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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIHUAHUA – INFORME DE ACTIVIDADES – ADMINISTRACIÓN 2004-2010
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Publicación de la Información Financiera:De conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica, mensualmente se publica el estado de
ingresos y egresos de la Universidad, a través de los principales periódicos del Estado de
Chihuahua: El Heraldo de Chihuahua y El Diario de Chihuahua; y a su vez en la página web de
nuestra institución incluyendo el enlace de transparencia.
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Control de Solicitudes y Requerimientos:Durante el período comprendido entre el 5 de Octubre de 2009 y el 24 de Junio del presente
año 2010, se tramitaron a través del Despacho del Director Administrativo, 14,702 solicitudes
de apoyo económico y trámite de servicios, así como requisiciones de materiales y
movimientos de personal, provenientes de las Direcciones de Área y Coordinaciones
Generales de Unidad Central, así como de las diferentes Unidades Académicas, mismas que
fueron canalizadas y atendidas por las siguientes instancias de la Dirección Administrativa y
otras áreas de apoyo:
Departamentos de la Dirección Administrativa:
No. Solicitudes %Contabilidad 231 1.57%Rec. Humanos 2,765 18.81%Tesorería 6,110 41.56%Adquisiciones 4,385 29.83%Bienes Patrimoniales 463 3.15%Interno 87 0.59%Áreas de ApoyoAuditoría Interna 661 4.50%
Coord. de Mantenimiento 0 0.00%
TOTALES 14,702 100.00%
Mejoras en el Módulo Financiero- Sistema de Cajas Únicas TesoreríaPara facilitar el pago de inscripción a los alumnos, evitar filas y el manejo de efectivo en las cajas
únicas, se implementó el sistema de “Paga Fácil” en las siguientes modalidades:
1.-Se ha seguido recibiendo a través de una institución bancaria a nivel nacional los pagos
correspondientes a las inscripciones de los alumnos, con tan solo presentar la ficha, que se puede
imprimir a través del portal de la Universidad. Se efectuaron en el periodo de enero del 2010, la
cantidad de 2,090 trámites con un importe de $ 7,511,455.00
2.-Se sigue teniendo la opción de pago por medio de internet, accediendo también a través del
portal institucional con cualquier tarjeta de crédito o débito. Habiéndose realizado en el periodo de
inscripciones del primer semestre del 2010, 373 trámites con tarjetas, con un importe de
$1,359.606.00 .
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3.- Se cuenta con un centro de pagos que consiste en tener terminales para dicho servicio por
medio de tarjetas de crédito o débito en todas las Cajas Únicas.
4.-Se adquirieron impresoras con nueva tecnología para obtener mayor rapidez y claridad en la
impresión de los recibos de pago, las cuales se instalaron en todas las Cajas Únicas.
5.- Los costos de los diversos servicios proporcionados por la Universidad se encuentran
publicados en el portal de la misma para consulta de cualquier persona.
6.- Se participa en las reuniones mensuales con el Patronato de la Universidad.
7.- Se atiende a los auditores externos, internos y de la Auditoría Superior del Estado.
8.-Se desarrolló, en coordinación con el departamento de Sistemas y Tesorería, el sistema de
Prorrogas y Condonaciones, mismo que fue implementado en todas las Facultades así como en
Unidad Central (Tesorería y Secretaría General), logrando con esto una mayor rapidez y claridad
en el otorgamiento de las mismos.
9.-Debido a la crisis económica y en apoyo a los estudiantes de escasos recursos, se otorgaron
4,087 prorrogas para su inscripción en el primer semestre del 2010, con un importe de $
10,389,011.00
Departamento de Recursos HumanosConcluimos el proyecto denominado Modernización y reordenamiento de expedientes de trabajadores, el cual consistió en la implementación
de un sistema que permite consultar en segundos la información de
cualquier trabajador de la Universidad, así como almacenar y organizar la
información digitalizada de cada nuevo expediente. Algunos de los
beneficios que se lograron con este proyecto son: eficiencias en el uso del
recurso humano, ahorro en gastos de papelería y reducción de las áreas
de archivo, consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios,
servicio a áreas internas y externas de la Universidad, administración y seguridad de la Información
y reformas sustanciales al eliminar la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del
escritorio.
