de elaboración y entrega de los

contratos y/o convenios3. Atraso en el inicio y

ejecución de los proyectos asociados al Plan de Desarrollo

Distrital.4.Obras y/o proyectos

inconclusos.5. Demandas a la entidad.

6.Deterioro de la imagen de la Entidad.

7. Reclamaciones económicas de los contratistas.

9M

OD

ER

AD

O

1. Publicación de la minuta definitiva para cada proceso de selección en los portales de contratación pública CAV y SECOP.2. Existe proceso para entrega de la información y presentación de informe de gestión, acta de entrega y formato de paz y salvo del personal que se retira o finaliza su contrato. (se debe anexar CD de la información).3. Acompañamiento jurídico permanente a los diferentes comités de obra 4. Plan de Contratación de PSP, Cargas de trabajo

1. Minuta del contrato 2. Formatos de informe de gestión y 3. Acta de entrega y formato de Paz y Salvo4. Informe de acompañamiento a comité de obra

6M

OD

ER

AD

O

Los documentos recibidos de procesos selectivos o de la dependencia ordenadora del gasto, se encuentran incompletos y/o presentan inconsistencia entre la etapa precontractual y contractual.

4. Lista Chequeo Verificación documental de Contratos.5. Aplicación del procedimiento para la Elaboración, suscripción, legalización de contratos derivados de procesos de selección.6. Aplicación del procedimiento para la elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSP.7. Aplicación del Procedimiento para la modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP.

1. FOGC10 lista chequeo verificación documental de contratación2. PRGC05 Suscripción de contratos derivados de procesos de selección producto convocatoria publica4. PRGC09 Elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSPAG5. PRGC072 Modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP

Demoras en la entrega de la documentación por parte de los contratistas para la elaboración del contrato (UT y/o consorcios), la legalización (garantías, anexos) y las modificaciones contractuales .

8. En el contrato y sus documentos previos se expresan los requisitos y la documentación que se exigen para su suscripción y legalización (cláusulas de perfeccionamiento y legalización).9. El abogado asignado verifica y gestiona para que el proponente seleccionado realice la entrega en las condiciones exigidas, en caso que no cumpla se le informará al supervisor del contrato de la novedad para que este proceda con las acciones pertinentes.10. Aplicación de la FO-GC-108 Lista Chequeo Para Legalización De Contratos.11. Aplicación del Procedimiento para la Elaboración, suscripción, legalización de contratos derivados de procesos de selección.12. Aplicación del Procedimiento para la contratación de prestación de servicios profesionales y los de apoyo a la gestión.13. Aplicación del procedimiento para la elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSP.14. Aplicación del Procedimiento para la modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP.15. Infomes periodicos de seguimiento a garantías (DTGC)

1. Cláusula de perfeccionamiento y legalización en el contratoMemorandos - ORFEO2. FO-GC-108 PRGC05 Suscripción de contratos derivados de procesos de selección producto convocatoria publica.3. PRGC12 Contratación de prestación de servicios profesionales4. PRGC09 Elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSPAG.5. PRGC072 Modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP



MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGJ - DTPS - DTGCFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

4

x

Pos

ible

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

64

Baj

a

Mod

erad

o

1

Pos

ible

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

76

Baj

a

Mod

erad

o

2

1

x Alta

Mod

erad

o

Am

bos

64

Pos

ible

Men

or

2

1

x

Cas

i Seg

uro

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

75 Alta

Mod

erad

o

2

ELABORAR, SUSCRIBIR Y

LEGALIZAR LOS CONTRATOS Y

CONVENIOS CON SUS

MODIFICACIONES

R.GC.01

Mayor tiempo en la elaboración, suscripción,

legalización de los contratos y sus modificaciones

contractuales.

1. Demora en el inicio y/o ejecución de los contratos.2. Demora en los plazos de elaboración y entrega de los

contratos y/o convenios3. Atraso en el inicio y

ejecución de los proyectos asociados al Plan de Desarrollo

Distrital.4.Obras y/o proyectos

inconclusos.5. Demandas a la entidad.

6.Deterioro de la imagen de la Entidad.


9M

OD

ER

AD

O

6M

OD

ER

AD

O

Demora en los plazos para la revisión y firma del contrato y/o modificación por parte del ordenador del gasto y/o contratista.

1. La resolución de adjudicación en los procesos de selección, establece un plazo para la suscripción del contrato a partir de la fecha de adjudicación del proceso.2. Aplicación del procedimiento para la Elaboración, suscripción, legalización de contratos derivados de procesos de selección.3. Aplicación del procedimiento para la contratación de prestación de servicios profesionales y los de apoyo a la gestión.4. Aplicación del Procedimiento para la elaboración y suscripción de convenios y contratos bajo la modalidad de contratación directa por casuales distintas a PSP.5. Aplicación de Procedimiento para la modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP.

1. Resolución de adjudicación.2. FO-GC-1083. PR-GC-09 4. PRGC05 Suscripción de contratos derivados de procesos de selección producto convocatoria pública5. PRGC12 Contratación de prestación de servicios profesionales6. PRGC072 Modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP

EFECTUAR APOYO JURÍDICO

DURANTE LA EJECUCIÓN DE

LOS CONTRATOS Y CONVENIOS

CELEBRADOS POR EL IDU

R.GC.02

Mayor tiempo en la proyección de actos

administrativos relacionados con

Sancionatorios - Liquidación

Cambio y/o rotación del personal en las áreas involucradas.

1. Acciones populares2. Perjuicios económicos que

podrían terminar en demandas3. Vencimiento de las

actuaciones administrativas dentro del término legal.

4. Deterioro de la imagen de la Entidad.


9M

OD

ER

AD

O

1. Existe proceso para entrega de la información y presentación de informe de gestión, acta de entrega y formato de paz y salvo del personal que se retira o finaliza su contrato. (se debe anexar CD de la información)2. Acompañamiento jurídico permanente a los diferentes comités de obra.3. Plan de Contratación de PSP

1. Formatos de informe de gestión y Acta de entrega y formato de Paz y Salvo.2. Informe de acompañamiento a comité de obra

6M

OD

ER

AD

O

Demora en la entrega y/o inconsistencia del concepto técnico, y del documento de las etapas precontractual, contractual, frente al desarrollo del procedimientos administrativos.

1. Aplicación del procedimiento de declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa, cláusula penal, caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.2. Aplicación del procedimiento para la liquidación de contratos y/o convenios.

PR-GC-06PR-GC-105

VERIFICAR LA OPORTUNIDAD EN LA PUBLICACIÓN

EN LOS PORTALES DE

CONTRATACIÓN

R.GC.03

No publicación oportuna de documentación contractual en

los portales de contratación pública CAV y SECOP

Requisitos incompletos en los formatos entregados por las áreas, solicitando publicaciones. 1. Investigaciones disciplinarias

a funcionarios y/o contratistas.2. Deterioro de la imagen de la

Entidad.3. Contravención al principio de

transparencia en la contratación pública.

12A

LTO

1. Socialización y seguimiento al cumplimiento de:a. Memorando de instrucción jurídica 20144350361733 del 14 de mayo de 2014.b. Memorando de instrucción jurídica 20134350150453 del 16 de julio de 2013.c. Memorando de instrucción jurídica 20125050215243 del 23 de octubre de 2012.

Memorandos de instrucción jurídicaORFEO

6M

OD

ER

AD

O

Fallas en la conexión a internet en el Instituto o fallos propios de los portales de contratación pública.

1. Informar a la STRT, solicitar soporte tecnológico. Procesos de Mantenimiento preventivo de la STRT.2. Envío de correos electrónicos y/o memorandos de solicitud de restablecimiento del servicio en casos mayores

Plataforma de correo electrónico institucional

Plataforma ARANDAPlataforma ORFEO

VERIFICARLA DOCUMENTACION

PARA LA ELABORACION

DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

R.GC.04

Demoras en la revisión de los documentos para la

estructuración del proceso

Desconocimiento de los procedimientos internos, de la normatividad, en general, por parte de las áreas ordenadoras del gasto

1. Baja calidad de los doctumentos del proceso2. Inconvenientes en la ejecución contractual.

3. Investigaciones administrativas y/o judiciales en contra de los funcionarios y/o

contratistas de apoyo a la gestión.

4. Demora en el inicio de los proyectos misionales.

5. Incumplimiento en los plazos de los procedimientos internos.6. Dificultades para determinar

el equipo de trabajo de la DTPS

15A

LTO

1. Actualización y socialización semestral del Normograma como herramienta en la Entidad por parte de la SGJ.2. Acompañamiento a las áreas ordenadoras del gasto para el ajuste de todos los documentos para estructurar el pliego de condiciones y otros

NormogramaMemorandos

Listas de asistencia

12A

LTO

Incumplimiento inicial de la programación del Plan Anual de Adquisiciones - PAA

3. Seguimiento a los cronogramas por proceso. (alarmas en el calendario de google sobre vencimientos).4. Seguimiento a través de plataforma ORFEO

Cronogramas de las AOGORFEO



MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGJ - DTPS - DTGCFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDADC

ód.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

3

x

Cas

i Seg

uro

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

75 Alta

Mod

erad

o

4 7. Verificación de los tiempos establecidos en los procedimientos Manual de procedimientos

1

x Alta

Mod

erad

o

Am

bos

72

Pos

ible

Men

or

2

3 Alta rotación de personal

4

Errores en la evaluación

1 Reglas ambiguas o confusas en los pliegos

x Alta

May

or

Pro

babi

lidad

87

Baj

a

May

or

2

3


SGJ SANDRA LILIANA ROYA BLANCO SUBDIRECTORA GENERAL JURIDICA ( E )

VERIFICARLA DOCUMENTACION

PARA LA ELABORACION

DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

R.GC.04

Demoras en la revisión de los documentos para la

estructuración del proceso

1. Baja calidad de los doctumentos del proceso2. Inconvenientes en la ejecución contractual.

3. Investigaciones administrativas y/o judiciales en contra de los funcionarios y/o

contratistas de apoyo a la gestión.

4. Demora en el inicio de los proyectos misionales.

5. Incumplimiento en los plazos de los procedimientos internos.6. Dificultades para determinar

el equipo de trabajo de la DTPS

15A

LTO

12A

LTO

Diferencias entre los documentos físicos de los procesos versus la documentación digitalizada en la plataforma ORFEO (Incompletos y/o inconsistentes)

5. Utilización de lista de chequeo de procesos de selección y formatos para traslado del expediente.6. Trazabilidad de los procesos radicados a través de la bitácora de seguimiento.

1. Listas de chequeo2. Bitácora de los procesos

Tramitomanía (Vo.Bo.'s y firmas) de los documentos del proceso

ELA BORACION DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

R.GC.05

Deficiente elaboración de los pliegos de condiciones

Estudios previos con inconsistencias en los requerimientos técnicos

1. Adendas y Reprocesos (Observaciones y

Aclaraciones)2. Dificultades en la evaluación3. Declaratoria de Desierto del

Proceso4. Reprocesos Administrativos

5. Inconvenientes en la ejecución contractual.

6. Investigaciones administrativas y judiciales en

contra de los funcionarios.

12A

LTO

1. Designación de plieguista desde el inicio de la elaboración del pliego.2. Capacitación para la elaboración de pliegos.3. Revisión de pliegos por parte de equipo revisor (Siempre y cuando se cuente con el personal requerido) 4. Divulgación de procedimientos a través de la publicación en la Intranet.5. Aplicación de los procedimientos:* PRGC01 Mínima cuantía contratación hasta el 10 de la menor cuantía* PRGC02 Licitación publica* PRGC03 Selección abreviada menor cuantía* PRGC04 Concurso de méritos abierto o con precalificación* PRGC07 Selección abreviada subasta inversa.6. Mesas de trabajo entre DTPS y áreas solicitantes para revisión de los estudios previos.

1. Carpeta de Proceso de Selección.2. PRGC01 Mínima cuantía contratación

hasta el 10 de la menor cuantía3. PRGC02 Licitación publica

4. PRGC03 Selección abreviada menor cuantía

5. PRGC04 Concurso de méritos abierto o con precalificación

6. PRGC07 Selección abreviada subasta inversa 6

MO

DE

RA

DO

Desconocimiento de los aspectos técnicos y financieros para la elaboración de los pliegos

Aplicación de Modelos de Pliegos de Condiciones desactualizados o no aprobados

7. Actualización de los modelos de pliegos cada vez que se requiera.8. Aprobación de los modelos de pliegos por Comité de Contratación.9. Publicación y socialización de los modelos de pliegos en la Intranet del IDU.

1. Modelos de pliegos actualizados2. Actas Comité de Contratación

EVALUCION DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

R.GC.07

1. Investigaciones administrativas y/o judiciales

en contra del funcionario o contratista de apoyo a la

gestión2. Reclamaciones y/o

demandas por parte de los proponentes.

3. Reprocesos Administrativos4. Selección no objetiva

5. Declaratoria de Desierta

16E

XTR

EM

O1. Designación de evaluadores desde la fecha de cierre de los

procesos a través del formato FO-GC-162. Acompañamiento y revisión de pares

3. Aplicación de los procedimientos establecidos para los procesos de selección:

* PRGC01 Mínima cuantía contratación hasta el 10 de la menor cuantía

* PRGC02 Licitación publica* PRGC03 Selección abreviada menor cuantía

* PRGC04 Concurso de méritos abierto o con precalificación* PRGC07 Selección abreviada subasta inversa.

4. Revisión y lineamientos del Comité de Contratación5. Revisión de las respuestas por parte del equipo evaluador. En

los casos que no sean claras y/o coherentes las respuestas de las observaciones, se revisarán con el ordenador del gasto para el

respectivo ajuste o aclaración.

1. Listas de asistencia2. Actas de reunión

3. PRGC01 Mínima cuantía contratación hasta el 10 de la menor cuantía4. PRGC02 Licitación publica

5. PRGC03 Selección abreviada menor cuantía

6. PRGC04 Concurso de méritos abierto o con precalificación

7. PRGC07 Selección abreviada subasta inversa

8. Actas de comité de contratación9. Documento de consolidación de

observaciones

8M

OD

ER

AD

O

Incorrecta interpretación del pliego de condiciones y/o de los documentos de la propuesta

Respuestas a observaciones contrarias a reglamentación del pliego


El riesgos R.GC.06 de declaratoría se elimina ya que se considera como el efecto de los riesgos de Deficiencia en los pliegos y de errores en la evaluación. (causas consideradas en el riesgos RGC06)




13-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGJ - DTPS - DTGCFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

DTPS EVELYN JULIO ESTRADA DIRECTORA TECNICA DE PROCESOS SELECTIVOS

DTGC SANDRA LILIANA ROYA BLANCO DIRECTORA TECNICA DE GESTION CONTRACTUAL

El riesgos R.GC.06 de declaratoría se elimina ya que se considera como el efecto de los riesgos de Deficiencia en los pliegos y de errores en la evaluación. (causas consideradas en el riesgos RGC06)


FORMATOGESTIÓN LEGAL



EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.P

J 0

1

X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

56

Baj

a

Men

or

R.P

. J 0

2

X Alta

Men

or

Pro

babi

lidad

63

Pos

ible

Men

or

R.P

. J 0

3

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

64

Baj

a

Men

or

R.P

. J 0

4

X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

64

Baj

a

Men

or

R.P

. J 0

5

Trámites dispendiosos al interior de la entidad. X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

84

Rem

ota

Men

or

R.P

. J 0

6

X Alta

Men

or

Pro

babi

lidad

52

Pos

ible

Men

or


DTGJ JOSE FERNANDO SUAREZ VENEGAS DIRECTOR TECNICO DE GESTION JUDICIAL

SGJ SANDRA LILIANA ROYA BLANCO SUBDIRECTORA GENERAL JURIDICA E



SUBDIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA - SGJDIRECCIÓN TÉCNICA DE GESTIÓN JUDICIAL - DTGJ

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Recepción de información,

análisis preliminar y

ejecución del proceso

No conocer por parte de la DTGJ de forma oportuna las solicitudes provenientes de los diferentes despachos

judiciales y de los ciudadanos radicadas en el IDU

1. Indebida clasificación de la correspondencia recibida en DTGJ. 2. Se presentan inconsistencias en la parametrización de términos dados por el sistema ORFEO. 3. Falta de inmediatez en la reasignación de los documentos que no son de competencia del área al cual se le radicó

* Incumplimiento en los términos que generan

sanciones disciplinarias

* No ejercer en debida forma la defensa judicial

6M

OD

ER

AD

O

1, Para ello se realiza seguimiento y trazabilidad en la plataforma de ORFEO, SIPROJ y registros en excel que se administran en el área. 2, Solicitudes realizadas a través de memorando al Grupo ORFEO para realizar la parametrización correspondiente. De otro lado, se lleva a cabo lo definido en el Manual de Archivo y Derechos de Petición. 3, Solicitudes realizadas al Grupo de Archivo y Correspondencia para que apliquen una debida clasificación de los documentos radicados en el IDU.

Plataforma ORFEO, Manual de Archivo y

Correspondencia.

4IN

FER

IOR




No recibir con los suficientes insumos técnicos para ejercer

una defensa idónea de la entidad.

1. La rotación de contratistas afecta la memoria técnica. 2. Deficiencia de insumos para contestar la demanda por falta de verificación y pronunciamiento de los hechos enunciados en la demanda por parte de las áreas técnicas.

* Fallos desfavorables al IDU * Condenas para la Entidad

Acciones de Repetición.

8M

OD

ER

AD

O

1. Brindar capacitaciones a los nuevos contratistas en el manejo de ORFEO con relación a las tablas de retención documental. Así mismo verificar por parte de la DTGJ la entrega del informe final con su respectivo backup y acta de entrega. 2. Solicitud de información a través de la plataforma de ORFEO, o en ocasiones realizar reuniones de trabajo para solicitar y aclarar sobre la información requerida.3. Informar a la OCI las solicitudes de requerimiento de antecedentes.

* Formato de Paz y Salvo debidmente

firmado* Acta de entrega. * Memorando ORFEO* Actas de reunion

6M

OD

ER

AD

O




Falta de Representación Judicial del IDU

1. Insuficiencia de personal y/o alta rotación de personal. 2. Asignación insuficiente de recursos financieros para la contratación de abogados que ejerzan la 3. Representación Judicial

* Perdida de memoria institucional

* Fallos desfavorables al IDU por no contar con la

conitunidad y dedicación de los procesos

9M

OD

ER

AD

O

1. Identifiación del recurso humano requerido en el Plan de contratación de apoyo a la gestión. 2. Solicitar a la SGGC, la priorización de la contratación para la defensa judicial de la entidad.3. Existe clausula para abogados contratista donde se prevee un tiempo de 15 días calendario una vez finalizado el contrato para no perder la Representación Judicial de la Entidad. 4. Plan de contratación de apoyo a la gestión. Presupuesto anual.

* Plan de Contratación* Informes de gestión

del personal del proceso* Minuta del Contrato

4IN

FER

IOR

Creación y emisión de Políticas de

Prevención de daño

antijurídico

Reiteración de conductas omisivas en la aplicación de

las políticas de prevención de daño antijurídico por parte de los funcionarios y contratistas

de la entidad.

Desconocimiento de los lineamientos consignados en la instrucción jurídica de prevención del daño antijurídico. Falta de análisis de sentencias, conceptos jurídicos y solicitudes de conciliación prejudicial, en el marco del procedimiento de prevención del daño antijurídico

* Aumento en las demandas Fallos desfavorables

* Condenas para la entidad Acciones de Repetición

6M

OD

ER

AD

O

1. Socialización periódica de las instrucciones juridicas a cada una de las áreas del IDU.2. Aplicación del procedimiento de daño antijurídico

* Instrucciones Jurídicas* Listas de asistencia a la socialización *

Procedimiento de daño Antijurídico

4IN

FER

IOR




Demora en el pago de las sentencias proferidas en

contra de la entidad

* Pago de intereses *Posible incidente de

desacato *Repetición6

MO

DE

RA

DO

1. Aplicación del procedimiento "Cumplimiento de Sentencias y MASC" y de la guia de pagos a terceros.2. Informar al área responsable cuando el pago no se genere en la DTGJ.

* Guia pagos a terceros* Procedimiento Cumplimiento de

Sentencias y MASC

2IN

FER

IOR

Actualización del Sistema de Información de

Procesos Judiciales SIPROJ

Desactualizacion del sistema de información SIPROJ,

incumpliendo con el Decreto 654 de 2011 Articulo 110 de la Alcaldia Mayor de Bogotá.

Continúas caídas de la red que impiden ingresar al aplicativo SIPROJ, perjudicando la ejecución normal de las actividades.

* Investigaciones disciplinarias * Hallazgos Contraloría 8

MO

DE

RA

DO

1. Comunicar a la mesa de ayuda para solicitar asistencia técnica de las personas de Helpdesk (mesa de servicio).2. Revisión periódica de la actualización de los procesos en el aplicativo SIPROJ.

* Plataforma Google app

* Aranda

6M

OD

ER

AD

O



FORMATOGESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD Y SST

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): OAP, SGDU, STRHFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.A

C.0

1

1

X

Rem

ota

Mod

erad

o

Am

bos

72

Rem

ota

Men

or

2

3

4 Intranet

5

6



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Sistema Integrado de Gestión (SIG)

Implementación inadecuada del Sistema Integrado de

Gestión

Cambio constante en la normatividad, las normas de gestión, técnicas y lineamientos por parte de los

órganos rectores.

1. Implementación de un Sistema Integrado de Gestión

deficiente.

2. Reprocesos de procedimientos.


ocasionar sanciones administrativas y/o

disciplinarias.

3IN

FER

IOR

1. Actualización del Normograma periódicamente.2. Realización de los comités operativos en donde se socializan los diferentes cambios que surten las normas.3. Divulgación a los servidores públicos del IDU, de los cambios que sufre la norma y cómo afecta al SIG. 4. Revisión y validación de los documentos generados dentro del Sistema Integrado a fin de evaluar que estos estén acordes a los lineamientos vigentes al interior de la entidad.

1. FO-IDU-131 Actas de Reunión,

2. FO-CO-01 Piezas de comunicación

3. FO-IDU-051 Listados de asistencia

4. Normograma IDU.

2IN

FER

IOR

Que la metodología o el modelo SIG y/o su implementación no sea acertado tanto técnica y/o

administrativamente.

5. Visto bueno o aprobación de las metodologías de implementación del SIG por el Representante del SIG o los Lideres de Subsistemas6. Se cuenta con un grupo de auditores internos conocedores de procesos y normas técnicas.7. La Oficina Asesora de Planeación controla los documentos que son adoptados formalmente de acuerdo con lo estipulado en la Guía de Elaboración y Formalización de Documentos, los cuales se identifican con versión y código y se adoptan formalmente para su uso.8. Aplicación del procedimiento Control de Documentos.

1. Manual de Funciones,

2. Obligaciones contractuales

prestaciones de servicios

3. FO-IDU-051 Listas de Asistencia

4. PR-AC-07 Control de Documentos

Que los servidores públicos, así como los directivos de la entidad, no demuestren el compromiso

requerido para la implementación del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con sus

responsabilidades.

9. Conformación del Comité Directivo y Comité Operativo por subsistema.10. Divulgación de información relevante del SIG por los medios de comunicación interna de la entidad (Intranet, correos IDU, carteleras, flash IDU).

1. GU-AC-01 Documentación del

Sistema Integrado de Gestión

2. PR-AC-07 Control de Documentos

3. PR-AC-01 Control de Registros

3. FO-EC-02 Cuestionario de Autoevaluación

Institucional

Que los Servidores Públicos del IDU no cuenten con el conocimiento sobre el Sistema Integrado de

Gestión y sus componentes.

11. Publicación de los documentos del SIG en la intranet, para consulta de los servidores públicos.

Que las dependencias responsables de definir la implementación del SIG no cuenten con el personal

idóneo para tal fin.

12. Identificación y definición de perfiles en los estudios previos para la contratación de prestación de servicios.13. Definición y divulgación de las instancias de coordinación del IDU, en donde se establece la obligatoriedad del sistema SIG. 14. Se realiza inducción a los directivos, donde se incluye las generalidades del SIG. Se crea el Comité del SIG para los directivos, donde al inicio del año se explica el modelo.

FO-GC-10 Lista de Chequeo verificación

documental de contratación

Recursos insuficientes (económicos, tecnológicos, físicos y humanos) para una adecuada

implementación.

15. Inclusión en el plan anual de adquisiciones de las necesidades identificadas en las áreas tendientes a apoyar la implementación del SIG.16. Se establece un rubro presupuestal específico que incluye un componente para la implementación del SIG o su equivalente. En cada vigencia se asignan recursos que son presentados y revisados en el Anteproyecto de Presupuesto.

1. PR-EP-02 Elaboración de

Anteproyecto de Presupuesto

2. Plan Anual de Adquisiciones





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.A

C.0

2

1

X Alta

Men

or

Pro

babi

lidad

84

Baj

a

Men

or2 3. Aplicación del procedimiento de control de documentos.

3

R.A

C.0

3

1

Alta

Mod

erad

o

Am

bos

84

Baj

a

Insi

gnifi

cant

e

2

3


Que la documentación publicada se encuentre

desactualizada y/o incompleta

Desconocimiento y/o deficiente aplicación del procedimiento de control de documentos establecido por parte de los usuarios del sistema.

Que no existan criterios claros para actividades de

seguimiento y auditoria sobre los procesos.

Poca estandarización y mejora de los procesos.

Incumplimiento de normatividad, que puede ocasionar Investigaciones

administrativas y sanciones disciplinarias.

8M

OD

ER

AD

O

1. Divulgación del procedimiento de control de documentos a los servidores públicos del IDU.2. Divulgación de la normatividad Distrital del SIG .

1. FO-IDU-051 Listas de Asistencia

2. NTDSIG-001-2011 Norma Distrital de SIG.3. Decreto 176-2010.

4IN

FER

IORQue exista demora de la revisión y aprobación por

parte de los directivos.2. PR-AC-07 Control de

Documentos

Desconocimiento de nueva normatividad que aplique al proceso por parte de los responsables.

4. Actualización permanente del normograma5. Consultar página SISJUR de la Alcaldía Mayor de Bogotá.6. Aplicabilidad del marco normativo identificado y comunicado sobre la obligatoriedad del sistema (Resolución vigente SIG). 7. Se realiza inducción a los directivos, donde se incluye las generalidades del SIG. 8. Realización de los comités SIG para los directivos y operativo.9. Se establece un proyecto de inversión que incluye un componente para implementación del SIG.

Resolución interna de coordinación

Actas de comité.


Accidentes de trabajo y/o enfermedades laborales.

No dar cumplimiento a los programas de vigilancia epidemiológica, estudios de la ARL.

Afectación del recurso humano del IDU

Bajo desempeño laboral.

Incumplimiento de la normatividad de Seguridad y

Salud en el Trabajo.

Ambiente laboral inadecuado

Demandas para el Instituto

12A

LTO

1. El Comité COPASST vigila el desarrollo de actividades del SST y promueve su divulgación y cumplimiento.2. Aplicabilidad de la normatividad: * Resolución 2013 de 1986 * Ley 1562 de 2012 * Decreto 1072 de 2015.

Actas de comité Informes de seguimiento.

2IN

FER

IOR

Presupuesto insuficiente para desarrollar el plan anual de Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. Definición del presupuesto del Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo e inclusión en el anteproyecto de presupuesto.4. Publicación del Plan Anual de SST.

Presupuesto anual aprobado.

Que los exámenes de ingreso, periódicos y/o de retiro no sean realizados.

5. Aplicación de los instructivos:* IN-TH-18 Ingreso de personal en carrera, encargo y/o provisionalidad * IN-TH-04 Desvinculación de planta.6. Ejecución del Plan Anual SST en lo concerniente a los exámenes periódicos.7. Para el caso de los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión se solicita la realización y presentación del examen médico ocupacional.

1. IN-TH-18 Ingreso de personal en carrera,

encargo y/o provisionalidad

2. IN-TH-04 Desvinculación de

planta.3. Procedimiento PR-

GC-12 Contratación de servicios profesionales de apoyo a la gestión

con personas naturales





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.A

C.0

3

4

Alta

Mod

erad

o

Plan Anual de SST.

Am

bos

84

Baj

a

Insi

gnifi

cant

e

5


OAP ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL

SGDU RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE SUBDIRECTOR GENERAL

STRH ALEJANDRA MUÑOZ CALDERÓN


Accidentes de trabajo y/o enfermedades laborales.

Afectación del recurso humano del IDU

Bajo desempeño laboral.

Incumplimiento de la normatividad de Seguridad y

Salud en el Trabajo.

Ambiente laboral inadecuado

Demandas para el Instituto

12A

LTO

2IN

FER

IOR

Desconocimiento de técnicas de prevención de accidentes de trabajo.

8. Se realizan jornadas de sensibilización y entrenamiento para los servidores públicos del IDU.

Inadecuado uso de los elementos de protección personal.

9. Capacitaciones periódicas sobre el uso de los elementos de protección personal.10. Campañas de divulgación del uso adecuado de los elementos de protección personal.

Actas de comité Piezas

comunicacionales.


1. Se elimina el control tres (3) de la causa tres (3) del Riesgo R.AC.01, por encontrarse repetido.2. Se ajustó la redacción de la causa uno (1) del riesgo R.AC.02.

SUBDIRECTORA TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS (E)


FORMATOGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO 11-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.R

F.01

1

Pos

ible

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

79 Baj

a

Mod

erad

o

2

4

R.R

F.02

1P

osib

le

Mod

erad

o1. Plan mantenimiento sedes

Am

bos

82

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

2



VERSIÓN

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Administración de Bienes

Información desactualizada de inventarios

Que los funcionarios no informen traslados de bienes a su cargo o lleven a cabo el procedimiento en forma indebida.

1. Posibles pérdidas físicas de los elementos2. Falta de confiabilidad

en la información del sistema

9M

OD

ER

AD

O

1. Se realizan arqueos mensuales de inventarios físicos, fuera de ello es obligatorio realizar un inventario anual a los funcionarios y contratistas del IDU.

2. Se realizan controles en los traslados de bienes entre puestos de trabajo, pisos y sedes del Instituto, a través de formatos incluidos en la caracterización del proceso y/o comunicaciones escritas.

1. FO-RF-226 Acta de control de elementos en servicio.

2. FO-GAF-170Acta de entrega

6M

OD

ER

AD

O

Falta de conocimiento de servidores públicos y contratistas de la responsabilidad que les asiste sobre los bienes asignados.

1. Campañas de sensibilización de uso y cuidado de los bienes del IDU.

2. En las obligaciones generales del contratista se establece la responsabilidad con el cuidado de los bienes asignados para la ejecución del contrato.

3. En el documento de entrega de bienes a los funcionarios y contratistas de la Entidad, se incluye responsabilidad que le asiste al recibirlos

1. Piezas comunicacionales

2. Contrato

3. Formato de entrega de bienes

Falta de mantenimiento y actualización del software de inventarios y activos fijos "STONE"

1. Se realizan ajustes al software por parte de la STRT, de acuerdo a la solicitud del área y con el acompañamiento del encargado del manejo de Bienes

1. Evidencias del manteamiento software del IDU

Administración de Bienes

No contar con espacios suficientes y adecuados

para el almacenamiento de los bienes en deposito

Falta de mantenimiento preventivo y correctivo de las bodegas existentes.

Deterioro de los bienes almacenados

No contar con espacios para almacenar bienes reintegrados al almacen

9M

OD

ER

AD

O

1. Definición, ejecución y seguimiento del Plan de mantenimiento de sedes.

1IN

FER

IOR

Acumulación o sobre stock de bienes inservibles en bodega

1. Aplicación del Manual de Administración de Bienes.2. Expedición y aplicación de la Resolución de baja de bienes.3. Clasificación de bienes servibles e inservibles y a estos últimos se les realiza baja definitiva.4. Actualización del sistema STONE.

1. Manual de Administración de bienes 2. Resolución 3. Acta comité4. Sistema Stone





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





VERSIÓN

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.R

F.03

1

Alta

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

51

Pos

ible

Mod

erad

o

2

3

4 1. Plan Anual de Adquisiciones

Todas las actividades del

Proceso de GRF

Demora en la adjudicación de contratos

Los proveedores no cotizan dificultando la elaboración de los estudios de mercado.

1. No ejecutar las acciones del plan de

mantenimiento según lo programado.

2. Retrasos en la ejecución del Plan Anual

de Adquisiciones.3. Afectación del PAC

del proceso

12A

LTO

1. Se cuenta con fichas técnica para solicitud de cotizaciones

2. Se identifican bases de datos de otros procesos y consultas al SECOP para identificar precios de mercado

1. Fichas técnicas 2. Consultas de bases de datos de referencia y/u otros procesos de contratación

9M

OD

ER

AD

OLas áreas de contratación solicitan ajustes en los estudios previos de aspectos técnicos que pudieran no guardar estrecha relación con los solicitado

1. Se revisa e indaga en el mercado y se estudian aspectos técnicos que sustenten la solicitud presentada al área de procesos selectivos.

1. Estudios de mercado2. Ficha técnica de estudios de mercado3. Estudios previos

Deficiencias en la planeación de tiempos de las etapas pre contractual y contractual

1. Diseño y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones del Instituto

1. Plan Anual de Adquisiciones2. Actualización y seguimiento al Plan

Solicitud de ampliación de plazos para evaluación de ofertas u otras actividades dentro del proceso de selección.

1. Programación de necesidades de bienes y/o servicios en el Plan de Adquisiciones, teniendo en cuenta los tiempos de los procesos de selección establecidos por la DTPS .





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





VERSIÓN

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.R

F.04

1

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

79 Baj

a

Men

or

2

3

4

ADECUACIONES Y MANTENIMIENTO

LOCATIVAS

No prestación adecuada del servicio de mantenimiento

en las sedes del IDU

Baja calidad del suministro de bienes y/o servicios

1. Deterioro de la imagen Institucional

2. Mobiliario e inmobiliario deteriorado

3. Incumplimiento de metas del plan de acción

9M

OD

ER

AD

O

1. Se cuenta con factores de verificación de la calidad del suministro de bienes y/o servicios, al momento de realizar la supervisión del contrato.2. Efectuar reuniones periódicas de seguimiento, revisión y aprobación de informes. 3. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa clausula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.

1. Estudios previos2. Contrato3. Manual de interventoría y supervisión de contratos4. Actas de reunión.5. Informes se seguimiento.

4IN

FER

IOR

Contratista no cuenta con la capacidad financiera para ejecutar el contrato

1. Establecer factores de evaluación para que sea por calidad y servicio y de esta manera poder exigir al momento de la supervisión.2. Efectuar reuniones periódicas de seguimiento, revisión y aprobación de informes. 3. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa clausula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.

1. Estudios previos2. Contrato3. Manual de interventoría y supervisión de contratos4. Actas de reunión.5. Informes se seguimiento

Falta de organización para la ejecución del contrato por parte del contratista

1. Identificación de las actividades y plazos para cumplir con la ejecución de las obligaciones contractuales.

1. Contrato, 2. Manual de contratación, supervisión de contratos, 3. Actas de seguimiento

Personal no idóneo contratado o subcontratado por la empresa que presta servicios al IDU

1. Verificación del personal por parte de la entidad frente a los requisitos exigidos en pliegos y a lo pactado en el contrato.2. Efectuar reuniones periódicas de seguimiento, revisión y aprobación de informes. 3. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa clausula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.

1. Estudios previos2. Contrato3. Manual de interventoría y supervisión de contratos4. Actas de reunión.5. Informes se seguimiento



MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO

11-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





VERSIÓN

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.R

F.05

1

Baj

a

May

or

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

May

or

2 1. Actas de Comité

3

4 Actas de Comité

R.R

F.06

1

Alta

Men

or

Piezas comunicacionales

Pro

babi

lidad

67

Pos

ible

Men

or2

3 Archivo en Excel

ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS

Inadecuada atención y agilidad en la definición de siniestros y reclamaciones

por parte de la aseguradora.

Falta de celeridad y competencia de la aseguradora en la definición y/o trámite de un siniestro.

1. Posibles demandas por parte de los afectados, 2. Castigo en el presupuesto3. Desamparo de bienes, 4. Posibilidad de ocurrencia de un siniestro y el bien no se encuentre reportado (asegurado).

8M

OD

ER

AD

O

1. Se da estricto cumplimiento a lo ofrecido en la propuesta por parte de la aseguradora y seguimiento mediante los comités de siniestros caso a caso.

1. Oficios2. Actas de reunión

4M

OD

ER

AD

O

Atención inoportuna a los requerimientos de la entidad

1. Se realiza seguimiento continuo para obtener una respuesta mediante los comités de siniestros con el fin de obtener respuesta lo mas pronto posible.

Corredor de seguros que no agilice el procedimientos de atención al programa de seguros

1. Se realiza seguimiento a la documentación entregada al corredor de seguros mediante acercamiento diario con la persona encargada y en los comités de siniestros.

1. Oficios2. Actas de reunión

Falta de planeación y verificación de cumplimiento de las necesidades de la entidad en seguimiento por parte de la aseguradora y el corredor

1. Se realizan los comités de siniestros se efectuara el respectivo control y seguimiento de las reclamaciones y siniestros presentados a la aseguradora a través del corredor de seguros.

Administración del Parque automotor

del IDU

Inadecuada prestación del servicio de transporte del

idu

Desconocimiento y/o aplicación indebida de los procedimientos establecidos por los servidores y contratistas del IDU para realizar la solicitud del servicio de transporte

1. Retrasos en la prestación del servicio2. Deterioro de la imagen del área3. Aumento de consumo de los recursos (combustible, personal, horas extras)

8M

OD

ER

AD

O

1. Socialización de los procedimientos para la prestación del servicio de parque automotor

6M

OD

ER

AD

OQue el área que solicitó el servicio de transporte cambie el horario o destino inicialmente programado.

1. Se asigna el servicio del transporte de acuerdo con lo solicitado por el usuario y se controla con el formato FOGAF117 BITACORA DE TRABAJO POR VEHICULO y el formato FORF05 SOLICITUD Y PRESTACION_DE_SERVICIO (Se verifica con el área solicitante el destino y vía avantel (voz) con el conductor se verifica el destino)

FOGAF117 y FO-RF-05

Falta de una plataforma o software para registro y control de los servicios de transporte solicitados a la STRF así como del control al parque automotor.

1. Se cuenta con archivo en Excel en el cual se registran los servicios solicitados.





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





VERSIÓN

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.R

F.07

1

Alta

Men

or

1. Pautas publicitarias

Am

bos

75

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

2

3

4

5

Servicio de Vigilancia y

Seguridad y Control de Acceso a la

Entidad

Robo de los bienes de la Entidad, servidores

públicos, contratistas y/o visitantes

Servidores públicos y contratistas del IDU que no cumplen con los protocolos de seguridad establecidos por la Entidad

1. Pérdida de activos de la entidad y/o de los servidores públicos y contratistas, 2. Posibles demandas,3. Reclamación y afectación a pólizas.

8M

OD

ER

AD

O

1. Socialización de manual de seguridad y vigilancia a todo el personal del IDU2. Campañas para el uso del carne, registro de bienes y empleo del sistema de control de acceso a servidores y contratistas del IDU

3IN

FER

IOR

Incumplimiento del manual de seguridad y vigilancia del IDU por parte del equipo vigilancia y servidores públicos.

1. Aplicación del manual de Seguridad y Vigilancia.2. Campañas de socialización del manual.3. Solicitud de aplicación de sanciones o investigaciones a guardas y servidores de seguridad al no cumplir con lo establecido en el manual vigente.

1. Manual de seguridad y vigilancia2. Documentos de socializaciónComunicaciones oficiales durante la ejecución del contacto

Fallas en los equipos tecnológicos que soportan el control de acceso a la Entidad

1. Solicitar y exigir la entrega del estudio de seguridad.2. Realización de recorridos con la empresa de vigilancia para optimizar el sistema de CCTV .3. Contrato de mantenimiento al sistema de control de acceso.

1. Estudio de Vigilancia2. Actas de recorridos3. Contrato

Ingreso y retiro de elementos sin el previo registro y autorización por parte de los responsables

1. Registro de entrada y salida de elementos personales en la minuta de la empresa de vigilancia. 2. Verificación de la autorización de salida de los bienes del IDU, por parte del personal de la compañía de vigilancia.

1. Minuta de registro de la empresa de vigilancia2. Formato orden de salida elementos

Ausencia de autocontrol y descuido de los objetos personales y de la entidad, por parte de funcionarios y contratistas y de personal de vigilancia y seguridad.

1. Aplicación del manual de seguridad y vigilancia2. Campañas de socialización del manual.

1. Manual de seguridad y vigilancia2. Documentos de socialización3. Comunicaciones oficiales a la firma de vigilancia






EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





VERSIÓN

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.R

F.08

1

Alta

Men

or

Am

bos

87 Baj

a

Insi

gnifi

cant

e

2

3

R.R

F.09

1

Baj

a

Men

or

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Men

or

2

3

4

5

Adquisición de bienes

Contar con insumos de mala calidad entregados

por los proveedores.

Falta de identificación clara de las características técnicas de los bienes requeridos.

1. La devolución de pedidos.2. Incumplimiento contractual por parte del proveedor3. Que la entidad no cuente con los insumos para su funcionamiento 4. Deficiente prestación del servicio.

8M

OD

ER

AD

O

1. Elaboración de fichas técnicas para presentación de estudios de mercado, anexos técnicos de los estudios previos.

1. Estudios de mercado2. Ficha técnica de estudios de mercado3. Estudios previos

2IN

FER

IOR

Falta de comunicación al momento del recibo de insumos de las referencias no contratadas

1. Informar las características de los bienes a recibir, al personal de almacén y a los responsables de los centros de costos para insumos de oficina.2. Aplicar el procedimiento de Declaratoria de incumplimiento para la imposición de multa clausula penal caducidad y/o afectación de la garantía única de cumplimiento.

1. Contrato y especificaciones técnicas de los bienes

Que los productos presenten defectos de fábrica.

1. Se incluye en el contrato el cambio de los productos que registren fallas por defectos de fábrica o calidad.2. Solicitud de cambio del producto a través de oficio o acuerdo en reunión de seguimiento

1. Contrato 2. Oficios dirigidos al contratista3. Actas de reunión

Compras a través de caja menor

No atención oportuna a requerimientos urgentes e

imprescindibles

No contar con la constitución de la caja menor de acuerdo con las normas vigentes

No adquisición del bien y/o prestación del servicio a tiempo

4IN

FER

IOR

1. Al inicio de cada vigencia se constituye la caja menor, cumpliendo con los requisitos de ley.

Resolución de constitución de caja menor

2IN

FER

IOR

La no presentación de las solicitudes en las fechas establecidas

1. Informar a los jefes para que a su vez socialicen con todos los funcionarios y contratistas a su cargo, que las solicitudes de compras por caja menor siempre se deben hacer en las fechas que los responsables del manejo de la caja menor establezcan.

Comunicaciones internas

Pautas publicitarias

Solicitud de bienes y/o servicios que se encuentran incluidos en otros contratos vigentes.

1. Gestionar solicitud a través de caja menor cumpliendo el procedimiento establecido para ello.2. Se solicita visto bueno en el formato de Caja Menor del personal que apoya a la Supervisión, de la no existencia del elemento o servicio dentro del contrato relacionado.

Procedimiento de Ejecución de compras

No contar con disponibilidad financiera en algunos de los rubros por los cuales se debe efectuar el pago.

1. Antes de ejecutar el 70% de cada rubro, solicitar el reembolso de caja menor


No contar con el reembolso a tiempo para atender las necesidades del mes siguiente.

1. Las compras a través de caja menor se deben hacer siempre y cuando el dinero reembolsado se encuentre consignado en las cuentas del banco designadas para caja menor







EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





VERSIÓN

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Seguridad Vial

R.R

F.10

1

Alta

Men

or

Pro

babi

lidad

67

Pos

ible

Men

or

2

3 Formato FO-RF-02

4

5

6

7

8


SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ

DTAF CLEMENCIA ROJAS ARIAS

STRF GLORIA PATRICIA CASTAÑO ECHEVERRY

Accidentalidad de conductores, pasajeros o

peatones

No contar con contrato de mantenimiento de vehículos

1. Parque automotor en mal estado2. Arrollamientos,3. Choques 4. Volcamientos5. Demandas contra la Entidad6. Baja oferta del parque automotor afectando los servicios de la entidad

8M

OD

ER

AD

O

1. El Instituto suscribe contrato por el cual se presta el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de su parque automotor

1. Contrato PR-RF-01 2. Mantenimiento Preventivo y Correctivo

6M

OD

ER

AD

O

Talleres contratados no realizan el mantenimiento en forma adecuada

1. Se cuenta con Conductor mecánico que revisa las actuaciones del taller y apoya la supervisión de los contratos.2. Aplicación del Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos.

1. Manual de Funciones3. Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos

Fallas en los sistemas del vehículo por falta de inspección pre operacional

1. Aplicación de la lista de chequeo diario de la entrega y recepción de los vehículos.

Condiciones físicas inadecuadas del entorno tanto interno como externo.

1. Señalización e iluminación de las zonas de parqueo en el Instituto2. Diseño, adopción y socialización del PESV para prevención de accidentes en entornos que frecuente el parque automotor del IDU

Parqueaderos iluminados y señalizados.

Plan Estratégico de Seguridad Vial

Fatiga física y mental, pérdida progresiva de la capacidad de respuesta debido a la ejecución prolongada de una tarea, por falta de personal por incapacidades, vacaciones, compensatorios y alta demanda de servicios.

