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ASIGNACIÓN DE RECURSOS

Código:PRO-ADM-001Emisión: 03/04/2018Vigencia: 04/2019Versión: 2Páginas: 1 de 9

Proceso: Gestión de los recursos

Objetivo:

Gestionar y Administrar los recursos financieros asignados a la Universidad Tecnológica de Culiacán, de acuerdo a las normas y políticas vigentes en materia, con el fin de propiciar el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Alcance: Gestionar y Administrar de forma eficiente los recursos de la Universidad Tecnológica de Culiacán.

Documentación de referencia: ISO 9001:2015

Responsables: Jefe de Departamento de Contabilidad Corresponsables: Director de Administración

y Finanzas

Entradas al proceso:

Anteproyecto / Iniciativa a la Ley de Ingresos y Convenio Financiero.

Proveedor Interno:

La FederaciónEl Estado

Salidas del proceso:

Presupuesto de egresos y Ley de Ingresos conforme alConvenio financiero (Estado – Federación)

Cliente interno o externo:

Todo del Sistema de Gestión (SIG)

Políticas y lineamientosLa Dirección de Planeación en conjunto con la Dirección de Administración y Finanzas planeará y elaborará el anteproyecto para la asignación de los recursos de la Universidad, en el mes de septiembre para el ejercicio siguiente.La Dirección de Administración y Finanzas conforme al presupuesto asignado autorizado y publicado en Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos del estado y la federación, gestionará la elaboración del Convenio Financiero para la asignación de los recursos financieros por parte del Gobierno Federal y Estatal.La Dirección de Administración y Finanzas administrará los recursos de acuerdo a lo establecido en el Convenio Financiero y demás normatividad aplicable para el Ejercicio y Control del Presupuesto Autorizado.La Dirección administrativa manejará en cuentas productivas bancarias los recursos de los



subsidios recibidos conforme al convenio financiero establecido entre el Estado y la Federación de la Universidad Tecnológica de Culiacán.El Departamento de Contabilidad elaborara mensualmente las solicitudes de pago y reunirá toda la documentación necesaria para solicitar los recursos de los subsidios estatal (Solicitudes de Pago) y federal (Factura Electrónica).Todos los movimientos deben reportarse mensualmente al Departamento de Contabilidad para su registro.El Departamento de Contabilidad deberá registrar cualquier cambio que modifique recursos (Afectaciones Presupuestales).El Departamento de Contabilidad emitirá mensualmente y trimestralmente estados financieros para informar el ejercicio y control de los recursos asignados a la Universidad Tecnológica de Culiacán.

Cumplimiento con las partes interesadasInternas Que esperan Externas Que esperan

Docentes

Estabilidad laboral Seguridad laboral Recursos para

trabajar

Consejo directivoSEPDET

CGUTYP

Calidad Eficiencia Cobertura

educativa

Personal Estabilidad laboral Seguridad laboral Recursos para

trabajar

Gobierno

Impuestos Crecimiento

organizacional

Directivos Calidad Eficiencia Indicadores

Proveedores Pagos oportunos Convenios

Secuencia de etapas Actividad Responsable

1. Planea y solicita los Recursos Financieros.

1.1 En los meses de agosto y septiembre el Director de Administración y Finanzas, el Director de Planeación y Evaluación en conjunto con el Rector planean la distribución de la solicitud de los recursos financieros para el siguiente ejercicio.

1.2 Se solicitan los recursos estatales por medio del anteproyecto para la asignación de los recursos financieros.

Rector o Director de Administración y Finanzas y Director de Planeación y Evaluación



1.3 Se gestiona la elaboración del convenio financiero para la asignación del presupuesto de los recursos federales y estatales.

2. Recibe Presupuesto Asignado Autorizado.

2.1 Recibe aprobación y publicación de la Ley de Ingresos y Presupuesto de egresos y convenio financiero firmado por el gobierno federal y estatal del presupuesto autorizado.2.2 Distribuyen los recursos asignados el Director de Administración y Finanzas, el Director de Planeación y Evaluación, conforme al presupuesto autorizado asignado y las necesidades de cada una de las áreas de la Universidad. Se elabora PTA.2.3 Entrega copia de la Ley de Ingresos y Presupuesto de egresos y convenio financiero firmado por el gobierno federal y estatal del presupuesto autorizado al Jefe del Departamento de Contabilidad.

