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Webinar:Firma digital de documentos

www.yaencontre.com

16 de Abril 2020

www.inmoacademy.com

Equipo

Carmen Carratalá - Especialista en marketing

Ferriol Egea - Director de estrategia y desarrollo de negocio

Sonia Ontiveros - Directora de marketing y Editora de inmoacdemy

Joan Carbó - Experto en funnel y email marketing

Agenda del webinar

1. Firma digital de documentos

2. Signaturit3. DocuSign

4. Funcionalidades de las plataformas 5. APILegaltech6. FAQs

Firma digital de documentos

Firma de documentos online

Introducción

El hecho de poder firmar documentos online ofrece una enorme cantidad de ventajas, como evitar trasladarnos o incluso utilizar el correo ordinario poniendo en riesgo los documentos.

Cada vez más empresas son conscientes de la importancia de cuidar la seguridad y conferir garantías legales a todos los documentos que firman, tanto con sus clientes como con sus proveedores o empleados.

En el caso de las firmas electrónicas avanzadas y cualificadas, además de identificar al firmante de forma única, garantizan la integridad de la información contenida en el mensaje o documento.


Introducción

No es lo mismo firmar un documento en papel con bolígrafo, escanearlo y enviarlo por correo electrónico que recurrir a una plataforma especializada de creación de firmas electrónicas.

En la actualidad existen múltiples herramientas que facilitan el proceso de firmar documentos online, que incluso pueden ayudar a digitalizar nuestra firma, evitando el tener que imprimir y escanear los contratos y documentos a enviar.

La firma digital de documentos te permite continuar trabajando y atendiendo a tus clientes desde el confinamiento en nuestros hogares durante y también después de esta situación excepcional que estamos viviendo a causa de la crisis sanitaria provocada por el Covid-19.

Firma de documentos en inmobiliarias

Usos más comunes de la firma digital en agencias inmobiliarias

Estos son algunos ejemplos:

❖ Contrato de alquiler

❖ Cesión de poderes para dar de alta o baja contratos con empresas de suministros (agua, luz, gas, …)

❖ Autorización para pedir referencias del inquilino

❖ Contrato de publicación de anuncios en portales inmobiliarios

❖ Autorización de pagos (mandato SEPA)

❖ Seguro de vivienda para arrendatarios

❖ Contrato de arras


Ventajas de la firma digital

Principales ventajas:

❖ Fácil de usar para el sender y para los firmantes.

❖ Ahorro de tiempo.

❖ Rapidez.

❖ Online: no es necesario descargar o instalar programas.

❖ Desde cualquier dispositivo.

❖ Se elimina la necesidad de enviar contratos en papel.

❖ Permite hacer seguimiento del proceso de firma: recepción apertura y firma del documento.


Ventajas de la firma digital

Principales ventajas:

❖ Integración con otras plataformas vía API (por ejemplo con tu CRM).

❖ Personalización con la imagen corporativa de la empresa.

❖ Firmas únicas: la firma es personal e intransferible y la persona firmante tiene que realizar la firma de forma expresa para cada documento y por tanto no se puede copiar.No almacenamiento de firmas para que no sean copiadas.

❖ Se facilita el proceso de facturación y activación.

❖ Recordatorios automáticos de firma al firmante que no ha firmado.


Tipos de firma digital

Existen tres tipos de firma digital o electrónica:

❖ Simple

❖ Avanzada

❖ Cualificada



❖ Firma digital simple

Por ejemplo, alguien nos pide firmar un documento. Se lo enviamos firmado y escaneado a través de nuestro correo electrónico.

➢ Existe una asociación lógica entre la cuenta de origen del mensaje (nuestra dirección de email) y la firma.

➢ No existe realmente ninguna evidencia sobre quién ha sido realmente el firmante.



❖ Firma digital avanzada

Esta modalidad de firma ofrece:

➢ Seguridad: todos los datos que circulan a través de la plataforma están encriptados.

➢ Integridad: el documento no puede estar modificado o eliminado después de haber sido firmado.

➢ Asegura la identidad del firmante: la firma se realiza físicamente desde el dispositivo.

➢ Validez legal asegurada: existe una tercera entidad de confianza certificada en la firma electrónica.



