CONTROL DE CALIDAD

CODIGO: PR-OP-DI-006

VERSIÓN: 4

ACTUALIZACIÓN: 19/Jul/2012

EMISIÓN: 15/Dic/2008

1. OBJETIVO

Verificar que la gestión de entrega de envíos postales realizada por distribución se ejecute de acuerdo con los requisitos pactados con los clientes, con el fin de mejorar la calidad del servicio.

2. ALCANCE

Aplica para las actividades asociadas a la gestión de entrega de envíos documento realizada por distribución a nivel nacional en los Centros Operativos, inicia desde la programación de los controles de calidad o a solicitud de otros subprocesos, finaliza con el resultado de la gestión evidenciando si el motivo de la devolución es procedente o improcedente y con el retorno de la prueba de entrega o envío en devolución.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

3.1 DEFINICIONES

Centro operativo: Denominación utilizada para todo lugar donde se lleve a cabo alguna operación de tipo postal en SPN.

Código operativo: Combinación de 7 caracteres asignado por el sistema de información postal, que permite validar que una pieza postal no sea encaminada hacia un destino que no corresponde (permite la identificación del destino, su encaminamiento y el sector de distribución).

Agencia Postal: Centro operativo administrado por terceros donde se ofrece parte de los productos y servicios del portafolio de SPN orientados al segmento de personas naturales y eventualmente jurídicas, adscritos a un punto operativo y transportados por un correísta. Las agencias realizan la labor de admisión y distribución.

Centro de distribución: Centro operativo de SPN en donde sólo se realizan actividades de distribución.

Correísta: Contratista que conduce el correo de manera terrestre o aérea en la línea de conducción pactada contractualmente desde un Punto Operativo hasta una o varias Agencias.

Correísta Móvil: Contratista que conduce el correo de manera terrestre en la línea de conducción pactada contractualmente desde un Punto Operativo hasta una o varias Agencias y además realiza la entrega de envíos en las localidades igualmente pactadas en las cuales no hay Agencia.

Central de Tratamiento: Centro operativo de SPN que agrupa las unidades de procesamiento, almacenamiento de paquetería internacional, admisión corporativa, centro operativo de exportación, unidades de recibo, despacho y de rezagos, recibe los envíos de los puntos de venta y de otras centrales de tratamiento para su respectivo procesamiento, encaminamiento y despacho.

Expendio Particular: Centro operativo administrado por terceros donde se ofrece parte de los productos y servicios del portafolio orientados al segmento de personas naturales y eventualmente jurídicas, se diferencia de la agencia por su ubicación geográfica.

Punto Operativo: Centro operativo de SPN que realiza actividades de admisión crédito, venta y admisión de contado, distribución, tratamiento y control de SPU.

Punto de Venta: Centro operativo de SPN, que realiza actividades de venta y admisión de contado, orientado al segmento de personas naturales. En algunos puntos de venta se presta el servicio de pago a pensionados.

Unidad de Admisión Corporativa: Centro operativo de SPN que realiza actividades de admisión de crédito y franquicia, se encuentra ubicado dentro de una central de tratamiento.

Unidad de Procesamiento Aduanero: Centro operativo de SPN, en donde se reciben todos los envíos que entran al país y que requieren pago de impuestos, ubicado dentro de una central de tratamiento.

Unidad de Procesamiento de Transporte: Centro operativo de SPN, en donde se administra y controlan las rutas de transporte de recolección y entrega urbana, ubicado dentro de una central de tratamiento.

Envío Postal: Sobre, paquete o caja que es admitido con el fin de entregárselo a un destinatario en el caso de ser masivo el peso del envío no debe superar los 250 Gramos.(Si le dejamos el peso del Masivo nos pueden colocan una No Conformidad en una auditoria, porque ya estamos admitiendo masivos con mayor peso)

Guía: Es el documento que incluye los datos del remitente, destinatario y del envío como tal. Dado que la guía incluye el número de identificación del envío, no es adecuado que un envío tenga sticker y guía al mismo tiempo. El código oficial de la guía según la UPU es E2, CP72 y CP71, entre otros.

Pieza Postal: Es un recipiente (saca, canasta, caja, etc.) en el cual se agrupan los envíos con el fin de transportarlos entre los diferentes puntos del procesos postal. Su identificación es un marbete, si es saca consolidada se identifica con el manifiesto. Es la agrupación de envíos postales con un mismo origen y un mismo servicio

Insacular: Ingresar envíos dentro de una saca o elemento de traslado.

