CURSO ELEMENTAL DE CONTABILIDAD

PRIMERA PARTE

MSC. PABLO EMILIO HURTADO FLORES

ENERO 2000

Revisión Enero de 2010

PRESENTACIÓN

El presente trabajo surge por inquietud de muchos estudiantes de universidades privadas que funcionan con la modalidad de cuatrimestre, que al no contar con material de contabilidad de bajo costo, tienen que recurrir a textos de alto valor y que aunque tienen mayor contenido de estudio, esto no siempre es utilizado totalmente, mayormente los estudiantes que no llevan carreras afines a la contabilidad o a la administración.

En el presente texto se presentan los primeros elementos que se utilizan en contabilidad y que cubre lo que corresponde al primer cuatrimestre o primer curso que se imparte en las universidades privadas de Nicaragua y el cual he querido compartir con mis queridos alumnos y alumnas.

El contenido del material está ordenado metodológicamente de acuerdo a la experiencia que como catedrático de contabilidad he experimentado en estos años, de modo que los conocimientos vayan llegando al estudiante de acuerdo al grado de complejidad en la adquisición de conocimientos.

He observado algunos programas de contabilidad donde primero se estudian las operaciones contables, esto es lo movimientos y posteriormente se estudian el balance general y el estado de resultados. Yo pregunto: ¿Cómo puede un estudiante realizar operaciones con cuentas que no conoce?, ¿De qué forma el maestro puede explicar los movimientos, el diario, etc. si los estudiantes ignoran el nombre y el significado de las cuentas?

Espero con ese modesto aporte, contribuir a resolver esa necesidad planteada y ofrecer a los catedráticos un orden metodológico para la impartición de la materia, de modo que el estudiante capte de una manera más simple su contenido.

Pablo Emilio Hurtado Flores

Msc. En Contaduría Pública y Finanzas

Abogado y Notario Público

INDICE

TEMAS

PAGINA

CAPITULO I

Contabilidad. Aspectos Generales...........................................................

1

CAPITULO II

Principales Estados Financieros...............................................................................4

Balance General.........................................................................................................4

Activo, Pasivo y Capital.............................................................................................5

Principales cuentas del activo...................................................................................5

Definición y movimiento de las principales cuentas del activo corriente............6

Definición y movimiento de las principales cuentas del activo no corriente......7

Principales cuentas del pasivo....................................................................................11

Definición y movimiento de las principales cuentas del pasivo corriente.............11

Definición y movimiento de las principales cuentas del pasivo no corriente..............12

Principales cuentas del capital contable......................................................................13

Partes del Balance General...........................................................................................15

Formas de presentación del balance general...............................................................16

Balance General en forma de reporte..........................................................................17

Balance General den forma de cuenta.........................................................................18

Formalidades o requisitos del balance general...........................................................19

Ejercicios del capitulo I y II..........................................................................................20

Estado de Resultados.....................................................................................................25

Cuentas principales del Estado de resultados.............................................................26

Definición y Movimiento de las cuentas del estado de resultados.............................27

Ejercicios del Estado de Resultados.............................................................................28

CAPITULO III

Registros Contables.........................................................................................................38

Sistema de partida doble.................................................................................................38

Libro diario......................................................................................................................38

Libro mayor.....................................................................................................................40

Movimientos y saldos......................................................................................................41

Variaciones en las cuentas...............................................................................................42

Ejercicios del Capitulo III (resueltos)............................................................................43

Ejercicios a resolver del capitulo III..............................................................................50

CAPITULO IV

Balanza de Comprobación..............................................................................................60

CAPITULO V

Hoja de Trabajo......................................................................................................61

ANEXOS....................................................................................................................62

CURSO ELEMENTAL DE CONTABILIDAD

PRIMERA PARTE

CAPITULO I

CONTABILIDAD – ASPECTOS GENERALES

1.1 Concepto

El Comité sobre Terminología de la Asociación Internacional de CPA de los Estados Unidos, propuso en 1941, que se definiera Contabilidad, como el “Arte de Registrar, Clasificar y Resumir de una manera significativa y en términos monetarios, las transacciones y cuentas, que son cuando menos en parte, de carácter financiero, así como de interpretar sus resultados”.

Según Elías Lara, Contabilidad: “Es la disciplina que enseña las normas y los procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades económicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles”.

Estas definiciones catalogan a la Contabilidad como “arte” o como “Disciplina”. Sin embargo hay quienes la definen como una ciencia y cuando hablan de Contabilidad, la ubican dentro de las Ciencias contables. Defienden este criterio por tener la Contabilidad sus propios principios y normas de procedimiento y un campo de acción bien amplio donde intervienen la Auditoría, Control Interno, Contraloría, Finanzas, Presupuesto, Costos, Estadística y la Contabilidad propiamente dicha.

1.2 Elementos del concepto

Tomando el concepto definido por Elías Lara, vemos los siguientes elementos:

1. Enseña normas y procedimientos: Significa que la contabilidad enseña el Cómo se deben hacer los registros o asientos contables, cuáles son las herramientas para el análisis financiero y cómo se deben ordenar las cuentas. Se vale para esto, de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados( ahora insertos en las NIC) y de los Sistemas y Normas contables existentes.

2. Orden, Análisis y Registro: cuando se habla de orden, se refiere a que las cuentas tienen una ubicación dentro de los Estados Financieros y que además se agrupan de acuerdo a su homogeneidad.

3. El análisis significa, que no basta con presentar los Estados Financieros a la gerencia, sin no que estos deben ir razonados, analizados y debidamente explicados, para que el responsable de leerlos y autorizarlos esté claro de los documentos que tiene en mano. Esto permite una correcta toma de decisiones.

4. El registro es de vital importancia en contabilidad, por cuanto es la prueba de la operación efectuada y es la base fundamental para poder determinar los Estados Financieros. Sin registro nada se puede determinar. Cada operación que efectúa la empresa o negocio debe ser registrada en los libros respectivos y es de estos libros que se extraen los saldos o valores que se utilizan para elaborar los diferentes Estados Financieros que toda empresa está obligada a llevar.

5. Operaciones practicadas: Se refiere a las actividades normales que se llevan a cabo en los negocios, como ventas, compras, depósitos, cobros etc.

6. Unidades Económicas: Se refiere a las empresas o negocios, sean estos de un solo propietario o de varios, ya sean con fines de lucro o sin fines de lucro, y pueden ser de cualquier rama del comercio o de la industria, inclusive pueden ser públicas o privadas.

1.3 FUNCIÓN DE LA CONTABILIDAD

La función, fines u objetivos de la contabilidad son bastante amplios; pero se puede mencionar los aspectos principales:

a) Servir como fuente eficaz de información a la gerencia para la toma de decisiones.

b) Llevar un control riguroso de los recursos y obligaciones del negocio.

c) Establecer con claridad la forma en que el negocio obtiene sus utilidades o sus pérdidas

d) Llevar un control del movimiento de las cuentas del capital contable de la empresa.

e) Establecer las necesidades de efectivo para las transacciones comerciales del negocio.

f) Registrar correctamente todas las operaciones económicas que realiza la empresa.

g) Proporcionar en cualquier momento la información contable requerida por la gerencia o por terceros interesados.

h) Con sus datos en libros, servir de base para las proyecciones económicas de la empresa.

i) Determinar con precisión los gastos aplicados provenientes de la depreciación de los activos fijos tangibles y por la amortización de los activos intangibles.

j) Ajustar en cada período los saldos en libros con los saldos reales.

k) Vigilar y controlar la correcta utilización e los bienes de la empresa.

1.4 CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD

De acuerdo a la aplicación específica de la contabilidad, ésta se clasifica en:

1- Contabilidad Financiera

2- Contabilidad de Costos

3- Contabilidad Gerencial

4- Contabilidad Fiscal

5- Contabilidad Gubernamental

6- Contabilidad de Sociedades

7- Contabilidad Agropecuaria

8- Contabilidad Bancaria

9- Etc.

También se puede clasificar la Contabilidad en Pública y Privada. La Contabilidad Pública se estudia a nivel universitario obteniéndose el título de Licenciado en Contabilidad Pública. La Contabilidad Privada se estudia en cualquier centro de comercio que no tiene nivel universitario.

1.5 NECESIDAD DE LLEVAR CONTABILIDAD

En Nicaragua, según Art.28 del Código de Comercio de 1914, todo negocio está en la obligación de utilizar los libros Diario Mayor y de Inventario y Balance; pero el Art. 47 dice que los comerciantes al por menor solamente están obligados a llevar un libro encuadernado, forrado y foliado y en el asentarán diariamente las compras y ventas que hagan, tanto al fiado como al contado.

Además con las exigencias que imponen las leyes nacionales, se hace necesario que todo negocio controle adecuadamente sus ingresos, egresos, recursos, obligaciones, etc. Para cumplir bien y satisfactoriamente con sus compromisos fiscales.

Todo contador para cumplir adecuadamente con los requisitos exigidos por las leyes del país, debe tener conocimiento amplio y suficiente entre otras de las siguientes leyes:

1. Código de Comercio (Lo que se relaciona con la contabilidad)

2. Ley General de Títulos y Valores

3. Ley General de Bancos

4. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República

5. Ley de Contrataciones del Estado

6. Ley de Contrataciones Municipales

7. Plan de Arbitrios

8. Ley de Equidad Fiscal

9. Ley de Facturación

10. Ley Orgánica del Banco Central

11. Ley de la Superintendencia de Bancos y otras Instituciones Financieras

12. Ley Monetaria

Además hay leyes que se vinculan directamente con determinadas empresas y por consiguiente el contador debe dominar completamente en aras de salvaguardar los intereses del negocio.

