FACTURAPL

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Mantenimiento de FicherosSistema / Tablas Generales / 1 – Divisas

Introducimos las diferentes monedas con las que podrá trabajar el programa, tanto para compras como para ventas.

El concepto de divisas euro corresponde a la existencia de monedas nacionales dentro de la zona euros. (Por ejemplo la peseta, marcos, escudos francos etc.).

El campo Precios Unitario es configurable en el número de dígitos enteros (hasta 10 posiciones) y decimales (hasta 6 posiciones)

De la misma forma, en el campo Resultados configuraremos el número de dígitos enteros (hasta 12 posiciones) y decimales (hasta 3 posiciones) de los resultados en divisas

Sistema / Tablas Generales / 2 - Formas de pago

Es importante crear todas las formas de pago antes de la introducción de los clientes, ya que será obligatorio cumplimentar este dato en la ficha del cliente. Todo el control de Tesorería y Vencimientos dentro del programa estará sujeto a los datos que se introduzcan en las formas de pago.

Dependiendo de los datos que se introduzcan, las facturas generarán uno o varios recibos. La forma de pago indicará cuántos vencimientos habrá, en qué fechas y qué porcentajes sobre el importe total tendrán.

En la ventana de introducción de datos aparecerán los siguientes campos:

CódigoCódigo alfanumérico de dos dígitos para la forma de pago.

DescripciónNombre de la forma de pago.

Tipo AplazamientoEste campo es configurable. El aplazamiento del pago puede ser:

Importe fijo, si se imputa una cantidad fija a pagar en diferentes plazos hasta la finalización de la deuda.Cuando el tipo de aplazamiento es fijo nos pedirá los siguientes campos:Importe Aplazado: Es el importe fijo que aparecerá en cada recibo generado.Días Aplazamiento: A partir de este campo generaremos la fecha de vencimiento del recibo, teniendo el programa en cuenta automáticamente el/los día/s de pago del cliente.

Importe porcentual, si se imputa uno o varios porcentajes sobre la cantidad total a pagar en diferentes plazos hasta llegar al 100% de la deuda.

Cuando el tipo de aplazamiento es Porcentual nos pedirá hasta cinco porcentajes de aplazamiento junto con sus respectivos días de aplazamiento, para calcular el vencimiento de los recibos.

Pagos a plazos, si se imputa un importe fraccionado del importe total de la factura, dependiendo del número de plazos introducidos (lo utilizaremos cuando necesitemos más de 5 aplazamientos).Cuando el tipo de aplazamiento es Pagos a plazos, nos pedirá los siguientes campos:Número de Plazos: Número de plazos en que se quiere fraccionar el pago (nº de recibos que se generarán).Días Aplazamiento: A partir de este campo generaremos la fecha de vencimiento de los recibos.

Recibos por DefectoCuando la forma de pago genere recibo, podremos indicar si queremos que él/los recibos que genere se creen como Pagados o Emitidos por defecto. En el caso de ser emitidos, podremos marcar la opción Pagado al Victo., es decir, cuando el recibo supere su fecha de vencimiento se pondrá automáticamente como pagado, se actualizará el Riesgo del Cliente y se generará un movimiento en el fichero de vencimientos que se utilizará para contabilizar el pago del recibo.

Subcuenta PagoSubcuenta de caja o banco a la que se dirigirá el asiento de contado para el pago de las facturas de proveedores.

Subcuenta CobroSubcuenta de caja o banco a la que se dirigirá el asiento de contado para el cobro de las facturas a clientes.Meses CompletosCuando se marque esta opción y los días de aplazamiento sean múltiplos de 30, los aplazamientos se calcularán por meses en lugar de por días.

Pasar vencimientos a ContaPlusSi marcamos esta opción, el programa hará el paso de los vencimientos a ContaPlus. Este campo permanecerá inactivo si no se ha enlazado previamente al programa a ContaPlus.

Dto. P.P.En este campo se introducirá el descuento por pronto pago asociado a la forma de pago.

