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ESTRATEGIA PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA VEEDURÍA DISTRITAL

(2018 – 2019)

De conformidad a lo establecido con el artículo 4 del Acuerdo Distrital 380 de 2009. Basado en la Metodología para el Proceso de Rendición de Cuentas de la Administración

Distrital y Local de la vigencia 2012 (Versión 2) de la Veeduría Distrital.

Bogotá, D.C., Octubre de 2018

Estrategia para la Rendición de Cuentas de la Veeduría Distrital

2018 - 2019

Veedor DistritalJaime Torres–Melo

Viceveedor DistritalDaniel García Cañón

Veedor Delegado para la Atención de Quejas y ReclamosJuan Carlos Rodríguez Arana

Veedora Delegada para la ContrataciónTatiana Mendoza Lara

Veedor Delegado para la Eficiencia Administrativa y PresupuestalJasson Cruz Villamil

Veedor Delegado para la Participación y los Programas EspecialesDiego Fernando Maldonado Castellanos

Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónDiana Enciso Upegui

Jefe Oficina Asesora JurídicaJanneth Caicedo Casanova

Equipo de Trabajo

Carlos Miguel Román GarcésJuan Camilo Vejarano RiveraÁngela Parra Parra

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Tabla de contenido

Introducción......................................................................................................................................41. Diagnóstico y caracterización de necesidades de la información............................................5

1.1 Retos de la RdC para la Veeduría Distrital........................................................................51.2 Marco normativo................................................................................................................51.3 Percepción ciudadana........................................................................................................7

2. Objetivos...................................................................................................................................82.1 General...............................................................................................................................82.2 Específicos.........................................................................................................................8

3. Alcance.....................................................................................................................................94. Metodología..............................................................................................................................9

4.1 Liderazgo, conformación de grupo de trabajo y gestión de recursos................................94.2 Espacios de RdC y otros espacios para el diálogo de doble vía......................................124.3 Cronograma de trabajo.....................................................................................................164.4 Mecanismos de consulta ciudadana para la definición de temas de valor para la RdC...164.5 Comunicación idónea y divulgación eficaz de la información........................................174.6 Seguimiento y evaluación................................................................................................17

Anexos............................................................................................................................................18

Lista de tablas

Tabla 1. Marco legal que soporta la RdC.........................................................................................5Tabla 2. Líderes de los espacios de RdC..........................................................................................9Tabla 3. Espacios de RdC de la Veeduría Distrital........................................................................13Tabla 4. Estructura sugerida para un cronograma de actividades.................................................18Tabla 5. Ejemplo lista de chequeo.................................................................................................18

Lista de Gráficos

Gráfico 1. Medios con mayor credibilidad.......................................................................................6

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Introducción

De acuerdo con lo establecido en el artículo 48 de la Ley 1757 de 2015, la Rendición de Cuentas (en adelante RdC) es un proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo.

La RdC es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión. Este proceso tiene como finalidad la búsqueda de la transparencia de la gestión de la administración pública y a partir de allí lograr la adopción de los principios de buen gobierno, eficiencia, eficacia, transparencia y RdC, en la cotidianidad del servidor público.

Los principios que determinan la RdC son continuidad y permanencia, apertura y transparencia, y amplia difusión y visibilidad. Así mismo, se fundamenta en los elementos de información, lenguaje comprensible al ciudadano, diálogo e incentivos. La Veeduría Distrital (en adelante VD) es la entidad promotora a nivel nacional de los procesos de Rendición de Cuentas y los lidera a nivel distrital y desde el año 2017 realiza su propia rendición de cuentas para que la ciudadanía, la Administración Distrital y demás grupos de interés con los que trabaja conozcan, de primera mano, los avances de los proyectos estratégicos y áreas misionales y de apoyo para ejercer control preventivo, promover el control social, fortalecer la transparencia y la lucha contra la corrupción, para el mejoramiento de la gestión pública distrital.

