ARCHIVO MUNICIPAL DE TONALÁ

Informe de actividades octubre 2018 a julio del 2019

C. J Carlos Ortega Sánchez.Jefe del Archivo Municipal de Tonalá.

OCTUBRE-NOVIEMBRE – DICIEMPBRE-2018

Se realizo un diagnóstico a la Jefatura del Archivo los cuales generaron los siguientes proyectos estratégicos para perpetuar los acervos documentales del Ayuntamiento de Tonalá.

* Estructura organizacional.* Digitalización.* Estructura física del edificio.

Se implemento un control estricto del ingreso a las áreas de concentración documental.

Se analizo y se participo en los foros para la armonización de la Ley General de Archivos que entraría en vigor el 15 de junio del 2019.

En cuanto a personal se integro la C. Adriana Fabiola Huerta Enriquez realizando labores administrativas.

Se revisaron las medidas de seguridad para que ningún agente externo deteriore los documentos resguardados en el edificio.

Se acudió a la capacitación de la coordinación de transparencia y acceso a la información, acatando mes con mes la información requerida.

Se reasignaron labores al personal de acuerdo a sus conocimientos y habilidades.

Realizamos un inventario dando un total de 14,265 cajas “AA” de las llamadas manuales, observando las tres salas de concentración documental saturadas de acervos documentales, esto hace un total de 12,838,50 documentos, en cuanto a hojas de transferencias documentales se tienen 17,126.

Se solicitó al departamento de pintura se rotulara y remozara nuestras instalaciones, obteniendo una respuesta favorable a la petición.

ENERO- FEBRERO MARZO-2018

Se trabajo en la logística para nuestro XXIII Aniversario.

Se recibieron un total de 35 cajas manuales AA de la secretaria general para su resguardo.

El 24 de febrero se realizo el aniversario del Archivo Municipal en el cual asistió el Presidente Municipal así como personalidades del área archivística de la zona metropolitana de Guadalajara. Se realizo una exposición de

fotografías y documentos antiguos del municipio y los invitados tuvieron a bien de acompañarnos para escuchar palabras del presidente Municipal en materia de administración de documentos.

En el mes de Marzo se realizó el análisis de cajas consideradas a depurar, se realizo un análisis y comenzó el proceso de depuración, en el cual se selecciono el material a depurar.

ABRIL-MAYO-JUNIO-JULIO

Consientes de la Ley General de Archivo se comenzó a realizar los Instrumentos de Control y Consulta Archivística 2019 son:

• Cuadro General de Clasificación Archivística • Guía de Archivo Documental • Catálogo de Disposición Documental • Inventario General • Inventario de Transferencia Primaria • Inventario de Transferencia Secundaria • Inventario de Baja Documental • Guía Simple de Archivos

En el mes de Mayo conscientes que la humedad es un agente que deteriora el documento solicitamos a la Dirección de Servicios Generales nos impermeabilizara las áreas donde resguardamos la documentación administrativa e histórica.

Después de un expurgo significativo bajo el acuerdo No 280 del día 24 de julio se depuraron un Total de 1538 cajas manuales que contenían 13,666 expedientes de 28 departamentos con documentación que no significaban ningún aspecto legal, administrativo o contable para el municipio ya que su ciclo vital ya había concluido, y atendiendo el Reglamento vigente de esta Dirección en su artículo tercero fracción III el cual señala lo siguiente: “Dictaminar sobre el destino final de la documentación generada y conservada por las dependencias y oficinas centrales del Municipio, una vez prescrita su utilidad administrativa, legal y contable, determinando, de ser el caso, su valor permanente o histórico”.

Se ha comenzado a optimizar 1,700 espacios en nuestras áreas de archivo para comenzar la recepción documental 2020.

En nuestras labores habituales:

Hicimos Préstamos de documentos a 90 dependencias del Ayuntamiento de Tonalá con un total de 1937 documentos prestados.

Devolución de133 expedientes devueltos.

Visitaron las instalaciones del Archivo 136 personas las cuales solicitaron información histórica de nuestro Municipio.

CONCLUSIONES

Si bien estos 8 meses se han caracterizado por grandes retos, también es cierto que las oportunidades que representan estos nos han llevado a implementar una serie de planes estratégicos, para que los procesos técnicos administrativos, estén enfocados a solucionar los problemas que día con día se presentan. Así podemos afirmar que la Jefatura General de Archivo Municipal se encuentra en el proceso de consolidarse teniendo una visión clara para que futuras administraciones se queden con una estructura administrativa funcional la cual contribuya a perpetuar nuestra historia.