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INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRALModalidad Especial

ALCALDIA MUNICIPAL DE MONTELIBANOVigencia Auditada: 2015

CGDC, MAYO DE 2016



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Contralor Departamental de Córdoba Emilio Otero Dajud

Vicecontralor Julio Eliecer Lora Hernández

Contralor Auxiliar Delegado para el Control Fiscal

Omar Montes Díaz

Equipo de Auditores:

Coordinador de Auditoría Diego Sanchez Caraballo

Integrantes Grupo Auditor Olier Marín Jiménez Elizabeth Turizo Bertel



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TABLA DE CONTENIDO

CARTA DE CONCLUSIONES

Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 6

1.1 CONTROL FINANCIERO - ESTADOS CONTABLES 61.1.1 Evaluar el Comité de Sostenimiento Contable 61.1.2 Evaluar Inventario de Bienes Muebles 71.1.3 Evaluar la Depreciación Acumulada 81.1.4 Evaluar los Estados financieros 91.1.5 Evaluar el Informe de Control Interno Contable y Notas a

los Estados Financiero 13

2. OTRAS ACTUACIONES 142.1 Beneficios del Proceso Auditor 14

3. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS 15



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Monteira,

DoctorFRANCISCO DANIEL ALEAN MARTÍNEZAlcalde Municipal Montelíbano - Córdoba

Asunto: Auditoria Gubernamental Con Enfoque Integral Modalidad Especial

La Contraloría General del Departamento de Córdoba, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Especial al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General, Estado de Cambio en el Patrimonio y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre 2015, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General del Departamento de Córdoba, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Alcaldía de Montelíbano que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de Auditoría adoptados por la Contraloría General del Departamento de Córdoba, compatibles con las de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación, la ejecución del trabajo y la elaboración del informe, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y opiniones expresados en este Informe.

La auditoría se realizó a la información Contable del Municipio, que incluyó el examen sobre las evidencias y documentos que soportan el manejo de los recursos de la entidad, y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General del Departamento de Córdoba.



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RELACIÓN DE OBSERVACIONESEn desarrollo de la presente auditoría, se establecieron cuatro (4) Hallazgos administrativos los cuales no fueron controvertidos y soportados por la administración Municipal por lo tanto se consolidaran el informe final.



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1. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.1 CONTROL FINANCIERO - ESTADOS CONTABLES

Desde el punto de vista conceptual y técnico, la Contabilidad Pública es una aplicación especializada de la contabilidad que, a partir de propósitos específicos, articula diferentes elementos para satisfacer las necesidades de información y control financiero, económico, social y ambiental, propias de las entidades que desarrollan funciones de cometido estatal, por medio de la utilización y gestión de recursos públicos. Por lo anterior, el desarrollo del SNCP implica la identificación y diferenciación de sus componentes, tales como las instituciones, las reglas, las prácticas y los recursos humanos y físicos

LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de Contabilidad son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas. Estos libros permiten la construcción de la información contable pública y son la base para el control de los recursos, por lo cual se constituyen en soporte documental. Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares, es la base para la elaboración de los estados financieros de las entidades públicas.

Para el registro de las operaciones financieras, económicas y sociales el municipio de Montelíbano, en la vigencia fiscal 2015 presentaba los libros de contabilidad los cuales están sistematizados a través del Software contable.

En revisión a los libros de contabilidad, presentados por el municipio de Montelíbano el grupo auditor logro constatar que estos presentan anexos el acta de apertura, de conformidad con el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública.

Los Libros de Contabilidad del Municipio son conservados en medio electrónicos a través del Software contable 1.1.1 EVALUACION DEL COMITÉ TECNICO DE SOSTENIMIENTO CONTABLE

La Resolución 357 del 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación Numeral 3.11 establece: Comité Técnico de Sostenibilidad Contable: Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluaran la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable,



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como una instancia asesora del área contable de las entidades por la generación de información contable confiable, relevante y comprensible… Se evidenció en el desarrollo de la auditoria que el municipio de Montelíbano, mediante la resolución No. 4991 del 15 de diciembre del 2012 creo el comité de sostenimiento contable que tiene por objeto asesorar a los funcionarios responsable de la información financiera, económicas, social y ambiental con el propósito de garantizar la presentación contable confiable, razonable y oportuna, adicionalmente el comité técnico es el encargado de recomendar la adopción de directrices, políticas y procedimientos encaminados a la ejecución control y mejora continua de los procesos administrativos y contables del municipio.

