PERFIL DE LA SECRETARIA

Una buena secretaria es un activo muy valioso para un alto ejecutivo.

1. Ante todo femineidad.

2. Él arte y conocimiento de las relaciones humanas.

3. Responsabilidad.

4. Honestidad e integridad.

5. Espíritu de superación constante.

6. Iniciativa y sentido común.

7. Dinamismo.

8. Buen juicio e inteligencia.

9. Una gran fuerza de voluntad.

10.Sentido de humor.

11.Una excelente y permanente presentación personal.

12.Ética profesional intachable.

MISION DE LA SECRETARIA

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir de la empresa.

LA SECRETARIA ES: Persona titulada, cuya profesión es allanar o prevenir dificultades de orden social o personal en casos particulares o a grupos de individuos, por medio de consejo, gestiones, informes, ayuda financiera, sanitaria, moral, entre otros.

APTITUDES DE LA SECRETARIA

La secretaria debe poseer las siguientes aptitudes para él excelente desarrollo de su labor:

1. Excelente presentación personal.2. Conocimiento de su labor.3. Manejo de herramientas informáticas.4. Dicción y manejo del público.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

1. Cambiar la hoja del calendario.

2. Colocar agua y flores en los floreros, y en ocasiones regar las

matas.

3. Organizar el escritorio del jefe.

4. Afilar los lápices.

5. Registrar la correspondencia llegada.

6. Despachar la correspondencia.

7. Archivar.

8. Elaborar él recordatorio de las labores del día.

9. Verificar lo que haya anotado en él orden del día.

10.Despachar él correo.

CARACTERISTICAS DE UNA SECRETARIA

LA SONRISA: Derrumba barreras, ataca la mala energía del que viene iracundo.

LA MIRADA: Unos ojos brillosos demuestran la dulzura y la espiritualidad del ser humano.

LA VOZ Y EL TONO: Es hablar despacio y vocalizando las palabras adecuadamente

ATENCION TELEFONICA: Tenga una actitud de cortesía al contestar el teléfono.

IMAGEN TELEFONICA: Solo contamos con las palabras, el timbre, de la voz impacta positiva o negativamente con este medio de comunicación.

EL USO DE LAS PALABRAS MAGICAS: recuerde siempre pronunciar a sus órdenes, en qué le podemos colaborar, por favor, con mucho gusto, muchas gracias, gracias por llamar, que tenga un feliz día.

PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permita desarrollar desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir éstas, con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.

Es decir, en general se ocupa de:

1. Organizar y en ciertos casos, asistir a reuniones.2. Establecer buenos contactos telefónicos.3. Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, entre otras.4. Planificar su tiempo y el de su jefe.5. Preparar y tratar la información adecuadamente.6. Concertar, acoger y atender a las visitas.7. Preparar presentaciones de productos o servicios.8. Organizar los planes de negocio.

FORMACION PROFESIONAL DE UNA SECRETARIA

INFORMATICA: Él manejo de Word, Excel, e Internet no es suficiente la secretaria ideal debe poseer un conocimiento muy fino de una variedad de herramientas informáticas. Esto incluye el diseño de Power Point, también debe ser valorada la habilidad de resolver ciertos problemas técnicos de urgencia.

IDIOMAS: Actualmente, resulta casi inconcebible que la secretaria de un alto ejecutivo no posea un excelente nivel de inglés y portugués.

Aunque no trabaje directamente con él idioma en algún momento tendrá que asistir a su jefe en una traducción a atender a un visitante extranjero.

LA SECRETARIA INEFICIENTE

Cuando no hacemos nuestro trabajo con dedicación y esfuerzo, se va volviendo una rutina y algo monótono haciendo sus deberes de una forma mediocre, haciendo que la empresa baje su nivel, ya que siempre nosotras bajamos nuestro ritmo y nuestra ineficiencia y falta de responsabilidad se verá reflejada en el ámbito laboral.

Si no nos sentimos preparadas para asumir un trabajo, es mejor rechazarlo hasta que nos sintamos capacitadas y aptas para no quedar mal y luego abandonar y dejar tirado todas las obligaciones impuestas, esto dejaría nuestra imagen por el suelo.