Sistema / Tablas Generales / 3 – Bancos

En este apartado se introducirán las diferentes entidades Bancarias con la que podrá trabajar el programa

Sistema / Tablas Generales / 4 – Tipos de IVA

Permite asignar los diferentes tipos de IVA junto con la descripción y el recargo de equivalencia correspondiente

Sistema / Tablas Generales / 6 - FamiliasLos artículos se pueden agrupar en grupos afines mediante las “Familias”

Sistema / Tablas Generales / 7 – Grupos de ClientesDistintas formas de Agrupar nuestros clientes

Sistema / Tablas Generales / 8 – DepartamentosDistintos departamentos de ventas de los artículos

Sistema / Tablas Generales / D – Cuentas de RemesaDefinimos todas las cuentas bancarias a través de las cuales remesaremos nuestros recibos.

ImportanteLa cuenta de remesas será obligatoria en la ficha del cliente. De esta forma al realizar pagos de recibos de forma automática (recibos por defecto pagados o pagados al vencimiento), se podrá realizar el asiento contable de pago del recibo utilizando la subcuenta del cliente y la subcuenta de la cuenta de remesa asociada al cliente.

El “Sufijo” es un campo de tres dígitos incluido en el formato del cuaderno 19 del Consejo Superior Bancario, para remesar recibos y lo mismo para el sufijo norma 58. Ambos nos los debe proporcionar nuestra entidad bancaria.

Observación. Una vez introducido el código, pulsamos la lupa correspondiente al nombre de la entidad bancaria y se abre la ventana de nuestros Bancos. Si elegimos uno de ellos, se rellenarán automáticamente varios datos

Sistema / Tablas Generales / G – Rappels

En este apartado se reflejarán los tipos de rappels que se aplicarán al cliente por un volumen de compra.

Sistema / 3 – AgentesEn esta opción se podrá introducir a los agentes o empleados con sus correspondientes comisiones.

Sistema / 5 – Transportistas

En este apartado, se introducirán los Transportistas con los que trabajará la empresa.

Sistema / 2 – Clientes

En la pestaña GENERAL se introducen los datos generales del cliente. La pestaña COMERCIAL es fundamental para la correcta confección de los pedidos/albaranes/facturas. Contiene los siguientes campos:

Agente.- Campo de tres dígitos alfanuméricos. Será el código del agente asociado por defecto al cliente. Podrá modificarse en la propia factura. Este campo debería haberse definido en la opción AGENTES del menú SISTEMA.

Forma de Pago.- Campo de dos dígitos alfanuméricos. Será la forma de pago habitual de este cliente y podrá modificarse en la propia factura. Este campo debería haberse definido en la opción FORMAS DE PAGO del menú TABLAS GENERALES.

Primer día Pago.- Primer día fijo de pago del cliente.

Segundo día Pago.- Segundo día fijo de pago del cliente.

Tercer día Pago.- Tercer día fijo de pago del cliente.

Descuento Pronto Pago.- Descuento adicional por un pago anticipado. Es modificable en la propia factura.

Tipo Descuento.- Campo numérico de 1 dígito. Su valor debe estar comprendido entre 1 y 6. Es imprescindible cumplimentar este campo. Descuento por defecto

que tomará entre los 6 diferentes por artículo. Es modificable en la propia factura.

Divisa.- Tipo de moneda con la que se facturará a ese cliente por defecto. Este campo debería haberse definido en la opción DIVISAS del menú TABLAS GENERALES.

Riesgo Máximo Autorizado.- Cantidad impagada máxima autorizada a un cliente.

Riesgo Alcanzado.- Es el riesgo que tiene actualmente el cliente. Este riesgo corresponde a todo lo que dicho cliente tiene pendiente de pago.

Impagados.- La acumulación de pesetas impagadas de las facturas cuyos recibos se encuentren impagados y su fecha de vencimiento sea superior a la actual.

Número Copias Factura.- Número de copias que el programa imprimirá en las facturas de ese cliente.

Serie de Facturas.- Campo alfabético de 1 dígito. Su valor podrá ser A o B. Serie por defecto para las facturas a este cliente. Es modificable en la propia factura.

Tipo de Rappel.- El código de este campo deberá introducirse previamente en la opción RAPPELS del menú TABLAS GENERALES.