1.6 OPERATIVIDAD DEL CONTADOR

Es conveniente que el jefe de contabilidad de un negocio sea un Contador Público. A falta de éste, puede ser un contador privado con experiencia. Cuando nos referimos al contador estamos hablando de la persona con plenos conocimientos y capacidad suficiente para llevar correctamente todos los controles financieros de la empresa, que sabe conjugar la teoría con la práctica y cuya principal característica es la honradez y su capacidad, pero que además es ordenado y metódico.

Las tareas que desempeña un contador se pueden resumir así:

1. Debe velar que todas las transacciones u operaciones del negocio se plasmen en documentos escritos (facturas, Recibos , etc.)

2. Debe clasificar cada una de las transacciones efectuadas. Esto es, codificarlas correctamente señalando el tipo de cuenta a afectar.

3. Ya clasificadas se registran las cuentas, primero en el Libro Diario y posteriormente en los mayores y auxiliares respectivos.

4. Salda las cuentas de los libros mayores y prepara la Balanza de Comprobación

5. Con los saldos de los libros mayores prepara el Estado de Resultados y el Balance General o Estado de Situación Financiera.

6. Realiza los ajustes correspondientes: a) en los activos, b) en los pasivos, c) en las cuentas de capital y d) en las cuentas de resultados.

7. Elabora la Hoja de Trabajo y determina los estados financieros definitivos.

8. Prepara la conciliación bancaria

9. Elabora y analiza el balance general comparativo de los últimos ejercicios contables.

10. Analiza e interpreta los estados financieros y los remite a la autoridad inmediata superior junto con el análisis de las principales razones financieras

11. Elabora proyecciones de los estados financieros para los períodos futuros.

12. Elabora las proyecciones del flujo del efectivo para el período contable.

13. Elabora las proyecciones de los estados financieros para los futuros períodos contables

14. Etc.

CAPITULO II

PRINCIPALES ESTADOS FINANCIEROS

Los principales Estados financieros son: Estado de Situación Financiera o Balance General; el Estado de Resultados también llamado Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Ingresos; el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto o del Capital y el Estado de Flujo del efectivo. Existen otros Estados Financieros como el Estado de Costo de Ventas, el Estado de Costo de Producción, etc, que aunque no son menos importantes, no están entre los considerados como principales. Los primeros dos estados: el Balance General o Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados, serán estudiados en los cursos de Contabilidad I y Contabilidad II. Los otros estados: el Estado del Capital y el Estado de Flujo del efectivo son estudiados en Finanzas o en contabilidad III y Contabilidad IV, dependiendo del pénsum académico de cada universidad.

II.I BALANCE GENERAL

El Balance General es el “Estado que presenta la situación financiera de un empresa en una fecha específica o determinada”. Este estado normalmente se presenta en un documento que debe llenar ciertas formalidades que veremos más adelante; pero con los adelantos tecnológicos modernos, en la actualidad se pueden presentar en USB o discos compactos que luego se proyectan en una pantalla o en la misma computadora y muestra a los interesados todos los datos contenidos en el estado financiero.

Si analizamos la definición dada de Balance General o Estado de Situación Financiera, esta tiene dos elementos importantes:

1. Presenta la situación financiera: esto es, que presenta la situación de los recursos o bienes, la situación de las obligaciones o deudas y la situación del capital contable que se obtiene restando las deudas de los recursos. Por esta razón hay algunos que definen al Balance General como el documento que muestra el estado de los activos, de los pasivos y del capital de una empresa

2. En una fecha específica o determinada: significa que los datos que se presentan en el Balance General son válidos solamente para la fecha en que se presenta. Esto es, que al siguiente día ya no es el mismo balance, es otro.

II.1.1 Estructura del Balance General

El Balance General está formado por tres grupos de cuentas que son: Activo, Pasivo y Capital. A su vez el Activo está subdividido en dos subgrupos que son: activo corriente y activo no corriente. De igual forma sucede con el Pasivo, que se divide en corriente y no corriente.

Activo

Pasivo

Corriente Corriente

No corriente No corriente

El capital es el tercer grupo de cuentas y se puede calcular de dos formas: 1) Restando el Pasivo del Activo y 2) Sumando las cuentas que conforman el Capital Contable

Las Normas Internacionales de Contabilidad(NIC) dividen a los activos en dos grandes grupos: Activo Corriente y Activo No Corriente. Lo mismo sucede con los pasivos, que están divididos en Pasivo Corriente o a Corto Plazo y Pasivo No Corriente o a Largo Plazo, esta es la estructura que se presenta en el presente trabajo, que está acorde con las normas de contabilidad gubernamental emitidas por el Ministerio de Hacienda.

ACTIVO: Son todos los recursos con que cuenta la empresa. Cuando hablamos de Recursos nos referimos a todos los bienes que posee la empresa y los derechos que tiene para el uso de ciertos recursos, como por ejemplo: el derecho de usar un edificio que no es propio, pero por el cual se pagó por adelantado en concepto de alquiler.

PASIVO: Son todas las deudas u obligaciones que tiene la empresa. Entendemos por obligaciones lo que tiene que pagar, así como la de prestar un servicio por el cual cobró por adelantado.

CAPITAL CONTABLE: Es el capital de los socios, de los dueños y está conformado por el capital invertido por los socios (Capital Social), las ganancias acumuladas en períodos anteriores, las ganancias o utilidades del último ejercicio contable, las reservas que la empresa ha creado ya sea por ley o por política propia y el Superávit.

El Activo, el Pasivo y el Capital Contable están relacionados intrínsicamente por la fórmula:

ACTIVO – PASIVO = CAPITAL CONTABLE, O A= P + C

II.1.2 PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO

La estructura mas conocida y simple del activo es la ya mencionada como corriente y No corriente, ubicando en el activo corriente a los recursos y derechos cuya disponibilidad es a menos de un año y en el No Corriente a los recursos y derechos disponibles a más de dos años.

Las cuentas principales del activo se ordenan de acuerdo a su “grado de disponibilidad”. Esto es, ordenarlas de acuerdo a la facilidad de convertirse en dinero en efectivo. Por esta razón la cuenta Caja aparecerá siempre en primer lugar.

ACTIVO CORRIENTE

ACTIVO NO CORRIENTE

Caja

Banco

Mercancíaso Inventarios

Mercancías en Tránsito

Inventarios deteriorados

Clientes

(Provisión cuentas incobrables)

Valores Negociables

Documentos x Cobrar

Deudores Diversos

Deudores Socios

Deudores Empleados

Papelería y Útiles de Oficina

Intereses Pag. X Anticipado Gastos de Instalación

Gastos de Organización

Propaganda o Publicidad

Primas de Seguros

Alquileres Pag. X Anticipado

Otros

Terrenos

Edificios

Mobiliario y Equipo de Oficina

Vehículos

Equipo pesado de transporte

Equipo de informática

Maquinaria

Herramientas y equipos

Mejoras en Arrendamiento

(Depreciación Acumulada de AF)

Marca Registrada

Capital Intelectual

Crédito Mercantil

Franquicias

Depósitos entregados en Garantía

Inversiones en Acciones y Valores

Inversiones en Activos Fijos

Otras Inversiones a LP

Documentos x Cobrar a LP

otros

A. DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL

ACTIVO CORRIENTE

La característica principal de estas cuentas es de que son de mucho movimiento, de rápida circulación, están relacionadas con la operatividad de la empresa, representan el grupo de cuentas más importante del negocio por cuanto de ellas depende el grado de liquidez o capacidad de pago que se tenga. Estas cuentas son las siguientes:

1. Caja: Es el dinero en efectivo con que cuenta la empresa producto de las ventas, pagos de clientes, etc. Puede estar en moneda nacional, moneda extranjera, cheques, vouchers recibidos giros, etc. aumenta cada vez que alguien entrega dinero en caja y disminuye con los depósitos que se hacen al Banco o pagos que se hacen directamente de caja (Esto no es recomendable).

2. Banco: Es el dinero de la empresa que se tiene depositado en los bancos, ya sea en cuenta corriente, en cuentas de ahorro o en depósitos a plazo. Aumenta con los depósitos que se hacen a las cuentas y disminuye con los retiros que se efectúan. La cuenta corriente se maneja generalmente en cheques, pero se puede tener cuentas de ahorro en bancos.

3. Mercancías o Inventarios: Es el valor de los productos que tiene la empresa y que son objeto de la compra y de las ventas. Representan el giro normal del negocio, a lo que la empresa se dedica. De donde la empresa obtiene sus utilidades. Ejemplo: En las empresas comerciales mercancía es el valor de los electrodomésticos, sofás, televisores, o ropa, etc., que la empresa tiene para la venta. En los medios de comunicación escrita la mercancía son los periódicos y los servicios que presta.

Cuando la mercancía comprada aún no se ha recibido en bodega, entonces este valor se registra en otra cuenta llamada Mercancía en Tránsito.

La cuenta de Mercancías aumenta cuando se compra mercancía a los proveedores o los clientes devuelven mercancía y disminuye cuando se vende mercancía o la empresa devuelve mercancía a los proveedores.

4. Clientes: Esta cuenta representa el dinero que personas deben a la empresa por haber comprado mercancías al crédito.

Aumenta cada vez que la empresa vende mercancía al crédito y disminuye con los pagos que hacen los clientes a sus deudas, por las devoluciones de mercancías que hacen a la empresa aplicadas a sus cuentas y por las rebajas que se le apliquen a sus cuentas.

5. Valores Negociables: en esta cuenta se debe registrar el valor que tiene invertido el negocio en valores convertibles en dinero en forma rápida. Estos pueden ser Bonos, Cédulas Hipotecarias, e incluso documentos como pagaré y letras de cambio que fueron adquiridas con el propósito de negociarlas al mejor postor. Estos tipos de valores comúnmente se comercializan a través de la Bolsa de Valores.