Dando continuidad al proceso de RdC que se realiza para fortalecer la comunicación entre la VD y la ciudadanía, se presentan la Estrategia para la RdC de la VD y los subcomponentes de Información, Diálogo e Incentivos, que se desarrollarán en la vigencia 2018 – 2019.

1. Diagnóstico y caracterización de necesidades de la información

1.1 Retos de la RdC para la Veeduría Distrital

La realización de procesos de RdC es una actividad de planeación en aras de brindar un espacio seguro y de interacción con la comunidad en el que no solo la VD pueda socializar los servicios, actividades realizadas y por ejecutar de la Entidad, sino también, un espacio donde los grupos de valor, ciudadanos, servidores públicos y demás participantes puedan aportar observaciones,

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necesidades, inquietudes y/o soluciones que son de gran importancia para el desarrollo y apoyo que la VD le brinda en materia de prevención de la corrupción a las entidades públicas del Distrito Capital.

Algunos retos para la VD en la construcción de espacios de rendición RdC son:

Incrementar la participación de los grupos de valor en los espacios de RdC. Lograr aportes constructivos por parte de los participantes de los diálogos en

los espacios de RdC. Propender por la realización de acciones que incrementen la confianza de los

ciudadanos en los espacios de dialogo proporcionados por la VD. Mejorar el presupuesto para la Entidad. Propender por la realización de acciones que incrementen la confianza de los

ciudadanos en la información brindada por las instituciones. Realizar RdC más integrales, eficientes e incidentes que eviten el desgaste de

los ciudadanos. Generar estrategias para garantizar el compromiso de otras instituciones en la

participación conjunta en espacios de RdC. Propender por que los productos y servicios brindados por la Entidad, reflejen

las necesidades y peticiones de los ciudadanos.

1.2 Marco normativo

El país y el Distrito cuentan con un extenso desarrollo normativo y de política en materia de RdC. Para efectos de este documento, la RdC se entenderá como “el proceso conformado por un conjunto de procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo. La rendición de cuentas es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión”. (Fuente: Metodología para el Proceso de Rendición de Cuentas de la Administración Distrital y Local de la Vigencia 2017 (Versión 2))

Tabla 1. Marco legal que soporta la RdCNorma Resumen de contenido

Ley Estatutaria1757 de 2015

Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática. Para profundizar ver: Título IV. Capítulo I

Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras

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Norma Resumen de contenidodisposiciones.

Ley 1474 de 2011

Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.En particular, el art. 78 establece que “Todas las entidades y organismos de la Administración Pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública”.

Decreto 503 de 2011

Por el cual se adopta la Política Pública de Participación Incidente para el Distrito Capital con el objetivo de “ Promover, concertar y fortalecer los procesos de construcción democrática de lo público, creando las condiciones que permitan reconocer y garantizar el derecho a la participación incidente de la ciudadanía y sus organizaciones en los procesos de formulación, decisión, ejecución, seguimiento, evaluación y control social de las políticas públicas, Plan Distrital de Desarrollo, Planes Locales de Desarrollo y Plan de Ordenamiento Territorial”.

Documento CONPES 3654 de 2010

Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional

Acuerdo 380 de 2009 Por el cual se modifica el Acuerdo 131 de 2004.

Acuerdo 131 de 2004

Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.En particular el art. 33 enuncia que: “Cuando la administración lo considere conveniente y oportuno, se podrán convocar a audiencias públicas en las cuales se discutirán aspectos relacionados con la formulación, ejecución o evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad, y en especial cuando esté de por medio la afectación de derechos o intereses colectivos. Las comunidades y las organizaciones podrán solicitar la realización de audiencias públicas, sin que la solicitud o las conclusiones de las audiencias tengan carácter vinculante para la administración. En todo caso, se explicarán a dichas organizaciones las razones de la decisión adoptada”.

