INFORME DE SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO - CORTE 31 DE MARZO 2018.

1. OBJETIVO

La Oficina de Control Interno dando cumplimiento al numeral 5.28 del procedimiento “Acciones preventivas correctivas y/o de mejora” del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Justicia y del Derecho, propende evaluar y verificar el seguimiento al nivel de cumplimiento de las acciones de mejora formuladas por los responsables de procesos con corte a 31 de marzo del 2018.

2. ALCANCE

Evaluar y verificar el seguimiento al nivel de cumplimiento de las acciones de mejora formuladas por los responsables de procesos del Ministerio de Justicia y del Derecho, con corte a 31 de marzo de 2018.

3. METODOLOGÍA

La metodología empleada por la Oficina de Control Interno se realizó conforme a los lineamientos establecidos en los numerales 5.26 y 5.28 de procedimiento P-MC-02, que señalan que una vez recibida y registradas las acciones de mejora por parte de la Oficina Asesora de Planeación, el funcionario designado por la OCI, realizará el correspondiente seguimiento y análisis de las mismas, teniendo en cuenta la información registrada por el responsable del proceso.

Para ello, se registró en el formato “Solicitud y Consolidación de Acciones de Mejoramiento” las observaciones que correspondan a cada acción de mejoramiento y se comunicó mediante memorando al responsable del proceso, el estado de las acciones a cargo que presentaron inconsistencias.

4. DESARROLLO DEL INFORME

A continuación se presentan los resultados obtenidos en el seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno al estado de las acciones de mejora formuladas en la Matriz de Solicitud y Consolidación de Acciones de Mejoramiento del Ministerio de Justicia y del Derecho con corte a 31 de marzo del 2018.

4.1 Clasificación por estado.

A partir de lo reportado por las dependencias en el formato “Solicitud y Consolidación de Acciones de Mejoramiento” – F-MC-02-01 con corte a 31 de marzo del 2018, la Oficina de Control Interno verificó el estado de 182 acciones de mejoramiento, encontrando que el 36% se encuentran para revisión de eficacia, el 25% cumplidas, el 19% dentro del plazo,

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el 8% vencidas, el 5% por reformular, el 3% por reprogramar, el 2% no formuladas con justificación, el 1% no formuladas sin justificación y el 1% cerradas, como se muestra a continuación:

EstadosN° de Acciones

de Mejoramiento Participación

Cerrada 1 1%

Cumplida 46 25%

Dentro del plazo 35 19%

Para revisión de eficacia 66 36%

Por reformular 9 5%

Por reprogramar 6 3%

Vencida 14 8%

No formulada con justificación 4 2%

No formulada sin justificación

1 1%

Total 182 100%

Tabla 1: Número y porcentaje de acciones de mejoramiento según su estado.

Sin perjuicio de lo establecido en el procedimiento interno P-MC–02- “Acciones preventivas, correctivas y/o de mejora” y con fundamento en el principio de autonomía de la Oficina de Control Interno, se señalan los siguientes conceptos correspondientes a cada uno de los estados de las acciones:

Cerradas: Son aquellas Acciones que fueron cumplidas y se les verificó la eficacia mediante auditoría, determinándose que la situación que dio origen a la no conformidad y/o hallazgo fue superada.

Cumplidas: Son aquellas Acciones que en su avance cualitativo se han reportado con un nivel de ejecución y/o cumplimiento del 100%.

Dentro del plazo: Son aquellas Acciones que se encuentran pendiente de su cumplimiento y dentro del plazo definido para su ejecución por el responsable y/o líder del proceso.

Para Revisión de Eficacia: Son aquellas Acciones que estando cumplidas han superado el período mínimo de maduración de cuatro (4) meses, razón por la cual se procede a revisar su eficacia mediante auditoria.