LOS SIETE PECADOS CAPITALES DE LA SECRETARIA

APARIENCIA DESCUIDADA:

Se debe llegar a la oficina lista para trabajar, con toda la apariencia de la secretaria pulcra y elegante que convenció a su jefe a contratarla. Los rizadores, pasadores, pinturas, espejo y demás utensilios similares causan pésima impresión sobre el escritorio.

BANQUETES EN LAS HORAS DE TRABAJO:

Un buen desayuno es muy recomendable, pero no en el tiempo de la empresa. El intermedio del café debe ser un breve paréntesis para descansar de la rutina y reanimar nuestro espíritu.

ABUSO DEL TELEFONO:

Una gran parte de los negocios o asuntos oficiales se lleva a cabo por teléfono. Cuando se utiliza para asuntos personales, se está bloqueando un importante medio de comunicación de la empresa o institución. El uso del teléfono es buen índice que nos permite identificar a las secretarias con criterio y con conciencia de ética profesional.

INDISCRECION:

Comentar con otras personas los asuntos y problemas de su trabajo, constituye una falta de lealtad. Una de las normas vitales por su importancia para una secretaria, es ser leal a su jefe y a la empresa o institución. Mientras seamos miembros de un equipo, debemos luchar por él y defenderlo, de lo contrario perderíamos el respeto de todas las personas que tengan oportunidad de presenciar nuestra actitud.

LA DESCORTESIA:

Ser cortés, representa educación, respeto por nosotros mismos y por los demás. Recuerde que la opinión que los clientes y los visitantes tengan de su jefe y de la compañía, se deberá en un buen porcentaje al trato que usted les brinde.

MURMURACION:

La comunicación es muy importante para toda empresa o institución, pero no debe confundirse con la que se realiza en los grupos que se reúnen en los pasillos para intercambiar chismes o rumores.

ACTIVIDADES AJENAS AL TRABAJO:

Rifas Colectas Ventas en todos los sentidos y especies Risas escandalosas Consumir alimentos en el espacio laboral Utilización de la red informática para extracciones personales que

interrumpen el buen desempeño laboral.

COMPONENTES DE LA SECRETARIA MODERNA

La secretaria es un departamento muy importante en toda empresa es por ello que toda secretaria debe adquirir destreza y habilidades que le permita realizar un excelente trabajo.

Toda buena secretaria necesita interactuar con los demás con cada uno de los factores que intervienen en la empresa, estos factores son:

1. FACILIDAD DE EXPRECIÓN: toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores que intervienen en la empresa tales como personal administrativo, empleados, clientes, proveedores, supervisores y toda aquella persona que amerita tener una información con respeto a la compañía.Por ello es necesario que toda secretaria tenga ciertas características, que le permitan tener una calidad de comunicación a continuación citaremos varias características al respeto:

Dominio del tema Buen vocabulario Buena dicción Facilidad para exponer las ideas Cordialidad y respeto

2. BUENAS RELACIÓNES: es absolutamente necesario que la persona encargada de la secretaria de una empresa tenga excelentes relaciones con todo el equipo de trabajo que le rodea, puesto que las posibilidades , percances que puedan presentarse entre el grupo de trabajo, atrasan los procesos y procedimientos de la empresa, y genera un retroceso en el buen funcionamiento de la empresa.También es importante que la secretaria, sea una persona, que pueda hacer un enlace entre los equipos de administración y sus equipos de trabajo sub alternos.

3. FACILIDAD DE REDACCION: toda secretaria necesita llevar registros escritos de diferentes movimientos de la empresa tales como actas , funciones, anotaciones de procedimiento , inventarios, nominas, plantillas, bauches de pago, listado de precios relacionados de gastos entre otras muchas funciones dependiendo del servicio que brinde la empresa y las funciones inherentes al cargo que varía de una empresa a otra, es por ella, que toda secretaria debe tener excelente dominio , d todo procedimiento, que requiere llevar cualquier tipo de información escrito.Toda secretaria debe tener excelente dominio de los procesos de:

Descripción Narración Síntesis o resumen Entre otras formas de expresión de lenguaje escrito Abreviación Ortografía Redacción Conocimiento del origen alfabético en cuanto a archivo

4. CREATIVA Y DINAMICA: en toda empresa se presenta cualquier tipo de improviso, situaciones inesperadas que ameritan situaciones improvistas que contribuya a que los contribuya a que los improvistos no afecten, el excelente desenvolvimiento de la empresa y de las diferentes funciones de la empresa.Por eso, es necesario que toda secretaria sea creativa, dinámica, y que tenga mucha facilidad para levantarse en el medio de las presiones que causa los improvistos, y ella pueda ser un eslabón importante en la empresa.

