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H. Ayuntamiento Constitucional de Tuxtla Gutiérrez | Administración 2015-2018.Calle Central y Segunda Norte S/N. Col. Centro. C.P. 29000. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

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“Año del No Trabajo Infantil en Chiapas”“Centenario de la Promulgación de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos”


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Octubre 2017Guía para la Elaboración y Actualización de Manuales de Procedimientos

PÁGINAPrólogo 1Glosario 2Presentación 41. Marco Normativo 52. Documentación del Manual de Procedimientos 5 2.1 Integración del Equipo de Trabajo 6 2.2 Integración y Análisis de Información 6 2.3 Captura de Información en Formatos Correspondientes 7

Portada 8 Índice 8 Introducción 8 Ponderación de Procesos 8 Documentación de Procedimientos 9

o Diagrama de Bloques 9o Descripción de actividades 9o Historial de cambios 9

3. Solicitud de Dictamen del Manual de Procedimientos 9

4. Análisis, Dictamen y Gestión para Autorización, Expedición y Registro 10

5. Consideraciones Generales 10

6. Formatos para la Documentación del Manual de Procedimientos e Instructivos de Llenado 10

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS


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I.- Prologo.

El Plan Municipal de Desarrollo de Tuxtla Gutiérrez 2015 – 2018 genera las condiciones propicias para impulsar el desarrollo social, económico y medioambiental del municipio, a través de los diferentes ámbitos de competencia de la administración pública del Ayuntamiento.

En este sentido la participación de la Coordinación de Mejora Regulatoria, se enmarca en los siguientes Ejes Rectores:

Eje 2. – Gobierno Eficiente, Abierto y Transparente Eje 3. – Empleo y Economía Competitiva

Uno de nuestros retos es participar con las diferentes instancias de la administración pública municipal para revisar y mantener constantemente actualizados los Manuales de Procedimientos, ya que su uso correcto y constante, propicia en las instituciones una gestión administrativa ágil, transparente y eficiente, debido a que los manuales describen de forma secuencial, ordenada y metódica los procesos sustantivos y complementarios. Los cuales podrán ser mejorados continuamente y preservarse como un capital intelectual institucional.

Esta facultad también la otorga el artículo 34 fracción XVI del Reglamento de la Administración Pública Municipal de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

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II.- Glosario de términos.

Actividad Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una unidad administrativa como parte de una facultad asignada.

Anexo Formato de trabajo que se utiliza en el desarrollo de las actividades del proceso, al cual se le incorpora información.

Cadena de valorEs una herramienta de gestión que permite realizar un análisis interno de una organización, a través de la desagregación de sus principales actividades generadoras de valor.

Cliente Organización o persona que recibe un producto o servicio.

Código Combinación de letras y números que permiten llevar un control de los procedimientos que integran el manual.

Diagrama de bloques

Es la representación gráfica que expresa las principales etapas de un proceso que permite identificar sus entradas y sus salidas incluyendo las áreas que intervienen en éste.

Entidad Paraestatal

Está conformado por los organismos descentralizados, y empresas municipales.

FunciónConjunto de actividades afines cuya responsabilidad está a cargo de un puesto o área, dirigidas a cumplir con los objetivos institucionales.

Manual de Procedimientos

Medio de información en el que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de un proceso sustantivo o complementario. Además se describen las diferentes áreas que intervienen y se precisa su responsabilidad y participación.

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Procedimiento

Es la descripción en forma lógica, sistemática y detallada de las actividades de una institución o unidad administrativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades, así como los documentos que deben ser utilizados y cómo debe efectuarse su control y registro.

ProcesoConjunto de actividades que transforman o convierten uno o más insumos en productos o resultados, que proporcionan un valor a quien los usa, aplica o demanda.

Producto Resultado de un proceso que tiene la capacidad de satisfacer una necesidad.

CMR Coordinación de Mejora Regulatoria

PS Proceso Sustantivo

PC Proceso Complementario

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Presentación

La Coordinación de Mejora Regulatoria presenta esta Guía para la Elaboración y Actualización de Manuales de Procedimientos, con la finalidad de facilitar a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal la documentación de dichos manuales.

