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FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código

F 002 PR GD

Fecha

29/03/2010

Versión

2

OFICINA PRODUCTORA: PERSONEERIA AUXILIAR CODIGO: 300 HOJA 16 DE 13

CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

CT/D

S

M

E

300.04

ACTAS

300.04.04

Comité Directivo

*Citación

* Acta

2

8

X

Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad.

300.04.05

Comité Modelo Estándar de Control Interno

*Citación

*Acta

2

8

X

Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad.

300.04.06

Comité Verificador

*Citación

*Acta

2

3

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por perder su valor primario y secundario.

300.04.08

Apertura de Buzones

· Actas

· Registro Fotográfico

· Formato Quejas

· Oficio traslado y remisión de quejas

· Anexos

2

8

X

Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad

300.04.09

Comisión de Personal

· Citación

· Anexos

· Acta

2

8

X

Su conservación es permanente porque establecen decisiones importantes para la evolución de la entidad, transferir al archivo histórico

300.04.10

Comité Anti tramites y de Gobierno en Línea

· Citación

· Anexos

· Acta

2

8

X


300.04.12

Comité de Bienestar Social e Incentivos

· Citación

· Listado de asistencia

· Acta

2

8

X


300.04.13

Comité de Convivencia Laboral

· Citación

· Anexos

· Acta

2

8

X


300.04.14

Comité de Ética y Buen Gobierno

· Citación

· Anexos

· Acta

2

8

X


300.04.15

Comité de Salud y Seguridad en el Trabajo.

· Citación

· Listado de asistencia

· Acta

2

8

X


300.09

CERTIFICACIONES

300.09.01

Disciplinarias

*Solicitud

*Certificado

2

3

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan por no poseer valores secundarios

300.09.02

Laborales

· Solicitud

· Certificado

2

3

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por perder su valor legal y administrativo.

300.10

CIRCULARES

· Circulares

2

3

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por perder sus valores primarios

300.11

COMISIONES

300.11.01

De Personal

2

8

X

nng

300.11.02

De veedurías ante las Curadurías Urbanas

*Solicitud

*Visita

*Acta

*Informe

2

3

X

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se eliminan por no poseer valores secundarios

300.14

CONTRATOS

300.14.02

Apoyo a la Gestión

· Solicitud de disponibilidad presupuestal

· Certificado disponibilidad Presupuestal

· Estudios Previos

· Propuesta de servicios

· Contrato

· Publicación ”Secop” (Pantallazo)

· Solicitud de Registro Presupuestal

· Certificado de Registro presupuestal

· Certificación de Afiliación a seguridad social (salud, Pensión, (ARL)

· Pagos de seguridad social

· Notificación de Supervisión.

· Acta de Inicio

· Informe de actividades (mensual y Final)

· Actas de Supervisión

· Solicitud de modificación contractual

· Informe final supervisor

· Acta de Liquidación (opcional)

2

18

X

El tiempo de retención en el archivo de gestión cuenta a partir de la liquidación del contrato. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar un muestreo del 5% dentro del cual queden incluidos aquellos contratos pertenecientes a personalidades, o cuyo objeto contractual haya cobrado relevancia para el desarrollo administrativo de la Personería, para transferir al Archivo Histórico, los demás contratos proceder a eliminarlos.

300.14.07

Prestación de Servicios Profesionales

· Solicitud de disponibilidad presupuestal

· Certificado disponibilidad Presupuestal

· Estudios Previos

· Propuesta de servicios

· Contrato

· Publicación ”Secop” (Pantallazo)

· Solicitud de Registro Presupuestal

· Certificado de Registro presupuestal

· Certificación de Afiliación a seguridad social (salud, Pensión ,ARL)

· Pagos de seguridad social

· Notificación de Supervisión.