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Tuvimos la oportunidad de recibir en nuestra Universidad a reconocidos conferencistas a nivel
nacional e internacional, expertos en distintas materias. Tal es el caso del PhD en Psicología Lars-
Eric Uneståhl, Rector y presidente de la Scandinavian International University y
fundador/presidente de la Sociedad Internacional de Entrenamiento Mental, con un taller intensivo
de 3 días en Entrenamiento Mental; taller en coaching sistémico impartido por el Maestro
Cecilio Regojo, originario de Portugal; diplomado en Programación Neurolingüística (PNL) impartido por el maestro José Merino el cual tuvo una duración total de 80 horas. Además de la
conferencia El maestro como coach, dirigido a académicos de esta Universidad y Coaching para padres impartidas por la Maestra Norma Alonso, con una asistencia de 250 personas. La
capacitación a nuestros alumnos Presidentes de Sociedades de Alumnos y Consejeros Técnicos
también se hizo presente en el taller Planeación estratégica personal, donde reunimos a 30
estudiantes de las distintas Facultades.
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El idioma inglés se ha convertido en la lengua en la que se realizan todo tipo de transacciones:
económicas, tecnológicas, académicas y culturales entre los pueblos; la Universidad no está
exenta de esta realidad mundial y un grupo de empleados de la Rectoría se encuentra
capacitándose en este idioma y estamos próximos a finalizar, culminando así el esfuerzo de casi
18 meses de nuestros empleados de asistir diariamente a esta capacitación. Algunos otros cursos
y talleres impartidos son: Taller de ortografía y redacción, aspectos básicos de contabilidad,
programas computacionales, biblioteconomía, pláticas nutricionales, entre otros.
En el área de nómina hemos trabajado en la automatización de los reportes solicitados con fines
estadísticos y para toma de decisiones, mejoramos el proceso de registro y pagos de personal
administrativo jubilado/pensionado, permitiendo descuentos varios y pensión alimenticia. Se
automatizó el proceso de elaboración de contratos, permitiendo la autorización y validación de
manera electrónica, logrando la optimización en el tiempo de respuesta y eliminando la captura de
información centralizada en la Unidad de Nóminas, ya que la captura de la información se realizará
en cada uno de los centros de trabajo por vía electrónica, con un ahorro considerable en el uso de
papel.
Dentro de las actividades realizadas en el área de relaciones laborales, cabe destacar la
formalización de cien plazas administrativas sindicalizadas para resolver en gran medida la
situación de déficit de personal en los diferentes centros de adscripción con motivo del crecimiento
de la matrícula estudiantil y la ampliación de los espacios físicos de la Universidad. Se benefició a
aproximadamente cuarenta trabajadores administrativos sindicalizados con incrementos en sus
sueldos de acuerdo a la clausula 21 del Contrato Colectivo y se llevaron a cabo las negociaciones
con ambos sindicatos, logrando acuerdos significativos y apoyos relevantes en algunos rubros de
interés para el personal, tanto académico como administrativo.
El cuidado de la salud a nuestros trabajadores ha sido un tema de gran relevancia para esta
Administración, por lo que hemos implementado programas apoyados por Pensiones Civiles del
Estado, en los cuales se aplicó vacunación de influenza estacional, control de presión arterial y
dextrostix (glucosa) a 798 trabajadores de los distintos centros y Facultades. Además, hemos
trabajado en campañas dirigidas a crear consciencia de uno de los principales problemas que
aquejan a la población a nivel mundial, la obesidad y el sobrepeso, es por lo anterior que se llevó a
cabo la campaña de la detección de dislipidemia (colesterol, triglicéridos, LDL), presión arterial y
glucosa a personal de Rectoría y guardias de seguridad.