1. Pausas activas y sensibilización de realización ejercicio y mejora en la seguridad y salud en el trabajo.2. Existencia del comité de seguridad Vial 3. Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESV4. Control de servicio y asignación de horas extras de los conductor

1. Planillas de pausas activas a conductores IDU2. Resolución 6315 de 2016, crea comité seguridad vial3. FO-TH-28 - BITÁCORA DE TRABAJO POR VEHÍCULO y FO-TH-28 - RELACIÓN DE TRABAJO SUPLEMENTARIO

Biomecánica (postura forzada) Postura sedente durante mas del 50% de la jornada laboral.

1. Realizar pausas activas enmarcadas en el Programa de vigilancia epidemiológica de riesgo biomecánico.

Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo STRH

Situaciones que alteren las condiciones fisiológicas del conductor, tal como ingerir Alcohol, drogas y/o medicamentos

1. Establecimiento política de consumo de Alcohol y drogas.2. Creación y funcionamiento del comité de seguridad Vial 3. Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESV Jornadas de sensibilización epidemiológica, y programa de prevención del consumo de psicoactivos.

Resolución 6315 de 2016.Plan y evidencias de ejecución de jornadas de sensibilización

Enfermedades Crónicas, Episodios de sueño al volante, Trastornos Emocionales

1. Aplicación de exámenes de ingreso2. Aplicación de exámenes de permanencia a conductores3. Documentación médica de cada conductor.4. Jornadas de sensibilización epidemiológica, y programa de prevención del consumo de psicoactivos

Resolución 6315 de 2016Programas de vigilancia epidemiológica y sustancias psicoactivo

OBSERVACIONES: Indique para ésta versión, el código de los riesgos nuevos y justifique el por qué de los riesgos eliminados. (Adicional registre las observaciones que considere necearías):

► Se actualiza la numeración de los riesgos.

► Se realiza modificación en la descripción y consecuencia del riesgo numero 2, en donde en la versión anterior se establecía como riesgo: "Deterioro de los bienes almacenados" y ahora se define como: "No contar con espacios suficientes y adecuados para el almacenamiento de los bienes en deposito"

SUBDIRECTOR GENERAL DE GESTIÓN CORPORATIVA

DIRECTORA TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

SUBDIRECTORA TÉCNICA DE RECURSOS FISICOS


FORMATOGESTIÓN FINANCIERA

MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 4-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGGC - DTAF - STPC - STTRFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



RECAUDO

R.G

F.1

1 Desconocimiento o no aplicación del procedimiento

X Alta

May

or

Am

bos

84 Baj

a

Men

or

2

3 Deficiencia en la información enviada por los bancos

4 Abono inoportuno de recursos recaudados por los bancos

5

6 Falla en los sistemas de información (valoricemos, Stone)

RECAUDO

R.G

F.2

1

X

Baj

a

May

or

Am

bos

87

Rem

ota

Men

or

2

3

R.G

F.3

1

Rem

ota

Mod

erad

o

Am

bos

79

Rem

ota

Men

or

2

3

4



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Realizar una aplicación incorrecta o inoportuna del recaudo realizado en el sistema Valorización

1) Quejas, reclamos, derechos de petición2) Errores en los reportes o informes generados3) Aplicación de pagos a otro predio4) Imposibilidad de expedición de paz y salvos

16E

XTR

EM

O

1. Socialización a los servidores públicos del proceso (STTR) cuando se presentan cambios en los procedimientos.

1. Actas de reuniones2. Presentaciones3. PRGAFO054 Conciliación Bancaria 4. Memorandos5. Sistema VALORICEMOS6. Correo electrónico7. Oficios para los Bancos - ORFEO 8. Plataforma Aranda, Help Desck

4IN

FER

IOR

Error en la expedición de facturas de valorización por falta de revisión de la información

2. Verificación de la información en el sistema y físicamente.3. Solicitud a la STRT del ajuste del valor pagado por el contribuyente en el sistema Valoricemos cuando el pago se ha realizado y la factura presenta errores.

4. Aplicación del procedimiento de conciliación bancaria de la información con los reportes de los bancos.

5. Conciliaciones bancarias, cláusulas del convenio, exigencia de abono inmediato del dinero y verificación de los pagos en las cintas de recaudo.

Ingreso de dato erróneo en las aplicaciones manuales (depósitos judiciales, abono a unidad predial) en el sistema VALORICEMOS

6. Conciliaciones bancarias, cuadre diario de caja y verificación de registros por parte de los servidores públicos del proceso Gestión Financiera (STTR)

7. Solicitud al proceso de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STRT) para reportar incidencia.

Que no se encuentren disponibles los medios de pago que ofrece la entidad (pago electrónico y bancos)

Que los bancos no tengan habilitada la plataforma para el recaudo

1) Quejas, reclamos, derechos de petición2) No recepción oportuna de recursos para desarrollar la misión del IDU

8M

OD

ER

AD

O

1. Realización de pruebas para el recaudo y disponibilidad de las plataformas dispuestas por los bancos. (IDU-Banco)2. Aplicación de cláusulas de cumplimiento de los convenios con bancos y supervisión permanente de los mismos.

1. Documento de Certificación de pruebas exitosas (STRT)2. Convenios de Recaudo3. Convenios4. Sistema VALORICEMOS 5. Memorandos6. Correos electrónicos

2IN

FER

IOR

Demoras en el envío de la información por parte del IDU a los bancos, la cual es necesaria y oportuna para alimentar los sistemas para la recepción de pagos.

3. Información de la facturación de valorización mensual, actualizada y disponible para la consulta en línea de los bancos. 4. Envío oportuno de los archivos planos con la facturación a los bancos que lo requieran.

Que los sistemas de información del IDU no estén habilitados para la conectividad con los bancos

5. Reporte al proceso de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STRT) ya sea vía correo electrónico a Help desk o registrar la incidencia en la plataforma dispuesta para ello en caso de problemas de conectividad. (ARANDA)

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

Consolidación y/o solicitud inoportuna de los recursos para dar cumplimiento con los compromisos que adquiere la entidad.

Demora en la entrega de información por parte de las áreas ordenadoras del gasto, lo que conlleva a la no ejecución inicial programada por parte de las áreas usuarias.

1) No contar con los recursos necesarios para el pago de obligaciones. 2) Cobro de intereses de mora en los pagos3) Quejas y reclamos de beneficiarios del pago

3IN

FER

IOR

1. Aplicación del Procedimiento PR-GAF-053 en el cual se establece que al no recibir información del PAC se toma la recibida del mes anterior para garantizar los recursos.2. Generación de Informes de ejecución de PAC mensual. 3. Comunicaciones a las áreas informando sobre la programación y ejecución del PAC.

1. PR-GAF-0532. Informes3. Memorandos - ORFEO4. Listas de Asistencia5. Procedimiento PR-GAF-0536. Manual de Usuario STONE. 9. Reporte SISPAC Reporte STONE

2IN

FER

IOR

Desconocimiento o no aplicación de los procedimientos por parte de las áreas usuarias, al igual que la alta rotación de personal de apoyo a la gestión.

4. Capacitación permanente y personalizada por parte de la STTR a usuarios de otras áreas, sobre la aplicación del procedimiento PR-GAF-053 y del uso del módulo PAC del sistema STONE.

Pagos no incluidos en la programación mensual reportada por las áreas

5. Solicitud a través de ORFEO al área ejecutora, sobre la definición de la disponibilidad de los recursos para cumplir con el compromiso no programado.6. Validación en SISPAC de la existencia de recursos disponibles de otros rubros programados para solventar lo no programado por las áreas. 7. Informes de ejecución de PAC mensual. 8. Actualización del modulo PAC del sistema STONE para asegurar la inclusión de la información de programación de pagos.

Fallas en el módulo PAC del sistema de información- Stone al momento de cargar la información de las áreas ejecutoras

9. Recepción y atención de incidencias funcionales, reportadas por las áreas. En caso que la incidencia sea técnica, se remite al usuario al proceso de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STRT).10. Utilización de formatos en Excel para luego generar migración de datos y actualizar el módulo PAC del sistema STONE.




4-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGGC - DTAF - STPC - STTRFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDADC

ód.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.G

F.4

1

X

Pos

ible

Men

or

Am

bos

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

2

3 Fallas en los portales bancarios

4 Cambios del administrador del portal bancario

R.G

F.5

1

X

Rem

ota

May

or

Am

bos

84

Rem

ota

Men

or

2

PAGO A TERCEROS

R.G

F.6

1

Rem

ota

Mod

erad

o

Am

bos

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e


Oportunidad en los traslados según los tiempos establecidos en los convenios bancarios y los compromisos adquiridos.

Desconocimiento o no aplicación de procedimiento Traslado entre cuentas bancarias

1) Detrimento económico2) Hallazgos e investigaciones de entes de control (Disciplinarias, fiscales)3) Pérdidas de recursos dinerarios para el IDU

6M

OD

ER

AD

O

1. Socialización interna de procedimientos, capacitaciones, actualizaciones.2. Verificación de la reciprocidad y control de fechas de vencimientos de redención de títulos, pago WEB deceval y depositante directo Itau (CDT).3. Aplicación del procedimiento Traslados entre cuentas Bancarias

1. Procedimiento PRGAF079 Traslados entre cuentas bancarias

1IN

FER

IOR

Errores en los registros de información financiera - STONEErrores en los registros del cuadro de recaudo diario

4. Conciliaciones bancarias, movimientos bancarios diarios y de saldos para identificar los errores. 5. Reporte diario de reintegros por fuentes -STONE 6. Conciliación de inversiones a corto plazo con la Subdirección Técnica de Presupuesto y Contabilidad

2. PR-GAF-054 Conciliación Bancaria y 3. Procedimientos PR-GF-04 Administración de Inversiones de Tesorería4. FOGAF005 Conciliación Bancaria5. FOGF01 Conciliación mensual de recaudo

7. Solicitud de apoyo a la mesa de ayuda de los bancos por parte de los servidores públicos del proceso.

6. Oficios7. Correos electrónicos

8. Ordenar traslados manualmente a través de oficios que contengan las condiciones de manejo de cuenta a los bancos.


Pérdida de recursos por inadecuada inversión

Que las inversiones se realicen por fuera de las políticas establecidas para el IDU, de acuerdo con lo publicado en la página web de la Secretaria de Hacienda Distrital en materia de inversión.

1) Hallazgos e investigaciones de entes de control2) Procesos disciplinarios, fiscales 3) Pérdidas de recursos dinerarios para el IDU

4M

OD

ER

AD

O

1. Aplicación de la Política establecida por la Secretaría Distrital de Hacienda - SHD. 2. Consulta continua en la web de la SHD para determinar el ranking de los bancos. 3. Realización del Comité de Seguimiento y Control Financiero.4. Aplicación del protocolo de seguridad establecido mediante Resolución SDH-314 de sep-30 de 2009 " Por el cual se adopta el Protocolo de Seguridad para las Tesorerías de las Entidades Descentralizadas que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital".5. Aplicación del procedimiento PR-GF-04 Administración de Inversiones de Tesorería.

1. Directiva 001 de 20132. Resolución 6315 de 2015 "Por la cual se modifica y actualiza el sistema de Coordinación Interna del IDU" y se deroga la Resolución 22477 de 2014 y sus modificaciones" 3. PR-GF-04 Administración de Inversiones4. Protocolo de seguridad de la SHD.5. Actas de comité.

2IN

FER

IOR

Suplantación de funcionarios bancarios y/o suministro de información errónea

6. Validación de conexión segura de páginas de los portales de las entidades bancarias y presentación previa por parte de los gerentes de cuenta de los funcionarios encargados del manejo de las cuentas bancarias. 7. Para inversiones, de acuerdo con las políticas de la Secretaria de Hacienda Distrital, se solicita la actualización de la información para la gestión de las inversiones (información del trader, gerente de cuenta, responsables de la Mesa de operaciones, calificación de los bancos, información básica del contacto y firmas autorizadas). 8. Grabación de llamadas para operaciones de la STTR.9. Aplicación de las políticas emitidas por la Secretaría de Hacienda Distrital, así como del protocolo de seguridad.10. Aplicación del procedimiento PRGF04 Administración de inversiones de Tesorería.

6. Contrato de Recaudo7. Solicitud y apertura de producto.8. FOGAF-122 Inventario de Inversiones Financieras9. PRGF04 Administración de inversiones de Tesorería10. Actas de inversiones

Realizar un pago diferente a lo ordenado (valor mayor, menor valor o a un tercero diferente)

Indebida aplicación del procedimiento de pago a terceros (Ingreso erróneo de datos, selección incompleta de beneficiarios, entre otros)

1) Reprocesos 2) Incumplimiento del tiempo establecido para el pago3) Pérdida de recursos dinerarios para el IDU4) Investigaciones disciplinarias, fiscales, penales.

3IN

FER

IOR

1. Socialización y publicación de la Guía de Pago a Terceros, procedimientos y personal capacitado (funcionarios Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo, profesionales universitarios y especializados )2. Validaciones del sistema que cruza la información.3. Exigencia del sistema para realizar el pago en tres pasos: alimentar el sistema, aprobar el pago y firmar el pago, los cuales son realizados por personas diferentes.4. Validación por parte de los sistemas OPGET de la SHD y STONE del IDU. (Creación de la cuenta y número de identificación).5. Verificación de los soportes documentales para la modificación de los beneficiarios de pago a terceros.

1. GU-GF-01 Guía pago a terceros. 2. Procedimiento de PR-GAF-053 Gestión Financiera (pago a terceros)

1IN

FER

IOR



MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 4-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGGC - DTAF - STPC - STTRFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDADC

ód.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

PAGO A TERCEROS

R.G

F.7

1 Que no se programe oportunamente el PAC

Baj

a

Mod

erad

o

Am

bos

87

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

2 Que se gire a cuentas incorrectas

3 Que no se cuente con liquidez en las cuentas bancarias

4 Fallas en los portales bancarios

5

6

7 Fallas en el servidor de Internet del IDU

PAGO A TERCEROS

R.G

F.8

1 Omisión del protocolo de seguridad y manejo de títulos valores

X

Baj

a

May

or

Protocolo de seguridad

Am

bos

87

Rem

ota

Men

or

2 Administración inadecuada de claves, tokens y títulos valores

3

4 Manipulación y/o fallas en la seguridad informática

Inoportunidad en el pago de obligaciones financieras (a proveedores y/o contratista, impuestos, seguridad social, beneficiario de pago, etc.)

1) Quejas y reclamos del beneficiario2) Incumplimiento de indicadores de gestión3) Pago de intereses de mora 4) Pérdida de imagen institucional5) Apertura de procesos disciplinarios

6M

OD

ER

AD

O

1. Socialización del calendario de reprogramaciones y envío las áreas ejecutoras.2. Envío de email de alerta a las áreas ejecutoras recordando las fechas de entrega de la información.3. Cumplir con las fechas establecidas en la circular enviada por la Secretaría Distrital de Hacienda - SHD, para solicitar los recursos.

1. GU-GAF-003 Guía programación inicial y reprogramación del PAC.2. Circular SHD3. Plataforma de correo electrónico

1IN

FER

IOR

4. Exigencia de los documentos: certificación bancaria y formato transferencia electrónica y cuenta bancaria debe estar relacionada en la factura y la orden de pago firmada por el ordenador del gasto. (Documentado en el procedimiento y guía de pago a terceros)5. Los bancos validan que el No de Nit se encuentre relacionado con la cuenta bancaria del beneficiario. Esta información es validada por la STTR .6. Validación por parte de los sistemas OPGET de la SHD y STONE del IDU. (Creación de la cuenta y número de identificación). * Este control aplica también para la causa No. 6.

1. GU-GAF-015 Guía pago a terceros.2. Orden de Pago del sistema PRONTO PAGO.

7. Verificación de saldos bancarios en los libros (STONE) y en los extractos bancarios, previo al giro.8. Verificación del saldo en las cuentas por parte del sistema OPGET.

1. GU-GAF-003 Guía programación inicial y reprogramación del PAC.

9. Solicitud de soporte a la mesa de ayuda de los bancos, al igual que el soporte técnico a la mesa de ayuda del IDU.

ARANDA.Registro de llamadas call CenterEmail IDU

Que el IDU no realice la solicitud de los recursos a la SHD en los tiempos establecidos.

10. Cumplimiento del cronograma establecido por la SHD, para que la colocación de recursos sea efectiva.

GU-GAF-003 Guía programación inicial y reprogramación del PAC.

Errores en el ingreso de la información de los pagos en los portales bancarios

11. Exigencia del sistema para realizar el pago en tres pasos: alimentar el sistema, aprobar el pago y firmar el pago, los cuales son realizados por personas diferentes.

GU-GAF-015 Guía pago a terceros.PRGAFO053 Gestión Financiera

12. Soporte técnico del área de sistemas de manera oportuna, alta disponibilidad del canal de Internet .

OrfeoCorreo electrónicoARANDA.

Robo o desviación de dineros o pérdida

1) Investigaciones fiscales, penales, disciplinarias etc.2) Detrimento patrimonial 3) Pérdida de imagen institucional

8M

OD

ER

AD

O

1. Socialización a todos los funcionarios que intervienen en el proceso del protocolo de seguridad del área, se cuenta con una caja de seguridad en donde se custodian los títulos de valor y documentos (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados- Documentado en el protocolo de seguridad) * Este control aplica también para la causa No. 2.

2IN

FER

IOR

2. Auditorías internas y externas permanentes (OCI y entes de control).3. Los instrumentos de seguridad son activados previa verificación con el administrador de la seguridad bancaria (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados - Documentado en el protocolo de seguridad)4. Informar al banco de la falla de los dispositivos "Tokens" (llamada, correo electrónico, oficio)

Protocolo de seguridadListado de asistenciaInformes de auditoríaMemorandoCorreo electrónicoBitácora de ajustes, actualizaciones o atención de solicitudes por incidencias con portales bancarios.

Acceso no autorizado al sitio en donde se custodian los tokens y clases de documentos de valores

5. Asignación de llaves de seguridad de acceso a personal autorizado al área del home banking. (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados - Documentado en el protocolo de seguridad)6. Asignación de clave de la caja de seguridad a personal autorizado.7. Asignación de llaves de acceso a las cajillas de la caja fuerte a personal autorizado el cual es monitoreado por el responsable de administrar la caja de seguridad.8. Aplicación del protocolo de seguridad establecido por la SHD.

Protocolo de seguridadCircular 15 de 12 de Octubre de 2011

9. Control a través de dirección IP, firewall, tokens, diferentes perfiles en los usuarios que acceden en la banca electrónica. (funcionarios subdirector técnico de Tesorería y Recaudo, técnicos, profesionales universitarios y especializados)10. Aplicación del protocolo de seguridad establecido por la SHD11. Registro de acceso a servidores en bitácora

Protocolo de seguridadBitácora




4-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): SGGC - DTAF - STPC - STTRFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.G

F.9

1

Pos

ible

Men

or

Am

bos

70 Baj

a

Insi

gnifi

cant

e

2

3

R.G

F.10

1

Pos

ible

Men

or

Am

bos

72 Baj

a

Insi

gnifi

cant

e2

3 Indebido diligenciamiento de la información

4

5 Incumplimiento de los plazos de entrega de información

R.G

F.12

1 Utilización de Planes de Cuentas desactualizados.

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

Am

bos

70 Baj

a

Insi

gnifi

cant

e2

3

4


SGGC Carlos Humberto Moreno Bermúdez Subdirector General de Gestión Corporativa

DTAF Alba Clemencia Rojas Arias Directora Técnica Administrativa y Financiera

STTR Guiovanni Cubides Moreno Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo

STPC Vladimiro Alberto Estrada Moncayo Subdirector Técnico de Presupuesto y Contabilidad

PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

Registrar valores inexactos en los aplicativos Administrativos y Financieros

Errores en operaciones matemáticas de las solicitudes presentadas o que vienen en ellas (contratos, facturas y otros)

1) Reprocesos, ajustes y reclasificaciones.2) Retrasos en la producción y entrega de los estados, informes y reportes.3) Estados, informes y reportes presupuestales y contables no confiables y/o no relevantes.

6M

OD

ER

AD

O

1. Los servidores públicos del proceso verifican los diferentes soportes de documentos presupuestales y contables, en el momento que se detecten inconsistencias se informa para verificación y corrección a las áreas generadoras del tramite.2. Se efectúa conciliación con las áreas generadoras de la información.3. Se realiza capacitación, actualización y consulta permanente a través de la páginas de la Contaduría General de la Nación, SHD y DIAN.

Soportes de los documentos presupuestales y contables.Memorandos - ORFEOFormatos de conciliación.ORFEOPlataforma de correo electrónicoLista de asistencia

2IN

FER

IOR

Los aplicativos de información financiera no se encuentran completamente integrados

Desactualización de conocimientos técnicos presupuestales, contables y tributarios de los servidores públicos de la dependencia


Reporte de información presupuestal con errores y/o de forma inoportuna

Falta de uniformidad y cambio continuo, por parte de los entes de control y vigilancia, en los formatos para el reporte de información.

1) Observaciones de los entes de control 6

MO

DE

RA

DO

1. La STPC periódicamente realiza consultas sobre la actualización de los formatos en las páginas web de los entes de control.2. La STPC periódicamente realiza consultas sobre la actualización de las normas, asociadas al proceso. Se consulta periódicamente la página web de la SHD, DIAN, entes de control, entre otras.Nota: Se efectúan socializaciones al interior del área.3. Verificación de datos por personas diferentes a quien diligencia los documentos, reportes, Vo Bo, verificaciones, aprobación etc. 4. Envío de comunicación del calendario programación, ejecución y cierre presupuestal a las áreas del IDU.

Páginas web entes de controlPágina web de la SHD, DIAN, entes de control Oficios - ORFEOOficios, MemorandosProcedimientos PR-GF-01.Circular

2IN

FER

IOR

Desconocimiento de cambios en la normatividad y en las disposiciones reglamentarias

Desconocimiento y/o diferencias en el manejo presupuestal por parte de las áreas


Inadecuada clasificación de los hechos, transacciones y operaciones en los estados contables de la entidad y/o en los informes presupuestales.

1) Estados, informes y reportes contables no confiables y/o no relevantes.2) Los estados, informes y reportes conducen a decisiones erradas.3) Observaciones de los entes de control

3IN

FER

IOR

1. Los sistemas de información del proceso son parametrizados y revisados permanentemente; así como los análisis y revisiones necesarios por parte del equipo de trabajo del área, se realiza consulta permanente a los Planes de Cuentas.2. Se realiza actualización y consulta permanente a través de la páginas de la Contaduría General de la Nación, SHD y DIAN.3. Revisión previa técnico-contable y documental de la información a registrar en los sistemas de información del proceso, por parte de los servidores públicos de la STPC.

1. Correo electrónico2. Plan de Cuentas3. Oficios y correos enviados.4. Lista de asistencia.5. Procedimientos PR-GAF-053 y PR-GF-03

2IN

FER

IOR

Hecho económico no considerado en el Plan General de la Contabilidad Pública y no definido en la doctrina contable pública.

Falta de competencia técnica y/o de conocimiento de la regulación aplicable

Documentos soportes sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en la guía de pagos a terceros


El riesgo «Que la información presupuestal no sea veraz y oportuna», se elimina y se fusiona con el riesgo 10 debido a que guardan relación directa.


FORMATOGESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

MATRIZ DE RIESGOS

CÓDIGO PROCESO VERSIÓN 28-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS (STRH)FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO


Cód

.



NÓMINA

R.R

H.0

1

1

Pos

ible

Men

or

Am

bos

75

Baj

a

Insi

gnifi

cant

e

2

3

4 Ingreso del registro de forma errónea.

R.R

H.0

2

1

X Alta

Men

or

Reportes KACTUS

Pro

babi

lidad

84

Baj

a

Men

or

2

R.R

H.0

3

1

Alta

Men

or

Am

bos

64

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

2

3



RIESGO INHERENTE

REPORTE Y/O CARGUE NO OPORTUNO DE LAS

NOVEDADES DE NÓMINA

Seguridad Social: No reporte oportuno del ingreso al IDU a la EPS, AFP, ARL y CCF o el reporte de traslado entre entidades.

DEMANDAS CONTRA LA ENTIDAD.

INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

SANCIONES AL IDU

REPROCESOS

NO CUBRIMIENTO DE LA SEGURIDAD SOCIAL AL

SERVIDOR.

6M

OD

ER

AD

O

1. Verificación de las afiliaciones actuales a través del reporte de novedades de seguridad social del aplicativo RUAF.2. Al momento de la posesión del servidor, se diligencia el formato de Información Base al Ingreso de Personal, así como, la revisión y validación de los documentos de afiliación de seguridad social aportados por el servidor y convalidadas con las entidades respectivas.3. Comunicación y vinculación de las entidades de seguridad social a través de los mecanismos establecidos por éstas, para lo cual se cuenta con una base de datos de los asesores por entidad.

1. Formato FO-TH-31 INFORMACIÓN BASE

AL INGRESO DE PERSONAL

2. Formato FO-TH-23 RUTA DE

SEGUIMIENTO POSESIONES

3. Reportes, Certificados y/o

formularios de afiliación, generados por cada

entidad.

2IN

FER

IOR

No reporte oportuno a STRH de las incapacidades o novedades de ausentismo por parte de los servidores o jefes de áreas.

4. Recibo y revisión de las incapacidades radicadas por el servidor a través de la plataforma ORFEO.5. Recibo y revisión del formato de permisos y licencias debidamente diligenciado y aprobado. 6. Recibo y revisión de los actos administrativos de aprobación de los permisos y licencias según corresponda.

1. Formato FO-TH-12 PERMISOS Y LICENCIAS

2. Oficios3. Actos Administrativos

Liquidación de nómina: Recibo de las novedades de nómina por fuera de lo establecido en la Circular de programación de pagos de nómina.

7. Divulgación de la programación de pagos de nómina a comienzo de la vigencia a las partes interesadas (Interna y externa).8. Solicitud a los jefes de área de la programación anual de vacaciones.9. Aplicación de la Circular de programación de pagos de nómina.10. Aplicación de la Lista de Chequeo de Nómina, con el fin de garantizar la inclusión de todos los factores requeridos para la liquidación de la nómina.

1. Flash IDU2. Memorandos3. Circular de

Programación de Pagos de Nómina.

4. Formato FO-TH- 29 LISTA DE CHEQUEO

NÓMINA

11. Generación de prenómina y verificación de la misma para constatar liquidación contra soportes y cuando haya lugar, realizar los ajustes necesarios.

Liquidación de Prenómina (KACTUS)

Reportes de Información

(DIAN y Secretaría de

Hacienda Distrital)

NO REPORTE OPORTUNO DE INFORMACIÓN

REQUERIDA POR LA STPC

Se encuentre erróneamente parametrizado el sistema Kactus

SANCIONES ECONÓMICAS Y DISCIPLINARIAS 8

MO

DE

RA

DO

1. Por medio del Sistema Kactus se descarga la nómina acumulada (mensual y/o anual) la cual es verificada contra las novedades físicas y archivos en Excel, para identificar diferencias y realizar los ajustes pertinentes.2. Se extracta la información del Sistema Kactus de forma manual, la cual es procesada y se genera reporte en el formato solicitado por la STPC quienes verifican dicha información.3. La información es generada del sistema Kactus e ingresada a los archivos requeridos por la STPC.4. Alertas y seguimientos por parte de la STPC.

4IN

FER

IOR

Falta de provisión de los cargos previstos para el grupo de nómina

PROCESOS JURÍDICOS

QUE LA DEFENSA DE LOS INTERESES JUDICIALES DE NATURALEZA LABORAL NO

SEA CONTUNDENTE

El proceso se encuentra centralizado en un profesional del área.

PERDIDA ECONÓMICA POR DEMANDAS

CONDENAS AL IDU

ACCIÓN DE REPETICIÓN

8M

OD

ER

AD

O1. El control es ejercido por los profesionales encargados y se cuenta con la base de datos del SIPROJWEB que es manejada por la DTGJ.2. En la actualización del Manual de Funciones, se incluyó en el cargo Profesional Especializado 222-05, la función de apoyar la defensa laboral.3. Se contrató a un profesional en derecho para apoyar la labor de defensa de los interesés judiciales de la entidad

Contrato de PSP

Manual de Funciones

3IN

FER

IOR

Pérdida de información en la custodia, traslado y uso de las Historias Laborales y/o la información sobre el estado del proceso.

4. Se cuenta con la base de datos Orfeo.5. Se gestiona la creación de permisos especiales a los abogados de la STRH que lleven casos por demanda laboral, para la consulta de los expedientes laborales.6. Se solicita formalmente mediante correo electrónico las Historias Laborales de las personas que se encuentran inactivas.

* Reporte SIPROJWEB

* ORFEO

Que el nivel directivo no aplique en debida forma las políticas de prevención del daño antijurídico que se trazan a nivel institucional y distrital.

7. Se cuenta con un servidor de amplia experiencia en la STRH y un contratista de apoyo, quienes se encargan de brindar acompañamiento en los procesos.8. Los casos son llevados al Comité de Conciliación para su revisión.9. Orientación o sensibilización al nivel directivo sobre prevención del daño antijurídico en materia laboral.10. Acción de Repetición.

Actas de Comité de Conciliación



MATRIZ DE RIESGOS



EFEC

TO

VALO


Cód

.





RIESGO INHERENTE

R.R

H.0

5

1

Alta

Men

or

Am

bos

64

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

2

3

4 Agenda del auditorio

BIODATA

R.R

H.0

6

1 X Alta

Men

or

Pro

babi

lidad

55

Pos

ible

Men

or

BIODATA

R.R

H.0

7

1

X

Cas

i Seg

uro

Men

or

Tarjeta de préstamos

Am

bos

76 Alta

Insi

gnifi

cant

e

2

3

CAPACITACIÓN

DEMORA EN LA EJECUCIÓN DEL PIC (Plan Institucional de Capacitación)

No asistencia a los eventos de capacitación por parte de los servidores programados, lo que generaría suspensiones o prórrogas en los contratos y no cumplimiento del PIC.

SERVIDORES DEL IDU SIN CAPACITACIÓN ORIENTADA HACIA LAS NECESIDADES

REALES Y PRIORIZADAS, DE ACUERDO CON LO

REQUERIDO POR LA ENTIDAD PARA EL

CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y METAS ORGANIZACIONALES

8M

OD

ER

AD

O

1. Formulación del Plan Institucional de Capacitación teniendo en cuenta los Proyectos de Aprendizaje en Equipo y las necesidades institucionales, al igual que las solicitudes de los jefes de las dependencias. 2. Para los eventos de capacitación que implican asignación de recursos es necesaria la firma de la Carta de Compromiso por parte del servidor y de su jefe inmediato.

* PIC

* PAE

3IN

FER

IOR

Demora en el proceso de contratación de proveedores

3. Iniciar el proceso de estudio de mercados y elaboración de los estudios previos una vez se cuente con el PIC aprobado, de acuerdo con lo definido en la Guía para la Formulación del Plan Institucional de Capacitación.

1. Estudio de mercados2. Estudios previos

Falta de calidad en los proveedores de servicios de capacitación

4. Definición y precisión en el momento de estructurar las obligaciones y requerimientos del contrato dentro de los estudios de mercado, estudios previos y pliegos de condiciones. 5. Durante la ejecución del contrato se reciben las observaciones de los servidores respecto a la calidad del servicio contratado, se analizan las mismas y se toman las acciones que correspondan con el contratista.6. Al finalizar el evento de capacitación se aplica la evaluación de satisfacción.

1. Estudios previos2. Informe del

Proveedor y Anexos

Cancelación de espacios físicos previamente programados por la STRH, por otros eventos de la entidad.

7. Programación de actividades de capacitación de acuerdo con disponibilidad del auditorio Calle 22.

SISTEMA KACTUS CAJERO DESACTUALIZADO

Que los servidores no carguen en el sistema Kactus Cajero y/o no entreguen la documentación en radicación

INCUMPLIMIENTO EN LOS PROCEDIMIENTOS

ESTABLECIDOS PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL

MODULO KACTUS CAJERO

8M

OD

ER

AD

O

1. Hoja de vida para el nombramiento y revisión de documentos radicados frente al sistema Kactus.2. Radicación y actualizaciones a la historia laboral. 3. Hoja de vida para revisión de requisitos en la parte contractual.

1. ORFEO2. KACTUS

3. Historia Laboral

6M

OD

ER

AD

O

HOJAS DE VIDA DE SERVIDORES NO ARCHIVADAS DE ACUERDO A LA

NORMATIVIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL

No devolución de documentos de la historia laboral que fueron prestados

INCUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO EN LAS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

10A

LTO

1. Cuando se presta una historia laboral, se le pide al servidor de la STRH que firme la tarjeta de préstamos como evidencia del recibo para saber en poder de quien se encuentra la carpeta.2. Después de hacer la devolución se hace control de documentos.3. Solo se reciben documentos de actualización de carpeta de Historia Laboral que sean radicados en ORFEO por control de fechas de entrega.4. Se organizan de acuerdo a la TRD de la Serie hojas de vida, de acuerdo con la normatividad vigente.5. Directriz por parte del Subdirector Técnico de Recursos de entregar la documentación generada máximo cada 15 días.

4M

OD

ER

AD

O

Documentos aportados por los servidores para la actualización de la Historia Laboral en fechas posteriores a la que se produjo el documento

1. ORFEO2. Historia Laboral

No entregar la documentación a tiempo por parte de servidores de la STRH al responsable de la historia laboral

Plataforma correo institucional



MATRIZ DE RIESGOS



EFEC

TO

VALO


Cód

.





RIESGO INHERENTE

R.R

H.0

8

1 Que las Historias Laborales estén incompletas

X Alta

Men

or

Pro

babi

lidad

76

Pos

ible

Men

or

2

3


SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL

DTAF ALBA CLEMENCIA ROJAS ARIAS DIRECTORA TÉCNICA

STRH ALEJANDRA MUÑOZ CALDERÓN SUBDIRECTORA TÉCNICA ( E )

RESPUESTA A ENTES DE CONTROL

RETRASOS EN LA RESPUESTA A LAS

SOLICITUDES DE LOS ENTES DE CONTROL

SANCIONES DISCIPLINARIAS

INCUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD

INSATISFACCIÓN DEL CLIENTE

8M

OD

ER

AD

O

1. Los servidores comunican a la persona encargada de las Historias Laborales de los documentos faltantes.2. Se encuentra en proceso de alistamiento para digitalización de las historias laborales activas. 3. Aplicación del procedimiento Creación y Gestión Documental de Historias Laborales

1. Tarjeta de préstamos2. Procedimiento PR-

TH-03 Creación y gestión documental de las historias laborales

6M

OD

ER

AD

O

Que otras áreas entreguen información de manera inoportuna

4. Se envía una comunicación al área involucrada y se gestiona de manera verbal el tema con el fin de dar celeridad.

1. Plataforma Orfeo2. Correo institucional

No clasificación y análisis adecuado de la correspondencia

5. Asignación de correspondencia por parte del Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Humanos, teniendo presente el conocimiento y rol de los integrantes del área para dar respuesta pertinente, oportuna y veraz.

1. Plataforma Orfeo2. Procedimiento de

Trámite de comunicaciones

oficiales recibidas y trámite de

comunicaciones oficiales enviadas internas y externas



FORMATOGestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación


5-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRTFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.T

I.01

4

Pos

ible

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

79 Baj

a

Mod

erad

o

R.T

I.02

5

Pos

ible

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

82

Rem

ota

Mod

erad

o



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Desarrollo de Aplicaciones

Inadecuada definición de los requerimientos del software a

desarrollar

1. Las buenas prácticas para transferir y consignar el conocimiento no se están dejando documentadas.2. Falta de compromiso y responsabilidad de los usuarios en la definición de los requerimientos o mala documentación de los mismos.3. Falta de aplicación e investigación de arquitecturas de integración.4. Baja aplicación de metodologías de desarrollo de software orientadas a la gestión de procesos y flujos de trabajo.

Proyectos no funcionales para atender los requerimientos de la

entidad

9M

OD

ER

AD

O

- Verificación del contenido de los formatos para el ciclo de desarrollo de soluciones de TI por parte del arquitecto de software. - Aplicación de metodologías de conocimiento general de especificación de requerimientos donde se establezca participación de las áreas especialistas con los usuarios. Se involucra al usuario en la aceptación del producto o servicio de software. - Validación de los requerimientos identificados por las partes interesadas.- Actualmente se está implementando la arquitectura de información que fue definida previamente. - Se ha identificado un conjunto de actividades a realizar para que se apliquen los métodos para la integración de los sistemas de información y estas son asignadas a un grupo de trabajo interno del proceso.

- Formatos del ciclo de vida de desarrollo de software.

- Documentación de la arquitectura.- Actas de Reunión.

6M

OD

ER

AD

O

Direccionamiento estratégico de TIC

Insuficiente asignación de recursos para el cumplimiento de los objetivos o actividades

requeridas al proceso.

1 Que no se cuente con suficiente espacio para el almacenamiento de datos institucionales (por: a) Duplicidad en el almacenamiento de información; b) Fallas en el cálculo de dimensionamiento de la arquitectura de almacenamiento; c) Falta de monitoreo de los recursos de almacenamiento instalados vs asignados).2 Que no se cuente con suficiente personal para desarrollar los proyectos requeridos por el Instituto.3 Que no se asigne presupuesto suficiente para adquirir las herramientas necesarias.4 Que no se cuente con suficiente capacidad de procesamiento para desplegar los proyectos requeridos por el Instituto.5 Que no se cuente con suficiente capacidad de transmisión de datos desde, hacia y al interior del Instituto.

- Actividades importantes que se deben aplazar.

- Proyectos inconclusos o sin entregables acordes con lo requerido.- Detención o demora en el registro de datos en los sistemas de información.

- Las solicitudes no puedan ser atendidas en los tiempos esperados.

- Proyectos con prioridad de alto impacto para el funcionamiento del Instituto no pueden ser realizados.- Demoras en procesamiento de

información relevante para el instituto.- Aislamiento o lentitud en el

intercambio de información interna o externa.

9M

OD

ER

AD

O

- Gestión y monitoreo de la capacidad de almacenamiento centralizado (SAN - NAS).- Definición del anteproyecto de presupuesto, Plan Anual de Adquisiciones y Plan de contratación de apoyo a la gestión, formulación del PETIC y remisión del mismo a la CDS.- Revisión periódica de los registros de los servidores físicos y validando diariamente la consola de administración de los servidores virtuales y consignando los registros de capacidad según el corte de periodo correspondiente en el formato diseñado para tal fin.- Realización diaria del monitoreo al uso de los canales de comunicación internos y externos y registro de la capacidad usada al corte de periodo para facturación.

- Instructivo de uso de las carpetas compartidas.

- Campaña de divulgación.- Anteproyecto de presupuesto,

Planes de contratación PSP,- Plan Anual de Adquisiciones

- PETIC- Procedimiento PRTI16 Gestión de

capacidad y disponibilidad.- Procedimiento PRTI17 Gestión de

servidores- FOTI30 Control de capacidad de los

recursos de TI

3IN

FER

IOR






EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.T

I.03

9

Pos

ible

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Mod

erad

o

R.T

I.04

6 Baj

a

Insi

gnifi

cant

e

Pro

babi

lidad

84

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

Gestión de Infraestructura de T.I.

Inadecuada gestión de la Infraestructura de TI

1 Fallas del servicio prestado por el proveedor en el suministro de: a). canales de comunicación; b). Servicio de energía; c). Soporte técnico especializado.2 Falta de calidad en el cableado estructurado y los equipos de comunicación que soportan la red.3 Bajo nivel de control en la generación y restauración de copias de seguridad.4 Debilidades en la administración de la actualización de la infraestructura.5 Obsolescencia no controlada de los recursos tecnológicos.6 Falta de mantenimiento periódico.7 Desactualización de los últimos parches de seguridad en los servidores.8 Ausencia de controles para evitar el uso de software no licenciado o realizar copias del software licenciado por el Instituto.9 Apagado forzado de los equipos servidores, bandejas de almacenamiento y/o elementos activos de red del centro de cómputo.

- Se afecta la operación y continuidad del servicio.

- Pérdida de información.- No disponibilidad de la información oportuna para respaldar o restaurar datos en procesos de contingencia.

- Afectación a la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la

información.- Daños en cualquiera de los

elementos o equipos del centro de cómputo.

9M

OD

ER

AD

O

- Se cuenta con las obligaciones contractuales definidas en cada uno de los contratos (Definición y cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio -ANS), así como la suscripción de las pólizas de cumplimiento. Las incidencias sobre los servicios son reportadas a través de las herramientas suministradas por cada proveedor, y el cierre de las mismas son revisadas periódicamente a corte de facturación.- El procedimiento contempla las validaciones para correcta y completa ejecución de las tareas programadas.- Aplicación de metodologías conocidas para la definición del PETIC, el plan anual de adquisiciones.- Módulo Asset Management de la herramienta Aranda y Módulo Almacén sistema STONE para ejercer el control automatizado y su comparación.- Plan de mantenimiento que se establece con una periodicidad semestral, adicionalmente se pacta como obligaciones establecidas para los contratistas.- Aplicación del Instructivo de uso del aplicativo WSUS. - Control de licencias a partir del servidor de licenciamiento; restricciones para el uso de Llaves USB.- Fortalecer las cláusulas de confidencialidad en los contratos con terceros.- Construcción de la documentación operacional para identificación de fallas, instrucciones de apagado y encendido.- Acceso controlado y regulado al centro de cómputo.

- Contratos y pólizas de cumplimiento.- Documento de acuerdo de trabajo

colaborativo TIC vs RF- Procedimientos de Generación y

restauración de copias de seguridad (PR-TI-11 y PR-TI-12)

- FOTI24 Bitácora de control de restauraciones de copias de

seguridad- PETIC

- Plan Anual de Adquisiciones- Reportes de los sistemas ARANDA

y STONE- Informe de seguimiento

- Plan de mantenimiento de elementos de TI

- IN-TI-17 Instructivo del Aplicativo WSUS

- IN-TI-06 Instructivo de Uso de Recursos Tecnológicos- IN-TI-07 Instructivo de

administración del Directorio Activo- IN-TI-14 Instructivo de preparación

de un equipo para usuario final.

3IN

FER

IOR

Gestión de Servicios de TI

Problemas en la relación entre usuarios finales y

prestadores de los servicios de T.I.

1 Falta de personal especializado y competente para la atención de incidentes en forma oportuna.2 Incumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio ANS.3 No gestionar la base de conocimiento de manera adecuada.4 No registrar el 100% de las incidencias / requerimientos de los usuarios en el software Aranda.5 Alta rotación de personal.6 Desactualización del catálogo de servicios

- Demoras en la operación de los procesos.

- Insatisfacción por parte del cliente interno.

- Deterioro de la credibilidad del proceso frente a las necesidades

institucionales.

2IN

FER

IOR

- Equipo de trabajo de la Mesa de servicios de la entidad. Este grupo atiende las diferentes solicitudes, según el catálogo de servicios de TI vigente.- Seguimiento periódico a los registros de la herramienta de mesa de servicios y a los ANS pactados en el catálogo de servicios de TI.- Capacitaciones con el personal de mesa de servicios para que se realice el registro adecuado en la herramienta Aranda.- Verificación del cierre y documentación de los casos por parte del líder de mesa de servicios.- Fomento del uso del Módulo USDK de Aranda, para autogestión de radicación de casos por los usuarios del Instituto.- Campañas de divulgación sobre el uso de la herramienta de usuario USDK.- Transferencia de conocimiento. Personal de planta. Plan de contratación de apoyo a la gestión.- Control de cierre de todos los casos en curso de los colaboradores antes de efectuar los pagos mensuales.- Revisiones y/o actualizaciones periódicas.

- Portafolio y Catálogo de servicios de tecnologías de la información

(DUTI01)- Informe de seguimiento e Indicador

de servicios.- Actas de la mesa de trabajo de la

STRT"- Reportes de la Herramienta Aranda- Instructivo de Solicitud de Soporte Técnico por Aranda - USDK (IN-TI-

02)- Campañas de divulgación, Listas de

asistencia.- Informes de gestión del personal

PSP.- Actas de entrega de puesto al

finalizar los contratos.- Paz y salvos.

1IN

FER

IOR






EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.T

I.05

4 Baj

a

Men

or

Pro

babi

lidad

79

Rem

ota

Men

or

Seguridad

R.T

I.06

10 X

Pos

ible

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Mod

erad

o

Gestión de Infraestructura de T.I.

Manipulación o alteración de información en los sistemas

de información.

1 Conexión remota no segura para acceder a los sistemas de información institucionales.2 Mal manejo o utilización de las contraseñas de acceso.3 Acceso forzado a los sistemas de información por "piratas" informáticos. 4 Usuarios que pueden acceder directamente a los manejadores de bases de datos sin control.

- Fuga de información y/o uso indebido de datos institucionales

(Confidencialidad)- Divulgación de información a terceras partes o a personal no

autorizado (Confidencialidad)

4IN

FER

IOR

- Procedimiento de conexión segura VPN- Política de seguridad para el control de acceso. Campañas de divulgación. - Controles de seguridad perimetral y protección de información de usuarios a través del antivirus institucional. - Asignación de credenciales de usuario acordes a los perfiles solicitados por los líderes de procesos.- Delimitación y control de las cuentas de usuario que acceden directamente a los manejadores de bases de datos.- Separación de ambientes de trabajo que están siendo documentados (en construcción).

- Procedimiento de creación de conexión segura VPN (PR-TI-10).

- Formato Solicitud de acceso remoto a través de VPN (FO-TI-22).- Resolución 34217 de 2015.