El comité técnico de sostenimiento contable del municipio de Montelíbano está integrado por:

Alcalde Municipal Secretario de Hacienda Jefe de recursos Humano Contador del Municipio

Durante la vigencia 2015, se evidencian actas de reunión del comité, con el fin de depurar los valores de los informes que presenten las áreas competentes sobre el mejor uso al software integral y realizar los ajustes necesarios para que la información de la entidad sea en tiempo real y con mayor eficiencia, así mismo se evidencian actas de comité donde se acuerda realizar actualización e identificación de los bienes mueble e inmuebles y el proceso de restructuración de pasivos del Municipio.

1.1.2 EVALUACION DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES PROPIEDADADES PLANTA Y EQUIPOS

Según el Plan General de Contabilidad Pública los inventarios comprenden los bienes corporales a cualquier título o producidos en desarrollo de la actividad fundamental del Ente Público.

El Capítulo III -Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades Planta y Equipos del Régimen de Contabilidad Pública, Numeral 18 establece “que el valor de la propiedad planta y equipo es objeto de actualización mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización;” a su vez el numeral 20 “contempla la frecuencia de las actualizaciones de las Propiedades Planta y Equipos con una periodicidad de tres (3) años a partir de la última realizada”.



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Se evidenció de acuerdo a las entrevistas realizadas y la información recaudada que en el municipio de Montelíbano no presenta un inventario de bienes debidamente codificado con las cuentas y subcuentas del Plan General de Contabilidad Pública.

Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año.Deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización, para el caso del Municipio de Montelíbano según el Balance General a diciembre 31 de 2015 reporto propiedades planta y equipos por cuantía de $ 52.627.826, de los cuales $ 43.903.329, es decir el 83.42% son bienes inmuebles y el saldo es decir la suma de $ 8.724.497, corresponden a bienes muebles.

HALLAZGO No.01: Falta de soportes de los Bienes Muebles e Inmuebles

Durante el proceso auditor el grupo auditor logro constatar que el municipio de Montelíbano no presenta la identificación plena de los bienes muebles e inmuebles, sin embargo la entidad presenta en ejecución un contrato de consultoría para el servicio de saneamiento y titularización de la propiedad inmobiliaria del municipio, evidenciándose con lo anterior las gestiones del municipio en la legalización de sus bienes inmuebles.

Criterio: Régimen de Contabilidad Pública, Numeral 9.1.1.5 Propiedades, planta y equipo Causa: Falta de seguimiento y supervisión a los procesos de la entidad.Efecto: la anterior observación impide que la entidad tenga un conocimiento certero de los documentos soportes y estado de sus bienes.

Este hallazgo es de tipo administrativo

1.1.3 Evaluar la Depreciación y las Amortizaciones

Las propiedades, planta y equipo son objeto de depreciación o amortización. La depreciación, al igual que la amortización, reconoce la pérdida de la capacidad operacional por el uso y corresponde a la distribución racional y sistemática del costo histórico de las propiedades, planta y equipo durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de los activos al desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública.



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La depreciación y amortización de los bienes tangibles e intangibles, es realizada por el método de línea recta.

HALLAZGO N°02. Debilidades en los papeles de trabajo de las depreciaciones y Amortizaciones.

Verificado los soportes y papeles de trabajo se pudo evidenciar que la depreciación y amortización es realizada de manera global y no en forma individual, generando una sobre depreciación o subestimación debido a que en el inventario no se identifica la vida útil, fecha de adquisición de cada bien pudiendo generar una sobre depreciación en la propiedad planta y equipo e intangibles afectando el patrimonio de la entidad.

Criterio: Manual de procesos y procedimientos contables expedidos por la Contaduría General de la Nación, método de depreciación.Causa: Falta de actualización e individualización del inventario.Efecto: La anterior puede generar una incertidumbre en el saldo de la cuenta depreciación y amortización acumulada registrada en el balance general a 31/12/2015.


1.1.4 Evaluar los Estados Financieros

El Balance general es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente.

ACTIVOS

Está integrada por las cuentas representativas de bienes y derechos, tangibles e intangibles, de la entidad contable pública obtenidos como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que fluyan a la entidad contable pública un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza débito, estos activos están clasificados en dos grandes grupos, activos corrientes y activos no corrientes.

PASIVOS



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Está integrada por las cuentas que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad contable pública, derivadas de hechos pasados, de las cuales se prevé que representarán para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios económicos, en desarrollo de funciones de cometido estatal. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza crédito.

PATRIMONIO

Está integrada por las cuentas representativas de bienes y derechos, deducidas las obligaciones, para cumplir las funciones de cometido estatal. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza crédito.