Fuente: Veeduría Distrital 2017

1.3 Percepción ciudadana

Bogotá cuenta aproximadamente con 8.141.087 habitantes en su cabecera municipal (Fuente: https://www.dane.gov.co/index.php/estadisticas-por-tema/demografia-y-poblacion/proyecciones-de-poblacion), de los cuales solo el 3% afirma sentirse

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https://www.dane.gov.co/index.php/estadisticas-por-tema/demografia-y-poblacion/proyecciones-de-poblacion

https://www.dane.gov.co/index.php/estadisticas-por-tema/demografia-y-poblacion/proyecciones-de-poblacion


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seguro de la información suministrada a través de los portales web de las entidades públicas como lo muestra el Gráfico No. 1.

Gráfico 1. Medios con mayor credibilidad

Fuente: Encuesta de percepción ciudadana 2017. Bogotá Como Vamos.

Según datos de la Encuesta de Cultura Política 2017 del DANE y la Encuesta de Cultura Ciudadana 2016 de Corpovisionarios para Bogotá solo el 4% de los ciudadanos considera que la Alcaldía realiza continuamente ejercicios de rendición de cuentas (DANE, 2017), el17% de los ciudadanos están totalmente de acuerdo que se facilita el acceso a la información pública (DANE, 2017), el23% de los ciudadanos conoce alguna instancia de participación específica para ejercer control social (veedurías ciudadanas, comités de vigilancia a los servicios públicos, etc.) (DANE, 2017), el83% de los ciudadanos considera que el nivel de corrupción en el país ha aumentado (DANE, 2017), el89% de los ciudadanos considera que más de la mitad de los funcionarios públicos son corruptos (Corpovisionarios, 2016) y solo el 21% de los ciudadanos cree que la ciudad cumple con sus acuerdos (Corpovisionarios, 2016). (Tomado de: Metodología para el Proceso de Rendición de Cuentas de la Administración Distrital y Local de la Vigencia 2017 (Versión 2)).

De acuerdo con los datos estadísticos anteriores, los ciudadanos demandan más información veraz y de calidad por parte de las entidades públicas del Distrito, que permitan afianzar, en espacios donde haya dialogo de doble vía, los compromisos, proyectos y demás acciones encaminados a velar por lo público y por ende propender por una mejora en la calidad de vida de los ciudadanos. Por tal razón, la Veeduría Distrital, fortalece, año a año, su compromiso con brindar espacios de RdC donde la ciudadanía participe activamente, pudiendo opinar y aportar insumos para que las Veedurías Delegadas y los Proyectos Estratégicos de la

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Entidad, actúen con mayor eficacia, investigando, detectando, previniendo y actuando para ayudar con el control de la corrupción y el fomento de la transparencia en el Distrito Capital.

2. Objetivos

2.1 General

Establecer una estrategia para la planeación, desarrollo y evaluación de los espacios de RdC por parte de la Veeduría Distrital, que contribuya a facilitar el procedimiento para la ejecución de estos pasos, propendiendo por incrementar la corresponsabilidad, la transparencia y la integridad en la gestión pública.

2.2 Específicos

Precisar metodología para la definición de liderazgos, conformación de grupos de trabajo y gestión de recursos para los espacios de RdC.

Definir los espacios de diálogo. Precisar una metodología para la creación de cronogramas de trabajo en los

espacios de RdC. Precisar una metodología que permita identificar mecanismos de consulta,

de grupos de valor sobre los temas para la RdC. Definir una metodología de comunicación idónea que garantice la

divulgación eficaz de la información para la RdC. Precisar una metodología para realizar el respectivo seguimiento y

evaluación a los eventos de RdC ejecutados.

3. Alcance

Esta estrategia se diseña para la realización de espacios de RdC tales como:

Feria de Servicios Audiencia de Rendición de Cuentas Eventos de Ciudad Otros espacios de RdC liderados por la Veeduría Distrital

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4. Metodología

4.1 Liderazgo, conformación de grupo de trabajo y gestión de recursos

a. Liderazgo

Previo a la conformación de un grupo de trabajo es importante definir el líder o líderes de la operación. Por lo general los eventos de RdC se lideran como se muestra en la Tabla No. 2.