· Acta de Inicio

· Informe de actividades (mensual y Final)


· (mensual y Final)


· Solicitud de modificación contractual

· Informe final supervisor

· Acta de Liquidación (opcional)

2

18

X

El tiempo de retención en el archivo de gestión cuenta a partir de la liquidación del contrato. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar un muestreo del 5% dentro del cual queden incluidos aquellos contratos pertenecientes a personalidades, o cuyo objeto contractual haya cobrado relevancia para el desarrollo administrativo de la Personería, para transferir al Archivo Histórico, los demás contratos proceder a eliminarlos

300.15

CONVENIOS

300.15.01

Interadministrativos

· Proyecto

· Convenio

· Certificación de representación legal

· Oficio de representación

· Informe de Actividades

· Certificación de disponibilidad Presupuestal

· Disponibilidad Presupuestal(opcional)

· Registro Presupuestal

2

18

X

central, seleccionar aquellos convenios que hayan tenido relevancia para el desarrollo de la entidad, y digitalizar, los demás proceder a eliminar.

300.15.02.

Interinstitucionales

· Proyecto

· Convenio

· Certificado de representación legal

· Registro único tributario

· Acuerdo

· Cronograma

· Contrato

· Disponibilidad Presupuestal

· Hojas de vida

· Informes

· Constancias

· Acta de liquidación

· Informe

· Plan de mejoramiento

· Consolidado de evaluación de desempeño

4

16

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, seleccionar aquellos convenios que hayan tenido relevancia para el desarrollo de la entidad, y digitalizar, los demás proceder a eliminar.

300.18

DERECHOS DE PETICION

· Solicitud

· Respuesta y/o traslado

· Anexos

2

3

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo centra, se e eliminan por perder sus valores primarios.

300.21

HISTORIAS LABORALES

· Acto administrativo de nombramiento (Resolución)

· Oficio de notificación de nombramiento

· Oficio de aceptación de nombramiento

· Fotocopia Cédula de Ciudadanía

· Fotocopia libreta Militar (hombres

· Fotocopia Tarjeta Profesional

· Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo

· Acta de Posesión

· Formato Único hoja de vida (DAFP)

· Certificado de antecedentes judiciales (DAS-Polinal)

· Certificados de antecedentes disciplinarios (PGN)

· Certificados de antecedentes Fiscales (CGR)

· Formato declaración Bienes y

· Rentas

· Certificado de aptitud laboral (examen médico.)

· Afiliaciones a seguridad social régimen de salud

(EPS) Pensión, Cesantías, caja de compensación etc.,

· Certificado médico de ingreso

· Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros

· Formato de evaluación del desempeño

· Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad

2

2

2

80

80

80

X

X

X

Transferir al Archivo central, un año después de desvinculado o pensionado el funcionario (según el caso), su disposición final será la conservación total y la digitalización para preservar el documento por ser fuente de información y consulta. Se sugiere seleccionar las historias de aquellos Personeros y funcionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social, científico o cultural para el archivo histórico de la personería



300.22

INFORMES

300.22.06

Labores

· Informe

2

3

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central Se eliminan por

perder sus valores primarios

300.23

INSCRIPCION VEEDURIAS CIUDADANAS

*Solicitud

*Acta de Constitución

*Formato de Inscripción

*Formato de registro

*Actas de Inscripción

*Estatutos

*Resolución

2

18

X

Cumplido con el Tiempo de Retención en el Archivo Central, se Seleccionan de acuerdo a su Importancia y tiempo de duración, las demás se eliminan.

300.28

MANUALES

300.28.01

Contratación

· Manual

· Acto administrativo adopción

4

8

X

Cumplido el tiempo der retención el archivo central pasan a ser documentos históricos

300.28.02

Funciones y Competencias Laborales

· Manual


4

8

X


300.28.03

Inducción y Re inducción

· Manual


4

8

X


300.28.04

Interventoría

· Manual


4

8

X


300.28.05

Procesos y Procedimientos

· Manual


4

8

X

Se conserva por ser documento donde se registra la gestión de la entidad y de sus funcionarios.