Esta cuenta aumenta cuando se adquieren nuevos valores negociable se disminuye cuando se venden se comercian o se entregan como pago.

6. Documentos x Cobrar: Estos son valores expresados en pagaré y letras de cambio mayormente, que la empresa adquirió por las ventas al crédito, ya sea de mercancías o cualquier otro activo. La diferencia fundamental que existe con los Valores Negociables es que estos se adquirieron con el propósito de negociarlos y las ganancias que se obtienen son consideradas como Otros Ingresos por no ser del giro normal de la empresa, representan simplemente una inversión. Mientras que los Documentos por Cobrar pueden resultar del giro normal de la empresa o por otras transacciones efectuadas a favor de la empresa que no involucra mercancías, pero que serán cobrados al vencimiento.

Documentos x Cobrar aumenta cada vez que a la empresa le firmen nuevos documentos a su favor y disminuye por las cancelaciones que se hacen de dichos documentos o por los endosos que la empresa haga de esos documentos a terceras personas.

El vencimiento de estos documentos debe ser a menos de un año, de lo contrario se reflejarán en activos no corrientes.

7- Deudores Diversos: es el dinero que ciertas personas le deben a la empresa por haber comprado al crédito algo diferente de mercancía o por haber adquirido un compromiso con la empresa como un préstamo por ejemplo.

Aumenta por las ventas que hace la empresa al crédito de algo que no es mercancía o por los compromisos que empleados de la empresa o personas ajenas adquieren con ella. Disminuye con los pagos que estas personas hacen a sus deudas o compromisos.

Papelería y Útiles de Oficina: es el valor invertido por la empresa en papeles, folders, blocks, cartulinas, impresiones, papel carbón, engrapadoras, saca-grapas, lapiceros, etc., para uso exclusivo de las oficinas.

Aumenta por las compras que se han de estos artículos, y disminuyen con el gasto que se hace de ellos.

Gastos de Instalación: es el valor gastado en mejorar el local para dar mayor comodidad a los empleados, a los clientes o para mejorar la imagen visual del negocio. Por ejemplo, pintar el local, cambiar el piso, comprar plantas para adornar etc.

Aumenta con nuevos gastos que se hagan para mejorar el local, y disminuye con las amortizaciones que se van haciendo a través del tiempo para absorber el gasto.

Gastos de Organización: valor de los gastos en que incurre la empresa para el montaje del sistema contable, por la legalización y elaboración de los estatutos de constitución de la sociedad y por asesorías en el campo económico y financiero, inversiones en capacitaciones del personal, etc..

Aumenta con los gastos que se hagan en este campo, y disminuye con las amortizaciones que se hacen a través del tiempo.

Propaganda o Publicidad: es el valor que se paga a las agencias de publicidad o a los medios de difusión masiva para propagandizar el negocio o producto y lograr de este modo un aumento en las ventas.

Aumenta por los nuevos contratos de publicidad que la empresa suscriba, y disminuye por las amortizaciones que se hacen de este valor a través del tiempo según la duración del contrato.

Primas de Seguros: es el valor que se paga a las compañías aseguradoras para proteger el negocio de posibles percances como incendios, inundaciones, terremotos, robos, etc.

Aumenta con los pagos de nuevos contratos de seguros que hace la empresa y disminuye con la amortización que se hace del gasto a través del tiempo según la duración del contrato.

Alquileres o Rentas Pagadas por Anticipado: el valor pagado al propietario del bien rentado, con el propósito de tener derecho a su uso durante determinado tiempo según la duración del contrato.

Aumenta con nuevos contratos de alquiler que la empresa pague, y disminuye con las amortizaciones que se hacen del valor del contrato a través del tiempo y según el tiempo pactado en dicho contrato.

Intereses Pagados por Anticipado: es el valor de los intereses pagados anticipadamente por la empresa producto de préstamos obtenidos del sistema financiero.

Aumenta con las nuevas gestiones de préstamo que la empresa pague anticipadamente los intereses y disminuye con la amortización que se hace de ese valor a través del tiempo, según el tiempo en que se cancelará el préstamo.

Todas estas cuentas definidas en el activo corriente y en el no corriente, representan los bienes o recursos y derechos de la empresa, esto es, lo que la empresa tiene o posee.

B- DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO NO CORRIENTE.

Los Activos no corrientes se clasifican en Tangibles e Intangibles y su característica principal es que son bienes permanentes, duraderos, fijos. No se adquieren para venderse o comercializarlos, si no para que sirvan de apoyo a las operaciones de la empresa. Ahora bien, para que un activo duradero pueda reflejaras dentro del activo no corriente, este debe estar en función del giro de la empresa, de otro modo, sería conveniente mejor clasificarlo en Otros activos o en el de Inversiones a LP., para que no desvirtúe los resultados del negocio.

El activo no corriente es intangible cuando tiene una característica especial que lo diferencia del resto de los activos fijos, como por ejemplo: Crédito Mercantil, Marca Registrada, Franquicias, Patentes, Derechos de Autor, etc.

Hay activos no corrientes que no son tangibles ni intangibles, por lo que se pueden ubicar como Otros Activos no corrientes, como acciones y valores, documentos x cobrar a LP, etc.

B.1- Activo Fijo Tangible

Terrenos: es el valor de los predios baldíos que son propiedad de la empresa, pero que están al servicio de sus operaciones normales, quiere decir, que están siendo utilizados por la empresa. En el caso de que no estén siendo utilizados, es conveniente clasificarlos en el rubro de Inversiones a L.P para no desvirtuar los resultados de las operaciones del negocio.

La cuenta de terrenos aumenta cuando se compran nuevos terrenos y cuando se revaloran por la plusvalía. Disminuye cuando se venden o cuando se construye un edificio sobre él, ya que su valor será absorbido por el del edificio.

Edificios: en esta cuenta se registra el valor de todas las edificaciones que son propiedad de la empresa y que están al servicio de la misma. Si hay edificios que son de la empresa, pero que no están en función de sus operaciones normales, es conveniente clasificarlos en el rubro de Inversiones a L.P para no desvirtuar los resultados de las operaciones del negocio.

Aumenta cuando se compran nuevos edificios, cuando se construyen nuevos edificios, cuando se le hacen mejoras significativas a los ya existentes o cuando se revaloran por la plusvalía de la zona donde se encuentran.

Si el valor de las mejoras no es muy significativo, se puede reflejar este valor en Gastos de Instalación o en Adiciones y Mejoras (Activo Fijo Tangibles). Esta cuenta disminuye cuando e vende algún edificio, por el uso a través del tiempo (Depreciación) o por fuerza mayor (Terremoto, Incendio).

Mobiliario y Equipo de Oficina: Representa el valor de los muebles como escritorios, sillas, archivos, mesas de conferencia, estantes, mostradores, libreros, etc., y el equipo de oficina, como máquinas de escribir, teléfonos, aires acondicionados, tajadores eléctricos, VHS, televisores, equipos de sonido, etc., y también incluye este rubro algunos utensilios y aparatos que se utilizan para la atención a visitantes, como cafeteras, refrigeradoras, tostadoras, cocinas, juegos de vasos, platos, tazas, cubiertos, etc.

Esta cuenta aumenta cada vez que se compra nuevo mobiliario y equipo de oficina y disminuye por efecto del uso en el tiempo (Depreciación), si se venden o se deterioran.

Vehículos: representa el valor de todos los medios de transporte que son propiedad de la empresa y pueden tener diferentes usos: como reparto de mercadería, para transporte del personal o asignados a la gerencia.

Aumenta con las compras que se han de nuevos vehículos y disminuye cuando se venden, se deprecian o se deterioran (por accidentes).

Equipo de informática o de computación: representa el valor de todas las computadoras y sus accesorios al servicio de la empresa. Si en la empresa hay solo una o dos computadoras, este valor se puede registrar en la cuenta Mobiliario y Equipo de Oficina.

Aumenta con la compra de nuevas computadoras o equipos informáticos y disminuye por venta, depreciación u obsolescencia.

Maquinaria: esta cuenta es propia de las empresas industriales y representa el valor de la maquinaria destinada para la producción. En las empresas constructoras en esta cuenta se registra el valor de los tractores, aplanadoras, mezcladoras, etc.

Aumenta por las compras de nuevas maquinarias y disminuye por las depreciaciones o por venta de las mismas.

Herramientas y Equipo: esta cuenta también es propia de las empresas de producción, como carpintería, talleres de mecánica, etc. Y representa el valor de todas las herramientas y equipos menores que se utilizan para desarrollar su trabajo.

Aumenta con las compras de nuevas herramientas o equipos menores y disminuye por las depreciaciones, deterioro o por la venta de las mismas.

Mejoras de arrendamiento: valor que la empresa ha invertido en un bien que no es propio, como por ejemplo construir en un terreno alquilado. Este valor se debe amortizar en el tiempo según el contrato de arrendamiento, o depreciar si la vida útil del bien es menor que la vida del contrato de arrendamiento.

Aumenta con nuevas mejoras que se han en propiedad ajena y disminuye con las amortizaciones o depreciaciones aplicadas en el tiempo.

Costo, Vida Útil, Valor de Desecho y Depreciación: Conceptos y efectos.

Costo: Los activos fijos tangibles deben valuarse al costo de adquisición, es decir, el valor de lo invertido en su compra o construcción. La NIC No. 16 expresa: “Costo es el importe de efectivo o medios líquidos equivalentes pagados, o bien el valor razonable de la contraprestación entregada, para comprar un activo en el momento de su adquisición o construcción por parte de la empresa”.

Vida Útil: Es lo que se piensa que durará el activo en uso aprovechable. Para fines fiscales, las leyes establecen la vida útil de los activos fijos, pero las empresas pueden en base a criterios técnicos proyectar la vida útil de un bien. Para este fin es importante tomar en cuenta ciertos factores, como las limitaciones físicas a que estará sometido el bien o por las limitaciones económicas durante la vida útil.