Código de Barras: Código basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información.

Rezagar: Proceso que se lleva a cabo cuando un envío no puede ser entregado ni a su destinatario ni a su remitente.

Apartado postal: Es un servicio especial que le permite tener acceso a su correspondencia, de forma rápida y segura, gozando de la confidencialidad a la hora de consultarla.

3.2 ABREVIATURA

A: Actuar

AG: Agencia

CC: Control de Calidad

CD: Centro de Distribución

CM: Correista Movil

CO: Correista

CTP: Central de Tratamiento Postal.

CU: Cambio de Custodia

DA: Devolución Admisión

DE: Distribución Expreso

dh: Día hábil

DU: Distribución Urbana

EP: Expendio Particular

H: Hacer

LC: Lista de Correo

NS: Oficina No Sistematizada

P: Planear

PL: Paquetería con Liquidación

PO: Punto Operativo

SE: Sector Especial

SIG: Sistema Integrado de Gestión

SIPOST: Sistema de Información Postal

SPN: Servicios Postales Nacionales S.A.

UAC: Unidad de Admisión Corporativa

UCC: Unidad de Call center

UEF: Unidad de especies y franqueadoras

UPA: Unidad de Procesamiento Aduanero

UPT: Unidad de procesamiento de transporte

UPX: Centro operativo de exportación

USC: Unidad de servicio al cliente

V: Verificar

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 VERIFICACIÓN

4.1.1 Se deben realizar verificaciones entre el 5% y 10% del total de las devoluciones de envíos postales.

4.1.2 Se deben realizar verificaciones aleatorias de las pruebas de entrega comprobando la veracidad de las firmas.

4.1.3 Se deben realizar verificaciones aleatorias del uso y diligenciamiento adecuado de los formatos.

4.1.4 Se deben realizar verificaciones aleatorias del cambio de custodia al distribuidor, comparando los envíos postales físicos con los registrados en la Planilla de Entrega.

4.1.5 Se deben realizar verificaciones aleatorias del estado físico de los envíos postales que ingresan al centro de distribución y las devoluciones a despachar.

4.1.6 Se deben realizar verificaciones aleatorias de los envíos relacionados en el manifiesto de despacho hacia tratamiento comprobando que todas estén relacionadas.

4.1.7 En el(los) Puntos Operativos en los cuales no se cuente con el cargo de Técnico de Proceso (Rol Control de Calidad), la verificación se debe realizar por Supervisor senior (Rol Distribución y entrega) o Jefe de Oficina

4.2 Motivos de no entrega

4.2.1 Cada causal de NO ENTREGA tiene una ACCIÓN, la cual debe quedar registrada en el Sipost.

Se selecciona la acción a seguir de acuerdo a la programación de los controles de calidad y el criterio del responsable del centro operativo.

4.2.2 Cerrado 1era Vez:

Acción: Cargar a Siguiente Turno: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el punto de entrega se encuentra cerrado por primera vez. Esta causa siempre tiene como acción entregar en el siguiente turno de distribución.

4.2.3 Cerrado 2da Vez:

Acción: Control Calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el punto de entrega se encuentra cerrado por segunda vez. Se plantea como acción realizar control de calidad. En caso que la acción sea control de calidad, este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad.

Acción: Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el punto de entrega se encuentra cerrado por segunda vez. Si el motivo tiene datos de remitente, se plantea como acción devolver a remitente.

Acción: Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el punto de entrega se encuentra cerrado por segunda vez. Si el envío no tiene datos de remitente, se plantea como acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente por segunda vez y el envío se debe enviar a rezagos.

4.2.4 Dirección errada:

Acción: Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no tiene datos completos para realizar la gestión de distribución. Si el envío no tiene datos de remitente, se plantea como acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente por no tener datos completos para entrega y el envío se debe enviar a rezagos.

Acción: Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no tiene datos completos para realizar la gestión de distribución. Si el envío tiene datos de remitente, se plantea como acción devolver a remitente.

Acción: Control de Calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no tiene datos completos para realizar la gestión de distribución. Se plantea como acción realizar control de calidad. En caso que la acción sea control de calidad, este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad.

4.2.5 Fallecido:

Acción:Dev. A Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la persona a la cual va dirigida el envío falleció. Si el envío tiene datos de remitente, se plantea como acción devolver a remitente.