5. RESPONSABILIDAD: En todo trabajo dentro de una compañía es realmente necesario y obligatorio pero los cargos de mayor peso dentro de una compañía es el cargo que amerita mayor responsabilidad , por ello es necesario que una secretaria que aspire hacer excelente , puede realizar sus funciones con eficacia, y puntualidad .La responsabilidad tiende hacer una de las características mas vitales de una secretaria.La responsabilidad amerita puntualidad, pulcritud en los trabajos, puntualidad en cuanta asistencia, respeto del horario, y puntualidad en cuanto a cada una de las tareas que deba realizar.

6. CONFIABILIDAD: Toda secretaria tiene acceso a los documentos más importantes de su compañía; archivo, inventario, relación de gastos, relación de precios, actas, registros de la empresa , nomina de empleados , decisiones internas de la compañía y muchos otros tipos de documentación privada de la empresa.

7. ACTIVAS Y DINAMICAS: las habilidades y las destrezas de una secretaria, le permite escalar otras posiciones dentro de la empresa , mejorar el procedimiento ya establecido, con respeto a este código y darle mayor valor al servicio que presta dentro de una empresa. Toda empresa necesita una secretaria dinámica, productiva que se sienta el avance y desarrollo, de cada una de las ejecuciones de sus funciones dentro de la empresa.

8. EL AMBIENTE, RECURSOS Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO:

Toda secretaria es responsable de su ambiente de trabajo, de que exista una orden en todas las cosas concernientes a su trabajo. Toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo y todos los recursos, mobiliarios, documentación, y espacio que este a su cargo tales como:

Archivo Escrito Carpetas Libros de actas Libros de ingresos Carpeta(nomina) Carpetas de facturación Carpeta con relación de gastos Documentos registrados en el PC Buzón de archivos

Cualquier otro recurso, que este bajo su responsabilidad.

ORACION DE LA SECRETARIA

Solo por hoy, oh Dios mío concédeme el don de la valentía para que pueda andar libre y tranquila por las sendas de la vida haciendo mi trabajo cada día más fructífero y con más animo.

Concédeme el don de la sonrisa, para que pueda sonreír y ver el aspecto alegre y favorable de la vida, y pueda ayudar a mis semejantes a verlo también.

Concédeme el don de la armonía, para que pueda vivir en la amistad, y buena correspondencia con los demás y pueda tratarlos como quisieran que me traten a mí.

Concédeme el don de la lealtad para que pueda vivir conforme a la fe más grande que mi corazón conoce y así pueda honrarte y glorificarte con mis actos.

Concédeme el don de la paciencia, para que pueda tolerar las faltas de los demás y para que ellos en cambio toleren las mías.

Concédeme el convencimiento de que el amor es el cumplimiento de la ley del maestro “amaras a tu prójimo como a ti mismo”.

Solo por hoy, oh Dios mío, concédeme el don de la fe para saber que todas estas cosas que te he pedido me serán concedidos en los días por venir y siempre.

ASI SEA

AMEN

PROGRAMA DE LA SECRETARIA

Entrada puntual. Preparación del trabajo del día, consulta de ficheros o memorando donde

anotó lo concerniente a la presente jornada. Lectura del correo y de los servicios de prensa si él jefe está interesado en

ellos. Organización de las tareas que pertenece a sus auxiliares antes de la

llegada del jefe. La secretaria estará dispuesta a atender la llegada del director. Con él

tratará los asuntos relacionados con la jornada más otros nuevos interesantes traerá consigo.

No olvidar que él jefe está en el despacho por lo tanto permanecerá atenta a un nuevo llamado de él.

Atender debidamente él teléfono y las visitas que sucederá sin duda a media mañana.

Cuando él jefe no la necesite, digitar algunas cartas o hará que él subalterno se ocupe de ello.

Por la tarde repasará el plan de trabajo si se ha desarrollado conforme a lo previsto.

Tal vez el director quiera repasar de nuevo los asuntos programados para él día o dicte algunas cartas.

La calma de la tarde será excelente para archivar y buscar algunos documentos enlazados a otros temas por resolver.