Departamento de Contabilidad.
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Sistema contable
- Se incluye al proceso de cierre mensual la validación de los sistemas de recursos
humanos, tesorería y presupuesto, con la finalidad de minimizar el margen de error y
entregar en tiempo y forma la información contable y financiera.
Sistema presupuestal
- Se incopora proceso de cierre mensual para tener un mejor control en el ejercicio del
presupuesto.
- Se modifica la captura del presupuesto, asignando a cada Unidad Académica el tope de
presupuesto autorizado por el Consejo Universitario.
- Se incluye nuevo procedimiento para que movimientos contables originados por ejercicios
anteriores no afecten el presupuesto del presente año.
Otros
Se crea la unidad de archivo, la cual se encarga del resguardo de la informacion financiera de
la Universidad así como de la digitalización de la misma, para mejorar la atención oportuna a
las diversas áreas de revisión a las
* Auditoría Superior de la Federación.
* Auditoría Superior del Estado.
* Auditoría se SHCP (SAT).
* Auditoría Externa (Auditores Externos Independientes).
* Auditoría Interna.
* Patronato de la Universidad.
- Creación dentro del departamento de Contabilidad, de la unidad de información, mejorando
la atención y respuesta oportuna a las solicitudes originadas por la nueva Ley de
Transparencia.
- Se implementa validación en el nuevo sistema de conciliación automatizado, respecto a los
movimientos originados, tanto por el departamento de Tesorería como por el departamento
de Recursos Humanos.
- De la información de los movimientos de Recursos Humanos para el departamento de
Contabilidad se incluye validación global.
- Elaboración de nuevo sistema de cancelación automática de cheques, en conjunto con el
apoyo de la Dirección Administrativa y los departamentos de Sistemas, Auditoría Interna,
Tesorería, Recursos Humanos.
- En el sistema de adquisiciones se incorpora validación de la partidas presupuestales.
- Se realiza mejora en el sistema de bienes patrimoniales para poder realizar bajas de
Unidades Académicas.
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- Implementación de conciliación contable de los proyectos especiales PIFI, Promep,
Conacyt y PEF.
- Difusión de información pública de oficio en la página web universitaria para cumplimiento
de la nueva Ley de Transparencia.
* Importe de viáticos y gastos de representación.
* Proyecto de presupuesto.
* Revisiones y auditorías concluidas.
* Montos destinados a gastos relativos a comunicación social.
- Publicación de la información financiera de conformidad con lo establecido en la Ley
Orgánica; mensualmente se publica el estado de ingresos y egresos de la Universidad en
los siguientes medios:
* Periódico el Heraldo de Chihuahua.
* Periódico el Diario.
* Gaceta Universitaria:
* Pagina web universitaria.
Departamento de Certificación.Auditoría Interna y de Seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Administrativa Se realizó el proceso de Auditoría Interna al Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección
Administrativa, con la finalidad de detectar áreas de oportunidad para la mejora continua de los procesos
y los servicios que los diferentes departamentos de estas direcciones ofrecen.
En el mes de septiembre 2009, se realizó la cuarta Auditoría de Vigilancia al Sistema de Gestión de la
Calidad ISO 9001:2000 de la Dirección Administrativa, auditoría realizada por la compañía certificadora
Perry Johnson Registrar Inc. La Universidad Autónoma de Chihuahua se consolidó con un sistema de
mejoramiento continuo por el manejo de sus procesos certificados.
En el mes de enero 2010 se firmó convenio de colaboración con el H. Congreso de Estado con la
finalidad de que personal de este departamento apoyara a la realización de la auditoría, previa a la
certificación del Sistema de Gestión de la Calidad; este proceso concluyó satisfactoriamente.
Mejora de la competencias del personal que administra sistemas de gestión de la calidad.
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Con la finalidad de aumentar las competencias del personal que interviene en el proceso de Auditoría al
Sistema de Gestión de la Calidad, se formaron tres nuevos auditores líderes en la norma ISO
9001:2008, quienes aprobaron exitosamente dicho curso, quedando así certificados ante los organismos
internacionales IRCA y RABQSA. Este curso fue ofrecido por la empresa BSI Management Systems.