Acción:Control de Calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar porque a la persona a la cual se envió falleció. Se plantea como acción realizar control de calidad. En caso que la acción sea control de calidad, este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad.

Acción:Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que, la persona a la cual va dirigido el envío falleció. Si el envío no tiene datos de remitente, se plantea como acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar el envío al remitente debido a que este falleció y debe ser enviado a rezagos.

4.2.6 No existe Numero:

Acción:Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no se encontró en terreno. Si el envío tiene datos de remitente, se plantea como acción devolver a remitente.

Acción:Control de Calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no se encontró en terreno. Se plantea como acción realizar control de calidad. En caso de que la acción sea control de calidad, este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad.

Acción:Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no se encontró en terreno. Si el envío no tiene datos de remitente, se plantea como acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar al remitente debido a que la dirección no se encuentra en terreno y el envío se debe enviar a rezagos.

4.2.7 No Contactado:

Acción:1ra-Cargar Siguiente Turno: Se usa cuando un envío tiene entrega personalizada y no se puede entregar debido a que el destinatario no se encuentra en el momento de la entrega por primera vez. Esta causa siempre tiene como acción entregar en el siguiente turno de distribución.

Acción:

No Contactado 2da Vez-Dev. a Remitente: Se usa cuando un envío tiene entrega personalizada y no se puede cargar debido a que el destinatario no se encuentra en el momento de la entrega por segunda vez. Si el envío tiene datos de remitente, se plantea como acción devolver a remitente.

Acción:

No Contactado 2da Vez-Control de Calidad: Se usa cuando un envío tiene entrega personalizada y no se puede entregar debido a que el destinatario no se encuentra en el momento de la entrega por segunda vez. En caso que la acción sea control de calidad, este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad.

Acción:

No Contactado-Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío tiene entrega personalizada y no se puede entregar debido a que el destinatario no se encuentra en el momento de la entrega por segunda vez. Si el envío no tiene datos de remitente, se plantea como acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente no contactado por segunda vez y el envío se debe enviar a rezagos.

4.2.8 Apartado Clausurado:

Acción:Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se le puede realizar gestión de entrega debido a que el apartado postal al cual va dirigido se encuentra clausurado. Si el envío tiene datos de remitente, se plantea como acción devolver a remitente.

Acción:Enviar a Rezagos: Se usa cuando a un envío no se le puede realizar gestión de entrega debido a que el apartado postal al cual va dirigido se encuentra clausurado y no tiene datos remitente por lo que se plantea como acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente debido a que rehúsa el envío y por tal motivo este debe ser enviado a rezagos.

4.2.9 Saldo a Cargar a siguiente Turno:

Acción:Se usa cuando un envío no tuvo gestión de entrega porque no salió a terreno porque al distribuidor le faltó tiempo para la entrega. Esta causa siempre tiene como acción entregar en el siguiente turno de distribución.

4.2.10 Pérdida de Envío:

Acción:Realizar Denuncio: Se usa cuando el envío fue entregado al distribuidor y al regresar de su recorrido reporta que el envío se le perdió. La acción siempre es realizar el denuncio. El distribuidor debe presentar el denuncio por la pérdida del envío máximo al día siguiente hábil.

4.2.11 Pérdida de P.E:

Acción:Realizar Denuncio: Se usa cuando el envío fue entregado al distribuidor y al regresar de su recorrido reporta que se le perdió la prueba de entrega. La acción siempre es realizar denuncio. En caso de presentarse este caso, se debe reimprimir la prueba de entrega para que el distribuidor en el siguiente turno, consiga el recibido del envío por parte del destinatario. En caso de conseguir el recibido de la prueba de entrega, el envío debe cargarse de nuevo al sector y liquidarse como entregado. En caso de no conseguir el recibido de la prueba de entrega, el envío se debe cargar de nuevo al sector de distribución y reportarlo con la causal “Perdida de Envío – Realizar Denuncio”, el distribuidor debe presentar el denuncio por la pérdida del envío máximo al siguiente día hábil y se debe hacer un control de calidad en terreno a esta causal con el fin de verificar la entrega.

4.2.12 Fuerza mayor:

Acción:Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la entidad a la cual va dirigido se encuentra cerrada temporalmente por vacaciones, traslados, remodelaciones, etc. o hay casos de desastres naturales que no permitan realizar la gestión de entrega. El envío debe permanecer por lo menos 15 días en custodia y en caso de no poderse entregar debe ser devuelto al remitente.