Tabla 2. Líderes de los espacios de RdCEspacio de RdC Lidera

Feria de Servicios Oficina Asesora de Planeación (OAP)

Audiencia de Rendición de Cuentas

Equipo de Comunicaciones Estratégicas (ECE)

Oficina Asesora de Planeación (OAP)

Equipo de Relaciones Interinstitucionales (ERI)

Eventos de Ciudad Equipo de Relaciones Interinstitucionales (ERI)

Observatorios Ciudadanos

Equipo de Relaciones Interinstitucionales (ERI)

Veeduría Delegada para la Participación y Programas Especiales (Vd. PPE)

Veedurías Ciudadanas*Veeduría Delegada para la Participación y Programas Especiales (Vd. PPE)

*Se aclara que las Veedurías Ciudadanas, aunque no son precisamente un espacio para la RdC, se generan insumos de valor para otros espacios de RdC.

b. Conformación de grupo de trabajo

Conforme lo establece el documento Metodología para el Proceso de Rendición de Cuentas de la Administración Distrital y Local de la Vigencia 2017 (Versión 2) de la Veeduría Distrital, en el numeral 2.1 Alistamiento, se debe definir un equipo de

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trabajo para la Realización de la Feria de Servicios y la Audiencia de Rendición de Cuentas de la Entidad, conformado por funcionarios y/o contratistas de cada una de las Delegadas, Equipos, Oficinas Asesoras y Viceveeduría. A este funcionario o contratista se le llamará Enlace.

Cada uno de los Enlaces tiene las siguientes funciones: Atender el llamado a la participación de la planeación, ejecución y

evaluación (en adelante etapas de la RdC) del espacio de RdC. Aportar ideas. Asumir las tareas y responsabilidades impartidas durante las etapas de

RdC. Apoyar a él o los líderes del evento en las contingencias y demás

necesidades que se puedan presentar durante las etapas de RdC.

Ningún Enlace deberá operar solo o sin previa consulta o direccionamiento del líder del evento.

Durante la realización de los eventos de ciudad, una persona de ERI es delegada para la realización del evento. La persona que realiza el Evento de Ciudad por parte del Equipo de Relaciones Interinstitucionales, apoya la escogencia del tema central, el centro de gestión que apoya este evento y la definición de los ponentes (Despacho, Delegada, equipo multidisciplinario etc.), vale la pena anotar que estas decisiones están en cabeza del Veedor Distrital.

Esta persona, se encarga de las siguientes funciones: Aportar ideas para el tema central del evento de ciudad. Proponer al Veedor Distrital posibles ponentes del evento. Adelantar las gestiones para confirmar los ponentes. Priorización de invitados de carácter especial. Coordinar la agenda con los ponentes. Realizar la agenda minuto a minuto del evento de ciudad. Coordinar la convocatoria con el Equipo de Comunicaciones Estratégicas. Revisar que los espacios estén dispuestos según la metodología propuesta. Apoyar el desarrollo del evento con la recepción de ponentes e invitados

especiales. y la organización del auditorio.

Para la realización de los espacios de Diálogo Ciudadano con Observatorios Ciudadanos, es importante destacar que se realizan durante las visitas institucionales de la Veeduría Distrital a las localidades.

Las visitas a las localidades están enmarcadas en una metodología bajo la cual el Observatorio Ciudadano es el eje central. Las personas encargadas de la gestión local en el Equipo de Relaciones Interinstitucionales (ERI) y de la Delegada para

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la Participación y los Programas Especiales (Vd.PPE) deben cumplir con las siguientes funciones:

Definir las fechas y las localidades que se visitarán con el Veedor Distrital. Elaborar la agenda de la jornada de la visita a la localidad, donde se

determina la hora en la cual se llevarán a cabo los Diálogos Ciudadanos o Conversatorios sobre Metas Plan de Desarrollo Local

Sostener reuniones preparatorias con el Observatorio Ciudadano local, contando con el acompañamiento de la Vd.PPE, para identificar las problemáticas a trabajar en el Diálogo Ciudadano y/o Conversatorio sobre Meta Plan de Desarrollo Local con la administración, central y/o local.

Revisar la información al interior de la Veeduría Distrital sobre la problemática identificada por el Observatorio Ciudadano, revisando los insumos que reposan en cada centro de gestión.

