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FORMATO DE MANUAL DE OPERACIÓN

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CONTENIDO1 GENERALIDADES..............................................................................................................22 TÉRMINOS Y DEFINICIONES..............................................................................................23 FUNCIONAMIENTO DE RADICACIÓN E INDEXACIÓN.............................................................34. Acceso Directo...................................................................................................................45. Radicar e Indexar Documentos...............................................................................................................5

5.1. Colores de Radicados.......................................................................................................................5 5.2. Radicar...........................................................................................................................................................................5 5.3. Indexar.............................................................................................................................................................8 5.4. Finalizar Radicación e Indexación........................................................................................................10 5.5. Generar Stickers.........................................................................................................................11 5.6. Relacionar Radicado...................................................................................................................126. Consulta Documental............................................................................................................................13

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: Interfaz de ingreso Ilustración 2: Interfaz Módulo Gestión Documental – Radicación - Radicar Ilustración 3: Radicar – Escoger Tipo Documental 6Ilustración 4: Radicar – Escoger Estructura Física 6Ilustración 5: Radicar – Creación de Radicado 7Ilustración 6: Radicar – Relacionar Archivos con el Radicado 7Ilustración 7: Radicar – Relacionar Archivos con el Radicado 2 8Ilustración 8: Radicación – Indexar (Diligenciar y Guardar Índices) 9Ilustración 9: Radicación – Indexar (Agregar Comentarios a Documentos Asociados) 9Ilustración 10: Radicación – Indexar (Sin Haber Relacionado Documentos) 0Ilustración 11: Finalizar Radicado 0Ilustración 12: Imprimir Sticker de Radicado 11Ilustración 13: Radicación – Interfaz para Impresión de Sticker 12Ilustración 14: Crear Radicado Asociado 2Ilustración 15: Interfaz Módulo Gestión Documental – Consulta Documental 3Ilustración 16: Consulta Documental – Selección Resultados de Búsqueda 4

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1 TÉRMINOS Y DEFINICIONES N° Término Definición

1 Gestión Documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas que tienden a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

2 Estructura DocumentalEs una distribución documental de una empresa organizada jerárquicamente que permite definir los niveles y subniveles que la estructura va a tener según las necesidades de la organización.

3 Estructura Física

Representa la forma de almacenar físicamente los documentos. Permite mapear los espacios físicos de archivo o almacenamiento: cuartos, bodegas, anaqueles, cajones, carpetas o cualquier otro espacio usado por la organización para custodiar los documentos. La estructura permite crear cuantos niveles de almacenamiento sean necesarios.

4 Estructura Lógica

Representa la forma cómo están distribuidos y organizados los documentos respecto a las actividades de una empresa. El diseño de la estructura lógica permite mapear la distribución formal de los documentos respecto a las áreas, departamentos o procesos de la organización. Es la base para crear la jerarquía y agrupaciones de los documentos.

5 Tipo de documento

Es el documento que por sus características comunes pertenece a un determinado concepto documental dentro de la estructura documental. Los tipos documentales se derivan de las funciones desarrolladas por los órganos de las instituciones o según el proceso a desarrollar. Es la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilme, etc.).

6 Dependencia Representa el área, departamento o proceso organizacional en relación al cual se organizan los documentos. Se crea la dependencia y se le asigna un nombre, y un


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1 GENERALIDADESCliente FONVALMEDMódulo Gestión Documental

ObjetivoOrientar a los usuarios de la aplicación BPMS de Process OnLine S.A.S., para que puedan desarrollar de una forma adecuada y efectiva la radicación de documentos, y su indexación, en el módulo Gestión Documental.

Alcance Explica las actividades de radicación e indexación mediante el uso de imágenes.


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código que debe ser único; se deja en estado activo para permitir crear categorías y sub-categorías de documentos.

7 Archivo de GestiónEn éste se reúnen la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, y es sometida, a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

8 Archivo CentralEn este se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión; una vez finalizado su trámite, siguen siendo vigentes y objeto de consulta.

9 Archivo Histórico

A este se transfiere la documentación del archivo central o de gestión que, por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente; dado el valor que adquiere para cualquier tipo de actividad posterior.

10Tabla de Retención

DocumentalListado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

11 Radicación (Radicar)

Procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

12Índices o Campos de Búsqueda (Indexar)

Los índices o campos de búsqueda pueden ser datos contenidos en el documento o datos que describen el documento, se utilizan para proveer información de referencia relativa que permita localizar la información; ejemplo: temas, autores, números de registro. El objetivo de configurar estos campos es facilitar el acceso a los documentos. Se recomienda usar palabras clave que proporcionen información relevante sobre el documento.

2 FUNCIONALIDADES DE RADICACIÓN E INDEXACIÓNNombre Imagen DefiniciónCrear Radicado Una vez haya seleccionado el tipo documental y la estructura

física, al hacer clic en este botón, se creará el radicado.

Radicar Plantilla Crear masivamente radicados de plantillas

Tipo Documental

Al hacer clic aquí se despliega una lista con todos los tipos documentales creados en el BPMS, el usuario debe seleccionar el tipo documental a radicar e indexar, haciendo clic sobre éste.



