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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONALÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA

2016

BARRANCA – PERÚENERO - 2016

ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – RACIONALIZACIÓN PÁG. Nº 1/28


Introducción

La Unidad de Gestión Educativa Local Nº 16 es una instancia descentralizada del Ministerio de Educación que depende técnica y funcionalmente de la Dirección Regional de Educación de Lima Provincias; El cual proporciona soporte técnico pedagógico, institucional y administrativo a las Instituciones Educativas de Educación Básica y Técnico Productiva de su ámbito Jurisdiccional, con la finalidad de asegurar el servicio educativo de equidad , eficiencia y calidad.

Para ello, a través del Área de Gestión Institucional de la UGEL Nº 16 – Bca de conformidad a la Directiva Regional Nº 043-2014-GRL/DRELP/DGI, ha elaborado el Manual de Procedimientos Administrativos-MAPRO, teniendo como finalidad unificar criterios, reducir requisitos, establecer procedimientos simplificados, evitar ordenes innecesarias, reducir el tiempo que se ejecutan en cada paso, y facilitar las gestiones en el marco de una cultura administrativa dinámica, eficiente y de calidad dentro de los lineamientos de la política educativa nacional, regional y local.

El Manual de Procedimientos Administrativos-MAPRO es un instrumento normativo de carácter instructivo e informativo que agrupa trámites recurrentes(Procedimientos) que realiza la UGEL para atender a sus usuarios y público en general; y que cada procedimiento debe contener: nombre del procedimiento, finalidad, base legal, requisitos, descripción, duración del procedimiento y el diagrama de Flujo

El Manual de Procedimientos Administrativos-MAPRO tiene la característica de ser clara, concisa, de fácil manejo e identificación de cada procedimiento, integrado en un solo formato la descripción y de diagrama de flujo.

Este Instrumento de normativo tiene secuencias lógicas, incluyen además a los órganos que intervienen y el tiempo en que se ejecutan, guardando coherencia con los respectivos dispositivos legales y/o admainistrativos que regulan el funcionamiento de la entidad.

Es oportuno agradecer la colaboración de todos los trabajadores de la UGEL Nº 16 de Barranca, con su amplia experiencia, conocimiento y profesionalismo ha sido posible la realización del presente.



ÍNDICE

Nº PAGINA

INTRODUCCIÓN 02

INDICE 03

BASES LEGALES 04

PROCEDIMIENTOS PRIORIZADOS

o SUBSIDIO POR LUTO Y GASTOS DE SEPELIO 05o DIAGRAMA DE FLUJO 07

o ASIGNACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS(25 Y 30 AÑOS) 08o DIAGRAMA DE FLUJO 10

o EXPEDICIÓN DE CONSTANCIA DE HABERES 11o DIAGRAMA DE FLUJO 12

o INFORME ESCALAFONARIO 13o DIAGRAMA DE FLUJO 14

o VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS 15o DIAGRAMA DE FLUJO 16



DE LAS BASES LEGALES:

El presente Manual, tiene como Base Legal los siguientes dispositivos vigentes:

a) Constitución Política del Perú.

b) Ley N° 28044 Ley General de Educación.

c) Ley N° 29944 Ley de la Reforma Magisterial

d) D.L N° 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Publico, y su Reglamento aprobado por D.S N° 005-90-PCM, de fecha 17-01-90.

e) Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General.

f) D.S N° 070-89-ED, Reglamento de la Ley de Simplificación Administrativa.

g) D.S N° 11-2011-ED, Reglamento de la Ley General de Educación

h) D.S N° 04-2013-ED, Reglamento de la Ley de la Reforma Magisterial

i) Resolución de contraloría N° 114-2003-CG, de “Aprueban Reglamento de los Órganos de Control Institucional.

j) D.S. Nº 015-2002-ED, Reglamento de Organización y Funciones de las Unidades de Gestión Educativa Local.

k) R.S. Nº 280-2001-ED, Aprueban el Cuadro de Asignación de las UGELs con sus respectivas Instituciones Educativas.

l) R.V.M. Nº 020-2009-ED, Aprueba “Lineamientos para el Desarrollo de las acciones de Simplificación Administrativa en las Instancias de Gestión Educativa Descentralizada”

m) R.D.R. DRELP Nº 001853-2014, Aprueba “La directiva regional Nº 043-2014-GRL/DRELP/DGI, Normas y procedimientos para la elaboración o actualización del Manual de Procedimientos Administrativos(MAPRO) de la Dirección Regional Lima Provincias y de las Unidades de Gestión Educativa Local de la Jurisdicción de la Región Lima Provincias”.

n) R.D.UGEL 16 Nº 0036-2015, Conforma el equipo de Simplificación Administrativa de la UGEL Nº 16 de Barranca para el periodo 2015.



ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

PERSONAL - EQUIPO DE PENSIONESVERSION : 2016CODIGO : P1-1-04.03-2016

PROCEDIMIENTO: SUBSIDIO POR LUTO Y GASTOS DE SEPELIO


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015TRÁMITE DOCUMENTARIO: (Duración: 1/2 día hábil)1. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario OFICINA DE PERSONAL Técnico de Escalafón: (Duración: 02 días hábiles)2. Recepciona y registra la documentación y revisa si esta completa con todos los requisitos, caso contrario anota las

observaciones y devuelve al usuario para que subsane e reingrese.3. Elabora Informe Escalafonario y deriva al técnico administrativoTécnico de Activo o Pensiones, según corresponda: (Duración: 02 días hábiles)4. Recepciona, verifica la conformidad y registra en su cuaderno de control.5. Efectúa la foliación de los documentos. Si no están conformes, notifica al Técnico de Escalafon, quien se comunica con el

usuario correspondiente para su subsanación.6. Prepara informe y deriva el expediente a la secretaria personal.Secretaria(Duración: 1/2 día hábil)7. Recibe, y registra el expediente y entrega al Proyectista.Proyectista de resolucion: (Duración: 01 día hábil)8. Recepciona el expediente con los respectivos informes9. Proyecta la resolución de subsidio por luto y gastos de sepelio.10. Registra el proyecto de resolución en el libro de registro de resoluciones, consignando el N° de proyecto, N° de expediente,

fecha, nombre del solicitante y el tipo de acción solicitada.11. El proyecto de resolución es impreso y una copia, adjunta al expediente y libro de registro.12. Entrega al Especialista de Personal, recabando el sello de recepción en el libro de registro y la copia del proyecto.13. Archiva el libro de registro y la copia de proyecto.Especialista de Personal: (Duración: 1/2 día hábil)14. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno y deriva al Jefe de AGA.

AREA DE ADMINISTRACIÓN: Secretaria(Duración: 1/2 día hábil)15. Recibe, y registra el expediente y entrega al Jefe de AGA.Jefe AGA: (Duración: 1/2 día hábil)16. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno, y secretaria deriva al Jefe de AGI.

AREA DE GESTION INSTITUCIONAL: Secretaria(Duración: 1/3 día hábil)17. Recibe, y registra el expediente y deriva al Especialista de Finanzas.Especialista en Finanzas(Duración: 1/3 día hábil): 18. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno y deriva al Jefe de AGIJefe AGI: (Duración: 1/3 día hábil)19. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno, y secretaria deriva a Oficina de Asesoria

Jurídica.


PERSONAL - EQUIPO DE PENSIONESVERSION : 2016CODIGO : P1-2-04.03-2016

PROCEDIMIENTO: SUBSIDIO POR LUTO Y GASTOS DE SEPELIO

OFICINA DE ASESORIA JURIDICA: (Duración: 1/2 día hábil)Abogado: 20. Recibe, registra, revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno, y deriva al Órgano de

Dirección.

ORGANO DE DIRECCION: Secretaria(Duración: 1/2 día hábil)21. Recibe, y registra el expediente y entrega al Director de UGELDirector de UGEL(Duración: 01 día hábil)22. Revisa los proyectos de resolución, si esta conforme lo firma, y remite al Equipo de Tramite Documentario. TRAMITE DOCUMENTARIO: (Duración: 01 día hábil)23. Recepciona el proyecto de resolución y antecedentes para su registro numeración, fechado y multicopiado.24. Deriva las resoluciones a las unidades correspondientes y entrega a los usuarios

FINEl Técnico de Escalafón recepciona y registra la resolución en la Ficha Escalafonaria del trabajador y la archiva

DURACIÓN DE PROCEDIMIENTO: 11 y 1/2 días hábiles.