4.2.13 Devolución de correo sin seguimiento:

Acción:Se usa para reportar las devoluciones sin seguimiento. (Correo Normal, Prioritario, Sacas M, Masivo, etc.).

4.2.14 Pendiente Pago de impuestos aduanero:

Se usa solo para los envíos internacionales sujetos a pago de impuestos, esta causal solo se utiliza en las Centrales de Tratamiento.

4.2.15 No reside

Acción:Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario ya no reside en ese punto de entrega. Si el envío tiene datos de remitente, se plantea como acción devolver a remitente.

Acción:Control de calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario ya no reside en ese punto de entrega. Se plantea como acción realizar control de calidad. En caso que la acción sea control de calidad, este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad.

Acción:Enviar a rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario ya no reside en ese punto de entrega. Si el envío no tiene datos de remitente, se plantea como acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente debido a que es desconocido en el punto de entrega y el envío se debe enviar a rezagos.

4.2.16 Entrega a devolución a remitente:

Se usa cuando se realiza entrega de la devolución de un envío al remitente

4.2.17 Entrega de PE a remitente:

Se usa cuando se realiza la entrega de la prueba de entrega al remitente

4.3. Codificación

4.3.1. Codificación del Centro Operativo:

4.3.2. Código Operativo

La estructura del código operativo tiene en cuenta variables como: regional, tipo de despacho y sector de distribución.

4.4. Criterios para entrega o devolución de envíos

4.4.1 En el evento en que no pueda ser entregado el envío por causal Cerrado 1era vez o No contactado 1era vez, se deja bajo puerta o en el buzón, el aviso de llegada (completamente diligenciado) indicando que el envío tiene un nuevo intento de entrega al día hábil siguiente.

4.4.2 En el evento en que no pueda ser entregado el envío por causal Cerrado 2da vez o No contactado 2da vez, se deja bajo puerta o en el buzón, el aviso de llegada (completamente diligenciado) indicando que el envío se devuelve a remitente o rezagos según si la gestión se hace a destinatario o remitente respectivamente.

4.4.3 El sticker de devolución debe ser adherido en un lugar visible y que no afecte la información contenida en el envío para su identificación.

4.5 Otras condiciones

4.5.1 En caso de contingencia por fallas en la herramienta SIPOST, se debe utilizar las herramientas con las que se cuenta como Excel, Access, entre otros o realizar la operación manualmente.

4.5.2 El plan de calidad debe estar alineado con los controles del procedimiento.

5. REFERENCIA NORMATIVA

• NTC GP 1000 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

• NTC ISO 9001 Norma Técnica Colombiana.

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

CÓDIGO

TITULO

PR-OP-DI-001-FR-002

Cambio de Custodia Sector Distribución SIPOST

PR-OP-DI-001-FR-003

Liquidación de Sectores de Distribución SIPOST

PR-OP-DI-001-FR-004

Planilla de Entrega SIPOST

N/A

Estadística de Control de Calidad

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No.

FLUJOGRAMA

DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

1.

INICIO

INICIO

2.

Recibir y verificar los envíos no entregados o las pruebas de entrega

Recibir los envíos no entregados, las pruebas de entrega o las solicitudes de Servicio al Cliente, PQR, Call Center o Soporte Corporativo.

Verificar que la prueba de entrega o la solicitud de servicio se encuentren completamente diligenciadas.

Tipo: V

Técnico de proceso (Rol control de calidad) / Supervisor senior (Rol Distribución y entrega) / Jefe de Oficina

3.

¿Devolución del envío?

¿Devolución del envío?

Si: Continuar con la actividad 4No: Continuar con la actividad 6

Técnico de proceso (Rol control de calidad) / Supervisor senior (Rol Distribución y entrega) / Jefe de Oficina

4.

Realizar cargue de envíos en el sector de control de calidad

Verificar y registrar el código del envío con seguimiento para cargar la información en SIPOST en el sector de control de calidad –SCC-. Cuando se trate de un envío sin seguimiento indicar la cantidad de envíos y el peso.

Tipo: H

Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega)

Sector control de calidad - SCC (SIPOST)

5.

Imprimir la Planilla de Entrega SIPOST y el cambio de custodia

Imprimir la Planilla de Entrega SIPOST y el formato de cambio de custodia sector de distribución, una vez registrados los envíos con seguimiento y sin seguimiento, luego firmarla.