Por Reprogramar: Son aquellas Acciones que producto del seguimiento a su nivel de cumplimiento, se evidencia que el plazo establecido para su ejecución está por

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vencer y no se han ejecutado la totalidad de las actividades formuladas, razón por la cual se recomienda reprogramar la fecha límite para el cumplimiento de la acción.

Por Reformular: Son aquellas Acciones que estando formuladas no atienden la solución de la situación que dio origen a la no conformidad y/o hallazgo; o porque producto de la revisión de la eficacia se concluye que no fueron eficaces, casos en los cuales el auditor solicita reformular la acción respectivamente.

Vencidas: Son aquellas Acciones que llegado el plazo límite establecido para su ejecución no se encuentran cumplidas.

4.2 Clasificación por fuente.

A continuación se muestra el número y porcentaje de acciones de mejoramiento formuladas, a partir de cada una de las fuentes implementadas en el Ministerio con corte a 31 de marzo del 2018:

FuentesN° de Acciones de

MejoramientoAnálisis de riesgos 3

Autocontrol - Reuniones internas de grupos de trabajo 9Informes de Auditoria Interna

de Calidad 12Informes de Auditoría Internas

de Control Interno 136MECI 15Otros 7

TOTAL 182

Tabla 2: Número de acciones de mejoramiento según su fuente.

Análisis de riesgos2%

Autocontrol - Reuniones in-ternas de grupos de trabajo

5%Informes de Audito-

ria Interna de Calidad7%

Informes de Auditoría In-

ternas de Control In-

terno75%

MECI8%

Otros4%

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Gráfico 1: Porcentaje de acciones de mejoramiento según su fuente.

4.3 Clasificación por proceso.

En el seguimiento realizado a las Acciones de Mejoramiento con corte al 31 de marzo del 2018 clasificadas por “Proceso”, se encontró que los proceso que más acciones tiene formuladas son el de Gestión de la Información y Gestión Contractual, con un porcentaje del 20% y 15% respectivamente.

ProcesosN° de acciones de

mejoramiento ParticipaciónGestión administrativa 18 10%

Gestión contractual 27 15%Gestión de Recursos Informáticos 3 2%

Gestión del Talento Humano 5 3%Gestión Documental 15 8%Gestión Financiera 16 9%

Gestión Jurídica 7 4%Mejoramiento Continuo 21 12%

Direccionamiento y Planeación Institucional 21 12%

Gestión de la Información 36 20%Aplicación de Políticas y/o Normas 5 3%

Diseño de normas 3 2%Inspección, control y vigilancia 5 3%

TOTAL 182 100% Tabla 3: Clasificación por proceso, cantidad de acciones y porcentaje.

4.4 Clasificación por Dependencias.

A continuación se presenta un cuadro con el total de acciones de mejoramiento formuladas por dependencias y sus respectivos porcentajes, encontrándose que el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable presenta el 19% del total de las acciones, seguido del Grupo de Gestión Contractual con el 14%.

Dependencias

N° de Acciones de Mejoramient

oParticipació

nDespacho Ministro de Justicia y del

Derecho 1 1%Dirección Jurídica 11 6%

Subdirección de Gestión de Información en Justicia 3 2%

Subdirección de Tecnologías y Sistemas de Información 8 4%

Dirección de Métodos Alternativos de 14 8%

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Solución de ConflictosDirección de Justicia Formal y Jurisdiccional 9 5%Dirección de Desarrollo del Ordenamiento

Jurídico 5 3%Despacho del Viceministro de Política

Criminal y Justicia Restaurativa 2 1%Dirección de Política contra las Drogas y

actividades Relacionadas 1 1%Dirección de Justicia Transicional 6 3%Dirección de Política Criminal y

Penitenciaria 1 1%Subdirección de Control y Fiscalización de

Sustancias Químicas y Estupefacientes 5 3%Gestión Documental 4 2%

Oficina de Prensa y Comunicaciones 1 1%Grupo de Gestión Administrativa,

Financiera y Contable 35 19%Grupo de Gestión Contractual 26 14%Grupo de Gestión Documental 15 8%

Grupo de Gestión Humana 6 3%Grupo de Servicio al Ciudadano 17 9%Oficina Asesora de Planeación 12 7%

TOTAL 182 100% Tabla 4: Clasificación por dependencia, cantidad de acciones y porcentaje.