Inicio

Presenta solicitud y requisitos

Recepciona y registra datos del expediente; revisa si la documentación esta completa

Documentación completa y conforme

Anota inconformidad en Observaciones y devuelve al usuario

Prepara informe técnico y deriva con el expediente al despacho del esp.personal

A

A

B

Elabora el informe Escalafonario

Conforme

B

B

Si esta conforme pone el visto bueno y deriva al Jefe de AGA

Revisa el proyecto de resolución, si esta conforme pone el visto bueno y deriva AGI

Procedimiento de Distribución de ResolucionesRecepción y firma cargo de Resoluciones

Fin

Si

Si

No

No

Procedimiento de ingreso de Documentos a Trámite Documentario

Revisa conformidad del expediente e informes, proyecto de resolución Revisa la afectación presupuestal del proyecto de resolución, si esta conforme pone el visto bueno, y del financista y deriva a Dirección

Procedimiento de Aprobación de Resoluciones


PROCEDIMIENTO : SUBSIDIO POR LUTO Y GASTOS DE SEPELIO

USUARIO

ORGANO DE DIRECCIÓN AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA AREA DE GESTION INSTITUCIONAL

Trám. DocumentarioTécnic. Administrativo

(Ventanilla)

Despacho del Director UGEL

Técnic. Administrativo(Escalafón)

Técnic. Administrativo(Planillas)

Despacho del Especialista en Personal

Despacho del jefeAGA

Despacho del jefe AGI

01 y 1/2 días 02 días 02 días 02 días 02 días 01 día 01 díaDuración del Procedimiento: 11 y 1/2 días hábiles




PERSONALVERSION : 2016CODIGO : P2-1-04.03-2016

PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS(25 O 30 AÑOS)


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015Técnico de Activo o Pensiones, según corresponda: (Duración: 02 días hábiles)2. Recepciona, verifica la conformidad y registra en su cuaderno de control.3. Efectúa la foliación de los documentos. Si no están conformes, notifica al técnico de escalafon4. Prepara informe y deriva el expediente a la secretaria de personal.Secretaria de Personal(Duración: 1/2 día hábil)5. Recibe, y registra el expediente y entrega al Proyectista.Proyectista de resolucion: (Duración: 01 día hábil)6. Recepciona el expediente con los respectivos informes7. Proyecta la resolución de subsidio por luto y gastos de sepelio.8. Registra el proyecto de resolución en el libro de registro de resoluciones, consignando el N° de proyecto, N° de expediente,

fecha, nombre del solicitante y el tipo de acción solicitada.9. El proyecto de resolución es impreso y una copia, adjunta al expediente y libro de registro.10. Entrega al Especialista de Personal, recabando el sello de recepción en el libro de registro y la copia del proyecto.11. Archiva el libro de registro y la copia de proyecto.Especialista de Personal: (Duración: 1/2 día hábil)12. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno y deriva al Jefe de AGA.AREA DE ADMINISTRACIÓN: Secretaria(Duración: 1/2 día hábil)13. Recibe, y registra el expediente y entrega al Jefe de AGA.Jefe AGA: (Duración: 1/2 día hábil)14. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno, y secretaria deriva al Jefe de AGI.

AREA DE GESTION INSTITUCIONAL: Secretaria(Duración: 1/3 día hábil)15. Recibe, y registra el expediente y deriva al Especialista de Finanzas.Especialista en Finanzas(Duración: 1/3 día hábil): 16. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno y deriva al Jefe de AGIJefe AGI: (Duración: 1/3 día hábil)17. Revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno, y secretaria deriva a Oficina de Asesoria

Jurídica.


PERSONALVERSION : 2016CODIGO : P2-2-04.03-2016

PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS(25 O 30 AÑOS)

OFICINA DE ASESORIA JURIDICA: (Duración: 1/2 día hábil)Abogado: 18. Recibe, registra, revisa el proyecto de resolución y antecedentes, si esta conforme pone el visto bueno, y deriva al Órgano de

Dirección.ORGANO DE DIRECCION: Secretaria(Duración: 1/2 día hábil)19. Recibe, y registra el expediente y entrega al Director de UGELDirector de UGEL(Duración: 01 día hábil)20. Revisa los proyectos de resolución, si esta conforme lo firma, y remite al Equipo de Tramite Documentario.

TRAMITE DOCUMENTARIO: (Duración: 01 día hábil)21. Recepciona el proyecto de resolución y antecedentes para su registro numeración, fechado y multicopiado.22. Deriva las resoluciones a las unidades correspondientes y entrega a los usuarios

FINEl Técnico de Escalafón recepciona y registra la resolución en la Ficha Escalafonaria del trabajador y la archiva

DURACIÓN DE PROCEDIMIENTO: 11 días hábiles.