Para cumplir con lo anterior, se establecen los formatos y sus correspondientes instructivos para facilitar su llenado.

Objetivo de la guía: Proporcionar una metodología que conduzca la elaboración/actualización, y

expedición de los Manuales de Procedimientos.

Alcance¿A quién está dirigida la guía?

A las Dependencias y Entidades de la administración pública municipal

¿Cómo está estructurada la guía? Se encuentra conformada por los siguientes apartados: marco normativo,

documentación del manual de procedimientos, solicitud de dictamen, análisis, dictamen y gestión para la autorización, expedición y registro, consideraciones generales y formatos e instructivos de llenado.

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1 Marco Normativo

El presente Marco Normativo, es de aplicación al proceso de análisis, dictamen y gestión para la autorización, expedición y registro de los Manuales de Procedimientos:

Fracción II del artículo 36 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Chiapas Fracción XII del artículo 29 y XVI del artículo 34 del Reglamento de la

Administración Pública Municipal de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

2 Documentación de Manuales de Procedimientos

Las Dependencias y Entidades deben elaborar el Manual de Procedimientos en apego a lo establecido en la presente Guía, en concordancia con su Manual de Organización, su estructura orgánica vigente y sus atribuciones consignadas en el Reglamento de la Administración Pública Municipal y demás ordenamientos aplicables a sus atribuciones.

Para la documentación del Manual de Procedimientos se considera necesario llevar a cabo las siguientes etapas:

2.1 Integración

de un equipo de Trabajo

2.2 Integración y Análisis de la Información

2.3 Captura de

Información en Formatos

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2.1. Integración del Equipo de Trabajo:

Las Dependencias y Entidades deben integrar un equipo de trabajo, para recopilar la información y documentar cada uno de los apartados que conforman el Manual de Procedimientos.

El equipo de trabajo designa un coordinador para la elaboración del Manual de Procedimientos, para que a su vez sea el enlace responsable ante la Coordinación de Mejora Regulatoria en todo lo relacionado con el Manual.

2.2. Integración y Análisis de Información

Se compone de las siguientes actividades:a). Identificación de Procesos de las Dependencias y Entidades

El análisis de la información es una actividad que permite tener una visión integral de la operación de las Dependencias y Entidades, lo constituye la identificación de sus procesos sustantivos y complementarios.

Es necesario que las Dependencias y Entidades inicien con la identificación de sus procesos sustantivos y sean representados gráficamente

en el formato Ponderación de Procesos.

El equipo de trabajo de la Dependencias y Entidades tiene que tomar en cuenta que, todo proceso sustantivo tiene los siguientes rasgos distintivos:

Forma parte de la cadena de valor, es decir, proporciona beneficios a todos aquellos que intervienen en el mismo.

Contribuye a la razón de ser de las Dependencias y Entidades. El producto o servicio resultado de la transformación está destinado al

usuario interno y/o externo. Responde a las atribuciones conferidas en el Reglamento de la

Administración Pública Municipal de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

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b). Definición y Selección de los Procedimientos a incluir en el Manual

Una vez que se han identificado los procesos sustantivos, se da inicio a la definición y denominación de aquellos procedimientos que permiten dar cumplimiento a cada uno de los procesos identificados (procesos complementarios)

La denominación del procedimiento debe orientarse hacia el resultado que se pretende obtener, por lo que es recomendable estructurarla de acuerdo a la sintaxis siguiente:

Sustantivo derivado de un verbo que actúa (por lo general llevan al final el sufijo: “ción”, no siendo así en todos los casos); seguido de un sujeto u objeto al cual se aplica la acción.

Expedición de licencia de construcción. Aplicación de las evaluaciones sanitarias de acuerdo a las normas

establecidas. Validación e integración de la base de datos de los reactivos de medición. Asesoría técnica a las Dependencias y Entidades para la elaboración de

manuales de procedimientos.