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Estructura FísicaCon este botón el usuario puede escoger la estructura física en la que se va a guardar el tipo documental a radicar e indexar.

Seleccionar Plantilla Seleccionar la plantilla a radicar

Cargar Documentos al Radicado

Si selecciona esta opción se asociarán al radicado que se está creando todos los archivos que se suban a la herramienta durante este proceso.

Más OpcionesCon este botón puede seleccionar una serie de opciones que tiene el sistema en relación al radicado, como son Imprimir Sticker y Descargar Archivos.

Seleccionar ArchivosSirve para subir archivos desde el ordenador a la herramienta BPMS.

Crear Radicado PadrePermite crear un radicado como padre, al que se le pueden asociar otros radicados (radicados hijos).

EliminarSirve para eliminar archivos subidos que aún no se han relacionado con un radicado creado.

GuardarSirve para guardar la información que se va digitando o realizando durante el proceso de radicación e indexación.

Finalizar RadicadoFinaliza la creación de un radicado una vez se hayan realizado los pasos de radicación e indexación.

ComentariosCon esta funcionalidad se pueden agregar comentarios a los diferentes documentos asociados a un radicado.

Limpiar CamposSirve para limpiar los datos digitados en los criterios de búsqueda o de filtro.

Imprimir StickerFuncionalidad para imprimir el sticker creado con el tipo documental.

Descargar ArchivosPermite descargar archivos creados en el sistema al ordenador.

4. Acceso Directo

Ingrese al navegador y en la barra de dirección escriba la URL suministrada: http://pol.com.co:5042/bpms/, guárdela

como un favorito para que las próximas veces que inicie sesión la encuentre en el navegador como un Acceso directo.

A continuación, ingrese el nombre de usuario y contraseña asignados y, haga clic en el botón para ingresar a la aplicación (Ver Ilustración 1).


http://pol.com.co:5042/bpms/


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Ilustración 1: Interfaz de Ingreso

5. Radicar e Indexar Documentos

Al ingresar a la aplicación podrá observar los módulos a los que el usuario tenga acceso, en este caso haga clic en el

módulo Gestión Documental (1) , para radicar e indexar documentos entre a la pestaña Radicación (2) (Ver Ilustración 2).

5.1. Colores de Radicados

En la siguiente tabla se explicarán brevemente los significados de los diferentes colores que pueden tener los radicados en el BPMS.

Color de Radicado

Significado

Azul El radicado se creó sin documentos asociados ni índices.Amarillo Radicado creado sin índices, pero sí con documentos asociados.Morado El radicado ha sido creado con índices, pero no tiene documentos asociados.Verde Se ha creado el radicado con índices y con documentos asociados.

5.2. Radicar

Lo primero es radicar el documento, así que debe hacerlo usando las herramientas presentes en la subpestaña Radicar (3), la cual abre por defecto al ingresar a la pestaña Radicación (2) (Ver Ilustración 2).


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Ilustración 2: Interfaz Módulo Gestión Documental – Radicación - Radicar

El usuario debe escoger el tipo documental a radicar, al hacer clic en el botón Tipo Documental se mostrará una lista con los tipos documentales creados en el BPMS, seleccione el tipo documental a crear (Ver Ilustración 3).

NOTA: El tipo documental a escoger es aquel que tiene al lado , y no los niveles de la estructura lógica que están

configurados con o similares.

Ilustración 3: Radicar – Escoger Tipo Documental


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Luego, haga clic en el botón Estructura Física, se mostrará una lista con todas las estructuras físicas creadas en el BPMS; escoja y seleccione la estructura física a relacionar con el tipo documental que se va a radicar y a indexar, haciendo clic sobre ella, por sugerencia escoja Fonvalmed (Ver Ilustración 4).

Ilustración 4: Radicar – Escoger Estructura Física

Una vez haya seleccionado un tipo documental y una estructura física, haciendo uso del botón Crear Radicado, podrá crear el radicado. Aparecerá con un color azul, el número que se genera para el radicado es creado automáticamente por el sistema (Ver Ilustración 5).


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Ilustración 5: Radicar – Creación de Radicado

Posteriormente, puede colocar la opción Cargar documentos al radicado, y luego, seleccione el radicado creado y haga clic en el botón Seleccionar Archivos, de esta forma relaciona el archivo a subir al documento radicado. Una vez haya relacionado documentos al radicado, cambiará el color de azul a amarillo. (Ver Ilustración 6). En Propiedades, puede observar los archivos adjuntos al hacer clic sobre ellos. Haga clic en Guardar.

Ilustración 6: Radicar – Relacionar Archivos con el Radicado

En caso de no seleccionar la opción Cargar documentos al radicado, debe subir los archivos con ayuda del botón Seleccionar Archivos; haga clic el radicado y después seleccione los documentos (debe aparecer el estado como LISTO)

que quiera relacionar al radicado con ayuda del botón si se trata de un solo archivo o si se tratan de dos o más archivos, así finaliza la asociación. Si quiere eliminar un documento que aún no ha sido relacionado al radicado, selecciónelo y haga clic en el botón Eliminar. Haga clic en Guardar al finalizar, Una vez haya relacionado documentos al radicado, cambiará el color de azul a amarillo. (Ver Ilustración 7).