En el mes de marzo se organizaron los talleres de Mapeo de procesos, Auditores avanzados y mejora
continua de sistemas de gestión de la calidad, participando exitosamente personal de la Facultad de
Contaduría y Administración, de la Dirección Administrativa y de la Coordinación General de Tecnologías
de Información, adquiriendo todos ellos valiosas herramientas que aplicarán en la mejora de sus
respectivos sistemas de calidad.
Transparencia y Acceso a la Información Pública. Modulo Único de InformaciónCon motivo de mantener actualizado al personal relacionado con el proceso de transparencia de la
Universidad Autónoma de Chihuahua, se capacitó al personal encargado del módulo, en el curso
Inducción- sensibilización a la ley de transparencia y acceso a la Información Pública, así como los
talleres de obligaciones de Transparencia y de mejoras al sistema Infomex Chihuahua.
Durante el periodo de octubre 2009 a la fecha, se han gestionado a través del módulo único de
información de la Universidad, 58 solicitudes de información, las cuales fueron atendidas oportunamente
y apegándose en todo momento a los lineamientos establecidos en la Ley de Transparencia y Acceso a
la Información Pública del Estado de Chihuahua
Sistema de Gestión de la Calidad, Facultad de Enfermería y Nutriología
Se apoyó a la Facultad de Enfermería y Nutriología con la finalidad de poner en operación su sistema de
gestión de la calidad. En el mes de Marzo obtuvo el reconocimiento a su calidad administrativa a través
de la certificación que de su sistema realizó la casa certificadora Perry Johnson Registrars, con lo cual
logró acreditar la calidad de nueve procesos administrativos.
Departamento de Bienes Patrimoniales.Registro de activos fijos en el Sistema Universitario del Control de Activos Fijos (SUCA), en Unidad
Central, Direcciones, Coordinaciones, Departamentos y Unidades Académicas.
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Conciliación por cada uno de los fondos, comparando los listados del SUCA con los auxiliares
mensuales, comprobando que efectivamente los valores ingresaron correctamente, en Unidad
Central, Direcciones, Coordinaciones, Departamentos y Unidades Académicas.
Etiquetación de activos fijos dados de alta durante dicho periodo, cerciorándose de que los activos
corresponden al modelo y descripción del bien de la factura.
Resguardo de activos fijos que fueron etiquetados, en dicho periodo, en las diversas áreas
universitarias.
Se atendieron 512 solicitudes de vehículos, autobuses y microbuses de distintas áreas de Unidad
Central, Direcciones, Coordinaciones y Facultades.
Se atendieron 53 viajes en los dos autobuses y 44 viajes en los dos microbuses representativos de
la Universidad Autónoma de Chihuahua, los cuales fueron al interior del Estado, a los municipios
de Ahumada, Batopilas, Bocoyna, Camargo, Carichi, Casas Grandes, Cuauhtémoc, Cusihuiriáchi,
Delicias, Guachochi, Guerrero, Hidalgo del Parral, Jiménez, Juárez, Madera, Nuevo Casas
Grandes, Ojinaga, Sisoguichi, Temósachi y Urique. Así como también fuera del Estado, a las
ciudades de Aguascalientes, Coahuila, Colima, Durango, Guanajuato, Guerrero, Jalisco, México,
Morelos, Nayarit, Nuevo León, Puebla, Querétaro, San Luis Potosí, Sinaloa, Sonora, Tamaulipas,
Tlaxcala y Zacatecas, dándole servicio a la comunidad universitaria, académica, deportiva y
cultural.
Y como un hecho aun más relevante, en sesión del H. Consejo Universitario de esta Universidad,
celebrada el día 18 de marzo del presente año, fue aprobado por unanimidad de votos el
Reglamento General de Bienes Muebles de la Universidad Autónoma de Chihuahua.
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