Realizar reuniones preparatorias con las entidades encargadas de solucionar la problemática identificada por el Observatorio Ciudadano, para que así se cuente con la información disponible y las personas idóneas en el espacio de diálogo para ofrecer la información de manera transparente a los asistentes e interesados.

Coordinar con los funcionarios de las Alcaldías Locales la sala y/o auditorio donde se llevará a cabo el Diálogo Ciudadano.

Convocar y coordinar la agenda con los funcionarios idóneos y con la capacidad de ofrecer la información actualizada y transparente sobre la problemática identificada.

Organizar el equipo de trabajo proveniente de la Veeduría Distrital que asistirá a los espacios.

Establecer la metodología y reglas de juego para la interacción en el espacio.

Verificar que los espacios donde se llevarán a cabo los encuentros, estén dispuestos de la manera en que fue planeada previamente para facilitar la interacción de los participantes.

c. Gestión de recursos

Para la realización de la Feria de Servicios de la Entidad y la Audiencia de Rendición de Cuentas, se debe solicitar al Comité Directivo la destinación de recursos para la adquisición de materiales necesarios, alimentos y suvenires si son necesarios.

Para la realización de la Feria de Servicios se puede gestionar espacios como la Casa Ciudadana de Control Social o el Salón Arrayanes de la sede Principal.

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Para la Realización de la Audiencia de Rendición de Cuentas, ECE se encarga de gestionar un auditorio para tal fin.

Para los eventos de ciudad no se cuenta con recursos financieros para desarrollar los espacios; en esta medida la persona encargada en el equipo de Relaciones Interinstitucionales debe articularse con actores estratégicos que estén interesados en el tema central a tratarse, estos actores toman el rol de anfitriones. Cada uno de los eventos de ciudad se realizó con el apoyo de la academia, para lo cual, contar con una universidad permitió el uso de sus auditorios y en la mayoría de los casos apoyaron con una estación de café

En ocasiones especiales para los eventos de ciudad se debe realizar la solicitud de auditorio, junto a los demás elementos necesarios para el correcto desarrollo del evento al Equipo de Comunicaciones Estratégicas y al centro de gestión encargado.

Para la realización de los espacios de Diálogo Ciudadano y/o Conversatorios sobre Meta Plan de Desarrollo con Observatorios Ciudadanos, es importante destacar que se realizan sin ninguna clase de recurso financiero. Los espacios son gestionados con las alcaldías locales, entidades, juntas de acción comunal o por último en el espacio público siguiendo un formato de visitas al terreno.

4.2 Espacios de RdC y otros espacios para el diálogo de doble vía

a. Espacios de RdC

Los espacios de RdC comprenden tres componentes fundamentales:

El primero es el derecho al acceso y la disponibilidad de información pública de calidad por parte de los ciudadanos y organizaciones alrededor de la gestión adelantada por las autoridades públicas.

El segundo hace referencia a la interacción de los servidores públicos y los ciudadanos a través de espacios de diálogo virtual y/o presencial en donde se explican las decisiones y acciones de los primeros, mientras se escuchan, atienden y responden las observaciones, recomendaciones e inquietudes de los ciudadanos frente al desarrollo y cumplimiento de los programas, planes y/o proyectos implementados.

El tercero se encuentra asociado a los incentivos positivos o negativos que se otorgan a las entidades públicas, servidores públicos y ciudadanos en el desarrollo de los procesos de rendición de cuentas.

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(Fuente: Metodología para el Proceso de Rendición de Cuentas de la Administración Distrital y Local de la Vigencia 2017 (Versión 2) de la Veeduría Distrital)

A continuación en la Tabla No. 3 se relacionan los Espacios de RdC de la Entidad, objetivo y grupos de valor a quienes va dirigida.

Tabla 3. Espacios de RdC de la Veeduría DistritalEspacio de RdC Objetivo Grupos de Valor

Feria de Servicios

Dar a conocer los objetivos, funciones, proyectos y/o actividades, de las Delegadas y los Proyectos Estratégicos, logrando una interacción que permita el dialogo de doble vía para captar insumos de valor para la Audiencia de Rendición de cuentas de la Entidad.

