Elementos esenciales de la comunicación

Los elementos de la comunicación son todos los factores que intervienen en el proceso de envío y recepción de un mensaje. Cada elemento aporta un valor que, dependiendo de la circunstancia, ayuda a mejorar o a distorsionar la comunicación.

Emisor

El emisor es el punto de partida de un proceso de comunicación. Es aquél que emite el mensaje.

Un ejemplo de emisor es la persona que hace una llamada telefónica para iniciar una conversación con otra.

Receptor

El receptor es quien recibe el mensaje. Puede recibir el mensaje y no responder, pero sí lo hace, deja de ser receptor para convertirse en emisor.

Un ejemplo de receptor sería quien recibe la llamada y escucha el mensaje del emisor.

Código o lenguaje

El código o lenguaje es el conjunto de signos con el que se cuenta para transmitir un mensaje. El código puede ser transmitido verbal o no verbalmente.

Un ejemplo de código es el idioma español que usan dos personas para conversar.

Mensaje

El mensaje es el contenido que se quiere transmitir desde el emisor hacia el receptor. El mensaje está compuesto por una combinación de sistema de signos o símbolos que transmiten un concepto, idea o información que son familiares tanto para el emisor como para el receptor.

Un ejemplo de mensaje sería el motivo por el cual está llamando el emisor (para dar una noticia, hacer una invitación, un reclamo, etc.).

Canal de comunicación

El canal de comunicación es el medio físico por donde se transmite el mensaje del emisor hacia el receptor. El aire es el medio físico más común de comunicación, pero también lo son el teléfono, el celular, el correo electrónico, la voz, entre otros.

Un ejemplo de canal de comunicación serían los teléfonos del emisor y el receptor, que permiten la comunicación entre ambos.

Ruido

El ruido es toda señal que distorsiona el mensaje original que el emisor quiere transmitir. El ruido puede ser ambiental, del canal, del emisor, del mensaje o del receptor.

Es importante saber reconocer de dónde viene el ruido en la comunicación para poder disminuirlo o eliminarlo para crear un proceso de comunicación claro y efectivo.

Un ejemplo de ruido puede ser que el emisor utilice palabras o frases en inglés, y que el receptor desconozca el idioma. Esto va a generar una distorsión en la conversación.

Retroalimentación

La retroalimentación o feedback es un mecanismo de control del mensaje por parte del emisor.

Debido a que la comunicación es circular y tanto el emisor como el receptor están constantemente cambiando de papeles, la retroalimentación determina la efectividad de los mensajes enviados por el emisor, quien puede comprobar si el mensaje fue recibido e interpretado de forma adecuada.

Un ejemplo de retroalimentación sería un intercambio de preguntas y respuestas entre el emisor y el receptor. Como sus roles cambian continuamente mientras dure el proceso comunicativo, hay una retroalimentación.

Contexto

Es la situación en la cual se genera el proceso comunicativo. Incluye factores emocionales, sociales, circunstanciales, etc. y puede tener una influencia en el intercambio de ideas.

Un ejemplo de contexto puede ser intentar mantener una conversación telefónica durante una fiesta. En este caso, el contexto (la fiesta) puede ser, a su vez, un factor de distorsión o ruido en la comunicación si impide que el proceso se lleve a cabo de forma eficaz.

Reconoce loa elementos esenciales de la comunicación. Identifica y conoce cuales son los elementos esenciales para la elaboración

de un documento comercial.

¿Qué es la comunicación?

Para que se produzca el acto comunicativo, se debe encontrar un lenguaje que puede ser presentado en diversas fórmulas, es decir, hablado y escrito (como es el caso que nos ocupa en este momento), lo que se considera verbal, o por medio de señas, gestos o sonidos, entre otros, que es considerado como no verbal.

Así pues, durante el proceso comunicativo se sigue una serie de pasos que son los que llevan a un emisor a transmitir un mensaje codificado a su receptor, que debe recibirlo, descodificarlo y comprenderlo.