4.5 Clasificación por Estado vs. Dependencia

Teniendo en cuenta la información reportada se estableció la relación existente entre el estado de las acciones y las dependencias responsables del Ministerio, así:

-Acciones Vencidas:

En el seguimiento realizado se evidenciaron un total de 14 acciones vencidas, las cuales son responsabilidad de: 3 de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos; 2 de la Dirección de Justicia Formal; 2 de la Dirección de Justicia Transicional; 3 del Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable; 2 del Grupo de Gestión Contractual y; 6 del Grupo de Gestión Documental.

-Acciones por Reformular:

Se observaron un total de 9 acciones por reformular, de las cuales 4 son responsabilidad de la Dirección de Justicia Transicional; 2 del Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable y; 3 de Gestión Contractual.

-Acciones por Reprogramar: Con corte a 31 de marzo del 2018 se evidenciaron 6 acciones por reprogramar responsabilidad del Grupo de Gestión Documental.

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Dependencias Cerrada CumplidaDentro del plazo

Para revisión de eficacia

Por reformular

Por reprogramar Vencida

No formulada con justificación

No formulada sin justificación

Total general Participación

Despacho Ministro de Justicia y del Derecho 1 1 1%Dirección Jurídica 1 1 2 5 2 11 6%Subdirección de Gestión de Información en Justicia 1 1 1 3 2%Subdirección de Tecnologias y Sistemas de Información 4 1 2 1 8 4%

Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos 7 1 3 3 14 8%Oficina de Prensa y Comunicaciones 1 1 1%

Dirección de Justicia Formal 4 3 2 9 5%Dirección de Desarrollo del Ordenamiento Jurídico 4 1 5 3%Despacho del Viceministro de Política Criminal y Justicia 2 2 1%Dirección de Política contra las Drogas y actividades Relacionadas 1 1 1%Dirección de Justicia Transicional 1 4 1 6 3%Dirección de Política Criminal y 1 1 1%Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes 1 4 5 3%Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable 9 9 10 2 30 17%Grupo de Gestión Contractual 9 7 5 3 2 26 15%Grupo de Gestión Documental 7 5 6 6 20 11%Grupo de Gestión Humana 2 3 1 6 3%Grupo de Servicio al Ciudadano 2 1 14 17 10%Oficina Asesora de Planeación 3 9 12 7%Total 1 46 35 66 9 6 14 4 1 178 100%

Informe con Corte a 31 de marzo de 2018

Tabla 5: Número de acciones por dependencia y estado con corte 31 de marzo de 2018.

ACCIONES DE MEJORAMIENTO NO FORMULADAS.

En el seguimiento con corte al 31 de marzo del 2018 se evidenciaron la no formulación de 5 acciones de mejoramiento, de la cuales cuatro 4 son con justificación y 1 sin justificación.

4.6 No formulada, con justificación.

Número Acción Dependencia responsable

Proceso Subproceso Fuente

5--16 Dirección Jurídica Gestión JuridicaDefensa Juridica

Informes de Auditoría Internas de Control Interno

6--16 Dirección Jurídica Gestión Juridica Defensa Juridica

Informes de Auditoría Internas de Control Interno

3-17

Subdirección de Gestión de Información en Justicia

Direccionamiento y Planeación Institucional

N.A.Informes de Auditoría Internas de Control Interno

3-17Grupo de Gestión

HumanaMejoramiento

Continuo N.AInformes de Auditoría Internas de Control Interno

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Tabla 6: Acciones de mejoramiento no formuladas, con justificación. Respecto de la acción 3-17, a pesar de que la Subdirección de Gestión de Información en Justicia no formuló plan de mejoramiento para superar la no conformidad detectada mediante Informe de Auditoría interna de 13 de diciembre de 2017, encontramos que desarrolló de manera inmediata una acción correctiva que a la larga se constituyó en un plan de mejoramiento para la acción.