2.3. Captura de Información en Formatos Correspondientes

Una vez que se han identificado los procesos sustantivos de las Dependencias y Entidades y denominado sus procedimientos complementarios, se procede a documentar los elementos que componen a cada uno de ellos y que en su conjunto constituyen el Manual de Procedimientos, con base en los siguientes criterios:

La información sobre los procedimientos se integra conforme a lo solicitado dentro de los formatos que la Coordinación de Mejora Regulatoria diseñó, los cuales presentan un instructivo de llenado para facilitar su documentación.

Es recomendable iniciar la documentación del procedimiento con el formato Diagrama de Bloques y continuar con el formato Descripción de Actividades, con la finalidad de tener una visión global del procedimiento.

Los formatos se llenan en todos sus campos sin alterar ni modificar su diseño y en apego a lo establecido en la presente Guía.

La fuente a utilizar para la documentación del Manual de Procedimientos es Arial 12 con interlineado 1.0

La paginación debe colocarse en la parte inferior derecha una vez que se han integrado todos los apartados.

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A continuación se detalla cada uno de los formatos a documentar, los cuales para facilitar su captura, se acompañan de un instructivo de llenado:

Portada: Es la primera hoja del documento, la cual debe contener el nombre del Manual de Procedimientos, nombre de la Unidad a la que pertenece y la fecha de documentación (mes y año) en la que se da por aprobado y se dictamina el Manual por la CMR

Índice: Es el listado ordenado de los apartados que conforman el Manual de Procedimientos, en el que se indica el número de página en que están contenidos cada uno de los apartados, dentro del documento.

Introducción: En este apartado se señalan, de manera breve, los elementos que conforman al Manual, considerando los siguientes aspectos: Las razones que motivan la elaboración o actualización del Manual de

Procedimientos, Una descripción general sobre su contenido, La forma en que debe utilizarse y, Las áreas que intervienen en su elaboración o actualización.

Se recomienda que el contenido de la Introducción se redacte de manera breve y clara, siendo su extensión de una cuartilla como

máximo.

Ponderación de procesos: Este formato sirve como herramienta para la identificación de los procesos sustantivos de la Dependencia o Entidad, así como de los procedimientos necesarios a documentar.

Dicha representación permite identificar, sin excepción, los siguientes elementos:o Procesos que generan los productos destinados a los usuarios externos

(procesos sustantivos).o Proceso que complementan los procesos sustantivoso Procesos operativos de la unidad administrativa.o Productos y/o servicios derivados de los procesos.o Clientes o usuarios externos de los procesos.

Cabe mencionar que el responsable de la elaboración no puede a su vez firmar como revisor y quien revisa debe tener un nivel

jerárquico superior de quien lo elabora.

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Documentación de Procedimientos: Habrán de integrase los procedimientos identificados de las Dependencias y Entidades en cuestión, y cada uno debe documentarse con los siguientes formatos específicos:

Diagrama de bloques: Este formato permite visualizar de manera general el proceso y las áreas que participan en el mismo.

Con base en lo establecido en el formato de Ponderación de Procesos, el equipo de trabajo debe diagramar los procedimientos, agrupando las actividades en bloques generales a nivel de etapas, sin detallar los pasos necesarios para su ejecución.

El Diagrama de bloques se elabora para cada uno de los procedimientos que integran el Manual de Procedimientos.

En términos generales, un procedimiento que se representa en este tipo de diagrama preferentemente se conforma con un máximo de diez etapas.

Descripción de actividades: En este formato, se registran las actividades que describen secuencialmente al procedimiento, las cuales están alineadas al diagrama de bloques. Asimismo, permite identificar de manera clara y precisa quién, cómo, con qué elementos y en qué tiempo se realizan las actividades del procedimiento y los documentos que se utilizan o se generan durante su ejecución.

Historial de cambios: En este formato se especifican de manera breve los cambios que, en su caso, haya tenido el procedimiento, así como los motivos por los que se efectuaron.

3 Solicitud de Dictamen del Manual de Procedimientos

Las solicitudes de revisión, dictamen y registro del Manual de Procedimientos, deben efectuarse a través de oficio, dirigido a la Coordinación de Mejora Regulatoria, para lo cual es necesario anexar en disco compacto la propuesta de dicho Manual.