Cuenta de Remesas.- El código de esté campo deberá introducirse previamente en la opción CUENTA DE REMESAS del menú TABLAS GENERALES. Es imprescindible cumplimentar este campo para que los recibos que generen las facturas de este cliente puedan remesarse.

Régimen IVA.- Seleccionaremos uno de los tres regímenes establecidos:

o General.- Se le aplicará a este cliente los porcentajes de IVA que lleven los artículos en la factura.

o CEE.- Se le aplicará a este cliente el tipo de IVA de la Comunidad Económica Europea (Normalmente 0%).

o Exento.- Independientemente del porcentaje de IVA que lleven los artículos, la factura estará Exenta de IVA (Clientes de Andorra, Islas Canarias...).

Aplicar Precio Mayorista.- Al marcar este campo se identificará al cliente como mayorista para relacionarlo, posteriormente, con el campo artículo y su precio a mayoristas.

Recargo de Equivalencia.- Si marcamos esta opción, calculará el/los recargo/s de equivalencia asociado/s a el/los porcentaje/s de IVA de el/los artículo/s en la factura.

En la pestaña BANCO introduciremos los datos del banco del cliente en el cual le vamos a cobrar las operaciones

La pestaña DIRECCION se refiere a los casos en los cuales las empresas tienen más de un centro de trabajo (tiendas, almacenes, etc. diferentes a la dirección fiscal)

Sistema / 4 – Proveedores

En las fichas de proveedores se introducen los datos de los proveedores de una forma similar a los Clientes.

Sistema / 6 – Almacenes

En esta opción se podrán introducir los diferentes almacenes que se posean. Se dispone de un botón de acceso directo en la barra de herramientas.

En la ventana de introducción de datos añadiremos el Código y Nombre que identifiquen el Almacén, así como su Dirección, Población, Código Provincia y Teléfono de contacto.

Sistema / 7 – Artículos

En esta opción se podrán introducir las referencias de los artículos y las materias primas del almacén. Se dispone de un botón de acceso directo en la barra de herramientas del programa.

Alta de Artículos.: Pestaña Datos generales

En esta carpeta introduciremos la Referencia y Descripción que identifican el artículo. Junto al campo descripción, aparece un botón que da acceso a una ventana de comentarios en la que podremos escribir todo el texto que sea necesario. También introducirá la familia a la que pertenece el artículo.Asignaremos el Código de Barras del artículo. Disponemos de tres tipos de códigos de barras, para seleccionar el formato en que deseemos que se represente: EAN 13, Code 39 o Code 128.

El campo Artículo tipo Kit, se refiere a artículos que engloban un conjunto de productos. Si seleccionamos esta opción, se activará la carpeta Kit, donde se recogerán los artículos componentes del kit, y el stock aproximado del mismo.Marcaremos Artículo con peso, si deseamos introducir un peso o tara para el artículo, que se recogerá en el campo Tara.

F. Envasado, es un campo informativo sobre el formato de envasado.

Si la familia a la que pertenece al artículo tiene propiedades asociadas, podremos marcar las opciones de precios por cada propiedad. Si seleccionamos esta opción, al rellenar las tablas de Proveedores (Carpeta Precios Compra) y Precios Divisa (Carpeta Precios Venta) podrá introducir precios diferentes a aplicar para rangos diferentes de las propiedades.

Si activamos el campo Utilizar unid.\ envases se habilitará el campo Uds. Envase, y en todos los documentos que introduzcamos este artículo se incluirá el campo envases.

Alta de Artículos.: Pestaña Precios de compra

En esta carpeta introduciremos los datos propios de compras.

Coste Promedio. Recoge el precio de coste promedio de los artículos calculado de todas las entradas por albaranes de proveedores y teniendo en cuenta el coste promedio inicial en la creación del artículo. En la carpeta Cálculo del apartado Personalización de la opción Entorno del Sistema del menú Útil se podrá seleccionar tres métodos diferentes para el cálculo del coste promedio: Media aritmética de todas las entradas, Sumatorio de últimas entradas hasta completar stock o Media aritmética según existencias actuales.

