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www.archivogeneral.gov.co / [email protected] GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

II SEMINARIO DE CONTROL FISCAL

LILLIANA MAYORGA TOVAR

“LA LEY 594 DE 2000”27 y 28 de Noviembre de 2012

mailto:[email protected]


“Las sociedades que no disponen de archivos son sociedades sin memoria. Sin ellos, en la práctica, no existiría organización estatal”

Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T-443/94)



PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES



Organización de un Archivo

Antes… Después…



Organización de un Archivo

Antes…

Después…



ESTRATEGICOS

MISIONAL

ADMINISTRATIVOS

EVALUACIÓNSEGUIMIENTO

CONTROL

COMPONENTES

Políticas

Procesos

Personas

Tecnología

Capacitación

Soporte

Herramientas



LEY 594 DE 2000 – LEY GENERAL DE ARCHIVOS


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TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS




Art. 21. Programa de Gestión Documental (PGD). Las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos.

• Conjunto de actividades administrativas y técnicas…• … tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades…

• … desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.




Art.22. Procesos Archivísticos.

Art. 23. Formación de Archivos de Gestión – Archivo Central – Archivo Histórico.

Art. 24. Obligatoriedad de las TRD.





PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS


PLANIFICACIÓN

(VALORACION)1

PRODUCCIÓN (RECEPCION Y

CREACION)2

GESTIÓN Y TRAMITE

3CLASIFICACIÓN

Y ORGANIZACIÓ

N4

TRANSFERENCIA, MIGRACION O EMULASION

5

DISPOSICIÓN O ELIMINACION

6

• Marco legal y normativo• Políticas• Roles y responsabilidades• Procesos y

procedimientos• Instrumentos archivísticos

para la gestión documental• CCD• TRD

• Tecnología



Control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases de formación del archivo.

Valores Primarios

Archivo de Gestión

Archivo Central

Archivo Histórico

Valores Secundarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico

Cultural Histórico Científico

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO




Art. 26. Inventario Documental. Es obligatorio elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.




Marco de Aplicación de La Ley General de Archivos

(594/2000)



LEY GENERAL DE ARCHIVOSLey 594 de 2000

OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES- Objeto.

- Ámbito de aplicación. - Definiciones.

- Principios generales.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES- El Sistema Nacional

de Archivos (SNA)- De los Planes y

Programas.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

- Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.- Archivo General de la Nación.

- Archivo General del Departamento.- Archivo General del Municipio.- Archivo General del Distrito.

- Archivos territoriales

Archivos de entidades del orden:- Nacional.

- Departamental.- Distrital.

- Metropolitano.- Municipal.

- Local.- Archivos de los territorios indígenas, que se crearán

cuando la ley los desarrolle.- Los archivos según la organización del Estado- Archivos de la Rama Ejecutiva.

- Archivos de la Rama Legislativa.- Archivos de la Rama Judicial.

Archivos de los Órganos de Control.Archivos de los Organismos Autónomos.

- Obligatoriedad de la creación de archivos




ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS- Obligatoriedad de la conformación de los

archivos públicos.

- Responsabilidad

- Instalaciones para los archivos.

- Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos

- Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos

- Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas

Capacitación para los funcionarios de archivo.

- Supresión, fusión o privatización de entidades públicas




GESTIÓN DE DOCUMENTOS

- Programa de Gestión Documental

- Procesos Archivísticos

- Formación de Archivos:Gestión, Central

e Histórico

- Tablas de Retención Documental (TRD)

- Inventario Documental




SALIDA DE DOCUMENTOS

CONTROL Y VIGILANCIA

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS




CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

- Conservación de documentos

- Calidad de los soportes

Conservación de documentos en nuevos soportes

- Reproducción de documentos

DISPOSICIONES FINALES

- Apoyo de los organismos de control

- Vigencias y derogatorias



INICIATIVA CERO PAPEL

• Plan de Desarrollo Nacional.•Directiva Presidencial No.04 de 03 de abril de 2012.•Decreto-Ley 019 de 2012: Ley Antitrámites.•Ley 1474 de 2011: estatuto Anticorrupción.•Ley 1437 de 2011: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,•en especial el Capitulo Cuarto: “Utilización de Medios electrónicos en el Procedimiento Administrativo. Articulo 58 – Archivo Electrónico de Documentos y Artículo 59 – Expediente Electrónico.




ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CARRERA 6 No. 6-91Teléfono: 3282888

Fax: 3372019Pagina Web:

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