Una vez que la CMR haya dictaminado y validado favorablemente el Manual de Procedimientos, el Titular de la Dependencia o Entidad que propone el Manual, debe solicitar a la CMR la gestión para obtener la autorización, expedición y registro del mismo, anexando:

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a. Un ejemplar impreso del Manual de Procedimientos con firmas al margen en cada página, excepto la carátula, procurando que esto no impida leer el texto del documento. El impreso debe enviarse sin perforar.

b. Carpeta de tres argollas con carátula y costilla.c. Dos Discos Compactos con su respectiva etiqueta (revisar el ejemplo en el

apartado de Formatos) con la versión electrónica del Manual de Procedimientos, en Word y escaneado en formato PDF firmado.

d. Cédula de Registro del Manual debidamente firmada por el Titular de la Unidad

4 Análisis, Dictamen y Gestión para autorización, expedición y registro

La CMR es responsable de las siguientes actividades:

Proporcionar el apoyo técnico y asesoría al enlace designado por la Unidad, para la elaboración o actualización del Manual de Procedimientos.

Dictaminar el cumplimiento de los criterios técnicos, considerados en esta Guía, para la elaboración o actualización del Manual de Procedimientos.

Gestionar la autorización del Manual de Procedimientos por parte del Secretaria General del Ayuntamiento, la expedición del C. Presidente Municipal y aprobación ante el H Cabildo Municipal.

Gestionar la publicación del Manual de Procedimientos en la página de Internet del municipio

5 Consideraciones Generales

Difusión del Manual de Procedimientos.

La Unidad Administrativa es la responsable de difundir el Manual de Procedimientos entre su personal y supervisar su aplicación.

Actualización del Manual de Procedimientos

La actualización del Manual de Procedimientos y la supervisión de su aplicación, es responsabilidad del Titular de la Unidad. Dicha actualización se efectúa en cualquiera de los siguientes casos:

a) Cuando la estructura orgánica de la Unidad tenga alguna modificación que impacte en alguno de los procedimientos.

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NOMBRE DE LA UNIDAD PROPIETARIA DEL PROCESO

NOMBRE DE LA UNIDAD PROPIETARIA DEL PROCESO

b) Se publique un nuevo Reglamento de la Administración Pública Municipal de Tuxtla Gutiérrez, que implique cambios en las atribuciones conferidas a la Unidad.

c) Se presenten cambios en los procedimientos, derivados de la mejora de los mismos.

d) Existan cambios en la normatividad aplicable a los procedimientos e impliquen adecuaciones o supresiones de éstos.

e) Cuando existan modificaciones a la denominación de la Dependencia o Entidad.

Formatos e Instructivos de Llenado

1. Portada2. Índice3. Introducción4. Ponderación de Procesos5. Diagrama de Bloques6. Descripción de Actividades7. Historial de Cambios

1) Nombre de Unidad Administrativa

Insertar aquí el nombre de la Dependencia o EntidadInsertar aquí el nombre de la Dependencia o Entidad

Fecha de Aprobación Octubre 2017Coordinación de Mejora Regulatoria

Fecha de Aprobación Octubre 2017Coordinación de Mejora Regulatoria


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ÍNDICEContenido Página

I Introducción ------------------------------------------------------------------

II Marco Jurídico --------------------------------------------------------------------

III Objetivo del Manual ------------------------------------------------------------

IV Glosario ---------------------------------------------------------------------------

V Sistema de Gestión -------------------------------------------------------------

VI PS Dirección 1 --------------------------------------------------------------------

Descripción de Actividades ----------------------------------------------------

Diagrama de Bloques -----------------------------------------------------------

VII PS Dirección 2 --------------------------------------------------------------------



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Contenido Página

VIII PS Dirección 3 -------------------------------------------------------------------------



IX PC Coordinación 1 --------------------------------------------------------------------



X PC Coordinación 2 --------------------------------------------------------------------



XI PC Coordinación 3 --------------------------------------------------------------------



XII Bitácora de Cambios -----------------------------------------------------------

XIII Formato de Aprobación -------------------------------------------------------