Alta de Artículos.: Pestaña Precios de VentaEn esta carpeta indicaremos el tipo de IVA aplicable a este artículo y el grupo de venta a la que pertenece.

ImportanteTodos los artículos están sujetos a un porcentaje de IVA determinado. Ningún artículo deberá ir al 0%. Será el campo Régimen de IVA del cliente el que hará que una factura lleve IVA o no, independientemente de los porcentajes de IVA de los artículos.

Asimismo introduciremos el PVP y el precio mayorista, pudiendo introducir un tanto por ciento de beneficio que nos calcularía automáticamente los precios de venta al introducir los precios de costo en la carpeta anterior. Podremos también introducir los seis tipos de descuentos predeterminados.

Si nuestra empresa está configurada para aplicar Punto Verde en ventas, aparecerá un campo donde se introducirá el precio Punto verde del artículo.

Por último podremos añadir un precio de venta en cada divisa con la que facturemos.

Alta de Artículos.: Pestaña Stocks

En la ventana de introducción de datos añadiremos el Código del Almacén para la entrada del Stock.

Alta de Artículos.: Pestaña ClientesDonde aparecerán todos los clientes que se encuentran en una situación especial referente al precio de venta o el descuento que se aplicará por ese artículo.A esta lista podrán añadirse nuevos clientes para los que se desee que el Precio de Venta o el Descuento sea diferente del que se aplicará por defecto y que coincide con el que aparece en la pantalla Precios de la ficha del artículo.

Alta de Artículos.: Pestaña AgentesEn esta pantalla aparecerán los agentes que por las ventas de este artículo tendrán un porcentaje de comisión diferente del que tienen asignado por defecto.Desde esta pantalla se podrán añadir nuevos agentes, para los que se desee que la comisión sea diferente de la que se aplicaron por defecto y que coinciden con los que aparecen en la Carpeta Precios de la ficha del artículo.

Alta de Artículos.: Pestaña ProveedoresEsta pantalla es idéntica a la de Clientes pero se utilizará para aplicar Precios de Coste yDescuentos en las compras a los proveedores del artículo en cuestión.

Alta de Artículos.: Pestaña ComentariosEn esta carpeta accederemos a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario.No tiene limitación en cuanto al número de caracteres.

Alta de Artículos.: Pestaña KitSólo se podrá acceder a esta carpeta si se ha seleccionado la opción Artículo tipo kit en la carpeta Datos Generales.Nos informa sobre los componentes del artículo y el stock aproximado del kit en nuestros almacenes.

PROCESO DE COMPRAS

Proceso de Compras

Suponemos que no tenemos ningún artículo en los almacenes, por lo que vamos a iniciar el proceso para comprarlos a nuestros proveedores.En primer lugar tenemos que dar de alta en los ficheros de artículos los artículos que vamos a comprar. (Menú > Sistema > Artículos)

Pedidos (a Proveedores)

En esta opción se recogen los pedidos que se realizan a los proveedores. Su utilidad es exclusivamente mostrar información de las cantidades pendientes de recibir. Si no se quiere llevar este tipo de control, no es necesario efectuar los pedidos; se podrán realizar directamente los albaranes. Se dispone de un botón de acceso directo a esta opción.

Se elije el proveedor

al que se le va efectuar el pedido y se van añadiendo las lineas de pedido

Albaranes de ProveedoresEn esta opción se recogen los albaranes que se realicen a los proveedores. Estos documentos son los que darán entrada de stocks en el almacén. Se podrán efectuar albaranes sobre un pedido ya realizado o efectuar el albarán directamente sin pasar por un pedido previo.

Facturas de Proveedores.

En esta opción se recogen las facturas que realicen los proveedores. Se podrá generar una Factura a partir de cada Albarán introducido con el botón Generar Facturas de la Tabla de Albaranes de Proveedores, o bien generar una Factura que agrupe varios Albaranes con el botón Recapitular de la Tabla de Facturas o directamente añadiéndola desde esta ventana.

Importante

No podrán borrarse ni

modificarse facturas que ya estén contabilizadas. Tampoco se podrán eliminar facturas mientras existan movimientos de recibos asociados a la factura, por lo tanto, tendríamos que eliminar esos movimientos uno a uno.