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Ilustración 7: Radicar – Relacionar Archivos con el Radicado 2

5.3. Indexar

Diligencie el formulario correspondiente al tipo documental que haya escogido, una vez haya llenado aquellas variables que son requeridas (Ver Ilustración 8). Además, puede adicionar comentarios a cada uno de los documentos asociados haciendo uso del botón Comentarios, aparecerá una nueva ventana (Ver Ilustración 9). Al finalizar, haga clic en el botón Guardar (Ver Ilustración 8), al hacer esto el radicado cambiará de color amarillo a verde, lo que indica que el radicado tiene asociados documentos e índices (Ver Ilustración 10), haga clic en el botón Finalizar Radicado que se encuentra en la subpestaña Radicar para terminar el proceso de radicación e indexación.


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Ilustración 8: Radicación - Indexar (Diligenciar y Guardar Índices)

Ilustración 9: Radicación - Indexar (Agregar Comentarios a Documentos Asociados)

En caso que el usuario no quiera relacionar archivos al radicado y solo quiera indexar, o haya empezado por indexar y luego quiera relacionar archivos, puede hacerlo. En ese caso se debe dirigir a la pestaña Indexar, y colocar los datos requeridos pedidos en Índices y aquellos que considere. Una vez haya hecho clic en el botón Guardar, cambiará el color


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de azul a morado (Ver Ilustración 10). Si luego de indexar, el usuario relaciona documentos, el radicado pasará de color morado a verde.

Ilustración 10: Radicación - Indexar (Sin Haber Relacionado Documentos)

NOTA: Los campos marcados con * son requeridos, por lo que no podrá finalizar la tarea hasta que no estén completamente diligenciados.

5.4. Finalizar Radicación e Indexación

Para finalizar un radicado, el usuario debe seleccionarlo y hacer clic en el botón Finalizar Radicado (Ver Ilustración 11).



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Ilustración 11: Finalizar Radicado

NOTA: Puede seguir agregando documentos luego de indexar.

NOTA: El usuario puede crear radicados de diferentes tipos, sin documentos asociados ni índices, sólo con índices, sólo con documentos asociados, con documentos asociados e índices.

5.5. Generar Stickers

Para imprimir el sticker debe escoger el tipo documental a radicar y la estructura física de éste, así como se ha explicado en los numerales anteriores. Puede generar el sticker en cualquier etapa del proceso, cuando se ha creado el radicado (azul), cuando ya se han adjuntado documentos al radicado (amarillo), cuando ya se ha indexado (verde) o incluso luego de haber finalizado de radicar e indexar el tipo documental (utilizando la pestaña Consulta Documental). Se puede hacer esta acción en cualquiera de las subpestañas (Radicar e Indexar).

Para realizar el procedimiento, debe seleccionar el tipo documental, luego entrar a Otras Opciones y hacer clic en el botón Imprimir Sticker (Ver Ilustración 12); a continuación, se abrirá una nueva ventana para impresión en la que se visualiza el sticker generado, que cuenta con el nombre del tipo documental, el número radicado, fecha, hora y nombre del usuario (Ver Ilustración 13).


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Ilustración 12: Imprimir Sticker de Radicado

Ilustración 13: Interfaz para Impresión Sticker

5.6. Relacionar Radicado


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Cuando ya se esté creando un radicado en la subpestaña Radicar, se pueden crear radicados que estén relacionados a él a través de una especie de estructura lógica. Para crear otro radicado y relacionarlo a otro, haga clic sobre el radicado principal (1), seleccione el tipo documental (a) y la estructura lógica (b) del nuevo radicado (2), haga clic en el botón Crear Radicado (Ver Ilustración 14). Siga el procedimiento explicado en los numerales anteriores con cada uno, para radicar e indexar.

Ilustración 14: Crear Radicado Asociado

6. Consulta Documental

La pestaña Consulta Documental sirve para buscar en los registros del BPMS, radicados de interés. Está formada por dos partes Zona de Configuración (1) y Zona de Resultados (2). En la Zona de Configuración, por medio de la ayuda de filtros; además de diferentes opciones como Cargar Todos los Radicados e Incluir Radicados Anulados, el usuario puede encontrar los radicados que desee. En la Zona de Resultados se encuentran todos aquellos radicados que cumplen con los criterios y datos de búsqueda suministrados en la Zona de Configuración (Ver Ilustración 15).

NOTA: En la Zona de Configuración puede agregar o eliminar filtros.


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Ilustración 15: Interfaz Módulo Gestión Documental – Consulta Documental

Para abrir y consultar un radicado de interés haga clic en el número de radicado que aparece en la Zona de Resultados (Ver Ilustración 16), se abrirá una ventana con la información del radicado seleccionado, puede realizar diferentes acciones como por ejemplo descargar archivos asociados al radicado por medio del botón Descargar Archivos o imprimir un sticker por medio del botón Imprimir Sticker.


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Ilustración 16: Consulta Documental – Selección Resultados de Búsqueda


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