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Contenido Página

I Introducción -------------------------------------------------------------

II Marco Jurídico ----------------------------------------------------------

III Objetivo del Manual --------------------------------------------------

IV Glosario ----------------------------------------------------------------------

V Sistema de Gestión ----------------------------------------------------

VI PS Dirección Uno (1) -------------------------------------------

Descripción de Actividades ---------------------------------------------

Diagrama de Flujo ---------------------------------------------------------

VII PS Dirección Dos (2) ------------------------------------

Descripción de Actividades -------------------------------------------

Diagrama de Flujo ---------------------------------------------------------

2) Insertar el número de página donde inicia el tema indicado

1) Insertar los nombres de las diferentes Direcciones, que conforman la Unidad Administrativa

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INTRODUCCIÓN

Se recomienda estructurar el contenido de manera breve y clara, máximo en una cuartilla, con los siguientes aspectos:

Las razones y propósitos que motivan la elaboración del Manual de Procedimientos;

Una descripción general sobre el contenido del Manual de Procedimientos; La forma en que debe utilizarse y, Las áreas que intervienen en su elaboración.

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PONDERACIÓN DE PROCESOS

Ponderación de Procesos Art. RAPM

Nombre de la Dependencia o Entidad Administrativa

Nombre de la Dirección o Coordinación

Procesos RAPM Atribución #

Valor Histórico Anual Suma de PuntosDinero Personas Eventos

5 3 2

5 3 2

5 3 2

5 3 2

5 3 2

5 3 2

5 3 2

5 3 2

5 3 2

Elabora Autoriza Revisa

Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma

Fecha de Documentación


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PONDERACIÓN DE PROCESOS

Ponderación de Procesos Art. RAPM

Nombre de la Dependencia

Secretaría de Obras PúblicasNombre de la Dirección o Coordinación

Procesos RAPM Atribución #

Valor Histórico Anual Suma de PuntosDinero Personas Eventos

5 3 2

Elabora Autoriza Revisa

Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma

Fecha de Documentación

1. Nombre de la Secretaría, Dirección o Coordinación2. Nombre de la Unidad Administrativa propietaria del proceso3. Número del artículo del Reglamento de la Administración Pública Municipal donde están

las atribuciones de la Dependencia o Entidad Administrativa4. Nombre del proceso que se está evaluando5. Fracción del artículo del RAPM que confiere la atribución, que se evalúa.6. Información anualizada del año inmediato anterior o el promedio de la administración

anterior, en su caso.7. Importe que represento este proceso como, ahorro, inversión, etc. Asignando 5 al valor

más alto y 1 al menor.8. Población beneficiadas, trabajadores participantes, etc. Asignando 5 al valor más alto y 1

al menor.9. Veces que se repitió el proceso, durante el período calificado. Asignando 5 al valor más

alto y 1 al menor.10. Suma de los valores que logra el proceso en calificación11. Nombre y firma de quien realizo la ponderación del proceso12. Nombre y firma UNICAMENTE del titular de la Secretaría, Dirección o Coordinación

propietaria del proceso.13. Nombre y firma de quien valida la veracidad de la ponderación del proceso, no podrá

tener autoridad menor a quien elaboró esta ponderación.

10987

6

54

3

2

1

121113

14

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14. Fecha en que el titular de Dependencia o Entidad Administrativa autoriza el documento

El valor nominal para los conceptos 7, 8 y 9 se refiere a Programa Operativo Anual (POA)

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DIAGRAMA DE BLOQUES

Símbolo DescripciónInicio o término. – Se utiliza para representar el principio o fin de un procedimientoEtapa. – Se usa para representar acciones, actividades de verificación, revisión, comprobación, confrontación, movimiento de personas, transportes, etc.

Proceso electrónico. – Usarlo para indicar que el proceso se realiza en línea.

Decisión. – Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.

Conector. – Representa una conexión o enlace entre partes del diagrama

Flujo o traslado. – Se usa para representar el sentido de la secuencia de la etapa.