Funcionarios y contratistas de entidades públicas del orden Distrital y Nacional.Veedores y líderes de observatorios Ciudadanos.Funcionarios y Contratistas de Alcaldías Locales.Profesores y directivos de Instituciones Educativas.Líderes de Juntas de Acción Comunal.Ciudadanos.Representantes de la Academia y de gremios de sector privado.

Audiencia de Rendición de Cuentas

Dar a conocer la gestión realizada por la Veeduría Distrital en la vigencia pasada y respecto a algunos de los temas de valor que los ciudadanos u otros organismos sugirieron en otros espacios como observatorios, feria de servicios, consejo, etc.

Directivos de entidades públicas del orden Distrital y Nacional.ConcejalesVeedores y líderes de observatorios Ciudadanos.Alcaldes Locales.Directivos de Instituciones Educativas.Líderes de Juntas de Acción Comunal.Ciudadanos.Representantes de la Academia y de gremios de sector privado.

Eventos de Ciudad Busca visibilizar posiciones en cuanto a los retos que enfrentan algunos de los temas más importantes del Plan de Desarrollo Distrital

Directivos de entidades públicas del orden Distrital y Nacional.ConcejalesVeedores y líderes de observatorios Ciudadanos.Alcaldes Locales.Directivos de Instituciones Educativas.Líderes de Juntas de Acción Comunal.Ciudadanos.Representantes de la Academia y

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de gremios de sector privado.

Observatorio Ciudadano

Busca ofrecer escenarios de RdC sobre planes, proyectos o programas que está ejecutando la administración local o distrital en las localidades. Con estos espacios se busca resolver las inquietudes ciudadanas de manera libre y expedita, mientras la administración se ve en la tarea de realizar una exposición detallada que ofrezca información horizontal a todos los interesados.

Directivos de entidades públicas del orden Distrital.ConcejalesVeedores y líderes de observatorios Ciudadanos.Alcaldes Locales.EdilesDirectivos de Instituciones Educativas.Líderes de Juntas de Acción Comunal.Ciudadanos.

Veeduría Ciudadana

Se realizan visitas a las Veedurías Ciudadanas para conocer los problemas específicos y preocupaciones ciudadanas que permitirán ser articuladas para la realización de espacios de interacción ciudadanos-administración.

Directivos de entidades públicas del orden Distrital.ConcejalesVeedores y líderes de observatorios Ciudadanos.Alcaldes Locales.EdilesDirectivos de Instituciones Educativas.Líderes de Juntas de Acción Comunal.Ciudadanos.

Fuente: Elaboración propia: ERI-OAP 2018

b. Espacios de diálogo

Durante los espacios de RdC se crean previamente espacios de diálogo de doble vía con los participantes, lo cual permite captar información que puede ser relevante para el desarrollo de actividades y el fortalecimiento de la lucha contra la corrupción.

Algunos espacios de diálogo, que ha generado la Entidad cuando se han realizado eventos de RdC, son:

Oficina abierta: actividad realizada durante la Feria de Servicios del 2018, la cual consistió en invitar a los participantes que tuvieran inquietudes o preguntas relevantes, a que hablaran directamente con los Delegados o el Viceveedor Distrital.

Café ciudadano: Actividad realizada durante la Audiencia de Rendición de Cuentas de la Vigencia 2017, la cual consistió en aprovechar la terraza del Planetario de Bogotá, para que el Veedor Distrital, el Viceveedor, los Delegados y responsables de proyectos Estratégicos, se tomaran una café

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con los ciudadanos y charlaran de una manera informal sobre diferentes temas.

Auditorio evento de ciudad: Actividad realizada durante los Ciclos de Debate de Ciudad, que tuvieron lugar en el año 2016, 2017 y 2018. Estos Auditorios tuvieron dos métodos diferentes, por un lado un espacio de diálogo con una tarima dispuesta en forma de sala para llevar un diálogo entre los ponentes. El otro método disponía una mesa directiva en la tarima, tipo panel, donde cada ponente realizaba su exposición y contestaba las preguntas del auditorio.