- Políticas de seguridad. Divulgación por medio de ayudas de memoria,

Listas de asistencia y medios visuales en carteleras, flash IDU, email- Reportes del firewall y de la

herramienta de antivirus- PR-TI-19 Procedimiento de gestión

de bases de datos.- Instructivo de uso de ambientes de

trabajo.

2IN

FER

IOR

Acceso a los sistemas de información o a los

documentos por personas no autorizadas

1 No bloquear la sesión de usuario cuando se abandona la estación de trabajo.2 Mal uso de las contraseñas.3 Por aplicación de ingeniería social. (manipulación de las personas para obtener información).4 Inadecuada aplicación del etiquetado de activos de información.5 Enlaces de comunicaciones que permanecen activos al completar las transmisiones a través de las redes.6 Recuperación información a partir de medios de almacenamiento o procesamiento reciclados o desechados.7 Acceso no autorizado a los sistemas de información o a los documentos por parte de personal de mantenimiento locativo, aseo o vigilancia.8 Visitantes desatendidos en las instalaciones de la entidad.9 Ingreso a los sistemas operativos o a las aplicaciones por "puertas traseras" no controladas.10 Uso de software ilegal o malicioso.


(Confidencialidad)- Divulgación de información a terceras partes o a personal no

autorizado (Confidencialidad)

9M

OD

ER

AD

O

- Política de Escritorio limpio y pantalla despejada que reglamenta, y el directorio activo que aplica el control.- Campaña de comunicaciones, para bloquear la estación de trabajo "Peligro. Equipo en riesgo" (Teclas Windows + r + a).- Registro de solicitudes y requerimientos en herramienta de mesa de servicio (Aranda SDK).- Capacitación a los miembros de la mesa de servicio sobre medidas de prevención.- Definición y publicación de la resolución de mecanismos para la clasificación de la información.- La arquitectura de red minimiza la posibilidad de tener conexiones abiertas sin corresponsal activo.- Los equipos de cómputo y los dispositivos de almacenamiento son sometidos a procesos de preparación y/o borrado seguro dependiendo si van a ser reutilizados o entregados a almacén para baja de activos.- Los diferentes componentes de la Infraestructura tecnológica están configurados para dejar registros automáticos de eventos, los cuales son revisados periódicamente.- Los equipos de cómputo especializados (servidores) y de usuario (PC de escritorio), son instalados y configurados con medidas de prevención que minimizan el uso de puertos de comunicación.- Solamente el personal de mesa de servicios puede hacer cambios en la configuración de los equipos de usuarios, incluyendo la instalación y desinstalación de aplicaciones bajo una solicitud radicada en la herramienta de dicho grupo de trabajo.- Adicionalmente, la herramienta de antivirus, impide que un usuario sin privilegios de administrador instale aplicaciones en el equipo de cómputo y en caso de saltarse el control de instalación, esta herramienta detecta y reporta software malicioso.

- Resolución 34217 de 2015.- Instructivo de administración del

directorio activo (IN-TI-07).- Instructivo Solicitud de Soporte

Técnico por Aranda USDK (IN-TI-02).- Circular 17 de 2015.

- Campaña de sensibilización por procesos.

- Instructivo de borrado seguro de datos y formateo final de equipos (IN-

TI-15)- Procedimiento de revisión a la

plataforma de tecnología de información (PR-TI-18)

- Documento interno de Gestión de las Telecomunicaciones del Instituto

(en construcción)- Procedimiento de Gestión de

Servidores (PR-TI-17)- Instructivo de preparación de un

equipo de usuario. (IN-TI-14)- Casos registrados para cambios en

la instalación de software en la herramienta de mesa de servicios

Aranda.- Instructivo de administración del

antivirus. (En construcción).

3IN

FER

IOR






EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Seguridad

R.T

I.07

7 X Baj

a

Men

or

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Men

or

Seguridad

R.T

I.08

4 X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

79

Baj

a

Men

or

Seguridad

R.T

I.09

3 X

Baj

a

Men

or

Pro

babi

lidad

82

Rem

ota

Men

or

Alteración de la configuración de los elementos usados para

la prestación de servicios.

1 Mal uso o abuso de los derechos otorgados como usuario o como administrador.2 Control inadecuado de fechas, tratamiento de los formatos y/o falta de control para la sincronización de tiempo en los equipos del Instituto.3 Realización de análisis de flujo de mensajes, análisis de tráfico, infiltración de comunicaciones, engaño o suplantación de direcciones IP, engaño o suplantación de los servicios de directorio de nombres (DNS) o enrutamiento no autorizado de comunicaciones. 4 Registro inadecuado de cambios y/o modificaciones. 5 Abuso de medidas de seguridad para realizar seguimientos no autorizados, o mal uso de los registros de acceso.6 Conflictos de interés entre las actividades realizadas y las responsabilidades.7 Falta de definiciones de perfiles de usuario limitados para el acceso a los recursos.

-Pérdida o afectación de la imagen institucional.

- Fuga de información.- Imposibilidad de hacer seguimientos

independientes.(Integridad + Confidencialidad)

4IN

FER

IOR

- Identificación de roles y responsabilidades en el proceso GTIC, mediante la matriz de responsabilidades.- Formalización y publicación de las políticas operativas de TIC.- Revisión periódica de los accesos que tienen los usuarios a los recursos.- Servicio de NTP centralizado en el servidor de dominio que hace que todos los equipos que se autentiquen en la red del Instituto mantengan actualizados los datos de fecha y hora.- Revisión periódica del módulo de prevención de ataques (IPS) del dispositivo de seguridad perimetral.- La mesa de trabajo de gestión de cambios realiza la aprobación o rechazo de solicitudes, de los casos registrados en Aranda.- Los usuarios finales de la plataforma de TI del Instituto, no cuentan con privilegios de administración local o de red, que permitan cambios o accesos no autorizados.- Periódicamente se hacen revisiones a los registros automáticos (logs) de los diferentes servidores y equipos de red, para identificar alertas y advertencias de seguridad.

- Documento de matriz de responsabilidades (en construcción).- Documento de políticas operativas

TIC (en publicación)- Registros automáticos (logs) del

firewall.- Procedimiento de Gestión de

cambios (PR-TI-08).- Formato Control de Cambios

Tecnológicos (FO-TI-29).- Formato Cambios presentados a la

mesa de trabajo (FO-TI-33)- Registros de cambios en Aranda.

- Instructivo Revisión de los Derechos de Acceso de los Usuarios (en

revisión).

2IN

FER

IOR

Corrupción de software o degradación de aplicaciones.

1 Interrupción de los servicios de red lógica o eléctrica durante instalación o actualización de los equipos.2 Apagado abrupto o indebido de los equipos de procesamiento de datos.3 Uso de lenguajes de programación o sistemas de información obsoletos o desoportados.4 Inserción de código malicioso en la red o en los equipos de usuario. Instalación y propagación de malware (virus informáticos).

Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios 6

MO

DE

RA

DO

- La instalación de software se realiza cuando son preparados y configurados los equipos que se entregan al usuario. Las instalaciones de aplicaciones por demanda deben ser autorizadas por los dueños de proceso y realizadas por personal autorizado de la mesa de servicios.- Adecuada gestión de telecomunicaciones y gestión de las UPS. - Trabajos de concienciación en el uso de los equipos.- Control de la obsolescencia y modernización tecnológica.- Desarrollo seguro de aplicaciones / Uso del antivirus.

- Instructivo de preparación de un equipo de usuario. (IN-TI-14)

- Campañas de divulgación sobre el uso y cuidado de los recursos de TIC

(OAC - STRT).- Registros de control de inventario de

equipos.

4IN

FER

IOR

Daño a los equipos de cómputo de usuario y/o a los archivos contenidos en ellos.

1 Falta de instalación de actualizaciones o parches de seguridad para remediar debilidades conocidas de los programas de software.2 Falta de protección contra virus y código malicioso.3 Falta de información o conciencia respecto al uso de los recursos de tecnología asignados.

- Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios

- Pérdida de la Disponibilidad

4IN

FER

IOR

- Se revisa la adecuada instalación de "parches de seguridad" a través de las consolas de monitoreo de los elementos de tecnología y se hacen revisiones periódicas de dichas aplicaciones a través del procedimiento de revisión de la plataforma.- Se dispone del software de antivirus institucional.- Inducción a los colaboradores que ingresan al Instituto, para hacer uso de los recursos de tecnología que les son asignados.- Campañas de divulgación a través de carteleras virtuales, sobre el uso de los recursos de tecnología y sobre la protección de la información.

- Procedimiento de revisión a la plataforma de tecnología de

información (PR-TI-18).- Instructivo de Uso de WSUS (IN-TI-

17).- Circular Interna 1 de 2016.

- Circular Interna 15 de 2016.- Instructivo de uso adecuado de los

recursos de TI (IN-TI-06).- Instructivo de uso del antivirus (En

actualización).

2IN

FER

IOR






EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.T

I.10

6 X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

84

Rem

ota

Men

or

Seguridad

R.T

I.11

3 X

Pos

ible

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

76

Baj

a

Mod

erad

o

Seguridad

R.T

I.12

3 X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

74

Baj

a

Men

or

Seguridad

R.T

I.13

2 X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

84

Rem

ota

Men

or

Apoyo a la gestión y Seguridad

Degradación de la calidad o legibilidad de la información

almacenada.

1 Daños a la información provocado por animales (insectos o roedores).2 Susceptibilidad de daño en almacenamiento de medios.3 Almacenamiento no protegido de datos.4 Ubicación de archivos temporales en lugares con condiciones ambientales no apropiadas.5 Almacenamiento no estructurado de datos y/o poca disponibilidad de datos respaldados.6 Tablas de retención documental desactualizadas o no aplicadas.


- Pérdida de la Disponibilidad

6M

OD

ER

AD

O

- La información física (impresa) que cumple el ciclo de vida según las tablas de retención es enviada a custodia externa que ofrece controles ambientales y contra deterioro.- La información institucional centralizada en los servidores que se exporta en medios magnéticos extraíbles (cintas) es remitida al proveedor de custodia que ofrece controles ambientales y contra deterioro.- Para documentos físicos, contrato de custodia con proveedor certificado.- Para medios de almacenamiento lógico en área de preparación del DataCenter aislado y protegido de manipulación y medio ambiente controlado. Envío periódico a custodia externa certificada.- Se cuenta con repositorios de almacenamiento centralizado que asignan cuotas a los procesos y áreas del Instituto, para que se consigne la información no estructurada (documentos de ofimática).

- Contrato de custodia externa.- Procedimiento de generación de copias de seguridad (PR-TI-11)

- Circular Interna 15 de 2016- Instructivo de uso adecuado de las

carpetas compartidas (en construcción)

2IN

FER

IOR

Denegación de los servicios de TI.

1 Intento sistemático de usar contraseñas de acceso por personal no autorizado o suplantación de usuarios.2 Uso inapropiado de equipos de comunicaciones o de medios de procesamiento.3 Falta de seguimiento a los dispositivos que conforman la seguridad del perímetro físico o lógico de la entidad.


(Disponibilidad)

9M

OD

ER

AD

O

- El acceso a la información y servicios institucionales debe hacerse mediante la autenticación de los usuarios en la red de datos en el Directorio Activo, en donde se cuenta con la política de gestión de contraseñas. Algunas aplicaciones y servicios adicionan certificados digitales o algoritmos de cifrado de la información en las transacciones que se realizan a través de redes públicas.- Se han contemplado las condiciones de uso de los recursos de tecnología y se hace divulgación de dichas condiciones en conjunto con la OAC.- Se ha formalizado y se está promoviendo el uso del procedimiento de gestión de incidentes de seguridad de la información.

- Instructivo de Administración del Directorio Activo (IN-TI-07).

- Instructivo de protección de la información digital (IN-TI-08).

- Instructivo Uso adecuado de los recursos TI (IN-TI-06).

- Piezas de divulgación OAC.- Procedimiento de gestión de incidentes de seguridad de la

información (PR-TI-22)

6M

OD

ER

AD

O

Explotación de debilidad conocida sobre los

componentes tecnológicos y los sistemas de seguridad

perimetral.

1 Ausencia de mecanismos de monitoreo establecidos para las brechas en la seguridad.2 Ataques de ingeniería social a los administradores de los sistemas de seguridad y de los componentes tecnológicos.3 Errores en la aplicación y pruebas de liberación de actualizaciones de seguridad para aplicaciones.


- Pérdida de la Disponibilidad- Pérdida de la Integridad

6M

OD

ER

AD

O

- Se revisa la adecuada instalación de "parches de seguridad" a través de las consolas de monitoreo de los elementos de tecnología y se hacen revisiones periódicas de dichas aplicaciones a través del procedimiento de revisión de la plataforma.- Se mantiene control sobre los ambientes de trabajo separados (desarrollo, pruebas y producción).- Como contramedidas para los ataques de ingeniería social, se evita la atención telefónica a los usuarios y se prefiere el registro de los casos en la herramienta de gestión de TI - Aranda.

- Procedimiento de revisión a la plataforma de tecnología de

información (PR-TI-18)- Instructivo de Uso de WSUS (IN-TI-

17)- Instructivo Solicitud de Soporte

Técnico por Aranda USDK (IN-TI-02)

4IN

FER

IOR

Incumplimiento de los acuerdos de atención de servicios en los términos

pactados.

1 Dificultad para encontrar fallas y/o problemas2 Desconocimiento de los acuerdos de niveles de servicio y/o los protocolos de reporte de fallas.

- Multas o sanciones para el Instituto(Integridad) 6

MO

DE

RA

DO

Para los servicios de tecnología se cuenta con documentación clara de los procedimientos que se requieren para atender los casos reportados y evaluar su debida gestión.

- Procedimiento de Gestión de Servicios de TI (PR-TI-06)

- Procedimiento de Gestión de Incidentes de seguridad de la

información (PR-TI-22)

2IN

FER

IOR






EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Seguridad

R.T

I.14

3 X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

74

Baj

a

Men

or

Seguridad

R.T

I.15

2 X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Men

or

Seguridad

R.T

I.16

4 X

Pos

ible

Men

or

Pro

babi

lidad

79

Baj

a

Men

or

Seguridad

R.T

I.17

5 X Baj

a

Men

or

Pro

babi

lidad

79

Rem

ota

Men

or

Seguridad

R.T

I.18

3 X

Baj

a

Insi

gnifi

cant

e

Pro

babi

lidad

79

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

Lentitud en la respuesta de los servicios de red interna o

externa.

1 Descarga no controlada de archivos o aplicaciones.2 Uso de herramientas no autorizadas para revisión de la red o de los equipos de cómputo.3 Ausencia o desconocimiento de la política de uso de los servicios de red.


- Multas o sanciones para el Instituto

6M

OD

ER

AD

O

- El acceso a los servicios de consulta de información digital externa por medio de Internet está restringido por tipos de contenidos presentados y operado a través de los dispositivos de seguridad perimetral.- Preventivamente se hace el seguimiento y monitoreo del tráfico de la red interna a través de Nagios.- Adicionalmente se tiene el control de instalación de software que está restringido por el directorio activo y apoyado por la aplicación de antivirus.

- Instructivo de Administración del Directorio Activo (IN-TI-07).

- Documento Definición de Perfiles de navegación para Internet. (En

construcción).- Instructivo de uso del antivirus (En

construcción).- Registros de tráfico de red en los

dispositivos.

4IN

FER

IOR

Mal uso de los servicios de correo electrónico.

1 No existencia de políticas sobre el uso del correo electrónico.2 Frustración o inconformidad por parte de los usuarios.


- (Disponibilidad)

6M

OD

ER

AD

O

- El servicio de correo electrónico es prestado por un tercero, se realizaron sesiones de capacitación respecto al uso del servicio.- Divulgación y toma de conciencia sobre conceptos de uso adecuado de los recursos de TI, incluyendo el correo electrónico.- Aplicación de los conceptos y actividades que el proceso de talento humano realiza para mantener el clima laboral, atender las inquietudes de los colaboradores (de planta o contratistas).

- Instructivo Uso del servicio de correo institucional (IN-TI-12).

- Procedimiento Bienestar Social y Desarrollo (PR-TH-118).

- Instructivo Acuerdo Ético Gente IDU (CA-TH-02).

2IN

FER

IOR

Manipulación de equipo de cómputo de usuario por

familiar o tercero.

1 No se cuenta con una política formal sobre la utilización de computadores portátiles.2 No se han formalizado o no se aplican las condiciones para atender visitas en las oficinas.3 Dificultad para hacer verificaciones y/o validaciones.4 No se tiene control de los activos que se encuentran fuera de las instalaciones.


(Disponibilidad)

6M

OD

ER

AD

O

- En acciones coordinadas con la OAC, se trabaja en la divulgación y toma de conciencia sobre conceptos de uso adecuado de los recursos de TI.- Para protección de los recursos tecnológicos físicos, se dispone de pólizas de seguros que pretenden reponer el recurso perdido.- Para la protección de la información contenida en los equipos se dispone del procedimiento de generación de copias y del instructivo de uso adecuado de los dispositivos de almacenamiento.- La configuración de los equipos de usuario, queda restringida a perfiles de USUARIO, no se habilitan perfiles de ADMINISTRADOR LOCAL.- Condiciones de validación aplicables a los "tele-trabajadores" en cuanto al manejo de los recursos asignados.

- Instructivo de Uso adecuado de los recursos de TI (IN-TI-06).

- Instructivo de uso adecuado de los dispositivos de almacenamiento (IN-

TI-05).- Procedimiento de generación de copias de seguridad (PR-TI-11).

- Instructivo de preparación de un equipo de usuario. (IN-TI-14).

- Libro blanco de Teletrabajo IDU (GU-TH-01).

4IN

FER

IOR

Afectación a la seguridad de la información durante un

evento crítico.

1 Acceso no autorizado al edificio o a las áreas críticas.2 No contar con el plan de continuidad del negocio.3 Falla técnica de los elementos dispuestos para proteger la información.4 Por temblor, vendaval, o fenómeno meteorológico.5 Por inundación interna o externa.

- Violaciones a la seguridad.- Pérdida de equipos.

- Robo de información, equipos y/o dispositivos.

(Integridad + Confidencialidad)

4IN

FER

IOR

- El acceso a las instalaciones de la STRT, al Centro de Cómputo Principal y a los centros de cableado, se encuentra restringido y controlado.- Se han identificado los elementos y servicios críticos del proceso de GTIC.- Se ha diseñado el Plan de continuidad de los servicios de TI.- Se están actualizando los planes de contingencia e instructivos de recuperación.- Diseño de Plan de Recuperación ante Desastres para los componentes de TI

- Instructivo de ingreso al centro de cómputo y centro de cableado (IN-TI-

04)- Documento de Plan de Continuidad de Servicios de TI (en construcción)- Documento Plan de Recuperación

ante desastres (en revisión)

2IN

FER

IOR

No remover todos los datos y/o aplicaciones de software

cuando se devuelven los equipos.

1 Dificultad para hacer verificaciones y/o validaciones.2 Ausencia de un protocolo de "limpieza o sanitización" de equipos y medios de almacenamiento.3 Falta de conciencia de los usuarios respecto al uso de los recursos compartidos.


(Confidencialidad)2

INFE

RIO

R - Capacitación y sensibilización al personal de la mesa de servicios sobre el borrado seguro.- Capacitación y sensibilización a toda la gente IDU sobre el uso de las carpetas compartidas.

- Instructivo Borrado Seguro y Formateo Final de Equipos (IN-TI-15)

- Campañas de sensibilización con OAC.

1IN

FER

IOR






EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Seguridad

R.T

I.19

Daño a los archivos digitales. 2 X Baj

a

Men

or

Pro

babi

lidad

82

Rem

ota

Men

or

Seguridad

R.T

I.20

4 X Baj

a

Men

or

Pro

babi

lidad

70

Rem

ota

Men

or


STRT YOHANA PINEDA AFANADOR Subdirectora Técnica

DTAF ALBA CLEMENCIA ROJAS ARIAS Directora Técnica

SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ Subdirector General

1 Falta de instalación de actualizaciones o parches de seguridad para remediar debilidades conocidas de los programas de software.2 Inserción de código malicioso en la red o en los equipos de usuario. Instalación y propagación de malware (virus informáticos).

- Indisponibilidad y/o retrasos de los servicios.

(Disponibilidad)

4IN

FER

IOR - Aplicación constante del procedimiento de gestión de cambios, para las actividades

críticas del proceso GTIC. - Actualización periódica y controlada de parches de seguridad a través del servicio WSUS.- Control preventivo de malware a través del software de antivirus corporativo.

- Procedimiento de Gestión Cambios (PR-TI-06)

- Instructivo uso del servicio de Windows Update Server (IN-TI-17)- Instructivo uso del antivirus (en

actualización).

2IN

FER

IOR

Pérdida o interrupción del servicio de aire acondicionado

en el datacenter.

1 Por fallas en los servicios de suministro de energía eléctrica.2 Por fallas en la operación de los componentes de la solución de aire acondicionado.3 Por temblor, vendaval, o fenómeno meteorológico.4 Por inundación interna o externa.5. Conato de incendio

- Afectación en la prestación de los servicios a los usuarios internos y a la

ciudadanía.(Disponibilidad)

4IN

FER

IOR - Seguimiento a la gestión de los servicios de suministro contratados a través de la

revisión de los informes mensuales entregados por los proveedores antes de autorizar los pagos de facturación.- Acuerdos de trabajo con el proceso de gestión de recursos físicos.

- Gestión de compras de productos y o servicios de tecnología de

información (PRTI21)- Memorando Orfeo (20155260339143)

2IN

FER

IOR


Se incluyeron los riesgos R.TI.17, R.TI.18, R.TI.19, R.TI.20 como consecuencia de la revisión conjunta con la OAP respecto a los Riesgos de Seguridad de la Información.De la revisión conjunta, se mejoró la redacción de descripción de algunos riesgos y se mejoró la descripción de los controles.No se ha eliminado ningún riesgo.


FORMATOGESTIÓN DOCUMENTAL




EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.D

O.0

1

1 Que no exista apoyo de nivel gerencial

X Alta

Mod

erad

o

1. Seguimiento a los compromisos suscritos en el comité de archivo Actas de Comité

Am

bos

67

Pos

ible

Men

or

2 Personal insuficiente y no capacitado

3 Resistencia al cambio y/o falta de compromiso

4

5

6



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

GESTIÓN DOCUMENTA

L

Que no se implemente completa y correctamente el

Subsistema de Gestión Documental

HALLAZGOS DE LOS ENTES DE CONTROL

INCUMPLIMIENTO EN LA APLICACIÓN DE LA

NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA

POSIBLES INVESTIGACIONES

DISCIPLINARIAS

12A

LTO

6M

OD

ER

AD

O

1. Identificación y definición de los perfiles y número de personas requeridas y registradas en el proyecto de presupuesto.2. Se realiza en forma permanente entrenamiento al personal asignado al proceso.

1. Anteproyecto de Presupuesto.

2. Presentacion y lista asistencia, correos

electrónicos

1. Se promueven espacios de sensibilización y soporte al personal de la Entidad

Presentacion, lista asistencia y soporte de

seguimiento

Desconocimiento de la normatividad archivística y de los beneficios que esta brinda

1. Actualizacion de procedimientos de acuerdo con normatividad vigente.2. Actualización periódica del normograma.

1. Listado maestro de documentos y registros

2. Normagrama

Desconocimiento de procesos técnicos en Gestion Documental

1. Se socializan los procesos técnicos en Gestión documental al personal asignado.2. Actualización periódica del normograma.

1. Presentacion y correos electrónicos

2. Normograma

No contar con el presupuesto requerido para la implementación del Sistema de Gestión Documental

1. Se analizan necesidades y se solicita el presupuesto anual (la asignacion de estos recursos no está bajo control directo del proceso)

1. Anteproyecto de Presupuesto.






EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.D

O.0

2

1

X Alta

Mod

erad

o

Am

bos

75

Pos

ible

Men

or

2 Socializacion de la asignación de la TRD.

3 Procesamiento técnico inadecuado

4 Traslado de documentos entre sedes

5 Alta rotación del Recurso Humano en el IDU FOTH22 PAZ YSALVO

6

7

8

GESTIÓN DOCUMENTA

L

Que se presente pérdida o deterioro de la información

Robo o sustracción de información, no devolución de documentos, pérdida o extravío de los mismos.

SANCIONES LEGALES POR NO PROTEGER EL

PATRIMONIO CULTURAL DOCUMENTAL DE LA

CIUDAD

PERDIDA DE LA MEMORIA DOCUMENTAL E

INSTITUCIONAL DEL IDU

DEMORA EN LA TOMA DE DECISIONES

HALLAZGOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL

DUPLICIDAD DE ESFUERZOS EN LA

RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN (TIEMPO,

PERSONAL, COSTOS)

12A

LTO

Se verifica el control de los préstamos de documentos y la devolución de los mismos.

Sistema ORFEO y correos electrónicos

6M

OD

ER

AD

O

Indebida aplicación de la Tabla de Retención Documental lo que conlleva a la inadecuada preservacion de la información

1. TRD2. Lista de asistencia

Se socializan los procesos técnicos en organización documental al personal asignado.

1. Presentación 2. Correos electrónicos

Se cuenta con planillas que permiten el control de documentos Planillas de traslado de documentos

Se realiza control de devolución de documentos para retiro o traslado entre dependencias de personal con formato de paz y salvo y para el ingreso se realiza capacitación sobre importancia de la documentación.

Áreas inadecuadas y falta de presupuesto para contar con infraestructura óptima que permita la conservación y preservación de la información así como la ubicación del recurso humano.

1. Se identifican y presentan las necesidades de infraestructura y se incluyen en el Anteproyecto de Presupuesto. La decisión de realizar las adecuaciones depende de la alta gerencia y de la disponibilidad de recursos.2. Se cuenta aproximadamente con un 70% del material bibliográfico y un 30% de documentos de archivos, digitalizados para el servicio de consulta.

1. Anteproyecto de Presupuesto. 2. Repositorio

Institucional Dspace y ORFEO

No aplicación del Manual para realizacion y restauracion de back-Up de informacion.

1. Seguimiento a la aplicación del manual de Backup, el cual corresponde al proceso de gestion de TIC

1. Comunicación a STRT

2. Manual MGTI016

Los supervisores de contratos al liquidar, no transfieren al Centro de Documentación los informes y planos finales definitivos

El Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos, establece la transferencia de productos generados con ocasión del cumplimiento del contrato, estos deben ser entregados al Centro de Documentación y al Archivo del IDU.

Manual de Interventoría y supervisión y coordinación de

contratos



MATRIZ DE RIESGOSCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS): STRFFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.D

O.0

3

1 Pesonal insuficiente y no capacitado

Pos

ible

Mod

erad

o

Am

bos

67

Baj

a

Men

or

2 Alta rotación del Recurso Humano en el IDU

3 Desconocimiento de los procedimientos del proceso

4

5 Posibles fallas del sistema.

R.D

O.0

4

1

X

Pos

ible

Mod

erad

o

Pro

babi

lidad

76

Baj

a

Mod

erad

o

2


SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ

DTAF ALBA CLEMENCIA ROJAS ARIAS

STRF GLORIA PATRICIA CASTAÑO ECHEVERRY

GESTIÓN DOCUMENTA

L

Que se preste servicio ineficiente al usuario

INSATISFACCION Y POSIBLES QUEJAS DE LOS

USUARIOS

9M

OD

ER

AD

O

Se realiza capacitación permanente a los nuevos funcionarios por parte de los coordinadores.

Presentacion y listas de asistencia

4IN

FER

IOR

1. Al momento del ingreso de personal se realiza inducción al manejo documental sobre importancia de la documentación.2. Para la salida del personal, se realiza control de devolucion de documentos para retiro de personal con formato de paz y salvo.

FO_PAZ Y SALVOPresentacion

planillas

Socialización de los procesos técnicos en gestión documental al personal asignado.

Presentacion y correos electrónicos

No contar con el presupuesto requerido para la implementación del Sistema de Gestión Documental.

Se analizan necesidades y se solicita el presupuesto anual (la asignacion de estos recursos no está bajo control directo del proceso).

Formatos procesos Gestion Financiera

Se cuenta con backup de la información y mecanismos manuales para atencion a usuarios.

Radicacion manual o registro.

GESTIÓN DOCUMENTA

L

Que el Centro de Documentación no cuente con la versión final de los

documentos o que el existente se encuentre

desactualizado

Los supervisores de contratos al liquidar no transfieren al Centro de Documentación los informes, ni los planos finales definitivos.

SANCIONES DISCIPLINARIAS POR

CONSULTAR INFORMACIÓN DESACTUALIZADA. TOMAR

DECISIONES ERRADAS POR CONSULTAR INFORMACIÓN

DESACTUALIZADA

9M

OD

ER

AD

O

1. Aplicación del Manual de Interventoría y de Supervision de Contrato, en donde se establece la tranferencia de productos documentales finales al Centro de Documentación o al área a archivo.

Manual de Interventoría y Supervisión y coordinación de

contratos

6M

OD

ER

AD

O

Falta de presupuesto para actualizar colecciones de información de apoyo a la gestión.

Se presenta solicitud para ser incluido en el anteproyecto de presupuesto para la siguiente vigencia. (la asignacion de estos recursos no está bajo control directo del proceso).

Anteproyecto de presupuesto


SUBDIRECTOR GENERAL DE GESTION CORPORATIVA


SUBDIRECTORA TÉCNICA DE RECURSOS FISICOS


FORMATOMEJORAMIENTO CONTINUO



EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.M

C.0

1

1

Baj

a

Men

or

Pro

babi

lidad

87

Rem

ota

Men

or

2

3

4



OAP - OCI - OCD

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

Planes de Mejoramiento

NO CONTAR CON EL PLAN DE MEJORAMIENTO

INSTITUCIONAL CONSOLIDADO DENTRO

DE LOS PLAZOS ESTABLECIDOS POR EL

ENTE DE CONTROL

Desconocimiento del procedimiento del plan de mejoramiento por parte de los responsables

1. Inicio de procesos sancionatorios por parte del

Ente de control.2. Inicio de procesos

disciplinarios por parte del ente competente.

3. Desmejora en la calificación del Sistema de Control Interno4. Bajos niveles de la Gestión

Institucional

4IN

FER

IOR

1. Aplicación del procedimiento PR-MC-04 respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento organismos control.2. Sensibilización del Procedimiento. dirigidos a los Directivos y personal de las Dependencias del Instituto responsables de gestionar planes de mejoramiento.

1. PR-MC-04 Respuesta informe

auditoria y gestión plan mejoramiento

organismos control2. Listados de

Asistencia

2IN

FER

IOR

Falta de compromiso de responsables involucrados en el tema

1. Seguimientos y acompañamientos periódicos a planes de mejoramiento desde el aplicativo "CHIE planes de mejoramiento institucional"2. Comunicaciones oficiales por parte de la alta dirección hacia las dependencias del IDU.3. Seguimiento a las comunicaciones externas relacionadas con la solicitud o seguimietno de los planes de mejoramiento desde ORFEO solicitados por entes de control.

1. Informes de seguimiento

presentados a dirección general.

2. Rendición de cuenta anual - formato CB-402

3. Memorandos de seguimientos a planes

de mejoramientos4. Oficios de entes de

control

Constante rotación de personal de apoyo en la gestión de planes de mejoramiento en los diferentes procesos y/o dependencias

1. Sensibilización a los diferentes procesos en lo concerniente a la formulación y seguimiento a los planes de mejoramiento.

1. Listas de asistencia.2. Memorandos, email,

actas de reunión.

Dificultades en la consecución de información requerida para la formulación del plan de mejoramiento

1. Aplicación de las políticas de operación contenidas en el procedimiento PR-MC-04 Respuesta informe auditoria y gestión plan mejoramiento organismos control.

1. PR-MC-04 Respuesta informe

auditoria y gestión plan mejoramiento

organismos control2. Memorandos





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





OAP - OCI - OCD

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.M

C.0

2

1

Cas

i Seg

uro

Men

or

Am

bos

75 Alta

Insi

gnifi

cant

e

2


INCUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES PLANTEADAS DENTRO DE LAS FECHAS

ESTABLECIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO

Inadecuada formulación de las acciones planteadas (definición de plazos muy cortos, indicadores, responsables, acciones)




3. Desmejora en la clasificación del Sistema de Control Interno4. Bajos niveles de la Gestión

Institucional

10A

LTO

Aplicacion de los procedimientos y metodologias existentes, que incluyen entre otros controles:1. Análisis de causas2. Instructivo para formulación de plan de mejoramiento y acciones correctivas y/o preventivas3. Aprobación y V.B del plan de mejoramiento por parte de los jefes de las Dependencias involucradas en el plan.4. Acompañamiento por parte de la OAP, si las áreas lo solicitan, en la formulación de los planes de mejoramiento.5. Vo. Bo de pertinencia metodológica y suficiencia del plan formulado por parte de la OCI previo al inicio de su ejecución.6. Seguimiento por parte de la OCI.

1. Procedimiento PRMC01 formulación

monitoreo y seguimiento a planes de

mejoramiento interno y/o por procesos.

2. Procedimiento de PRMC04 respuesta informe auditoria y

gestión plan mejoramiento

organismos control.3. Procedimiento

PRMC115 Acciones Correctivas y/o

Preventivas4. Formato FO-MC-01 Plan de mejoramiento

internoFormato FOMC150

Lluvias de ideasFormato FOMC151

Diagrama causa efectoFormato FOMC152 5

por qué.

4M

OD

ER

AD

O

No involucrar a las diferentes áreas que tienen ingerencia y/o responsabilidades en la formulación de un plan de mejoramiento

Aplicación de los procedimientos y metodologías existentes, que incluyen entre otros controles:1. Análisis de causas2. Instructivo para formulación de plan de mejoramiento y acciones correctivas y/o preventivas3. Aprobación y V.B del plan de mejoramiento por parte de los jefes de las Dependencias involucradas en el plan.4. Acompañamiento por parte de la OAP, si las áreas lo solicitan, en la formulación de los planes de mejoramiento.5. Vo. Bo de pertinencia metodológica y suficiencia del plan formulado por parte de la OCI previo al inicio de su ejecución.6. Seguimiento por parte de la OCI.

1. Procedimiento PRMC01 Formulación


mejoramiento interno y/o por procesos

2. Procedimiento de PRMC121 respuesta informe auditoria y

gestión plan mejoramiento

organismos control3. Procedimiento


Preventivas4. Formato FO-MC-01 Plan de mejoramiento

interno5. Formato FOMC150

Lluvias de ideas6. Formato FOMC151 Diagrama causa efecto7. Formato FOMC152 5

Por qué.




12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





OAP - OCI - OCD

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.M

C.0

2

3

Cas

i Seg

uro

Men

or

Am

bos

75 Alta

Insi

gnifi

cant

e

4

5

R.M

C.0

3

1

Cas

i Seg

uro

Mod

erad

o

Am

bos

87P

osib

le

Insi

gnifi

cant

e


INCUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES PLANTEADAS DENTRO DE LAS FECHAS

ESTABLECIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO




3. Desmejora en la clasificación del Sistema de Control Interno4. Bajos niveles de la Gestión

Institucional

10A

LTO

4M

OD

ER

AD

O

Inexistencia y/o inadecuado seguimiento y compromiso por parte del director o jefe de la dependencia responsable

1. El sistema de información "CHIE" planes de mejoramiento, cuenta con alertas cuando se genera un nuevo plan de mejoramiento o nueva acción; antes del vencimiento de los plazos de las acciones y antes de la calificación de seguimiento realizada por el auditor responsable.2. Garantizar el cargue oportuno y adecuado de los soportes por parte del ejecutor responsable de la acción.3. Aprobación oportuna por parte del jefe del área.4. Seguimiento periódico a planes de mejoramiento por parte de la OCI5. Informes de seguimiento presentados por la OCI a la D.G y dependencia responsable5. Reuniones periódicas de acompañamiento por parte de la OCI.

1. reportes del sistema de información CHIE.

Plataforma correo electrónico.

2. procedimiento PRMC01 Formulación


mejoramiento interno y/o por procesos

2. Procedimiento de prmc04 respuesta informe auditoria y

gestión Plan Mejoramiento

organismos control3. Formato FO-MC-01 plan de mejoramiento

interno.

Constante rotación de personal de apoyo a la gestión para el seguimiento de planes de mejoramiento

1. Sensibilización a los diferentes procesos en lo concerniente a la formulación y seguimiento a los planes de mejoramiento.2. Informe mensual y final de gestión para los contratos de PSP.

1. Procedimiento de planes de mejoramiento2. Listas de asistencia

3. Informes mensuales y final

Insuficiencia de recursos presupuestados para la ejecución del plan de mejoramiento

1. Elaboración de proyecto de presupuesto para la vigencia correspondiente. 2. Aplicación del procedimiento PR-PE-01 Modificaciones Presupuestales

1. Procedimiento Elaboración

Anteproyecto del Presupuesto



mejoramiento interno y/o por procesos3. Aplicación del

procedimiento PR-PE-01 modificaciones presupuestales.

Acciones correctivas

(AC), Acciones Preventivas

(AP)

Que las Acciones Correctivas, Acciones Preventivas,

Acciones de Mejora no sean eficaces para subsanar la causa raíz o resolver el

problema detectado

Que las áreas del IDU no tengan el conocimiento del procedimiento de acciones correctivas y preventivas

1. Modelos de Gestión poco efectivos que impactan la

eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y productos

que presta el IDU.



15A

LTO

1. Aplicación y socialización de los procedimientos PR-MC-115 acciones correctivas y/o preventivas y PR-MC-01 formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/o por procesos a todas las áreas IDU.

1. PR-MC-01 Formulación monitoreo y seguimiento a planes

de mejoramiento interno y o por procesos.

2. PRMC115 Acciones Correctivas y/o

Preventivas vigente

3IN

FER

IOR




12-Jul-17 ÁREAS - (SIGLAS):FO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





OAP - OCI - OCD

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.M

C.0

3

2

Cas

i Seg

uro

Mod

erad

o

Am

bos

87

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

3

4

5

R.M

C.0

4

1

Alta

Insi

gnifi

cant

e

Pro

babi

lidad

76

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

Acciones correctivas

(AC), Acciones Preventivas

(AP)

Que las Acciones Correctivas, Acciones Preventivas,

Acciones de Mejora no sean eficaces para subsanar la causa raíz o resolver el

problema detectado

1. Modelos de Gestión poco efectivos que impactan la

eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y productos

que presta el IDU.



15A

LTO

3IN

FER

IOR

Que dentro del grupo que define las AC-AP, no estén presentes las personas que están relacionadas con la responsabilidad y ejecución de las mismas. Que los ejecutores no conozcan las acciones a implementar.

1. Aplicación y socialización de los procedimientos PR-MC-115 acciones correctivas y/o preventivas y PR-MC-01 formulación monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y/o por procesos a todas las áreas IDU.2. El procedimiento establece en las políticas operacionales que los jefes de las áreas involucradas deben suscribir el correspondiente plan de mejoramiento.3. El sistema de información CHIE, cuenta con la opción de aprobar las acciones del plan de mejoramiento por parte del jefe de dependencia.

1. ProcedimientosPRMC01 Formulación


mejoramiento interno y/ o por procesos


Preventivas.2. Reportes sistema

CHIE3. Informes de

seguimiento de la OCI.

No realizar una adecuada identificación de causas relacionadas con los eventos ocurridos o potenciales.

1. Diligenciamiento del formato por parte del líder del proceso en compañía de la OAP, cuando lo solicite el líder del proceso, y posterior aval de la OCI de la información consignada en el mismo. 2. En los informes de auditoria se incluye la solicitud a las dependencias de enviar a la OCI junto con el plan de mejoramiento, los formatos diligenciados de análisis de causas, con el fin de alimentar el sistema de información CHIE.

1. PRMC115 Acciones Correctivas y/o

Preventivas2. Formato FOMC150

Lluvias de ideas3. Formato FOMC151

Diagrama causa efecto.4. Formato FOMC152 5

PORQUES5. Informe final de

auditoria6 Memorandos -

ORFEO

Que no se asignen los recursos necesarios financieros o logísticos para una adecuada implementación de las AC-AP, originadas en la autoevaluación del proceso.

1. Elaboración de proyecto de presupuesto para la vigencia correspondiente. 2. Aplicación del procedimiento PR-PE-01 modificaciones presupuestales.

1. Procedimiento Elaboración

Anteproyecto del Presupuesto


monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento interno y

o por procesos3. Aplicación del

procedimiento PR-PE-01 modificaciones

presupuestales

Constante rotación de personal de apoyo en la gestión de planes de mejoramiento.

1. Sensibilización a los diferentes procesos en lo concerniente a la formulación y seguimiento a los planes de mejoramiento.2. Informe mensual y final de gestión para los contratos de PSP.

1. Procedimiento de planes de mejoramiento2. Listas de asistencia

3. Informes mensuales y final

Asesoría Independiente

OCI

Que se desvirtúe el concepto de asesoría y se confunda

con auditoría

Desconocimiento del concepto y/o rol de asesoría de la Oficina de Control Interno por parte de los líderes de proceso y servidores públicos del IDU.

1. Perdida potencial de oportunidades para mejorar los

procesos de la entidad al no disponer de la asesoría que

puede brindar la OCI.

4M

OD

ER

AD

O

Sensibilización y aplicación de procedimiento PR-MC-02 Asesoría o Acompañamiento en la Gestión por Parte de Control Interno.

1. PRMC02 Asesoría o Acompañamiento en la Gestión por Parte de

Control Interno.

3IN

FER

IOR





EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





OAP - OCI - OCD

RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.M

C.0

4

2

Alta

Insi

gnifi

cant

e

Pro

babi

lidad

76

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

R.M

C.0

5

1

Alta

Men

or

Am

bos

64

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

2

3


OAP ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

OCI CAMILO OSWALDO BARAJAS SIERRA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO (E)

0CD PATRICIA DEL PILAR ZAPATA OLIVEROS JEFE OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO

Asesoría Independiente

OCI

Que se desvirtúe el concepto de asesoría y se confunda

con auditoría

1. Perdida potencial de oportunidades para mejorar los

procesos de la entidad al no disponer de la asesoría que

puede brindar la OCI.

4M

OD

ER

AD

O

3IN

FER

IOR

Desconocimiento del procedimiento existente por parte de los líderes de proceso y servidores públicos del IDU.

1. Sensibilización en Comités y en piezas de comunicación sobre la función asesora de la OCI.2. Generación de Informes de Asesoría

Actas ComitéPiezas

comunicacionalesInformes de Asesoría.

Labor Preventiva

(Disciplinario)

Deficiente desarrollo de la labor preventiva

Que las actividades de promoción y prevención no correspondan a una planeación previa.

1- Incumplimiento de la labor preventiva por parte de la OCD2- El destinatario desatiende el mensaje enviado por la OCD

de la actividad preventiva3- Aumento de procesos

disciplinarios

8M

OD

ER

AD

O

1. Elaboración del flash disciplinario y envío mensual por correo electrónico a toda la Entidad por parte de la Oficina, y de la solicitud de su divulgación a través de otros medios por parte de la OAC.2. El envío de recomendaciones por parte de la OCD a las diversas dependencias del Instituto se hará cuando así se ordena dentro de un proceso disciplinario. El control de su cumplimiento será el expediente en donde se ordenó emitir la recomendación.3. Las actividades de promoción y prevención correspondientes a inducciones y capacitaciones se realizan de conformidad con los requerimientos y programación dispuestos por la STRH y la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Alcaldía Mayor de Bogotá, sobre lo cual se deja el correspondiente registro de participación, tanto de servidores públicos, como de contratistas4. Informe ejecutivo elaborado de formato trimestral enviado a la Dirección General advirtiendo presuntos riesgos que requieren ser conocidos y neutralizados a través de directrices.

Cronograma de envío del flash disciplinarioCorreo institucionalListas de asistencia

Presentaciones OCD

3IN

FER

IOR

Fallas en la plataforma tecnológica para la elaboración y envío del flash disciplinario y/o productos de la labor preventiva de la OCD

1. El IDU pone a disposición los dispositivos de tecnología y los medios de comunicación interna para la difusión de los productos elaborados por la OCD para desarrollar la labor preventiva

Reportar a la Subdirección Técnica

de Recursos Tecnológicos la

incidencia presentada para su solución

Insuficiencia de personal para atender las diferentes necesidades y requerimientos de la OCD para el desarrollo de la labor preventiva

1. Identificar el personal requerido para atender las diferentes necesidades de la OCD en cuanto al desarrollo de la labor preventiva.2. Gestionar ante la dependencia correspondiente la asignación del personal requerido.

Plan de contratación y memorandos (Orfeo)



FORMATOEVALUACIÓN Y CONTROL

MATRIZ DE RIESGOS

CÓDIGO PROCESO VERSIÓN 12-Jun-17 ÁREAS - (SIGLAS): OCI - OCD - OAPFO-PE-06 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 3.0


EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.



R.E

C.0

1

1

Pos

ible

Men

or

Am

bos

64

Baj

a

Insi

gnifi

cant

e2

3

R.E

C.0

2

1

Baj

a

Mod

erad

o

Am

bos

84

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

2

3

R.E

C.0

3

1

X Alta

Men

or

1. Control y Asignación por parte del jefe de cada área evaluada. Memorando - ORFEO

Am

bos

72

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

2 1. Formalización Planeación de la Auditoría a través de memorando interno. Memorando - ORFEO

3

4



RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

EtapaPlanearHacer

VerificarActuar

No contar con un adecuado compromiso por parte del equipo directivo

para desarrollar el proceso

Insuficiente divulgación del concepto de autocontrol 1. Autoevaluación del control y

de la gestión de baja cobertura y/o calidad.2. Desvío de políticas,

objetivos y metas establecidos por la Entidad.