Documento. – Se usa para indicar que se genera un documento, el cual podrá ser un formato, escrito o plano, etc. Se debe indicar el nombre del documento

Nota. – Se utiliza para indicar comentarios o aclaraciones adicionales a una tarea, y se puede conectar a cualquier símbolo del diagrama en el lugar donde la anotación sea significativa.

Conector de página.- Se usa cuando las actividades quedan separadas en diferentes páginas. En su interior se coloca un número arábigo que indicará la actividad en la cual continúa el diagrama.

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A fin de uniformar la presentación de los diagramas de bloques, es necesario:

Elaborar el flujo de los diagramas de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Se pueden incluir tantas columnas como puestos intervengan en el

procedimiento. Redactar la etapa en el símbolo de operación iniciando con un verbo sustantivado

y utilizando frases breves y sencillas. En caso de que se requiera emplear abreviaturas, éstas deberán mantenerse a lo largo de todo el flujo.

Anotar el inicio y el término del diagrama.

El código del procedimiento se construye conforme a esta estructura:

130MP002-17

Tres primeros dígitos serán los del artículo del Reglamento de la Administración Pública Municipal donde se otorgan las atribuciones a la Unidad Administrativa

MP Literales fijas que son las iniciales de Manual de Procedimientos

Tres siguientes dígitos los asignará la Unidad Administrativa y corresponden a número consecutivo del proceso que se documenta.

Guión espaciador

Últimos dos dígitos corresponden al año en que se documenta el procedimiento

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Manual de Procedimientos de la:Nombre del Procedimiento:Código

Etapa Descripción de la ActividadTiempo de Ejecución

Clave delResponsable

Clave del Documento

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Tiempo de ejecución

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES


Etapa Descripción de la ActividadTiempo de Ejecución

Clave del Responsable

Clave del Documento

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Tiempo de ejecución

Toda la información señalada en este color deberá ser igual a la que se indicó en formato Diagrama de Bloques

Anotar el nombre y número de la etapa correspondiente, de acuerdo con el diagrama de bloques.

Anotar de manera breve, sencilla y clara las actividades que se desarrollan por etapa dentro del procedimiento, iniciando la descripción de cada actividad con un verbo en modo indicativo, en tiempo presente y en tercera persona del singular; utilizando frases cortas, que permita entender la ejecución correcta de la actividad.

Indicar la clave del documento de que se trata. En caso de que no tenga deberá asignársele una clave, a efecto de identificarlo.

Plazo en el proceso se finaliza. (Suma de los parciales)

Anotar la clave del responsable directo de desarrollar la etapa correspondiente.

Señalar el plazo en que debe realizarse la etapa del proceso de que se trata.

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HISTORIAL DE CAMBIOS


Revisión Número

Fecha de Aprobación Descripción de Cambio Motivo del Cambio

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HISTORIAL DE CAMBIOS


Revisión Número

Fecha de Aprobación Descripción de Cambio Motivo del Cambio

Toda la información señalada en este color deberá ser igual a la que se indicó en formato Diagrama de Bloques

Anotar el número de veces que se ha revisado y registrado el procedimiento.

Anotar la fecha en formato AA/MM/DD

Anotar una breve descripción de los cambios realizados al procedimiento.

Anotar brevemente las causas o motivos que originaron el o los cambios realizados al procedimiento.

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Considerando

Que para efectos del RUTyS se elaboraron manuales de operación de veintidós trámites, quedando pendientes sesenta y seis trámites más.

Que deben solventarse observaciones de diferentes instancias por la falta de manuales de operación.

Que es imperativo que algunas áreas formalicen las actividades operativas que realizan diariamente los funcionarios municipales.

Que cada una de las actividades que diariamente se realizan en la administración pública municipal forma parte de los objetivos plasmados en el Plan Municipal de Desarrollo.

Que es recomendable que los manuales de Procedimientos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal integren los diferentes procedimientos que se realizan para la composición de su Cadena de Valor.

Por lo antes mencionado e independientemente del momento en el que se formalice un Proceso ya sea Sustantivo, Complementario u Operativo, este pueda integrarse al manual de la unidad administrativa, es indispensable el uso de esta guía para mantener la homogeneidad de los formatos y lineamientos.

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