❖ Firma electrónica cualificada

Esta modalidad de firma ofrece:

➢ Nivel de seguridad más alto.➢ Uso es más complejo.➢ El firmante ha de disponer de un certificado cualificado

de firma electrónica (DNIe), creado desde un dispositivo seguro de creación de firma cualificada, que a su vez debe de cumplir con una serie de requisitos que se establecen en la Regulación (UE) Nº 210/2014).

➢ Pocas personas disponen de DNIe, requerido para esta firma.

➢ Utilizado en trámites con las Administraciones Públicas.


¿Qué quiere decir “validez legal asegurada”?

Esta cláusula garantiza que cada firma electrónica se “incrusta” en el documento.

Todas la evidencias de la transacción generadas durante el proceso de firma son recogidas en el documento probatorio.

A través de un algoritmo de encriptación y del sellado de tiempo oficial, aseguran la integridad de los datos y, por tanto, su validez legal como prueba de quién ha firmado el documento, cuándo y dónde.


¿Qué es el “documento probatorio”?

El documento probatorio otorga validez legal al documento firmadoy contiene la siguiente información:

❖ Identificador único de la transacción❖ Nombre del firmante❖ Su dirección de correo electrónico❖ Dirección IP❖ Geolocalización❖ Historial de autenticación❖ Cadena de custodia (enviado, visto, firmado, etc.)❖ Sellado de tiempo oficial❖ Estado completado


Algunas formas de firma electrónica

Actualmente existen múltiples herramientas que facilitan el proceso de firmar documentos online.

En esta presentación nos centraremos en dos de ellas por estarcertificadas, por su fiabilidad y por su uso extendido en el mercado.

❖ Signaturit

❖ DocuSing

Signaturit

Signaturit

Signaturit

Signaturit es una empresa española, por lo tanto una ventaja a destacar es que el soporte técnico y las guías son en español.

Tienen un apartado específico de firma electrónica para el sector inmobiliario.

❖ Agiliza las ventas: permite a los clientes firmar en cualquier momento y lugar.

❖ Mayor experiencia de cliente: no más problemas a la hora de firmar contratos, consigue nuevos clientes de forma digital.

❖ Elimina el uso del papel: ahorra tiempo eliminado el uso del papel, impresora, escáner y fax en la gestión de tu negocio

https://www.signaturit.com/es/inmobiliarias

Ofrece prueba gratuita

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Covid-19Si contratas

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Signaturit

¿En qué casos puedo usar Signaturit?

❖ Documentos y contratos

➢ Contratos de alquiler➢ Aceptación de ofertas➢ Cesión de poderes➢ Contratos con propietarios➢ Contratos de arrendamiento➢ Contratos de agencia

❖ Certificación

➢ Gestión de inventario➢ Notificaciones fehacientes➢ Términos y condiciones➢ Acuerdos con terceros➢ Seguros del hogar➢ Avisos de recibo



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Signaturit

Planes de contratación

Disponen de tres tipos de planes de contratación para la firma electrónica simple y avanzada:

❖ Bussines: 30€ por usuario/mes➢ Soporte por mail

❖ Bussines+: 50€ por usuario/mes➢ Soporte por email y web

❖ Enterprise: cuando los anteriores planes no son suficientes, tienen este plan que es personalizado según el volúmen que se necesite.➢ Soporte dedicado

https://www.signaturit.com/es/precios

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DocuSign

DocuSign

DocuSign

DocuSign es una empresa estadounidense con sede en San Francisco, California. Por lo que el soporte técnico es en inglés.Es la plataforma de firma electrónica más usada. Es fiable y la utilizan más de 100 millones de usuarios en 188 países.

Dentro del apartado Productos está la Firma electrónica.

❖ Finaliza acuerdos en cuestión de horas en lugar de días, desde cualquier dispositivo.

❖ Accede a documentos y fírmalos de forma rápida y segura.

❖ Sube y envía documentos fácilmente para que otros los firmen.