3. Desviación de los controles de los procesos evaluados.

4. Debilitamiento del Sistema de Control Interno.

5. Pérdida de recursos.6. Incumplimiento de objetivos

del SCI7. Posibles sanciones por parte de entes de control

6M

OD

ER

AD

O

1. Inducciones en Sistema de Control Interno a Directivos.2. Procedimiento PR-EC-030 ASESORÍA INDEPENDIENTE EN LA GESTIÓN DE CONTROL INTERNO 1. INEC02 AUTOEVALUACIÓN

INSTITUCIONAL2. PR-EC-030 ASESORÍA

INDEPENDIENTE EN LA GESTIÓN DE CONTROL INTERNO

2IN

FER

IOR

Insuficiencia en la implementación y divulgación del elemento Autoevaluación del control y la gestión

1. Inducciones en Sistema de Control Interno a Directivos.2. Procedimiento PR-EC-030 ASESORÍA INDEPENDIENTE EN LA GESTIÓN DE CONTROL INTERNO

Insuficiente conocimiento del proceso por parte del equipo directivo

1. Inducciones en Sistema de Control Interno a Directivos.2. Reuniones Comité Directivo SIG y Comité de Coordinación de Control Interno3. Procedimiento auditorías PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

1. Procedimiento PR-GAF-069 Capacitación e inducción para personal de planta 2. INEC02 AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL3. PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Etapa de planeación y

ejecución

No contar con una adecuada metodología de evaluación Independiente

No tener en cuenta la normatividad o sus modificaciones asociadas a los temas de Evaluación y autoevaluación

1. Desvío de políticas, objetivos y metas establecidos

por la Entidad.2. Debilitamiento del Sistema

de Control Interno.3. Incumplimiento de objetivos

del SCI

6M

OD

ER

AD

O

1. Actualización periódica de Normograma proceso Evaluación y Control

2. Revisión y aprobación de la metodología por parte del Jefe OCI.

Normograma actualizado y publicado

1IN

FER

IOR

No tener la competencia requerida para definir la metodología por parte de los responsables

1. Requisitos Nombramiento Jefe control Interno Parágrafo 1 Art. 8 Ley 1474/2011.2. Capacitaciones en Auditoría Interna y Sistema Integrado de Gestión3. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE V_2.0

Que la metodología no sea debidamente apropiada por parte de los servidores responsables de su aplicación.

1. Capacitaciones en Auditoría Interna y Sistema Integrado de Gestión2. Procedimiento auditorías PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Procedimiento auditorías PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE V_2.0

Etapa de Hacer

No contar con la información oportuna, pertinente, suficiente, veraz y confiable para

desarrollar el proceso de evaluación

Que las personas designadas por las áreas no sean las idóneas

1. Inapropiada evaluación del sistema de control interno, Sistemas de Gestión y/u

objetos de auditoría.2. Desvío de políticas,





del SCI

8M

OD

ER

AD

O

3IN

FER

IOR

Insuficiente colaboración de los evaluados en la entrega de la información.

Inadecuada solicitud de la información por parte del evaluador

1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.2. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.

1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.2. Listas de asistencia

No contar con sistemas de información actualizados.

1. Verificación en la fuente primaria2. Periódicamente la OCI verifica el estado de actualización de los sistemas del IDU3. Auditorias independientes al SCI

Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE V_2.0



MATRIZ DE RIESGOS



EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.E

C.0

4

1

Pos

ible

Men

or

Am

bos

84

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

2

3 Resolución 6315 de 2016

4

5

6 Seguimiento del plan por el Comité de Coordinación del sistema de Control Interno. Resolución 6315 de 2016

7

R.E

C.0

5

1

Baj

a

Insi

gnifi

cant

e

Am

bos

84

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

2

3 Utilización de lenguaje no asertivo

R.E

C.0

7

1

X Alta

Men

or

Am

bos

76

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

Etapa de Planear

No contar con una adecuada planeación y/o recursos para realizar las evaluaciones por parte de

la Oficina de Control Interno

No contar con las adecuadas competencias profesionales, experiencia y calidades éticas del equipo evaluador del Sistema de Control Interno

1. Evaluación del sistema de control interno y/o Sistemas de Gestión de baja cobertura

y/o calidad.2. Desvío de políticas,





del SCI7. Posibles sanciones por parte de entes de control

6M

OD

ER

AD

O

1. Proceso de Gestión de Talento Humano (Selección de Personal)2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE3. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.

2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE V_2.0.

1IN

FER

IOR

No tener en cuenta la totalidad de las actividades a realizar durante la vigencia y/o no realizar una planificación participativa de proceso.

1. Aprobación de Programa Anual de Auditorías en el Comité De Coordinación del sistema de Control Interno2. Reuniones de seguimiento al cumplimiento de actividades.

Plan Anual de Auditorías Actas de seguimiento|

No contar con el adecuado respaldo de la alta dirección

Aprobación de Programa Anual de Auditorías en el Comité de Coordinación del Control Interno.

Falta de liderazgo en el equipo evaluador y/o el líder del proceso

1. Seguimiento a la ejecución de la planeación ( plan de trabajo) para evaluar el sistema, a través de reuniones internas.2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.3. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.4. Reuniones de seguimiento al cumplimiento del plan de acción de la OCI

Plan Anual de Auditorías Actas de seguimiento|

Imposición de restricciones y limitación de alcances al equipo evaluador.

1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE2. Aprobación de Programa Anual de Auditorías en el Comité De Coordinación del sistema de Control Interno

Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Inadecuada coordinación con el Representante de la Dirección para el Sistema de Control Interno

Insuficiente conocimiento de la entidad por parte del equipo evaluador

1. Proceso de Gestión de Talento Humano (Selección de Personal)2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE3. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión.

1. PRGC12 CONTRATACI ON DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES2. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno

Inadecuada comunicación de resultados de la

evaluación

No contar con las adecuadas competencias profesionales, experiencia y calidades éticas del equipo evaluador del Sistema de Control Interno

1. Baja aceptación y apropiación de los resultados de la evaluación por parte de

los evaluados2. Desvío de políticas,





del SCI7. No propiciar el

mejoramiento de la entidad y/o los procesos evaluados

2IN

FER

IOR

1. Planeación de la Auditoría2. Comunicaciones escritas - Formatos3. Revisión por parte del Jefe de la Oficina4. Reunión de presentación final del informe

1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.2. Papeles de trabajo Auditorias de Gestión

1IN

FER

IOR

Estilo de dirección con enfoque en el rol de fiscalización.

1. Planeación de la Auditoría2. Comunicaciones escritas - Formatos3. Revisión por parte del Jefe de la Oficina4. Reunión de presentación final del informe

1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. 2. Auditorias de Gestión

1. Capacitación en auditorías internas y Sistemas Integrados de Gestión y de redacción de no conformidades.2. Revisión por parte del Jefe de la Oficina3. Reunión de revisión del Informe Preliminar

1. Procedimiento PR-EC- 01 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.2. Auditorias de Gestión

Proceso Disciplinario

Inadecuado manejo de la información en los asuntos de carácter disciplinario a

cargo de la OCD

Que la información relacionada con los expedientes a cargo de la OCD no se actualice en el expediente, ni en el Sistema de Información Disciplinaria, y que las bases de datos de la Oficina no se mantengan actualizadas.

1. Desactualización de los sistemas de información de la

OCD2. Falta de fiabilidad en los reportes que emita la OCD3. Pérdida parcial o total de

información de los expedientes a cargo de la

OCD4. Inicio de acciones

disciplinarias y/o penales en contra de los responsables

5. Imposibilidad de reconstrucción de expedientes

6. Violación de la reserva procesal

7. Violación de la reserva legal a que están sometidos los datos personales sensibles

8. Posibilidad de declaratoria de nulidades en los procesos

disciplinarios o que se revoquen las decisiones

adoptadas en la OCD9. Acciones legales en contra

de la OCD

8M

OD

ER

AD

O

a. Se cuenta con acceso restringido a personal ajeno a la Oficina y con el correspondiente formato de control de entrada y salida de visitantes.b. Se cuenta con archivadores con llave para guardar los expedientes a cargo de la Oficina.c. Se continúa con la instrucción de no dejar expedientes sobre el puesto de trabajo al finalizar actividades o la jornada laboral.d. Se cuenta con cámaras de seguridad dentro de la OCD y con las que se encuentran ubicadas en el pasillo del piso sexto.

1. Formato vigente de control de acceso a áreas restringidas

2. Actas de reuniones

3IN

FER

IOR



MATRIZ DE RIESGOS



EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.E

C.0

7

2

X Alta

Men

or

Am

bos

76

Pos

ible

Insi

gnifi

cant

e

3

4


Inadecuado manejo de la información en los asuntos de carácter disciplinario a

cargo de la OCD

1. Desactualización de los sistemas de información de la

OCD2. Falta de fiabilidad en los reportes que emita la OCD3. Pérdida parcial o total de

información de los expedientes a cargo de la

OCD4. Inicio de acciones

disciplinarias y/o penales en contra de los responsables

5. Imposibilidad de reconstrucción de expedientes

6. Violación de la reserva procesal

7. Violación de la reserva legal a que están sometidos los datos personales sensibles

8. Posibilidad de declaratoria de nulidades en los procesos

disciplinarios o que se revoquen las decisiones

adoptadas en la OCD9. Acciones legales en contra

de la OCD

8M

OD

ER

AD

O

3IN

FER

IOR

Que el personal de la Oficina a cargo del manejo de expedientes no los ponga a salvo al final de la jornada laboral o de la realización de las actividades contractuales.

a. Se dio la instrucción de que los expedientes sólo pueden ser prestados para consulta en las áreas de la Oficina que cuenten con cámara de seguridad y de preferencia, que la misma se realice en la sala de audiencias.b. Se cuenta con un formato de constancia de revisión de expedientes que debe suscribir la persona que está haciendo la revisión.c. Se cuenta con cámaras de seguridad dentro de la OCD y con las que se encuentran ubicadas en el pasillo del piso sexto.d. Para el caso en que se hayan solicitado fotocopias del proceso y éstas se encuentren autorizadas, únicamente el personal de la Oficina puede llevar el expediente a la fotocopiadora y en ningún momento éste puede quedar sin la supervisión de quien lo haya llevado.

1. Actas de reuniones2. Constancia de revisión de

expedientes

Que los expedientes de los procesos se presten para consulta de los sujetos procesales, y de terceros -en los casos en que la información sea pública-, en espacios diferentes a los destinados en la Oficina para tal fin, o que estos se presten para ser fotocopiados sin el acompañamiento y supervisión de un servidor o contratista de la OCD.

a. Instrucciones por parte de la jefatura de la Oficina sobre el deber de no divulgar a terceras personas ninguna información relacionada con las decisiones disciplinarias a cargo de la Oficina, ni con la documentación recibida con ocasión de las mismas.b. En los contratos de prestación de servicios se tiene pactada la obligación de guardar la confidencialidad y reserva sobre la información y documentos que por razón del cumplimiento de las obligaciones se llegue a conocer, la cual se mantiene aún después de finalizado el contrato.c. En el formato de notificación personal, se incluye la advertencia para el notificado del deber que tiene de guardar la reserva del proceso.

1. Actas de reuniones2. Formato constancia de

notificación personal3. Contratos de prestación de

servicios profesionales

Que se difunda la información sometida a reserva legal de los expedientes a cargo de la Oficina.

1. Solicitud anual de necesidades de la dependencia a la Dirección General y a la Subdirección General de Gestión Corporativa.2. Identificar y definir requerimientos de necesidades de aplicativos y/o sistemas de información y hacer solicitud.

1. Plataforma ORFEO y/o plataforma de correo electrónico.



MATRIZ DE RIESGOS



EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.E

C.0

8

1

Alta

Men

or

Pro

babi

lidad

67

Pos

ible

Men

or

2

R.E

C.0

9

1

Baj

a

Men

or

1. Actas de reuniones de la OCD

Am

bos

51

Rem

ota

Insi

gnifi

cant

e

2 2. Memorandos

3


Incumplimiento de los términos legales en los procesos disciplinarios

Desconocimiento de las normas que regulan la materia

1. Violación del derecho al debido proceso.

2. Dilación de términos en los procesos disciplinarios.

3. Los procesos disciplinarios podrían no contar con el

debido soporte probatorio para tomar la decisión que en

derecho corresponda.4. Prescripción de la acción

disciplinaria.5.Procesos disciplinarios en contra de los responsables.

8M

OD

ER

AD

O

a. Controles de la jefatura de la Oficina y autocontroles de los profesionales del área.b. Aplicación de la Ley disciplinaria y del Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios de la Alcaldía Mayor de Bogotá.c. Actualización permanente del Sistema de Información Disciplinaria, en donde se emiten alertas sobre el estado de cada proceso.d. Capacitación de los abogados de la OCD en temas relacionados con el quehacer diario de la Dependencia, a través de la consulta de las herramientas jurídicas que existen en internet, y de la participación en las charlas, encuentros, cursos, talleres, seminarios y diplomados, entre otros eventos, que se programen en el Distrito y respecto de los cuales la Entidad brinde el apoyo requerido para poder inscribirse en los mismos.

1. Actas de reuniones2. Ley 734 de 2002 y demás normas

relacionadas3. Manual Distrital de Procesos y

Procedimientos Disciplinarios4. Registros en el SID

5. Diplomas o constancias de asistencia a capacitación

6M

OD

ER

AD

O

Insuficiente personal para atender el volumen de trabajo de la Oficina / Incremento inusitado del volumen de trabajo en la Oficina

a. Soporte con plan de contratación PSP.b. El reparto interno de los asuntos de conocimiento de la Oficina se realiza de manera equitativa y de forma aleatoria.c. Se realizó la distribución de las tareas de tipo administrativo a las secretarias de la Oficina y a la auxiliar administrativa vinculada mediante contrato de prestación de servicios, con el fin de que los abogados puedan dedicar mayor tiempo al estudio, práctica de pruebas y proyección de decisiones en los procesos que tienen a su cargo.

1. Actas de reparto y bases de datos de seguimiento



Indebida aplicación de la normatividad de carácter

disciplinario

Desconocimiento de las normas que regulan la materia, así como de la jurisprudencia relacionada

1. Violación del derecho a la defensa y al debido proceso.2. Declaratorias de nulidad.

Revocatoria de las decisiones disciplinarias.

3. Inicio de acciones disciplinarias en contra de los

responsables.

4IN

FER

IOR

Se establecerá un punto obligatorio en las reuniones de la OCD para dar espacio a que se hagan aportes en materia de actualización normativa, discusiones jurídicas, directrices para unificar criterios de decisión en la Oficina, y efectuar estudios normativos, entre otros.

1IN

FER

IOR

No acceder a capacitaciones relacionadas con temas de carácter disciplinario o a la consulta de material jurídico relacionado con las labores que se desarrollan en la Oficina

a. Solicitud de apoyo institucional para la inscripción y participación en capacitaciones relacionadas con el quehacer de la Oficina.b. Solicitud de apoyo institucional para el acceso a herramientas y medios en los que se puedan consultar y estudiar temas relacionados con las labores que desarrolla la Oficina.

Aplicación subjetiva de las normas y procedimientos por parte del operador disciplinario

a. Normatividad disciplinaria y normas que regulan aspectos relacionados con la materiab. Manuales, procedimientos, guías, instrucciones y criterios orientadores en materia disciplinaria.c. Controles y autocontroles de la jefatura de la Oficina y del personal que tiene a cargo el trámite de los procesos disciplinarios.

1. Ley 734 de 2002 y demás normas relacionadas

2. Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios;

3. Decretos distritales en relación con el tema disciplinario; directrices y guías de la Procuraduría General

de la Nación; artículos, libros, periódicos y material jurídico




MATRIZ DE RIESGOS



EFEC

TO

VALO

R

ACTIVIDAD

Cód

.





RIESGO INHERENTE

RIESGO RESIDUAL

R.E

C.1

0

1

Pos

ible

Men

or

1. Actualización Normograma proceso Evaluación y Control Normograma IDU

Pro

babi

lidad

64

Baj

a

Men

or

2 Registros de sensibilización

3 Instructivo Autocontrol

Revisión y aprobación del líder del proceso y líderes operativos:

ÁREA NOMBRE CARGO FIRMA

OCI CAMILO OSWALDO BARAJAS SIERRA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO ( E ) ORIGINAL FIRMADO

OCD CECILIA DE LOS ÁNGELES ROMERO MORALES JEFE OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO ORIGINAL FIRMADO

OAP ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ORIGINAL FIRMADO

Etapa de planeación y

ejecución

No contar con una adecuada metodología de autoevaluación de control

No tener en cuenta la normatividad o sus modificaciones asociadas a los temas de Evaluación y autoevaluación 1. Inapropiada autoevaluación

del control y de la gestión por parte de los dueños de los

procesos.2. Desvío de políticas,



4. Incumplimiento de objetivos del SCI

6M

OD

ER

AD

O

4IN

FER

IORNo tener la competencia requerida para definir

la metodología por parte de los responsables

1. Procesos de Selección de personal que verifica competencias2. Actualización en cambios normativos asociados al MECI por parte del personal que

realiza la actividad.

Que la metodología no sea debidamente apropiada por parte de los servidores responsables de su aplicación.

Instructivo de autocontrol.Comunicados de la OAP sobre instrucciones para aplicación de la metodología.Sensibilizaciones en el Equipo Operativo SIG donde se dan instrucciones para

aplicación de la metodología.Comité de Coordinación de Control Interno que realiza seguimiento al SCI.

Informe de Autocontrol OAP


1. De acuerdo con los análisis realizados por los delegados de la Oficina de Control Interno y de la Oficina Asesora de Planeación se identificó un nuevo riesgo asociado a la actividad y producto de Modelo Estándar de Control Interno Autoevaluación Institucional que realiza la Oficina Asesora de Planeación, lo cual no había sido analizado en los procesos de revisión y actualización de riesgos anteriores. El nuevo riesgo identificado se ha registrado con el código R.EC.10, y se ha descrito como "No contar con una adecuada metodología de autoevaluación de control".2. El riesgo R.EC. 06 se fusionó con el R.EC. 04, el cual fue ajustado en su descripción para incluir lo contenido en la versión anterior del R.EC. 06. en relación con la insuficiencia de recursos para realizar las evaluaciones por parte de la Oficina de Control Interno.


FORMATOFECHA ACTUALIZACIÓN

MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN

31/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4

ENTIDAD: PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

IDENTIFICACIÓN MONITOREO Y REVISIÓN

CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.P

L.01

Pos

ible

May

or

SI NO NO SI SI NO SI SI SI NO

55- d

ism

inuy

e 1

Impr

obab

le

May

or

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

C.P

L.02

Rar

a ve

z

May

or

SI NO NO SI SI SI SI SI SI SI

100-

dis

min

uye

2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s):

ÁREA NOMBRES CARGO FIRMA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ISAURO CABRERA VEGA JEFE DE OFICINA

INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO

OBJETIVO DEL PROCESO:

Proveer al IDU de una estructura de gestión estratégica, táctica y operativa, capaz de aportar a la entidad un enfoque sistémico e integral, proyectado en el tiempo y en el territorio de conformidad con los estatutos

institucionales y el Plan Distrital de Desarrollo. para garantizar la sostenibilidad y reconocimiento institucional de la entidad por la generación de valores públicos.

ANÁLISIS (Riesgo inherente)

VALORACIÓN DELRIESGO

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N

ACCIONES ASOCIADAS AL

CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

ACCIONES DE MONITOREO

1. Desconocimiento de las normas

presupuestales.

2. Presiones de funcionarios internos con

poder de decisión que solicitan modificaciones para incluir gastos no

autorizados.

3. Preseiones externas a funcionarios.

Alterar la asignación y

destinación de recursos,

omitiendo las políticas y

procediientos presupuestales,

con el fin de favorecer un

tercero.

1. Investigaciones disciplinarias y/o

fiscales y/o Administrativas y/o

penal.2. Reprocesos

3. Incumplimiento de planes y proyectos

4. Mala imagen de la entidad frente a la

comunidad

30A

LTA

1. Verificación, aprobación o devolución

de las solicitudes mediante el

procedimiento "PRPE01 Modificaciones

Presupusestales V 1.0" Validaciones POAI y

modificaciones presupuestales usando el

formato "FOPE02 Modificaciones

Presupusestales V1.0"2. Aplicabilidad de las

normas presupuestales.

20M

OD

ER

AD

A

Verificación, aprobación o

devolución de las solicitudes

Validaciones POAI y modificaciones presupuestales.

Formatos de Solicitudes de modificación presupuestal debidamente diligenciadas.

Indique los ajustes realizados en:

Causas: Se mantienen

Riesgo: conseerva su probabilidad e impacto, no se materializó.

Consecuencias: Se mantienen las identificadas.

Controles: Se contnuan aplicando.

Acciones asociadas: Se mantienen.

Jefe Oficina Asesor

a de Plenaciónn /

Profesional

Especializado 06 y

Profesional

Especializado

04

Número de solicitudes aprobadas de modificaciones presupuestales / Total de

solicitudes radicadas en OAP,de enero a abril 200, y de mayo a agosto

313, Se atendieron 313 solicitudes de

modificaciones presupuestales para el segundo cuatrimestre del 2017, las cuales fueron validadas, revisadas y

aprobadas por la OAP.

(313/313)* 100 = 100% ejecutado

Riesgos Materializado = 0

1. Información enviada por las áreas que no se ajuste a la realidad de la

gestión institucional y operacional.

2. Presiones de funcionarios con poder de

decisión para ajustar resultados de la gestión.

Ocultar o manipular

información, relacionada con la planeación, la inversión, sus resultados y

metas alcanzados para

favorecer a terceros

(externos o internos)

1. Presentar información inexacta a

la SHD y/o a la comunidad.

2. Investigaciones disciplinarias y/o administrativas3. Reprocesos

10B

AJA

1. Seguimiento por parte de la OAP, a la entrega

de informes de las áreas ejecutoras.

2. Seguimiento por parte de la OAP a la

información reportada de las áreas ejecutoras para

registro en SEGPLAN, haciendo una verificación

de las inconsistencias10

BA

JA

No Aplica. Se cubre con los controles

identificados

1. Verificación y consistencia de los datos y avance de los proyectos de

inversión, son registrados en

SEGPLAN y PREDIS.2. Reportes de plan

de acción3. Reportes de

inversión y gestión.4. Reporte de

componente de inversión.

5. Reporte de teritorialización de la

inversión


Causas: Se continua con las 2 causa, y no se incluye ninguna.

Riesgo: No se conoce de su materialización. y la descripción continua en los mismos terminos.

Consecuencias: Se mantienen las mismas posibles.

Controles: Se mantienen los actuales controlres.

Acciones asociadas: Se cubre con los controles del riesgo.

Jefe de Oficina Aseora

de Planeac

ión / Profesional 03

(# de cargues ejecutados) / # de cargues (programados en SEGPLAN y PREDIS)

Cargues realizados segundo cuatrimestre

1 Cargue de seguimeinto a 30 de junio, ejecutado el 27 de julio de 2017, . 3 Cargues de PREDIS los días 31 de

mayo., 30 de junio y 31 de julio de 2017,(4 cargues/ 4 cargues) * 100 = 100%

ejecurtado

Riesgo materializado = 0

OBSERVACIONES::


FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/08/2017

FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4

ENTIDAD: PROCESO:

IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS (RiesgVALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN

CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO ACCIONES DE MONITOREO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C-IC

-02

Rar

a ve

z

May

or

SI NO NO SI SI NO SI SI SI SI

85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTE

C-IC

-03

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTE



Subdirección General de Desarrollo Urbano Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General

Dirección Técnica Estratégica Joanny Camelo Yepez Directora Técnica Estratégica


INNOVACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO


Implementar y controlar los procesos de acopio, producción, actualización, análisis y disposición correspondiente a Información Geográfica, precios de referencia, directorio de proveedores, especificaciones técnicas y documentos técnicos de infraestructura Vial y espacio público para brindar información eficiente y efectiva en los procesos misionales del instituto y a la ciudadanía en general.

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

1. Presión interna y externa de

interesados.2. Ausencia de

conocimiento técnicos por parte del equipo

de trabajo.3. No cumplir con los

procedimientos internos del IDU.

Que por omisión o por presiones mal

intencionadas internas o externas, se incluyan en las especificaciones técnicas generales de

materiales y construcción IDU-ET

y/o documentos técnicos, productos,

técnicas y/o tecnologías, con el

ánimo de favorecer un particular.

1. Baja calidad en las obras de

Infraestructura Vial y Espacio Público.

2. Detrimento Patrimonial

3. Pérdida de credibilidad institucional

10BA

JA

1. Aplicación del protocolo de adopción

y adaptación de nuevos productos,

técnicas y/o tecnologías. (ORFEO)

2. Generación de mesas de trabajo o

solicitudes con interesados internos. 3. Actualización de la documentación y/o

secciones de la especificación IDU-ET.

10B

AJA

1. Equipo interdisciplinario para la revisión del tema.

2. Socialización cuando aplique.

3. Publicación pagina Web

1. FOIC240_Carta _de_ presentación_ de_

nuevos_ productos_ técnicas _y tecnologías_

por_ parte_ de_ una_ persona_ natural_ o_

jurídica_ oferente_ a_ la_ entidad_ v_1.0.docx

2. FOIC241_Presentacion_ de_ nuevo_ producto_

técnica_ o_ tecnología_ v_1.0.xls

3. Oficios y memorandos (ORFEO)

4. Actas y/o lista de asistencia

5. Correo electrónico institucional

6. Acto administrativo - especificaciones técnicas.


Causas: Se mantiene igual.Descripción: Se mantiene igual.

Consecuencia: Se mantiene igual.Probabilidad: Se mantiene igual.

Impacto: Se mantiene igual.Controles: Se mantiene igual.Acciones: Se mantiene igual.Registro: Se mantiene igual.

Indicador: Se mantiene igual.

Indicador No. 1

Formula: (Cantidad de propuestas de aplicación de protocolo atendidas) / (Cantidad de propuestas de aplicación de protocolo presentadas (Orfeo)) x 100

Cálculo Indicador: 2/2= 100%Durante el segundo cuatrimestre (Mayo – Agosto) personas naturales o jurídicas radicaron a la entidad, propuestas

de nuevos productos, técnicas y tecnologías, como se relaciona a continuación:1. Toxement (Concreto con fibras)

2. Asociación Colombiana de Corrosión y protección –Ascor- Control de corrosión con recubrimientos poliméricos.

Indicador No. 2

Formula: (Secciones de especificaciones técnicas IDU-ET y/o documentos técnicos, revisados y aprobados) / (Total Secciones de especificaciones técnicas IDU-ET y/o documentos técnicos, generados y/o actualizados) x 100

Cálculo Indicador: 3/3= 100%Durante el segundo cuatrimestre (Mayo – Agosto) se generaron y aprobaron por parte de la DTE los siguientes

documentos.1. ESTADO DE LA MALLA VIAL - 2017 – I. Publicado en: Página Web Instituto

2. ANEXO TÉCNICO Proceso Número IDU-CMA-SGDU-041-2017 - Malla vial rural3. ANEXO TÉCNICO Proceso Número IDU-CMA-SGDU-044-2017 - Puentes

1. Concusión generada por la aprobación de

documentación falsa.2. Por falta de verificación y/o

conocimiento de requisitos.

Por presiones internas o externas se incluyan

en el directorio de proveedores del IDU,

empresas que suministran materiales

para las obras de construcción sin el

cumplimiento de los requisitos ambientales y mineros vigentes, con el

fin de favorecer un particular.

1. Retiro de material instalado.

2. Retraso en obras de infraestructura

vial y espacio público.

3. Sanciones económicas y ambientales.

4, Requerimiento de entes de control

20M

OD

ER

AD

A

1. Solicitud de información mediante oficio a autoridades

ambientales municipales y mineras.

2. Consulta a CAR y

Secretaria Distrital de Ambiente

3. Aplicación de procedimiento PRIC03

Directorio de Proveedores

20M

OD

ER

AD

A

1. Socialización2. Publicación pagina

Web

1. FOIC07_INSCRIPCION_ Y_ O_ RENOVACION_

EN_ EL_ DIRECTORIO_ DE_ PROVEEDORES_

V_1.0.2.FOIC04_VISITA_DIRECTORIO_PROVEEDORES

_IDU_V_1.0.xls3. OFICIOS (ORFEO)


Causas: Se mantiene igual.Descripción: Se mantiene igual.

Consecuencia: Se mantiene igual.Probabilidad: Se mantiene igual.

Impacto: Se mantiene igual.Controles: Se mantiene igual.Acciones: Se mantiene igual.Registro: Se mantiene igual.

Indicador: Se mantiene igual.

Indicador No. 1

Formula: Numero de solicitudes revisadas / Numero de solicitudes recibidasCalculo del Indicador: 57/57 = 100%

De las Cincuenta y siete (57) solicitudes radicadas para la renovación o inscripción ante el Directorio del IDU, Veintiuno (21) presentaron inconsistencias a los requisitos ambientales y/o mineros, a Dos (2) les falto aportar

documentos diferente al requerido en cuanto a aspectos ambientales y mineros, por lo tanto se les solicitó actualiza la información y de momento no fueron activados en el Directorio. Treinta y cuatro (34) solucitudes cumplieron con los requisitos y se procedió a activar su registro y realizar la actualización en la Base de Datos del Directorio de

Proveedores.

Indicador No. 2

Formula: Número de denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control, donde se evidencie que se incluyeron Proveedores en el Directorio sin el debido cumplimiento del procedimiento /Número Total de solicitudes

recibidas del Directorio en el periodoCalculo del Indicador: 0/57= 0

No se presentaron denuncias, reclamos o informes por parte de Entes de Control donde se evidencie o identifique la materialización de hechos de corrupción asociados a este riesgo.

Nota: El corte del periodo fue del 28 de abril al 31 de agosto de 2017En este indicador solo se tiene encuenta las solicitadas que fueron radicadas donde solicitaban o presentaban

documentos para proceso de inscripción o renovación. Ya que al Directorio llegan otro tipos de radicados.

OBSERVACIONES:





ENTIDAD: INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO PROCESO:

IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DELRIESGO MONITOREO Y REVISIÓN

CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C-GS-01

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

SI NO SI SI SI NO SI SI SI SI

85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JEFE

DE

OFI

CIN

A D

E A

TEN

CIÓ

N A

L C

IUD

AD

AN

O

C-GS-02

Pos

ible

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o



OTC LUCY MOLANO RODRIGUEZ JEFE DE OFICINA

GESTIÓN SOCIAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA


Asesorar, diseñar, implementar y evaluar la gestión social y el servicio a la ciudadanía, relacionados con los procesos misionales; en el marco de la participación ciudadana, cultura ciudadana, derecho a la ciudad y responsabilidad social aplicables a la entidad, conforme a la normatividad vigente y los ejes estratégicos del Plan de Desarrollo con el fin de vincular a la ciudadanía en el Desarrollo

Urbano de Bogotá.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


No divulgación clara y oportuna de la

información a la ciudadanía de los

procedimientos a seguir para los tramites y

servicios ofrecidos por el IDU. Tráfico de influencias

para la atención y/o gestión de las necesidades

expuestas por un ciudadano o grupo de ciudadanos, con el fin de favorecer a estos.


penales.2. Pérdida de legitimidad

institucional.

5B

AJA

1. Publicación de todos los trámites y servicios en la

Guía de Trámites y Servicios

2. Intervención del Defensor del Ciudadano

IDU.3. Aplicación y análisis de encuestas de satisfacción.

4. Aplicación del procedimiento de Quejas y

Reclamos.

5B

AJA

Publicación de la guía de trámites y servicios, pagina

Web, Observatorio

Formato de encuestas de satisfacción.


Causas: Se mantienen las identificadas

Riesgo: No varia la descripción

Consecuencias: Se mantienen las identificadas

Controles: Se mantienen los identificados

Acciones asociadas: No se identificaron acciones adicionales

Encuesta ejecutada en el periodo / Encuesta programada

en el periodo 1120/1120

Se mantiene actualizada la guía de tramites y servicios, se aplican los procedimientos de atención a

PQRS y se realizaron 997 encuestas para medir la

satisfacción por la atención en el servicio al ciudadano con un

84%* de satisfacción.* indicador segundo trimestre

No de denuncias por trafico de influencias en la atención al

ciudadano por cualquier canal en el cuatrimestre. Cero (0)

Cobrar o recibir prebendas por trámites

o servicios que sean gratuitos, así como por

el desarrollo de las actividades

desempeñadas por los profesionales sociales

en los territorios.

No disponer de información, así como

ausencia de las condiciones físicas y de accesibilidad minimas para la atención de la

ciudadanía

No permitir o limitar el control social de la ciudadanía frente a

los proyectos de infraestructura vial y

de espacio público de competencia del IDU,

con el fin de beneficiar un

particular.

1. Pérdida de legitimidad de la

entidad.2. Disminución de la

participación ciudadana.

30A

LTA

1. Aplicación de la política de gestión social y servicio

a la ciudadanía del IDU.2. Inclusión y cumplimiento de requisitos de puntos de

atención al ciudadano 3. Divulgación de los

proyectos y sus avances a través de la WEB y de

medios masivos de comunicación.

10B

AJA

1. Política de Gestión Social y

atención a la ciudadanía

(Resolución 49906 de 2015)

Procedimiento de 2. Gestión Social y

Participación ciudadana

Actas de reunión


Causas: Se elimina la causa 3

Riesgo: No varia la descripción

Consecuencias: Se mantienen las identificadas

Controles: Se mantienen los identificados

Acciones asociadas: No se identificaron acciones

adicionales

JEFE

DE

OFI

CIN

A D

E A

TEN

CIÓ

N A

L C

IUD

AD

AN

O No de denuncias de la ciudadania, allegados a la OTC,

por no permitir el control social de los proyectos.

Cero denunciasQue el servidor público y/o contratista, oculte o

no gestione las solicitudes de la

ciudadanía.

OBSERVACIONES GENERALES DEL MONITOREO:





ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL


CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIASPR

OB

AB

ILID

AD

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C-GI-01

Impr

obab

le

Cat

astró

fico

SI SI SI SI SI NO SI SI SI SI

85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o



Subdirección General de Desarrollo Urbano Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General

Subdirección General de Infraestructura Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General



Definir acciones interinstitucionales para facilitar la ejecución de los proyectos de infraestructura urbana de los sistemas de movilidad y espacio público, en el marco de las funciones y misión institucional del IDU, mediante la articulación y coordinación de actuaciones entre el Instituto y Particulares, Empresas de Servicios Públicos y Entidades del orden Nacional, Departamental

y Distrital.



RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N

ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

1. Posible Incumplimiento de las competencias

normativas u obligaciones definidas en los

convenios o acuerdos suscritos con las

Empresas de Servicios Públicos, Entidades Públicas del Orden

Nacional, Departamental, Municipal, Distrital y

Privados.2. Falta de participación del IDU a las mesas de

reunión con las Empresas de Servicios Públicos, Entidades Públicas del

Orden Nacional, Departamental, Municipal, Distrital y/o Privados, que

interactúan en la estructuración de

convenios o acuerdos.3. Aprovechamiento de la

información y conocimiento en la estructuración de

convenios o acuerdos para beneficio de un

tercero.

Que por omisión o extralimitación de competencias,

se realice la estructuración y seguimiento de

convenios o acuerdos, con

fines o intereses particulares, en detrimento del

IDU y la ciudad.

1. La no entrega oportuna de los

proyectos de infraestructura de transporte, vial y espacio público,

afectando la movilidad en la

ciudad.

2. Afectación del presupuesto

asignado para la ejecución de las

metas físicas de los proyectos de obra

pública en redes de servicios públicos.

3. Investigaciones disciplinarias,

fiscales y penales por eventual detrimento patrimonial.

40A

LTA

1. Contar con un equipo interdisciplinario (entre

dependencias) que participe en la

estructuración de convenios o acuerdos y

las actividades de gestión interinstitucional con las

ESP, Entidades del Orden Nacional, Departamental,

Municipal, Distrital y Privados.

2. Realizar seguimiento periódico a los convenios o acuerdos suscritos con las ESP, Entidades del

Orden Nacional, Departamental, Municipal,

Distrital y Privados.

3. Normatividad vigente de las Entidades Públicas

del Orden Nacional o Territorial para la ejecución de los

proyectos de infraestructura vial,

transporte y espacio público.

5B

AJA

1. Participación y asistencia a comités sectoriales e

intersectoriales y/o mesas de reunión por parte de los

funcionarios delegados para velar por el cumplimiento de la

normatividad vigente, funciones y competencias de las entidades que participan

en los proyectos de infraestructura.

2. Seguimiento y control periódico a la ejecución de los

convenios o acuerdos vigentes con ESP, Entidades Públicas del Orden Nacional,

Territorial y Privados.3. Identificación y aplicación

de propuestas de mejora para la implementación de nuevos convenios, como resultado del seguimiento efectuado a los

convenios vigentes.4. Se realiza sensibilización

de los compromisos u obligaciones a cargo de las

ESP, Entidades Públicas del Orden Nacional, Territorial y

Privados y de la normatividad vigente al interior del IDU.

1. Actas de reunión y listas de asistencias vigentes.

2. Oficios de requerimientos.3. Guía Intervención de

Infraestructura Vial y Espacio Público a Cargo de Terceros.

4. Guía Coordinación Idu, ESPs y Tic en Proyectos de

Infraestructura de Transporte.

5. Instructivo Elaboración, Suscripción, Ejecución y

Terminación de Convenios y Contratos

Interadministrativos.6. Formato de seguimiento y

evaluación de convenios marco para ESP.

7. Ley 1682 de 2013, Ley 142 de 1993 y Ley 1341 de

20098. Estatuto Orgánico de

Bogotá9. Plan de Desarrollo Distrital

10. Actos Administrativos emitidos por la SDP y Actas de Compromiso emitidas por

la SDM.


Causas: Se mantienen en los términos definidos inicialmente.

Riesgo: El riesgo no se ha materializado y continúa en los

términos iniciales.

Consecuencias: Numerales 1 y 3, no cambian, se mantienen

en los términos iniciales. El numeral 2, cambia al redacción,

específicamente, se modifcia la palabra "alteración" por

"afectación" y al final se agrego: "...en redes de servicios

públicos".

Controles: No cambian, se matienen en los términos

inicialmente planteados.

Acciones Asociadas al Control: Se mantienen en los términos

iniciales.

Registro: Se adiciona el numeral 10 relacionado con los actos

administrativos emitidos por la SDP y las Actas de Compromiso

emitidas por la SDM.

Indicadores: Se mantiene la fórmula inicial y se alimenta el

denominador, con el número de convenios o acuerdos suscritos.

SGDUSGI

No. de convenios que presentan denuncias,

quejas, investigaciones, reclamos o

requerimientos de particulares y entes de

control, / No. convenios o acuerdos suscritos en

ejecución.

Periodo de Ejecución: Vigencia 2017.

0 Denuncias, quejas, investigaciones, reclamos o requerimientos de entes

de control =0%

0 / 21 = 0

El Instituto no ha recibido ninguna denuncia, queja, investigación, reclamo o

requerimiento de particulares o de los entes

de control, relacionado con la materialización del

riesgo identificado.

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:





ENTIDAD: PROCESO: COMUNICACIONES


CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C-C

O-1

Rar

a ve

z

May

or

SI NO NO NO SI NO SI SI SI SI

70- d

ism

inuy

e 1

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JEFE

DE

OFI

CIN

A D

E C

OM

UN

ICA

CIO

NE

S



OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES CARLOS ANDRES ESPEJO OSORIO JEFE DE OFICINA



Divulgar de manera eficaz, eficiente y oportuna la gestión de la entidad, con el fin de garantizar el derecho de la información, dar a conocer la ejecución de los recursos públicos, lograr la identidad

institucional al interior de la organización y fortalecer la cultura ciudadana.ANÁLISIS (Riesgo inherente)


RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


Publicar informacion en la cual se presenten omisiones o cubrimientos de la misma por parte de las áreas fuente, teniendo conocimiento de este hecho la OAC

Presión externa o interna del sector publico o privado, para alterar la informacion a publicar de algún tema específico

Ocultar y/o manipular la

información que se publica sobre la

entidad y su gestión, en

beneficio de un tercero, una

dependencia de la entidad o la entidad

en general

1. Desinformacion a la comunicadad y

medios2. Desprestigio en la imagen de la entidad

3. Ocurrencia de procesos

disciplinarios, penales y fiscales4. Afectacion del

clima organizacional

10B

AJA

1. El profesional de comunicaciones gestiona las solicitudes allegadas por las areas y de igual manera realiza la gestión

para que las áreas entreguen la información que aun no ha sido recibida.

Asi mismo se aplica la política de comunicación definida en el

Procedimiento PR-CO-026 Medios de Comunicación y el procedimiento PR-

CO-027 Canales de información.

2. De acuerdo con la información suministrada por las áreas técnicas de la

entidad, la Oficina realiza un registro fotográfico y/o en video para ilustrar y

divulgar los avances de las obras.Adicionalmente, toda información que

vaya a ser publicada, debe contar con el visto bueno, aprobación o aval de la

correspondiente área que es responsable de dicha información. (Este soporte

puede ser mediante correo electrónico, firma sobre el documento a publicar o con base en los formatos vigente para solicitud de elaboración de material de

divulgación y boletines de prensa)

10B

AJA

1. Realizar seguimiento para que las fuentes de

información la entreguen

siempre a través de un medio que

permita su seguimiento y trazabilidad

(correo electrónico)

2. Seguimiento a través del formato FO-CO-193 para

registro de solicitudes de información y entrevistas externas.

1. FO-CO-01 Elaboración de elementos de divulgación

2. FO-CO-02 Solicitud de material de

divulgación y boletines de prensa para

proyectos IDU

3. FO-CO-193 Registro de

solicitudes de información y entrevistas externas.


Causas: Se mantienen las mismas

Riesgo: No se materializó en el periodo reportado

Consecuencias: Se mantienen las mismas

Controles: Se mantienen los mismos

Acciones asociadas: Se mantienen las mismas

Solicitudes gestionadas / Solicitudes recibidas * 100%

1. FO-CO-01 Elaboración de elementos de divulgación 92,85% gestionadas correspondiente a 26

solicitudes - 26/28*92,85%

2. FO-CO-02 Solicitud de material de divulgación y boletines de

prensa para proyectos idu, 100% gestionadas, correspondiente a 26

solicitudes 26/26*100%

3. FO-CO-193 Registro de solicitudes de información y entrevistas externas, 100%

gestionadas, correspondiente a 80 solicitudes 80/80*100%


La OAC no eliminó ningun riesgo





ENTIDAD: PROCESO: FACTIBILIDAD DE PROYECTOS



PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Eje

cuci

ón

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.FP.01

Rar

a ve

z

May

or

SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

100-

dis

min

uye

2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

LUZ

STE

LLA

DIA

Z

Firmas de revisión por parte de los líder del proceso y líder(es) Operativo(s):


RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE

DIRECCIÓN TÉCNICA DE PROYECTOS YOLANDA OVIEDO ROJAS DIRECTORA TÉCNICA DE PROYECTOS



Desarrollar proyectos sostenibles para mejorar las condiciones de movilidad en términos de equidad, integración, seguridad y accesibilidad de los habitantes del Distrito Capital, mediante la

construcción y conservación de obras de infraestructura de los sistemas de movilidad y espacio público.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

1. Acuerdos o influencia de funcionarios de alto

nivel para beneficio particular.

Omisión de los requisitos en la

selección de alternativas viables en los proyectos de Infraestructura vial

y/o de conservación vial o espacio

público, desde el punto de vista economico y/o técnico para

favorecer Intereses particulares.

1.Incremento en los costos de los proyectos.2.Beneficios del proyecto

a un particular.3.Demandas al Instituto y

al Distrito.

4.Mala imagen de la Entidad hacia las

comunidades. 5.Hallazgos de los entes

de control.

10B

AJA

1. Aplicación de la Matriz multicritierio para la selección de alternativas de

los proyectos a construir de infraestructura vial y de espacio

público.

2. Alimentación y aplicación de la base de datos "Resultado del modelo

de priorización .xls", en donde se registra las observaciones para la

priorización de los proyectos a construir de infraestructura vial y

espacio público. 3. Aplicación de la guía Alcance de los entregables de Prefactibilidad y Factibilidad, para los proyectos a construir de infraestructura vial y

espacio público.

10B

AJA

1.Trabajo interdisciplinario para evaluar la

mejor alternativa del proyecto

Matriz Multicriterio diligenciada en

etapa de Factibilidad.

Memorandos de envío, DTS ( documento técnico

soporte)

Lista de chequeo de Entregables

Indique los ajustes realizados en:Causas: Se mantienen.Riesgo: Se mantiene en los terminos iniciales.Consecuencias: Se mantienen las consecuencias existentes. Controles: Se mantienen los controles en los términos iniciales.Acciones asociadas: Se mantienen las acciones asociadas.Registros: Se mantienen los registros asociados inicialmente. Monitoreo:Durante el periodo monitoreado se llevarón a cabo las Factibilidades de los siguientes contratos en ejecución: Cto 1104/2016 aprobada con memorando 2017526032201, Cto 1107/2016 aprobada con memorando 20175260494692, Cto 1106/2016 aprobada con memorando 20175260450122. Monitoreo: En el periodo monitoreado, se estructuraron los siguientes programas : 1.Programa de Conservación Malla Vial para la vigencia 2017-2019 V° 1.0 el cual se envío al centro de documentación con memorando 20172250065133, 2. Programa para Conservación Malla Vial Rural VERSIÓN 1 y 2- 2017, el cual fue enviado al centro de documentación con memorandos DTP 20172250145953 - 20172250190353 y 20172250188413 y 3. Programa de conservación de puentes 2017, envíado al centro de documentación con memorando 20172250167453.