Como limitaciones físicas se puede considerar: 1) la intensidad de trabajo que tendrá el bien, 2) la acción de los elementos de la naturaleza, ejemplo si existe fuerte actividad sísmica en el territorio, o simplemente la acción del viento, desgaste natural, etc y 3) la atención que se le brinde como empresa al bien, es decir, se le dará el mantenimiento adecuado o no.

Como limitaciones económicas se puede considerar: 1) el desarrollo del comercio y la tecnología hace que el bien se vuelva obsoleto y 2) la empresa dentro de su política de expansión natural, puede considerar que el activo no es adecuado para ese desarrollo.

Valor de desecho o Valor Residual: es el valor que tendrá el bien una vez terminada su vida útil. Cuando el bien ha sido depreciado totalmente, aún tiene un valor comerciable, a esto se refiere el valor desechable. Este valor es estimado por la empresa, que generalmente es un % del costo de adquisición.

La NIC No. 16 expresa: “Valor residual es la cantidad neta que la empresa espera obtener de un activo al final de su vida útil, después de haber deducido los eventuales costos derivados de la depreciación”.

Depreciación: es el valor del desgaste físico que tendré el activo durante su vida útil. De modo que la depreciación tiene una relación muy estrecha con la vida útil del bien, la relación de la depreciación es inversamente proporcional a la vida útil, es decir a mayor vida útil, menor el valor de la depreciación anual. Ejemplo: si el costo de adquisición de un activo fijo es US$60,000 y se estima su vida útil en 5 años, la depreciación anual será de US$60,000 – 3,000/5 = US$11,400: pero si la vida útil fuera de 6 años, entonces la depreciación anual será de US$60,000 – 3,000/6 = US$9,500. Lo que significa que mientras mayor sea la vida útil, menor será el valor de la depreciación anual. Aquí hemos considerado como valor residual el 5% del costo.

Para calcular la depreciación se pueden utilizar diferentes métodos: El Método de Línea Recta, donde anualmente se aplica la misma depreciación y durante toda la vida útil del bien. Si se grafica en un sistema de coordenadas esta depreciación a través del tiempo, nos resulta una recta paralela al eje de abcisas o de las X.

También existe el Método de Depreciación por Unidades Producidas: en este caso la empresa hace un cálculo estimado de cuantos productos se fabricarán de por vida con este activo y de esa manera calcular su depreciación. Ejemplo: si un bien se espera que produzca 1,000,000 de artículos de por vida y su costo de adquisición fue de US$20,000, por cada artículo producido se aplicará una depreciación de US$20,000/1,000,000 = US$0.02; si durante un año la máquina produjo 90,000 artículos, entonces su depreciación de ese año será de US$0.02 x 90,000 = US$1,800.

La depreciación también se puede dar de forma acelerada mediante los métodos de Saldos Decrecientes o de Suma de Dígitos de los Años.

La depreciación se debe registrar contablemente como un gasto; el tipo de gasto afectado dependerá del activo depreciado; si el activo fijo es un vehículo de reparto de mercadería, entonces la contracuenta será un gasto de venta; si es el edificio administrativo, entonces la contracuenta será un gasto de administración; pero si el activo es una máquina, entonces se registrará como contracuente en gastos indirectos de fabricación. Se habla de contracuente porque la depreciación se debe registrar en “Depreciación Acumulada de …..” Esto se entenderá mejor más adelante, cuando se halla visto las cuentas del estado de resultados y el principio de la partida doble.

B.2- Activo Fijo Intangible

El activo fijo intangible no se deprecia como ocurre con los tangibles, si no que se amortizan y las principales cuentas son las siguientes:

Capital Intelectual

Hoy en día las grandes empresa están valorando el conocimiento, la experiencia y capacidad de sus empleados y lo reflejan en los estados financieros como un activo de gran valor. No se concibe el hecho de que los empleados se estén retirando de las empresas por falta de atención y salarios adecuados, por tanto se trata de mantener a estos empleados en la empresa, registrando dentro de sus activos intangibles el valor que para esta empresa tienen esos empleados.

Crédito Mercantil: es el valor que la empresa estima que tiene sobre otras empresas por tener ciertas condiciones ventajosa, como la ubicación, la calidad del producto, el prestigio, la capacidad del personal, etc., sin embargo este valor solo es posible incluirlo cuando se decide la venta del negocio. De modo que el comprador si acepta ese valor en la compra, lo incluirá en la cuenta Crédito Mercantil dentro del activo fijo intangible. El valor del Crédito Mercantil puede ser amortizado en los períodos que estime conveniente el nuevo dueño del negocio hasta hacerlo desaparecer completamente del balance General o bien mantener su valor de forma permanente.

El Boletín No. 8 emitido por el Colegio de Contadores Públicos de México señala en su párrafo 38 lo siguiente, referido al crédito mercantil: “El exceso de precio de compra de la empresa adquirida sobre la suma de los valores asignados a los activos adquiridos identificados, menos los pasivos asumidos, será reconocido como un activo comúnmente conocido como Crédito Mercantil o Plusvalía en la compra de un negocio. Los activos intangibles que no puedan ser valuados confiablemente serán incluídos en el monto registrado como crédito mercantil”

Franquicias: representa el valor que la empresa desembolsó para tener derecho al uso de una marca determinada, aprovechando el prestigio y las campañas publicitarias que del producto hace el dueño de la marca. El valor pagado se amortiza en el tiempo según el contrato estipulado y se seguirá pagando mientras se siga utilizando la marca del producto.

Existe una gran cantidad de activos intangibles y en algunas empresas solo es aplicable un tipo de ellos, incluso existen miles de negocios que nunca han utilizado este tipo de cuentas, pero es conveniente conocer de ellas y la forma en que se registran y manejan, porque no se sabe cuando el profesional de la contabilidad tendrá que utilizarlas.

Como se observa; los activos fijos tangibles se deprecian y los activos fijos intangibles se amortizan.

Amortización: Concepto y Efectos.

La amortización es la disminución del valor que van teniendo los activos intangibles a través del tiempo. En algunos casos el tiempo está definido en un contrato, como en la publicidad, primas de seguros, rentas pagadas x anticipado, franquicias, etc, en otros casos los definirá la gerencia, como es el caso de los gastos de instalación, gastos de organización, crédito mercantil, etc.

La contracuenta de la amortización es siempre un gasto y afectará directamente la cuenta del intangible.

A continuación definiremos las principales cuentas que componen el pasivo de la empresa, o sea, las obligaciones o deudas, lo que la empresa tiene que pagar.

II.1.3- PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO

En primer lugar, las cuentas del pasivo se deben ordenar de acuerdo al grado de exigibilidad. Esto quiere decir que se ordenarán de acuerdo a la prontitud del pago o compromiso. Lo más exigible es lo que se debe pagar de inmediato. De modo que en el pasivo corriente se pondrán las deudas a corto plazo, las que deben ser pagadas en un término no mayor de un año y se ordenarán de acuerdo a la prioridad de pago.

Las principales cuentas del pasivo son las siguientes:

PASIVO CORRIENTE

PASIVO NO CORRIENTE

Impuesto x Pagar

Proveedores

Doc. x Pagar

Acreedores Diversos

Salarios x pagar

Seguridad Social x pagar

Décimo tercer mes

Dividendos x pagar

Demandas Laborales

Anticipo de clientes

Intereses Cobrados x Anticipado

Rentas Cobradas x Anticipado

Otras cuentas x pagar a CP

Hipotecas x Pagar

Doc. x Pagar a LP

Cédulas Hipotecarias

Préstamos Bancarios

Bonos x pagar

Depósitos recibidos en garantía

Compromisos litigiosos a LP

Otras cuentas x pagar a LP

A. DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO CORRIENTE.

IMPUESTOS X PAGAR: Representa la obligación por pagar al Fisco proveniente de las retenciones efectuadas del IVA y del Anticipo del I.R que antes del 15 de cada mes se debe cancelar en la Administración de Rentas correspondiente, al igual que los impuestos municipales que en igual período se deben pagar. Además, al terminar el período fiscal, la empresa tiene tres meses (del 1 de Julio al 30 de Septiembre) para cancelar el respectivo 30% de las utilidades netas del período en concepto del Impuesto sobre la Renta, según lo manda el Código Tributario y la Ley de Equidad Fiscal.

Esta cuenta aumenta con las retenciones del IVA que se hacen a los clientes y con cada venta que se hace (el cliente paga el 15% de su compra en concepto de IVA y la empresa debe destinar el porciento exigido de cada venta para el pago del Anticipo del IR) y disminuye con los pagos que la empresa hace al Fisco por estos impuestos.

PROVEEDORES: Representan las deudas de la empresa por haber comprado mercancía al crédito. A las personas o empresas que nos venden mercancía al crédito se les llama Proveedores.

Aumenta con las compras de mercancía que la empresa hace al crédito, y disminuye con los pagos que se hace a los proveedores, con las devoluciones de mercancías que la empresa hace por no estar de acuerdo con el producto y con las rebajas que los proveedores hacen aplicándola a la deuda.

DOCUMENTOS x PAGAR: Representa deudas de la empresa reflejada en documentos como pagaré, letras de cambio o cualquier otro, que indique generalmente: la fecha de vencimiento de los mismos, el valor, los intereses pactados y el nombre del acreedor. El vencimiento de dichos documentos debe ser en un término no mayor de un año.

Aumenta cada vez que la empresa adquiera compromisos de pago mediante la firma de documentos con vencimiento no mayor de un año y disminuye con los pagos que hace la empresa de estos documentos.

ACREEDORES DIVERSOS: Son deudas de la empresa por haber comprado al crédito algo diferente de mercancías.