Inicio


Verifica los requisitos y si el beneficio le corresponde.

requisitos y/obeneficio Conforme?

Anota inconformidad en Observaciones y devuelve al usuario

Prepara informe técnico y deriva con el expediente al despacho del esp.personal

A

A

B

Elabora el informe Escalafonario

Conforme

B

B

Si esta conforme pone el visto bueno y deriva al Jefe de AGA

Revisa el proyecto de resolución, si esta conforme pone el visto bueno y deriva AGI

Procedimiento de Distribución de ResolucionesRecepción y firma cargo de Resoluciones

Fin

Si

Si

No

No


Revisa conformidad del expediente e informes, proyecto de resolución Revisa la afectación presupuestal del proyecto de resolución, si esta conforme pone el visto bueno, y del financista y deriva a Dirección

Procedimiento de Aprobación de Resoluciones


PROCEDIMIENTO : ASIGNACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS (25 Y 30 AÑOS)

USUARIO

ORGANO DE DIRECCIÓN AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA AREA DE GESTION INSTITUCIONAL

Trám. DocumentarioTécnic. Administrativo

(Ventanilla)

Despacho del Director UGEL

Técnic. Administrativo(Escalafón)

Técnic. Administrativo(Planillas)

Despacho del Especialista en Personal

Despacho del jefeAGA

Despacho del jefe AGI

01 y 1/2 días 02 días 02 días 02 días 01 y 1/2 día 1 día 1 díaDuración del Procedimiento: 11 días hábiles




TESORERIAVERSION : 2016CODIGO : P3-1-04.05-2016

PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE CONSTANCIAS DE HABERES


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 20155. Busca en la Planilla de Pago de Remuneraciones los datos del Trabajador de acuerdo a las fechas solicitadas6. Prepara Constancia de Haberes(Original y 1Copia) con los siguiente datos:

- Mes - Año- Remuneración Básica- Remuneración Personal- Remuneración Transitoria- Bonificaciones- Número de la Ley- Monto- Descuentos

7. Firma y sella la Constancia de Haberes y deriva al tesorero

Tesorero ( 1/2 día hábil ) 8. Revisa la Constancia de Haberes, si está conforme lo firma y sella

AREA DE ADMINISTRACIÓN: Secretaria(Duración: 1/2 día hábil)9. Recibe, y registra Constancia de Haberes y entrega al Jefe de AGA.Jefe AGA: (Duración: 1/2 día hábil)10.Revisa la Constancia de Haberes, si esta conforme firma y sella, y secretaria al técnico de constanciaTécnico de Constancias ( 1/2 día hábil ) 11.Entrega la Constancia de Haberes (O) al usuario y recaba firma de cargo en la copia

FINEl Técnico de Constancias archiva Constancia de Haberes (1C) y la solicitud

Duración de Procedimiento: 04 y 1/2 días hábiles


Inicio


Recepciona y registra datos del expediente; revisa datos correctos del usuario, busca planilla de pago de remuneraciones confronta solicitud del usuario

A

A

B

Prepara constancia de pago de remuneraciones

Entrega Constancia de Haberes al usuario y recaba firma de cargo en la copiaRecepción y firma cargo de Constancia de Haberes.

Fin


Revisa la constancia de haberes si esta conforme

No

esta conforme la constancia de haberes?

Si

BAnota inconformidad en Observaciones y devuelve al usuario

No

Es conforme su solicitud? Si

Firma y sella la constancia de haberes y deriva al técnico administrativo de Constancia de Haberes.

Visa y sella la constancia de haberes y deriva al Jefe de AGA


PROCEDIMIENTO : EXPEDICIÓN DE CONSTANCIA DE HABERES

USUARIOTRAMITE DOCUMENTARIO ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Técnico Administrativo(Ventanilla)

Técnico Administrativo(Constancias) Tesorero Jefe de AGA

1/2 día 02 y 1/2 días 1/2 día 01 díaDuración del Procedimiento: 04 y 1/2 días hábiles




PERSONAL - ESCALAFONVERSION : 2016CODIGO : P4-1-04.14-2016

PROCEDIMIENTO: INFORME ESCALAFONARIO


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015TRÁMITE DOCUMENTARIO ( 1/2 día hábil ) 1. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Envía los expedientes al Técnico de Escalafon-AGA

AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA Oficina de Personal Técnico de Escalafón( 02 y 1/2 día hábiles ) 3. Recepciona y registra los expedientes, verifica la conformidad de los requisitos, caso contrario anota las observaciones y

devuelve al usuario para que subsane e reingrese.4. Elabora informe Escalafonario y/o informe técnico, luego Firma y sella5. Entrega el Informe Escalafonario al usuario y recaba firma de cargo en la copia.

