INSTRUCTIVO PARA LA PROGRAMACIÓN ACTIVIDADES DE EXTENSIÓN EN EL SISTEMA REUNE

PASO DESCRIPCIÓN

1

Ingrese al sistema REUNE, digite nombre de usuario y contraseña. Vaya al menú Actividades, ingrese a la opción Programación y seleccione Por Dependencias.

Se abre la siguiente ventana de programación:

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2

Para insertar un nuevo registro correspondiente a una nueva actividad, haga clic sobre el ícono:

Luego, para duplicar el registro anterior de modo que pueda ahorrar tiempo en el registro de da-tos, hace clic sobre el ícono:

Aparecerá la siguiente pantalla:

Al hacer clic sobre el botón Si regresará a la pantalla anterior, en donde encontrará los campos registrados con información que previamente fue programada para otras actividades similares.

2

Si al tratar de ingresar información en un campo, en la esquina inferior izquierda aparece “List of values”, así:

Haga clic en el ícono Lista de valores para seleccionar el valor del campo de una lista predeterminada:

Si en una lista de valores no encuentra la opción que usted necesita, comuníquese con Vicerrec-toría de Extensión y solicite la inclusión de dicha opción.

El sistema asume automáticamente como iguales las fechas de terminación, límite de pago y de inicio, por lo cual deberán ajustarse de acuerdo con la duración de la actividad.

Cuando desee programar una actividad y no quiera que ésta aparezca en el sitio web para los usuarios, deje en blanco el campo: Fecha Límite de Pago y sólo hasta que decida abrir las ins-cripciones, registre la información en dicho campo. Esto posibilitará que pueda hacer las progra-maciones de las actividades con anterioridad a las mismas, sin que se vea afectado su trabajo por represamientos.

Cuando decida registrar la fecha límite de pago, deberá tener en cuenta la siguiente expresión: Fecha de terminación > = Fecha límite de pago> = Fecha de inicio de la actividad.

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2

Llene los campos con la información del curso. Los campos “Forma de extensión” y “Tipo de actividad” poseen lista de valores. El campo “Actividad o servicio” solo tendrá lista de valores si se han registrado las actividades en

el directorio. Si no lo ha hecho, digite un número y un nombre para la actividad. El campo “Unidad ejecutora” también posee lista de valores. Ingrese las fechas usando el formato correcto: DD-MMM-AAAA. Para el mes se usan las primeras

letras del nombre en inglés. Por ejemplo: 25-JAN-2007 equivale a 25 de enero de 2007. Ingrese los campos “Duración en horas”, “Cupo mínimo ejecución” y “Cobertura esperada”. El

campo “Cobertura real” se llena automáticamente a medida que los usuarios se inscriben. Los campos “Relación Admon”, “Convenio”, y “Dirigido a” solo se deben llenar cuando la actividad

está relacionada a un convenio, contrato o membresía. Los 3 campos poseen lista de valores. Ingrese el campo “Municipio”. Los campos “Caracter” y “Asumido Univer.” se usan en caso de que la actividad sea subsidiada. El campo “Ingreso Total” se usa cuando se conoce de antemano el ingreso que generará la activi-

dad, por ejemplo, cuando la actividad está relacionada a un contrato. El campo “Consecutivo” es asignado automáticamente por el sistema Al finalizar quedará algo como esto:

Haga clic en el ícono guardar:

Asegúrese de que en la barra inferior aparezca el siguiente mensaje:

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3

Identifique el grupo botones en la parte inferior del formulario. Estos dan acceso a las diferentes plantillas para continuar con la programación de la actividad.

Primero haga doble clic en el botón personal. Aparecerá la siguiente plantilla:

3 En esta plantilla se registra el personal que participará en la actividad. Primero seleccione el tipo de documento de identificación. En el siguiente campo puede usar la lista de valores si la persona está registrada en el sistema

de empleados de la universidad. De lo contrario entre el número del documento y el nombre ma-nualmente.

Use la lista de valores para seleccionar el cargo que la persona ocupa en la actividad. Ingrese el número de horas semanales que dicha persona dedicará a la actividad (opcional).