Ejemplos de los elementos de la comunicación

Para terminar de comprender de forma clara y concisa cuáles son los elementos de la comunicación, a continuación vamos a dejarte algunos ejemplos que te permitirán poner en práctica tus conocimientos y terminar de entender mejor esta lección. Los ejemplos de los elementos de la comunicación son los siguientes:

Ejemplo 1: Clase de lengua

Nos encontramos en clase de lengua española. El profesor está dando la lección.

Emisor: el profesor Receptor: los alumnos Contexto: el aula Código: el idioma que emplea el profesor

Ejemplo 2: Conversación por Whatsapp

Seguimos con los ejemplos de los elementos de la comunicación para explicar una situación comunicativa muy habitual hoy en día: una conversación por Whatsapp.

Emisor y receptor: se van alternando. Cuando uno escribe es el emisor y cuando lee es el receptor.

Contexto: entorno digital y el programa de Whatsapp Código: Escrito y puede incluir emoticonos también como signos de

comunicación

Ejemplo 3: Conversación telefónica

Terminamos ofreciendo otro ejemplo que también es muy habitual: una conversación por vía telefónica.

Emisor: el que habla Receptor: el que escucha (se pueden intercambiar los papeles) Canal: la línea de teléfono Código: el idioma que se emplea para hablar

Cartas comerciales

Las cartas comerciales son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa.

Pueden ser, entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro, etc. 

Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta definición se deriva la clasificación de las cartas comerciales.

Cómo redactar una carta comercial

Una carta comercial tiene tres partes que no tiene la familiar, membrete, destinatario, nombre completo del autor, además es escrita de manera formal.

Sus partes son:

1. MembreteEs el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

2. Localidad y fechaEs aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.

3. DestinatarioSon los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta.

4. AsuntoEs un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

5. SaludoEs una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

6. TextoEs el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

7. DespedidaSon expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

8. AntefirmaEs aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.

9. FirmaEs aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

10. InicialesEs aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

11. AnexosEsto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

Estilos o formas de disposición de las cartas comerciales

Estilo Bloque Extremo

Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

Estilo Bloque

Este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

Estilo Semibloque

Es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

Estilo Sangrado

Es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iníciales identificadoras y la firma.

Presentación de la carta comercial

En las cartas de negocios es importante guardar ciertas reglas básicas para no cometer errores en el momento de su presentación, que podrían costa el éxito de un proyecto empresarial.

En una carta comercial, tanto el papel como el sobre deberán llevar membrete. En este tipo de misivas es común adjuntar el franqueo de retorno.

El contenido de una carta comercial debe ser directo, objetivo, con redacción clara y concisa. Se debe mantener el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida.

Las cartas comerciales tendrán espacios y márgenes a respetar, parecidos a los empleados en una misiva personal. Sin embargo, en la parte izquierda de una carta comercial se debe colocar el nombre de la empresa, la persona y cargo.

Una carta comercial debe presentar un espacio de tres centímetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuación se realizará el mismo proceso que en las demás correspondencia.

La correspondencia comercial jamás se debe escribir a mano o máquina. En estos tiempos modernos, donde las tecnologías de información manejan el panorama empresarial, dejaría mucho que desear una carta de negocios que no estuviese hecha a computadora.

Memorandos

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre distintos departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción, disposición, etc. Su uso más habitual es para transmitir información de un responsable a sus subordinados. También puede ser una anotación que contenga alguna información que quiera ser recordada, ya que "memorándum" significa "cosa que debe tenerse en la memoria".

El memorándum es, dentro de los documentos de recursos humanos de las empresas, uno de los menos formales, pues tiene una vocación meramente interna, pero no por ello carece de importancia, por el contrario, constituye algo que debe recordarse, y es muy importante que el receptor tome noción de lo que se le está diciendo en ese momento.

Partes del memorando

un membrete que identifica a la empresa u organización, la denominación del documento, un número, la fecha, el encabezamiento, el texto, una despedida y, el remitente.

Características

El memorándum se escribe en papel que no sobrepase el tamaño medio oficio que tiene impresos el membrete del organismo y los datos esenciales, a fin de facilitar su despacho. En algunos casos la numeración es correlativa para lograr la mayor funcionalidad en la distribución y el archivo.