BALANCE GENERAL

El Balance General presentado por el Municipio con corte a 31 de diciembre de 2015, según CHIP, presento activos por valor $141.464.142, pasivos por $39.509.050. y patrimonio por valor de $ 101.955.092. Presentando la siguiente estructura:

CUENTAS VALOR %PARTICIPACIONACTIVOS $141.464.142 100%ACTIVOS CORRIENTE $62.773.886 44.3%ACTIVOS NO CORRIENTES $78.690.256 55.7%PASIVO $39.509.050 100%PASIVOS CORRIENTES $32.415.131 82%PASIVOS NO CORRIENTES $7.093.919. 18%PATRIMONIO $101.955.092 100%

Cifras en miles de pesos

El anterior análisis Vertical con base en el porcentaje, nos indica que el activo corriente representa un 44.3% del total de los activos; siendo el grupo deudores la cuenta más representativa de los activos corrientes.

El activo no corriente representa el 55.7% del total de los activos; siendo el grupo de Propiedad Planta y Equipo $52.627.826, el más sobresaliente activo no corriente.

El Pasivo del municipio, registrado en el balance asciende a $39.509.050, de los cuales el pasivo corriente representa el 82%; siendo el grupo de cuentas por pagar el más representativo de su grupo, por valor de $ 22.537.111 y el pasivo no corriente representa el 18% del total de los pasivos.

El patrimonio de la entidad representa la suma de $101.955.092, cifra que representa que el ente territorial a diciembre 31 de 2.015 tiene el 72% de sus activos libres y sin compromiso.



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Las cifras más importantes del patrimonio es la de capital fiscal con $99.077.548 y tuvo una utilidad del ejercicio $3.396.627.

Las anteriores cifras del Balance general del municipio fueron revisadas y analizadas por el grupo auditor mediante la confrontación y comparación con los registros contable y los libros de contabilidad del municipio, evidenciando que existen diferencias en los saldos en las cuentas de activos, pasivo y patrimonio, aduciendo deficiencias en el software, diferencias que demarcan una subestimación en sus cuentas de activo y pasivo por valor de $44.040.627 y una sobre estimación en su patrimonio por valor de $ 8.395.978.

ESTADO DE RESULTADO

CUENTAS VALOR %PARTICIPACIONINGRESOS $79.169.298 100%

INGRESOS FISCALES $5.520.572 6.9%TRASFERENCIAS $73.148.854 92.3%OTROS INGRESOS $499.872 0.6%GASTOS $ 75.772.671 100%GASTOS DE ADMINISTRACION $9.108.989 12.%GASTOS DE OPERACION $9.118.989 12%TRANSFERENCIAS $465.321 0.6%GASTO PUBLICO SOCIAL $55.645.210 73.4%OTROS GASTOS $1.434.271 1.8%

Cifras en miles de pesos

A 31 de diciembre de 2015, los Ingresos Operacionales ascendieron a $79.169.298, constituidos por las trasferencia que representan el 92.3% del total de los ingresos de la entidad y los ingresos fiscales que representan el 6.9% del total de los ingresos generados por la entidad.

Los Gastos total ascendieron a $75.772.671, donde el gasto publico representa el 73.4% del gasto total, seguido de gastos de administración que representa el 12.% del gasto total y gastos operacionales que representa el 12.% del gasto total

La contabilidad es llevada en forma digital a través del Software Contable que integra los módulos de contabilidad, tesorería y presupuesto.

Los libros de contabilidad (mayor y balance, libro diario y libros auxiliares) se encuentran en medio magnéticos, por lo que tuvo que verificarse a través del software, cuentan sus actas de apertura de conformidad con lo establecido en el Plan general de contabilidad pública.

Comparadas las cifras del Balance general con las cifras arrojadas en el libro mayor y balance, estas no presentan coherencia.



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OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES

La Contraloría General del Departamento de Córdoba, practico Auditoria Gubernamental Con Enfoque Especial – Auditoria Al Balance y Dictamen de los Estados Financieros del Municipio de Montelíbano Administración Central, vigencia fiscal 2015 con fundamento en los artículos 268 y 272 de la Constitución Política y la ley 42 de 1993, con miras a realizar una evaluación a la gestión financiera, en cumplimiento de las normas aplicables en los diferentes procesos de la administración, en el periodo comprendido entre el 1° de enero al 31 de diciembre de 2015. La evaluación se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información que soporta la gestión financiera de la Entidad y se utilizaron las técnicas y normas de auditoría generalmente aceptadas y acogidas por la Contraloría General del Departamento de Córdoba, lo cual proporciona una base razonable para fundamentar y emitir el concepto del dictamen a los estados financieros, todo lo anterior teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias o internas aplicables en cada una de sus actuaciones.

Los Estados financieros presentados por el Municipio de Montelíbano con corte a diciembre 31 de 2.015, presentan las siguientes observaciones.