Tal situación fue registrada en el formato F-MC-02-01 correspondiente al seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno, ante lo cual la dependencia se pronunció, indicando que se había implementado dicha corrección a la situación que había dado origen a la no conformidad, el día 19 de diciembre de 2017.

Para ello, la Oficina de Control Interno contrastando la evidencia, verificó ante la Subdirección de Gestión de Información en Justicia, que dicha corrección se hubiese realizado y encontró que la situación que dio origen a la no conformidad estaba superada, razón por la cual sin justificar la ausencia del plan, se entiende que dicho plan existió y se ejecutó, materializándose la prevalencia de lo sustancial sobre lo formal.

No obstante, se recuerda a las todas las dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho que la recomendaciones, observaciones y/o no conformidades emitidas por la Oficina de Control Interno son de carácter obligatorio y se deben cumplir los plazos establecidos en el procedimiento interno P-MC-02 para la formulación del plan de mejoramiento, so pena de incurrir en incumplimiento de los deberes al cargo.

4.7 No formulada, sin justificación.

Número AcciónDependencia responsable Proceso Subproceso Fuente

2-17

Subdirección de Tecnologias y Sistemas de Información

Mejoramiento Continuo

N.A

Informes de Auditoría

Internas de Control Interno

Tabla 7: Acciones de mejoramiento no formuladas, sin justificación.

En este orden, tenemos que la Subdirección de Tecnologías y Sistemas de Información a pesar de registrar avance cualitativo en el seguimiento correspondiente al responsable del proceso para la acción 2-17 y solicitar su reprogramación, no ha formulado plan de mejoramiento y plazo de ejecución para la respectiva acción.

Por tal motivo, mediante comunicación MEM-18-0003588-1400 de 21 de mayo de 2018 se informó a la dependencia sobre la situación particular, a fin de que se pronunciaran sobre la no formulación del plan de acción, el avance reportado y la solicitud reprogramación, sin que a la fecha la Oficina de Control Interno haya recibido respuesta o justificación alguna.

De aquí, que se advierte que la Subdirección de Tecnologías y Sistemas de Información no ha atendido los lineamientos del procedimiento P-MC-02 y las recomendaciones dadas por la Oficina de Control Interno, toda vez que se observa la no formulación sin justificación del plan de mejoramiento de la acción 2-17.

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5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Una vez analizados los anteriores resultados relacionados con el proceso de seguimiento a las acciones de mejoramiento con corte al 31 marzo del 2018 y registradas en el formato F-MC-02-01 “Solicitud y Consolidación de Acciones preventivas, correctivas, y de mejora”, es importante tener en cuenta las siguientes conclusiones, recomendaciones y/o situaciones observadas:

A partir del seguimiento adelantado se evidenciaron que 66 acciones de mejoramiento se encuentran cumplidas y con su proceso de maduración culminado. En este sentido, se ha acordado con el equipo de la OCI realizar la auditoría de verificación de eficacia en el segundo semestre de 2018, con el fin de establecer si se cierran o no dichas acciones de mejoramiento; en el caso de no realizarse su cierre, se deberá reformular y/o reprogramar de acuerdo con las recomendaciones de la Oficina de Control Interno.

30 de un total de 182 acciones de mejoramiento corresponden a los estados “por reformular”, “por reprogramar”, “vencidas” y “no formuladas sin justificación”, es decir el 16% del 100%. Razón por la cual, se recomienda a las dependencias solicitar la asesoría que brinda la Oficina Asesora de Planeación para la formulación de acciones con el fin de que sean eficaces.