Generalmente el memorándum se utiliza para lo siguiente:

Conocimiento y devolución. Conocimiento y archivo. Petición de mayores antecedentes. Solicitud de informe. Remisión de informe Dictado de resolución, etc.

Elabora documentos comercial tipo memorando teniendo en cuenta su estructura y características de presentación

Redacta memorandos de forma clara, directa y sencilla.

MEMORANDO

DRH 019100

Barranquilla, 21 de Septiembre 2012

Para el señor, José Arturo Jiménez, gerente administrativo

De: Gerente GeneralAsunto: Asignación de responsabilidades

Me permito informarle que el día 13 de octubre se hará prevista la llegada del grupo de huéspedes de la federación cafetera, por tanto queda a cargo de direccionar y seleccionar al personal administrativo y operativo que trabajara con usted en este servicio.El Trabajo bien realizado es un merito de superación personal.

CordialmenteMiguel CervantesGerente General

Circulares

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.

Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

Características que debe reunir una circular

Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.

Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa. Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

Clases de circulares

Existen dos tipos de Circular las voluntarias y las obligatorias:

Las Voluntarias:

Son aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:Ofrecer los servicios de algún negocioDar a conocer un nuevo productoEnviar lista de productos y preciosRemisión de catálogosAvisos al personal (internos)Invitaciones.

Las Obligatorias:

Son aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:Apertura de negocioCambio de domicilioEstablecimiento de una sucursalNombramiento de apoderadoDesignación, ratificación o remoción de apoderadoNombramiento de distribuidoresTraspaso de negocioClausura

Partes de la circulas

Denominación del documento:A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.

Número (referencia): La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR. Destinatario: A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo.

Asunto (opcional): Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos 

Texto: Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar intercalación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos; debe ir siempre en modo justificado. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. 

Conoce la estructura para elaborar documentos comerciales tipo circular. Redacta documentos internos tipo carta circular dirigido a un grupo

especifico de personas Identifica las partes de una carta tipo circular.

Ejemplo de carta tipo circular

Muebles La Australiana

Plaza Mayor 32Bogotá

28 de agosto de 2018

Sr. D. Alfonso Pepinho López

Muy señor mío:Es para mi un honor comunicarle que a partir del próximo lunes día 3, se celebrará en las instalaciones del nuevo recinto la inauguración de la guardería de uso exclusivo de nuestros trabajadores.

Con este nuevo servicio creemos estar ayudando a todos los trabajadores que siendo padres encuentran dificultades para atender adecuadamente a sus hijos. De este modo podremos colaborar todos unidos y afianzar nuestras relaciones ahora y en el futuro.

Le rogamos acuda con su familia a la inauguración que tendrá lugar a las 16:00. El lunch y las bebidas corres por cuenta de la empresa.

Confiando en verle en la inauguración, le envía un cordial saludo

Julián Mercoledí Santios

Firma.

Actas

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la reunión, y de esta manera validar dicho encuentro.

¿Qué tipos de actas existen?

Como ya hemos mencionado anteriormente, las actas juegan un papel fundamental en las reuniones, ya que permiten dejar constancia de todo lo ocurrido, así como registrar las decisiones que se han adoptado y los temas tratados. Sin embargo, no todas las actas de reunión son iguales, pues su contenido variará dependiendo del contexto en el que se lleven a cabo.

Así, las actas de reunión de trabajo deben diferenciarse de las actas de reunión de socios: en estas se deja constancia de todo lo que sucede en la reunión de los miembros que forman una sociedad y con ellas pretenden evitarse problemas futuros y determinar cuáles son las bases para la adopción de decisiones futuras.

Dentro de las actas de reunión, juegan un papel determinante las actas de reunión del Consejo de Administración. Este órgano, encargado de adoptar las decisiones más importantes para una sociedad, representa los intereses de todos los socios y las decisiones se adoptan por medio de un sistema de mayorías.

¿Cómo hacer un acta?