Aumenta con las compras al crédito que hace la empresa de algo que no es mercancía, y disminuye con los pagos que efectúa la empresa sobre estas deudas.

RENTAS COBRADAS POR ANTICIPADO: Es el dinero recibido por la empresa anticipadamente por tener alquilado un bien que no está siendo utilizado por ella. Puede ser un terreno, un edificio, un vehículo, maquinaria, etc., en este caso la empresa no efectúa pago alguno, pero tiene la obligación de facilitar el medio rentado por el tiempo que estipula el contrato de arrendamiento.

Aumenta con nuevos contratos de arrendamiento de bienes de la empresa y por los cuales cobra anticipadamente y disminuye por la amortización del servicio que presta.

INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO: Es el dinero recibido por la empresa anticipadamente producto de intereses. Esta actividad es más normal o propia de las instituciones financieras.

Aumenta con el cobro anticipado de intereses y disminuye a través del tiempo, convirtiéndose la parte disminuida en ingresos financieros del período.

C. DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO

NO CORRIENTE O A LARGO PLAZO.

En el Pasivo no corriente se ubican las cuentas que representan deudas a largo plazo de la empresa, es decir, deudas que se pagarán en un período mayor de un año.

Las principales cuentas son:

PRESTAMOS BANCARIOS: Deudas o compromisos que la empresa tiene con el sistema Financiero Nacional, por haber obtenido de ellos un préstamo cuyo vencimiento sea mayor de un año. Si el préstamo es a cancelarse antes de un año, se registrará este valor en el pasivo corriente.

Aumenta con nuevos préstamos que se obtengan y disminuye con los pagos que se hacen por el préstamo.

HIPOTECAS x PAGAR: Es similar a la cuenta anterior, con la diferencia de que la empresa por el préstamo ofreció un bien en garantía. Ese bien puede ser un terreno, un edificio, la maquinaria, etc., los cuales quedan “gravados” o en garantía por si acaso la empresa se ve en dificultades para pagar. Para que el bien se considere hipotecado, debe contemplarse la hipoteca en Escritura Pública ante Notario e inscribirla en el Registro Público de la Propiedad del Departamento o ciudad. Este crédito hipotecario debe ser pagado a más de un año, de lo contrario se clasificará como pasivo corriente.

Aumenta con nuevos créditos hipotecarios que la empresa obtenga y disminuye con los pagos que la empresa hace a esta deuda.

DOCUMENTOS x PAGAR A LARGO PLAZO: Es similar a Doc. x Pagar que aparece en el pasivo corriente; la diferencia está en el vencimiento del pago. En este caso el vencimiento del documento por pagar es más de un año.

La diferencia de esta cuenta con proveedores y acreedores diversos es que estas se pagan en cuotas mensuales, mientras que este documento se paga generalmente al vencimiento.

BONOS X PAGAR: en ocasiones la empresa tiene la necesidad de financiamiento para solventar necesidades de pago o para incrementar sus activos, pero al carecer de los recursos necesarios recurre al financiamiento por medio de la emisión de bonos o certificados, cédulas hipotecarias, etc. De modo que pone a la venta bonos con garantía bancaria, con el compromiso que al vencimiento la empresa pagará a los poseedores de los bonos el valor que estos representan, además que tiene el compromiso de pagar los intereses pactados en la forma establecida en los bonos.

Generalmente estos bonos o certificados o ya sean Cédulas Hipotecarias se colocan a largo plazo, dicho plazo está estipulado en el documento.

II.1.4 PRINCIPALES CUENTAS DEL CAPITAL CONTABLE

El Capital Contable es el tercer grupo de cuentas del Estado de Situación Financiera o Balance General y como dijimos, representa el capital de los socios.

Las cuentas principales son las siguientes:

a) El Capital Social: este no es más que el capital que los socios o dueños del negocio invirtieron en la formación de la empresa. No importa el tipo de sociedad ni su estructura de capital; puede estar en acciones como en el caso de las Sociedades Anónimas o de las en comanditas por acciones, o puede estar conformado por las aportaciones de los socios en dinero o especies como en el caso de las sociedades colectivas.

Este tipo de capital generalmente es invariable a través del tiempo, a menos que los estatutos o acta de constitución permitan que crezca o que varíe.

Crece con nuevas aportaciones de los socios, si el contrato social lo permite y disminuye si un socio se retira, pidiendo que se le devuelva su parte del capital social, siempre y cuando el contrato social lo estipule o permita.

b) Utilidades Acumuladas o Retenidas: Algunas empresas le llaman Utilidades NO Distribuidas y representan las ganancias o utilidades de los ejercicios anteriores y las cuales aún no se ha tomado decisión sobre ellas. Ejemplo si las utilidades de 1977 fueron de C$ 20,000 y las de 1998 fueron de C$30,000 y aún no se han distribuido, entonces las Utilidades Acumuladas al llegar al año 1999 son de C$ 50,000.

c) Utilidad Neta: son las utilidades obtenidas por la empresa durante el presente período fiscal o sea el que se está elaborando y después de pagar el Impuesto sobre la Renta. Si a la utilidad reflejada no se le ha deducido el I.R, se debe presentar como Utilidad del Ejercicio (antes del I.R), si ya se le restó el I.R se presenta como Utilidad Neta. Siguiendo con el ejemplo anterior, si las utilidades netas de 1999 fueron de C$40,000, en el Balance General en el grupo de cuentas del Capital Contable aparecerá así:

Utilidades Acumuladas

C$ 50,000

Utilidades del Ejercicio (neta) 40,000

d) Superávit: son ganancias obtenidas por la empresa de forma extraordinaria, es decir, por actividades ajenas al giro normal del negocio. Por ejemplo: utilidades provenientes de Donaciones, utilidades provenientes de ventas de activo fijo, aumentos del valor de los activos por efectos de la plusvalía, etc. Pero si ocurren pérdidas extraordinarias como incendios, accidentes, etc., es conveniente afectar la cuenta de Superávit antes que cualquier otra. Solamente que no exista esta cuenta o su saldo sea insuficiente se podrá afectar las utilidades acumuladas y en último caso la cuenta de Capital Social.

Hay empresas que cuando estos ingresos no son muy significativos (con relación a los ingresos totales), estos valores los registran en la cuenta “Otros Ingresos”, que es una cuenta del Estado de Resultados.

La decisión sobre el destino del saldo de esta cuenta corresponde a los accionistas o dueños, que bien pueden decidir: 1) trasladar el saldo o parte de él a la cuenta de Capital Social como una forma de incrementar éste, 2) trasladar el saldo o parte de él a la cuenta de Utilidades Acumuladas con el propósito de después distribuirlo entre los socios o reinvertirlo en el negocio y 3) mantener la cuenta inalterable.

Aumenta con nuevos ingresos extraordinarios, y disminuye por los traslados que se hagan de esta cuenta a otras dentro del Capital Contable o que hayan pérdidas extraordinarias.

e) Reservas: son cantidades de dinero que se extraen de las Utilidades Acumuladas y se destinan para gastos específicos o imprevistos. Algunas reservas son de origen legal, esto quiere decir que la ley lo manda, como por ejemplo el Encaje Legal que se le obliga a los Bancos mantener en el Banco Central. Pero puede haber fondos de reserva por política de la empresa, y puede ser para 1) futuras ampliaciones de la empresa, 2) para futuras compras de maquinarias, 3) para reservas de depreciación de activos fijos, etc.)

La cuenta de reserva en el capital debe ser equivalente a una cuenta que la empresa tiene en el banco que contiene esta reserva. Es decir, si la cuenta de reserva es de US$12,000 quiere decir que en banco hay una cuenta con ese mismo saldo. Ejemplo

Reserva para mantenimiento de Edificios US$12,000, (cuenta de capital)

Banco/Reserva Mantenim. de edificios US$12,000 (cuenta de activo corriente)

Existen otras denominaciones para el capital: Económico, Financiero, etc., pero en contabilidad el que interesa es el Capital Contable por cuanto es el que aparece en el Balance General y para su cálculo como decíamos, se puede hacer de dos maneras: A) restando el pasivo total al activo total, B) sumando las cuentas que conforman el Capital Contable..

Como ejemplo veamos el siguiente caso:

La empresa “El Hogar” tiene en activos lo siguiente: Caja C$ 10,000, Mercancías C$30,000 y Clientes C$ 20,000. En Pasivos tiene: Proveedores C$ 5,000 y Préstamos Bancarios C$ 15,000. El Capital Contable está conformado por : Capital Social C$35,000 y Utilidades

Acumuladas C$ 5,000.

SITUACIÓN A

SITUACIÓN B

El Hogar

Balance General al 31 de Dic. 1999

El Hogar

Balance General al 31 de Dic. 1999

Activo

Caja …………………… C$10,000

Inventarios …………… 30,000

Clientes ……………….. 20,000

Total Activos C$60,000

Pasivo

Proveedores C$ 5,000

Préstamos Bancarios 15,000

Total Pasivos 20,000

Capital Contable (A-P) C$ 40,000

Lic. Pablo Emilio Hurtado F

Activo

Caja …………………… C$10,000

Inventarios …………… 30,000

Clientes ……………….. 20,000

Total Activos C$60,000

Pasivo

Proveedores C$ 5,000

Préstamos Bancarios 15,000

Total Pasivos C$20,000

Capital Contable

Capital Social................C$ 35,000

Utilidades Acumuladas. 5,000

Total del CC …………………….. C$40,000

Lic. Pablo Emilio Hurtado F

Como vemos, en ambos casos el capital contables es de C$40,000

II.1.5- PARTES DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

Las partes del Balance General son tres: 1) Encabezado, 2) Cuerpo y 3) Firma

1) Encabezado: Está en la parte superior del balance y contiene: a) el nombre o razón social de la empresa, b) el nombre del documento; en este caso: Balance General; y c) la fecha de que corresponde el balance. Esta fecha se refiere a un día específico. Significa que el detalle que se presenta en el balance general es único y exclusivamente para ese día.