❖ Envía recordatorios y revisa el estado de firma en cualquier instante.

https://www.docusign.com.es/productos/firma-electronica


durante 30 días


DocuSign

Ventajas

Estas son algunas de las ventajas que ofrece:

❖ Elimina la necesidad de enviar contratos en papel❖ Facilita el proceso de facturación y activación❖ Rápido❖ Fácil de usar❖ Procesos 100% online❖ Desde cualquier dispositivo❖ Permite incorporar solicitudes de firma y pago electrónicos

en tu página web, portal o aplicación móvil❖ Integración de los sistemas vía API❖ Cumple certificaciones de seguridad❖ Cifrado de datos❖ Soluciones personalizadas❖ Disponible en 43 idiomas



durante 30 días


DocuSign

Planes de contratación

Disponen de tres tipos de planes de contratación para la firma electrónica:

❖ Personal: 9€ por usuario/mes➢ Solo para un usuario

❖ Estándar: 23€ por usuario/mes➢ Hasta cinco usuarios

❖ Business Pro: 38€ por usuario/mes➢ Hasta cinco usuarios➢ Envíos masivos

https://www.docusign.com.es/productos-y-precios

https://www.docusign.com.es/productos-y-precios

Funcionalidades de las plataformas


Proceso de enviar a firmar documentos

1. Hacer clic en CARGAR y seleccionar documento a firmar (en pdf).

2. Agregar destinatario/s (firmantes y recibidores de copia de contrato firmado), nombre y email cada destinatario.

3. Establecer el orden de firma (si hay varios firmantes) o enviar a todos a la vez.

4. Agregar el asunto y mensaje al correo electrónico que recibirán los firmantes.

5. Agregar los campos de la firma en el documento (fecha, nombre y apellidos y casilla para la firma).

6. Obtener vista previa del documento a firmar.7. Enviar.


Control de la gestión de las firmas

❖ Recepción de los documentos firmados

Una vez que todas las personas han firmado, reciben por email una copia del documento firmado y del documento probatorio.

➢ Remitente➢ Todos los firmantes➢ Personas en copia

❖ Control del estado de firma

Es habitual que en un momento dado se esté gestionando la firma de varios documentos con diferentes personas.

Desde la plataforma de gestión se puede hacer seguimiento de la evolución de las firmas y ver todos los documento.

➢ Ver en qué estado de firma está cada documento enviado (enviado, firmado, completado, cancelado).

➢ Visualizar o descargar los documentos firmados y los documentos probatorios.

➢ Enviar un email recordatorio a las personas que no han firmado.

APILegaltech

Innovación: APILegaltech

APILegaltech

Este mes de abril se dió a conocer en los medios de comunicación, la alianza entre la Asociación de Agentes Inmobiliarios de Cataluña y la start-up Milcontratos, mediante la cual han creado la plataforma APILegaltech.

Esta herramienta permite la creación y la firma de documentos digitales, mediante la cual se posibilita a los agentes inmobiliarios seguir atendiendo una parte importante de los requerimientos de los clientes desde la distancia.

Se basa en la tecnología de Machine Learning, que es un sistema basado en inteligencia artificial que permite redactar cualquier documento legal.

Permite redactar: contratos de reserva, contratos de alquiler, contratos de servicios, burofax, et.

* Disponible para usuarios de API.cat

Noticia blog para profesionales inmobiliarios inmoacademy:https://inmoacademy.com/noticias/los-apis-obligados-a-

digitalizarse-para-poder-mantener-el-servicio/

Tutorial de uso APILegatech:https://www.youtube.com/watch?v=k100EPagtFI

https://inmoacademy.com/noticias/los-apis-obligados-a-digitalizarse-para-poder-mantener-el-servicio/

https://www.youtube.com/watch%3Fv=k100EPagtFI

Preguntas frecuentes

FAQs

❖ ¿Tienen que estar registrados los firmantes?No, solo la persona que envía documentos a firmar tiene que estar registrada en el servicio. Las personas que reciben las peticiones de firma sólo tienen que acceder al documento y firmarlo.

❖ ¿Qué es un usuario?Es la persona registrada en la plataforma que envía documentos a firmar desde su correo electrónico o a través del panel de gestión de la plataforma (número de licencias).

❖ ¿Cuántos documentos puedo enviar?Dependerá del tipo de plan contratado.

Preguntas frecuentes

FAQs

❖ ¿Todos los planes tienen las mismas funcionalidades?Todos tienen las funcionalidades básicas de firma, no las extras.

❖ ¿Es necesario firmar varias páginas de un documento?No es necesario gracias a los datos que se registran durante el proceso de firma y al sellado de tiempo y la garantía de integridad del documento. Todos los datos registrados en el documento probatorio (sellado de tiempo, IP, geolocalización, historial de eventos, nombres, etc.) garantizan que todos los datos existieron y que no han sido alterados posteriormente.Es decir, con una única firma se cierra el documento y todo la información se cifra. La integridad de los datos está garantizada.

¡Gracias!

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