Los encargados de redactar un acta suelen enviarlas por escrito en forma de correo electrónico, con la ventaja de que así ahorran papel. Sin embargo, la desventaja con la que cuenta esta forma de enviar las actas es que el documento puede ser pasado por alto entre la correspondencia electrónica que se recibe a diario. Trata de enfrentarte a esta desventaja facilitando la tarea al lector:

Formula oraciones cortas. Redacta con claridad. Resalta, con ayuda del formato, los puntos más importantes. Estructura el acta de una manera lógica. Si los puntos están separados

cronológicamente pero pertenecen a un mismo tema, agrúpalos en la misma sección del acta. Ten en cuenta que las referencias a eventos pasados o futuros no tienen cabida aquí.

Como consecuencia de todo esto, deberás adherirte consistentemente a la forma de acta previamente seleccionada.

Asigna cada declaración al respectivo orador. Adjunta los documentos pertinentes al final y enlázalos en el lugar

apropiado.

Estructura de un acta

Una estructura clara aumentará la legibilidad del acta y, además, si utilizas un formato uniforme en todos los casos, los participantes se acostumbrarán a una estructura fija y se familiarizarán rápidamente con ella. Por lo tanto, puede ser útil crear un modelo de acta de reunión. La siguiente información debe constar en cada acta:

Encabezado: en el encabezado se incluirán el lugar, la fecha y los nombres de las partes involucradas. El tema de la reunión hará de encabezamiento.

Cuerpo principal: aquí se puede dejar constancia de los temas tratados. En un acta de reunión, cada tema se asigna a un párrafo. En esta sección se resumen los argumentos y debates llevados a cabo sobre cada uno de los temas que se han discutido. Los argumentos en contra de ciertas declaraciones también deben incluirse en el cuerpo principal, especialmente si plantean preguntas que podrían ser importantes para las sesiones de seguimiento.

Conclusión: al final se resumen de nuevo los resultados y las decisiones adoptadas durante la reunión. Si se han distribuido las tareas, se hará constar el nombre de los responsables de cada una de ellas. Aquí también habrá sitio para hacer mención sobre lo que ocurrirá en el futuro, puedes especificar cuál será el programa de la siguiente reunión y registrar los planes de entrega si estos se han realizado. Estas notas ayudarán durante la siguiente sesión a documentar los progresos relevantes que se vayan produciendo. Al final, las actas contarán con un espacio para la forma de la persona encargada de llevarla a cabo y/o del presidente de la reunión.

Anexo: los documentos adjuntos incluirán folletos de conferencias, diapositivas de presentaciones o documentos con hechos y cifras sobre el tema que proporcionen información gráfica en las actas.

Dentro de las reglas que especifican cómo redactar un acta hay una que juega un papel determinante y es la necesidad de ajustarse, en todo caso, a las convenciones estilísticas. Debes escribir de forma objetiva y concisa, evitando siempre hacer observaciones subjetivas o emocionales –estas no deben incluirse nunca en un acta. Asimismo, ten en cuenta que este documento no debe redactarse en primera persona. Por medio de las citas podrás resaltar aquellos argumentos significativos.

Ejemplo de acta

Siendo el 15 de Abril de 2013 se reunieron en la Sala de Juntas los habitantes del condominio Granjas de Balvanera para la designación de la mesa directiva que estará en funciones durante el período Mayo 2013 – Mayo 2014, bajo la Siguiente Orden del Día:

1. Lista de Asistencia.

Siendo las 16:00 horas se contó con el 20% del total de condóminos.

Siendo las 16:15 horas se contó con el 30% del total de condóminos.

Siendo las 16:30 horas se da inicio a la asamblea con el 55% de los condóminos.

2. Presentación de candidatos a ocupar los puestos de Presidente, Tesorero y Secretario de la mesa directiva.

Se solicita entre los asistentes que se postulen como candidatos a los puestos de forma voluntaria.

3. Votación para elección de Mesa Directiva 2013 – 2014.

Después de la votación queda establecida la nueva mesa de la siguiente forma:

Presidente: Sra. Elvira Mendieta García

Secretario: Oscar Urbina Montoya

Tesorero: Ignacio Quevedo Rangel

4. Cierre de Sesión.

Se cierra la sesión con el acuerdo de que los siguientes 15 días a partir del 16 de abril se consideran la transición entre la mesa anterior y la nueva mesa para recibir la administración del condominio.

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estructura y características de presentación

Teniendo en cuenta los dos puntos anteriores, elabora ejemplos