2) Cuerpo del Balance: en el cuerpo del balance se detallan todas las cuentas del activo, del pasivo y del capital de la empresa, en el orden establecido y con las formalidades requeridas.

3) La firma: el documento debe ser firmado por quien elaboró el balance, además de llevar otras firmas como la del superior del contador quien aprueba el balance y la firma del gerente general quien en última instancia es el que autoriza el balance presentado. El balance que se presenta sin firma, se tiene por no presentado, no tiene valor legal alguno, no existe.

II.1.6- FORMAS DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE GENERAL

Existen dos formas de presentar un balance general: 1) En forma de Reporte o Vertical y 2) En forma de Cuenta u Horizontal

En el balance general en forma de Reporte, las cuentas del activo, del pasivo y del capital se presentan de arriba hacia abajo, como en el ejemplo presentado en la página anterior (ver modelo en pág. Siguiente). El capital contable se comprueba restando el activo menos el pasivo: C = A-P

En el balance general en forma de Cuenta. Se presenta el activo a la izquierda de la página y el pasivo y capital se presentan a la derecho, de modo que la suma del pasivo más el capital coincida con el total de los activos (ver modelo): A = P + C

Si queremos presentar el balance de la página anterior en forma de cuenta, este sería así:

EL HOGAR

Balance General al 31 de diciembre de 1999

Activo

Pasivo

Caja................................C$ 10,000

Proveedores..............C$ 5,000

Mercancías..................... 30,000

Prestamos Bancarios 15,000

Clientes........................... 20,000

.................

Total pasivo...............................C$20,000

Capital Contable

Capital Social.........C$ 35,000

Utilid. Acumuladas 5,000

.............

Total de Cap. Contable 40,000

.................

Total Acativo..................C$60,000

Total Pasivo + Capital C$60,000

:::::::::::::::::::

:::::::::::::::

_______________________

Lic. Pablo Hurtado F.

Contador

El total del activo y el total del pasivo más el capital deben quedar a la misma altura, o sea, en la misma línea y como es prohibido dejar líneas en blanco completamente, se cruza una línea en los espacios en blanco para anular los espacios (una Z). Puede ser como s indica en el ejemplo.

Pueden ver en las páginas siguientes, modelos de las dos formas de presentación del balance general.

BALANCE GENERAL EN FORMA DE REPORTE

FERRETERÍA EL BUEN FIERRO

BALANCE GENERAL AL 30/11/99

ACTIVO

Corriente

Caja-------------------------------------------------

Bancos-----------------------------------------------

Mercancía

Clientes-----------------------------

Documentos x Cobrar--------------------------

Deudores Diversos-----------------------------

Papelería y Utiles de Oficina-----------

Gastos de instalación---------------------------

Propaganda--------------------------------------

Prima de Seguros-------------------------------

Intereses Pagados por Anticipado------------

Total Activos Corrientes ………

No Corriente

Terrenos------------------------------------------

Edificios

Mobiliario y Equipo de Oficina-------------

Vehículos----------------------------------------

Franquicias---------------------------------------

Inversiones en Acciones y Valores

Otros (Depósitos entregados en Garantía)-

TOTAL DE ACTIVOS--------------------------------------------

PASIVO

Corriente

Impuestos x Pagar----------------------------------

Proveedores------------------------------------------

Documentos x Pagar--------------------------------

Acreedores Diversos-------------------------------

Préstamos x Pagar a C.P---------------------------

Rentas Cobradas x Anticipado--------------------C$

Intereses Cobrados x Anticipado------------------

Otros Cobros Anticipados--------------------------

Total pasivo corriente ………………………….

Pasivo No Corriente

Préstamos a L.P-------------------------------------

Documentos x Pagar a L.P-------------------------

Total Pasivo No Corriente ……………………………….

TOTAL DE PASIVOS-------------------------------------------

CAPITAL CONTABLE

Capital Social--------------------------------------

Utilidades Acumuladas-------------------------

Utilidades del Ejercicio (Netas)---------------

Reservas------------------------------------------

TOTAL DEL CAPITAL CONTABLE( C = A – P)---------

_____________________

Firma del contador

C$ 50,000

1,200.000

600,000

250,000

60,000

140,.000

10,000

35,000

25,000

60,000

20,000

C$2,450,000

C$300,000

3,200,000

150,000

250,000

100,000

300,000

5,000

C$4,305.000

C$ 6,755.000

C$ 40,000

160,000

50,000

30,000

40,000

20,000

10,000

5,000

C$ 355,000

C$ 100,000

30,000

C$ 130,000

C$ 485,000

C$ 5,000.000

800,000

300,000

170,000

C$ 6,270.000

II.1.7- FORMALIDADES O REQUISITOS QUE SE DEBEN CUMPLIR EN EL BALANCE GENERAL

Los documentos donde se presentan los Estados Financieros deben ser claros y estéticos. No se pueden presentar datos desordenados, si no, a como está estipulado por las normas contables, con el propósito de que el encargado de leerlos los entienda y que representen fielmente la situación de la empresa. Entre estas formalidades se tienen las siguientes:

1- El encabezado del documento debe ir al centro del mismo

2- Se debe expresar claramente el nombre del negocio, el tipo de documento que se

presenta y la fecha a que corresponde el informe que se presenta (En el encabezado)

3- El nombre de activo, pasivo y capital contable, deben ir al centro de la columna donde

se presentan las cuentas (preferiblemente en mayúsculas).

4- Si se van a especificar el corriente o el no corriente, se deben poner al margen

izquierdo de la columna donde van las cuentas

5- Todas las cuentas que se presentan en el balance deben llevar un margen diferente de los

Nombres del grupo de cuentas(corriente o no corriente), para que no haya lugar a confusiones

6- Solamente a la primera cantidad de cada columna se le pone el signo monetario o

después de un corte en cualquier columna. Recuerde que los datos representan

DINERO por lo tanto, no se olvide de presentar el signo monetario en sus informes

Financieros.

7- No está permitido efectuar operaciones con cantidades de diferentes columnas. Ejemplo:

Sumar o restar una cantidad de la segunda columna con otra cantidad de la tercera

Columna

8- Se permite poner el resultado de una suma a la par de la última cantidad en la siguiente

columna. En este caso no se pone el título de suma, subtotal o total.

9- Una suma o total se puede poner en la misma columna o en la siguiente. En el primer

caso se debe poner el signo monetario a la suma y cortar en la última cantidad. En el

segundo caso, se debe cortar la última cantidad y se pondrá signo monetario si arriba

en la columna no hay cantidades. Los cortes deben abarcar toda la columna

10- Solamente la última respuesta se debe cortar con doble línea

11- NUNCA se debe dejar líneas en blanco(vacías). La ley no lo permite. Si al final del

balance le resultan espacios vacíos, córtelos con una línea inclinada de modo que cruce

todos los espacios

12- La presentación del balance general o cualquier otro estado financiero debe hacerse

con tinta o a máquina

13- Indispensablemente la firma o firmas que certifican el documento; sin firmas no vale,

no sirve.

14- Utilice paréntesis o notas al pie de página se desea ser mas claro(a) en la presentación

de los datos

15- No presente un estado financiero sin los anexos correspondientes que verifican la

certeza de su información.

La mayoría de estos requisitos o formalidades las pueden observar en los balances presentados en las páginas que más adelante se presentan, y recuerde ser ordenado (a) en su trabajo. Una de las características especiales del contador es su pulcritud, su estética en la presentación de sus trabajos, si no tiene letra o números adecuados, ejercítelos, practique a mejorarlos, a veces de esto depende una buena imagen ante sus superiores.

EJERCICIOS DEL CAPITULO I

1. Discuta con su grupo de trabajo acerca de la importancia de la contabilidad

2. ¿Cuáles son los elementos del concepto de contabilidad definida por Elías Lara?

3. Explique: ¿Qué significa orden, registro y análisis?

4. ¿Qué son unidades económicas?

5. ¿Cuáles son las principales leyes en Nicaragua que se relacionan de alguna manera con la contabilidad?

6. En conjunto con su grupo de trabajo investigue tres leyes de las enunciadas en el Cap. I y explique el contenido que se relaciona con la contabilidad.

7. ¿En qué ley se ordena el uso de los libros Diario y Mayor para todos los negocios establecidos en el país?

8. ¿Cuánto se debe pagar en concepto del impuesto sobre la renta y cuándo?

9. ¿Cómo funciona la retención del IVA en las empresas retenedoras?

10. Menciones y explique las principales tareas que desempeña un contador en una empresa

11. Investigue el contenido de los artículos del 28 al 35 y el 41 del Código de Comercio

EJERCICIOS DEL CAPITULO II

1- ¿Cuáles son los principales estados financieros que se elaboran en las empresas o

negocios?

2. ¿Cómo define Ud. balance general o Estado de Situación Financiera?

3. ¿Cuáles son los elementos principales del concepto?

4. ¿Qué son para Ud. los activos de una empresa?

5. ¿Qué son los pasivos?

6. ¿Qué es el capital y cómo lo calcula?

7. ¿Cómo se relacionan los activos, los pasivos y el capital contable de una empresa?

8. Investigue qué es Capital Económico y qué es Capital Financiero

9. En grupo de trabajo hágame preguntas sobre las cuentas que se ubican en a) Activos Corriente y b)Activos No Corrientes.

10. ¿De acuerdo a qué se ordenan las cuentas de los activos?

11. ¿Por qué la cuenta Mercancías va antes de clientes en el activo circulante?

12. ¿Justifica Ud. que Terrenos vaya antes que Edificios? ¿Por qué?