FINDuración de Procedimiento: 03 días hábiles


Inicio


Recepciona y registra datos del expediente; revisa si cuenta con todos los requisitos

A

A

B

Elabora el Informe Escalafonarioy Firma y sella.

Entrega Informe Escalafonario al usuario y recaba firma de cargo en la copiaRecepción y firma cargo de Escalafonario.

Fin

Procedimiento de ingreso de Documentos a Trámite DocumentarioAnota inconformidad en Observaciones y devuelve al usuario

No

Cuenta con todos los requisitos? Si


PROCEDIMIENTO : INFORME ESCALAFONARIO

USUARIOTRAMITE DOCUMENTARIO ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Técnico Administrativo(Ventanilla)

Técnico Administrativo(Escalafón)

1/2 día 02 y 1/2 díasDuración del Procedimiento: 03 días hábiles


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UGEL Nº 16 DE BARRANCA 2015ORGANO DE DIRECCIÓN

ACTAS Y CERTIFICADOSVERSION : 2016CODIGO : P5-1-01.03-2016

PROCEDIMIENTO: VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS



DESCRIPCION

TRAMITE DOCUMENTARIO (1/2 día hábil)1. Recibe el expediente, revisa que los documentos estén de acuerdo a los requisitos, sella la copia de la solicitud FUT en señal

de recepción y la devuelve al Usuario. 2. Ingresa al Sistema de Tramite Documentario (ingresa datos como nombre del interesado, asunto, total de folios y

dependencia a donde deriva expediente). 3. Imprime reporte en original y copia y remite documentos al Equipo correspondiente.

TÍTULOS ACTAS Y CERTIFICADOSTécnico Administrativo: (03 días hábiles) 4. Recibe y verifica los Expedientes que figuran en los reportes. 5. Los reportes verificados son firmados devolviendo el original a trámite documentario y archiva la copia.6. Ubica en el Archivo de Actas y Certificados, de las actas promocionales respectivas de la institución educativa.7. Verifica el certificado de estudios con los calificativos, nombre y apellidos, años de estudios, sellos y firmas, que figuran en el

Acta Consolidada de Evaluación, aplazados, cargos, subsanaciones, etc. Sellado de la visación correspondiente. Si esta observado se devuelve a trámite documentario, con decreto administrativo

8. Firma y deriva a responsable 9. Coloca numeración correlativa Especialista de Trámite Documentrio: (1/2 día hábil) 10. Verifica y firma visación y devuelve a técnico.

TRÁMITE DOCUMENTARIOTécnico Administrativo(Ventanilla): (1/2 día hábil) 11. Anota datos en cuaderno de entrega de documentos visados 12. Devolución del certificado visado al interesado previa identificación y firma en cuaderno de entrega.

FINDuración de Procedimiento: 04 y 1/2 días hábiles


Fin

Inicio


Recepciona y registra datos del expediente; Ubica en el Archivo de Actas de Notas y verifica datos del certificado de estudios si esta conforme la información

A

A

B

Firma el certificados de estudios y deriva al especialista en trámite documentario

Anota en cuaderno de documentos visados y devuelve el certificado de estudios visado al interesado, previa identificación.Recepción y firma cargo de certificados de estudios.


Verifica que la información del certificados de estudios este conforme

No

verifica si esta conforme? Si

BAnota las Observaciones y devuelve a trámite documentario con un decreto administrativo

Firma visación y deriva al técnico administrativo de Actas y Certificados

No

Datos Conforme? SiA


PROCEDIMIENTO : VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS

USUARIO

ORGANO DE DIRECCIÓNTRAMITE DOCUMENTARIO

Trámite DocumentarioTécnico Administrativo

(Ventanilla)

Técnico Administrativo(Actas y Certificados)

Especialista Administrativo(Trámite Documentario)

01 días 03 días 1/2 díaDuración del Procedimiento: 04 y 1/2días hábiles


ugel16barranca.gob.pe · web viewÁrea de gestiÓn institucional manual de procedimientos...

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