Mesas de trabajo: Esta actividad se realizó durante las visitas a las localidades, también en los conversatorios sobre las metas plan de desarrollo. Actividad realizada para promover el intercambio de ideas y posiciones entre los individuos reunidos, para deliberar sobre una problemática y/o tema específico. Este espacio se pretende tener en una mesa redonda donde todos los que interactúan puedan tener pleno contacto visual y auditivo con todos los miembros ubicándose alrededor de una mesa.

Diálogo ciudadano o conversatorio sobre meta Plan de Desarrollo Local: Esta actividad se realizó durante las visitas a las localidades del año 2017-2018. El escenario está dispuesto para que los coordinadores del Observatorio Ciudadano, los portavoces de las Veedurías Ciudadanas y/o los líderes comunitarios se sienten en un extremo de la mesa, frente a su contraparte de la administración. En el intermedio de la mesa se encuentra el moderador, funcionario de alto nivel designado para representar a la Veeduría Distrital. Esta mesa se encuentra rodeada por los diferentes participantes, el equipo designado de la Veeduría Distrital e interesados en el tema y/o problemática específica, dispuestos al estilo de una tribuna, que puede tomar la palabra con un tiempo determinado y en un momento específico que suele ser al término de las exposiciones de la administración y los portavoces de la ciudadanía. Cada intervención se realiza siguiendo el orden en que se solicita la palabra, generalmente cada persona cuenta máximo con 2 minutos para plantear su punto y así permitir abordar todas las inquietudes ciudadanas a la administración. De existir alguna intervención que no pueda ser respondida en el espacio, estas son entendidas por la administración como un derecho de petición que debe responderse bajo los términos legales, donde dicha respuesta debe ser copiada a la Veeduría Distrital para hacer el respectivo seguimiento.

Es importante tener en cuenta que todas las preguntas e inquietudes generadas por la Ciudadanía en estos espacios, que no se les pueda dar respuesta inmediata o que

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necesiten una consulta más especializada, se consideran derechos de petición y deben ser atendidos en el tiempo establecido por Ley. La oficina Asesora de Planeación se encarga de realizar seguimiento y verificación de que se dé una respuesta oportuna a esas preguntas.

4.3 Cronograma de trabajo

Para la realización de cualquier espacio de RdC es imperativo, durante la etapa de planeación, establecer un cronograma de actividades preferiblemente de una manera practica con las características del ejemplo especificado en el Anexo A del presente documento. De ser necesario, se puede complementar la estructura del cronograma.

De igual manera se debe realizar una “Lista de Chequeo” al menos cinco (5) días antes del evento, que permita confirmar que se cuenta con los recursos necesarios para el desarrollo del mismo. Para la “Lista de Chequeo” se puede usar el ejemplo del Anexo B (Este ejemplo fue usado para la II Feria de Servicios de la VD realizada en el 2018) del presente documento y complementar el mismo con los ítems que se crea necesarios.

4.4 Mecanismos de consulta ciudadana para la definición de temas de valor para la RdC

Los siguientes son considerados mecanismos de consulta ciudadana y han sido los más usados por la Entidad para priorizar temas de interés para los ciudadanos y grupos de valor en la RdC:

Temas, opiniones, aportes e inquietudes captados en Audiencias de Rendición de Cuentas de vigencias pasadas.

Temas, opiniones, aportes e inquietudes captados en la Feria de Servicios previa a la Audiencia de Rendición de Cuentas.

Temas, opiniones, aportes e inquietudes captados por redes sociales (FaceBook y Twiter).

Videos de percepción ciudadana y conocimiento institucional. Temas relevantes seleccionados por las Delegadas y los Proyectos

Estratégicos, teniendo en cuenta, temas de coyuntura. Temas recurrentes de los cuestionarios de control político radicados en el

Concejo de Bogotá. Temas, opiniones, aportes e inquietudes captados en observatorios

ciudadanos y eventos de ciudad.