13. ¿En qué se diferencia clientes de deudores diversos?

14. ¿Cuándo un cliente paga su compra con un cheque, este valor se registra en Caja o en Banco?

15. ¿Cuál es la política de ordenamiento de los pasivos de una empresa?

16. Discuta con su grupo de trabajo acerca de cuáles cuentas se ubican en el pasivo corriente y cuáles en el pasivo no corriente.

17. ¿En qué se diferencia proveedores de acreedores diversos?

18. Si Ud. firma una letra de cambio para cancelarla dentro de 18 meses: ¿Dónde ubica el pasivo contraído?

19. Ud. tiene en bienes o recursos la cantidad de C$ 50,000 y debe a un familiar C$ 10,000 ¿Cuál es su capital?

20. Si sus pasivos son C$ 30,000 y su capital es de C$ 40,000 ¿A cuánto ascienden sus activos?

21. ¿Qué entiende Ud. por capital social?

22. Explique la cuenta Hipotecas x Pagar o Créditos Hipotecarios

23. A continuación se dan una serie de cuentas del balance general, Ud. le pondrá a la derecha de cada cuenta el subgrupo a que pertenece. Para activo corriente usará AC, para activo no corriente: ANC,; para las cuentas de capital usara C.

Mercancías_____, Proveedores_____, Hipotecas x Pagar_____, Caja____, Doc. x Pagar LP____, Reservas_____, Deudores Diversos_____, Utilidades del Ejercicio_____, Bancos______, Doc. x Cobrar_____, Capital Social_____, Clientes_____, Doc. x Pagar______, Propaganda_____, Rentas Cobradas x Anticipado_____, Edificios______, Utilid. acumuladas.______, Intereses pagados x adelantado_____, Intereses Cobrados x Adelantado_____, Prima de Seg._____, Papelería y Utiles de Oficina_____, Mobiliario y Equipo de Oficina_____, Gastos de Instal._____, Rentas Pagadas x Anticipado____, Préstamos Bancarios a L.P____, Acreedores Diversos_____, Superávit_____, Gastos de Organización_____, Crédito Mercantil____, Vehículos____, Valores Negociables______ Inversiones a L.P____, Franquicias_____, Maquinaria_____

24. A continuación se da una serie de operaciones que acontecen en una empresa. A la cuenta que aumenta le pondrá una (A) y la que disminuye le pondrá una (D). En todas afecte dos cuentas:

1. La empresa vende un escritorio usado al crédito

2. Se cancela a los proveedores con un cheque

3. Un cliente abona a su cuenta pagando con un cheque

4. Se compra un vehículo al crédito

5. Mi empresa es un súper mercado y compra al contado un T.V para los clientes.

6. Se deposita en cuenta corriente las ventas del día

7. Abono con un cheque al préstamo del banco

8. Al comprar una silla firmo un pagaré a pagar dentro de 9 meses

9. Al prestar dinero al banco doy en garantía el edificio. Me entregan el dinero en efectivo

10. Al efectuar arqueo a la cajera, se le encontró un faltante de C$2,000

.

25. Explique cuáles son las partes del balance general

26. ¿De cuántas formas se puede presentar el balance general?

27. ¿Por qué al balance general en forma de reporte se le llama vertical?

28. ¿Por qué al balance en forma de cuenta se le llama horizontal?

29. ¿Cuáles son las formalidades o requisitos que se deben seguir en la elaboración y presentación del balance general?

30. Con los datos que se presentan a continuación elabore el balance general, primero en forma de reporte y después en forma de cuenta: Negocio El Valiente; fecha de presentación 31/5/10

Caja

C$ 30,000Capital Social

C$250,000

Proveedores

20,000Clientes

70,000

Papelería y uti. De Ofic. 5,000Mercancías

210,000

Doc. x Pagar

10,000Utilid. Acumuladas

100,000

Mob. Y Equip. De Ofic. 30,000Bancos

90,000

Préstamos Bancarios

50,000Impuestos x Pagar

5,000

31. Los saldos de las cuentas de balance de la empresa “El Zompopo” al 31/12/99 son los siguientes:

Rentas Cob. x Antic C$12,000

Caja C$ 35,000

Papelería y Utiles 7,000

Mercancía 75,000

Propaganda

13,000

Acreedores

8,000

Gastos de Instalación

35,000

Bancos

65,000

Doc. x Pagar L.P.

15,000

Clientes

47,500

Intereses Pagados x Antic. 7,750

Doc. x Pagar

9,450

Mobiliario y Equipo

65,000

Vehículos

75,000

Proveedores

C$ 25,000

Edificios

200,000

Deudores Div.

10,000

Préstamos Banc.-

85,000

Impuestos x Pagar

17,300

Crédito Hipotecario

75,000

Elabore el balance general a esa fecha (Halle el Capital por diferencia)

32. Conteste:

¿En una empresa el Capital Contable puede ser cero? ¿Cuándo?

¿Puede haber un capital contable negativo? Explique

33. El capital contable de la empresa del problema 32 está formado por Capital Social, Utilidades del Ejercicio y Reservas de Capital; si las segundas son de C$ 12,000 y las terceras de C$ 25,000 ¿Cuál es el valor del Capital Social?

34. A continuación se presentan los saldos de las cuentas de balance general de la empresa El Triunfo al 31 de Enero del año 2,000. Recordando que C = A – P, halle el valor de las Utilidades Acumuladas y seguidamente elabore el balance general en forma de reporte y en forma de cuenta

Mercancías--------------------C$ 285,000Proveedores-------------------C$ 60,000

Doc. x Pagar L.P

20,000Ctas. x Cobrar (Clientes) 45,000

Caja

15,000Rentas Pag. X Anticipado 5,000

Papelería y Util. De Ofic. 3,000Bancos

17,000

Deudores Diversos

5,000Propaganda

2,000

Intereses Cobrados x Adel. 1,500Gastos de Instalación

7,000

Hipotecas x pagar

20,000Capital Social

400,000

Mobiliario y Equipo

7,000Utilidades del Ejercicio 37,000

Edificios

100,000Documentos x Cobrar 3,000

Impuestos x Pagar

4,500Utilidades Acumuladas

¿?

Rentas Cobradas x Antic. 2,500Vehículos

60,000

Acreedores Diversos

1,500Terrenos

80,000

35. En su grupo de trabajo hacer el siguiente ejercicio:

Cada estudiante inventará 10 cuentas de activos, 5 de pasivos y 3 de capital con sus respectivos valores; cada uno debe elaborar el balance general y ya elaborado se intercambian con sus compañeros de grupo para revisarlos. Discutan los errores. Recuerden cumplir con todas las formalidades y requisitos del balance general.

36. Santiago tiene la siguiente situación económica: (Al 28 de Febrero del 2010)

Efectivo----------------------------------C$ 1,500

En el banco---- ------------------------- 3,500

Herramientas de Trabajo------------ 15,000

En muebles-------------------------------- 1,800

Una camioneta por valor de------------- 30,000

Debe al Banco del Pueblo--------------- 2,300

Debe al vecino---------------------------- 1,000

Halle: Activos, pasivos y capital contable de Santiago

37. De acuerdo a la estructura del balance general, ubique las siguientes cuentas en el lugar que les corresponden y en el orden riguroso exigido por las normas contables

Mercancías, edificios, papelería, préstamos bancarios a L.P, banco, deudores diversos, rentas cobradas x anticipado, caja, impuestos x pagar, gastos de instalación, prima de seguros, gastos de organización, intereses pagados x adelantado, capital social, documentos x pagar L.P, proveedores, clientes, vehículos, franquicias, documentos x cobrar, terrenos, hipotecas x pagar, mobiliario y equipo de oficina, mejoras en arrendamiento, utilidades del ejercicio, inversiones en acciones y valores a L.P. crédito mercantil, herramientas menores, reservas para depreciación de maquinaria, depósitos recibidos en garantía, mercancía dañada.

II.2- ESTADO DE RESULTADOS O ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

El estado de Resultados es el estado financiero más importante en una empresa, no porque refleje la utilidad, ya que ésta también la encontramos en el balance general, si no porque se detalla en forma minuciosa el origen de esa utilidad. De modo que si queremos definir qué es el estado de resultados, podemos decir: “Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias es el documento contable que presenta en forma detallada y ordenada la forma en que la empresa obtiene sus utilidades o pérdidas en un período determinado.”

Si analizamos el concepto vemos los siguientes elementos:

1- Resultados: esto es lo que resulta de algo. En nuestro caso lo que resulta después de

un período de operaciones y transacciones comerciales es la ganancia obtenida en ese período o la pérdida.

2- Documento contable: es decir, que se elabora en contabilidad, no en otro

departamento u oficina. Los valores que lo conforman son controlados por la contabilidad.

3. En forma detallada y ordenada: la forma más detallada se presenta en el método analítico. Se detalla las ventas, las compras, el costo de venta, los gastos operativos y otros gastos o ingresos que puedan surgir de las operaciones del negocio. Con este detalle resulta fácil obtener el origen de las utilidades de la empresa.

4. Utilidades o pérdidas: si los ingresos son mayores que los gastos y los costos, el resultado es una ganancia o utilidad, pero si los costos y los gastos superan los ingresos, el resultado será una pérdida.