Director de Administración y Finanzas y Director de Planeación y Evaluación

3.Verifica Presupuesto autorizado, registra la Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos

3.1 Recibe copia del convenio financiero para la asignación de los recursos financieros (subsidio estatal y federal) y la publicación de la Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos.3.2 Se elabora y registra en sistema contable la Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos de la Universidad Tecnológica de Culiacán.3.3 Se Publica y Difunde en las respectivas páginas de Internet (transparencia), conforme a lo establecido por la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás normatividad aplicable.

Jefe del departamento de Contabilidad

4. Gestión y solicitud de los recursos financieros.

4.1 El Departamento de Contabilidad elaborara mensualmente conforme a la Ley de Ingresos, las solicitudes de pago por medio del sistema de los recursos del subsidio estatal.4.2 El Departamento de Contabilidad elaborará mensualmente factura electrónica correspondiente a los recursos del subsidio federal.4.3 El Departamento de Contabilidad enviará y entregará mensualmente la documentación necesaria para la solicitud de los recursos financieros.

Jefe del departamento de Contabilidad

5. Gestión y Seguimiento de la solicitud de los recursos financieros.

5.1 La Dirección de Administración y Finanzas, gestionará el seguimiento para la recaudación de las solicitudes mensuales de los recursos estatal y federal.5.2 La Dirección de Administración y Finanzas captara los Recursos Financieros en cuentas bancarias productivas

Director de Administración y Finanzas



conforme al establecido en el convenio financiero y demás normatividad aplicable.5.3 La Dirección de Administración y Finanzas enviará al Departamento de Contabilidad comprobantes de las transferencias bancarias de la recaudación de los recursos financieros en la fecha correspondiente.

6. Recibe comprobante bancario de la recaudación de los recursos.

6.1 Recibe comprobante de la transferencia de los recursos financieros.6.2 Registra contablemente la captación del recurso y disponibilidad presupuestal.6.3 Envía al Director de Administración y Finanzas la disponibilidad presupuestal actual.

Jefe del departamento de Contabilidad.

7. Administración, ejercicio y control de los recursos financieros.

7.1 Recibe disponibilidad presupuestal.7.2 Determina tipo de gasto de acuerdo a las necesidades, solicitudes y requerimientos de cada una de las áreas de la universidad.7.3 Administra, controla y ejerce los recursos financieros de acuerdo a las necesidades de la Universidad y a la normatividad aplicable para el Ejercicio y Control del Presupuesto Autorizado.7.4 Envía al Departamento de Contabilidad la documentación comprobatoria del ejercicio y afectación presupuestal de los recursos financieros.

Director de Administración y Finanzas.

8. Recibe Comprobantes del ejercicio de los recursos financieros.

8.1 Recibe comprobantes del pago de los gastos y ejercicio de los recursos.8.2 Revisa que la documentación cumpla con cada uno de los requisitos aplicables para el ejercicio de los recursos y normatividad aplicable.8.3 Si están correctos los comprobantes, realiza las afectaciones presupuestales y los registros contables correspondientes.8.4 En caso de que algún comprobante no cumpla con cierto requisito, solicita a las áreas correspondientes gestionen lo necesario para la corrección del mismo.

Jefe del Departamento de Contabilidad

9. Emite Estados Financieros para informar el ejercicio y control de los recursos financieros.

9.1 Revisa que todas las afectaciones presupuestales y contables estén registradas en el sistema contable.9.2 Concilia los registros contables y afectaciones presupuestales con las cuentas bancarias donde se administran los recursos financieros.9.3 Emite estados financieros para informar el ejercicio y control de los recursos financieros asignados en el




presupuesto autorizado para la Universidad Tecnológica de Culiacán.9.4 Envía y solicita firma al Rector y Director de Administración y Finanzas de los Estados e Informes Financieros y Presupuestales.