El grupo de Propiedades Plantas y Equipos registrados por el municipio en sus estados financieros no presentan su identificación plena de los bienes Muebles e inmuebles. igual situación se presenta con la Cuenta Bienes de uso públicos Históricos y culturales.

Las depreciaciones de las propiedades planta y equipo y las amortizaciones son realizadas de manera global por cada cuenta.

Carencia de información explicativa en las Notas a los Estados Financieros

Dentro de este informe también se aplicaron los parámetros y procedimientos establecidos en la Normas Internacionales de auditoría (NIA) especialmente los números 540 y 705.

Revisado el balance general del municipio de Montelibano se evidencia que el grupo 16 la subcuenta edificaciones, se encuentra subestimada en $ 21.280.691, al igual la que la subcuenta muebles, enseres y equipo de oficina, presenta una subestimación en $251.635; subestimaciones estas que equivalen al 15.22% del total de los activos, en razón a que el saldo de esta cuenta registrado en el balance general a diciembre 31 de 2015, no presenta soportes o inventarios que los identifiquen plenamente.



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Código Cuenta Debito Crédito1640 Edificaciones 21.280.6911665 Muebles, enseres y equipo 251.635 3105 Capital fiscal 21.532.326

En nuestra opinión y teniendo en cuenta lo expresado anteriormente los Estados Financieros del municipio de Montelibano, no presentan razonablemente en todos los aspectos importantes la situación financiera Económica y social del Municipio de Montelíbano - Córdoba administración central a 31 de diciembre de 2.015. En consecuencia el resultado de la auditoria al Balance vigencia fiscal 2015 del Municipio de Montelibano es negativo o adverso, por cuanto al valor de las inconsistencias equivalen al 15.22% del total de sus activos.

1.1.5 EVALUACION DEL INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE Y LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

CONTROL INTERNO CONTABLE

HALLAZGO N°3. Deficiencias en la evaluación de Control Interno contable

En desarrollo de la auditoria se evaluaron los mecanismos de control interno inherentes a los procesos o líneas evaluadas en el municipio de Montelíbano para la vigencia 2015, de lo que se concluye que los mecanismos de control interno en los procesos evaluados son deficientes toda vez que el Control Interno no detecto las falencias administrativas, las cuales no se reflejan en los OBSERVACIONES detectados. Mecanismos de Control Interno Contable

La Resolución 357 de 2008, de la CGN establece en su Artículo 1°.”Adóptase el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable, cuyo contenido se incorpora a la presente Resolución, para implementar y evaluar la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y comprensible.”

En lo que respecta al Municipio de Montelíbano en la vigencia fiscal 2015, se logró detectar que el municipio presento el informe control interno contable de acuerdo a los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación.



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Criterio: resolución 357 de 2008 y manual de procesos y procedimientos contables expedidos por la Contaduría General de la NaciónCausa: falta de seguimiento y control por parte de la oficina de control internoEfecto: riesgo en la veracidad y confiabilidad de la información.


NOTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS HALLAZGO N°04. Carencia de información explicativa en las Notas a los Estados Financieros.

Analizadas las Notas a los Estados Financieros, se evidencia que estas carecen de información adicional sobre las cifras presentadas, así como aspectos cualitativos o cuantitativos físicos, que presentan dificultad para su medición monetaria y que han afectado o pueden afectar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública. Las notas a los estados contables deben ser de carácter general y específico y de fácil entendimiento que coadyuven a la toma de decisiones en cabeza del Representante legal.

Criterio: Manual de procesos y procedimientos contables expedidos por la Contaduría General de la Nación.Causa: Falta análisis cualitativo, cuantitativo y comparativo de las cifras reportadas en los estados financieros.Efecto: Poco análisis y entendimiento de la situación financiera del municipio.

Este hallzgo es de tipo administrativo

2. OTRAS ACTUACIONES2.1 Beneficios del Proceso Auditor

Como valor agregado o beneficio del control fiscal el municipio de Montelíbano deberá realizar las gestiones administrativas pertinentes para organizar su sistema contable, que le permita tener la identificación plena y soportes de los bienes Muebles e Inmuebles, lo que le permitirá realizar una depreciación y amortización individual de los bienes sujetos a estas.



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3. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE OBSERVACIONESVigencia 2015

TIPO DE OBSERVACIONES CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 4

2. DISCIPLINARIOS 0

3. PENALES 0

4. FISCALES 0

TOTAL OBSERVACIONES 4

Equipo Auditor:

DIEGO SANCHEZ CARABALLO OLIER MARIN JIMENEZ Coordinador Auditor

ELIZABET TURIZO BERTELAuditor

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