Es importante señalar que en el estado de resultados e pueden reflejar varios tipos de utilidades:

a) Utilidad Bruta: que se obtiene restando las ventas netas menos el costo de ventas. Esta es una utilidad antes de considerar los gastos operativos de la empresa

b) Utilidad de Operación: es la utilidad que se obtiene producto de las operaciones normales de la empresa y se puede calcular restando los gastos de operación de la Utilidad Bruta. Significa que en esta utilidad ya se consideraron los gastos operativos

c) Utilidad del ejercicio antes del I.R): es la utilidad de la empresa considerando los gastos e ingresos provenientes de actividades propias al giro normal de la empresa o ajenas (otros gastos y productos). Es importante señalar que si estos gastos o ingresos ajenos al giro de la empresa son muy significativos, es preferible qu se registren mejor en la cuenta de Superávit(cuenta de capital)

d Utilidad Neta: es la utilidad final, el resultado final después de pagar los impuestos sobre la renta respectivos que en Nicaragua se calculan en base al 30% de la utilidad del ejercicio. Esta es la utilidad que pueden repartirse los socios o que se puede acumular para futuras decisiones.

Las cuentas del estado de resultados son diferentes a las cuentas del balance general. Sin embargo existen dos cuentas que aparecen en ambos estados. Estas son:

1. El inventario o mercancías que refleja el balance general al comenzar el período es el inventario inicial que aparece en el estado de resultados para calcular el inventario disponible, y el inventario o mercancías que refleja el balance general al finalizar el período es el inventario final que se utiliza en el estado de resultados para calcular el costo de venta.

2. La utilidad del ejercicio: la utilidad que se encuentra al elaborar el estado de resultados es la misma que aparece en el balance general en el capital contable.

Importante para el estudiante: el estudio de esta unidad es más complejo que el del balance general, por lo que deberá dedicarle más tiempo de estudio, mayor atención y más dedicación. Pongan mucha atención a la ubicación de las cuentas en las 4 columnas del formato para la elaboración del estado de resultados y también a las operaciones cuando estén Gastos y Productos Financieros y Otros Gastos y Productos.

II.2.2- CUENTAS PRINCIPALES DEL ESTADO DE RESULTADOS (METODO ANALÍTICO

A las cuentas que se muestran a continuación se les conoce como cuentas de resultados y las separaremos en dos partes:

a) Primera Parte: se indicaran las cuentas que se necesitan para calcular la Utilidad Bruta, o sea, la utilidad antes de los gastos de operación y estas cuentas son:

1. Ventas

2. Devoluciones sobre ventas

3. Rebajas sobre ventas

4. Compras

5. Gastos de compras

6. Devoluciones sobre compras

7. Rebajas sobre compras

b) Segunda Parte: se presentarán los gastos, lo mismo que los ingresos no provenientes de las ventas (Productos Financieros y Otros productos) hasta calcular la utilidad del ejercicio o del período. Estas cuentas son:

1- Gastos de ventas

2- Gastos de Administración

3- Gastos y Productos Financieros

4- Otros gastos y Productos

Cabe mencionar que existen dos cuentas que se incluyen en Gastos y Productos Financieros y son: Descuentos sobre Ventas (gasto financiero) y Descuento sobre Compras (producto financiero) que el estudiante mucho confunde con la rebaja sobre ventas y la rebaja sobre compras, pero que no tienen relación alguna. Estas últimas van en la primera parte del estado de resultados y las primeras (los descuentos) van en la segunda parte. Unas intervienen para el cálculo de la utilidad bruta (las rebajas) y las otras intervienen en el cálculo de la utilidad de operación (los descuentos).

Hay otras cuentas que también intervienen en el estado de resultados pero derivadas de las aquí expuestas y son las siguientes:

Ventas Netas: resultan de restar las devoluciones sobre ventas y las rebajas sobre ventas de las ventas.

Compras Totales: resultan de sumar las compras con los gastos de compras

Compras Netas: resultan de restar las devoluciones sobre compras y las rebajas sobre compras de las compras totales.

Costo de Venta: es el costo de la mercadería vendida, o sea, lo que le costó a la empresa adquirirla y se puede calcular restándole a la mercadería disponible para la venta el inventario final de mercancías

Mercadería Disponible para la venta: se halla sumando al inventario inicial las compras netas.

II.2.3- DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS

VENTAS: representa el valor de las ventas de mercancías entregadas a los clientes, ya sea al contado o al crédito.

Importante señalar que para que se puede registrar un valor en esta cuenta, éste debe ser producto de una venta de mercadería, es decir, de los artículos que representan el giro de la empresa. Si la venta que se efectúa no es de mercancía, NO se debe registrar el valor en esta cuenta.

Otro problema que se presenta es que el estudiante cuando se efectúa una venta de mercancía afecta la cuenta de mercancía, siendo esto un error, ya que para eso existe la cuenta de Ventas y es un error porque en la cuenta de mercancía los valores están al costo, o sea al precio de adquisición, mientras que la venta incluye además del costo, la ganancia.

Esta cuenta aumenta cada vez que se efectúa una venta de mercadería al crédito o al contado y disminuiría cuando se anulare una factura de venta ya efectuada, es decir que se cancele la venta ya facturada.

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS: es el valor de la mercadería que los clientes devuelven a la empresa por no estar de acuerdo con el precio, calidad, color, talla, etc.

Al devolver la mercadería los clientes, la empresa tiene varias obciones con el acuerdo del cliente: cambiar la mercadería por otra de igual valor, devolverles el dinero, aplicársela a sus cuentas si deben a la empresa o una combinación de las anteriores.

Esta cuenta aumenta con nuevas devoluciones que hagan los clientes y disminuye si se cancela la devolución.

REBAJAS SOBRE VENTAS: es el valor de las rebajas que se hacen a los clientes al venderles mercadería porque estas tienes algún defecto, o son anticuadas (fuera de moda), por campañas promocionales para atraer clientela y aumentar las ventas o por sobre pasar las ventas de los competidores.

Es común ver anuncios que algunos negocios ponen a su mercadería el título de “Descuentos”, que en realidad son rebajas, ya que descuento es otra cosa como veremos más adelante.

COMPRAS: representa el valor de la mercancía que se compra al crédito o al contado. Es el valor en factura de la compra, el precio de adquisición.

Al igual que en las ventas, el estudiante se confunde con la cuenta de mercancía. La cuenta de mercancías o almacén o inventarios NO debe ser afectada con las compras de mercancías, si no la cuenta COMPRAS. Cuando se está utilizando el método analítico o pormenorizado, la cuenta de mercancía que aparece al comenzar el ejercicio representa el inventario inicial a utilizarse en el estado de resultados y NO TIENE MOVIMIENTO durante el ejercicio contable. Por esta razón es que al terminar el período contable se debe levantar el inventario físico de mercancía (inventario final) para poder determinar cuánto hay en existencias. Esa es una de las limitantes de este método.

Esta cuenta aumenta con las compras de mercancías que se realizan al crédito o al contado y disminuye al cierre del ejercicio contable cuando se cancela por medio de los ajustes respectivos.

GASTOS DE COMPRAS: es el valor de los gastos en que incurre la empresa para poder trasladar hasta sus almacenes la mercadería comprada. Son gastos de compras: pago de cargadores, des aduanaje, acarreo, etc.

Aumenta con los gastos en que se incurra por las compras y disminuye al efectuar los ajustes de cierre del período al trasladar su saldo a la cuenta de compras.

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS: es el valor de la mercadería que la empresa devuelve a los proveedores por no estar de acuerdo con algún requisito exigido, que puede ser por precio, por calidad, color, tamaño, etc.

Aumenta con las mercancía que la empresa devuelva a los proveedores y disminuye al cancelarse con el ajuste de cierre del ejercicio contable o por que se cancele o anule la devolución.

REBAJAS SOBRE COMPRAS: es el valor de las rebajas que los proveedores hacen a la empresa por la mercadería comprada, ya sea por política de ventas de los proveedores, o porque tienen algún defecto los productos o son de menor calidad que la convenida.

Aumenta con las rebajas que los proveedores hacen a la empresa y disminuye cuando se cancela al cierre del ejercicio contable por medio de los ajustes respectivos o porque se anule la rebaja y ya estaba contabilizada.

Observación

Hasta aquí abarca la primera parte del estado de resultados. El cálculo de la utilidad bruta lleva de previo el cálculo de a) las ventas netas, b) las compras totales, c) las compras netas, d) el inventario disponible para la venta y e) el costo de lo vendido.

En fórmulas serían las siguientes:

1- Ventas Netas = Ventas – (Devoluciones s/v + Rebajas s/v)

2- Compras Totales = Compras + Gastos de Compras

3- Compras Netas = Compras Totales –(Devoluciones s/c + Rebajas s/c)

4- Inventario Disponible = Inventario Inicial + Compras Netas

5- Costo de Venta = Inventario Disponible – Inventario Final

6- Utilidad Bruta = Ventas Netas – Costo de Venta

Es importante razonar el significado de cada una de las cuentas para entender cada fórmula. Si el estudiante se aprende de memoria la fórmula o procedimientos sin percatarse de lo que está haciendo, lo más probable es que no aprenda a elaborar este Estado ni entienda por qué lo está haciendo.

Preguntas Problémicas

El estudiante para continuar debe tener capacidad para responder a las siguientes preguntas:

¿Qué sucede si no hay devoluciones y rebajas sobre ventas?

¿Y si no hay gastos de compras?

¿Si solo hay rebajas sobre compras y no hay devoluciones s/c?

¿A qué se le llama inventario Disponible y por qué ese nombre?

Para la elaboración del estado de resultados se utiliza una hoja de cuatro columnas y la ubicación de estas primeras cuentas sería la siguiente:

FERRETERÍA EL ESFUERZO

ESTADO DE RESULTADOS DEL MES DE MARZO DEL 2000

Ventas

C$ 90,000

Menos: Devoluciones sobre ventas

C$2,500

Rebajas S/V

1,500

4,000

Ventas Netas

C$ 86,000

Inventario Inicial

C$ 40,000

Compras

C$ 60,000

Mas: Gastos de compras

2,000

Compras Totales

C$ 62,000

Menos: Devoluciones S/Compr

C$ 2,500

Rebajas sobre Compras

1,000

3,500