1. No de matriz multicriterio elaboradas / No. Factibilidades Entregadas. Monitoreo:Durante el periodo monitoreado se llevarón a cabo las Factibilidades de los contratos en ejecución: Cto 1104/2016 , Cto 1107/2016 ,Cto 1106/2016. = 3 matrices multicriterio elaboradas / 3 Factibilidades Entregadas.

2. Número de Programas estructurados / Número de Programas de Conservación incluidos en el cronograma DTP. Monitoreo:Durante el periodo monitoreado se estructuraron: ( 1) programa de conservación malla vial y (1) programa de conservación malla vial rural y (1) un programa de conservación de puentes 2017. = 3 Programas estructurados/ 3 Programas de Conservación incluidos en el cronograma DTP.

3. Número de quejas, reclamos, denuncias y/o informes de entes de control sobre Omisión de los requisitos en la selección de alternativas viables en los proyectos.Monitoreo: No se han presentado quejas, reclamos, denuncias o informes de entes de control con respecto al riesgo identificado.


SUBDIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO URBANO

SUBDIRECTOR GENERAL DE DESARROLLO URBANO


FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN



ENTIDAD: PROCESO:


CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.V

F.01

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTAV

C.V

F.03

Impr

obab

le

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

STOP

OBSERVACIONES: Se modificó la descripción del riesgo C.VF.01 en témios del alcance de las obras descritas en el proyecto de Acuerdo de Valorización , se adicionó como control para este riesgo, la ficha técnica de la obra y como acciones asociadas al control la revisión de I9:BJ10+B1:BJ10la ficha técnica de las obras

FORMATO+B1:BJ10+B:BJ

BF10B:BJ


GESTIÓN DE LA VALORIZACIÓN Y FINANCIACIÓN


Estructurar e implementar los acuerdos de valorización conforme a la planeación y formulación de proyectos de infraestructura para la ciudad, de tal forma que se garantice su financiación y el recaudo efectivo de la contribución

de valorización, así como desarrollar proyectos de iniciativa comunitaria bajo el esquema de valorización.ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

Modificaciones por intereses externos al

Proyecto

Que por extralimitación se realicen cambios en el proyecto de Acuerdo de Valorización o en el alcance de las obra.

Impacto social.Impacto económico

al no percibir posibles cobros de

valorización.

20M

OD

ER

AD

A

1. Formulación del proyecto de Acuerdo soportado por un grupo interdisciplinario

2. Revisión del Proyecto de Acuerdo por diferentes dependencias (SGJ - DTAV- DG) del IDU y su aprobación por el Concejo.

3. Procedimiento de Estructuración Proyectos de Acuerdos.

4,Solicitud de la ficha técnica de las obras a la SGDU

20M

OD

ER

AD

A

Verificación de cumplimiento de

requisitos y procedimientos.

Verificación de la ficha Tecnica de las

Obras

Planillas que incluyen la actualización de factores prediales.

Proyecto de Acuerdo revisado por las

dependencias según procedimiento de Estructuración.


Causas: Se mantienen igual

Riesgo: El riesgo continua igual.

Consecuencias: Permanece igual

Controles: se incluyó la solicitud de la ficha tecnica de la obra

Acciones asociadas: Revisión de la información de la ficha técnica de las Obras (Alcance, Presupuesto, etc)

No. revisiones ejecutadas para aprobacion del proyecto de Acuerdo / No. de revisiones planificadas en el procedimiento.I = ( 0 revisiones x 100 / 0) = No Aplica

Análisis:Se realizó la presentación del proyecto de Acuerdo de Valorizacion al Concejo de Bogotá durante elI9:BJ10 primer semestre una vez realizadas todas las acciones a cargo del IDU , este proyecto no fue aprobado en la sesión extraordinaria por tanto la Dirección del IDU atendiendo la indicación de la Administración Distrital, realizará la presentación nuevamente para el primer semestre del 2018, se adicionó nuevo control y acciones de monitoreo para el riesgo

Introducir datos errados o falsos para

favorecer a terceros en registros ya

incorporados al sistema

Manipular o alterar la información de los predios en cuanto a los factores y atributos requeridos para la liquidación y/o visita de verificación, omitiendo o extralimitándose en funciones u olbigaciones contractuales, con el fin de beneficiar un particular

Afectación en el monto individual de

los cobros de valorización.

Menor recaudo percibido

40A

LTA

1. STOP realiza la verificación de los registros con las bases de datos oficiales.

2. Revisión por parte de los profesionales designados para tal fin, verificando que la información de los predios coincidan con los datos oficales

3. Revisión de una muestra aleatoria de los predios liquidados

20M

OD

ER

AD

A

Comparación bases de datos IDU frente a

la de CATASTRO Verificar la

información de las planillas con la

información almacenada en el

sistema de información

Revisar coincidencia de datos del

inventario con los de las bases y verificar

con la fotografía

Documento descriptivo de los procedimientos y

resultados generados en el control de

calidad

Registro de datos e imágenes


Causas:Permanece igual



Controles: Siguen los mismos

Acciones asociadas: Siguen igual

Número de datos de predios con inconsistencias / Total de datos de predios analizados.

Análisis:Este indicador no aplica para el período debido a que no se realizó ninguna implementacion y produccion de un nuevo cobro de la valorizacion, sin embargo, se han adelantando diferentes actividades concernientes a la liquidación del proyecto de Acuerdo que se presentará al Consejo de Bogotá.



CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

C.V

F.04

Pos

ible

May

or

SI SI NO SI SI SI SI SI SI SI

100-

dis

min

uye

2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

STOPIntroducir datos

errados que favorecen al contribuyente.

Que por omisión se expidan paz y salvos de predios con deuda pendiente, con el fin de favorecer un tercero|.

Realizar un trámite indebido ante la

notaria yMenor recuado

percibido por parte del IDU

30A

LTA

1. Activación de alertas en el aplicativo VALORICEMOS de la expedición de paz y salvos2. Revisión períodica de una muestra representativa de los paz y salvos emitidos, .3. Parametrización del módulo de paz y salvos en el aplicativo Valoricemos mediante el log de auditoría.

5B

AJA

Alertas en la homologación de los

predios y en la detección del chip

Comparación contínua entre el

estado de cuenta de los predios con paz y

salvos emitidos

Instructivo para generar CECTN (Paz

y salvos)Archivos mensuales de las verificaciones

realizadas


Causas:Permanece igual



Controles: Siguen los mismos

Acciones asociadas: Siguen igual

Total paz y salvos revisados con deuda (De una muestra) / Total de paz y salvos revisados (De la muestra) (300*100)/300 = 100%

Análisis:Para el período comprendido entre abril y agosto de 2017, la STRT entregó un reporte de 113,354 estados de cuenta para trámite notarial. Se revisaron 300 estados de cuenta para trámite notarial, los cuales se encontraron correctamente, bajo los procedimientos establecidos para realizar el trámite y cumpliendo con los estandares de calidad y transparencia. Lo único que se encontró en la revisión, es que faltaron códigos en la homologación, sin embargo esto no afecta la entrega correcta del paz y salvo. Sin embargo, al interior del área, se aplica la metodología de auditoría interna establecida para este trámite, con el fin de evaluar la gestión y realizar una retroalimentación al grupo de personas que expedieron los paz y salvos y de esta manera mejorar el trámite.



CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

C.V

F.05

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

STOP

C.V

F.06

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


100-

dis

min

uye

2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

STOP

Acuerdos entre el propietario y el

profesional que haga visita a terreno

Emisión de conceptos técnicos omitiendo los procedimientos definidos, con la intención de favorecer un contribuyente en cuanto a factores gravables

Menor recaudo percibido por parte

del IDU

10B

AJA

Revisión por parte del funcionario designado para tal fin, verificando que la información de los predios coincidan con los datos oficalesRevisión periódica de una muestra aleatoria de los conceptos técnicos emitidos

10B

AJA

Comparación entre los datos cargados en

el sistema, datos oficiales, imágenes y

cartografíasVerificación de las

bases de datos en el sistema valoricemos

Instructivo para elaborar conceptos

técnico


Causas: Se mantienen iguales

Riesgo: Se mantiene igual

Consecuencias: Se mantiene igual

Controles: Se mantiene igual

Acciones asociadas: Se mantiene igual

Número de conceptos con inconsistencias / Total de conceptos revisados(300*100)/300 /100%

Análisis:Durante el período entre abril y agosto de 2017, la STRT entregó un reporte de 528 predios con concepto técnico que tuvieron modificaciones en sus atributos, que equivale a 215 solicitudes, dado que en la mayoría de los casos son unidades de propiedad horizontal. Se estableció una muestra de 300 predios con concepto técnico, los cuales fueron revisados por el equipo, evidenciando que se han generado bajo los parámetros establecidos en los procedimientos y conservando los estandares de calidad y transparencia. La mayor parte de los conceptos, se refieren a las acciones suprime, incorpora, modifica y confirma.

Acuerdos entre propietarios y el

profesional que realice las liquidaciones de

cartera

Manipular o excluir la informacion de los intereses, afectando la liquidación, con el ánimo de beneficiar a un tercero

Menor recaudo por parte del IDU 20

MO

DE

RA

DA

El sistema solo permite las modificaciones de los predios a los perfiles autorizados

5B

AJA

Se están haciendo revisiones periódicas al riesgo, para evitar que se materialice.

Registro en el sistema de Valoricemos,

forma IAJU Documento 300 de

liquidación.Guía del Calculo de la

deuda….


Causas: Se mantienen iguales

Riesgo: Se modifica la redacción, pero continúa el mismo riesgo

Consecuencias: Se mantienen iguales

Controles: Se mantienen iguales

Acciones: Siguen las mismas

Número de registros ajustados en el período /Total de registros liquidados en el período(24/202,281)/*100 = 0,01186%

Análisis:Durante los meses de Abril, mayo, junio y julio de 2017, se generó de manera masiva la liquidación y facturación para 202.281 predios en total, previo los controles de calidad mensuales para finalmente generar la aprobación masiva de las cuentas de cobro, para los proyectos AC180-05, AC398-09 y AC523-13, para los siguientes escenarios que corresponden a predios que presentan deuda vigente por concepto de la contribución de valorización: pago por cuotas (predios al dia), acuerdos de pago, planes de abono y predios en mora. Se evidenciaron 24 predios con inconsistencias, las cuales son objeto de ajuste, con el fin de garantizar la integridad de la información.Los ajustes más frecuentes que se presentan son: inconsistencia en el cálculo de los intereses (mora o financiación), ajustes a la centena, inconsistencia en la fecha de vencimiento y variación al consolidación el saldo, así como alteración en variables de facturación.Con el fin de detectar las inconsistencias se realiza la importación de los archivos planos a Excel, en donde se muestran las variables de facturación, las cuales se validan de acuerdo a los meses en mora, cuentas de cobro procesadas y etapa de cobro, entre otras. Después de adelantar todo el proceso, no se materializó el riesgo de corrupción.



CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

C.V

F.07

Rar

a ve

z

May

or

SI SI NO SI SI SI SI SI SI SI

100-

dis

min

uye

2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

STJEF

C.V

F.08

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

STJEF



SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMUDEZ Subdirector General de Gestión Corporativa

DTAV HERNANDO ARENAS CASTRO Director Técnico de Apoyo a la Valorización

STOP MARIA OLGA BERMUDEZ VIDALES Subdirector Técnico de Operaciones ( E)

STJEF CARLOS FRANCISCO RAMIREZ CARDENAS

Proyectar oficios con solicitud de

levantamiento de medidas sin estar

cancelada la contribución.Acuerdos

entre funcionarios y contribuyentes

Afectación en la tradición de inmuebles sin que la contribución de valorización haya sido cancelada por el interesado, para favorecer a terceros

Se genera detrimento

patrimonial y acciones de

repetición en contra del IDU

10B

AJA

Verificar que en el certificado de tradición y libertad conste una medida de gravamen vigente y que el estado de cuenta de la contribución este al día, para solicitar el levantamiento de la misma en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos que corresponda

5B

AJA

Previa verificación del estado de cuenta del

inmueble, se proyectará un oficio con la solicitud de levantamiento del

gravamen de valorización para ser remitido a la Oficina

de Registro de Instrumentos Públicos

que corresponda

Registro en el sistema de correspondecia

Orfeo y en el aplicativo

Valoricemos.


Causas: Se mantienen igual

Riesgo: Se mantienen igual

Consecuencias: Se mantienen igual

Controles: Se mantienen igual

Acciones asociadas:Se mantienen igual

Numero de oficios con errores en la solicitud de levantamiento de gravamen / Numero de oficios revisado con solicitud de levantamiento de gravamen.I:(0/127)*100=0

Análisis:Para los meses de Mayo, Junio, Julio y Agosto se generaron 127 oficios de levantamiento de gravamen que corresponden a 13.407 predios, los cuales se les realizó la respectiva revisión y verificacion de los certificados de tradicion y libertad y el estado de cuenta en el sistema Valoricemos, no encontrando errores en dichos oficios.

Proyectar actos administrativos con información errada.

Acuerdos entre funcionarios y contribuyentes

Omitir o extralimitarse en la elaboración y aprobación de un acto adminsitrativo con contenido no congruente con la normatividad con el ánimo de favorecer a un particular

Menor recaudo percibido por parte

del IDU

20M

OD

ER

AD

A

Generación de la resolución a través de Valoricemos que se encuentra en interfaz con Orfeo. El revisor realiza el control de calidad de los actos administrativos proyectados por el abogado y lo asigna, a través de la plataforma Orfeo a la SGJ.

20M

OD

ER

AD

A

Constatar que tanto la infomación jurídica

como la perteneciente a los atributos

prediales corresponda a los que se

encuentran en el sistema de información

Valoricemos.

Lista de chequeo de los Actos

Administrativos revisados y su físico



Riesgo: Se mantienen

Consecuencias: Se mantiene

Controles: Se mantien

Acciones asociadas: Se mantiene

Devolucion de proyecto de actos administrativos con informacion no congruente con la normatividadx 100/Total de Actos proyectados.I: (0/130)*100%=0

Análisis:Se realizó la revisión de los actos administrativos remitidos para firma de la Subdirectora General Jurídica, durante los meses de Mayo, Junio, Julio y Agosto se verificó que efectivamente cada una de los 130 proyectos de acto administrativo enviados por la STJEF, contó con el controlde calidad correspondiente, el cual fue avalado , con el VoBo de cada uno de los intervinientes, no se encontró devoluciones en lo que respecta a incongruencia con la normatividad aplicable

OBSERVACIONES: Se realizó c, en la descripción del riesgo C.VF.01 en témios del alcance de las obras descritas en el proyecto de Acuerdo de Valorización , se adicionó como control para este riesgo, la ficha técnica de la obra y como acciones asociadas al control la revisión de la ficha técnica de las obras

Subdirector Técnico Jurídico y de Ejecuciones Fiscales


FORMATO FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCÓDIGO PROCESO VERSIÓN 30/08/2017FO-PE-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4

ENTIDAD: PROCESO: DISEÑO DE PROYECTOS


CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

IMPA

CTO

REGISTRO ACCIONES DE MONITOREO INDICADOR

C-D

P-0

1

Rar

a ve

z

May

or

SI NO SI SI SI SI SI SI

85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Fran

cisc

o D

uarte

- D

TP

C-D

P-0

2

Rar

a ve

z

May

or

SI NO SI SI SI SI SI SI

85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Fran

cisc

o D

uarte

- D

TP



Rafael Eduardo Abuchaibe López Subdirector General

Dirección Técnica de Proyectos - DTP Yolanda Oviedo Rojas Directora Técnica


OBJETIVO DEL

PROCESO:

Elaborar los estudios y diseños requeridos para la ejecución de los proyectos, basados en la factibilidad, verificando que incluyan todos los componentes y cumplan las normas técnicas y urbanísticas vigentes.


RIESGODescripción

PRO

BA

BIL

IDA

D

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

LPR

OB

AB

ILID

AD

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N

ACCIONES ASOCIADAS

AL CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

RES

PON

SAB

LE

Que en los contratos de Estudios y Diseños, donde no hay interventoría se concierte y/o realicen acuerdos con el consultor, supervisor y/o Directivos IDU, para aceptar productos no conformes.

Validar y aprobar los productos de diseño que no cumplen requisitos y/o normatividad vigente, en contratos de Estudios y Diseños donde no hay interventoría, con el fin de beneficiar a un tercero.

1. Posible demora en los trámites de aprobación y armonización con las ESP. 2. Sobrecostos por la necesidad de ajustes y actualizaciones a los diseños aprobados. 3. Inicio de procesos legales, tales como disciplinarios en contra de los funcionarios y demandas en contra de los consultores implicados.4. Posibles hallazgos de los Entes de Control

10B

AJA

Elaborar y remitir oficio de validación por parte de los especialistas, de cada uno de los productos de diseño, y hacer el seguimiento y control durante la ejecución del contrato de todos los productos, utilizando el formato FO-DP-200 Lista de chequeo y recibo de productos en la etapa de estudios y diseños.

10B

AJA

• Verificar que en el Formato FO-DP-200 se haya diligenciado el concepto de conformidad y aprobación del producto en el periodo.

• Oficios, *ORFEO.• Formato FO-DP-200 en cada contrato monitoreado.

Indique los ajustes realizados en:Causas: Se mantiene.Riesgo: Se mantiene el riesgo en los términos iniciales.Consecuencias: Se mantiene el riesgo en los términos iniciales.Controles: Se mantienen en los términos iniciales.Valoración del Riesgo: Preventivo: Se mantiene.Correctivo: Se mantiene.Acciones Asociadas al Control: Se mantienen en los términos iniciales.Registro: Se mantienen los definidos inicialmente.

Análisis y Valoración del Riesgo: Según el análisis realizado al riesgo, se reflejan los siguientes resultados:Probabilidad: Se mantieneImpacto: Se mantiene.

Monitoreo:En el periodo monitoreado (mayo 1° al 30 de agoto de 2017) no hay contratos sin Interventoría que se encuentren en ejecución.En el periodo monitoreado de mayo 1° al 30 de agoto de 2017, no se evidencio la mateialzación del riesgo.

I = N/A

• Fórmula: N° productos validados y aprobados que cumplen con la normatividad / Total de productos revisados * 100

En el periodo de monitoreo, no aplica en razón a que no existen contratos en ejecución, sin interventoría.

Que en los contratos de Estudios y Diseños, donde hay interventoría se concierte y/o realicen acuerdos el consultor, interventor, supervisor y/o Directivo IDU, para aceptar productos no conformes

Aceptar y aprobar productos de diseño que no cumplen requisitos y/o normatividad vigente, en contratos de Estudios y Diseños donde hay interventoría, con el fin de beneficiar a un tercero

1. Posible demora en los trámites de aprobación y armonización con las ESP. 2. Sobrecostos por la necesidad de ajustes y actualizaciones a los diseños aprobados. 3. Inicio de procesos legales, tales como demandas, en contra de los consultores e interventores implicados. 4. Posibles hallazgos de los Entes de Control.

10B

AJA

1. Oficio por parte del IDU (Especialista) de declaratoria de cumplimiento de la aprobación los productos de diseño entregados por la Interventoría.2. Hacer el seguimiento y control durante la ejecución del contrato de todos los productos, utilizando el formato FO-DP-200 Lista de chequeo y recibo de productos en la etapa de estudios y diseños.

10B

AJA

• Verificar que en el Formato FO-DP-200 se haya diligenciado la aprobación del producto en el periodo.

• Oficios, ORFEO.• Formato FO-DP-200 en cada contrato monitoreado

Indique los ajustes realizados en:Causas: Se mantiene.Riesgo: Se mantiene el riesgo en los términos iniciales.Consecuencias: Se mantiene.Valoración del Riesgo:Controles: Se mantienen.Preventivo: Se mantiene.Correctivo: Se mantiene.Acciones Asociadas al Control: Se mantienen en los términos iniciales.Registro: Se mantiene.Análisis y Valoración del Riesgo: Según el análisis realizado al riesgo, se reflejan los siguientes resultados:Probabilidad: Se mantieneImpacto: Se mantiene.Monitoreo: En el periodo monitoreado (mayo 1° al 30 de agoto de 2017, los contratos en ejecución a la fecha están en el inicio de ejecución de la etapa de estudios y diseños, por la cual no hay productos aprobados.Contratos:IDU-1109-2016, IDU-1106-2016IDU-1110-2016, IDU-1101-2016IDU-1113-2016, IDU-1107-2016IDU-1073-2016, IDU-1104-2016IDU-933-2016, IDU-934-2016IDU-939-2017, IDU-950-2017DU-926-2017, IDU-927-2017DU-952-2017, IDU-956-2017DU-928-2017, IDU-942-2017En el periodo monitoreado de mayo 1° al 30 de agosto de 2017, no se evidencio la materialización del riesgo.

I = N/A

• Fórmula:N° productos con declaratoria de cumplimiento / Total productos aprobados por la Interventoría y recibidos por el IDU

No aplica el monitoreo, los contratos en ejecución se encuentran en la etapa de inicio de los estudios y diseños:DU-1109-2016, IDU-1106-2016IDU-1110-2016, IDU-1101-2016IDU-1113-2016, IDU-1107-2016IDU-1073-2016, IDU-1104-2016IDU-933-2016, IDU-934-2016IDU-939-2017, IDU-950-2017DU-926-2017, IDU-927-2017DU-952-2017, IDU-956-2017DU-928-2017, IDU-942-2017

OBSERVACIONES:

Subdirección General de Desarrollo Urbano - SGDU

X18

"Oculte las filas no diligenciadas"





ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN PREDIAL



PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.GP.01

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


100-

dis

min

uye

2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e m

ayo

- 30

de a

gost

o

DIR

EC

TOR

A T

ÉC

NIC

A D

E P

RE

DIO

S

C.GP.02

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


100-

dis

min

uye

2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e m

ayo

- 30

de a

gost

o

DIR

EC

TOR

A T

ÉC

NIC

A D

E P

RE

DIO

S



Realizar la adquisición predial, reasentamiento integral de población y expedir viabilidades prediales basados en Decreto de Urgencia, oferta de compra, evaluación técnica, jurídica ysocial para desarrollar proyectos de infraestructura vial y espacio público adelantados por el IDU, en el marco del Plan de Ordenamiento Territorial, el Plan Maestro de Movilidad y losPlanes de Desarrollo Distrital, de acuerdo con las normas legales vigentes y garantizando los Derechos Constitucionales de la ciudadanía



RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

1. Romper el proceso de confidencialidad previo a la notificación de la Oferta

de Compra mediante el acto administrativo

Omitir o extralimitar funciones u

obligaciones, para entregar información a los afectados

por obras públicas, antes

de la formalización de la compra, con

el fin de beneficiar un

particular

1. Inconformidad de los afectados

2. Mala imagen institucional

3. Investigaciones disciplinarias

20M

OD

ER

AD

A 1. Sistematización de la información en aplicación PREDIOS.

2. Restricción de permisos a los Usuarios del Aplicativo de Predios

por actividades, a través de la solicitud de creación de usuarios

5B

AJA

1. Inclusión de una cláusula de confidencialidad en los contratos de prestación de

servicios de apoyo a la gestión

2. Campaña de concientización de

confidencialidad de la información

3. Se actualizó el proceso de gestión predial en el mes de

julio del año en curso.4. Se proyectó y se encuentra en etapa de planeamiento el modelamiento del sistema de

gestión predial.

1. Contratos de prestación de servicios

SIAC2. Reporte de la

aplicación PREDIOS generado pro la STRT (Reporte de recepción)3. Solicitud de creación

de usuarios4. Proceso de Gestión

Predial actualizado


Causas: Se mantienen las mismasRiesgo: Se mantienen los términos inicialesConsecuencias: Se mantienenControles: Se mantienen en los términos establecidosAcciones asociadas: Se mantienen en los términos establecidosRegistros: Se mantienen los inicialesIndicador: Indicadores:Se mantiene y se actualizan los numeradores en cada corte a agosto 31.Se modifican como consecuencia de la actualización del proceso de Gestión Predial, en el mes de julio de 2017 las acciones asociadas en los numerales 3 y 4. y se actualiza el indicador.

( # de actividades realizadas / Total de actividades a realizar) * 100%

4/4*100% = 100%

Se adelantaron tres actividades programadas así:

1. Inclusión de la clausula de confidencialidad en los PSP2. Generar reporte de la aplicativo para identificar uso de la aplicación3. Aprobación de las solicitudes de creación de usuario y determinación de perfiles según roles4. Caracterización del Proceso aprobada.

1. Romper la cadena de custodia de la carpeta del predio, incumpliendo así

las instrucciones de cuidado y archivo los

expedientes a cargo del área social y predial.

Manipular y/o alterar la

documentación contenida en los

expedientes prediales por

parte de usuarios o personas internas o

externas del IDU, para

favorecer un tercero

1. Perdida de documentos que

hacen parte de un expediente.

2. Alteración o falsedad de

documentos de un expediente.

3. Reprocesos.

4. Vencimientos de términos

5. Demandas

6. Retrasos en la entrega de los

predios afectados

20M

OD

ER

AD

A

1. Aplicación de la lista de chequeo de la entrega de carpetas de adquisición predial y social que permite guardar la trazabilidad del expediente.

2. Digitalización de cada documento producido en el proceso de gestión predial una vez firmados los documentos por la Directora de Predios.

3. Actualización de documentos digitales por expediente y por RT que cubra los cuatro componentes sociales (social, jurídico, inmobiliario y económico), en la carpeta compartida DTDP.

4. Alimentación del tablero de control que permite realizar seguimiento a los proyectos

5. Trasferencias documentales al archivo central.

5B

AJA

1. Verificación de la documentación de los expedientes por parte del articulador garantizando la completitud de la misma.

1. FO-GP-23 lista chequeo expedientes gestión social2. FO-GP-16 lista chequeo para la entrega de carpetas adquisición predial3. Carpeta Virtual


Causas: Se mantienen las causasRiesgo: Se mantiene el RiesgoConsecuencias: Se mantienen las consecuenciasControles: Se mantienen los controlesAcciones asociadas: Se mantienen las acciones asociadasIndicadores: Se mantienen y se actualizan los numeradores a corte a 31 de agosto. (# de listas de chequeo

aplicadas en expedientes / # de expedientes del proyecto) * 100%

= 2236 listas de chequeo / 2236 RT * 100% = 100%

Se toma como soporte la información del tablero de control de los 24 proyectos que actualmente se encuentran en ejecución en la DTDP.




PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR



RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

C.GP.03

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


100-

dis

min

uye

2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

Emitir la Resolución de Cierre

01 d

e m

ayo

- 30

de a

gost

o

DIR

EC

TOR

A T

ÉC

NIC

A D

E P

RE

DIO

S



DIRECCIÓN TÉCNICA DE PREDIOS MARIA DEL PILAR GRAJALES RESTREPO DIRECTORA TÉCNICA DE PREDIOS

RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE LOPEZ SUBDIRECTOR GENERAL

1. Por beneficiar a un tercero.

2. Por soborno de un tercero.

3. Manipulación de la información.

4. Acuerdos entre el contratista y el funcionario

IDU.

5. Acuerdos entre contratistas y grupo

social.

Alterar y/o modificar de la

información levantada en el Censo Social

para dar beneficio a un

particular.

1. Demoras en el cumplimiento de los tiempos previstos

para el reasentamiento

integral de la población afectada.

2. Reprocesos.

20M

OD

ER

AD

A

1. Elaboración precisa del censo socioeconómico.

2. Verificación de la información por parte de los articuladores tanto en

campo como en la Entidad.

3. Seguimiento a la Unidad Social

5B

AJA 1. Fichas Censales

2. Resolución de Cierre


Causas: Se mantienenRiesgo: Se mantiene el RiesgoConsecuencias: Se mantienen las ConsecuienciasControles: Se mantienen los mismos.Acciones asociadas:Se mantienenIndicadores:Se mantiene y se actualizan los indicadores a corte del 31 de agosto

(No. de fichas censales verificadas y aprobadas en el período / No. de fichas censales realizadas al período) * 100% =

1778/1778*100% = 100%

Se soporta el indicador en las fichas censales que se han adelantado en el año y los proyectos que fueron aprobados y verificados :

* PROYECTO MUTIS 110* PROYECTO MUTIS 116* PROYECTO AV. LAUREANO GÓMEZ *PROYECTO TINTAL 1316 PROYECTO CARACAS 76PROYECTO SEPTIMA 160







ENTIDAD: PROCESO: EJECUCIÓN DE OBRAS


CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

RC

-EO

-01

Pos

ible

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

RC

-EO

-02

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Men

sual

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DIR

EC

CIÓ

N T

ÉC

NIC

A D

E C

ON

STR

UC

CIO

NE

S



Realizar seguimiento a la ejecución de los proyectos del sistema vial, de transporte y espacio público, de acuerdo con las características de diseño para construir las obras definidas en el plan de desarrollo y cumplir

la misión del IDU.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


1. Que la interventoría no ejerce el debido control y seguimiento a la elaboración y/o ajuste de estudios y diseños requeridos en el etapa

de ejecución de obra.2. Que los diseños iniciales no se ajustan a la realidad del proyecto.3. Solicitud de nuevas obras en la etapa de ejecución de obras por

parte de las ESP y otras entidades.

Uso indebido del poder para la aprobación por parte del

interventor en la elaboración y/o ajuste de estudios y

diseños sobredimensionados por parte del constructor en la etapa de ejecución de obras.

1. Estudios y diseños sobredimensionados generando

sobrecostos en las obras y la necesidad de realizar

modificaciones contractuales (prórrogas, suspensiones,

adiciones, mayores cantidades, ítems no previstos.)

2. Detrimento patrimonial.3. Que no se ejecuten la totalidad

de las metas físicas contempladas en el proyecto.4. Desfinanciacion de otros

proyectos por la necesidad de nuevos recursos.

60E

XTR

EM

O

1. Aplicación del Manual de Interventoría y/o Supervisión de

contratos.2. Aplicación del procedimiento Cambio de Estudios y Diseños

aprobados en etapa de Construcción y/o Conservación"

3. aplicación de la guía "Coordinación IDU, ESP y TIC EN

PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA DE

TRANSPORTE"

20M

OD

ER

AD

A

1. Oficios y documentos Técnicos de aprobación de

Cambios de Estudios y Diseños por parte de los

Interventores en Etapa de Ejecución de Obras.

2. Memorando dirigido a la DT de Proyectos, solicitando revisión a las modificaciones

presentadas por el Interventor.

3. Actas de competencias de pago debidamente suscritas

por las ESP.

1. Comunicaciones oficiales y/o informes de Interventoría

Nota. El Control de los productos de Estudios y

Diseños es ejercido por la DT de Proyectos.

2. Acta de competencia de pago debidamente suscritas

por las ESP

Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se elimina la consecuencia de "entrega tardía de las obras."Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Se mantienen los mismos. Acciones asociadas: Se mantienen las mismas D

IRE

CC

IÓN

TÉ

CN

ICA

DE

C

ON

STR

UC

CIO

NE

S

N° diseños modificados aplicando el Procedimiento PR-DP-080 / N° de diseños modificados en la etapa de construcción.

No se presento modificaciones a los estudios y Diseños en etapa de construcción en este periodo.

1. Que la interventoría no ejerce el debido control y seguimiento a la

inversión del anticipo

Que por extralimitación u omisión por parte de la

interventoría y/o contratista y/o supervisión del contrato, se dé

mal uso por parte del contratista de los dineros girados por concepto de

anticipo, con el fin de favorecer un tercero.

1. Desfinanciación del contrato, incumplimiento del objeto

contractual2. Mala imagen hacia el IDU por

parte de la ciudadanía, los medios de comunicación y partes

interesadas3. Sanciones a los contratistas e

interventores y Supervisores4. Detrimento patrimonial

5. Peculado por apropiación y/o destinación.

6. Retrasos en la Ejecución del contrato.

20M

OD

ER

AD

A


contratos.2. Formato Plan de Inversión del

Anticipo.3. Aplicación de la guía de pago a

terceros. 4. Exigir las Pólizas de

cumplimiento de los contratos.5. Utilización de los mecanismos

de Fiducia.6. Aplicar lo establecido en los

Contratos (valores y condiciones de pago y amortización del

anticipo).

20M

OD

ER

AD

A

1. Oficio de Aval del plan de inversión del anticipo por

parte de la coordinación del contrato.

2. Verificación y seguimiento de la

amortización del anticipo, por parte de la Interventoría y/o

coordinador.3. Utilización de la Fiducia

para la administración, control y manejo de los

desembolsos de anticipo

1. Oficios de aprobación de la interventoría de los

informes de plan de manejo del anticipo.

2. Formato Plan de Inversión del Anticipo.

3. Contrato de Fiducia entre el contratista y la Fiducia.

Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se mantiene el mismo.Consecuencias: Se modifica la consecuencia 3, agregando la palabra "Supervisión" y la consecuencia "Retrasos en la Ejecución del contrato."Controles: Se incluye en el 5 la palabra "mecanismos" y se Modifica el nombre del manual de interventoría del control 1 y se elimina el código del control 2.Acciones asociadas: Se agrega la No. 3. "Utilización de la Fiducia para la administración, control y manejo de los desembolsos de anticipo"

# de contratos que amortizaron el anticipo en el periodo /# de Contratos que facturaron actas de recibo que debían amortizar el anticipo en el periodo x 100 %

5/5 x 100% = 100%

Análisis: Se da cumplimiento a lo establecido en los controles establecidos , se amortizan en el periodo anticipos en los siguientes contratos:

IDU-1300-2014, IDU-1725-2014, IDU-1828-2015, IDU-1851-2015 y IDU-889-2017







CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR




la misión del IDU.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


RC

-EO

-03

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DIR

EC

CIÓ

N T

ÉC

NIC

A D

E C

ON

STR

UC

CIO

NE

S

RC

-EO

-04

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DIR

EC

CIÓ

N T

ÉC

NIC

A D

E C

ON

STR

UC

CIO

NE

S

1. Que la interventoría no ejerce el debido control y seguimiento a la

elaboración de los análisis de precios unitarios No previstos que no se encuentren en la base de

Datos del IDU.2. Productos de estudios y diseños

deficientes o desactualizados.

Uso indebido del poder por parte del interventor para

aprobar Ítems no previstos por fuera de los valores del

mercado con el fin de beneficiar al contratista y/o

el mismo interventor

1. Desfinanciación del contrato.2. Disminución de las metas

físicas del proyecto3. Mala imagen hacia el IDU por



interventores y supervisores5. Detrimento patrimonial.

6. Incremento en el valor del contrato.

7. Desfinanciación de otros proyectos por la necesidad de

nuevos recursos

20M

OD

ER

AD

A


contratos 2. Listado de precios del IDU.

3. Cotizaciones.4. Aprobación de APUS por parte

de la interventoría. 5. Mesas de trabajo.

6. Manual de gestión contractual vigente.

7. comunicación de no objeción por parte del IDU de los APUS

8. Revisión de los Ítems No previstos del grupo de APU's de la

DTC

20M

OD

ER

AD

A 1. Oficio de aprobación por parte de la Interventoría.2. Suscripción de acta de

fijación de precios.3. Revisión por parte del

grupo de profesionales de APUS.

1. Comunicaciones oficiales (Aval por parte del IDU de los

APUS No previstos)2. Formato Análisis de

Precios Unitarios.3. Formato Acta de Fijación

de Precios No Previstos.4. Cuadro de reversión de

precios.

Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se mantiene el mismoConsecuencias: Se adiciona en la consecuencia 4 "supervisión del contrato"Controles: Se adicionan "Revisión de los Ítems No previstos del grupo de APU's de la DTC"Acciones asociadas: Se adiciona "Revisión por parte del grupo de profesionales de APUS."

# de ítems no previstos que son revisados o que se encuentran en revisión / # de ítems no previstos que llegan para revisión.

406/406 x 100% = 100%

Análisis: de los 406 reportados, 201 fueron No objetados, 204 fueron devueltos y 1 se encuentra en revisión se encuentra en revisión, de acuerdo a la siguiente relación:

Av. Colombia, 17 No objetados - 29 Devueltos - TOTAL 46Av. San Antonio, 29 No objetados - 105 Devueltos – En revisión 1 TOTAL 135

Raps Carvajal, 24 No objetados - 1 Devueltos - TOTAL 25Raps Restrepo, 13 No objetados - 13 Devueltos - TOTAL 26

Raps Kennedy, 2 No objetados – TOTAL 2Tm Fase III, 1 Devuelto - TOTAL 1

Patio Garaje, 18 No objetados - TOTAL 18Cable Aéreo, 13 No objetados - TOTAL 13

Av. Ciudad de Cali, 7 No objetados - 13 Devueltos - TOTAL 20Av. Rincon Tabor, 1 Devuelto - TOTAL 1

Raps Suba, 25 No objetados - - TOTAL 25Av. Bosa, 22 No objetados - 8 Devueltos - TOTAL 30Av. Mutis, 17 No objetados - 3 Devueltos - TOTAL 20

Puente Terminal de Transporte, 5 No objetados - 7 Devueltos - TOTAL 12Av. Calle 169B, 13 Devueltos - TOTAL 13

Raps Teusaquillo, 9 No objetados - 5 Devueltos - TOTAL 14Plazoleta del concejo, 4 Devueltos - TOTAL 4

Yuste, 1 Devuelto - TOTAL 1

1. Que la Interventoría no realiza eficientemente la supervisión en

las actividades de difícil medición y verificación (como por ejemplo, la

excavación, bases, capas asfálticas)

Que por omisión o extralimitación de funciones o

de común acuerdo con el contratista el interventor

apruebe Mayores cantidades de obra injustificados con el fin de beneficiar al contratista y/o

el mismo interventor

1. Desfinanciación del contrato.2. Disminución de las metas

físicas del proyecto3. Mala imagen hacia el IDU por



interventores5. Detrimento patrimonial.

6. Incremento en el valor del contrato.

7. Desfinanciación de otros proyectos por la necesidad de

nuevos recursos

20M

OD

ER

AD

A


contratos. 2. Aplicación de la guía de pago a

terceros. 3. Aplicar lo establecido en los

Contratos.4. Manual de Gestión Contractual.

5. Acta de mayores cantidades

20M

OD

ER

AD

A

1. Verificar que el acta de mayores cantidades se

encuentre aprobada por el Interventor.

1. Formato Acta de Mayores Cantidades de Obra.

Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se mantiene el mismoConsecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Se mantienen los mismos y se agrega el "Acta de mayores cantidades."Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.

# de mayores cantidades de obra aprobadas por el Interventor / # de mayores cantidades de obra presentados por la interventoría x 100%

1/1 x 100%

Análisis: El 14 de junio de 2017, se suscribe el acta de mayores cantidades del contrato IDU-

1843-2014, debidamente aprobada por el Interventor.







CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR




la misión del IDU.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


RC

-EO

-05

Pos

ible

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Men

sual

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DIR

EC

CIÓ

N T

ÉC

NIC

A D

E C

ON

STR

UC

CIO

NE

S



Subdirección General de Infraestructura Edgar Francisco Uribe Ramos Subdirector General de Infraestructura

Dirección Técnica de Construcciones Carmency Arleth Garcia Martinez Directora Técnica de Construcciones ( E )

1. Que la interventoría no ejerce el debido control y seguimiento a la ejecución reportada en las actas de recibo parcial y/o final de obra

Que por omisión o extralimitación de funciones se suscriba el acta de recibo parcial y/o final de obra, sin el debido cumplimiento de los requisitos técnicos ni contractuales, con el fin de favorecer al contratista y/o

interventor.

1. Desembolsos injustificados2. Detrimento patrimonial

3. Incumplimiento de obligaciones contractuales.

4. Mala imagen por parte del IDU al no entregar los productos a la

ciudadanía.5. Sanciones y procesos

judiciales.6. Obras inconclusas, sin

acabados.7. Calidad deficiente de las obras.

8. Aplicación de la póliza de garantía.

60E

XTR

EM

O


contratos. 2. Aplicación de la guía de pago a

terceros. 3. Aplicar lo establecido en los

Contratos.4. Manual de Gestión Contractual.

5. Informes semanales y mensuales de Interventoría.

20M

OD

ER

AD

A 1. Oficio de Aprobación por parte de la Interventoría de los informes presentados para el desembolso de los pagos parciales y/o finales.

2. Aval por parte de la Supervisión para el pago de las actas parciales y/o final.

1. Formato Acta de Recibo Parcial de Obra.

2. Formato Acta de Recibo Final de Obra.

Causas: Se mantienen la mismas.Riesgo: Se mantiene el mismo.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Se mantienen los mismos y se adicionan el Manual de Gestión Contractual y los Informes semanales y mensuales de Interventoría.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.

# de actas de recibo parcial y/o final tramitadas / # de actas de recibo parcial y/o final con el cumplimiento de los requisitos x 100%

96/96 x 100% = 100%

Análisis: Se realiza en el periodo la verificación de las actas de recibo parcial y/o final de los siguientes contratos:

IDU-0436-2015, IDU-05-2012, IDU-1300-2014, IDU-1320-2014, IDU-1347-2014, IDU-136-2007, IDU-1375-2013, IDU-1478-2014, IDU-1512-2014, IDU-1540-2015, IDU-1654-2014, IDU-1662-2014, IDU-1688-2014, IDU-1725-2014, IDU-1727-2014, IDU-1804-2014, IDU-1807-2014, IDU-1822-2014, IDU-1828-2015, IDU-1829-2015, IDU-1832-2013, IDU-

1836-2015, IDU-1839-2015, IDU-1840-2014, IDU-1843-2014, IDU-1843-2015, IDU-1851-2015, IDU-1852-2015, IDU-1856-2013, IDU-1864-2014, IDU-1877-2014, IDU-

1900-2014, IDU-2254-2013, IDU-420-2015, IDU-436-2015, IDU-561-2015, IDU-73-2009, IDU-75-2009, IDU-823-2013, IDU-849-2016 e IDU-889-2017.

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS:No se elimino ninguno de los Riesgos.


+FECHA ACTUALIZACIÓN



ENTIDAD: PROCESO: CONSERVACIÓN DE INFRAESTRUCTURA



PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.CI.01

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Men

sual

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTM

C.CI.02

Pro

babl

e

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Impr

obab

le

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTM



EJECUTAR PROGRAMAS PARA EL MANTENIMIENTO, REHABILITACIÓN, Y RECONSTRUCCIÓN DE LA MALLA VIAL Y EL ESPACIO PÚBLICO A TRAVÉS DE LA

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE CONTRATOS Y CONVENIOS Y REALIZAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS INTERVENCIONES EJECUTADAS POR TERCEROS, PARA MEJORAR

LA MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL EN LA CIUDAD

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


1. Que los dineros del anticipo no sean utilizados

para el fin destinado

Desviación de los dineros girados

al contratista por concepto de

anticipo en los contratos de conservación

Detrimento patrimonial por pérdida de los

dineros del anticipo

Que no se cumpla con el objeto del contrato

Que se afecte la comunidad beneficiada con las obras objeto del

contrato

Se afecte la imagen de la entidad

10B

AJA

En el Manual de Interventoría numeral 6.3, Anticipo, se establecen los controles y

condiciones que se deben tener en cuenta para el control del anticipo.

5B

AJA

1. Mediante oficio, hacer énfasis a la

interventoría respecto al cumplimiento de lo

previsto para el tratamiento del

anticipo contenido en el numeral 6,3 del

Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos IDU,

incluida la entrega mensual del informe

sobre inversión y buen manejo del

anticipo observando los requisitos de que trata el numeral antes

mencionado

2. Revisar mensualmente los

informes de anticipo remitidos por la

interventoría, con el ifn de verificar el

cumplimiento de los indicado en el

numeral 6.3 del Manual de

Interventoría y/oSupervisió de

contratos IDU, versión 4

*Minuta del contrato

*Manual de Interventoría

y/o Supervisión de Contratos

del IDU

*Informe mensual de Inversión y

buen manejo del anticipo

*Oficios remitdos


Causas: No presenta modificaciones.

Riesgo: No presenta modificaciones.

Consecuencias: No presentan modificaciones.

Controles: No presentan modificaciones.

Acciones asociadas: No presentan modificaciones, se ajusta la redacción del

indicador.

1. No. de informes de anticipo no objetados / No. de informes de los contratos para los cuales aplica el

manejo del anticipo

12 informes no objetados/ 21 informes recibidos

Cumplimiento indicador: 57%

Durante el periodo de monitoreo se recibieron 21 informes de anticipo, los cuales, en desarrollo de las

actividades de seguimiento y supervisión que adelanta la DTM, fueron revisados y objetados aquellos que no cumplieron con los requisitos

previstos, particularmente por presentar observaciones respecto a su presentación y

contenido; se solicitó a las respectivas interventorías realizar los ajustes necesarios a los informes

objetados

2. Que la interventoría no ejerza un adecuado

seguimiento y control a la inversión y buen manejo del

anticipo

1. Precios unitarios no previstos estructurados por

contratista e interventoría con fines fraudulentos

Sobrecostos en actividades del

contrato de obra para beneficio del contratista.