Facturas Rectificativas de Proveedores:

Se crea este nuevo tipo de documento para realizar Facturas rectificativas.

Podremos encontrarnos con los siguientes casos que obligan a realizar una factura rectificativa:

Rectificación de una factura por incumplimiento de requisitos formales, errores de aplicación de precios, cantidades o descuentos, y modificaciones que afectan a la base imponible.

Recordarle que si incrementamos el valor de la factura original debe introducir una cantidad positiva y si se disminuye el valor de la factura original debe introducir una cantidad negativa.

Devoluciones de mercancía o anulación de operaciones

Los importes de la factura rectificativa se calculan con los porcentajes de descuento especial, pronto pago y recargo financiero de la factura original, por ello es primordial que los abonos asociados tengan los mismos porcentajes que esta.

Importante

No se podrá modificar ni eliminar una factura rectificativa que esté contabilizada o tenga recibos pagados o devueltos. Los recibos que generan las facturas rectificativas se visualizan en la opción de Almacén/ Gestión de pagos/ Recibos, tendrán asignada la serie R.

Las líneas provenientes de una factura a rectificar o de una factura asociada no se podrán modificar en ningún caso.

Las facturas rectificativas no generarán movimientos en el almacén.

Gestión de Pagos:

Recibos de Proveedores

Dentro de esta opción se encuentran otras dos subopciones que nos permitirán llevar todo el control sobre los pagos de recibos, bien sean emitidos, pagados o devueltos, es decir, el control de tesorería.

La primera opción nos permitirá un control total sobre los recibos generados por el programa. La segunda opción se utilizará para gestionar los Pagos y Devoluciones de nuestros recibos así como su contabilización.

Pagos y Devoluciones

Con esta opción se podrá llevar el control sobre los pagos y las devoluciones que se realicen de los recibos y permitirá contabilizarlos.

En la pantalla de introducción de datos el usuario cumplimentará los campos para su correcto funcionamiento.

El campo Tasa de conversión o Valor en Euros no es modificable por el usuario.

Si la moneda con la que estamos trabajando es zona euro en este campo aparecerá el valor de un euro con respecto a la moneda, (Tasa de conversión), si la moneda no es zona euro saldrá el valor de la moneda con respecto al euro (Valor en Euros). Este campo se irá actualizando automáticamente y no es accesible al usuario.

El campo Movimiento es automático y captura el tipo de movimiento contrario al estado en el que se encuentra el recibo. Es decir, si hiciéramos un movimiento de un recibo Pagado, nos añadirá un movimiento de Devolución y cambiará el estado del recibo.

En la barra de herramientas disponemos de la siguiente opción:

Cambiar estado

ALMACEN

Movimientos de Almacén

Esta opción se utilizará cuando se desee realizar el traspaso de mercancía de un almacén a otro.En la barra de herramientas disponemos del botón:

Recuperar

Es el botón [ ]. Podrá recuperar movimientos de almacén realizados con anterioridad.Accederá a una pantalla donde se introducirá un rango de fechas y referencias para que aparezcan por pantalla los movimientos entre los almacenes especificados con anterioridad.

En el caso de que no haya stock del producto en el almacén origen, no se recuperará el movimiento. Si el stock del almacén origen es menor que la cantidad que se movió, en la operación recuperada aparecerá la cantidad de artículo que queda en el almacén

Regularización de Almacenes

Con esta opción podrá realizar regularizaciones en los almacenes, es decir, podrá ajustar el stock de cualquiera de los almacenes, eliminando o añadiendo mercancía anualmente

Histórico de Movimientos

En esta opción se muestran las entradas y salidas de Almacén, tanto por Regularización como por Movimientos entre Almacenes.

PROCESO DE VENTAS

En este menú, residen todas las opciones que nos permitirán controlar y gestionar las operaciones de salida de mercancía.

Presupuestos

Esta opción hace referencia a una propuesta al cliente del total al que ascenderá la compra de una serie de artículos o servicios. Los presupuestos, al no referirse a una venta segura, no descontarán los artículos del stock.