10. Entrega, envío y publicación de estados financieros.

10.1 Recibe estados financieros firmados.10.2 Envía estados financieros mensualmente a la CGUTYP para revisión e informe del ejercicio y control de los recursos conforme a lo establecido en el convenio financiero para la asignación de recursos.10.3 Entrega estados financieros en distintas dependencias estatales (ASE, Cuenta Publica) para revisión e informe del ejercicio y control de los recursos, de acuerdo a lo que estable la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás normatividad aplicable.10.4 Publica estados financieros armonizados en el POE, Paginas de Transparencia, Página Oficial de la Universidad, de acuerdo a lo que estable la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás normatividad aplicable.

Jefe del Departamento de Contabilidad y Director de Administración y Finanzas

Código del documento Documento

Documento externo Sistemas de gestión de la Calidad- Requisitos. Norma ISO 9001:2015

Documento externo Convenio Financiero para la asignación de los recursos Federal y Estatal

Documento externo Presupuesto de Egresos de la FederaciónDocumento externo Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos del EstadoDocumento externo Ley General de Contabilidad GubernamentalDocumento externo Ley de Disciplina FinancieraDocumento interno Plan de Trabajo Anual (PTA)

Código del registro Nombre del Registro Responsable de conservarlo

Sistema Ley de Ingresos Director de Administración /Jefe del Departamento de



Contabilidad

Sistema Presupuesto de egresos

Director de Administración /Jefe del Departamento de Contabilidad

Sistema Solicitud de pago Subsidio Estatal


Sistema Factura Electrónica Subsidio Federal


Sistema Comprobantes de Transferencias Bancarias


Estados de Cuenta Bancarios

Pólizas contables y presupuestales(Recaudación de los recursos financieros)


Sistema Saldos Contables de Disponibilidades y Activos Financieros


Sistema / Estados de Cuenta Bancarios Conciliación Bancaria


Sistema Estados FinancierosJefe del Departamento de Contabilidad/ Director de Administración y Finanzas



Diagrama de flujo de procedimiento



Salida no conforme TratamientoEmisión o entrega de estados financieros o informe del ejercicio de los recursos con error alguno.

Recibir notificación de error en la entrega o publicación de estado financiero.Detectar error correspondiente.Realizar las correcciones necesarias.Se revisa la aplicación de las correcciones y se genera estado financiero/informe correspondiente.Enviar, entregar y publicar estado financiero correcto.

Gestión de riesgos

Actividad a controlar Proceso Riesgo de

errorNivel de impacto

Acciones a la

detección

Criterio de Aceptación

Responsable de

seguimiento

Recaudación de los recursos

Asignación de recursos

Insuficiencia presupuestal por la no entrega de recursos por parte del gobierno federal y estatal

Alto Gestiones de cobro

Aceptación de las gestiones de cobro y recaudación de los recursos.

Jefe del Departamento de Contabilidad/ Director de Administración y Finanzas

Ejercer los recursos

Recaudación de los recursos

Insuficiencia presupuestal para el ejercicio de los recursos por la no recaudación en tiempo y forma de los mismos.

Alto

Priorizar los recursos de acuerdo a la necesidades

El correcto ejercicio de los recursos atendiendo cada una de las necesidades de la Universidad


Indicadores del procesoObjetivo

de calidad al que

alimenta

Frase del indicador con

meta

Información a recolectar Fórmula Frecuencia de

medición

Responsable de

presentación de indicador

- Ejercer el presupuesto federal y estatal al 100%

Presupuesto de egresos

(Presupuesto ejercido / presupuesto recaudado) X 100

Anual Jefe del Departamento de Contabilidad/ Director de Administración



y Finanzas

-

Aumentar en un 1% los ingresos propios captados por extensión de los servicios

Presupuesto de ingresos

(Presupuesto de ingresos propios recaudado / presupuesto de ingresos propios programado) X 100

Anual


Registro de indicadores: PLA-SIG-011

Elaboró Revisó AutorizóJefe de Departamento de

ContabilidadJefe de Oficina de sistema de

Gestión de CalidadDirector de Administración y

FinanzasL.C.P. Víctor Misael Angulo

AispuroIng. Eduardo Alberto Martínez

Hermosillo Ing. Salvador Beltrán Rivera

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