Ejecución de meta física menor a la previta

Detrimento patrimonial

Afectación a la comunidad beneficiada

al no ejecutarse la totalidad de la obra

prevista

40A

LTA

En el Manual de Interventoría y Manual de Gestión Contractual se establece el procedimiento a seguir al pactar precios no previstos o precios adicionales a las pactados contractualmente, con lo que se busca controlar y obtener racionalidad en dichos precios.El control es efectuado por el interventor quien como parte de sus obligaciones debe revisar, validar y aprobar el APU no previsto para ser presentado al IDU. (formato APU, aprobado por la Interventoría)Se cuenta con los precios contractuales los cuales son inmodificables durante el desarrollo del contratoLa supervisión verifica que los precios no previstos aprobados por la interventoría cumplan ,entre otros, con los siguientes requisitos:-Que no supere el precio de referencia IDU -En caso que lo supere, que este debidamente justificado-Que no sea un precio producto del fraccionamiento de actividades -Que el precio realmente aplique para la obra que se ejecutaQue no corresponda a un precio contractual y no tenga ninguna equivalencia técnica con los mismosSe realizan comités semanales para seguimiento al contrato de obra que incluyen recorridos a los frentes en ejecución, lo que permite a la DTM a través de la supervisión, ejercer alguna verificación aunque macro sobre las actividades que se realizan.

10B

AJA

1. La DTM continuará implementando y

actualizando la base de datos con los

precios no previstos surgidos en los

contratos a cargo, con el fin de ejercer

control, específicamente la unificación de los

mismos

2. La DTM, mediante memorando enviado

mensualmente, remitirá a la DTE los precios no previstos

que surjan en los contratos a cargo con

el fin que la citada dependencia, como

parte de la gestión de precios que realiza, evalué la pertinencia de incorporarlos en la

base de precios oficiales de la

entidad.

3. A través de oficio se hará énfasis a las

interventorías que justifiquen

plenamente los nuevos precios presentados de

acuerdo a lo establecido en los

documentos contractuales.

4. La DTM hace presencia en obra con personal de apoyo a la supervisión, que a través de recorridos

y mediante inspección visual verifique los frentes de obra en

ejecuciónefectuando los

respectivos informes

.

5. A través de oficio hacer énfasis a la

Interventoría que las cantidades de obra

sean determinadas y aprobadas de manera previa al inicio de la

actividad.

*Documentos contractuales


*Manual de Gestión

contractual

*Formato APU diligenciado y aprobado por Interventoría

*Actas de seguimiento al

contrato.

* Informe semanal de Interventoría

*Informe mensual de supervisión

*Oficios remitidos

*Memorandos remitidos


Causas: Se ajusta la redacción de la segunda

causa relacionada.


Consecuencias: No presenta modificaciones.

Controles: Se efectúa ajuste en la descripción del último

control relacionado.

Acciones asociadas: Se mantienen las acciones, se

ajusta la redacción del indicador.

1. No. de APUs No Previstos no objetados / No. de APUs No Previstos aprobados por la interventoría

recibidos

122 APUs NP no objetados /288 APUs NP recibidos


En cumplimiento a la acción de mejora durante el periodo que se reporta y en desarrollo de las actividades de seguimiento y supervisión que

adelanta la DTM, fueron revisados 288 APUs NP aprobados y remitidos por la interventoría, de los

cuales se encuentran no objetados 122. Los demás APU NP fueron objeto de observaciones por el área, por lo que se remitió a las interventorías

respectivas las observaciones encontradas, con el propósito que adelantaran la revisión y ajuste.

2. Eliminación del % de piso en los procesos de

selección, lo que limita el control que ejercía la

Entidad orientado a evitar que los licitantes presenten en sus propuestas precios

artificialmente bajos, lo que puede conducir a

propuestas con precios muy bajos que no correspondan

a la condiciones del mercado, lo que conlleva a

que quien suscriba la minuta del contrato, luego

acuda a acciones tales como pretender generar

precios no previstos altos y posibles reconocimientos

argumentando supuesto desequilibrio económico


+ FECHA ACTUALIZACIÓNMATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN






PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR






ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


C.CI.02

Pro

babl

e

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Impr

obab

le

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTM

2. Eliminación del % de piso en los procesos de

selección, lo que limita el control que ejercía la

Entidad orientado a evitar que los licitantes presenten en sus propuestas precios

artificialmente bajos, lo que puede conducir a

propuestas con precios muy bajos que no correspondan

a la condiciones del mercado, lo que conlleva a

que quien suscriba la minuta del contrato, luego

acuda a acciones tales como pretender generar

precios no previstos altos y posibles reconocimientos

argumentando supuesto desequilibrio económico

Sobrecostos en actividades del

contrato de obra para beneficio del contratista.

Ejecución de meta física menor a la previta


Afectación a la comunidad beneficiada

al no ejecutarse la totalidad de la obra

prevista

40A

LTA

En el Manual de Interventoría y Manual de Gestión Contractual se establece el procedimiento a seguir al pactar precios no previstos o precios adicionales a las pactados contractualmente, con lo que se busca controlar y obtener racionalidad en dichos precios.El control es efectuado por el interventor quien como parte de sus obligaciones debe revisar, validar y aprobar el APU no previsto para ser presentado al IDU. (formato APU, aprobado por la Interventoría)Se cuenta con los precios contractuales los cuales son inmodificables durante el desarrollo del contratoLa supervisión verifica que los precios no previstos aprobados por la interventoría cumplan ,entre otros, con los siguientes requisitos:-Que no supere el precio de referencia IDU -En caso que lo supere, que este debidamente justificado-Que no sea un precio producto del fraccionamiento de actividades -Que el precio realmente aplique para la obra que se ejecutaQue no corresponda a un precio contractual y no tenga ninguna equivalencia técnica con los mismosSe realizan comités semanales para seguimiento al contrato de obra que incluyen recorridos a los frentes en ejecución, lo que permite a la DTM a través de la supervisión, ejercer alguna verificación aunque macro sobre las actividades que se realizan.

10B

AJA

1. La DTM continuará implementando y

actualizando la base de datos con los

precios no previstos surgidos en los

contratos a cargo, con el fin de ejercer

control, específicamente la unificación de los

mismos

2. La DTM, mediante memorando enviado

mensualmente, remitirá a la DTE los precios no previstos

que surjan en los contratos a cargo con

el fin que la citada dependencia, como

parte de la gestión de precios que realiza, evalué la pertinencia de incorporarlos en la

base de precios oficiales de la

entidad.

3. A través de oficio se hará énfasis a las

interventorías que justifiquen

plenamente los nuevos precios presentados de

acuerdo a lo establecido en los

documentos contractuales.





.

5. A través de oficio hacer énfasis a la

Interventoría que las cantidades de obra

sean determinadas y aprobadas de manera previa al inicio de la

actividad.



*Manual de Gestión

contractual

*Formato APU diligenciado y aprobado por Interventoría

*Actas de seguimiento al

contrato.

* Informe semanal de Interventoría

*Informe mensual de supervisión

*Oficios remitidos



Causas: Se ajusta la redacción de la segunda

causa relacionada.



Controles: Se efectúa ajuste en la descripción del último

control relacionado.

Acciones asociadas: Se mantienen las acciones, se

ajusta la redacción del indicador.

1. No. de APUs No Previstos no objetados / No. de APUs No Previstos aprobados por la interventoría

recibidos

122 APUs NP no objetados /288 APUs NP recibidos



adelanta la DTM, fueron revisados 288 APUs NP aprobados y remitidos por la interventoría, de los

cuales se encuentran no objetados 122. Los demás APU NP fueron objeto de observaciones por el área, por lo que se remitió a las interventorías

respectivas las observaciones encontradas, con el propósito que adelantaran la revisión y ajuste.

3. Que la interventoría apruebe y pague

cantidades de obra no ejecutadas aprovechando

actividades no cuantificables visualmente.

El contratista debe informar de forma previa las actividades y cantidades de obra a realizar, basado en un diagnóstico y en las condiciones encontradas en terreno.Con base en ello el Interventor realiza los balances del contrato para verificar el alcance de los recursos, teniendo en cuenta el análisis de los especialistas. Así mismo, revisa, cuantifica las cantidades, aprueba y autoriza el pago.Se llevan a cabo comités de seguimiento y recorridos de obra a través de los cuales la supervisión verifica los frentes de obra en ejecución y las actividades que se realizan, lo que le permite llevar control macro sobre las actividades que se pagan en cada período.

4. Por eventuales acuerdos entre los contratistas de

obra y los interventores y/o la supervisión

- Para el pago de las cuentas de los contratos de obra e interventoría, además de los requisitos establecidos en el Manual de Interventoría y/o Supervisión de Contratos del IDU y en la Guía Pago a Terceros del IDU, se debe verificar el cumplimiento del plan de calidad (Plan de Inspección de Ensayos) y adelantar la revisión de los respectivos ensayos de laboratorio, en cuanto a que sus resultados se encuentren dentro del rango que las especificaciones técnicas definen o en su defecto, la inclusión del concepto del especialista de interventoría que soporta la aprobación de los mismos por parte de la interventoría.- Indicar a las interventoría y contratista de obra mediante oficio, que las actas de recibo parcial de obra deberán remitida al IDU con la información que constiutya un debido soporte de las mismas








PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR






ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


C.CI.03

Impr

obab

le

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTM

1. Presunta aprobación de vales por parte del

Administrador del patio sin el ingreso o egreso del

material de fresado al patio trancitorio, lo anterior con

fines fraudulentos

Pérdida de material de

fresado


Posible afectación de obras

Pérdida de imagen institucional

20M

OD

ER

AD

A

En la actualidad, (a partir del 1/03/2017), la adminitración del patio de fresado esta siendo adelantada a través de un contrato de interventoría . Se efectúa el control del volumen del material, tanto el que entra como el de salida, labor que se realiza

durante las 24 horas del día.Las diferentes interventorías de los

contratos IDU en cuyos frentes de obra se genera el material de fresado, emiten informes con relación al material de

fresado generado, el reutilizado en la misma obra, el entregado al patio de acopio transitorio y el entregado a otras

obras.La DTM, a través de Coordinador,

efectúa la gestión pertinente entre los diferentes actores y particularmente el

control del material con base en la información recibida de la interventoría

que administra el patio y los informes de las interventorías de los contratos de obra. Existe verificación de vehículos

autorizados para traslado o retiro de material del patio, en cuanto a numero de

placa, tipo de vehículo, nombre del conductor que lo opera y PIN de la

Secretaría de Ambiente.

5B

AJA

1. Continuar con la Implementación del Manual de Fresado

adoptado

*Documentos contractuales del

contrato de interventoría

*Protocolo que contiene el

procedimiento a seguir en lo que respecta al tema de fresado al cual

se acogen las alcaldías locales,

contratistas de obra,

interventores y el mismo IDU

*Vales generados tanto de ingreso como de salida

del material

*Certificaciones e informes de las interventorías de cada contrato de

obra





Controles: No presenta modificaciones..

Acciones asociadas: No presenta modificaciones.

1. Verificación del volumen de ingreso y retiro del material de fresado y expedición de certificación / volumen de material de ingreso y retiro reportado

para certificación

16392 m3 / 16392 m3


Mediante resolución 26700 del 15 de abril de 2015, la Entidad adopta el manual para la supervisión,

control, manejo y operación de los sitios de almacenamiento transitorio de pavimento asfáltico

fresado - SATPAF, versión 1.0.

En consecuencia, actualmente se cuenta con un documento oficial que compila los lineamientos de

seguimiento y control del uso y disposición del material de pavimento asfáltico fresado generado en el desarrollo de los contratos a cargo de la entidad, por lo que se continuará con la aplicación de dichos lineamientos, Este manual respalda las acciones y

decisiones tomadas frente a la expedición de certificaciones relacionadas con el retiro e ingreso

del material al patio.

2. No. informes periódicos de interventoría recibidos que cuenten con los registros relacionados con la gestión de fresado / No. de informes periódicos de

interventoría recibidos.

21 informes con registros relacionados con la gestión de fresado / 23 informes periódicos de

interventoría recibidos que requieran incluir registros relacionados con la gestión de fresado



adelanta la DTM, se verificó que los informes de interventoría radicados contaran con los registros

relacionados con la gestión de fresado, en aquellos casos que aplicaba.

Es importante mencionar que los 21 informes cuentan con los registros relacionados con la gestión

de fresado, sin embargo, en el caso de los 2 restantes para los cuales también aplica, aún no se ha obtenido la versión definitiva de dichos informes por lo cual no se encuentran aprobados por el IDU

2. Por presunto acuerdo entre el contratista e interventor para reportar parcialmente, o no reportar el material resultante del fresado cuando se recicla en la misma obra,

2. se mantendrá el coordinador y

personal de apoyo necesario, quienes

adelantan la labor de seguimiento y control

a las actividades ejecutadas por el administrador del

patio que almacena el material de fresado

3. Se mantendrá el control por parte de

las interventorías sobre el material que

se genera en las obras objeto de cada contrato (el reutilizado en la miisma obra, el entregado al patio, de acopio y el entregado

a otras obras)








PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR






ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


C.CI.04

Impr

obab

le

Cat

astró

fico

SI SI NO SI SI NO SI SI SI SI

85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

|

DTM

1. Que el interventor y/o el contratista realicen pagos

por trámites y/o aprobaciones a su personal y/o especialistas para que

acepten y reciban obras sin la totalidad de los requisitos establecidos, manipulando

y/o alterando documentación para tal fin.

Recibo de actividades del

contrato de obra sin el

cumplimiento de los requisitos técnicos y de calidad por

acuerdo entre contratista e interventor


Afectación en la calidad de las obras

Afectación a la comunidad beneficiada por reprocesos o daño prematuro de las obras

40A

LTA

El interventor del contrato es el primer control para asegurar que se suscriban

todos los documentos que dan cuenta del cumplimiento de las condiciones

establecidas para el recibo de las obras.Existe formato IDU para recibo de obra.

Este es revisado y aprobado por la Interventoría del contrato.

El recibo de obra debe realizarse conforme lo descrito en el Manual de

Interventoría.Se realizan comités semanales para seguimiento al contrato de obra que incluyen recorridos a los frentes en

ejecución, lo que permite a la DTM a través de los profesionaels de apoyo a la supervisión, ejercer alguna verificación

aunque macro sobre las actividades que se realizan.

Previo al recibo final se realizan recorridos de obra por parte de la superivisión

realizando inspección visual, requiriendo corrección de no conformidades por

calidad de las obras.Se cuenta con pólizas de establidad y

calidad de obra.

5B

AJA





* Informe mensual de interventoría

* Manual de Interventoríamanual de

Gestión Contractual

* Acta de Recibo Parcial

De obra

* Acta de Recibo Final de

Obra

*Oficios remitidos

1. No. de ensayos de laboratorio remitidos en el informe mensual de interventoría en cumplimiento al

Plan de Calidad del contratista de obra e interventoría no objetados / No. de ensayos de laboratorio remtidos en el informe periodico de

interventoría en cumplimiento al Plan de Calidad del contratista de obra e interventoría recibidos

2058 ensayos de laboratorio no objetados /2331 ensayos de laboratorio remitidos



adelanta la DTM, se verifico que los ensayos de laboratorio remitidos cumplieran con los rangos de resultado y periodicidad definidos en los planes de

calidad aprobados. Para quellos que no cumplian se requirió a las interventorías adelantar la revisión y

verificación respectiva

2. No. de Planes de Calidad de obra e interventoría no objetados / No. Planes de Calidad de obra e

interventoría recibidos de los contratos en ejecución

2 planes de calidad no objetados / 7 planes de calidad recibidos


En cumplimiento a la acción de mejora durante el periodo que se reporta y en desarrollo de las actividades de seguimiento y supervisión que adelanta la DTM, se verifico que los planes de

calidad cumplieran con los requisitos necesarios para el aseguramiento de la calidad de las obras

ejecutadas por el contratista de obra, de acuerdo a los requerimientos de las normas técnicas. Para

aquellos que no cumplían se requirió a las interventorías efectuar los ajustes correspondientes

De otro lado, en cumplimiento de la acción No. 2, durante el período que se reporta se remitieron a las

interventorías los oficios Nos. 20173660491431, 20173660491291, 20173660510131,

20173560454551 y 20173560489651 haciendo énfasis sobre la importancia del control que debe

hacer la interventoría en los procesos constructivos y calidad de las obras

2. Que la Interventoría avale y apruebe procesos

constructivos y/o ensayos de laboratorio deficientes

y/o que nunca fueron realizados por el contratista, manipulando y/o alterando documentación para tal fin.

2, A través de oficio, La DTM hará énfasis

a la interventoría, efectuar las

verificaciones que garanticen que las obras ejecutadas

cumplan con el lleno de los requisitos

técnicos y de calidad.







CAUSAS CÓDIGO CONSECUENCIASPR

OB

AB

ILID

AD

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR






ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


C.CI.05

Pro

babl

e

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Impr

obab

le

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTM

1. Que no se remitan soportes de dedicación y vinculación, tales como

contratos, pagos al SGSSS, acta de comit[e y/o

recorrido, conceptos firmados, entre otros.

Que en los pagos efectuados a

contratistas e interventores se

contemple el personal que no haya cumplido

los requisitos de dedicación

previstos para el contrato y/o que el personal de la

interventoría y contratista de

obra se encuentre

vinculado a proyectos IDU con más del

100% de dedicación


Afectación en la calidad de las obras

40A

LTA

Se cuenta con los documentos contractuales que contienen las obligaciones de contratista e interventor en cuanto a dedicaciones del personal.

El Interventor es el primer control con el objeto de verificar que el personal del contratista cumple con las dedicaciones pactadas.

10B

AJA

1, Hacer gestión entre coordinadores y

administradores SIAC en conjunto las dependencias ejecutoras o

misionales y STRT, con la finalidad de

actualizar las bases de datos de

profesionales y su dedicación en contratos IDU

2. A través de oficio hacer énfasis a la interventoría, que

como parte del Informe Mensual de que trata el numeral

6.2.2.3 del Manual de Interventoría y/o Supervisión de

Contratos del IDU, se indique en detalle

las actividades realizadas por contratista e

interventoría a que se refiere el punto

3.8 - Contenido Informe Mensual ,

página 40 del citado manual.


*Manual de interventoría y/o supervisión de contratos IDU

*Oficios remitidos






Controles: Se ajusta la redacción del último control

relacionado.

Acciones asociadas: Se ajusta la redacción de la

segunda acción relacionada y se suprime la tercera

acción.

1. No. de registros de profesionales ingresados al aplicativo SIAC por DTM / No. de nuevos

profesionales vinculados a los contratos de obra e interventoría DTM

44 registros ingresados /44 profesionales vinculados


Haciendo uso de los permisos obtenidos en SIAC se ha continuado con el ingreso en el módulo de especialistas y profesionales del mencionado

aplicativo SIAC, ingresando la información sobre los 44 profesionales y especialistas que se vincularon a los contratos en ejecución dentro del periodo de

monitoreo de la presente matriz.

Evidencias: Se cuenta con evidencias físicas de las consultas, para verificar antecedentes en

Procuraduría y % de dedicación asociada a la vinculación de cada profesionaIndicador 100%l en

los contratos para los que labora.

2. No. de presonas de la plantilla mínima de contratista de obra e interventoría que cuenta con soportes de pago al SGSSI y de cumplimiento de dedicación / No. de personal de plantilla mínima formalmente vinculados a los contratos de obra e

interventoría

789 personas de la plantilla mínima que cuentan con soporte de pago SGSSI/789 personas formalmente

vinculadas a los contratos de obra e interventoría

Cumplimiento del Indicador 100%

2. Preacuerdos entre contratistas e e interventores

La supervisión IDU lleva control sobre las hojas de vida del personal mínimo de la interventoría.

La interventoría lleva control sobre las hojas de vida del personal mínimo del contratista.

La supervisión IDU, respecto al componente SST verifica el pago del personal mínimo de la interventoría.

Con base en la información contenida en el SIAC la DTM ejerce control para que la dedicación del personal en los contratos no exceda del 100%.








PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR






ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


C.CI.06

Pos

ible

SI SI NO SI NO SI SI 15 0 15

85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTAI

- Ri

card

o An

drés

Mos

quer

a No

guer

a

C.CI.07

Pos

ible

SI SI SI SI NO SI SI 15 0 15

85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTAI

- Ri

card

o An

drés

Mos

quer

a No

guer

a

Acuerdo entre el contratista con profesionales de la entidad para no reportar el daño o afectación

de la infraestructura vial.

Omisión en la identificación de daños

en la infraestructura vial, favoreciendo a

terceros en el procedimiento de

seguimiento a pólizas.

* Deterioro de la infraestructura vial y espacio público de la

Ciudad* Afectación a la calidad de vida

de los ciudadanos

15M

DO

ER

AD

A 1- El procedimiento establece que la identificación de daños se realice en visita de seguimiento, a la

cual no asiste el contratista (no hay acuerdos).2- Los daños identificados se ingresan al aplicativo

SIP (tiene controles de usuario) para generar el informe de visita, que finalmente es revisado y

aprobado por el Coordinador Técnico.

5B

AJA 1- Revisiones periódicas

con muestras aleatorias.

1- Procedimiento PR-CI-03 Seguimiento

a la estabilidad y calidad de obras con póliza vigente V_5.0

Riesgo: Se mantiene el riesgo

Causas: Al revisar las causas establecidas, éstas continúan. No se identificaron nuevas causas.

Controles: Revisados los controles, estos se mantienen, se llevan a cabo y son tenidos en cuenta para las actividades relacionadas que se desarrollan en el área.

Acciones asociadas: Para el periodo analizado se revisaron seis (6) informes de visita de seguimiento, con el fin de revisar los daños encontrados de los siguientes contratos: 1. IDU-60/11 Visita de seguimiento # 8 de Junio 13 de 2017.2. IDU-138/07 Visita de seguimiento # 7 de Junio 30 de 2017.3. IDU-083/2012 Visita de seguimiento # 3 de Junio 20 de 2017.4. IDU-1669/14 Visita de seguimiento # 1 de Julio 7 de 2017.5. IDU-080/08 Visita de seguimiento # 9 de Julio 7 de 2017.6. URB-197/14 Visita de seguimiento # 5 de Julio 27 de 2017.Los soportes se encuentran en la carpeta de los contratos.

(# de revisiones periódicas con muestra aleatoria realizadas / # de revisiones periódicas con muestra aleatoria programadas)

Ejecutado: 6 / 6 = 100%

Se efectuó la revisión de seis (6) informes de visita de seguimiento acorde a lo programado, encontrando que la información recopilada en terreno fue efectivamente reportada e ingresada al aplicativo de seguimiento a pólizas, con el total de daños encontrados.

Así mismo, los seis (6) informes se encuentran firmados por el Líder de Grupo lo que confirma que fueron revisados y aprobados.

Con esto podemos evidenciar que los controles establecidos son efectivos, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.

Acuerdo entre el contratista y los profesionales de la entidad para

recibir las reparaciones de la infraestructura vial sin el

cumplimiento de las especificaciones técnicas

exigidas.

Ignorar el cumplimiento de especificaciones técnicas vigentes, al

momento de efectuar el recibo de reparaciones

de la infraestructura vial.



de los ciudadanos

15M

DO

ER

AD

A

1- Se realiza visita conjunta para poner en conocimiento del Contratista los daños previamente

evidenciados y se firma en terreno un Acta de Compromiso de Reparaciones (FO-AI-012) la cual

contiene los parámetros para el recibo de las reparaciones.

2- En visita de verificación de reparaciones se evalúa el cumplimiento y calidad de las

reparaciones realizadas por el contratista, dejando como evidencia el Acta de Verificación de

Reparación de Daños (FO-AI-013) firmada en terreno.

3- Los resultados obtenidos en terreno se incluyen en el aplicativo SIP para general el informe

correspondiente, que finalmente es revisado y aprobado por el Coordinador Técnico.

5B



1- Procedimiento PR-CI-03 Seguimiento

a la estabilidad y calidad de obras con póliza vigente V_5.02- Especificaciones técnicas vigentes

Riesgo: Se mantiene el riesgo

Causas: Al revisar las causas establecidas, éstas continúan. No se identificaron nuevas causas.

Controles: Revisados los controles, estos se mantienen, se llevan a cabo y son tenidos en cuenta para las actividades relacionadas que se desarrollan en el área.

Acciones asociadas: Para el periodo analizado se revisaron seis (6) informes de visita de verificación de reparaciones, en donde se verifico que el recibo se realizo adecuadamente en los siguientes contratos: 1. IDU-1878/13 Visita de verificación de reparaciones # 1 de Junio 2 de 2017.2. IDU 71/12 Visita de verificación de reparaciones # 3 de Junio 28 de 2017.3. IDU-1810/13 Visita de verificación de reparaciones # 1 de Junio 16 de 2017.4. URB-138/12 Visita de verificación de reparaciones # 4 de Junio 7 de 2017.5. URB 185/14 Visita de verificación de reparaciones # 2 de Julio 27 de 2017.6. IDU-74/09 Visita de verificación de reparaciones # 5 de Julio 19 de 2017.Los soportes se encuentran en la carpeta de los contratos.


Ejecutado: 6 / 6 = 100%

Acorde a lo programado, se efectuó la revisión de seis (6) informes de visita de verificación de reparaciones, previa verificación del acta de verificación de reparación de daños (FO-AI-013) suscrita en terreno, encontrando que efectivamente fueron reportados e ingresados al aplicativo de seguimiento a pólizas los diferentes procesos de los daños.

Así mismo, los seis (6) informes se encuentran firmados por el Líder de Grupo lo que confirma que fueron revisados y aprobados.

Con esto podemos evidenciar que los controles establecidos son efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.








PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR






ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


C.CI.08

Pos

ible


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Men

sual

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTAI

- Ál

varo

Enr

ique

Rei

noso

Gue

rra

C.CI.09

Pos

ible

SI SI SI SI NO SI SI 15 0 15

85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTAI

- M

agda

Cris

tina

Amad

o G

alin

do

Acuerdo entre el titular de la licencia y los profesionales de la

entidad para recibir las recuperaciones del espacio

público intervenido con Licencia de Excavación sin el cumplimiento de las

especificaciones vigentes.

Desconocer el cumplimiento del anexo

técnico vigente al momento de recibir las

recuperaciones del espacio público

intervenido con Licencia de Excavación.



de los ciudadanos

15M

DO

ER

AD

A

1- En el artículo tercero de la resolución que otorga la licencia de excavación establece la obligación de recuperación del espacio público cumpliendo con lo

dispuesto en la Guía GU-CI-01_versión 3.0.2- Se realiza visita de recibo de recuperaciones,

previa solicitud y cumplimiento de requisitos (Art. 4 de la Resolución que otorga la licencia) por parte del contratista, dejando como evidencia el registro

fotográfico tomado en terreno.3- Se elabora el correspondiente informe de visita (FO-AI-047) donde se establece el cumplimiento o

incumplimiento de la recuperación.

5B



1- Guía GU-CI-01 V_3.0 Anexo técnico para la recuperación del espacio público

intervenido bajo Licencia de Excavación

2- Instructivo IN-CI-02 Expedición y recibo de obra del espacio público intervenido

con licencia de excavación V_1.0

Riesgo: Se mantiene el riesgo.

Causas: No se identificaron nuevas causas.

Controles: Los controles se siguen efectuando.

Acciones asociadas: Para el periodo analizado se revisaron ocho (8) informes de visita a espacio público intervenido con licencia, así:a. LE-126-2015 e. LE-101-2017b. LE-465-2016 f. LE-330-2016 c. LE-093-2017 g. LE-134-2017d. LE-265-2016 h. LE-106-2016La información puede ser verificada tanto en los expedientes de cada Licencia, como en los aplicativos dispuestos para tal fin en la DTAI.


Ejecutado: 8 / 8 = 100%

Acorde a lo programado, se efectuó la revisión de ocho (8) informes de visita de recibo de reparaciones del espacio público (FO-AI-047) de licencias otorgadas en el 2015, 2016 y 2017, encontrando que en el 10% de los recibos, el beneficiario no cumplió con las especificaciones técnicas, mientras que en el restante 90% de los recibos, el beneficiario cumplió con las especificaciones técnicas.

Con esto podemos evidenciar que los controles establecidos son efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.

Pago a profesionales de la entidad para que otorguen el

permisos sin el cumplimiento de los requisitos exigidos.

Otorgar permisos de uso temporal del

espacio público y/o antejardines a cargo del

Instituto, sin el cumplimiento de la

totalidad de requisitos.

* Uso indebido del espacio público y/o antejardines.

* Daño del espacio público y correspondiente mobiliario

urbano.* Afectación a la calidad de vida

de los ciudadanos.

15M

DO

ER

AD

A

Dentro de la Guía de tramites y servicios:1- Están establecidos los requisitos para la

ocupación temporal acorde con el Decreto 190 de 2004.

2- Se establece que la solicitud de ocupación se debe dirigir al IDU con información exigida.

3- Se establecen los documentos necesarios que debe aportar el solicitante para la expedición del

permiso.

5B



1- Decreto 190-2004. En sus Art. 270 y 279

reglamenta «…normas aplicables a

los antejardines y usos temporales en los elementos que

constituyen el sistema de espacio público

construido...»1- Procedimiento PR-

CI-02 V_2.0 Expedición de

permisos de uso temporal del espacio público y antejardines




Acciones asociadas: Para el periodo analizado, se revisaron ocho (8) solicitudes de uso temporal de espacio público, las cuales fueron radicadas mediante oficios 20175260341922, 20175260387042, 20175260395602, 20175260480102, 20175260481562, 20175260493292, 20175260529352 y 20175260533612.La información puede ser verificada en Orfeo.


Ejecutado: 8 / 8 = 100%

Una vez revisadas ocho (8) solicitudes de acuerdo con lo programado, se encontró que el 62,5% cumplía con los requisitos exigidos por tanto se otorgó el permiso correspondiente para el uso temporal del espacio público, mientras que el 37,5% restante no cumplía con los requisitos exigidos para el uso temporal del espacio público, por tanto fueron negadas dichas solicitudes.

Así las cosas, se puede evidenciar que el control establecido es efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.








PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR






ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


C.CI.10

Pos

ible


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTAI

- Ál

varo

Enr

ique

Rei

noso

Gue

rra

C.CI.11 * Detrimento patrimonial.

Pos

ible

SI SI SI NO SI SI SI 0 15 15

75- d

ism

inuy

e 1

Impr

obab

le

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

DTAI

- O

scar

Iván

Bus

tos

Pabó

n



Pago a profesionales de la entidad para que otorguen la licencia de excavación sin el cumplimiento de requisitos

exigidos.

Otorgar licencias de excavación sin el

cumplimiento de la totalidad de los

requisitos.


Ciudad.* Fomentar practicas indebidas

por parte de tramitadores.* Afectación a la calidad de vida

de los ciudadanos.

15M

DO

ER

AD

A

1- La solicitud de Licencia de Excavación (FO-CI-02) debe radicarse en correspondencia, donde al momento de recibir efectúan un primer filtro de

verificación de documentación requerida, dejando por escrito y como parte del expediente las observaciones respecto al cumplimiento de

requisitos (formato de revisión de información).2- Una vez la solicitud es recibida por el profesional

se verifica el cumplimiento y validez de la información entregada como soporte, acorde con la

lista de chequeo establecida en el formato de solicitud (FO-CI-02).

3- Si en el momento de la revisión se encuentra documentos faltantes o que no tienen validez dentro del proceso, se requiere al solicitante

mediante Acta de observaciones y correcciones.

5B



1- Decreto Nacional 1469-2010

«...reglamenta las disposiciones relativas a las

licencias urbanísticas...»

2- Procedimiento PR-CI-09 Expedición y

recibo de licencias de excavación V_5.0




Acciones asociadas: Para el periodo analizado se revisaron los expedientes físicos de seis (6) tramites de expedición de licencia de excavación, así:a. LE-223-2017 e. LE-259-2017b. LE-233-2017 f. LE-267-2017c. LE-255-2017 d. LE-246-2017 La información puede ser verificada tanto en los expedientes de cada Licencia, como en los aplicativos dispuestos para tal fin en la DTAI.


Ejecutado: 6 / 6 = 100%

Acorde a lo programado, se revisaron los expedientes físicos de seis (6) solicitudes a las cuales se les otorgo Licencia de Excavación, encontrando que en cada carpeta se encontraba la totalidad de documentos exigidos para la expedición. Se evidencio que algunas solicitudes estaban inicialmente incompletas y fueron ajustadas luego del envió del Acta de Observaciones por parte de la DTAI.

Así las cosas, se puede evidenciar que el control establecido es efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.

Acuerdos entre el concesionario y el profesional de la entidad, para no reportar la totalidad de costos

variables

Que se presente manipulación de los

sistemas electrónicos instalados en

parqueaderos de manera que no se

reporte la totalidad de los componentes

variables.

15M

DO

ER

AD

A 1- El supervisor del contrato se encarga de revisar y calcular el valor que el concesionario debe

consignar mensualmente al IDU.2- Se realizan visitas de inspección a los

parqueaderos con el fin de tomar información de las bases de datos e imprimir reporte de operación, en

tiempo real por muestreo.

10B


aleatorias Vs. Informe del Concesionario.

1- Contratos de concesión de parqueaderos

vigentes2- Instructivo IN-CI-03

Supervisión de contratos de concesión de

parqueaderos V_1.0




Acciones asociadas: Para el periodo analizado se realizaron veintidós (22) visitas de recolección de información a través de las cuales se pudieron confirmar los reportes presentados por el Concesionario en el Informe Mensual.La información puede ser verificada en Orfeo y en los expedientes del contrato en la DTAI.

(# de revisiones periódicas aleatorias realizadas / # de revisiones periódicas aleatorias programadas)

Ejecutado: 24 / 24 = 100%

Acorde a lo programado, se efectuaron veintidós (22) revisiones en las cuales se comparó la información de la base de datos del concesionario contra el informe mensual, lo que permitió determinar la veracidad de las cifras reportadas.

Con esto podemos evidenciar que el control establecido es efectivo, lo que nos permitió alcanzar el 100% de control.









PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLESPR

EVEN

TIVO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR






ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


SGI EDGAR FRANCISCO URIBE RAMOS Subdirector General de Infraestructura

DTM OSCAR RODOLFO ACEVEDO CASTRO Director Técnico de Mantenimiento (E)

DTAI GUSTAVO MONTAÑO RODRIGUEZ


Director Técnico de Administración de Infraestructura





ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL


CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

Rar

a ve

z

May

or


100-

dis

min

uye

2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

30 d

e A

bril

- 31

de A

gost

o

DIR

EC

TOR

TE

CN

ICO

DE

PR

OC

ES

OS

SE

LEC

TIV

OS



Estructurar, adelantar, orientar y acompañar la gestión precontractual y contractual, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, para el éxito de los procesos institucionales.AN

ÁLISIS (Riesgo inherente)RIESGO

Descripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

Falta de idoneidad y/o desconocimiento de procedimientos y normas por parte servidores públicos (Personal de planta y contratistas de prestación de servicios) que permiten injerencia indebida de terceros en desarrollo de los proceso de selección.

C.GC.01

Que por acción u omisión en la

aplicación de los procedimientos

y/o inobservancia de las

competencias y funciones

establecidas en la entidad y/o por

uso indebido del poder se adelanten

procesos de selección

direccionados para favorecer a

un particular

1. Detrimento Patrimonial2. Investigaciones disciplinarias, fiscales y/o penales3. Necesidades no satisfechas4. Mala imagen de la entidad ante la comunidad5. No ejecución del contrato6. Acciones judiciales en contra del instituto.7. Incumplimiento de las obligaciones contractuales.8. Perdida de confianza y credibilidad ante la comunidad y partes interesadas.

10B

AJA

1. Comité de contratación del IDU.2. Pliegos modelo por modalidad de selección, estructurados por DTPS - SGJ, aprobados por Comité de contratación y divulgados a través de intranet, que incluyen la aplicación de una fórmula aleatoria que puede depender de índices definidos por el mercado bursátil, con el fin de establecer el orden de elegibilidad en la etapa de evaluación de las ofertas en la licitaciones públicas adelantadas por el Instituto.3. Procedimientos documentados para los tipos de contratación.4. Capacitación y/o entrenamiento específica por parte de los que intervienen en los procesos de selección.5. Mesas de trabajo con las áreas solicitantes de los procesos antes y/o durante la consolidación de los pliegos de condiciones.6. Inclusión en los pliegos modelo por modalidad de selección, de cláusulas sobre las inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de interés y la exigencia a los proponentes de manifestaciones juramentadas sobre la incursión en causales de inhabilidad, incompatibilidad y/o conflicto de intereses.7. Verificación de la certificación emitida por la DTGC, sobre inhabilidades de los proponentes, por parte del evaluador jurídico.8. Se realiza una reunión previa a la publicación del informe de evaluación al interior de la DTPS por parte del comité evaluador y el Director Técnico de la DTPS. 9. Establecimiento de periodo de contra observaciones a los informes de evaluación.10. En el informe de evaluación se emite el concepto de rechazo o habilidad del proponente.

10B

AJA

Continuar con la celebración de sesiones del Comité de Contratación y/o el que haga sus veces, con el fin de determinar políticas de contratación que se verán reflejadas eventualmente en los modelos de pliegos de condiciones por modalidad de selección, manual de contratación y/o en los procedimientos del área, que según el caso serán debidamente socializadas y aplicados.En el término de evaluación de los procesos de selección, particularmente en desarrollo de la evaluación legal verificar RUP, antecedentes penales, fiscales y/o disciplinarios y consulta a la DTGC y declaración de los oferentes en sus propuestas.

1. Actas de Comité de Contratación.2. Modelos de pliegos de condiciones por modalidad de selección estandarizados y publicados.3. Procedimientos y formatos relacionados con los procesos de selección implementados y aplicados4. Solicitud de ajustes de los documentos previos al área técnica mediante memorando (ORFEO).5. Actas de pre comité 6. Certificaciones emitidas por la DTGC para verificar inhabilidad y RUP.7. Evaluación legal


Causas: No realizaron modificaciones

Riesgo: No realizaron modificaciones

Consecuencias: No realizaron modificaciones

Controles: Se ajusta la redacción del control No. 8


Número de procesos con observaciones que contegan requisitos atípicos / Total

de procesos recibidos en el período

0 / 57 = 0 procesos

Durante el periodo analizado se radicaron 57 procesos de contratación en la DTPS, de los cuales 57 procesos de contratación tuvieron observaciones

comunes a los mismos.

Evaluaciones legales finales publicadas / Evaluaciones legales

finales programadas según cronogramas

29/29* 100% = 100% de evaluaciones

Para el periodo analizado, se programaron 29 procesos de

contratación para ser adjudicados, de los cuales se publicó el 100% de todas

las evaluaciones legales

Intervención colusiva de los directivos, funcionarios y/o contratistas que intervienen en el proceso de selección con personas ajenas al área para favorecer la adjudicación del proceso de selección.

Establecimiento de condiciones técnicas, reglas o parámetros en la estructuración técnica de los procesos de selección que permiten direccionar previamente su adjudicación.

Indebida aplicación de los criterios de evaluación

uso indebido del poder y/o acción u omisión que permita la adjudicación a un proponente incurso en causal de inhabilidad.



CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo inherente)RIESGO

Descripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

Rar

a ve

z

May

or


100-

dis

min

uye

2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

30 d

e A

bril

- 31

de A

gost

o

DIR

EC

TOR

TE

CN

ICO

DE

PR

OC

ES

OS

SE

LEC

TIV

OS

Impr

obab

le

May

or

SI SI NO SI SI NO SI SI SI SI

85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

30 d

e A

bril

- 31

de A

gost

o

DIR

EC

TOR

TE

CN

ICO

DE

PR

OC

ES

OS

SE

LEC

TIV

OS

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Seg

ún e

vent

o

30 d

e A

bril

- 31

de A

gost

o

DIR

EC

TOR

TE

CN

ICO

DE

PR

OC

ES

OS

SE

LEC

TIV

OS

Complicidad de personal del (planta y/o contratistas de prestación de servicios, outsourcing) de la DTPS y de las áreas estructuradoras.

Deficiencias en el control de la información de los procesos de selección

C.GC.03

Utilización irregular y/o fuga de la información conocida con ocasión de sus funciones y/u obligaciones contractuales por quienes intervienen en el proceso de selección, con el propósito de favorecer a un particular

1. Investigaciones disciplinarias, fiscales y/o penales2. Inequidad en la participación de los proponentes favoreciendo un particular3. Acciones judiciales en contra del Instituto.4. Empleo de la información iregularmente obtenida para manipular la adjudicación5. Mala imagen de la entidad ante la comunidad y partes interesadas

10B

AJA

1. Cláusula de confidencialidad en los contratos de prestación de servicios.2. Perfiles de usuario restringido para el acceso a la red por parte de los servidores públicos y contratistas de la DTPS.3. Designación de un responsable de la documentación para cada proceso4. Registro de control de acceso a la oficina de la DTPS5. Políticas de confidencialidad en los procedimientos estandarizados y socializados mínimo una vez en el trimestre.

10B

AJA

Integración de las políticas de confidencialidad a los procedimientos estandarizados, a las minutas PSP y fortalecimiento de los mecanismos de ingreso a DTPS (físico y tecnológico).

1. Minuta de contrato de prestación de servicios. 2. Planilla de registro de ingreso al área restringida DTPS.3. Solicitud de perfiles de usuarios restringidos a la STRT4. Formato de designación de evaluadores.


Causas: No se realizaron modificaciones

Riesgo: No se realizaron modificaciones

Consecuencias: No se realizaron modificaciones

Acciones asociadas: No se realizaron modificaciones

Divulgación de procedimientos de DTPS realizados (presentaciones, Noti DTPS o

memorando)___________

Divulgación trimestral de políticas y/o procedimientos de DTPS que incluyan

políticas de confidencialidad

4/4 *100 = 100%

El 19 de mayo de 2017 se realizó una reunión con los servidores públicos de la

DTPS con el fin de revisar los roles, procedimientos y responsabilidades del

área para Licitación Pública.

El 26 de mayo de 2017 se realizó una reunión con los servidores públicos de la

DTPS con el fin de revisar roles, procedimientos y responsabilidades del

área para Concurso de Méritos

El 30 de junio de 2017 se realizó una reunión con los servidores públicos de la

DTPS con el fin de revisar roles, procedimientos y responsabilidades del

área para Selección Abreviada de Menor Cuantía - SASI

El 17 de agosto de 2017 se realizó una reunión con los servidores públicos de la

DTPS con el fin de divulgar la nueva estratagia de trabajo del Director Técnico de Procesos Selectivos

Maniobras dilatorias de quienes tienen a su cargo el tramite de los documentos precontractuales (contratistas y/o servidores públicos) que conllevan a la publicación extemporánea de estos documentos.

Acuerdos entre personal del IDU (servidores públicos y/o contratistas de prestación de servicios) y proponentes para no publicar oportunamente la información del proceso de contratación.

C.GC.04

Omisión o inoportunidad de la publicación de los documentos en los portales de contratación, con el fin de manipular la información y favorecer a un particular

1. Investigaciones disciplinarias, fiscales y penales2. Inequidad en la participación de los proponentes favoreciendo un particular3. Acciones judiciales en contra del Instituto4. Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.

20M

OD

ER

AD

A

1. Procedimientos estandarizados segun modalidad de selección.2. Designación de personal responsable del trámite operativo de las publicaciones en los portales de contración 3. Implementación de alertas en la plataforma del correo institucional para notificar vencimientos de publicaciones

5B

AJA

Generación de reporte mensual de publicaciones.

1. Constancia de publicación de los documentos precontractuales incluida en el expediente físico del proceso, conforme lo establecen los procedimientos estandarizados.


Causas: No se realizaron modificaciones.

Riesgo: No se realizaron modificaciones

Consecuencias: No se realizaron modificaciones

Controles: Se elimina el anterior control No.3, y se incluye un nuevo control

Acciones asociadas: Se cambia la periodicidad (semanal a mensual) de la generación de los reportes

Número de procesos con publicación de documentos por fuera de tiempo /

Número de procesos con publicación de documentos del periodo

4 /29 * 100% = 14%

Publicación oportuna de 350 documentos aproximadamente,

correspondientes a los 29 procesos adjudicados, equivantes a un 86%;

publicación extemporánea de 4 procesos equivalente al 14%

Intereses economicos de terceros (proponentes), dirigidos a obtener por medios persuasivos no licitos determinado comportamiento por parte del comité evaluador.

C.GC.05

Presiones indebidas de terceros, tendientes a obtener el favorecimiento a un particular, mediante la adjudicación irregular de un proceso de selección.

1. Investigaciones disciplinarias, fiscales y penales2. Inequidad en la participación de los proponentes favoreciendo un particular3. Acciones judiciales en contra del Instituto4. Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.

20M

OD

ER

AD

A

1. Procedimientos documentados para los tipos de contratación.2. Cláusula de confidencialidad en los contratos de prestación de servicios.3. Perfiles de usuario restringidos4. Socialización y aplicación a los funcionarios y contratistas de prestación de servicios de apoyo a la gestión de política operacional de confidencialidad de no suminsitrar información de los procesos de contratación.5. Aplicación de política de confidencialidad para el comité evaluador designado.

20M

OD

ER

AD

A

1. Integración de las políticas de confidencialidad a los procedimientos estandarizados, a las minutas PSP y fortalecimiento de los mecanismos de ingreso a DTPS (físico y tecnológico).2. Codificación de los perfiles de usuario para el acceso a la red por parte de los servidores públicos y contratistas de la DTPS.