Los envíos con seguimiento y sin guía quedan registrados en una Planilla de Entrega SIPOST a parte del Cambio de Custodia Sector Distribución.

Tipo: HTiempo de las actividades 2 a 5: 1 dh

Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega)

Cambio de Custodia Sector Distribución SIPOST Planilla de Entrega SIPOST

6.

Verificar la entrega y/o devolución de los envíos

Realizar el desplazamiento a la zona y verificar la gestión realizada por el distribuidor, de acuerdo a condición 4.1

Si se requiere realizar la entrega del envío al destinatario en la dirección relacionada en el mismo, la información de la dirección debe cumplir con las condiciones mínimas de dirección (placas en ejes viales y el predio). Las entregas se realizan de acuerdo con la condición general No 4.4.

Verificar que la información registrada en la Planilla de Entrega SIPOST y la guía coincida con los datos de destino.

Diligenciar completamente el formato control de calidad - devoluciones con letra legible.

Entregar los envíos en devolución y/o pruebas de entrega al operador logístico.

Tipo: VTiempo de esta actividad: 1 dh

Técnico de proceso (Rol control de calidad)/ Supervisor senior (Rol Distribución y entrega) / Jefe de Oficina

Planilla de Entrega SIPOST Guía de servicios

7.

Liquidar el sector control de calidad

Realizar la liquidación del sector SCC – Sector Control de Calidad, teniendo en cuenta el cambio de custodia sector distribución y la Planilla de Entregas SIPOST.

Registrar los envíos sin seguimiento teniendo en cuenta la cantidad de envíos y/o el peso total de las mismas no entregadas y asignarle la causal de no entrega correspondiente a servicio sin seguimiento.

Registrar los envíos con seguimiento teniendo en cuenta el código del envío, el estado de no entrega según la causal y el estado de entrega.

Tipo: HTiempo: dh

Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega)

Cambio de Custodia Sector Distribución SIPOST Planilla de Entrega SIPOST

8.

Imprimir y firmar liquidación de sectores de distribución SIPOST

Imprimir formato Liquidación de Sector de Distribución.

Verificar que todos los envíos (con y sin seguimiento) entregados y no entregados, estén relacionados con sus respectivos estados y firmarla indicando el No de documento de identificación, nombre, cargo, fecha y hora.

Esta actividad aplica solo para Centros Operativos con sistema SIPOST

Tipo: VTiempo: dh

Auxiliar Logístico Tipo B (Rol Distribución y Entrega)

Liquidación de Sectores de Distribución SIPOST

9.

Registrar la novedad encontrada

Registrar las novedades encontradas durante la verificación de los envíos no entregados o las pruebas de entrega, en la planilla de Estadística de Control de Calidad.

Tipo: HTiempo de las actividades 7 a 9: 1 dh

Técnico de proceso (Rol control de calidad)/ Supervisor senior (Rol Distribución y entrega) / Jefe de Oficina

Estadística de Control de Calidad.

10.

¿El envío fue entregado?

¿El envío fue entregado?

SI: Continuar con la actividad 11NO: Continuar con la actividad 13

Técnico de proceso (Rol control de calidad)/ Supervisor senior (Rol Distribución y entrega) / Jefe de Oficina

11.

Analizar las estadísticas del distribuidor

Analizar las estadísticas de los envíos no entregados y de las pruebas de entrega de cada distribuidor verificando si existen novedades anteriores con el distribuidor si existen novedades anteriores con el distribuidor, con el fin de tomar las medidas disciplinarias a que haya lugar.

Tipo: VTiempo: d

Técnico de proceso (Rol control de calidad)/ Supervisor senior (Rol Distribución y entrega) / Jefe de Oficina

12.

Elaborar el informe de novedades entregadas

Consolidar la información para hacer el análisis de la estadística y enviarla a seguridad postal cada vez que lo requieran.

Responder las solicitudes realizadas por otras áreas (PQR, servicio al cliente, call center, soporte corporativo) mediante correo electrónico, informando la gestión realizada y el resultado de la misma.

Tipo: HTiempo: dh

Técnico de proceso (Rol control de calidad)/ Supervisor senior (Rol Distribución y entrega) / Jefe de Oficina

- Estadística de Control de calidad.

- Correo electrónico.

13.

Entregar el envío para gestionar devolución

Entregar el envío devuelto con la Planilla de Entrega SIPOST o la guía para ser devuelto al remitente.