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4.5 Comunicación idónea y divulgación eficaz de la información

El Equipo de Comunicaciones Estratégicas (ECE) y el Equipo de Relaciones Interinstitucionales (ERI) realizan las invitaciones formales a los eventos de RdC conforme a lo establecido en su procedimiento de Gestión de Comunicaciones Oficiales (GD-PR-01).

Una las herramientas más usada para la invitación de ciudadanos y grupos de valor son el teléfono, mensajería oficial, el correo electrónico y las redes sociales.

4.6 Seguimiento y evaluación

Finalizada la jornada de actividades como la Feria de Servicios y la Audiencia de rendición de Cuentas de la Veeduría Distrital, la Oficina Asesora de Planeación procede a realizar evaluación de las mismas generando un documento técnico con los resultados estadísticos referentes a la planeación y desarrollo de dicho evento. Estos documentos, son publicados internamente a través del aplicativo Orfeo y se pueden consultar, en cualquier momento, en la Oficina Asesora de Planeación.

De igual manera, la Oficina Asesora de Planeación, se encarga de realizar seguimiento a las preguntas realizadas por los participantes de la Audiencia de Rendición de Cuentas, verificando que las Delegadas o áreas correspondientes, den respuesta oportuna a las preguntas.

Respecto a los eventos de ciudad se realizan unas memorias que cuentan con las ideas fuerza del espacio y las presentaciones realizadas por cada uno de los ponentes. Las inquietudes esgrimidas por el público asistente son contestadas durante el espacio, por lo cual no se realiza seguimiento posterior a los eventos de ciudad.

Respecto de los diálogos ciudadanos y los conversatorios sobre meta Plan de Desarrollo al finalizarse la visita institucional a las localidades, se realizan las memorias de cada uno de los espacios de la jornada. Específicamente en los diálogos ciudadanos y conversatorios de meta Plan de Desarrollo, se realiza una relatoría estricta y detallada que está basada en la grabación del espacio. A este informe se anexan los listados de asistencia y se señalan cada uno de los participantes en sus intervenciones, finalizando con la recopilación de los compromisos adquiridos dentro del espacio.

Posteriormente, el Equipo de Relaciones Interinstitucionales, realiza el seguimiento a cada uno de los compromisos adquiridos por las partes en el espacio para verificar su cumplimiento.

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Anexos

Anexo A. Ejemplo de estructura para la realización de un cronograma de actividades

Tabla 4. Estructura sugerida para un cronograma de actividadesNo. Actividad Responsable /

Área Recursos Fecha de Entrega

Reprogramación (por incumplimiento)

Observaciones

Fuente: Elaboración Propia – OAP 2018

Anexo B. Ejemplo de estructura de una lista de chequeo para la verificación del cumplimiento de tareas antes de una Rendición de Cuentas

Tabla 5. Ejemplo lista de chequeo

No. Actividad Responsable EstadoRealizado Realizando Por Realizar

1Envío de invitación por correos electrónicos

Vd. Contratación Vd. PPE Vd. EAP Vd. AQR ELAB ETRA

2Realización de llamadas telefónicas


3 Preparación y montaje de stand


4Permiso para colocar mesas en Recepción Ed.

OAP

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Elemento piso 1

5 Diseño de Brochure ECE - OAP

6 Impresión de Brochure ECE

7 Decoración VD ECE-VICE-ECI 8 Refrigerio ECE

9Personal de servicio para Tintos

VICE

10Personal de servicio para baños

VICE

11 Guion para los guías de la Feria EFC

12 Brigadistas preparados OAP

13

Correo recordatorio masivo para los invitados

ECE

14Letreros impresos con los nombres de los stands

ECE

15 Manteles, mesas y sillas OAP - VICE

16 Listas de registro de asistencia ERI

17

Envío de las listas de invitados a Administración del Ed. Elemento OAP

18 Compra de stikers de colores ECE

19 Suministro de Café constante VICE

Fuente: Elaboración propia – OAP 2018

19

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