Facturación - Presupuestos a Clientes Pantalla Principal

Facturación - Presupuestos - Línea de presupuestos a Clientes

PedidosEn esta opción se recogen los pedidos solicitados por los clientes. Estos documentos no dan salida de stocks en el almacén. Su utilidad es exclusivamente mostrar información de las cantidades pendientes de servir. Si no se quiere llevar este tipo de control, no es necesario efectuar los pedidos; se podrán realizar directamente los albaranes

No podrán borrarse pedidos que ya estén servidos. Se deberá borrar previamente el/los albaranes generados por ese pedido. Si el pedido estuviera parcialmente servido, se podrá anular la parte que quede pendiente de servir, quedando automáticamente ese pedido como servido.

Introducción de líneasUna vez dadas de alta las líneas de pedido, podremos introducir el descuento especial, y el descuento pronto pago, si no los tuviese por defecto en la ficha del cliente, en caso contrario tomaría los del mismo, aunque son modificables

Facturación - Pedidos - Altas - Introducción de Líneas

Albaranes

En esta opción se recogen los albaranes que se realicen a los clientes. Estos documentos son los que darán salida de stocks en el almacén. Se podrán efectuar uno o varios albaranes sobre un pedido ya realizado o efectuar el alabarán directamente sin pasar por un pedido previo

No podrán borrarse albaranes que ya estén facturados. Se deberá borrar previamente la factura generada por ese albarán.

El albarán que se realice proviene de un pedido previo el apartado de introducción de artículos en el albarán no estará activo, y solo permitirá la modificación de los artículos del pedido, en cuanto a la cantidad servida o al precio de los mismos

Si se actualiza el albarán sin realizar modificación alguna, el pedido cambiará de estado y quedara servido. En caso de efectuar alguna modificación en cuanto al número de unidades servidas, el pedido quedara parcialmente servido. En el siguiente albarán que se efectúe sobre dicho pedido, solo aparecerán los artículos y/o cantidades pendientes que queden, pudiendo igualmente aceptarlo o modificarlo.

Introducción de líneas.: Una vez dadas de alta las líneas de pedido, podremos introducir el descuento especial, y el descuento pronto pago, si no los tuviese por defecto en la ficha del cliente, en este caso toma los del cliente, aunque son modificables.

Facturación - Albaranes - Altas - Introducción de Líneas

Agrupar

Es el botón [ ]. En esta opción se genera un albarán agrupando varios pedidos, entre unas fechas, entre unos clientes, entre unos grupos de clientes determinados o por unas determinadas direcciones Comerciales. Nos permite asignar una fecha para el documento, elegir el orden de presentación y los tipos de agrupaciones.

Una vez cumplimentados estos campos aparecerán los pedidos que cumplan los requisitos solicitados y se podrá seleccionar aquellos que se desee mediante el botón Selección, estando situados encima de los mismos.

FacturasEn esta opción se recogen las facturas que se realicen a los clientes. Se podrán efectuar una o varias facturas sobre un albarán ya realizado o efectuar la factura directamente sin pasar por un albarán previo. Si la factura proviene se uno o varios albaranes no se realizará la baja de stocks de los artículos, si fuera una factura directa si se efectuaría dicha baja de stocks.

El programa irá poniendo la numeración automática y correlativamente, ya que las facturas son documentos legales que necesariamente requieren este tipo de numeración la anulación de una factura dejará un hueco en esta numeración que el programa asignará a la siguiente factura. Si en ese momento el usuario cambia manualmente el número de la factura con cualquier finalidad en la carpeta Contadores del apartado:Árbol del Menú

Útil>Entorno del Sistema>Personalización>Contadores

Posteriormente el programa no asignara automáticamente esos números de factura que habían sido borrados y será responsabilidad del usuario tener la numeración de un modo correlativo y sin huecos. Actúe con precaución.

No podrán modificarse facturas que ya estén contabilizadas; en este caso, se realizará un Abono. Tampoco se podrán eliminar facturas cuyos recibos estén pagados, se deberá cambiar el estado del recibo previamente.

Podrán realizarse facturas a clientes ya creados o a clientes de contado, creándolos en ese momento.