Continuar procedimiento Distribución de Envíos Postales.

Tipo: HTiempo de las actividades 11 a 13: 1 dh

Técnico de proceso (Rol control de calidad)/ Supervisor senior (Rol Distribución y entrega) / Jefe de Oficina

14.

FIN

FIN

8. DIAGRAMA DE FLUJO BAJO LA METODOLOGÍA SIPOC

Flujograma Control de Calidad

9. SOFTWARE Y HARDWARE

SIPOST, Excel, Equipo de cómputo

10. RESUMEN DE ACTIVIDADES

11. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS:

VERSIÓN

FECHA APROBACIÓN

CRITERIO(S)

CAMBIO

1

21/Oct/2009

Código

Debido al nuevo mapa de procesos, cambia la codificación de este documento.

2

10/Oct/2011

OBJETIVO

Se modifica para que el objetivo no solo sea verificar las devoluciones de envíos sino todos los documentos y procedimientos de distribución.

2

10/Oct/2011

ALCANCE

Se amplia el alcance para que las verificaciones se realicen a todo el subproceso.

2

10/Oct/2011

CONDICIONES GENERALES

Se eliminan las causales de devolución con el animo de especificar todas las actividades de verificación.

2

10/Oct/2011

Actividad 2, 3 y 4

Se agrega la verificación de pruebas de entrega lo cual se utiliza para comprobar la veracidad de la firma del destintario en la prueba de entrega.

2

10/Oct/2011

Actividad 7

Se agrega con el animo de especificar que se deben tomar acciones correctivas cuando se compruebe una mala gestió del distribuidor o agente.

2

10/Oct/2011

Actividad 10

Se indica que el informe se debe compartir con seguridad postal cuando este lo solicite.

2

19/Oct/2011

RESPONSABLES

Se ajustan los nombres de los cargos de acuerdo a los manuales de funciones tanto de los aliados estrategicos como de los colaboradores

2

19/Oct/2011

ACTIVIDAD 4

Se me adjunta el registro de planilla entrega de envío

2

19/Oct/2011

ACTIVIDAD 10

Se elimina el registro de informe de control de calidad ya que este aun no esta establecido.

2

19/Oct/2011

DOCUMENTOS

Se asigna el codigo de los documentos de Planilla relación de envíos y Planilla entrega de envío.

3

03/May/2012

OBJETIVO

Se actualizó de acuerdo a los propósitos del área.

3

03/May/2012

ALCANCE

Se complementó el alcance con la descripción general de las actividades que se asocian a la distribución.

3

03/May/2012

ABREVIATURA

Se adicionaron las siguientes abreviaturas:• A: Actuar• AG: Agencia• AP: Apartados Postales• CC: Control de Calidad• CD: Centro de Distribución• CM: Correista Móvil• CO: Correista• CTP: Central de Tratamiento Postal• CU: Cambio de Custodia• DA: Devolución Admisión• DE: Distribución Expreso• dh: Día hábil• DU: Distribución Urbana• EP: Expendio Particular• H: Hacer• LC: Lista de Correo• NS: Oficina No Sistematizada• P: Planear• PL: Paquetería con Liquidación• PO: Punto Operativo• PV: Punto de Venta• SE: Sector Especial• SIPOST: Sistema de Información Postal• UAC: Unidad de Admisión Corporativa• UCC: Unidad de Call center• UEF: Unidad de especies y franqueadoras• UPA: Unidad de Procesamiento Aduanero • UPT: Unidad de procesamiento de transporte• UPX: Centro operativo de exportación • USC: Unidad de servicio al cliente• V: Verificar

3

03/May/2012

CONDICIONES GENERALES

Se agrupo de acuerdo a requerimientos y especificaciones del procedimiento, con el objetivo de dar cumplimiento a las actividades propias.

3

03/May/2012

DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

Se elimina Instructivo Devolución de Envíos Se incluye Guía de servicios, Cambio de Custodia Sector Distribución, Estadística de Control de Calidad

3

03/May/2012

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Se eliminan las actividades: 2,4 y 6Se incluyen las actividades 2,4,5,7,8,9 y 13

3

03/May/2012

ESTRUCTURA

Se incluyeron los componentes de acuerdo al procedimiento Elaboración y Estructura de documentos.1 Flujograma SIPOC.2 Software y Hardware utilizado.3 Resumen de actividades.4 Control y seguimiento de procedimientos.