300.28.06

Atención al Ciudadano

· Manual


4

8

X


300.28.07

Bienestar social e incentivos

· Manual


4

8

X


300.28.08

Capacitaciones

· Manual


4

8

X


300.28.11

Manejo y uso del Chat

· Manual


4

8

X


300.28 12

Peticiones Quejas Reclamos, sugerencias Denuncias (PQRSD)

· Manual


4

8

X


300.30

PLANES

300.30.01

Acción

*Plan

2

4

X

Son de Conservación Permanente en el archivo central, por sus Características de Información y Consulta

300.30.02

Capacitación

· Resolución

· Solicitud

· Convocatoria

· Diagnostico individual

· Seguimiento y Evaluación

4

8

X


300.30.03

Compras

*Relación de Bienes y Compras

2

3

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, Se elimina por no poseer valores secundarios

300.30.04

Estratégico

*Introducción

*Diagnóstico

*Políticas

*Estrategias

*Programas institucionales

2

4

X

Su conservación es permanente Por sus características de información y consulta. pasa al archivo histórico

300.30.05

De Mejoramiento

*Hallazgos

*Planes

2

4

X

Cumplido El tiempo de retención en el archivo central, se eliminan por perder su valor primario y secundario.

300.30.08

Anticorrupción y Atención al Ciudadano

· Resolución

· Acta de Reunión

· Mapa de Riesgos

· Seguimiento plan de acción

4

8

X


300.30.09

Contratación

· Plan

· Acta de Reunión

· Informe Presupuestal

4

8

X


300.33

PROGRAMAS

300.33.01

Bienestar Social y Estímulos

*objetivos

*Resolución

*Solicitud

*Anexos

*Acta

*Comprobante de egreso

2

4

X

Su conservación es permanente en el archivo central, por sus características de

Información y consulta.

300.33.02

Salud Ocupacional

*Proceso elección de Comité

*Plan de emergencia

*Cronograma de actividades

*Capacitaciones

*Eventos

*Brigadas de salud

*Actas

6

X

Su conservación es permanente en el archivo de gestión, y son de constante actualización y consulta

300.33.03

Bienestar Social e Incentivos

· Objetivos

· Resolución

· Solicitud

· Anexos

· Actas

4

6

X

Luego de cumplir el tiempo de permanencia en el archivo central, pasa al archivo histórico.

30.33.05

Seguridad y Salud en el Trabajo

· Elección Comité

· Cronograma de actividades

· Capacitaciones

· Plan de emergencia

· Brigadas de Salud

· Eventos

4

6

X

Luego de cumplir el tiempo de permanencia en el archivo central, pasa al archivo histórico

300.39

SEGUIMIENTOS Y VIGILANCIA

300.39.04

Seguimiento a Procesos Electorales

*Acto administrativo

*Acta de Asistencia

*Informes

2

3

X

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo central, Se eliminan por perder su valor primario y secundario

300.39.07

Chat de PQRSD

· Actas

· Oficios remisorios

· Anexos (pantallazos)

· identificaciones

1

0

X

Esta subserie se elimina desde el archivo de gestión, su información es recuperables toda vez, que se encuentra registrada en la página Web de la entidad

300.39.15

Sistema de información y Gestión del empleo Público (SIGEP).

· Formato Único de la Hoja de Vida

· Anexos

1

0

X

Esta subserie se elimina desde el archivo de gestión, puesto que la información está contenida en el aplicativo y se puede volver a recuperar.

300.43

COMUNICACIONES INTERNAS

· Enviadas y Recibidas

2

3

X


300.45

CONSECUTIVOS DE CORRESPONDENCIA

· Consecutivos

2

3

X


300.53

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMACIONES,SUGERENCIAS DENUNCIAS

· PQRS

· Respuesta a PQRS / Remisión

2

8

X


CONVENCIONES

CT: Conservación Total M: Microfilmación Firma Responsable: Luz Marina Alfaro Góngora FECHA: Armenia Q. Marzo 2016

S: Selección E: Eliminación

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