Se recomienda a la Oficina Asesora de Planeación dar cumplimiento a lo previsto en el numeral 5.22 del procedimiento "Acciones preventivas, correctivas y/o de mejora" versión 06, según el cual las solicitudes de reprogramación por parte de los responsables de las acciones de mejoramiento, no requieren la asignación de un nuevo literal en el código de la acción; lo anterior teniendo en cuenta que en el seguimiento adelantado por la OCI con corte al 31 de marzo del 2018 se evidenciaron que varias acciones de mejoramiento tienen un nuevo literal, para acciones reprogramadas.

Se recuerda a las dependencias que de acuerdo al procedimiento P-MC-02 del Ministerio de Justicia y del Derecho, los encargados de identificar las acciones preventivas, correctivas y/o de mejora, son los responsables del proceso y/o subprocesos y líderes de calidad, quienes tiene el deber de determinar la necesidad de formular y diligenciar el formato F-MC-02-01 cuando se presenten las debilidades o no conformidades en los proceso; de no considerarla necesaria deberá justificar la no formulación dentro del término establecido ante la Oficina Asesora de Planeación, so pena de incurrir en sanciones disciplinarias por incumplimiento a los deberes de su cargo.

Se aclara que las recomendaciones o lineamientos dados por la Oficina de Control Interno son de carácter obligatorio para todas las dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho, conforme a lo dispuesto por el literal “G”, del artículo 4 de la Ley 87 de 1993; por lo tanto su desconocimiento acarrearía no sólo violaciones flagrantes a procedimientos internos de la entidad, sino también violaciones legales.

En desarrollo del informe de seguimiento al nivel de cumplimiento de la acciones de mejora por dependencias, se detectó que el procedimiento P-MC-02 –“Acciones preventivas, correctivas y/o de mejora”, es susceptible de cambios y/o ajustes que

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contribuyan al mejoramiento continuo para fortalecer el plan de mejoramiento por procesos de la entidad, teniendo en cuenta que se observaron falencias y vacíos. A continuación se presentan algunos de ellos:

1. Definición y conceptualización del estado de las acciones de mejoramiento.2. Reducción a los cortes de seguimiento al plan de mejoramiento por parte de la

Oficina de Control Interno.3. Establecer los términos y/o plazos para la reformulación y/o reprogramación.4. Establecer expresamente la unificación y/o consolidación de las acciones de

mejoramiento que versen sobre el mismo asunto e indicar en cual se debe hacer su posterior registro.

5. Plazo para presentar la justificación a la no formulación de plan de mejoramiento.6. Disponer expresamente que todas las dependencias de la entidad deben acoger

obligatoriamente las recomendaciones y/o observaciones resultantes de las evaluaciones de la Oficina de Control interno, y formular acciones de mejoramiento a las mismas.

En tal virtud, se comunicará en su momento a las dependencias responsables del liderar el ajuste a dicho procedimiento, sobre la propuesta presentada por la Oficina de Control Interno para los ajustes y modificaciones pertinentes.

7. OBSERVACIONES O NO CONFORMIDADES.

Conforme a lo expuesto en el numeral 4.7 del presente informe, la Subdirección de Tecnologías y Sistemas de Información, a pesar de registrar avance cualitativo en el seguimiento correspondiente al responsable del proceso para la acción 2-17, no ha formulado plan de mejoramiento y plazo de ejecución para la respectiva acción.

Adicionalmente, a la fecha no se ha allegado respuesta a la comunicación MEM-18-0003588-1400 de 21 de mayo de 2018, mediante la cual se le informó la situación particular de la no formulación de plan de mejoramiento.

Lo anterior indica que dicha dependencia no cumple con la obligación de formulación del plan de acción ante la Oficina Asesora de Planeación, dentro de los 15 días hábiles a partir de la fecha de entrega del informe de auditoría por parte de la Oficina de Control Interno, tal y como lo dispone el procedimiento P-MC-02 – “acciones preventivas, correctivas y/o de mejora”.

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