1. Minuta de contrato de prestación de servicios. 2. Planilla de registro de ingreso al área restringida DTPS.3. Solicitud de perfiles de usuarios codificados a la STRT4. Formato de designación de evaluadores.



Riesgo: No se realizaron modificaciones.

Consecuencias: No se realizaron modificaciones.

Controles: No se realizaron modificaciones.

Acciones asociadas: Se ajusta la redacción de la Acción Asociada No.2

Se realizaron 7 contratos de prestación en este periodo de los cuales todos

tienen en sus contratos la cláusula de confidencialidad de la información.

Adicionalmente, se lleva el control del ingreso de otros funcionarios a la DTPS,

con el registro de planillas diarias Se lleva el control de los formatos de desingación de evaluadores de los

procesos asignados durante el periodo



CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo inherente)RIESGO

Descripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

Impr

obab

le

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Men

sual

No Aplica

30 d

e A

bril

- 31

de A

gost

o

DIR

EC

CIÓ

N T

ÉC

NIC

A D

E G

ES

TIÓ

N C

ON

TRA

CTU

AL

Impr

obab

le

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

30 d

e A

bril

- 31

de A

gost

o

DIR

EC

CIÓ

N T

ÉC

NIC

A D

E G

ES

TIÓ

N C

ON

TRA

CTU

AL

Impr

obab

le

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Men

sual

No Aplica

30 d

e A

bril

- 31

de A

gost

o

DIR

EC

CIÓ

N T

ÉC

NIC

A D

E G

ES

TIÓ

N C

ON

TRA

CTU

AL



Subdirección General Jurídica Sandra Liliana Roya Blanco Subdirectora General (E)

Dirección Técnica de Procesos Selectivos Ferney Baquero Figueredo Director Técnico

Dirección Técnica de Gestión Contractual Claudia Maria Maje Gaviria Directora Técnica (E)

Incumplimiento de los procedimientos internos y de la normatividad vigente, por omisión o desconocimiento.

No identificación previa de las competencias y requisitos adecuados que deba cumplir un perfil para la contratación.

Posible falsedad en los documentos requeridos para el perfeccionamiento del contrato.

C.GC.06

Que por omisión o extralimitación de funciones o por instrucciones de la alta gerencia o por indebida presión de terceros se celebren contratos sin el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normatividad con el ánimo de favorecer un particular.

1. Investigaciones Disciplinarias 2. Hallazgos por parte de los entes de control.3. Contratación de personal no idóneo para la ejecución del objeto 4. Incumplimientos contractuales5. Reprocesos adminsitrativos6. Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.

20M

OD

ER

AD

A

1. Plan anual de adquisiciones.2. Procedimiento actualizado y estandarizado para la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.3.Validación del objeto y las obligaciones especificas contemplados en los estudios y documentos previos. 4. Certificado de Idoneidad y experiencia.5. Revisión y validación por parte del abogado de la documentación soporte de la contratación de acuerdo con la lista de chequeo para la legalización de contratos.6. Jornadas de capacitación internas de los procedimientos del área.7. Revisión periódica de la normatividad aplicable a la contratación estatal y actualización de la documentación soporte del Proceso de Gestión Contractual.

10B

AJA

1. Sistema de Gestión Documental ORFEO.2. Sistema de Información y Acompañamiento Contractual - SIAC.3. Estudios y documentos Previos.4. Matriz de riesgos.5. Certificado de Idoneidad.6. Formato reporte de verificación de cumplimiento de categoría.7. Formato único de Hoja de Vida validado por la STRH.8. Certificados de estudio y experiencia.9. Registros de jornadas de capacitación.






Acciones asociadas: No se realizaron modificaciones.

Número de contratos suscritos sin el lleno de requisitos / Total de contratos suscritos en el periodo

0 / 260 * 100% = 0 %

Para el periodo analizado no se evidencia la suscripción de contratos sin el lleno de los requisitos legales.

Adición de actividades que no guarden relación directa con el alcance del objeto del contrato.(Deficiente análisis de la imputabilidad de las causas que generan la modificación).

El uso inadecuado de figuras establecidas por la Ley para la modificación del contrato.

Dar visto bueno a la solicitud de modificación, omitiendo los requisitos establecidos para realizar modificaciones (Adición, Prorroga otrosí, etc.)

C.GC.07

Realizar modificaciones contractuales omitiendo los requisitos legales, técnicos y/o presupuestales con el fin de favorecer un tercero.

1. Investigaciones Disciplinarias, fiscales y/o penales.2. Hallazgos por parte de los entes de control.3. Peculado por apropiación.4. Sobrecosto de los proyectos.5. Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.

20M

OD

ER

AD

A

1. Aplicación del Procedimiento de Modificación y suspensión a contratos estatales excepto PSP.2. Aplicación del formato estandarizado Lista de chequeo verificación documental de contratación.3. Actualización del normograma, publicación y socialización de este.4. Procedimiento contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

10B

AJA

1. Revisión de las solicitudes y verificación de los soportes técnicos y financieros por parte del abogado asignado para la elaboración de la modificación y del Director (a) Técnico (a) de Gestión Contractual.

1. Memorando de solicitud de modificación radicado por el sistema de gestión documental ORFEO y sus respectivos documentos soporte.2. Normograma Institucional publicado en la pagina Web institucional con sus respectivas actualizaciones.3. Lista de chequeo verificación documental de contratación debidamente validado por el abogado asignado.







Número de hallazgos u observaciones realizados por entes de control y la OCI de modificaciones contractuales realizadas sin el lleno de requisitos legales en el periodo a reportar = 0

Los informes presentados por los entes de control en lo corrido de la vigencia 2017, no presentan observaciones y/o hallazgos en los cuales se pueda establecer la elaboración de modificaciones contractuales sin el lleno de requisitos legales.

Omisión y/o modificación al momento de incluir la información en la elaboración de las minutas (clausulado específico del contrato)

Presiones internas o externas para alterar los documentos contractuales

C.GC.08

Alteración de las condiciones del proceso de selección adjudicado, las cuales se plasman a través de la minuta contractual con el fin de beneficiar a un particular.

1. Investigaciones Disciplinarias. 2. Hallazgos por parte de los entes de control.3. Demandas a la entidad.4. Alteración del alcance del proyecto.5. Reprocesos administrativos.6.Impacto reputacional del instituto en cuanto la perdida de confianza y credibilidad.

40A

LTA

1. Estructuración de minutas tipo.2. Envió de minuta al área técnica para revisión con anterioridad a la suscripción del contrato.3. Revisión periódica de las minutas por cambios normativos en materia de contratación.4. Revisión por parte del abogado asignado y del Director (a) Técnico (a) de Gestión Contractual de la información contrastando la minuta, la resolución de adjudicación, los estudios previos, pliegos de condiciones, anexos técnicos, adendas y en general toda la documentación de la etapa precontractual. 5. Solicitud del expediente físico al Archivo de la entidad para verificar cada uno de los documentos de la etapa precontractual.

20M

OD

ER

AD

A

1.Memorando de solicitud para la elaboración de contrato y sus correspondientes anexos radicados en el Sistema de Gestión Documental ORFEO. 2. Sistema de Información y Acompañamiento Contractual SIAC.3. Portal de contratación pública de Colombia Compra Eficiente4. Lista de chequeo de verificación documental validada por el abogado asignado.







Número denuncias, quejas y/o hallazgos u observaciones realizados por funcionarios, ciudadanos o entes de control o de la OCI, sobre inconsistencias de las minutas frente a la documentación del proceso adjudicado = 0

Los informes presentados por los entes de control en lo corrido de la vigencia 2017 no presentan observaciones y/o hallazgos en los cuales se pueda establecer la alteración de las condiciones del proceso de selección adjudicado lo cual se evidencie en la minuta. Tampoco se cuenta con denucias o quejas



X22






ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN LEGAL


CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

Impr

obab

le

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JOS

E F

ER

NA

ND

O S

UA

RE

Z V

EN

EG

AS



DIRECCIÓN TÉCNICA DE GESTIÓN JUDICIAL JOSE FERNANDO SUÁREZ VENEGAS DIRECTOR TÉCNICO

SUBDIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA SANDRA LILIANA ROYA BLANCO SUBDIRECTORA GENERAL E



Garantizar la representación judicial y extrajudicial en los procesos en que el Instituto haga parte como demandante o como demandado.



RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

Que el profesional del IDU (abogado) induzca al Comité de Conciliación a tomar una decisión con

un fundamento probatorio que no corresponde a la realidad para favorecer a

un tercero.

Que la información dada por las diferentes áreas

del IDU no sea real, confiable y oportuna, no permitiendo el debido recaudo probatorio.

Tráfico de influencias. (Acuerdos entre el

responsable IDU y la contraparte)

C.GL.01

Que no se inicien o

adelanten las acciones

judiciales de demanda y/o de

defensa producto de una denuncia, queja o auditoría que

indiquen un acto de corrupción

que cursen en la entidad, por omisión y/o

extralimitación del responsable del proceso al

interior del IDU.

1 Detrimento Patrimonial.

2. Investigaciones disciplinarias.3. Pérdida de

credibilidad del IDU ante la ciudadanía.

40A

LTA

1. Aplicación del procedimiento de

Conciliación Prejudicial y Judicial. (Generación de

Ficha de conciliación, Concepto Técnico y Actas

de Comité de Conciliación).

2. Alimentar el sistema de información de la Alcaldía SIPROJ.

3. Archivos Físicos por expediente

20M

OD

ER

AD

A 1. Realización de Comites y Precomites

de Conciliación. 2. Comites de Autocontrol y Seguimiento.

1. Actas de Comité.2. Ficha de Análisis

de Sentencias. 3.Expediente fisico


Causas: No se realizan modificaciones

Riesgo: Se ajusta la redacción del riesgo, haciendo claridad sobre los tipos de acciones que podría produccir un acto de corrupción.

Consecuencias: No se realizan modificaciones

Controles: No se realizan modificaciones

Acciones asociadas: No hay modificacion.

Indicador: Se ajusta la formula del indicador relacionando los actos de corrupción tramitados/revisados.

Número denuncias, quejas, conocimiento de oficios e informes de auditoría asociados con actos de corrupción tramitados / Número de denuncias, quejas, conocimiento de oficio e informes de auditoría recibidos asociados con actos de corrupción.

En el periodo a evaluar la Dirección Técnica de Gestion Judicial no fue notificada de ninguna denuncia, queja o informe de auditoria que mostrara alguna conducta de corrupción que se requiera investigar.






ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL, CALIDAD Y SST


CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIASPR

OB

AB

ILID

AD

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.A

C.0

1

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o



RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE LÓPEZ SUBDIRECTOR GENERAL

CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA ASESORA

PAULA TATIANA ARENAS GONZALEZ SUBDIRECTOR TÉCNICO



Definir e Implementar prácticas en Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con las necesidades organizacionales, los requisitos legales y normativos con el fin de mejorar el desempeño

de la Entidad.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RAC

IÓN

CON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


Servidores con poder de decisión que influyen en la eliminación de controles o crean excepciones para la aplicación de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión.

Que al aplicar el procedimiento y los controles necesarios para la creación, actualización o eliminación de documentos del SIG, se aprueben los mismos con el fin de favorecer a un tercero.

Omitir responsabilidades, manipular

controles, procedimientos y documentos

a través del uso indebido

del poder para beneficiar a un

particular.

1. Investigaciones disciplinarias2. Perdida de

recursos (Detrimento patrimonial)

3. Pérdida de credibilidad en el

SIG4, Pérdida de

trazabilidad de la documentación del

SIG5. Reprocesos

10B

AJA

1. Aplicación del procedimiento de control de documentos, de la Guía de Documentación y del formato

de eliminación ó derogación, cuenta con diferentes puntos de

control entre los que se destacan: revisión y aprobación por parte de los responsables de los procesos

y validación por parte de la jefatura de la OAP quien analiza

la pertinencia de creación o derogación de los documentos.

2. Para la elaboración o modificación de manuales

adicional a los controles anteriores se requiere la

aprobación por acto administrativo de la Dirección

General, aclarando que este acto administrativo aplica a los

manuales que vinculan a un externo de la entidad.

3. Comité Directivo del SIG, para revisión y aprobación del Sistema

Integrado de Gestión.

10B

AJA

1. Validación por parte de la OAP

(profesionales y jefe) de la documentación a implementar en el

SIG, verificando adecuación con

respecto al Sistema Integrado de Gestión y su integración con

la estructura organizacional del

IDU. 2. Revisiones y aprobación del

Sistema Integrado de Gestión por parte del Comité Directivo del

SIG.

1. Formato de derogación de documentos

2. Resoluciones3. Memorandos

4. Actas de reunión para modificación de

documentos.5. Actas de reunión

de comité SIG.


Causas: Se mantiene igual. Riesgo: Se mantiene igual.

Consecuencias: Se mantienen las mismas consecuencias.

Controles: Se ajustan los numerales 2 y 3 en su redacción.

Acciones Asociadas: Se ajusta la redacción del númeral segundo de las acciones.

Registro: No se modificó, sigue igual.

Indicador: Se ajusta para este periodo.

JEFE

OFI

CIN

A A

SE

SO

RA

DE

PLA

NE

AC

IÓN

/ S

UB

DIR

EC

TOR

GE

NE

RA

L D

E G

ES

TIÓ

N

CO

RP

OR

ATI

VA

/ S

UB

DIR

EC

CIÓ

N G

EN

ER

AL

DE

DE

SA

RR

OLL

O U

RB

AN

O

# Documentos actualizados / # De solicitudes de

actualización de documentos.

= 94/100 = 0.94

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS: No se eliminó ninguno.


SUBDIRECCIÓN GENERAL DE GESTIÓN CORPORATIVA

SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS


X16






ENTIDAD: PROCESO: RECURSOS FÍSICOS


CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.R

F.01

Rar

a ve

z

Mod

erad

o


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Sub

dire

ctor

a Té

cnic

a de

Rec

urso

s Fí

sico

s



Administrar, gestionar y suministrar los bienes muebles e inmuebles de la entidad así como, los recursos físicos de forma oportuna, adecuada y eficiente, asegurando el normal funcionamiento de los procesos y las áreas del Instituto y la correspondiente satisfacción de las necesidades internas.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

1. Administración inadecuada del inventario (desactualización de la información, no identificación de activos, etc.)

2. No cumplimiento de políticas y procedimientos para entrega y recibo de elementos en el almacén y/o bodega.

3. Fraude por parte de funcionarios y/o proveedores en la recepción de elementos.

ROBOS DE ACTIVOS

FÍSICOS EN EL ALMACEN, O

BODEGAS DEL IDU O EN USO

DEL PERSONAL

DEL IDU

Pérdida de los bienes muebles de la EntidadDetrimento patrimonial

Investigaciones disciplinarias y/o fiscales

Afectación de los activos fijos

Pérdida de los bienes muebles de la EntidadDetrimento patrimonial

Investigaciones disciplinarias y/o fiscales


5B

AJA

Uso del procedimiento Administración de Inventario de Bienes PR-RF-103 Así mismo al Manual MGFR02- Manual de administración de Bienes muebles e Inmuebles del IDU

5B

AJA

1 Realización de inventario físico anual

2. Realización de inventario mensual a Quince (15) funcionarios de planta y

contratistas.3. Aplicación y control de inventarios, a través del

formato de paz y salvo del IDU al retiro de contratistas y

funcionarios.4. Realización mensual de informe de existencia en

bodegas.5. Realización de arqueos

trimestrales de los bienes en bodega.

Registro en el sistema STONE módulo inventarios

Revisión para validación y firma del formato de paz y

salvo de la Entidad

Reporte de existencias del aplicativo Stone y planilla

de arqueos en Bodega


Causas: Se mantienen las causas identificadas

Riesgo: El riesgo no sufre ningún tipo de modificación y se evidencia que no se ha materializado

Consecuencias: Se mantienen las consecuencias identificadas

Controles: Se mantienen los mismos controles. Solo se combinaron las filas para que estén asociadas a cada riesgo.

Acciones asociadas: Se mantienen las mismas acciones

Número de denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se evidencie el robo de activos físicos en el almacén, o bodegas del IDU en el periodo a reportar

Resultado: Cero (0)

Análisis: Durante el periodo reportado no se han presentado denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control respecto a la materialización del riesgo



CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

C.R

F.02

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Sub

dire

ctor

Téc

nico

de

Rec

urso

s Fí

sico

s

1. Realización de pagos a terceros sin el cumplimiento de los requisitos establecidos para el manejo de la caja menor

2. Compra de bienes y/o servicios no autorizados

PÉRDIDA DE RECURSOS

FINANCIEROS DE LA CAJA MENOR DEL

IDU

No contar con los recursos presupuestales para adquirir bienes imprescindibles, necesarios y/o urgentes.

Clausura de la caja menor

Investigaciones disciplinarias

Sanciones de inhabilidad para ser nombrado en el Estado.

20M

OD

ER

AD

A

Uso del Manual de Manejo y Control de cajas menores de la Secretaria de Hacienda Distrital (Resolución No. DDC-000001 12 de mayo de 2009)Uso del procedimiento Ejecución de compras (PR-GAF-098)Registro de doble firmas para autorización de transacciones bancarias de la cuenta de caja menor.

Uso y verificación del correcto diligenciamiento y aprobación del formato SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS POR CAJA MENOR (FO-RF-01) .

Uso de la guía GU-GF-01 Guía pago a terceros.

20M

OD

ER

AD

A Arqueos de autocontrol en el manejo de la caja menor

Arqueos de control por parte de la Oficina de Control

Interno.

Actas de arqueo

Saldos en Bancos

Reporte del aplicativo Stone


Causas: Se suprime la causa N° 3: "Pago a terceros que no cumplan con los requisitos para ser girados por caja menor" en razón a que la causa se encuentra contenida en la N° 1

Riesgo: El riesgo no sufre ningún tipo de modificación




No. De desviaciones por faltantes presentadas en el periodo (cuatrimestre).

Resultado: Cero (0)

Análisis: En el periodo comprendido entre del 01/05/2017 a 30/08/2017 se han realizado 2 arqueos por parte de la ordenadora del gasto, no registrándose faltante alguno. Adicional se atendió la recomendación por parte de la Oficina de Control Interno, quienes el cuatrimestre pasado sugirieron hacer el cambio de la clave de la caja fuerte.



CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

C.R

F.03

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Sub

dire

ctor

Téc

nico

de

Rec

urso

s Fí

sico

s1. Ausencia de protocolos para el acceso a la información de los videos e ingreso de personal

2. Acuerdos entre funcionarios y personal de vigilancia para adulterar información de ingreso y videos de las cámaras del IDU.

3. Administración inadecuadas de los registros de ingreso y Backup de videos.

MANIPULACIÓN DE LA

INFORMACIÓN DE INGRESO

DE PERSONAL Y DE LAS

CÁMARAS DE VIDEO CON EL

FIN DE OCULTAR

INFORMACIÓN

Pérdida o manipulación indebida de información o bienes del IDU

Falsedad o adulteración en la información de accesos y registros de seguridad. Investigaciones disciplinarias y/o administrativas

10B

AJA

Uso del Manual de Seguridad Física (MG-GAF-003)Se da cumplimiento al contrato de Vigilancia y Seguridad de las desde Administrativas del IDU

Preservación como obligación del contratista del servicio de vigilancia, de los archivos, carpetas de ingreso y salida de elementos y visitantes, consignas, libros, cuadernos de minuta, grabaciones y demás documentos relativos a la ejecución del contrato, por un término no inferior a cinco (5) años, después de finalizado el contrato y los cuales estarán a disposición del IDU.

Cumplimiento del contrato de Vigilancia y Seguridad Privada a las desde Administrativas del IDU

5B

AJA

* Implementación del Manual de Seguridad Física (MG-GAF-003).

* Reporte de la empresa de vigilancia indicando la realización del Back Up de las grabaciones del circuito cerrado de televisión. • Reporte mensual de la empresa de vigilancia con el registro de visitantes en las sedes IDU.

* Back up de la información del software de control de acceso de la Entidad por parte de la STRT

* Oficio dirigido a la firma de vigilancia, solicitando la estricta implementación y cumplimiento del Manual de Seguridad Física (MG-GAF-003).

• Capacitación a los guardas de vigilancia en el Manual de Seguridad Física (MG-GAF-003).

• Inclusión de clausula contractual en donde se establece la responsabilidad de conservar los archivos, carpeta de ingreso y salida de elementos y visitantes, consignas, libros, cuadernos de| minuta, grabaciones y demás documentos relativos a la ejecución del contrato por un término no inferior a cinco (5) años, después de finalizado el contrato, los cuales estarán a disposición del IDU.

• Informe mensual del la empresa de vigilancia con el registro de visitantes en las sedes IDU.



Riesgo: Se mantiene la descripción. El riesgo no se materializó en el período.


Controles: Se adiciona un control en cuanto a la inclusión de una clausula contractual


Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se evidencie la manipulación de la información de ingreso de personal y de las cámaras de video.

Resultado: Cero (0)

Análisis: Durante el periodo reportado no se han presentado denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control respecto a la manipulación de la información de ingreso de personal y de las cámaras de video con el fin de ocultar información



CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

C.R

F.04

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Sub

dire

ctor

Téc

nico

de

Rec

urso

s Fí

sico

s

C.R

F.05

Rar

a ve

z

Mod

erad

o


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Sub

dire

ctor

Téc

nico

de

Rec

urso

s Fí

sico

s

Trámite ineficiente a reclamaciones por parte del IDU, ante el corredor de seguros, por acuerdo en beneficio de un tercero.

MANEJO INADECUADO

DE RECLAMACIO

NES ANTE CORREDORES DE SEGUROS, CON EL FIN DE BENEFICIAR A UN TERCERO.

(se materializa con

reclamaciones no efectivas, o

menor valor pagado por parte de la

aseguradora ante una

reclamación)

Imposibilidad de recuperar los bienes muebles o inmuebles siniestrados



10B

AJA

Verificación y seguimiento de la presentación de reclamaciones ante el corredor de seguros dentro del tiempo regular. (60 días)

Exigencia de la presentación del informe de seguimiento del programa de seguros de la Entidad.

• Campañas de capacitación a conductores para minimizar siniestralidad

* Diseño Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESV

5B

AJA

Seguimiento a la ejecución del contrato

Informes de Ejecución generados por el profesional que apoya la supervisión del

contrato

Oficios dirigidos a los corredores de seguros y a la compañía aseguradora



Riesgo: Se mantiene la descripción.




Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el manejo inadecuado de reclamaciones ante corredores de seguros para beneficiar un tercero.

Resultado: Cero (0)

Análisis: En la actualidad y durante lo corrido de la actual vigencia no se tiene conocimiento de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el manejo inadecuado de reclamaciones ante corredores de seguros para beneficiar un tercero.

1. Inadecuado control al contrato de suministro de combustible

2. Por acuerdo entre conductores (planta o contrato) suministro de menor cantidad de combustible y posteriores favores por parte de la Estación de Gasolina

ROBO CONTINUADO

DE COMBUSTIBLE O REPUESTOS

DE VEHÍCULOS

Detrimento en el patrimonio público 5

BA

JA

Control del soporte físico del suministro de gasolina el cual es generado automáticamente por la máquina que expende el combustible.

Instalación de Chip de control en el vehículo y no puede ser suministrado en ningún carro diferente al de la Entidad

Control en la plataforma de la empresa que suministra combustible

5B

AJA

Seguimiento del presupuesto del contrato contra los

comprobantes de suministro de combustible

Revisión y control quincenal de la plataforma de suministro

de combustible

Reportes de consumo quincenal por vehículo

Cuadro consolidado mensual de consumos para control de estadísticas por vehículo y generación de

alertas







Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el robo continuado de combustible o repuestos de vehículos.

Resultado: Cero (0)

Análisis:En la actualidad y durante lo corrido de la actual vigencia no se tiene conocimiento de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el robo continuado de combustible o repuestos de vehículos



CAUSASC

ÓD

IGO

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

C.R

F.06

Impr

obab

le

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Men

sual

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Sub

dire

ctor

Téc

nico

de

Rec

urso

s Fí

sico

s

C.R

F.07

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Sub

dire

ctor

Téc

nico

de

Rec

urso

s Fí

sico

s



CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ

SALVADOR MENDOZA SUAREZ

GLORIA PATRICIA CASTAÑO ECHEVERRY

1. Uso inadecuado de la información requerida para la realización de los estudios previos de los procesos de la Subdirección.

2. Favorecimiento de los contratistas mediante la elaboración de documentos precontractuales direccionados

MANEJO INADECUADO

DE LA INFORMACIÓN

REQUERIDA PARA LA

REALIZACIÓN DE PROCESOS CONTRACTUA

LES

CONTRATACIÓN SUBJETIVA

Contratación indebida


Afectación en la prestación del servicio

Favorecimiento a terceros

20M

OD

ER

AD

A Aplicación del manual de gestión contractual del Instituto, para dar cumplimiento a las etapas precontractuales de los procesos

10B

AJA

Cumplimiento con lineamientos de la DTGC

según cuantías de contratación

Comités de seguimiento a los procesos contractuales que

lidera la DTPS

1) Ficha técnica de la necesidad de bien o servicio a adquirir

2) Estudios de sector

3) Cotizaciones para análisis de mercado

4) Estudio de mercado

5) Estudios y documentos previos que describen la necesidad y anexan las

conclusiones del análisis del sector.


Causas: Se mantienen las mismas

Riesgo: Se mantiene el mismo y no se evidencia materialización en el período.


Controles: Se mantienen los mismos.


Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique el manejo inadecuado de la información requerida para la realización de procesos contractuales o se presente contratación subjetiva.

Resultado: Cero (0)

Análisis:Durante el periodo reportado no se han presentado denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control respecto a la materialización del riesgo

1. Carencia de políticas y procedimientos de supervisión

2. Concentración del ejercicio de supervisión en cabeza de la Subdirección Técnica

3. Supervisión inadecuada de los contratos de bienes y servicios del IDU.

4. Inadecuados estudios y pliegos precontractuales

5. Personal no idóneo para ejercer el apoyo a la supervisión técnica y administrativa de contratos.

EJECUCIÓN DE

CONTRATOS REALIZADA

PARA FAVORECIMIE

NTO A TERCEROS

Detrimento en el patrimonio público

Afectación al servicio

Pérdida de confianza hacia la Entidad


10B

AJA

Aplicación del manual de Interventoría y supervisión contractual del Instituto lograr una ejecución que permita el cumplimiento de los objetivos Estatales.

5B

AJA

Actividades de socialización al personal de la STRF en el cumplimiento del manual interventoría y supervisión de contratos

Revisión de informes de supervisión frente a las obligaciones contractuales

Reuniones de seguimiento con el contratista para verificar ejecución y cumplimiento de los contratos.

Designación por parte del supervisor del contrato del personal de apoyo a esta labor.

Actas de seguimiento a la ejecución contractual

Informes de ejecución de los contratos y seguimiento al mismo


Causas: Se incluye la causa # 5 y adicionalmente se precisa la redacción de la causa #2.

Riesgo: Se mantiene el mismo y no se evidencia materialización en el período.


Controles: Se mencionan dos controles adicionales.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas

Número de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique la ejecución inadecuada de contratos para el favorecimiento de terceros.

Resultado: Cero (0)

Análisis: Durante el periodo reportado no se han presentado denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control respecto a la materialización del riesgo

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS: En el presente seguimiento no se han eliminado riesgos.



DIRECCIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DIRECTORO TÉCNICO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS

SUBDIRECTORA TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS





ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO



PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.RH.01P

osib

le

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e en

ero

- 30

de a

bril

Sub

dire

ctor

a Té

cnic

a de

Rec

urso

s H

uman

os

C.RH.03

Impr

obab

le

May

or


100-

dis

min

uye

2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e en

ero

- 30

de a

bril

Sub

dire

ctor

a Té

cnic

a de

Rec

urso

s H

uman

os



STRH Paula Tatiana Arenas González

DTAF Salvador Mendoza Suárez Director Técnico Administrativo y Financiero

SGGC Carlos Humberto Moreno Bermúdez Subdirector General de Gestión Corporativa



Desarrollar las competencias del talento humano, gestionando planes, programas y proyectos que contribuyan a mejorar su calidad de vida para el cumplimiento de la misión, visión y objetivos estratégicos bajo la normatividad vigente.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

Aporte de documentación falsificada por parte de los

servidores de planta.

Que por omisión de los

procedimientos establecidos, se

reciban documentos

falsificados que soportan la hoja de vida de los servidores que

se posesionaran en planta (LNR, Provisionalidad y en Período de Prueba) con el

ánimo de beneficiar a un

particular.


fiscales.2. Falta de

credibilidad hacia la Institución y funcionarios.

3. No contar con el personal idóneo

para desarrollar las funciones.

30A

LTA

1. Recepción y verificación del Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural contra soportes

presentados por los funcionarios y/o contratistas de prestación de

servicios.2. Diligenciamiento de la Lista de

Chequeo de Documentos Requeridos para la Posesión de

Funcionarios.3. Elaboración de oficio de

convalidación de estudios a las instituciones educativas para verificar la autenticidad de los soportes de estudio aportados.

5B

AJA

1. Verificar a las personas que ingresan mediante

nombramiento en período de prueba, provisional y de Libre Nombramiento y Remoción la autenticidad de los títulos de

formación

1. Oficios de solicitud de autenticidad a instituciones

educativas.2. Lista de chequeo de documentos requeridos

para la posesión de funcionarios.

3. Formato Único de Hoja de Vida Persona Natural del funcionario o del contratista


Causas: Continua la misma causa.

Riesgo: Se mantiene el mismo riesgo.

Consecuencias: Las consecuencias siguen las mismas.

Controles: No varían.

Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.

* Número de personas que aportó

documentos no auténticos / Número de

personas en provisionalidad,

período de prueba y/o libre nombramiento que conforman la

planta 0 / 128 = 0,0%

Fraude por parte de servidores que administran la nómina, o por los servidores que administran los sistemas.

Que por omisión y/o

extralimitación se alteren las

bases de datos de la

información asociada a la

nómina beneficiando y/o afectando a un

servidor.


fiscales.2. Detrimento

patrimonial

20M

OD

ER

AD

A

Seguimiento y revisión por parte del coordinador de nómina, analistas y

técnicos de nómina. Se hace revisión detallada de forma manual y automática por medio de un aplicativo desarrollado para la

validación de Nómina

El Sistema de Nómina cuenta con controles de acceso. Además

cuando se realiza la liquidación de la nómina se hace un barrido de la

información que permite establecer alteraciones ocurridas.

El personal encargado del manejo de la nómina es de alto grado de

confianza que lleva gran trayectoria en el Instituto. Además se da

cumplimiento a la programación establecida para la vigencia y existe

un profesional que realiza las revisiones pertinentes.

5B

AJA

Verificar que los registros de la liquidación para el pago de la nómina de los servidores,

se encuentren de acuerdo a la normatividad vigente y con los conceptos y valores a

devengar

Lista de chequeo Nómina

Novedades radicadas por Orfeo

Procedimiento Liquidación de Salario - PR-TH-01


Causas: Continua la misma causa.

Riesgo: Se mantiene el mismo riesgo.

Consecuencias: Las consecuencias siguen las mismas.

Controles: No varían.

Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.No. de alteraciones de las bases de datos de Kactus que generaron mal pago de la nómina

= 0

OBSERVACIONES:Los riesgos se mantienen controlados y no se materializaron durante el período de evaluación.

Subdirectora Técnica deRecursos Humanos



CÓDIGO PROCESO VERSIÓN31/Aug/2017





PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Eje

cuci

ón

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.TI.01

Rar

a ve

z

May

or


30- d

ism

inuy

e 0

Rar

a ve

z

May

or

Dia

rio

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Leyd

y Y

ohan

a P

ined

a A

fana

dor /

Héc

tor A

ndré

s M

afla

Tru

jillo

C.TI.02

Rar

a ve

z

May

or


30- d

ism

inuy

e 0

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Dia

rio

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Leyd

y Y

ohan

a P

ined

a A

fana

dor /

Héc

tor A

ndré

s M

afla

Tru

jillo

GESTIÓN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN


Gestionar la implementación, actualización y mantenimiento de los sistemas de información y la infraestructura tecnológica de acuerdo con las necesidades de la entidad y la incorporación de nuevas tecnologías, para asegurar la confidencialidad,

integridad y disponibilidad de la información requerida en el logro de los objetivos institucionales.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

Inadecuada aplicación de los controles de

acceso a los servicios de TI en la red.

Acceso indebido para manipular o adulterar datos almacenados en

los servidores de la Entidad, en beneficio

propio o de un tercero. (Integridad)

Pérdida de la integridad de la

información.

Procesos poco transparentes.

Pérdida de imagen institucional.

Responsabilidades Disciplinarias y/o

fiscales.

10B

AJA

Control físico y lógico para el acceso al centro de cómputo.

Control de acceso lógico a las aplicaciones y a las bases de datos.

Cámaras de video. Sistema de copias de seguridad de la

información. Política de bloqueo de estación. Requerimiento por parte de los

funcionarios para el acceso a los servicios con autorización del jefe de

la dependencia. Implementación y seguimiento a los acuerdos de transmisión segura de

datos entre las entidades financieras y los servicios internos de recaudo.

10B

AJA

1. Sensibilización a los operadores del centro de

cómputo y a los ingenieros de soporte y desarrollo, sobre la aplicación de protocolos de

administración y los controles que se deben aplicar a los

recursos de TI.

2. Elaboración del documento para la definición de ambientes

de trabajo en desarrollo de software.

3. Elaboración del documento SCM (repositorio de documentos

y código fuente)

Copias de seguridad.

Bitácoras de acceso a la

STRT y al centro de cómputo.

Formato solicitud de creación de usuarios (FO-TI-

11).

Sistema de Gestión de

usuarios de TI



Riesgo: Se mantiene y en el periodo no se materializó.

Consecuencias: Se mantienen

Controles: Se mantienen

Acciones asociadas: Se hace seguimiento a las siguientes acciones: * En revisión interna, documento para la definición de ambientes de trabajo en desarrollo de software. * Entrega para publicación a OAP (documento SCM - repositorio de documentos y código fuente)

Detalle de actividades para el periodo:N/A

Que el número de informes o registros automáticos o quejas o reclamos o denuncias o informes

de auditorías, evidencien el acceso indebido a los equipos servidores de la Entidad para manipular o adulterar datos almacenados, en beneficio

propio o de un tercero, sea mayor o igual a uno.

-------Informes = 0

Para el periodo monitoreado, no se tiene ningún registro.

Componendas entre funcionarios y terceros.

Inadecuada gestión de privilegios de usuario.

Interceptación de datos de las transferencias de

recaudo electrónico

Cambios no controlados sobre las versiones de

los documentos.

Revelar información de carácter

confidencial a terceros que se vean beneficiados por la oportunidad de la

misma

Pérdida de la confidencialidad de la

información.Procesos poco transparentes.



fiscales.Fuga de información

reservada.

10B

AJA

1. Verificación de la aplicación de la clasificación de los documentos en

cuanto a privacidad.

2. Aplicación de las políticas de Seguridad de la Información.

5B

AJA

1. Revisión trimestral de la efectividad de los controles

existentes.

2. Socialización de las políticas de Seguridad de la Información

con base en el plan de comunicaciones.

Actas de reunión o actos

administrativos de soporte


Causas: Se mantienen.

Riesgo: Se mantiene y no se materializó en el periodo.

Consecuencias: Se mantienen.

Controles: Se mantienen.

Acciones asociadas: Se hace seguimiento a la socialización de las políticas de Seguridad de la Información.

Detalle de actividades para el periodo:N/A

Que el número de informes o registros automáticos o quejas o reclamos o denuncias o informes de auditorías, evidencien que se

ha revelado información de carácter confidencial a terceros que se vean beneficiados por la oportunidad de la misma, sea

mayor o igual a uno.

-------Informes = 0

Para el periodo monitoreado, no se tiene ningún registro.Falta de apropiación de

las políticas de privacidad de la

información.








PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Eje

cuci

ón

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR





ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

Conflictos de Interés.

C.TI.03

Rar

a ve

z

May

or


30- d

ism

inuy

e 0

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Leyd

y Y

ohan

a P

ined

a A

fana

dor /

Héc

tor A

ndré

s M

afla

Tru

jillo

Ocultar o NO divulgar a la ciudadanía

información considerada pública en beneficio propio o

de un tercero.

Pérdida de la disponibilidad de la

información.




fiscales.

10B

AJA

1. Aplicar las directrices y seguimientos que el Comité GEL ha

determinado para dar cumplimiento a los lineamientos de Gobierno para transparencia de la gestión hacia el Ciudadano, en lo relacionado con el

proceso gestión TIC.

2. Mantener los portales web de la entidad en niveles de disponibilidad

aceptables

5BA

JA

Ejecución y control del plan de acción de la estrategia GEL.

Verificación del porcentaje de disponibilidad del portal web

Página web actualizada






Acciones asociadas: Se hace seguimiento a las acciones propuestas:

Ejecución y control del plan de acción de la estrategia GEL.

Verificación del porcentaje de disponibilidad del portal web

Detalle de actividades para el periodo:2839/2928= 97%

Que el número de informes o registros automáticos o quejas o reclamos o denuncias o informes de auditorías, evidencien que se ha ocultado o dejado de divulgar

a la ciudadanía información considerada pública en beneficio propio o de un tercero, sea mayor

o igual a uno.

-------Informes = 0


Desactualización de la información en los

medios de comunicación institucionales








PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Eje

cuci

ón

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR





ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

C.TI.04

Impr

obab

le

Mod

erad

o


30- d

ism

inuy

e 0

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Men

sual

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Leyd

y Y

ohan

a P

ined

a A

fana

dor /

Héc

tor A

ndré

s M

afla

Tru

jillo

Exceso de tramitología

Firmas de revisión por parte de los líder del proceso y líder(es) Operativo(s):


Subdirección General de Gestión Corporativa Carlos Humberto Moreno Bermúdez Subdirector General de Gestión Corporativa

Dirección Técnica Administrativa y Financiera Salvador Mendoza Suárez Director Técnico Administrativo y Financiero

Subdirección Técnica de Recursos Tecnológicos Leydy Yohana Pineda Afanador Subdirectora Técnica de Recursos Tecnológicos

Empleado descontento y sin cultura de la

legalidad

Omitir intencionalmente la aplicación de los

procedimientos para la prestación de los servicios de T.I. o

cambiar la prioridad en la prestación del

mismo, en beneficio propio o de un

tercero.

Pérdida de la confianza en los

procesos involucrados


10B

AJA

Herramienta de gestión de eventos (incidentes o requerimientos -

Aranda) correctamente diligenciada, en orden de llegada, o evento

priorizado según criterios descritos en el Catálogo de Servicios.

Revisiones periódicas de los registros en la herramienta de gestión por parte del líder del grupo de mesa

de servicios.

5B

AJA

Revisión cuatrimestral de la efectividad de los controles

existentes.

Informe de casos atendidos y en

proceso






Acciones asociadas: Se mantienen.

Detalle de actividades para el periodo:N/A Que el número de informes o

registros automáticos o quejas o reclamos o denuncias o informes de auditorías, evidencien que se ha omitido intencionalmente la

aplicación de los procedimientos para la prestación de los servicios de T.I. o cambiar la prioridad en

la prestación del mismo, en beneficio propio o de un tercero,

sea mayor o igual a uno.

-------Informes = 0







ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DEL RIESGO MONITOREO Y REVISIÓN

CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIASPR

OB

AB

ILID

AD

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.R

F.01

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

SI NO SI SI SI SI SI NO SI SI

85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

SU

BD

IRE

CTO

RA

TÉ

CN

ICA

DE

RE

CU

RS

OS

FÍS

ICO

S



Determinar e implementar las directrices para la administración documental mediante la aplicación de políticas y lineamientos, para garantizar la recuperación, consulta y conservación

de la memoria institucional.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


1. En los préstamos de documentación, los

funcionarios o contratistas sustraigan o adulteren

documentación y colecciones, u otros

documentos en general

2. Acuerdos entre funcionarios que administran la

documentación y terceros interesados en manipular o sustraer la información.

3. Ineficiencia de los controles y mecanismos

de préstamos de documentos digitalizados

4. Falta de divulgación y socialización de las

políticas de seguridad de la documentación

Adulteración, sustracción, robo y manipulación de los

archivos y documentos del IDU

con el fin de beneficiar a un

particular

Obstaculización o desvío de investigaciones por parte de entes de control o usuarios de la información.

Pérdida de la memoria institucional (acervo documental)

Deterioro de imagen Institucional

5B

AJA

Uso y aplicación de la documentación asociada al proceso de Gestión Documental, dentro de la cual se encuentra: - Manual de Gestión Documental del IDU. - Guía del usuario de gestión documental.- Procedimiento "Consulta y préstamo de documentos" - Procedimiento "Procesos y servicios del centro de documentación"- Guía "Entrega de productos en formato digital de proyectos realizados en la infraestructura de los sistemas de movilidad y espacio púbico"

Acceso para la consulta de los documentos mediante los sistemas de información de gestión documental ORFEO, DSpace y PMB (Catalogo, circulación y préstamo de documentos)

Uso del Sistema de Información de Gestión Documental y Base de Datos Winisis.

Suscripción de cláusulas de Confidencialidad en los contratos de prestación de servicios y firma del documento de confidencialidad de las personas que manejan y/o procesan la información documental de la Entidad.

Procedimiento de consulta y préstamo documental que incluye políticas de no préstamo de documentos físicos cuando éstos se encuentren digitalizados y en caso de préstamo de documentos físicos, se cuentan con mecanismos de control del préstamo.

Disposición legal (Resolución 34217 de 2015), por la cual el Instituto adopta el marco de políticas de control para la seguridad de la información de la Entidad.

5B

AJA

Se cuenta con reporte impreso de los

préstamos realizados como mecanismo de

control en caso de fallo de los sistemas

Verificación de la firma del acuerdo de

confidencialidad.

Revisión y control de los expedientes

virtuales frente a los físicos que impida

pérdida de documentación

Formatos de préstamo

Formato PRÉSTAMO_DE_DOCUMENTOS_EN_EL_ARCHIVO_CENTRAL

Minuta de Contrato

Formato de confidencialidad de la empresa de Outsourcing







Número de denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique la adulteración, sustracción, robo y manipulación de los archivos y documentos del IDU con el fin de beneficiar a un particular

Resultado: Cero (0)

Análisis: Durante la actual vigencia no se tiene conocimiento de denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique la materialización del riesgo.


IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DEL RIESGO MONITOREO Y REVISIÓN

CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


C.R

F.02

Rar

a ve

z

Mod

erad

o


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

SU

BD

IRE

CTO

RA

TÉ

CN

ICA

DE

RE

CU

RS

OS

FÍS

ICO

S



CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ

SALVADOR MENDOZA SUAREZ

SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS GLORIA PATRICIA CASTAÑO ECHEVERRY

1. Falla de Políticas para el manejo de información.

2. Complicidad de funcionarios o

proveedores para cometer actividades de fraude o corrupción.

Uso indebido de información crítica y

sensible de los procesos de la

Entidad, por parte de las personas que

realizan el procesamiento

técnico, almacenamiento y

custodia de la información

Investigaciones disciplinarias

Investigaciones administrativas

Obstaculización de investigaciones

Deterioro de la imagen institucional

5B

AJA

Inclusión de cláusula de confidencialidad en los contratos de prestación de servicios profesionales y de Outsourcing.

Socialización a los contratistas de prestación de servicios profesionales y de Outsourcing, acerca de las políticas de gestión documental, en especial sobre el uso adecuado de la información física y digital.

Capacitación y divulgación de recomendaciones por parte de la OCD sobre las conductas inapropiadas de los servidores públicos ysus consecuencias frente al uso de la información.

5B

AJA

Capacitaciones en la administración documental física y digitalizada

Comunicaciones y programación de la transferencia documental

Aplicación del Manual de Gestión Documental

Listas de asistencias a Capacitaciones

Manual de Gestión Documental y documentación actualizada del proceso

Actas de capacitación

Planillas de transferencia documental al archivo central Memorandos de transferencia





Controles: Se mantienen los mismos controles.


A) Número de reportes de indebida manipulación de la información

B) Número de denuncias, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique eluso indebido de información crítica ysensible de los procesos de la Entidad

Resultado: A) Cero (0)

B) Cero (0)

Análisis: Se observa que en los procesos de G. Documental no se presentó ningún reporte por la indebida manipulación de la información.

Para el indicador B, se observa que durante lo corrido de la actual vigencia no se han presentado denuncias, quejas, reclamos o informes por parte de entes de control, en donde se notifique la materialización del riesgo.

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS: En el presente seguimiento no se han eliminado riesgos.



DIRECCIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA


SUBDIRECTORA TÉCNICA DE RECURSOS FÍSICOS


X13






ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA



PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.GF.01

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Sub

dire

ctor

Téc

nico

de

Teso

rería

y R

ecau

do

C.GF.02

Impr

obab

le

May

or

SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI10

0- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Dia

rio

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Sub

dire

ctor

Téc

nico

de

Teso

rería

y R

ecau

do



Administrar y disponer oportunamente los recursos financieros para la ejecución de los planes, programas y proyectos, en el desarrollo de los procesos de la entidad.



RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


Acuerdos entre servidores publicos y terceros

Manipular o divulgar información de las ofertas realizadas por los bancos al momento de efectuar inversiones, a cambio de prerrogativas, o favores a los servidores públicos

1. Pérdida de recursos públicos2. Investigaciones disciplinarias y/o fiscales3. Mala imagen de la entidad ante el sector financiero y la comunidad

10B

AJA

1. Aplicación de las políticas para el manejo de excedentes de liquidez de la SDH. 2. Obligatoriedad de invertir de acuerdo con los cupos (ranking) que envía la SDH, en los cuales están inmersos los análisis de la solidez de cada entidad financiera, aprobados por el Comité de Control de Riesgo de la SDH 3. Seguimiento en las inversiones (fechas de vencimiento de inversiones; planeación y seguimiento del PAC)4. Alertas por parte del custodio de las Inversiones en CDT para vencimientos. 5. Comunicados enviados por los bancos (email) y audios de las comunicaciones con los bancos.6. Comité de seguimiento y control financiero IDU, mensual.7. Aplicación del procedimiento Administración de inversiones de tesorería.

5B

AJA

1. Comité de seguimiento y control financiero del lDU con reunión mensual para verificación del cumplimiento a las políticas de la SDH.2. Continuamente se hace seguimiento a las fechas de vencimiento de las invesiones, con el ánimo de contar con la disponibilidad de los recursos, adicionalmente se realiza seguimiento al PAC para programar las inversiones.3. Conciliaciones bancarias. 4. Solicitud de ofertas a los emisores habilitados, con términos para la recepción de las mismas.5. Grabación de llamadas de las operaciones financieras de las inversiones (según protocolo de seguridad)

1. Comunicados con los bancos (email, audios)2. Actas de inversión y del Comité de Seguimiento y Control Financiero.


Causas: Se Mantinene las mismasRiesgo: No se materializo y se mantiene el mismo.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: se mantienen los mismo. Se incluye alertas por parte del custodio.Acciones asociadas: Se incluye grabación de las operaciones de inversión.Indicador: Se reporta seguimiento.

1. Número de quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoría sobre manipulación o divulgación información de las ofertas realizadas por los bancos para realizar inversiones

ANALISIS: En el periodo comprendido entre mayo y agosto de 2017, no se presentaron quejas ó denuncias.Frente a los informes de auditorias se presentaron 3 observaciones con respecto a las graciones de las inversiones, sin embargo, la STTR desvirtuó tales hallazgos demostrando con evidencias que se cumplieron los protocoles y requisitos definidos para tal fin.

Captura manual, aplicación y/o reversión por parte de los usuarios del sistema valoricemos en la Subdirección Técnica de Tesorería y Recaudo y/o en la Subdirección Técnica de Operaciones y/o por parte del administrador del sistema

Manipulación de la información en el Sistema VALORICEMOS con el ánimo de aplicar y/o reversar pagos, con el fin de favorecer a un tercero.

1. Investigaciones disciplinarias y/o fiscales.2. No recaudo de recursos por concepto de valorización.3. Pérdida de Información.4. Perdida de credibilidad de la entidad.5. Afectación de la ejecución de los proyectos por falta de recursos

20M

OD

ER

AD

A

1. Aplicación del procedimiento de Conciliación Bancaria, donde se constate el movimiento de las cuentas contra la aplicación efectuada en los sistemas de informacion del IDU. Actividad que se realiza diaria y mensualmente.2. Aplicación del procedimiento PRGF05 Recaudo_ V_ 3.0.3. Restricción de acceso de perfiles de usuarios en el sistema valoricemos.4. Aplicación de pagos a través de Webservice con entidades financieras: Banco de Occidente, BBVA, Helm Bank, Davivienda y Bogotá, situación que reduce el porcentaje de aplicaciones manuales de pagos.(Archivos planos de recaudo).

5B

AJA

1. Cualquier reversión debe quedar en el movimiento diario de tesorería, con sus respectivos soportes como evidencia2. Control dual para las reversiones de las aplicaciones en el Sistema VALORICEMOS. 3. Cualquier reversión debe ser autorizada mediante memorando firmado por el Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo.

1. FO-GAF-005 Conciliación Bancaria2. Informe diario de caja 3. Reportes de. Anulación de Pagos y Consolidado de Ingresos Tesorería, generados en el Sistema de VALORICEMOS . 4.PRGF05 Recaudo_ V_ 3.0.

Indique los ajustes realizados en:Causas: Se Mantinene las mismasRiesgo: No se materializó. Se reaelizaron dos reversiones para corregir errores operativos involuntarios.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: se mantienen los mismo.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas. Se aclara el cargo del subdirector. Indicador: Se reporta seguimiento

1. Número de quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoría, sobre la manipulación de la información en el Sistema VALORICEMOS en la aplicacion y/o reversion de pagos.

ANALISIS: En el periodo comprendido entre enero y marzo 2017, no se presentaron quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoia sobre manipulación de información en el sistema Valoricemos, referente a reversiones de pagos con favorecimiento a terceros.




PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

REGISTRO

RES

PON

SAB

LE

INDICADOR



RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO


C.GF.03

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

C.GF.04

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

Sub

dire

ctor

Téc

nico

de

Pre

supu

esto

y C

onta

bilid

ad



CARLOS HUMBERTO MORENO BERMÚDEZ SUBDIRECTOR GENERAL

DIRECCCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SALVADOR MENDOZA SUAREZ DIRECTOR TÉCNICO

SANDRA MARIA MORENO SANCHEZ SUBDIRECTORA TÉCNICA ( E)

VLADIMIRO ALBERTO ESTRADA MONCAYO SUBDIRECTOR TÉCNICO

1. Sustitución o manipulación de documentos financieros por parte de terceros o por parte de funcionarios.

2. Uso indebido del poder para modificar el orden de turno de las cuentas.

Tramitar pagos, con documentos incompletos, falsos o adulterados, así como violar el derecho al turno, consignado en el articulo 19 de la Ley 1150 de 2007, con el fin de favorecer un tercero.

1. Pérdida de recursos.2. Investigaciones disciplinarias, fiscales, penales y/o administraitvas

10B

AJA

1. Revisión de los documentos contemplados en la Guía de Pago a Terceros, por los profesionales de la STPC en lo pertinente a la parte contable y presupuestal de las ordenes de pago.

2. Revisión por parte de la STTR de la documentación anexa a la cuenta (factura) radicada, en concordancia con lo establecido en la guia de pago a terceros.

3. Seguimiento al trámite de la orden de pago en STTR y STPC, soporte con aplicativo PRONTOPAGO)

5B

AJA

1. Aplicativo PRONTO PAGO que permite establecer la trazabilidad de la orden de pago, Aplicativo SIAC, STONE y ORFEO

Ordenes de pago, GUGF01_Guía de pago a terceros y Reportes del Aplicativo Pronto Pago.

Indique los ajustes realizados en:Causas: Se Mantinene las mismasRiesgo: No se materializó y se mantiene igualConsecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: Siguen en los mismos terminos.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.Indicador: Se reporta seguimiento.

Sub

dire

ctor

Téc

nico

de

Teso

rería

y R

ecau

do y

Sub

dire

ctor

Téc

nico

de

Pre

supu

esto

y C

onta

bilid

ad

Número de quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoría, sobre el tramite pagos con documentos incompletos, falsos o adulterados y/o de violación del turno.

ANALISIS: En el periodo comprendido entre mayo y agosto de 2017, no se presentaron quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoria sobre trámite de pagos efectuados con documentos incompletos, falsos o adulterados, asi como tampoco que se hubiere violado el derecho al turno, con el fin de faborecer a terceros.

1. Desconocimiento de los servidores publicos de la STPC de la normatividad.2. Tráfico de influencias3. Decisiones de nivel directivo.

Tomar decisiones que contradicen la ejecución presupuestal las cuales alteran la destinación inicial de los recursos, omitiendo la normatividad presupuestal vigente.

1. Desvío de recursos.2. Investigaciones penales, fiscales, disciplinarias y/o administrativas, al cometer errores que contradicen la normatividad vigente.

10B

AJA

1. Aplicación del Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital.2. Aplicación de la normativad presupuestal vigente.3. Socialización continua de los procedimientos vigentes.

10B

AJA

Capacitaciones a servidores publicos en normatividad presupuestal

1. Informes de ejecución presupuestal.2. Listados de asistencia a capacitaciones

Indique los ajustes realizados en:Causas: Se Mantinene las mismasRiesgo: No se materializo y se mantiene el mismo.Consecuencias: Se mantienen las mismas.Controles: se mantienen los mismos.Acciones asociadas: Se mantienen las mismas.Indicador: Se reporta el seguimiento.

Número de quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoría, sobre la alteración de la destinación incial de los recursos.

ANALISIS: En el periodo comprendido entre enero y marzo de 2017, no se presentaron quejas, denuncias y/o no conformidades en los informes de auditoria sobre alteración de la destinación inicial de recursos y/o omisión de la normatividad vigente.

OBSERVACIONES:JUSTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS ELIMINADOS: No se eliminaron riesgos en el periodo evaluado.


SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE TESORERÍA Y RECAUDO

SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD





ENTIDAD: PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS


CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

Impr

obab

le

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

OFI

CIN

A A

SE

SO

RA

DE

PLA

NE

AC

IÓN



Implementar buenas prácticas de gestión de proyectos basadas en los lineamientos del Project Management Institute – PMI® aplicables al entorno corporativo del IDU, que contribuyan al cumplimiento de los objetivos

institucionales, al mejoramiento integral de la organización y al desempeño eficiente y eficaz de los proyectos y/o etapas del ciclo de vida que desarrolla la entidad.



RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ONI

TOR

EO

1) Los informes de avance de los proyectos generados por los contratistas y/o interventores

contienen información adulterada y/o falsa.

2) Presión indebida de los grupos de interés del proyecto (internos y/o externos) para manipular u

omitir la información de avance de los proyectos que se registra en el

Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA.

3) Acuerdo entre las partes para omitir y/o dilatar el cargue de la información de avance de los proyectos en el Sistema de

Gestión Integral de Proyectos ZIPA.

C.GI-01

La información de avance de los

proyectos registrada en el

Sistema de Gestión Integral

de Proyectos ZIPA se

encuentra desactualizada,

adulterada y/o se omiten aspectos relevantes de la

realidad de la ejecución de los

proyectos.

1) Desconocimiento del estado real de los proyectos.

2) No contar con información actualizada para la toma oportuna de decisiones.

3) No generar en forma oportuna acciones de mejora

para promover el cumplimiento de las metas de los proyectos.

4) Remitir información inexacta como parte de las

respuestas a grupos de interés y/o entes de control que

solicitan información de los proyectos.

5) Pérdida de credibilidad de la entidad tanto a nivel interno

como externo.

6) Procesos sancionatorios a contratistas y/o interventores y

procesos disciplinarios a funcionarios.

7) Reprocesos administrativos.

20M

OD

ER

AD

A

1) Incorporación de Anexo Técnico en los Pliegos de Condiciones en donde se describen las especificaciones para la

elaboración y aprobación de cronogramas de los proyectos.

2) Construcción de líneas base del alcance, tiempo y costo al inicio de cada etapa del ciclo de vida de los proyectos.

3) Equipo interdisciplinario que apoya la elaboración de los informes de avance

de los proyectos, la revisión por parte del responsable y la consolidación,

aprobación y análisis de los resultados.

4) Inspecciones en terreno.

5) Controles propios del Sistema de Gestión Integral de Proyectos ZIPA (alertas por desactualización de la

información, filtros de aprobación para la información que se publica en el Visor

de Proyectos, etc.).

6) Disponibilidad de la información de avance de los proyectos para los grupos

de interés (internos y/o externos).

7) Auditorías internas y/o externas.5

BA

JA

1) Realizar reuniones periódicas entre el

equipo interdisciplinario y los

responsables de elaborar, revisar y

aprobar los informes de avance de los

proyectos.

2) Revisar los informes de avance

de los proyectos recibidos por las áreas misionales.

3) Actualizar y consolidar la

información de avance de los

proyectos en el Sistema de Gestión

Integral de Proyectos ZIPA.

4) Realizar el seguimiento del

desempeño de los proyectos con base en la información registrada en el

Sistema de Gestión Integral de Proyectos

ZIPA.

1) Pliegos de Condiciones (Anexo

Técnico).

2) Cronograma con líneas base incluidas.


4) Memorandos.

5) Información de avance de los

proyectos reportada en el Sistema de


6) Alertas del Sistema de Gestión Integral de

Proyectos ZIPA.

7) Informes de auditoría.


- Causas: Continúan las tres (3) causas descritas en la matriz; no es necesario modificar ninguna.

- Riesgo: Se ajustó la descripción del riesgo.

- Consecuencias: Continúan las siete (7) posibles consecuencias descritas en la matriz; no es necesario modificar ninguna.

- Controles: Continúan los siete (7) controles descritas en la matriz; se ajustó la redacción del control No.3

- Acciones asociadas: Continúan las acciones asociados identificadas en monitoreos anteriores.

# de proyectos reportados con información de avance desactualizada, adulterada y/o con aspectos relevantes omitidos

= 0

Inspecciones múltiples de la Dirección General en terreno a las obras en ejecución, en el marco del seguimiento que se le

realiza a los proyectos de infraestructura vial y espacio público

A partir de la expedición de la Circular No. 5 del 28 de Abril de 2017 por parte de la Dirección General, se realizaron todas las

acciones tendientes a iniciar el cargue de la información de avance de los proyectos en el Sistema de Gestión Integral de

Proyectos ZIPA. Actualmente el sistema cuenta con más de 500 informes de avance de los 30 proyectos en ejecución que

adelanta el Instituto, lo que refleja la aceptación del sistema por parte de las áreas misionales encargadas de cargar la

información.

Adicionalmente, se han venido realizando nuevos desarrollos en el sistema que permiten mejorar el nivel de detalle de la

información que se carga y se presenta tanto a la Alta Dirección del IDU e interesdaos internos a través del "Resumen Ejecutivo" como a la ciudadanía e interesados externos a través del "Visor de Proyectos". Dentro de los desarrollos realizados se destacan

el mayor nivel de detalle de la información predial (predios requeridos, recibidos, pendientes), financiera (giros efectuados, anticipos) y de la gestión social, así como la inclusión de una

galería fotográfica y multimedia.



CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR



RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

OFI

CIN

A A

SE

SO

RA

DE

PLA

NE

AC

IÓN



OAP ISAURO CABRERA VEGA JEFE OFICINA

SGJ SANDRA LILIANA ROYA BLANCO SUBDIRECTORA GENERAL (E)

SGI EDGAR FRANCISCO URIBE RAMOS SUBDIRECTOR GENERAL

SGDU RAFAEL EDUARDO ABUCHAIBE LOPEZ SUBDIRECTOR GENERAL

SGGC CARLOS HUMBERTO MORENO BERMUDEZ SUBDIRECTOR GENERAL

OTC LUCY MOLANO RODRIGUEZ JEFE OFICINA

1) Presión indebida de los grupos de interés del proyecto (internos y/o externos) y/o acuerdo entre

las partes para favorecer a alguna de ellas.

C.GI-02

Tomar decisiones para favorecer a

alguna de las partes

interesadas, sin tener en cuenta la

información registrada en el

Sistema de Gestión Integral

de Proyectos ZIPA.

1) Procesos disciplinarios a funcionarios.

2) Reprocesos administrativos.

3) Incumplimiento de las metas y/o objetivos de los

proyectos.

4) Pérdida de credibilidad de la entidad tanto a nivel interno

como externo.

10B

AJA

1) Implementación de Comités corporativos (de Dirección, de

Contratación, de Presupuesto, etc.) donde se analizan los casos puntuales, se conoce el avance de los procesos de selección y de los proyectos en curso y

se toman decisiones oportunas sobre los mismos.

2) Contratación, designación e implementación de interventorías para

los contratos que lo requieren y supervisión interna por parte de

profesionales de la entidad.

3) Aplicación del Manual de Gestión Contractual y Manual de Interventoría

y/o Supervisión de Contratos.

4) Disponibilidad de la información de avance de los proyectos para los grupos

de interés (internos y/o externos).

5) Auditorías internas y/o externas.

5B

AJA

1) Realizar seguimiento a los

compromisos establecidos en los

Comités.

2) Monitorear la actualización de la

información de avance de los

proyectos en el Sistema de Gestión

Integral de Proyectos ZIPA.

1) Actas de Comité.

2) Contratos de interventoría.

3) Memorandos.

4) Contratos de prestación de

servicios.


6) Información de avance de los

proyectos reportada en el Sistema de


7) Informes de auditoría.


- Causas: Continúan la causa (1) descritas en la matriz; no es necesario modificar ninguna

- Riesgo: Se ajustó la descripción del riesgo.

- Consecuencias: Continúan las cuatro (4) posibles consecuencias descritas en la matriz.

- Controles: Continúan los cinco (5) controles descritos en la matriz.

- Acciones asociadas: Continúan las acciones asociados identificadas en monitoreos anteriores.

# de casos reportados de toma de decisiones para favorecer a alguna de las partes interesadas = 0

Inspecciones múltiples de la Dirección General en terreno a las obras en ejecución, en el marco del seguimiento que se le

realiza a los proyectos de infraestructura vial y espacio público

A partir de la expedición de la Circular No. 5 del 28 de Abril de 2017 por parte de la Dirección General, se realizaron todas las

acciones tendientes a iniciar el cargue de la información de avance de los proyectos en el Sistema de Gestión Integral de

Proyectos ZIPA. Actualmente el sistema cuenta con más de 500 informes de avance de los 30 proyectos en ejecución que

adelanta el Instituto, lo que refleja la aceptación del sistema por parte de las áreas misionales encargadas de cargar la

información.

Adicionalmente, se han venido realizando nuevos desarrollos en el sistema que permiten mejorar el nivel de detalle de la

información que se carga y se presenta tanto a la Alta Dirección del IDU e interesdaos internos a través del "Resumen Ejecutivo" como a la ciudadanía e interesados externos a través del "Visor de Proyectos". Dentro de los desarrollos realizados se destacan

el mayor nivel de detalle de la información predial (predios requeridos, recibidos, pendientes), financiera (giros efectuados, anticipos) y de la gestión social, así como la inclusión de una

galería fotográfica y multimedia.

OBSERVACIONES:

Se modifica la redacción del indicador del riesgo No. 1 para mejorar la medición del mismo. En concreto, el encabezado del indicador cambia de "# de casos detectados" a "# de proyectos reportados", lo que conlleva a que se deba aportar algún tipo de evidencia para soportar la materialización del riesgo.

Se modifica la redacción del indicador del riesgo No. 2 para mejorar la medición del mismo. En concreto, el encabezado del indicador cambia de "# de casos detectados" a "# de casos reportados", lo que conlleva a que se deba aportar algún tipo de evidencia para soportar la materialización del riesgo.





ENTIDAD: PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL


CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.E

C-0

1

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

NO APLICA

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JEFE

DE

CO

NTR

OL

INTE

RN

O

C.E

C-0

2

Pro

babl

e

Cat

astró

fico


100-

dis

min

uye

2

Impr

obab

le

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

NO APLICA

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JEFE

DE

CO

NTR

OL

INTE

RN

O



Verificar el cumplimiento de metas, planes y normas en los procesos de la Entidad y en las actuaciones de los servidores públicos, para asegurar el cumplimiento de los fines institucionales a través de la

aplicación de los instrumentos pertinentes.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N

ACCIONES ASOCIADAS

AL CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

1. Presión por parte del nivel directivo2. Tráfico de influencias3. Interpretaciones subjetivas dentro de los informes de auditoría y/o evaluación en provecho propio o de un tercero4. Carencia de valores y/o falta de aplicación del código de ética por parte de los auditores.

Informes de Ley e informes de evaluación ajustados a intereses personales y/o de un

tercero

1.Direccionamiento en la toma de decisiones favoreciendo a partes interesadas.2.Planes de mejoramiento inocuos.3. Incumplimiento de la Ley 87 de 1993 (objetivos y caracterísiticas del sistema de control Interno).

10B

AJA

1. Designación del jefe de Control Interno, por parte del Alcalde Mayor.2. Procedimiento de Evaluación Independiente y Auditorías Internas3. Equipos interdisciplinarios en la realización de auditorias.4. Revisar los informes de Ley y los de auditorías internas, por el Jefe de la OCI antes de ser oficializados y/o comentados con la dependencia auditada.

5B

AJA

1. Informes de Ley presentados y/0 radicados2. Informes de auditorías radicados3. Correos con las revisiones de informes por parte del Jefe de la OCI


Causas: Se incluye la causa 4 (carencia de valores).

Riesgo: Se incluye informes de leyConsecuencias: Se incluye la 3 ley 87.Controles: Se incluye control 4: Revisión de informes de leyAcciones asociadas:Ninguno

(Informes Direccionados/ Evaluaciones Efectuadas en el Período)*100

Datos: (0/97)= 0%

Análisis: A la fecha no se han detectado informes direccionados, por lo tanto el riesgo no se ha materializado.

1. Negligencia por parte de la Alta Dirección y/o de los auditados.2. Deseo de obtener una ventaja para si o para un tercero. 3. Intención de desviar posibles responsabilidades derivadas de los informes de auditoría.

Que la Alta Dirección y/o los auditados no

atiendan, sin la debida justificación o

intencionalmente, las observaciones, hallazgos y/o no conformidades,

presentadas por la Oficina

de Control Interno en susinformes de auditoría y/o

evaluaciones

1. No formulación de Planes de

Mejoramiento2. Planes de mejoramiento

inocuos.3. Materialización de riesgos identificados

en los informes

80E

XTR

EM

O

1. Informe Cuatrimestral del Estado delSistema de Control Interno Ley 1474/20112. Procedimiento de Evaluación Independiente y Auditorías Internas3. Aplicativo Planes de Mejoramiento4 Procedimientos Planes de Mejoramiento internos y externos5. Los informes son enviados directamente a la Dirección General. (Decreto Nal.648-2017, Decreto Dis. 215-2017)

10B

AJA

1.Informes cuatrimestrales del estado del Sistema de Control Interno2.Informes de auditorías3. Reportes de seguimiento generados por el aplicativo


Causas:NingunoRiesgo: NingunoConsecuencias: NingunoControles: Se incluye control 5: informes a la DG.Acciones asociadas:Ninguno.Indicador: Se mide y reporta avance

Indicador de Alerta: (Planes de Mejoramiento Recibidos Oportunamente / Planes de Mejoramiento Solicitados por la OCI en el período) * 100

Datos:16/20= 80%

Análisis: Frente al resultado logrado, la OCI fortalecerá su gestión de seguimiento preventivo para que las áreas mejoren la oportunidad en la entrega de los planes de mejoramiento derivados de las auditorías realizadas.



CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N

ACCIONES ASOCIADAS

AL CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

C.E

C-0

3

Impr

obab

le

Mod

erad

o


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

NO APLICA

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JEFE

DE

CO

NTR

OL

INTE

RN

O

C.E

C-0

4

Rar

a ve

z

Mod

erad

o


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

NO APLICA

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JEFE

DE

CO

NTR

OL

INTE

RN

O

C.E

C-0

5

Impr

obab

le

Mod

erad

o


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

NO APLICA

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JEFE

DE

CO

NTR

OL

INTE

RN

O

1. Relaciones familiares y/o de amistad entre el auditor y auditado2. Tráfico de influencias3. Amenazas 4. Carencia de valores y/o falta de aplicación del código de ética por parte de los auditores.

No informar, cuando sea pertinente, a las

autoridades competentes respecto de la existencia

de presuntas irregularidades

encontradas en los procesos de auditoría y/o

evaluación.

1.Materialización de riesgos identificados en el proceso u objeto de auditoría2.Apertura de investigaciones penales o disciplinarias o administrativas.

10B

AJA

1. Inducción y/o re inducción con énfasis en Código de Ética y Buen Gobierno2. Procedimiento Evaluación Independiente y Auditorías Internas.

5B

AJA

Oficios con reportes a las autoridades competentes.


Causas:Se incluye la causa 4 (Carencia de valores)Riesgo: Se cambia "Informes" por "proceso" Consecuencias: NingunoControles: NingunoAcciones asociadas:NingunoRegistros: Se incluye Oficios con reportes.

(Informes Reportados / Informes que lo exigen) * 100

Datos: 0/0 = 0%

Análisis: A la fecha no se han presentado casos de informe para trasladar a las autoridades competentes. Por lo tanto el riesgo no se ha materializado en el periodo.

1. Tráfico de influencias2. Baja cultura de autocontrol en los auditores3. Bajo nivel de supervisión, control y evaluación por parte del jefe de la Oficina de Control Interno4. Coacción

Dilatación del proceso de auditoría y/o evaluación

para beneficiar a un tercero

1.Inoportunidad en la toma de correctivos2.Materialización de riesgos identificados en el proceso u objeto de auditoria

5B

AJA

1.Capacitaciones en tema de autocontrol adelantadas en la Oficina de Control Interno2.Seguimiento al Programa de Auditorías3.Plan de Acción de la Oficina de Control Interno, aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.4. Seguimiento al programa anual de auditoría por parte del Comite de Control Interno. (Decreto Nal 648-2017).

5B

AJA

1.Listado de asistencias2. Actas de las reuniones de

seguimiento de la OCI


Causas:NingunoRiesgo: NingunoConsecuencias: NingunoControles: Se aclara seguimiento por parte del Comité SCI.Acciones asociadas:Ninguno

(Información Recibida Oportunamente para la Evaluación/ Evaluaciones Efectuadas en el Período)*100

Datos: 97 / 97 = 100%

Análisis: A la fecha no se han identificado casos de entrega inoportuna de información. Por lo tanto el riesgo no se ha materializado en el periodo.

1. Ocultar irregularidades en laoperación2. Intención de generar mala imagen institucional al área evaluadora. 3. Buscar que se incumplan los objetivos de la evaluación que se adelanta.

Imprecisión y/o inoportunidad

intencionadas en la entrega de

información por parte delauditado

1. Retraso en la entrega del informe

2.Redución del Alcance de la

auditoría3. Incumplimiento total y/o parcial de

Logros de los objetivos de la

auditoría4.Afectación en los

resultados de la auditoría

10B

AJA

1.Procedimiento de Evaluación Independiente y Auditorías Internas2.Plan de Auditoría.3.Socialización de Informes y Gestión en Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.4. Comunicaciones Oficiales a las dependencias5. Se suscribirá carta de salvaguarda sobre la información entregada por parte del auditado (Nuevo control a partir de la fecha de publicación de la Matriz).

5B

AJA

1.Comunicaciones Oficiales

2. Listas de Asistencias3. Acta de Comité de

Coordinación del Sistema de Control

Interno.


Causas:NingunoRiesgo: NingunoConsecuencias: No se realiza ningún ajusteControles: Se incluye control 5: informes a la DG.Acciones asociadas:Ninguno

(Información Recibida Oportunamente para la Evaluación/ Evaluaciones Efectuadas en el Período)*100

Datos:97/97 = 100%

Análisis: No se evidenciaron demoras injustificadas en la entrega de información, por lo tanto el riesgo no se ha materializado en el periodo.



CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N

ACCIONES ASOCIADAS

AL CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

C.E

C-0

6

Impr

obab

le

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

NO APLICA

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JEFE

DE

CO

NTR

OL

INTE

RN

O

C.E

C-0

7

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

NO APLICA

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JEFE

DE

CO

NTR

OL

DIS

CIP

LIA

NR

IO

1. Negligencia por parte de la Alta Dirección y/o los auditados.2. Deseo de obtener o mantener una ventaja para si o para un tercero.3. Intención de desviar posibles responsabilidades derivadas de los informes de auditoría.

Que la Alta Dirección y/o los potenciales auditados

interfieran en la planeación de las

auditorías, de manera que impidan su programación o

realización

1.Inoportunidad en la toma de correctivos2.Materialización de riesgos identificados en el proceso u objeto de auditoria3. Direccionamien to de la toma de decisiones

20M

OD

ER

AD

A

1.Procedimiento de Evaluación Independiente y Auditorías Internas2.Seguimiento al programa anual de auditoría por parte del Comite de Control Interno. (Decreto Nal 648-2017).

5B

AJA

1.Comunicaciones Oficiales

2. Listas de Asistencias3. Acta de Comité de

Coordinación del Sistema de Control

Interno.


Causas:NingunoRiesgo: NingunoConsecuencias: NingunoControles: Se ajusta el nombre del comitéAcciones asociadas:Ninguno

(Actividades de Evaluación Eliminadas por solicitud de la administración / Actividades de Evaluación Programadas) * 100

Datos: 0/97= 0%

Análisis: la administración no ha solicitado la eliminación de alguna auditoría, lo que significa que el riesgo no se ha materializado en el periodo.

1-Acuerdos privados entre el operador disciplinario y el particular interesado.

2-Pérdida intencionada de información

3-Interés particular en un proceso disciplinario específico.

4-Falta de controles de seguridad para el acceso a los expedientes de los procesos disciplinarios.

Manipulación indebida de la información en las

actuaciones disciplinarias que se adelantan o adulteración de la

misma, en provecho propio o de un tercero

Afectación del proceso disciplinario

Necesidad de reconstrucción del expediente o piezas procesales

Acciones legales contra la Entidad

Acciones disciplinarias y/o penales, en contra del responsable(s)

Impunidad.

Pérdida de credibilidad del operador disciplinario.

10B

AJA

1. Sistema de Información Disciplinaria del Distrito SID.2. Sistema de gestión documental ORFEO, con control de confidencialidad a los documentos.3. Control de préstamo y revisión de expedientes.4. Autocontrol del jefe de la oficina y del personal de la misma.5. Control de acceso a los archivadores en la OCD.

10B

AJA

1-Acceso restringido a la oficina, control de

ingreso, archivadores en los que se guardan

bajo llave los expedientes, formatos

OCD

2-Bases de datos

3-Servidor virtual IDU con acceso restringido a

los documentos de la OCD

4-Sistema de gestión documental ORFEO

5-Formato OCD de préstamo y revisión de

expedientes

6-Registros propios


Causas: Ninguno.Riesgo: Se aclara "manipulación indebida"Consecuencias: Ninguno.Controles:Se excluye control de backups y control de acceso a las oficinas, no realizados Se aclara control de acceso a los archivadores.Acciones asociadas: Ninguno.Se modifica el indicador por el de informes revisados por el Jefe OCD

Acciones de control Ejecutadas / Acciones Propuestas 18/20 =0,9 Nota: el control No. 1 se realizó hasta el mes de junio, ya que este sistema lo alimentaba sólo la jefe de la oficina. En este momento se estan solicitando los permisos a la Alcaldía para que los abogados y secretarías de la OCD, de acuerdo a su roll, alimenten el sistema de información SIID. Los demás controles se están ejecutando.



CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N

ACCIONES ASOCIADAS

AL CONTROL

PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

C.E

C-0

8

Pos

ible

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

NO APLICA

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JEFE

DE

CO

NTR

OL

DIS

CIP

LIA

NR

IO

C.E

C-0

9

Rar

a ve

z

May

or


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

May

or

Seg

ún e

vent

o

NO APLICA

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JEFE

DE

CO

NTR

OL

DIS

CIP

LIN

AR

IO

Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s): OBSERVACIONES:


OFICINA DE CONTROL INTERNO LUIS ANTONIO RODRIGUEZ OROZCO JEFE DE OFICINA

OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO PATRICIA DEL PILAR ZAPATA OLIVEROS JEFE DE OFICINA


1-Dilación injustificada de términos en los procesos disciplinarios, en provecho propio o de un tercero

2-Omisión del deber de dar trámite a las quejas e informes que se reciban en la oficina, en beneficio propio o de un tercero

Incumplimiento injustificado de los

términos legales para adoptar las decisiones

correspondientes, que dé lugar a caducidad o

prescripción, en beneficio propio o de un tercero

Pérdida de competencia disciplinaria

Impunidad

Acciones disciplinarias y/o penales, en contra del responsable(s)

Pérdida de credibilidad del operador disciplinario.

30A

LTA

1. Manual distrital de procesos y procedimientos disciplinarios2. Reuniones de autocontrol en la OCD3. Control del jefe de la oficina4. Aplicativo SIDD de la Alcaldía.

10B

AJA

1.1-Expedientes de los procesos disciplinarios

1.2-Bases de datos1.3-Actas de reuniones

OCD1.4-Actas de visitas de

entes de control

2.1-Registro propio2.2-Base de datos de

datos de ORFEO

Indique los ajustes realizados en:Causas: Ninguno.Riesgo: Ninguno.Consecuencias: Ninguno.Controles: Se elimina Base de datos en la OCD, la base de datos es en el SIDD.Acciones asociadas: Ninguno.

# de procesos en los que se declare la prescripción de la acción disciplinaria por razon de la inactividad de la OCD / # de procesos en curso en el periodo

0/148=0

1-Valoración y/o aplicación arbitraria de la norma o de los procedimientos por parte del operador disciplinario

2-Tráfico de influencias

3. No solicitar las pruebas pertinentes, conducentes y útiles.

Adopción de decisiones amañadas en beneficio propio o de un tercero

Nulidades en materia disciplinaria

Impunidad

Acciones legales en contra de la Entidad

Acciones disciplinarias y/o

penales, en contra del responsable(s)

Pérdida de credibilidad del

operador disciplinario.

10B

AJA

1. Control y autocontrol del jefe de la OCD2. Reuniones de autocontrol de la OCD3. Manual distrital de procesos y procedimientos disciplinarios

10B

AJA

1.1-Registro propio1.2-Actas de reuniones

OCD1.3-Actas de visitas de

entes de control, acciones legales de

control, quejas e informes de terceros.

2.1 Expedientes de los procesos disciplinarios

3.1.Registro propio3.2-Actas de reuniones

OCD


Causas: Ninguno.Riesgo: Ninguno.Consecuencias: Ninguno.Controles: Se eliminan controles externos (no hacen parte de la gestión de la Entidad). Se elimina referencia a la Constitución.Acciones asociadas: Ninguno. # de procesos en los que se

evidencie la existencia de decisiones amañadas / # de decisiones adoptadas por la oficina en el período.

0/29=0


X20






ENTIDAD: PROCESO: MEJORAMIENTO CONTINUO


CAUSAS

CÓ

DIG

O

CONSECUENCIAS

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO

CONTROLES

PREV

ENTI

VO

CO

RR

ECTI

VO

DET

ECTI

VO

Doc

umen

tado

Res

pons

able

Aut

omát

ico

Man

ual

Frec

uenc

ia

Evi

denc

ia

Efe

ctiv

idad

PRO

BA

BIL

IDA

D

IMPA

CTO


RES

PON

SAB

LE

INDICADOR

C.M

C.0

1

Impr

obab

le

May

or


100-

dis

min

uye

2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

C.M

C.0

2

Rar

a ve

z

Cat

astró

fico


85- d

ism

inuy

e 2

Rar

a ve

z

Mod

erad

o

Seg

ún e

vent

o

01 d

e M

ayo

- 30

de A

gost

o

JEFE

OFI

CIN

A A

SE

SO

RA

DE

PLA

NE

AE

CIÓ

N

# de riesgos materializados en el periodo. = 0

Firmas de revisión por parte del líder del proceso y líder(es) Operativo(s): OBSERVACIONES:


OFICINA DE CONTROL INTERNO LUIS ANTONIO RODRIGUEZ OROZCO JEFE DE OFICINA

OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO PATRICIA DEL PILAR ZAPATA OLIVEROS JEFE DE OFICINA




Identificar, establecer, implementar y ejecutar acciones para incrementar el desempeño de los procesos con el propósito de fortalecer el Sistema Integrado de Gestión a través de la aplicación de metodologías de mejoramiento y acciones de

prevención.

ANÁLISIS (Riesgo

inherente)

RIESGODescripción

ZON

A R

IESG

O

INH

EREN

TE

VALO

RA

CIÓ

NC

ON

TRO

L

ZON

A R

IESG

O

RES

IDU

AL

PER

IOD

O D

E EJ

ECU

CIÓ

N


PER

IOD

O D

E M

ON

ITO

REO

1. Baja apropiación de los valores éticos establecidos en el Acuerdo Ético de la entidad.

2. Omitir de manera intencionada la aplicación de las metodologías establecidas para identificar las causas raíz , y/o su correcta y pertinente formulación, en la determinación de acciones correctivas, preventivas, y/o de mejoramiento.

3. Omisión intencional de la revisión de las acciones correctivas, preventivas, y/o de mejoramiento.

Formulación de acciones correctivas, preventivas, y/o de mejoramiento cuyo contenido esté dirigido a evadir y/o eliminar controles necesarios, así como a proponer acciones inocuas o que favorezcan intereses de terceros.

1. Materialización de riesgos institucionales.2. Investigaciones disciplinarias y/o administrativas y/o fiscales y/o penales.3. Reprocesos.4. Ineficacia del proceso.5. Pérdida de credibilidad en el proceso de mejoramiento continuo.

20M

OD

ER

AD

A

1. OCI Verifica la pertinencia de las acciones formuladas 2. Aplicación del Procedimiento acciones correctivas y/o preventivas.3. Utilización de Formatos para análisis de causas: diagrama espina de pescado, lluvias de ideas y cinco porqués.4. Procedimientos y formato para la Elaboración y Monitoreo a Planes de Mejoramiento Institucional y por Procesos. 5. Fomento de la cultura ética. 6. Revisión y aprobación por parte del(os) Gerente(s) Público(s) responsables de la(s) acción(es) de mejoramiento.7. El registro de las acciones de mejora se realiza en el aplicativo CHIE de planes de mejoramiento. Permite la trazabilidad en la formulación, ejecución y monitoreo.

5B

AJA

1. Verificar los registros de la aplicación de las metodologías de identificación de causas en la formulación de los planes de mejoramiento.

2. Realizar seguimiento de las acciones de mejoramiento con Organismos de Control, en el marco del indicador transversal.

3. Campañas de prevención en materia disciplinaria.

4. Actualización del procedimiento de planes de mejoramiento interno V3.0.

5. Solicitar a STRH la implementación del Plan de Gestión Ética para la vigencia 2017

1. FOMC01 Formato Planes de Mejoramiento.

2. FMC150 / FMC151 / FMC152 Formato análisis de causas.

2. FO-IDU-131 4. Actas de reuniones de seguimiento al cumplimiento.

3. Reportes del aplicativo de plan de mejoramiento.

4. Piezas comunicativas de prevención en materia disciplinaria

6. Memorando de solicitud a STRH

Indique los ajustes realizados en:Causas: No se modificanRiesgo: No se materializó el riesgo, su identificación sigue igual.Consecuencias: Se mantienen las mismas identificadas.Controles: Continuan los mismos controlesAcciones asociadas: 1. Siguen en los mismos términos

Indicador:Se mide con respecto a las acciones definidas en los planes de mejoramiento.

JEFE

OFI

CIN

A D

E C

ON

TRO

L IN

TER

NO

JEFE

OFI

CIN

A D

E C

ON

TRO

L D

ISC

IPLI

NA

RIO

INDICADOR OCINo. Acciones formuladas pertinentemente(avaladas OCI) / No. Acciones Formuladas X 100Para el Segundo Periodo (Mayo - Agosto) el indicador produjo los siguientes resultados:(158 Acciones formuladas pertinentemente / 158 Acciones Formuladas ) * 100= 100 %Total Acciones Formuladas en la vigencia 271.Fuente: Registro Sistema CHIE Plan de mejoramiento Reportes al 31 de Agosto de 2017.Conforme a lo anterior el riesgo C.MC.01 no se materializó.

INDICADOR OCDNúmero de actividades de prevención en materia disciplinaria efectuadas/Número de actividades de prevención en materia disciplinaria programadas (23 Actividades efectuadas/18 actividades programadas)*100 =128%

1. Servidores con poder de decisión que influyen

en el direccionamiento del mejoramiento

institucional, definiendo políticas o instrucciones

que impactan negativamente los

mecanismos de control y el mejoramiento efectivo.

2. Intereses políticos y presiones de terceros,

que influyen en decisiones de la administración.

Formulación intencional del mejoramiento

institucional para favorecer intereses

de terceros perjudicando la

misión de la Entidad.

1. Desviación De recursos,detrimento

patrimonial.2. Pérdida de

credibilidad de la Entidad.

3. Afectación de la misionalidad.

4. Investigaciones administrativas, disciplinarias,

penales y fiscales.

20M

OD

ER

AD

A

1. Proceso y Procedimeinto para la Planeación Estratégica.

2. Código de Buen Gobierno.3. Sistema de Control Interno.

4. La independencia en la elección del Jefe de Control

Interno.5. Proceso de Evaluación y

Control.6. Procedimiento de control de documentos que definen las

validaciones, revisiones y aprobaciones en la adopción de

documentos.

5B

AJA

Actualización del Código de Buen Gobierno.

Ejecución del Plan de Acción del Sistema de Control

Interno.

Plataforma EstratégicaDocumentos del SIG

aprobadosRegistros de Auditoría

Presentación Informe de la Ley 1474 del 2011

Indique los ajustes realizados en:Causas: Continua las mismas causas.Riesgo: No se evidencia materialización del riesgo. El riesgo continua.Consecuencias: Se mantienen las mismas identificadas.Controles: Continuan los mismos.Acciones asociadas: Se actualizó el código de Buen Gobierno con resolución 2591 del 31 de mayo de 2017.Indicador:Continua el mismo indicador, reporte en cero (0).


X15


PROBABILIDADDescriptor Descripción Frecuencia

Rara vez Ocurre en excepcionales. No se ha presentado en los últimos 5 años

Improbable Puede ocurrir. Se presentó una vez en los últimos 5 años

Posible Es posible que suceda. Se presentó una vez en los últimos 2 años

Probable Se presentó una vez en el último año

Casi seguro Se ha presentado más de una vez al año

IMPACTO

# Respuestas Descripción Nivel

1 - 5 Moderado 56 -11 Mayor 10

12 - 18 Catastrófico 20

CRITERIOS DE MEDICIÓN DEL CONTROL

NIVEL TEMA PREGUNTA

1 Documentación ¿Existen manuales, instructivos o procedimientos para el manejo del control?

2 Responsable ¿Está(n) definido(s) el(los) responsable(s) de la ejecución del control y del seguimiento?

3 Automático ¿El control es automático?

4 Manual ¿El control es manual?

5 Frecuencia ¿La frecuencia de ejecución del control y seguimiento es adecuada?

6 Evidencias ¿Se cuenta con evidencias de la ejecución y seguimiento del control?

7 Efectividad ¿En el tiempo que lleva la herramienta ha demostrado ser efectiva?

Calificación de los controles Puntaje a disminuirDe 0 a 50 0

De 51 a 75 1De 76 a 100 2

Ocurre en la mayoría de los casos.

El evento ocurre en la mayoría de las circunstancias. Es muy seguro que

se presente

PROBABILIDADNivel

1

2

3

4

5

CRITERIOS DE MEDICIÓN DEL CONTROL

PREGUNTA VALOR¿Existen manuales, instructivos o procedimientos para el manejo del control? 15¿Está(n) definido(s) el(los) responsable(s) de la ejecución del control y del seguimiento? 5¿El control es automático? 15¿El control es manual? 10¿La frecuencia de ejecución del control y seguimiento es adecuada? 15¿Se cuenta con evidencias de la ejecución y seguimiento del control? 10¿En el tiempo que lleva la herramienta ha demostrado ser efectiva? 30

PROBABILIDAD

IMPACTO

Moderado Mayor Catastrófico

5 10 20

Casi Seguro 5

Probable 4

Posible 3

Improbable 2

Rara vez 1

25MODERADA

50ALTA

100EXTREMO

20MODERADA

40ALTA

80EXTREMO

15MDOERADA

30ALTA

60EXTREMO

10BAJA

20MODERADA

40ALTA

5BAJA

10BAJA

20MODERADA

Formato: FO-AC-07 Versión: 2 Página 131 Vo. Bo.:

FORMATOMATRIZ RIESGOS INSTITUCIONAL IDU

CÓDIGO PROCESO VERSIÓNFO-XX-XX PLANEACIÓN 1

CONTROL DEL FORMATO.

Participaron en la elaboración:John Alexander Quiroga Fúquene - Profesional Especializado (OAP)

John Byron Isaza Salazar - Profesional Especializado (Contratista OAP)

(El alcance de participación en la elaboración de este documentocorresponde a las funciones del área que representan)

Control de VersionesVersión Fecha Descripción Modificación Folios

1 4/30/2015 44 hojas

2 8/30/2015 44 hojas

3 9/16/2015 Actualización de Riesgos de Gestión 44 hojas

4 12/14/2015 44 hojas

5 12/24/2015 44 hojas

6 2/1/2016 44 hojas

7 7/15/2016 44 hojas

8 8/1/2016 44 hojas

Validado y Aprobado por:

ADRIANA BAREÑO ROJASJefe Oficina Asesora de Planeación

Actualización de Riesgos de Corrucpión primer cuatrimestre 2015 Actualización de Riesgos de Corrucpión segundo cuatrimestre 2015

Actualización Matriz de Riesgos de Gestión (Inclusión de los procesos estratégicos en Conjunto

Actualización de Riesgos de Corrucpión tercer cuatrimestre 2015

Actualización de las matrices de riesgos de corrupción de acuerdo con el documento "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadanoV2" y la "Guía para la Gestión de Riesgo de Corrupcion"Guía para la Gestión de Riesgo de Corrucpión" emitidas por la Presidencia de la República.

Actualización del seguimiento de las matrices de riesgos de corrupción de los 22 procesos del IDU. Actualización de las matrices de riesgos de Gestión de los 22 procesos del IDU

Actualización de la matriz de riesgos de gestión del proceso de Conservación, teneindo en cuenta que se fuisionó el Riesgo R-G-CI-12 y R-G-CI-18, por lo que el seguimiento de los coponentes que conforman estos proyectos etabán separados, por lo tanto se fusionaron. De igual manera se revisaron las causas del riesgo R-G-CI-16 y se realizó de nuevo el análisis individual.

€¦ · xls file · web view ·...

Documents