Regrese a la plantilla inicial haciendo clic en:

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4

Haga doble clic sobre el botón Recursos:

Aparecerá la siguiente plantilla:

Use la lista de valores para ingresar los recursos que se utilizarán en la actividad. Agregue comentarios sobre dichos recursos (Opcional). Regrese a la plantilla inicial haciendo clic en:

5

Haga doble clic sobre el botón Requisitos:

Aparecerá la siguiente plantilla:

Use la lista de valores para ingresar los requisitos que deben cumplir los usuarios. Agregue comentarios sobre dichos requisitos (Opcional). Regrese a la plantilla inicial haciendo clic en:

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6

Haga doble clic sobre el botón Grupos:

Aparecerá la siguiente plantilla:

Ingrese un número para cada grupo y una descripción. Los campos Cupo mínimo y máximo son fundamentales para que el sistema regule el número de

personas que se pueden matricular. Haga doble clic en el botón aulas, aparecerá la siguiente plantilla:

Ingrese el número del aula, y haciendo doble clic en el botón “Horario” podrá seleccionar el día de la semana y hora en la que se utilizará el aula. El sistema le hará saber si el aula ya está ocupada en el horario que usted seleccione.

Regrese a la plantilla inicial haciendo clic en:

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6

Haga doble clic sobre el botón Asignar profesor. Aparecerá la siguiente plantilla:

Use la lista de valores para asignar profesores al grupo. Se seleccionaran de los que se hallan registrado en la plantilla “Personal” (Paso 3).

Regrese a la plantilla de programación haciendo clic 2 veces en:

7

Haga doble clic sobre el botón Costos:

Aparecerá la siguiente plantilla:

Use la lista de valores para ingresar los costos que implica la actividad. Ingrese un valor para cada costo. Agregue comentarios sobre los costos (Opcional).

Regrese a la plantilla inicial haciendo clic en:

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8

Haga doble clic sobre el botón Tarifas:

Aparecerá la siguiente plantilla:

Use la lista de valores para seleccionar el tipo de tarifa. Ingrese un valor para cada tarifa. Agregue comentarios sobre las tarifas (Opcional).

Regrese a la plantilla inicial haciendo clic en:

9

Haga doble clic sobre el botón Conjunto usuarios:

Aparecerá la siguiente plantilla:

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9

Use la lista de valores para seleccionar los conjuntos de usuarios de una lista de conjuntos ya creados.

Si el conjunto que usted requiere no está en la lista, haga doble clic en el botón “Crear conjunto”. Aparecerá la siguiente plantilla:

Esta plantilla ingresa en modo consulta, presione Ctrl+q para volver a modo normal. Ingrese un nombre para el conjunto. Si tiene un archivo de texto plano con la lista de usuarios, presione el botón “desde archivo

plano”· Si desea ingresar la lista manualmente, presione el botón respectivo. Para la creación automática de los conjuntos presione el botón al que corresponden los miembros

del conjunto, estudiantes o profesores. Obtendrá una plantilla como esta:

Cambie las N por S en las características que desee condicionar, luego presione Enter para obtener una nueva plantilla:

Use la lista de valores para seleccionar las condiciones o características que se deben cumplir para pertenecer al conjunto de usuarios.

Cuando termine de seleccionar las condiciones presione el botón guardar para crear el conjunto.

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10

Haga doble clic sobre el botón Tarifas x conj. usuarios:

Aparecerá la siguiente plantilla:

Use las listas de valores para seleccionar uno de los conjuntos de usuarios que se escogieron en el paso anterior, y luego se les asigna una de las tarifas creadas en el paso 8.

La tarifa Normal, no necesita ser asociada con un conjunto de usuarios. Regrese a la plantilla inicial haciendo clic en:

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11

Cuando un curso de extensión tiene como requisito haber terminado otro curso, se hace uso delbotón Prerrequisitos.Haga doble clic sobre el botón Prerrequisitos:

Aparecerá la siguiente plantilla:

Use la lista de valores para seleccionar, de los cursos que ya están registrados en el sistema, los que son prerrequisitos del curso actual.

Regrese a la plantilla inicial haciendo clic en:

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12

Si desea crear lista de espera en caso de que los cupos se agoten, haga clic en el botón “Lista de es -pera” y cambie la “N” por “S”.

Si desea que la inscripción al curso se realice únicamente por campus en línea, haga clic en el botón “Inscripción x Campus” y cambie la “N” por “S”.

Haga clic en el ícono de guardar y aparecerá el siguiente aviso en la parte inferior izquierda, indi-cando que el registro fue guardado con éxito:

Para salir del formulario haga clic en el ícono salir:

RECUERDE: En caso de que no haya registrado la fecha límite de pago en la plantilla, no aparecerá el curso programado en la Web. En el momento en que quiera que éste aparezca, sólo ingrese nuevamente a la aplicación, busque la actividad y regístrele dicha fecha.